SIIGO

Versin 6.1

ESTANDAR WINDOWS PROCESOS AUTOMATICOS, INFORMES OFICIALES Y CIERRE

TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION ............................................................................................................... 3 2. PROCESO DE DIFERIDOS .................................................................................................... 5 2.1. PARAMETRIZACIN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO .......................................................... 5 2.2. EJECUCIN O AMORTIZACIN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO............................................. 7 2.3. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO ................................................................................... 9 2.4. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO.................................................... 10 2.5. COMPROBANTE PREFIJADO.......................................................................................... 10 3. CIERRES DE AO ............................................................................................................ 13 3.1. CIERRES PARCIALES ..................................................................................................... 13 3.2. CIERRE DEFINITIVO ...................................................................................................... 16 4. CERTIFICADOS DE RETENCION .......................................................................................... 24 4.1. CERTIFICADOS DE RETENCIN EN LA FUENTE .................................................................... 24 4.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA .............................................................................. 27 4.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA .............................................................................. 29 GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS................................................................................ 31 5.1. BALANCE GENERAL ..................................................................................................... 32 5.2. ESTADO DE RESULTADOS.............................................................................................. 34 5.3. BALANCE DE COMPROBACIN ....................................................................................... 37 5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO......................................................................... 38 5.5. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIN FINANCIERA .......................................................... 39 5.6. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO..................................................................................... 40 6. INFORMES OFICIALES ..................................................................................................... 42 6.1. LIBRO DIARIO ............................................................................................................. 42 6.2. LIBRO DIARIO RESUMIDO .............................................................................................. 43 6.3. LIBRO MAYOR ............................................................................................................ 43 6.4. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES ................................................................................... 43 6.5. LIBRO NICO OFICIAL................................................................................................... 44 6.6. LIBRO DE VENTAS........................................................................................................ 44 6.7. LIBRO DE COMPRAS ..................................................................................................... 45 6.8. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES................................................................................. 45 7. CAMBIO CLAVE DEL ADMINISTRADOR ............................................................................... 47 8. CREACION DE CLAVES DE USUARIO ................................................................................... 48 9. MANTENIMIENTO DE TERCEROS....................................................................................... 57 10. BLOQUEO DE FECHA .................................................................................................... 60 11. PROCESO DE RECUPERACION ......................................................................................... 61 12. PROCESOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................ 66 12.1 ESTRUCTURAS DE ARCHIVOS DE INFORMACION DE SIIGO.................................................... 66 12.2 PROCESO DE REBUILD ................................................................................................. 69 12.3 MODELOS CONTABLES ............................................................................................... 74 12.4 SERVICIOS EN LINEA ................................................................................................... 84 12.5 ADMINISTRACIN DE TAREAS ...................................................................................... 87 12.6 REPORTE A CENTRAL DE RIESGOS - DATACREDITO............................................................ 97 12.7 MODELOS DE RECLASIFICACION POR CENTRO DE COSTOS .................................................113 12.8 RECLASIFICACION DE CUENTAS DE TERCEROS .................................................................. 69

INTRODUCCION
Obtener la informacin contable de forma oportuna permite a la administracin del ente econmico evaluar la gestin estratgica y fijar directrices para determinar el comportamiento futuro de la empresa. Por lo anterior, en SIIGO es necesario ejecutar algunos procesos de periodicidad mensual y procesos de cierres anuales para que de esta manera se pueda obtener informacin oportuna y de esta manera manejar y administrar eficientemente los recursos de la empresa.

1. PROCEDIMIENTOS DE CIERRE Procesos Mensuales: En SIIGO no es necesario ejecutar cierres mensuales, pero si existen algunos procesos que se deben ejecutar con periodicidad mensual, para poder tener la informacin contable actualizada. Dentro de los procesos mensuales que se deben ejecutar en SIIGO estn los Ajustes por Inflacin, el Costeo, Desagrega, Depreciacin, Amortizacin de Diferidos, Provisiones, parafiscales Etc. Cierres Anuales: En SIIGO existen dos tipos de cierres anuales que son los parciales y los definitivos. Los procesos mensuales tales como el costeo, ajustes por inflacin, Desagrega y Depreciacin se explicaron en sesiones anteriores se proceder a indicar el proceso de amortizacin de los diferidos.

2. PROCESO DE DIFERIDOS 2.1. PARAMETRIZACIN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO Ruta Men Nuevo: Contabilidad Procesos Generacin de Comprobantes Comprobantes Diferidos. Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Generacin de Comprobantes Comprobantes Diferidos A travs de esta opcin el programa permite efectuar una amortizacin mensual de los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos. Para la correcta definicin de los diferidos se deben seguir los procedimientos que se describen a continuacin:

Al ingresar a la opcin de Comprobantes Diferidos, el sistema muestra las siguientes opciones: Fija: Escogiendo esta opcin el programa permite definir los comprobantes para los diferidos. Imprime: En esta opcin el programa permite generar una impresin de la parametrizacin de los comprobantes Diferidos. Utiliza: Esta opcin permite ejecutar de forma automtica la amortizacin de los diferidos. Escogiendo la opcin de Fija se deben diligenciar los siguientes campos:

 Nro. Del Diferido: Corresponde al consecutivo que se asigna al diferido para su control. El programa permite crear hasta 999.999 comprobantes de diferidos diferentes. Descripcin: Corresponde al detalle del movimiento, el cual aparecer en el documento contable en el momento de utilizar el comprobante prefijado. Fecha: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectu el registro contable del diferido. Valor Total: En este campo se debe digitar el valor total del diferido que se va a amortizar. Monto: En este campo se debe digitar el valor que se desea amortizar mensualmente. Saldo: A travs de esta opcin el programa permitir visualizar el saldo del diferido a medida que se efecten las amortizaciones. Activo: Se debe marcar esta opcin para indicar que el comprobante diferido est vigente. Cuotas: EL programa calcula de forma automtica el nmero de cuotas en las que se har la amortizacin del diferido. (Valor Total / Monto = No. de Cuotas). Si se quiere cambiar el nmero de cuotas se puede hacer en este momento y el programa calcular automticamente el mont o que se debe amortizar mensualmente.

 Cuenta Dbito: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto en la que se harn los registros contables correspondientes a la amortizacin del diferido. Cuenta Crdito: En este campo se debe digitar la cuenta del diferido correspondiente a los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar. Este campo lo solicitar si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo. NIT: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el NIT del tercero al cual quedar contabilizado el movimiento. Cdigo de Activo: El programa solicitar un cdigo de activo si alguna de las cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos. Producto Bodega Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas, corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las tablas de inventario, se debe digitar el cdigo del producto, la bodega y la cantidad del producto al cual se va a realizar el movimiento dbito o crdito. Tipo de Documento Cruce Nmero Secuencia Cruce Fecha de Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por cobrar o por pagar, se debe digitar el tipo de doc umento (F, P, etc.), escoger el nmero consecutivo del documento, escoger la secuencia y digitar la fecha de vencimiento del documento. Si se quiere eliminar el comprobante de diferidos simplemente se debe digitar el nmero del diferido y posteriormente digitar la tecla de funcin F5 o dar clic en el icono

2.2. EJECUCIN O AMORTIZACIN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO Proceso De Los Ajustes Por Inflacin Diferidos IMPORTANTE . Segn el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte Ajustes por Inflacin, en su artculo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflacin. Por tanto si su empresa decide que a partir del ao 2007 no realizar el proceso de Ajustes por Inflacin, favor hacer caso omiso al presente punto. Ruta Men Nuevo: Contabilidad Procesos Ajustes por Inflacin A Diferidos.

Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Ajustes Por Inflacin Diferidos.

A travs de esta opcin se ejecutarn los ajustes por inflacin a las cuentas de los diferidos cuyas cuentas se hayan marcado como Ajustable - Diferidos en el momento de su creacin.

Del Nro: En este campo se debe digitar el nmero inicial del diferido que se quiere ajustar por inflacin Al Nro: En este campo se debe digitar el nmero final del diferido que se quiere ajustar por inflacin. Tipo Documento: En este campo el programa mostrar de forma automtica todos los documentos tipo A Ajustes por Inflacin que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de Diferidos.

Despus de haber parametrizado los comprobantes de diferidos, se debe ingresar por la opcin Utiliza para ejecutar la amortizacin del diferido. Esta opcin se debe ejecutar mensualmente el ltimo da de cada mes. Una vez se ha escogido la opcin pertinente, el programa mostrar la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes datos:

2.3. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO Del Nmero.: En este campo se debe digitar el nmero inicial de los diferidos desde el que se desea ejecutar la amortizacin de los diferidos. Presionando Enter el programa tomar desde el primer diferido que se encuentre parametrizado. Al Nmero.: En este campo se debe digitar el nmero final de los diferidos hasta el que se desea ejecutar la amortizacin de los dif eridos. Presionando Enter el programa tomar desde el ltimo diferido que se encuentre parametrizado. Tipo Documento.: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (L Otros) en el que se efectuar la amortizacin del diferido. Este documento debe estar previamente parametrizado.

2.4. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO Tipo Documento.: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (A Ajustes Por Inflacin) en el que se efectuar la amortizacin del ajuste por inflacin del diferido. Este documento debe estar previamente parametrizado. 2.5. COMPROBANTE PREFIJADO Ruta Men Nuevo: Contabilidad Procesos Generacin de Comprobantes Comprobantes Prefijados - Fija Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Generacin de Comprobantes Comprobantes Prefijados Fija Esta herramienta permite definir los parmetros requeridos para ejecutar mensualmente y de forma automtica la contabilizacin de un comprobante contable sin que sea necesario hacerlo manualmente o para efectua r el clculo de las provisiones de nmina como son las cesantas, intereses de cesantas, primas de servicios, vacaciones o contabilizacin de parafiscales para los usuarios que no cuentan con el mdulo de nmina.

 Nro. de Comprobante: En este campo se debe digitar el nmero del comprobante que se quiere definir para efectuar las contabilizaciones que se van a realizar de forma automtica. El programa permite crear hasta 999 comprobantes y se debe crear un comprobante por cada concepto. Ej: 001 Provisin de Cesantas, 002 Prima de Servicios, 003 - Vacaciones, 004 Intereses de Cesantas, etc. Secuencia: Las secuencias permiten efectuar un registro ordenado de cada una de las contabilizaciones que se quieren efectuar o para organizar las cuentas que forman base para el clculo de cada concepto de provisin o parafiscales. As mismo permite afectar centros diferentes para una misma cuenta contable. Porc. /Valor (P/V): Si la contabilizacin se desea efectuar por porcentaje se debe digitar la letra P y si se desea hacer por valor se debe digitar la letra V. Para el caso de las provisiones de nmina o contabilizacin de los aportes parafiscales se efectan con un porcentaje, por lo que se recomienda escoger esta opcin. Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias. Saldo o Movimiento (S/M): El clculo de las provisiones de las prestaciones sociales y de los aportes parafiscales se deben efectuar sobre el movimiento de las cuentas que forman base para las provisiones y aportes parafiscales. Esta opcin nicamente aparece si se escogi la opcin Porcentaje, en caso contrario no aparecer. Despus de escoger la opcin de saldo o movimiento el programa habilita un campo en el que se debe digitar el porcentaje de clculo de provisin o aportes parafiscales. Si se escogi la opcin de Valor el programa habilitar un campo para digitar el valor que se quiere contabilizar. Cuenta de Clculo: En este campo se deben digitar las cuentas contables que se van a tomar como base para el clculo de las provisiones o aportes parafiscales. En este campo el programa nicamente permite digitar una

cuenta, pero en el clculo de las provisiones o aportes parafiscales se toman como base varias cuentas contables. En este caso es necesario crear una nueva secuencia para las diferentes cuentas que forman base para el clculo de las provisiones o aportes parafiscales. Si no se conoce el cdigo de la cuenta con el icono de bsqueda o con las teclas de funcin F2 o F3 se puede efectuar la bsqueda de las cuentas. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el cdigo del centro de costo que se quiere afectar en el clculo de las provisiones o aportes parafiscales. Si una misma cuenta de clculo afecta varios centros de costo se debe crear una nueva secuencia llamando la misma cuenta, pero afectando un centro de costo diferente. Si no se conoce el cdigo del centro de costo con el icono de bsqueda o con las teclas de funcin F2 o F3 se puede efectuar la bsqueda del centro de costo creado. Descripcin: En este campo se debe escribir el detalle o descripcin de la contabilizacin que se est efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad. Cuenta Dbito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del gasto de la provisin o aportes parafiscales en la que se realizar la contabilizacin, de acuerdo al clculo que efecte el programa. Si no se conoce el cdigo de la cuenta con el icono de bsqueda o con las teclas de funcin F2 o F3 se puede efectuar la bsqueda de las cuentas. Nit: Las provisiones se deben registrar a un nit o tercero especfico y en este caso se debe digitar el nit de la empresa. Cuenta Crdito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la provisin o aportes parafiscales. Si no se conoce el cdigo de la cuenta con el icono de bsqueda o con las teclas de funcin F2 o F3 se puede efectuar la bsqueda de las cuentas. Nit: Las provisiones se deben registrar a un nit o tercero especfico y en este caso se debe digitar el nit de la empresa. RECUERDE. El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta de clculo por el porcentaje establecido en el comprobante prefijado.

