Apostilla Con la Convencin de La Haya por la que se Suprime el Requisito de Legalizacin de los Documentos Pblicos Extranjeros, adoptada en La Haya,

Pases Bajos, el 5 de octubre de 1961, mejor conocida como Convencin de la Apostilla, los Estados Contratantes eximen de legalizacin a los documentos pblicos que deban ser presentados en sus territorios, exigiendo como nica formalidad la fijacin de la apostilla. Para conocer el contenido y los Estados Contratantes de la Convencin se puede consultar la pginahttp://www.hcch.net/ A partir del 14 de agosto de 1995, Mxico es parte de dicha Convencin. El propsito de la adhesin de Mxico a la Convencin de La Haya, fue simplificar el sistema de legalizaciones en cadena por un slo trmite denominado apostilla. Este trmite consiste en certificar que la firma y el sello de un documento pblico fueron puestos por una autoridad en uso de sus facultades. La apostilla, al igual que la autenticacin (legalizacin), nicamente certifica que la firma o sello que muestra el documento fue emitido por un funcionario pblico en ejercicio de sus funciones, pero no certifica la validez del contenido del mismo. En la actualidad existen diversos pases que no se han adherido a esta Convencin, por lo que los documentos pblicos que deban producir efectos entre stos, debern ser legalizados de conformidad con lo establecido en el Artculo 2 de dicha Convencin. Documentos de Estados Unidos. Dado que la mayora de las solicitudes sobre obtencin de apostilla se orienta a documentos pblicos emitidos por autoridades estadounidenses, en este apartado se hace mayor nfasis en este pas. Tanto Mxico como Estados Unidos son parte de la mencionada Convencin. Los documentos autenticados o emitidos por autoridades estadounidenses ya no se legalizan en los Consulados de Mxico, sino que deben ser apostillados por las autoridades estadounidenses. Estos documentos estadounidenses, que van a surtir efectos en Mxico, debern contener una certificacin denominada Apostilla que se obtiene en las llamadas Oficinas del (la) Secretario (a) de Estado (Secretary of State) de cada uno de los Estados de la Unin Americana, cuyos datos pueden consultarse en Autoridades Apostillantes en los Estados Unidos de Amrica. Para realizar este trmite desde Mxico, el interesado puede elegir entre las siguientes dos opciones: Va directa El trmite se puede solicitar directamente ante la Oficina de la Secretara de Estado (Secretary of State) de la Entidad Federativa correspondiente, (consultar enlace), presentando el documento original y el pago por este servicio, mismo que cada Oficina establece. Cabe mencionar que dado que este trmite no es personal, puede realizarlo una persona de la confianza del interesado. Va postal 1.- Hacer solicitud al domicilio de la Oficina de la Secretara de Estado (Secretary of State) de la Entidad Federativa correspondiente, para lo cual deber:

Comprar un Money Order (orden de pago) por la cantidad a la que corresponda al pago por este servicio, ms $2.00 USD extras para cubrir el costo de los timbres de correo, a nombre de: OFFICE OF THE SECRETARY OF STATE. El sobre dirigido a la Office of the Secretary of State debe contener: - Documento original - Carta solicitando el trmite (en ingls) - El money order (orden de pago), que puede ser adquirida en casas de cambio y debe expedirse a nombre de OFFICE OF THE SECRETARY OF STATE. - Un sobre adicional con el domicilio en Mxico al cual quiere que se enve el documento apostillado. 2.- Una vez que se cuente con el documento apostillado, en Mxico se deber traducir al espaol por un perito traductor autorizado por el Tribunal Superior de Justicia del Estado que corresponda. 3.- En el caso de las actas de nacimiento, de matrimonio y defuncin, es necesario gestionar la insercin de datos ante el Registro Civil Mexicano.

Documentos expedidos por autoridades mexicanas y que surtirn efecto en otros pases. En el caso de los documentos pblicos mexicanos que deban ser utilizados en un pas adherido a la Convencin de La Haya sobre la Apostilla, debern apostillarse en la oficina que corresponda atendiendo a los siguientes criterios: Los documentos expedidos en cualquier Estado de la Repblica Mexicana, debern apostillarse en la Secretara General de Gobierno de cada Estado Los documentos federales debern ser apostillados por la Secretara de Gobernacin. Los documentos expedidos por autoridades del Distrito Federal, deben apostillarse en la Direccin General Jurdica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal.

