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ELABORADOPOR: NcleoGurico

SELECCINDELECTURAS

SISTEMA DE APRENDIZAJE AUTOGESTIONADO ASISTIDO


E L PRESENTE MATERIAL SE ENCUENTRA EN PROCESO DE EVALUACIN
FORMATIVA , AGRADECEMOS ENVIAR COMENTARIOS U OBSERVACIONES QUE PERMITAN LA OPTIMIZACIN DEL MISMO AL CORREO :

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MSc. Deysi Rodrguez A. Directora (e) de Innovaciones Educativas y Tecnolgicas

Lic. Antonia Ruiz Coordinador de Desarrollo Local de Innovaciones Educativas y Tecnolgicas Ncleo Gurico Ruiz, S. Guzman, R. Urbina, A. Delgado, M. Especialistas de Contenido

Lic. Alberto Aguilera Diseador Instruccionales

Lic. Adela Penichet Especialista de Redaccin y Estilo

UNEFA Direccin de Innovaciones Educativas y Tecnolgicas Av. La Estancia con Av. Caracas y Calle Holanda frente al Edificio Banaven (Cubo Negro), Chuao. Cdigo Postal 1061 Caracas, Venezuela saaa.unefa@gmail.com

NDICE DE CONTENIDO
TPICO
INTRODUCCIN UNIDAD 1: Fundamentos de Contabilidad Lectura N 1: La Contabilidad Lectura N 2: Principios de Contabilidad Lectura N 3: La Cuenta Lectura N 4: Clasificacin de las Cuentas Lectura N 5: Ecuacin Fundamental del Patrimonio UNIDAD 2: Disposiciones Legales Para el Registro Contable Lectura N 6: Actos de Comercio Lectura N 7: Libros de Contabilidad Lectura N 8: Documentos Mercantiles UNIDAD 3: Situacin Contable y Estados Financieros Lectura N 9: Estados Financieros Lectura N 10: El Balance General Lectura N 11: El Estado de Ganancias y Perdidas UNIDAD 4: Hoja de Trabajo Lectura N 12: La Hoja de Trabajo Lectura N 13: Asientos de Ajuste Lectura N 14: Cierre del Ejercicio Econmico

PGINA

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INTRODUCCIN
Bienvenidos amigos (as) Unefistas, a la Seleccin de Lecturas del curso de Contabilidad I. En esta seleccin encontrars los contenidos de los temas que aprenders a lo largo de tu curso. A continuacin, se presenta en forma grfica, las unidades que integran esta Seleccin de Lecturas:

Este curso ha sido concebido para brindarte algunas herramientas que te sern de utilidad, no slo durante el transcurso del Segundo Semestre, sino a lo largo de tu carrera dentro de la UNEFA, en tu formacin profesional y personal. En la Unidad 1: comenzaremos mostrndote los conocimientos bsicos de la Contabilidad, aquellos que por su aplicacin general son esenciales en cualquier sistema de informacin contable. As como tambin algo de historia. En la Unidad 2: te confrontamos con las Disposiciones legales del Cdigo de Comercio con respecto a los Actos de Comercio, la obligatoriedad de los libros de contabilidad y definiremos los Documentos Mercantiles, tipos y usos. La Unidad 3: detalla la estructura de cada uno de los Estados Financieros de una empresa tales como: Balance General y el Estado de Ganancias y Perdidas para su preparacin y presentacin. De esta manera, estars en capacidad de presentar de manera razonable la situacin financiera de una empresa en un periodo determinado. La Unidad 4: te muestra un instrumento que se utiliza para facilitar la elaboracin de los estados financieros como lo es la Hoja de Trabajo, su objetivo, estructura e importancia, as como tambin te indica como preparar los asientos de cierre de las cuentas de resultado. Recuerda que tendrs apoyo del docente/tutor(a). La idea es, no slo darte a conocer las bases y principios contables, sino tambin animarte a continuar investigando, con el fin de que aprendas cada da ms sobre la Contabilidad. Comienzas una nueva etapa, te deseamos mucho xito en el desarrollo de este curso y recuerda que cuentas con nosotros.

UNIDAD 1 FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD


LECTURA N 1: LA CONTABILIDAD
Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Fundamentos Bsicos de Contabilidad. Trabajo no publicado. UNEFA . ZARAZA.

Antecedentes Histricos En su desarrollo, la Contabilidad transita por la huella histrica del comercio y la industria: se estructura conforme al surgimiento y evolucin del crdito, la banca, la maquinizacin, las corporaciones mercantiles, las comunicaciones electrnicas; se liga a los fenmenos econmicos y a las innovaciones en los sistemas financieros; a los mtodos de la administracin y al cambio en la conceptualizacin de la sociedad; a los procedimientos empresariales y a la legislacin mercantil, laboral y fiscal. De ah que hacer una historia de la Contabilidad -y establecer su significado- tenga como referencia imprescindible la historia del comercio. Muy extenso pues, resulta el tema, si se consideran sus diversas manifestaciones a travs de las pocas histricas y del desarrollo de distintos pueblos. Por lo mismo, y conforme a los propsitos y alcances de esta obra, resulta pertinente slo una muy apretada sntesis, constituida en los siguientes prrafos. Las primeras manifestaciones de una rudimentaria contabilidad -afirma Federico Gertz Manero-, debieron ser posibles en cuanto fueron dadas tres condiciones bsicas: que el hombre hubiera formado un grupo social, que concurrieran actividades econmicas en nmero e importancia tal que fuera preciso llevar un testimonio de ellas y, finalmente, que se dispusiera de un medio para conservar la informacin narrativa de los hechos (escritura) y que, a la vez, permitiera registrar cifras en trminos para establecer medidas y unidades de valor. Bajo este supuesto, resultan comprensibles los indicios de algn tipo de contabilidad en diversos grupos humanos, desde pocas muy antiguas. Gertz Manero seala que en el estado actual del conocimiento, se tiene la certeza de que la prctica contable por partida simple como actividad generalizada, era un hecho seis mil aos antes de Cristo (a.C.), tanto en Egipto como en Mesopotamia, y que los primeros vestigios de actividad bancaria se sitan entre los 5.400 y los 3.200 aos a.C. en el Templo Rojo de Babilonia. Definicin de Contabilidad La contabilidad es una disciplina que tiene por objeto registrar las transacciones de carcter financiero, efectuadas por una entidad y, con base en dicho registro, suministrar informacin financiera estructurada en forma tal que sea til a los administradores de la entidad y a otros interesados en ella. Son transacciones financieras aquellas en que se involucran recursos financieros, entendiendo por stos los recursos susceptibles de propiedad y comercio. 5

La Contabilidad no considera las transacciones que no son en lo absoluto financieras; pero cuando alguna operacin, adems de tener otras caractersticas o efectos, significa de alguna forma movimiento de recursos financieros, esta parte de la transaccin es registrada por la contabilidad. Para el registro contable se utiliza como unidad de medida y valor a la moneda, porque es la forma ms prctica para cuantificar los efectos de las transacciones financieras y para comprender el significado de la informacin financiera. A pesar de algunas limitaciones, que bajo ciertas circunstancias pueda tener, hasta la fecha no se ha encontrado un medio de expresin cuantitativa que pueda sustituir ventajosamente a la unidad monetaria para los propsitos de la contabilidad. El registro contable se emplea no slo en los negocios, sino tambin en asociaciones y sociedades civiles, agrupaciones de carcter cultural, cientfico o deportivo, sindicatos, gobiernos, etc.; todas ellas son empresas en el sentido amplio del trmino, pero debido a que muchas veces a ste se le considera el significado de negocio, en la definicin de contabilidad resulta preferible utilizar la palabra entidad. El producto resultante de la Contabilidad es la informacin financiera. Conviene aclarar que esto es diferente a informacin econmica. Ciertamente, determinados fenmenos econmicos tienen su repercusin en la Contabilidad, pero sta registra nicamente los efectos financieros de tales fenmenos, es decir en lo que afectan al movimiento de recursos financieros o a los valores monetarios de stos. La informacin financiera, si bien es el producto ltimo del proceso de registro contable, no es un fin en s misma. Si as fuera, la contabilidad no sera ms que un relato histrico, un testimonio de hechos pasados, sin consecuencias posteriores. Por lo contrario, la Contabilidad es un medio, un instrumento para determinados propsitos: administrar en mejor forma los recursos financieros de las empresas, y guiar toda una gama de decisiones relacionadas con stas. En consecuencia, para que sea til a estos propsitos, necesita de una serie de tcnicas para que el registro sea eficiente; de un conjunto de criterios, reglas de valuacin y presentacin, as como de otros elementos debidamente estructurados, que constituyen la teora o doctrina contable. La valuacin de partidas, su agrupacin y clasificacin, la forma de presentar la informacin de resumen y de detalle, etc., lejos de ser arbitrarios, se establecen con la clara perspectiva de que la informacin financiera tenga significado, sea comparable, y que se facilite su anlisis e interpretacin. Los Directores y dems funcionarios de las empresas, los inversionistas y todas aquellas personas que de un modo u otro utilizan la informacin contable, deben estar debidamente compenetrados de los mtodos, criterios y reglas que norman a la Contabilidad, con el fin de aprovechar eficazmente la informacin financiera que deriva de ella. En las empresas modernas no es factible mantener una administracin apropiada si no se cuenta con informacin financiera oportuna y de buena calidad, o no se dominan las bases sobre las que dicha informacin est preparada. 6

Sin la informacin financiera confiable, es imposible la existencia de una administracin profesional; las empresas importantes de la poca moderna ya no pueden atenerse a una direccin emprica, pues tal cosa equivale a que su xito o fracaso dependa en gran parte del azar. En cuanto a la funcin social de la Contabilidad, debe mencionarse que dicha disciplina se ha estructurado como un instrumento que contribuya a la eficiencia en el uso de los recursos, tanto de aquellos cuyo manejo est encomendado a los particulares como los que son administrados por el Estado. Esta funcin es de gran importancia para cualquier pas, con mayor razn para sociedades en que prevalecen las carencias y desigualdades econmicas y sociales. Pero hay que insistir en que la Contabilidad no puede realizar este fin por s misma, por lo que su funcin social slo puede cumplirse si se emplea con ese sentido. sta es una responsabilidad no slo de los contadores pblicos que adems de disear los sistemas de informacin, hacen uso de ellos dentro de las actividades propias de su profesin, sino tambin de los licenciados en administracin, licenciados en relaciones industriales, economistas, polticos y toda suerte de personas, profesionales o no, que dentro de entidades privadas o pblicas tengan encomendada la administracin total o parcial de los recursos financieros. De ah la importancia de que quienes, en una u otra forma, adquieran conocimientos de Contabilidad, estn plenamente conscientes de que deben emplearla, junto con otros muchos medios, para promover la justicia social, utilizando esos instrumentos no slo bajo las normas de una estricta tica profesional, sino tambin con el compromiso y sentido de la tica social. Otras Definiciones de Contabilidad La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situacin econmica y financiera de la empresa. Esta informacin resulta til para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios. Objetivos de La Contabilidad La Contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada, en base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un este privado o pblico. Para lo cual: 1. Registra, en base a sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. 2. Clasifica las operaciones registradas, como un medio para obtener su fin. 7

3. Resume la informacin obtenida, resaltando los hechos ms importantes ocurridos en el patrimonio. 4. Interpreta los resmenes con objeto de proporcionar informacin razonada. De acuerdo con el fin principal de la contabilidad, la informacin suministrada deber cumplir dos objetivos: a) administrativos; b) financieros. a) Contabilidad Administrativa: La contabilidad administrativa se planear para proporcionar informacin a los usuarios internos con el objeto de suministrar y facilitar a la administracin interna la planificacin, toma de decisiones y el control de las operaciones. En consecuencia abarcar informacin histrica, presente y futura de cada uno de los diferentes departamentos en que pudiera estar subdividida la organizacin interna de una empresa. b) Contabilidad Financiera: La contabilidad financiera se planear para proporcionar informacin a usuarios externos como podran ser: acciones actuales y potenciales, acreedores diversos, proveedores, empleados, organismos gubernamentales, etc., de las operaciones realizada por un ente, principalmente en el pasado y es por ello que tambin se le podra denominar contabilidad histrica. No obstante, de acuerdo con el principio de revelacin suficiente, como veremos a su debido tiempo tambin deber informar, por medio de notas, de operaciones futuras que puedan influenciar en la informacin suministrada en los estados financieros. Importancia de la Contabilidad y su relacin con otras ciencias Puede decirse que no hay dudas sobre la importancia de la Contabilidad pues est ms que demostrado, especialmente en las grandes instituciones comerciales e industriales (al igual que en las pblicas), las cuales estn absolutamente convencidas que para obtener un mayor rendimiento, productividad y aprovechamiento de su patrimonio es imprescindible la informacin contable. La administracin, para ser dinmica y eficiente, precisar de la ayuda de la Contabilidad pues siendo la base primordial de la primera crear riquezas, tanto materiales como inmateriales, necesitar de informaciones razonadas relacionadas con su gestin con objeto de tomar sus futuras decisiones en forma tcnica, razonada y eficiente. La Contabilidad, para suministrar estas informaciones razonadas, se relaciona con diversas disciplinas del saber humano. Las ms importantes son: El Derecho, la Economa, la Ingeniera y la Estadstica. En Derecho: son varias las ramas del Derecho relacionadas con la Contabilidad. Entre las ms importantes tenemos: a) Derecho Mercantil: En algunos de sus artculos regula, especficamente, la obligatoriedad de los libros de Contabilidad, algunos de los requisitos y formalidades que deben cumplir stos, lo mismo que algunas disposiciones relacionadas con la formacin de Balances de las Sociedades Comerciales, entre otros.

b) Derecho Civil: Regula la propiedad de los bienes, formas de adquirirlos, contratos de compra y venta, disposiciones sobre hipotecas, prstamos a inters, etc. c) Derecho Laboral: Es de suma importancia para la Contabilidad algunos de los artculos relacionados con las prestaciones sociales y participacin en los beneficios de las empresas por parte de sus empleados. d) Derecho Tributario: El moderno Derecho Tributario ha establecido unas series de normas relacionadas, especficamente, con la metodologa contable al exigirla adaptarse a ciertas normas y requisitos en cuanto a comprobantes y libros de contabilidad obligatorios para su declaracin de rentas. En Economa: Constituyendo el principal objeto de la Economa, el estudio de la riqueza para satisfacer las necesidades humanas y siendo uno de los objetos de la Contabilidad la de registrar los costos de la produccin y valoracin de esas riquezas, es fcil de comprender la ntima relacin entre la Economa y la Contabilidad. Ingeniera: En su rama de Ingeniera Industrial, tiene una relacin directa con la Contabilidad, al controlar sta los costos de produccin en el proceso fabril, en el cual influye de una manera directa la determinacin del costo y depreciacin de los equipos industriales de produccin. Estadstica: Aunque la Contabilidad acta con datos precisos y aspira a la exactitud matemtica y la Estadstica trabaja con aproximaciones, tendencias o estimaciones, en algunas ocasiones, la Contabilidad, recurre a la Estadstica para analizar algunos fenmenos emanados de hechos individuales con el fin de obtener conclusiones generales.

Aprovechando los conocimientos previos que tienes sobre este tema, te invitamos a realizar la actividad N 1 de la Gua Didctica.

Lo mejor que podemos hacer por otro no es slo compartir con l nuestras riquezas, sino mostrarle las suyas. Benjamin Disraeli (1766-1848)

LECTURA N 2: PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD


Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Fundamentos Bsicos de Contabilidad. Trabajo no publicado. UNEFA . ZARAZA.

Introduccin
Creo conveniente advertirle que partiremos de la premisa que los principios de contabilidad son guas de orientacin y accin y nunca verdades fundamentales. Las normas o principios de contabilidad se refieren a conceptos bsicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior. Su misin es la de establecer delimitaciones en los entes econmicos, las bases de la cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin financiera. No tienen la fuerza de una ley o reglamento y no existe cdigo alguno que obligue a su fiel cumplimiento. No obstante, si bien no tienen autoridad formal, son generalmente aceptados por todos los contadores con la suficiente tica profesional, debido a su indiscutible conveniencia para la respetabilidad y prestigio de la profesin de contador o auditor. Han pasado muchas aguas bajo los puentes desde que el monje franciscano Fray Lucas Pacciolo, en 1494, leg a la posterioridad la primera obra escrita conocida por el hombre los principios de la contabilidad por partida doble. No hay deudor sin acreedor y en consecuencia, la suma de las cantidades anotadas en el debe de las cuentas han de ser iguales a las sumas de las cantidades anotadas en el haber. Los descubrimientos geogrficos, la lucha por la posesin de las colonias y el dominio de los mares con sus correspondientes riesgos, dio lugar, en el siglo XVII, a la creacin de las sociedades por acciones. La revolucin industrial del siglo XIX, ante la necesidad de la informacin de grandes capitales, dio origen al nacimiento de nuestras actuales sociedades annimas. Estos acontecimientos econmicos, financieros y sociales exigieron a la contabilidad nuevas reglas y normas en la preparacin de los informes contables destinados a los accionistas, a futuros inversores y acreedores. En principio no exista ningn organismo tcnico o gremial con la suficiente autoridad moral para la fiscalizacin de las reglas contables. Los contadores mantenan su vigencia en base a un acuerdo de caballeros. Parece ser que uno de los primeros acuerdos escritos que regulaba la Ley de Contadura Pblica y los principios de contabilidad de aceptacin para los pertenecientes a ese gremio se promulgaron en New York en el ao 1896. En el presente siglo, despus de la primera guerra mundial, una gran parte del podero econmico europeo, liderizado por Inglaterra, pas a los Estados Unidos de Norte Amrica. El acuerdo de caballeros que mantenan los contadores y el incipiente gremio de auditores, comenz a resquebrajarse ante la coaccin de algunos inescrupulosos ductores de las empresas norteamericanas y en el ao 1929, acaeci el gran derrumbe (crash) de la Bolsa de Valores de New York, ocasionando una de las mayores crisis socio-econmicas a nivel mundial. Suele decirse no hay mal que por bien no venga y ello se cumpli en lo referente a los principios 10

de contabilidad, pues despus de acaecido ese lamentable hecho histrico, comenzaron a dictarse una serie de leyes estatales, en casi todos los pases, referentes a las sociedades annimas y bolsas de valores, que proporcionaban a los auditores unos poderes extraordinarios como fiscales y guardianes de los principios de contabilidad. En los Estados Unidos de Norte Amrica la Securities Act de 1933, oblig a las sociedades annimas a revisiones independientes por auditores externos, que deban certificar si los estados financieros presentados a los accionistas cumplan con los principios de contabilidad generalmente aceptados. La Securities and Exchange Commissin. (Comisin de Bolsas de Valores), organismo estatal, es el responsable del fiel cumplimiento de una serie de leyes que regulan la presentacin de los estados financieros de las empresas cuyas acciones se vendan en las bolsas de valores. Los Principios de Contabilidad en Venezuela La Ley de Ejercicio de la Contadura Pblica fue aprobada por el Congreso Nacional el da 04 de septiembre de 1.973. Unos pocos das antes, el 14 de agosto del mismo ao, la Comisin Nacional de Valores aprob las Normas para la Elaboracin de los Estados Financieros de las Entidades Regidas por la Ley de Mercado de Capitales. Es decir, los dos organismos de mayor jerarqua en cuanto a la promulgacin y fiscalizacin de los principios de contabilidad an son muy jvenes y es por ello que la Federacin de Contadores Pblicos de Venezuela, en su boletn de Publicaciones Tcnicas, N3, al referirse a las Normas Bsicas y Principios de Contabilidad de aceptacin general, entre otras cosas, manifiesta: Los pases que en nuestra opinin han desarrollado en forma escrita un cuerpo de normas y principios, que reflejan la prctica aplicada en el continente americano y que se cien a los postulados bsicos de contabilidad del Congreso Mundial de Conferencias Interamericanas han sido los Estados Unidos y Mxico. Por consiguiente opinamos que mientras nuestro gremio no emita pronunciamientos expresos sobre principios de contabilidad, que se basen en serios y profundos estudios sobre la materia y consultas con los entes econmicos del pas, nos guiaremos, por analoga, por los principios de contabilidad aceptados en Mxico y publicados en los boletines de la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. (IMCP). ...En los casos en que no existan principios o reglas particulares, expresamente mencionados por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, nos guiaremos por los pronunciamientos del American Institute of Certified Public Accountants (Instituto Americano de Contadores Pblicos) y por la Financial Accounting Standars Board (Junta de Normas de Contabilidad Financiera). La Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela est afiliada al Comit Internacional de Principios de Contabilidad. En nuestro pas las instituciones bancarias y las de seguros debern adaptar su contabilidad de acuerdo al cdigo de instrucciones que para este tipo de empresa establezca el Ejecutivo nacional por medio de la Superintendencia de Bancos.

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Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Los principios de contabilidad de aceptacin general son un cuerpo de doctrinas asociadas con la contabilidad, que sirven de explicacin de las actividades corrientes o actuales y como gua en la seleccin de convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la Contadura Pblica en el ejercicio de las actividades que le son propias, en forma independiente de las entidades analizadas y que han sido aceptados en forma general y aprobados por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela auscultados a travs de su Comit Permanente de Principios de Contabilidad. Entre los principios de contabilidad ms aceptados se encuentran: Principio Bsico 1. Principio de Equidad Principio fundamental que debe orientar la accin del profesional contable en todo momento. En contabilidad, ante el hecho de que intereses particulares se encuentren en conflicto, el profesional contable deber hacer primar este principio. De esto se desprende que la evaluacin contable de los hechos que constituyen el objeto de la contabilidad, y se refiere a que la informacin contable debe prepararse con equidad respecto a terceros y a la propia empresa, a efecto de que los estados financieros reflejen equitativamente los intereses de las partes y que la informacin que brindan sea lo ms justa posible para los usuarios interesados, sin favorecer o desfavorecer a nadie en particular. Principios dados por el medio socio-econmico 1. Ente. Los estados financieros estn referidos siempre a un ente u organizacin. En el ente o empresa que produce Estados financieros el dueo o propietario es considerado como un tercero. El concepto de ente es distinto al de persona ya que una misma persona puede llevar los estados financieros de varios entes de su propiedad terreno. Considera la personificacin de la empresa, es decir la independencia econmica de los accionistas, acreedores, deudores, etc. El contador lleva el capital que se aporta a la empresa que pertenece a sta y slo las utilidades o prdidas lo modifican; no as los retiros en efectivo o su equivalente para los gastos personales del dueo. 2. Bienes econmicos Los estados financieros estn referidos a bienes econmicos, es decir, bienes materiales e inmateriales susceptibles de ser valuados econmicamente. Se refiere a los activos que posee una empresa; estos son derechos de propiedad tangible e intangible, que sirven para realizar operaciones transaccionales. 12

3. Unidad de medida Para reflejar el patrimonio de una empresa mediante los estados financieros, es necesario elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad. Generalmente, se utiliza como comn denominador a la moneda que tiene curso legal en el pas en que funciona el ente o empresa. Slo los acontecimientos econmicos se registran en los libros de contabilidad en trminos monetarios, quedando excluidos los diversos sucesos que no puedan valorizarse econmicamente. El dinero se utiliza como unidad de medida para la presentacin de los estados financieros 4. Empresa en marcha Este principio implica la permanencia y proyeccin de la empresa en el mercado, no debiendo interrumpir sus actividades, sino por el contrario deber seguir operando de forma indefinida. Implica continuidad de la empresa, o sea, seguir funcionando. Toma la empresa en proyeccin de futuro en funcionamiento. La Empresa entra en vigencia una vez que se registran sus actividades financieras. 5. Perodo La empresa se ve obligada a medir el resultado de su gestin, cada cierto tiempo, ya sea por razones administrativas, legales, fiscales o financieras. Al tiempo que emplea para realizar esta medicin se le llama periodo, el cual comprende de doce meses, y recibe el nombre de ejercicio. Llamado tambin Periodo contable, ejercicio contable o ejercicio econmico. El estudio referente a los estados financieros debe supeditarse a un periodo fiscal corto: esto nos dar una mejor visin de la empresa para una oportuna toma de decisiones en el futuro. En forma general, las empresas tienen un larga vida y estn en marcha, y probablemente los resultados definitivos de la inversin en una empresa se conocern cuando sta culmine sus actividades. Sin embargo, seria impensable esperar que se acabe la empresa para conocer los resultados de las operaciones realizadas por la institucin. Principios que hacen a las cualidades de la informacin 1. Objetividad Los cambios en el activo, pasivo y en la expresin contable del patrimonio neto, se deben conocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar dicha medida en trminos monetarios. Las modificaciones en el inventario se deben registrar tal cual es la operacin en los libros de contabilidad, para medirlos objetivamente en trminos monetarios y as no hacer distorsiones en la realidad de los registros contables.

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2. Prudencia Ante la circunstancia de tener que elegir entre dos valores, el contador debe optar por el ms bajo, minimizando de esta manera la participacin del propietario en las operaciones contables. Este principio general se puede expresar diciendo: "Contabilizar todas las prdidas cuando se conocen, y las ganancias solamente cuando se hayan percibido". Una mala interpretacin de este principio puede llevar a una exageracin y por ende a una mala aplicacin del principio contable, resultando una incorrecta presentacin de la situacin financiera en el resultado de las operaciones contables, hasta incluso llegar a modificar el concepto contable del valor. Este principio es tambin llamado criterio conservador. Ante el hecho que el contador se encuentre entre dos o ms caminos razonables a seguir, deber optar por el que muestre la menor cifra de dos valores de activos relativos a un partida determinada; o ante el caso de registrar una operacin la ste la har de modo que la participacin del propietario sea la menor posible. Ignorar las utilidades no realizadas y considerar eventuales perdidas. 3. Uniformidad Tanto los principios generales como las normas particulares -principios de valuacin- que se utilizan para la formulacin de los estados financieros deben ser aplicados uniformemente de un periodo a otro. Esto permitir una mejor comparacin de los estados financieros en los diversos periodos de una empresa en marcha. En caso de cualquier cambio relevante en la aplicacin de los principios generales y normas particulares, que afecte la presentacin de los estados financieros, se debe sealar por medio de una nota aclaratoria. Este principio seala que las empresas al hacer uso de un mtodo para la presentacin de los estados financieros, debern ser consecuentes con el mismo. Logrando uniformidad en la presentacin de la informacin expuesta en los registros contables de un periodo a otro. Si una empresa realiza cambios frecuentes en el mtodo que utiliza en cada periodo corto, dificultara la interpretacin y comparacin de los estados financieros; as como tambin, mostrar variaciones notables en los resultados presentados. 4. Significacin o Importancia Relativa En la aplicacin de los principios contables y normas particulares se debe actuar necesariamente con sentido prctico. Esto quiere decir, que ante el hecho que se den situaciones de mnima importancia, stas se dejaran pasar por alto. No existe acuerdo que determine la lnea exacta que separe los hechos de importancia de los que no la tienen, dejando de esta manera la decisin al juicio y sentido comn del profesional contable. El contador deber pasar por alto situaciones que no revistan demasiada importancia, aplicando el mejor criterio de acuerdo a las circunstancias teniendo en cuenta diversos factores, como el efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o en el resultado de las operaciones.

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5. Exposicin La informacin contable en los Estados Financieros debe estar expuesta en forma clara para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren. La informacin contable debe ser clara y comprensible para juzgar e interpretar los resultados de operacin y la situacin de la empresa. 6. Principio de Partida doble Existen axiomas contables que son la base del funcionamiento del sistema, dichos axiomas son la definicin de los saldos: Los ACTIVOS tienen SALDO DEUDOR. Los PASIVOS Y EL PATRIMONIO tienen Saldo ACREEDOR.

Este Principio responde a las siguientes normas: Quien recibe es deudor y quien entrega es acreedor. No hay deudor sin acreedor y no hay acreedor sin deudor. Todo valor que entra debe ser equivalente a todo el que salga. Todo valor que entra debe salir por la misma cuenta. Las perdidas se debitan y las ganancias se acreditan.

Principios de fondo o valuacin 1. Valuacin al costo Este principio establece que los activos de una empresa deben ser valuados al costo de adquisicin o produccin, como concepto bsico de valuacin; asimismo, las fluctuaciones de la moneda comn denominador, no deben incidir en alteraciones al principio expresado, sino que se harn los ajustes necesarios a la expresin numeraria de los respectivos costos, por ejemplo ante un fenmeno inflacionario. Es un concepto fundamental de la contabilidad, que dicta registrar los activos al precio que se pag por adquirirlos. sta es una base ms segura que el intento de estimar valores actuales. 2. Devengado En la aplicacin del principio de "devengado" se registran los ingresos o gastos en el periodo contable al que se refiere, a pesar de que el documento sustentatorio tuviera fecha del siguiente ejercicio o que el desembolso pueda ser hecho todo o en parte en el ejercicio siguiente. Este principio elimina la posibilidad de aplicar el criterio de la "percibido" para la atribucin de resultados. Este ltimo mtodo se halla al margen de los PCGA. Los servicios o bienes utilizados o consumidos en el ejercicio, aunque no hayan sido cancelados, ni siquiera se conozca exactamente el monto a pagar, obliga a su registro 15

formulando un asiento de ajuste, lo que podra a su vez implicar que se afecte a gastos del ejercicio o del siguiente. Devengar significa reconocer y registrar en cuentas a determinada fecha eventos o transacciones contabilizables, como intereses por cobrar sobre un prstamo concedido, remuneraciones vencidas pendientes de pago, regalas por remesar, depreciacin de activos fijos, etc. El trmino devengado se aplica sobre todo a los servicios ms que a los activos adquiridos. 3. Realizacin Los resultados econmicos deben computarse cuando sean realizados, es decir, la utilidad se obtiene una vez ejecutada la operacin mercantil, no antes. El concepto realizado, o tambin llamado percibido, est relacionado con el de devengado. Se debe considerar una compra o una venta como efectuada una vez realizada la operacin econmica con otros entes sociales u actividades econmicas. Los resultados econmicos solo se deben computar cuando se han realizado, es decir, cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Se debe establecer con carcter general que el concepto "realizado" participa del concepto de "devengado".

Aqu te presentamos los principios de contabilidad mas utilizados en Venezuela, pero te invitamos a indagar an ms sobre ellos, en las normas DPC (Declaracin de Principios de Contabilidad), donde encontrars los Principios aplicables a los estados financieros de las empresas.

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LECTURA N 3: LA CUENTA
Adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Fundamentos Bsicos de Contabilidad. Trabajo no publicado. Zaraza: UNEFA.

La Cuenta
La cuenta representa la unidad bsica de la Contabilidad. Podra definirse como el medio o instrumento contable a travs del cual son registradas las operaciones de acuerdo con su naturaleza, y donde se refleja el movimiento de todo lo que recibi y todo lo que entreg esa cuenta. Tales movimientos reflejarn los aumentos y disminuciones que va experimentando el elemento que controla cada cuenta. Forma y Contenido de una Cuenta La forma en que se puede presentar una cuenta y su contenido es muy variada, dependiendo fundamentalmente del sistema de contabilidad que se haya implementado y de si los registros se vienen haciendo en forma manual o se estn utilizando computadoras. En todo caso, y en trminos generales, a continuacin se muestra la expresin grfica de una cuenta: (1) NOMBRE (2) FECHAS (3) DESCRIPCIN (4) REF (5) DEBE (6) HABER (7) SALDO

Como puede observar, consiste en un rayado en forma de columnas, cada una de las cuales tiene un objetivo. Expliquemos a continuacin la funcin que cumple cada seccin de una cuenta. 1. Nombre de la Cuenta Es la identificacin concreta que se le da a cada cuenta, con lo cual son alcanzados dos objetivos:
a) Lograr diferenciar unas cuentas de otras. b) Indicar la naturaleza de las operaciones que sern registradas en cada una de ellas.

