Roteirizao

Conceito e Aplicao

Ol, seja bem vindo ao treinamento de roteirizao! Este material vai auxili-lo a entender melhor o processo de roteirizao e o que voc deve fazer para realiz-lo com qualidade e eficincia. Bom estudo!

O intuito deste Mdulo a explicao do conceito do Roteiro Abril e como a mecnica dentro dos sistemas da Abril.

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Conceito e Aplicao

pr-roteiro automtico atribuido atravs do cadastro de pr-roteiro (SPRO), somente para cidades com CEP detalhado.

sequncia manual

Roteiro um conjunto de 10 nmeros divididos em 4 partes que identificam: ponto de recebimento, Entregador, pasta e sequncia de entrega.

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Conceito e Aplicao

pr-roteiro automtico atribuido atravs do cadastro de pr-roteiro (SPRO), somente para cidades com CEP detalhado.

sequncia manual

Qual o prazo para manuteno? A cada vez que identificar um roteiro diferente do real. Obs: Para o Placar, o prazo contido no Informativo mensal.

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Conceito e Aplicao

Quais as vantagens? Inteligncia na Distribuio (no ficar na mo do Entregador); Facilita a localizao do Entregador; Entrega dos exemplares no menor tempo possvel; Entrega dos exemplares com o menor custo possvel; Menor tempo de manuseio; Baixo ndice de reclamao de Assinantes e Entregadores.

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Conceito e Aplicao

pr-roteiro automtico atribuido atravs do cadastro de pr-roteiro (SPRO), somente para cidades com CEP detalhado.

sequncia manual

Qual a sua composio? Explicaremos a seguir a estrutura do Roteiro de forma mais detalhada:

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Conceito e Aplicao

pr-roteiro automtico atribuido atravs do cadastro de pr-roteiro (SPRO), somente para cidades com CEP detalhado.

sequncia manual

Pontos de recebimento das revistas dentro de uma mesma cidade (Galpo), transporte primrio.

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Conceito e Aplicao

pr-roteiro automtico atribuido atravs do cadastro de pr-roteiro (SPRO), somente para cidades com CEP detalhado.

sequncia manual

rea de entrega Delimitada por Entregador.

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Conceito e Aplicao

pr-roteiro automtico atribuido atravs do cadastro de pr-roteiro (SPRO), somente para cidades com CEP detalhado.

sequncia manual

Ponto de Apoio Ponto de desova para continuao da entrega.

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Conceito e Aplicao

pr-roteiro automtico atribuido atravs do cadastro de pr-roteiro (SPRO), somente para cidades com CEP detalhado.

sequncia manual

Obs: Utilize a mesma sequncia nos casos de prdios.

Sequncia de Entrega Ordem sequencial de entregas dentro de um roteiro, separada em intervalos de 10 em 10. Ex: 0010, 0020, 0030.

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Conceito e Aplicao

Mas como funciona a atribuio dos roteiros? Vejamos o fluxo acima:

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Conceito e Aplicao

OBS: O sistema SPRO ser detalhado em outra apresentao.

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Conceito e Aplicao

OBS: Se o CEP do Assinante no constar na base do correio, o sistema tambm atribuir o roteiro fictcio. Neste caso necessrio a correo do cep do Assinante atravs do formulrio de alterao de dados cadastrais.

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Conceito e Aplicao

Ponto de Recebimento: Dentro da cidade (ser diferente de 01 apenas nos casos em que o Distribuidor possuir mais de um galpo dentro da mesma cidade); Entregador: Regio de entrega de 1 entregador (inclui todas as suas pastas); Pasta: Sub-diviso do Entregador, de acordo com os pontos de apoio (desovas); Sequncia de Entrega: Ordem sequencial de entregas dentro de um roteiro que deve ser sequenciada com intervalos de 10 em 10; Roteiro Fictcio: Roteiro baseado no CEP do endereo do Assinante criado pelo sistema SPRO.

At agora, aprendemos o que um Roteiro, qual a sua composio e como so feitas suas atribuies. Pronto para aprender mais sobre roteirizao? Vamos l!

