PAQUETE CONTABLE HELISA INSTITUTO BRITANICO

TCNICO EN CONTABILIDAD SISTEMATIZADA

Direccin Mart!n O"iedo Li#ara#o Act ali#ado por la &acilitadora Diana I$a'el Soler

Propiedad intelect al In$tit to Brit%nico E$ta p 'licacin no p ede $er reprod cida en todo ni en parte( ni arc)i"ada( ni tran$*itida por nin+,n *edio electrnico( *ec%nico( de +ra'acin( de &otocopia( de *icro&il*acin o en otra &or*a $in pre"ia a tori#acin e$crita del In$tit to Brit%nicoPro)i'ida $ reprod ccin-

CARTILLA PAQUETE CONTABLE HELISA

P.IME.A EDICI/N P.O0.AMAS DE EDUCACI/N PA.A EL T.ABA1O 2 EL DESA..OLLO HUMANO

P.ESENTACION

Las tendencias del mundo moderno direccionan hacia la tecnologa y el uso de herramientas y tcnicas didcticas cuyo o !eti"o #rimordial es lograr $ue los estudiantes desarrollen un am#lio conocimiento% adems de las ha ilidades y actitudes& 'sta cartilla #ro"ee in(ormaci)n $ue #ermite documentar y desarrollar el a#rendi*a!e #or com#etencias y en cada una de las unidades se #resentan los #rinci#ales elementos y conocimientos esenciales con sus indicadores de desem#e+o y las e"idencias $ue demuestran los a"ances en el a#rendi*a!e y los alcances de la interrelaci)n entre el sa er y el sa er hacer& A continuaci)n encontrara los temas ms im#ortantes relati"os a la materia $ue se desarrolla% los e!em#los y talleres de a#licaci)n #or cada tema& ,or ello% de e ser usada como una gua #ara (acilitar el a#rendi*a!e de los estudiantes&

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION--------------------------------------------------------------------------------4 1.ENTRADA AL SISTEMA------------------------------------------------------------------10 2.CREAR EMPRESAS-------------------------------------------------------------------------11 3.DIRECTORIO GENERAL DE EMPRESAS---------------------------------------------12 12 4.ESTRUCTURA DEL CDIGO CONTABLE--------------------------------------------13 5.CARTILLA DE CUENTAS-----------------------------------------------------------------15 6.PARMETROS GLOBALES--------------------------------------------------------------17 6.1 LISTA DE USUARIOS--------------------------------------------------------------------18 7. PARMETROS PARTICULARES-------------------------------------------------------25 8.TERCEROS E IMPUESTOS ---------------------------------------------------------------29 9.CUENTAS POR COBRAR -----------------------------------------------------------------30 10.BANCOS-------------------------------------------------------------------------------------31 11.DOCUMENTOS CONTABLES----------------------------------------------------------32 12.ASENTAR LIBROS------------------------------------------------------------------------34 13.UTILITARIOS-------------------------------------------------------------------------------36 14 CIERRE DE PERIODO--------------------------------------------------------------------40 BIBLIOGRA IA--------------------------------------------------------------------------------42

M/DULO DE 3O.MACI/N N4 5

CONTABILIDAD SITEMATIZADA -./ 0ORAS Acom#a+amiento 12 0ORAS directo Tra a!o inde#endiente 3. 0ORAS ,rcticas 3. 0ORAS Crditos Acadmicos 3

DU.ACI/N M67IMA

8- COMPETENCIAS A DESA..OLLA. Ele*ento$ 456ULO B7SICO CONTABILIDAD SISTEMATIZADA 8 8 8 Re#aso conta le Siigo 0elisa

-& .& 3& /& :& 1& ;&

9- .ESULTADOS :LO0.OS; DE AP.ENDIZA1E Conoce los re$uerimientos #ara creaci)n de em#resas en SII9O% y organi*a adecuadamente la in(ormaci)n conta le& 4ane!a adecuadamente las rutas de inicio en SII9O% Creaci)n de ,UC% clientes% #ro"eedores% terceros% odegas y #roductos& Registra mo"imiento de a#ertura y mo"imiento mensual& 'la ora co#ia de seguridad& Conoce y mane!a los #rocesos ordinarios y es#eciales en conta ilidad general% terceros e in"entario& 'la ora a!ustes y cierre de #eriodo& A#lica los re$uerimientos del #rograma conta le 0'LISA% #arametri*ando& 4ane!a adecuadamente en 0'LISA las rutas de inicio& Creaci)n de ,UC% clientes% #ro"eedores% terceros y centros de costos& Registra mo"imiento de a#ertura y mo"imiento mensual& 'la ora co#ia de seguridad& Conoce y mane!a los #rocesos ordinarios y es#eciales en conta ilidad general% deudores% #ro"eedores% terceros% im#uestos y centros de costos& 'la ora a!ustes y cierre de #eriodo& 'la ora% im#rime y #resenta los estados (inancieros y li ros en SII9O < 0'LISA&

<- CONTENIDOS <-8 DE CONCEPTOS 2 P.INCIPIOS :SABE.;

Conce#to del #a$uete conta le Siigo Re$uerimientos de o#eraci)n e instalaci)n del #rograma Creaci)n de em#resa% 6atos de control% registro de ciudades% centros de costos y (ormas de #ago& Co#ias de seguridad& Creaci)n de terceros= clientes% #ro"eedores& Creaci)n de cuentas conta les ,UC&4odi(icaciones& Creaci)n de Bodegas y #roductos& 6e(inici)n de documentos= (actura de com#ra% (actura de "enta% notas crdito% reci os de ca!a% egreso y otros& Registro de mo"imiento& Correcci)n o anulaci)n de documentos ya gra ados Conce#to% clases y usos de los #a$uetes conta les Re$uerimientos de o#eraci)n y mane!o de los #rogramas SII9O y 0'LISA instalaci)n del #rograma& Creaci)n de em#resa% ,UC% (ormas de #ago% terceros y documentos& Co#ias de seguridad& Saldos inciales% cierre de mes& Correcci)n de errores en cartera% ene(iciarios y otras cuentas& Registro de mo"imiento= ingresos% egresos% com#ras% "entas y n)mina& A!ustes conta les& Cancelaci)n de cuentas de resultado y terceros Balance 9eneral y 'stado de resultados% clasi(icados& Im#resi)n en SII9O Balance 9eneral y 'stado de resultados% clasi(icados& Im#resi)n en 0'LISA Im#resi)n del estado de cartera clasi(icado #or edades&

<-9 DE P.OCESOS :SABE. HACE.; Identi(icar el #a$uete conta le 0'LISA < SII9O Reconocer los re$uerimientos de o#eraci)n e instalaci)n del sistema& 6istinguir las rutas #ara= crear em#resa% datos de control% registro de ciudades% centros de costo y (ormas de #ago Registrar terceros y hacer co#ias de seguridad& 6istinguir las rutas #ara crear el ,UC y hacer modi(icaciones& 6istinguir el #roceso #ara crear #roductos% lneas y codi(icarlos Registrar el mo"imiento conta le& Corregir y>o anular documentos ya gra ados& Identi(icar el conce#to de #a$uete conta le& Reconocer la in(ormaci)n necesaria #ara alimentar el #rograma 6istinguir las rutas #ara crear em#res% ,UC% (ormas de #ago% terceros y documentos en el sistema

