Gua para el desarrollo de reuniones Porqu est usted aqu?

Cul es su funcin? Cuando puedo ayudar? Cmo puede colaborar?

Porqu Porqu est usted aqu?

Asiste a esta reunin porque tiene una preocupaci preocupaci n y quiere hacer algo, y sabe que no es el nico preocupado preocupado

Entonces Vamos a empezar Organizndonos para una accin efectiva

FUNCIN
1.

2.

3.

Definir el propsito para el grupo (compartir un sentido comn) Comunicar el propsito a todas las personas Dar seguimiento al trabajo de grupo

4. Dirigir el esfuerzo hacia un fin. 5. Sugerir metas, objetivos y estratgias. 6. Promover la unin entre los miembros del grupo. 7. Facilitar la toma de decisiones.

Ya sabemos

Porqu estamos aqu .. y ahora, cmo vamos a hacer el trabajo?

UN PLAN DE ACCIN
La planificacin es funcin vital para alcanzar el xito.

UN PROYECTO
Es un esfuerzo que se realiza para alcanzar una meta. Es el resultado de un objetivo bien definido o de servicios provistos que proveen beneficios al pblico.

MetasMetas - Qu queremos alcanzar o lograr? ObjetivosObjetivos - Actividades a desarrollar para alcanzar las metas

SABER HACIA DONDE VAMOS..

Cmo llegamos all?

Trabajando como un equipo Es importante la comunicacin fectiva entre los miembros del grupo

Una reunin debe:

1. 2. 3. 4. 5.

Empezar a tiempo Tener una agenda Ser articulada Promover la participacin Mantenerse de forma dinmica

Disee una agenda

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Empiece a tiempo Prepare una introduccin o bienvenida Comparta la agenda Asuntos importantes se atienden primero Asuntos relacionados se agrupan Impartir responsabilidades Decidir la accin requerida Establecer la prxima agenda Finalizar a tiempo

Ejemplo de una agenda para reuniones

Bienvenida o saludo (presentacin de invitados) Reflexin Verificacin del qurum Lectura minuta anterior Presentacin educativa Informes de trabajo o progreso Asuntos pendientes Asuntos nuevos Fecha prxima reunin

Sabes cundo y cmo usar los procedimientos parlamentarios?

Si usted preside la reunin, una de sus mejores herramientas puede ser un manual.. Pero.. Mientras tanto

Reglas y Principios
(Las 5 reglas bsicas de un procedimiento parlamentario)
1. 2.

3.

Solo un tema puede ser considerado a la vez. Cada mocin presentada permite el desarrollo de un debate de forma libre y con amplia participacin de los miembros del grupo. La voluntad de la mayora debe ser llevada a cabo; pero el derecho de la minora debe ser protegido.

Reglas y Principios
(Las 5 reglas bsicas de un procedimiento parlamentario)

Cada miembro tiene los mismos derechos que los dems. La discusin de temas debe seguir las buenas reglas de cortesa.

Muy bien! Vamos en camino hacia nuestra reunin Quin estar a cargo?

TU ests a cargo
Acta como si fuera cierto.
Pero recuerda Dictador vs. Facilitador O Poder vs. Apoderamiento

El facilitar puede:
Ensear a las personas a pensar nuevas formas sobre compartir informacin y recursos. Establecer sesiones que permitan el intercambio de ideas sin preocuparse por la metodologa. Ayuda a unir varios componentescomponentes-preguntaspreguntaspreocupaciones surgidas en la discusin.

El facilitar puede:
Asegurar que cada uno est consciente de la desicin alcanzada. Involucra a las persona ms calladas para no permitir que nadie domine. Mantiene la reunin y la discusin enfocada en los objetivos, esto le ayuda a alcanzar un consenso.

Vamos a identificar algunas destrezas de los facilitadores

Reglas sencillas para mantenerse a salvo

Haga preguntas a todos. De tiempo para pensar, etc. Busque las seales no verbales. Reconozca Repita Explore (Cuidadosamente) No ponga a las personas a la defensiva Evite SI/NO o preguntas influenciadas

Principios ticos bsicos

Dale a cada persona lo que le corresponde Distribuye los beneficios con justicia e igualdad Trata a todas las personas por igual Haz cosas buenas, da el ejemplo Trata a los dems personas de la misma manera en que te gustara que te trataran a t

Lenguaje corporal

Mucha de la comunicacin en un grupo es no verbal.

Contacto visual 9% Sentimientos 9%

Lenguaje corporal 13% Verbal 38%

Postura 13% Gestos 9% Tono de voz 9%

Piensa en tu lenguaje corporal y en el lenguaje corporal del grupo

Envias mensajes mezclados o confusos? El lenguaje corporal, ayuda a llamar la atencin o causa distraccin?

Tipos de miembros del grupo

Estas siempre trabajando con personas que estn de acuerdo con tus ideas?.. NO. Las personas son diferentes, tienen sus propias formas de pensar y a veces son complicadas De seguro has conocido a? Un vagoneta Un aguajero Un prepotente

Inerte

Y luego estn, los de tras bastidores

Formando Agitando Nominando Actuando

Y porque tu entiendes todo esto, significa que las cosas irn sin problemas?

Conflicto
Se define como cualquier situacin en la cual las metas, mtodos, valores, necesidades o datos estn o se perciben en oposicin oposicin. .

Esto es un comportamiento normal y natural de cualquier grupo.

El conflicto surge de:

1. 2. 3.

4.

Limitacin de recursos Diferencias en valores Amenazas percibidas de autonoma o de derecho Diferencias en las formas de lograr las metas

Sntomas
Ideas atacadas Toma de posiciones de los miembros Comentarios hechos con coraje Miembros discuten en un punto en vez de buscar algo en comn Impaciencia con los dems Lenguaje corporal y tono de voz

Destrezas para el manejo de conflictos

1. 2. 3.

4.

Determinar el tipo de conflicto Confrontar la situacin de conflicto Poner atencin a los puntos de vista de otros Usar el proceso para resolver problemas

Recuerda que Hacer la diferencia toma tiempo!

Preparado por,
Carmen Gonzlez Toro Especialista en Ambiente Servicio de Extensin Agrcola PO Box 9031 Mayagez, PR 0068100681-9031 Tel. 787/832-4040 X 2043 gonzalezc@uprm.edu http://academic.uprm.edu/gonzalezc