COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES PARA LAS EMPRESAS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO, ASEO, ENERGA, GAS Jair Albeiro Osorio Agudelo

Universidad de Antioquia Comunicacin presentada en el I Encuentro Iberoamericano de Contabilidad de Gestin (Valencia Noviembre 2000) 1. PRESENTACIN Los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo, energa gas combustible y telecomunicaciones, conocidos como Servicios Pblicos Domiciliarios, surgen dentro y para un rea de la realidad social y en un sector de la actividad del Estado, que influye y determina el bienestar y las condiciones de vida de la poblacin mundial. Las disposiciones legales en Colombia en materia de servicios pblicos, surgieron debido al maltrato, la mala calidad, la baja cobertura, la inmoralidad y entre otros, la ineficiencia e ineficacia de las empresas prestadoras de servicios pblicos domiciliarios, todo ello materializado en un deterioro de las condiciones de vida de la poblacin y su creciente descontento. De ah a que se reconociera como deber del Estado asegurar la prestacin eficiente de los servicios pblicos a todos los habitantes del territorio nacional. La normatividad aplicable a los servicios pblicos domiciliarios en el mundo, debe implicar un cambio de mentalidad en las empresas, quienes deben reconocer en el usuario la calidad de cliente, y de ese modo no slo prestarle un servicio continuo, eficiente y de buena calidad, sino darle el trato adecuado y atender la participacin activa y decidida de los usuarios tendiente a hacer efectivos sus derechos y cumplir cabalmente sus deberes. Se debe propender por un sistema de libre concurrencia para la prestacin de los servicios e invitar al sector privado de la economa a participar activamente; todo ello con el objetivo de retomar al Ciudadano como la razn de ser del Estado y de su finalidad social. Las competencias y responsabilidades relativas a la prestacin de los servicios pblicos domiciliarios, su cobertura, calidad y financiacin, y el rgimen tarifario deben tener en cuenta, adems de los criterios de solidaridad y redistribucin de ingresos, los de costos. Es por esto necesario el diseo e implantacin de un sistema de costos, con el objeto de contar con instrumentos efectivos en la toma de decisiones administrativas y financieras. En consecuencia los sistemas de costos de las empresas de servicio pblicos domiciliarios debern tener directrices muy particulares para que respondan a las exigencias y necesidades de los usuarios y al mismo tiempo a las necesidades financieras y de control de la entidad. Por esto, se presenta una propuesta del modelo de Costeo Basado en Actividades que deben estructurar las empresas que prestan Servicios Pblicos Domiciliarios, haciendo nfasis en las empresas que prestan el servicio de electricidad y el aprovechamiento econmico de las fuentes convencionales y no convencionales de energa, dentro de un manejo integral, eficiente y sostenible de los recursos energticos. Quedo convencido que este trabajo llamar la atencin, no sobre un hecho nuevo, sino sobre una forma de trabajar con la metodologa ABC en un sector especfico de la economa; lo que considero que ser un aporte en bien de la adecuada utilizacin de los costos y de la Contabilidad de Gestin en general. 2. COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES PARA LAS EMPRESAS DE ENERGA 2.1. Antecedentes del Costeo Basado en Actividades: El aspecto primordial para la implantacin de un Sistema de Costeo Basado en Actividades, se basa en el principio administrativo de que cualquier empresa que se dedique a una actividad productora o comercializadora de bienes o prestadora de servicios, requiere de un adecuado procedimiento contable y administrativo que le permita determinar el costo de cada uno de los productos elaborados, de los servicios prestados y de las actividades ejecutadas. Es 1