Documentos de otros pases en Mxico. Si usted requiere apostillar documentos pblicos extranjeros emitidos por Pases Miembros de la Convencin, el trmite deber realizarse por la autoridad apostillante del pas de origen. Dicha autoridad por lo general es el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si usted desea conocer cul es la autoridad apostillante, se sugiere consultar la pgina http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41 .

Legalizacin La legislacin mexicana prev que para que un documento pblico extranjero surta efectos en Mxico, es necesario que se presente debidamente legalizado por la Representacin Consular mexicana ubicada en el lugar en donde se expidi el documento legalizado. Cabe sealar que debern legalizarse todos aquellos documentos pblicos emitidos por pases que no sean miembros de la Convencin de La Haya sobre la Apostilla y que deban utilizarse en otro pas no miembro. Cuando hay un pas no miembro que presenta el documento ante un miembro de dicha convencin, el primero debe legalizar su documento, igualmente se realiza el procedimiento a la inversa. De conformidad con los Artculos 83 y 84 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano, la llamada legalizacin de firmas y/o sellos, contenidos en documentos pblicos extranjeros, es un acto de certificacin por medio del cual el funcionario consular certifica que la firma o sello (de un funcionario u oficina gubernamental o notarial) que se localiza dentro de su circunscripcin, coincide con la firma o sello registrados en sus archivos. Al igual que en el caso de la apostilla, esta certificacin nunca habr de prejuzgar sobre el contenido del documento. Las legalizaciones efectuadas por las Oficinas Consulares surtirn sus efectos en la Repblica Mexicana sin necesidad de que las firmas de dichos funcionarios requieran a su vez ser legalizadas por la Secretara de Relaciones Exteriores, de conformidad con el Artculo 130 del Cdigo Federal de Procedimientos Civiles. El procedimiento para llevar a cabo la legalizacin es el siguiente: Documentos de Mxico en otros pases 1.Los documentos expedidos por autoridades de cualquier Estado de la Repblica Mexicana, debern legalizarse en la Secretara General de Gobierno de los Estados. 2.Posteriormente por la Secretara de Gobernacin, ubicada en Ro Amazonas # 62 Colonia y Delegacin Cuauhtmoc, con un horario de atencin de 9 a 13 horas, de lunes a viernes. El telfono es 50 93 32 00 ext. 35043. Se deber efectuar el pago de derechos conforme a la Ley Federal de Derechos vigente. 3.Despus deber ser legalizada por la Secretara de Relaciones Exteriores a travs de las Delegaciones Metropolitanas o Forneas. El pago por la legalizacin de documentos en estas Delegaciones ser de conformidad con la Ley Federal de Derechos. A partir del 8 de enero de 2007, la nica forma para el pago de este derecho ser a travs de Hoja de Ayuda. 4.Finalmente, deber legalizarse por la Embajada del pas en donde surtir efectos el documento mexicano. Los documentos federales debern legalizarse en la Secretara de Gobernacin, ubicada en Ro Amazonas # 62 Colonia y Delegacin Cuauhtmoc, con un horario de atencin de 9 a 13 horas, de lunes a viernes. El telfono es 50 93 32 00 extensin 5043. El costo es de 499 pesos mexicanos. Los documentos expedidos por autoridades del Distrito Federal, se legalizan en la Direccin General Jurdica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal ubicada en Candelaria de los Patos s/n, Colonia 10 de Mayo. El costo actual ser determinado por la Ley Federal de Derechos en vigor y se paga en cualquier ofician de la Tesorera del Distrito Federal. El telfono es 55 22 51 18 extensin 108.

Documentos de otros pases en Mxico Los documentos que expiden autoridades de pases no miembros de la Convencin de La Haya sobre la Apostilla, debern ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores o por la autoridad que defina el Gobierno del pas que lo emite. Posteriormente, deber ser legalizado por las Representaciones Diplomticas y Consulares de Mxico. Al igual que en el caso de la apostilla, esta legalizacin nunca prejuzga sobre el contenido del documento. Se deber efectuar el pago de los derechos, de conformidad con la Ley Federal de Derechos en vigor.