3. CIERRES DE AO Dentro de SIIGO existen los cierres de ao parciales y los cierres definitivos. 3.1. CIERRES PARCIALES Ruta Men Nuevo: Administracin procesos Procesos Administrativos Cierre Anual Ruta Men Tipo Explorador: Cierres Anuales Cierre Anual Esta opcin el programa permite pasar los saldos de un balance de prueba (cuentas de balance y cuentas de resultados) al ao siguiente, con el fin de comenzar a registrar informacin contable en el ao siguiente. Si este proceso de cierre no se ejecuta el programa no permitir ingresar informacin en el ao siguiente. Una vez se ha ingresado a esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla:

Ao de Cierre: En este campo se debe digitar el ao que se va a cerrar. Para ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 da 31. Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla:

El programa efecta una verificacin de las cuentas contables del ao en el que se realizar el cierre y el ao siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia en las cuentas el programa generar un informe en el que se relacionaran las inconsistencias. Presionando Enter o dando clic sobre el botn Continuar el programa ejecutar un proceso en el que mostrar la siguiente pantalla:

Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla, donde se deben seleccionar los siguientes datos:

 Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de ao parcial esta opcin se debe omitir presionando Enter , en caso contrario se efectuar el cierre definitivo, el cual se describir ms adelante. Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe marcar esta opcin, en caso contrario el programa abortar el proceso de cierre. Si la opcin fue marcada el programa habilitar las siguientes opciones: Cuentas a Pasar: Todas o Solo las Utilizadas. Si se escoge la opcin de solo las utilizadas el programa pasar de un ao a otro nicamente las cuentas que fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opcin de todas las cuentas el programa pasar de un ao a otro las cuentas definidas por el usuario y adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y estn disponibles en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO. Posteriormente el programa ejecutar un proceso y finalizar de forma automtica. Una vez ha terminado el proceso podr ingresar al ao siguiente y continuar con las operaciones normales de la empresa.

RECUERDE. Los cierres parciales se pueden ejecutar las veces que sea necesario, sin efectos secundarios en la contabilidad.

3.2. CIERRE DEFINITIVO Ruta Men Nuevo: Administracin procesos Procesos Administrativos Cierre Anual Ruta Men Tipo Explorador: Cierres Anuales Cierre Anual Esta opcin el programa efecta el cierre de las cuentas de resultados y las de terceros que se seleccionen. Una vez se ha ingresado a esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla:

Ao de Cierre: En este campo se debe digitar el ao que se va a cerrar. Para ejecutar el cierre definitivo debe estar ubicado en el mes 13 da 31. Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla:

El programa efecta una verificacin de las cuentas contables del ao en el que se realizar el cierre y el ao siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia en las cuentas el programa generar un informe en el que se relacionaran las inconsistencias. Presionando Enter o dando clic sobre el botn Continuar el programa ejecutar un proceso en el que mostrar la siguiente pantalla:

Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla:

 Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de ao definitivo se debe marcar esta opcin, en caso contrario se efectuar el cierre parcial. Despus de marcar esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes campos:

Quiere Cerrar Cuentas de Terceros Las cuentas que se deben cancelar a nivel de terceros son las de impuestos, que se describen a continuacin:

135515 Retencin en la fuente (Anticipo) 135517 Impuesto a las Ventas Retenido (Anticipo) 135518 Impuesto de Industria y Comercio Retenido (Anticipo) 2365?? Retencin en la Fuente (Por Pagar) 2367?? Impuesto a las Ventas (Por Pagar) 2368?? Impuesto de Industria y Comercio (Por Pagar) 2408?? Impuesto a las Ventas Es de aclarar, que en este proceso las cuentas no quedan con saldo cero, sino que se reclasifica el saldo que tiene cada uno de los terceros al NIT de la DIAN. Si esta opcin fue marcada el programa mostrar la siguiente pantalla, donde se debe digitar la informacin correspondiente a la cuenta que se est cerrando:

Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L Otros, para efectuar el cierre de las cuentas a nivel de terceros, el cual debe estar previamente creado. Cuenta a Cerrar: En este campo se debe digitar el cdigo de la cuenta a la que se le va a ejecutar el proceso de cierre. NIT de Cruce: En este campo se debe digitar el NIT de la DIAN. Con las teclas de funcin F2, F3 o con el icono se pueden consultar los NIT creados.

Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo principal. No es necesario ejecutar el cierre por cada uno de los centros de costo, este es de carcter informativo.

 Cierra Centros de Costo: Se debe marcar esta opcin para que la cuenta seleccionada se cierre tambin a nivel de terceros por cada centro de costo. Actualizacin Correcta: Si la informacin registrada anteriormente es correcta se debe marcar esta opcin, para que el programa ejecute el cierre de la cuenta seleccionada, en caso contrario retroceder al campo del comprobante. Escoger Otra Cuenta: Esta opcin debe ser marcada, para que el programa solicite la siguiente cuenta que se debe cerrar a nivel de terceros. Una vez se ha terminado el proceso de cierre de todas las cuentas esta opcin se debe omitir presionando Enter para que el programa contine con el proceso de cierre de ao en el que mostrar la siguiente pantalla:

Quiere Cerrar Cuentas de Resultados: Para determinar el resultado del ejercicio se debe marcar esta opcin, en caso contrario el programa continuar con el proceso de cierre, pero no quedarn cerradas las cuentas de resultados. Si esta opcin fue marcada el programa mostrar la siguiente pantalla, donde se debe diligenciar la siguiente informacin:

 Maneja Centro de Costo en la Utilidad: Esta opcin se debe marcar siempre y cuando todas las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estn marcadas como Si Centros de Costo , de lo contrario las cuentas no sern cerradas. Al marcar el campo, se indica al sistema que asigne la utilidad para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Para conocer los resultados del ejercicio por centros de costo se puede generar un estado de resultados por centro de costo, sin necesidad de tener que marcar esta opcin. Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L Otros, donde se contabilizar el cierre de las cuentas de resultados, el cual debe estar previamente creado. Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta 590505 Ganancias y Prdidas, para que el programa contabilice el resultado del ejercicio en esta cuenta. Posteriormente se debe consultar el movimiento de esta cuenta por Contabilidad Administracin de Cuentas Movimiento General. Si la cuenta qued con saldo crdito indica que la empresa obtuvo

una utilidad, en caso contrario fue una prdida. De acuerdo al resultado, en el mes 13 se debe ejecutar la reclasificacin a travs de un comprobante de ajuste. Si la cuenta 590505 qued con saldo crdito el registro contable ser el siguiente: CUENTA 590505 MOVIMIENTO DB CUENTA 360505 MOVIMIENTO CR

Si la cuenta 590505 qued con saldo dbito el registro contable ser el siguiente: CUENTA 590505 MOVIMIENTO CR CUENTA 361005 MOVIMIENTO DB

NIT de Cierre: En este campo se debe digitar el NIT de la empresa. Centro de Costo: Este ampo es de carcter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. Bodega Desde: En este campo se debe digitar la bodega desde la que se desea efectuar el cierre de ao. Una vez se han digitado estos datos, el programa ejecutar un proceso automtico en el que se generarn los comprobantes de cierre. Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrar la siguiente pantalla, para finalizar el proceso de cierre definitivo:

 Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe marcar esta opcin, en caso contrario el programa abortar el proceso de cierre. Si esta opcin fue marcada el programa mostrar la siguiente opcin: Pasa Todo el PUC o Solo las Utilizadas: Si se escoge la opcin de solo las utilizadas el programa pasar de un ao a otro nicamente las cuentas que fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opcin de todas las cuentas el programa pasar de un ao a otro las cuentas definidas por el usuario y adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y estn disponibles en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO. Al terminar de seleccionar las opciones, el programa ejecutar un proceso y finalizar de forma automtica. Una vez ha terminado el proceso podr ingresar al ao siguiente y continuar con las operaciones normales de la empresa.

4. CERTIFICADOS DE RETENCION De acuerdo a lo establecido en el artculo 381 del Estatuto Tributario los agentes retenedores debern expedir anualmente un certificado de retenciones cuando se trate de conceptos de retencin diferentes de los originados en la relacin labo ral, legal y reglamentaria. 4.1. CERTIFICADOS DE RETENCIN EN LA FUENTE Conformes a lo establecido en el artculo 381 del Estatuto Tributario los agentes retenedores deben expedir certificados de Retencin en la Fuente a ms tardar el da 15 de marzo del ao siguiente en el que se practicaron las retenciones. Para poder obtener los certificados de retencin las cuentas contables en las que se efectu la contabilizacin de las retenciones deben estar marcadas desde el momento de su creacin como Retencin, en caso contrario el programa no generar los certificados. Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Reportes Tributarios Certificado de Retenciones Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Oficiales Certificados De Retencin Para generar los certificados de retencin se deben seguir los pasos que se describen a continuacin, al ingresar a esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla:

Certificados: Al marcar esta opcin el programa generar los certificados de retencin para los terceros que se seleccionen. Bases: Al ingresar a esta opcin el programa generar un informe de las bases, porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retencin. Si se marca la opcin de certificados el programa mostrar la siguiente pantalla:

Esta opcin permite generar los certificados de ICA, IVA y Generales que corresponde a la retencin en la fuente. 1. Marcando la opcin de Generales el programa mostrar la siguiente pantalla:

Tabla Datos Pago Retencin: Al marcar la opcin presenta una ventana en la cual se registran los pagos de retencin efectuados, a manera de control:

 Informe: Al marcar la opcin, el sistema permite generar los certificados de Retencin. Al marcar la opcin INFORME, el sistema solicita la siguiente informacin: Fecha de Emisin: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retencin. NIT Desde: En este campo se debe generar los certificados de retencin programa tomar desde el NIT cero. NIT Hasta: En este campo se debe generar los certificados de retencin programa tomar el ltimo NIT creado. digit ar el NIT desde el que se quiere en la fuente. Presionando Enter el digitar el NIT hasta el que se quiere en la fuente. Presionando Enter el

Cuenta Desde: En este campo se debe digitar la cuenta de retencin desde la que se quiere generar los certificados de retencin en la fuente. Presionando Enter el programa tomar desde la cuenta cero. Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar la cuenta hasta la que se quiere generar los certificados de retencin en la fuente. Presionando Enter el programa tomar la ltima cruenta de retencin. Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opcin Con Firma el programa mostrar un campo en certificado para la firma.

Fecha Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando Enter el programa tomar desde el mes uno (1). Fecha Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar los certificados de retencin en la fuente. Presionando Enter el programa tomar el mes doce (12). 4.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA Si se marca la opcin de ICA el programa mostrar la siguiente pantalla:

Fecha de Emisin: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retencin. NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quieren generar los certificados de retencin en la fuente. Presionando Enter el programa tomar desde el NIT cero.

 NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quieren generar los certificados de retencin en la fuente. Presionando Enter el programa tomar el ltimo NIT creado. Tipo de Impresin Genrica: Si se marca esta opcin el programa generar los certificados de retencin de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO. Tipo de Impresin Genrica: Si se marca esta opcin el programa generar los certificados de retencin de ICA en el formato Minerva. Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opcin Con Firma el programa mostrar un campo en certificado para la firma. Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando Enter el programa tomar desde el mes uno (1). Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar los certificados d e retencin en la fuente. Presionando Enter el programa tomar el mes doce (12). Una vez se han definido estas opciones el programa mostrar la siguiente pantalla:

Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retencin de ICA, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados.

