Temario Completo Archivo y Doocmentación

TEMARIO
ARCHIVO Y
DOCUMENTACIN
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ISBN: 84-96086-11-9
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TEMA I:
INTRODUCCIN Y
CONCEPTOS BSICOS
La actuacin de las Administraciones Pblicas se caracteriza, entre otras
cosas, por su influencia en un nmero creciente de aspectos de la vida co-
lectiva de la sociedad y aun en la privada de los ciudadanos, y ello adems
con un creciente grado de eficacia derivado de la cantidad y de la calidad
de la informacin que maneja, y de la velocidad y la precisin con que lo
hace gracias a las tecnologas. Del mismo modo, es por medio de los do-
cumentos como se relacionan las Administraciones con las personas fsi-
cas y jurdicas del exterior, de ah que las fuentes de informacin, su
naturaleza, utilidad, gestin, etc. sean de inters para ambos componen-
tes del binomio Administracin-administrados. Tal informacin se gestiona,
almacena y ordena a travs de un sistema de archivos y documentos, or-
ganizados de acuerdo con una serie de procedimientos, garantas y normas
que existen al respecto.
1. EL ARCHI VO: CONCEPTO Y FUNCI ONES:
En su acepcin ms comn, archivo es el continente, el edificio o los loca-
les donde los documentos son conservados y servidos, en un sentido ms
amplio, es habitual aludir con este concepto al conjunto de personas que
trabajan en l y las tareas que desarrollan, esto es, la institucin responsa-
ble de la acogida, tratamiento, conservacin y servicio de los documentos.
Pero sobre todo el archivo pblico es el conjunto de documentos sean cua-
les sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos
Archivo y Documentacin
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por todo rgano, administracin, servicio u organismo pblico, en el ejerci-
cio de su actividad, documentos que son conservados por sus creadores
o por sus sucesores para sus propias necesidades, o trasmitidos a la ins-
titucin de archivos competente en razn de su valor archivstico.
Segn la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, los
archivos son los conjuntos orgnicos de documentos, o la reunin de va-
rios de ellos, reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el
ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin,
la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Asimismo se entienden
tambin por archivos las instituciones culturales donde se renen, conser-
van, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos
conjuntos orgnicos. Deduzcamos ahora las caractersticas que conforman
el concepto de archivo descomponiendo en factores su definicin:
Qu compone el archivo? Obviamente, los documentos. Se
trata de un conjunto de documentos, sin importar su fecha, su
forma o su soporte material. Desde el punto de vista de sus ca-
racteres externos, cualquier documento puede formar parte del
archivo. As desde el pergamino ms antiguo hasta el ms re-
ciente disco magneto-ptico pueden integrar parte del archivo.
Por otra parte ste no se define solamente porque posea do-
cumentos, pues tambin los tienen las bibliotecas o los centros
de documentacin; lo que realmente lo caracteriza es que hay
un quin, un cmo y un para qu distintivos en la creacin de
los documentos.
Quin crea, produce o genera un archivo? Cualquier persona
fsica o jurdica, o sea, un individuo, una familia, un organismo
pblico o privado, o una parte de stos. En el caso de los ar-
chivos pblicos, estos son creados por una Administracin p-
blica o por alguno de sus organismos.
Cmo se forma un archivo? Mediante el ejercicio de la activi-
dad propia de esa entidad, que da lugar a la tramitacin de
asuntos diversos, cuya plasmacin se materializa en forma de
documentos. Por consiguiente, se produce en el transcurso de
un proceso natural, el propio de cada cual. As, una Adminis-
Formacin Continua Coordinacin AGE de la FEP-USO
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tracin Pblica produce y recibe documentos. En ningn caso
es sta su funcin primordial, sin embargo se desprende de su
ejercicio, del desempeo de sus actividades.
Para qu se producen los documentos? No por capricho, sino
por imperativo del Ordenamiento jurdico, para cubrir diversas
necesidades: en primer lugar, para la correcta gestin adminis-
trativa con sus correspondientes garantas formales y que, en el
caso de los organismos pblicos, incluye la informacin a los
ciudadanos; en segundo trmino, por el inters que pueden
ofrecer como fuente de informacin, para la investigacin y para
la difusin cultural, aun cuando carezcan ya de relevancia jur-
dica.
Pero no es suficiente con que sean documentos producidos
por cualquier entidad en el desarrollo de su actividad: para ob-
tener informacin, adems, debe ser conservada (bien por sus
creadores, bien por sus sucesores) de forma organizada, res-
petando el orden segn el cual fueron creados, mantenindo-
los ligados por un vnculo necesario. En definitiva, deben ser
conjuntos orgnicos. Para que se pueda hablar de archivo, los
documentos han de estar organizados y su informacin recu-
perable para su uso, de acuerdo con los principios y procedi-
mientos establecidos en su disciplina especfica (la Archivstica),
en locales e instalaciones adecuados y bajo la direccin del per-
sonal competente, esto es: archiveros.
A la luz de lo expuesto, puede quedar alguna duda respecto de las dife-
rencias exactas que hay entre el archivo, la biblioteca y el centro de docu-
mentacin. Las diferencias son muchas, y estn determinadas por la
naturaleza de los materiales que emplean, por las teoras en que se sus-
tentan, por los procedimientos de trabajo, as como por las caractersticas
de las instituciones que constituyen el objeto de su atencin. Comenzare-
mos contraponiendo dos de estos conceptos: fondo de archivo versus co-
leccin de biblioteca.
La diferencia no viene dada por el aspecto externo de los materiales con
que ambos trabajan, pues en una biblioteca puede haber manuscritos y en
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un archivo suele haber impresos. La diferencia reside en la contraposicin
entre las nociones de fondo de archivo y coleccin.
Fondo de archivo es el conjunto de documentos procedente de la actividad
de un organismo, cuya elaboracin es fruto de un proceso natural y pre-
establecido, el procedimiento administrativo, en el caso de las Administra-
ciones Pblicas. Lo distintivo es que los documentos se producen en un
contexto relacional reglamentado, en el que no intervienen ni la voluntad ni
la creatividad del individuo. As, los documentos producidos y recibidos por
cualquier Administracin Pblica lo son en funcin del procedimiento ad-
ministrativo que regula las relaciones entre partes a distintos niveles.
La coleccin de biblioteca es el resultado de reunir documentos creados
como fruto del saber y de la voluntad creadora, destinados a su difusin.
Como su propio nombre indica, la biblioteca colecciona los documentos,
los elige y colecta mediante compra, donacin, depsito o intercambio,
pero en cualquier caso no le vienen dados.
La funcin primordial de las bibliotecas es poner medios de informacin a
la disposicin de los usuarios. Tambin lo es de los archivos, pero con una
diferencia fundamental: los documentos, en tanto resultado de la gestin
administrativa, tienen un valor probatorio que los diferencia y caracteriza.
En cuanto al centro de documentacin, las diferencias son equiparables,
por cuanto tambin recogen, coleccionan, documentos de distinta proce-
dencia con la finalidad principal de reunir la mayor cantidad de informacin
precisa sobre uno o ms asuntos. Puede que documentos originados en
un procedimiento administrativo formen parte de un dossier, como puede
darse el caso de que documentos no originados en un procedimiento le sir-
van de apoyo informativo. Por ello conviene ahondar un poco ms en las
diferencias viendo las que existen entre expediente y dossier:
El expediente administrativo, es un conjunto de piezas que tratan de un
mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivero sino los servicios
correspondientes, a medida que se desarrollan los trmites encaminados a
resolver ese asunto. Cada pieza, es decir, cada documento individual e in-
divisible, es un eslabn de una cadena que est inserta en un contexto que
le da un valor que no tendra el documento aislado por s mismo. El expe-
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diente comporta una nocin funcional y probatoria, da fe. Ser transmitido
desde la oficina al archivo directamente, sin alteracin alguna desde el ex-
terior.