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Las cuentas son Instrumento de representacin y medida de cada elemento patrimonial. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Todas las cuentas son iguales en cuanto a su estructura, por lo tanto, para diferenciarlas unas de otras, a cada cuenta le daremos un ttulo (un nombre) que indicar la naturaleza del contenido al cual han de referirse las anotaciones que efectuemos en ella. Las cuentas mas utilizadas son: CAJA: Es utilizada para controlar el dinero que entre y salga de la empresa. BANCO: Es utilizada para controlar el movimiento de dinero que se haga a travs de los bancos. CUENTAS POR COBRAR: A travs de la cual sern controladas las deudas que los clientes han adquirido con la empresa por las ventas a crdito que se les ha hecho. VEHICULOS: Se utiliza para registrar y controlar los vehculos que la empresa compre. CUENTAS POR PAGAR: En ella se registrarn las deudas que la empresa contraiga con terceros. Y as sucesivamente. Cada cuenta va a tener un nombre propio que la va a diferenciar de las dems, lo cual nos permitir, en cualquier momento, escoger aqulla idnea en la que se registrarn las transacciones que, por su naturaleza, deben ser procesadas en tal cuenta. 2. Fecha En esta columna se anotar la fecha en la que se est registrando la transaccin. 3. Descripcin Ms amplia que las dems, se describirn en esta columna algunos detalles de la transaccin en forma muy breve. 4. Referencia Esta columna, generalmente la ms estrecha, se utiliza para cruzar informacin con otros libros de contabilidad. 5. Debe Es la suma de todas las partidas que el contador ha registrado en la columna encabezada con ese concepto. 6. Haber Es la suma de todas las partidas que el contador haya registrado en esa columna. 7. Saldo Viene dado por la diferencia que exista entre el debe y el haber, o entre el haber y el debe. Es decir, a la cifra mayor se le resta la menor y el resultado ser el Saldo. Ejemplo: 18

CAJA FECHAS DESCRIPCIN REF DEBE 100 150 200 HABER SALDO 100 250 450

Noviembre 10 Ingreso en efectivo Noviembre 11 Ingreso en efectivo Noviembre 11 Ingreso en efectivo Noviembre 12 Cancelacin de recibo en efectivo Noviembre 13 Cancelacin de recibo en efectivo

80 120 450 200

370 250 250

Como ha podido observar, el rayado mediante el cual se expresa grficamente una cuenta, es sencillo y fcil de comprender. No obstante, con el fin de hacer ms dinmicas las explicaciones, en lo adelante, cuando vayamos a explicar algo relacionado con la cuenta, slo utilizaremos la parte de ese rayado en la que se registra el debe y el haber. Es decir, utilizaremos una cuenta en forma de T. Primeramente dividiremos las Cuentas en dos grupos: Las Cuentas "reales" comprenden el activo, el pasivo y el capital lquido de una negociacin, y puesto que forman parte integrante del balance general, se les denomina cuentas del balance General. Son aquellas que representan BIENES, DERECHOS u OBLIGACIONES de la empresa, determinando su Patrimonio. Ejemplos: Maquinara, Caja, Cuentas por Cobrar, Mercancas, Efectos por Pagar, entre otros. Las cuentas "nominales" registran los egresos e ingresos del comerciante y como se usan para formular el estado de Ganancias y Prdidas. Son las que indican los EGRESOS e INGRESOS de la empresa. Es decir: las que controlan los Gastos y Beneficios (Prdidas y Ganancias) y determinan las disminuciones o aumentos del Patrimonio. Ejemplos: Gastos de Ventas, Gastos de Administracin, Intereses Ganados. Cargar Debitar Adeudar Significa, anotar una cantidad en el DEBE de una cuenta. Las cuentas REALES, se cargan cuando RECIBEN. Las cuentas NOMINALES o de RESULTADOS, se cargan cuando representan gastos-perdidas (disminucin del Patrimonio). Abonar Acreditar Significa, anotar una cantidad en el HABER de una cuenta.

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Las cuentas REALES, se abonan cuando ENTREGAN. Las cuentas NOMINALES o de RESULTADOS, se abonan cuando representan INGRESOSGANANCIAS (aumentan el Patrimonio). Convenio de Cargo y Abono y Sistema de Partida Doble Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotacin en el Debe. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotacin en el Haber. En las cuentas de activo, cuanto ste aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando ste aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan. El sistema de Partida Doble consiste en que en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos y los abonos efectuados deben ser iguales, en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicacin de recursos que tuvieron una fuente definida. Muy simple: 1. Si en la operacin intervienen bienes, derechos u obligaciones se registrar en las cuentas REALES. 2. Si la operacin representa un egreso o un ingreso (Prdidas o Ganancias), se registrar en las cuentas NOMINALES o de RESULTADOS. 3. S en la operacin intervienen bienes, derechos u obligaciones y al mismo tempo egresos e ingresos, se registrar en cuentas Reales y en cuentas Nominales. En cualquiera de los casos usted se har las preguntas siguientes: 1. Quin RECIBE? - Busque el bien, derecho u obligacin y CARGUE a la cuenta que lo controla. 2. Quin ENTREGA? - Busque el bien, derecho u obligacin y ABONE a la cuenta que lo controla. 3. Representa un EGRESO? - Busque la cuenta que controla esta clase de egreso y CRGUELE. 4. Representa un INGRESO? - Busque la cuenta que controla esta clase de ingresos y ABNELE. Ejemplos: El 31 de Enero, el Sr. Juan Prez, cliente, nos compr mercancas a crdito por Bs. 30,00, segn Factura 201 a 30 das.

Quin recibe? - El Sr. Juan Prez. Quien recibe es deudor, luego el Sr. Juan Prez es el deudor. Cargaremos en su cuenta los Bs. 30,00- que ha recibido. (Anotaremos en el DEBE).

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Juan Prez

DEBE 30,00 (Recibe)

HABER

El 25 de Enero, el Sr. Prez, nos pag Bs. 5,00, en efectivo, a cuenta de los Bs. 30,00, que nos adeuda.

Nos preguntaremos: Quin entrega? La respuesta ser: el seor Prez. El que entrega es ACREEDOR, por lo cual le abonaremos en su cuenta los Bs. 5,00 que entreg, (anotarle en el HABER). (Sabemos que anotamos en el HABER todo lo que entregue el titular de la cuenta). Su cuenta aparecer as: Juan Prez DEBE 30,00 5,00 (Entrega) HABER

El 03 de Febrero, nos pag Bs. 15,00.

Qu har usted? Juan Prez DEBE 30,00 5,00 15,00 (Entrega) HABER

El 05 de Febrero. Nos compr Bs. 10,00 de mercancas a pagar en 30 das, factura 324.

Nos haremos la conocida pregunta. Quin recibe? El Sr. Prez recibe Bs. 10,00 de mercancas. Sabemos que quien recibe es DEUDOR, entonces cargaremos en su cuenta los Bs. 10,00.

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Juan Prez DEBE 30,00 5,00 15,00 10,00 (Recibe) El da 08 de Febrero. De la ltima mercanca vendida al Sr. Prez, factura 324, ste nos devuelve parte de la misma por encontrarse en malas condiciones, por un valor de Bs. 3,50. HABER

Qu hara usted?, Cargara o abonara a la cuenta? No creo que tenga duda. Sabe que la cuenta se ABONA cuando el titular ENTREGA ALGO. El Sr. Prez entreg Bs.3,50 de mercancas; luego no hay duda: ABONAREMOS EN SU CUENTA.

Juan Prez DEBE 30,00 5,00 15,00 10,00 3,50 (Entrega) HABER

El da 15 de Febrero. La primera deuda de Bs.30,00- que deba el Sr. Prez ha vencido y, como sabemos, solamente abon Bs.20,00 a cuenta de la misma (Bs. 5,00.- la primera vez y Bs. 15,00.- la segunda), por cuyo motivo le hemos manifestado que CARGAREMOS EN SU CUENTA Bs. 0,10.- por intereses Moratorios y le concedemos 30 das ms para terminar de cancelar su deuda.

Juan Prez DEBE 30,00 10,00 (Recibe) 0,10 HABER 5,00 15,00 3,50

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Saldo No es suficiente con cargar o abonar una cuenta; llega un momento en que deseamos conocer la situacin del titular. Supongamos que el Gerente de la empresa nos preguntar si el Sr. Prez nos debe o le debemos algn dinero. Para contestar esta pregunta necesitaremos conocer el SALDO de la cuenta. Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre su Debe y su Haber. El saldo ser DEUDOR cuando el Debe es mayor que el Haber, en caso contrario se llamar saldo ACREEDOR. El saldo es el valor residual que posee una cuenta, dependiendo del movimiento contable que tenga, su saldo ser deudor o acreedor. Juan Prez DEBE 30,00 5,00 15,00 10,00 3,50 SumaDebe 0,10 40,10 SumaHaber 23,50 HABER

40,10 - 23,50= 16,60 Saldo de la Cuenta Juan Prez (Saldo Deudor) El Saldo de una cuenta puede ser: a) Saldo Deudor: Se dice que una cuenta tiene saldo deudor cuando ocurra que el debe es mayor que el haber. b) Saldo Acreedor: El saldo de una cuenta se dice que es acreedor cuando ocurra que el haber es mayor que el debe. c) Saldo Cero: El saldo de una cuenta se dice que es cero o que no tiene saldo, cuando se d el caso que el debe sea igual al haber. Saldo Constante En la vida prctica encontrar que, especialmente en las cuentas auxiliares, se llevan con el saldo continuado o constante. Es decir: en todo momento tendr el saldo de la cuenta sin necesidad de sumar las cantidades del Debe y del Haber para obtener su diferencia o saldo. Para esto, deber tener presente las reglas siguientes: 1. Debe con Debe. Lgicamente, se sumar y el saldo ser DEUDOR. 2. Debe con Haber. Se resta. Si el Debe es mayor que el Haber, el saldo ser Deudor. Si el Haber es mayor que l Debe, el saldo se ser Acreedor. 3. Haber con Haber. Lgicamente, se sumar y el saldo ser ACREEDOR. 4. Haber con Debe. Se resta y seguir el mismo orden que el indicado en el punto 2. 23

Actualmente, la mayora de las empresas, llevan el registro de las cuentas en hojas de clculos computarizadas, las cuales, automticamente, obtienen el saldo constante. Ejemplo: JUAN PEREZ FECHAS Enero Enero CONCEPTOS DEBE 30,00 5,00 15,00 10, 3,50 0,10 HABER SALDO 30,00 25,00 10,00 20,00 16,50 16,60

03 Ventas a Crdito, Fact. 201, a 30 das 25 Abon a cuenta, Fact. 201

Febrero 03 Abon a cuenta, Fact.201 Febrero 05 Ventas a Crdito, Fact. 224, a 30 das Febrero 08 Devolucin mercancas, Fact. 224 Febrero 15 Nota Cargo 125. Intereses Moratorios

Cuentas Principales o Generales y Cuentas Auxiliares Las Cuentas Principales o Generales son aquellas que agrupan y controlan a otras cuentas de su misma naturaleza llamadas auxiliares. Tenemos cuentas que siendo semejantes a las otras (titulo - debe - haber) les damos jerarqua superior (Cuentas Principales) con el objeto de que controlen a las de una jerarqua inferior (Cuentas Auxiliares). Supongamos que tenemos 4,00, clientes. Para controlarles, le abriremos una cuenta a cada uno de ellos. Es decir: solamente para los clientes, tendremos abiertas 4,00, cuentas. Si el gerente de la empresa nos preguntara Cunto deben los clientes? Para poder sumar con exactitud tendramos que sumar las 4,00 cuentas de los clientes. Como puede suponer, esto nos llevara mucho tiempo y cuando tuvisemos la repuesta quizs ya no la precisara el Gerente. Por lo que nos valemos de las CUENTAS GENERALES o PRINCIPALES que controlan las cuentas que se denominan auxiliares. Sigamos con los clientes. Si tenemos 4,00 clientes, tendremos 4,00 cuentas abiertas. Cada una CONTROLARA e informar de un cliente determinado. A su vez, para CONTROLAR a todos los clientes, abriremos una CUENTA PRINCIPAL que agrupe a los mismos. Generalmente, estos (clientes) sern DEUDORES nuestros, tendremos que COBRARLES alguna cantidad, por este concepto llamaremos a la cuenta principal que CONTROLA A TODOS los clientes: CUENTAS POR COBRAR.

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Tipos de Asientos De acuerdo al nmero de cuentas que intervengan en los asientos de Diario, se les puede clasificar en dos grandes grupos: SIMPLES Y COMPUESTOS; pudindose admitir en stos ltimos, la subdivisin siguiente:

SIMPLES: Con UNA sola cuenta deudora y UNA sola cuenta acreedora

ASIENTOS De UNA cuenta deudora y VARIAS acreedoras COMPUESTOS: De VARIAS cuentas deudoras y UNA sola acreedora. De VARIAS cuentas deudoras y VARIAS acreedoras.

Aprovechando los conocimientos alcanzados con esta lectura sobre las cuentas, Comencemos a trabajar con asientos de diario de la Gua Didctica.

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LECTURA N 4: CLASIFICACION DE LAS CUENTAS


Tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Fundamentos Bsicos de Contabilidad. Trabajo no publicado. UNEFA . ZARAZA.

Clasificacin de las Cuentas


Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado econmico-financiero, por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. Nosotros las clasificaremos, por ahora, de acuerdo con el papel que desempean en Contabilidad. De esta forma tendremos: Cuentas Reales o de Valores. Cuentas de Valuacin o Valoracin Cuentas Transitorias Cuentas de Orden Cuentas Nominales o de Resultados Cuentas de Patrimonio

Cuentas Reales o de Valores. Como hemos visto anteriormente, representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. Las cuentas de Valores Activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el ACTIVO. Pueden controlar Bienes Materiales Tangibles: Mercancas, Edificios, Terrenos, Equipos, Caja, etc. Bienes Intangibles: Patente, Concesiones, etc. Crditos a favor de la empresa: Cuentas a Cobrar, Efectos a Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo DEUDOR. Las Cuentas de Valores Pasivos, representan las obligaciones contradas por la empresa, y como tales figuran en el PASIVO, Ejemplos: Hipotecas a Pagar, Efectos a Pagar, Emisin Emprstitos, Impuestos a Pagar, etc. Para figurar en el Pasivo deben tener saldo ACREEDOR. Cuentas de Valuacin o Valoracin Este grupo de cuentas tiene por objeto indicar las prdidas, lo ms aproximado posible, que han sufrido algunos de nuestros bienes, como consecuencia del tiempo o uso a que han sido destinados. Entre las ms importantes tenemos: Depreciaciones acumuladas Amortizaciones acumuladas Agotamientos acumulados 26

Provisin para incobrables

Cuentas Transitorias Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar CARGOS o ABONOS a las cuentas correspondientes que reflejaran la operacin comercial efectuada. Como su nombre lo indica transitorias. Al cesar el contrato o la eventualidad que lo motiv, se cancelan (anulan) de nuestra contabilidad. Supongamos que falta o sobra dinero en Caja; hasta que no aparezca la persona que recibi o entreg el dinero, abriremos una cuenta transitoria: DIFERENCIAS DE CAJA. Al conocer quin recibi o entreg el dinero, cargaremos o abonaremos a esta persona y ANULAREMOS LA CUENTA TRANSITORIA (Diferencias en Caja). Existen diversas Cuentas Transitorias, tales como: Mercancas en Trnsito, Reclamaciones Pendientes, Partidas en Suspenso, etc. Cuentas de Orden Son las que sirven para reflejar ciertas clases de operaciones que, aunque interviniendo nuestra empresa, no modifican ni alteran su patrimonio. Las operaciones comerciales casi siempre ALTERAN, transforman o modifican los bienes, derechos u obligaciones que representan el patrimonio de la empresa. Ejemplo: tenemos dinero y compramos mercancas de contado; hemos transformado el dinero en mercancas. Vendemos parte de esta mercanca en efectivo; hemos vuelto a transformar mercancas en dinero. Vendemos mercancas a crdito; transformamos las mercancas en un crdito a nuestro favor. Compramos de contado un edificio; hemos transformado nuestros bienes dinero en edificio, etc. Perdemos en una venta de mercancas, se ha modificado nuestro capital (disminuy). Ganamos en la venta de un edificio, modificamos nuestro capital (aument). Muchas veces efectuaremos operaciones comerciales que NO alteran o transforman nuestro patrimonio. Ejemplo: Tenemos mercancas en el almacn y decidimos dejarle EN DEPOSITO a un cliente parte de estas mercancas. Fjese bien, NO le hemos vendido mercancas, NO nos debe dinero; nos responder de las mercancas que le hemos dejado en depsito. Supongamos que tenemos una letra de cambio (giro) para ser cobrada en Maracaibo. Decidimos enviar esta letra de cambio al Banco Venezuela para que l se encargue de cobrar la letra (giro). Fjese que no se la hemos vendido, simplemente se la traspasamos para que el Banco Venezuela la cobre, pero la letra de cambio SIGUE SIENDO NUESTRA. Fcilmente podr apreciar que estas operaciones comerciales NO modifican ni transforman nuestro capital, seguimos siendo los dueos de la mercanca y de la letra de cambio. Pues bien, para reflejar estas operaciones emplearemos las CUENTAS DE ORDEN. En nuestro ejemplo tenemos:
DEPOSITARIOS DE MERCANCAS MERCANCIAS ENVIADAS EN DEPSITO -----xxxx----BANCO CUENTA GIROS AL COBRO GIROS AL COBRO EN BANCOS

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Las cuentas de orden aparecern en la parte del ACTIVO y la contrapartida, por la misma cantidad, en la parte del PASIVO. Cuentas Nominales o de Resultados Ya hemos visto que las emplearemos para registrar todos los Egresos e Ingresos (Prdidas y Ganancias) de la empresa y determinan las disminuciones (prdidas) o los aumentos (ganancias) del patrimonio. La cuenta principal a la cual se traspasa, al cierre del ejercicio, todas las cuentas de Resultados o Nominales, la denominaremos Prdidas y Ganancias. Durante el perodo econmico-contable, abrir tantas cuentas de Resultados o Nominales como clases de egresos e ingresos (prdidas y ganancias) quiera conocer y controlar. Fjese en el resumen siguiente:

CUENTA PRINCIPAL

Gastos De Ventas

Propaganda Comisiones Sueldosde Vendedores Etc. Alquileres Sueldosde Administracin GastosdeOficina Etc. InteresesGastos GastosdeEdificios Descuentos Etc. InteresesGanados ComisionesBeneficios RentaEdificios Etc.

Televisin Prensa Radio Cine

Gastos PRDIDAS Y GANANCIAS

Gastos Varios

Ingresos Varios

Por favor; ponga mucha atencin y procure no olvidar NUNCA lo siguiente: a) Todas las cuentas que indican EGRESOS PRDIDAS para la empresa, tendrn siempre SALDO DEUDOR. b) Todas las cuentas que indiquen INGRESOS-GANANCIAS para la empresa, tendrn siempre SALDO ACREEDOR.

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c) Todas las cuentas que recogen los Egresos o Ingresos de la empresa, deben cerrarse (traspasarse) indirecta o directamente, al final del ejercicio, a la cuenta principal PRDIDAS Y GANANCIAS. Cuentas de Patrimonio Son las que representan los bienes netos a que tienen derecho los dueos de la empresa. a) Capital: Si est totalmente pagado, representa la cantidad que han colocado en la empresa los dueos de la misma. Si no est totalmente pagado, representa el compromiso de aportacin a la empresa de los dueos de la misma. b) Reservas: Indican las cantidades ganadas por la empresa pero, bien por exigirlo un contrato, la ley o por voluntad propia, los dueos de la empresa han dejado invertidas en el negocio. Pueden ser: Estatutarias, Legales o Voluntarias. c) Supervit: Representa ganancias obtenidas a la cuales no se le han asignad, por el momento, ningn fin determinado. La Cuenta Ya conocemos lo que significan las cuentas, cmo se encargan y abonan; sabemos hallar el saldo, para qu empleamos las auxiliares y cmo controlamos stas por medio de las principales. Ahora bien, antes de seguir avanzando, es necesario que nos familiaricemos un poco ms con las cuentas; qu bienes, derechos u obligaciones representan cada una de ellas en Contabilidad. Cuando efectuamos operaciones comerciales, las reflejamos en Contabilidad por medio de cargos o abonos a las cuentas. Es decir, todos los cargos o abonos que realizamos en las cuentas significan operaciones comerciales que ha efectuado nuestra empresa. Bajo este punto de vista, necesitamos saber con seguridad qu cuentas movilizaremos al efectuarse las operaciones de la empresa. Aunque los trminos empleados en Contabilidad, todava no estn universalmente generalizados, trataremos de ver algunas cuentas que frecuentemente resultan comunes a todos los negocios y son empleadas en casi todos los pases. Cuentas Reales de Activo Las cuentas reales de activo tienen como caracterstica comn, la de tener siempre un saldo de signo DEUDOR. De entre ellas, las ms comunes son: 1. Caja Con esta denominacin agruparemos todo el dinero en efectivo que entra o salga de la empresa. Tambin se incluye, generalmente, todos los cheques bancarios que entren en la empresa como abono o cancelacin de los crditos a favor de la misma. 2. Banco Esta la emplearemos para indicar el dinero en efectivo que tengamos depositado en Entidades Bancarias y del cual podemos disponer en cualquier momento. Fjese bien que la cuenta debe 29

decir nicamente BANCOS, ya que con estas instituciones efectuamos diversas operaciones las cuales no siempre indican dinero en efectivo. 3. Efectos por Cobrar Incluimos en esta cuenta todos los documentos que, debidamente formalizados, nos pertenecen y nos garantizan el cobro de las cantidades que nuestros deudores deben pagarnos. Generalmente movilizaremos esta cuenta con dos clases de documentos: Giros (letras de cambio) y Pagars aceptados por nuestros deudores. 4. Cuentas por Cobrar De igual forma, esta cuenta controla las deudas que terceras personas han adquirido con la empresa, derivadas de la venta de mercancas o servicios a crdito, pero cuando el cliente slo acept documentos mercantiles no garantizados tales como facturas. Por supuesto, generalmente las empresas tienen otros tipos de cuentas por cobrar provenientes de operaciones diferentes a la venta de mercancas o servicios a crdito. 5. Crdito Fiscal - IVA Se registran en esta cuenta los pagos que, por concepto de IVA, va realizando una empresa contribuyente ordinario, como consecuencia de compras de bienes y servicios gravados con este impuesto en el transcurso de un mes. 6. IVA por compensar Esta cuenta controla el saldo que resulta de comparar el IVA pagado (Crdito Fiscal) por una empresa contribuyente ordinario en el transcurso de un determinado mes, con el IVA cobrado (Debito Fiscal) por las ventas hechas a clientes, durante el mismo mes. Cuando el IVA pagado result ser mayor que el IVA cobrado, el saldo en cuestin ser a favor de la empresa y deber ser compensado en el transcurso del mes siguiente. 7. Inversiones Temporales En esta cuenta se controlan las inversiones hechas por la empresa tales como la adquisicin de ttulos valores (acciones, bonos), cuando la intencin que se tiene es la de volverlos a vender en el transcurso de los prximos doce meses (corto plazo). 8. Inventarios Representa el costo de la mercanca en existencia en un momento dado y destinada a la venta en el curso normal de las operaciones, as como tambin por aquellos materiales que han de ser convertidos en bienes elaborados. Generalmente los inventarios pueden estar formados por: Mercancas compradas a terceros Productos terminados Productos en proceso 30

Materias primas Suministros de fbrica Mercancas en trnsito o en camino.

9. Ingresos Acumulados por Cobrar Representan derechos que la empresa tiene provenientes de ingresos ya realizados, pero que, para una fecha determinada, todava no han sido cobrados. Ejemplo: Alquileres devengados por cobrar Intereses devengados por cobrar

10. Gastos Pagados por Anticipado Controlamos en esta cuenta, todas aquellas erogaciones que la empresa ha hecho para la adquisicin de ciertos materiales o por la compra de algn servicio que, para una fecha determinada, an no han sido consumidos o no se han recibido el servicio. Ejemplos de ellos seran: Seguros pagados por anticipado Intereses pagados por anticipado Alquileres pagados por anticipado Suministros de oficina.

11. Inversiones Permanentes (Largo Plazo) Controla las inversiones que la empresa ha hecho con el nimo de mantenerse como propietaria de ellas por un lapso mayor de doce meses. Estas inversiones pueden ser muy variadas. De entre ellas podramos mencionar: Inversiones en acciones Inversiones en bonos Inversiones en inmuebles.

12. Terrenos Se controlan en esta cuenta los terrenos que la empresa posea, incluyendo aquellos sobre los cuales existen edificaciones. 13. Edificios Esta cuenta controla el costo de las edificaciones que la empresa posea. Es necesario hacer resaltar que esta cuenta no controla el costo del terreno donde est construido el inmueble.

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14. Maquinaria y Equipo de Fbrica Se controla en esta cuenta el conjunto de mquinas y equipos similares utilizados por la empresa en la fabricacin de los productos que vende. 15. Vehculos Se utiliza esta cuenta para llevar el control de los vehculos que posee la empresa. Con frecuencia, se suelen diferenciar los vehculos de acuerdo con la naturaleza del servicio que prestan; por ejemplo, aquellos vehculos que estn destinados a la distribucin de los productos que se venden, se les controla mediante la cuenta Equipo de Reparto, mientras que los utilizados en otros menesteres tales como el traslado de empleados, son controlados mediante la cuenta denominada Vehculos. 16. Mobiliario y Equipo de Oficina Este rubro est conformado por el costo de los muebles que se utilizan en las diferentes dependencias de la empresa, tales como escritorios, sillas, archivadores, etc., as como tambin por el conjunto de equipos, bien sean mecnicos, electromecnicos o electrnicos que se utilizan en el desarrollo de las actividades propias de la oficina tales como, mquinas de escribir, calculadoras, computadoras, fotocopiadoras, centrales telefnicas. 17. Patentes de Invencin Son derechos que una empresa posee y que el Estado le ha concedido a titulo de exclusividad para explotar o usar algn producto, o bien algn invento que esta empresa haya descubierto o haya comprado a otros. 18. Marcas de Fbrica Cuando una empresa quiere fabricar un determinado producto, pero desea identificarlo con un nombre que ya exista y que es propiedad de otra persona, puede proceder a comprar tal derecho a su propietario y comenzar a utilizar esa marca en el envase o envoltorio que contiene el producto. El monto que se pague por esta transaccin se registrar en la cuenta Marcas de Fbrica. 19. Derechos de Autor De la misma forma, cuando alguien escribe una obra, esa persona es propietaria de ella. Si, posteriormente, cualquier empresa editorial desea reproducir y vender ese libro, le compra los derechos al autor y procede a ello. El costo erogado deber ser registrado en la cuenta Derechos de Autor. 20. Plusvala Etimolgicamente, la palabra plusvala viene de PLUS = ms y VALA = valor. Es decir ms valor.

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Ejemplo Suponga que en un momento dado, se decide comprar un negocio que est en marcha por Bs. 150.000,00. Sin embargo, los bienes que este negocio posee, tiene un valor real de Bs. 100.000,00. Ello quiere decir que la persona que est comprando el negocio est pagando Bs. 50.000,00 en exceso del valor real de los bienes que el negocio tiene. Se dice entonces que se ha pagado un sobre valor o plusvala de Bs. 50.000,00. 21. Mejoras a Inmuebles Arrendados Se utiliza esta cuenta para registrar en ella el costo de las construcciones o mejoras que la empresa haga en los inmuebles que tiene arrendados y que, por lo tanto, no son de su propiedad. 22. Gastos de Constitucin Cuando una empresa es constituida, ocasiona unas erogaciones inciales por ese concepto. Generalmente, tales erogaciones se producen antes de que la empresa haya sido constituida, ocasionadas por gastos de tipo legal, de investigaciones de mercado, planificacin de actividades, etc. Todos estos gastos incurridos antes de que la empresa empiece a operar, sern registrados en la mencionada cuenta. 23. Depsitos en Garanta Representan derechos obtenidos por la empresa como consecuencia de haber entregado una cantidad determinada de dinero con el objeto de garantizar la recepcin de algn servicio. Ejemplos Depsitos dados en garanta para electricidad. Depsitos dados en garanta para alquileres.

Cuentas Reales de Pasivo Es el grupo de cuentas que controlan o representan las obligaciones que una empresa tiene en un momento determinado. Es importante conocer desde ahora que las cuentas de pasivo tienen como caracterstica comn que todas tienen saldo con signo acreedor. De entre ellas, mencionamos a continuacin las ms utilizadas. 1. Efectos por Pagar Se controlan en esta cuenta, las obligaciones contradas por la empresa cuando dichas obligaciones se encuentran respaldadas por la aceptacin de documentos mercantiles garantizados tales como una letra de cambio, un pagar, entre otros.

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2. Cuentas por Pagar Cuando la empresa ha contrado deudas y stas han sido respaldadas por la simple aceptacin de facturas, se utiliza la cuenta Cuentas por Pagar para controlar tales deudas. Generalmente, estas obligaciones tienen su origen en la compra de bienes o servicios a proveedores. 3. Debito Fiscal IVA Se registra en esta cuenta, los cobros que por concepto de IVA realiza una empresa contribuyente ordinario como consecuencia de la venta de bienes o servicios en el transcurso de un determinado mes. 4. IVA por Pagar Cuando el IVA cobrado (Dbito Fiscal) por las ventas de bienes y servicios en un determinado mes resulte ser superior al IVA pagado (Crdito Fiscal) por las compras realizadas en ese mismo mes, el saldo resultante deber ser registrado en la cuenta IVA POR PAGAR, lo cual significar un pasivo o deuda que la empresa deber cancelar a la Tesorera Nacional en el transcurso de los primeros quince (15) das del mes siguiente. 5. Gastos Acumulados por Pagar En esta cuenta se registrarn deudas contradas por servicios ya recibidos pero que, para un momento determinado, an no han sido pagados. Es el caso, por ejemplo, de la energa elctrica, telfono, agua, prestaciones sociales, etc., ya consumidos y no pagados, o los gastos de sueldos y comisiones ya ocasionados pero que an no han sido cancelados. 6. Retenciones por Pagar Existen algunas leyes y reglamentos que obligan a las empresas a hacer de intermediarios en el cobro de impuestos y de otro tipo de contribuciones que los trabajadores de dichas empresas deben pagar a diferentes instituciones. Por tal razn, la empresa procede a deducir o retener del sueldo del trabajador una cantidad determinada, la cual, automticamente, se transforma en un pasivo que la empresa proceder a cancelar posteriormente a la institucin correspondiente. Ejemplos Retencin de impuestos sobre la renta Retencin de seguro social Retencin de INCE Retencin fondo de ahorro para la vivienda Retencin de seguro de paro forzoso

7. Hipotecas por Pagar Se registran en esta cuenta, aquellas obligaciones que la empresa contrajo como consecuencia de haber recibido un prstamo de dinero, cuando el pago del mismo est garantizado por un bien inmueble.

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8. Apartados Con alguna frecuencia, pueden presentarse hechos en una empresa que conllevan a la incertidumbre de si se tendr que pagar o no una cantidad determinada de dinero en los aos venideros. Tal incertidumbre, convierte el hecho en una obligacin contingente o eventual. Ejemplo Apartado para pago doble de prestaciones sociales Apartado para litigios pendientes.

9. Ingresos Cobrados por Anticipado Representan ingresos que ya han sido cobrados por concepto de servicios que todava no han sido prestados. Ejemplos Alquileres cobrados por anticipado Intereses cobrados por anticipado.

10. Depsitos Recibidos en Garanta Se refiere a obligaciones que una empresa adquiere como consecuencia de haber recibido de terceras personas un depsito mediante el cual, tales personas, estn garantizando que cancelarn el servicio que la empresa les est prestando. Ejemplos Depsitos de alquileres recibidos en garanta Depsitos de suscriptores recibidos en garanta.

Cuentas Reales de Patrimonio El Patrimonio est compuesto, bsicamente, por las siguientes cuentas: 1. Capital Se registra en esta cuenta la inversin inicial y cualquier aporte posterior que los dueos de una empresa hacen a la misma. 2. Utilidades no Distribuidas Esta cuenta controla el monto de las utilidades que la empresa ha obtenido como consecuencia de las transacciones realizadas en un periodo determinado, y que an han sido repartidas entre los socios. 3. Perdidas Acumuladas Cuando el resultado de las operaciones realizadas fue una prdida, se dice que a los propietarios de la empresa les disminuy su patrimonio en esa cantidad. La cuenta Prdidas Acumuladas forma parte del grupo de cuentas de patrimonio, solo que, por su naturaleza, va restando. 35

4. Reservas Est conformada por aquella parte de las utilidades que los dueos de la empresa no pueden retirar o que estn restringidas para distribuir. Ejemplos Reservas legales Reservas estatutarias Reservas para imprevistos Reservas voluntarias.

Cuentas Nominales de Ingresos A todas aquellas cuentas que indican que la empresa gan algo se las denomina cuentas nominales de ingresos, las cuales poseen la particularidad comn de tener saldo acreedor. Comentemos a continuacin algunas de ellas: 1. Ventas Se registra en esta cuenta el producto de las ventas que la empresa haga, bien sean de contado o a crdito. En la mayora de las empresas, sta es la principal cuenta de ingresos. 2. Intereses Ganados Se utiliza esta cuenta para registrar los intereses que la empresa haya ganado, generalmente como consecuencia de haber prestado dinero. 3. Comisiones Ganadas Cuando la empresa tiene un ingreso por concepto de comisiones, se registrar la transaccin en esta cuenta. 4. Alquileres Ganados En esta cuenta se registran los ingresos que la empresa tenga, derivados del arrendamiento de algn inmueble de su propiedad. Cuentas Nominales de Egresos Pertenecen a este grupo, todas aquellas cuentas que indiquen que la empresa perdi o gast algo; todas ellas tienen como elemento comn que poseen saldo deudor. Comentemos las ms utilizadas. a) Compras Se registran en esta cuenta todas las adquisiciones de mercancas que luego sern destinadas a la venta. b) Gastos de Compras

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Cuando una empresa compra mercanca, generalmente incurre en algunos gastos adicionales relacionados con la compra. Por ejemplo, hay que pagar el transporte de la mercanca hasta el almacn, o en el caso que la mercanca haya sido comprada en el exterior, se pagan aranceles en la aduana para poder introducirla en el pas, etc. Todos estos gastos ocasionados por la actividad de comprar, se registran en la cuenta Gastos de Compras. c) Gastos de Ventas En esta cuenta se registran todos los gastos ocasionados por la accin de vender. Tales son, por ejemplo, los gastos de propaganda, comisiones de vendedores, gastos de telfono de la oficina de ventas, etc. d) Gastos de Administracin Se registran en esta cuenta todos aquellos egresos normales y necesarios para administrar adecuadamente la empresa. Tales son los sueldos de empleados, alquiler de oficinas de administracin, telfono, etc.

