Manual SurFX Elite

SurFX Elite es compatible con los siguientes sistemas operativos:

Windows XP 32 y 64 bits Windows Vista 32 y 64 bits Windows 7 32 y 64 bits **Para los sistemas operativos Vista y 7 es necesario antes de instalar y operar SurFX Elite tener deshabilitado el UAC ( Control de Usuarios)

Parmetros:
Opciones/Parmetros Ingresar los datos del Comercio, estos datos son los que por defecto aparecern en tickets y facturas y son editables cuando se requiera: Pestaa: Comercio

*El Campo WM ( watermark) es una leyenda que vendr impresa en todos los documentos y facturas imprimibles y ser ubicada en la parte superior derecha de cada hoja.

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La Clave Administrativa. Registrar una clave de administrador permitir gestionar a ms usuarios asignndoles una clave personal as como permisos y accesos a las funciones del programa. Adems de que el programa no podr ser usado a menos que un usuario se identifique.

Nota: Si es la primera vez que se ingresa la clave, en el espacio de Anterior se debe dejar en blanco.

Manejo de Departamentos/Tiendas
SurFX Elite permite la gestin de manera independiente de hasta dos tiendas o departamentos en el mismo programa. Si se activa esta opcin, al inicio del programa SurFX preguntara cual Tienda/Departamento desea administrar.

Mdulos. Estos mdulos son opcionales, la palomita indica disponibles. Gestin Promo=Permite Gestionar promociones por rango de fechas Nmeros de Serie= Permite asignar Seriales a los artculos. Por medio del No. de e Serie permite asociar un articulo con su factura de compra. Ordenes de Servicio=Esta opcin activa el modulo de gestin de ordenes de servicio y reparacin Cant Packs= Activa la opcin de vender artculos por paquetes o una cantidad por default de venta para un mismo artculo, por ejemplo artculos que se venden de 3 en 3.

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Pestaa Finanzas:
Definicin del IVA. Pode defecto para todos los artculos SurFX tomara el porcentaje de IVA del cdigo 1 (IVA1) cuyo valor es 16% Si en el negocio no se maneja IVA solo cambiar el valor 16 por 0.

*IMPORTANTE: Nunca borrar valores de IVA,ni fijar todos los valores en Cero.Por lo menos uno de la lista deber tener un valor mayor a cero.

Gestion de Bonus y Fidelizacin de Clientes

Este Modulo activara el sistema de Bonus por compra, el cual dara automaticamente a un cliente activo un valor monoterio en cada compra de acuerdo a los parametros aqu ingresados. -Bonus Acum Es la forma mas simple de dar el valor monetario, se especifica un monto de compra y un valor monetario que sera abonado automaticamente . Por ejemplo si deseo dar $5.00 de bonos por cada $500. 00 de compra, el valor 500 ira en el campo Monto y el Valor 5 iria en el campo Bonus en $ -Tarjetas En esta modalidad el programa aplica automaticamente una condonacion/descuento en el monto total de la compra del cliente sealada. Por ejemplo si en Nm de Compra tenemos el valor 3 y en Desc. En % el valor 5 El programa contabilizara las compras acumuladas sumando los montos de las mismas y en la tercer compra (3) condonara automaticamente el 5% por ciento del valor total acumulado.

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Pestaa Impresoras/Perifricos
Impresoras Aqu se cargan las impresoras una vez que ya estn debidamente instaladas y sern desplegadas oprimiendo la flecha indicada:

Nota: Revisar que se elige a la impresora indicada hay que muchas veces en el listado de Windows existen impresoras duplicadas, y esto puede ocasionar que se seleccione una impresora inactiva

Los perifricos de Display de Torre y Basculas SurFX Permite la inclusin de Perefiricos tales como Displays de Torre y Basculas con Conexin RS-232

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Bascula Recomendada: Mettler Toledo VIVA:

*(Actualmente nos encontramos en fase de pruebas para prximamente agregar ms modelos de basculas compatibles)

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Artculos
Archivo/Artculos Este comando nos presentara nuestro listado de Artculos Registrados y de lado derecho la columna de funciones aplicables:

Nuevo: Remite a Ficha de Articulo para crear un nuevo producto

Eliminar: Elimina un registro

Modificar: Edita un registro

Duplicar: Hace una rplica de registro, con excepcin del cdigo de articulo

Ver: Vista Previa del Listado de Artculos

Imprimir: Imprime el Listado

Exportar: Exporta el Listado entre 10 formatos distintos, entre ellos Excel.