4.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA Si se marca la opcin de IVA el programa mostrar la siguiente pantalla:

Fecha de Emisin: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a generar los certificados de retencin. NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere generar los certificados de retencin en la fuente. Presionando Enter el programa tomar desde el NIT cero. NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar los certificados de retencin en la fuente. Presionando Enter el programa tomar el ltimo NIT creado. Tipo de Impresin Genrica: Si se marca esta opcin el programa generar los certificados de retencin de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.

 Tipo de Impresin Genrica: Si se marca esta opcin el programa generar los certificados de retencin de ICA en el formato Minerva. Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opcin Con Firma el programa mostrar un campo en certificado para la firma. Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando Enter el programa tomar desde el mes uno (1). Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere generar los certificados de retencin en la fuente. Presionando Enter el programa tomar el mes doce (12). Una vez se han definido estas opciones el programa mostrar la siguiente pantalla:

Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable por compras y las cuentas de retencin de IVA para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados.

En la generacin de los certificados de IVA al llegar a la pantalla para digitar las cuentas de compras o gastos utilizadas en transacciones con terceros del rgimen simplificado este solicita cuenta inicial y cuenta final de las cuentas de IVA utilizadas en estas transacciones.

RECUERDE. Para poder generar los certificados de retencin es necesario que las cuentas de 2365 Retencin en la fuente, 2367 Retencin de IVA y 2368 Retencin de ICA estn marcadas desde su creacin como cuentas de Retencin.

5. GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS 5.1. BALANCE GENERAL Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Estados Financieros Balance General. Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Financieros Balance General. El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Bsicos que un ente econmico debe preparar, para reflejar los recursos y obligaciones de la empresa. Este informe esta compuesto por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio. Para la generacin del Balance General se deben seguir los pasos que se describen a continuacin:

Estndar: Al seleccionar esta opcin, el sistema genera un Balance General con un formato Estndar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos: Mes Fin: En este campo se debe digitar el mes de corte o el mes hasta el que se desea generar el balance general. Una vez se ha digitado el mes correspondiente el programa mostrar la siguiente pantalla:

 Gru. Cta. Sub. Aux. SaUx. : Esta opcin permite escoger el nivel al que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opcin deseada dando un click o se puede digitar la letra que aparece en mayscula para seleccionar el nivel. Despus de escoger el nivel al que se quiere generar el balance, el programa mostrar la siguiente pantalla:

Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde a la utilidad del ejercicio. Cuenta de Prdida: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde a la prdida del ejercicio. Imprime Cdigo de la Cuenta: Normalmente el cdigo de las cuentas contables no se refleja en un balance general, pero esta la opcin para que se genere el balance como se desee. Para generar el balance sin el cdigo de la cuenta no se debe marcar esta opcin, en caso contrario se debe marcar y posteriormente el programa generar el Balance General. Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar los iconos con los que se puede generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite generar el informe a Excel. Predeterminado: Si se escoge la opcin de predeterminado el programa mostrar la siguiente pantalla: Modifica: Al ingresar a esta opcin el programa permitir disear la estructura de un balance general, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha escogido esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla:

En esta opcin el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos que estructuran el balance general. Seleccin de Cuentas: (Rango Inicial Rango Final) En este campo se debe digitar el cdigo del grupo desde y hasta el cual se quiere parametrizar el concepto que se est visualizando en pantalla. Cuentas o Rangos: En este campo se pueden visualizar los cdigos seleccionados en el campo anterior. El sistema permite seleccionar hasta 5 rangos por cada uno de los conceptos. . Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el balance general Predeterminado se puede ingresar por esta opcin y generar el balance que se defini en Modifica . 5.2. ESTADO DE RESULTADOS Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Estados Financieros Estado de Resultados. Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Estados Financieros Estado de Resultados

El Estado de Resultados es uno de los Principales Estados Financieros Bsicos que un ente econmico debe preparar, para reflejar la utilidad o prdida de un periodo de tiempo determinado. Su estructura esta dada por las cuentas de ingresos, costos y gastos. Para la generac in del estado de Resultado se deben seguir los procedimientos que se describen a continuacin:

1.

Estndar: Al seleccionar esta opcin, el sistema genera un Estado de Resultado con un formato Estndar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos:

Nivel: Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliar Subauxiliar: Esta opcin permite escoger el nivel al que se quiere generar el Estado de Resultados marcando la opcin correspondiente.

 Mes Desde: En este campo se debe digitar el mes de inicio o mes desde el cual se desea generar el Estado de Resultados. Mes Hasta: En este campo se debe digitar el mes de final o mes hasta el cual se desea generar el estado de resultados. Incluye Cdigo de la Cuenta: Normalmente el cdigo de las cuentas contables no se refleja en un el Estado de Resultado, pero en caso de requerirlo se debe marcar esta opcin, de lo contrario se deja en blanco. Incluye Saldo Inicial del Ao: Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa, el programa incluir dentro del informe, una columna en la que se ver reflejado el saldo inicial del ao de cada una de las cuentas que conforman el Estado de Resultados. Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite generar el informe a Excel. Predeterminado: Si se escoge la opcin de Predeterminado el programa mostrar la siguiente pantalla:

Modifica: Al ingresar a esta opcin el programa permitir disear la estructura del Estado de Resultados, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez se ha escogido esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla:

En esta opcin el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos que estructuran el Estado de Resultados. Rango Inicial: En este campo se debe digitar el cdigo del grupo desde el que se quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla. Rango Final: En este campo se debe digitar el cdigo del grupo hasta el que se quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla. Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el estado de resultados Predeterminado se puede ingresar por la opci n Ejecuta y generar el informe que se defini. 5.3. BALANCE DE COMPROBACIN Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Cuentas Contables Balance de Comprobacin. Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Financieros Balance de Comprobacin Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a det erminar el movimiento correcto de las cuentas.

Para obtener este informe se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar la informacin y el mes hasta el cual se quiere obtener la informacin, el nivel de las cuentas (Grupo, Cuenta, Auxiliar, Subauxiliar, etc.) y el tipo de moneda en el que se quiere generar el informe.

5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Estados Financieros Estado de Cambios en la situacin patrimonial. Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Financieros Estado de Cambios en el Patrimonio Este estado financiero tiene como objeto comparar los saldos del patrimonio de una sociedad del principio al final de un perodo contable. En este estado debe incluirse, para cada uno de los rubros que integran el patrimonio, la siguiente informacin: Saldos iniciales, que deben coincidir con los saldos finales del ejercicio o perodo anterior. Las variaciones del ejercicio o perodo. Los saldos finales. A nivel de SIIGO para este estado financiero, se requiere digitar las cuentas del patrimonio involucradas mediante la opcin Modifica , las cuentas se digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta, de acuerdo a las necesidades del usuario de la informacin. El siguiente paso es digitar la opcin Utiliza que permite procesar la informacin necesaria, por medio de un archivo o en forma impresa emitir el respectivo estado.

5.5. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIN FINANCIERA Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Estados Financieros Estado de Cambios en la situacin Financiera. Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Financieros Estado de Cambios en la Situacin Financiera El objetivo fundamental de este estado financiero, es suministrar informacin relevante y concisa sobre cambios en el capital de trabajo, con los cuales se proporciona un detalle de la gestin y se mejora la comprensin de las actividades y operaciones de un ente econmico sobre el perodo que informa. El Estado de Cambios en la Situacin Financiera, se debe elaborar de tal forma que se reflejen las fuentes especficas de las cuales se ha obtenido el capital de trabajo; de la misma manera se proceder con los distintos usos o aplicaciones. A nivel de SIIGO, en la preparacin de este estado financiero, se deben digitar los diferentes rangos de cuentas necesarias para producirlo y luego se debe ingresar por la opcin Utiliza para generar un archivo o producirlo en forma impresa. Las cuentas se digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta.

5.6. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Estados Financieros Flujo de Efectivo. Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Financieros Flujo de Efectivo Es un estado financiero bsico cuyo objetivo es presentar informacin pertinente y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente econmico durante un perodo, para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos necesarios adicionales para: Examinar la capacidad del ente econmica para generar flujos futuros de fondos de efectivo. Evaluar la capacidad del ente econmico para cumplir con sus obligaciones, pagar dividendos y determinar el financiamiento interno y externo necesario. Analizar los cambios experimentados en el efectivo derivados de las actividades de operacin, inversin y financiacin. En las normas bsicas de la contadura, existen dos mtodos para realizar el estado de flujo de efectivo: Mtodo directo En este mtodo las actividades de operacin se presentan como si se tratar de un estado de resultado por el sistema de caja. Los entes econmicos que utilicen este mtodo deben informar por separado los siguientes movimientos relacionados con las actividades de operacin: Efectivo cobrado a los clientes. Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos de inversiones. Otros cobros de operacin. Efectivo pagado a empleados y proveedores. Efectivo pagado por intereses. Pago de impuestos. Otros pagos de operacin. Mtodo indirecto Bajo este mtodo se prepara una conciliacin entre la utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operacin, las cuales deben informar por separado todas las partidas conciliatorias. Para tal efecto el flujo de efectivo generado por las operaciones normales, se determina tomando como punto de partida la utilidad neta del perodo, valor al cual se le adiciona o deducen las partidas incluidas en el Estado de Resultados que no implican un pago o un cobro de efectivo. Entre estas partidas tenemos: Depreciacin, amortizacin y agotamiento. Provisiones para proteccin de activos.

 Diferencias por fluctuaciones cambiaras. Utilidades o prdidas en venta de propiedades, planta y equipo, inversiones u otros activos operacionales. Correccin monetaria del perodo de las cuentas de balance. Cambios en rubros operacionales, tales como: aumento o disminuciones en cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y provisiones, etc. En SIIGO, se utiliza el Mtodo Indirecto, para el cual es necesario, por la opcin Modifica digitar el rango de las cuentas que se requieren incluir en la preparacin del Estado Financiero. Despus por la opcin de utiliza genero el respectivo estado.

6. INFORMES OFICIALES El proceso de recoleccin, organizacin y registro de los hechos econmicos constituyen el sistema contable. Los libros de contabilidad posibilitan asegurar el adecuado flujo de informacin y la obtencin de datos con destino a la elaboracin de los estados financieros. La forma de llevar los libros se establece en el Decreto 2649/93. Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entender por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. De acuerdo a las actividades de los entes econmicos, estos estarn obligados a llevar algunos libros especficos. De acuerdo a las necesidades de deduce que los entes econmicos debern llevar libros indispensables mas no obligatorios, como aquellos que corresponden a las exigencias bsicas de la contabilidad sealadas en el mismo cdigo del comercio. Considerando la obligacin de llevar el registro en orden cronolgico de las operaciones mercantiles (Art. 53), se deduce la necesidad de llevar un libro diario, de la necesidad de utilizar partida doble (Art. 50), se deduce la necesidad de llevar un libro mayor y el deber de hacer un inventario inicial y peridicos, as como un balance general (Art. 52), surge la necesidad de llevar un libro de inventarios y balances. Sin embargo la determinacin de los libros de comercio que son obligatorios fue atribuida al Gobierno Nacional por el numeral 2o. del artculo 44 de la ley 222 de 1995. Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la cmara de comercio. Los libros que debe inscribir son: Personas naturales Libro mayor y balances Libro diario Libro de inventarios y balances Sociedades Libro Libro Libro Libro mayor y balances de inventarios y balances diarios de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas, segn el caso.

A nivel de SIIGO, se manejan 7 libros, incluyendo los mencionados anteriormente a excepcin del libro de actas, registro de socios, de asambleas o juntas. 6.1. LIBRO DIARIO Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales Libro Diario Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Oficiales Libro Diario

En este libro oficial se discriminan en orden cronolgico todas las operaciones, en forma individual, registrando cada documento contable. Este libro se debe generar cada mes. Para la generacin de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, lo s comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas. 6.2. LIBRO DIARIO RESUMIDO Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales Libro Diario Resumido Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Oficiales Libro Diario Resumido Presenta la misma informacin que el libro diario, pero permite imprimir documento por pgina y adicionalmente escribir algn comentario respecto a cada tipo de comprobante. Para la generacin de este libro es necesario indicar el nive l de la cuenta, los comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas.