Aprovechando los conocimientos alcanzados con esta lectura sobre las cuentas, Comencemos a trabajar con asientos de diario de la Gua Didctica.

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LECTURA N 5: LA ECUACIN FUNDAMENTAL DEL PATRIMONIO


Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Fundamentos Bsicos de Contabilidad. Trabajo no publicado. UNEFA. ZARAZA.

La Ecuacin del Patrimonio Antes de iniciar el desarrollo de este importantsimo tema, consideramos necesario dar un avance de la Norma Internacional de Contabilidad N. 1, prrafos 51 y siguientes, la cual est ntimamente relacionada con la dinmica de la Ecuacin del Patrimonio. Se trata de la norma conocida como Dualidad Econmica, la cual se refiere, bsicamente, a la diferencia que debe existir entre el Activo, representado por los recursos de que dispone la empresa para la realizacin de las actividades, y las fuentes de las cuales proceden tales recursos, representados por el Pasivo y Patrimonio. De esta norma se desprende que toda entidad econmica debe ser concebida como un ente diferente al de las personas que le suministran los recursos econmicos para que opere. Es decir que, la empresa, tiene una personalidad jurdica distinta a la que tienen sus acreedores y dueos. Adems, as tambin lo establece el Cdigo de Comercio cuando en el Ordinal 4 del Artculo 201, seala: Las compaas constituyen personas jurdicas diferentes de las de los socios Siendo esto as, debemos aceptar que una cosa es la empresa y otra son los socios y los acreedores. Por tanto, siempre ha de cumplirse que: Todo lo que una empresa tiene lo ha recibido de alguien y, por lo tanto, se lo debe a ese alguien. Adems recordaremos nuevamente que: ACTIVO: PASIVO: Es el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee. Es la parte del activo que la empresa debe a personas que no son dueos (terceras personas). PATRIMONIO: Es la parte del activo que la empresa debe a sus dueos o propietarios.

La Ecuacin del Patrimonio, es una igualdad que permite equilibrar los recursos de una organizacin (ACTIVOS) con sus orgenes o fuentes (PASIVOS Y PATRIMONIO), con la 38

intencin de mantener equidad y proporcin entre todos los elementos que intervienen en las diferentes operaciones. ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO Los activos son los recursos que beneficiarn a la organizacin en un futuro, y poseen las siguientes caractersticas: Cuantificables Generan beneficios a futuro Tangibles o intangibles, muebles o inmuebles Controlables

Los pasivos son las fuentes externas u obligaciones que posee la organizacin con terceros, ineludibles y que sern canceladas con efectivo, bienes o servicios El patrimonio o fuente interna, es el derecho de los dueos sobre los activos netos de la organizacin, conformado por aportes, resultados de las operaciones (ganancias o prdidas) y retiros. Las operaciones que realizan las empresas pueden clasificarse, desde la ptica de la ecuacin del patrimonio, en permutativas o modificativas. Las permutativas no modifican el patrimonio de la organizacin, en cambio las modificativas influyen y cambian el patrimonio neto... (Ubiquen ejemplos de estas transacciones) La Ecuacin del Patrimonio siempre debe mantener un equilibrio. Este equilibrio puede alcanzarse a travs de: Aumento de un activo: disminucin de otro activo, aumento del pasivo, aumento del patrimonio Aumento del pasivo: aumento del activo, disminucin de otro pasivo, disminucin del patrimonio Aumento del patrimonio: aumento de un activo, disminucin de un pasivo, disminucin de otro elemento del patrimonio

En el Balance General deber verificarse que la suma de todos los bienes y derechos (Activo), debe ser igual a todas las obligaciones (pasivo), ms el patrimonio representado de la forma siguiente: A=P+C Donde: A = Activo; P= Pasivo; C= Patrimonio De aqu podemos deducir que:

A=P+C 39

P=AC C=AP En consecuencia, si suponemos un activo de Bs. 100; un pasivo de Bs. 20, y un patrimonio de Bs. 80, tenderemos que: 100 = 20 + 80 A=P+C 20 = 100 - 80 P=AC 80 = 100 - 20 C=AP

Es decir, si conocemos los valores del pasivo y del patrimonio, la suma de ambos nos indicar el valor del activo. Por otra parte, si conocemos el valor del activo y del patrimonio, la diferencia entre ambos nos mostrar a cunto asciende el pasivo. Por ltimo, si sabemos los valores del activo y pasivo, la diferencia entre ambos nos indicar el valor del patrimonio. Es esto lo que se conoce como ecuacin del patrimonio, ecuacin patrimonial o ecuacin bsica de la contabilidad. Este concepto es de tal importancia, como que toda la dinmica de la contabilidad de cualquier empresa est sustentada en l. La ecuacin del patrimonio, como ecuacin al fin y al cabo, se mantendr siempre en equilibrio. Es decir que los valores que aparezcan en el primer miembro, siempre sern iguales a la suma de los que tenga el segundo, no importando ni la cantidad ni la naturaleza de las transacciones que haya realizado la empresa. Demostrmoslo con un ejemplo: Los seores P. Prez y J. Jurez deciden constituir una empresa que se dedicar a la compraventa de artefactos elctricos. Despus de haber hecho todos los trmites legales, se realizaron las siguientes operaciones: Operacin N 1 El 02-01-2009, para iniciar las operaciones y as constituir el capita, los seores Prez y Jurez aportaron Bs. 50.000,00 cada uno en efectivo que depositaron en el Banco Venezuela a nombre de la empresa. Si analizamos la operacin, observamos que: a) La empresa recibi recursos iniciales por Bs. 100.000,00 en efectivo los cuales se encuentran depositados en el Banco. Por lo tanto, la cuenta que controla ese bien ser Bancos. Siendo ese monto propiedad de la empresa, la cuenta Bancos con su respectivo saldo aparecer en el lado del Activo en la ecuacin patrimonial. b) Por otra parte, esos Bs. 100.000,00 que la empresa tiene en el banco, los debe a sus dueos ya que ellos fueron los que aportaron tal dinero para conformar el Capital inicial de la empresa. Por esa razn, la cuenta Capital tambin aparecer en la ecuacin patrimonial pero formando parte de la seccin Patrimonio, por ser el capital una cuenta que indica que la empresa le debe a sus dueos.

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La operacin quedar registrada de la siguiente manera, cumpliendo con la ecuacin del patrimonio: ACTIVO CUENTA Bancos ACTIVO Operacin N 2. Compr muebles para ser utilizados en las oficinas por un monto de Bs. 10.000,oo, los cuales fueron cancelados con cheque. Como puede observar, la empresa compr muebles de contado mediante la emisin de un cheque. a) En este caso, la ecuacin del patrimonio tambin queda afectada debido a que: b) La empresa compr muebles, por lo cual es duea de ese bien que representa un Activo. c) La cuenta que controla los muebles que posee una empresa se denomina Mobiliario. d) Se emiti un cheque para cancelar los muebles comprados. Ello quiere decir que el dinero que la empresa tena en banco disminuy en Bs. 10.000,00. e) La operacin quedar registrada de la siguiente manera, cumpliendo que: Activo = Pasivo + Patrimonio ACTIVO CUENTA Bancos Mobiliario Bs. 90.000,00 10.000,00 Capital ACTIVO Operacin N 3. Se compr mercanca as: 3 Lavadoras a Bs. 10.000,00 c/u 4 Pulidoras a Bs. 5.000,00 c/u Costo de la mercanca 30.000,00 20.000,00 50.000,00 100.000,00 = PASIVO -0+ 100.000,00 = PASIVO CUENTA Bs. + PATRIMONIO CUENTA Bs. Bs. 100.000,00 100.000,00 = PASIVO -0+ = PASIVO CUENTA Bs. + PATRIMONIO CUENTA Capital Bs. 100.000,00

PATRIMONIO 100.000,00

PATRIMONIO 100.000,00

Fueron aceptadas 5 letras de cambio de Bs. 10.000,00 cada una para ser pagadas a diferentes vencimientos. Veamos cmo afecta esta transaccin la ecuacin del patrimonio:

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a) La mercanca fue comprada y, por lo tanto, pasa a ser un bien propiedad de la empresa. Es decir que sta tiene un nuevo activo representado por mercancas. Por ello, tal mercanca debe aparecer en la ecuacin patrimonial en el lado del Activo. b) A cambio de haber recibido mercanca, la empresa contrae una deuda por Bs. 50.000,00 al aceptar las letras de cambio. Es decir acept unos efectos por pagar lo cual, como es obvio, representa un pasivo para la empresa. Ahora la operacin quedar registrada de la siguiente manera, cumpliendo que: Activo = Pasivo + Patrimonio ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

CUENTA
Bancos Mobiliario Mercancas

Bs.
90.000,00 10.000,00 50.000,00

CUENTA
Efectos por Pagar

Bs.
50.000,00

CUENTA

Bs.

Capital ACTIVO 150.000,00 = PASIVO 50.000,00 + PATRIMONIO

100.000,00 100.000,00

Es importante observar que, despus de registrar cada transaccin, los componentes de cada grupo y sus respectivos saldos habrn podido cambiar. Sin embargo, la ecuacin patrimonial sigue en equilibrio. Es decir: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Teora del Cargo y el Abono Esta teora se sustenta en el equilibrio que en todo momento debe existir en la ecuacin del patrimonio. Existe una serie de reglas que, al aplicarlas, permiten que la ecuacin patrimonial permanezca en equilibrio despus de registrar cada transaccin. A este conjunto de reglas se le conoce como la teora del cargo y del abono, tambin identificada como el principio de partida doble. La regla fundamental consiste en que todo cargo que se haga en una o varias cuentas, debe tener como contrapartida un abono en otra u otras cuentas por la misma cantidad. Es decir, no hay cargo sin abono. De otra manera, podramos afirmar que: En toda transaccin hay una o varias cuentas que RECIBEN y una o varias cuentas que ENTREGAN la misma cantidad. Por lo dems, el principio de partida doble es de uso obligatorio en Venezuela, ya que as est pautado en nuestras leyes.

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Composicin del Patrimonio Si sustituimos el Patrimonio por las cuentas que lo componen, la ecuacin quedara como sigue: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS EGRESOS + RESERVAS Es decir: A = P+C+I-E+R

Una vez conocidos los fundamentos bsicos de la contabilidad, Te invitamos a ejercitarte con los ejercicios de la gua didctica, ya que los mismos son base fundamental en el registro de las operaciones contables.

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UNIDAD 2 DISPOSICIONES LEGALES PARA EL REGISTRO CONTABLE


LECTURA N 6: ACTOS DE COMERCIO
Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Guzmn, R. (2009). Fundamentos Bsicos de Contabilidad. Trabajo no publicado. UNEFA ZARAZA.

El Acto de Comercio
Definicin La definicin del acto de comercio no es unitaria, puesto que los juristas que han tratado este tema, toman como punto de partida criterios diferentes para elaborar un concepto. Lo ms adecuado es citar las definiciones ms significativas para tener una mejor idea al respecto Segn Martnez Val, los actos de comercio son aquellos hechos que producen efecto en el mbito jurdico mercantil, comprendindose tanto los que dependen de la voluntad de los hombres (actos propiamente dichos), como tambin aquellos acontecimientos independientes de la voluntad humana que tienen realidad en el mundo exterior, pero que de alguna manera producen tales efectos (un naufragio). Autores como Avils, despojan al concepto de acto de comercio de esta ltima caracterstica, definindolos como hechos voluntarios que originan relaciones regidas por el Derecho Comercial. Para Sergio Le Pera, acto de comercio es aqul al cual se le imputa las siguientes caractersticas: Que el juzgamiento del acto corresponda a los tribunales de comercio. Que someta a quien lo realiza habitual o profesionalmente a un rgimen especial, denominado estatuto del comerciante. Que el acto est regulado total o parcialmente por una ley distinta de la comn.

Jean Escarra dice que acto de comercio es el realizado por una empresa. Pedro Flores Polo lo define como el acto jurdico que origina o promueve la aplicacin de las leyes comerciales y se caracteriza por la concurrencia de notas peculiares como la intermediacin entre productores y consumidores. Finalmente, Carlos Lpez Rodrguez considera como acto de comercio, a todo acto de intermediacin entre la produccin y el consumo de mercaderas. Un acto de comercio es un concepto jurdico utilizado para deslindar el campo de actuacin del Derecho mercantil con respecto al Derecho civil (como Derecho comn). La idea que subyace es la necesidad de distinguir casos concretos, en la medida que en los negocios jurdicos, contratos y obligaciones poseen estatutos jurdicos diferenciados: de 44

Derecho civil o de Derecho mercantil. Es un sistema que supone la aplicacin a stos de la legislacin civil en forma subsidiaria o por exclusin: si no se trata de un acto de comercio, se regir por el Derecho civil. De todos modos, en algunos sistemas, un mismo acto puede ser comercial para una de las partes y civil para la otra, situacin conceptualizada como "actos mixtos" o "de doble carcter". El concepto de acto de comercio ha sido muy discutido por la doctrina jurdica, si bien puede decirse que las soluciones legales que suelen adoptarse estn siempre en torno a dos posibilidades: el sistema objetivo y el subjetivo. La definicin objetiva pretende establecer los requisitos de hecho que un acto de comercio debe de tener para que sea tal. Por ejemplo, la constitucin de una sociedad annima es un acto de comercio, con independencia de quin sea el que la constituye; o una compraventa puede definirse como mercantil si se hace con la intencin de revender lo comprado, teniendo nimo de lucro en ello. La definicin subjetiva pretende condicionar el acto de comercio a que una o ms de las personas que lo realizan sean comerciantes o empresarios. Segn el Cdigo de Comercio en el Articulo N 2. Son actos de comercio, ya de parte de todos los contratantes, ya de parte de algunos de ellos solamente: 1. La compra, permuta o arrendamiento de cosas muebles hecha con nimo de revenderlas, permutarlas, arrendarlas o subarrendarlas en la misma forma o en otra distinta; y la reventa, permuta o arrendamiento de estas mismas cosas. 2. La compra o permuta de Deuda Pblica u otros ttulos de crdito que circulen en el comercio, hecha con el nimo de revenderlos o permutarlos; y la reventa o permuta de los mismos ttulos. 3. La compra y la venta de un establecimiento de comercio y de las acciones de las cuotas de una sociedad mercantil. 4. La comisin y el mandato comercial. 5. Las empresas de fbricas o de construcciones. 6. Las empresas de manufacturas, almacenes, bazares, tiendas, fondas, cafs y otros establecimientos semejantes. 7. Las empresas para el aprovechamiento industrial de las fuerzas de la naturaleza, tales como las de produccin y utilizacin de fuerza elctrica. 8. Las empresas editoras, tipogrficas, de librera, litogrficas y fotogrficas. 9. El transporte de personas o cosas por tierra, ros o canales navegables. 10. El depsito, por causa de comercio; las empresas de provisiones o suministros, las agencias de negocios y las empresas de almonedas. 11. Las empresas de espectculos pblicos. 12. Los seguros terrestres, mutuos o a prima, contra las prdidas y sobre las vidas.

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13. Todo lo concerniente a letras de cambio, aun entre no comerciantes; las remesas de dinero de una parte a otra, hechas en virtud de un contrato de cambio, y todo lo concerniente a pagars a la orden entre comerciantes solamente, o por actos de comercio de parte del que suscribe el pagar. 14. Las operaciones de Banco y las de cambio. 15. Las operaciones de corretaje en materia mercantil. 16. Las operaciones de Bolsa. 17. La construccin y carena, compra, venta, reventa y permuta de naves. 18. La compra y la venta de herramientas, aparejos, vituallas, combustible u otros objetos de armamento para la navegacin. 19. Las asociaciones de armadores y las de expediciones, transporte, depsitos y consignaciones martimas. 20. Los fletamentos prstamos a la gruesa, seguros y dems contratos concernientes al comercio martimo y a la navegacin. 21. Los hechos que producen obligaciones en los casos de averas, naufragios y salvamento. 22. Los contratos de personas para el servicio de las naves de comercio y las convenciones sobre salarios y estipendios de la tripulacin. 23. Los contratos entre los comerciantes y sus factores o dependientes. Importancia del Acto de Comercio La distincin entre los actos de comercio, de aqullos que no poseen dicho carcter, puede ser relevante por los siguientes motivos: La normativa de fondo aplicable: si segn la legislacin una y otra tienen distinto tratamiento. La prueba de los actos o negocios jurdicos: los medios de prueba exigidos o admitidos para cada tipo de acto pueden variar en funcin de su carcter. La determinacin de la profesin o actividad: para establecer la calidad de comerciante. La capacidad de quienes son parte o ejecutan los actos. La aplicacin de la costumbre: que es admisible como fuente del Derecho en materia mercantil, en ciertos pases. La aplicacin de tributos por la celebracin de dichos actos. La competencia judicial: puede ser necesaria para determinar el tribunal competente y, en su caso, el procedimiento correspondiente.

Comercio y Comerciantes El Comercio El comercio, entendido en el amplio sentido de actividad econmica e interposicin entre el que ofrece y el que demanda para realizar o facilitar la realizacin del cambio, obtenindose 46

generalmente un lucro. As queda claro que el comercio es una actividad o conjuntos de actividades, que tienen como objetivo el cambio de bienes o servicios que estn en el dominio de los hombres y que son necesarios para la satisfaccin de las necesidades humanas .Y que se desenvuelven , segn lo anota Ulises Montoya, en un doble aspecto :uno de ndole objetiva, consistente en la realizacin de los actos de mediacin , y otro de ndole subjetiva, consistente en el propsito o animo de lucro que persigue quien realiza la funcin de mediador. Lo anteriormente escrito que aparentemente parece reducirse a una sencilla operacin no lo es en el fondo puesto que pone en juego todos los elementos de la circulacin y se diversifica en una multitud de industrias parciales todas las cuales concurren al mismo fin: completar la utilidad de los productos haciendo que estos lleguen al consumidor . Para llegar a entender lo que es el comercio debemos forzosamente detenernos analizar el concepto de cambio, quienes cambian, y que es lo que cambian. En ese sentido podemos empezar sosteniendo que la distincin entre productores y consumidores es solamente didctica, pues, en realidad todos somos, directa o indirectamente, productores y, a la vez, consumidores. As llegamos a sostener que el cambio es el hecho por el cual cada individuo consigue los bienes que no produce entregando los que si produce. Sobre el cambio se dice adems que tiene una enorme importancia como factor de desarrollo y progreso de los pueblos; pues, gracias a el han salido de su pequea economa cerrada casi todos los grupos sociales. Esto, a la vez, facilita, cada vez ms, la divisin y especializacin del trabajo, cuyas ventajas no hace falta ponderar. Y, por ultimo, la actividad cambiaria es vehculo de cultura a travs de las relaciones que fomenta; baste recordar el importante papel del comercio a lo largo de la historia. Si nos preguntan ahora cuales son las causas y motivos de este fenmeno, la respuesta necesariamente se da en dos aspectos, estos son: a) La divisin social del trabajo, por la cual cada hombre produce un bien o servicio diferente de los produce los dems. b) La multiplicidad de necesidades personales, es decir, que todo hombre solo tiene una necesidad que satisfacer, sino muchsimas, que requieren de diversos bienes que no produce totalmente el individuo. Aparicin y Desarrollo del Comercio Cuando el hombre, en su desarrollo como especie abandona la vida nmada y errante empieza el gran paso al sedentarismo, luego a la conformacin de sociedades que cada vez se hallaban mejor organizadas y estructuradas as como a la distincin en grupos familiares. En esta misma proporcin aparece para el hombre nuevas necesidades que por si solo, aislado de otros grupos no podra satisfacer, y que cada vez se hacan ms intensas y ms importantes de satisfacer. Estas necesidades ya no solo eran las bsicas de alimentacin sino que el ser humano buscaba algo ms que simplemente sobrevivir. Aparece de esta manera la forma primaria del trueque, que no tiene una funcin de mediacin, sino ms bien de intercambio de unos bienes por otros. A travs de los desarrollos el hombre logra organizar ms efectivamente las sociedades y los pueblos. De esta manera pueden ampliar sus mercados para los productos intermedios y finales; los hebreos, indios, fenicios, chinos, fueron los pueblos que ms se distinguieron en el comercio, perfeccionaron su sistema de transporte terrestre y martimo para llegar cada vez 47

mas lejos con sus mercancas y traer consigo nuevos productos desconocidos en la regin de origen, los productores se preocupaban de mejorar la calidad de sus articulo y los consumidores, de encontrar nuevos medios de adquirir productos indispensable para la subsistencia humana. En la medida que se incremento el intercambio de productos, el hombre tuvo que recurrir a nuevas formas para realizar para realizar el comercio. La necesidad de facilitar el intercambio cada vez mas creciente origino la aparicin de determinados elementos que, junto con otros factores han contribuido a impulsar el comercio para establecer entre los bienes, objeto del cambio, se crearon las pesas, las medidas y las balanzas. Para evitar las dificultades del cambio directo se invito la moneda, como medida de apreciacin comn del valor de las cosas. Sus caractersticas de poco peso, facilidad de manejo y posibilidad de conservacin, generalizaron su uso, dando agilidad a las transacciones. Es as que podemos ver en la actualidad la forma en la que continan aun estos procesos de cambio en las diversas actividades relacionadas con al actividad comercial y las distorsiones que sufre continuamente. As vemos, por ejemplo, como es que el Internet ha transformado completamente los conceptos de mercado y de otros conceptos estrechamente relacionados con este. Y no solo debemos reducir sus transformaciones a cambios tecnolgicos, sino analizarlos situndonos en el contexto histrico y poltico que interfiere decididamente en el comercio; un ejemplo claro de esto son el desarrollo de las doctrinas econmicas que empiezan desde el fisiocratismo, mercantilismo, entre otros.

Ya nos hemos paseado por una sntesis del comercio, su historia y desarrollo, ahora te invitamos a continuar conociendo sobre las disposiciones legales de nuestro Cdigo de Comercio en cuanto al registro de las operaciones contables en los libros legalmente exigidos.

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LECTURA N 7: LIBROS DE CONTABILIDAD


Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Disposiciones legales para el registro contable. Trabajo no publicado. UNEFA ZARAZA.

Libros de Contabilidad
Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes econmicos y que sern el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboracin. Los libros que se utilizan para llevar la contabilidad pueden ser clasificados en dos grupos: a) Libros obligatorios b) Libros no obligatorios Libros Obligatorios Estn conformados por aquel grupo de libros cuya obligatoriedad de llevarlos est estipulada por el Cdigo de Comercio. Son ellos:
Firma personal Sociedades Colectivas LIBROS Libro Diario Libro Mayor Libro de Inventarios Libro de Compras- IVA Libro de Ventas- IVA Libro de Socios o de accionistas Libro de actas de asambleas Libro de actas de administradores S S S S S Sociedades annimas Responsabilidad limitada Comandita por acciones S S S S S S S S

Precisamente, el Artculo 32 del Cdigo de Comercio dice:

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Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios. Este mismo artculo seala que, adems de estos libros, podr llevar cualesquiera otros auxiliares que considere conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Por su parte, el Articulo 70 (Reglamento IVA), y el Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera Y Tributaria (SENIAT) establece la obligatoriedad de llevar le Libro de Compra y de Ventas adems de los libros exigidos por el cdigo de comercio. Por otra parte, la Superintendencia Nacional de Cooperativa (SUNACOOP), ente facultado por la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas para ejercer las funciones de control y fiscalizacin sobre las cooperativas y sus organismos de integracin exige la presentacin obligatoria de los siguientes libros: Libro de actas de asambleas Libro de asistencia a las asambleas Libro de actas de la instancia de administracin Libro de acta de la instancia de control Libro de acta de la instancia de educacin u otras Libro de actas por cada uno de los comits existentes dentro de la cooperativa Libro de registro de asociados Libro de contabilidad conforme al artculo 32 del cdigo de comercio: libro diario, libro mayor y libro de inventario.

Todos estos libros deben ser estampados, numerados, foliados, sellados y autorizados por la Oficina de Registro Pblico o Notara de su jurisdiccin. Segn el artculo 74, numeral 17, de la Ley de Registro Pblico y del Notariado. En estos libros se registrarn cronolgicamente y sin atrasos las informaciones relativas a sus operaciones en el mercado interno, importaciones y exportaciones, documentadas mediante facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y servicios, as como, las notas de dbito y de crdito modificatorias de las facturas originalmente emitidas y otros comprobantes y documentos por los que se comprueben las ventas o prestaciones de servicios y las adquisiciones de bienes o recepcin de servicios. Libros de Contabilidad ms Usados La prctica empresarial y de los profesionales de la contadura pblica es la de utilizar como libros obligatorios y en consecuencia sujetos al registro de la autoridad correspondiente, los que se explican a continuacin: Libro Diario Es un libro en el cual se registran da a da todas las operaciones resultantes de los hechos econmicos ocurridos en un perodo no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la informacin contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a 50

su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen. Viene a ser ste el primer libro que interviene en el registro de las transacciones. Las caractersticas de este libro y sus objetivos estn claramente sealadas en el Artculo 33 y 34 del Cdigo de Comercio. Se trata de un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de poner en uso, debe ser previamente presentado al Tribunal o Registrador Mercantil o, en su defecto, al Juez ordinario de mayor categora que exista en la localidad. Como evidencia de haber sido legalizado, en la primera pgina se le estampa un sello en el que consta el nombre de la empresa, el destino que se le dar a este libro y la cantidad de folios que contiene. Tal sello deber ser firmado por el Juez y su secretario o por el Registrador Mercantil, segn sea el caso. Es importante recordar que, para que ste y cualquier otro libro sean legalizados, es indispensable la presentacin del documento de registro de la empresa que est solicitando este servicio. Una vez legalizado el libro diario, se proceder como lo indica el Artculo 34 del Cdigo de Comercio; es decir, se asentarn diariamente las operaciones que haga la empresa, de forma que cada partida exprese con claridad quin es el deudor y quin es el acreedor. No obstante, en vez de registrar las operaciones da a da, tambin se permite registrarlas a base de resmenes mensuales, con la condicin de que sean conservados todos los documentos que respaldan las operaciones que han sido realizadas cada da. Clases de Libro Diario El libro diario puede ser de diferentes tipos, atendiendo al aspecto bajo el cual se le estudie. Atendiendo a Su jerarqua CLASES DE LIBRO DIARO Atendiendo a Su forma Diario Principal Es el libro en el que se van a registrar todas las transacciones que la empresa haya realizado, bien sea cada da o a base de resmenes, los cuales no pueden abarcar perodos superiores a un mes. Es de hacer notar que este es el nico diario que es obligatorio legalizar antes de poner en uso; de ah su carcter de principal. Diarios Auxiliares En aquellas empresas donde se realizan muchas operaciones repetitivas, se utilizan diarios auxiliares no legalizados para registrarlas y, luego, el resumen de ellas, es lo que se registra e el diario principal. Diario de dos columnas o diario comn Diario multicolumnar o diario americano Diario principal o general Diario auxiliar

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Por ejemplo, las empresas que realizan diariamente muchas ventas, utilizan un diario auxiliar de ventas en el cual se registran esas ventas una por una y en forma diario. Llegando el final del mes, se suman y, el total vendido en el mes, es lo que se registra en el diario principal o legalizado. Por supuesto, cualquiera de estos diarios auxiliares pueden ser considerados como diarios principales, si antes de ponerlos en uso son presentados al Registro Mercantil y legalizados. As, podra existir un diario principal de ventas, un diario principal de compras, un diario principal de egresos, etc. En este caso, el resumen mensual de cada uno de estos diarios, no sera necesario registrarlo en el diario principal general ya que, al estar los diarios auxiliares legalizados, hacen innecesario ese registro. Diario Comn Ya hemos apuntado que, atendiendo a su forma, el libro diario se puede presentar bajo dos modalidades: El diario comn o de dos columnas y diario multicolumnar o diario americano. El diario comn es la forma de diario ms difundida y ms frecuentemente utilizada. Por ser este tipo de diario el ms sencillo y el ms fcil manejo, es en el que nos basaremos para desarrollar el presente tema. En captulos posteriores, explicaremos con detenimiento los dems tipos de diario. Se comenzar por explicar el tipo de rayado que tiene el diario comn, as como el objetivo de cada una de sus columnas. DIARIO COMN (O DE DOS COLUMNAS) (1) FECHA (Ao) (mes) (da) (2) DESCRIPCIN (3) (4) (5) HABER

REF DEBE

Como usted puede observar, el rayado del diario comn consta, realmente, de cinco columnas. No obstante, en la prctica, cuando se habla de un determinado tipo de diario, ste es identificado por la cantidad de columnas en las cuales se pueden registrar cifras. En el diario comn, slo se pueden registrar cifras en las columnas 4 y 5. Expliquemos a continuacin el uso que se le da a cada una de las cinco columnas. Columna 1: FECHA En esta primera columna se escribir el mes y el da en que se est registrando la transaccin. Es decir, en la parte superior y al comenzar cada una de las pginas, se escribe el ao. Luego, frente al registro de cada una de las transacciones, se va escribiendo el mes y el da en que ese registro est siendo hecho.

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Columna 2: DESCRIPCIN: CUENTAS Y CONCEPTOS La segunda columna, que como se puede observar es la ms ancha, est destinada, en primer lugar, a escribir el nombre de las cuentas que intervienen en el registro de la transaccin y, en segundo lugar, a dar una explicacin lo ms clara posible, pero en forma muy resumida, de las caractersticas de la transaccin que est siendo registrada. Columna 3: REFERENCIA Se utiliza esta columna para cruzar referencias con otros libros tales como el Libro Mayor. Columna 4: DEBE Se registrar en esta columna la cifra que le corresponde a cada una de las cuentas que recibieron algo o se les carg, como consecuencia de la transaccin realizada. Columna 5: HABER En esta ltima columna por el contrario, se registrarn las cifras que entregaron las cuentas que intervinieron. Es decir, los abonos o crditos. El Asiento Diario El asiento diario puede ser definido como el mtodo utilizado para registrar en el diario las transacciones que una empresa realiza. Este mtodo de registro est sustentado en la teora del cargo y el abono. Como recordar, la teora del cargo y el abono o de la partida doble, se fundamenta en que: En toda transaccin hay una o varias cuentas que reciben (a las que se les carga) y una o varias cuentas que entregan la misma cantidad (a las que se les abona). Pues, bien, veamos cmo, basndonos en esta teora, son registradas las transacciones en el diario por medio de asientos. Operacin N 1 El 02-01-2009, los seores Pedro Rivas y Jos Mndez constituyeron una empresa, HOGAR C.A., que se dedicar a la compra y venta de artculos electrodomsticos. Para formar el capital, cada uno aport Bs. 5.000,00 en efectivo que fueron depositados en el Banco Venezuela a nombre de la empresa, segn planilla de depsito Nro. 825. Como puede observar en la ilustracin, en la columna FECHA escribiremos el ao 2009, en la parte superior. Luego, en la primera lnea utilizable y frente al nmero asignado al asiento, se anota el mes y el da en que se registra la transaccin. De inmediato, se procede a determinar qu recibi la empresa y qu cuenta controla lo que la empresa recibi. Qu recibi la empresa? Recibi dinero que deposit en el banco por Bs.10.000,00 Qu cuenta recibi? 53

BANCOS. Si bancos recibi, se registra la cantidad en el debe. El siguiente paso consiste en determinar qu entreg la empresa y la cuenta o cuentas que controlan lo que la empresa entreg: Qu entreg la empresa? Entreg a los Sres. Rivas y Mndez, un documento (documento de constitucin) donde consta que la empresa les debe Bs.10.000,00 por el aporte que ellos hicieron al capital de la misma. Qu cuenta controla lo que la empresa entreg? CAPITAL se llama la cuenta que controla la aportacin inicial que hacen los dueos de la empresa para que sta pueda iniciar sus operaciones. Las cuentas que se abonan se escriben en la lnea inmediatamente disponible y se comienzan a escribir ms a la derecha de manera que, a simple vista, se logren diferenciar las cuentas cargadas de las abonadas. Por lo dems, la cifra que entreg la cuenta Capital, Bs.10.000,00, deber ser anotada en el haber ya que Capital entreg. Por ltimo, es necesario completar el asiento con un concepto o explicacin en el que, en forma resumida, se mencionen algunos detalles adicionales de la transaccin. En este caso, la explicacin consistira en mencionar en qu banco se hizo el depsito de dinero y quines lo aportaron. El asiento quedara de la siguiente manera: FECHA 2009 Enero 02 BANCOS CAPITAL (Asiento de Apertura. Para registrar aportacin a capital, segn documento de constitucin y depsito N 825 del Banco de Venezuela.) DESCRIPCIN -110.000,00 10.000,00 REF DEBE HABER

Operacin N 2 El 04-01-2009 se compr a Mueble Centro C.A., factura N 25, diferentes muebles por Bs. 1.000,00 para ser utilizados en la oficina, los cuales fueron cancelados con el cheque 7126 del Banco Venezuela. Nos haremos las mismas preguntas que en el asiento anterior. Ver ilustracin de asiento:

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FECHA 2009 Enero 04 MOBILIARIO BANCOS (Compra de muebles a Mueble Centro C.A. factura 25 cancelado con cheque 7126 Banco Venezuela.) Operacin N 3 DESCRIPCIN -2-

REF DEBE

HABER

1.000,00 1.000,00

El 06-01-2009 se compr mercanca para la venta a Suplidora C.A., segn factura 456 por Bs. 5.000,00. Fueron aceptadas dos letras de cambio de Bs. 2.500,00 cada una con vencimiento 30-01-2009 y 15-02-2009. Ver ilustracin de asiento: FECHA 2009 Enero 06 COMPRAS EFECTOS POR PAGAR (Compra segn factura N 456 a Suplidora C.A. aceptadas letras as: Bs. 2.500.000,00: Vencimiento 30-01-2009. Bs. 2.500.000,00: Vencimiento 15-022009.) Operacin N 4 El 08-01-2009 se vendi mercanca segn factura 260 al Sr. Romero por Bs. 4.000,00 bajo las siguientes condiciones: a) Bs. 1.000,00 de contado. Se recibi efectivo que se mantuvo en la caja. b) Bs. 3.000,00 a crdito. El Sr. Romero acept dos letras de cambio con vencimiento 15-012009 y 30-01-2009 por Bs.1.500,00 cada una. Ver ilustracin de asiento: FECHA 2009 DESCRIPCIN REF DEBE HABER DESCRIPCIN -35.000,00 5.000,00 REF DEBE HABER

55

Enero

08 CAJA

-41.000,00 3.000,00 4.000, 00

EFECTOS POR COBRAR VENTAS (Ventas a Sr. Romero factura N 260. Aceptacin letras as: Vencimiento 1501-2009 Bs. 1.500,00. Vencimiento 3001-2009. Bs. 1.500,00)

Operacin N 5 El 15-01-2009 se pag a Eleoccidente un recibo de luz por Bs. 520,00 con el cheque N 7127 del Banco Venezuela Ver ilustracin de asiento: FECHA 2009 Enero 15 DESCRIPCIN -5GASTOS DE ENERGA ELCTRICA BANCOS (Cancelacin recibo Eleoccidente con cheque N 7127Banco de Venezuela.) 520,00 520,00 REF DEBE HABER

Operacin N 6 En enero 16 se compr un vehculo a Motores C.A. por Bs. 15.000,00 segn factura 2168 y se pag como sigue: a) Cuota inicial Bs. 5.000,00. Cheque N 7128 Banco Venezuela b) Se aceptaron 5 letras de cambio a diferentes vencimientos por Bs. 2.000,00 cada una. Ver ilustracin de asiento: FECHA 2009 Enero 16 VEHCULOS BANCOS EFECTOS POR PAGAR DESCRIPCIN -615.000, 00 5.000,00 10.000,00 REF DEBE HABER

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(Compra vehculo a Motores C.A. Factura N 2168. Cheque N 7128 Banco Venezuela.)

