LIC.

EN ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA COMPUTACIN MANUAL EXCEL

NDICE 1. Creacin y manipulacin de Datos..3 1.1 Insertar datos utilizando AutoFill.5 1.2 Asegurar la integridad de los datos6 1.3 Modificar el contenido y formato de las celdas7 1.4 Cambiar las vistas de la hoja de clculo.11 1.5 Administrar hojas de clculo.12

2. Dar formato a los datos y al contenido.12 2.1 Dar formato a las hojas de clculo...12 2.2 Insertar y modificar filas y columnas15 2.3 Dar formato a las celdas y al contenido de las celdas..17 2.4 Dar formato a los datos como una tabla..20 3. Creacin y modificacin de frmulas.22 3.1 Referenciar los datos en frmulas.....23 3.2 Resumir los datos utilizando una frmula.24 3.3 Resumir los datos utilizando subtotales28 3.4 Resumir condicionalmente los datos utilizando una frmula.30 3.5 Buscar datos utilizando una frmula..32 3.6 Usar la lgica condicional en una frmula.33

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3.7 Dar formato o modificar el texto utilizando frmulas....34 3.8 Mostrar e imprimir frmulas..37 4. Presentacin visual de los datos..38 4.1 Crear y dar formato a los grficos...38 4.2 Modificar los grficos....39 4.3 Aplicar el formato condicional..40 4.4 Insertar y modificar las ilustraciones...41 4.5 Hacer un esquema de los datos..43 4.6 Clasificar y filtrar los datos44 5. Colaboracin y seguridad de los datos...48 5.1 Administrar los cambios en los libros..50 5.2 Proteger y compartir los libros..52 5.3 Preparar libros para su distribucin.56 5.4 Guardar libros.57 5.5 Definir opciones de impresin para imprimir los datos, hojas de clculo y libros.58 6. Referencias..61 INTRODUCCIN Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Una hoja de clculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento en la manipulacin de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La interseccin entre cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad bsica de la hoja de clculo en la cual se almacenan los datos. La importancia de Excel radica simplemente en poder utilizar filas y columnas para almacenar informacin creando una base de datos, elaborar hojas de trabajo y libros contables electrnicos, entre otras actividades que impliquen la utilizacin de tablas. Todo esto con la facilidad de la tecnologa y la informtica, permitiendo semiautomatizar casi la totalidad de las operaciones y ahorrarse buena parte del tiempo que utilicemos para desarrollar completas y avanzadas hojas de clculo.

1. CREACIN Y MANIPULACIN DE DATOS En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

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Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como se puede observar a continuacin:

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Introducir . Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

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La manipulacin de datos, nos pueden servir, para saber, como que criterios quiere manejar uno, los filtros, autofiltros, entre otros elementos. Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: *Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. *Teclear los datos que se desee introducir (aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas). Para introducir el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de estos mtodos: TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda continua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.

1.1.

INSERTAR DATOS UTILIZANDO AUTOFILL

La herramienta autofill se refiere al auto-llenado de las celdas algo llamado para completar una secuencia.

Para ejecutar el autofill: Coloque el puntero del ratn a la parte inferior derecha de la celda El puntero del ratn cambiar a una cruz de color negro, como en las imgenes de abajo.

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La imagen de la izquierda muestra la cruz blanca normal, la imagen de la derecha, la cruz de color negro maraca que la opcin Autocompletar est disponible. Cuando podamos observar el cursor Autocompletar, mantenga presionado el botn izquierdo del ratn y arrastre hacia la derecha. Arrastre el puntero del ratn hasta llegar a la celda deseada, como en la siguiente imagen:

Cuando el cursor se encuentra en la celda, soltamos el botn izquierdo del ratn. Excel ahora completa los das de la semana. Autocompletar puede ser una herramienta til para usar, cuando se desea completar una secuencia conocida como los das de la semana, meses y hasta frmulas.

1.2 ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS Hay archivos Excel que son actualizados por diferentes usuarios por lo tanto muchas veces es necesario asegurar que los datos que se introduzcan sean vlidos. Restringir el tipo de datos que se pueden introducir en una celda es una forma de asegurar la integridad de los datos Con el fin de salvaguardar la confidencialidad de nuestros documentos o evitar que la informacin ubicada en ciertas celdas sea alterada, Excel nos proporciona dos tipos de proteccin:

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-Proteccin del documento completo. -Proteccin de celdas. Para tener nuestros documentos seguros empleamos los siguientes pasos: Se le dar al archivo guardar como, en herramientas, en opciones generales y aparecer un recuadro que nos pedir contrasea de apertura y contrasea de escritura.

Despus se seleccionan las celdas que se quieren proteger, se va a la pestaa revisar, proteger hoja, se desplegara un men, seleccionar celdas bloqueadas, se le introduce una contrasea y aceptar.

1.3 MODIFICAR EL CONTENIDO Y FORMATO DE LAS CELDAS

Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.
Seleccin de celdas:

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Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuacin:

Seleccin de una celda: Slo tienes que hacer clic sobre ella. Seleccin de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

Tambin puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantn pulsada la tecla Mays (Shift) y luego pulsa la otra.

Seleccin de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar. Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.

Seleccin de una hoja entera:

Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinacin de teclas Ctrl + E. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

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Borrar celdas Puede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin: Ir a la pestaa Inicio. Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro submen. Seleccionar una de las opciones disponibles entre: - Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin formato.

- Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido.

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- Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir 23.000 . - Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso. - Borrar Hipervnculos: Si seleccionas sta opcin se borrar el enlace pero el formato que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendr. Para eliminar tambin el formato debers pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar hipervnculos y formatos. O bien elegir en el men borrar la opcin Quitar hipervnculos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opcin nicamente se borrar el contenido de la celda. Formato de celdas Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda. Fuente

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Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

O bien en la cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarn a l, y si no se aplicarn al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para: Elegir el tipo de fuente y el tamao del texto. tamao tambin puedes utilizar los botones tamao un nivel por cada clic, respectivamente. - Cambiar los estilos: Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B. Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I. Activa o desactiva el Subrayado simple. Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto. - O colorear la celda (bote de pintura) o el texto ( A) respectivamente. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrir la paleta de colores para escoger uno. 1.4 CAMBIAR LAS VISTAS DE LA HOJA DE CLCULO Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre: Para cambiar el que aumentan o disminuyen el

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 Iconos pequeos: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao pequeo. Iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao grande. Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos. Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin. Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado. Para acceder a la vista de lista desde el equipo, ir al men Ver en la hoja de clculo y selecciona VISTA En la vista de lista no se puede seleccionar celdas, cambiar el nombre de las hojas, formatear datos, utilizar la opcin "auto rellenar", editar frmulas, aadir comentarios, aadir colaboradores y lectores nuevos ni insertar imgenes, grficos y gadgets. Sin embargo, siempre se puede cambiar a la vista normal de hoja de clculo haciendo clic en el enlace ir a la vista de la hoja de clculo. Vista de pantalla completa y cmo ocultar los controles