Filtrar: Hace Listados Especficos mediante un Filtro de sentencias lgicas tales como Inferior a, Igual a, Mayor a etc. Por Ej. Si deseramos saber todos nuestros productos cuya cantidad Cant Stock es inferior o menor a 10, aplicamos el siguiente filtro:

Precios Mltiples: Muestra el Listado de Artculos de acuerdo a su rango de Precio que se haya registrado en la ficha del articulo

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Precios Cliente: Permite Asignar un precio especifico a un cliente registrado, cada Articulo puede contener hasta 4 precios de venta distintos al precio fijo de venta principal. El precio cliente debe estar cargado en la ficha del cliente para que este tenga efecto:

Crear nuevo Artculo

Ficha de Articulo *Cdigo: Campo primer paso ingresaremos el cdigo de nuestro artculo:

Para el caso de artculos sin etiquetas comerciales, podemos definir un cdigo al azar o generar uno de formato EAN13 oprimiendo el botn **Obtener COD EAN13 ( Explicaremos el uso de este tipo de codificacin en el tpico Impresin de Etiquetas) El cdigo al azar ingresado tambin podr tener una etiqueta de cdigo de barras, ya sea de manera individual oprimiendo el botn Etiquetas o de manera colectiva desde el gestionador de Etiquetas.

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*Etiqueta: Descripcin del Articulo o Producto ( Esta descripcin es particularmente importante porque es la que ser
visible en el listado de Panel de ventas)

Marca: La marca comercial del producto Modelo : Es campo numrico Categora y Subcategoria: Estos sern visibles y estarn disponibles solo si fueron registrados previamente. Para
crearlos dar clcik en el Botn Editor de Categoras:

Se recomienda que todos los productos estn clasificados por medio de esta seleccin ya que de esa manera podrn estar agrupados y visibles en los botones de Panel Ventas. No existe un lmite en la creacin de Categoras y Subcategorias. El crear Categoras tambin permitir emitir registros de ventas por categora.

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Memo: Es un campo donde podremos poner notas o suplementos de texto adicionales a nuestro articulo.

Imagen:
En esta versin de SurFX podremos poner una imagen asociada a nuestro artculo siempre visible en el botn del mismo. La imagen se recomienda sea en formato bmp y tenga un aprox de tamao 50x50 pixeles

**Esta opcin de Imagen en botn deber ir acompaada de la configuracin correspondiente a realizar desde Panel Ventas/Botn Suite/Configuracin

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Artculos Asociados:
Distinguimos dos tipos de artculos que se asociaran con un producto:

Artculos Asociados:

Todos los artculos que se asocien con un producto principal, se cargaran simultneamente con el articulo principal, es decir si por ejemplo doy de alta el articulo Pizza y le asocio el articulo Servicio a Domicilio, cuando cargue en la ven ta Pizza, este ira siempre acompaado del Articulo Servicio a Domicilio Artculos Compuestos: A diferencia del articulo asociado, el articulo principal ser un producto contenedor de uno o ms artculos a la vez y llevara el precio global de dicha composicin ( Cosa que no sucede en el articulo asociado que cada artculo lleva su precio individual) Esto es particularmente til cuando se deseen armar combos o paquetes, en los cuales solo se vende un artculo con un precio definido global y en la venta el inventario descuenta la cantidad de cada componente.

Precio Fijo:

En el precio Fijo, primeramente definiremos el cdigo de IVA para aplicar. Podemos manejar hasta 4 porcentajes de IVA diferentes. Los valores correspondientes a cada cdigo se definen desde Opciones/Parmetros. Por defecto el cdigo de IVA es 1 y el valor 16%. Si el comercio no maneja IVA bastara con cargar el cdigo 4 o bien cambiar el valor de cdigo IVA 1 a 0% desde Parmetros.

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Precio Compra o Costo:

Es de vital importancia registrar el costo o precio de compra de nuestro artculo, ya que de esta manera SurFX nos podr calcular el valor total de inventario, adems de las utilidades de venta. Si nuestros productos no tienen registrado precio de compra no podremos generar los reportes antes mencionados. Se recomienda usar la herramienta del clculo neto (icono de calculadora) para ingresar el precio, tanto en Precio de Compra como en Precio de Venta.

