Procedimientos Parlamentarios

El Manual de la JCI en Procedimientos de Reuniones

Versin 01-2013

Publicacin Oficial de la JCI

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Visin de la JCI Ser la principal red mundial de jvenes ciudadanos activos. Misin de la JCI Ofrecer oportunidades de desarrollo que preparen a los jvenes para crear cambios positivos. Sobre la JCI La JCI es una organizacin sin fines de lucro basada en la membresa de jvenes activos de 18 a 40 aos en ms de 100 pases que se dedican a crear un cambio positivo en sus comunidades. Cada miembro de la JCI comparte su creencia para poder crear cambios positivos duraderos, debemos mejorarnos a nosotros mismos y al mundo alrededor nuestro. Los miembros de la JCI se apoderan de sus comunidades al identificar problemas y crear soluciones dirigidas a impactar. Procedimientos Parlamentarios Nos complacemos en presentarle esta gua de la JCI para los procedimientos parlamentarios que utiliza nuestra organizacin. La hemos preparado con el propsito de familiarizarle con los mtodos que empleamos en la JCI para celebrar reuniones productivas y alcanzar decisiones representativas. Las Organizaciones Locales y Nacionales de la JCI de todo el mundo propugnan y practican el uso de los procedimientos parlamentarios. Muchas son las razones que justifican esta preferencia. Aparte de las obvias ventajas de capacitacin directiva y disciplina mental que se obtienen de un debate conciso y de una discusin clara y ordenadamente encauzada, la introduccin de los procedimientos parlamentarios constituye una leccin objetiva de democracia prctica. Entre otras, los procedimientos parlamentarios aportan las siguientes ventajas: Reuniones ordenadas; Igual oportunidad para todos en el uso de la palabra; Decisiones mayoritarias; Proteccin de los derechos de la minora.

Existen diferentes cdigos o reglamentos que facilitan la accin eficaz. Uno de ellos es la obra Roberts Rules of Order que utilizan la Cmara Jnior Internacional y la gran mayora de las Organizaciones Locales y Nacionales. Copyright by JCI: Todos los derechos reservados. Este manual es para uso exclusivo de los miembros de la JCI y slo puede ser reproducido para este fin. Esta publicacin o partes de ella no pueden ser traducidos en cualquier otro idioma sin la expresa autorizacin del Secretario General de la JCI. Publicado por Junior Chamber International (JCI), Inc. 15645 Olive Boulevard Chesterfield, MO 63017, U.S.A. Tel: +1 (636) 449 3100 Tool free (from USA only): 1 800 905 5499 Fax: +1 (636) 449 3107 E-Mail: training@jci.cc - Website: www.jci.cc 2 Procedimientos Parlamentarios La Gua de Procedimientos Parlamentarios de la JCI se basa principalmente en la obra Roberts Rules of Order. No es la intencin de esta Gua ofrecer un cuadro completo de los procedimientos parlamentarios, ni tampoco espera prever todas las situaciones que pudieran presentarse en una reunin. Su cometido es simplemente darle una mejor comprensin de la forma en que los procedimientos adecuados en las reuniones de trabajo pueden contribuir a que su Organizacin Local y Nacional celebre sus reuniones ms eficazmente.

Edson A. Kodama JCI Secretary General

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La Regla Ms Importante: Estar Preparado
El lder o funcionario que preside una reunin debe estar bien preparado antes de declarar abierta la sesin. l deber: 1. Preparar un orden del da o temario; es decir, una lista de los asuntos que habrn de tratarse, en el mismo orden en que van a ser considerados. Nota: El enviar el orden del da a los miembros antes de la reunin no constituye tan slo una buena invitacin sino que tambin es un aliciente para que asistan. Evite que el orden del da sea siempre el mismo; hgalo atractivo e interesante. 2. Saber de antemano qu puede esperarse de los informes, y cerciorarse de que todos los que deban rendirlos estn bien preparados. 3. Preparar el local de la reunin y asegurarse de que est dispuesto de manera tal que el presidente o el orador pueda ver a todos los presentes, evitando as que se pueda pasar por alto a alguien. El funcionario que presida la reunin deber tener un bosquejo (si no escrito, al menos mental) del rumbo general y el propsito de cada punto del orden del da. A veces deber prever un debate prolongado (como cuando se trate del presupuesto anual), pero siempre deber tener una idea que le gue, aunque es posible que la reunin siga un curso distinto del previsto. El estar preparado le permite al presidente orientar al grupo y evitar que la reunin se realice sin rumbo fijo. De este modo usted lograr que los concurrentes respeten ms no slo el derecho parlamentario y los procesos democrticos sino, adems, su eficacia y carcter prctico. Los miembros tambin deben prepararse. Los que tengan que rendir informes deben estar seguros de lo que van a decir. Sus informes deben concluir con una mocin o una indicacin de las medidas que deben tomarse. Los que deseen presentar una nueva idea habrn de formular una mocin y ordenar de antemano sus puntos de vista, de manera que puedan explicar su propuesta y las razones por las que la presentan.