Legalizaciones por parte de "Pases Amigos" Este de tipo de legalizaciones es la que se lleva a cabo en aquellos casos en los que el documento es emitido por una autoridad de un pas no miembro de la Convencin de La Haya sobre la Apostilla y que no cuenta con Representacin Diplomtica o Consular del pas en el que surtir efectos legales. Dado lo anterior, se solicita la intervencin de un tercer pas que coadyuve a la obtencin de la legalizacin del documento en el pas que lo emiti. Procedimiento: Utiliza Mxico Cuando un pas no es miembro y no tiene relacin diplomtica con el pas donde surtir efecto el documento, utiliza esta figura legalizando el documento ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, despus ante la Embajada de Mxico en ese pas. Posteriormente se certifica la firma del funcionario del Servicio Exterior Mexicano en la Direccin General de Servicio Exterior y Recursos Humanos (DGSERH) sin costo, y finalmente se presenta en la Embajada en Mxico del pas donde surtir efecto el documento.

Mxico utiliza El documento se legaliza en la Embajada del Pas que se utilizar como amigo, despus se certificar la firma del funcionario diplomtico en el pas de dicha Embajada. Finalmente se legaliza por la Representacin de Mxico en ese pas. Por cuestiones de prctica consular, se podrn solicitar documentos adicionales en cada trmite, por lo que se recomienda ponerse en contacto con la Representacin Mexicana en la cual lo realizar.

Los trmites que realiza esta Direccin son los siguientes: El trmite de Apostilla consiste en la certificacin del nombre, cargo y firma de los servidores pblicos facultados para hacer constar la legitimidad y la validez de los documentos de origen nacional emitidos en el territorio Mexicano, para que surtan efectos en el extranjero, siempre que el trmite se relacione con pases que hayan adoptado la Convencin de la Haya, para mayor informacin haz Click Aqu . IMPORTANTE: Si tu documento esta firmado por un funcionario pblico estatal, tendrs que tramitar la Apostilla ante la Secretara de Gobierno del Estado que lo expidi. El trmite de Legalizacin de Firmas consiste en la certificacin del nombre, cargo y firma de los servidores pblicos facultados para hacer constar la legitimidad y la validez de los documentos emitidos en el territorio Mexicano para que surtan efectos en el extranjero, siempre que el trmite se relacione con pases que no hayan adoptado la Convencin de la Haya, IMPORTANTE: Si tu documento esta firmado por un funcionario pblico estatal tendrs que dirigirte a la Secretara de Gobierno del Estado que lo expidi. El trmite de Certificacin de Diarios Oficiales de la Federacin que obren en el archivo de la Unidad de Gobierno de la Secretaria de Gobernacin.

1.

En que fecha fue firmada la convencin de la Haya? 05 de Octubre de 1961 En que ao Mexico forma parte de la convencin de la Haya? 14 de Agosto de 1995 Cul fue el propsito de la adhesin de Mxico a la Convencin de La Haya? El propsito fue simplificar el sistema de legalizaciones en cadena por un slo trmite denominado apostilla. Cul es la medida de la apostilla y que debe contener? La medida es de un cuadrado de 9 x 9

2.

3.

4.

1.

Pas... [nombre del pas que otorga la apostilla] Este documento pblico 2. Ha sido firmado por ... [nombre de la persona quien firma el documento] 3. en su calidad de ... [la funcin de la persona quien firma el documento] 4. porta el sello de ... [la autoridad que otorga el documento] certificado 5. en ... [el lugar donde se otorga el documento] 6. el da ... [la fecha cuando se otorga el documento] 7. por ... [la autoridad que otorga el documento] 8. No ... [nmero de registro de la apostilla] 9. Sello ... [sello de la autoridad que otorga el documento] 10. Firma ... [firma del representante de la autoridad que otorga el documento]

5.

QU ES LEGALIZAR? Es un acto de certificacin por medio del cual el funcionario consular certifica que la firma o sello (de un funcionario u oficina gubernamental o notarial) que se localiza dentro de su circunscripcin, coincide con la firma o sello registrados en sus archivo

