Curso de ofimtica: Microsoft EXCEL 2003

TABLAS DINMICAS
Mayo 2009

CURSO DE EXCEL AVANZADO Monitor: Francisco Snchez Guisado

RELACIN DE LOS CONTENIDOS DEL CURSO

Mdulo 10: Trabajando con Excel
Tiempo estimado: 3 h
Para saber ms: www.microsoft.com/office/previous/xp/ www.microsoft.com/latam/office www.office.microsoft.com http://www.aulafacil.com/Excel/temario.htm Diapositiva - 2
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Mdulo 10: Tablas dinmicas

10 Tablas dinmicas (TD):

Definicin de una TD Crear una TD partiendo de una base de datos interna Asistente para TD Diseo de una TD Cambiar la posicin de una TD Personalizacin de elementos Inclusin de campos adicionales Informes de TD Grficos de TD Borrar las TD Campos de pgina Diapositiva - 3
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Ver ejemplo: Diseo TD

10 Definicin de Tabla Dinmica (TD)

Una TD permite visualizar los datos desde distintos ngulos. Con toda la funcionalidad de opciones de vista, creacin de totales, subtotales, agrupacin de la informacin y filtro de datos. Los datos iniciales se encuentran en una hoja de clculo y basndose en ellos se crea la TD. Al igual que los grficos, las TD no se pueden crear por s mismas. Las TD son la herramienta perfecta para analizar grandes cantidades de datos.

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Ver ejemplo: Global (filtro avanzado manual)

10 Crear una TD partiendo de una base de datos interna

Men DATOS / Informe de tablas y grficos dinmicos: La BD siguiente contiene el resumen de poblacin masculina y femenina de pases y aade el porcentaje de poblacin rural. Los datos pueden partir de una Hoja o de una DB externa o de ua hoja previamente filtrada:

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10 Asistente para TD
Men DATOS / Informe de tablas y grficos dinmicos

Asistente con solo 3 pasos:

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10 Diseo de una TD
Contamos con una barra de herramientas propia de TD 1. Partimos de una tabla con datos que queremos usar como base de nuestra TD: Global 2. Para ahorrar memoria, podramos partir de datos filtrados previamente: Global (filtro avanzado manual) 3. Situamos el cursor en cualquier celda de datos de la Tabla de partida 4. Men DATOS / Informe de tablas y grficos dinmicos. Siguiente 5. Seleccionamos el rango de datos de inters. Enter. Siguiente. 6. Seleccionamos Hoja de clculo nueva o existente segn interese. 7. Arrastrar campos uno a uno segn interese de la Lista de campos de TD: Continente -> fila Idioma -> columna Pas y Total -> datos Las manipulaciones que realicemos en la TD no afectan a los datos originales de donde salieron.
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10 Cambiar la posicin de una TD

Los campos de la TD puedes ser eliminados arrastrndolos fuera de la TD; as podremos reordenar la TD tantas veces como queramos. Ver el ejemplo siguiente, donde se han reordenado los campos para obtener otra TD donde se ha seleccionado un continente concreto como campo de pgina, obteniendo una lista por pases, y por cada pas la poblacin urbana y la rural.

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10 Personalizacin de elementos
Podremos modificar los parmetros estndar de las TD gracias a la opcin de la BARRA TABLA DINMICA / CONFIGURACIN DE CAMPO. Antes de abrir, nos posicionamos en el campo Suma de Rural

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10 Inclusin de campos adicionales

Los datos de una TD no solo pueden procedes de la BD o tabla original, sino tambin de informacin obtenida a partir de frmulas. Lo podemos realizar gracias a la opcin Tabla dinmica / Frmulas / Campo calculado y Elemento calculado Partimos de una TD: Continente -> filas Total pas -> datos Si queremos calcular una previsin del aumento de poblacin , habr que disear una frmula que la incremente en un 8%: Ponemos el foco en la tabla Usamos opcin Frmula / Campo calculado Nombre: Previsin de poblacin Frmula: ='Total pas'*1,08 Arreglamos el aspecto final
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10 Informes de una TD
Las TD son la mejor herramienta para extraer la informacin que deseamos, pero no la mejor para representarla, para eso estn los informees de TD El informa contiene la misma informacin que la TD, pero manipulada grficamente Usaremos el botn Dar formato al informe Seleccionamos de la galera de tipos de informe el que ms nos guste (el 10) Algunos estilos pueden afectar a los datos y resmenes que se muestran, ojito!

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10 Grficos de TD
Un grfico se genera a partir de una TD, por lo tanto se podr redisear y reconfigurar tantas veces como sea necesario: 1. Seleccionar cualquier celda del la TD 2. Pulsar el botn Asistente para grficos 3. Una vez generado el grfico, podremos:
Aadir elementos de pgina Series de datos Mover datos Modificar fuentes, aspectos, leyendas

Toda modificacin en los datos se reflejar en la TD y viceversa, incluido los campos nuevos que queramos aadir o eliminar El grfico generado en el ejemplo muestra datos de poblacin en continentes :

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Ver ejemplo: Poblacin y Usar datos

10 Usar datos de TD en frmulas

La informacin de que se nutre una TD est tomada de otra tabla de datos Si queremos usar estos datos para componer frmulas, dichas frmulas se vern afectadas si manipulamos la posicin de los datos de la TD. Para que esto no suceda y deje intactas nuestras TD y nuestros grficos no deberamos usar referencias simples a celdas de datos. En su lugar existe una funcin para este fin llamada: IMPORTARDATOSDINAMICOS(campo_datos; tabla_dinmica; campo1; elemento1; campo2; elemento2; ): Campo_datos: ttulo del nombre del dato a recuperar Tabla_dinamica: nombre de la TD (hoja y ref. una celda)

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Ver ejemplo: Lista de datos

10 Trabajar con listas de datos

Cualquier secuencia de celdas se puede tratar como si fuera una lista Para crear la lista: Botn derecho sobre cualquier celda de la TD Crear lista Marcar La lista tiene encabezados Aceptar Ya podemos usar el filtro creado automticamente Probemos que funciona filtrando slo Oceana Podemos usar la botonera Lista para: Oredenar, insertar, eliminar informacin Publicar la lista en un servidor Web Generar grficos Imprimir lista
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Ver ejemplo: Poblacin

10 Borrar las TD
Seleccionamos cualquier celda del interior de la TD Botn derecho del ratn / Seleccionar / Toda la tabla Botn derecho del ratn / Eliminar

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Ver ejemplo:

10 Campos de pgina
1. Haga doble clic en el campo de pgina 2. Haga clic en Avanzado.

Pers. elementos

3. Especifique si desea consultar los datos de cada pgina por separado o todas las pginas a la vez. 1. Si desea recuperar menos datos cada vez, haga clic en Consultar fuente de datos externa al seleccionar cada elemento dentro de Opciones de campo de pgina. Esta opcin es til si trabaja con bases de datos externas de gran tamao. 2. Si desea consultar con menos frecuencia, haga clic en Recuperar datos externos para todos los elementos. Esta opcin permite cambiar las pginas con ms rapidez. 4. Para bloquear un campo que est definido para consultar pgina por pgina, de modo que no pueda desplazarse a la fila , columna o rea de datos , active la casilla de verificacin Deshabilitar crear tablas a partir de este campo. Esta opcin impide que un campo se arrastre hasta otra rea, lo cual provocara la recuperacin de todos los datos. Diapositiva - 16
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