Celebracin de la Reunin
A la hora exacta que se indica en el aviso de la reunin, el funcionario encargado de presidirla deber llamar al orden. Deber determinar si hay suficientes miembros presentes para iniciar la reunin; es decir, si hay qurum. Por lo general, el qurum consiste en la mayora (ms de la mitad) de los miembros, a menos que las reglas de la asociacin dispongan lo contrario. No podr darse comienzo a una sesin sin que haya qurum. Este requisito impide que una minora que no representa la voluntad soberana de la asociacin pueda tomar decisiones en nombre de sta.

Uso de la Palabra
Corresponde a la presidencia impartir la autorizacin para hacer uso de la palabra. La persona que desee hacerse or deber ponerse de pie y dirigirse al presidente. La palabra se le conceder a quien primero se ponga de pie, una vez que el orador anterior haya terminado. Es falta de cortesa el ponerse de pie o levantar la mano mientras otra persona est hablando, y la persona que incurra en esta falta perder el derecho a hablar en el prximo turno. De darse el caso de que varias personas deseen simultneamente hacer uso de la palabra, la presidencia deber aplicar ciertas reglas que contemplan esta situacin: 1. La persona que presenta una mocin tendr prelacin sobre todas las dems, aun cuando haya sido la ltima en Procedimientos Parlamentarios 3

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pedir la palabra (a fin de que pueda explicar su mocin). 2. Nadie tendr derecho a hablar por segunda vez hasta que todos los interesados hayan sido escuchados. 3. El presidente deber alternar los oradores de las diversas opiniones enfrascadas en la discusin. El derecho a la palabra: El derecho a la palabra: No queda definitivamente establecido hasta que el presidente no indique quin tiene derecho a ser escuchado. El derecho a la palabra: Sigue a la presentacin de una mocin. Si se presenta un informe, ste deber preceder la mocin. Una vez hecha la mocin, la persona que rindi el informe tendr oportunidad de hablar primero. El derecho a la palabra: Tiene sus lmites para que todos tengan una oportunidad. La reunin tiene potestad para adoptar restricciones al respecto. Segn la obra Roberts Rules of Order, conviene conceder a cada persona slo dos oportunidades de diez minutos cada una. El derecho a la palabra: Puede ser suspendido totalmente mediante una mocin. No obstante, esta mocin deber contar con la aprobacin de una mayora de dos tercios, de manera que una simple mayora no pueda evitar el debate y la minora pueda ser escuchada.