Registrar correctamente los saldos inciales Reali*ar el cierre del mes& Registrar el mo"imiento conta le de un mes& Corregir errores en cartera% ene(iciarios y otras cuentas Im#rimir el Balance de #rue a Cancelar las cuentas de resultado% 4)dulo gua% #rogramas 0'LISA < SII9O& Automticamente en los #rogramas conta les 0'LISA < SII9O& 'la orar los in(ormes conta les& Im#rimir los estados (inancieros clasi(icados Im#rimir el estado de cartera #or edades&

<-< ACTITUDINAL : SE.; Rece#ti"o con el conocimiento ad$uirido& '(iciente en las la ores a reali*ar& Res#etuoso con las normas tcnicas im#uestas& Ordenado con la in(ormaci)n $ue se almacenar en el com#utador& 4et)dico y l)gico al reali*ar los #rocesos #ertinentes& Creati"o e inno"ador al utili*ar las herramientas dis#uestas& L)gico y recursi"o al utili*ar las (ormulas y (unciones a#rendidas& 5- C.ITE.IOS DE E=ALUACION Identi(icar el #a$uete conta le 0'LISA < SII9O Reconoce los re$uerimientos de #rogramaci)n e instalaci)n del #rograma 6istingue las rutas #ara= crear em#resa% datos de control% registro de ciudades% centros de costos y (ormas de #ago Registra la creaci)n de terceros y hace co#ia de seguridad& 6istingue las rutas #ara crear el ,UC y hacer modi(icaciones& 6istingue las rutas #ara de(inir #roductos y documentos& Registra el mo"imiento conta le& Corrige y>o anula documentos ya gra ados 'la ora in(ormes conta les& Identi(ica el conce#to de #a$uete conta le Reconoce la in(ormaci)n necesaria #ara alimentar un #rograma conta le sistemati*ado 6istingue las rutas #ara crear em#resa% ,UC% (ormas de #ago% terceros y documentos en el sistema& Registra los saldos inciales y reali*a el cierre de mes& Corrige errores en cartera% ene(iciarios y otras cuentas% en el #rograma SII9O&

Registra mo"imiento conta le de un mes& Im#rime el Balance de #rue a Im#rime el Balance general% estados de resultado y genera in(ormes adicionales& Im#rime los estados (inancieros clasi(icados& Im#rime el estado de cartera #or edades >- TCNICAS E INST.UMENTOS DE E=ALUACI/N

Algunas de las (ormas sugeridas de o tenci)n de las e"idencias son= Cuestionario en (orma de test% e"aluaci)n escrita% talleres #ro#uestos% listas de che$ueo& ,royecto de taller conta le ?- EST.ATE0IAS METODOL/0ICAS 'l (ormador mediante la e?#licaci)n detallada de cada uno de los temas y utili*ando e!em#los #rcticos a ni"el em#resarial% in"olucra al estudiante en los conce#tos sicos del mane!o de los #a$uetes conta les Siigo y 0elisa& 'l estudiante tomando atenta nota y siguiendo las instrucciones del (ormador in"estiga e indaga so re el tema tratado y determina mediante un taller #rctico las caractersticas adecuadas de mane!o conta le com#utari*ado& 'l (ormador mediante e!em#los #rcticos e?#lica cada uno de los #rocesos a seguir% "eri(icando luego mediante e!ercicios #ro#uestos el correcto desem#e+o #or #arte del estudiante& 'l estudiante siguiendo las instrucciones del (ormador y mediante la reali*aci)n de e!ercicios #rcticos y del taller conta le% demuestra los conocimientos ad$uiridos y la destre*a al reali*ar los #rocesos a#rendidos& @- MEDIOS DID6CTICOS 2 .ECU.SOS EDUCATI=OS La oratorios de sistemas% com#utadores% so(t@are es#ec(ico% modulo gua% #resentaci)n en #o@er #oint re(erente al tema es#eci(ico% Internet% talleres% ta lero% marcadores% taller conta le& A- ESCENA.IOS DE AP.ENDIZA1E Aula taller de clases% sala de audio"isuales% la oratorios de sistemas% entorno la oral y social& B- P.E..EQUISITO ,oseer las com#etencias desarrolladas en Conta ili*aci)n de Recursos y en In(ormtica 8C- PE.3IL DEL 3O.MADO. .eD i$ito$ AcadE*ico$F ,oseer ttulo a ni"el tecnol)gico o #ro(esional& EGperiencia la'oralF Tener e?#eriencia en el rea conta le y (inanciera& Co*petencia$F

Tecn)logo o ,ro(esional en Contadura% con am#lia e?#eriencia en el mane!o conta le de em#resas y mane!o de #a$uetes conta les com#utari*ados& 'star certi(icado en las normas de com#etencias #ara docentes o tener e?#eriencia docente en el rea de #or lo menos - a+o&

8- ENT.ADA AL SISTEMA

,ara ingresar al Sistema A0elisa 9BA% #or #rimera "e*% #resione el icono% inmediatamente a#arece la #antalla de ien"enida como se o ser"a en la imagen& 'n el ANom re de UsuarioA digite la #ala ra AA64INISTRA6ORA Cen mayDsculasE y #resione AenterA& Ad"ertencia= Siem#re $ue tenga una duda o #ro lema% contacte #rimero al distri uidor $ue le "endi) el Sistema 0'LISA 9B Si #or algDn moti"o no #uede hacerlo% llame a ,ROASIST'4AS en Bogot% a los tel(onos $ue a#arecen en la #antalla& Identi($uese dando el nom re y nDmero de registro res#ecti"o& ,ersonal es#eciali*ado atender su consulta& Recuerde $ue la licencia de So(t@are se limita a una #or e$ui#o Fo ser"idorG& La "iolaci)n de esta regla es #enali*ada #or la ley&