necesario establecer criterios de asignacin de costos ms precisos, por la mayor ocurrencia de costos indirectos, cambios en las necesidades de los clientes y competencia en los mercados. La mejor alternativa en la actualidad es el Costeo Basado en Actividades (ABC). Lo principal es identificar la relacin entre los recursos consumidos en un proceso y la razn por la cual el costo se causa. Los productos o servicios no consumen recursos, las actividades son las que consumen recursos, los productos o servicios (objetos de costos) consumen actividades. Este diseo permite mayor exactitud en la asignacin de los costos de la empresa y permite la visin de la empresa por actividad. Inicialmente los gerentes vieron el ABC como una manera ms precisa de calcular el costo de los productos, pero el ABC ha emergido como una herramienta muy til, que puede traducirse directamente en mayores utilidades. Adems el mtodo ABC es ampliamente aplicable a travs de todo el espectro de las funciones de la compaa y no slo a la parte operativa. Mientras el ABC ayuda a los gerentes a modificar la mezcla de los productos existentes, tambin puede ayudar a la gerencia para anticipar el efecto de los cambios planeados. El anlisis ABC, indica a los gerentes dnde sus acciones tendrn ms impacto sobre las utilidades, ellos debern tomar acciones despus de un anlisis, por ejemplo, buscar caminos que reduzcan el consumo de recursos. Esto requiere de una disminucin del nmero de veces que una actividad se realiza. 2.2. Servicio de Energa Elctrica: Este servicio pblico domiciliario consiste en transportar la energa elctrica desde las redes de transmisin hasta el domicilio del usuario final, incluida su conexin y medicin. Este servicio se desarrolla a travs de cuatro negocios, a saber: Generacin de Energa, Transmisin de Energa, Distribucin de Energa y Comercializacin de Energa. 2.2.1. Generacin de Energa: Consiste bsicamente en la conversin de energa en las distintas formas en que se encuentra, como por ejemplo, la generacin hidrulica que utiliza como medio la presin del agua; la generacin trmica que utiliza como medio la presin del vapor seco del agua, el cual se genera por la combustin de cualquier elemento inflamable como fuel-oil, ACPM, carbn o una combinacin de estos combustibles; generacin elica que utiliza como medio para generar la energa la presin del viento, generacin calorfica que utiliza como medio los rayos solares, entre otras formas de generar energa. 2.2.2. Transmisin de Energa: Es el transporte de energa por lneas de transmisin, desde las plantas generadoras de energa o lneas de interconexin hasta los centros de distribucin para su posterior consumo. Para realizar el transporte es necesario elevar el voltaje con el fin de que la energa generada tenga unas prdidas mnimas. El punto de enlace entre la generacin transmisin, es la subestacin elevadora, la cual incrementa el nivel de tensin. La potencia generada y la distancia que existe entre los centros de consumo determinan la magnitud a la cual se debe elevar el voltaje. 2.2.3. Distribucin de Energa: Es el transporte de la energa desde la subestacin reductora hasta el usuario final. En esta subestacin se recibe la energa generada por medio de las lneas de transporte. El transformador reductor disminuye el voltaje (aqu ya no hay grandes distancias entre los centros de consumo) al cual llegan permitiendo que los circuitos primarios la distribuyan a los centros de consumo, tomando la energa desde los transformadores de distribucin los cuales entregan a las redes secundarias las tensiones de servicio de 220 y 110 voltios a los medidores de energa en cada una de las viviendas. 2.2.4. Comercializacin de Energa: Es la compra y venta de energa elctrica en el mercado mayorista, con destino a otras operaciones en el mismo mercado, para atender las necesidades de los usuarios finales o a atender compromisos adquiridos por contratos a corto y largo plazo con grandes consumidores. Para desarrollar esta labor, las empresas de energa cuentan con un mercado compuesto por usuarios residenciales, industriales y comerciales.

2.3. Modelo ABC Propuesto para las Empresas de Energa 2.3.1. Determinacin de los Objetos de Costo: Se deben determinar todos los productos y servicios ofrecidos por la empresa que sean susceptibles de ser costeados, relacionados o no con la razn de ser del negocio, en las empresas de energa son Generacin, Transmisin, Distribucin y Comercializacin de Energa (Grfico 1). Grfico 1. OBJETOS DE COSTO
GENERACIN DE ENERGA TRANSM ISIN DE ENERGA CENTRO REGIONAL DE DESPACHO DISTRIBUCIN DE ENERGA COM ERCIALIZACIN DE ENERGA

CONSUMO

PAGODE FACTURA

USUARIO

2.3.2 Determinacin de Procesos, Subprocesos y Actividades: Para el levantamiento del modelo de costos ABC se definen los niveles de acuerdo al detalle que se desee de la informacin relacionada con procesos, subprocesos y actividades (Grfico 2). Grfico 2. ESQUEMA DE PROCESOS, SUBPROCESOS Y ACTIVIDADES

OBJETOS DE COSTO
GENERACIN TRANSMISIN DISTRIBUCIN COMERCIALIZACIN

Proceso: Conjunto de subprocesos que integran personas, informacin, materiales y equipos, interrelacionadas y ejecutadas en un tiempo y lugar, con origen, insumos y resultados predeterminados a los cuales las personas agregan valor para obtener un producto o servicio que satisfaga las necesidades de un cliente interno y externo (Grficos 3, 4, 5 y 6).