El dossier, propio de los centros de documentacin, tiende a reunir todas
las informaciones posibles procedentes de las fuentes ms diversas, sobre
una cuestin determinada. Su finalidad consiste en poder responder rpida
y eficazmente a las demandas informativas, pero carece de alcance pro-
batorio.
En cuanto a las funciones de los archivos, cabe destacar las siguientes:
1.- Organizar y poner en servicio la documentacin administrativa,
durante el perodo de mxima utilidad para la gestin de las oficinas
y para la toma de decisiones. El servicio de archivo proporciona las
herramientas necesarias para la organizacin de los documentos
(cuadro de clasificacin, sistema de descripcin, etc.), forma a los
usuarios (en este caso, el personal administrativo) en el uso de di-
chas herramientas, coordina, asesora y ofrece soluciones a la me-
dida de cada departamento.
2.- Asegurar la transferencia peridica al archivo de los documen-
tos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas, pues
una vez concluida su tramitacin continan siendo vlidos desde el
punto de vista jurdico, y hasta es posible que acaben alcanzando
un valor histrico.
3.- Aplicar los principios y tcnicas modernos de valoracin para,
transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor
van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.
4.- Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin en
sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivstica.
5.- Describir la documentacin para hacer fcilmente accesible la in-
formacin, mediante los distintos instrumentos de descripcin do-
cumental y valindose de las ventajas tecnolgicas.
6.- Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y
equipamiento que garanticen su conservacin ntegra en el tiempo.
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7.- Asegurar que stas y cuantas funciones puedan desarrollar el ar-
chivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un
reglamento del servicio.
Todas estas funciones se orientan en definitiva al logro de la utilizacin efec-
tiva y exhaustiva del archivo como recurso bsico de informacin, al servi-
cio de:
La administracin, entidad o persona generadora del archivo, para
proporcionarle cuantos documentos, datos y referencias sean ne-
cesarios para su normal desenvolvimiento, mayor rapidez y eficacia
de gestin.
Los ciudadanos interesados, de manera muy especial en los archi-
vos pblicos, para ofrecerles las informaciones que soliciten relati-
vas a s mismos, a la gestin de la entidad, etc., como garanta de
transparencia administrativa imprescindible en todo Estado de De-
recho. Tiene tal importancia el derecho de acceso por parte de los
ciudadanos a los archivos y registros pblicos, que la Constitucin
lo eleva al rango ms alto en su artculo 105.b); de este modo, bien
sea individualmente bien por medio de asociaciones, se ofrece un
instrumento para contrarrestar, en cierta forma, el creciente poder de
la Administracin sobre los administrados: uno de los cimientos ms
slidos del inmenso poder que posee el aparato administrativo re-
side en la informacin, emanada de los documentos y datos que
maneja. Por consiguiente, la nica defensa que le queda al individuo
para contrarrestar la presuncin de legalidad y legitimidad de los
actos administrativos, reside precisamente en la posibilidad de in-
quirir, a travs de los documentos, cuantos asuntos sean de su in-
ters, y ello solamente es posible por medio de un correcto servicio
de archivo.
La investigacin y la difusin cultural. Este ltimo aspecto tiene es-
pecial relieve en cuanto se trata de poner a disposicin de los ciu-
dadanos los testimonios del pasado, no slo pasivamente, sino por
medio de una extensa labor cultural que nos brinda la Historia y
cuanto con ella se relaciona: publicaciones, visitas, exposiciones,
conferencias, etc, todo ello sin olvidar su misin en el sector espe-
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cializado de la investigacin histrica profesional, donde los archivos
tienden a convertirse en verdaderos divertimentos culturales.
El objetivo ltimo de las actividades del archivo es hacer tiles para
su uso los documentos. Desde el punto de vista de los gestores de
una Administracin, el archivo es un servicio enormemente positivo
que permite optimizar la explotacin de los propios recursos infor-
mativos y probatorios, adems de gestionar la memoria del propio
departamento, tanto ms necesaria para la gestin cuanto ms cer-
cana, y tanto ms importante desde el punto de vista del conoci-
miento y prestigio de la propia institucin, cuanto ms remota sea en
el tiempo la documentacin.
2. LA GESTI N DE LOS DOCUMENTOS
PBLI COS:
Como sealara ya en la dcada de los aos setenta Giuseppe Continolo,
el trabajo de oficina, que se haba caracterizado tradicionalmente por orien-
tarse al simple registro a posteriori de los resultados de la gestin, ha pa-
sado a una fase de interpretacin ms dinmica y hasta de anticipacin de
los mismos resultados.
El trabajo de oficina, el paperwork de los norteamericanos, tiene dos fun-
ciones principales:
1. Una funcin de registro.
2. Una funcin de informacin.
El registro, o si se prefiere la reunin de los datos elementales relativos a una
operacin y su transcripcin a un documento cualquiera, generalmente un
impreso, es la funcin tradicional que las oficinas han realizado siempre de
forma ms o menos amplia. Consiste en la creacin de documentos indis-
pensables para el desarrollo de las actividades propias de cada organiza-
cin.
La informacin por el contrario, es una funcin que, si bien exista ya en el
pasado, slo en los ltimos aos se ha incluido perfectamente entre las ta-
reas del trabajo de oficina. Deriva directamente del registro, y en algunos
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casos va implcita en l. Es sabido, en efecto, que las copias de una orden
redactadas con fines de registro adquieren tambin un carcter informa-
tivo, y en este sentido precisamente la funcin informativa ha estado siem-
pre presente en las organizaciones. Hoy, sin embargo, est ms repleta de
significado, debido a la necesidad de poner en conocimiento de la direc-
cin todos los elementos crticos indispensables para ejercer un control
efectivo sobre la marcha de la organizacin.
El paso del registro a la informacin se hace mediante la elaboracin, que
es una serie de operaciones (codificacin, clasificacin, seleccin, clculo,
agrupacin, etc.) que transforman los datos brutos en elementos significa-
tivos. Y precisamente el conjunto de las dos funciones, relacionadas entre
s por la elaboracin, es lo que da lugar a ese fenmeno conocido con el
nombre de trabajo de oficina. En definitiva son trabajos de oficina todos
aquellos que prevn la recogida de un dato, su registro posterior en un do-
cumento que permita su conservacin, hasta el momento en que su utili-
dad deje de existir y su definitiva transformacin en informacin.
Estas dos funciones estn presentes en el trabajo administrativo pblico, y
de su interdependencia se derivan importantes consecuencias desde el
punto de vista organizativo. Aunque resulte difcil diseccionar ambas fun-
ciones del trabajo de oficina, nos vamos a ocupar de la segunda, de la in-
formativa, y ms concretamente de cuanto afecta a la organizacin de la
informacin que nos permita hacerla recuperable para su uso. Desde esta
perspectiva los documentos conocen dos fases durante la etapa de uso y
validez para las oficinas:
La primera es la de tramitacin, aquella en la que los asuntos sobre
los que informan los documentos se encuentran en algn punto
entre la iniciacin y la diligencia de archivo.
La segunda es la de archivo, cuando tras su ejecucin, por cadu-
cidad, etc, la tramitacin ha sido dada por concluida, salvo que un
recurso o cualquier otra circunstancia pudiera devolverlo a la etapa
anterior.