Operacin N 7 El 17-01-2009 se vendi al cliente P. Rivas mercanca a crdito por Bs. 12.000,00. El cliente nos firm la factura 261 para ser pagada el 25-01-2009. Ver ilustracin de asiento: FECHA 2009 Enero 17 DESCRIPCIN -7CUENTAS POR COBRAR VENTAS (Venta a crdito segn factura) 12.000,00 12.000,00 REF DEBE HABER

Operacin N 8 El 20-01-2009 se contrat con la empresa Seguros Atlntico, C.A., una pliza de seguro que cubre el riesgo de incendio por un ao. El monto de la prima fue Bs. 600,00, pagado con cheque 7129 del Banco Venezuela. Ver ilustracin de asiento: FECHA 2009 Enero 20 SEGUROS ANTICIPADO BANCOS (Pago de Pliza.) Operacin N 9 El 21-01-2009 se cobr una letra por Bs. 1.500,00 que deba el cliente Sr. Romero. Ver ilustracin de asiento: DESCRIPCIN -8PAGADOS POR 600,00 600,00 REF DEBE HABER

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FECHA 2009 Enero 21 CAJA EFECTOS POR COBRAR (Cobro letra al Sr. Romero.) DESCRIPCIN -9-

REF DEBE

HABER

1.500,00 1.500,00

Operacin N 10 El 22-01-2009 se compr mercanca por Bs. 14.000,00. Se cancel Bs. 1.000,00 con el cheque 2169 del Banco Venezuela y por el resto, se firm una factura para ser pagada en 30 das. Ver ilustracin de asiento: FECHA 2009 Enero 22 COMPRAS BANCOS CUENTAS POR PAGAR (Compra de mercanca) DESCRIPCIN -1014.000,00 1.000,00 13.000,00 REF DEBE HABER

Como habr podido constatar, es muy sencillo registrar transacciones en el diario de dos columnas por medio de los denominados asientos de diario. A manera de resumen, se le muestran todos los asientos hechos, presentados en forma correlativa. Como all puede observar, cuando se termina una pgina, sencillamente se procedi a sumar las columnas y, en la ltima lnea, se escriben los totales anotando en la columna de conceptos la palabra VAN. Luego, en la primera lnea de la siguiente pgina, se escribe la palabra VIENEN y los totales que vienen arrastrando de la pgina anterior. Al finalizar el mes se totaliza en la ltima lnea de la pgina que en ese momento se est utilizando, poniendo el concepto total del mes. Ver ilustracin. FECHA 2009 DESCRIPCIN REF DEBE HABER

58

Enero

02 BANCOS CAPITAL

-110.000,00 10.000,00

(Asiento de Apertura. Para registrar aportacin a capital, segn documento de constitucin y depsito N 825 del Banco de Venezuela.) Enero 04 MOBILIARIO BANCOS (Compra de muebles a Mueble Centro C.A. factura 25 cancelado con cheque 7126 Banco Venezuela.) Enero 06 COMPRAS EFECTOS POR PAGAR (Compra segn factura N 456 a Suplidora C.A. aceptadas letras as: Bs. 2.500,00: Vencimiento 30-01-2009 Bs.2.500,00: Vencimiento 15-02-2009.) -4Enero 08 CAJA EFECTOS POR COBRAR VENTAS (Ventas a Sr. Romero factura N 260. Aceptacin letras as: Vencimiento 1501-2009 Bs. 1.500,00. Vencimiento 3001-2009. Bs. 1.500,00) 1.000,00 3.000,00 4.000,00 -35.000,00 5.000,00 -21.000,00 1.000,00

VAN FECHA 2009 VIENEN Enero 15 -5DESCRIPCIN

20.000,00 REF DEBE

20.000,00 HABER

20.000,00

20.000,00

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GASTOS DE ENERGA ELCTRICA BANCOS (Cancelacin recibo Eleoccidente con cheque N 7127 Banco de Venezuela.) Enero 16 -6VEHCULOS BANCOS EFECTOS POR PAGAR (Compra vehculo a Motores C.A. Factura N 2168. Cheque N 7128 Banco Venezuela.) Enero 17 -7CUENTAS POR COBRAR VENTAS (Venta a crdito segn factura) Enero 20 SEGUROS ANTICIPADO BANCOS (Pago de Pliza.) Enero 21 CAJA EFECTOS POR COBRAR (Cobro letra al Sr. Romero.) Enero COMPRAS BANCOS CUENTAS POR PAGAR (Compra de mercanca) TOTAL DEL MES -10-9-8PAGADOS POR

520,00 520,00

15.000,00 5.000,00 10.000,00

12.000,00 12.000,00

600,00 600,00

1.500,00 1.500,00

14.000,00 1.000,00 13.000,00

63.620,00

63.620,00

Por ltimo, constate siempre que ambos totales, el del debe y el del haber, sean iguales, pues obligatoriamente deben serlo. Debe ser as ya que los asientos han sido hechos basndose en el principio de partida doble. De no ser iguales ambos totales, probablemente se debe a errores cometidos, los cuales deben ser encontrados y corregidos.

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Normas Legales que Regulan la Elaboracin de Asientos en el Diario El artculo 36 del Cdigo de Comercio menciona con claridad una serie de normas en torno a la actividad de registrar transacciones en el diario. De acuerdo con este artculo, se prohbe: 1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. 4. Borrar los asientos o parte de ellos. 5. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Diario Columnar Este tipo de diario es comnmente utilizado en empresas pequeas y medianas. Su diferencia con el diario comn slo consiste en que tiene ms de dos columnas. Realmente, cada empresa decide cuntas columnas tendr su diario columnar, dependiendo de la cantidad de cuentas que mueve su contabilidad y, especialmente, del nmero de ellas en las que hay que registrar una cantidad considerable de transacciones. En todo caso, por ser ste un diario principal o general, deben cumplirse todos los requisitos legales establecidos en los Artculos 32 al 38 del Cdigo de Comercio, tales como su registro o legalizacin antes de ponerlo en uso y las prohibiciones del Artculo 37; es decir, no alterar el orden cronolgico de los asientos, no tachar, borrar, enmendar asientos, no dejar espacios en blanco, etc. Para comenzar a utilizar este diario, el primer paso que se dar ser determinar qu cuentas son las que ms movimiento tendrn. Una vez hecho esto, se procede a asignar un par de columnas a cada una de aquellas que, por su naturaleza, son susceptibles de ser afectadas con cargos y abonos, mientras que se les asignar una sola columna para las que por lo general, slo son afectadas con cargos, y otra parte las que, comnmente, slo tienen abonos. Para las cuentas que tienen poco movimiento, se les asigna la columna Cuentas Varias que, generalmente, son las ltimas columnas de la derecha de cada pgina. En la siguiente ilustracin puede observar uno de los tantos modelos de diario columnar que pueden presentarse.

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(1)

(2)

(3)

(4)
CAJA

(5)
BANCOS

(6)
EFECTOS POR COBRAR

FECHA

CONCEPTO

REF DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

Enero 02 Asiento Inicial Enero 04 Compra muebles Enero 06 Compra Enero 08 Suplidora Enero 15 Venta Sr. Enero 16 Romero Enero 17 Pago energa Enero 20 elctrica Enero 21 Compra Vehculo Enero 22 Venta Crdito

10.000,00 1.000,00

1.000,00 520,00 5.000,00

3.000,00

600,00

1.500,00 a 1.000,00

1.500,00

Pago prima seguro Cobro letra Compra mercanca 2.500,00 10.000,00 8.120,00 3.000,00 1.500,00

62

(7)
EFECTOS

(8)

(9)

(10)
GASTOS DE

(11)
GASTOS

(12)

Folio 2

COMPRAS POR PAGAR DEBE

VENTAS SUELDOS

DE ALQUILER

CUENTAS VARIAS

HABER

DEBE

HABER

DEBE

HABER

CUENTA DEBE
Capital Mobiliario 1.000,00

HABER
10.000,00

RF

5.000,00

5.000,00 4.000,00

10.000,00 12.000,00

Electricidad Vehculos Ctas Cobrar 14.000,00 Seg. anti Pag. a

520,00 15.000,00 12.000,00 600,00

13.000,00

15.000,00

19.000,00

16.000,00

29.120,00

23.000,00

Una vez finalizado el mes, se suman las columnas y puestos los totales en la ultima lnea, debe comprobarse si el diario est cuadrado. Es decir, debe comprobarse si la suma de los totales del debe, es igual a la suma de los totales del haber. Si son iguales, quiere decir, en principio, todo est bien. De no ser iguales, hay algn error que debe ser encontrado y corregido antes de seguir adelante. Estos totales son los que se pasarn al Libro Mayor, tal como ser explicado en el capitulo siguiente, donde se conocer a fondo este importantsimo libro llamado Mayor General o Mayor Principal. Libro Mayor General Como recordar, nuestro Cdigo de Comercio, Art. 33, obliga llevar el Mayor General, pero no nos exige su legalizacin. En consecuencia, el Mayor General puede ser un libro foliado y si lo 63

deseamos se legaliza. Podemos habilitar una carpeta con hojas movibles sin legalizar. En los procedimientos donde los registros se realizan en forma mecanizada o computarizada, no se suele legalizar. El libro Mayor podramos definirlo como el libro de contabilidad que muestra en forma cronolgica, el movimiento que cada cuenta ha tenido durante un perodo determinado. En el mayor General se habilitar un folio para cada una de las cuentas que se han movilizado en el Diario General. Por ejemplo: si en el diario se han movilizado 100 cuentas, en el Mayor General habilitaremos 100 folios. Es muy fcil resumir en el Mayor General las operaciones registradas en el Diario General. Procederemos en la forma siguiente: a) Toda cuenta registrada en el diario con una cantidad en el debe, pasar al debe, con esa misma cantidad, al folio que se le ha habilitado en el Mayor General. b) Toda cuenta registrada en el diario con una cantidad en el haber pasar al haber, con esa misma cantidad, al folio que se le ha habilitado en el Mayor General. No tiene dificultad alguna. Lo que en el Diario General est en el Debe pasar al Debe del Mayor y lo que en el Diario est en el Haber, pasar al Haber del Mayor. Ms simple y fcil no puede ser. El modelo de cuenta de mayor ms difundido se muestra en la siguiente ilustracin: (1) NOMBRE Y NMERO (2) FECHA (mes) (da) (3) DESCRIPCIN (4) (5) (6) HABER (7) SALDO

REF DEBE

(1) Nombre y nmero Se colocar en la parte superior el nombre con el que se identifica la cuenta. En caso de que la empresa utilice cdigo de cuentas, se colocar tambin el nmero que le corresponda. (2) Fecha Se escribir all la misma fecha en que ese movimiento fue registrado en el diario. (3) Conceptos En principio, este espacio est destinado a escribir en forma resumida el mismo concepto que aparece en el asiento de diario que motiva el movimiento de la cuenta en un momento dado. No obstante, debido precisamente a que ya ese concepto est explicado en el diario, para no incurrir en duplicidad, se acostumbra escribir, simplemente, Segn diario.

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(4) Referencia En esta columna se escribir la misma cifra que se carg a la cuenta en el asiento de diario correspondiente. (5) Debe Se escribir en esta columna la misma cifra que se carg a la cuenta en el asiento de diario correspondiente. (6) Haber Se anotarn en esta columna las cantidades que hayan sido abonadas en los respectivos asientos en el diario. (7) Saldos Se utilizar esta columna para ir anotando el saldo con que queda la cuenta, cada vez que tenga un cargo o un abono. Seguidamente pasaremos al Mayor General los asientos que hemos registrado en el Diario, segn el ejemplo que venimos desarrollando. BANCOS
FECHA 2009 Enero 02 Segn diario Enero 04 Segn diario Enero 15 Segn diario Enero 16 Segn diario Enero 20 Segn diario Enero 22 Segn diario 01 02 05 06 08 10 10.000,00 1.000,00 520,00 5.000,00 600,00 1.000,00 10.000,00 Dr 9.000,00 Dr Dr 8.480,00 Dr 3.480,00 Dr 2.880,00 Dr 1.880,00 DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

10.000,00

8.120,00

1.880,00 Dr

CAPITAL
FECHA 2009 Enero 02 Segn diario 01 10.000,00 10.000,00 Cr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

10.000,00

10.000,00 Cr

65

MOBILIARIO
FECHA 2009 Enero 04 Segn diario 02 1.000,00 1.000,00 Dr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

1.000,00

1.000,00 Dr

EFECTOS POR PAGAR


FECHA 2009 Enero 06 Segn diario Enero 16 Segn diario 03 06 5.000,00 10.000,00 5.000,00 Cr 15.000,00 Cr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

15.000,00

15.000,00 Cr

COMPRAS
FECHA 2009 Enero 06 Segn diario Enero 22 Segn diario 03 10 5.000,00 14.000,00 5.000,00 Dr 19.000,00 Dr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

19.000,00

19.000,00 Dr

CAJA
FECHA 2009 Enero 08 Segn diario Enero 21 Segn diario Enero 04 09 1.000,00 1.500,00 1.000,00 Dr 2.500,00 Dr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

2.500,00

2.500,00 Dr

66

EFECTOS POR COBRAR


FECHA 2009 Enero 08 Segn diario Enero 21 Segn diario 04 09 3.000,00 1.500,00 3.000,00 Dr 1.500,00 Dr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

3.000,00

1.500,00

1.500,00 Dr

VENTAS
FECHA 2009 Enero 08 Segn diario Enero 17 Segn diario 04 07 4.000,00 12.000,00 4.000,00 Cr 16.000,00 Cr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

16.000,00

16.000,00 Cr

ENERGIA ELECTRICA
FECHA 2009 Enero 15 Segn diario 05 520,00 520,00 Dr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

520,00

520,00 Dr

VEHICULOS
FECHA 2009 Enero 16 Segn diario 06 15.000,00 15.000,00 Dr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

15.000,00

15.000,00 Dr

67

CUENTAS POR COBRAR


FECHA 2009 Enero 17 Segn diario 07 12.000,00 12.000,00 Dr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

12.000,00

12.000,00 Dr

SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO


FECHA 2009 Enero 20 Segn diario 08 600,00 600,00 Dr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

600,00

600,00 Dr

CUENTAS POR PAGAR


FECHA 2009 Enero 22 Segn diario 10 13.000,00 13.000,00 Cr DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

13.000,00

13.000,00 Cr

Libro de Inventarios y Balances Se emplea para registrar por lo menos una vez al ao los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compaa o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripcin mayor a la que se encuentra en los dems libros oficiales u obligatorios. Es de uso obligatorio, el cual antes de poner en uso, debe ser presentado para su legalizacin por ante el Registro Mercantil, el cual sellar el folio N 1 con el sello distintivo de esa oficina, y el resto de los folios sern sellados a nivel de los nmeros de folios, para poder realizar los registros en ste. Asimismo, en la primera pgina deber ir la nota de tales organismos, donde se expresa: a) El uso que se dar a este libro. b) El nombre de la empresa a que pertenece 68

c) La ciudad donde fue registrado. d) El nmero de folios que contiene e) La firma de las autoridades que legalizaron el libro y el sello del registro o del tribunal que corresponda. Toda empresa llevar al comenzar las operaciones (al momento de su registro), y al fin de cada ejercicio econmico, har el Libro de Inventario una descripcin detallada de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio. Adems, este libro contendr el Estado de Resultado conocido como Estado de Ganancias y Prdidas, el cual deber demostrar con evidencia y verdad los excedentes obtenidos y los dficit sufridos al trmino de su ejercicio econmico. El Libro de Inventario y Balances, tiene la misma estructura y columnas del Libro Diario, pero sin que ellos se identifiquen la columna DEBE y HABER. LIBRO DE INVENTARIOS (1) (SIN USO) (2) DESCRIPCION (3) s/u (4) (5)

CIFRAS CIFRAS PARCIALES TOTALES

Errores Los errores que se pueden cometer en contabilidad son tan variados, que resulta difcil enumerarlos todos y establecer normas para localizarlos y corregirlos. Sin embargo, la experiencia nos ha enseado cules son los tipos de errores ms frecuentes y cul es la estrategia a seguir para detectarlos. En trminos generales, se podra afirmar que la mayor parte de los errores que se cometen, pueden ser clasificados en: a) Errores que afectan el equilibrio de la ecuacin del patrimonio. b) Errores que no afectan el equilibrio de la ecuacin del patrimonio. Errores que Afectan el Equilibrio de la Ecuacin del Patrimonio Pertenecen a este grupo todos aquellos errores que, al cometerlos, traen como consecuencia que la ecuacin patrimonial pierda su equilibrio y que, por lo tanto, el Activo deje de ser igual al Pasivo ms el Patrimonio. 69

La existencia de este tipo de errores es generalmente detectada por medio del balance de comprobacin de sumas o de saldos ya que, su existencia, hace que este balance no cuadre. Es decir que los totales deudores no sumarn la misma cifra que los acreedores. Por ser el balance de comprobacin de saldos el ms utilizado, en lo adelante nos apoyaremos en este tipo de balance y nos referiremos a l como Balance de Comprobacin de Saldos. En trminos generales y de acuerdo con la experiencia, podramos afirmar que la mayora de los errores que descuadran el balance de comprobacin de saldos se cometen al realizar cualquiera de las siguientes actividades: 1. Errores en el pase del diario al mayor. Al realizar esta labor, pudo haber ocurrido cualquiera de los siguientes errores: a) Pase al mayor de una cifra diferente a la que aparece en el diario. b) Partidas que en el diario aparecen en el debe o en haber y fueron pasadas al mayor en el haber o en el debe, respectivamente. c) Omisin de pasar al mayor alguna partida registrada en el diario. d) Partidas del diario pasadas ms de una vez al mayor. 2. Errores en la determinacin del saldo de la cuenta en el mayor. Este tipo de errores son, generalmente, de origen aritmtico: sumas o restas mal hechas, baile de nmeros, comas de decimales mal puestas, etc. 3. Errores al elaborar el balance de comprobacin de saldos. Pueden ser ocasionados por: a) Saldo de la cuenta mal copiado. b) Omisin de alguna cuenta. c) Colocacin del saldo de una cuenta en la columna que no le corresponde. Por ejemplo, la colocacin de un saldo deudor en el haber o viceversa. d) Mal sumada alguna columna del balance. Localizacin de Errores que Afectan el Equilibrio de la Ecuacin Patrimonial Existen algunas reglas prcticas que ayudan a localizar ciertos errores que con alguna frecuencia se repiten, para ello, se recomienda dar los siguientes pasos: 1. Establecer cul es la diferencia que hace que el balance de comprobacin no cuadre. Existe la posibilidad de que esa diferencia haya sido ocasionada por: a) Omisin o repeticin de alguna cifra o partida: en este caso, revise los saldos de cada cuenta del mayor con el objeto de localizar alguna cuenta que tenga un saldo igual a la diferencia encontrada y que no haya sido puesta en el balance de comprobacin. b) Anotacin de una partida deudora en el haber o viceversa. Para detectar este tipo de error, divida por 2 la diferencia que ocasiona el descuadre y luego revise si el cociente

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obtenido es igual a alguna partida de las que componen el balance de comprobacin. De ser as, determine si tal partida est bien ubicada. c) Inversin o baile de los nmeros que componen una partida. Con alguna frecuencia se produce este tipo de error. Por ejemplo, escribir 1.394,00 en vez de 1.943,00. 2. Si despus de dar estos pasos la diferencia persiste, la alternativa que queda es volver a revisar todo el trabajo realizado. Para ello, se recomienda: a) Volver a sumar las columnas del debe y haber del balance de comprobacin. b) Revisar si todas las cuentas del mayor con sus respectivos saldos han sido pasados al balance de comprobacin y si han sido anotados en la columna que les corresponde. c) En el mayor, determinar si el saldo de cada cuenta ha sido bien calculado. d) En el diario: Sumar el debe y el haber. Estas sumas deben cuadrar. Determinar, asiento por asiento, si las partidas han sido pasadas a las cuentas respectivas del mayor y, de ser as, asegurarse de si al pasarlas, han sido anotadas de acuerdo con el diario.

Errores que no Afectan el Equilibrio de la Ecuacin del Patrimonio Existen algunos tipos de errores que no afectan el equilibrio de la ecuacin patrimonial y que, por lo tanto, no pueden ser detectados por el balance de comprobacin ya que, a pesar de tales errores, dicho balance cuadra. Estos errores consisten, fundamentalmente, en: 1. Errores cometidos en alguna cuenta que se compensan exactamente con errores cometidos en otra u otras. 2. Errores que se producen al utilizar cuentas incorrectas. Cmo Corregir Errores Es lgico pensar que, por el simple hecho de ser humano, el contador es susceptible de equivocarse al registrar alguna transaccin. Pues bien, el Cdigo de Comercio ha previsto en el Articulo 37 que en caso de errores y omisiones que se cometan al elaborar un asiento, se corregir con otro asiento distinto que se har en la fecha en que se detect la falta. Ejemplos Se vendi mercanca por Bs.2.000,00 y el cliente firm una letra de cambio. Para registrar esta transaccin el contador hizo el siguiente asiento.

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FECHA Enero 22

DESCRIPCIN -XCUENTAS POR COBRAR VENTAS (Venta de mercanca)

REF DEBE

HABER

2.000,00 2.000,00

Se pide: Corregir el error cometido. La forma de corregir este error es a travs de otro asiento, como se expresa a continuacin. FECHA Enero 22 DESCRIPCIN -XEFECTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR (Para corregir error en asiento nmero) 2.000,00 2.000,00 REF DEBE HABER

Como puede observar, se le est haciendo un cargo a la cuenta correcta, Efectos por Cobrar, mientras que, al abonarle a Cuentas por Cobrar, queda anulado el cargo hecho indebidamente a esta cuenta en el asiento errado. Balance de Comprobacin Est formado por una relacin de todas las cuentas que hemos abierto en el mayor general, el cual en una fecha determinada, nos indicar el saldo de cada una de las cuentas (reales y nominales). Como Preparar el Balance de Comprobacin A continuacin vamos a preparar, entre usted y yo un balance de comprobacin al 22-01-2009 del ejemplo que venimos desarrollando. HOGAR C.A. BALANCE DE COMPROBACIN AL 22-01-2009 SALDOS CUENTAS Bancos Capital DEBE 1.880,00 10.000,00 HABER

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SALDOS CUENTAS Mobiliario Compras Efectos por pagar Caja Efectos por cobrar Ventas Gastos de Energa Elctrica Vehculos Cuentas por cobrar Seguros pagados por anticipado Cuentas por pagar TOTAL 54.000,00 520,00 15.000,00 12.000,00 600,00 13.000,00 54.000,00 2.500,00 1.500,00 16.000,00 DEBE 1.000,00 19.000,00 15.000,00 HABER

Libros Auxiliares Los Libros Auxiliares de Contabilidad, permiten descargar o aligerar el trabajo en los libros principales, ya que en stos se detallarn todas las transacciones. El uso de estos libros no es obligatorio, sin embargo su empleo es de gran utilidad. Por eso es que cada entidad decidir si usa o no libros auxiliares para el registro de las operaciones contables. Es importante resaltar la importancia de estos libros, sobre todo cuando las operaciones son bastante significativas en nmero. Ejemplo: el Libro Auxiliar Banco, de Ventas, de Compras, de Cuentas por Cobrar, y de Efectos por Cobrar. Los Libros Auxiliares de Contabilidad se usan con el fin de descargar o aligerar el trabajo en el Libro Diario de contabilidad y brindan una informacin detallada y completa de las transacciones que en ellos se registran. Cada empresa de acuerdo con sus propias necesidades y caractersticas, usar los libros auxiliares que estime convenientes y tiles para el control del efectivo o de las operaciones generales realizadas por la misma. Es importante destacar en cuanto a los Libros de Compra y Ventas IVA que son obligatorios segn los deberes formales exigidos por el SENIAT, as como tambin el Libro de Entrada y Salidas de Inventario, segn lo establecido en el artculo 177 del Reglamento de Impuestos Sobre La Renta. A continuacin te presentamos formatos de cmo deben ser llevados estos libros:

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FARMACIA MUNICIPAL C.A.


CALLE HIGUEROTE ENTRE FLORES Y TROCONIS S/N ZARAZA EDO GUARICO TELEFONO 0238-7621012 R.I.F. J-30361266-0

LIBRO DE COMPRAS
MES: MARZO
NUMERO NOMBREO RAZON SOCIAL TIPO TRANS NFACTURA AFECTADA TOTAL COMPRAS INCLUYE IVA COMPRAS NO GRAVADAS

AO:

2009
COMPRAS GRAVADAS BASE IMPONIBLE ALICUOTA IMPUESTO % IVA

OPER. FECHA

RIF

FACTURA CONTROL

TOTALES

0,00

0,00

BASE IMPONIBLE COMPRAS NO GRAVADAS Y/O SIN DERECHO A CREDITO COMPRAS INTERNAS GRAVADAS SOLO ALICUOTA GENERAL COMPRAS INTERNAS GRAVADAS POR ALICUOTA GENERAL + ADICIONAL COMPRAS INTERNAS GRAVADAS POR ALICUOTA REDUCIDA 30 33 332 35 -

CREDITO FISCAL 0 34 342 343 36

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FARMACIA MUNICIPAL C.A.


CALLE HIGUEROTE ENTRE FLORES Y TROCONIS S/N ZARAZA EDO GUARICO TELEFONO 0238-7621012 R.I.F. J-30361266-0 F.Inicio : F.Final :


No.


Fecha

01/03/2009 31/03/2009


Documento


No. Control


Doc. Afectado


Total C/I.V.A.


Total Exento


Ventas Contribuyentes

Pg. 38
Monto Retenido

Libro de Ventas (I.V.A)



R.I.F.


Nombre o Razn Social


Tipo

Ventas No Contribuyentes Base Imponible

Base Imponible

Impuesto

Impuesto


0,00 0,00


0,00 0,00


0,00 0,00 0,00


Total Ventas Internas No Gravadas Total Ventas de Exportacin

Total Ventas Internas solo alicuota general Total Ventas Internas solo alicuota reducida

Base Imponible


0,00 0,00 0,00


0,00 0,00 0,00 0,00

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Dbito Fiscal

Impuesto Retenido

0,00 0,00

0,00

0,00

Diferencia de Impuesto :

0,00

F A R M A C I A M U N I C I P A L C. A.
RIF. J-30361266-0 N.l.T. : 0064402749 DIRECCION: Calle Higuerote entre Las Flores y Troconis, Zaraza Estado Gurico
ARTICULO 177 REGLAMENTO DE I.S.L.R.

CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIOS MES: MARZO 2009


ENTRADAS (COMPRAS) DESCRIPCION DE MERCANCIA ABAXON CMPDO 0,5 MG X ACABEL COMP 8 MG X 10 ACICLOVIR CREMA 5 % X 5 GR GENV ACNEX CREMA 10% X 30 GR ACTOS TAB 15 MG X 15 ACUTEN TAB 500 MG X 20 ACULAR SOLUC OFT X 5 ML AEROCORT SALBUTM SUSP AFRIN SOLUC NASAL AD X 15 ML AFLAREX SOLUC 0,1_% X 15 ML AGIOLAX GRANULADO 150 GR AGIOLAX GRANULADO 250 GR AKINETON TAB 4 MG X 20 ALDROX SUSP X 180 ML ALFA MON GRAGEAS 25,00 ALFA MON GRAGEAS 50000 U X 25 ALFACICLINA CAP X 12 ALOVENT SOLUCION 0,25 MG X 20 ML ALPHA D3 CAP BLANDAS 0,25 MG X 50 ALTACE CAP 2,5 MG X 15 ALTACE TAB 10 MG X 15 AMBROCLAR SOLUCIN X 6 ML AMBROCLAR SOLUCIN GOTAS 15 ML AMIODARONA TAB 200 MG X TOTAL 20 3 4 2 12 1 6 6 5 2 4 3 2 1 2 3 1 1 2 1 8 1 4 92 424.978,20 6.557,76 23.513,88 121.613,22 75.018,36 23.601,11 58.647,00 137.783,04 120.494,20 51.760,80 158.784,04 11.923,20 13.951,14 13.271,21 34.283,12 16.779,00 17.694,78 94.630,37 84.564,72 93.506,21 250.461,12 26.964,73 39.814,48 2.395.124,61 1 282 9.450,00 2.465.084,18 2 61.200,00 1 39.600,00 1 41.400,00 2 1 1 5 6.985,00 23.265,00 11.700,00 107.730,00 CANTIDAD MONTO Bs. (Costo) 1 10 2 4 SALIDAS (VENTAS) CANTIDAD MONTO Bs. (Costo) 26.100,00 216.000,00 5.220,00 23.513,88 OBSERVACIONES

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LECTURA N 8: DOCUMENTOS MERCANTILES


Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Disposiciones legales para el registro contable. Trabajo no publicado. UNEFA ZARAZA.

Documentos Mercantiles
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ultimo extremo con la correspondencia. Estos documentos mercantiles se envan al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habr en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto nmero de compradores estar adquiriendo mercancas del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se enva a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratndose de una organizacin de la clase que hemos descrito, sera imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transaccin mercantil facilitan la conclusin de est, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorizacin para hacer la anotacin de los libros de contabilidad. En conclusin, podemos decir que entra dentro de la idea de documentacin mercantil toda constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para: a) Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. b) Probar un hecho desde el punto de vista legal. Con respecto a lo dicho en segundo trmino conviene observar que los libros de contabilidad son tan slo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirn para destruir la evidencia surgida de un 77

comprobante escrito y revestido de las caractersticas legales: puede decirse entonces que an los libros de contabilidad pierden valor sino estn apoyados en un archivo de documentos bien organizado. Nuestro Cdigo de Comercio vigente establece al respecto en su artculo 124, entre otras cosas que: Las obligaciones mercantiles y su liberacin se prueban: a) Con documentos pblicos. b) Con documentos privados. c) Con facturas aceptadas. d) Con telegramas. e) Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil. Importancia de la Documentacin Mercantil La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. Clasificacin de los Documentos Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aqu solo se explicarn los que mas comnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificacin: 1. Documentos Corrientes a) Comprobantes de compras. El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la organizacin interna de la empresa. El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancas que necesiten l, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la adquisicin de las mercancas en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aqul que ofrezca, como es natural, las condiciones ms favorables. En caso de que las mercancas sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condicin acordada hubiera sido que el pago sea al contado, o bien se registra una obligacin a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crdito, siempre utilizando como base para la anotacin en los libros la factura expedida por el proveedor. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes: Solicitud de compra. El departamento de compras, de no existir ste, quien haga sus veces, actuar de acuerdo con una solicitud por escrito aprobada por un empleado 78

suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo el Departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisicin de artculos que se destinan a la reventa. Orden de compra. Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisicin autorizada por la empresa. Si est tiene un departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. La factura. Consiste en una relacin detallada de las mercancas compradas, debe contener el nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripcin y precios de las mercancas.

Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:

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Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la operacin. La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportacin. Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro nico de Contribuyentes - RUC, exceptundose este requisito en operaciones de exportacin. Importancia En dicho documento hace constar en forma detallada las mercaderas vendidas, indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros en los libros respectivos. Uso Se emitieron en los siguientes casos: Cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario. En los servicios de comisin mercantil presentados a sujetos no domiciliados, en relacin con la venta en el pas de bienes provenientes del exterior, siempre que el comisionista acte como intermediario entre un sujeto domiciliado en el pas y otro no domiciliado la comisin no pagada al exterior. Slo emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro nico de Contribuyente RUC, exceptundose de este requisito a las operaciones de exportacin. Las Notas de Dbito. Si las mercancas llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algn artculo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.

b) Comprobantes de Ventas. Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancas pueden ser ms muy simples o ms complicados, segn sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega a el cliente. El ticket o cintas emitidas por mquinas registradoras debern ser utilizados en operaciones con consumidores finales y en las realizadas por los sujetos del Rgimen nico Simplificado. En operaciones que se realiza con consumidores finales. En operaciones realizadas por los sujetos del Rgimen nico Simplificado. 80

Solo podrn ser emitidos en moneda nacional. Permite ejercer el derecho al Crdito Fiscal, sustentar gasto o costo para efecto tributario o Crdito Deducible c) Comprobantes de Operaciones Bancarias. Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones ms importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depsitos pueden estar constituidos en gran parte por cheque de sus clientes. 2. Documentos de Crdito a) La Letra de Cambio. Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crdito a otra (el librado) comprometindose esta ltima a pagar el importe sealado a la fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobrrsela al librado llegada la fecha del vencimiento. Segn el artculo 410 a 485 del Cdigo de Comercio: Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona el Librador emite y ordena a otra el Librado que acepte pagar y pague, en cierto plazo, a un tercero (Beneficiario) o a su orden una suma de dinero que se determina en la Letra de Cambio. En otros trminos, es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado plazo. Requisitos que debe llenar una letra de cambio. Segn el artculo 410 del Cdigo de Comercio: La denominacin de la "Letra de Cambio" o "nica de Cambio" expresada en el mismo texto del titulo y en el mismo texto del titulo y en el mismo idioma empleado en la redaccin del documento. Tambin puede usarse la clusula "a la orden". Con esto se busca mayor claridad en el documento y evitar confusiones. Orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero. Es decir que no este sometida a condicin alguna y que la cantidad sea expresada con precisin en la moneda que se va a pagar. Si la cantidad se expresa en nmeros y letras y existe disparidad, valdr la cantidad expresada en letras. Si se expresa en nmeros y hay diferencia, valdr la cantidad menor. El nombre del que debe pagar: librado, girado u obligado directo. No necesariamente su firma. La ausencia del nombre del librado determina la nulidad del titulo. En caso de empresa, debe mencionarse el nombre exacto, porque de otra manera es nula. 81

Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cuando deber ste cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deber presentrsele al cobro. Para ello debe indicarse en forma precisa la fecha de vencimiento o fecha de pago. Si el vencimiento no estuviera indicado, se considera pagadera "a la vista". A partir del vencimiento es exigible el pago de la letra y esta devenga intereses moratorios. En cuanto al vencimiento, la letra de cambio puede ser: A da fijo. A cierto plazo de la fecha. A la vista. A cierto trmino vista. Si tienen otro tipo de vencimiento son nulas. Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerar como lugar de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de est. Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago beneficiario. La fecha y lugar donde la letra fue emitida. Si no se indica el sitio se considerar como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador. La firma del que gira la letra librador, girador, emitente . Este requisito es indispensable para la validez de la letra de cambio. Casos El librador, el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas. El librador y el librado pueden ser una misma persona. El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y beneficiario seran la misma persona. Segn el artculo 419 del Cdigo de Comercio, toda letra de cambio aunque no sea girada expresamente a la orden, es transmisible por medio de endoso. Este debe ser puro y simple y toda condicin a la cual aparezca subordinado, se considerar no escrita. El endoso parcial es nulo e igualmente el endoso "al portador" segn el artculo 420. El endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio y es valido aunque no se designe el beneficiario por cuanto el tenedor se considera portador legtimo de la misma. De acuerdo al artculo 433 la aceptacin se expresa por la palabra "acepto" o equivalente. Debe estar firmada por el librado. Su simple firma puesta en la cara anterior de la letra equivale a su aceptacin. El pago de una letra de cambio puede ser garantizado por medio de aval. Esta garanta se puede prestar por un tercero an por un signatario de la letra. Se expresa por medio de las palabras "bueno por aval" y debe estar firmada por el avalista. Este se obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante y cuando ha pagado la letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo. El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago, el da en que es pagadera en uno de los dos das laborables que le siguen. 82

La negativa de aceptacin o de pago debe constar por medio de un documento autntico o protesto por falta de aceptacin o por falta de pago. Todas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante, prescriben a los tres aos, contados desde la fecha del vencimiento. Sintetizado lo expuesto se puede decir que una letra de cambio vlida es aquella que cumple con todos los requisitos exigidos por la ley, en este caso el artculo 410, del Cdigo de Comercio crea una serie de obligaciones y derechos entre el librador, el librado y el beneficiario. Es ms, si posteriormente la letra de cambio se transmite mediante endoso y se garantiza por medio de un aval, tambin quedarn ligados por derechos y obligaciones el endosante, el endosatario y el avalista. Endosante es la persona que en un momento determinado posee el derecho de cobrar la letra de cambio y puede, por tanto, transmitir dichos derechos a otra persona mediante su firma en reverso de la letra. Endosatario es la persona que recibe la letra por intermedio del endoso y que adquiere, por tanto, los derechos que se le transmiten. Avalista es la persona que garantiza el cumplimiento de una obligacin y que lo manifiesta por medio de su firma en el anverso de la letra de cambio.

Es necesario recordar que el librador tiene una obligacin, que es la de garantizar el pago de la letra. En otros trminos, que si la letra no es pagada por el librado que acepto pagarla, el librador tendr que cancelar la letra en razn de encontrarse "obligado en regreso". Esta ltima obligacin no puede ser excluida por el librador: la Ley lo prohbe terminantemente. Por su parte, el librado no tiene obligacin de aceptar la letra, pero una vez que la acepta, asume definitivamente la obligacin de pagarla y no puede eximirse de dicha obligacin. Cuando el librado se niega a aceptar una letra cambio, se puede recurrir al protesto que es el acto pblico por el cual se deja constancia del requerimiento formulado al librado o al aceptante para que acepte o pague la letra, y de la negativa de hacerlo. Para ello se prepara una solicitud dirigida a un Notario Pblico, en la cual se le pide a este funcionario que se traslade al lugar donde se encuentra el librado para que deje constancia de su negativa de aceptar la letra. En las ciudades o pueblos donde no hay Notario, el protesto puede hacerse por intermedio de un juez o de un Registrador.

El protesto es importante porque de no hacerlo, el beneficiario puede perder entonces la posibilidad de exigirle al librador que pague la letra. Este problema puede eliminarse con la clusula "sin aviso y sin protesto", incluida en la letra. Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:

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b) El Pagar. Es un documento de crdito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un ttulo valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual una persona el emisor se compromete a pagar a otra persona el beneficiario una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagars pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. Los pagars pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el estado. Segn el artculo 486 al 488: Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrito, en virtud del cual una persona natural o jurdica se obliga a pagar a otra a su orden, una cierta suma de dinero en una fecha determinada. De acuerdo al artculo 486, los pagares deben contener: a) La fecha de emisin y firma del documento. b) La cantidad en nmero y letras. c) La poca de su pago, es decir, la fecha de vencimiento. d) La persona a quien a cuya orden debe ser pagado. e) La expresin de si es por valor recibido y en que especie por valor en cuenta.

Al pagar se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para las letras de cambio: a) Los plazos en que vencen, es decir, los vencimientos: a da fijo , b) a cierto plazo de la fecha, a la vista y a cierto termino vista.

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c) Lo relativo al endoso. d) Los trminos para la presentacin, cobro protesto. e) Lo referente al aval. f) Lo relativo al pago y al por intervencin.

g) Lo concerniente al protesto. h) Los trminos de la prescripcin.

El portador de un pagar protestado por falta de pago, tiene derecho a cobrar de los responsables: a) El valor de la obligacin. b) Los intereses desde la fecha de protesto. c) Los gastos del protesto. d) Los intereses de estos desde la demanda judicial. e) Los gastos judiciales que hubiese desembolsado.

Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:

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El Cheque. Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que ste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador. Es una orden o mandato de pago incorporado a un ttulo de crdito que permite al librador disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del ttulo, de fondos que tenga disponibles en un banco. El cheque deber contener: la denominacin de cheque inserta en el texto mismo del ttulo, el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero, el nombre del que debe pagar (al que se
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denomina librado), que por fuerza ha de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisin del cheque, la firma del que lo expide, al que se denomina librador. El librador o tenedor de un cheque podr solicitar al banco librado que preste su conformidad al mismo, con lo cual se acredita la autenticidad de ste y la existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador. El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin clusula 'a la orden' o 'no a la orden'; puede tambin ser librado para que se pague al portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradicin; el cheque extendido a favor de una persona concreta, con o sin la clusula 'a la orden', es transmisible por medio de endoso. El endoso deber ser total,

puro y simple; deber, adems, escribirse en el cheque y ser firmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un cheque podr garantizarse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte de su importe. Esta garanta podr ser prestada por un tercero o por el librador. El cheque es pagadero a la vista. Cualquier mencin contraria se reputa no escrita. El librado podr exigir, al pago del cheque, que ste sea entregado con el "recib" del portador. Se presumir pagado el cheque que despus de su vencimiento se hallare en poder del librado.
Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo: c) Aval. Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra de cambio independientemente de la obligacin que contraen el aceptante y el endosante. Firma que se pone al pie de una letra u otro documento de crdito, para responder de su pago en caso de no efectuarlo la persona principalmente obligada a l. Es un trmino utilizado con frecuencia en la prctica de los negocios para referirse a cualquier clase de garanta personal. Otras veces se utiliza este trmino como sinnimo de fianza, por lo que sera el contrato por el que el avalista se obliga a pagar o cumplir por un tercero (avalado), en el supuesto de no hacerlo ste. En Derecho Mercantil se denomina aval cambiario a un contrato perteneciente al gnero de la fianza personal destinada a garantizar el pago de una letra de cambio. El aval es una obligacin accesoria de la obligacin cambiaria, que es la principal, por lo que se extingue en el caso de hacerlo sta. Es adems subsidiaria, pues el avalista slo est obligado a pagar si el deudor no paga. Por las peculiaridades del trfico en el que se produce el aval cambiario, la subsidiariedad no se suele entender de una forma estricta y basta con el incumplimiento del deudor para que se pueda reclamar el pago al avalista, sin requerir ningn tipo de persecucin especial de los bienes del deudor. Por ello, desde que llegado el momento del cumplimiento el deudor no lo hace, el acreedor puede dirigirse tanto contra el deudor principal como contra el avalista, pues 87

entre ambos ha quedado establecido un autntico vnculo de solidaridad. En el caso en que el avalista se vea obligado a satisfacer la deuda adquirir un derecho de reintegro contra el deudor. El aval puede ser limitado para un periodo de tiempo marcado, con relacin a un caso especfico, en cuanto a la cantidad o frente a una persona concreta, cuando slo responde el avalista frente a un acreedor individualizado o definido, y no frente a cualquiera. Este puede ser "absoluto o limitado". La persona que da un "aval absoluto", responde solidariamente del pago de la letra de la misma forma que el librador y el endosante. El "aval limitado" es el que reduce la garanta a tiempo, cantidad o persona expresamente determinados; dado en estos trminos, no produce mas responsabilidades que la que el firmante se impuso, ni da a ste ms derechos que contra la persona a quien garantizado y los endosantes anteriores. El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago se garantiza, o bien en un documento separado. Cuando el "aval" se extiende en la misma letra, basta escribir al lado de la firma del librador la firma del avalista en la forma siguiente: Por Aval Marcos Garca e) Depsito. Obligacin que alguien adquiere de hacer algo a lo que otra persona se ha obligado en caso de que esta no lo haga. Que supone un pacto por el que un tercero asume la condicin de obligado con carcter subsidiario al pago, para afrontar el supuesto de que no cumpla el deudor principal. Otros Documentos Comerciales La prctica comercial corriente ha establecido el principio de registrar por escrito todas las operaciones que se lleven a cabo, den o no lugar a un asiento inmediato en la contabilidad, y este principio origina todo un sistema de documentos informes, memoranda, comunicaciones, que invariablemente se emplean en todas las grandes organizaciones. Como ejemplos de esta documentacin pueden citarse los recibos de almacn, contratos de todas clases (sean de arrendamiento, compra, venta), memoranda de rgimen interior, partes de trabajo, tickets de jornales. Muchos de ellos no afectan sino remotamente a la labor del tenedor de libros, salvo en aqullos casos, que se dan sobre todo en negocios pequeos, en que aqul ejerza a la vez el cargo de jefe administrativo de la empresa.

Una vez que conocemos los fundamentos bsicos de contabilidad y sus disposiciones legales para el registro contable continuaremos con la presentacin en estado financieros de la informacin registrada en libros.

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UNIDAD 3 SITUACION CONTABLE Y ESTADOS FINANCIEROS


LECTURA N 9: ESTADOS FINANCIEROS
Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Urbina, A. (2009). Situacin contable y estados financieros. Trabajo no publicado. UNEFA ZARAZA.

Estados Financieros
Los Estados Financieros son documentos que debe preparar toda empresa al terminar cada ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades a lo largo de dicho perodo. Los Estados Financieros reflejan todo el conjunto de conceptos de operacin y funcionamiento de las empresas, toda la informacin que en ellos se muestra debe servir para conocer todos los recursos, obligaciones, capital, gastos, ingresos, costos y todos los cambios que se presentaron en ellos a cabo del ejercicio econmico, tambin para apoyar la planeacin y direccin del negocio, la toma de decisiones, el anlisis y la evaluacin de los encargados de la gestin, ejercer control sobre los rubros econmicos internos y para contribuir a la evaluacin del impacto que esta tiene sobre los factores sociales externos. Para tal efecto se utilizan bsicamente los siguientes estados financieros: Balance General Estado de Resultados Estado de Flujos de Efectivo o Flujo de Caja Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Notas a los Estados Financieros.

Elaboracin de los Estados Financieros El proceso de elaboracin de los estados financieros requiere de una serie de pasos, el primero de los cuales consiste en clasificar las cuentas que aparecen en el Balance de Comprobacin. En los dos ms importantes grupos: a) CUENTAS NOMINALES o de RESULTADOS b) CUENTAS REALES o de VALORES Con estos dos grupos de cuentas sern elaborados los estados financieros que son, en definitiva, los resmenes sobre los cuales se harn los anlisis e interpretaciones de los hechos ocurridos en la empresa.

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Funciones de los estados El contador debe considerar que la funcin esencial de los estados financieros es ofrecer a los interesados informacin importante acerca de una empresa. Para los interesados, las palabras informacin importante pueden tener distinto significado. Los estados se preparan con los siguientes fines: a) Llenar los requisitos que se imponen a los gerentes para controlar las operaciones y obtener crdito. b) Llenar los requisitos que exigen los inversionistas existentes y los que vengan despus. c) Llenar los requisitos exigidos por el Gobierno, en lo relativo a las leyes y los reglamentos sobre impuestos. d) Llenar los requisitos de organizaciones tales como las Asociaciones de Comerciantes, Cmaras de Comercio, entre otras. Relacin entre la forma y la funcin La estructura de los estados debe variar segn el uso para el que se les destine. En los estados para el gerente de produccin, se debe dar preferencia, por ejemplo, en el balance, a los valores de activo que representan la planta y, en el estado de resultados, a los costos de produccin. El informe para el gerente de ventas debe mostrar las ventas, los costos de mercancas y los gastos analizados segn el producto, el territorio atendido o el departamento. Los estados que se presentan con el fin de obtener crdito deben hacer resaltar en el balance, el activo y el pasivo circulantes y en el estado de resultados, los ingresos de operacin y los cargos fijos. Los estados que se formulan para los tenedores de acciones, bonos u otros valores, deben mostrar con mayor detalle la seccin de distribucin de ingresos correspondiente al estado de resultados y las clasificaciones relativas al pasivo fijo y al capital en el balance. Los estados que se presentan para satisfacer los requisitos o recomendaciones de dependencias gubernamentales o de asociaciones, se preparan generalmente de acuerdo con alguna norma establecida. La preparacin de los estados se consider, por mucho tiempo, una mera formalidad como consecuencia del cierre peridico del mayor, o sea un medio adecuado para resumir las informaciones contenidas en los libros de contabilidad. Por consiguiente, los estados se presentaban en forma sumamente tcnica. En los tiempos actuales, muchos contadores le dan muy poca importancia al uso para el que se destinan tales estados y continan empleando, de manera incorrecta, las formas tcnicas y la terminologa.

Conociendo los principios y las normas de contabilidad generalmente aceptados para la presentacin de la informacin en estados financieros, a continuacin te describimos cada uno de ellos.

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LECTURA N 10: EL BALANCE GENERAL


Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Situacin contable y estados financieros. Trabajo no publicado. UNEFA ZARAZA.

El Balance General
El Balance General es uno de los estados financieros principales, y su comprensin facilita no slo la de los dems estados, sino tambin los aspectos fundamentales del proceso de registro contable. Lo definiremos en la forma siguiente: Balance General es el estado financiero que muestra la situacin financiera de una entidad, a una fecha determinada. Por Situacin Financiera se entiende la composicin de los recursos que tiene una empresa y de las fuentes de esos recursos. Los recursos provienen de dos tipos de fuentes: las personas ajenas a la entidad y los dueos de sta. En otras palabras se puede decir que la situacin financiera se integra por las propiedades de una entidad, sus obligaciones o adeudos y el valor neto que de la misma pertenece a sus dueos. El Balance se le clasifica como el estado financiero esttico, debido a que la informacin que muestra se refiere a una fecha determinada, es decir, indica en qu circunstancias se encuentran las cosas en un momento dado. Una manera de explicar el carcter esttico del Balance General, es compararlo con una fotografa. En la misma forma que sta, si se ha tomado, por ejemplo, a una persona en movimiento, muestra nicamente la posicin de la persona al momento de tomarse la foto., sin captar el movimiento que la llevo a dicha posicin; el balance indica la situacin financiera de una entidad en al fecha a que esta formulado dicho estado, pero no revela el movimiento que la ocasion, y el cual, desde luego, est constituido por las transacciones efectuadas. Las operaciones financiaras se registran en la contabilidad, y con base en tal registro se puede formular el balance, que como antes se dijo es consecuencia de ellas. Al Balance General tambin se le acostumbra denominar estado de situacin financiera o estado de situacin financiera. Estructura Financiera de las Entidades La estructura financiera que una empresa tenga en un momento dado, es una base muy importante para emitir juicios en los que se destaquen los aspectos positivos y negativos de la situacin de la empresa. Las conclusiones as obtenidas, permiten a los directivos de la misma,

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encauzar apropiadamente las acciones administrativas, y tambin son de gran utilidad para otros interesados en la informacin financiera. Por tal razn, el Balance es un estado financiero de gran trascendencia, ya que su contenido permite establecer cul es la estructura financiera de una entidad. Lo anterior, sin desconocer que tambin es de importancia la informacin proveniente de otros estados financieros conocidos como principales, a fin de tener una perspectiva completa. Existen diferentes clases de recursos; cada uno tiene caractersticas diferentes a los dems. Lo mismo ocurre con las fuentes de recursos. Para el anlisis financiero, los fondos que se encuentran el efectivo tienen caractersticas diferentes a los invertidos en mercanca; stos, por su parte difieren a los que estn invertidos en mobiliario y equipo. Por el lado de las fuentes de recursos, las aportaciones de los socios tienen un significado diferente al de las cantidades que se han recibido en prstamo; a su vez dentro de stas, no es lo mismo el adeudo que se tiene que pagar en el plazo de un mes, que otro cuyo plazo de vencimiento es a tres aos. En consecuencia, el significado de una estructura financiera, depende de la forma en que estn combinadas estas distintas clases de recursos y fuentes. Por ello, el contenido del Balance se presenta bajo una clasificacin que facilita el anlisis de la estructura financiera. En primer trmino, los recursos se listan por separados de las fuentes; dentro de stas se presenta un grupo para las fuentes externas o ajenas, y otros para las internas o propias. Adems, dentro de cada uno de estos tres grupos existen subclasificaciones adecuadas que permiten distinguir los diferentes tipos de recursos y de fuentes de los mismos. La Ecuacin del Balance General En la terminologa tcnica de la contabilidad, se designa como Activo a los recursos de que dispone la empresa. A las deudas que se encuentran pendientes de pago se les denomina Pasivo. La propiedad neta que en la entidad tienen sus dueos se conoce como Capital. Puesto que como antes se dijo--, los recursos con los que cuenta una empresa han sido entregados a sta ya sea por sus dueos o por terceras personas que los otorgan en calidad de prstamo, se infiere que el total de los recursos es igual a la suma de las fuentes. En terminologa tcnica esto significa que el Activo es igual a la suma del Pasivo y el Capital, lo que se representa por la siguiente formula, misma que constituye la ecuacin bsica del Balance.: A=P+C Las diversas transacciones que efecte la empresa, modifican la composicin de uno o ms de los tres grupos principales de que se compone el balance, pero la igualdad indica nunca se altera.

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Para ilustrar lo anterior, considrese el caso de un grupo de socios que para iniciar un negocio aportan, entre todos ellos, Bs.100.000 en efectivo. EL balance en ese momento indicar Activo por Bs.100.000 en el rengln de efectivo y un capital por la misma cantidad; por lo pronto no se ha recibido fondos de personas ajenas. El Balance resultante es:

ACTIVO Efectivo en caja 100.000

PASIVO

CAPITAL 100.000 Capital social 100.000 100.000

Si despus, se obtienen Bs.20.000 en prstamo de un banco, el rengln de efectivo aumentar a Bs.120.000; al mismo tiempo habr surgido un adeudo con el banco. El balance mostrar Activo por Bs.120.000 (el efectivo que tiene la empresa), el Pasivo ser de Bs.20.000 (el adeudo con el banco), y el Capital importar Bs.100.000 (lo que aportaron los dueos). Si se presentan estos valores en trminos de la ecuacin bsica del balance se tendr: A 120,00 = P + C

= 20,00

+ 100,00

En este momento el balance aparecera como se encuentra en seguida: Activo Efectivo en caja 120,00 Pasivo Prstamos Bancarios CAPITAL 120,00 Capital social 100,00 120,00 Si en el negocio antes mencionado se compra una camioneta para el reparto de mercancas, con costo de Bs.40,000, mismos que se pagan en efectivo, en Activo total sigue siendo el mismo, pero en su composicin hay un cambio, por lo cual ahora se tiene Bs.80,000 en efectivo y Bs.40,000 en equipo de transporte. Numricamente queda lo mismo, es decir: 120,00 = 20,00 + 100,00 El Balance mostrar la siguiente situacin: 20,00

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Activo Efectivo en caja Equipo 80,00 40,00

Pasivo Prstamos Bancarios CAPITAL 120,00 Capital social 100,00 120,000 20,00

Posteriormente, se tratar con detalle de las diversas transacciones y se explicara la razn por la cual, aunque signifiquen cambios en los recursos y/o en las fuentes de recursos, siempre existir la igualdad de Activo con la suma del Pasivo y el Capital. Por lo pronto, es conveniente indicar que la forma tpica de presentar el balance responde a la ecuacin antes mencionada; esto significa que en el lado izquierdo del balance se anotan los diversos conceptos del Activo, y en el lado derecho se presentan el Pasivo y el Capital; evidentemente la suma del lado izquierdo ser igual a la suma del lado derecho. Conceptos de Activo, Pasivo y Capital. El principio de entidad El Activo se puede definir de varias maneras. Conforme a una de ellas, es el conjunto de recursos financieros que pertenecen a una entidad. O bien: Activo son todas las propiedades, tanto en bienes como en derechos, que tiene una empresa. El Pasivo son las deudas u obligaciones de carcter financiero de la entidad. El Capital contable se integra de las aportaciones hechas a una empresa por su dueo o sus socios, ms las utilidades retenidas en la misma. Una definicin ms tcnica seala que el Capital Contable es el derecho neto que los dueos de una entidad tienen sobre un Activo de la misma. En diversas definiciones de Capital Contable se utilizan los trminos propiedad neta o derecho neto sobre los activos, porque del total de recursos que pertenecen a la empresa, una parte debe utilizarse para pagar las deudas, y solo el remanente se considera que es propio de los dueos de la entidad. Por otro parte, aunque al tratar acerca de la ecuacin bsica del balance se emple por simplificacin--- el trmino capital es necesario agregarle un calificativo para quedar como capital contable, en vista dentro de que este tercer grupo de balance existen varios renglones, y en alguno o algunos de ellos se utiliza tambin la palabra capital, de modo que para distinguirlos se califica cada uno en forma apropiada.

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Adems, denominar al grupo como capital contable tiene por propsito, hacer hincapi en que se est hablando del capital como el significado que se le da en contabilidad, pues dicho termino tiene acepciones diferentes en otras disciplinas, y aun en el lenguaje comn, por lo que de esa manera se pretende evitar confusiones. En ciertas clases de informacin, es necesario identificar la unidad informativa. Si alguien solicita que se le digan los nombres de los ros antes de contestarle habra que delimitar el campo informativo. Uno de los puntos que indispensablemente se le pedira aclarar, es si esta inquiriendo sobre los ros de todo el planeta, los de un pas o una regin. Si por ejemplo seala que su inters radica en los ros que atraviesan el Estado de Tamaulipas, quedara preciso que dicho estado constituye la unidad informativa, o dicho de otra manera, el universo de datos. La contabilidad participa de esa caracterstica, lo cual da lugar a lo que se conoce como principio de entidad Expresado en trminos sencillos, dicho principio consiste en identificar la unidad acerca de la cual se va a informar. En la mayora de los casos esto no encierra problema alguno, pues resulta obvio que uno entidad puede ser el negocio de una persona, o bien una determinada sociedad mercantil, etctera. En lo concerniente al tema de este capitulo, la ms importante implicacin del principio mencionado es que, para los efectos contables, la entidad se considera independiente del dueo o socios de la misma. Resulta pues, que si una persona establece un negocio determinado, la contabilidad informar sobre los recursos con que cuenta dicha negociacin, pero sin considerar en lo absoluto los bienes y deudas particulares de esa persona, pues no son parte del negocio. Como consecuencia de lo anterior, e capital contable de una entidad se forma con los recursos que el dueo o socios especficamente ha invertido en y para la operacin de la misma. Lo cual se acostumbre a denominar como aportaciones de capital; despus, las operaciones de la empresa ocasionan aumento o disminucin al capital contable, bsicamente por las ganancias o perdidas resultantes del manejo del negocio. De esta manera, la ecuacin del balance tiene su origen en que la entidad se considera autnoma de sus dueos, pues las aportaciones de stos pasan a formar parte del Activo pero simultneamente integral el capital contable, mismo que se interpreta como los recursos propios de la entidad, en contraste con el Pasivo que representa recursos ajenos. As, el total de recursos (activo) es igual a los recursos ajenos (pasivo) ms los recursos propios (capital contable). Esta igualdad es numrica, en trminos de valor monetario, pero no significa que una partida del Activo se tenga que identificar necesariamente con una partida especifica del Pasivo o del Capital contable, porque si bien esto es factible en origen, las operaciones posteriores de la empresa ocasionan cambios en los diferentes renglones del balance. Principales Renglones del Balance A cada uno de los renglones que aparecen en un estado financiero, podemos denominar elementos financieros, pues efectivamente el conjunto de ellos integra la informacin financiera que el correspondiente estado tiene por objetivo presentar. 95

En el caso del Balance cada clase de recursos o cada fuente de recursos, es un elemento financiero. Como posteriormente se explicar, a cada elemento o rengln de los estados financieros, tambin se les denomina por extensin, con el nombre de cuenta. Enunciar los principales renglones del Balance, es una cuestin de simple lgica; basta con recordar las operaciones que efecta una empresa comercial, y determinar los recursos o fuentes de recursos que se involucran en ellas. Sin embrago, por otra parte, implica la necesidad de utilizar los nombres tcnicos que en contabilidad se aplican a esos conceptos. En el presente capitulo se utilizar la terminologa tcnica ms comn. Una vez que se entienda perfectamente el significado de cada elemento financiero, no resultar difcil identificar los sinnimos que en ocasiones se emplean. Activo Los recursos financieros, es decir, los renglones del Activo, que usualmente se encuentran en el Balance, son los siguientes: Caja Bancos Acciones y Valores Negociables Clientes Documentos por Cobrar Deudores Diversos Almacn de Mercancas Seguros Pagados por Anticipados Rentas Pagadas por Anticipado Intereses Pagados por Anticipado Terrenos Edificios Mobiliarios y Equipo de Oficina Equipo de Transporte Equipo de Cmputo Gastos de organizacin Gastos de Instalacin

El Pasivo Los renglones ms comunes del pasivo son: Proveedores 96

Documentos por Pagar Impuestos por Pagar Acreedores Diversos Rentas Cobradas por Anticipado Acreedores Hipotecarios Prestamos Bancarios alargo Plazo

Capital Contable Del grupo Capital Contable, por lo pronto se har mencin de los siguientes conceptos: Capital Social Utilidad del Ejercicio Utilidades de Ejercicios Anteriores.

Partes de que se Compone el Balance General La informacin que contiene un Balance General, la podemos dividir en tres secciones: Informacin general o encabezamiento. Informacin Financiera. Notas aclaratorias.

Informacin General o Encabezamiento En las Normas Internacionales de Contabilidad Nros. 46, 47 y 48, se establece el tipo de informacin que debe ser mostrada en el Balance General. En trminos generales, tal informacin es la que sigue: a) Identificacin de la empresa. En el encabezamiento del Balance General debe aparecer el nombre u otro tipo de identificacin de la entidad que presenta la informacin. Por lo general, se menciona la razn social de la empresa. En el caso que estamos desarrollando, la identificacin sera: LA EMPRESA, C.A. b) Identificacin del estado financiero. Como ya se dijo, la NIC 1, en el Prrafo 44, seala que Los estados financieros (en este caso el Balance General) estarn claramente identificados, y se habrn de separar de cualquier otra informacin publicada en el mismo documento., es decir, se debe mencionar el nombre del estado financiero que est siendo presentado. En este caso, se escribir: BALANCE GENERAL. c) Fecha del Balance. De la misma forma, como lo seala la NIC 1, Prrafo 46, Literal c, debe mostrarse la fecha a la que se refiere la informacin que se muestra en ese balance. En este caso: 31 de diciembre de 2008. d) Moneda de presentacin. Ya se mencion anteriormente que debido a la internacionalizacin de las economas, con frecuencia hay que elaborar los estados financieros expresados en tipos de monedas diferentes a las del pas en el que opera la 97

empresa, siguiendo las pautas que al respecto seala la Norma Internacional de Contabilidad N 21: Efectos de las Variaciones en los Tipos de Cambio de Monedas Extranjeras. Por tal motivo, en el encabezamiento del Balance General, es necesario revelar el tipo de moneda en el que est siendo presentado el estado financiero. e) Nivel de agregacin y redondeo. Cuando las cifras que componen la informacin son demasiado grandes, con frecuencia se opta por redondearlas y presentarlas en miles o en millones. En el balance referido al caso que estamos desarrollando, escribiremos: Expresado en miles de bolvares. Informacin Financiera En esta seccin se muestra la informacin relacionada con los bienes, derechos y obligaciones que la empresa tiene para la fecha indicada. Las cuentas que dan esta informacin sern presentadas formando cuatro grandes grupos: ACTIVO PASIVO PATRIMONIO CUENTAS DE ORDEN CUENTAS DE ACTIVO

Formarn parte de este grupo todas aquellas cuentas que representen bienes o derechos que la empresa posea para la fecha del balance. Sin embargo, no es suficiente elaborar una relacin de esas cuentas atendiendo slo a la condicin de que sea activo. Con el objeto de que la informacin all reflejada pueda ser analizada e interpretada con facilidad, es necesario que las cuentas sean, a su vez, clasificadas en grupos de acuerdo a la naturaleza de los elementos que controlan. Existen varios criterios con respecto al orden en que deben ser representadas las cuentas que conforman el activo. No obstante, casi universalmente es utilizado el que se basa en el grado de liquidez de los valores que representan el bien ms liquido que existe, el dinero disponible y, a continuacin, aquellas otras que controlan bienes o derechos que con mayor prontitud se vayan a transformar en dinero, as como aquellos gastos pagados por anticipado que con mayor rapidez se vayan a incorporar a los costos y gastos de la empresa. De acuerdo con lo expuesto, el activo se clsica en: Circulante o Corriente Largo Plazo Inversiones Permanentes Fijo (Propiedades, Planta y Equipo) Intangibles

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Cargos Diferidos Otros Activos.