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Conceito e Aplicao

Nesta etapa, vamos aprender a padronizao da composio dos cdigos de roteiros e a forma para realizar a manuteno contnua deste fluxo de trabalho atravs de um arquivo xls.

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Macro Fluxo Operacional de acertos de roteiros

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Conceito e Aplicao

01. Sigla do Distribuidor 02. Sigla da Praa 03. Cdigo do Assinante 04. Endereo de Entrega 05. Nmero do endereo de entrega 06. CEP 07. Complemento 08. Bairro

09. Cidade 10. UF 11. Y_N Direta ou Correio 12. Ativo (A) ou Inativo (I) 13. CAE - Controle de alterao de endereos 14. Migrado 15. Roteiro atual 16. Roteiro novo

Ateno! Atualmente esto sendo enviados no arquivo para tratamento, somente os Assinantes Ativos.

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Arquivos de Assinantes antes e depois do tratamento

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Tratamento do arquivo Excel

Atualmente, o mtodo utilizado para os acertos de roteiros a troca de arquivos (de-para), sendo assim podero existir formas diferentes para o acerto de seus roteiros de entrega (desde que obedeam o padro exigido).

A seguir, explicaremos passo a passo uma das maneiras de tratar os roteiros atravs do Excel.

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Dicas para o tratamento dos arquivos de roteiros

Resgatar arquivo na rea de FTP (Roteiro - ENTRADA); Abrir a planilha e Ordenar por (CEP > Endereo > Nmero). Inserir colunas entregador e sequncia; Analisar endereos e definir entregadores; Classificar por entregador; Definir a sequncia das entregas; Classificar por entregador e sequncia de entregas; Formatar a coluna roteiro novo em texto; Codificar o roteiro novo com 10 (dez) dgitos; Classificar por ordem de roteiro novo; Excluir as colunas entregador e sequncia; Salvar a planilha com o nome do arquivo + data; Disponibilizar arquivo na rea de FTP (Roteiro - SADA) e enviar email informando o trmino da roteirizao.

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Tratamento do arquivo Excel

Resgate o arquivo disponibilizado na rea de FTP pela Treelog e salve em uma pasta na sua mquina.

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Tratamento do arquivo Excel

Abra a planilha e classifique os dados na seguinte ordem (CEP > Endereo > Nmero).

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Tratamento do arquivo Excel

Insira 2 novas colunas logo aps a coluna roteiro novo: Entregador e Sequncia.

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Tratamento do arquivo Excel

Analise os endereos e defina os Entregadores de acordo com a regio de entrega.

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Tratamento do arquivo Excel

Selecione todos os dados da planilha e classifique os dados na seguinte ordem (Entregador > Endereo > Nmero).

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Tratamento do arquivo Excel

Defina a sequncia de entrega conforme a ordem estipulada pelo Entregador da regio.

Nosso objetivo apresentar as principais etapas da atuao do Entregador, capacit-lo a entender todo o processo de distribuio e mostrar a importncia do seu trabalho junto aos Assinantes. Vamos comear?

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Tratamento do arquivo Excel

Selecione todos os dados da planilha e classifique os dados na seguinte ordem (Entregador > Sequncia > Nmero).

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Tratamento do arquivo Excel

Voc pode clicar com o boto direito do mouse ou acessar o menu formatar > clulas para formatar o contedo da coluna roteiro novo como texto.

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Tratamento do arquivo Excel

Codifique o roteiro novo conforme estrutura do Roteiro Abril (10 dgitos).

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Tratamento do arquivo Excel

Selecione todos os dados da planilha e classifique os dados por roteiro novo.

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Tratamento do arquivo Excel

Aps selecionar as 2 colunas, clique com o boto direito do mouse e selecione a opo Excluir, ou se preferir na barra de menu Editar > Excluir.

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Tratamento do arquivo Excel

Salve a planilha com o mesmo nome do arquivo original (aab.xls) + data do encerramento do processo (no exemplo 31/out/07). Ex.: aab_31out07.xls

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Tratamento do arquivo Excel

Salve o arquivo alterado na rea de FTP na pasta Roteiro - Sada e informe por email a rea de Roteirizao Abril.