Si se quiere reducir el espacio que ocupan los mens y la barra de herramientas en la parte superior de la ventana del navegador, se puede ocultar los controles de la hoja de clculo. Para ello, se debe clic en el men Ver y seleccionar Contraer controles. Para salir de esta vista, se desmarca la opcin Contraer controles del men VER. Si se quiere ver la hoja de clculo sin que molesten los mens ni la barra de herramientas, seleccionar el modo de pantalla completa. En el men Ver, seleccionar Pantalla completa. Para volver al modo de vista normal, pulsa la tecla Esc. o Escape. 1.5 ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO Cada vez que se inicia Excel por primera vez, aparece el libro de trabajo por defecto. Libro 1, ste contiene tres hojas de clculo as: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, las cules se muestran en la parte inferior del Libro activo. Aunque Excel muestre slo tres hojas, brinda la posibilidad de agregarle ms si las necesita. Agregar o eliminar hojas de clculo. Para insertar de forma rpida una nueva hoja de clculo al final de las que ya existen, basta con hacer clic en la ficha insertar hoja de clculo en la parte derecha de la ltima hoja de Libro actual.

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 Otra forma de insertar una hoja, es haciendo clic derecho sobre alguna de las hojas ya existentes, seleccionar la opcin Insertar en el cuadro de dilogo que aparece y luego dar clic en la opcin Hoja de clculo. Cuando aparezca la opcin Hoja de clculo, damos clic en aceptar. El men emergente dnde aparece la opcin Insertar, tambin permite otras opciones como: Eliminar, Cambiar nombre ( esta es para darle un nombre a la hoja, por ejempl Ventas), Mover o copiar, Ver cdigo, Proteger hoja, Color de etiqueta, Ocultar, Mostrar, Seleccionar todas la hojas.

2. FORMATO A LOS DATOS Y AL CONTENIDO 2.1 DAR FORMARTO A LAS HOJAS DE CLCULO Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz. Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuacin, haga clic en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Formato.

Girar texto y bordes Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rtulo de la columna es ms ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rtulos abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estn girados los mismos grados que el texto.

Agregar bordes, colores y tramas

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Para distinguir entre los diferentes tipos de informacin de una hoja de clculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.

Formatos de nmero Puede utilizar los formatos de nmero para cambiar el aspecto de los nmeros, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el nmero. El formato de nmero no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).

Formato de nmero General El formato de nmero General es el formato predeterminado. En la mayora de los casos, los nmeros a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con posiciones decimales y utiliza la notacin cientfica para nmeros grandes. Formatos de nmero integrados Excel contiene numerosos formatos de nmero integrados. Para obtener una lista de ellos, haga clic en Celdas en el men Formato y despus en la ficha Nmero. La categora Especial incluye formatos para cdigos postales y nmeros telefnicos. Las opciones de cada categora aparecen a la derecha de la lista Categora. Los formatos
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aparecen en categoras a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fraccin, Cientfica y Texto. En la pestaa INICIO aparecern los siguientes puntos que se enmarcan en la imagen.

1. Botones para el Texto: negrita, cursiva, subrayado. Y en la lnea superior el tipo de fuente (Calibri) y el tamao (12 pt). La A grande agranda el texto y la pequea lo hace ms pequeo. 2. Botn para rellenar de color las celdas seleccionadas. 3. Botn para dar color al texto 4. Botn para colocar el texto respecto a la altura de la celda. 5. Botn para colocar el texto respecto al ancho de la celda. 6. Botn para ajustar el texto respecto a la celda. Hace que quepa el texto en una celda aunque para ello tenga que mostrarlo en varias lneas. 7. Botn para unir varias celdas (primero se seleccionan las celdas a unir y luego se hace clic en el botn). 8. Botn para marcar los bordes de las celdas. Para usar cualquiera de esos botones, antes hemos de seleccionar las celdas a las que queremos que afecte la accin que producen. Orientacin de la pgina: Lo primero es seleccionar la orientacin del papel, en la pestaa DISEO DE PAGINA daremos clic al icono de orientacin la cual nos abrir la siguiente ventana, en nuestro caso lo pondremos Horizontal. Orientacin de la pgina: Lo primero es seleccionar la orientacin del papel, en la pestaa DISEO DE PAGINA daremos clic al icono de orientacin la cual nos abrir la siguiente ventana, en nuestro caso lo pondremos Horizontal.

Margen de la pgina: en este punto vamos a trabajar lo que van a hacer las medidas de la hoja con la que trabajaremos. En este nos vamos a la pestaa de DISEO DE PAGINA donde nos desplegara la ventana siguiente:

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2.2 INSERTAR Y MODIFICAR FILAS Y COLUMNAS 1.- Ajustar el alto de la fila: El siguiente paso ser ajustar el alto de las columnas. Lo primero ser seleccionar todas las filas cuyo alto queremos modificar y a continuacin vamos a hacerlo igual que con el ancho de columnas. Automticamente, se hara as: En la pestaa INCIO el botn "Formato" situado en la ficha Celdas, en la opcin "Autoajustar alto de filas". Manualmente, no podemos hacerlo como las columnas. Sino que lo haremos seleccionando las filas y luego en el botn "Formato" hacer clic en "Alto de fila donde nos saldr una ventana en la que tendremos que introducir el valor del alto. Insertar celdas, filas o columnas en blanco 1. Siga uno de estos procedimientos: Insertar nuevas celdas en blanco: Seleccione un rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar. Insertar una nica fila: Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posicin en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5. Insertar varias filas: Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posicin en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar. Insertar una nica columna: Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.

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Insertar varias columnas: Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar. 2. En el men Insertar, haga clic en Celdas, Filas o Columnas. 3. Si mueve o copia un rango de celdas, no una fila o una columna, en el cuadro de dilogo Insertar datos a pegar, haga clic en la direccin en que desea desplazar las celdas vecinas. Eliminar celdas, filas o columnas 1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar. 2. En el men Edicin, haga clic en Eliminar. 3. Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de dilogo Eliminar. Borrar el formato o el contenido de las celdas Cuando se borran celdas, se quita el contenido de las celdas (frmulas y datos), el formato (incluidos formatos de nmero, formatos condicionales y bordes) o los comentarios pero se dejan las celdas vacas en la hoja de clculo. Cuando se eliminan celdas haciendo clic en Eliminar en el men Edicin, Microsoft Excel quita las celdas de la hoja de clculo y desplaza las celdas vecinas para llenar el espacio. 1. Seleccione las celdas, filas o columnas en las que desee borrar el formato o el contenido. 2. En el men Edicin, elija Borrar y, a continuacin, haga clic en Formatos o en Contenido. Puede borrar formatos y contenido haciendo clic en Todo. Esta operacin tambin quita los comentarios de celda y la validacin de los datos. 2.3 DAR FORMATO A LAS CELDAS Y AL CONTENIDO DE LAS CELDAS Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para
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modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda. Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente. - Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. - Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. - Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. - Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. - Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. - Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por defecto. En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarn a l, y si no se aplicarn al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:

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- Elegir el tipo de fuente y el tamao del texto. tamao tambin puedes utilizar los botones tamao un nivel por cada clic, respectivamente. Formato de celdas y listas:

. Para cambiar el , que aumentan o disminuyen el

Aplicar un autoformato a un rango o una lista: Para aplicar formato a toda una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) u otro rango que tenga elementos distintos, por ejemplo, rtulos de columna y fila, totales generales y datos de detalle, puede aplicar un autoformato. Este diseo utiliza formatos distintos para los diversos elementos del rango o de la lista. Crear y aplicar un estilo Para aplicar varios formatos en un solo paso y estar seguro de que las celdas tienen un formato coherente, puede aplicar un estilo (estilo: combinacin de caractersticas de formato, como fuente, tamao de fuente y sangra, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo) a las celdas. Microsoft Excel incluye estilos que puede utilizar para aplicar formato a los nmeros como monedas, porcentajes o con puntos para separar los millares. Puede crear estilos propios para aplicar una fuente y un tamao de fuente, formatos de nmeros, bordes de celdas y sombreado, as como para proteger las celdas de cambios. Si los datos estn en un esquema, puede aplicar un estilo a cada nivel del esquema. Copiar formatos de una celda o un rango a otro: Si ya ha aplicado formato a algunas celdas de una hoja de clculo, puede utilizar el botn Copiar formato para copiar el formato en otras celdas. Extender automticamente formatos: Cuando esta opcin est activada, el formato se extiende automticamente al introducir filas al final de un rango al que ya ha aplicado formato. Puede activar o desactivar el formato automtico. Aplicar formato a celdas basndose en condiciones especficas Puede supervisar los resultados de las frmulas u otros valores de celdas mediante la aplicacin de formatos condicionales (formato condicional: formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel aplica automticamente a las celdas si la condicin que se especifica es cierta.). Por ejemplo, puede aplicar color de texto verde a la celda si las ventas sobrepasan las previsiones y un sombreado de color rojo si son menores que las previsiones.
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Cuando cambian las condiciones: Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condicin especificada, Microsoft Excel borra el formato de la celda pero deja aplicada la condicin de modo que se aplique de nuevo el formato cuando la condicin se cumpla. Formato del texto y de las celdas: Y ahora meteremos colores a las filas de los datos. No es aconsejable, aunque quede rpidamente muy bonito, convertirlo a Tabla. Sino hacerlo manualmente para que las frmulas no varen nada. Estilos predefinidos Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opcin son los estilos predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la seccin Estilos

encontrars los botones Dar formato como tabla y Estilos de celda. Si vas a dar formato a las celdas, debers seleccionarlas y pulsar el botn Estilos de celda. Vers muchas opciones entre las que elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el estilo se aplicar automticamente. Uno de los estilos predefinidos es Normal, de forma que si quieres que una celda formateada, ya sea con un estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato normal, slo tendrs que elegir esta opcin. Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla, seleccinalas y pulsa Dar formato como tabla. La forma de proceder es similar a la anterior, elegirs de un listado el estilo que prefieras y se aplicar. La nica diferencia es que aparecer un pequeo cuadro de dilogo para que selecciones las celdas que quieres que formen parte de la nueva tabla y elijas si sta contendr encabezados. Una vez finalices el formateo, lo que habrs creado ser una tabla, por lo que aparecer la pestaa Herramientas de tabla. Profundizaremos en esta ficha y las distintas opciones que contiene posteriormente, en el tema dedicado a las tablas. 2.4 DAR FORMATO A LOS DATOS COMO UNA TABLA Microsoft Office Excel proporciona un gran nmero de estilos de tabla (o estilos rpidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato rpidamente a una tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado

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Crear o eliminar una tabla de Excel en una hoja de clculo Cuando se crea una tabla (antes denominada lista) en una hoja de clculo, de Microsoft Office Excel, los datos se pueden administrar y analizar independientemente de la informacin que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar una fila para totales, aplicar un formato a la tabla, etctera. Existen dos mtodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija. Insertar una tabla: 1. En una hoja de clculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacas o contener datos. 2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.

Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+L o CTRL+T. 3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. Puede cambiar los nombres predeterminados escribiendo el texto que desee. Aplicar formato de tabla a los datos 1. En una hoja de clculo, seleccione un rango de celdas vacas o celdas que contengan los datos a los que desea aplicar formato de tabla rpidamente. 2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.

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Nota Cuando usa Dar formato como tabla, Office Excel inserta automticamente una tabla. 3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar. Nota Los estilos de tabla personalizados estn disponibles en Personalizado una vez que se ha creado uno o ms de ellos. Para obtener informacin acerca de la creacin de estilos de tabla personalizados, Convertir una tabla en un rango de datos: 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. Sugerencia Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada. 2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Convertir en rango.

Eliminar una tabla 1. En una hoja de clculo, seleccione una tabla. 2. Presione SUPR. Sugerencia Tambin puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rpido para eliminar una tabla que acaba de crear. 3.- CREACIN Y MODIFICACIN DE FRMULAS Las frmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de clculo y son su herramienta principal. Con ellas, su hoja de clculo se convierte en una potente calculadora, tanto para realizar operaciones sencillas tales como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, como para hacer complicados clculos financieros

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Frmulas Bsicas Una frmula es una combinacin de valores con operadores, para realizar clculos, en base a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar constantes (=5+2) puede hacer referencias a otras celdas, por ejemplo en la frmula =B5+2 Sumar 2 al contenido de la celda B5 y cada vez que cambie el valor de la celda B5, volver a recalcularse la frmula. Introducir una frmula sencilla Una frmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas frmulas se muestran a continuacin: Frmula =128+345 =5,25^2 Accin Suma 128 y 345 Halla el cuadrado de 5,25

Para introducir estas frmulas se puede seguir el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. 4. Seleccionar la celda en que desee introducir la frmula. Escribir el signo igual (=). Introducir la frmula. Presionar ENTRAR. si est

Otra forma para ingresar una frmula, es utilizar la barra de frmulas activada. 3.1 REFERENCIAR LOS DATOS EN FRMULAS

Crear o modificar una referencia de celda: Una referencia de celda se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo y se puede usar en una frmula de

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manera que Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la frmula. Puede usar una referencia de celda en una o varias frmulas para hacer referencia a:

Datos de una celda en la hoja de clculo. Datos que se encuentran en distintas reas de la hoja de clculo. Datos que se encuentran en celdas de otras hojas de clculo en el mismo libro.