Activo Circulante o Corriente Un activo se clasificar como corriente cuando satisfaga alguno de los siguientes criterios: Se espere realizar o se pretenda vender o consumir, en el transcurso del ciclo normal de la explotacin de la entidad Se mantenga fundamentalmente con fines de negociacin Se espere realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la fecha del balance. se trate de efectivo y otro medio equivalente, cuya utilizacin no est restringida, para ser intercambio o usado para cancelar un pasivo, al menos dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance.

En otras palabras, se clasificarn como Activo Circulante todas aquellas cuentas que controlan dinero disponible u otros bienes y derechos que se van a convertir en dinero o que se van a consumir en el ciclo normal de operaciones de la empresa. Se entiende por ciclo normal de operaciones, al periodo que transcurre desde que se utiliza dinero para comprar o fabricar la mercanca que va a ser destinada a la venta, hasta que sta es vendida y se convierte nuevamente en dinero disponible. De acuerdo con lo expuesto, las cuentas que conforman el activo circulante se van a clasificar a su vez en: disponible, exigible, realizable y prepagado. a) Disponible Est compuesto por aquellas cuentas que representan dinero en efectivo que est disponible para realizar cualquier pago de inmediato. Forman este grupo las cuentas: Caja Bancos

b) Exigible Este grupo lo forman las cuentas que representan derechos que se convertirn en dinero disponible en un lapso menor de un ao, o en el ciclo normal de operaciones. Pertenecen a este grupo: Efectos por cobrar. Menos: Efectos descontados Cuentas por cobrar Menos: Provisin para cuentas de cobro dudoso Adelantos entregados a cuenta de contratos. Otras cuentas por cobrar 99

c) Realizable Est conformado por bienes que son susceptibles de convertirse en dinero disponible en los prximos doce meses, o durante el ciclo normal de operaciones de la empresa. Este grupo est bsicamente compuesto por: Inversiones temporales Inventarios: Mercancas compradas a terceros Productos terminados Productos en proceso Materias primas Material indirecto y suministros de fbrica Mercancas en trnsito o en camino.

d) Prepagado Este grupo est integrado por cuentas que representan gastos ya pagados que, para la fecha del balance, todava no han sido recibido el servicio o no ha sido consumido el bien involucrado en el gasto, pero que ser recibido o consumido en los prximos doce meses. Las cuentas que ms comnmente son utilizadas para controlar gastos pagados por anticipado y que deben ser mostradas en el balance general en la seccin de activo circulante son: Intereses pagados por anticipado Seguros pagados por anticipado Alquileres pagados por anticipado.

Activo a Largo Plazo Se clasifican en este grupo todas aquellas cuentas o efectos por cobrar que van a ser cobrados en un lapso superior a un ao. Deben ser mostrados separadamente aquellos efectos y cuentas por cobrar que provengan de operaciones diferentes a las normales de la empresa. Por ejemplo Efectos y cuentas por cobrar (ms de 12 meses) Hipotecas por cobrar.

a) Inversiones Pertenecen a este grupo las cuentas que controlan inversiones a largo plazo hechas por la empresa.

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b) Fijo propiedades, planta y equipo Pertenecen a este grupo todas aquellas cuentas que controlan bienes o derechos que cumplen con las siguientes caractersticas: Tienen carcter permanente

Es decir, son activos que tienen una naturaleza tal que permiten ser utilizados por lapsos mayores de un ao. Se trata de bienes o derechos de uso durable. No son destinados a la venta

Este tipo de activos, cuando se adquieren, no se hace con el objeto primario de comercializar con ellos. Es por lo que tambin se les conoce como Activos Inmovilizados. Son utilizados en las actividades normales de la empresa

Es sta otra caracterstica que debe concurrir para que un bien o un derecho sean considerados como un elemento de Propiedades, Planta y Equipo. c) Clases de activos fijos Atendiendo a su materialidad, los activos fijos se clasifican en: tangibles e intangibles. d) Activos fijos tangibles Estn conformados por aquellos activos fijos que tienen naturaleza material o corprea. Es decir, son susceptibles de ser captados por los sentidos humanos. A estos fijos materiales o tangibles, comnmente se les conoce simplemente como Propiedades, Planta y Equipo. Este grupo de activos est compuesto por tres tipos de bienes: No sometidos a depreciacin, sometidos a depreciacin y sometidos a agotamiento. Activos fijos no sometidos a depreciacin

Terrenos Activos fijos sometidos a depreciacin

A este grupo pertenece la mayora de los activos fijos materiales que comnmente posee cualquier empresa. Estn conformados por bienes sometidos a depreciacin. Es decir, van perdiendo valor por el uso, antigedad, obsolescencia, etc. De acuerdo con ello, las cuentas de Propiedades, Planta y Equipo depreciables ms comunes y sus correspondientes cuentas de depreciacin acumulada, seran las siguientes: Edificios Menos: Depreciacin acumulada de edificios

Maquinaria Menos: Depreciacin acumulada maquinaria

Equipo de reparto 101

Menos: Depreciacin acumulada equipo de reparto

Equipo de oficina Menos: Depreciacin acumulada equipo de oficina

Mobiliario Menos: Depreciacin acumulada mobiliario

Instalaciones Menos: Depreciacin acumulada instalaciones

e) Activos fijos sometidos a agotamiento Vamos a entender por agotamiento, la disminucin de valor que van experimentando los activos fijos representados por recursos naturales que una empresa posee, como consecuencia de su explotacin o extraccin. Las cuentas que controlan estos activos deben ser presentadas en el grupo de Propiedades, Planta y Equipo, inmediatamente despus de los activos fijos tangibles. Las que con ms frecuencia se encuentran son: Concesiones madereras Menos: Agotamiento acumulado de concesiones madereras

Concesiones mineras Menos: Agotamiento acumulado concesiones mineras

Concesiones petroleras Menos: Agotamiento acumulado de concesiones petroleras

Activos Intangibles Se clasifican en este grupo todas aquellas cuentas que representan derechos que tienen las mismas caractersticas que poseen los activos fijos en general. Es decir: tienen carcter permanente, no son destinados a la venta y son indispensables para poder realizar las actividades normales de la empresa. Estos pueden ser de dos tipos: amortizables y no amortizables a) Activos intangibles sometidos a amortizacin. Pertenecen a este grupo aquellos derechos obtenidos mediante una accin jurdica, la cual concede tal derecho durante un tiempo determinado. Las cuentas que con ms frecuencia se presentan son: Patentes Menos: Amortizacin acumulada de patentes

Marcas de fbrica Menos: Amortizacin acumulada de marcas de fabrica 102

Franquicias Menos: Amortizacin acumulada de franquicias

Plusvala Derechos de autor. b) Activos intangibles no sometidos a amortizacin Existen algunos activos intangibles que no necesariamente estn sometidos a amortizacin Es el caso concreto de la Plusvala o Valor Mercantil. Cargos Diferidos Este grupo est formado por cuentas que representan gastos cuyos efectos son atribuibles a ejercicios futuros. Generalmente no son repetitivos y algunos de ellos no corresponden a operaciones normales de la empresa. Las cuentas que ms comnmente se encuentran en este grupo, entre otras, son: Gastos de constitucin Gastos de reorganizacin Gastos de desarrollo Gastos de investigacin Mejoras a inmuebles arrendados Campaas publicitarias

Otros Activos Sern clasificadas en este grupo, todas aquellas cuentas que representan bienes o derechos cuya naturaleza no permite que sean clasificadas en ninguno de los grupos mencionados anteriormente. Pertenecen a este grupo, entre otras, las siguientes cuentas: Depsitos dados en garanta Efectos por cobrar en litigio

Efectos y cuentas por cobrar a: Empleados Socios Directores Fondos congelados Fondo para pensiones.

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Cuentas de Pasivo Pertenecen a esta seccin del balance general, todas las cuentas que representan obligaciones contradas por la empresa con terceras personas. Para la presentacin de estas cuentas en el balance general, se procede a clasificarlas en grupos siguiendo un orden de exigibilidad. Es decir, se presentarn primero aquellas cuentas que representen deudas ya vencidas y luego las restantes en orden de vencimiento. De acuerdo con este criterio, las cuentas de pasivo debern ser clasificadas en los siguientes grupos: Circulante o Corriente Largo Plazo Apartados Crditos Diferidos Otros Pasivos.

Pasivo Circulante o Corriente El Pasivo Circulante son los adeudos que la empresa ha de pagar en el plazo de un ao al menos. Son cuentas de pasivo circulante entre otras: Efectos por pagar Cuentas por pagar Gastos acumulados por pagar Retencin seguro social por pagar Retencin impuesto sobre la renta por pagar Retencin fondo de ahorro para la vivienda por pagar Anticipos recibidos a cuenta de contratos Dividendos decretados por pagar Intereses cobrados por anticipado Alquileres cobrados por anticipados

Pasivo a Largo Plazo Este grupo est conformado por cuentas que representan pasivos que debern ser cancelados en un perodo superior a un ao. El orden en que estas cuentas deben ser presentadas ser el de vencimiento partiendo de aquellas que antes vayan a vencer. Pertenecen a este grupo: 104

Efectos por pagar (ms de un ao) Cuentas por pagar (ms de un ao) Hipotecas por pagar Obligaciones o bonos por pagar.

Apartados Este grupo est formado por cuentas que representan obligaciones contingentes o eventuales que surgen como consecuencia de gastos estimados y cargados a perodos anteriores. Pertenecen a este grupo: Apartado para juicios pendientes Apartado para pago doble de prestaciones sociales Apartado para mantenimiento de activos fijos

Crditos Diferidos Este grupo est formado por cuentas que representan ingresos recibidos cuyos efectos se harn sentir en un perodo superior a un ao. Se refiere a ingresos recibidos en un determinado momento pero que, el servicio correspondiente, ser prestado por la empresa en un perodo superior a doce meses. Entre las cuentas que conforman este grupo, podemos citar: Alquileres cobrados por anticipado Intereses cobrados por anticipado Otros ingresos cobrados por anticipado.

Otros Pasivos Sern clasificadas en este grupo, las cuentas que representen pasivos que, por su naturaleza, no puedan ser mostradas en ninguno de los grupos anteriormente mencionados. A este grupo pertenecen, entre otras, las cuentas: Depsitos de alquileres recibidos en garanta Depsitos de luz recibidos en garanta Prestaciones sociales por pagar.

Cuentas de Patrimonio Este grupo estar formado por el conjunto de cuentas que representan los derechos que los dueos de la empresa tienen sobre el activo de la misma. Es decir, estas cuentas sealan las obligaciones que la empresa tiene con sus propietarios, como consecuencia de la inversin que stos han hecho en ella. Las cuentas ms representativas de este grupo son: 105

Capital Utilidades no distribuidas Reservas: Legales Estatutarias Para imprevistos

Capital Se refiere a la inversin que los dueos de la empresa hacen en la empresa, y que sta necesita para su funcionamiento. Dichas aportaciones se hacen cuando la empresa inicia operaciones; y si su desarrollo posterior lo requiere, se efectan nuevas entregas, es decir, aumento de Capital. En el caso de sociedades mercantiles se le denomina Capital Social. Utilidades no distribuidas Se integra con las ganancias que el negocio ha obtenido, y que no han sido retiradas por el dueo o los socios. Tambin se les denomina Supervit. Puede ocurrir que en vez de utilidades se tengan Prdidas Acumuladas o Dficit. Los ejemplos que por ahora conviene mencionar son: Utilidades del Ejercicio Utilidades de Ejercicios Anteriores

Cuentas de Orden Est formado este grupo por aquellas cuentas con las cuales han sido registradas transacciones que no han afectado la composicin del activo, del pasivo o del patrimonio de la empresa. a) Cuentas de orden deudoras Mercancas en consignacin Consignatarios de mercancas Banco cuenta de efectos al cobro Fianzas concedidas Mercancas pignoradas Mercancas en almacenadotas Cartas de Crdito concedidas

b) Cuentas de orden acreedoras Mercancas en consignacin- per contra. 106

Consignaciones de mercancas- per contra Efectos al cobro en bancos Mercancas Pignoradas- per contra Mercancas en almacenadotas- per contra Cartas de Crdito concedidas- per contra ESQUEMADELBALANCEGENERAL

ACTIVOS ACTIVOSCIRCULANTES DISPONIBLES: Caja Banco FondodeNmina FondodeCajaChica TotalDisponible INVERSIONESTEMPORALES: Depsitosaplazoenbanco BonosdelaDeudaPblica CertificadosdeActivosLquidos TotalInversionesTemporales EXIGIBLESACORTOPLAZO: DocumentosoEfectosporCobrar Menos:DocumentosporCobrarDescontados CuentasporCobrar Menos:ProvisinparaCuentasIncobrables TotalExigiblesaCortoPlazo DEVENGADOOACUMULADOPORCOBRAR: IngresosAcumuladosporCobrar AlquileresAcumuladosporCobrar InteresesAcumuladosporCobrar ComisionesAcumuladasporCobrar TotalDevengadooAcumuladoporCobrar REALIZABLESY/ODETRABAJO: SuministrodeFbrica InventariodeFbrica

1 xxxx (xxxx)

2 xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx (xxxx) xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

3 xxxx xxxx xxxx xxxx 107

InventariodeMercanca InventariodeProductosTerminados InventariodeProductosenProceso InventariodeMateriaPrima Semovientes Papeleraytiles MercancasDadasenConsignacin MercancasenCaminooenTransito TotalRealizablesy/odeTrabajo GASTOSPAGADOSPORANTICIPADOSOPREPAGADOS: Segurospagadosporanticipado Interesespagadosporanticipado Alquilerespagadosporanticipado Comisionespagadasporanticipado I.S.L.R.DeclaracinEstimada ImpuestosMunicipalesEstimados AnticipoaProveedores SuministrodeTiendas Existencia de Art. De Ofic. O Art. De Escritorio y/o Papeleraytiles TotalGastosPagadosporAnticipado TOTALCIRCULANTE INVERSIONESPERMANENTESOALARGOPLAZO: CarteradeValores DocumentosaCobrarLargoPlazo FondodeAmortizacindebonos FondoparaAmpliacindelaPlanta FondodeReduccindeAcciones Inversionesdebonosenotrascompaas Accionesenotrascompaas EdificiosRentablesnousadosporlaempresa LocalesRentablesnousadosporlaempresa BonosdelaDeudaPblica TOTALINVERSIONESPERMANENTES ACTIVOSFIJOS: ACTIVOSFIJOSTANGIBLES: ActivosFijosTangiblesnoSujetosaDepreciacin:

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx 108

Terrenos ActivosFijosTangiblesSujetosaDepreciacin: Edificios Menos:DepreciacinAcumuladaEdificio Vehculo Menos:DepreciacinAcumuladaVehculo Maquinarias Menos:DepreciacinAcumuladaMaquinaras ActivosFijosTangiblesSujetosaAgotamiento: MinasdeCarbn Menos:AgotamientoAcumuladoMinasdeCarbn PozosdePetrleo Menos:AgotamientoAcumuladoPozosdePetrleo TotalActivosTangibles ACTIVOSFIJOSINTANGIBLES: ActivosFijosIntangiblesnoSujetosaAmortizacin: Plusvalay/oCrditoMercantil MarcadeFbrica ActivosFijosIntangiblesSujetosaAmortizacin: PatentedeIndustriayComercio Menos:Amortiz.Acum.PatentedeIndusyComer. DerechosdeAutor Menos:Amortiz.Acum.DerechosdeAutor. Concesiones Menos:Amortiz.Acum.Concesiones. TotalActivosFijosIntangibles TOTALACTIVOSFIJOS CARGOSDIFERIDOS: GastosdeOrganizacinoConstitucin Menos:AmortizacinAcumuladaGastosdeOrganiz. MejorasenPropiedadesAjenas Menos:AmortizacinAcum.MejorasProp.Ajenas DescuentoyEmisindeObligaciones Menos:AmortizacinAcum.DctoyEmisindeOblig. GastosDiferidosdePromocinyPropaganda Menos:Amort.Acum.Gtos.Dif.DePromocinyProp. GastosDiferidosdeRepotenciacindeMaquinaria

xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx (xxxx) xxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx xxxx 109

Menos:Amort.Acum.Gtos.Dif.RepotencMaquinaria GastosdeInvestigacinyDesarrollo Menos:Amort.Acum.Gtos.DeInvestigacinyDes. TOTALCARGOSDIFERIDOS OTROSACTIVOS: GirosProtestadosporCobrar Mercancadadasengaranta InversionesdeReservaLegal CuentasaCobraraEmpleados CuentasporCobrarSocios ActivosenLitigio FondoparaPensionesyPrestacionesSociales DepsitosdadosenGaranta AnticipoaProveedores MercancasPignoradas SegurosdeVida CuentasporCobrarnoPagadas Construccionesenproceso TerrenoparalaConstruccin DepsitosenBancosIntervenidos ReclamacinCompaadeSeguros ActivosenDesuso TOTALOTROSACTIVOS TOTALACTIVOS CUENTASDEORDEN(DEUDORAS) BancoCta.EfectosalCobro DepositariosdeMercancas FianzasConcedidas MercancasenConsignacin TOTALCUENTASDEORDEN PASIVOS: PASIVOSCIRCULANTES: CuentasporPagar EfectosporPagar SobregirosBancarios (ISLR,INCE,INOS,CANTV,CADAFE)porPagar SueldosySalariosporPagar

(xxxx) xxxx (xxxx)

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx 110

AlquileresporPagar InteresesporPagar DividendosporPagar ViticosporPagar ComisionesporPagar PrestacionesSocialesporPagar SaldosAcreedoresCuentasporCobrar AcumulacionesporPagar TOTALCIRCULANTE PASIVOSALARGOPLAZO: HipotecaporPagar PrestamosBancarioslargoplazoporpagar EfectosporPagarLargoPlazo Bonosgarantizadosporpagar Bonosgarantizadosodevueltosporpagar Bonoscongarantacolateralporpagar Bonosconvertiblesporpagar BonosParticipantesporpagar BonosdeRendimientoporpagar TOTALPASIVOALARGOPLAZO APARTADOS ApartadoPrestacionesSociales ApartadoJuiciosPendientes ApartadoparaIndemnizaciones OtrosApartados TOTALAPARTADOS CRDITOSDIFERIDOS: Arrendamientocobradoporanticipado Interesescobradosporanticipado Alquilerescobradosporanticipado Primassobrebonosemitidos UtilidadesenVentasaPlazo TOTALCREDITOSDIFERIDOS OTROSPASIVOS: Depsitosrecibidosengaranta AnticiposdeClientes UtilidadesnoReclamadas

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx 111

TOTALOTROSPASIVOS TOTALPASIVOS CAPITALOPATRIMONIO: CapitalSocial UtilidadesAcumuladaso(PrdidasAcumuladas) ReservaLegal ReservasEstatutarias ReservasparaContingencias ExcedenteoDficitdelEjercicioEconmico TOTALCAPITALOPATRIMONIO TOTALPASIVOYPATRIMONIO CUENTASDEORDEN(ACREEDORAS) EfectosalCobroenBancos MercancasenDepsitoterceros ConcesionesdeFianzas ComitenteMercancasenConsignacin TOTALCUENTASDEORDEN

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

Ya hemos tenido la oportunidad de conocer la estructura y clasificacin del balance general, as como su forma de presentacin. Ahora te invitamos a realizar los ejercicios que te presentamos en la GUA DIDCTICA.

112

LECTURA N 11: EL ESTADO DE RESULTADOS


Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Situacin contable y estados financieros. Trabajo no publicado. UNEFA ZARAZA.

Estado de Resultados Es necesario que la Gerencia conozca el RESULTADO de sus gestiones como consecuencia de las operaciones realizadas por la empresa entre dos fechas determinadas, y con este objeto, necesita reunir la ms amplia informacin con el fin de tomar decisiones sobre la poltica econmica financiera que deber seguirse. Muestra los ingresos, costos y gastos, as como el resultado de las transacciones que una empresa realiz durante un periodo determinado. Tambin se le conoce como: Estado de Prdidas y Ganancias; Estado de Rendimiento; Estado de Operaciones; Estado de Egresos e Ingresos. El cual deber constar de tres partes fundamentales: a) Informacin general o encabezamiento b) Informacin financiera c) Notas aclaratorias Informacin General o Encabezamiento Identificacin de la empresa Identificacin del estado financiero Perodo de Operaciones Moneda de presentacin Nivel de agregacin y redondeo

Informacin Financiera Ingresos normales o principales Costo de ventas Gastos de Operacin Otros ingresos y egresos

Con el objeto que pueda apreciarlo prcticamente, vamos a preparar un Estado Demostrativo de Prdidas y Ganancias, en base a una empresa dedicada a la compra y venta de tejidos, para lo cual registraremos en el Diario y Mayor las siguientes operaciones: La firma Industrias Unidas S.A., realiz, durante su periodo econmico del 01-01-2008 al 31-122008 las operaciones siguientes: 1) Compras Brutas de Mercancas a crdito Bs.1.853,20 y de contado pagados con cheque Bs.500,00. 113

2) Pag por gastos de estas compras (con cheque) Bs.253,50. 3) Devolvi mercancas compradas por Bs. 15,10, las cuales le fueron abonadas en cuenta por sus proveedores. 4) Realiz ventas a crdito por Bs. 3.543,00 y de contado por Bs. 1.535,00. (el efectivo se deposit en el banco). 5) Los clientes devolvieron mercancas por Bs. 58,00 de las cuales Bs. 50,00 les abonamos en cuenta a los clientes y Bs. 8.000, se les cancelaron de contado (cheque). 6) Los Gastos de Ventas importaron Bs. 523,00, que se cancelaron de contado (cheque). 7) Se cancelaron facturas a los proveedores por Bs. 1.500,00 de las compras realizadas de las cuales se obtuvieron descuentos por pronto pago por Bs. 34,00 (se pag con cheques). 8) Se cobraron facturas a los clientes, de las ventas realizadas, por Bs. 2.655,00, sobre las mismas se concedieron descuentos por pronto pago por Bs. 23,00. (el efectivo se deposit en el banco). 9) Los gastos de administracin sumaron Bs. 625,10. Se pagaron con cheque. 10) Pag Bs. 24,00 con cheques, por intereses hipotecarios sobre un edificio de su propiedad. 11) Cobr por rentas del edificio Bs. 60,00. Se pide primeramente hacer los asientos en el Libro Diario. Pases al Libro Mayor, nicamente las cuentas nominales. Datos suministrados: Inventario de Mercancas Inicial al 01-01-2008 Bs. 525,15 Inventario de Mercancas Actual al 31-12-2008 Bs. 453,50 De acuerdo con estos datos y los suministrados por el mayor se pide que realice un Estado de Resultados al 31-12-2008. FECHAS CONCEPTOS -1COMPRAS CUENTAS A PAGAR BANCOS -2GASTOS DE COMPRAS BANCOS 253,50 253,50 2.353,20 1.853,20 500,00 DEBE HABER

-3CUENTAS A PAGAR 15,10 114

DEVOLUCIONES EN COMPRAS -4CUENTAS A COBRAR CAJA VENTAS -4(1)BANCOS CAJA -5DEVOLUCIONES EN VENTAS CUENTAS A COBRAR BANCOS -6GASTOS DE VENTA BANCOS -7CUENTAS A PAGAR BANCOS DESCUENTO EN COMPRAS POR PRONTO PAGO -8CAJA DESCUENTO VENTAS POR PRONTO PAGO CUENTAS A COBRAR -8(1)BANCOS CAJA 2.632,00 2.632,00 23,00 1.500,00 523,00 58,00 1.535,00 3.543,00 1.535,00

15,10

5.078,00

1.535,00

50,00 8,00

523,00

1.466,00 34,00

2.655,00

2.632,00

-9GASTOS DE ADMINISTRACION 625.10 115

BANCOS -10INTERESES GASTOS BANCOS -11CAJA RENTAS EDIFICIOS 60,00 24,00

625,10

24,00

60,00

Las cuentas registradas en el Diario, pasadas al Mayor las que nos interesan, quedaran en la forma siguiente: Mercancas (Inventario Inicial) DEBE 525,15 HABER COMPRAS DEBE 2.353,20 HABER GASTOS DE COMPRAS DEBE 253,50 HABER

DEVOLUCIONES EN VENTAS DEBE 58,00 HABER

DEVOLUCIONES EN COMPRAS DEBE HABER 15,10 VENTAS DEBE HABER 5.078,00

DESCUENTO COMPRAS POR GASTOS DE VENTAS DEBE 523,00 HABER PRONTO PAGO DEBE HABER 34,00

DESCUENTO VENTAS POR PRONTO PAGO DEBE 23,00 HABER

GASTOS DE ADMINISTRACION

INTERESES GASTOS

RENTAS EDIFICIOS

116

DEBE 625,10

HABER

DEBE 24,00

HABER

DEBE

HABER 60,00

Con los datos que nos proporcionan las cuentas del Mayor General y conociendo el valor del Inventario Actual, tenemos la informacin requerida para poder presentar el Estado de Resultados que le muestro a continuacin. Examnelo detenidamente y observe la lgica de la secuencia seguida en su presentacin: a) Nombre de la entidad a la cual se refiere (persona natural o jurdica) b) Nombre del informe. En nuestro caso: Estado de Resultados, tambin denominado Estado de Ganancias y Prdidas. c) Perodo al cual se refiere. d) Denominacin de los ingresos normales. En nuestro caso: ingresos por ventas de mercancas. e) Costo directo que ocasionaron los ingresos. En nuestro caso: costo de la mercanca vendida. f) Gastos operacionales. En nuestro caso; gastos de venta y de administracin. g) Otros ingresos y egresos (en el supuesto de que los hubiera). En nuestro caso si los hubo. INDUSTRIAS UNIDAS S.A. ESTADO RESULTADOS PERIODO 01/01/2008 al 31/12/2008 VENTAS BRUTAS -Devoluciones en Ventas -Descuentos en Ventas por Pronto Pago Ventas Netas COSTO DE VENTAS Compras Brutas + Gastos de Compras Costo de Compras Brutas -Devoluciones en Compras -Descuento en Compras Costo de Compras Netas + Inventario Inicial de Mercancas TOTAL MERCANCIAS DISPONIBLES 15,10 34,00 (49,10) 2.557,60 525,15 3.082,75 2.353,20 253,50 2.606,70 58,00 23,00 (81,00) 4.997,00 5.078,00

117

-Inventario Actual de Mercancas Costo de Ventas GANANCIA BRUTA EN VENTAS GASTOS DE OPERACIN Gastos de Ventas Gastos de Administracin Total Gastos de Operacin GANANCIA NETA DE OPERACIN OTROS INGRESOS Y EGRESOS INGRESOS Rentas de Edificios Total Otros Ingresos EGRESOS Intereses Hipotecarios Total Otros Egresos GANANCIAS EN OTROS INGRESOS Y EGRESOS UTILIDAD DEL PERIODO Explicacin del Estado de Resultados Ventas Brutas y Netas 24,00 60,00 523,00 625,10

453,50 (2.629,25) 2.367,75

(1.148,10) 1.208,65

60,00

(24,00) 36,00 1.255,65

Esta cuenta es caracterstica de las empresas comerciales que fabrican, compran y venden mercancas. Para las empresas de servicios, se cambiara por INGRESOS POR SERVICIOS. Para un club, sera INGRESOS POR CUOTAS. El titulo depender de la finalidad para la cual fue creada la empresa o asociacin. No creo habr dudas en entender que, las Ventas Brutas menos las devoluciones, nos darn las Ventas Netas. 5.078,00 58,00 = 5.020,00 Costo de Ventas Seguidamente deberemos averiguar cul fue el COSTO de las ventas realizadas. Es natural que a las Compras Brutas, segn factura, se le sumen los Gastos de Compras para averiguar su costo total: 2.353,20 + 253,50 = 2.606,70. Ya tenemos el costo de las Compras Totales pero, si hemos devuelto mercancas compradas ser preciso que, a las Compras Totales pero, si hemos devuelto mercancas compradas ser preciso que, a las Compras, les restemos las devoluciones para obtener las Compras Netas: 2.606,70 15,10 = 2.591,60. Bien, ya sabemos el costo de las mercancas NETAS QUE HEMOS COMPRADO. Si a esta cantidad le sumamos 118

las existencias que tenamos al comenzar el ejercicio (Inventario Inicial) obtendremos el total de mercancas que DEBIA tener la empresa: 2.591,00 + 525,15 = 3.116,75, pero nos encontramos que solamente tenemos mercancas por Bs. 453,50 (Inventario Actual). Qu ha ocurrido con las mercancas que nos faltan? Las hemos vendido. Es decir, si debamos tener 3.116,75 y solamente tenemos 453,50 la diferencia ser las que hemos vendido: 3.116,75 453,50 = 2.663,25. Esta cantidad ser el costo de la mercanca vendida En el supuesto que tratsemos con Ingresos por Servicios, deberemos relacionar los Gastos Normales de Operacin incurridos para suministrar los servicios. El total de estos gastos lo podramos denominar Costo de Servicios Prestados. Ganancia Bruta en Ventas Si de la mercanca vendida hemos obtenido Bs. 5.020,00 y el costo, para nosotros, ha sido de Bs. 2.663,25 = 2.356,75. Ganancia Neta de Operacin Ya tenemos la ganancia bruta. Ahora bien, para vender la mercanca se precisaron empleados, propaganda, controles, administracin y direccin, para todo lo cual hemos tenido que realizar gastos, por ello a la Ganancia Bruta le restaremos todos los Gastos de Ventas y Administracin, Gastos de Operacin, y tenderemos: Ganancia Bruta: 2.356,75, menos, Gastos de Ventas y Administracin (523,00 + 625,10) = 1.208,65 Ganancia Neta de Operacin. Otros Ingresos y Egresos Ya hemos visto que provienen de operaciones que no son normales dentro del objeto principal para el cual fue creada la empresa. En nuestro caso, Empresas Unidas S.A., se dedica a la compra-venta de tejidos y no al alquiler de edificios. Utilidad Neta del Ejercicio Se obtiene al sumar o restar a las prdidas o ganancias de operacin el resultado obtenido en otros ingresos y egresos. Cierre de las Cuentas por Costo de Ventas y Ganancias y Prdidas El orden que seguiremos para el cierre de las cuentas que hemos abierto ser el siguiente: a) Cancelaremos las Devoluciones en Ventas por traspaso a la cuenta de Ventas. Fjese que aparece restando a Ventas, por cuyo motivo deberemos restar a Ventas las devoluciones por medio de un asiento en el Diario General. b) Abriremos la cuenta de Costo de Ventas para lo cual le CARGAREMOS las cuentas que aparezcan en la seccin de Costo de Ventas del Estado con el signo MS (+) y le ABONAREMOS las que aparezcan con el signo MENOS (-). c) CARGAREMOS a la cuenta de Prdidas y Ganancias, todas las cuentas Nominales o de Resultados que indiquen Egresos (prdidas), incluyendo la nueva cuenta que hemos abierto de Costo de Ventas. 119

d) ABONAREMOS a la cuenta de Prdidas y Ganancias, todas las cuentas Nominales o de Resultados que indiquen Ingresos (ganancias), incluyendo la cuenta de Ventas. ASIENTOS DE CIERRE FECHAS CONCEPTOS -1VENTAS DEVOLUCIONES EN VENTAS DESCUENTOS EN VENTAS P.P -2DESCUENTOS EN COMPRA P.P COMPRAS -3COSTO DE VENTAS COMPRAS GASTOS DE COMPRAS MERCANCIAS (Inv. Inicial) -4DEVOLUCIONES EN COMPRAS MERCANCIAS (Inv. Actual) COSTO DE VENTAS -5PERDIDAS Y GANANCIAS GASTOS DE VENTAS GASTOS DE ADMINISTRACION INTERESES GASTOS COSTO DE VENTAS -6RENTAS DE EDIFICIOS VENTAS PERDIDAS Y GANANCIAS 60,00 4.997,00 5.057,00 3.801,35 523,00 625,10 24,00 2.629,25 15,10 453,50 468,60 3.097,85 2.319,20 253,50 525,15 34,00 34,00 81,00 58,00 23,00 DEBE HABER

120

ESQUEMADELESTADODERESULTADOS INGRESOSPRINCIPALES VENTAS Menos:RebajasenVentas DevolucionesenVentas DescuentosenVentas BonificacionesenVentas TotalReb.,Dev.,Desto.,Bonif.EnVentas TotalVentasNetas COSTODELASVENTAS InventariodeMercancaInicial Compras Ms:FletesenCompras GastosdeImportacin SegurosobreCompras GastosdeAlmacenaje Gastosdeembalaje/compra GastosdeAduana GastosdeentregadeMercancacomprada TotalComprasBrutas Menos:RebajassobreCompras DevolucinsobreCompras (+) DescuentossobreCompras BonificacinsobreCompras TotalReb.,Dev.,Desto.,Bonif.sobreCompras TotalComprasNetas MercancadisponibleparalaVenta Menos:InventariodeMercancaFinal TotalCostodelasVentas Utilidady/oPrdidasBrutasenVenta GASTOSDEOPERACIN GASTOSDEVENTAS SueldodeVendedores ComisionesaVendedores ViticosaVendedores GastosdeAlquilerOficinaVenta FletessobreVenta GastosdeDepreciacindeEquipodeReparto GastosdeReparacinyMant.EquipodeReparto GastosdeAmortizacinPublicidadDiferida (+) GastosdePublicidad GastosdeEmbalajedeVenta GastosReparacinenelDpto.Venta(Veh.Equip.) GastosdeRepresentacindeGrtes.DeVenta GastosdeEntren.Dpto.Venta PrestacionesSocialesdelPersonalDpto.deVenta TotalGastosdeVenta Utilidady/oPrdidasenVentas 1 (+) xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx (+) xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx (xxxxx) 2 3 xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx (+) xxxxx xxxxx (xxxxx) 4 xxxxx (xxxxx) xxxxx () (xxxxx) xxxxx () (xxxxx) xxxxx 121

GASTOSDEADMINISTRACION SueldosySalarios GastosdeAlquiler GastosdeServiciosPblicos PatenteMunicipal AportealINCE AportealS.S.O AgotamientosdeActivos PrestacionesSocialesaEjecutivos UtilidadesaEjecutivos VacacionesaEjecutivos PrestacionesSocialesalPersonalOficina UtilidadesalPersonalOficina VacacionesalPersonalOficina PrestacionesSocialesPersonalObrero UtilidadesPersonalObrero VacacionesPersonalObrero TotalGastosdeAdministracin Utilidady/oPrdidaNetaenOperaciones OTROSINGRESOSYEGRESOS OTROSINGRESOSYEGRESOS OTROSINGRESOSOINGRESOSSECUNDARIOS UtilidadenVentadeActivos Ingresosporintereses Ingresosporestacionamiento Comisionesganadas CuentasmalasRecuperadas IngresosporDividendos UtilidadenCambiodeVehculo BeneficioenVenta RecuperacindeCuentas DonacionesRecibidas ContribucionesRecibidas GananciaoUtilidadenVenta GananciaoUtilidadencambiodeDlares TotalIngresosSecundarios OTROSEGRESOSOEGRESOSSECUNDARIOS PrdidaenVentadeActivos PrdidaenEfectosporCobrarnopagados Donacionesotorgadas Contribucionesotorgadas PrdidasenCuentasIncobrables IntersgastosoGastosporIntereses Prdidaporrobodemercanca Comisionesbancarias TotalEgresosSecundarios TotalIngresosyEgresosSecundarios

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

(+)

(+)

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

UTILIDADY/OPERDIDADELNETADELEJERCICIOECONOMICOANTESDELISLR

(+) xxxxx

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx ()

() (xxxx) xxxx (+/) xxxxx xxxxx

122

123

UNIDAD 4 HOJA DE TRABAJO


LECTURA N 12: LA HOJA DE TRABAJO
Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). La Hoja de Trabajo. Trabajo no publicado. UNEFA ZARAZA.