6.3. LIBRO MAYOR Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales Libro Mayor Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Oficiales Libro Mayor Este libro oficial presenta informacin a nivel de todas las cuentas, mostrando cuales eran los saldos de las cuentas del mes anterior, el movimiento del mes tanto dbito como crdito y una columna para el saldo final, cumpliendo as con la forma lidad de establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta. Para la generacin de este libro es necesario indicar el nivel de las cuentas al que se quiere generar el libro. 6.4. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales Libro Inventarios y Balances Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Oficiales Libro Inventarios y Balances Para dar cumplimiento con el artculo 52 del Cdigo del Comercio, por lo meno s una vez al ao, el comerciante elabora un inventario y un balance general que le permita conocer de una manera clara y completa la situacin de su patrimonio.

Para generar este informe es necesario marcar cada una de las opciones que presenta esta opcin, de acuerdo a la informacin que se quiera visualizar. 6.5. LIBRO NICO OFICIAL Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales Libro Inventarios y Balances Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Oficiales Libro Inventarios y Balances Este libro nos permite conocer en todos los nivel de las cuentas, cual ha sido su movimiento dbito y crdito, cual es el saldo anterior. Para generar este libro nicamente se requiere digitar el rango de fechas en que se desea obtener la informacin. 6.6. LIBRO DE VENTAS Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales Libro de Ventas Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Oficiales Libro de Ventas Este libro permite conocer toda la facturacin realizada por el ente econmico, dentro de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas. Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algn registro correspondiente a las ventas en este tipo de documentos IMPORTANTE: En el Libro de ventas si se tiene el modulo de documentos como un modulo activo para el usuario incluye un nuevo filtro de cuentas llamado Cuentas de IVA utilizadas en documentos F, J, L, N, P y U. Solicita el rango de cuenta desde hasta . Al generar el libro de ventas, si este rango de cuentas fue solicitado el sistema debe continuar reportando cada uno de los documentos que en la actualidad muestra y debe revisar si alguna de las cuentas contenidas en el rango de cuentas de IVA indicado anteriormente se encuentra en el documento. De ser as, el sistema debe tomar el valor de dicha cuenta en dicha secuencia y colocarlo en la columna de IVA del libro de ventas. Si ninguna cuenta existe en dicho documento deja la columna de IVA en ceros y continua con el siguiente documento.

6.7. LIBRO DE COMPRAS Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales Libro de Compras Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Oficiales Libro de Compras Este libro muestra un detalle de cada uno de los documentos de compras y servicios, para establecer cual fue el total de la compra y el valor de impuesto a las ventas pagado. Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algn registro correspondient e a las compras en este tipo de documentos. 6.8. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales Numerador de Libros Oficiales Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Informes Oficiales Numerador de Libros Oficiales Por esta opcin se podr asignar la numeracin consecutiva a cada uno de los libros oficiales que estn obligados a llevar. Las hojas estarn en blanco para la respectiva numeracin. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el nmero inicial, de acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse de manera expresa el cdigo escogido para cada libro, que puede ser de cinco caracteres.

7. CAMBIO CLAVE DEL ADMINISTRADOR A travs de esta opcin el programa permite cambiar la clave 1111 (clave de administrador asignada en el momento de la creacin de la empresa (por una clave de mximo cuatro (4) caracteres alfanumricos). El administrador del sistema puede cambiar su clave las veces que desee por esta misma opcin. Ruta Men Nuevo: Administracin Procesos Funciones del Administrador Cambio de Clave Ruta Men Tipo Explorador: Parametrizacin Funciones del Administrador Cambio Clave Administracin Una vez se ha ingresado a esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla:

Digite Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar la nueva clave que se quiere asignar para administrar el sistema. Reconfirme Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar nuevamente la clave digitada en el campo anterior, para que el sistema valide que es la correcta. Usuario: En este campo se debe digitar el nombre del administrador del sistema.

8. CREACION DE CLAVES DE USUARIO En esta opcin el programa permite crear claves para los diferentes usuarios de SIIGO. La funcin de asignacin de claves de usuario es nicamente del administrador. Las claves de acceso son la forma de restringir o autorizar funciones a los usuarios de SIIGO para el manejo del programa. Ruta Men Nuevo: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Claves Ruta Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Claves Para efectuar el registro de claves se deben ejecutar los siguientes procedimientos:

Parmetros: En esta opcin el programa permite efectuar la creacin de las claves de usuario. Para ingresar a la definicin de las claves se debe escoger esta opcin y posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla:

 Id Usuario: Se registra la Identificacin del Usuario, que es un nombre corto con el cual se identifica, tiene una longitud hasta de 8 caracteres. Clave: En este campo se debe digitar la clave que se desea asignar al usuario. La clave puede ser hasta de cuatro posiciones alfanumricas. Usuario: En este campo se debe digitar el nombre con el que se identificar al usuario al que se le va a asignar la clave. Una vez registrados los anteriores datos, el sistema solicita los datos de la siguiente ventana:

 Fecha de Expiracin: Fecha en la cual el sistema solicitar cambio de clave. En el caso en que se requiera dar un tiempo ilimitado de acceso al usuario se registra la fecha en formato 9999/99/99. Das de Aviso: Lapso de das durante los cuales el sistema avisar a travs de un mensaje el cambio de la clave. Longitud Mnima: Longitud o nmero de caracteres que tendrn las claves de usuario. Das de Prolongacin: Nmero de das en los cuales se prolongar la vida de la clave luego de la fecha de expiracin. Obliga cambio de clave al primer ingreso: Obliga al usuario a cambiar su clave cuando ingresa por primera vez con ella al sistema. Nuevamente el sistema habilita la ventana donde se registra la siguiente informacin:

 Cambia Ao: Si desea que el usuario tenga autorizacin para cambio de ao debe marcar la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Anula Doctos: Si desea que el usuario anule documentos que ya estn contabilizados marque la opcin, en caso contrario o mtala presionando Enter Borra Documentos: Si desea que el usuario borre documentos que ya estn contabilizados marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Cambio Empresa: Esta opcin permite al usuario cambiar de una empresa a otra. Bajo Listas: Marque la opcin, si desea que el usuario elabore las facturas de venta con un precio inferior al asignado en las listas de precios del catlogo de productos. Sobrecupo: Esta opcin permite que el usuario genere facturas de venta por encima del cupo asignado a los clientes. Descuentos: Si desea que el usuario asigne descuentos en las facturas de venta marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Saldo Crdito: Si desea que el usuario pueda generar la factura sin tener existencias en el inventario marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter

 Venta Mora: Si desea que el usuario pueda generar facturas a clientes que se encuentran en mora marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Borra Cuentas: Si desea que el usuario borre cuentas marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Borra NIT: Si desea que el usuario pueda borrar terceros marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Borra Productos: Si desea que el usuario pueda borrar productos marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Borra Activos: Si desea que el usuario pueda borrar activos fijos marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Girar en Rojo: Si desea que el usuario pueda girar cheques con el saldo del banco en rojo marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Lista Anulados: Si desea que el usuario liste el informe de los comprobantes anulados marque la opcin, en caso contrario omta la presionando Enter Cambio de Cupos: Si desea que el usuario cambie los cupos de crdito asignados a los clientes marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Imprime Previos: Si desea que el usuario imprima documentos que ya han sido guardados marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Cambia Atrib. Cta.: Si desea que el usuario pueda cambiar las caractersticas de las cuentas marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Usa Mod. Admn.: Si desea que el usuario tenga acceso a las opciones que se encuentran en el mdulo del Administracin como son Cambio de fecha, Cambio de empresa, Cambio de moneda, etc. marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Creacin NIT: Si desea que el usuario cree terceros marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Crea Cuentas: Si desea que el usuario cree cuentas marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Crea Productos: Si desea que el usuario cree productos marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Crea Activos: Si desea que el usuario cree activos fijos marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Consulta Costos: Si desea que el usuario consulte los costos por el mdulo de Inventarios marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Cambia Mes: Si desea que el usuario pueda cambiar el mes de proceso marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Cambia Da: Si desea que el usuario cambie el da de proceso marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Maneja Distribuido Borra en Bloque: Si desea que el usuario borre un bloque de comprobantes que han sido previamente grabados marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Mod. Dstos. Producto: Si desea que el usuario modifique el porcentaje de descuentos por producto en el momento de facturar marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Mod. Datos de NIT: Si desea que el usuario modifique los datos de los terceros marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Control MAX/MIN: Si desea que el usuario no venda por debajo del stock mnimo o compre por encima del stock mximo marque la opcin, en caso contrario omtala pre sionando Enter

 Cambia Valor Ret.: Si desea que el usuario pueda cambiar el valor de la retencin en la fuente en el momento de facturar marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Crea Archivo de Conteo: Si desea que el usuario pueda generar los saldos del inventario para efectuar el conteo fsico marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Mod. IVA Facturado: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de facturar marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Mod. IVA En la Devolucin: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de elaborar la devolucin marque la opcin, en caso contrario omt ala presionando Enter Mod. Precios del Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar los precios en el momento de elaborar el pedido marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Mod. IVA Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de elaborar el pedido marque la opcin, en caso contrario omtala presionando Enter Una vez se han definido estas opciones el programa muestra la siguiente pantalla:

A travs de esta opcin el programa permite asignar al usuario las opciones de cada uno de los mdulos con los respectivos submens. Para asignar permiso sobre determinada opcin se debe seleccionar y posteriormente dar clic sobre el icono

Si se quieren asignar todos los permisos que se encuentran en las opciones del men se debe dar un clic sobre el icono As como se asignan permisos tambin pueden ser suspendidos con el icono quitar permisos uno a uno o con el icono para quitar todos los permisos. para

Una vez se han asignado todos los permisos se guardan con la tecla de funcin F1 o con el icono Si se asignaron permisos al usuario del mdulo de Documentos, el programa mostrar la siguiente pantalla para seleccionar los documentos a los que tiene acceso el usuario, empleando para ello las mismas funciones explicadas anteriormente.

Si se desea eliminar una clave se debe ingresar por esta misma opcin, digitar la clave, presionar Enter y posteriormente presionar la tecla de funcin F5 o dar clic sobre el icono

Si en las opciones generales se restringi alguna opcin al usuario y posteriormente se asign en la opcin de los mdulos el programa respeta la restriccin asignada en las opciones generales. Ej. Si se restringi la opcin de crear NITS y en la opc in de mdulos se asign permiso a la opcin de Apertura de terceros, el programa no le permitir a ese usuario crear NITS. Intentos Fallidos: Para verificar los usuarios que han intentado ingresar al sistema con clave errada, el sistema genera un reporte con esta informacin, en la opcin Ruta Men Nuevo: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Claves - Intentos Fallidos Ruta Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Claves Intentos Fallidos

Para generarlo se debe digitar el rango de fechas en el que se desea verificar la informacin. Este informe se puede generar impreso, en vista preliminar y enviar a Excel:

NOTA: Si un usuario intenta ingresar con clave errada, al tercer intento fallido, el sistema lo bloquear y solo el administrador de SIIGO, lo podr activar nuevamente repasando la clave del usuario .

9. MANTENIMIENTO DE TERCEROS Ruta Men Nuevo: Contabilidad Procesos Mantenimiento de Terceros Ruta Men Tipo explorador: Contabilidad Mantenimiento Administracin de Terceros

El mantenimiento de terceros permite pasar el movimiento de un NIT incorrecto o que est mal creado al NIT correcto. Una vez se ha ingresado a esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla:

Individual: En esta opcin el programa permite reclasificar el movimiento de un tercero a otro en un comprobante e tem especfico. General: En esta opcin el programa permite pasar todo el movimiento de un tercero a otro. Inactivos: Permite generar el informe de terceros inactivos y realizar proceso de mantenimiento Si se escoge la opcin Individual el programa mostrar la siguiente pantalla:

 Comprobante: En este campo se debe digitar el tipo, nmero, consecutivo y la secuencia del comprobante al que se quiere modificar el tercero. El programa mostrar de forma automtica la cuenta contable, la descripcin y el valor que fueron registrados en el comprobante seleccionado. Base: Si la cuenta a la que se les est realizando el mantenimiento es una cuenta que est marcada como Retencin, el programa solicitar la base de retencin. Si la cuenta no es de retencin este campo se debe dejar en ceros. NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el nmero del NIT correcto o el que corresponde a este registro. Si se escoge la opcin de General el programa mostrar la siguiente pantalla:

 NIT Actual: En este campo se debe digitar el nmero del NIT que fue creado incorrectamente. NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el nmero del NIT que fue creado correctamente y al cual se le pasar todo el movimiento que posee en NIT incorrecto. Ao Desde: En este campo se debe digitar el ao desde el cual se va a pasar todo el movimiento del NIT incorrecto al NIT correcto.

