Acta de Constitucin del Proyecto

Qu es el Acta de Constitucin del Proyecto? El acta de constitucin del proyecto es un documento de inicio, en el cual se definen entre otros los siguientes aspectos de un proyecto: El alcance, el tiempo y los costos El anlisis de los involucrados La estructura de gobernabilidad El equipo responsable del proyecto

El acta de constitucin del proyecto ofrece una visin preliminar de los roles y responsabilidades de los principales interesados y determina la autoridad del lder de proyecto.

Importancia del Acta de Constitucin del Proyecto El acta de constitucin del proyecto es un documento de gran relevancia ya que sirve como una referencia para el futuro del proyecto y para comunicar el propsito del proyecto a lo diferentes stakeholders. La creacin y la aprobacin del Acta por la Junta Directiva dan inicio formal al proyecto y asigna la autoridad para utilizar los recursos de la organizacin en las actividades del proyecto. Un acta de constitucin del proyecto bien escrita es una poderosa herramienta diaria para juzgar la efectividad del esfuerzo desarrollado. sta se convierte en una brjula que mantiene firmemente al equipo enfocado en los objetivos establecidos una vez que ha comenzado el proyecto. Un acta bien elaborada se convierte en punto de referencia para resolver disputas, evitar desviaciones, juzgar el potencial de las nuevas ideas que surjan a lo largo del proyecto, medir del progreso, y mantener el desarrollo del equipo enfocado en los resultados finales.

Cmo se desarrolla el Acta de Constitucin del Proyecto? Desarrollar el acta de constitucin del proyecto consiste en crear un documento que organice la informacin generada durante la fase de diseo y que la represente en un formato simple, corto y de fcil uso. En muchos de los casos el acta es desarrollada y aprobada por el patrocinador o financiador del proyecto, es decir, aquella persona o grupo que proporciona o autoriza el uso de los recursos financieros para llevar a cabo el proyecto. Para crear este documento es menester contar con diversos insumos, los cuales proporcionarn la informacin necesaria para el desarrollado del acta. Dichas entradas pueden ser el perfil del proyecto, la matriz de resultados, la matriz de stakeholders y aquellos documentos de aprobacin del proyecto. Usualmente la creacin de este documento implica la utilizacin del juicio de expertos, es decir, el juicio o experiencia proporcionada por una persona o grupo con conocimientos especializados en la materia o mbito en que se desarrollar el proyecto. Estos expertos pueden ser internos o externos a la organizacin ejecutante, y tal juicio y experiencia ser importante para analizar la informacin con que se cuenta.

Figura 1 Proceso para la creacin del Acta de Constitucin del Proyecto. Entradas Herramientas y Tcnicas - Perfil del Proyecto - Desarrollo del acta - Matriz de Resultados - Juicio de expertos - Documentos de aprobacin del proyecto - Matriz de stakeholders

Salidas Acta de constitucin del proyecto

Una vez desarrollada el acta de constitucin, sta deber como mnimo definir el contenido del alcance, presupuesto, tiempo y objetivos del proyecto. Es importante mencionar que el acta no es un documento que detalle exhaustivamente el proyecto, tampoco trata de sustituir otros documentos de la fase de diseo y aprobacin del proyecto. El contenido del acta puede variar de acuerdo al mbito de aplicacin, las caractersticas, magnitud y complejidad del proyecto mismo.

Componentes Generalmente el acta constitutiva de un proyecto de desarrollo contiene los siguientes elementos: Racionalidad y propsito del proyecto: lo que el proyecto desea cumplir o el problema que debe resolver. Objetivos del proyecto: breve descripcin de los objetivos del proyecto y del impacto esperado. Estrategia del proyecto: - Breve descripcin del modelo de intervencin. - Alcance (productos ms importantes) y lmites del alcance (lo que no incluye el proyecto). - Cronograma resumido de hitos. - Resumen del presupuesto. - Riesgos, supuesto y restricciones de alto nivel. Estructura de gobernabilidad: descripcin de las condiciones que permitirn el desarrollo exitoso del proyecto a travs de una clara definicin de roles, responsabilidades y autoridad. Gerencia y equipo de proyecto: Nombres y roles de los miembros que ejecutarn el proyecto. Mecanismo de control de cambios y monitoreo: la manera en que se analizarn y aprobarn los cambios al proyecto, y la forma en que se llevar a cabo el monitoreo del proyecto.

Referencias: Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Gua de Gestin de Proyectos para Resultados PM4R, 2 edicin, BID-INDES, 2012. http://webstyleguide.com/wsg3/1-process/8-project-charter.html http://pmstudent.com/project-charter-how-important-is-it/