La Mocin
La mocin es el medio de que se vale el grupo para actuar. Es una exposicin de lo que se desea hacer y de la forma en que se va a llevar a cabo. Deber redactarse con esmero para evitar malentendidos. La frmula que se emplea para presentar una mocin es: Propongo que... (Nombre de la Organizacin Local)... (Dgase lo que se desea hacer, la forma en que se va a realizar, quin se encargar de ello, cmo se costearn los gastos, etc.). De ordinario, la mocin debe ser secundada. Esto quiere decir que la persona que la secunda opina que la mocin debe discutirse. En algunas ocasiones, el propsito de este requisito es asegurarse de que la cuestin sea de verdadero inters, evitando as que un solo miembro le haga perder el tiempo a todo el grupo, presentando un asunto que nadie quiere discutir. No es menester ponerse de pie para secundar una mocin; simplemente se dice: Apoyo (o secundo) la mocin. Sin embargo, la persona que secunda una mocin s deber ponerse de pie si el sistema de actas de la asociacin exige que su nombre aparezca en las actas. El derecho parlamentario se ha concebido para que la reunin considere tan slo una mocin a la vez. De esta manera se evita la confusin y se acelera la accin. El presidente tiene el deber permanente de recordarle al grupo cul es el tema principal del debate. Pero para poder realizar su labor debidamente e impedir que una minora reducida pero bulliciosa prolongue innecesariamente las sesiones y haga perder el tiempo en cuestiones impertinentes o de poca monta, es necesario que la reunin conceda prelacin a ciertas mociones. Estas mociones tienen finalidades especficas que merecen la pronta consideracin de la reunin. Vase el cuadro de mociones parlamentarias que aparece al final de esta gua. Una vez presentada una mocin, sta acapara de inmediato la atencin de los reunidos, que debern considerarla y decidir sobre ella antes que cualquier otra. Debe tenerse muy presente que slo la mocin que disfruta de prelacin est en ese momento bajo la consideracin del grupo, aunque se estuvieren debatiendo a la sazn varias mociones secundarias, incidentales o privilegiadas. No habr confusin si el presidente de la reunin mantiene al grupo bien informado, y explica lo que est sucediendo y lo que suceder luego. 4 Procedimientos Parlamentarios

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Tipos de Mociones
El empleo de cnones parlamentarios a travs de los aos ha trado consigo el establecimiento de una cierta terminologa que, de por s, presenta significados parlamentarios especficos. Las expresiones suelen variar en funcin de los grupos que las emplean. MOCIN PRINCIPAL Esta mocin sirve para realizar parte de las actividades de un grupo. Ejemplos: mociones de adopcin de un proyecto, de aprobacin de un informe o presupuesto, de creacin de un comit, de ratificacin de un nombramiento, etc. Hasta cierto punto, todas las dems mociones son de ndole procesal, adjetiva. La mocin principal, sin embargo, entraa accin y, por definicin, es substantiva. Esta aseveracin no pierde su validez por el hecho de que a veces otras mociones, como las de clausura, son consideradas tcnicamente como mociones principales. MOCIN SUBSIDIARIA (Enmendar, remitir a un comit; dejar sobre la mesa, etc.) La mocin subsidiaria es la que normalmente facilita la accin relativa a la mocin principal; es decir, es mocin subsidiaria de la mocin principal. Como ejemplos pueden citarse las mociones de enmienda, de debate, de remisin a comits especiales, de dejar sobre la mesa, etc. MOCIN INCIDENTAL (Cuestin de orden, suspender el reglamento, etc.) Esta mocin es incidental en la consideracin de las diversas cuestiones y cumple un cometido puramente parlamentario. Algunos ejemplos son las cuestiones de orden y apelaciones, la suspensin temporal de los reglamentos, la objecin a la consideracin de un asunto, etc. MOCIN PRIVILEGIADA (Fijar la hora de la prxima reunin, levantar la sesin, receso, cuestin de privilegio o informacin, etc.) Esta mocin sirve para tomar las decisiones inmediatas, o al menos rpidas, que a veces se requieren. La mocin privilegiada goza de prioridad sobre la mocin principal. Son mociones privilegiadas, por ejemplo, las que fijan la hora de clausura o receso de una reunin. MOCIN PARA DEJAR SOBRE LA MESA Esta mocin sirve para aplazar indefinidamente la consideracin de una mocin principal. A tal efecto, la mocin se extrae figuradamente de la discusin general y se le deja sobre la mesa, ajena a toda consideracin. Este aplazamiento da ms tiempo para ponderar el problema sin fijar un momento definido para su debate. Se requiere mayora de votos para dejar la mocin sobre la mesa. MOCIN PARA LEVANTAR DE LA MESA Tambin se requiere mayora para levantarla y volverla a someter a discusin. Una vez levantada de la mesa, la mocin es reintegrada a la discusin con el mismo texto con que fue dejada.

