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Tabla de Contenido
REPASO DE FORMULAS Y FUNCIONES............................................................................................ 3 ANIDAMIENTO DE FUNCIONES .................................................................................................................... 17 CASO PRCTICO ......................................................................................................................................... 17 FRMULAS AVANZADAS ................................................................................................................... 19 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS ...................................................................................... 19 FUNCIONES LGICAS .................................................................................................................................. 20 FUNCIONES DE FECHA Y HORA ................................................................................................................... 20 FUNCIONES ESTADSTICAS ......................................................................................................................... 23 FUNCIONES DE TEXTO ................................................................................................................................. 24 FUNCIONES DE BSQUEDA ......................................................................................................................... 27 BASE DE DATOS .................................................................................................................................. 31 FORMULARIOS ............................................................................................................................................. 31 ORDENAR UNA TABLA DE DATOS ............................................................................................................... 36 AUTOFILTRO ................................................................................................................................................ 37 FILTROS AVANZADOS .................................................................................................................................. 39 SUBTOTALES ............................................................................................................................................... 39 TABLA DINMICA ................................................................................................................................ 43 CREAR PARTIENDO DE DATOS INTERNOS ................................................................................................. 43 ASISTENTE PARA TABLAS DINMICAS ........................................................................................................ 44 DISEO, AGREGAR CAMPOS ....................................................................................................................... 45 MODIFICAR UNA TABLA DINMICA ............................................................................................................. 46 GRFICOS CON TABLAS DINMICAS ........................................................................................................... 48 ELIMINAR UNA TABLA DINMICA. ................................................................................................................ 49 DATOS EXTERNOS Y AUTOMATIZACIN ....................................................................................... 52 IMPORTAR DATOS ........................................................................................................................................ 52 CONSULTA DE UNA BASE DE DATOS.............................................................. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. CONSULTA WEB .......................................................................................................................................... 54 VALIDACIN DE DATOS ............................................................................................................................... 55 PROTEGER HOJA ......................................................................................................................................... 58 PLANTILLAS Y FORMULARIOS ..................................................................................................................... 60 COMO GUARDAR UNA PLANTILLA ............................................................................................................... 61 VINCULO O ENLACES. HIPERVNCULOS ...................................................................................................... 61
Captulo 1
Frmulas y Funciones Bsicas (Repaso)
En esta sesin trataremos: Repaso de Formulas y funciones Anidamiento de funciones Casos prcticos
2. Mas Filas y Columnas y otros lmites nuevos Cada hoja de clculo tiene ahora 1048,576 filas y 16,384 columnas (XFD). Un nmero ilimitado de tipos de formatos y de referencia de celdas. Clculos ms rpidos en hojas grandes que tengan muchas frmulas. 3. Fcil escritura de Frmulas, usando la funcin autocompletar, las referencias a rangos con nombres, y ms fcil acceso a las funciones
Tipos de datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos , nmeros, fechas, horas o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern: VALORES CONSTANTES 1. TEXTO Digitar el texto deseado, presionamos Enter o flechas de direccin para ingresar el dato en la celda. La barra de frmulas mostrar el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta y se tendr que aumentar el ancho de la columna para visualizar el dato completo. 2. NMEROS
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Esta ventana nos mostrar el resultado de la frmula. 2. Despus, se debe escribir el contenido de la frmula, es decir, sus referencias y operaciones. Se puede escribir directamente la celda, pero con la ayuda del Mouse se le puede dar un clic a la celda deseada. La celda escogida tendr una lnea punteada, si hubo un error y esa no era la celda, tan slo d un clic en la celda deseada.
3. Despus de que la celda ya est escrita, se escribe el operador, que en este caso es *, y se repite el paso 2 para la siguiente celda. 4. La frmula ya est lista, slo falta aceptarla. Se puede aceptar con la tecla <Enter>, con el botn de la barra de frmulas.
En la celda aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula. Sin embargo, sabemos que es una frmula porque en la barra de frmulas sigue apareciendo la frmula tal y como se escribi. Esa frmula que se escribi en el rengln 2, tambin puede servir para los siguientes renglones sin necesidad de volverla a escribir en cada rengln. Tan slo tiene que copiarse hacia abajo con cualquiera de los mtodos conocidos pero el ms rpido y sencillo es con el apuntador del Mouse, y copiando rpidamente el contenido hacia abajo.