Si deseamos calcular un porcentaje fijo de utilidad, activremos la opcin Precio por utilidad:

Multi-Precio:
Mediante esta funcin podremos elegir entre dos modalidades para el concepto de precios mltiples: 1.Rango de Precio Asociado a un Cliente . Podremos definir hasta 4 precios adicionales para cada artculo, que podrn ir clasificados por categora de precio, esta categora o rango de precio estar ligada a todos los clientes que en su ficha de registro as lo estipule, en decir si la Categora Precio 2 de mi artculo es de 30 pesos, este precio ser aplicado cuando en mi panel de ventas cargue un cliente que tenga registrado el Rango Precio 2:

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*El rango o categora de precio 2 ser aplicado automticamente a todos los clientes cuyo rango este registrado como 2:

2. Precio por cantidad: Esto es lo que se conoce como venta mayoreo, donde el artculo podr automticamente cambiar de precio segn el rango de artculos vendidos:

*En este ejemplo el articulo cambiara automticamente de precio, cuando el nmero de artculos a vender este comprendido entre 5 y 10

Precio Promocional: Cuando necesitamos que el precio del artculo cambie dependiendo de un rango de tiempo delimitado por dos fechas una de inicio y una final, usaremos esta funcin:

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Stock

Aqu el primer aspecto a definir es determinar si nuestro artculo entrara dentro de un control stock o no. La casilla marcada con palomita: Sin Control Stock Deshabilita cualquier tipo de conteo sobre el articulo. Por lo tanto si deseamos que SurFX gestione y contabilice nuestro inventario es necesario que esa casilla quede en blanco como se muestra en la imagen. Cant Stock: Aqu se especifica la cantidad inicial con al cual registraremos nuestros productos. Una vez registrada esta cantidad no puede ser modificada por ningn usuario sino solo el usuario Administrador. Cant Mnima: Esta cantidad es la mnima de existencias antes de que el artculo se considere en ruptura stock o para ser considerado al levantar un pedido al proveedor. Cuando la existencia de los artculos es menor a su cantidad mnima, en el listado vendrn acompaados de un icono anaranjado con un signo de admiracin:

Presentacin: La presentacin ser cargada cuando el producto a la venta es diferente a la venta por pieza. Por ejemplo cuando tenemos productos que se venden a granel. Metro, Rollo, Bolsa etc.

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Otro aspecto importante es el pesaje, si usamos una bascula compatible con el programa es requisito indispensable que el producto tenga cargado una presentacin de pesaje como Kg o Gr. Cant Presentacin: La cantidad ingresada aqu es de carcter informativo no tiene efectos sobre las ventas Cant Pack: Esta funcin necesita estar previamente activada desde Parmetros:

La finalidad de la misma es permitir vender de manera agrupada los artculos, por ej. En el caso que un artculo siempre se venda de 3 en 3, en Cant Pack deber estar el valor 3.

Proveedor: Se especifica el Proveedor donde adquirimos este producto. Esta facilitara cuando levantemos un pedido proveedor. Ref. Interna: Este campo ofrece una versatilidad muy til que nos servir para ingresar informacin de bsqueda rpida sobre nuestro producto y es adaptable a diferentes conceptos segn sea nuestro rubro, tales como Fecha de Caducidad, Cd. de proveedor,Num de serie,Talla, Color etc.

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Clientes
Archivo/Clientes (Tecla F2) SurFX permitir llevar el control y al base de datos de cada uno de nuestros clientes. El cliente registrado podr obtener descuentos fijos personalizados, sistema de bonos por compra, adems de precios especiales. Ficha de Alta del Cliente:

Adems de los datos bsicos como nombre y direccin, SurFX permite incluir algunas caractersticas adicionales: 1.Pestaa Delevery, nos permite ingresar una direccin alternativa de nuestro cliente para efectos de envo de pedidos. 2.Nos permite fijar un valor en porcentaje de descuento fijo para nuestro cliente 3.Rango de Precio, nos permitir elegir entre 5 rangos de precio distinto, esto deber estar asociado con el rango de precio que cada artculo tenga dado de alta.