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Tratamento do arquivo Excel

Ateno! Ser atravs destes dados que faremos a correo dos roteiros, dos cadastros de Assinantes e pr-roteiros do SPRO. Portanto cuidado e bom trabalho!

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

Pensando em facilitar o processo de acertos de roteiros, criamos uma maneira alternativa para ajud-lo nesta tarefa! Veja: Resgatar arquivo na rea de FTP (Roteiro - Entrada); Copie o arquivo Code39.ttf e cole na pasta C:\Windows\Fonts; Abrir arquivo Etiquetas_Roteiros e imprimir; Cortar e separar as etiquetas por entregador; Sequenciar etiquetas conforme ordem das entregas (Entregadores); Efetuar a leitura das etiquetas; Criar o Roteiro Novo com 10 (dez) dgitos; Salvar o arquivo, disponibilizar na rea de FTP (Roteiro - Sada) e enviar e-mail informando o trmino da roteirizao.

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

Resgate o arquivo disponibilizado na rea de FTP pela Treelog e salve em uma pasta na sua mquina.

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

Ateno! Caso voc j possua esta fonte instalada em seu computador dentro da pasta fonts, elimine este processo.

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

As etiquetas ficam na aba Etiqueta. Existem vrios tipos de cdigo de barras, utilizamos Code39, verifique se seu leitor est configurado para este tipo de cdigo. Antes de fazer a impresso, imprima apenas 1 pgina e efetue um teste de leitura, se estiver OK imprima o restante das pginas.

Ateno! Embora o arquivo esteja em formato de etiquetas, as mesmas devem ser impressas em papel A4. No utilize o formulrio de etiquetas de entrega.

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

Ateno! No momento do corte, cuidado para no danificar o cdigo de barras, pois isso impossibilitar a leitura das etiquetas. Corte sempre na linha pontilhada.

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

Rena todos os Entregadores e distribua as etiquetas para que eles as sequenciem conforme a ordem das entregas. Motive sua Equipe: Oferea um caf da manh ou almoo.

Ateno! imprescindvel que todos os Entregadores estejam presentes no mesmo momento para este processo, pois podem ocorrer trocas de etiquetas e as mesmas devem ser encaixadas na sequncia correta.

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

Ateno! Caso alguma etiqueta no seja lida, digite o Cdigo de Assinante e o CAE (Controle de Alterao de Endereo) que se encontram descritos na etiqueta.

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

Ateno! Para cada Entregador, crie um pr-roteiro especfico (010101, 010201, etc). Agora para a criao da sequncia de entrega, sempre use um sequencial de 4 dgitos (0005, 0010, 0015, etc).

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

Salve o arquivo alterado na rea de FTP na pasta Roteiro Sada e informe por email a rea de Roteirizao Abril.

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Acerto de roteiros com etiquetas em cd. de barras

Ateno! Estes acertos so realizados somente na base de Assinantes. Se voc entrega em cidades de Ceps detalhados, ser necessrio corrigir tambm o cadastro de pr-roteiro da cidade no SPRO;

Todos os novos Assinantes que entrarem na base ou mudarem de endereo, precisaro ter seus roteiros tratados novamente.

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SPRO

O SPRO (Sistema de Pr-Roteiro) foi desenvolvido para facilitar e agilizar os processos referentes roteirizao de Assinantes, alm de viabilizar a atualizao remota ( distncia) dos cadastros de pr-roteiros.

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SPRO - Objetivo

Atribuir o Pr-Roteiro a todos os Logradouros de sua Localidade (apenas cidades de CEP detalhado), a fim de codificar os Entregadores de sua praa e criar um cadastro de Pr-Roteiro.

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SPRO Acesso ao sistema

Conecte-se ao site www.operacoes.abril.com.br

Abra o browser de sua preferncia (IE, Firefox, Chrome, etc) e digite o endereo web www.operacoes.abril.com.br para acessar o site. No menu lateral, selecione a opo Roteiros.

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SPRO Acesso ao sistema

Digite o mesmo usurio e senha utilizados para acessar o SILOG (os usurios que no possuem esse acesso, devem entrar em contato com o consultor de sua regio). Em seguida, clique no boto Efetuar Logon.