Al copiar una frmula automticamente van a cambiar los renglones si se copia hacia arriba o hacia abajo y sus columnas, si se copia hacia la izquierda o derecha.
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De esta forma, se realiz la operacin deseada rpidamente y adems se tienen otras ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO UNITARIO o CANTIDAD, automticamente la operacin de la frmula se actualiza.
La otra ventaja, es que las celdas que contienen frmulas pueden ser usadas como referencias para ms operaciones en frmulas de otras celdas. Por ejemplo, si agregramos una columna ms de DESCUENTO, tendramos lo siguiente:
Se pueden hacer cuantas combinaciones se deseen simplemente introduciendo la frmula adecuada. Autocorreccin de frmulas En ocasiones escribimos frmulas con errores. Microsoft Office Excel 2010, cuenta con una herramienta que ayuda a corregir los errores ms comunes al escribir una frmula. Por ejemplo, si escribimos la siguiente frmula =E3+E3*F3+,
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Realizar operaciones aritmticas tomando en cuenta las prioridades de los operadores. Prioridades de los operadores Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que sern realizadas es: 1) 2) 3) 4) Las Expresiones en parntesis Las Potencias Multiplicaciones y Divisiones Sumas y restas
Segn el orden, las operaciones se van a agrupar con los parntesis para obtener el resultado deseado. Operadores Los Operadores son utilizados en la creacin de frmulas. Existen cuatro tipos de operadores: Aritmticos: Este tipo de operadores sirven para realizar operaciones matemticas elementales, como son:
Operador
+ * / % ^
Por ejemplo, la frmula =5^2*10% dar como resultado 2.5 (indica que el nmero 5 se eleva al cuadrado y el resultado se multiplica por 0.10). De texto: Los operadores de este tipo sirven para unir cadenas de texto, creando un solo valor de texto.
Operador & Significado Une texto de celdas distintas Ejemplo A20= =D20& &E20 Resultado Excel Intermedio
De Comparacin: Este tipo de operadores sirven para comparar dos valores, devolviendo un resultado de tipo lgico, como VERDADERO si se cumple la comparacin y FALSO si no se cumple la comparacin). Por ejemplo, si A1 contiene el valor 7 y B1 el valor 5, entonces:
Operador = > < >= <= <> Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo =A1=B1 =A1>B1 =A1<B1 =A1>=B1 =A1<=B1 =A1<>B1 Resultado Falso Verdadero Falso Verdadero Falso Verdadero
De referencia: No provocan cambio en los resultados de la celda, sino que controlan la forma en que se agrupan las celdas para calcular una frmula.
Operador : Dos puntos , Coma espacio Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15) Operador de unin que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda mientras se est escribiendo o despus de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda que contiene el dato 2. Presionar la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de frmulas 3. Modifique la informacin. 4. Presionar Enter o haga clic sobre el Botn Introducir. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta. Borrar datos
La operacin de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido. 1. Ubicar puntero en la celda que desea borrar 2. Pulsar la tecla Supr o Botn derecho del mouse Borrar contenido Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o formato de las celdas, debe utilizar el botn Borrar:
Deshacer una Orden A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado y nos quedamos sin saber qu hacer. Para solucionar este problema, inmediatamente despus de haber cometido el error, realice una de las siguientes rdenes: Presione el botn: Deshacer
Presione las teclas : CTRL + Z Direccionamiento de celdas Celda Relativa Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de Soles a dlares:
La operacin es muy sencilla, una simple divisin. Pero qu sucede cuando esa frmula se copia hacia abajo?
Celda Absoluta La frmula que est en la celda D6 est correcta, lo nico que debemos hacer es indicarle que no cambie su columna o rengln al momento de copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $ antes de la referencia de la celda. Celda Copiando / C2 B2 / D2 $C$2 $C$2 / $C$2 C$2 B$2 / D$2 $C2 $C2 / $C2 Copiando / C1 / C3 $C$2 / $C$2 C$2 / C$2 $C1 / $C3
La misma frmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente con la tecla <F4> Microsoft Office Excel 2010 automticamente proporciona las combinaciones de smbolos $ segn se desee. Se puede seguir presionando la tecla <F4> hasta obtener la combinacin deseada.
de tal forma que el valor del dlar mostrado en la celda C3, no debe de variar. Ahora, vamos a incluir otros datos:
Copiando la frmula que tenemos en D6, no va a cambiar ni la columna ni el rengln. Se puede hacer otra frmula ms, pero se puede aprovechar la que ya se tiene, simplemente con hacerle un cambio. La frmula de D6 es =C6/$C$3 que quiere decir que no va a cambiar la columna ni la fila, pero como lo que nos interesa que se mantenga constante es la fila, podemos cambiar la frmula a =C6/C$3.
