Administracin de los Recursos y Funcin Informtica Garca Cambrn

Mtra. Fabiola

UNIDAD 1 La Informtica y la Organizacin

Competencia especfica a desarrollar: Identificar la importancia de la funcin informtica y las TI actuales como ventaja competitiva en las organizaciones.

Cuando se habla de la funcin informtica se definen temas como son nuevas aplicaciones tecnolgicas, nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar informacin consistente y la base que lo hace posible es la informacin. untos que se deben considerar en el significado que tiene la informacin dentro de la funcin informtica !." #a informacin debe ser almacenada y procesada por computadora $." %ebe ser confidencial para algunas personas &." uede ser mal utilizada o divulgada '." uede ser saboteada o verse afectada por fraude #a administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir, controlar, el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz. (unciones de la administracin) lanear. Consiste bsicamente en elegir, fijar las misiones y los objetivos de la organizacin. %espu*s, determinar las pol+ticas, proyectos, programas, procedimientos, m*todos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros. ,n pocas palabras, es decidir con anticipacin lo que se quiere lograr en el futuro y como se va a lograr. -rganizar. Consiste en determinar que tareas hay que hacer, quien las hace, como se agrupan, quien rinde cuantas a quien y donde se toman las decisiones. %irigir. ,s el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin. Controlar. Consiste en medir y corregir el desempe/o individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempe/o con base en metas y planes, la deteccin de desviaciones respecto de las normas y la contribucin a la correccin de estas. 0ctividad !." ,laborar un mapa mental que defina que es la administracin y sus funciones.

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Importancia de la !ncin Informtica 0ctualmente en todas las empresas ya sea, micro, mediana, grande o transnacional, incluyen el uso de tecnolog+as de informacin en sus procesos de administracin, produccin, manejo de recursos humanos, capacitacin, desarrollo de sistemas, etc. 0 tal grado que si se suspende la funcin informtica se paralizan automticamente las dems funciones de la empresa, e incluso puede afectar a otras empresas asociadas a esta. oco a poco se ha escapado de las manos el control del rea de informtica implicando un gran problema al que debemos enfrentarnos a diario, ya que se est perdiendo la capacidad t*cnica y las consecuencias toman niveles de deterioro informtico peligroso, espectacularmente costoso para las empresas, pudiendo concluir que el rea de informtica no est administrada ni lo ha estado jams por los gerentes, directivos o responsables de tal rea. Importancia de la administracin de la f!ncin Informtica ,s muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el rea de informtica de cualquier organizacin, en administracin e1iste el concepto de la delegacin de responsabilidades, es decir el administrador no puede, ni debe hacer todo por s+ mismo, el debe designar a cada persona cual es su funcin y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera. ,n el rea de informtica tambi*n se aplica este concepto ya que es importante que el #ic. ,n informtica que generalmente funge como administrador de la funcin informtica de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnolog+a, y entender que no se debe delegar la propia tecnolog+a 2es decir, no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas o lenguajes que quiera en sus C3 sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad del administrador %e la funcin informtica el uso de la tecnolog+a pero si el desempe/o y funcionalidad de la misma. or lo que la nueva teor+a sobre la 0dministracin de la (uncin Informtica 2,l factor 0(I3, tiene como requisito indispensable la descentralizacin del rea de Informtica, aun en contra de muchas personas dentro de la empresa que estarn reacios a aceptar su validez y su puesta en marcha. La !ncin Informtica y s! relacin con el ciclo competiti"o de las organizaciones# Cualquier empresa, en alg4n momento, se encuentra inmersa en cierta fase de lo que se ha llamado ciclo de crecimiento competitivo, dentro del cual la informtica juega un papel protagnico y definitivo. %ependiendo de la fase por la cual la empresa este pasando, la informtica se puede aprovechar de manera preponderante, siempre y cuando se est* preparado para hacerlo. ,n este punto radica una gran deficiencia del rea de informtica, pues al encontrarse aislada y ajena a los objetivos de negocio de la empresa, generalmente no puede actuar de manera oportuna ni efectiva, y aunque apoya, en esencia esto no es solo lo que se quiere de ella. ,l rea de informtica debe estar activa durante todo ese ciclo, no solo cuando su apoyo sea urgente para resolver alg4n problema. 5ientras la estructura organizacional interna del rea de informtica se encuentre centralizada, vista como un simple apoyo 2aunque ahora se acepte como un apoyo fundamental3 y no diseminada en toda la organizacin de manera descentralizada, contempla como una funcin vital, esta deficiencia permanecer irremediablemente de manera indefinida.