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SPRO Acesso ao sistema

Com o intuito de melhorar e agilizar os processos de criao e manuteno dos cadastros de prroteiros, eliminamos as telas de Digitao e Consulta do SPRO. Agora, todas as funes anteriores (e as melhorias) ficaram em uma nica pasta: Pr-Roteiro.

Ateno! Caso o seu cadastro de pr-roteiro no esteja liberado para alteraes, ser necessrio solicitar ao setor de Roteirizao (Treelog) a liberao. Quanto a consultas, o cadastro estar sempre liberado.

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SPRO Acesso ao sistema

Ao selecionar a praa, aparecer o nome da Localidade e a faixa de CEP designada pelos Correios.

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SPRO Parmetros de busca

Nosso objetivo apresentar as principais etapas da atuao do Entregador, capacit-lo a entender todo o processo de distribuio e mostrar a importncia do seu trabalho junto aos Assinantes. Vamos comear?

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SPRO Gerao de arquivo

Existe a possibilidade de gerar um arquivo texto do seu cadastro de pr-roteiro.

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SPRO Gerao de arquivo

Ateno! O arquivo salvo com a extenso .zip porm no um arquivo compactado. necessrio renome-lo para .txt e depois import-lo para o Excel ou Access.

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SPRO Digitao em lote

Ateno! Para atribuio de Postal necessrio digitar na caixa Selecionados os nmeros 000000

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SPRO Digitao em lote

Observe agora que todos os logradouros Av Getulio Vargas selecionados possuem o pr-roteiro 010501.

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SPRO Acesso detalhado

Caso necessite dividir um nico Logradouro em mais de um pr-roteiro, ser necessrio selecion-lo e clicar no Boto Editar.

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SPRO Diviso de logradouro

O logradouro em questo distribudo at o nmero 500 pelo Entregador 010101, e do nmero 501 at o final distribudo pelo Entregador 010201. Neste caso, temos a seguinte diviso:

Tambm podem ser feitas quebras de numerao para o mesmo Entregador, obrigatoriamente. Veja:

mas em pastas diferentes,

O acerto ser realizado normalmente conforme verso anterior do SPRO.

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SPRO Acesso detalhado

Na coluna Lado, digite: 1 para mpar; 2 para par ou; 3 para ambos.

Na coluna cdigo de distribuio, digite: C para Correio ou D para Direta.

No necessrio digitar a numerao se ela for inteira para o mesmo entregador, pois o sistema mostrar automaticamente.

Na coluna Pr-Roteiro digite o nmero e d <enter> antes de salvar.

A ferramenta no aceita intervalos entre as faixas de nmeros. Desta forma, quando for preencher, veja os valores disponveis para cada campo e se a faixa de numerao segue uma sequncia lgica.

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SPRO Finalizao dos acertos

Obs: Para esta tarefa no ser mais necessria a interveno do Distribuidor, esta mudana de ciclo ser feita pela Treelog durante o fechamento do SPRO.

Aps realizar todas as alteraes e conferir o que foi modificado, o Distribuidor ter que finalizar o processo. Siga as etapas descritas acima e depois clique no Boto Confirmar.

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SPRO Finalizao dos acertos

Aps esta mensagem o cadastro estar pronto para implantao e nenhuma outra alterao poder ser realizada.

Aps este processo, envie e-mail para a rea de Roteirizao (Treelog) informando que o cadastro est atualizado e que j pode ser transferido para a produo.

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SPRO Sequenciamento de roteiros

O que ? uma ferramenta que permite a ordenao das etiquetas de endereamento antes da disponibilizao dos arquivos ao Distribuidor. Para que serve? Serve para atribuio do pr-roteiro / sequenciamento de entrega nas etiquetas de endereamento que no contenham a devida ordenao para entrega, facilitando a alocao das etiquetas aos seus respectivos Entregadores. Qual o prazo para fazer o tratamento? O tratamento poder ocorrer at 02 (dois) dias antes da data da disponibilizao das etiquetas de endereamento aos Distribuidores, no ambiente DISTRIB.