LEGALIZACIN DE DOCUMENTOS PBLICOS EXTRANJEROS Para que un documento pblico emitido en el extranjero surta sus efectos jurdicos en Mxico y viceversa, es necesario que se encuentre legalizado. La legalizacin de documentos pblicos tiene por finalidad certificar la autenticidad de la firma que ostenta el documento, del sello y la calidad en que el signatario del mismo haya actuado. La legalizacin nada tiene que ver con el contenido del documento, sino con aspectos externos de l. Actualmente en Mxico existen dos sistemas de legalizacin de documentos pblicos : 1) El consular, se conoce tambin como sistema de legalizacin tradicional, sucesiva o en cadena; y 2) El de apostilla, se conoce tambin como apostillamiento. Este ltimo procedimiento de legalizacin tiene su fuente en la Convencin por la que se Suprime el Requisito de Legalizacin de los Documentos Pblicos Extranjeros, celebrada con motivo de la sesin de trabajo de la Conferencia de Derecho Internacional Privado, en La Haya, el 5 de octubre de 1961 . Por tener su origen en un tratado internacional, slo es aplicable para los pases que forman parte de esa Convencin, a la que pertenecen actualmente 91 pases. La Convencin que se comenta no suprime el requisito de legalizacin, sino que lo reemplaza por otro procedimiento que tiene la cualidad de la simplicidad y que comentaremos ms adelante. El procedimiento de legalizacin consular, sucesiva o en cadena, es aplicable a los pases que no forman parte de la Convencin. Se piensa, equivocadamente, que el sistema de legalizacin consular fue sustituido por el de apostilla, esto no es as, pues el primero de ellos contina vigente y se aplica a los pases que no forman parte de la Convencin de la Haya. El documento pblico emitido en el extranjero que pretenda desplegar sus efectos jurdicos en territorio nacional debe estar legalizado por el sistema consular o de apostilla, segn sea el caso. Si no est legalizado no se le puede conceder valor probatorio y, por lo tanto, no es apto para justificar lo que con l se pretende. Sistema de Legalizacin Consular, Sucesiva o en Cadena Este sistema de legalizacin consiste en que los documentos pblicos mexicanos que se pretende surtan efectos legales en un pas que no forma parte de la Convencin, deben contar con una serie de legalizaciones de distintas autoridades que van enlazadas una de otra, de tal manera que si una de ellas no se hace, el documento no estar legalizado. Este procedimiento comprende cuatro pasos, los cuales comentamos enseguida, partiendo de que el documento a legalizar es un instrumento notarial. Primer paso: La Secretara de Gobierno de la entidad federativa donde ejerce sus funciones el notario verifica la autenticidad de la firma y sello del notario. Tratndose de un notario del Distrito Federal, esta funcin corresponde a la Oficina de Asuntos Jurdicos y Notariales de la Direccin General Jurdica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal. Segundo paso: La Secretara de Gobernacin comprueba y da fe de la autenticidad de la firma del funcionario de la Secretara de Gobierno del Estado que legaliz el documento, o bien, del funcionario del Gobierno del Distrito Federal, segn sea el caso. Tercer paso: La Secretara de Relaciones Exteriores verifica que la firma del funcionario de la Secretara de Gobernacin sea autntica. Cuarto paso: Por ltimo, el documento se legaliza en el consulado o representacin diplomtica del pas destinatario acreditada en Mxico, donde se certifica la firma del funcionario de la Secretara de Relaciones Exteriores. Como se puede apreciar, llevar a cabo este procedimiento de legalizacin en cadena o sucesiva, resulta lento, complejo y oneroso para los interesados, ya que el tiempo de este proceso es de tres a cuatro semanas, y en cuanto a las erogaciones econmicas que el mismo origina, estmelo usted y tome en cuenta en ello las distancias que tiene que recorrer para lograrlo y el pago de los correspondientes derechos. Sin duda este procedimiento frustra la agilidad que exigen las condiciones actuales del comercio internacional. Los documentos extranjeros provenientes de pases que no hayan suscrito la Convencin y que se pretende surtan efectos jurdicos en Mxico, debern contar con las legalizaciones que su pas de origen exige y estar legalizado por la oficina consular mexicana acreditada en el pas donde se emiti el documento. Sistema de Legalizacin por Apostillamiento Tiene su origen en la misma Convencin y est diseado para simplificar la serie de formalidades que se venan observando al legalizar un documento pblico que surtir efectos jurdicos en un pas distinto. Ya se vio que la legalizacin sucesiva o en cadena origina inconvenientes que afectan las relaciones internacionales y su complejidad crea dificultades que se traducen en constantes quejas ocasionando a los interesados elevadas erogaciones y prdidas de tiempo que lastiman sensiblemente la agilidad de la actividad mercantil internacional. La Convencin reconoce que la institucin de la legalizacin satisface una funcin jurdica especfica de carcter probatorio y, por lo tanto, estim que no era prudente eliminar esta institucin ya que se privara a los interesados de contar con un documento autntico, razn por la cual no suprimi el requisito de la legalizacin sino que la reemplaz por otro procedimiento, el cual, por una parte, asegura al portador del documento el efecto deseado en cuanto al valor probatorio y, por otra, no complica el procedimiento mediante el cual se verifica la autenticidad de origen, ya que la nueva formalidad tiene la cualidad de su simplicidad.