10. BLOQUEO DE FECHA Dentro de las funciones del administrador de SIIGO existe una opcin para el bloqueo de la informacin almacenada a travs de una fecha, con el fin de evitar la modificacin o eliminacin de la informacin que ha sido guardada previamente en el programa. Ruta Men Nuevo: Administracin Procesos Funciones Administrador Bloqueo de Fecha Ruta Men Tipo Explorador: Parametrizacin Bloqueo de Fecha El bloqueo de fecha se hace efectivo desde la fecha bloqueada hacia atrs. El programa mostrar la siguiente opcin para bloquear la fecha:

En este campo se debe digitar la fecha que se desea bloquear. Se deben indicar los cuatro dgitos del ao, dos del mes y dos del da. Si en determinado momento se requiere desbloquear la fecha se debe ingresar por esta misma opcin y presionar la tecla de funcin F9 o con el icono La fecha se puede bloquear o desbloquear en cualquier mes, da y ao. RECUERDE El bloqueo de fecha le permite consultar e imprimir la informacin de la fecha bloqueada hacia at rs, pero no permite la grabacin, anulacin o borrado de informacin.

11. PROCESO DE RECUPERACION El proceso de recuperacin tiene como objeto reorganizar la informacin, que debido a circunstancias externas como cadas de luz, salidas bruscas de l programa, accesos simultneos al mismo archivo, etc., pueden en algn momento desvirtuar la informacin ocasionando que los diferentes informes del programa (balances, movimiento de inventarios, etc.) no coincidan con el movimiento digitado. El proceso de RECUPERACIN verifica si existen diferencias en el balance de comprobacin, es decir, si este informe no presenta sumas iguales, repasando uno a uno todos los movimientos digitados hasta ahora en el programa. Para ejecutar el proceso de recuperacin se debe ingresar a la opcin Ruta Men Nuevo: Administracin Procesos Procesos Administrativos Recuperaciones Ruta Men Tipo Explorador: Parametrizacin Recuperaciones Al ingresar a la opcin el sistema genera el siguiente mensaje:

RECUERDE Antes de realizar el proceso de Recuperacin se debe realizar una copia total de la informacin.

Para ejecutar el proceso de recuperacin se requieren los archivos del ao inmediatamente anterior. Si la empresa se creo en el ao en el que se va a ejecutar el RECUPERA, no hay ningn inconveniente, ya que en la instalacin el programa crea dichos archivos de forma automtica. Si no existen estos archivos, se deben restaurar de la ltima copia. Este es un mensaje de carcter informativo y al dig itar Enter se pasa a la siguiente pantalla:

Si se tienen los archivos del ao anterior se debe marcar esta pregunta para continuar con el proceso, de lo contrario el programa suspender el proceso. Posteriormente el programa muestra la siguiente pantalla:

En este campo se debe digitar el ao en el que se ejecutar el proceso de recuperacin. El programa trae automticamente el ao con el que se ingres a SIIGO. Despus de seleccionar el ao, se habilita las siguientes opciones: Recupera Parcial: Al seleccionar esta opcin el sistema verifica nicamente los archivos que contengan informacin con diferencias, generando los listados correspondientes. Recupera Total: Al seleccionar esta opcin el sistema verifica todos los archivos y adems de generar los listados de inconsistencias, tambin realiza las correcciones correspondientes.

 Recupera Mensual: Es usado para aquellos casos donde ya se ha identificado en que mes esta el descuadrado el balance, disminuyendo sustancialmente el tiempo de terminacin del proceso. Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla:

El programa efecta una verificacin entre las caractersticas de cuentas contables del ao en el que se est ejecutando el proceso de recuperacin y el ao inmediatamente anterior. En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportar a travs del archivo generado por pantalla o enviado a la impresora. Las inconsistencias que se generen deben ser corregidas y se debe comenzar nuevamente con el proceso de recuperacin. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de recupera continua y muestra la siguiente pantalla:

Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrar la siguiente pantalla:

De acuerdo al tipo de recuperacin elegido, el programa empieza el proceso de lectura de archivos y de informacin. Si existen comprobantes con diferencias, el programa mostrara la siguiente pantalla:

Continua Proceso: Si selecciona esta opcin los comprobantes contables que presenten inconsistencias sern borrados y el proceso continuar.

 Fin Proceso: Si selecciona esta opcin el proceso de recuperacin terminar, pero las inconsistencias permanecern dentro de la contabilidad. Informe: Si selecciona esta opcin el programa le permitir generar un informe, en el que mostrar cada uno de los comprobantes que presentan inconsistencias. Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias presentadas en los comprobantes, ya que de continuar sin hacer estas correcciones, el programa borra todos los documentos que encuentre descuadrados sin dar la posibilidad de corregirlos. Si el proceso de recuperacin no present ninguna inconsistencia, el programa mostrar la siguiente pantalla:

Una vez se termine este proceso, se pueden revisar nuevamente los informes que aparecan descuadrados, para validar que las inconsistencias se hayan corregido.

12. PROCESOS ADMINISTRATIVOS 12.1 ESTRUCTURAS DE ARCHIVOS DE INFORMACION DE SIIGO Los archivos encontrados en las carpetas SIIWINN, tienen cada uno una funcin o descripcin la cual aparece a continuacin: Nombre Lgico MAE INV PED Nombre Fsico Z03AAAA Z04AAAA Z05AAAA Descripcin

TBL DET NIT MOV ACUM MOVEE

Z06 Z070000 Z07AAAA Z08AAAA Z09AAAA Z10AAAA Z11AAAA Z11kAAAA Z13AAAA Z14AAAA Z15AAAA Z16AAAA Z17 Z18AAAA Z19AAAA Z20AAAA Z21AAAA Z22AAAA Z23AAAA Z24 Z24T Z25AAAA Z26AAAA

Maestro de Cuentas Contables Maestro de Productos Archivo de documentos extracontables Remisin, ordenes compra, pedidos, cotizaciones. Archivo de Control Archivo de detalle de cartera y Cuentas por Pagar Archivo de Terceros Archivo de Movimiento Comprobantes contables Archivo de Acumulados de Nomina Archivo comprobantes anulados y borrados

EMPL AUD1 AUD2 TMPACT LOGC AUD3 PAR NOV PARN PRES NRO NROT TER BOD

Maestro de Empleados Archivo de auditoria de costeo por producto mensual Archivo de auditoria de costeo detallado por Comprobante Temporal actualizador Cinta Testigo Magntico Auditoria ajustes por inflacin Conceptos y parmetros facturacin en bloque Archivo novedades facturac in en bloque Archivo conceptos para c/establecimientos facturacin en bloque Archivo de Presupuesto comercial Archivo de cadas del Sistema Archivo de acumulados por terceros Archivo consolidado de bodegas

ACT COS NOM OBS DIFER

Z27AAAA Z28AAAA Z29NN Z49AAAA Z80AAAA Z90nn Z92nn ZCPTOCOP ZPROVI Z120 Z121 Z122 Z123 Z268A Z268B

Maestro Activos Fijos y movimiento activos fijos Archivo consolidado de centro de costos y formulacin de presupuesto Novedades de nomina. NN indica el numero del tipo de nomina en la que se trabajo. Archivo observaciones de documentos. Valores ajustes de diferidos Men segn el tipo de SIIGO y el Z12. Men claves de usuario. Definicin conceptos cooperativas Provisin de cartera cooperativas Definicin campos templates de documentos Definicin del encabezado template de documentos Definicin del detalle de templates de documentos Definicin formato por template de documentos Definicin de cdigos DIAN Rango cuentas cdigo DIAN defecto

TESORERIA COOB BANS CHEQ PAGOS PROPAG MOCA DECA DEPRE CSII CAJ

Z50AAAA Z51 Z52AAAA Z53AAAA Z54 Z55AAAA Z56 Z57 Z58 Z59

Conceptos de pago Saldos de bancos Inf. Cheques postfechados Inf. Asociada propagacin pagos Manejo programacin de pagos Movimiento encabezado comprobantes Detalle comprobantes Definicin de estruc. Pago electrnico Tabla conceptos SIIGO Descripcin y saldos cajas menores.

PRODUCCION PRO Z30AAAA MPRO Z31AAAA MIN Z32AAAA COP Z33 MPROP Z36AAAA

Encabezado de ordenes de produccin Cuerpo de ordenes de produccin Movimiento de produccin Cierre ordenes de produccin Cuerpo ordenes de produccin con clasificaciones

FORP PROP ADCP

Z37 Z38AAAAA Z39AAAA

Formulacin de produccin con clasificaciones Encabezado de ordenes de produccin con clasificaciones Auditoria de Produccin

GESTION CLIENTES CMPR Z70 PROCL C101 CONTA C102 SEGUI C103 COTVE C104 PRESU C105 ADICO C106

TBL

Z06

Compromisos modulo gestin clientes Maestro de prospectos Contactos asociados a cada prospecto Seguimientos gestin clientes Cotizaciones ventas por seguimiento Tabla de presupuestos por canal y persona de ventas Datos adicionales de los contactos (idiomas-hobbies) y competidores de las cotizaciones y ventas. 1. Nmero de empleados 2. Sectores y subsectores 3.Tamao de empresas 4. Departamentos de empresas 5. Profesiones 6. Idiomas 7. Hobbies 8. Roles 9. Medios 10. Competencias 11. Campos Parametrizables 12. Campos Libres 13. Canales 14. Cargos Personal de Ventas 15. Calificacin 16. Tipos de Contribuyentes 17. Cargos Contactos de Prospectos 18. Tiempo de Decisin 19. Probabilidad 20. Listas de Precios 21. Organigrama departamento de ventas

12. 2 PROCESO DE REBUILD

La utilidad REBUILD de NETEXPRESS es una herramienta diseada para el mantenimiento de archivos indexados que es el tipo de archivos que maneja SIIGO WINDOWS. Dicha utilidad puede ser usada para: Reconstruir un archivo de ndices que este daado. Reconstruir un archivo de datos que este daado. Reorganizar llaves y datos de un archivo para mejorar el desempeo. Ejecute el proceso de REBUILD, con los parmetros adecuados, asegrese de que tenga suficiente espacio en el disco donde va a realizar el proceso de Rebuild, como mnimo el doble del tamao del archivo a procesar. Esta instruccin debe ser la nica que se debe correr para ejecutar el proceso de Rebuild: Rebuild (espacio) Nombre del Archivo (espacio) Nombre del Archivo con la palabra al final new (espacio)/d /e /v /i. PASO 1 Realice copia de seguridad de la empresa SIIWI?? Segn corresponda, donde ?? Corresponde al nmero de empresa (ejm. SIIWI01) antes de iniciar a realizar el proceso. En el disco C:\, crear una carpeta con nombre PRUEBA O REBUILD. En esta carpeta copiar los archivos que se encuentran en /ARCHIVOS DE PROGRAMA/MERANT/APPLICATION SERVER: REBUILD.CNT REBUILD.EXE REBUILD.GID REBUILD.HLP Tambin debe copiar los archivos: Z??Aaaa Z??Aaaa.idx En donde ?? es el nombre del archivo (ejm. 09) y Aaaa es el ao (ejm. 2003, es decir, Z092003 y Z092003.idx). Ambos se encuentran ubicados en la carpeta de la base de datos de la empresa SIIWI??, donde ?? Corresponde al nmero de empresa (ejm. SIIWI01). Entrar a D.O.S en INICIO/PROGRAMAS/MS-DOS y ubicarse en la unidad y carpeta donde esta creada. C:\>CD REBUILD<ENTER>....... Y APARECERA C:\REBUILD> Despus digitar lo siguiente: C:\REBUILD>REBUILD Z??aaaa, Z??aaaanew /D /E /V /I y presione <ENTER> Despus digitar: C:\REBUILD>DIR Z*.*<ENTER> Y aparecern (4) cuatro archivos:

PASO 2

PASO 3

PASO 4

PASO 5

Z??aaaa Z??aaaa.idx Z??aaaanew Z??aaaanew.idx Renombrar los archivos de esta manera: C:\REBUILD>COPY Z??aaaanew Z??aaaa COPY Z??aaaanew.idx Z??aaaa.idx Copiar Los archivos Z??Aaaa y Z??Aaaa.idx a la empresa SIIWI?? Segn corresponda PASO 6 Entrar a SIIGO y correr el Proceso de RECUPERACION: Ruta Men Nuevo: Administracin Procesos Procesos Administrativos Recuperaciones Ruta Men Tipo Explorador: Parametrizacin Recuperaciones

12. 3 MODELOS CONTABLES Esta funcionalidad es una herramienta por medio de la cual un Usuario puede efectuar una Parametrizacin de un modelo contable, de los comprobantes que comnmente tiene que contabilizar de forma repetitiva, as como la contabilizacin automtica de estos comprobantes sin necesidad de recurrir a la digitacin manual de secuencia por secuencia. Permite la captura de diversas cuentas contables y conceptos asociados a un Modelo especfico, con el fin de poder ser utilizado en diferentes comprobantes contables, especificando que se puede o no modificar. Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad Generacin de Comprobantes Modelos Contables Ruta Tipo Explorador: Parametrizacin - Registro de Claves - Mantenimiento de Permisos por claves, se adiciona las opciones que se relacionan a continuacin, por lo cual es necesario que el Usuario las seleccione en cada uno de las claves para que dentro del men se presenten y por tanto pueda utilizarlas.