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%e pronto surge el T#C y se aprueba, con esto se inicia la apertura comercial y las empresas del pa+s forman alianzas para competir y se preparan los planes de modernizacin, se anuncia la automatizacin la cual ser indispensable, vi*ndose a la informtica como una estrategia de competencia, se invierten fabulosas cantidades de dinero en redes y campa/as de publicidad, pero6 7e podr apoyar firmemente la modernizacin de las empresas con la estructura y funcionamiento tradicional del rea de informtica8 Como enfrentar proyectos prcticamente sin armas8 9o es posible que sabiendo de las atrocidades que cometimos en el pasado, se empiece un nuevo ciclo, caminando por el mismo sendero. 0ctividad $) %a respuesta a las siguientes preguntas Como podr+a una empresa tradicional participar en el T#C con respecto a la informtica8 Como podemos enfrentar los proyectos respecto al T#C sin armas8 $endencias de las tecnologas de la Informacin ,n una organizacin, un sistema de informacin est formado por los datos, hard:are, soft:are, telecomunicaciones, personas y procedimientos. #os sistema de informacin se han vuelto sinnimo de 7istema de informacin basados en computadoras. ;arias tendencias han vuelto muy importante la utilizacin de sistemas de informacin 27I3 en los negocios) #a potencia de las computadoras han aumentado enormemente al mismo tiempo que sus precios han disminuido. <a aumentado la diversidad y sencillez de los programas para computadoras. #a rapidez y confiabilidad de las l+neas de comunicacin y el acceso a internet y la :eb se han facilitado y difundido. ,l rpido crecimiento de internet ha abierto oportunidades y estimulado la competencia en los mercados globales. =na proporcin cada vez mayor de la fuerza de trabajo mundial sabe usar la computadora

,s importante comprender los sistemas de informacin para entender cualquier otra rea funcional en la empresa, que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de informacin logren sus objetivos. 5uchas veces las organizaciones han entrado en la etapa de cambio hac+a la era de la informacin sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir. $endencias de %ard&are' (oft&are' Datos y com!nicaciones# %ebido a que el avance tecnolgico del hard:are, del soft:are y de las comunicaciones sigue siendo vertiginoso, resulta que cuando apenas nos encontramos asimilando una etapa, esta se vuelve obsoleta y por eso no terminamos de empezar a utilizar una cosa cuando ya tenemos que iniciar el aprendizaje y el intento de utilizar una nueva.

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#o mas costoso de nuestro atraso acad*mico y cultural sobre esta tecnolog+a se da en este tremendo despilfarro computacional en el que nos hemos hundido y del cual no queremos salir.

