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Empiece con buen pie...

El esfuerzo adicional dedicado a las etapas iniciales garantiza el xito de sus proyectos de Tecnologas de Informacin.
por Min Chen, MSE

Los avances tecnolgicos a pasos agigantados exigen que las aplicaciones de software se adapten rpidamente a las necesidades del nuevo mercado. Como consecuencia, las organizaciones que producen software se han visto en la necesidad de incrementar su rendimiento y acortar los ciclos de produccin de aplicaciones, lo que en muchas ocasiones compromete la calidad de los productos y el tiempo del personal. Se ha comprobado que es posible crear productos de software de mayor calidad sin tener que subir los costos ni alargar los tiempos de produccin. Sin embargo, se requiere de un cambio de mentalidad para lograrlo, ya que primero hay que aceptar que no se puede hacer frente a los retos del presente con las herramientas del pasado. Un proyecto de software est compuesto por diferentes fases: requerimientos, arquitectura, diseo, construccin, pruebas, entrega y mantenimiento (Ver figura 1). Aquellos proyectos que tienen problemas de calidad, presupuesto o tiempo de salida al mercado dedican la mayora de sus recursos a la fase de construccin, porque es la fase con mayor visibilidad. Sin embargo, esta fase solamente constituye el 20% del esfuerzo total y la eficiencia que se puede alcanzar en sta depende de la efectividad de ejecucin de las fases tempranas (requerimientos, arquitectura y diseo). Las fases tempranas constituyen el 15% del esfuerzo total, pero tienen un impacto de 50 a 200 veces mayor que la fase de construccin. Estas tareas de reparacin constituyen, a su vez, el 40% al 60% del esfuerzo invertido en un proyecto. De las tres dimensiones que tiene un

proyecto de software (personal, tecnologa, y procesos), los procesos son los que mayor impacto tienen en la calidad, tiempo y costo del producto. La tecnologa cambia constantemente; lo que es nuevo hoy es obsoleto maana. El personal rota, se va y llega gente nueva. Los procesos, sin embargo, son los que prevalecen ms tiempo en la organizacin y, por ende, determinan en gran parte el costo, tiempo y calidad del producto. Todos sabemos la importancia de tener un personal motivado y calificado, pero hasta el personal mejor calificado no puede rendir adecuadamente si no entiende el proceso o si utiliza un proceso que no es efectivo y eficiente. Estudios han comprobado que sin importar la cantidad de horas que trabaje una persona por semana, sta solamente puede ser productiva por un mximo de 50 horas. Despus de cuatro semanas consecutivas de ms 50 horas de trabajo, las personas se desgastan y la productividad disminuye a menos de 35 horas por semana. Los errores que estas personas cometen a causa de la fatiga, contribuyen a las tareas de reparacin que, como ya vimos, consumen del 40 al 60% de los recursos en un proyecto. Si las mismas se logran prevenir, es posible liberar hasta un 60% de los recursos para invertirlos en tareas productivas que ayuden a incrementar la calidad del producto sin alargar el tiempo ni subir los costos de produccin. Son comunes los casos en donde se implementan herramientas tecnolgicas para imponer un nuevo proceso y no son utilizadas por el personal porque no va de acuerdo con su forma de trabajo. Para que el uso de la tecnologa sea efectivo, las herramientas deben utilizarse con disciplina. La implementacin de tecnologa es ms efectiva cuando ya existen procesos que stos puedan automatizar. El enfoque tradicional pone especial atencin al producto final y poco cuidado al proceso utilizado en su creacin. Este enfoque se basa en la deteccin de fallas en la fase de www.alcenit.com

Las fases tempranas constituyen el 15% del esfuerzo total, pero tienen un impacto de 50 a 200 veces mayor que la fase de construccin.

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2
Arquitectura 4% Diseo 8%

Requerimientos 3%

Mantenimiento 50%

Construccin 20%

Entrega 5%

Prueba 10%

Otro entendimiento comn de la mejora de procesos es que con documentar las mejores prcticas ya es suficiente para lograr resultados positivos. Un proceso documentado y no ejecutado, es simplemente documentacin. Para considerarse un proceso, ste debe ser entendido y ejecutado por el personal quien necesitan apoyo a travs de capacitaciones, guas en la prctica (mentoring y coaching) y herramientas para facilitar la adopcin de los procesos.

Figura 1. Distribucin Tpica del Nivel de Esfuerzo por Fase en un Proyecto de Software

pruebas y su posterior reparacin como mecanismo para incrementar la calidad de un producto. Esta es la forma ms cara y menos efectiva para incrementar la calidad como muchos estudios indican, ya que con las pruebas no se pueden encontrar todos los errores y la reparacin de los mismos en etapas avanzadas del proyecto es muy costosa y atrasa el tiempo de salida al mercado. El enfoque moderno pone atencin a los procesos con los cuales se crea el producto final. Ms que buscar rpidamente la solucin a los problemas, se enfoca en evitar los problemas con el fin de ahorrar los recursos que se consumen en tareas de reparacin. Los recursos que se liberan son utilizados en tareas productivas que ayudan a cumplir con las expectativas de calidad de los consumidores y a que el proyecto salga a tiempo y dentro del presupuesto. Un proceso no es ms que la forma de trabajo que se utiliza para alcanzar un objetivo. Todas las organizaciones tienen procesos aunque stos no estn documentados o controlados. Para sacar mayor provecho de los mismos, hay que incurrir en programas de mejora de procesos que ayuden a que los procesos pasen de ser improvisados y caticos a ser repetibles, controlados, predecibles y optimizados.

Un buen programa de mejora de procesos ... permite que el personal se enfoque en las tareas ms productivas porque elimina las tareas de reparacin al evitar los errores.
Un programa de mejora de procesos no consiste necesariamente en ms pruebas para incrementar la calidad del producto que, como ya vimos, no son efectivas e incrementaran lo costos y alargaran los tiempos de produccin. Tampoco es ms documentacin que no agregara ningn valor al usuario final. Un programa de mejora de procesos efectivo tiene que enfocarse en las actividades que le permitan a la organizacin no solamente buscar rpidamente la solucin de un problema sino la forma de prevenirlos. Un entendimiento comn es que los programas de mejora de procesos compiten por recursos con los proyectos del da a da. No obstante, un buen programa de mejora de procesos debe apoyar los proyectos ya que permite que el personal se enfoque en las tareas ms productivas porque elimina las tareas de reparacin al evitar los errores. El objetivo de tener procesos eficaces es el de permitirle al personal trabajar mejor y no hacer que el personal trabaje ms.

Min Chen es CEO y consultora principal en Alcenit. Posee el ttulo de Master of Software Engineering de Carnegie Mellon University en Estados Unidos y el ttulo de Licenciatura en Ingeniera en Informtica de la Universidad de Panam. Ha laborado en empresas nacionales e internacionales realizando trabajos de consultora para organizaciones en Estados Unidos, Alemania, Colombia, Rep. Dominicana y Panam. Actualmente es parte del Distinguished Visitor Program de Computer Society de IEEE. Ha sido conferencista internacional y magistral en temas de procesos de tecnologa, ingeniera de software y seguridad informtica en varios pases de Latinoamrica y en Estados Unidos. Alcenit Corporation se asegura que sus clientes obtengan el valor esperado de su inversin en tecnologa. Como Partner del Software Engineering Institute, nuestro mayor valor agregado es la gestin del cambio organizacional y el uso de buenas prcticas que permiten resultados mensurables y sostenibles. Utilizamos buenas prcticas basadas en marcos internacionalmente reconocidos, como COBIT, CMMI e ITIL.

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