10

9- C.EA. EMP.ESAS

Inicialmente de e crear su em#resa en 0'LISA 9B& 'l sistema le #ermite asignar un c)digo #ara la em#resa y le #ide ingresar los datos sicos& Se #uede crear hasta -22 em#resas con #arametri*aciones y datos inde#endientes& ,ara reali*ar modi(icaciones de la in(ormaci)n de la em#resa haga clic derecho so re ella y eli!a 4odi(icar& Recuerde $ue el c)digo% el nom re y el #eriodo inicial de la em#resa no se #ueden cam iar& 'n la #antalla de creaci)n% 0elisa 9B #ermite incluir el logo de la em#resa #ara $ue sea utili*ado en los in(ormes y dems (ormatos #ara documentos& ,ara llegar a esta o#ci)n #resione clic derecho so re el 6irectorio 9eneral de 'm#resas& 'n la #arte su#erior de la #antalla a#arecen los cam#os de C)digo% ,erodo Inicial y Consolidada& 'n la #arte in(erior a#arece unas #esta+as #ara ingresar in(ormaci)n re(erente a= 6atos Bsicos 'structura de cuentas In(ormaci)n Tri utaria Huncionarios Logoti#o Usuarios Ad"ertencia= ,ara e(ectos de registrar los saldos iniciales de la em#resa en un mes a#arte% el #erodo inicial de e ser un mes anterior al mes donde se $uiere comen*ar a 11

registrar los asientos conta les C'!em#lo= Se $uiere iniciar el registro de los asientos del mes de 'nero de -II1& 'l #erodo inicial de e ser 6iciem re de -II:E& 6e esta manera% al solicitar un alance de #rue a del mes de 'nero>I1% a#arecen como saldo anterior los saldos iniciales registrados en el mes de 6iciem re>I:& ,ara las em#resas $ue realmente nacen o se crean en un #erodo determinado% no se $uiere comen*ar un mes atrs ya $ue no e?isten saldos iniciales&

<- DI.ECTO.IO 0ENE.AL DE EMP.ESAS

'n la #antalla a#arece el menD 'm#resas% en la #arte su#erior a#arece una (ran!a C(ran!a em#resarialE con el nom re de la em#resa y el #eriodo seleccionado& 'sta (ran!a #ermanece a tra"s de todo el sistema% como ayuda #ara indicar la em#resa y el #erodo en $ue se est tra a!ando& 'n la #arte derecha de la "entana% encuentra la lista de em#resas a las cuales tiene acceso% ordenada al(a ticamente con el nom re de la em#resa y el Dltimo #eriodo de tra a!o& 'n la #arte i*$uierda de la "entana est el menD de 4)dulos% CConta ilidad% Cuentas #or co rar% etc&E& Con clic derecho a#arecen las o#ciones adicionales de cada menD% indicando las #osi ilidades res#ecti"as CCrear em#resas% 4odi(icar los datos generales de la em#resa y asentar li rosE& 12

Utilice las (lechas de direcci)n #ara seleccionar la em#resa y el #eriodo en el cual $uiere tra a!ar&

5- EST.UCTU.A DEL C/DI0O CONTABLE

'structura del c)digo conta le% dentro de este su menD% encuentra "arias o#ciones $ue le #ermiten o#timi*ar la ca#acidad de 0'LISA 9B& Una estructura de cuenta% es la (orma $ue tienen los c)digos de un #lan de cuentas con $ue tra a!a una em#resa% entendindose #or (orma la cantidad de ni"eles e?istentes en el c)digo y el nDmero de dgitos $ue tiene cada ni"el& '!em#lo= --2:2:,rimer Ni"el= Cun dgitoE Segundo Ni"el= Cun dgitoE Tercer Ni"el= 2: Cdos dgitosE Cuarto Ni"el= 2: Cdos dgitosE Juinto Ni"el= -2 Cdos dgitosE Una clase de cuenta% tam in llamada clase conta le% es una di"isi)n o agru#amiento de cuentas $ue se reali*a en el #lan de cuentas #ara la clasi(icaci)n y o tenci)n de un alance conta le& Las clases de(inidas #or las entidades gu ernamentales y reguladoras son= Acti"o% #asi"o% ,atrimonio% Ingresos% 'gresos Cincluye el costo de "entas y costos o#eracionalesE% Cuentas de Orden y cuentas contingentes& ,or e(ectos del #lan Dnico de cuentas los ni"eles reci en el siguiente nom re= ,rimer Ni"el= Clase Segundo Ni"el 9ru#o Tercer Ni"el Cuenta Cuarto Ni"el Su cuenta 13

6el $uinto ni"el en adelante reci en el nom re de au?iliares& Con ase en estas de(iniciones a continuaci)n se descri e el mane!o de esta o#ci)n& O#rima 'NT'R a la #rimera o#ci)n del menD de re"isar #armetros& 'n #antalla a#arece el cuadro de de(inici)n del c)digo y los gru#os& 'sta #antalla se di"ide en cuatro secciones% usted tiene acceso a dos de ellas y las otras dos son e?#licati"as segDn lo $ue de(ini)& 'l recuadro su#erior i*$uierdo sir"e #ara de(inir la (ormaci)n del c)digo Ccantidad de ni"eles y cantidad de dgitos en cada ni"elE& 'l recuadro in(erior sir"e #ara dar una e?#licaci)n de la (orma del c)digo $ue se ha escogido y "ara a medida $ue se cam ien los datos en el recuadro su#erior i*$uierdo& 'l recuadro su#erior derecho CNaturale*a de las clasesE sir"e #ara de(inir el nDmero $ue se le asignara a cada clase y la naturale*a conta le $ue tendr cada uno de ellos Cd ito o crditoE& Horma del c)digo= 'l sistema 0'LISA 9& B& le #ermite tra a!ar un m?imo de die* ni"eles y una longitud total Csumadas las longitudes del cada uno de los ni"elesE de "einte dgitos en la estructura conta le& 'l sistema #resenta las longitudes de cada uno de los ni"eles de(inidos hasta el momento& 'l cursor se sitDa en el #rimer ni"el& Si desea cam iarlo o#rima la tecla R'TROC'SO y luego digite la nue"a longitud& O#rima 'NT'R #ara #asar al siguiente ni"el& Re#ita el #roceso #ara todos los ni"eles $ue desee de(inir& Si al o#rimir la tecla R'TROC'SO el ni"el no $ueda en lanco y #or lo tanto no le #ermite cam iar su longitud% signi(ica $ue ya e?isten cuentas creadas en el #lan de cuentas $ue incluyen este ni"el& ,or reglamentaci)n el #lan Dnico de cuentas% tanto el #rimer ni"el como el segundo Cclase y gru#oE de en tener una longitud de un dgito& 'stas longitudes no de en ser cam iadas% ya $ue ello #uede generar #ro lemas #ara algunos #rocesos del sistema $ue tra a!an con esta reglamentaci)n& Una "e* creados los c)digos en la cartilla de cuentas% no #uede modi(icar la longitud de los ni"eles ya creados& ,or lo tanto es con"eniente ser cuidadoso al momento de de(inir la estructura conta le& NOTA= Ases)rese de su contador y su distri uidor #ara la de(inici)n de la estructura conta le& Si usted #ulsa 'SC en cual$uiera de los ni"eles% el sistema retorna al menD de re"isar #armetros y no tendr en cuenta ninguna modi(icaci)n reali*ada& Clasi(icar #or clase= una "e* esta lecida la (orma del c)digo% entramos a de(inir los c)digos $ue le dan a cada clase conta le y con ase en ellos se alimenta de (orma automtica la estructura de estos gru#os con res#ecto a la naturale*a de las cuentas Cd ito crditoE& ,ara llegar a estructura del c)digo conta le u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en #armetros> #articulares >conta ilidad >estructura del c)digo conta le& 14