Por ejemplo: Esta frmula: =C2 =Activo-Pasivo Hace referencia a: Celda C2 Las celdas denominadas Activo y Pasivo {=Semana1+Semana2} Los rangos de celda denominados Semana1 Y Semana2 =Hoja2!B2 Celda B2 de Hoja2 Y devuelve: El valor de la celda C2. El valor de la celda Pasivo restado del valor de la celda Activo. La suma de los valores de los rangos de celda Semana1 y Semana2 como una frmula matricial. El valor de la celda B2 de Hoja2

Crear una referencia de celda en la misma hoja de clculo 1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la frmula. 2. En la barra de frmulas , escriba = (signo de igual). 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Referencia de celda Para crear una referencia, seleccione una celda o un rango de celdas de la misma hoja de clculo. Las referencias de celda y los bordes que rodean las celdas correspondientes tienen colores asignados para facilitar el trabajo con ellas.

La primera referencia de celda es B3, el color azul y el rango de celda tiene un borde azul con esquinas cuadradas. La segunda referencia de celda es C3, el color verde y el rango de celda tiene un borde verde con esquinas cuadradas.

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Puede arrastrar el borde de la seleccin de celdas para mover la seleccin, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la seleccin.

Nombre definido Para crear una referencia a un nombre definido, siga uno de los procedimientos siguientes: Escriba el nombre. Presione F3, seleccione el nombre en el cuadro Pegar nombre y haga clic en Aceptar.

3.2 RESUMIR LOS DATOS UTLILIZANDO UNA FRMULA Tabla dinmica en Excel: Las tablas dinmicas proporcionan un modo de resumir y analizar fcilmente grandes volmenes de datos. Se llaman tablas dinmicas porque se puede cambiar su disposicin reordenando o cambiando de posicin los encabezados de fila y columna, rpida y fcilmente. Las tablas dinmicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:

Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas dinmicas para resumir grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa. Preparar datos para su representacin grfica: Los grficos basados en tablas dinmicas cambiarn automticamente cuando cambie la tabla dinmica. Muchos problemas vienen disponiendo los datos de un modo que permita crear grficos, las tablas dinmicas son ideales para este propsito. Anlisis de datos adecuado: Se analizarn de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas dinmicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rpidamente el modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee. Crear Informes: Es uno de los usos ms habituales de Excel, ya que se puede interactuar en la pantalla o imprimir. Lista o base de datos: Podr crear una tabla dinmica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de clculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinmica. Tabla dinmica resultante: Para crear una tabla dinmica, utilice el Informe de tablas y grficos dinmicos como gua para la bsqueda y organizacin de los datos que desee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y grficos dinmicos del men Datos. Datos Resumidos: La tabla dinmica resume los datos utilizando la funcin de resumen que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr incluir

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automticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias frmulas agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinmica. Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos. Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.

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Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. - Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. - En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a a y finalmente el campo IMPORTE a la seccin , el campo MES .

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Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido:

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rtulos de fila tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

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Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Etiquetas de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila. ELIMINAR UNA TABLA DINMICA. Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

3.3 RESUMIR LOS DATOS UTILIZANDO SUBTOTALES La herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filas de datos numricos relacionados entre s por medio de funciones incorporadas. Para crear subtotales, realice lo siguiente:
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1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos. 2. Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Esquema, presione el botn Subtotal.

3. En la ventana Subtotales, marque las opciones necesarias para crear un subtotal a su gusto

Para cada cambio en Especfica que columna se tomar como referencia para el subtotal. Usar funcin Permite seleccionar una funcin de un grupo de funciones predefinidas. Agregar subtotal a: Permite marcar las columnas de datos numricos que se incluirn en el subtotal. Reemplazar subtotales actuales: Reemplaza el subtotal anterior con uno nuevo. Salto de pgina entre grupos: Inserta saltos de pgina entre grupos de datos. Resumen debajo de los datos Inserta el subtotal en la parte inferior de la tabla de datos. 4. Enseguida los datos y subtotales sern mostrados a manera de esquema, mismo que podr controlar presionando los botones con nmero (1, 2, 3), o los botones de ms y menos (+, -), segn si desea mostrar u ocultar informacin.

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3.4 RESUMIR CONDICIONALMENTE LOS DATOS UTILIZANDO UNA FRMULA Para poder entender como se aplica la frmula al resumir condicionalmente lo datos se citar el siguiente ejemplo: El caso seria as: Se dispone de una hoja con cdigos de sucursales y ventas de artculos por fechas, donde los artculos estn en columnas. La planilla de Excel se vera as:

Nosotros queremos conseguir que en otra hoja de Excel se resuman las ventas de artculos por sucursal, independientemente de la fecha, o sea, algo as:

Para ello debemos usar la formula de Suma Condicional, que tanto en Excel como en Calc (la versin del Excel en Linux) se llama "Sumar. Si", y en ingles "Sum.If". Lo que hace esta formula es sumar la cantidad de un rengln solo si ese mismo rengln cumple una condicin.
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El primer parmetro que pide es el rango donde buscara para coincidir la condicin. Como en nuestro caso queremos sumar todas las ventas de una sucursal, indicaremos que la condicin para sumar sea la sucursal, que en mi planilla seria B5:B15. Atencin, hay que indicarle que es de la hoja primera, esto se hace con Hoja1.B5:B15 debiendo reemplazar Hoja1 por el nombre de la hoja si es que lo han modificado El segundo parmetro es el dato contra cual compara para ver si la condicin se cumple o no. En nuestro caso B5 que es donde esta el numero de sucursal. El ltimo parmetro es el rango donde encontrara la cantidad que deber sumar si es que coincide la condicin. En el ejemplo, para el primer artculo (Martillos) seria C5:C15, tambin indicando que es de la hoja primera, tal cual lo hemos hecho en el primer parmetro. Esta formula estara ubicada en la interseccin de Sucursal 100 y Martillo, y quedara as, dependiendo de las filas y columnas:

=SUMAR.SI (Hoja1.B5:B15; B5;Hoja1.C5:C15) Ahora podemos ver que nos suma todas las ventas de martillos en la sucursal 100 en esa celda. Antes de copiar esta frmula para todos los dems, le haremos unas modificaciones para que funcione correctamente luego de copiada. Con el signo $ podemos indicarle a Excel que cuando copie la frmula, el valor que sigue al signo $ no cambie. Eso nos sirve para dos cosas. La primera es que los rangos de bsqueda y de suma son para todos los artculos/sucursales el mismo, entonces fijamos la fila y la columna.

Hoja1.$B$5:$B$15 La segunda es para fijar la columna de sucursales para todos los productos, para lo cual fijaremos solo la columna, pero no la fila. $B5 En resumen, la frmula nos quedara as: =SUMAR.SI(Hoja1.$B$5:$B$15;$B5;Hoja1.C$5:C$15) Ahora si, copiamos esta frmula para todos los artculos y sucursales en nuestra nueva hoja de clculos y as quedara listo.