12.3.1 Definicin de Modelos Contables Esta opcin permite la captura de diversas cuentas contables y conceptos asociado a un Modelo especfico. Ruta Men Nuevo: Contabilidad Parmetros Definicin Modelos Contables Ruta Men Tipo Explorador: Contabilidad - Generacin de Comprobantes - Modelos Contables - Definicin Modelos Contables Encabezado Modelo Cdigo: Corresponde al cdigo del modelo a definir, campo numrico de 5 dgitos Descripcin: Corresponde a la descripcin del modelo a definir, Campo Alfanumrico de 100 posiciones

Seccin Secuencias Secuencia: Se va calculando automtica de acuerdo se van aadiendo las cuentas con el Botn Nuevo Cuenta : Corresponde al Cdigo contable de cada una de las secuencias NOTA: Cuando se maneje IVA diferencial y se ingrese una cuenta marcada como Tipo Impuesto IVA, el programa presenta un me nsaje informativo que indique Recuerde que el valor del IVA se debe cargar independiente por cada una de las tarifas asociadas a los productos Es importante tener en cuenta en este caso, que el programa no permite ingresar cuentas cuya marcacin en el catlogo, sea Detalle Por Cobrar o Por Pagar. Descripcin: Corresponde a la descripcin de la cuenta contable ingresada en el campo anterior C.Costo: Al ingresar a este campo se habilita el Buscador de C. Costos. Se permite ingresar el Centro de Cost o o permite cargarlo por medio del visor de datos. S.Costo: Al ingresar a este campo se habilita el Buscador de S. Costos. Se permite ingresar el subcentro de Costo o cargarlo por medio del visor de datos. Solicita subcentro siempre y cuando el centro de costos seleccionado tenga que si maneja subcentro de costos Nit: Al ingresar a este campo se habilita el Buscador de Tercero. Se permite ingresar el nit o cargarlo por medio del visor de datos. Si la cuenta que se digita esta marcada como tercera, se solicita el nit asociado al tem Si el tercero digitado no existe y la clave de usuario tiene permisos de crear NIT, se puede crear el NIT realizando llamado al programa de creacin de terceros. Sucursal: Al ingresar a este campo se habilita el Buscador de Sucursal. Se permite ingresar la cuenta o cargarla por medio del visor de datos. Si la cuenta que se digita esta marcada como tercera, se solicita la sucursal asociada al nit de la correspondiente secuencia. Producto: En esta parte el programa despliega una ventana, que permite la captura de informacin del cdigo del producto, la Cantidad del Producto, Bodega, Ubicacin validando la existencia del mismo en Bodega y valida los permisos de conformidad con la clave de Usuario. Una vez es digitada la bodega, se calcula el saldo en cantidades, para la bodega y producto digitados, y este saldo es desplegado en la pantalla pero no se puede modificar

 Activo Fijo: Si en el campo Cuenta, se ingres una cuenta que este marcada como Activo o Depreciacin, el programa presenta una ventana que permita capturar el cdigo del activo al cual se quiere llevar la contabilizacin.

Base: En caso que corresponda a una cuenta que en el catlogo se encuentra con la marcacin Retencin se debe ingres ar la base que se este manejando para el comprobante. D/C : Se debe ingresar a que tipo de naturaleza corresponde la secuencia. Valor Total: Se debe ingresar el valor total de la secuencia. Si el comprobante esta moviendo cuentas contables que se encuentran parametrizadas en el modulo de Presupuesto, y la clave de usuario tiene seleccin de Control de ejecucin de presupuesto, el programa debe validar que el valor digitado ms el saldo de la cuenta no supere el valor presupuestado

Seccin de Totales Asignar campos Variables: En el evento en que el Usuario en la ejecucin desee manipular alguna de las variables capturadas en el modelo, ejemplo el tercero, el valor, el centro de costo, etc., el programa permite seleccionar los campos requeridos. Para tal efecto, posterior a la captura de las secuencias, el programa presenta una seccin con dos botones, denominados Asignar Campos Libre y Graba Modelo Contable

Graba Modelo: Graba los campos digitados y refresca la pantalla para ingresar un nuevo modelo Totales: A medida que se digita una secuencia, el valor de esta va acumulando o restando (segn el tipo de movimiento) a una variable que guarda el total del documento, este valor se va desplegando en la parte inferior de la pantalla.

Para tal efecto, se presentan 3 casillas con la informacin correspondiente al Total de dbitos, crditos y si existe alguna diferencia entre estas. Para guardar el Modelo, se debe validar que el documento haya quedado cuadrado, de lo contrario no deja continuar. Esta validacin consiste en que la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los crditos.

12.3.2 Ejecucin de Modelos Contables En esta opcin el programa previamente. permite la contabilizacin del modelo definido

Ruta Men Nuevo: Contabilidad Procesos Ejecucin Modelos Contables Ruta Tipo Explorador: Contabilidad - Generacin de Comprobantes - Modelos Contables - Ejecucin modelos Contables.

Cdigo: Corresponde al cdigo previamente definido. Al seleccionar el cdigo, el programa presenta en la parte inferior de carcter informativo, las secuencias definidas en el modelo

 Tipo de Documento: Se debe seleccionar el tipo de comprobante a utilizar. nicamente permite la seleccin de los documentos L, N, C, D a los modelos. Fecha: Corresponde a la fecha de contabilizacin del comprobante. Se debe sugerir la de ingreso al sistema, pero debe ser susceptible de modificar nicamente dentro del mismo mes. Moneda: en el caso que se este manejando moneda extranjera, el programa permite seleccionar el tipo de moneda para efectuar la contabilizacin.

Posterior a la captura de estos datos, el programa pasa a la seccin de secuencias, en donde permite modificar los campos SOLO en el caso, que los campos variables, se hayan seleccionado desde la definicin del modelo.

Al ejecutar el proceso de contabilizacin con el botn de la barra de Men, el programa presenta un mensaje de decisin indicado si se desea generar el comprobante contable.

Al dar clic en SI el programa presenta un mensaje informativo indicando que se contabilizara el documento, y comenzar a actualizar el comprobante de acuerdo a los parmetros de los documentos (Misma funcionalidad documentos)

Una vez ejecutada la opcin, el programa presenta el nmero de comprobante que le corresponde (nmero real del documento con el que va a quedar en el movimie nto) Al finalizar el proceso de contabilizacin el programa presenta la ventana para efectuar el proceso de impresin (Misma funcionalidad de actualizacin de comprobantes)

12.3.3 Informe Modelos Contables Posterior a la definicin del Modelo Contable el programa permite generar un listado con los modelos definidos. Ruta Men Nuevo: Contabilidad Informes y Consultas Informe de Modelos Contables Ruta Tipo Explorador: Contabilidad - Generacin de Comprobantes - Modelos Contables Informe de Modelos Contables Presenta las siguientes columnas: Cdigo Modelo Descripcin Modelo Cuenta Nit Centro de Costo Producto Bodega Activo Base Tipo ( Naturaleza) Valor

12.4 SERVICIOS EN LINEA 12.4.1 Tramite Nmero De Registro Desde Servicio En Lnea Al ingresar a SIIGO en el men de la barra de herramientas se encuentra por la ruta Servicio en lnea, la opcin de realizar el trmite de Nmero de Registro directamente desde Internet, para esto es importante que el usuario tenga clave y usuario de synergy:

Una vez se ingresa a esta opcin solicita usuario y clave de synergy, siempre se van a solicitar estos datos ya que el que debe tramitar el nmero de registro tienen que ser una persona autorizada.

Una vez digitadas estas claves se realizara validacin de usuario y clave de synergy, si estas no son validas sale un mensaje de error de synergy:

Tambin se valida el estado del usuario en cartera, si el usuario no esta activo sale mensaje de error:

Si el usuario no presenta inconsistencias, el nmero de registro que se enva desde synergy se actualiza automticamente, en el archivo de control 12.4.2 Muestra Protocolo De Ayuda En Lnea Una vez se ingresa a Siigo y ubicado desde cualquier opcin si se digita la opcin del men de ayuda aparecen dos nuevas opciones:

La opcin de Manual es la misma que hasta el momento se ha trabajo. La opcin Ayuda en Lnea lo que realiza es verificar si para este programa se le asigno una ayuda (esto lo verifica en el archivo Z10 generado en el proceso anterior), si no existe ayuda en lnea para este programa genera un mensaje:

De lo contrario si para el programa donde se esta ubicado se le asigno un protocolo determinado, el programa realiza llamado a synergy para ubicar los documentos asociados a dicho protocolo:

12.5 ADMINISTRACION DE TAREAS Esta funcionalidad permite a los usuarios del sistema crear y administrar una serie de tareas a realizar concernientes no solamente a los procesos o actividades a desarrollar en el sistema sino como tal a la labor

diaria de los integrantes de la empresa, permitindoles incluir en el sistema un proceso que de manera automtica pueda pasar a cada uno de actores en el mismo, realizando controles de fechas de ejecucin de dichas actividades y recordacin continua.

RECUERDE Para utilizar la Administracin de Tareas debe primero habilitar la opcin en el registro de Control:

12.5.1 PARAMETROS APERTURA DE CATEGORAS En esta opcin el sistema permite parametrizar cdigo y descripcin de la clasificacin en que se puede agrupar las tareas. Con esto se podran organizar por secciones, procedimientos, etc. Ruta Men Nuevo: Administracin Parmetros Parmetros Administracin de Tareas Apertura de Categoras Ruta Tipo Explorador: Administracin Administracin de Tareas Parmetros Apertura de Categoras

APERTURA DE ESTADOS DE TAREAS Al crear las tareas y con el fin de establecer el flujo de proceso de la misma, se deben crear los estados de las tareas. Por ejemplo: aprobar, realizar, procesar, contabilizar, etc. En esta opcin se crean con cdigo y descripcin de los diferentes estados. Ruta Men Nuevo: Administracin Parmetros Parmetros Administracin de Tareas Apertura de Estados de Tareas Ruta Tipo Explorador: Administracin Administracin de Tareas Parmetros Apertura de Estados de Tareas

ASIGNACIN DE RESPONSABLES En esta opcin se asocian los usuarios SIIGO por cada estado que se ha parametrizado, de tal manera que se indica en cada estado los usuarios que nicamente pueden ejecutar ese estado. El sistema permite que un usuario pueda participar en ms de un estado. El sistema adems solicita el correo electrnico del usuario para envo de informes y recordatorios. Ruta Men Nuevo: Administracin Parmetros Parmetros Administracin de Tareas Asignacin de Responsables Ruta Tipo Explorador: Administracin Administracin de Tareas Parmetros Asignacin de Responsables

12.5.1 PROCESO 1. ADMINISTRACIN DE TAREAS En esta opcin se parametrizan los datos propios de la tarea en cuanto a recurrencia, fechas de recordacin y es posible asociar el programa a ejecutar en el caso que la tarea implique la ejecucin de un catalogo, proceso o consulta.