>- CA.TILLA DE CUENTAS

Con el (in de #ro#orcionar trans#arencia en el registro conta le de los comerciantes y asegurar una in(ormaci)n conta le uni(orme y com#ara le% #or dis#osici)n normati"a se hace necesario clasi(icar a#ro#iadamente las cuentas conta les a!o una codi(icaci)n esta lecida actualmente #ara este sector de la economa% en lo $ue se ha llamado el #lan Dnico de cuentas #ara comerciantes% el cual consta de un catlogo de cuentas% su descri#ci)n y dinmica% siendo o ligatoria a #artir del -ro de enero de -II:& 6e#endiendo si e?iste o no #lan de cuentas #ara la em#resa $ue se esta tra a!ando% con 'NT'R en esta o#ci)n la #antalla inicial cam ia& Keamos= No e?iste #lan de cuentas= Si es una em#resa nue"a el sistema #regunta LCo#iar cartilla de cuentas de otra em#resaM < a continuaci)n se des#liega un listado con los di(erentes ,UC $ue se encuentran registrados en el sistema= Se escoge de acuerdo a la necesidad% con 'NT'R el sistema reali*a el #roceso de "isuali*aci)n de las cuentas& Con clic derecho a#arece un su menD de A4arcar todo% 6esmarcar Todo y Co#iar Selecci)nN Si se desea marcar selecciones de cuentas utilice Shi(t O (lecha hacia arri a o hacia a a!oP #ara desmarcar un sector con control O (lecha hacia arri a o

15

hacia a a!o& Cuando reali*a marcaciones en (orma salteada res#eta la selecci)n anterior&

el sistema

Si desea co#iar hasta determinado ni"el de cuentas en la #antalla donde a#arecen los di(erentes ,UC $ue mane!a el sistema utilice control O (lecha hacia la derecha o a la i*$uierda seleccionando el ni"el de cuenta a mane!ar& Una "e* seleccionado ACo#iar selecci)nA% al lado derecho a#arecen las cuentas $ue se mane!an en la em#resa&

NotaF ,ara crear una cuenta de cual$uier ni"el siem#re de e e?istir la cuenta de ni"el su#erior& ,or lo tanto% las cuentas de en crearse de #rimero a Dltimo ni"el& ,ara (inali*ar el #roceso teclee 'SC y el sistema retornar al menD #rinci#al de conta ilidad& Si ya tiene cuentas conta les= 'l sistema des#liega la lista de cuentas dis#oni les% adicionalmente con clic derecho muestra las o#ciones de crear% modi(icar% eliminar% traer de% terceros% centros de costo y detalle% con las cuales #uede mani#ular la in(ormaci)n #resentada&

16

,ara ir a la o#ci)n de cartilla de cuentas u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione la 'm#resa a tra a!ar y de clic en Conta ilidad>Cartilla de cuentas&

?- PA.6MET.OS 0LOBALES

Los #armetros glo ales son Dnicos% sin de#ender de la em#resa $ue se est tra a!ando& Como son= Lista de Usuarios Lista de Conce#tos Lista de Karia les Lista de 6e#artamentos Lista de Ciudades Bancos y sucursales 4onedas y tasas de cam io Hormas de ,ago 6e(inici)n de Hormatos Ti#os de unidad de in"entario Ta la de con"ersi)n de unidades ,armetros del #uerto ,ara llegar a ,armetros 9lo ales u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en ,armetros>9lo ales& 17

?-8 LISTA DE USUA.IOS

Lista de usuarios% le #ermite reali*ar el mantenimiento de los usuarios% a $uienes los #uede o no asociar a cada una de las -22 conta ilidades $ue mane!a el sistema& 'sta "entana mane!a los siguientes cam#os= Nom re del Usuario= Contiene la lista de los (uncionarios del sistema Hecha y hora de Creaci)n= da% mes% a+o% hora% minuto y segundo% en $ue se ingresaron los datos del usuario& Originalmente 0elisa 9B tiene creado el usuario Administrador y sin cla"e% de!ando acceso a todas las autori*aciones% #or lo tanto es con"eniente $ue cam ie la cla"e #ara $ue s)lo un usuario tenga el control total del sistema& 'sta cla"e de e ser dada% una "e* se de(ina la #rimera em#resa a tra a!ar& La lista muestra los conce#tos organi*ados al(a ticamente en (orma ascendente% con su corres#ondiente tecla r#ida& U i$ue un registro es#ec(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una locali*aci)n r#ida% cuando se conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a u icando #rogresi"amente el registro $ue ms se a#ro?ima& 4ani#ule la lista con las o#ciones #ara Crear% 4odi(icar o 'liminar un usuario& La lista de usuarios es Dnica y est dis#oni le #ara todas las em#resas creadas en el sistema&

18

,ara llegar a la lista de usuarios u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en ,armetros>9lo ales y de clic en Lista de usuarios& ?-9 LISTA DE CONCEPTOS

Lista de Conce#tos% le #ermite reali*ar el mantenimiento de te?tos #rede(inidos $ue agili*an la ca#tura de conce#tos #ara las transacciones% en el asiento de documentos& La #antalla mane!a los siguientes cam#os= Conce#to= contiene el te?to a asignarle a la descri#ci)n de la transacci)n% en la columna Conce#to del detalle de los documentos% en la o#ci)n asentar li ros& Se #ueden crear (ormatos de conce#tos en los cuales incluyen signos de interrogaci)n $ue son reem#la*ados #or in(ormaci)n digitada #or el usuario en el momento de la ca#tura& Tecla r#ida= A cada uno de los conce#tos encontrados en la ase de datos el sistema le #ermite asociar o no% una tecla $ue #uede ser numrica o al(anumrica #ara (acilitar la ca#tura de in(ormaci)n en el momento de asentar li ros& La lista muestra los conce#tos organi*ados al(a ticamente en (orma ascendente% con su corres#ondiente tecla r#ida& U i$ue un registro es#ec(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una 19

locali*aci)n r#ida% cuando conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a u icando #rogresi"amente el registro $ue ms se a#ro?ima& 4ani#ule la lista con las o#ciones #ara Crear% 4odi(icar% 'liminar o "er el 6etalle de un conce#to& La lista de conce#tos es Dnica y est dis#oni le #ara todas las em#resas creadas en el sistema& ,ara llegar a la lista de conce#tos u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en ,armetros>9lo ales y de clic en lista de conce#tos& ?-< LISTA DE DEPA.TAMENTOS

Lista de de#artamentos% reali*a el mantenimiento de los nom re de los de#artamentos a utili*ar a lo largo de todo el sistema& Los cam#os $ue se mane!an son= c)digo% asignado #or la 6IAN y nom re del de#artamento& 'sta lista mane!a los nom res de los de#artamentos organi*ados al(a ticamente de (orma ascendente& & U i$ue un registro es#ec(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una locali*aci)n r#ida% cuando se conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a u icando #rogresi"amente el registro $ue ms se a#ro?ima&

20

La lista de de#artamentos es Dnica y est dis#oni le #ara todas las em#resas creadas en el sistema& ,ara llegar a lista de de#artamentos u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en ,armetros>9lo ales y de clic en lista de de#artamentos& ?-5 LISTA DE CIUDADES