Grfico 3. PROCESOS Y SUBPROCESOS DEL NEGOCIO DE GENERACIN

G E N E R A C I N

PLAN EA C I N G E N ER AC I N D E EN ER G A H ID R U LIC A O P ER AC I N C O O RD IN AC I N Y A DM INISTR AC I N D E M AN TE NIM IE NTO S EL CTR ICO P R EVE N TIVO M A NTE N IM IE N TO M EC N IC O P R EVE N TIVO C IVIL PR EV EN TIV O M AN EJO D E C U EN C AS HIDR O G R FIC A S G ESTI N AM B IEN TA L M O NITO RE O AM B IE NTA L LICE N CIAS AM B IEN TA LES A N LISIS D E L M ER C AD O O FER TA DE P LA N TA C O M P RA D E E N ER G A VE NTA D E EN ER G A M EC NICO C O R RE C TIVO C IVIL C O R R EC TIV O EL CTRICO C O R R EC TIV O

CO M E RC IA LIZA CI N DE EN ER G A

ATE NC I N A C LIEN TE S

SU M IN IS TR O DE INFO R M A CI N SE RV IC IO A TE RC ER O S M ED ICI N LIQ U ID AC I N D E TRA N SA CC IO N ES D E EN ER G A FAC TU R AC I N C O BR AN ZA

FAC TU RA C I N Y CO B RA NZ A

AD M N C O NTR A TO S EN ER G A T RM ICA

A DM N C O N TR ATO S

Grfico 4. PROCESOS Y SUBPROCESOS DEL NEGOCIO DE TRANSMISIN

TRANSMISIN

TRANSFORMACIN DE LA POTENCIA DE LA ENERGA

OPERACIN DE EQUIPOS DE SUBESTACIN

COORDINACIN Y ADMINISTRACIN DE MANTENIMIENTOS PREDICTIVO SUBESTACIONES PREVENTIVO LINEAS PREVENTIVO SUBESTACIONES CORRECTIVO SUBESTACIONES CORRECTIVO LINEAS CORRECTIVO CIVIL

MANTENIMIENTO

FACTURACIN Y COBRANZA

FACTURACIN COBRANZA

Grfico 5. PROCESOS Y SUBPROCESOS DEL NEGOCIO DE DISTRIBUCIN

DISTRIBUCIN

PLANEACIN ELCTRICA

EXPANSIN Y REPOSICIN SISTEMA DE DISTRIBUCIN INVESTIGACIN Y DESARROLLO

TRANSFORMACIN DE LA POTENCIA DE LA ENERGA

OPERACIN DE LOS EQUIPOS DE SUBESTACIN COORDINACIN Y ADMINISTRACIN DE MANTENIMIENTOS PREDICTIVO SUBESTACIONES CORRECTIVO CIRCUITOS CORRECTIVO LINEAS CORRECTIVO SUBESTACIONES CORRECTIVO CIVIL

MANTENIMIENTO

PREVENTIVO CIRCUITOS PREVENTIVO LINEAS PREVENTIVO SUBESTACIONES

PRUEBAS DE RECEPCIN Y PUESTA EN SERVICIO

PRUEBAS DE RECEPCIN Y PUESTA EN SERVICIO PRDIDAS TCNICAS

DETECCIN DE PRDIDAS PRDIDAS NO TCNICAS

SUMINISTRO DE INFORMACIN ATENCIN A CLIENTES SUMINISTRO DE INFORMACIN SERVICIO A TERCEROS

FACTURACIN FACTURACIN Y COBRANZA COBRANZA

Grfico 6. PROCESOS Y SUBPROCESOS NEGOCIO DE COMERCIALIZACIN

C O M E R C IA L IZ A C I N

P L A N E A C I N

E S T R A T G IA S D E C O N S E R V A C I N Y A M P L IA C I N DEL M ERCADO REG ULADO E S T R A T G IA S D E C O N S E R V A C I N Y A M P L IA C I N DEL M ERCADO NO REG ULADO CO STO S M ERCADO REG ULADO C O STO S M E RC AD O N O R EG U LA DO A N L IS IS D E L C O M P O R T A M IE N T O DE LA DEM ANDA

C O S T O S D E P R E S T A C I N D E L

S E R V IC IO

C O M E R C IA L IZ A C I N D E E N E R G A

V E N T A D E E N E R G A C O M P R A D E E N E R G A M ERCADO REG ULADO M ERCADO NO REG ULADO

S U S C R IP C IO N E S Y /O C A M B IO S E N E L S E R V IC IO

D E T E C C I N D E P R D ID A S P R D ID A S N O T C N IC A S A D M IN IS T R A C I N D E F R A U D E S M E D ID A S R E M E D IA L E S PREVENTA M ERCADO REG ULADO PREVENTA M ERCADO NO REG ULADO PO STVENTA M ERCADO REG ULADO PO STVENTA M ERCADO NO REG ULADO F A C T U R A C I N M E R C A D O R EG U LA DO F A C T U R A C I N M E R C A D O N O REG ULADO RECAUDO M ERCADO REG ULADO F A C T U R A C I N Y C O B R A N Z A RECAUDO M ERCADO NO R EG U LA DO A T E N C I N D E R E C L A M O S M ERCADO REG ULADO A T E N C I N D E R E C L A M O S M ERCADO NO REG ULADO