Para melhor compreenso, dividiremos este procedimento em 2 etapas: Pesquisar Roteiros com Problemas; Tratar Roteiros com Problemas.

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SPRO Sequenciamento de roteiros

Existem dois tipos de Roteiros com problemas, que podem ser tratados atravs desta tarefa: Os roteiros Sem Sequncia e os Fictcios. O tratamento das etiquetas realizado por projeto. Roteiros com Problema - Sem Sequncia Ocorre quando o sistema atribui o nmero do pr-roteiro, porm zera a sequncia de entrega. Neste caso, necessrio que seja includo os quatro ltimos dgitos do Roteiro a fim de aloc-lo na real ordem de entrega.

Roteiros com Problema - Fictcio Ocorre quando nossos sistemas no conseguem associar o CEP informado pelo Assinante com nossos cadastros de pr-roteiro, e cria um roteiro provisrio: zera a partir da 2 posio do Roteiro e complementa com as 5 primeiras posies do CEP do Assinante.

Ateno! As localidades de CEP nico no possuem cadastro de pr-roteiro, para todos os novos Assinantes ou alteraes de endereos dentro destas praas ser atribudo automaticamente um Roteiro Fictcio.

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SPRO Pesquisar roteiros com problemas

Utilizando a Veja como exemplo, o tratamento das etiquetas poder ser efetuado s segundas e teras-feiras, ou seja, 02 dias antes da disponibilizao dos arquivos aos Distribuidores.

Ateno! Deve-se dispensar uma ateno especial em operaes de distribuio antecipadas. Esta a tela que iremos utilizar para realizar a tarefa, vamos conhec-la melhor?

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SPRO Pesquisar roteiros com problemas

01. Projeto: Sigla da revista/produto pesquisado; 02. Edio: Edio da revista/produto pesquisado; 03. Cdigo do Assinante: Cdigo do Assinante; 04. N Assinatura: Tempo em que o Assinante est ativo no projeto; 05. Distribuidor: Identifica a sigla do Distribuidor responsvel pela entrega; 06. D/C: Indica se a entrega Direta ou Correio; 07. Roteiro: Cdigo que define o Entregador e a sequncia de entrega; 08. CEP: Nmero do CEP associado ao logradouro do Assinante; 09. Endereo: Logradouro associado a entrega do Assinante; 10. N End: Nmero da residncia do Assinante; 11. Bairro: Bairro; 12. Cidade: Nome do Municpio; 13. UF: Unidade Federativa (Estado);

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SPRO Pesquisar roteiros com problemas

14. Fone: Nmero do telefone do Assinante; 15. Assinante: Nome do Assinante; 16. Qtde: Quantidade de exemplares a serem entregues; 17. Atendente: Identifica o Distribuidor que realizou a entrega; 18. First Issue: Indica a primeira entrega ao Assinante; 19. Last Issue: Indica a ltima entrega ao Assinante; 20. Anotada: Registra se a entrega j foi anotada; 21. Alterou Endereo: Indica se houve alterao de endereo; 22. Fez Reclamao: Indica se houve reclamao; 23. Imprimiu Romaneio: Indica a impresso do romaneio; 24. Seq. End: Indica o nmero de alteraes de endereo efetuadas pelo Assinante; 25. Rot. Original: Registra o roteiro antes do tratamento; 26. Data Exportao: Data de exportao do arquivo para validao; 27. Cd. Romaneio: Sequncia do SacSilog para identificao do romaneio.

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SPRO Pesquisar roteiros com problemas

Boto Pesquisar: Utilizado para pesquisa dos registros atravs de critrios definidos pelo usurio. Botes Remover Item / Remover Tudo: Permitem a remoo individual ou total dos registros apresentados na rea de trabalho. Boto Imprimir Lista: Permite que os dados constantes na rea de Trabalho sejam gerados em arquivo em formato txt. Boto Alterar Seq. Roteiro: Permite o tratamento dos registros selecionados. Boto Add Itens p/ Sequenciar: Seleciona / Acumula os registros a serem tratados. Boto Sair: Encerra a utilizao do mdulo do SacSilog.