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Ejemplo de Reunin
APERTURA DE LA REUNIN La persona que preside una reunin es el Presidente electo de la organizacin. Presidente: Presidente: Miembro: Presidente: Secretario: Presidente: Estimados compaeros e invitados, tengan la bondad de tomar asiento. Se da comienzo a la reunin. Invito a (nombre de un miembro) a recitar el credo de la JCI, la Misin y la Visin de la JCI. Por favor pnganse de pie en respeto. El miembro recita el credo de la JCI, la Misin y visin de la JCI, mientras que todo el mundo se pone de pie en respeto y escucha. Gracias (nombre del miembro). Secretario, por favor proceda con el pase de lista." El Secretario llama a todos los miembros de la organizacin y lista los asistentes a la reunin. Presidente, hay ___ miembros presentes. Gracias (nombre del Secretario). Hemos recibido informacin de los siguientes miembros que no pueden asistir y les gustara ser excusados de esta reunin." El Presidente lee los nombres y oficialmente les excusa de asistir a la reunin. Asesor Legal, favor confirmar el qurum y el cuantos votos se necesitan para la mayora simple y dos tercios? Presidente, tenemos (o no) qurum y los votos que se requiere para mayora simple es (nmero de votos) y para dos tercios es (nmero de votos). Gracias (nombre del asesor jurdico). En este punto el Presidente hace sus comentarios de apertura, un breve discurso de bienvenida a todos y deseando xito en los debates. Como se seala en el orden del da, el propsito de esta reunin es... "El Presidente declara el propsito de la reunin. El siguiente punto es la aprobacin de la orden del da. Hay una mocin para aprobar el orden del da distribuido? Presidente, mociono para aprobar el orden del da distribuido. Secundo la mocin. Existen objeciones o enmiendas al orden del da?" En este punto los miembros pueden agregar elementos al orden del da y cada asunto propuesto debe ser aprobado por la mayora. Supongo que todos estn listos para votar, todos aquellos a favor de la aprobacin del orden del da distribuido (o modificado), levanten la mano. Gracias, el orden del da est aprobado como distribuido (o modificado)

Presidente: Asesor Legal: Presidente: Presidente: Presidente: Presidente: Miembro I: Miembro II: Presidente: President: Presidente:

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INFORMES Presidente: Miembro: El asunto que debemos considerar a continuacin es el informe del (cargo) relativo a (cuestin), que estar a cargo de (nombre). La persona que rinde el informe lo lee en su totalidad o simplemente se limita a indicar los puntos ms importantes. Concluye con una mocin en que solicita que se tomen las medidas que exige el informe. Algunos ejemplos: Presidente, propongo que se acepte y se archive este informe. El grupo no necesita hacer nada ms que acusar recibo del informe. Presidente, propongo que se acepte este informe y que la organizacin (se describe a continuacin lo que se le solicita al grupo). Presidente, presidente, propongo que se apruebe este informe y que se le autorice al comit a destinar (suma de dinero) para el proyecto. Presidente, propongo que se acepte este informe y que se le autorice al comit a continuar el estudio de esta cuestin. Presidente, propongo que se acepte este informe definitivo y que se les releve de sus funciones a los miembros del comit con el agradecimiento de la organizacin. MOCIONES La mocin puede ser el resultado de un informe o puede presentarse como parte de los nuevos asuntos, los asuntos pendientes, etc. Presidente: Miembro: (nombre de la persona) tiene la palabra. Presidente, propongo... (Descrbase lo que se desea que haga la asociacin). Por ejemplo: Propongo que se asignen 300 dlares para el pago de la cuota de ingreso en el Senado de la JCI del nuevo presidente. Se ha propuesto que... (Repite la mocin). Hay alguien que secunde esta mocin? Secundo la mocin. Se ha propuesto y secundado que... (Repite la mocin). Desea alguien exponer sus puntos de vista al respecto? En caso de que no se secunde la mocin, el presidente deber decir: No podemos discutir la mocin porque no hay quien la secunde. Pasemos al prximo asunto. ENMIENDAS Las enmiendas no son siempre necesarias, pero si un miembro desea modificar la mocin sin alterar substancialmente su espritu original, tiene el derecho de proponer una enmienda. Las enmiendas pueden proponerse en cualquier momento del debate. Miembro: Ejemplo: (Despus de habrsele concedido la palabra.) Seor presidente, propongo que se enmiende la mocin principal... (indicar los cambios que se desean hacer en el texto de la mocin original). Por ejemplo: Propongo que se substituya la palabra nuevo con la palabra saliente al referirse al preProcedimientos Parlamentarios 7