A T E N C I N A C L IE N T E S

Subproceso: Conjunto de actividades que integran personas, informacin, materiales y equipos, interrelacionadas y ejecutadas en un tiempo y lugar, con origen, insumos y resultados predeterminados a los cuales las personas agregan valor para obtener un producto o servicio que satisfaga las necesidades de un cliente interno y externo. Actividad: Conjunto de tareas desarrolladas en forma secuencial y lgica, cuya ejecucin requiere de insumos y recursos y tiene resultados predeterminados para obtener un producto o servicio que satisfaga las necesidades de un cliente interno y externo. 2.3.3 Identificacin de los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades: Es necesario la elaboracin de encuestas a todo el personal tanto administrativo como operativo con el objeto de medir el tiempo utilizado por cada empleado en las actividades y la totalidad de los recursos consumidos por cada una de estas, adems la informacin necesaria para desarrollar la Administracin Basada en Actividades, como es el caso del anlisis de valor agregado y la eficiencia de cada una de las actividades. Las fuentes que proporcionan los datos que alimentan el sistema ABC, estn en la mayora de los casos, implcitos en la gestin de los procesos administrativos, financieros y operativos a lo largo y ancho de la estructura empresarial. Para que dichas fuentes cumplan con los objetivos propuestos y se obtengan los resultados esperados por la administracin, es necesario estructurar dicha informacin a niveles adecuados, de forma tal que su extraccin, consolidacin y complejidad permitan a la empresa un alto grado de eficiencia y eficacia. Dentro de los subsistemas que conforman el sistema de informacin que surtirn las reas de contabilidad y costos son los siguientes: Nmina, Almacn, Tesorera, Presupuestos, Activos Fijos y Facturacin, entre otros (Grfico 7).

Grfico 7. SISTEMAS DE INFORMACIN

F A C T U R A C I N

IN G R E S O S P O R C O N C E P T O TALEN TO S
S A L A R IO S P R E S T A C IO N E S DESCUENTOS P A F A F IS C A L E S D E P R E C IA C I N E S A M O R T IZ A C IO N E S

A C T IV O S F IJ O S

ALM ACN

M A T E R IA L E S REPUESTOS IN S U M O S H E R R A M IE N T A S

C O N T A B IL ID A D

AJU STES N O TAS C O N TABLES C O D IF IC A C IO N COSTOS Y GASTOS IN G R E S O S

C O N T A B IL ID A D

P A G A D U R A

V I T IC O S C AJAS M EN O R ES FONDOS ROTAT. C IE R R E S

C O D IF IC A C I N D E CUENTAS DE COBRO Y OTROS CO STO S Y G ASTO S NO CAUSADOS EN OTRAS REAS

C O M B U S T IB L E P O R V E H C U L O

TRANSPO RTES S IT

PRESUPUESTO

IN G R E S O S P O R CONCEPTO C O N C IL IA C IO N E S

T E S O R E R A

C O S T O S A .B .C .

IN F O R M E S

Cada uno de estos subsistemas mediante procesos especficos y sistemticos, generarn la informacin necesaria para alimentar el sistema de costos. La eficiencia del funcionamiento del sistema de costos depender en gran medida de la razonabilidad de los datos recibidos de los otros subsistemas. 2.3.4 Anlisis de Eficiencia y Valor Agregado: Quizs ms importante que conocer el costo del producto, es disponer de una visin del despilfarro y de las oportunidades de reduccin del costo y de mejora del rendimiento de forma que permita a la direccin incrementar la competitividad. Las actividades que los clientes no consideran importantes y no estn dispuestos a pagar son las que no agregan valor, y por ende se pueden eliminar, combinar, omitir en ciertas circunstancias, cambiar de secuencia, cambio de lugar, simplificar, autorizar, integrar o minimizar. El objetivo ltimo del valor agregado es el mejoramiento continuo de los procesos y actividades que se deben desarrollar de una manera eficiente y eficaz para atender las necesidades de los clientes. 2.3.5 Construccin del Modelo de Costos ABC: La propuesta de un Sistema de Costeo Basado en Actividades, est fundamentada en las necesidades manifiestas por las empresas de energa. El sistema garantiza que la totalidad de costos y gastos contables o no, sean asumidos por los negocios prestados, sin embargo, el sistema reportar los costos de gestin de cada uno de los centros de costos (especiales o normales), posteriormente stos sern distribuidos de acuerdo con bases razonables a las actividades administrativas y operativas para luego costear los subprocesos operativos y administrativos, y estos a su vez distribuirlos a los negocios del servicio de energa u objetos de costos determinados en el modelo. El modelo de costos ABC propuesto para las empresas de energa est representado mediante el Grfico 8, pero para su correcta comprensin, es importante explicar y graficar cada uno de sus componentes: Acumulador: Es cualquier objeto dentro de la empresa al que se le puedan asociar costos, gastos o ingresos, siempre y cuando sea relevante para el clculo de costos. Ejemplos: dependencias, actividades, procesos, objetos de costo, etc. Enlaces: Corresponde a la relacin que se establece entre acumuladores, el origen del Enlace se refiere a un acumulador cualquiera, el destino debe ser un acumulador de nivel superior a este. Es necesario que los criterios de distribucin del acumulador que sirve de origen en el Enlace, coincidan con las Caractersticas del acumulador que sirve como destino. 7