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3.5 BUSCAR DATOS UTILIZANDO UNA FRMULA Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrar en la celda donde se introdujo la frmula.

El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. As, los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una frmula o incluso otra funcin.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Funcin Buscar La funcin BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o desde una matriz. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin

3. Despus sale una ventana de opciones, damos clic a la funcin BUSCARV 4. Llenar todo lo que se te pide. Valor_buscado, Vector_de_comparacin, Vector resultado.

Funcin Buscar V La V en BUSCARV significa vertical. Esta frmula se utiliza cuando los valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin

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3. Al salir una ventana damos clic a la funcin BUSCARV 4. Llenar todo lo que se te pide. Valor_buscado, Matriz_buscar_en, Indicador_columnas, Ordenador. Funcin buscar H Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentran en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee buscar dentro de un nmero especificado de filas. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin BUSCARH 4. Llenar todo lo que se te pide. Valor_buscado, Matriz_buscar_en, Indicador_columnas, Ordenador. Nota: La funcin BUSCARV y BUSCARH son similares en su sintaxis. 3.6 USAR LA LGICA CONDICIONAL EN UNA FRMULA Funcin Y La funcin Y devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADEROS, y devuelve FALSO si uno o mas son FALSOS. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin Y 4. Llenar todo lo que se te pide. Valor_lgico 1, Valor_lgico 2, hasta Valor_lgico 255 Funcin O El orden de la formula O es similar a la de la funcin Y. Sin embargo, O devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO, y devuelve FALSO solo cuando todos los argumentos son FALSOS. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin O

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4. Llenar todo lo que se te pide. Valor_lgico 1, Valor_lgico 2, hasta Valor_lgico 255

Funcin NO La funcin NO invierte el valor de sus argumentos. Utilice NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor especifico. Si el valor lgico es falso, NO devuelve VERDADERO y viceversa. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin NO 4. Llenar todo lo que se te pide. Valor_lgico Funcin SI Una formula SI devuelve un valor si una condicin especfica es VERDADERA, y otro valor si la condicin es FALSA. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin SI 4. Llenar todo lo que se te pide. Prueba_lgica, Valor_si_verdadero, Valor_no_falso.

3.7 DAR FORMATO O MODIFICAR EL TEXTO UTILIZANDO FRMULAS FUNCIN MAYUSC Te permite convertir texto a maysculas. El orden es MAYUSC(texto), siendo el texto que desea convertir a maysculas. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin MAYUSC 4. Escribe el texto a modificar.

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Funcin MinusC Convierte todas las letras maysculas de una cadena de texto en minsculas, es importante recalcar que esta funcin no cambia caracteres de texto que no sean letras. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin MINUSC 4. Escribe el texto a modificar Funcin nompropio Cambia a mayscula la primera letra en cada palabra en la cadena de texto, y convierte todas las dems a letras minsculas. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin NOMPROPIO 4. Escribe el texto a modificar Funcin Sustituir Permite editar los datos y sustituir el texto existente con texto nuevo. Esta formula es especialmente til cuando necesites editar datos y desees sustituir el texto existente con nuevo texto. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin SUSTITUIR 4. Llenar todo lo que se te pide. Texto, Texto_original, Texto nuevo, Nm. De_ocurrencia. Funcin Reemplazar Utilizar esta funcin cuando quieras reemplazar cualquier texto que aparezca en una ubicacin. 1. Irse a la pestaa frmulas 2. Dar clic a insertar funcin 3. Al salir una ventana dar clic a la funcin SI

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4. Llenar todo lo que se te pide. Texto_original, Nm_inicial, Nm_de_caracteres, Texto_ nuevo. Formulas como criterios de formato Los valores de las celdas seleccionadas pueden compararse con una constante o con los resultados de una frmula. Para evaluar los datos en las celdas no comprendidas dentro del rango seleccionado o para examinar varios conjuntos de criterios, puede utilizarse una frmula lgica para especificar los criterios de formato.

Utilizar el valor de una celda como condicin: Si selecciona la opcin Valor de la celda y se comparan los valores de las celdas seleccionadas con el resultado de la frmula, deber comenzarse la frmula por el signo igual (=). Utilizar una frmula como condicin Si selecciona la opcin Frmula, la frmula que especifique debe devolver un valor lgico VERDADERO (1) o FALSO (0). La frmula debe comenzar con un signo igual (=) y slo puede evaluar datos en la hoja de clculo activa. Para evaluar datos en otra hoja o en otro libro, puede definir un nombre en la hoja de clculo activa para los datos de la otra hoja o libro, o volver a escribir la referencia a los datos en una celda de la hoja de clculo activa. Despus haga referencia a esa celda o al nombre en la frmula. Por ejemplo, para evaluar los datos de la celda A5 en la Hoja1 del libro AoFiscal.xls, escriba la siguiente referencia, incluido el signo igual (=), en una celda de la hoja activa: =[AoFiscal.xls]HOJA1!$A$5

La frmula tambin puede evaluar criterios que no estn basados en datos de hoja de clculo. Por ejemplo, la frmula =DIASEM("12-5-99")=1 devuelve VERDADERO si la fecha 12-5-99 es domingo. A menos que una frmula haga referencia de forma especfica a las celdas seleccionadas a las que est dando formato, los valores de las celdas no afectarn a si la condicin es verdadera o falsa. Si una frmula no hace referencia a las celdas seleccionadas, debe introducir las referencias de celda en la frmula.

Utilizar referencias de celda como condicin Puede escribir referencias de celda en una frmula seleccionando las celdas directamente en una hoja de clculo. Cuando se seleccionan celdas en la hoja se insertan referencias de celda absolutas. Si desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas. Utilizar fechas Las fechas y las horas se evalan como nmeros de serie. Por ejemplo, si se compara el valor de la celda con fecha 7 de enero, 2001, la fecha se representar mediante el nmero de serie 36898.

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3.8 MOSTRAR E IMPRIMIR FRMULAS Para mostrar las frmulas en tu hoja de clculo debers: 1. Dar clic a la pestaa frmulas 2. Irse hacia mostrar frmulas 3. Finalmente al dar clic aparecern las frmulas

Para imprimir frmulas se utilizar la funcin mostrar, dicha anteriormente y as en tu documento impreso se vern las frmulas. 1. Dar clic a la pestaa frmulas 2. Seleccionar mostrar frmulas 3. Al aparecer las frmulas, dar clic en el botn Microsoft Office 4. Sealar la opcin imprimir y dar aceptar.

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4. PRESENTACIN VISUAL DE LOS DATOS Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente a continuacin se explican ms a fondo estas caractersticas como lo son dar un formato ms colorido y presentable a los grficos, modificarlos, hacer un esquema de datos.