El procedimiento administrativo, es decir el puramente burocrtico, se ca-
racteriza por tener unos plazos de resolucin habitualmente cortos, que van
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desde unos das hasta algunos meses; a diferencia de otros como puedan
ser el parlamentario o el judicial, en los que por sus peculiaridades pueden
y suelen prolongarse en el tiempo durante ms de un ao. Para la gestin
de los documentos esto significa que por regla general el nmero de ex-
pedientes abiertos simultneamente en una misma oficina o departamento
administrativo es limitado, de modo que la recuperacin y consulta de los
mismos no plantea exigencias organizativas especiales. Los expedientes
estn a mano en cada puesto de trabajo o, en caso de adquirir cierto vo-
lumen, en un armario de carpetas colgantes, donde es muy fcil ordenar-
los (alfabticamente, por su nmero secuencias, utilizando carpetas de
distintos colores para diferenciar unos asuntos de otros ...).
Ahora bien, cuando han concluido y deben permanecer disponibles para las
oficinas, el volumen de los expedientes aumenta considerablemente, ms
si consideramos la posibilidad de que las oficinas estn integradas en un
departamento o divisin y, por economa de medios, racionalizacin, se-
guridad, etc, utilicen unas mismas instalaciones para el archivo. A partir de
este momento hace falta proporcionar a los documentos algn tipo de or-
ganizacin que los conserve en su integridad y fcilmente accesibles. Por
otra parte, como quiera que el ciclo de vida de los documentos no concluye
aqu, sino que contina durante algunos aos ms y puede llegar a la con-
servacin definitiva, hay que organizarlos con una perspectiva ms amplia
que rebasa la utilidad inmediata. Hay que tener en cuenta que los archivos
de las oficinas, departamentos, secciones administrativas, etc, constituyen
subsistemas englobados en el sistema de archivo que comprende todas
las fases del ciclo de vida de los documentos. En consecuencia, toda la or-
ganizacin deber realizarse de acuerdo con el programa de gestin de do-
cumentos establecido por el archivero, siguiendo sus especificaciones. Si
no hubiese archivero habr que incorporarlo a la plantilla o contratar los ser-
vicios de uno, ya que sin su presencia activa cualquier poltica de gestin
de los documentos y de la informacin administrativa estara abocada al
fracaso, como lo estara la gestin econmica sin interventor, la jurdica sin
secretario general, o la urbanstica sin arquitecto. Puede que hasta ahora
muchos organismos hayan conseguido desempear sus funciones con un
tratamiento precario de la documentacin e informacin, pero todo aquel
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que pretenda ofrecer y desempear sus funciones con criterios de calidad,
eficacia y transparencia, no podr hacerlo al margen de una buena gestin
documental.
Los procedimientos de gestin de los archivos pblicos deben ser des-
arrollados en cada servicio o departamento de la Administracin, para ase-
gurar una gestin racional y eficaz de la documentacin, y poder encontrar
la informacin necesaria en un plazo de tiempo oportuno. No se trata de una
funcin accesoria y subalterna, sino de una funcin de administracin ac-
tiva esencial para la buena marcha del servicio, puesto que pretende -entre
otros objetivos- permitir la mejor gestin del conjunto de informaciones que
la oficina necesita para ejercer sus actividades. Por lo tanto, es importante
reconocer e institucionalizar la funcin del archivo en la oficina, lo que se tra-
duce en:
1. Designar un responsable por cada servicio, entre el personal que
muestre aptitudes para la organizacin.
2. Definir su funcin en los siguientes aspectos:
Ser el puente de unin con el archivo y trabajar en coordinacin
con el archivero, quien le instruir en las tcnicas necesarias para
el correcto desarrollo de sus tareas anexas. Evidentemente,
salvo que el desarrollo burocrtico as lo aconseje, estas tareas
no sern desempeadas en rgimen de exclusividad.
Encargarse del mantenimiento, puesta al da y custodia del ar-
chivo de oficina, as como de las transferencias al archivo ge-
neral.
3. Dotar de los medios necesarios, con la consiguiente revaloriza-
cin del puesto de trabajo y mejora del nivel retributivo, en atencin
a la importancia de su tarea y la necesidad de justa compensacin
a un trabajo que precisa dotes de organizacin, iniciativa y conoci-
mientos aadidos.
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TEMA 2:
EL SISTEMA ARCHIVSTICO
PBLICO ESPAOL
La estructura del sistema institucional y normativo de los archivos pblicos
espaoles puede vertebrarse conforme a muy diversos criterios, no obs-
tante, por razones expositivas, optamos aqu por el criterio que atiende al
mbito de aplicacin espacial o territorial de las diversas normas y los dife-
rentes organismos directamente vinculados con la funcin de creacin y
gestin de archivos pblicos.
1. MBI TO COMUNI TARI O EUROPEO:
Destaca en este mbito la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo
y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos
personales y a la proteccin de la intimidad en el sector de las comunica-
ciones electrnicas (Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones elec-
trnicas), Directiva esta que ha sido plenamente incorporada al
ordenamiento jurdico espaol que seguidamente abordaremos, por lo que
no abundaremos por ahora en su contenido, a efectos de evitar reiteracio-
nes innecesarias.
2. EL SI STEMA ARCHI V STI CO ESTATAL:
2.1. MARCO NORMATI VO:
El sistema archivstico espaol se conforma a la luz de la Constitucin de
1978, es decir, est presidido por el reparto de competencias entre el Es-
tado y las Comunidades Autnomas. De la Constitucin espaola cabe
destacar los dos siguientes preceptos, determinantes de la estructura del
sistema de archivos espaoles:
23
Artculo 148 de la Constitucin Espaola: 1. Las comunidades Au-
tnomas podrn asumir competencias en las siguientes materias:
() 15. Museos, bibliotecas y conservatorios de msica de inters
para la Comunidad Autnoma (...).
Artculo 149 de la Constitucin Espaola: 1. El Estado tiene com-
petencia exclusiva sobre las siguientes materias: () 28. Defensa
del patrimonio cultural, artstico y monumental espaol contra la ex-
portacin y la expoliacin; museos, bibliotecas y archivos de titula-
ridad estatal, sin perjuicio de su gestin por parte de las
Comunidades Autnomas ()
En consecuencia, el Estado ejerce su competencia exclusiva sobre los
componentes del sistema archivstico estatal (es decir los archivos y orga-
nismos archivsticos dependientes de la Administracin central); mientras
que las Comunidades Autnomas ejercen competencias exclusivas sobre
los archivos y organismos propios, as como la ejecucin de la legislacin
estatal que no se reserve el Estado. Conviene destacar que, aunque la
Constitucin establece que las Comunidades podrn asumir competen-
cias en esta materia, hoy da han asumido competencias en esta materia
la totalidad de las Comunidades Autnomas.
Fruto del reparto constitucional de competencias en esta materia es la le-
gislacin estatal de aplicacin general, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histrico Espaol y los decretos posteriores de desarrollo, que
se complementan con la normativa autonmica. Exponemos seguidamente
un listado de las principales normas de mbito estatal relativas tanto a la or-
ganizacin y gestin de archivos, como a aspectos determinados pero fun-
damentales en la gestin de un archivo, tales como el derecho de acceso
a archivos y registros, la gestin de archivos electrnicos, o la proteccin
de la intimidad en los archivos pblicos:
Constitucin espaola
- Artculos 148.1.15; y 149.1.28 de la Constitucin espaola.
24
Leyes y Leyes Orgnicas:
- Ley 9/1968, de 5 de abril, reguladora de los Secretos Oficiales
(BOE nm. 84/1968, de 5 abril 1968), parcialmente modificada por
Ley 48/1978, de 7 de octubre, por la que se modifica la Ley de 5
de abril de 1968, sobre secretos oficiales (BOE nm. 243, de 11 oc-
tubre 1978).