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4.Bloquear Cliente. Con el cuadro sombreado o con palomita, anulara al cliente cualquier funcionalidad adicional, tal como bonos, descuentos y precio especial. 5.Bonos. Aqu se reflejara el monto de bonos acumulado por sus compras. Pestaa Histrico:

SurFX llevara un histrico de cada operacin de nuestros clientes, y en este apartado podremos saber cada una de las compras o movimientos hechos por nuestro cliente en el negocio, filtrado por mes y tipo de transaccin.

Panel de ventas
Gestin/Panel Ventas

1. 2.

Es el panel donde se agruparan las categoras de los productos Panel de Subcategorias

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3. 4. 5. 6.

Panel de botones con los artculos individuales Listado de artculos cargados en la venta Input/Espacio para capturar el cdigo del articulo (Lector cdigo de barras) Panel de Botones Funcionales

BOTONES:

GENERA UNA VENTA TICKET

GENERA LA VENTA CON MODALIDAD DOCUMENTO A ELEGIR: FACTURA, PEDIDO CLIENTE (APARTADOS),COTIZACION,NOTA DE ENTRAGA Y PEDIDO PROVEEDOR

ESTE BOTON ES MULTIFUNCION, YA QUE CON EL SE RECUPERA EL LISTADO DE TICKETS HECHOS DURANTE LA JORNADA, CON OPCION A REIMPRIMIRLO, MODIFICARLO O CANCELARLO.

MANDA UN PULSO DE IMPRESIN HACIA LA MINIPRINTER PARA LA APERTURA DEL CAJON

CUANDO HAY UNA BASCULA COMPATIBLE CONECTADA AL PC, ESTE BOTON PERMITE CAPTURAR EL PESO DEL PRODUCTO Y AGREGARLO AL LISTADO DE VENTA (El Producto deber tener una Presentacin cargada desde su Ficha)

BOTON PARA DEFINIR LA CANTIDAD DE ARTICULOS DE UN MISMO PRODUCTO EN LA VENTA TAMBIEN SE USARA ESTE MISMO BOTON PARA FRACCIONAR CANTIDADES DE VENTA, POR EJ PARA VENDER ARTICULOS A GRANEL, PESAJE Y FRACCIONES EN DECIMALES

BOTON DE DESCUENTOS, A ELEGIR ENTRE 3 MODOS, DESCUENTO INDIVIDUAL POR ARTICULO, DESCUENTO GLOBAL DE LA CUENTA, Y VENTA EN CORTESIA (TAMBIEN USADA PARA CAPTURAR MERMAS)

ELIMINA UNO O TODOS LOS ARTICULOS AGREGADOS POR ERROR AL LISTADO DE VENTA

BOTON PARA DEFINIR MANUALEMNTE UN PRECIO, DE MANERA TEMPORAL O PERMANENTE

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BOTON PARA REALIZAR BUSQUEDA DE ARTICULOS, CONSULTAR PRECIOS , CON EL CUAL TAMBIEN SE PODRAN AGRGAR DIRECTAMENTE AL LISTADO DE VENTA

PAUSA UNA VENTA EN PROCESO, PARA DAR CABIDA A UNA NUEVA.

RECUPERA UNA VENTA PAUSADA

BOTON DE CLIENTE, SE USARA PARA ASOCIAR UN CLIENTE CON LA VENTA, TAMBIEN DESDE ESTE BOTON SE PODRA CONSULTAR EL LISTADO DE CLIENTES Y CREAR UNO NUEVO.

APERTURA UN SEGUNDO MINI-PANEL DE FUNCIONES:

BOTON USADO PARA CARGAR UN PEDIDO CLIENTE EN EL PANEL DE VENTA Y ASI PAGAR LA TOTALIDAD DEL SALDO Y CERRAR LA VENTA

PERMITE AGREGAR NOTAS EN EL LISTADO DE ARTICULOS, LA NOTA APARECERA EN EL TIKCET DE VENTAS

ABRE LA VENTANA DE CONFIGURACIONES DEL PANEL DE VENTAS. LAS CONFIGURACIONES INCLUYEN ASPECTO VISUAL COMO FUNCIONAL DEL MISMO:

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Pestaas de Apariencia: Botones y Colores:

En este panel se define el tamao, color y distribucin de los botones. Si por ejemplo deseamos tener botones ms altos para aadir imgenes, reduciremos el nmero de Lineas Y para hacerlos ms anchos reduciremos el nmero de Columnas Asimismo en aqu tambin se define si aparecen o no las imgenes en los botones de artculos, tanto en el panel normal, como en el panel de Botones Programables o de Acceso rpido.