 Nivel: Concepto que determina la forma de agrupar acumuladores dentro de la empresa horizontalmente, de tal manera que slo se pueden realizar Enlaces con los Niveles mayores. Se puede decir que un nivel es el conjunto de acumuladores. Criterio: Tambin conocido como base de distribucin y son todos aquellos parmetros convencionales que se toman como referencia para hacer una asignacin objetiva y razonable de los costos y gastos que no se pueden identificar directamente con algn acumulador. El Criterio es la forma como un grupo de Nivel Inferior enva costos a un grupo de Nivel Superior. Grafico 8. ESTRUCTURA GENRICA DE ABC
NIVELES:
RECURSOS

ACUMULADORES
ENLACES

ACTIVIDADES

ACUMULADORES
ENLACES

PROCESOS

ACUMULADORES
ENLACES

NEGOCIOS

ACUMULADORES
ENLACES

SERVICIOS

ACUMULADORES
ENLACES

EMPRESA

ACUMULADOR

El modelo de costos ABC propuesto para las empresas de energa est compuesto por mltiples niveles que permitirn adicionar niveles intermedios si la empresa lo considera necesario, stos niveles representan grupos de acumuladores en los cuales se agruparn los costos y gastos que se generan en la empresa. El sistema de costos acumular informacin en cada uno de los anteriores niveles realizando una captura de los recursos incurridos para la adecuada ejecucin de las actividades. A partir de esta clasificacin de los recursos se realizarn las distribuciones necesarias de nivel en nivel, teniendo en cuenta que cada acumulador puede tener relacin con uno o varios acumuladores de niveles siguientes. Esta relacin se establecer mediante la creacin de enlaces y para su asignacin se utilizarn drivers o direccionadores definidos para cada acumulador (Grfico 9).

Grfico 9. ESTRUCTURA DEL MODELO ABC EN EMPRESAS DE ENERGA

ESTRUCTURA DEL SISTEMA ABC EN EMPRESA DE ENERGA

Recursos

SERVICIOS PERSONALES

DEPRECIACIONES MANTENIMIENTO Plantas

SERVICIOS PBLICOS

CTOS Y GTOS GRALES

Gerencias

Centros de Costos Dep.1 Dep.2 Dep.3 Dep.n Unidad 1 Unidad n Subestac.1 Subestac.n Vehculos
Procesos Administrativos o de Apoyo Procesos Operativos