Lista de ciudades% le #ermite reali*ar el mantenimiento de los nom re de las ciudades a utili*ar a lo largo de todo el sistema& Los cam#os de esta o#ci)n son= C)digo= nDmero e identi(icaci)n dentro del sistema& Ciudad= nom re de la ciudad inscrita en el sistema& 6e#artamento= lista de los de#artamentos creados en el sistema 6IAN Nacional= C)digo de la ciudad con la $ue se identi(ica en la 6IAN a ni"el nacional% utili*ado en los in(ormes& 6IAN Local= C)digo de la ciudad con la $ue se identi(ica en la 6IAN localmente% utili*ado en los in(ormes& Indicati"o= NDmero del #re(i!o utili*ado en cada ciudad #ara llamadas tele()nicas& 'sta lista mane!a los nom res de las ciudades organi*adas al(a ticamente de (orma ascendente& U i$ue un registro es#ec(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una locali*aci)n r#ida% cuando se conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a u icando #rogresi"amente el registro $ue mas se a#ro?ima& 21

4ani#ule la lista con las o#ciones #ara Crear% 4odi(icar% 'liminar o "er el 6etalle de un conce#to& La lista de ciudades es Dnica y est dis#oni le #ara todas las em#resas creadas en el sistema& ,ara llegar a lista de ciudades u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en #armetros>glo ales >lista de ciudades& ?-> BANCOS 2 SUCU.SALES

Bancos y sucursales le #ermite reali*ar el mantenimiento de los ancos y sucursales a mane!ar en 0elisa 9B& La lista muestra los conce#tos organi*ados al(a ticamente en (orma ascendente% con su corres#ondiente tecla r#ida& U i$ue un registro es#ec(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una locali*aci)n r#ida% cuando se conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a u icando #rogresi"amente el registro $ue ms se a#ro?ima& 4ani#ule la lista con las o#ciones #ara crear ancos y crear sucursal 'SC modi(icar% eliminar o "er el detalle de un conce#to& La lista de Bancos se #uede ordenar #or cuenta% anco y sucursal o #or anco% sucursal y cuenta o #or sucursal anco y cuentaP est dis#oni le #ara todas las em#resas creadas en el sistema&

22

,ara llegar a ancos y sucursales u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en #armetros> glo ales > ancos y sucursales& ?-? MONEDAS 2 TASAS DE CAMBIO

4onedas y tasas de cam io% le #ermite reali*ar el mantenimiento de las monedas y tasas de cam io $ue se mane!an en 0elisa 9B& La lista muestra los conce#tos organi*ados al(a ticamente en (orma ascendente% con su corres#ondiente tecla r#ida& U i$ue un registro es#ec(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una locali*aci)n r#ida% cuando conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a u icando #rogresi"amente el registro $ue ms se a#ro?ima& 4ani#ule la lista con las o#ciones #ara crear en donde se ingresa el nom re% el nom re #lural% el sm olo% la dis#osici)n del sm olo y la tasa de cam ioP modi(icar% eliminar o "er el 6etalle de un conce#to& La lista de monedas y tasas de cam io es Dnica y est dis#oni le #ara todas las em#resas creadas en el sistema& ,ara llegar a monedas y tasas de cam io u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en #armetros> glo ales > monedas y tasas de cam io& ?-@ 3O.MAS DE PA0O

23

Reali*a el mantenimiento de las (ormas de #ago $ue se mane!an en el sistema& Los cam#os $ue se mane!an en esta o#ci)n son= Nom re= 6esignaci)n de una (orma de #ago es#ec(ica& 4odalidad= ,eriodicidad a tra a!ar con una (orma de #ago es#ec(ica% la cual #uede ser= Hi!a= Cada determinado nDmero de das& Al seleccionar esta modalidad se des#liegan los cam#os de Horma de clculo% distri uir #or% nDmero de cuotas% una cuota cada&&& das& Negocia le= 'sta modalidad se usa #ara negociar con el tercero la (orma de #ago& Con esta selecci)n se lo$uean todo el cam#o #uesto $ue no re$uiere de ms in(ormaci)n& 6a Q= 'n un da #redeterminado& Al seleccionar esta modalidad se des#liegan los cam#os de Horma de clculo% distri uir #or% nDmero de cuotas% una cuota el da&&& de cada mes& 's$uemtica 6entro de una selecci)n de #erodos de tiem#o& Al seleccionar esta modalidad se des#liegan los cam#os de Horma de clculo% distri uir #or% nDmero de cuotas% una cuota cada&&& de cada&&&& Normal= 6istri uci)n de #ago #or cuotas donde se (racciona el monto total de acuerdo a un #orcenta!e determinado& Con esta selecci)n se des#liega una ta la #ara ingresar el nDmero de das $ue contiene el #erodo de #ago y el #orcenta!e del monto a cancelar& 6istri uir #or= con esta o#ci)n el sistema #ermite distri uir en la (orma de #ago los intereses a co rar de acuerdo al nDmero de cuotas o al "alor de la cuota& Horma de Clculo= clculo de la #rimera cuota y distri uci)n de la deuda total% la cual #uede ser automtica si lo hace el sistema de acuerdo al nDmero 24

de cuotas y das de "encimiento de cada una de ellas% y manual #ara $ue el usuario mani#ule el nDmero de cuotas% y el nDmero de das #ara cada "encimiento& NDmero de cuotas= cantidad de #agos a e(ectuar #ara una (orma de #ago es#ec(ica& 'sta lista mane!a los nom res de las (ormas de #ago organi*adas al(a ticamente de (orma ascendente& U i$ue un registro es#ec(ico utili*ando las teclas y la arra de des#la*amiento "erticalP #ara una locali*aci)n r#ida% cuando se conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a u icando #rogresi"amente el registro $ue ms se a#ro?ima& 4ani#ule la lista con las o#ciones #ara Crear% 4odi(icar% 'liminar o "er el 6etalle de un conce#to& La lista de (ormas de #ago es Dnica y est dis#oni le #ara todas las em#resas creadas en el sistema& ,ara llegar a (ormas de #ago u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en #armetros>glo ales >(ormas de #ago&

@- PA.6MET.OS PA.TICULA.ES

,armetros #articulares son todos a$uellos #armetros utili*ados a lo largo de la conta ilidad de una em#resa% #ara la mani#ulaci)n de estos #armetros 25

seleccione #rimero la em#resa del 6irectorio de 'm#resas% y marcar la o#ci)n a tra a!ar% as= Lista de Huncionarios Lista de 6ocumentos Lista de #recios Conta ilidad% Terceros e Im#uestos% Centros de Costo% Cuentas #or Co rar% Cuentas #or ,agar% Anlisis Hinanciero Bancos In"entarios 9esti)n de Kentas 9esti)n de Com#ras @-8 LISTA DE 3UNCIONA.IOS