Observe na tabela acima as opes disponveis na tarefa Sequenciamento de Roteiros:

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SPRO Pesquisar roteiros com problemas

Atravs da seleo do boto PESQUISAR, dentro da tarefa Sequenciamento de Roteiro Entrega Normal e Back Issue, ser apresentada a seguinte tela:

Aps a escolha dos critrios desejados (Distribuidor, Praa, Projeto, Edio), haver a possibilidade de consultas mais especficas, utilizando-se das opes apresentadas neste exemplo. No prximo slide, os conceitos para cada uma das opes.

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SPRO - Pesquisar roteiros com problemas

Todas: Corresponde a seleo de todos os assinantes constantes no mailing do projeto/edio pesquisado; Cdigo Assinante: Consulta assinante especfico; Roteiro: Consulta roteiro especfico; Anotadas: Consulta exclusivamente os registros com marcao de Anotadas na respectiva coluna do romaneio; First Issue: Consulta exclusivamente os registros com marcao de First Issue na respectiva coluna do romaneio; Last Issue: Consulta exclusivamente os registros com marcao de Last Issue na respectiva coluna do romaneio; Entrega Direta: Consulta exclusivamente os registros com marcao D (Entrega Direta) na coluna D/C do romaneio; Correio: Consulta exclusivamente os registros com marcao C (Entrega ECT) na coluna D/C do romaneio; CEP: Consulta CEP especfico.

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SPRO Tratar roteiros com problemas

Aps a disponibilizao do romaneio na rea de trabalho, ser possvel classific-lo na ordem desejada (basta clicar no ttulo da coluna). Siga atentamente os procedimentos descritos a seguir:

Ateno! Caso a pesquisa ultrapasse a 100 registros, o romaneio ser subdivido em pginas, conforme apresentado na figura, portanto ser necessrio a seleo e transferncia para tratamento, pgina a pgina.

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SPRO Tratar roteiros com problemas

3. Para iniciar o tratamento e classificar os registros na melhor ordem de entrega, utilize a funo Alterar Seq. Roteiro. Os registros selecionados sero transferidos para uma nova rea (janela).

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SPRO Tratar roteiros com problemas

A tela permite a seleo de at 03 colunas para ordenao dos registros a serem tratados. Observe:

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SPRO Tratar roteiros com problemas

Para atribuir pr-roteiro / sequncia, basta clicar 02 vezes no registro selecionado. O sistema habilitar o campo destinado a digitao, conforme segue:

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SPRO Tratar roteiros com problemas

1. Caso selecione a opo No, os dados da rea de transferncia so mantidos e voc continuar trabalhando a digitao dos demais registros.

2. Aps clicar no boto Yes, o sistema exibe uma mensagem de confirmao da ao.

3. Caso deseje limpar a rea de transferncia, clique no Boto Yes

Caso selecione a opo No, os dados da rea de transferncia so mantidos e voc continuar trabalhando a digitao dos demais registros.

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SPRO Tratar roteiros com problemas

Ateno! Se o registro j possuir um pr-roteiro, s poder ser alterado se a praa for de uma cidade de CEP nico ou se o pr-roteiro estiver idntico ao cadastrado no SPRO. Caso contrrio, o sistema exibe uma mensagem de no efetivao.

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SPRO Tratar roteiros com problemas

1. Aps a ordenao prvia das entregas, marque a opo Sequenciar TODOS e escolha no combo o Intervalo a sequenciar.

2. Aps clicar em OK o sistema exibe uma mensagem.

Em caso de necessidade de sequenciamento completo de um pr-roteiro, a tarefa permite a atribuio em lote. Para esta funo, ser necessrio que todos os registros estejam na condio de Sem Sequncia.

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SPRO Tratar roteiros com problemas

Se o projeto/edio em questo j tiver as suas etiquetas disponibilizadas na rea do distribuidor, o SacSilog no permitir a digitao e apresentar a seguinte mensagem:

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Agradecimento

Contamos mais uma vez com a sua colaborao e dedicao para a realizao deste processo. Bom Trabalho! Diretoria de Distribuio.