Ruta Men Nuevo: Administracin Procesos Administracin de Tareas Asignacin de Tareas Ruta Tipo Explorador: Administracin Administracin de Tareas Procesos Asignacin de Tareas

Cdigo: Se digita el cdigo cuando la tarea esta creada. Cuando se est creando nueva la tarea se da enter para pasar al campo de la descripcin, pues el sistema se encarga automticamente de asignar el consecutivo de la tarea Prioridad: Se indica la prioridad de esta tarea entre las opciones: muy alta, alta, media, baja y muy baja, esto con el fin de clasificarlas al momento de visualizarlas en los seguimientos Tipo de recurrencia: Las tareas se pueden parametrizar estableciendo un tiempo de vigencia y para que peridicamente el sistema automticamente cre e la nueva tarea. Las opciones son Diarias, semanales, mensuales, anuales De acuerdo a la recurrencia de la tarea el sistema pregunta cada cuanto da, semanas, meses o aos debe crear automticamente la tarea, adems si la tarea solo debe ser creada en das laborables o en los das de la semana. El sistema tiene en cuenta los das laborables de la opcin Calendario ubicado en Parametrizacin Calendario anual Es posible indicarle al sistema si la prxima tarea automtica a crear se genere independientemente de si la anterior ya fue ejecutada en su totalidad o no. La duracin de la tarea puede ser indefinida, en ese caso el sistema solo pregunta la fecha de inicio de la tarea o definida, en donde adems de la fecha inicial preguntara la

fecha final. Si no se desea indicar fecha final tambin es posible indicar la cantidad de veces u ocurrencias en las que se debe repetir esa tarea El sistema solicita se le indique la hora en la que debe indicarle al usuario que la tarea esta vencida o en retardo y adems el da y hora dependiendo el tipo de tarea, en el que el que debe activar el aviso de la tarea con el fin que el usuario recuerde que tareas tiene pendientes. Se asocia a s misma la tarea a una categora (ver numeral 1.1) 1.1 Asociacin de la tarea a una opcin del programa Al crear la tarea el sistema permite asociar en la seccin opcin a ejecutar, una opcin del programa. Para ello al dar clic sobre la barra el sistema despliega la siguiente ventana.

En esta ventana se puede seleccionar la opcin de men que el programa debe ejecutar cuando se est revisando la tarea y as se decida. El sistema presenta todas las opciones del men para que puedan ser asociadas, independientes de si se trata de un informe, proceso o catalogo.

1.2 Asignacin de Estados Cada tarea puede tener la asignacin de determinados estados y cada uno de estos estados puede tener uno o ms responsables. El sistema en el proceso de creacin activa la opcin para que se indique cada uno de los pasos que va a tener la ejecucin de la tarea Secuencia: Indica el orden que debe seguir con la parametrizacin que se le indicara: 1-aprobar, 2- realizar, etc. Estado: Indica el estado a asignar en la secuencia para esa tarea

Duracin: Indica la cantidad de das que debe durar la tarea en ese estado. Si la tarea se pasa de esos das indicados en el flujo de trabajo del responsable que la tiene, empezara a generar avisos de advertencia sobre el retraso. Responsable: Presenta nicamente los usuarios SIIGO asociados al estado que se est parametrizado (ver numeral 1.3). El sistema le asigna una fecha inicial y final de acuerdo a la duracin del estado parametrizado.

1.3 Comentarios Al momento de crear la tarea y cuando se realiza el seguimiento o la ejecucin es posible incluir comentarios a la misma que sern visibles para los dems usuarios, quienes estn involucrados en la tarea. El sistema guarda la fecha, hora y usuario que gener el comentario.

2. SEGUIMIENTO DE TAREAS En esta opcin cada usuario puede visualizar el listado de tareas que tiene en su flujo de trabajo, indicando el estado, consecutivos, fechas iniciales y finales de la tarea, prioridad y fecha de creacin Ruta Men Nuevo: Administracin Procesos Administracin de Tareas Seguimiento de Tareas Ruta Tipo Explorador: Administracin Administracin de Tareas Procesos Seguimiento de Tareas

Cuando se da clic sobre la tarea el sistema despliega la ventana en donde presenta la informacin de la misma y en la que de tener una opcin del sistema asociado se puede ejecutar automticamente dando clic sobre la barra del proceso. As mismo cuando la tarea es realizada se chequea el campo y si dicha tarea tiene en su flujo de procesos ms estados, ser asignada automticamente al responsable de la tarea para ese nuevo estado. Por ejemplo: se tiene la tarea en estado Aprobar y al realizarla pasa al usuario que tiene el estado realizar.

Con el botn encuentra.

: se pueden incluir los comentarios respecto a la tarea en que se

Con el botn

se pueden crear nuevas tareas desde el seguimiento de las mismas

Con el botn se puede consultar las tareas de otro usuario. Esto ltimo lo puede hacer el administrador y el usuario que en la creacin de claves Ruta Men Nuevo: Administracin Parmetros Registro de Claves. Ruta Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Claves, tenga la marca de consulta flujo de trabajo de otros usuarios.

12.6

REPORTE A CENTRAL DE RIESGOS - DATACREDITO

Con el fin de facilitar y agilizar el envi de informacin a DATACREDITO y para dar cumplimiento al decreto 1727 de 2009 se implemento una nueva opcin en el modulo de Cartera de SIIGO, para que permita realizar la captura y generacin de informacin de archivos planos, solicitados por esta entidad. PARAMETROS 1. Registro De Control De acuerdo a la marcacin de este parmetro permite utilizar dicha funcionalidad. Ruta Men Nuevo: Administracin Parmetros Registro de Control Ruta Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Control

Si la empresa tiene instalado el mdulo de cuentas por cobrar, se habilita un nuevo campo donde pregunta Enva informacin a Data crdito , si se indica que s se activan las opciones para generar los planos a dat a crdito y los datos adicionales en el catalogo del tercero. Este dato lo pide despus de la pregunta de Maneja Cooperativas. Mora mxima o Mora mnima : Cuando en una misma factura existen varios vencimientos y hay ms de uno en mora, esta pregunta indica cual edad de mora se va a reportar, la del vencimiento con mayor nmero de das vencidos o la de menor das vencidos.

2. Catalogo de Terceros. Ruta Men Nuevo: Contabilidad Parmetros Apertura de Terceros Ruta Tipo Explorador: Contabilidad Administracin de Terceros Apertura Esta Opcin sirve para completar los datos de cada uno de los terceros de acuerdo a lo solicitado por data crdito. Si en el registro de control se indico que SI enva informacin a Data crdito, se habilita un botn en apertura de terceros para ingresar los datos que se imprimirn en el archivo de data crdito; este botn se habilita nicamente en el campo Nombre del tercero. Si no se selecciona el botn sino que se repasa o crea todo el catlogo de terceros, al final se abre la ventana de datos para Data crdito. Si en registro de control se indico que NO enva informacin a Data crdito el botn de ingreso de datos, no se activa; ni solicita los datos adicionales en la ventana para Data crdito.

Ahora los campos para diligenciar para reporte a Data crdito son reflejados en tres opciones (Datos Generales Datos Crdito Otros Datos) los cuales se deben diligenciar en su totalidad: Algunos de los datos que se solicitan, tienen tablas con cdigos previamente definidos y son guardados en el archivo de datos. Entre los datos que tienen tablas con valores predefinidos estn: Adjetivo: 00 - No hay adjetivo 10 - Deudor No Localizado 11 - Cuenta en Cobrador

16 - Fallecido 60 - Lnea Desconectada para cartera de telefona Tipo de Identificacin: 1 - Cdulas de Ciudadana y NUIP 2 - NITS Empresariales 3 - NITS de Extranjera 4 - Cedulas de Extranjera Tipo de Obligacin: 1 - Comercial 2 - Consumo 3 - Hipotecario 4 - Otro Tipo de Garanta: 1 - Admisible 2 Otra Forma de Pago: 1 - Voluntario 2 - Proceso Ejecutivo 3 - Mandamiento de Pago 4 - Reestructuracin 5 - Bien donado en dacin 0 Vigente Periodicidad: 1 - Mensual

2 - Bimestral 3 - Trimestral 4 - Semestral 5 - Anual 6 - Al vencimiento 9 - Otro tipo de pago Los dems campos se capturan, de la forma como normalmente se realiza. Datos Generales

 Datos Crdito

 Otros Datos

PROCESOS Despus de completar los datos en el catalogo de terceros, en el modulo de cartera aparece un nuevo men que se activa para realizar el envi y la verificacin de datos a Data Crdito. Una vez se encuentra ubicado dentro de Reporte Data crdito, se despliegan las opciones: 1. Calcula Saldos de Cartera: Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Procesos - Reporte a Central de Riesgos Data crdito Calcula Saldos de Cartera. Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar Reporte a Central de Riesgos Data crdito Calcula Saldos de cartera

Esta opcin es la primera que siempre se debe correr ya que genera un acumulado total del estado de cartera a un corte de fecha. Una vez seleccionada esta opcin muestra los siguientes campos: Cdigo del suscriptor: Corresponde al cdigo que Data crdito asigno al cliente y no puede ser modificado por el cliente Tipo de cuenta: Corresponde al tipo de cuenta que se quiere enviar, este tipo esta dado por una tabla dada por Data crdito. Fecha ultimo corte : Esta es la fecha en la que se genero el ltimo corte para el reporte a data crdito Fecha actual de corte : Es la fecha en la que se va a realizar el corte

Este proceso toma la cartera o documentos que dieron origen a la cartera que fueron elaborados con fecha inferior o igual a la fecha de corte, es decir los documentos que se elaboraron despus de esta fecha no los incluye en el reporte. Al finalizar genera un archivo (ZDAT1) que lo deja ubicado dentro del directorio que se encuentra trabajando.

2.

Genera Archivo de cartera:

Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Procesos - Reporte a Central de Riesgos Data crdito Genera Archivo de Cartera. Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar Reporte a Central de Riesgos Data crdito Genera Archivo de Cartera. Este informe es el que genera todo el proceso de calcular y generar archivo para enviar a Data crdito, de acuerdo a la fecha de ltimo corte y corte actual genera la informacin de la cartera, antes de ejecutar esta opcin se debe calcular saldos. Al marcar la opcin de imprimir archivo podemos revisar y verificar los datos que se generan para el envi de est a la entidad.

Tipo de Entrega: Permite la seleccin de entrega Total o fragmentada. Nombre del archivo: El nombre generado va acorde a la estructura solicitada para archivo de clientes el cual es XXYYYZZZZZZAAAAMMDD.EEE Donde XX: Corresponde al tipo de proceso, de la siguiente manera PT: Actualizacin Total PP: Actualizacin Parcial PF: Actualizacin Fragmentada PE: Actualizacin Pagos

PC: Actualizacin CRT Para el sistema aplica nicamente el tipo PT y PF Donde YYY: Corresponde al tipo de cartera que est entregando el cliente, segn la tabla de tipos de cartera.

Donde ZZZZZZ: Corresponde a cdigo del suscriptor, este cdigo es dado por la entidad de Riesgo. AAAA: Ao de corte de la Informacin. MM: Mes de corte de la Informacin. DD: Corresponde al da de corte de la informacin EEE: Corresponde a la extensin del archivo que se genera. 3. Genera Archivo de Direcciones y Telfonos

Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Procesos - Reporte a Central de Riesgos Data crdito Genera Archivo de Direcciones y Telfonos Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar Reporte a Central de Riesgos Data crdito Genera Archivo de Direcciones y Telfonos

Cada vez que se actualice un tercero debe enviarse este archivo a data crdito, para que la entidad tenga actualizada la base de datos de las entidades que reportan, pero antes de correr este proceso se debe Calcular Saldos

Para la generacin de este archivo es necesario el diligenciamiento de los datos que solicita el sistema en la creacin del tercero, el Maestro de clientes presenta una estructura para la generacin del plano as: El nombre del plano de c lientes Presenta la siguiente estructura: CLXXXXXXZZZZZZZZZZZAAAAMMDD.EEE Donde CL corresponde a un valor fijo. Donde XXXXXX: Corresponde al cdigo del suscriptor. Donde ZZZZZZZZZZZ: Corresponde al NIT del suscriptor. AAAA: Ao de corte de la informacin MM: Mes de corte de la informacin DD: Da de corte e la informacin

INTERFASE A CENTRAL DE RIESGOS Esta opcin permite verificar y revisar los archivos generados por data crdito con los errores encontrados por dicha entidad para realizar las correccione s pertinentes y nuevamente generar el proceso. Con esta funcionalidad el sistema permite interpretar los cdigos de errores encontrados por data crdito de la informacin enviada por el cliente a un cdigo de fcil interpretacin. Estos archivos son enviados por Data crdito y se pueden copiar en cualquier carpeta del equipo, para que al momento de generar los informes se puedan llamar con el icono de ayuda y as poder abrir esta informacin para su verificacin.