Presidente: Miembro: Presidente:

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sidente del captulo que se honrar con una Senadura de la JCI. Presidente: Miembro: Presidente: Se ha propuesto que... (Repite la enmienda). Hay alguien que secunde esta enmienda? Secundo la enmienda. Se ha propuesto y secundado que enmendemos la mocin principal de manera que rece... (repite la mocin). Desea alguien exponer sus puntos de vista con respecto a la enmienda? De no haber quien secunde la enmienda, el presidente deber decir: Presidente: No podemos discutir la enmienda porque no hay quien la secunde. Desea alguien exponer su opinin sobre la mocin principal? Al discutir la enmienda, la persona que propuso la mocin original tendr derecho a hablar primero. El presidente deber limitar el debate estrictamente a la cuestin de si se acepta o se rechaza la enmienda; el contenido de la mocin original no es tema de debate en ese momento. A su vez, la enmienda puede enmendarse, y tambin se pueden proponer ms enmiendas; pero en ningn momento habr de debatirse ms de un solo asunto, sea la mocin principal, la enmienda o la enmienda a la enmienda. VOTACIN Una vez concluido el debate se debe votar. En primer lugar se votar sobre la enmienda a la enmienda; a continuacin se votar sobre la enmienda (ya sea enmendada o en su forma original, de acuerdo con el resultado de la votacin anterior), y por ltimo se votar sobre la mocin principal (ya sea enmendada o en su forma original, dependiendo del resultado de las votaciones anteriores). Presidente: Procederemos ahora a votar sobre la mocin de que... (Repite la enmienda. El presidente deber explicar el efecto que tendr en la mocin principal la adopcin o el rechazo de la enmienda, advirtiendo a los miembros las consecuencias de un voto afirmativo o negativo. Todos los que estn en favor de la enmienda, tengan la bondad de ponerse de pie (o decir s). Todos los que estn en contra de la enmienda, por favor pnganse de pie (o digan no). Siempre se deben llamar votos en este orden: primero los a favor, despus los contra y las abstenciones. Abstenciones no cuentan como votos. Por ejemplo, si hay 20 miembros en la reunin y 6 votan a favor y 5 en contra y 9 se abstienen en la votacin, la mocin es aprobada porque ms personas votaron a favor. Se aprueba (o se rechaza) la enmienda por una votacin de _____ contra _____ (si se cuentan los votos). La mocin que consideraremos ahora es... (Repite la mocin tal como fue enmendada, en caso de que se hubiese aprobado la enmienda). Hay alguien que desee exponer sus puntos de vista al respecto? La mocin principal puede debatirse despus de haberse votado sobre las enmiendas. Una vez concluido el debate, el presidente deber decir: No habiendo otro asunto que considerar, procederemos a votar sobre la mocin principal de que . . . (repite la mocin principal con las enmiendas aprobadas, y explica brevemente las consecuencias de una votacin afirmativa o negativa.). 8 Procedimientos Parlamentarios

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Todos los que estn en favor de la mocin, srvanse ponerse de pie (o decir s). Todos los que estn en contra de la mocin, tengan la bondad de ponerse de pie (o decir no). Presidente: Se aprueba (o rechaza) la mocin principal por una votacin de _____ contra _____ (si se cuentan los votos).