- Ley Orgnica 1/1982, de 5 de mayo, de proteccin civil del dere-
cho al honor, a la intimidad personal y familiar, y a la propia imagen
(BOE nm. 115, de 14 mayo 1982), modificada por Ley Orgnica
3/1985, de 29 de mayo; por Ley Orgnica 5/1992, de 29 de octu-
bre; y por Ley Orgnica 10/1995, de 23 de noviembre (Ver, asi-
mismo, STC 9/1990, de 18 de enero).
- Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol
(BOE nm. 155, de 29 junio 1985), parcialmente modificada por Ley
43/1995, de 27 de diciembre; por Ley 50/1998, de 30 de diciem-
bre; por Ley 24/2001, de 27 de diciembre; por Ley 62/2003, de 30
de diciembre; por Real Decreto Legislativo 3/2004, de 5 de marzo;
y por Ley 4/2004, de 29 de diciembre.
- Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Ad-
ministraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn
(BOE nm. 285, de 27 noviembre 1992), parcialmente modificada
por Ley 6/1997, de 14 de abril; por Ley 4/1999, de 13 de enero;
por Ley 24/2001, de 27 de diciembre; por Ley Orgnica 14/2003,
de 20 de noviembre; segn Ley 57/2003, de 16 de diciembre; por
Ley 62/2003, de 30 de diciembre; y por Ley 11/2007, de 22 de
junio (Ver, asimismo, STC 50/1999, de 6 de abril de 1999).
- Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de
Datos de Carcter Personal (BOE nm. 298, de 14 diciembre 1999),
modificada por Ley 62/2003, de 30 de diciembre (Ver, asimismo,
STC 292/2000, de 30 de noviembre).
- Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica (BOE nm.
304, de 20 diciembre 2003), parcialmente modificada por Ley
56/2007, de 28 de diciembre.
25
- Ley 21/2005, de 17 de noviembre, de restitucin a la Generali-
dad de Catalua de los documentos incautados con motivo de la
Guerra Civil custodiados en el Archivo General de la Guerra Civil Es-
paola y de creacin del Centro Documental de la Memoria Hist-
rica (BOE nm. 276, de 18 noviembre 2005).
- Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos
de acceso a la informacin, de participacin pblica y de acceso a
la justicia en materia de medio ambiente (BOE nm. 171, de 19 julio
2006), modificada por Real Decreto Legislativo 1/2008, de 11 de
enero.
- Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciu-
dadanos a los Servicios Pblicos (BOE nm. 150, de 23 junio 2007).
Reglamentos:
- Real Decreto 111/1986, de 10 de enero, de desarrollo parcial de
la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol
(BOE nm. 24, de 28 enero 1986).
- Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la
utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la
Administracin General del Estado.
- Real Decreto 2598/1998, de 4 diciembre, por el que se aprueba
el Reglamento de Archivos Militares (BOE nm. 303, de 19 diciem-
bre 1998).
- Real Decreto 670/1999, de 23 de abril, por el que se crea la Co-
misin Interministerial de Simplificacin Administrativa.
- Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la
presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Ad-
ministracin General del Estado, la expedicin de copias y docu-
mentos y devolucin de originales y el rgimen de las oficinas de
registro.
- Real Decreto 1289/1999, de 23 de julio, de creacin de la Comi-
sin Interministerial de la Sociedad de la Informacin y de las Nue-
vas Tecnologas
26
- Real Decreto 1969/1999, de 23 de diciembre, por el que se re-
gula la expedicin de la tarjeta nacional de investigador para la con-
sulta en los archivos de titularidad estatal y en los adheridos al
sistema archivstico espaol (BOE nm. 11, de 13 enero 2000).
- Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula la
composicin, funcionamiento y competencias de la Comisin Su-
perior Calificadora de Documentos Administrativos (BOE nm. 36,
de 11 febrero 2000).
- Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula
la conservacin del patrimonio documental con valor histrico, el
control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin
General del Estado y sus organismos pblicos y la conservacin de
documentos administrativos en soporte distinto al original (BOE nm.
274, de 15 noviembre 2002).
- Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan
los registros y las notificaciones telemticas, as como la utilizacin
de medios telemticos para la sustitucin de la aportacin de certi-
ficados por los ciudadanos.
- Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los
archivos judiciales (BOE nm. 181, de 30 julio 2003).
- Real Decreto 760/2005, de 24 de junio, por el que se crea el Pa-
tronato del Archivo General de Indias (BOE nm. 151, de 25 junio
2005).
- Real Decreto 1267/2006, de 8 de noviembre, por el que se crea
el Patronato del Archivo de la Corona de Aragn (BOE nm. 268, de
9 noviembre 2006).
- Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre, por el que se de-
roga el Real Decreto 1969/1999, de 23 de diciembre, por el que
se regula la expedicin de la tarjeta nacional de investigador para la
consulta en los archivos de titularidad estatal y en los adheridos al
sistema archivstico espaol, en lo relativo a los archivos de titulari-
dad estatal dependientes del Ministerio de Cultura (BOE nm. 284,
de 28 noviembre 2006).
27
- Real Decreto 697/2007, de 1 de junio, por el que se crea el Cen-
tro Documental de la Memoria Histrica (BOE nm. 143, de 15 junio
2007).
- Orden de 25 de noviembre de 1996 por la que se regula la com-
posicin y funciones de la Junta Superior de Archivos (BOE nm.
289, de 30 noviembre 1996).
- Orden de 14 de abril de 1999 por la que se establecen criterios
para la emisin de la comunicacin a los interesados en el artculo
42.4 de la Ley 30/1992, de Rgimen jurdico de las Administracio-
nes Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.
- Orden de 20 de septiembre de 1999 sobre composicin de la
Junta Superior de Archivos (BOE nm. 240, de 7 octubre 1999).
- Orden CUL/1014/2007, de 30 de marzo, por la que se consti-
tuye la Comisin Espaola sobre la digitalizacin y la accesibilidad en
lnea del material cultural y la conservacin digital (BOE nm. 93, de
18 abril 2007).
- Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo, por la que se crea la Co-
misin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (BOE nm.
131, de 1 junio 2007).
2.2. MARCO I NSTI TUCI ONAL:
En el mbito estatal, el sistema archivstico es competencia del Ministerio de
Cultura. La poltica ministerial en este sector est encomendada a la Direc-
cin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, que la desarrolla a travs de
la Subdireccin General de los Archivos Estatales, que cuenta con las si-
guientes funciones:
Gestin de los archivos de titularidad y gestin estatal adscritos al
Ministerio de Cultura;
Creacin, dotacin y fomento de archivos de titularidad estatal.
Asesoramiento respecto de los archivos de titularidad estatal de-
pendientes de otros Ministerios;
28
Coordinacin del Sistema Espaol de Archivos;
Fomento de la conservacin de su patrimonio documental, su pro-
mocin y difusin nacional e internacional; y
Planificacin, desarrollo y mantenimiento del Archivo Central del Mi-
nisterio de Cultura.