La Hoja de Trabajo
Es un borrador a travs del cual el contador se facilita la elaboracin de ajustes y asientos de cierre, as como la presentacin de los estados financieros. La creciente incorporacin de las empresas a sistemas computarizados, hacen que muchos contadores utilicen la herramienta conocida como Hoja de Clculo para realizar la labor que tradicionalmente ha venido siendo hecha a mano en la conocida Hoja de Trabajo, lo cual, hay que reconocerlo, tiene grandes ventajas tales como la rapidez y la exactitud en los clculos. Sin embargo, hay que estar claros, en que, para poder realizar esta actividad utilizando un computador es necesario, antes, aprender a elaborar la mencionada Hoja de Trabajo en forma manual. Generalmente, la hoja de trabajo es elaborada a lpiz y su forma vara dependiendo del tipo de empresa y, en especial, de la actividad a la que sta se dedique. Cuando se trata de una industria, la hoja de trabajo ser ligeramente diferente a cuando es una empresa dedicada a la compra-venta de bienes o a la prestacin de servicios. Adems, la hoja de trabajo podr tener mayor o menor cantidad de columnas, dependiendo de la cantidad de detalles deseados. En lo que a nosotros se refiere, adoptaremos el modelo mostrado en la siguiente ilustracin:

124

(1)

(2)

(3) BALANCE COMPROBACION

(4) AJUSTES

(5) BALANCE AJUSTADO

(6)

(7) UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS

(8) BALANCE GENERAL DEBE HABER

RESULTADOS

CUENTAS

DEBE

HABER

DEBE

HABER

DEBE

HABER

DEBE

HABER

DEBE

HABER

125

Importancia de la Hoja de Trabajo Su importancia radica en el hecho de que permite realizar a tiempo los ajustes y correcciones necesarias en los registros contables a fin de facilitar la presentacin precisa de la informacin financiera dando as cumplimiento al objetivo de la contabilidad de presentar informacin clara y oportuna sobre la situacin financiera de las empresas en una fecha determinada. Estructura de la Hoja de Trabajo La hoja de trabajo no tiene una estructura estndar. El nmero de columnas depender del alcance del trabajo que deseamos registrar y analizar. Suelen estar comprendidas entre 12 y 22 columnas. Por nuestra parte, para los registros que haremos, emplearemos una de seis columnas dobles (una para el debe y otra para el haber), las cuales usaremos para registrar. Balance de Comprobacin de saldos Ajustes Balance Ajustado Ganancias y Prdidas Utilidades no Distribuidas Balance General

Las columnas van a ser utilizadas como sigue: Columna 1: Nmero de Lnea En esta columna aparece el nmero que le corresponde a cada lnea. Columna 2: Cuentas En esta columna, la ms amplia, se escribirn los nombres de todas las cuentas que aparezcan en el mayor con saldo diferente a cero, a la fecha en que va a ser elaborada la hoja de trabajo. Columna 3: Balance de Comprobacin Ser anotado en esta columna el saldo que tenga cada cuenta de acuerdo con el mayor. Columna 4: Ajustes En esta columna sern escritos los cargos y abonos que correspondan a las cuentas que intervengan en los ajustes que deben ser hechos. Columna 5: Balance Ajustado Al terminar de registrar los ajustes, nuestro siguiente paso ser preparar el balance ajustado, para lo cual emplearemos las dos siguientes columnas. El procedimiento a seguir es muy simple. Debe tener presente: a) Las cuentas que no han tenido movimiento en las entradas de ajuste entrarn en el balance ajustado con el mismo saldo que tienen en el balance de comprobacin. 126

b) Las cuentas que han tenido movimientos de ajustes, para obtener el nuevo saldo, que entrar en el balance ajustado, tenga presente que: 1) Debe con debe se suma: Saldo deudor. 2) Haber con haber se suma: saldo acreedor. 3) Debe con haber, se resta: saldo deudor o cero. 4) Haber con debe, se resta: saldo acreedor o cero. Columna 6: Resultados Una vez que ha sido obtenido el balance ajustado, el saldo de cada cuenta una de las cuentas que lo componen, ser clasificado de acuerdo con el estado financiero al que esas cuentas pertenecen. A esta columna, por lo tanto, sern trasladados los saldos que correspondan a cuentas nominales tanto de ingresos como de egresos. Columna 7: Utilidades no Distribuidas Sern trasladados a esta columna, los saldos de las cuentas que se refieran a transacciones que afectan las utilidades no distribuidas y que aparecern formando parte de ese estado financiero. Columna 8: Balance General Por ltimo, a esta columna sern trasladados los saldos que correspondan a cuentas reales y que, como tales, formarn parte del Balance General. Con el objeto de explicar la dinmica de la hoja de trabajo, nos basaremos en el desarrollo de un caso sencillo. Para desarrollar esta parte del tema, nos sustentaremos en el mismo caso que fue desarrollado en la lectura 12 pero, esta vez, ser resuelto por medio de una hoja de trabajo. Recordemos su contenido: Ejemplo El balance de comprobacin que aparece en la Lectura 12, corresponde a la empresa LATINA, C.A., al 31-12-2008 fecha en que se cierra el ejercicio econmico. El inventario fsico al 31-122008, despus de ser valorado alcanz a Bs. 990,00. Despus de hacer los anlisis e investigaciones necesarios, se concluy en que deben ser hechos los siguientes ajustes.

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LATINA C.A. BALANCE DE COMPROBACIN 31-12-2008 CUENTAS Caja Bancos Efectos por cobrar Cuentas por cobrar Inventario (01-01-2008) Mercancas en transito Seguros pagados por anticipado Suministros de oficina Terrenos Vehculos Equipo de oficina Mobiliario Marcas de fbrica Mejoras a inmuebles arrendados Fondo para construccin de planta-Efectivo Dividendos pagados Crdito fiscal-IVA Banco cuenta giros al cobro Giros al cobro en bancos Provisin para cuentas de cobro dudoso Efectos descontados Depreciacin acumulada de vehculos Depreciacin acumulada de equipo de oficina Depreciacin acumulada de mobiliario Efectos por pagar Cuentas por pagar Gastos acumulados por pagar DEBE 615,00 1.800,85 3.460,00 1.580,00 570,00 450,00 350,00 240,00 1.800,00 1.000,00 900,00 790,00 840,00 140,00 800,00 50,00 85,00 560,00 560,00 340,00 920,00 622,85 616,00 231,00 1.560,00 915,00 480,00 HABER

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Dbito fiscal- IVA Apartado para pago doble prestaciones sociales Amortizacin acumulada marcas de fbrica Capital Utilidades no distribuidas Reserva legal Ventas Intereses ganados Alquileres ganados Devoluciones en compras Compras Devoluciones en ventas Descuento por pronto pago en ventas Gastos de compras Gastos de administracin Gastos de ventas TOTAL 21.200,00 1.390,00 780,00 1.840,00 3.945,00 6.719,00 51.904,85

100,00 490,00 266,00 6.000,00 484,00 100,00 33.900,00 2.460,00 1.500,00 360,00

51.904,85

1) E 08-01-2008 se recibi del banco una nota de crdito por la cobranza de un efecto que haba sido enviado al cobro. Su valor nominal era de Bs. 180,00 y el banco dedujo su comisin de Bs. 15,00. La cobranza se produjo el 31-12-2008. 2) El 05-01-2008 se recibi un aviso de cobro de una letra de Bs. 230,00 que estaba descontada, y fue cobrada por el banco el 30-12-2008. 3) Con respecto a la mercanca en trnsito, se determin que parte de ella lleg al almacn como sigue: el 31-12-2008 lleg mercanca por Bs.180,00, mas Bs. 18,00 de IVA, con costo de transporte de Bs. 50,00 mas IVA por Bs. 5,00, el cual se cancel el 04-01-2008. El IVA correspondiente a la mercanca recibida, fue pagado por el agente de aduanas y la empresa se lo debe a ste. Ninguna de las mercancas que llegaron se encuentran incluidas en el inventario fsico, ni la operacin haba sido registrada. 4) El 31-10-2008 se venci la letra por cobrar que debe el cliente La Garza C.A. por Bs. 1.000,00. En esa misma fecha, el cliente solicit una prrroga de cuatro meses para cancelar la letra, lo cual se le concedi, mediante la obtencin de su compromiso de pagar intereses al 30% anual.

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5) El da 01-09-2008 se celebr un contrato mediante el cual LATINA C.A., cede en arrendamiento un terreno a la empresa CARDONAL C.A., por dos aos. El canon de arrendamiento sera de Bs. 100,00 mensual y el correspondiente al primer ao, Bs. 1.200,00, fue pagado en el momento de celebrar el contrato. Adems, se cobr Bs. 300,00 por concepto de depsito. Todo lo recibido por LATINA C.A. fue registrado como alquileres ganados. 6) La empresa tiene establecida una jornada de trabajo para los obreros de lunes a viernes. La nomina de la semana 29-12-2008 (lunes) al 04-01-2009 (Domingo) alcanz a Bs. 1.633,00 la cual fue hecha y pagada el 02-01-2008 (viernes) y compuesta como sigue: Asignado a trabajadores del departamento de administracin: Bs. 700,00. Asignado a trabajadores del departamento de ventas: Bs. 933,00. Para calcular el monto, puede procederse a determinar lo devengado por cada trabajador o, teniendo ya la nmina total, determinar la proporcin que correspondiera a esos tres das. Lo cual quedara: Concepto Salarios Aporte patronal-Seguro Social Aporte patronal INCE Aporte al Fondo de Ahorro Vivienda Total Administracin 300,00 39,00 6,00 6,00 351,00 Ventas 400,00 52,00 8,00 8,00 468,00 Total Pagar a 700,00 91,00 14,00 14,00 819,00

7) Un anlisis de las deudas por cobrar determin que el cliente L. Garca quebr y, por lo tanto, no ser posible cobrarle una factura por Bs. 70,00. 8) La empresa considera apropiado mantener una provisin para cuentas de cobro dudoso que represente el 10% del saldo de efectos y cuentas por cobrar a la fecha de cierre. Se tiene por norma considerar la prdida por cuentas de cobro dudoso como un gasto de ventas. Se tiene un total de Efectos y cuentas por cobrar de Bs. 4.560,00 Se tiene una provisin existente de Bs. 270,00 Por lo tanto el clculo sera: Provisin requerida: 10% de 4.560,00 Menos: Provisin existente: Provisin a registrar 456,00 270,00 186,00

9) El mobiliario ser depreciado por el mtodo de lnea recta, en base a la siguiente informacin y sabiendo que las depreciaciones se registran cada fecha de cierre. La depreciacin a registrar ser: 36,00 + 15,00 = 51,00 130

10) Los vehculos destinados a la venta, tienen una depreciacin de Bs. 56,55 11) El equipo de oficina, tiene una depreciacin de Bs. 84,00. 12) El seguro pagado por anticipado de Bs. 600,00 se refiere a la prima pagada por plizas contratadas que cubren diferentes riesgos. La parte de la pliza que est por amortizar es de 7 meses= 600/12x7= 350,00. La empresa tiene por norma distribuir en partes iguales el gasto por seguro, entre gastos de ventas y gastos de administracin. 13) El 01-08-2008, fueron renovadas las plizas de seguro que cubriran el perodo 01-08-2008 al 31-07-2009. La prima fue de Bs. 960,00 y la totalidad fue cargada a gastos de ventas y gastos de administracin por partes iguales. 14) El inventario de suministros de oficina alcanz a Bs. 70,00. El gasto se distribuye en partes iguales entre gastos de ventas y gastos de administracin. El gasto consumido ascendi a la cantidad de Bs. 170,00. 15) Las mejoras de inmuebles arrendados deben ser amortizadas en el tiempo que dure el contrato de arrendamiento, el cual fue celebrado el 01-05-2006 y tiene una duracin de 3 aos. El gasto por amortizacin se distribuye en partes iguales entre gastos de ventas y gastos de administracin. 16) Las marcas de fbrica fueron adquiridas el 01-06-2005 y deben ser amortizadas en 5 aos. Amortizacin: 840,00/5= 168,00. 17) Se determin un flete de Bs. 100,00 pagado por el transporte de una compra de mercanca, fue cargado a gastos de ventas. 18) El 31-12-2008 se hizo una venta de contado por Bs. 200,00 ms IVA, la cual fue facturada en esa misma fecha pero fue despachada, cobrada y registrada el 02-01-2008. La mercanca correspondiente tiene un costo de Bs. 140,00 y se encuentra incluida en el inventario fsico practicado el 31-12-2008. 19) Se procedi a registrar la cuota impositiva, si procede, de acuerdo con los movimientos de crditos y dbitos fiscales relacionados con el IVA. Se pide 1) Elaborar la hoja de trabajo, conociendo adems, que el impuesto sobre la renta a pagar ser de Bs.45,00 y que deber ser creada una reserva legal de Bs. 15,00. 2) Asientos de cierre.

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LATINA C.A.

HOJA DE TRABAJO BALANCE COMPROBACION AJUSTES

01-01-2008 Al 312-12-2008 BALANCE AJUSTADO RESULTADOS UTILIDADES DISTRIBUIDAS NO BALANCE GENERAL

N 1 2

CUENTAS Caja Bancos

DEBE 615,00 1.800,85

HABER

DEBE

HABER

DEBE 615,00

HABER

DEBE

HABER

DEBE

HABER

DEBE 615,00 1.965,85

HABER

(1) 165,00 (1) 180,00

1.965,85

3 4 5 6 7

Efectos por cobrar Cuentas por cobrar Inventario (01-01-2008) Mercancas en transito Seguros pagados por anticipado Amort. Acum. Seguro Pagado

3.460,00 1.580,00 570,00 450,00 350,00 (18) 220,00

(2) 230,00 (7) 70,00

3.050,00 1.730,00 570,00 570,00

3.050,00 1.730,00

(3) 180,00 (12) 960,00 (12) 350,00

270,00 960,00

270,00 960,00

8 9 10 11 12 13 14 15 16

Anticipado Suministros de oficina Terrenos Vehculos Equipo de oficina Mobiliario Marcas de fbrica Mejoras a inmuebles arrendados Amortizacin acum. Inm Arredad 240,00 1.800,00 1.000,00 900,00 790,00 840,00 140,00 (15) 40,00

(13) 400,00 (14) 170,00 70,00 1.800,00 1.000,00 900,00 790,00 840,00 180,00 (15) 100,00

400,00 70,00 1.800,00 1.000,00 900,00 790,00 840,00 180,00 100,00

400,00

100,00

132

Fondo 17 18 19 20 21

para

construccin

de 800,00 50,00 85,00 560,00 560,00 (1) 180,00 (3) 23,00 (19) 108,00 (1) 180,00 800,00 50,00 0,00 380,00 380,00 380,00 380,00 50,00 800,00

planta-Efectivo Dividendos pagados Crdito fiscal-IVA Banco cuenta giros al cobro Giros al cobro en bancos Provisin para cuentas de cobro

22 23

dudoso Efectos descontados Depreciacin acumulada de

340,00 920,00

(7) 70,00 (8) 186,00 (2) 230,00

456,00 690,00

456,00 690,00

24

vehculos Depreciacin acumulada de

622,85

(10) 56,55

679,40

679,40

25

equipo de oficina Depreciacin acumulada de

616,00

(11) 84,00

700,00

700,00

26 27 28

mobiliario Efectos por pagar Cuentas por pagar

231,00 1.560,00 915,00

(9) 51,00

282,00 1.560,00 915,00

282,00 1.560,00 915,00

(3) 73,00 29 Gastos acumulados por pagar 480,00 (6) 819,00 (4) 5,00 30 Dbito fiscal- IVA Apartado 31 para pago doble 490,00 490,00 490,00 100,00 (19) 125,00 (18) 20,00 0,00 1.372,00 1.372,00

prestac. sociales

133

Amortizacin acumulada marcas 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 de fbrica Capital Utilidades no distribuidas Reserva legal Ventas Intereses ganados Alquileres ganados Devoluciones en compras Compras Devoluciones en ventas Descuento por pronto pago en 42 ventas 780,00 (3) 50,00 43 Gastos de compras 1.840,00 (17) 100,00 (1) 15,00 (6) 351,00 (9) 51,00 (11) 84,00 (12) 175,00 (14) 85,00 44 Gastos de administracin 3.945,00 (15) 30,00 280,00 4.456,00 4.456,00 1.990,00 1.990,00 780,00 780,00 21.200,00 1.390,00 266,00 6.000,00 484,00 100,00 33.900,00 2.460,00 1.500,00 (5)1.100,00 360,00 (3) 180,00 21.380,00 1.390,00 (18) 200,00 (4) 50,00 (16) 168,00 434,00 6.000,00 484,00 100,00 34.100,00 2.510,00 400,00 360,00 21.380,00 1.390,00 34.100,00 2.510,00 400,00 360,00 484,00 100,00 434,00 6.000,00

134

(8) 468,00 (8) 186,00 (10) 56,55 (12) 175,00 (14) 85,00 (15) 30,00 (13) 280,00 Gastos de ventas TOTAL Intereses por Cobrar Alquileres anticipado Depsitos en garanta recibidos IVA por Pagar Total Ajustes Inventario Final Total Utilidades Antes del ISLR Total Utilidades Antes del ISLR Impuesto Sobre la Renta por Pagar Utilidad Neta 45,00 241,45 241,45 45,00 38.073,55 286,45 38.360,00 38.360,00 286,45 5.457,55 cobrados por (5) 800,00 (5) 300,00 (19) 17,00 5.457,55 53.529,40 800,00 300,00 17,00 53.529,40 990,00 38.360,00 990,00 800,00 300,00 17,00 6.719,00 51.904,85 51.904,85 (4) 55,00 55,00 55,00 (16) 168,00 (17) 100,00 7.507,55 7.507,55

135

Total Reserva legal Total Utilidades no (31-12-2008) Total Total

286,45

286,45 15,00 65,00 660,45 725,45 725,45 16.395,85 16395,85 725,45 660,45 15,00

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ASIENTOS DE CIERRE EN EL LIBRO DIARIO FECHA 2008 Diciembre 31 VENTAS DEVOLUCIONES EN VENTAS GANANCIAS Y PERDIDAS -2DEVOLUCIONES EN COMPRAS INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS INVENTARIO INICIAL COMPRAS GASTOS DE COMPRAS -3INTERESES GANADOS ALQUILERES GANADOS GANANCIAS Y PERDIDAS COSTO DE VENTAS GASTOS DE ADMINISTRACION GASTOS DE VENTAS DESCUENTO PRONTO PAGO EN VENTAS -4GANANCIAS Y PERDIDAS IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS -5UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS DIVIDENDOS PAGADOS RESERVA LEGAL 65,00 50,00 15,00 286,45 45,00 241,45 2.510,00 400,00 32.423,55 22.590,00 4.456,00 7.507,55 780,00 360,00 990,00 22.590,00 570,00 21.380,00 1.990,00 DESCRIPCIN -134.100,00 1.390,00 32.710,00 REF DEBE HABER

Como pudiste observar el contador, antes de presentar la informacin en estados financieros verifica la informacin por medio de papeles de trabajo, conocida como Hoja de Trabajo.

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LECTURA N 13: ASIENTOS DE AJUSTES


Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Ruiz, S. (2009). Asientos de Ajustes. Trabajo no publicado. UNEFA ZARAZA.

Ajustes
Los ajustes son asientos que se registran al final de un ejercicio, con el propsito de reconocer en la contabilidad los efectos de ciertas situaciones que sin constituir a s mismas una transaccin efectuada, determinan un cambio en el importe de algunas cuentas, principalmente de ingresos y egresos. Los asientos de ajuste se corren para dar cumplimiento a un principio de contabilidad conocido como principio del periodo. Este principio deriva de la necesidad de presentar informacin cada cierto tiempo, con el fin de que pueda ser utilizada oportunamente por los interesados en ella. Como consecuencia, se ha establecido el periodo o ejercicio contable. La informacin de los resultados de la empresa se refiere a lo ocurrido durante un periodo, y la informacin respecto de la posicin financiera se refiere a la existente al cierre o fin de dicho periodo. Tradicionalmente, se ha hecho norma que la informacin contable debe rendirse cuando menos cada ao, y de all que se considera bsico el ejercicio anual, que sirve en la prctica para diversos fines: determinacin de dividendos (la cantidad que se toma de las utilidades para repartirse a los socios) y en general aplicacin de utilidades, clculo de la participacin de utilidades a trabajadores, clculo de Impuesto sobre la Renta y otros impuestos fijados sobre base anual, anlisis financiero por el ao y comparativo con aos anteriores, formacin del presupuesto, entre otros. Pero debido a que la administracin de los negocios modernos requiere informacin frecuente, se acostumbra que al menos para fines internos- existan periodos contables ms cortos, y de ah que prcticamente todas las empresas de cierta importancia tienen establecido el ejercicio mensual, de modo que sin perjuicio de hacer un corte anual, se elaboran estados financieros mensuales. Por lo antes expresado, aunque algunas empresas corren sus ajustes al cierre del ejercicio anual, es conveniente registrarlos al final de cada mes. Se entender que los ajustes se contabilizan mensualmente, salvo cuando expresamente se indique de otro modo. Como antes se dijo, los ajustes derivan de la necesidad de reconocer ciertos ingresos y egresos que no surgen en forma directa de una transaccin efectuada, pero que deben reconocerse dentro de un ejercicio contable debido a que pertenecen a ste. Desde luego, debe aclararse que muchos ajustes tienen su origen o antecedentes en una transaccin registrada anteriormente, la cual surte efectos posteriores en los resultados de la empresa, y stos son los que mediante dichos ajustes se han de contabilizar. Por otra parte, el 138

registro de los mencionados ingresos y egresos trae como consecuencia simultnea la afectacin de otro tipo de cuentas, generalmente de Activo o de Pasivo. El estudio de los asientos de ajuste tiene conexin con un criterio contable de general aceptacin, mediante el cual se indica que la contabilidad debe llevarse a base de lo devengado. En contabilidad se entiende que una partida est devengada en un periodo, cuando la misma se causa y pertenece a ste. Dicho de otra manera, y como una aceptacin general, devengar es adquirir el derecho a una percepcin, remuneracin o retribucin por un servicio prestado. As, se devenga un sueldo, una renta, honorarios, intereses, entre otros. La contabilidad con base en lo devengado se contrapone a la contabilidad sobre la base de caja. La contabilidad con base en caja o efectivo, registra las transacciones cuando son liquidadas en efectivo, y por lo tanto los ingresos y egresos se contabilizan nicamente en el momento de ser cobrados o pagados. En la contabilidad con base en lo devengado, los ingresos y egresos se registran en el mes o ejercicio al cual pertenecen (por haberse devengado dentro del mismo), independientemente de la fecha de su cobro o pago, el cual puede ocurrir antes o despus del ejercicio en que la partida se deveng. Resulta pertinente aclarar que en lo antes dicho, se utiliza el trmino ingreso en su aceptacin tcnica contable, es decir como partida que significa un aumento de la utilidad del periodo, al igual que egreso significa una disminucin de dicha utilidad. Son distintos de entrada y salida los cuales representan, respectivamente, recepcin de bienes (dinero, mercanca, entre otros) y disminucin de bienes. Sin embargo, en el uso comn de estas palabras es frecuente que se diga ingresos de caja queriendo significar entradas de caja; lo mismo ocurre con el trmino egresos de caja En resumen los asientos de ajuste registran, peridicamente, la modificacin en el importe de ciertas cuentas, no causada en forma directa por una transaccin sino por el transcurso del tiempo y otras situaciones, y tienen como propsito que tales cuentas reflejen un importe correcto de acuerdo con los principios de contabilidad. La mayor parte de los ajustes se refieren a la contabilizacin de un ingreso o egreso que pertenece a un determinado ejercicio, por lo que se derivan de la aplicacin del principio del periodo contable, y tienen como consecuencia llevar la contabilidad sobre la base de lo devengado. Los ajustes, por su naturaleza, pueden ser ocasionados entre otros, por: 1) Operaciones no registradas. 2) Ingresos devengados por cobrar. 3) Ingresos no devengados. 4) Gastos acumulados por pagar 139

5) Provisin para cuentas de cobro dudoso. 6) Depreciacin de activos fijos. 7) Amortizacin. a) De gastos pagados por anticipado. b) De cargos diferidos. c) De activos intangibles. 8) Correccin de errores. Con el objeto de explicar cada uno de los tipos de ajustes mencionados, nos basaremos en el desarrollo de un caso, cuyo contenido se ir dando a medida que se va desarrollando la explicacin. Procedamos El balance de comprobacin que le mostramos a continuacin fue sacado del libro mayor de la empresa LATINA C.A. al 31-12-2008, fecha en la que cierra su ejercicio econmico. Cuando finaliza el perodo contable, la empresa en cuestin debe elaborar los estados financieros con los saldos que arrojen las cuentas del mayor para esa fecha. Sin embargo, como ya se dijo, antes de proceder al respecto, debe hacerse el inventario fsico, el cual fue tomado el 31-12-2008 y, despus de ser valorado, arroj un monto de Bs. 900,00. Posteriormente, se procedi a analizar cada una de las cuentas que aparecen en el balance de comprobacin, despus de lo cual se decidi hacer los ajustes que se mencionan, teniendo en cuenta que, en los casos que procedan, se aplica una alcuota del 10%.

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LATINA C.A. BALANCE DE COMPROBACIN 31-12-2008 CUENTAS Caja Bancos Efectos por cobrar Cuentas por cobrar Inventario (01-01-2008) Mercancas en transito Seguros pagados por anticipado Suministros de oficina Terrenos Vehculos Equipo de oficina Mobiliario Marcas de fbrica Mejoras a inmuebles arrendados Fondo para construccin de planta-Efectivo Dividendos pagados Crdito fiscal-IVA Banco cuenta giros al cobro Giros al cobro en bancos Provisin para cuentas de cobro dudoso Efectos descontados Depreciacin acumulada de vehculos Depreciacin acumulada de equipo de oficina Depreciacin acumulada de mobiliario Efectos por pagar Cuentas por pagar Gastos acumulados por pagar Dbito fiscal IVA Apartado para pago doble prestaciones sociales Amortizacin acumulada marcas de fbrica Capital Utilidades no distribuidas Reserva legal Ventas Intereses ganados Alquileres ganados Devoluciones en compras Compras Devoluciones en ventas Descuento por pronto pago en ventas Gastos de compras Gastos de administracin Gastos de ventas TOTAL DEBE 615,00 1.800,85 3.460,00 1.580,00 570,00 450,00 350,00 240,00 1.800,00 1.000,00 900,00 790,00 840,00 140,00 800,00 50,00 85,00 560,00 HABER

560,00 340,00 920,00 622,85 616,00 231,00 1.560,00 915,00 480,00 100,00 490,00 266,00 6.000,00 484,00 100,00 33.900,00 2.460,00 1.500,00 360,00 21.200,00 1.390,00 780,00 1.840,00 3.945,00 6.719,00 51.904,85

51.904,85

141

Ajustes por Operaciones Normales no Registradas Se refiere a una serie a una serie de operaciones regulares que afectaron de alguna manera la situacin y los resultados de la empresa, pero que por desconocer que tales hechos haban sucedido o por cualquier otra causa, no fueron registradas en la fecha en que se produjeron. Ejemplos de ellos, seran los que se mencionan a continuacin: Ajuste N 1 El 08-01-2008 se recibi del banco una nota de crdito por la cobranza de un efecto que haba sido enviado al cobro. Su valor nominal era de Bs. 180,00 y el banco dedujo su comisin de Bs. 15,00. La cobranza se produjo el 31-12-2008. Observe que se trata de la cobranza de un efecto que estaba al cobro y, el envo, fue registrado por el mtodo indirecto. Por lo tanto, con el asiento que se haga, debern alcanzarse dos objetivos: registrar la cobranza y revertir las cuentas de orden. Para ello: Valor nominal de la letra cobrada Menos: Comisin cobrada por el banco Neto abonado en cuenta 180, 00 15, 00 165, 00

El asiento sera:
FECHA 2008 Diciembre 31 BANCOS GASTOS DE ADMINISTRACIN GIROS AL COBRO EN BANCOS EFECTOS POR COBRAR BANCO CUENTA GIROS AL COBRO DESCRIPCIN -1165,00 15,00 180,00 180,00 180,00 REF DEBE HABER

Ajuste N 2 El 05-01-2008 se recibi del banco un aviso de cobro de una letra de Bs. 230,00 que estaba descontada y fue cobrada por el banco el 30-12-2008. El ajuste se har como sigue:

142

FECHA 2008 Diciembre 31

DESCRIPCIN -2EFECTOS DESCONTADOS EFECTOS POR COBRAR

REF

DEBE

HABER

230,00 230,00

Ajuste N 3 Con respecto a la mercanca en trnsito, se determin que el da 31-12-2008 lleg al almacn lote de Bs.180,00, ms Bs. 18,00 de IVA, con costo de transporte de Bs. 50,00 ms IVA por Bs. 5,00. El IVA correspondiente a la mercanca recibida, fue pagado por el agente de aduanas y la empresa se lo debe a ste. Ninguna de las mercancas que llegaron se encuentran incluidas en el inventario fsico, ni la operacin haba sido registrada. El ajuste se har como sigue:
FECHA 2008 Diciembre 31 COMPRAS GASTOS DE COMPRAS CRDITO FISCAL-IVA MERCANCAS EN TRNSITO GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR DESCRIPCIN -3180,00 50,00 23,00 180,00 73,00 REF DEBE HABER

La mercanca que lleg, valorada al costo, debe ser incluida dentro del inventario fsico a la fecha de cierre, ya que forma parte de l: Inventario segn conteo Ms: mercanca que lleg: Costo del proveedor Gastos de transporte Total inventario 180,00 50,00 230,00 1.130,00 143 900,00

Ajustes por Ingresos devengados por cobrar Ajuste N 4 El 31-10-2008 se venci la letra por cobrar que debe el cliente La Garza C.A. por Bs. 1.000,00. En esa misma fecha, el cliente solicit una prrroga de cuatro meses para cancelar la letra, lo cual se le concedi, mediante la obtencin de su compromiso de pagar intereses al 30% anual. Como se puede observar, se trata de un crdito de cuatro meses que la empresa est concediendo a un cliente, que comprende el perodo 01-11-2008 al 28-02-2009. Sin embargo, es conocido que estos intereses irn siendo devengados a medida que el tiempo vaya transcurriendo, por lo cual, llegada la fecha de cierre, 31-12-2008, la empresa se habr ganado los correspondientes a dos meses, por cuya razn, ese ingreso debe ser registrado como tal, de acuerdo con la Norma de Realizacin. I= F.i n 12 = 1.000,00 x 0,30 x i 2 = 50 12

El ajuste se har como sigue:


FECHA 2008 Diciembre 31 DESCRIPCIN -4INTERESES POR COBRAR INTERESES GANADOS DEBITO FISCAL- IVA 55,00 50,00 5,00 REF DEBE HABER

Ajustes por Ingresos cobrados no devengados Con frecuencia sucede que, ciertos servicios que presta la empresa, son cobrados antes de haber sido ganados y que han sido registrados como ingresos del perodo. Tal es el caso de alquileres cuando se cobran por anticipado, adelantos recibidos a cuenta de ventas, intereses cobrados antes haber transcurrido el tiempo convenido, etc. Ajuste N 5 El da 01-09-2008 se celebr un contrato mediante el cual LATINA C.A., cede en arrendamiento un terreno a la empresa CARDONAL C.A., por dos aos. El canon de arrendamiento sera de Bs. 100,00 mensual y el correspondiente al primer ao, Bs. 1.200,00, fue pagado en el momento de celebrar el contrato. Adems, se cobr Bs. 300,00 por

144

concepto de depsito. Todo lo recibido por LATINA C.A. fue registrado como alquileres ganados.