La calidad total en la administracin de tecnologas de la informacin 7i bien dise/ar movimientos estrat*gicos es principalmente responsabilidad de los administradores, no olvidemos las palabras de 9apoleon) >cada soldado lleva una casaca de mariscal en la alforja?, o mejor dicho, cada empleado puede convertirse en director. ,n consecuencia es responsabilidad de cada profesional pensar estrat*gicamente para su organizacin, de hecho los empleados de niveles bajos han propuesto algunas de las ideas estrat*gicas ms brillantes. ,n el mercado actual muy competitivo, una estrategia puede determinar el ascenso o la ca+da de una organizacin. Cada vez ms movimientos estrat*gicos son posibles solo con la ayuda de los 7I o tienen un sistema de informacin en el centro de su estrategia. es decir la tecnolog+a proporciona el producto, el servicio o el m*todo que consigue la ventaja estrat*gica de la organizacin. ,l potencial de nuevos modelos empresariales en la :eb todav+a es grande, por lo tanto, los profesionales deben comprender como utilizar la tecnolog+a en los movimientos estrat*gicos. #a comprensin de cmo se consiguen y se implementan los sistemas de informacin estrat*gica puede ayudarle a sugerir buenas ideas para tales sistemas en su organizacin y facilitar su promocin en la escalera organizacional. )eingeniera de la administracin de tecnologas de la informacin ,n ocasiones para implementar un sistema de informacin y obtener una ventaja competitiva, las organizaciones deben plantear todo su modo de operar. %urante una lluvia de ideas para la planeacin estrat*gica, la administracin debe preguntar) >si estableci*ramos esta unidad de negocios otra vez, desde cero, cuales procesos implementar+amos y como8?. #a respuesta suele conducir a la decisin de eliminar un conjunto de operaciones y desarrollar otras desde lo bsico. ,stos cambios se denominan @eingenier+a. #a reingenier+a implica adoptar nueva maquinaria y eliminar niveles de administracin. 0 menudo, la tecnolog+a de la informacin desempe/a una funcin importante en este proceso. #a meta de la reingenier+a no es obtener peque/os ahorros en los costos, sino realizar grandes avances en la eficiencia) de !AAB e incluso de !AAAB. Con ese grado de mejoramiento, una empresa suele tener una ventaja competitiva. ,s curiosos que una compa/+a que efect4a una reingenier+a e implementa un nuevo 7I no siempre sabe si el 7I tuvo *1ito. ,l proceso de reingenier+a hace imposible determinar cunto contribuyo cada cambio a la mejor posicin de la organizacin. #a implementacin de un 7I requiere que una empresa reorganice los procesos 2se someta a un cambio organizacional3 para obtener una ventaja. N!e"as responsa*ilidades del directi"o informtico ,l objetivo de un 0nlisis y %escripcin de uestos de Trabajo 20% 3 es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con *1ito. 7u importancia es tal, que deber+a considerarse como un m*todo fundamental y bsico para cualquier organizacin, sin embargo se considera como un procedimiento >no importante?, o al menos >no tan necesario?, como otras herramientas utilizadas.

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#as empresas estn preocupadas por cuestiones tales como) pol+ticas de seleccin, promocin, retribucin, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos) ,l 0nlisis y %escripcin de uestos de Trabajo 20% 3 or lo anterior es necesario definir las responsabilidades, para el directivo de la organizacin) !. 0dministrar y supervisar la planta t*cnica y administrativa asignada. $. -rganizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta t*cnica y administrativa asignada, manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organizacin, y en especial las funciones, responsabilidades y actividades de los 7ecretarios T*cnicos que lo asistan. &. @ealizar toda incorporacin yCo desarrollo de nuevas tecnolog+as, ya sea que se adquieran a terceros yCo se desarrollen en la organizacin, en forma coordinada con los futuros usuarios y receptores de las mismas y con los responsables de las distintas reas a las que estos pertenezcan, involucrando a estos 4ltimos en forma previa a cualquier incorporacin yCo desarrollo, para asegurar una correcta y completa evaluacin de los objetivos que se persiguen, de las necesidades a las que se atendern y del impacto que tendr la incorporacin de la nueva tecnolog+a yCo desarrollo. '. @esguardar y aumentar el capital estructural que la organizacin adquiera a trav*s del desarrollo de las actividades del %epartamento, manteniendo a tal fin debida documentacin referida a las tecnolog+as y recursos e1istentes y a las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por desarrollos propios. D. 0dministrar, guardar y preservar las herramientas, hard:are y soft:are instalados en las dependencias en las que funcione el %epartamento y espacios f+sicos para alojar equipamiento informtico y de comunicaciones que se ponga a disposicin para uso de los usuarios. E. @ealizar una memoria informativa anual de las actividades del %epartamento, adems de los informes peridicos que se considere necesario formular o que le sean solicitados. F. Convocar peridicamente las reuniones del %epartamento y documentar lo tratado en las mismas

U*icacin de las diferentes estr!ct!ras organizacionales #as organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y consciente, que a su vez estn sujetas a una serie de restricciones y determinados recursos. #a determinacin de objetivos permite a la organizacin contar con una gu+a en su accionar. Toda organizacin durante su e1istencia realiza un proceso c+clico 2por per+odos3 de formulacin de objetivos. revio a esto, en el nivel superior se define la misin de la organizacin, cuyo concepto posee mayor relevancia y en el tiempo mayor duracin que el de objetivos. #a misin de una organizacin consiste en la e1presin de su razn de e1istir. osee caracter+sticas que superan el espacio temporal y espacial de la organizacin, con lo cual, queremos decir que se ubica delante de cualquier objetivo particular. ,n definitiva, la misin es la definicin precisa de la actividad central de la organizacin y gu+a el destino de la misma. Organizacin +mprendedores