Procesos y Actividades

AA1 AA2 AA3 AA4 AA5 AA6 AA7 AAn AO1 AO2 AO3 AO4 AO5 AO6 AO7 AOn

Trmica
Gas

Generacin Vapor Hidrulica Comercializacin Transmisin Distribucin

Objetos de Costo

SERVICIO ENERGA ELCTRICA

PROYECTOS
COSTOS CAPITALIZABLES

TOTAL COSTOS EMPRESA

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Nivel 1 Recursos: Son todos los costos y gastos que ingresan al modelo y cada uno debe estar asociado a un centro de costos especial o a uno normal. Nivel 2 Centros de Costos Especiales: Son segmentos de la organizacin donde se acumulan costos. Se diferencian de los centros de costos normales en que los especiales se asignan a un centro normal y es este quien distribuye costos a las actividades. Por ejemplo, los vehculos de representacin se pueden consideran un centro de costo especial debido que ejercen una doble funcin, cada vehculo incurre en una serie de costos y gastos (mantenimiento, repuestos, gasolina, aceite, etc.), y a su vez son un recurso o un insumo de las dependencias o centros normales que los utilizan. As mismo, El Edificio Administrativo se considera un centro de costos especial para acumular en l, todas aquellos recursos que se relacionan con todas las reas funcionales pero que no se sabe exactamente cuanto asignarle a cada una, por lo tanto deben ser distribuidos con base en direccionadores razonables entre todas las dependencias que se encuentran ubicadas all. Grficamente se distribuye as: Nivel 3 Centros de Costos Normales: Es un segmento de la organizacin que incurre en costos y en gastos y tiene algunas caractersticas comunes para medir el rendimiento y asignar la responsabilidad. Los centros de costos normales son segmentos de la organizacin que acumulan costos y gastos y que tienen un grupo de actividades asociadas. Pueden ser de varios tipos: dependencias, equipos, circuitos, lneas, subestaciones, plantas de generacin. A estos centros pueden llegar costos directamente o por distribucin de los centros especiales con los cuales estn asociados. La forma de distribuir los recursos que se encuentran en los centros de costos normales a las actividades depender de si la actividad utiliza dicho recurso y al porcentaje de dedicacin de las personas a la actividad. Nivel 4 Actividades: Como se defini anteriormente las actividades son un conjunto de tareas desarrolladas en forma secuencial y lgica por una persona, cuya ejecucin requiere de insumos y recursos y tiene resultados predeterminados para obtener un producto o servicio que satisfaga las 9

necesidades de un cliente interno y externo. A las actividades les deben llegar los costos por distribucin del nivel de centros de costos. La distribucin que se hace de las actividades al nivel siguiente (subprocesos) se hace en forma directa cuando la actividad se relaciona slo con un subproceso, pero en el caso en que la actividad se relacione con varios, (actividades directivas) se requiere la utilizacin de un driver. Nivel 5 Subprocesos: Como se defini anteriormente los subprocesos son un conjunto de actividades que integran personas, informacin, materiales y equipos, interrelacionadas y ejecutadas en un tiempo y lugar, con origen, insumos y resultados predeterminados a los cuales las personas agregan valor para obtener un producto o servicio que satisfaga las necesidades de un cliente interno y externo. Pueden ser administrativos y operativos. A los subprocesos slo deben llegar costos por distribucin del nivel de actividades y este a su vez, distribuye todos sus costos a los procesos propios de la empresa que es el nivel inmediatamente siguiente. La distribucin que se hace de este nivel al siguiente es directa si el subproceso slo se relaciona con un proceso interno, y en el caso en que se relacione con varios procesos se requiere la utilizacin de un driver. A continuacin se muestra grficamente la distribucin del subproceso directivo de distribucin: Nivel 6 Procesos Internos: Los procesos internos dentro del modelo son un conjunto de subprocesos que integran personas, informacin, materiales y equipos, interrelacionadas y ejecutadas en un tiempo y lugar. Pueden ser administrativos y operativos. Reciben todos sus costos a travs de distribucin, del nivel de subprocesos y los distribuyen al nivel de Objetos de Costo siguiente. Nivel 7 Objetos de Costo: En este nivel se encuentran los negocios necesarios para prestar el servicio de energa que son conjuntos de procesos afines que identifican una unidad estratgica de negocio, los cuales determinan el objeto social de la empresa. Adems, en este nivel se incluyeron otros objetos de costo tales como los proyectos que corresponden a los costos incurridos en la construccin o ampliacin de edificaciones destinadas a oficinas, locales, bodegas, plantas de operacin, as como de otras obras en proceso, que sern utilizadas en las labores operativas o administrativas o que sern vendidas. Los negocios reciben todos sus costos del nivel de procesos internos. 2.3.6 Captura de los Recursos: El sistema contable provee la informacin necesaria para el sistema de costos, haga o no parte de la contabilidad financiera. Posteriormente costos ABC proceder a elaborar los reportes necesarios para los distintos propsitos en las respectivas reas internas con los anlisis y sugerencias que sean necesarios (ver Grfico 7). 2.3.7 Determinacin de los Direccionadores: Constituyen criterios o bases de distribucin todos aquellos parmetros convencionales que se toman como referencia para hacer una asignacin objetiva y razonable de los costos y gastos que se identifican con varios acumuladores al tiempo. El criterio definido para distribuir un acumulador en otros, es el que ms relacin de causalidad tenga con stos, para que el criterio se pueda aplicar ste debe ser la caracterstica de todos los acumuladores que van a recibir el costo o gasto, por ejemplo, para distribuir la nmina entre las actividades, se utiliza el tiempo de dedicacin de las personas. Los direccionadores pueden tener un comportamiento fijo o variable, el concepto de variable significa que cambia mes a mes y el de fijo que cambia de acuerdo a un rango de tiempo especfico (3, 6, 9, 12 meses). Por ejemplo, para distribuir el gasto por arrendamiento del edificio central, se utiliza como criterio de distribucin los metros cuadrados (mts2) ocupados por cada dependencia (Grfico 10). En el modelo de costos propuesto para las empresas de energa se definieron criterios o bases de distribucin para los acumuladores que los necesiten en cada uno de los niveles. La actualizacin de estos criterios depende de la variabilidad del mismo mes. Existen distintos tipos de direccionadores dependiendo del nmero de niveles definidos, as: Drivers de primer nivel: Son los utilizados para distribuir costos de los centros especiales a los normales, como por ejemplo metros cuadrados, valor de los activos por dependencia, nmero de personas. 10