El sistema est compuesto por una serie de rganos y de centros depen-
dientes de la mencionada subdireccin, contando con el concurso de otros
rganos de ms amplia competencia:
A) Centros
Los archivos del poder ejecutivo (Ministerios, Presidencia del Gobierno,
Consejo de Estado, organismos estatales, empresas pblicas), los del
poder legislativo (Congreso y Senado), los del poder judicial (Audiencia Na-
cional, Tribunal Supremo, etc.), as como los del ejrcito, quedan fuera de
este sistema archivstico, puesto que su adscripcin orgnica a sus res-
pectivas instituciones los mantienen desvinculados. Algo que, con algunas
diferencias, tambin sucede en otros Estados de nuestro entorno. Este di-
vorcio entre lo Administrativo y lo cultural impide el control de los docu-
mentos durante todo el ciclo de vida, la normalizacin y armonizacin del
trabajo archivstico. Salvo situaciones particulares, la posibilidad de actuar
sobre los fondos comienza solamente a partir del momento en que estos
llegan al archivo de cada organismo, y supuesto que este haya tenido la
precaucin de dotarlo de personal, en el mejor de los casos cuando han
perdido su valor de uso corriente. Esto explica que los centros que a con-
tinuacin se relacionan sean archivos histricos:
a) Archivos histricos estatales:
- Archivo Central del Ministerio de Cultura
- Archivo General de Indias
- Archivo General de Simancas
- Archivo Histrico Nacional
- Archivo de la Corona de Aragn
29
- Archivo de la Real Chancillera de Valladolid
- Archivo General de la Administracin
- Archivo Histrico Provincial de lava
- Archivo Histrico Provincial de Guipzcoa
- Archivo Histrico Provincial de Vizcaya
- Centro Documental de la Memoria Histrica (integra el tradicional
Archivo General de la Guerra Civil Espaola, con sede en Sala-
manca).
b) Archivos histricos provinciales:
Existentes en prcticamente todas las provincias, recogen los fon-
dos notariales de las mismas, las contaduras de hipotecas y la do-
cumentacin de los servicios perifricos de la Administracin estatal.
Reservndose sta su titularidad, la gestin de un nmero significa-
tivo de los mismos ha sido transferida a las respectivas comunida-
des autnomas.
B) rganos
Destacan los siguientes:
- El Centro de Informacin Documental de Archivos (CIDA): Entr
en funcionamiento en 1979, y tiene como misin fundamental el
hacer accesible la informacin documental y bibliogrfica archivstica
a todas las esferas interesadas en ella.
Respecto de la informacin documental, su actividad se centra en
la elaboracin y difusin de los instrumentos que faciliten el conoci-
miento y localizacin del Patrimonio Documental de la Nacin, as
como la comunicacin entre los investigadores. Los principales lo-
gros en este terreno consisten en una serie de bases de datos au-
tomatizados:
- El Censo-Gua de Archivos: donde se recoge informacin
sobre buena parte de los archivos espaoles, tanto pblicos
30
como privados, con datos relativos a su direccin, horarios,
condiciones de acceso, servicios al pblico y breve descrip-
cin de los fondos, incluyendo sus fechas lmite y el volumen
de los mismos.
- La Gua de Investigadores en los archivos espaoles, ela-
borada con los datos recabados de los archivos del sistema
estatal, as como con los facilitados por todos los dems
centros que responden a las encuestas anuales.
- Las guas de fuentes: consisten en bases de datos sobre
las fuentes para la historia existentes en Espaa, de entre las
que cabe destacar la Gua de Fuentes para la Historia de Ita-
lia y Espaa, as como la Gua de Fuentes sobre la Guerra
Civil.
El programa de informacin bibliogrfica se basa en una exhaustiva
biblioteca especializada en archivstica que recoge monografas y
cerca de cuatrocientas revistas relativas a la archivstica y a las cien-
cias relacionadas. Toda la informacin est recogida en una base de
datos automatizada (BARC) y, adems se difunde por medio del Bo-
letn de Informacin, publicacin trimestral en la que se da noticia
sobre bibliografa profesional ingresada en la biblioteca.
Asimismo, el centro ofrece una serie de servicios a sus usuarios,
consistentes en acceso a todas las bases de datos a travs de In-
ternet, asesoramiento y orientacin en todo cuanto se relacione con
el sector archivero.
- El Servicio de Reproduccin de Documentos: Tiene encomen-
dada la preparacin de los planes de microfilmacin y digitalizacin.
Entre sus funciones se encuentran las de garantizar la seguridad de
la documentacin histrica y bibliogrfica mediante los planes de
microfilmacin, la edicin de series documentales completas en mi-
crofilm y la difusin de los fondos reproducidos. Su archivo de se-
guridad conserva millones de fotografas de cientos de archivos,
bibliotecas e instituciones espaolas y extranjeras.
31
- La Junta Superior de Archivos:
Es un rgano consultivo, cuyas funciones consisten en:
1.- Elevar al Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas
propuestas conducentes a mejorar la investigacin, conser-
vacin, enriquecimiento, proteccin y difusin de los bienes
integrantes del Patrimonio Documental y de los archivos.
2.- Asesorar e informar sobre dichos asuntos cuando sea
consultada por el mencionado director.
- La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrati-
vos: Tiene como finalidad el estudio y dictamen de las cuestiones re-
lativas a la calificacin y utilizacin de los documentos de la
Administracin General del Estado y de los organismos pblicos vin-
culados o dependientes de ella, as como su integracin en los ar-
chivos y el rgimen de acceso e inutilidad Administrativa de tales
documentos. Se crea mediante el Real Decreto 139/2000, de 4 de
febrero, (BOE num. 36, del viernes 11 de febrero de 2000) por el
que se regula la composicin, funcionamiento y competencias de
dicha Comisin. El rgimen y el procedimiento a seguir para la eli-
minacin de documentos y, en su caso, conservacin en soporte
distinto al original, se establece por el Real Decreto 1164/2002, de
8 de noviembre (BOE nm. 274, de 15 de noviembre de 2002). Asi-
mismo este Real Decreto modifica la composicin de dicha Comi-
sin.
Los organismos que a continuacin se relacionan tienen un campo de ac-
tuacin ms amplio, e inciden directamente en la poltica archivstica del
Estado:
- Instituto del Patrimonio Histrico:
Tiene asignadas, entre otras competencias, la elaboracin de planes
para la conservacin del Patrimonio Histrico Espaol en materia de
patrimonio arquitectnico, arqueolgico y bienes muebles, entre los
que se encuentra el Patrimonio Documental y Bibliogrfico. Adems
de la obligacin de restaurar los bienes correspondientes del Patri-
32
monio Histrico, tiene encomendado el asesoramiento tcnico res-
pecto de las instalaciones de archivos y bibliotecas estatales y, muy
especialmente, de los talleres de restauracin ubicados en sus de-
pendencias.
Esta doble funcin de restaurar y asesorar en la materia responde a
la imposibilidad de que el propio servicio pueda atender todas las
solicitudes recibidas, y cubrir la necesidad urgente y constante de
intervenir en los fondos deteriorados de los numerosos archivos y bi-
bliotecas de nuestro territorio e, incluso, de las mltiples solicitudes
dirigidas desde el extranjero.
- Consejo del Patrimonio Histrico:
Su finalidad esencial consiste en facilitar la comunicacin y el inter-
cambio de programas de actuacin e informacin relativos al Patri-
monio Histrico Espaol entre las administraciones estatal y
autonmicas.
- Junta de Calificacin, Valoracin y Exportacin de Bienes del Pa-
trimonio Histrico Espaol:
Posee las siguientes funciones:
l.- Dictaminar las solicitudes de permiso de exportacin.
2.- Informar las solicitudes de permiso de exportacin temporal del
territorio espaol.
3.- Fijar el valor de los bienes exportados ilegalmente a los efectos
de determinar su correspondiente sancin.
4.- Valorar los bienes que se pretenda entregar al Estado en pago
de la deuda tributaria y realizar todo tipo de valoraciones.
5.- Valorar los bienes que el Ministerio de Cultura proyecte adquirir
con destino a las bibliotecas, archivos y museos de titularidad esta-
tal.
33
3. LOS SI STEMAS DE ARCHI VOS EN LAS
COMUNI DADES AUTNOMAS:
1. Andaluca:
Leyes:
- Ley 3/1984, de 9 enero 1984. Ley de Archivos de Andaluca (BOE
nm. 25, de 30 enero 1984 y BOJA nm. 4, de 10 enero 1984).