4.1 CREAR Y DAR FORMATO A LOS GRFICOS Lo primero que debes hacer para crear un grfico es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la informacin y crear el grfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la informacin debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazar el grfico utilizando como base dicha informacin:

El siguiente paso es decidir el tipo de grfico que vas a crear ya que eso ayudar a interpretar adecuadamente la informacin. Debes tener un entendimiento adecuado de los datos para poder tomar la decisin adecuada. Para insertar el grfico debes ir a la ficha Insertar, en el grupo Grficos, debes hacer clic en el tipo de grfico que has decidido crear.

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Justo despus de haber seleccionado el grfico que deseas Excel lo incrustar en la hoja:

4.2 MODIFICAR LOS GRFICOS Podemos modificar el formato una grfica. Es fcil cambiar la visualizacin del grfico. Comenzamos cambiando el rea de grfico. Pulsamos sobre el rea de grfico. En nuestro ejemplo la zona blanca. Aparecen unos puntos recuadrando todo el grfico. Pulsamos el botn DERECHO del ratn y aparece un men. Seleccionamos el comando para cambiar el rea de grfico. Podemos modificar el formato, el tipo de grfico, de que celdas proceden los datos para trazar el grfico, los ttulos del grfico y la ubicacin. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de rea de grfico

Aparece el cuadro de Formato de rea del grfico en el que podemos cambiar el formato del texto que aparece en el rea de grfico.

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Del mismo modo, es decir marcndolo y pulsando el botn DERECHO del ratn podemos activar el men para realizar cambios en la Leyenda.

Aparece un men para cambiar el Formato de leyenda, en el que podemos cambiar el color de fondo, dando fin al formato de nuestra grfica.

4.3 APLICAR EL FORMATO CONDICIONAL El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc. Cmo aplicar un formato condicional a una celda: - Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al men Formato y escogemos la opcin Formato condicional... Nos aparece un cuadro de dilogo Formato condicional como el que vemos en la imagen.

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- En este cuadro indicaremos una condicin y el formato que debern tener los valores que cumplan esa condicin. - Podemos escoger entre una condicin basada en el Valor de la celda o basada en una Frmula. - Si nos basamos en Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. - Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. - Si pulsamos sobre Agregar >> podemos aplicar ms de una condicin. Como mximo podemos aplicar tres condiciones distintas. - Si pulsamos sobre Eliminar... nos aparece un cuadro de dilogo donde podemos escoger la condicin a eliminar. - Al pulsar sobre Aceptar aplicaremos el formato condicional sobre la celda. - Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional. - Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial. 4.4 INSERTAR Y MODIFICAR ILUSTRACIONES Para insertar una imagen o ilustracin en Excel 2010 es necesario tener la ilustracin guardada en alguna parte de la mquina para as poderla insertar en nuestra hoja. Primero debemos hacer clic en la barra de herramientas, en la pestaa insertar y en el grupo de ilustraciones hacemos clic en el cono de imagen aparecer un cuadro donde buscaremos la imagen requerida, podemos insertar una o varias imgenes en nuestra hoja siguiendo estos procedimientos.

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 Automticamente nuestra imagen aparecer en la hoja de podemos seleccionarla y cambiarla de tamao movindola con los puntos que tiene en las esquinas, al tenerla seleccionada en la barra de herramientas aparecer la pestaa formato es ah donde podemos modificar la imagen segn lo necesitemos. De igual forma podemos introducir una imagen que ya este prediseada, dando clic en insertar: imgenes prediseadas.

Iconos de la barra insertar Brillo: con este puedes hacer que tu imagen se vea opaca o muy brillosa tal como t desees. Contraste: aumenta o disminuye el contraste de la imagen. Volver a colorear: nos muestra un efecto estilizado en nuestra imagen tal como blanco y negro o sepia. Comprimir imgenes: comprime la imagen para reducir su tamao. Cambiar imagen: este nos permite cambiar una imagen de forma ms fcil. Restablecer imagen: nos permite volver al tamao original de la imagen si esta ha sido modificada. Para ponerle un estilo a tu imagen en la pestaa formato aparecern iconos que te permitirn ponerle un efecto un marco o cambiar el diseo de tu imagen de distintas formas. Forma de la imagen: cambia la forma del dibujo, manteniendo el formato. Contorno de imagen: especifica el color, ancho y estilo de lnea del contorno. Efectos de la imagen: aplica un efecto visual a la imagen, como una sombra, resplandor. Podemos cambiar la imagen si existe un texto para esto estn los iconos siguientes:

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Panel de seleccin: ayuda a modificar el objeto, aparecer de lado derecho de nuestra hoja un cuadro donde podremos seleccionar el orden y la visibilidad de la imagen. Traer al frente: trae el objeto delante del resto para que ninguna imagen quede oculta detrs de otro objeto. Enviar al fondo: enva la imagen atrs de otro objeto. Alinear: muestra la imagen alineada conforme a la hoja de clculo. Girar: mueve la imagen de forma que quieras, voltear, girar en algn ngulo. Recortar: corta la imagen de forma que eliminaras lo que no se desea. Ancho: cambia el ancho de la forma o imagen. Alto: cambia el alto de la forma o imagen. Tambin podemos cambiar nuestra imagen haciendo clic derecho sobre nuestra imagen aparecern algunas de las formas antes mencionadas.

4.5 HACER UN ESQUEMA DE DATOS Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. Un esquema puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro y adems est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema. Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos: Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles. Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer. Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan frmulas de sumario. Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la pestaa Datos y seleccionamos Agrupar.

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Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar. - Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha derecha. - Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha izquierda.

As es como Excel genera un esquema de datos.

4.6 CLASIFICAR Y FILTRAR LOS DATOS Aplicar filtros es una forma rpida y sencilla de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una base de datos. Una lista filtrada muestra solo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Cuando se aplica un filtro, este oculta temporalmente las filas que no cumplan con el criterio establecido. Para aplicar filtros a una base de datos realizamos los siguientes pasos: Seleccionamos cualquier celda de la base de datos.
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 Activa el men datos. Seleccionamos la opcin filtro. Aparecer un barra despegable donde se podr seleccionar el filtro deseado depende a los datos requeridos. Podemos borrar filtros con la opcin borrar. Aparecer una opcin donde dice seleccionar todo esto nos facilita cuando quieras seleccionar una opcin de muchas o al contrario cuando tienes demasiados datos.

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de datos. Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de nmeros, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

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Filtrar texto 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas 1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanumricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de valores de texto

En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms valores de texto por los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar. Filtrar nmeros 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas 1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

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Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de nmeros

En la lista de nmeros, active o desactive uno o ms nmeros por los que filtrar.

La lista de nmeros puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los nmeros concretos por los que desea filtrar. Filtrar fechas u horas 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas 1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.

Tabla

Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
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Seleccionar de una lista de fechas u horas

En la lista de fechas u horas, active o desactive una o ms fechas u horas por las que filtrar.