Lista de (uncionarios% le #ermite reali*ar el mantenimiento de los datos de los (uncionarios de una em#resa& 'stos (uncionarios los #uede utili*ar #ara la (irma de los in(ormes y #ara crear acceso al sistema& 'sta lista mane!a los nom res de los (uncionarios organi*adas al(a ticamente de (orma ascendente& Utilice las teclas y la arra de des#la*amiento "ertical #ara una locali*aci)n r#ida% cuando conoce el te?to del conce#to% sim#lemente digite el mismo y el sistema "a u icando #rogresi"amente el registro $ue ms se a#ro?ima&

26

La lista de (uncionarios es #ara cada una de las em#resas creadas en el sistema& ,ara llegar a lista de (uncionarios u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en #armetros> #articulares >lista de (uncionarios& @-9 LISTA DE P.ECIOS Listas de #recios le #ermite administrar di(erentes listas de #recios so re un artculo% a criterio de la em#resa& 0elisa 9B #resenta tres ti#os de clculo #ara determinar el #recio de "enta= incremento% #recio (i!o y renta ilidad& Adicionalmente #ermite el mane!o de lista en di(erentes monedas& 6e#endiendo si e?iste o no cartilla de lista de #recios #ara la em#resa $ue se esta tra a!ando% al dar 'NT'R en esta o#ci)n de la #antalla inicial cam ia& As= No e?iste Lista de ,recios= Si es una em#resa nue"a el sistema #regunta LCo#iar lista de #recios de otra em#resaM < a continuaci)n se des#liega un listado con las di(erentes em#resas registradas en el sistema= Se escoge de acuerdo a la necesidad y con 'NT'R 0elisa 9B reali*a el #roceso de "isuali*aci)n de las listas& Con clic derecho a#arece un su menD de A4arcar todo% 6esmarcar Todo y Co#iar Selecci)n A% Si desea marcar selecciones de cuentas utilice S0IHT O (lecha hacia arri a o hacia a a!oP #ara desmarcar un sector con control O (lecha hacia arri a o hacia a a!o& Cuando reali*a marcaciones en (orma salteada el sistema res#eta la selecci)n anterior& Si desea co#iar hasta determinado ni"el de gru#os en la #antalla utilice control O (lecha hacia la derecha o a la i*$uierda seleccionando el ni"el de cuenta a mane!ar& Una "e* seleccionado ACo#iar selecci)nA% al lado derecho a#arecen la cuentas $ue mane!an en la em#resa&

27

Si ya tiene listas de #recios matriculadas= La #antalla #resenta la lista de #recios matriculadas en el sistema y con clic derecho so re el mismo se des#liega un menD con las o#ciones de crear% modi(icar% eliminar% traer de& Con las o#ciones de crear y modi(icar se des#liegan dos #aletas% In(ormaci)n general Usuarios ,ara llegar a Listas de #recios% u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en #armetros> #articulares> Listas de #recios& In(ormaci)n general Usuarios @-< CONTABILIDAD Los #armetros $ue rigen al m)dulo de Conta ilidad se mane!an a tra"s de las siguientes o#ciones= 'structura del c)digo conta le Cuentas de uso es#ec(ico 'stado de resultados clasi(icado A!ustes integrales #or in(laci)n

28

A- TE.CE.OS E IMPUESTOS

Im#uestos>terceros% es un m)dulo en donde se ha agru#ado una serie de #rocedimientos% consultas e in(ormes% cuya (inalidad es conocer los saldos o mo"imientos de un tercero% asociado con cual$uier #rocedimiento conta le% de com#ras% "entas% crditos% etc&% a#ro"echando $ue 0'LISA 9B #ermite asociar cual$uier cuenta en el mane!o de terceros& Los saldos o los mo"imientos #ueden ser mensuales% imensuales% trimestrales% semestrales o anuales y no tienen ningDn o !eti"o es#ec(ico% e?ce#tuando cuando son #rocedimientos asociados a im#uestos como ane?os o(iciales% certi(icados% I&K&A&% retenci)n% grandes contri uyentes% etc& Las o#ciones $ue se mane!an en este m)dulo son= Administraci)n de Terceros Renta y Com#lementarios 4edio 4agntico 8 Res&-;11>C22/,ara ir a la o#ci)n de terceros e im#uestos u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en terceros e im#uestos&

29

B- CUENTAS PO. COB.A.

Cuentas #or co rar% mane!a todo lo relacionado con la cuenta de deudores #or em#resas& Se llega a estas o#ciones desde el 6irectorio 9eneral de 'm#resas% seleccionando #rimero la em#resa a tra a!ar& 'ste m)dulo mane!a las siguientes o#ciones= Administrar las ho!as de "ida Consultas de Cuentas #or Co rar In(ormes de cuentas #or co rar O#ciones #ara hacer correo Anlisis de cuentas #or co rar Conciliar con conta ilidad ,ara ir a la o#ci)n de cuentas #or co rar u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en cuentas #or co rar&

30

8C-

BANCOS

'l m)dulo de ancos le #ermite reali*ar el mantenimiento de los ancos de cada una de las conta ilidades de las 'm#resas a mane!ar en 0elisa 9B& Las o#ciones a mane!ar en este m)dulo son= Cartilla de Cuentas Bancarias& In(ormes de Bancos Ingreso de e?tractos Conciliaci)n ancaria ,ara ir a la o#ci)n de ancos u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en ancos

31

88-

DOCUMENTOS CONTABLES

Los siguientes datos #ertenecen al cuer#o del documento& 0ay una lnea de datos #ara cada registro del mo"imiento& 4nimo se de en e(ectuar dos C.E registros #or cada documento Cun d ito y un crditoE% e?ce#to cuando e(ectDe un documento anulado& '!em#lo= un che$ue& Cuenta= 0elisa 9B des#liega otras #antallas #ara com#lementar la in(ormaci)n si la cuenta a tra a!ar corres#onde a una cuenta de ancos% che$ues #ost (echados% cuenta de deudores o cuenta de #ro"eedores& Cuando termina de asentar un documento el sistema des#liega una "entana de im#resi)n de documento% en donde le #ermite marcar o desmarcar con do le clic y des#liega la "entana de im#resora de Bindo@s& Los documentos #ueden im#rimirse>reim#rimirse en cual$uier momento& Utilice la o#ci)n de Asentar li ros& Cuando est u icado en el cam#o 6ocumento% o#rima la tecla INS& 0elisa 9B des#liega la lista de ti#os de documento dis#oni les #ara la em#resa& 'sco!a el ti#o de documento a im#rimir& 'n #antalla a#arece una lista con todos los documentos Cdel ti#o escogidoE $ue #ueden ser im#resos en este momento& ContinDe con el #rocedimiento como en el caso anterior& Si la in(ormaci)n (ue ien registrada% de inmediato #uede #roceder a o tener las consultas e in(ormes% #ues los saldos son a(ectados en lnea&