- Ley 14/2007, de 26 de noviembre de 2007. Regula el Patrimonio
Histrico de Andaluca (BOE nm. 38, de 13 febrero 2007 y BOJA
nm. 248, de 19 diciembre 2007).
Reglamentos:
- Decreto 258/1994, de 6 septiembre 1994. Integra en el Sistema
Andaluz de Archivos y en el Sistema Bibliotecario de Andaluca los
archivos y bibliotecas de titularidad estatal gestionados por la Junta
de Andaluca (BOJA nm. 169, de 26 octubre 1994).
- Decreto 97/2000, de 6 marzo 2000. Aprueba el Reglamento del
Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9-
1-1984 de Archivos (BOJA nm. 43, de 11 abril 2000).
2. Aragn:
Leyes:
- Ley 6/1986, de 28 noviembre 1986. Regulacin de los Archivos
de Aragn (BOE nm. 301, de 17 diciembre 1986 y BOA nm.
120, de 1 diciembre 1986).
Reglamentos:
- Decreto 34/1987, de 1 abril 1987. Desarrolla parcialmente la Ley
28 noviembre 1986, que regula los Archivos de Aragn (BOA nm.
42, de 13 abril 1987).
- Orden de 7 julio 2003. Aprueba el modelo de Reglamento de los
Archivos Comarcales de Aragn (BOA nm. 87, de 16 julio 2003).
34
3. Principado de Asturias:
- Ley 1/2001, de 6 marzo 2001. Normas reguladoras del Patri-
monio Cultural del Principado de Asturias (BOE nm. 135, de 6 junio
2001 y BOPA nm. 75, de 30 marzo 2001).
4. Islas Baleares:
- Ley 12/1998, de 21 diciembre 1998. Ley del Patrimonio Histrico
de Illes Balears (BOE nm. 31, de 5 febrero 1999 y BOIB nm. 165,
de 29 diciembre 1998).
- Ley 15/2006, del 17 de octubre, de archivos y patrimonio docu-
mental de las Illes Balears (BOE nm. 285, de 29 noviembre 2006
y BOIB nm. 152, de 28 octubre 2006).
5. Canarias:
- Ley 3/1990, de 22 febrero 1990. Normas reguladoras del Patri-
monio Documental y Archivos de Canarias (BOE nm. 92, de 17
abril 1990 y BOC nm. 27, de 2 marzo 1990).
6. Cantabria:
Leyes:
- Ley 11/1998, de 13 octubre 1998. Ley del Patrimonio Cultural de
Cantabria (BOE nm. 10, de 12 enero 1999 y BOCANT nm. 240,
- Ley 3/2002, de 28 junio 2002. Archivos de Cantabria (BOE nm.
176, de 24 julio 2002 y BOCANT nm. 131, de 9 julio 2002).
Reglamentos:
- Decreto 36/2001, de 2 mayo 2001. Desarrollo parcial de Ley de
Cantabria 11/1998, de 13-10-1998, de Patrimonio Cultural (BO-
CANT nm. 89, de 10 mayo 2001).
7. Castilla-La Mancha:
Leyes:
- Ley 4/1990, de 30 mayo 1990. Regulacin del Patrimonio Hist-
rico de Castilla-La Mancha (BOE nm. 221, de 14 septiembre 1990
y BOCCLM nm. 41, de 13 junio 1990).
35
- Ley 19/2002, de 24 octubre 2002. Archivos Pblicos de Castilla-
La Mancha (BOE nm. 301, de 17 diciembre 2002 y BOCCLM
nm. 141, de 15 noviembre 2002).
Reglamentos:
- Decreto 6/2005, de 18 enero 2005. Aprueba el Reglamento de
uncionamiento y composicin del Consejo de Archivos de Castilla-
La Mancha (BOCCLM nm. 18, de 26 enero 2005).
8. Castilla y Len:
Leyes:
- Ley 6/1991, de 19 abril 1991. Regula los Archivos y el Patrimonio
Documental de Castilla y Len (BOE nm. 134, de 5 junio 1991 y
BOCYL nm. 91, de 15 mayo 1991).
- Ley 12/2002, de 11 julio 2002. Patrimonio Cultural de Castilla y
Len (BOE nm. 183, de 1 agosto 2002 y BOCYL nm. 139, de 19
julio 2002).
Reglamentos:
- Decreto 221/1994, de 6 octubre 1994. Estructura y funciones del
Archivo General de Castilla y Len y articulacin con los Archivos
Histricos Provinciales de la Comunidad (BOCYL nm. 197, de 11
octubre 1994).
- Decreto 115/1996, de 2 mayo 1996. Reglamento del Sistema de
Archivos de Castilla y Len (BOCYL nm. 87, de 8 mayo 1996).
9. Catalua:
Leyes:
- Ley 10/2001, de 13 julio 2001. Archivos y documentos de Cata-
lua (BOE nm. 206, de 28 agosto 2001 y DOGC nm. 3437, de
24 julio 2001).
- Ley 9/1993, de 30 septiembre 1993. Regula el patrimonio cultu-
ral cataln y DOGC nm. 1807, de 11 octubre 1993).
Reglamentos:
- Decreto 61/1982, de 22 enero 1982. Regula la Inspeccin Ge-
neral de Archivos y Bibliotecas de Catalua (DOGC nm. 216, de 21
abril 1982).
36
- Decreto 110/1988, de 5 mayo 1988. Regula la organizacin de la
Red de Archivos Histricos Comarcales de Catalua (DOGC nm.
995, de 25 mayo 1988).
- Decreto 117/1990, de 3 mayo 1990. Sobre evaluacin y selec-
cin de documentacin de la Administracin pblica de Catalua
(DOGC nm. 1297, de 25 mayo 1990).
- Decreto 76/1996, de 5 marzo 1996. Regula el sistema general de
gestin de la documentacin administrativa y la organizacin de los
archivos de la Generalidad de Catalua (DOGC nm. 2180, de 11
marzo 1996).
- Decreto 13/2008, de 22 enero 2008. sobre acceso, evaluacin y
seleccin de documentos (DOGC nm. 5056, de 25 enero 2008).
10. Extremadura:
- Ley 2/1999, de 29 marzo 1999. Ley del Patrimonio Histrico y
Cultural de Extremadura (BOE nm. 139, de 11 junio 1999 y DOE
nm. 59, de 22 mayo 1999).
- Ley 2/2007, de 12 de abril, de archivos y patrimonio documental
de Extremadura (BOE nm. 127, de 28 mayo 2007 y DOE nm. 48,
de 26 abril 2007).
11. Galicia:
- Ley 8/1995, de 30 octubre 1995. Regula el Patrimonio Cultural
de Galicia (BOE nm. 287, de 1 diciembre 1995 y DOG nm. 214,
de 8 noviembre 1995).
Reglamentos:
- Decreto 307/1989, de 23 noviembre 1989. Regula el sistema de
archivos y el patrimonio documental de Galicia (DOG nm. 23, de 1
febrero 1990).
12. La Rioja:
- Ley 4/1994, de 24 mayo 1994. Archivos y Patrimonio Documen-
tal de La Rioja (BOE nm. 144, de 17 junio 1994 y BOR nm. 67,
de 28 mayo 1994).
37
13. Madrid:
- Ley 4/1993, de 21 abril 1993. Regula los Archivos y Patrimonio
Documental de la Comunidad de Madrid (BOE nm. 138, de 10
junio 1993 y BOC.M nm. 101, de 30 abril 1993).