APROBACIN DE ACTAS Con la tecnologa de hoy, las actas pueden ser realizadas durante la reunin y distribuidas electrnicamente o ledas al final y entonces modificadas, discutidas, votadas y aprobadas. Presidente: Secretario: Presidente: Despus de terminar todos los temas del orden del da, antes de cerrar la reunin vamos a votar sobre las actas. Secretario, por favor circule (o lea) las actas. Lee las actas o presenta una mocin para prescindir de la lectura si todos recibieron copias electrnicas. Hay correcciones u objeciones a las actas como ledas (o distribuidas)? Si el Presidente siente que todo el mundo est de acuerdo con las actas, una mocin formal, segundada y votada para aprobar las actas, seguidas por las enmiendas para corregir, puede tambin utilizarse como procedimiento adecuado, aunque generalmente no es necesario. Si hay objeciones, a veces todos los presentes estarn de acuerdo a cambiar sin una mocin formal. De lo contrario, se requiere una mocin formal y una votacin para corregir. Presidente: Despus que se han decidido todas las correcciones por mocin o sin mocin: "Si no hay (ms) objeciones, las actas son aprobadas como ledas (o distribuidas). Gracias! La prxima reunin se celebrar aqu en dos semanas a la misma hora. Hay cualquier otro anuncio? Si no es as, solicito una mocin para cerrar la reunin. Mocionado por (nombre de la persona) y secundado por (nombre de la persona). Todos en favor de cerrar la reunin, por favor digan cerrar. Gracias, la reunin est cerrada.

Presidente: Presidente:

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Ejemplo de Orden del Da JCI Ciudad Reunin Plenaria
Propsito de la reunin: 1. 20:00 Ejercicios de apertura a. Llamada al orden b. Credo de la JCI, Misin y Visin c. Pase de lista d. Disculpas e. Palabras de apertura del presidente f. Propsito de la reunin Certificacin del qurum Adopcin del orden del da Informes de los miembros de la Junta en asuntos importantes Informes de Comits (discusin y votacin de informes de proyectos) Asuntos pendientes (Dejados sobre la mesa en reuniones anteriores) a. b. Asuntos nuevos (Mociones) a. b. Orador invitado o funcin especial (de haberlo, si no hay discusiones e informes de proyectos) Adopcin de las actas Avisos y agradecimiento Clausura.

2. 20:05 3. 20:06 4. 20:10 5. 20:15 6. 20:30

7. 20:35

8. 20:35 9. 21:15 10. 21:25 11. 21:30

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Cuadro de Mociones Parlamentarias
MOCIONES PRIVILEGIADAS 1. Fijar la hora de la prxima reunin 2. Levantar la sesin 3. Receso 4. Cuestin de privilegio 5. Cuestin de informacin MOCIONES SUBSIDIARIAS 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Dejar sobre la mesa Cuestin previa Limitar la discusin Aplazar definidamente Remitir a un comit Enmendar Aplazar indefinidamente MOCIONES PRINCIPALES 13. Mocin principal para asuntos generales 14. Levantar de la mesa 15. Reconsiderar 16. Rescindir 17. Presentar asuntos especiales MOCIONES INCIDENTALES Debe ser secundada S S S No No Debe ser secundada S S S S S S S Debe ser secundada S S S S No Debe ser secundada Puede ser enmendada S No S No No Puede ser enmendada No No S S S S No Puede ser enmendada S No No S No Puede ser enmendada Puede ser debatida No No No No No Puede ser debatida No No No S S (1) S Puede ser debatida S No (2) S No Puede ser debatida Requiere votacin Mayora Mayora Mayora Presidente No Requiere votacin Mayora 2/3 2/3 Mayora Mayora Mayora Mayora Requiere votacin Mayora Mayora Mayora Mayora 2/3 Requiere votacin 2/3 Mayora 2/3 Presidente Presidente o Mayora Puede ser reconsiderada No S S No S Puede ser reconsiderada No No No S No Puede ser reconsiderada No S S S S S S Puede ser reconsiderada S No No S Se puede interrumpir el orador No No No S S Se puede interrumpir el orador No No No No No No No Se puede interrumpir el orador No No S No S Se puede interrumpir el orador No No S S S S Mayora S

18. Suspender el S No No reglamento 19. Retirar la mocin No No No 20. Objetar a la No No No consideracin 21. Cuestin de orden No No No 22. Apelacin de una S No Yes decisin presidencial 23. Divisin (verificacin de No No No la votacin a viva voz) 24. Pase de lista S No No (1) nicamente si la mocin que se quiere enmendar es debatible. (2) nicamente si la mocin que se quiere reconsiderar es debatible.

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