32

Con clic derecho so re un registro de los documentos encuentra el siguiente menD= Llamar de la li rera 'n"iar a la li rera Reem#la*ar conce#to Im#uestos 9ra ar 6ocumento Cancelar ,ara e(ectos de du#licar la in(ormaci)n del anterior registro% en cual$uiera de sus cam#os o datos% sitDese en la columna $ue $uiere du#licar y o#rima la tecla marcada con la comilla sencilla CAE& Adicionalmente 0elisa 9B hace "alidaci)n de sumas iguales en el com#ro ante& Al (inali*ar el registro de los mo"imientos de un documento% en la columna C)digo teclee 'NT'R& 'l sistema re"isa la suma% indicando cuando el documento est descuadrado% caso en el cual no le #ermite a(ectar saldos& 6entro de los documentos conta les se encuentra= 8 8 8 8 8 8 8 8 8 A!ustes #or in(laci)n Cancelaci)n cuentas resultado Cancelaci)n de terceros Com#ro ante de conta ilidad Com#ro ante de egreso Inters corriente Nota crdito Nota d ito Reci o de ca!a

33

89-

ASENTA. LIB.OS

Asentar los li ros es la ase (uncional de 0'LISA 9B esta o#ci)n le #ermite "arios #rocesos= 8 Registrar el mo"imiento de una em#resa& 8 Registrar la in(ormaci)n necesaria #ara el control de Bancos% Centros de Costo% Cuentas #or Co rar% Cuentas #or ,agar% In"entarios% 9esti)n de "entas y 9esti)n de com#ras% 8 9ra ar in(ormaci)n de documentos ya sea en (orma #arcial o total Csin a(ectar saldosE #ara luego ser recu#erados cuando los necesite% utili*ando la Li rera de 6ocumentos& 8 Im#rimir Co reim#rimirE cual$uier documento no im#ortando el da o el mes en $ue haya sido ela orado& Ad"ertencia= 6e ido a $ue esta o#ci)n es la columna "erte ral del sistema% es im#ortante $ue toda la in(ormaci)n registrada #or este medio% sea lo ms real y con(ia le #osi le #ara o tener consultas e in(ormes "erdicos% siendo un a#oyo en la toma de decisiones% y en el cum#limiento de las reglamentaciones estatales& ,ara ir a Asentar Li ros de do le clic en la em#resa a tra a!ar y automticamente 0elisa 9B des#liega una "entana de ingreso de in(ormaci)n& O utilice la o#ci)n del menD de la #antalla #rinci#al& 'sta #antalla esta di"idida en= enca e*ado% el cual mane!a de (orma genrica los cam#os de Ti#o% NDmero y HechaP y el cuer#o del documento% $ue de#endiendo del ti#o cam ia la in(ormaci)n del contenido& 34

Si en la o#ci)n de ,armetros> ,articulares> Lista de documentos en la #aleta de in(ormaci)n general% en la de(inici)n del documento incluye la ca#tura de documento (uente% cada "e* $ue realice un asiento conta le el sistema le #ermite ingresar el nDmero corres#ondiente& Cuando est registrando un documento el sistema le da la o#ci)n de asociar todo el documento o cada uno de los registros a un negocio en es#ecial& Adicionalmente% el sistema le #ermite de!ar in(ormaci)n "aria le com#lementaria% $ue es utili*ada #ara la im#resi)n de los documentos y #ara generar in(ormes& '?isten dos ti#os de #reguntas las $ue estn u icadas en el cuer#o del documento "an en el enca e*ado o #ie de #gina y las del detalle% $ue son las $ue "an #or cada transacci)n o registro de cada uno de estos& 'n el momento de crear los (ormatos #or la o#ci)n de de(inici)n de (ormatos incluya las "aria les corres#ondientes a las #reguntas del cuer#o y del detalle del documento segDn re$uiera& La de(inici)n de cada una de las #reguntas realcela a tra"s de la o#ci)n de ,armetros> 9lo ales> lista de "aria les% creando #rimero la "aria le con nDmero su#erior a -2&222R y en el cam#o contenido (ormule la #regunta sin ol"idar los signos de interrogaci)n& Otra (uncionalidad de la "entana de asentar li ros est en reim#rimir y anular documento% de clic derecho so re el cam#o de ti#o documento% y el sistema des#liega un su menD con estas o#ciones& 'n la #arte in(erior de la "entana el sistema mane!a la arra de totales% #ara ocultar o "er los detalles y los totales del documento& Tenga en cuenta $ue #ara ca#turar la in(ormaci)n de los documentos $ue mane!an muchas columnas% el sistema ma?imi*a automticamente la #antalla% as mismo en el momento de terminar la ca#tura automticamente minimi*a la #antalla& 4ani#ule la ca#tura de#endiendo del ti#o de documento as= 6ocumentos Conta les 6ocumentos de In"entarios 6ocumentos de 9esti)n de "entas 6ocumentos de 9esti)n de com#ras

35

8<-

UTILITA.IOS

'l m)dulo de utilitarios contem#la las o#ciones $ue signi(ican un cam io radical en la ase de datos% ya sea #or cam io de mes de tra a!o o #or modi(icaci)n de la in(ormaci)n conta le& 6entro de estas o#ciones se encuentra= Cierre de ,erodo Re"isar y rea(ectar los li ros 4odi(icar y Borrar Asientos Co#ias de Seguridad ,ara ir a la o#ci)n de utilitarios u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en utilitarios& 13.1 .E=ISA. 2 .EA3ECTA. LIB.OS

36

Re"isar y rea(ectar li ros% cuando hay cadas de lu*% #ro lemas con archi"os% In(ormaci)n #arcial% #rocesos interrum#idos y cual$uier #ro lema en los m)dulos% esta o#ci)n corrige todos los meses y todos los a+os& ,resenta tam in el mensa!e acerca del #roceso #ara corregir y modi(icar in(ormaci)n& Tenga en cuenta $ue el #roceso #uede ser demorado% ya $ue re"isa las ho!as de "ida y asientos hechos de los meses seleccionados del a+o de tra a!o& ,ara ir a la o#ci)n de re"isar y rea(ectar li ros de #erodo u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en utilitarios>re"isar y rea(ectar li ros& 13.2 COPIA DE SE0U.IDAD

37

Co#ias de Seguridad Co#ia de seguridad% con esta o#ci)n #uede ela orar las co#ias de res#aldo% as como restaurarlas en caso de necesidad& 6e ido a da+os del com#utador o #rocesos $ue no terminan correctamente% en algunas ocasiones los archi"os actuales de la conta ilidad% o cual$uiera de sus m)dulos% su(ren da+os y #or lo tanto no es #osi le continuar con la normal o#eraci)n del sistema& 'n estas ocasiones es cuando se de e recurrir a las co#ias de res#aldo ela oradas con anterioridad& La in(ormaci)n recu#erada corres#onde a la Dltima "e* $ue se reali*o la co#ia de res#aldo& ,or lo cual esta o#ci)n es de mucha im#ortancia& Antes de conocer el #rocedimiento #ara ela orar o restaurar co#ias de res#aldo% "eamos algunos as#ectos interesantes $ue se de en conocer #ara generar un uen sistema de res#aldo de in(ormaci)n& 8 's necesario o tener co#ias de res#aldo al (inali*ar el da de gra aci)n Csi la gra aci)n es diaria% la co#ia se de e e(ectuar semanalmente% etc&E& 8 ,ara las co#ias diarias utilice la (iloso(a A uelo 8 ,adre 8 0i!o% en la rotaci)n de los dis$uetes de res#aldo& Keamos el #rocedimiento= La co#ia de res#aldo del da lunes realcela so re un dis$uete $ue llamaremos A& La co#ia del da martes realcela so re un disSette $ue llamaremos B& La co#ia del da mircoles realcela so re un disSette $ue llamaremos C& La co#ia del da !ue"es realcela so re el dis$uete A& La co#ia del da "iernes realcela so re el dis$uete B% y as sucesi"amente Creutili*aci)n rotati"aE& 38