14. Regin de Murcia:
- Ley 6/1990, de 11 abril 1990. Regula los Archivos y el Patrimonio
Documental de la Regin de Murcia (BOE nm. 170, de 17 julio
1990 y BORM nm. 116, de 22 mayo 1990).
15. Navarra:
Leyes:
- Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos de
Navarra (BOE nm. 113, de 11 mayo 2007 y BON nm. 48, de 18
abril 2007).
- Ley Foral 14/2005, de 22 noviembre 2005. Ley Foral de Patrimo-
nio Cultural de Navarra (BON nm. 141, de 25 noviembre 2005).
Reglamentos:
- Decreto Foral 75/2006, de 30 octubre 2006. Aprueba Reglamento
que regula la composicin, organizacin y funcionamiento de la Co-
misin de Evaluacin Documental de Navarra (BON nm. 139, de
20 noviembre 2006).
16. Comunidad Valenciana:
Leyes:
- Ley 4/1998, de 11 junio 1998. Ley del patrimonio cultural valen-
ciano (BOE nm. 174, de 22 julio 1998 y DOGV nm. 3267, de 18
junio 1998).
- Ley 5/2007, de 9 de febrero, de la Generalitat, de modificacin
de la Ley 4/1998, de 11 de junio, del Patrimonio Cultural Valenciano
(BOE nm. 71, de 23 marzo 2007 y DOGV nm. 5449, de 13 fe-
brero 2007).
- Ley 3/2005, de 15 junio 2005. Ley de Archivos de la Comunidad
Valenciana (DOGV nm. 5029, de 16 junio 2005).
38
Reglamentos:
- Decreto 189/2005, de 2 diciembre 2005. Regula la Junta Califi-
cadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valo-
racin, conservacin y eliminacin del patrimonio documental de los
archivos pblicos de la Comunidad Valenciana (DOGV nm. 5150,
17. Pas Vasco:
Leyes:
- Ley 7/1990, de 3 julio 1990. Regulacin del Patrimonio Cultural
Vasco (BOPV nm. 157, de 6 agosto 1990).
Reglamentos:
- Decreto 232/2000, de 21 noviembre 2000. Aprueba el Regla-
mento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Pa-
trimonio Documental del Pas Vasco (BOPV nm. 235, de 11
diciembre 2000).
- Decreto 174/2003, de 22 julio 2003. Organizacin y funciona-
miento del Sistema de Archivo de la Administracin Pblica de la
Comunidad Autnoma del Pas Vasco (BOPV nm. 163, de 22
agosto 2003).
- Decreto 27/2008, de 5 febrero 2008. Modifica y refunde la nor-
mativa de organizacin y funcionamiento del Consejo Vasco de la
Cultura (BOPV nm. 33, de 15 febrero 2008).
Existe una gran desigualdad de competencias entre las distintas Comuni-
dades Autnomas, por lo que no es posible definir un modelo autonmico
de organizacin de archivos.
Casi todas las Comunidades Autnomas han diseado sus respectivos sis-
temas archivsticos con grados de concrecin muy desiguales, ya mediante
leyes de archivos, ya diluidos en las de patrimonio histrico a imitacin del
Estado. Aunque los modelos autonmicos estn bsicamente diseados y
en gran medida desarrollados, los sistemas archivsticos an son suscep-
39
tibles de desarrollo en grandes reas. A fin de obviar este problema en la
medida de lo posible, nos limitaremos a exponer los aspectos centrales y
ms estables de dichos sistemas.
Los elementos comunes que constituyen el modelo de sistema archivs-
tico autonmico son los siguientes:
Orgnicamente dependen de la Consejera que asume las compe-
tencias en materia de cultura, lo cual no es impedimento para que
en casi todos los casos resuelvan mejor que el Estado la regulacin
del ciclo de vida de los documentos, siempre a la espera de una re-
glamentacin a desarrollar. Tngase en cuenta adems que se trata
de administraciones de nuevo cuo sin pesadas herencias secula-
res.
Los sistemas estn integrados por rganos y centros: Entre los r-
ganos se diferencian tres tipos:
Los directivos, encargados de coordinar y disear las respecti-
vas polticas sectoriales;
Los consultivos, concebidos como organismos de asistencia y
asesoramiento; y
Los servicios, que desarrollan aspectos concretos de las polti-
cas archivsticas tales como restauracin, microfilmacin, etc.
En cuanto a los centros, estn integrados por centros y redes
de archivos desde dos perspectivas:
Los archivos pblicos, cuya enumeracin vara segn el mbito
competencial de cada comunidad. En todos los casos se crea
un archivo general de nueva planta con amplias funciones.
Los archivos de inters pblico, de propiedad privada pero que
por contar con determinadas subvenciones y/o beneficios fis-
cales, quedan integrados en el sistema respectivo.
Resulta comn a muchas leyes el deseo, expresado explcita o im-
plcitamente, de acceder a la gestin de archivos estatales de m-
bito supra-autonmico, como es el caso de los de Simancas o
Corona de Aragn, entre otros.
40
Todas las legislaciones contemplan el acceso de los ciudadanos a
la documentacin pblica, as como el fomento y difusin de sus
respectivos patrimonios documentales. Sin embargo, como ten-
dremos ocasin de comprobar de momento se escudan en la au-
sencia de un marco legislativo nacional que desarrolle el artculo
105.b) de la Constitucin, sobre el que ms tarde volveremos.
4. LOS SI STEMAS DE ARCHI VOS
MUNI CI PALES:
- Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de Bases de Rgimen
Local (BOE nm. 80, de 31 abril 1985).
- Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se
aprueba el Reglamento de organizacin, funcionamiento y rgimen
jurdico de las Entidades locales (BOE nm. 305, de 22 diciembre
1986).
Los archivos municipales constituyen un espacio caracterizado por:
a) la autonoma ante otras administraciones lo que les permite una
actuacin ms amplia y eficaz que la del Estado y las Comunidades
Autnomas. A tal respecto, existen ejemplos muy representativos
especialmente entre los municipios de ms de 20.000 habitantes;
b) la dispersin, escaso tamao y carencia de recursos para esta
funcin administrativa en la mayora de los entes locales, lo que di-
ficulta el ejercicio de dicha autonoma.
41
TEMA 3:
LA FORMACIN DE ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS
1. PROCEDI MI ENTOS DE CLASI FI CACI N:
Clasificar consiste en agrupar jerrquicamente los documentos estable-
ciendo agregados o clases, desde los ms especficos a los ms amplios,
en los siguientes niveles:
Primer nivel: las unidades archivsticas (expedientes, libros, dos-
siers...). Una oficina determinada tiene encomendadas una serie de
tareas o actividades en cuyo desempeo se producen documentos.
Estos documentos se agrupan desde el origen en forma de expe-
dientes, libros, dossiers, etc, lo que constituira un primer nivel.
Segundo nivel: las series. Todas las unidades archivsticas (expe-
dientes etc.) que son resultado de una misma actividad constituyen
el segundo nivel de agrupacin, denominado serie. Las series se
caracterizan por estar formadas por un conjunto de expedientes, le-
gajos, etc. producidos de manera continuada como resultado de
una misma actividad; as, la actividad de calcular y cobrar el Im-
puesto sobre la Renta de las Personas Fsicas da lugar a la serie de
expedientes del IRPF, la cual estar constituida por todas las decla-
raciones, ao tras ao.
Tercer nivel: las secciones. Podemos seguir agrupando todas las
series de las distintas oficinas de un departamento, seccin o rea
relacionadas entre s por ejercer atribuciones emparentadas por una
misma funcin, lo que da lugar a las secciones; por ejemplo, todas
las series producidas por la funcin de gestin de los recursos hu-
manos de un organismo constituirn la seccin de Personal o Re-
cursos Humanos.