El proceso de legalizacin adoptado en esta Convencin ser aplicable a los pases que forman parte de ella, de tal manera que las naciones que no estn integradas en este tratado debern aplicar su sistema consular o tradicional de legalizacin. Esta Convencin sustituye la legalizacin sucesiva o en cadena por una sola certificacin o apostilla que es adherida al documento por las autoridades del pas en que fue expedida. La apostilla consiste en certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello que el documento calce. El formato de la apostilla se encuentra diseado por la propia Convencin, de tal manera que los pases que integran la misma deben respetar el modelo creado para el efecto, que deber contener las siguientes: Caractersticas 1) Nombre del pas que expidi el documento; 2) Nombre y calidad de la persona que firm el documento; si ste ostenta sello, la autenticidad del mismo; 3) Lugar y fecha; 4) Autoridad que la emite; 5) Nmero de certificado que le corresponde; 6) Sello y firma de la autoridad que la emite; 7) Deber redactarse en el idioma oficial del pas que la expida. Sin embargo, si se cree conveniente podr tambin expedirse en una segunda lengua; 8) Debe ostentar en su lado izquierdo el escudo nacional; 9) Deber utilizarse papel blanco y de preferencia que sea de seguridad; 10) La palabra apostilla deber siempre utilizarse en idioma francs -apostille-; y 11) Deber efectuarse sobre el cuerpo del mismo documento, y de no contar con espacio suficiente, se podr adherir al mismo. La Convencin establece los requisitos que deben cubrirse para que la autoridad competente expida la apostilla. Estos requisitos son los siguientes: Primero: Se expedir a peticin del portador del documento, por lo que no es necesaria la presencia del titular del mismo. Segundo: No podr ser expedida en documentos administrativos que se refieran a una operacin mercantil o aduanal, tampoco en documentos emitidos por agentes diplomticos o consulares. Tercero: No podr expedirse si el documento presenta borraduras o enmendaduras. Cuarto: No debern apostillarse documentos cotejados por notario pblico. En los casos en que sea necesario se debe apostillar el documento original o la copia certificada expedida por la autoridad que originalmente tiene facultad para hacerlo. Ejemplo: Actas del Registro Civil. El artculo 6 de la Convencin seala que cada pas contratante designar a las autoridades competentes para expedir la apostilla, lo cual notificar al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Pases Bajos en el momento del depsito de su instrumento de ratificacin o de adhesin a la Convencin. Tambin notificar cualquier modificacin en la designacin de las autoridades. En Mxico se presentan varios supuestos para expedir la apostilla. sta procede en documentos pblicos federales, documentos pblicos estatales y documentos pblicos del Gobierno del Distrito Federal. Las autoridades mexicanas competentes para expedir la apostilla son las siguientes: Primero: Los documentos pblicos federales que se expidan en los estados de la Repblica, debern ser apostillados por la Delegacin Estatal de la Direccin General de Gobierno de la Secretara de Gobernacin del lugar donde se expida el documento. Segundo: En los documentos pblicos federales emitidos en el Distrito Federal, la autoridad competente para expedir la apostilla ser la Direccin General de Gobierno de la Secretara de Gobernacin. Tercero: En los documentos pblicos estatales el apostillamiento estar a cargo de la Secretara de Gobierno del Estado donde se emiti. Cuarto: Los documentos locales expedidos por las autoridades del Gobierno del Distrito Federal sern apostillados por la Direccin General Jurdica y de Estudios Legislativos del Distrito Federal. Apostillado el documento podr ser presentado en el pas donde vaya a surtir efectos jurdicos y no ser necesaria la legalizacin de ninguna otra autoridad mexicana, como se exige en el proceso de legalizaciones sucesivas o en cadena, o sea, que no se requerir la legalizacin de la Secretara de Gobernacin, de la Secretara de Relaciones Exteriores ni tampoco de la representacin diplomtica o consular acreditada en Mxico del pas donde surtir efectos jurdicos el documento. Pases que Forman Parte de la Convencin