De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquas de aos, meses y das. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarqua activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los das se enumeran debajo de cada mes. La lista de valores puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los valores por los que desea filtrar.

5. COLABORACIN Y SEGURIDAD DE LOS DATOS Cuando desee que uno o varios libros estn disponibles para colaboracin en una ubicacin central, puede guardar estos libros en un servidor de administracin de documentos. Un servidor de administracin de documentos permite utilizar caractersticas de administracin de documentos, como flujos de trabajo automatizados y bibliotecas de documentos compartidos, para proteger y desproteger documentos. Asimismo, si cuenta con SharePoint Services, puede guardar el documento en un rea de trabajo compartida para que sea an ms fcil para los usuarios colaborar en el documento y mantener la copia local del libro sincronizado con los cambios desde el servidor. Guardar el libro en un servidor de administracin de documentos Puede guardar los libros en un servidor de administracin de documentos, como SharePoint Services, para proporcionar a los usuarios una ubicacin central donde puedan colaborar en los documentos y aprovechar las numerosas caractersticas de administracin de documentos que ofrecen los sistemas de servidor de administracin de documentos. Colabore en los documentos a travs de un servidor de administracin de documentos si:

Tiene acceso a un servidor de administracin de documentos. Los usuarios tienen Excel instalado en sus equipos para abrir y usar los libros desde el servidor de administracin de documentos. Desea aprovechar las caractersticas del servidor de administracin de documentos, como:

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Flujo de trabajo automatizado, para que los usuarios que trabajan en el documento sean informados y sepan en qu fase del trabajo participan (revisin, comentarios, aprobacin, etc.), y para que puedan proporcionar informacin y aportar conocimientos segn sea necesario. Bibliotecas de documentos en las que puede almacenar y organizar los libros. Proteccin, desproteccin y control de versiones de los libros. Caractersticas de administracin y generacin de informes. Caractersticas de colaboracin, como sitios de reas de documentos.

Seguridad de los datos Para proteger un libro y no pueda abrirlo cualquier persona nos vamos a GUARDAR COMO, y en la parte inferior damos clic en la flecha de Herramientas y elegimos opciones generales

Y nos pedir una contrasea la digitamos y damos aceptar, nos indicara que escribamos de nuevo la contrasea, damos aceptar, y aparece un recuadro que indica que otra vez pongamos la contrasea damos aceptar.

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Despus Guardamos el documento y nos preguntara Desea remplazarlo? Y damos clic en aceptar. El archivo ya esta protegido y cuando lo volvamos a abrir nos pedir que digitemos la contrasea.

5.1 ADMINISTRAR LOS CAMBIOS EN LOS LIBROS Al usar el control de cambios, puede controlar, mantener y mostrar informacin acerca de los cambios realizados en un libro compartido.

Informacin general del control de cambios Puede usar el control de cambios para registrar los detalles acerca de los cambios en un libro cada vez que lo guarda. Este historial de cambios puede ayudarle a identificar los cambios realizados en los datos de un libro y puede aceptar o rechazar estos cambios. El control de cambios es especialmente til cuando varios usuarios editan un libro. Tambin resulta til cuando enva un libro a los revisores para que lo comenten y luego desea combinar los comentarios que recibi con una copia de ese libro, incorporando los cambios y comentarios que desea conservar. Cmo funciona el control de cambios El control de cambios slo se encuentra disponible en los libros compartidos. De hecho, al activar el control de cambios, el libro se convierte automticamente en un libro compartido. Aunque un libro compartido generalmente se almacena en una ubicacin a la que pueden tener acceso otros usuarios, tambin puede efectuar el control de cambios en una copia local de un libro compartido. Cuando se realizan cambios en el libro compartido, puede ver el historial de cambios directamente en la hoja de clculo o en una hoja de clculo de historial independiente. En ambos casos, puede revisar de forma instantnea los detalles de cada cambio. Por ejemplo, puede ver quin realiz el cambio, qu tipo de cambio se realiz, cundo se realiz, qu celdas quedaron afectadas y qu informacin se agreg o elimin. Al usar el control de cambios, tenga en cuenta lo siguiente:

El control de cambios es diferente de las acciones de deshacer y copia de seguridad Es posible que espere el control de cambios cree una copia de seguridad del libro antes de realizar los cambios o antes de que pueda deshacer cualquiera de esos cambios. Por desgracia, no puede usar el historial de cambios para deshacer los cambios con la opcin de deshacer o al restablecer a

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una versin anterior del libro. Sin embargo, la hoja de clculo de historial incluye un registro de todos los datos eliminados para que pueda copiar los datos nuevamente en las celdas originales del libro compartido. Puesto que el control de cambios no est diseado para ayudarle a volver a versiones anteriores de un libro, deber continuar haciendo copias de seguridad de los libros que tienen activo el control de cambios. Algunos tipos de cambios no se controlan Se controlan los cambios que se realizan en el contenido de las celdas, pero otros cambios, como los cambios de formato, no se controlan. Algunas caractersticas de Microsoft Excel no se encuentran disponibles en los libros compartidos y, por lo tanto, no se pueden controlar. El historial de cambios se conserva slo durante un intervalo especfico Al activar el control de cambios, el historial de cambios se conserva durante 30 das para que libro mantenga un tamao razonable. Sin embargo, puede aumentar o disminuir la cantidad de das de historial de cambios que desea conservar segn sus necesidades. Para conservar un historial de cambios indefinidamente, puede especificar una gran cantidad de das. Tambin puede realizar copias de la informacin de historial peridicamente. El historial de cambios se elimina peridicamente Excel establece el historial de cambios que se conserva al realizar una cuenta regresiva desde la fecha actual. Cada vez que cierra el libro, Excel elimina la porcin del historial de cambios que supera la cantidad de das desde la ltima vez que se guard el libro.

Importante: Cuando desactiva el control de cambios o deja de compartir el libro, se eliminar de forma permanente todo el historial de cambios. Activar el control de cambios para un libro 1. En el grupo Cambios de la pestaa Revisar, haga clic en Compartir libro.

2. En el cuadro de dilogo Compartir libro, en la pestaa Modificacin, desactive la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Sugerencia: Esto tambin permite combinar libros. 3. Haga clic en la pestaa Uso avanzado. 4. En Control de cambios, haga clic en Guardar historial de cambios durante y, en el cuadro das, escriba el nmero das en el que desea conservar el historial de cambios.

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Nota De forma predeterminada, Excel conserva el historial de cambios durante 30 das y borra de forma permanente el historial de cambios que supera esta cantidad de das. Para conservar el historial de cambios durante un perodo superior a 30 das, escriba un nmero mayor que 30. 5. Haga clic en Aceptar y, si se le pregunta si desea guardar el libro, haga clic en Aceptar para guardarlo. 5.2 PROTEGER Y COMPARTIR LOS LIBROS Compartir libros en Excel Est herramienta permite que varias personas trabajen al mismo tiempo en un mismo archivo (libro) guardado en una ubicacin de red. Para compartir un libro, realice lo siguiente: 1. Abra el libro que desee compartir, est puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

En la ficha Modificacin de la ventana Compartir libro marque la casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez y, presione Aceptar.