Existen tres informes de archivos generados por data crdito y son: 1. Informe Estadstico General del Proceso 2. Informe Detallado de Errores 3. Informe Detallado de Inconsistencias

1. Estadstico General del proceso de Actualizacin Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Procesos Interfase a Central de Riesgos Informe Est. General del Proceso de Actualizacin Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar Reporte a Central de Riesgos Data crdito Incorporar archivos plano de Errores Informe Estadstico General del Proceso de Actualizacin.

(Data crdito lo produce con el nombre actiestt.) Una vez se ingresa a esta opcin se solicita el nombre del archivo a incorporar

Este archivo debido a que los datos caben en una impresora de carro ancho, se da la posibilidad de imprimir en impresoras de matriz y de enviar a Excel. Este reporte lo que hace es interpretar el archivo indicado por el usuario y prese ntar la informacin enviada por data crdito para que sea observada y manejada por usuarios SIIGO.

2. Informe Detallado de errores: Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Procesos Interfase a Central de Riesgos Informe Detallado de Errores Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar Reporte a Central de Riesgos Data crdito Incorporar archivos plano de Errores Informe Detallado de Errores

Son los campos que segn Data crdito producen error fatal, es por esta razn se muestran solo los 10 primeros campos del archivo de cartera (presenta el estado de estos campos). Ver Tabla 4. Tabla de errores del .zip Manual de i nterpretacin de resultados de validacin y/o actualizacin de maestros. Debido a que la informacin no cabe en una impresora de carro ancho, se enva nicamente a Excel. Data crdito enva un archivo plano donde por cada campo indica si se presento erro r, enviando el cdigo del error de data crdito; lo que hace el sistema es subir esta informacin e interpretar el tipo de error con el archivo de errores de SIIGO previamente definido sobre el archivo Z009DT, mostrando al usuario final la descripcin del error.

3. Informe detallado de Inconsistencias Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Procesos Interfase a Central de Riesgos Informe Detallado de Inconsistencias

Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar Reporte a Central de Riesgos Data crdito Incorporar archivos plano de Errores Informe Detallado de Inconsistencias Son los campos que segn Data crdito producen inconsistencias, pero que an as son actualizados en sus bases de datos, es por esta razn que se muestran solo 36 campos del archivo de cartera (presenta el estado de estos campos). Ver Tabla 4. Tabla de Inconsistencias del .zip Manual de interpretacin de resultados de validacin y/o actualizacin de maestros. Debido a que la informacin no cabe en una impresora de carro ancho, se enva nicamente a Excel. Igual que el informe anterior, data crdito enva un archivo plano donde por cada campo indica si se presento error, enviando el cdigo del error de data crdito; lo que hace el sistema es subir esta informacin e interpretar el tipo de error con el archivo de errores de SIIGO previamente definido sobre el archivo Z009DT, mostrando al usuario final la descripcin de la inconsistencia.

12.7

MODELOS RECLASIFICACION POR CENTRO DE COSTO

Esta funcionalidad permite a partir de la causacin o saldo de ciertos valores en un solo centro de Costos, al final de un periodo, distribuir a otros centros de costo con porcentajes de distribucin definidos previamente, permitiendo realizar la contabilizacin automtica de estos comprobantes preestablecidos. Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Parmetros - Reclasificacin de Modelos de Centros de Costo Ruta Tipo Explorador: Contabilidad Reclasificacin de Modelos de Centros de Costo

1. Definicin del Modelo de Reclasificacin Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Parmetros - Reclasificacin de Modelos de Centros de Costo Definicin del Modelo de Reclasificacin Ruta Tipo Explorador: Contabilidad Reclasificacin de Modelos de Centros de Costo - Definicin del Modelo de Reclasificacin En esta opcin permite ingresar varios centros de costo con sus porcentajes a distribuir para cuando se contabilice, se generen tantos registros como centros de costos se hayan digitado con el valor segn porcentaje.

Se compone de tres secciones: 1. Cdigo / Descripcin Modelo Cdigo: Corresponde al Cdigo del Modelo. Dato numrico de 5 dgitos

 Modelo: Corresponde a la descripcin del modelo. Dato alfanumrico de 100 caracteres

2. Datos Origen: En esta seccin se debe capturar la informacin correspondiente a la cuenta contable y Centro de Costo a partir de los cuales se va a efectuar la distribucin. Cuenta: Corresponde a la cuenta contable a partir de la cual se va a efectuar la distribucin. El programa en este c aso, valida que la cuenta no tenga marca de detalle, retencin, activos, depreciacin, inventarios, ventas, costos o devoluciones.

Por lo anterior el sistema efecta la respectiva validacin con un mensaje de Advertencia, indicando dicha marcacin en caso de intentar capturarse.

Si la cuenta que se digita esta marcada como tercera, el programa habilita el campo para capturar el nit validando si el tercero esta activo o inactivo. Si debe validar si el tercero se encuentra Activo o Inactivo, si esta Inactivo solicita otro NIT Si la cuenta que se digita se encuentra marcada como SI Centro de Costo, se solicita el Centro de Costo. Se valida si el Centro de Costo se encuentra Activo o Inactivo, si esta Inactivo solicita otro Centro de Costo.

Identificacin: Presenta un Presentar un control que permita la seleccin del tercero/sucursal a donde se va a cargar el movimiento en caso que la cuenta se encuentre marcada como SI Terceros. Tipo de Movimiento: Presenta un combo list que permite seleccionar si la distribucin se va a realizar por Saldo, Movimiento Debito, Movimiento crdito, o Ambos.

3. Datos Destino: Cuenta : Corresponde a la cuenta contable a donde se va llevar el valor distribuido. El programa en este caso, valida que la cuenta no tenga marca de detalle, retencin, activos, depreciacin, inventarios, ventas, costos o devoluciones. Centro de Costo: Corresponde a los centros de Costo a los cuales se desea efectuar la Reclasificacin de los datos Origen. Se debe validar la existencia de los centros de costo y de los Subcentros de Costo (Si los maneja.

Porcentaje: Corresponde al porcentaje de participacin sobre el cual se va a liquidar el valor a reclasificar. Se debe validar que la sumatoria de los porcentajes, no debe ser mayor a 100%. 2. Ejecucin del Modelo de Reclasificacin Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Procesos Ejecucin de Modelos de Centros de Costo

Ruta Tipo Explorador: Contabilidad Reclasificacin de Modelos de Centros de Costo - Ejecucin del Modelo de Reclasificacin Esta opcin permite la contabilizacin del modelo definido con su respectiva distribucin de los Centros de Costo y porcentajes indicados en este. Los datos que solicita son:

Modelo: Corresponde al modelo definido Mes Inicio / Fin Si se seleccion SALDO, el programa toma el saldo con corte a al mes seleccionado Si se seleccion MOVIMIENTO, el programa toma el movimiento nicamente del Perodo seleccionado Tipo Documento El comprobante tipo L y N programa nicamente permite la seleccin del

Nmero de Documento: Teniendo en cuenta que corresponde a una Reclasificacin de cuentas, el programa debe limita el comprobante nicamente a Tipo L y N Al ejecutar el proceso el programa efecta un asiento contable con tantos registros como se hayan definido en los datos Destino. Al ejecutar el proceso de contabilizacin con el botn de la barra de Men, el programa presentar un mensaje de Advertencia indicando que si esta seguro de ejecutar el proceso.

 Al dar clic el programa comenzar a actualizar el comprobante de acuerdo a los parmetros de los documentos (Misma funcionalidad documentos ) El programa debe hallar en las correspondientes variables de la moneda los valores para cada moneda valor local y valor en extranjera segn corresponda Una vez ejecutada la opcin, el programa presentar el nmero de comprobante que le corresponde (nmero real del documento con el que va a quedar en el movimiento) Al finalizar el proceso el programa presentar una grilla con la informacin de los Comprobantes Actualizados y contabilizados. Si el comprobante esta moviendo cuentas contables que se encuentran parametrizadas en el modulo de Presupuesto , y la clave de usuario tiene seleccin de Control de ejecucin de presupuesto, el programa debe validar que el valor digitado ms el saldo de la cuenta no supere el valor presupuestado por Centro de Costo. Si el tipo de SIIGO es Estndar y la clave de quien esta realizando el documento NO es la del administrador (ADMON) se valida si la clave de usuario tiene permisos para realizar el tipo y comprobante que se encuentra asociado al modelo que se quiere ejecutar. En resumen lo que el programa debe hacer es:

3. Informe del Modelo de Reclasificacin Ruta Men Nuevo: Cuentas por Cobrar Informes y Consultar Informe del Modelo de Reclasificacin por Centro de Costos Ruta Tipo Explorador: Contabilidad Reclasificacin de Modelos de Centros de Costo Informe del Modelo de Reclasificacin Posterior a la definicin del Modelo de reclasificacin el programa permite generar un listado con los modelos definidos. Presenta las siguientes columnas: Cdigo Modelo Descripcin Modelo Origen > Cuenta - Descripcin cuenta - Centro de Costo - Descripcin Centro de Costo Destino > Cuenta - Descripcin Cuenta - Centro de Costo - Porcentaje

12.8

RECLASIFICACION DE CUENTAS DE TERCEROS

Permitir pasar el saldo que tiene de cuenta y tercero a otra cuenta, con el mismo tercero. El saldo que se traslada es el que posea la cuenta en el ltimo da del mes de la fecha con la cual se haya ingresado a SIIGO. Ruta Men Nuevo: Contabilidad Procesos Reclasificacin de cuentas de terceros. Ruta Tipo Explorador: Contabilidad Administracin de Terceros Reclasificacin de cuentas de terceros. Al ingresar a la opcin presenta el siguiente mensaje, donde informa que este proceso solo podr realizarse a cuentas que no posean marcaciones de : Inventarios, Ventas, Costos, Devolucin, Activos, Depreciacin, Retencin o cuentas que se encuentren detalladas por cobrar o detalladas por pagar.

Al aceptar este mensaje presentara la siguiente pantalla:

Fecha: Corresponde a la fecha en la cual se va a realizar la contabilizacin del comprobante generado de la reclasificacin del saldo de las cuentas. Cuenta Origen: Corresponde a la cuenta a la cual se le desea realizar la reclasificacin del saldo. Traslada saldo cuenta origen a Nit especfico: Se debe seleccionar esta opcin si se requiere que el saldo de la cuenta de origen mueva a un tercero que se seleccione. Nit: Permite la inclusin de la identificacin del tercero al cual se quiere llevar el saldo de la cuenta. Si la cuenta es de nomina y el nit que se selecciona es empleado solicitara el concepto de nomina al cual se llevara el saldo de la cuenta. Cuenta Destino: Corresponde a la cuenta a la cual se desea llevar el saldo de la cuenta origen. Nit: Permite la inc lusin de la identificacin del tercero al cual se quiere llevar el saldo de la cuenta. Si la cuenta es de nomina y el nit que se selecciona es empleado solicitara el concepto de nomina al cual se llevara el saldo de la cuenta. Comprobante : Corresponde al documento Tipo L en el cual se contabilizara la operacin del traslado de saldos. Ejemplo de Aplicacin: Cuenta origen Cuenta Destino 26100501 25101001

La cuenta origen 26100501 posee los siguientes saldos a Enero 31 de 2009 donde se realizara el proceso de reclasificacin de cuentas de terceros.

Cuenta 26100501 19.632.845 79.836.523 80.026.325 $-120.000 $ -40.000 $ 60.000

MARCACIONES POSIBLES CASOS DE MARCACIONES Y CONTABILIZACIN. CASO 1 Cuenta Origen DETALLE SELECCIN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO Cuenta Destino DETALLE SELECCIN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO SI NO X SI NO X

 Contabilizacin

CASO 2 Cuenta Origen DETALLE SELECCIN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO Cuenta Destino DETALLE SELECCIN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO SI NO X SI X NO

 Contabilizacin.

CASO 3

Cuenta Origen DETALLE SELECCIN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO Cuenta Destino DETALLE SELECCIN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO SI X NO SI X NO

 Contabilizacin

CASO 4 Cuenta Origen DETALLE SELECCIN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO Cuenta Destino DETALLE SELECCIN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO SI X NO SI NO X

 Contabilizacin