4ar$ue los r)tulos mnimos con la siguiente estructura= Co#ia diaria de Conta ilidad 'm#resa= Hecha 'la & =dd>mm>aa 6isSette 0ora 'la & = hh =mm 8 de 8 La #arte de 6is$uete 8 de 8% utilcela en caso $ue la co#ia de da utilice mas de un dis$uete& La (echa de ela oraci)n y la hora regstrelas en l#i*% #ara #oderlas cam iar al regra ar& 8Las co#ias de res#aldo mensuales de en reali*arse #or du#licado y una "e* se haya e(ectuado el cierre conta le& Las co#ias de en guardarse en lugares seguros Cca!as (uertesE& Una de las co#ias% cerca al sitio donde se #rocesa la conta ilidad y la otra en un lugar le!ano al #rimero& Todo lo anterior #or ra*ones de estricta seguridad& 8Los dis$uetes de res#aldo mensuales no de en reutili*ase& 'n el rotulo indi$ue $ue se trata de una co#ia mensual y de $ue mes se trata& 8'n caso de reali*ar a!ustes o cam ios% #osteriores a la reali*aci)n de la co#ia de la co#ia mensual% e(ectDe nue"amente la co#ia del mes res#ecti"o% #ero en dis$uetes di(erentes a los $ue reali*o la anterior co#ia& Recuerde hacerlo #or du#licado& '(ectuada la Dltima co#ia% li ere los #rimeros dis$uetes utili*ados& Una "e* conocidas las reglas de un uen sistema de res#aldo de in(ormaci)n% "eamos el #rocedimiento #ara esta o#ci)n& -& 0elisa 9B reali*a co#ias automticas= '?#lorador de Bindo@s disco duro local C> 0elisa 9B enter res#aldo y con do le clic de!e lista la co#ia en el momento $ue la re$uiera& .& Utilitarios>co#ia de seguridad 9lo ales o Saldos Ane?os Se #resenta en #antalla un cuadro con dos o#ciones= 9lo ales 6atos ane?os ,ara ir a la o#ci)n de co#ia de seguridad u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en utilitarios>co#ia de seguridad&

39

14 CIE..E DE PE.IODO

Cierre de #erodo% utilcelo #ara indicarle a 0elisa 9B la necesidad de gra ar transacciones del siguiente #eriodo al actual CDltimo #rocesadoE& 'ste #roceso realcelo e?clusi"amente con el (in de generar nue"os archi"os #ara el siguiente #erodo y #oder reci ir las transacciones corres#ondientes& 'n ningDn momento el cierre de #erodo signi(ica $ue no se #odr "ol"er a tra a!ar con el #erodo actual& 0elisa 9B #ermite consultar% asentar mo"imiento y o tener re#ortes de #erodos anteriores Csiem#re y cuando tenga la autori*aci)n res#ecti"aE% desde el momento mismo de la iniciaci)n conta le C#erodo inicialE hasta el da de hoy C#erodo actualE& 'sta o#ci)n le indica el #erodo en el cual $uedar tra a!ando Cnue"o #erodo actualE una "e* se e(ectDe el cierre& 0'LISA 9B% mane!a catorce C-/E #erodos= Los doce C-.E meses C'nero% (e rero%&&&% diciem reE% el mes de A!ustes y el mes de Cancelaci)n& 'l mes de A!ustes #uede ser utili*ado #ara reali*ar a!ustes conta les #osteriores al alance de 6iciem re& Ad"ertencia= 'l mes de A!ustes NO es el mes de A!ustes #or In(laci)n= Los a!ustes #or In(laci)n calcDlelos mensualmente% a tra"s de la o#ci)n Asentar Li ros% con un documento es#ecial de(inido #ara a!ustes #or in(laci)n& 'l mes de cancelaci)n utilcelo #ara cerrar las cuentas de resultados CIngresos y 'gresosE y cru*ar la di(erencia contar el #atrimonio& Cuando se cierra el mes de diciem re% se #asa al mes de A!ustes& '?ista o no e?ista mo"imiento #uede cerrar este #erodo% #asando al mes de Cancelaci)n& Al igual $ue el anterior% #uede cerrar este #erodo sin necesidad de e(ectuar el com#ro ante de cancelaci)n% #ara $uedar en el mes de enero del siguiente a+o&

40

Nota= Si usted se encuentra tra a!ando en el mes de diciem re y estn #endientes algunos a!ustes #ara cerrar conta lemente el #erodo y necesita ingresar mo"imiento del mes de enero% #ara no atrasar la gra aci)n cierre tran$uilamente los #erodos de diciem re% A!ustes y Cancelaci)n& Una "e* situado en enero #uede gra ar in(ormaci)n de este mes& ,ara gra ar la in(ormaci)n de los a!ustes% utilice la o#ci)n de Asentar los li ros% indicndole a 0elisa 9& B $ue se trata de un documento con (echa anterior% #ara $ue el #rograma e(ectDe la rea(ectaci)n necesaria de los meses su siguientes& O#rima 'SC% o el ot)n de cerrar de la "entana si no $uiere e!ecutar el #roceso de Cerrar ,erodo& 'l sistema retorna al menD de em#resas& O#rima 'NT'R o clic #ara dar la orden de cerrar #erodo& 'n #antalla a#arece un recuadro con la in(ormaci)n de las tareas $ue el sistema reali*a #ara un uen cierre de #erodo 'n estas tareas el usuario no tiene interacci)n% mientras se reali*a el sistema coloca un asterisco en cam io del numeral% al (inali*ar el sistema coloca el nDmero uno como su#erndices C-E& Al (inali*ar todas las tareas el sistema regresa al menD de em#resas% mostrando el nue"o #erodo como #erodo actual& ,ara ir a la o#ci)n de cierre de #erodo u $uese en la "entana de directorio general de em#resas seleccione con clic la em#resa a tra a!ar y de clic en utilitarios>cierre de #erodo&

TALL'R 6' A,LICACI5N= ,rocesar en el #rograma 0elisa siguiendo todos los #armetros anteriores el la oratorio conta le a#licado en clase&

41

BIBLIO0.A3IA
,ROASIST'4AS% So(t@are Administrati"o de 9esti)n 0elisa 9B .% Kersi)n .&2&1&2% .22T&

42