FECHA 2008 Diciembre 31

DESCRIPCIN -5ALQUILERES GANADOS ALQUILERES COBRADOS POR ANTICIPADO DEPOSITOS EN GARANTIA RECIBIDOS

REF

DEBE

HABER

1.100,00 800,00 300,00

Ajustes por Gastos acumulados por pagar Se trata de aquellos casos en que un servicio ya ha sido recibido por la empresa, pero, que, hasta la fecha de cierre, todava no haba sido cancelado. Sera el caso de, por ejemplo, energa elctrica, telfono, reparaciones, tiempo trabajado por los empleados. Ajuste N 6 La empresa tiene establecida una jornada de trabajo para los obreros de lunes a viernes. La nomina de la semana 29-12-2008 (lunes) al 04-01-2009 (Domingo) alcanz a Bs. 1.633,00 la cual fue hecha y pagada el 02-01-2009 (viernes) y compuesta como sigue: Asignado a trabajadores del departamento de administracin: Bs. 700,00 Asignado a trabajadores del departamento de ventas: Bs. 933,00 Para calcular el monto, puede procederse a determinar lo devengado por cada trabajador o, teniendo ya la nmina total, determinar la proporcin que correspondiera a esos tres das. Lo cual quedara:

Concepto Salarios Aporte patronal-Seguro Social Aporte patronal INCE Aporte al Fondo de Ahorro Vivienda Total

Administracin 300,00 39,00 6,00 6,00 351,00

Ventas 400,00 52,00 8,00 8,00 468,00

Total Pagar

a 700,00 91,00 14,00 14,00 819,00

145

El ajuste a realizar sera:


FECHA 2008 Diciembre 31 DESCRIPCIN -6GASTOS DE ADMINISTRACIN GASTOS DE VENTAS GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR 351,00 468,00 819,00 REF DEBE HABER

Ajustes por provisin para cuentas de cobro dudoso La provisin para cuentas de cobro dudoso representa un estimado de los efectos y cuentas por cobrar que existen a la fecha de cierre, que no podrn ser cobrados y por lo tanto se perdern. Basado en la Norma de Prudencia o Conservatismo, esa prdida debe ser tomada como realizada en el ejercicio econmico en que se hizo la venta a crdito, por lo que la prdida en cuestin debe ser cargada a ese ejercicio. Ajuste N 7 Un anlisis de las deudas por cobrar determin que el cliente L. Garca quebr y, por lo tanto, no ser posible cobrarle una factura por Bs. 70,00. Tratndose de una prdida definitiva de una cuenta por cobrar, el ajuste a realizar sera:
FECHA 2008 Diciembre 31 DESCRIPCIN -7PROVISIN PARA CUENTAS COBRO DUDOSO CUENTAS POR COBRAR 70,00 70,00 REF DEBE HABER

Ajuste N 8 La empresa considera apropiado mantener una provisin para cuentas de cobro dudoso que represente el 10% del saldo de efectos y cuentas por cobrar a la fecha de cierre. Se tiene por norma considerar la prdida por cuentas de cobro dudoso como un gasto de ventas. Se tiene un total de Efectos y cuentas por cobrar de Bs. 4.560,00 Se tiene una provisin existente de Bs. 270,00 Por lo tanto el clculo sera:

146

Provisin requerida: 10% de 4.560,00 Menos: Provisin existente: Provisin a registrar El ajuste a realizar sera:
FECHA 2008 Diciembre 31 GASTOS DE VENTAS DESCRIPCIN -8-

456,00 270,00 186,00

REF DEBE

HABER

186,00 186,00

PROVISIN PARA CUENTAS COBRO DUDOSO

Ajustes por depreciacin de Activos El registro de la depreciacin de los activos representa un grupo de ajustes que se produce en todas las empresas en la fecha en que se cierra cada ejercicio econmico. Esto sucede, inclusive, en aquellas en que las depreciaciones van siendo registradas mensualmente. Estos casos llegada la fecha del cierre, habr que registrar la depreciacin del ltimo mes. Ajuste N 9 El mobiliario ser depreciado por el mtodo de lnea recta, en base a la siguiente informacin y sabiendo que las depreciaciones se registran cada fecha de cierre. La depreciacin a registrar ser: 36,00 + 15,00 = 51,00 El ajuste a realizar sera:
FECHA 2008 Diciembre 31 DESCRIPCIN -9GASTOS DE ADMINISTRACIN DEPRECIACIN ACUMULADA MOBILIARIO 51,00 51,00 REF DEBE HABER

Ajuste N 10 Los vehculos destinados a la venta, tienen una depreciacin de Bs. 56,55

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El ajuste a realizar sera:


FECHA 2008 Diciembre 31 GASTOS DE VENTAS DEPRECIACION ACUMULADA VEHICULOS DESCRIPCIN -1056,55 56,55 REF DEBE HABER

Ajuste N 11 El equipo de oficina, tiene una depreciacin de Bs. 84,00. El ajuste a realizar sera:
FECHA 2008 Diciembre 31 DESCRIPCIN -11GASTOS DE ADMINISTRACIN DEPRECIACIN OFICINA ACUMULADA EQUIPO DE 84,00 84,00 REF DEBE HABER

Ajustes por amortizacin de pagos anticipados Se entiende por pago anticipado, la erogacin hecha por un servicio no recibido o por bienes que se van a consumir y que se caracterizan por no estar destinados a la venta ni sern utilizados en el proceso productivo de la empresa. Cuando esos servicios va a ser recibidos a los bienes van a ser consumidos en el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayora de los casos es de doce meses, a tales pagos anticipados se les conoce como gastos pagados por anticipado. Por el contrario, si los servicios sern recibidos o los bienes consumidos en un lapso superior a los doce meses, a esos pagos anticipados se les identifica como cargos diferidos. Ajustes por amortizacin de Gastos Pagados por Anticipado Cuando una empresa paga por anticipado un gasto que va a ser consumido antes de que transcurran los prximos doce meses, al hacer su registro pueden presentarse dos situaciones: a) Que la totalidad del gasto pagado por anticipado vaya a ser consumido o el servicio recibido en el transcurso del presente ejercicio econmico. En este caso, se cargar a gastos del perodo en el que se produjo el desembolso en cuestin. b) Que parte del desembolso se refiera a servicios que se van a recibir o bienes que van a ser consumidos en los prximos ejercicios econmicos.

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Ajuste N 12 El seguro pagado por anticipado de Bs. 600,00 se refiere a la prima pagada por plizas contratadas que cubren diferentes riesgos. La parte de la pliza que est por amortizar es de 7 meses= 600,00/12x7= 350,00. La empresa tiene por norma distribuir en partes iguales el gasto por seguro, entre gastos de ventas y gastos de administracin. El ajuste a realizar sera
FECHA 2008 Diciembre 31 GASTOS DE VENTAS GASTOS DE ADMINISTRACIN SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADOS DESCRIPCIN -12175,00 175,00 350,00 REF DEBE HABER

Ajuste N 13 El 01-08-2008, fueron renovadas las plizas de seguro que cubriran el perodo 01-08-2008 al 31-07-2008. La prima fue de Bs. 960,00 y la totalidad fue cargada a gastos de ventas y gastos de administracin por partes iguales. Si el perodo que cubre la pliza es el 01-08-2008 al 31-07-2009, quiere decir que: a) Costo del Seguro Pagado por Anticipado: Bs. 960,00. b) Gasto cargado al perodo finalizado el 31-12-2008: del 01-08-2008 al 31-12-2008. = 5 meses. Es decir: 960,00/12x5 meses = 400,00. c) Gastos diferidos para el perodo siguiente: Del 01-01-2008 al 31-07-2008= 7 meses Es decir: 960,00/12x7 meses = 560,00. El ajuste a realizar sera
FECHA 2008 Diciembre 31 DESCRIPCIN -13SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO GASTOS DE VENTAS GASTOS DE ADMINISTRACIN AMORT. ACUM. SEG. PAG. ANTICIPADO 960,00 280,00 280,00 400,00 REF DEBE HABER

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Ajuste N 14 El inventario de suministros de oficina alcanz a Bs. 70,00. El gasto se distribuye en partes iguales entre gastos de ventas y gastos de administracin. El gasto consumido ascendi a la cantidad de Bs. 170,00. El ajuste a realizar sera
FECHA 2008 Diciembre 31 GASTOS DE VENTAS GASTOS DE ADMINISTRACIN SUMINISTROS DE OFICINA DESCRIPCIN -1485,00 85,00 170,00 REF DEBE HABER

Ajustes por amortizacin de Cargos Diferidos La porcin de los cargos diferidos que representen servicios que se recibieron o bienes que se consumieron en el ejercicio econmico que est finalizando, deben ser cargados a gastos de este perodo. Ajuste N 15 Las mejoras de inmuebles arrendados deben ser amortizadas en el tiempo que dure el contrato de arrendamiento, el cual fue celebrado el 01-05-2006 y tiene una duracin de 3 aos. El gasto por amortizacin se distribuye en partes iguales entre gastos de ventas y gastos de administracin. Deber ser amortizada la parte que corresponde al presente ejercicio econmico el cual comienza el 01-01-2008. Por lo tanto, ya fue amortizada la parte que correspondi al pasado perodo: 01-05-2007 al 31-12-2007, es decir 8 meses. Total amortizacin al 31-12-2008. Bs. 100,00. El ajuste a realizar sera
FECHA 2008 Diciembre 31 DESCRIPCIN -15MEJORAS A INMUEBLES ARRENDADOS GASTOS DE VENTAS GASTOS DE ADMINISTRACIN AMORTIZ. ACUM. MEJ. INMUEBLE ARREND 40,00 30,00 30,00 100,00 REF DEBE HABER

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Ajustes por Amortizacin de Activos Intangibles Con respecto a los activos intangibles, tambin debe ser amortizada la parte del costo que corresponda ser absorbido como gastos del perodo. Ajuste N 16 Las marcas de fbrica fueron adquiridas el 01-06-2005 y deben ser amortizadas en 5 aos. De acuerdo con la informacin, la amortizacin a registrar sera: Amortizacin: 840,00/5= 168,00.
FECHA 2008 Diciembre 31 GASTOS DE VENTAS AMORT. ACUM. MARCAS DE FABRICA DESCRIPCIN -16168,00 168,00 REF DEBE HABER

Ajustes por Errores Los ajustes que como consecuencia de errores cometidos deben hacerse antes del cierre, pueden ser tantos y tan variados. Ajuste N 17 Se determin un flete de Bs. 100,00 pagado por el transporte de una compra de mercanca, fue cargado a gastos de ventas. Para corregir el error, se hara el siguiente asiento.
FECHA 2008 Diciembre 31 GASTOS DE COMPRAS GASTOS DE VENTAS DESCRIPCIN -17100,00 100,00 REF DEBE HABER

Ajuste N 18 El 31-12-2008 se hizo una venta de contado por Bs. 200,00 ms IVA, la cual fue facturada en esa misma fecha pero fue despachada, cobrada y registrada el 02-01-2008. La mercanca correspondiente tiene un costo de Bs. 140,00 y se encuentra incluida en el inventario fsico practicado el 31-12-2008.

151

Para corregir el error, se hara el siguiente asiento.


FECHA 2008 Diciembre 31 DESCRIPCIN -18CUENTAS POR COBRAR VENTAS DEBITO FISCAL IVA 220,00 200,00 20,00 REF DEBE HABER

Al inventario fsico habr que restarle Bs. 140,00 el cual quedar en Bs. 990,00. Ajuste N 19 Se procedi a registrar la cuota impositiva, si procede, de acuerdo con los movimientos de crditos y dbitos fiscales relacionados con el IVA. Se trata de cerrar la cuenta Crdito Fiscal-IVA contra la cuenta Dbito Fiscal-IVA y, la diferencia, registrarla como sigue: a) S la diferencia result ser deudora, se le cargar la cuenta IVA por Compensar. b) S tal diferencia es acreedora, se acreditar a la cuenta IVA por Pagar. En este caso, el asiento se hara como sigue:
FECHA 2008 Diciembre 31 DEBITO FISCAL-IVA CREDITO FISCAL-IVA IVA POR PAGAR DESCRIPCIN -19125,00 108,00 17,oo REF DEBE HABER

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Cuentas que tuvieron Ajustes


GASTOS DE VENTAS DEBE 6.719,00
(6) 468,00 (8) 186,00 (10) 56,55 (12) 175,00

GASTOS DE ADMINISTRACION SALDO 6.719,00 7.187,00 7.373,00 7.429,55 7.604,55 DEBE 3.945,00
(1) 15,00 (6) 351,00 (9) 51,00 (11) 84,00 (12) 175,00

BANCOS DEBE 1.800,85


(1) 165,00

HABER

HABER

SALDO 3.945,00 3.960,00 4.311,00 4.362,00 4.446,00 4.621,00

HABER

SALDO 1.800,85 1.965,85

1.965,85

0,00

1.965,85 Dr.

280,00 (13) 7.324,55


(14) 85,00 (15) 30,00 (16) 168,00

7.409,55 7.439,55 7.607,55 100,00 (17) 7.507,55


(14) 85,00 (15) 30,00

280,00 (13) 4.341,00 4.426,00 4.456,00 4.456,00 Dr 4.736,00 280,00 4.456,00 Dr

7.887,55

380,00

7.507,55

BANCO CUENTA GIROS AL COBRO DEBE 560,00 HABER SALDO 560,00 180,00 (1) 380,00 380,00 560,00 180,00 380,00 Dr 180,00 560,00
(1) 180,00

GIROS AL COBRO EN BANCOS DEBE HABER 560,00 SALDO 560,00 380,00 380,00 380,00 Cr

EFECTOS POR COBRAR DEBE 3.460,00 180,00 (1) 230,00 (2) 3.460,00 410,00 HABER SALDO 3.460,00 3.280,00 3.050,00 3.050,00 Dr

EFECTOS DESCONTADOS DEBE HABER 920,00


(2)230,00

COMPRAS DEBE 21.200,00


(3) 180,00

GASTOS DE COMPRAS HABER SALDO 21.200,00 21.380,00 21.380,00 DEBE 1.840,00


(3)

SALDO 920,00 690,00 690,00

HABER

SALDO 1.840,00 1.890,00 1.990,00

50,00

(17) 100,00

230,00

920,00

690,00

Cr

21.380,00

0,00

21.380,00

Dr

1.990,00

0,00

1.990,00

Dr

153

MERCANCIAS EN TRANSITO DEBE 450,00 180,00 (3) HABER SALDO 450,00 270,00 270,00 450,00 180,00 270,00 Dr

GASTOS ACUMUL POR PAGAR DEBE HABER 480,00 73,00 (3) SALDO 480,00 553,00

INTERESES POR COBRAR DEBE


(4) 55,00

HABER

SALDO 55,00 55,00 55,00

819,00(6) 1.372,00 0,00 1.372,00 1.372,00 Cr 55,00 0,00

55,00

Dr

ALQUILERES INTERESES GANADOS DEBE HABER 2.460,00 50,00 (4) SALDO 2.460,00 2.510,00 2.510,00 0,00 2.510,00 2.510,00 Cr 1.100,00 1.500,00
(5)1.100,00

COBRADOS

POR

ALQUILERES GANADOS DEBE HABER 1.500,00 SALDO 1.500,00 400,00 400,00 400,00 Cr

ANTICIPADO DEBE HABER 800,00 (5) SALDO 800,00 800,00 800,00 0,00 800,00 800,00 Cr

DEPOSITOS RECIBIDOS DEBE

EN

GARANTIA

PROV. DUDOSO

CTAS

DE

COBRO CUENTAS POR COBRAR

HABER 300,00 (5)

SALDO 300,00 300,00 300,00

DEBE

HABER 340,00

SALDO 340,00 270,00

DEBE 1.580,00

HABER

SALDO 1.580,00

(7) 70,00

70,00 (7)
(18) 220,00

1.510,00 1.730,00

186,00 Cr 70,00 526,00

456,00 456,00 Cr

0,00

300,00

300,00

1.800,00

70,00

1.730,00

Dr

DEPREC. MOBILIARIO DEBE

ACUM.

DE DEPREC. ACUM. VEHICULO DEPREC. ACUM. EQUIPO OFICINA DEBE HABER 616,00 84,00 (11) SALDO 616,00 700,00 700,00 Cr 0,00 700,00 700,00 Cr

HABER 231,00 51,00 (9)

SALDO 231,00 282,00 282,00

DEBE

HABER 622,85

SALDO 622,85

56,55 (10) 679,40 679,40 Cr 0,00 679,40 679,40

0,00

282,00

282,00

154

SEGUROS ANTICIPADO DEBE 350,00 350,00


(13) 960,00

PAGADOS AMORT ACUM. SEG.PAG.ANTIC. SALDO 350,00 0,00 960,00 350,00 960,00 Dr 0,00 400,00 DEBE HABER 400,00(13) SALDO 400,00 400,00 400,00 400,00 Cr 240,00 170,00 SUMINISTROS DE OFICINA DEBE 240,00 HABER SALDO 240,00 170,00 (14) 70,00 70,00 70,00 Dr

HABER

1.310,00

MEJORAS ARREND DEBE 140,00


(15) 40,00

EN

INMUEBLES

AMORT ARREND

ACUM.

MEJ.

INM. AMORT ACUM. DE FABRICA

HABER

SALDO 140,00 180,00 180,00

DEBE

HABER 100,00 (15)

SALDO 100,00 100,00 100,00

DEBE

HABER 266,00 168,00(16)

SALDO 266,00 434,00 434,00

180,00

0,00

180,00

Dr

0,00

100,00

100,00

Cr

0,00

434,00

434,00

Cr

VENTAS DEBE HABER SALDO

CREDITO FISCAL-IVA DEBE 85,00


(3) 23,00

DEBITO FISCAL-IVA SALDO 85,00 108,00 DEBE HABER 100,00 5,00 20,00
(19) 125,00

HABER

SALDO 100,00 105,00

33.900,00 33.900,00 200,00 (18) 34.100,00 34.100,00 34.100,00 0,00 34.100,00 34.100,00 Cr

108,00

0,00 0,00

125,00 125,00 0,00 0

108,00

108,00

0,00

125,00

IVA POR PAGAR DEBE HABER 17,00 0,00 17,00 SALDO 17,00 (19) 17,00 Cr

155

LATINA C.A. BALANCE DE COMPROBACIN (AJUSTADO) 31-12-2008


CUENTAS Caja Bancos Efectos por cobrar Cuentas por cobrar Inventario (01-01-2008) Mercancas en transito Seguros pagados por anticipado Suministros de oficina Terrenos Vehculos Equipo de oficina Mobiliario Marcas de fbrica Mejoras a inmuebles arrendados Fondo para construccin de planta-Efectivo Dividendos pagados Crdito fiscal-IVA Banco cuenta giros al cobro Giros al cobro en bancos Provisin para cuentas de cobro dudoso Efectos descontados Depreciacin acumulada de vehculos Depreciacin acumulada de equipo de oficina Depreciacin acumulada de mobiliario Efectos por pagar Cuentas por pagar Gastos acumulados por pagar DEBE 615,00 1.965,85 3.050,00 1.730,00 570,00 270,00 960,00 70,00 1.800,00 1.000,00 900,00 790,00 840,00 180,00 800,00 50,00 0,00 380,00 380,00 456,00 690,00 679,40 700,00 282,00 1.560,00 915,00 1.372,00 HABER

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IVA por Pagar Apartado para pago doble prestaciones sociales Amortizacin acumulada marcas de fbrica Amortizacin Acumulada Mej. Inm. Arrendados Amortizacin Acumulada Seg. Pag. Anticipado Capital Utilidades no distribuidas Reserva legal Ventas Intereses ganados Alquileres ganados Devoluciones en compras Compras Devoluciones en ventas Descuento por pronto pago en ventas Gastos de compras Gastos de administracin Gastos de ventas Intereses por Cobrar Alquileres cobrados por anticipado Depsitos en garanta recibidos TOTAL 53.529,40 21.380,00 1.390,00 780,00 1.990,00 4.456,00 7.507,55 55,00

17,00 490,00 434,00 100,00 400,00 6.000,00 484,00 100,00 34.100,00 2.510,00 400,00 360,00

800,00 300,00 53.529,40

Como pudiste observar, antes de finalizar un ejercicio econmico se deben tomar en cuenta una serie de ajustes siguiendo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, as como errores que se pudieran cometer en el registro de las operaciones contables.

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LECTURA N 14: CIERRE DEL EJERCICIO ECONMICO


Material tomado y adaptado con fines instruccionales por: Delgado, M. (2009). Cierre de un Ciclo Contable. Trabajo no publicado. UNEFA . ZARAZA.

Cierre del Ciclo Contable


Como hemos podido observar el ciclo contable de una Empresa comienza tal como lo establece el art.35 del Cdigo de Comercio Venezolano con el registro en el libro de inventarios de todos los bienes, obligaciones y el estado del patrimonio para la fecha; es decir se trata en definitiva de hacer una sntesis de la situacin en que se encuentra la Empresa para esa fecha de inicio de actividades. Posterior a esto, al ir ocurriendo las operaciones de la Empresa, es necesario registrarlas en la contabilidad; para ello es conveniente cumplir con un paso previo e importante, como es la verificacin de la operacin que se va a registrar. Toda operacin que se va a registrar en la contabilidad debe estar amparada por algn tipo de documento que garantice: en primer lugar la veracidad, autenticidad y exactitud de la informacin que se va a procesar y en segundo lugar que quede prueba fehaciente y comprobable de lo que se va a transcribir; por ejemplo, si se va a registrar en la contabilidad una venta a crdito hecha a un determinado cliente, esto debe estar amparado con la factura con su respectiva numeracin, donde se especifica entre otros datos, nombre del cliente, monto de la venta, condiciones de pago, impuestos entre otros; si se va a registrar la compra de una mquina de escribir, o se paga el sueldo a los empleados, o el alquiler del local, para registrarlos en la contabilidad, debe tener su documento probatorio; y por ltimo es obvio aclarar, que esto es aplicable independientemente del monto de la transaccin. Seguidamente a este proceso de verificacin, comprobacin y anlisis de los documentos, se procede a registrar la operacin en un libro obligatorio de contabilidad, conocido como libro de primera entrada, el cual es el libro diario que tiene carcter cronolgico, es decir se van registrando las operaciones en completo orden de fechas en que van ocurriendo. En el primer libro solamente hemos registrado las operaciones en orden cronolgico de ocurrencia valindose de la teora del cargo y del abono; ahora se trata de clasificar ese primer registro, atendiendo a la naturaleza de las diversas cuentas que intervienen en las operaciones, es decir, se agrupan en trminos de aumentos y disminuciones todo lo que afecta a una misma cuenta; para ello usaremos el segundo libro obligatorio de contabilidad conocido como libro mayor; en este libro vamos a agrupar y clasificar todas las cuentas por separado y determinar su saldo; por ejemplo la cuenta caja en el libro la afectaremos por todos los cargos y abonos que implicaron su movimiento en el diario como aumentos o disminucin, y en base a estos determinaremos el saldo de cada cuenta, lo cual se establece generalmente al final de cada mes. 158

Si hemos dicho que las operaciones en el libro diario se registra en trminos iguales de cargos y abonos ( es decir, afectan cuentas distintas por el mismo monto), y todo lo que se registra en el diario se pasa al libro mayor afectando las cuentas respectivas, es lgico suponer, que al final del mes cuando se establezca el saldo de cada cuenta en el mayor vamos a tener como resultado, que la suma de los saldos de las cuentas deudoras es igual a la suma de los saldos de las cuentas acreedoras, esta constatacin es lo que vamos a conocer como balance de comprobacin, el cual no es otra cosa que la verificacin matemtica de los registros que hemos hecho en el mes. Este balance de comprobacin se puede preparar anualmente, aunque es preferible y as lo hacen la mayora de las empresas, elaborarlo mensualmente, ya que es ms fcil detectar cualquier error y proceder a la correccin respectiva. Como la ley establece por lo menos una vez al ao se deben preparar resultados e informacin contable es necesario determinar la fecha de cierre de la Empresa, la cual ser exactamente un ao despus de haber comenzado ese ejercicio. Con base al ltimo balance de comprobacin (el cual es una acumulacin de los meses anteriores), se debe proceder a hacer un anlisis completo de cada una de las cuentas que lo integran para tratar que cada una de ellas exprese realmente la situacin de lo ocurrido en el ao, esto es lo que vamos a conocer como ajustes y correcciones, o sea, llevar cada cuenta a su justo valor. Por ejemplo, puede ocurrir que se haya omitido el registro de una venta, que falte por registrar el pago del telfono, que est mal registrada algunas operaciones entre otros. Cuando ya se tiene la certeza de que todas las cuentas estn en su justa dimensin, es decir, est claramente establecido lo ocurrido en el ao, se debe proceder a preparar los estados financieros. Pero antes es conveniente preparar un borrador contable que nos permita tener la certeza de que todo est bien determinado y que los resultados son los correctos; para ello, partiendo del Balance de Comprobacin y de los ajustes que hemos analizado en el punto anterior, se procede a determinar la utilidad o la prdida del ejercicio y la situacin del Activo, Pasivo y el Capital; este borrador contable es lo que conocemos como Hoja de Trabajo y debe quedar claro que este es un papel de trabajo interno y privado del contador, y nunca informacin para terceras personas. En base a la Hoja de Trabajo y teniendo la certeza de que todo est correcto, se procede a preparar los dos estados financieros ms importantes de la contabilidad: Estado de Resultados y Balance General, usando para el primero las cuentas nominales y para el segundo las cuentas reales. Como hemos establecido en temas anteriores, las cuentas nominales son transitorias, es decir, duran el mismo tiempo que el ejercicio de la Empresa; en consecuencia, terminado el periodo contable, debe procederse a cancelar todas las cuentas nominales y a traspasarse la utilidad o perdida a la cuenta capital; este proceso de cancelar las cuentas nominales es lo que vamos a conocer como: Asientos de Cierre. Como lo establecimos al principio, deben reflejarse los estados financieros en forma detallada en el libro de inventarios, para que queden reflejados los resultados del ao y la situacin financiera de la Empresa en el momento del cierre del ciclo contable.

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Asientos de Cierre Elaborado el estado de Resultados, las cuentas nominales de ingresos y egresos han quedado reducidas a la utilidad o la perdida ocurrida en el ejercicio, la cual debe incidir sobre la cuenta capital como aumento o disminucin, este registro de eliminacin al final del periodo de las cuentas nominales, es lo que conocemos como asientos de cierre. Para el registro de los asientos de cierre debe seguirse la siguiente metodologa: 1.- En primer lugar se cancelan las cuentas que participan en la determinacin del costo de ventas y que tienen saldo deudor; para ello nos vamos a valer de una cuenta puente y transitoria llamada costo de ventas luego el asiento ser: _______________1_________________________ Costo de Ventas Inventario inicial de mercancas Compras Fletes de compras Gastos de importacin ________________2_________________________ Devoluciones en compras Descuentos en compras Bonificaciones en compras Inventario final de mercancas Costo de ventas ________________3__________________________ Hasta este momento hemos cerrados las cuentas que afectan el ingreso de mercanca es decir las cuentas que son de saldo deudor del costo de ventas para cerrarlas y el inventario inicial de mercancas ha quedado igualmente cerrado y con el asiento N 2 hemos registrado el inventario fsico de mercanca al cierre del ejercicio y las cuentas acreedoras del costo de ventas con lo cual se calcula una vez realizado el paso 1 y el 2 el costo de la mercanca vendida, el saldo de la cuenta costo de ventas deudor o acreedor segn el caso es la primera cuenta que se cierra en el asiento N 3 supongamos que la diferencia fue mayor cargo que el abono el asiento seria como sigue: XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXX XXXXX XXX XXX XXX XXX

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Ganancias y prdidas Costo de ventas Devoluciones en venta Descuentos en ventas Bonificaciones en ventas Sueldos de vendedores Comisiones sobre ventas Propaganda Depreciacin gastos Impuestos municipales Fletes en ventas Gastos de embalaje Otros gastos de ventas Sueldos administracin Gastos de alquiler Gastos generales Depreciacin mobiliario Perdida en cuentas malas Gastos artculos de escritorio Intereses gastos Perdida de efectos en litigio

XXXXXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

Perdida en incendio de maquinarias Perdida en robo de mercancas Perdida en venta de vehculos

En este asiento se han cancelado todas las cuentas de egreso generadas durante el ejercicio independientemente si se trataba de egresos de ventas o de administracin inclusive se cancela el saldo de la cuenta costo de ventas en este caso cargamos a la cuenta ganancias y prdidas la sumatoria de los egresos ocurridos y es la cantidad que le cargamos.

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________________4_________________________ Ventas Alquileres ganados Intereses ganados Ganancia venta de mobiliario Cuentas malas recuperadas Comisiones ganadas Ganancias y prdidas XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX

En este asiento se cancelan todas las cuentas de ingresos que faltaban por cancelar abonndole a la cuenta ganancias y prdidas el total de la sumatoria de los cargos que se estn realizando, luego se compara el resultado de la cuenta ganancias y prdidas el cargo con el abono para determinar el saldo; si el abono es mayor que el cargo el resultado es que hay una utilidad si es al contrario es decir el abono es menor que el cargo hay una perdida en el ejercicio, supongamos que el saldo de abono es mayor que el cargo el asiento siguiente seria como sigue:

________________5_________________________ Ganancias y prdidas Cuenta personal XXXXX XXXXX

Con este asiento se transfiere la utilidad o perdida del ejercicio a la cuenta personal, en nuestro supuesto es decir recordemos que anteriormente dije hay ganancia, la cuenta personal que es de gastos personales del dueo es absorbida por la ganancia es decir en este caso disminuye la utilidad por el monto de la cuenta personal en caso contrario es decir si hubiera perdida en el ejercicio el asiento seria: Cuenta personal Ganancias y prdidas XXXXX XXXXX

Es decir se aumenta el gasto del propietario con la prdida obtenida en el ejercicio luego vendra el asiento N 6 que sera como sigue:

__________________6________________________ Cuenta personal Capital XXXXX XXXXX

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As se cierra la cuenta personal que quedo en el primer caso con una utilidad neta traspasando su saldo neto a la cuenta capital cerrando el ejercicio econmico.

Capital Cuenta personal

XXXXX XXXX

En este caso es el segundo supuesto el de la perdida recordemos que la prdida del ejercicio incremento el gasto del dueo, como estas cuentas son transitorias hay que cerrarlas con cargo a la cuenta Capital en este caso para mostrar la disminucin del capital del propietario por la situacin ocurrida. Con esto damos por concluida la unidad en cuanto al estudio terico de la Hoja de trabajo, los Ajustes y el Cierre del ciclo Contable.

Una vez cumplido con el proceso contable finalizaremos con los asientos de cierre del ejercicio lo que nos permite cerrar las cuentas nominales y trasladar al balance general el resultado del ejercicio econmico, el cual va a disminuir o a aumentar nuestro patrimonio.

Deseamos que estas lecturas hayan sido de gran provecho para ti y que de ahora en adelante los conocimientos adquiridos y los Principios Bsicos de la Contabilidad te sirvan de herramienta fundamental para el proceso de aprendizaje que has emprendido. XITOS Y ADELANTE!

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