Si copiamos esta frmula hacia abajo y hacia la derecha, los clculos son correctos y tan slo utilizamos una frmula:
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Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $C$6), referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila (como C6 o C6) y referencias mixtas cuando se combinan relativas con absolutas (como $C6*C$7). Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de frmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos. Nombres de Rangos Como hemos revisado el empleo de celdas absolutas nos ayudan a realizar clculos de manera ms rpida, pero se puede dar nombre a una celda o a un grupo de celdas para poder hacer el trabajo ms fcil, puesto que de esta manera es ms fcil identificarlas, a veces el empleo de las celdas relativas nos puede marear. Para dar nombre a una o ms celdas se usa el siguiente procedimiento: Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a las que desea dar nombre. Haga clic en el cuadro de nombres situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas. Escriba un nombre para la(s) celda(s). Presionar la tecla <Enter> De esta manera se ha definido un nombre de celda, dicho nombre se puede utilizar en el desarrollo de los clculos y de esa manera es ms fcil y ya se vuelve una referencia absoluta sin necesidad de emplear el smbolo del dlar ($).
Nota: Puede tambin dar nombre a las celdas con la combinacin de teclas <CTRL> + <F3>. De igual forma se puede eliminar un nombre mal definido con la misma combinacin de celdas.
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Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la direccin de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el smbolo de dos puntos (:) para separar la celda inicial y final. Convenciones en el uso de funciones Para un mejor empleo de las funciones se tendr que seguir estos convenios Toda funcin se compone de una sintaxis que hay que respetar Esta sintaxis comprende un nombre y los argumentos Estos argumentos van entre parntesis Todo parntesis que se abre se cierra Los argumentos se separan mediante el separador de listas definido en el panel de control (;). No dejar espacios en blanco al escribir una funcin. Una funcin puede ser parte de otra Toda funcin si va al inicio de la formula empieza con el signo igual (=). Los textos van entre comillas. Este es un ejemplo de funcin
=PROMEDIO(E5:H5)
Este ejemplo de funcin devuelve EL PROMEDIO de las celdas desde E5 hasta H5.
Adems de la funcin PROMEDIO, existen muchas mas funciones de diferentes categoras y dependiendo de las necesidades especficas del usuario podr seleccionar funciones de tipo: Financieras Fecha y hora Matemticas y Trigonomtricas Estadsticas Bsqueda y Referencia
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Con esta ventana se puede desarrollar cualquier funcin, primero ubicndola en la categora correspondiente y luego ingresando los argumentos de forma ms sencilla.
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Funciones Estadsticas
FUNCIN PROMEDIO Permite calcular el promedio de los valores especificados Sintaxis: =PROMEDIO(nmero1, nmero2,.) nmero1, nmero2 pueden ser valores o expresiones numricas o referencias a celdas o rangos numricos; son de 1 a 255 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener. FUNCIN CONTAR
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# de columna a tomar
Funciones logicas
FUNCIN SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis: =SI (prueba_logica;valor_verdadero;valor_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO Valor_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO
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Anidamiento de Funciones
En ciertos casos, puede que necesite usar una funcin determinada dentro de otra, como parte de uno de los argumentos (recuerde que el argumento es el valor o conjunto de valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos) de otra funcin. En el siguiente ejemplo, la frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
Caso Prctico
Una funcin lgica puede ser parte del argumento de otra, para entender el concepto veamos un ejemplo de asignacin de cdigos a ciertos valores, con las siguientes condiciones:
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
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Captulo 2
Frmulas Avanzadas
En esta sesin trataremos: Funciones matemticas y trigonomtricas. Funciones lgicas. Funciones de fecha y hora. Funciones estadsticas. Funciones de texto. Funciones de bsqueda.