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7on instituciones con estructuras muy sencillas. ,mpresa joven y peque/a en un medio ambiente de cambio rpido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. #os sistemas de informacin estn pobremente planeados. #a idea predominante es la direccin. #as actividades giran en torno del director general, quien ejerce el control personalmente, por ello la coordinacin la lleva a la cumbre estrat*gica mediante supervisin directa, m+nimo de personal, m+nima l+nea media y escaso staff de apoyo. 0ctividad & ) <acer una distincin entre los empresarios y emprendedores dando ejemplos de cada uno de ellos. Organizacin ,-!ina *!rocrtica ,1isten en nuestra sociedad, unas estructuras que se comportan como >mquinas afinadas?, preparadas para repetir procesos espec+ficos. 7on las llamadas burocracias mecnicas o >mquinas burocrticas?. ,ntre otras, podemos mencionar) (bricas de productos de consumo masivo. -rganizaciones de la administracin p4blica. -rganizaciones de recaudacin de ingresos p4blicos. -rganismos de control. -rganismos de seguridad. Compa/+as a*reas. y Gancos. #a mquina burocrtica es una organizacin cuyo comportamiento es predeterminado o predecible, es decir, estandarizado. en particular, estandariza los procesos de trabajo. #os trabajos son rutinarios y repetitivos. 7e enfatiza la divisin del trabajo, o especializacin tanto horizontal 2cantidad de tareas3 como vertical 2si el control est en manos de quien realiza la tarea operativa3. @equiere que los empleados tengan comportamientos altamente formalizados, con trabajos muy estandarizados. 7in libertad para elegir qu* hacer, cmo hacerlo y cundo hacerlo. #a mquina burocrtica funciona de acuerdo a los principios clsicos de gestin) 0utoridad formal. #a autoridad circula en sentido descendente y e1iste el respeto al principio de unidad de mando. Clara distincin entre l+nea y staff. -bsesin por el control. #a administracin se preocupa por el cumplimiento de reglas y procedimientos que deben seguir los empleados, quienes tienen escasa autonom+a en la ejecucin de sus tareas. Organizacin *!rocracia Di"isionalizada #a idea central es la concentracin. #a coordinacin se lleva a cabo mediante la estandarizacin de productos de distintas unidades de produccin. #a l+nea media de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonom+a. #as divisiones dirigen en forma autnoma los negocios. ,s la forma t+pica que adoptan las organizaciones grandes y maduras, especialmente grandes corporaciones. 0unque en forma creciente, en esferas p4blicas y universidades. Organizacin *!rocracia profesional #a idea central es la capacitacin. #as actividades giran en torno de un conjunto de unidades >semiautnomas? dentro de las cuales los profesionales individuales trabajan en forma autnoma, sometidos a los controles de la profesin. Coordinacin a trav*s del conocimiento de los mismos

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profesionales. or ello, la necesidad de que *stos est*n altamente entrenados en el n4cleo operativo y con considerable personal de apoyo. Organizacin ad.ocracia #a idea central es el aprendizaje. -rganizaciones ms complejas, en que se requiere la combinacin de trabajos a trav*s de equipos interdisciplinarios y coordinados mediante el compromiso com4n en

proyectos innovadores. Tienden a desaparecer la l+nea y el personal de apoyo 2staff3. #a direccin ms bien moldea que dirige. 0ctividad ' . ,laborar un mapa mi1to que describa las diferentes estructuras organizacionales. Cuestionario) !." 7ignificado que tiene la informacin dentro de la funcin informtica $." Cuales son las funciones de la administracin &." Hue pasa cuando se sale de control del rea de informtica '." Cual es el requisito del factor 0(I D." or que es muy importante la utilizacin de los 7I en los negocios E." Cual es la meta de la reingenier+a de la administracin F." %escribe brevemente los siguientes conceptos) organizacin, objetivos, misin I." #ista las estructuras organizacionales y e1pl+calas brevemente con tus propias palabras