 Drivers de segundo nivel: Se utilizan para distribuir costos de los centros normales a las actividades. Drivers de tercer nivel: Se utilizan para distribuir costos de las actividades a los subprocesos. Drivers de cuarto nivel: Se utilizan para distribuir costos de los subprocesos a los procesos internos. Driver de quinto nivel: Se utilizan para distribuir costos de los procesos internos a los negocios. Driver de sexto nivel: Se utilizan para distribuir costos de los negocios de Transmisin y Distribucin a los niveles de tensin de estos negocios. Grfico 10. EJEMPLO DE DISTRIBUCIN DE COSTOS ENTRE DOS NIVELES
A c u m u la d o r o rig e n G a s to A rre nd a m ie n to $ 1 .0 0 0 .00 0 A re a (M t 2 )

C rite rio d e d is trib u ci n

E n la c e s

C o n tro l In te rn o 13 0 M t 2

G e ren c ia 50 M t 2

O ficin as 1 10 M t 2

S u b . A d tiv a . 80 M t 2

S u b . C om e rcial 90 M t 2

A c u m u la d o re s d e s tin o C a ra c te rstica

2.3.8 Clculo de Costos Unitarios: Una vez realizado todo el proceso de distribucin del modelo, se puede proceder a realizar el clculo de costos unitarios. Para llevar a cabo este proceso se requiere que mensualmente las cuatro unidades bsicas de negocio (generacin, transmisin, distribucin y comercializacin) identifiquen las cantidades de acuerdo con la unidad de medida, as: (Grfico 11): Generacin: Kilovatios Generados (Kv. Generados) Transmisin: Kilovatios Transmitidos (Kv. Transmitidos). Distribucin: Kilovatios Distribuidos (Kv. Distribuidos). Comercializacin: Kilovatios entregados al usuario final (Kv. Comercializados).

Donde: $/Kv G: Costo unitario de cada kilovatio generado $/Kv T: Costo unitario de cada kilovatio Transmitido $/Kv (D+Pt+Pnt): Costo unitario de cada kilovatio Distribuido incluyendo las prdidas tcnicas y no tcnicas $/Kv (C+Pt+Pnt): Costo unitario de cada kilovatio Comercializado incluyendo las prdidas tcnicas y no tcnicas

11

Grfico 11. ESQUEMA PARA LA DETERMINACIN DE COSTOS UNITARIOS

G E N E R A C I N T R A N S M IS I N D IS T R IB U C I N C O M E R C IA L IZ A C I N

K v . G e n e ra d o s

K v . T ra n s m itid o s

K v . D is trib u id o s

K v . C o m e rc ia liz a d o s

$ / Kv G

$ / K v .T

$ /K v . (D + P t+ P n t)

$ /K v .(C + P t+ P n t)

El clculo de este costo unitario se determina dividiendo el costo total de cada negocio entre el total de kilovatios generados, transmitidos, distribuidos o comercializados, segn el caso, incluyendo las prdidas tcnicas y no tcnicas. Para discriminar el valor que corresponde a prdidas y calcular un costo unitario que no las incluya, es necesario determinar el valor de las mismas. Una vez determinadas las prdidas, se procede a valorarlas, multiplicando el costo unitario calculado anteriormente por el nmero de kilovatios perdidos y as determinar el valor de la prdida tcnica y no tcnica y adems calcular un costo unitario que no las incluya. En el Grfico 12 se presenta la determinacin en esquema de las prdidas Tcnicas y las Prdidas no Tcnicas de electricidad, donde: Cu: Costo unitario Pt: Prdidas Tcnicas Pnt: Prdidas no Tcnicas $/Kv.D: Costo por Kilovatio Distribuido $/Kv.C: Costo por Kilovatio Comercializado Grfico 12. ESQUEMA PARA LA DETERMINACIN DE LAS PRDIDAS DE ELECTRICIDAD
$ /K v . ( D + P t+ P n t) $ /K v .(C + P t+ P n t)

CU x Pt

C U x Pnt

CU x Pt

C U x Pnt

$ / K v. D

$ / Kv. C

C O S T O D E P E R D ID A S (7 5 5 5 )

Las Prdidas representan el valor de los costos y gastos por el uso normal de los medios de transmisin, transporte, y distribucin de los servicios pblicos de redes, productos, lneas de transmisin y transformadores. Las prdidas normales de los mismos son denominadas prdidas tcnicas, estas prdidas son asumidas por el distribuidor. De otra parte por fallas en los medidores, conexiones fraudulentas, escapes y en general todas aquellas que pueden imputarse a fallas en las instalaciones, se denominan prdidas no tcnicas o negras y son asumidas por el comercializador.