RESTO Proporciona el residuo despus de dividir un nmero por un divisor. Sintaxis =RESTO(nmero, nm_divisor) Nmero es el nmero que se desea dividir y cuyo residuo o resto desea obtener. Nm_divisor es el nmero por el cual se desea dividir el argumento nmero.
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Sintaxis =TRUNCAR(nmero, nm_decimales) Nmero es el nmero que se desea truncar. Nm_decimales es un nmero que especifica la precisin del truncamiento. El valor predeterminado del argumento nm_decimales es 0.
Funciones lgica
O Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis =O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO. Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis =Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...) Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
DIA.LAB Devuelve un nmero que representa una fecha que es el nmero de das laborables antes o despus de una fecha (la fecha inicial). Los das laborables excluyen los das de fin de semana y cualquier fecha identificada en el argumento festivos. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o das festivos cuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el nmero de das de trabajo realizado. Sintaxis =DIA.LAB(fecha_inicial, das_lab, festivos) Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial. Das_lab es el nmero de das laborables (das que no sean fines de semana ni das festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento das_lab produce una fecha futura; un nmero negativo produce una fecha pasada. Festivos es una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas. DIAS.LAB
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Funciones Estadsticas
CONTAR.BLANCO Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis =CONTAR.BLANCO(rango) Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas en blanco. Observacin Tambin se cuentan las celdas que incluyen frmulas que devuelven "" (texto vaco). Las celdas que contienen valores cero no se cuentan. CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen los criterios especificados. Sintaxis =CONTAR.SI(rango;criterio) Rango es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. CONTARA Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis =CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2... son de 1 a 255 argumentos que representan los valores que se desea contar. K.ESIMO.MAYOR
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Funciones de texto
CONCATENAR Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto. Sintaxis =CONCATENAR (texto1;texto2; ...) Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas nicas. DERECHA
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Captulo 3
Base de Datos
En esta sesin trataremos: Formularios. Ordenar una base de datos. Autofiltros. Filtros avanzados. Subtotales.
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Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa, y damos clic en el icono Formulario .
NOTA: Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra de acceso rpido, de la forma que ya vimos. Damos clic en la Ficha Archivo > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de opciones. Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar: Deshace efectuados. los cambios
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda. Cerrar: Cierra el formulario. Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos
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Damos clic en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o
encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, slo tendremos que presionamos la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opcin correspondiente desde el men Insertar, en la pestaa de Inicio o en el men contextual de la tabla.
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Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men contextual de la tabla. Seleccionando una celda, fila o columna, y presionamos la tecla la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla. Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y presionamos la tecla SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces damos clic la pestaa de Diseo de la tabla. en
Estilo de la tabla
Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna. Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.
Seleccionando un nivel, y presionamos las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel.
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Si damos clic, por ejemplo, sobre la flecha del campo Nombres, nos aparece un men desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si slo marcamos Ana Cecilia, Excel filtrar todos los registros que tengan Ana Cecilia en el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista.
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En el ejemplo de la imagen, solo se podra mostrar los registros cuyo Artefacto tenga una i en el segundo carcter.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo), reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro damos clic en Borrar filtro en la pestaa Datos.
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Captulo 4
Tabla Dinmica
En esta sesin trataremos: Tabla Dinmicas - Defuncin Crear partiendo de datos internos. Asistente para tablas dinmicas. Diseo, agregar campos. Modificar una tabla Dinmica. Grficos Dinmicos. Eliminar una tabla dinmica.
TABLA DINMICA
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos presentar los datos de una forma simple y con un formato y presentacin flexible. Podr girar filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas y ver los datos especficos de algn rea de inters. CREAR PARTIENDO DE DATOS INTERNOS Para la creacin de Tablas Dinmicas el Excel 2010 nos proporciona la opcin de Tablas Dinmicas en la cuales podemos crear tablas dinmicas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los vendedores por regiones y productos que venden y el mes de la venta, adems sabemos la cantidad vendida, el importe y el si fue vendido al crdito o al contado (observacin). Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar las ventas de cada vendedor por producto en cada mes Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
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En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
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Diseo, agregar campos Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de los Vendedores de la tabla. Una columna para cada uno de los Mes de la tabla. En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Vendedor en cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
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Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos los vendedores, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes (totales $). Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones: Modificar una tabla Dinmica
El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:
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Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn secundario del Mouse, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la pestaa Opciones. Grficos con tablas dinmicas Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al dar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos interese se vea grficamente nuestra informacin. Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se realiza para crear un grafico en Excel 2010.