Pestaa Botones Programables:

En este apartado se podrn aadir los botones de los productos que ms se vendan para tenerlos agrupados en el panel de Botones programables, la ventaja de tener agrupados aqu los productos es que no ser necesario buscarlos por categoras ni subcategorias.

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Pestaa Opciones:

Entre las opciones mas destacables a configurar estn las siguientes:

1.Alertas control de Stock: Con esta opcin activada si un articulo no tiene existencias en el momento de cargarlo en la venta, un mensaje de aviso ser mostrado. 2.Boton Bonos: Activa el botn de bonos, para controlar la gestin de bonos por compra y diferir los crditos acumulados 3.Nm de Ticket: Aqu se configura el consecutivo deseado en el folio de los tickets de venta.

Los tres botones restantes del Mini-Panel Suite corresponden a labores de caja:

DEPOSITO DE CAJA RETIRO DE CAJA CIERRE DE CAJA

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Venta Ticket

Es el modo de venta ms comn en la gestin del comercio, una vez que ya tengamos nuestros artculos dados de alta , ya podremos a proceder a realizar nuestra primera venta: Ingresamos el listado de nuestra venta usando cualquiera de nuestros 3 modos: Pistola Lector Codigo de Barras Panel de Botones (TouchScreen) o de manera Manual Bsqueda usando el botn: Busq. F8

Ya que tengamos nuestros artculos de la venta capturados y enlistados, procedemos a presionar el botn Ticket F10:

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1. 2.

Nos mostrara el total a pagar de la venta Ingresamos el importe pagado por el cliente ( en caso que el cliente page el importe exacto de la venta podremos usar el atajo del botn de importe exacto el cual siempre mostrara el total de la venta en este ejemplo es 129.50) Elegimos la forma de pago, por defecto el programa carga Efectivo Podremos cambiar si no deseamos que se imprima el ticket, si es el caso activamos la casilla Guarda, de esa forma se registra al venta pero no se imprime el ticket. Por ltimo damos click al botn Registrar: Una vez registrada la venta nos parecer el aviso de venta exitosa con el importe del cambio:

3. 4. 5.

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Venta Facturada
En la venta con factura la captura de productos al listado de venta se realiza de manera igual a la venta directa ticket, la nica diferencia es que en vez de cerrar la venta con el botn Ticket F10, ahora presionamos el botn Documento:

Esta funcin nos abrir una ventana donde podemos seleccionar el tipo de documento a emitir ( en este caso Factura) y tambin seleccionar el cliente de nuestra base de datos:

Una vez seleccionado ahora procedemos a cerrar la venta en modo factura:

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1.Monto Total de la Venta 2.No. Consecutivo de Factura, es modificable manualmente 3.Ingreso de Importe pagado por el cliente. Este monto puede ser un pago parcial, si el monto ingresado aqu es inferior al monto de la venta se crea un histrico de pagos y la factura se de de alta como no saldada. 4.Se selecciona una forma de pago, por defecto SurFX selecciona efectivo 5.En No. De Folio es una referencia de libre formato opcional definida por el usuario para identificar la operacin. 6.Boton Agregar carga el Pago efectuado por el cliente, ya sea parcial o total. 7.Dependiendo del monto Agregado se mostrara el saldo restante para cubrir la cuenta o venta. 8.En el Area de Impresin se podr definir el tamao y formato de impresin ya sea en A4 (carta) o en tamao Ticket, tambin se podr seleccionar la impresora y el nmero de copias a imprimir ( La opcin Imprimir sin palomita solo guarda el documento, sin enviar el trabajo de impresin) 9.En esta zona se define un plazo estipulado para cubrir el importe total, o se pone contado si es que el pago se cubre en su totalidad

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10. El botn Ver Detalles muestra el histrico de pagos realizados 11. Por ltimo se presiona el botn Registrar para cerrar la venta/factura Para Efectos de Facturacin Fiscal es necesario Instalar el Plug-In incluido con la licencia:

SyncDocs.exe Este plug-in se encuentra ubicado en la carpeta de instalacin: C:/Program Files o Archivos de Programa/SurFX Elite Una vez instalado no se requiere ninguna intervencin del usuario, ya que trabaja minimizado y sin interferir con el funcionamiento del programa. Sus Funciones especificas son: Incluir la cantidad en letra en las facturas emitidas por SurFX Sincronizar los pagos realizados en los documentos no saldados como serian facturas o pedidos cliente (Apartados) *Si la cantidad en letra o el formato de total no se estn imprimiendo adecuadamente, revisar en las propiedades de la impresora destinada para imprimir las facturas que no est activada la funcin de Imprimir Inmediatamente Inicio/Panel de Control/Impresoras/Propiedades de Impresora/Opciones Avanzadas

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Operaciones de Caja
Las operaciones bsicas de la caja son 3: Depositos-Retiros-Cierre. Depositos: Ir Panel de Ventas , luego al Botn de Suite:

Al dar click en el botn, se abre una ventana donde nos pedir el monto a depositar y un suplemento o nota explicativa del concepto o razn del depsito.

Retiro
De la misma manera en desde el mismo panel presionamos ahora:

La ventana que aparece es esta:

Donde pondremos el monto a retirar y el motivo o nota suplementaria de la razn o concepto del retiro de caja.

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Para Visualizar el resumen y los totales de estos movimientos lo podremos consultar desde Jornadas/Registros de Caja:

Ah mismo podremos visulizar el resumen de todos los movimientos especficos de Ingresos y Egresos de la Caja:

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Cierre de Caja.
SurFx-Elite slo permite un cierre completo por jornada o dia. Si se manejan turnos y cortes parciales, nunca realizar un cierre total antes de finalizar la jornada laboral del comercio Para efectos de cortes parciales, realizar el corte por Usuario ingresando la clave del operador para luego realizar su corte. Para realizar el cierre de caja se puede accesar de 3 maneras: Panel de Ventas/Botn Suite/Cierre de Caja Archivo/Carpetas y Reportes/Ventas Tickets y desde la Barra principal superior de iconos:

Ventana de Cierre o Corte de Caja:

1.Muestra El ultimo cierre efectuado y el operador que lo realizo 2.Se puede personalizar la fecha de cierre, en caso que en alguna fecha se haya omitido realizar o se quiera consultar alguna de las fechas anteriores. Pro defecto se carga la fecha actual

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3.Aqui es donde se define si se definir si es un cierre total (Toda la Caja) o un cierre parcial (Por Operador), si se manejan turnos intermedios, se deber realizar solo un corte por operador ingresando al sistema con la clave del operador implicado y de esta manera hacer su corte. Si se realiza el cierre final de la jornada se seleccionara Toda La Caja e ingresando como Administrador 4. Este botn es el que realizara el corte parcial imprimiendo los totales del operador implicado 5.Al estar activada esta opcin una reporte impreso de ventas por categoras se mandara a imprimir 6.Este es la visualizacin del reporte impreso de cierre que se generara *Este es el nico formato de impresin que no es posible editar en el sistema. 7.Muestra el total de Efectivo ingresado en caja 8.En este campo ingresramos la cantidad a retirar en el cierre (Slo aplica en Cierre total, para el Cierre Parcial utilizar la funcin Retiro de Caja). Si no retiramos el monto del total de efectivo ingresado, el restante se quedara como nuevo fondo de caja. Una alternativa ms prctica de manejar el fondo de caja, es retirar la totalidad del efectivo en cada cierre y posteriormente en cada inicio de jornada ingresar el fondo de caja utilizando la funcin Deposito de Caja. 9. Aqu se visualiza el nuevo fondo de caja dejado tras el cierre 10. Botn que efecta un cierre completo de caja (Slo el Administrador podr realizar un cierre completo de caja)

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Anexo Errores Comunes:

Solucin: Configurar el BDE:

1.Inicio/Panel de Control: 2.Fijamos la Vista en Iconos Pequeos:

3.Click en BDE Administrator:

4. Seleccionamos Pestaa: Configuration: System/INIT:

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5.Por ultimo fijamos en 256 el nmero de MAXFILEHANDLES y dar ENTER:

El sistema deber mostrar la sig. ventana de confirmacin:

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