12

El costo unitario del kilovatio distribuido es: El costo de la prdida tcnica ser:

Cu. Kv. Dist. = Costos totales de Distribucin Kv totales distribuidos Cu. Kv. Dist. X Prdidas Tcnicas

El costo unitario del Kilovatio comercializado es: Cu.Kv.Com.= Costos totales Comercializacin Kv. totales comercializados El costo total de la prdida negra ser de: Cu. Kv. Com. X Prdidas Negras

2.3.9. Anlisis de Costos y Rentabilidad: Una vez hechas las distribuciones del modelo y teniendo los resultados de las mismas se procede a la etapa de anlisis y evaluacin de los datos obtenidos. Esta etapa se realiza a travs de la elaboracin de todos aquellos informes que requieran las reas. Los informes emitidos por la aplicacin tienen como objetivo principal, auxiliar a la administracin para el anlisis, la interpretacin, el seguimiento y el control de las actividades administrativas y operativas realizadas; as mismo constituyen una herramienta importante para garantizar el consumo racional de los recursos. Algunos tipos de informes son: Costos de los por recursos, Costos de las actividades, procesos, subprocesos, objetos de costos, Costos totales por nivel, Ingresos vs Costos detallados por negocio (Estado de resultados), Anlisis de valor agregado, Anlisis de eficiencia. 3. BIBLIOGRAFA LVAREZ LPEZ, Jos y otros. Contabilidad de Gestin Avanzada. McGraw-Hill. Madrid, 1996. BOTERO, Jorge Humberto. Servicios Pblicos Domiciliarios. En: Estrategia Econmica y Financiera No. 199. Octubre de 1994. Pgina 26. Cuervo G., Luis Mauricio. Crisis y regulacin de los Servicios Colectivos Domiciliarios en Colombia. En: Cuadernos de Economa No. 20, Vol. 14, Universidad Nacional de Colombia, Santafe de Bogot D.C., Colombia, enero-junio de 1994. Pginas 295-312. POVEDA G., Abdn Alejandro. Servicios Pblicos Domiciliarios, la calidad de vida: un derecho fundamental de la persona. Primera edicin Editora jurdica de Colombia, Medelln, Colombia, 1995. SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS. Rgimen de Servicios Pblicos Domiciliarios. Tercera Edicin, Santafe de Bogot D.C., Colombia, 1997. COOPER, Robin. Cuidado, Contador Gerencial. Revista El Contador Pblico Gerencial Ao 1, No 05- Octubre 1996. Colegio de Contadores Pblicos de Lima. DEAN, Edwin B. "KAIZEN" . http://mijuno.larc.nasa.gov/dfc/kai.html. DRUCKER, Peter. "Gerencia para el Futuro". Ed. Norma. Colombia; 1996. IMAI, M. "Kaizen: The Key to Japans Competitive Success" McGraw-Hill. New York. 1986. KAPLAN, Robert S. y COOPER, Robin. "Auge y Cada de la Contabilidad Administrativa". MALLO, Carlos y MERLO, Jos. "Control de Gestin y Control Presupuestario" McGraw Hill. Madrid, 1995. POLIMENI, Ralph S. y FABOZZI, Frank J. Contabilidad de Costos McGraw Hill. 3a edicin 1997. ROMERO CECEA, Alfredo. "La Contabilidad Gerencial y los Nuevos Mtodos de Costeo" Mxico, 1993. SHANK, John K., GOVINDARAJAN, Vijay. "Gerencia Estratgica de Costos". Norma. Bogot 1995. WEINER, Jerry. Costeo Basado en Actividades para Instituciones Financieras. Boletn Econmico BIC No. 202. Junio 1996, Medelln. DAVIDSON, Sidney y WEIL, Roman. Manual de Contabilidad de Costos. Ed. McGraw-Hill. 1983. BRIMSOM, James A. Contabilidad por Actividades: un enfoque de costes basado en las actividades. Ed. Marcombo, Barcelona, 1995. LORINO, Philippe. El Control de Gestin Estratgico: La gestin por Actividades. Ed. Alfaomega Grupo Editor, Mxico D.F, 1995. 13