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Eliminar una tabla dinmica. Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr (en caso que la tabla dinmica se encuentre en la misma hoja de los datos) o eliminar la hoja donde est la tabla dinmica. En le caso que se deseara borrar todo los clculos realizados en la tabla dinmica para hacer otra con los mismos datos solo elegiramos la Opcin Borrar Todo como se muestra en la figura siguiente:
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Captulo 5
Datos externos y automatizacin
En esta sesin trataremos: Importar datos Consulta de una base de datos Consulta web Validacin de rangos Proteger hoja Plantilla y formularios Como guardar una plantilla Vnculos o enlaces. Hipervnculos
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Importar datos
Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos ms adelante. Asistente para importar datos texto Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas: Podemos acceder a la pestaa Datos y seleccionar uno de los tipos de orgenes de datos que podemos encontrar en esta seccin.
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Consulta web
Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web. Pulsando sobre ella, se abrir una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la pgina web.
Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.
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Validacin de datos
La Validacin de datos es una herramienta extremadamente til especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.
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PASOS Para seguir los pasos, va a ser ms fcil si descargas el archivo que acompaa este tutorial (el link est al inicio del post). A. Validacin de Productos. 1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la seleccin y que muestre el men con las opciones disponibles. Seleccionamos entonces las celdas A2:A14 2. En la pestaa de Datos, al oprimir Validacin de datos se despliega un nuevo
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Validacin de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones. Rodear con un crculo datos no vlidos: Rodea con un crculo rojo los datos de las celdas a las cuales les asignamos una restriccin pero que por alguna razn tienen datos que estn fuera de estos rangos. Borrar crculos de validacin: Simplemente deja de mostrar los crculos del punto anterior.
3. Seleccionamos Validacin de datos. Se despliega un men como el de la siguiente figura. Tenemos 3 pestaas: Configuracin: En la configuramos qu valores permitidos. cual estn
Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la validacin. Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores. o Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados. o Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condicin, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar. o Informacin: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.
Vamos pestaa por pestaa. 4. Configuracin. Por defecto nos indica permitir Cualquier valor. En nuestro ejemplo, tenemos una lista especfica con los productos que necesitamos que estn disponibles. Seleccionamos la opcin Lista lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos disponibles. En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si no tendremos problemas al querer copiar
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ACEPTAR B. Validacin de Ventas. Los pasos son idnticos al anterior. Solo cambia el criterio. En lugar de seleccionar de una lista, debemos ingresar un rango de valores aceptables. Seleccionadas las celdas de la columna B (B2:B14), selecciono Nmero entero (si quisiramos un rango que permita cualquier tipo de nmero debemos seleccionar Decimal), y fijo el mnimo en cero y el mximo en cualquier nmero muy grande (no estamos validando en este ejemplo un mximo, as que puede ser 99999999999999). Ms adelante, publicar la versin Avanzada en la cual definiremos una lista que se pueda ajustar automticamente cada vez que se agrega un producto nuevo sin necesidad de cambiar el Origen de las celdas (mencionado en el punto 4).
Proteger hoja
Para proteger una hoja seleccionamos la opcin Formato del Grupo Celdad de la Ficha Inicio, elegimos Formato de Celdas y la ficha proteger y se muestra como la siguiente imagen
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Debe aparecer como se muestra y damos clic en Aceptar. Luego elegimos Proteger Hoja del grupo Cambios de la ficha Revisar, como se muestra a continuacin:
Luego aparece
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Plantillas y formularios
El Excel 2010 presenta una serie de nuevas plantillas y formularios, los podemos obtener desde la opcin Botn de Office Nuevo y aparecen una serie de plantillas y formularios como aparece en la siguiente imagen.
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En la columna Vincular a: podemos seleccionar el tipo de enlace que vamos a crear, si es un enlace a pgina Web existente, si es a un punto dentro del mismo documento, si es a un documento nuevo o a una direccin de correo electrnico. En el recuadro Direccin: escribimos la direccin del hiperenlace o si est en nuestro disco duro podemos buscarla como cuando buscamos un fichero para abrirlo ayudndonos del recuadro Buscar en:. Finalmente damos clic en Aceptar.
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