En seguida guarde el archivo (libro) en una ubicacin de red donde los dems usuarios puedan acceder al archivo y abrirlo.

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En la barra de ttulo del programa aparecer la leyenda entre corchetes de que el archivo est [Compartido]. De ahora en adelante todos los usuarios que abran el archivo visualizarn la misma leyenda de [Compartido], y podrn realizar modificaciones al mismo, si desea puede ver quienes estn usando el archivo al mismo tiempo que Ud. presionando de nuevo el botn Compartir libro.

Si desea aceptar o rechazar los cambios realizados por otros usuarios, vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios, y enseguida en la opcin Aceptar o rechazar cambios.

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En la ventana siguiente presione el botn correspondiente si desea aceptar o rechazar los cambios uno a uno o todos al mismo tiempo.

Proteger libros de Excel Proteccin de hoja 1. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubquese en una de ellas. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

En la ventana mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para que la proteccin solo se realice a las celdas bloqueadas, si lo desea puede establecer una contrasea para que solo quien la conozca pueda desproteger la hoja y marque solo las casillas necesarias segn lo que desee permitir que sea modificable en las celdas bloqueadas y, presione Aceptar.

Proteccin de libro 1. Abra el libro que desee proteger. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro y, en Restringir edicin seleccione la opcin Proteger estructura y ventanas.

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En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias segn la proteccin deseada y, presione Aceptar.

Proteger y compartir libro Esta herramienta realiza lo mismo que la herramienta compartir, solo que adems permite proteger con una contrasea el control de cambios impidiendo su desactivacin. 1. Abra el libro que desee proteger y compartir, est puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger y compartir libro.

En la ventana mostrada, marque la casilla Compartir con control de cambios, establezca y confirme una contrasea y, presione Aceptar.

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Guarde el archivo (libro) en una ubicacin de red tal y como lo hizo en el tema Compartir libro, los pasos siguientes despus de guardar sern los mismos que en dicho tema.

5.3 PREPARAR LIBROS PARA SU DISTRIBUCIN Controlar el acceso a los documentos Haga clic en el botn de Microsoft Office, elija Preparar y, a continuacin, haga clic en Cifrar documento.

Y para quitar la contrasea: Haga clic en el botn de Microsoft Office, elija Preparar y, a continuacin, haga clic en Cifrar documento. En el cuadro de dilogo Cifrar documento, en el cuadro Contrasea, elimine la contrasea cifrada y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Adjuntar firmas digitales En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la flecha situada junto a Lnea de firma y, a continuacin, haga clic en Lnea de firma. Firmante sugerido: Nombre completo del firmante. Ttulo del firmante sugerido: Ttulo del firmante, si corresponde.

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Direccin de correo electrnico del firmante sugerido: Direccin de correo electrnico del firmante, si corresponde. Instrucciones para el firmante: Agregue instrucciones para el firmante. Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de dilogo Firmar: Permitir que el firmante escriba una razn para firmar. Mostrar la fecha en la lnea de firma: La fecha de la firma se mostrar junto a la firma.

5.4 GUARDAR LIBROS Para guardar el documento nos vamos al botn de Office, y podemos guardarlo de dos maneras distintas en la opcin de Guardar y Guardar Como, o al cerrar el documento nos lanzara un recuadro que nos preguntara si deseamos guardar cambios.

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5.5 DEFINIR OPCIONES DE IMPRESIN PARA IMPRIMIR LOS DATOS, HOJAS DE CLCULO Y LIBROS Para imprimir datos seleccionamos lo que deseamos imprimir y en el men de herramientas elegimos la opcin de rea de impresin y damos clic en Establecer rea de impresin. Vamos al botn de office y elegimos imprimir o presionamos Ctrl+P, y nos lanzar el recuadro de la impresora.

Para la impresin de una hoja damos clic en el recuadro gris que esta en la hoja en la parte superior izquierda o damos Ctrl + P; y para Para imprimir un libro haga clic en cualquiera de sus hojas de clculo.

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Definir la parte de la hoja de clculo que se va a imprimir Imprimir un rea seleccionada de una hoja de clculo 1. En el men Ver, haga clic en Vista previa de salto de pgina. 2. Seleccione el rea que desea imprimir. 3. En el men Archivo, elija rea de impresin y, a continuacin, haga clic en Establecer rea de impresin. Al almacenar el documento, tambin se guardar el rea de impresin seleccionada. Agregar celdas a un rea de impresin existente 1. En el men Ver, haga clic en Vista previa de salto de pgina. 2. Seleccione las celdas que desea agregar al rea de impresin. 3. Haga clic con el botn secundario dentro de la seleccin y, a continuacin, haga clic en Agregar al rea de impresin. Centrar los datos de la hoja de clculo en la pgina impresa 1. Haga clic en la hoja de clculo. 2. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Mrgenes. 3. Para centrar los datos de la hoja de clculo horizontalmente en la pgina, entre los mrgenes izquierdo y derecho, active la casilla de verificacin Horizontalmente de Centrar en la pgina. Para centrar los datos de la hoja de clculo verticalmente en la pgina, entre los mrgenes superior e inferior, active la casilla de verificacin Verticalmente de Centrar en la pgina. Borrar un rea de impresin En el men Archivo, seleccione rea de impresin y haga clic en Borrar rea de impresin. Imprimir un libro en un archivo 1. 2. 3. 4. En el men Archivo, haga clic en Imprimir. En el cuadro Impresora, haga clic en la impresora que desea utilizar. Active la casilla de verificacin Imprimir a un archivo y haga clic en Aceptar. En el cuadro Nombre del archivo de salida del cuadro de dilogo Imprimir a un archivo, escriba un nombre para el archivo que desea imprimir.

Nota Si imprime un libro en un archivo para poder imprimir ste posteriormente en un tipo de impresora diferente a la usada para crear el documento, es posible que cambien los saltos de pgina y el espaciado de la fuente.
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Imprimir una hoja de clculo mostrando las frmulas 1. Muestre las frmulas en la hoja de clculo. Cmo?

En el men Herramientas, elija Auditora de frmulas y, a continuacin, haga clic en Modo de auditora de frmulas .

2. En el men Archivo, haga clic en Imprimir. 3. En Imprimir, seleccione una opcin para imprimir la seleccin, las hojas activas o todo el libro.

6. REFERENCIAS Recuperado de: http://www.aulaclic.es Recuperado de http://office.microsoft.com/es-ar/?CTT=97 Recuperado de http://es.scribd.com/doc/19768621/Excel-Leccion-8

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