49
Cuarto nivel: el fondo. Por ltimo todas las secciones en que se clasifi-
quen los documentos de un organismo constituyen su fondo de archivo.
Entre las series y las secciones es posible establecer agrupaciones inter-
medias, como las subsecciones, cuando la abundancia de series o la va-
riedad de atribuciones, as lo aconsejen.
La clasificacin responde a una doble necesidad: proporcionar una es-
tructura lgica a los documentos, y facilitar su localizacin conceptual, esto
es, al tiempo que los agrupa jerrquicamente por niveles, facilita el acceso
a la informacin.
Empleando estas agrupaciones dispuestas en orden inverso, de las ms
amplias a las ms especficas, se construye el cuadro de clasificacin, la
estructura jerrquica y lgica que refleja las funciones y las actividades de
una organizacin, funciones que generan la creacin o la recepcin de do-
cumentos El cuadro de clasificacin lo elabora el archivero para toda la
documentacin del organismo en cuestin, tanto la histrica como la actual;
de modo que el de una entidad que se remonte muy atrs en la historia
como lo pueda ser un municipio, debe servir para clasificar desde los do-
cumentos medievales hasta los ms recientes.
Esto supone por parte del archivero el conocimiento de la entidad, de su or-
ganizacin y estructura, de los mtodos de funcionamiento, de los proce-
dimientos y de las variaciones en el tiempo de cada uno de estos
elementos.
Hay tres elementos bsicos a considerar en la clasificacin de los docu-
mentos: las acciones a que estos se refieren, la estructura orgnica de la
dependencia que los produce, y los asuntos o materias a que se refieren.
Por consiguiente, existen tres sistemas o criterios de clasificacin:
1. La clasificacin funcional
Los expedientes, unidad bsica de la accin administrativa, deben agru-
parse segn la funcin de la que son reflejo. As, en un expediente munici-
pal de obras de un edificio particular, su clasificacin vendr dada por la
funcin urbanstica de los ayuntamientos, y no por las personas implicadas
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51
en el trmite; esta funcin urbanstica se divide en acciones que la des-
arrollan y reflejan los aspectos sobre los que actan: la planificacin y el
control, entre otros.
En el desarrollo de un cuadro de clasificacin, debern tomarse en cuenta
las funciones al establecer las agrupaciones documentales, de acuerdo
con un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrn estable-
cerse las clases principales o ms amplias sobre la base de las funciones
mayores de una dependencia, las secundarias sobre la base de las activi-
dades, y las clases ms detalladas debern comprender los expedientes
o series documentales. Segn este esquema piramidal las grandes divi-
siones vienen dadas por las funciones cada una de las cuales se desarro-
lla ramificadamente de acuerdo con las acciones, y estas a su vez por
medio de las transacciones.
2. La clasificacin orgnica
Este sistema clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administra-
tivas, la divisin orgnica de la institucin, sus servicios, secciones, divisio-
nes administrativas, etc. As, por ejemplo, en un municipio organizado a
base de reas delegadas, la clasificacin emplear cada una de ellas como
punto de partida: rea de hacienda, rea de urbanismo, rea de cultura,
deportes y juventud, etc.
3. Clasificacin por materias
Es el sistema empleado en las bibliotecas, segn el cual se establecen los
grupos en virtud de los asuntos o materias a que se refiera su contenido:
guerra, abastos, demografa, cuentas, etc.
La eleccin del sistema de clasificacin ms apropiado de entre los tres ya
expuestos, depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivstico:
- Debe ser un sistema lo ms estable posible, de modo que la cla-
sificacin dada al fondo perdure en el tiempo.
- Debe ser objetivo, es decir, que la clasificacin no dependa tanto
de la percepcin que cada cual pueda tener del contenido de los
documentos, cuanto de aspectos inequvocos.
- Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza
de los documentos, del proceso administrativo del cual son resul-
tado.
Aplicando estos aspectos, el sistema de materias queda descartado por
carecer de estabilidad, ya que la subjetividad es mayor, por cuanto el con-
tenido es percibido de forma diferente por cada cual, adems es indepen-
diente del proceso que da lugar a los documentos.
El sistema orgnico es objetivo, ya que la estructura organizativa de una
entidad es ajena al observador y est determinada por los fines que persi-
gue, en cuyo sentido le viene dada. Por otra parte, las series son estable-
cidas de acuerdo con el proceso administrativo del cual resultan. Sin
embargo, como las estructuras organizativas varan con el tiempo en virtud
de mltiples contingencias, no cumple la exigencia de estabilidad.
La clasificacin funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos,
de acuerdo con la cual define las series. Asimismo es objetiva como lo es
el criterio empleado, por cuanto las actividades, las funciones y las accio-
nes, derivan de los fines inherentes a la entidad y el nico problema que
plantean es su correcta identificacin. Es por tanto objetivo y, adems, cum-
ple la otra condicin, es estable. Las funciones varan de magnitud a lo largo
de la historia de una entidad, pero en esencia permanecen. Tambin se
puede dar el caso de que una o ms funciones desaparezcan o surjan
otras nuevas, en el primero darn lugar a series cerradas que a partir de una
fecha dada dejarn de crecer, y en el otro a nuevas series que incorpora-
remos a la clasificacin.
Uno de los problemas que plantea este sistema, radica en la perfecta dife-
renciacin entre los rganos y las funciones. Por ejemplo podemos hablar
de la funcin de personal y del departamento de personal, la funcin de
asesora jurdica y el departamento de tal nombre, la funcin de direccin y
dicho departamento, etc. Algunas veces la funcin y el rgano se denomi-
nan de la misma forma, cuando as sea no tiene sentido alterar el nombre,
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la diferencia estriba en que mientras una permanece el otro suele sufrir al-
teraciones. Por ejemplo, una ejecucin tcnica puede ser eliminada del or-
ganigrama y contratada como servicio en el exterior, pero la funcin
permanecer, as como los documentos generados mediante su ejercicio.
Por otra parte, la clasificacin funcional es un modelador de informacin
que sirve para normalizar la denominacin de las series y, por ende de los
expedientes, de modo que diferentes individuos y en distintos momentos y
circunstancias denominarn de la misma manera a los distintos expedien-
tes pertenecientes a una misma serie. Por ejemplo: un expediente de in-
fraccin urbanstica puede ser denominado como expediente de multa por
obras para uno, mientras que otro lo considere un expediente de exceso
de volumen edificado, o para el de ms all sea un expediente contra la em-
presa X por incumplimiento de la licencia de obras. En estos y otros casos
no cabra la discusin, pues con independencia del resultado (sancin), de
la causa (exceso de volumen edificado) y del encausado (empresa X), lo
que da naturaleza a ese expediente es ser resultado de la atribucin que los
ayuntamientos tienen para controlar y sancionar las infracciones urbansti-
cas, y que da origen a su serie correspondiente.
Adems, el cuadro de clasificacin constituye una herramienta de bs-
queda de la informacin inigualable, por cuanto permite acceder a la misma
con lgica, coherencia y exclusividad. Se podra pensar que con los orde-
nadores todo est resuelto y ya no es necesario clasificar, pero sera en-
gaarse, pues es precisamente en un sistema informtico donde el cuadro
de clasificacin alcanza su mayor utilidad. Un aspecto que puede generar
ms problemas si no se gestiona correctamente son los trminos por los
cuales se recupera la informacin. Si bien los programas permiten las bs-
quedas en texto libre, lo cierto es que como un mismo objeto puede ser
descrito de mltiples formas, el resultado presenta una alta tasa de ruido (in-
formacin que no tiene nada que ver con lo que buscamos) y prdidas (in-
formacin que puede interesamos pero que no se recupera por estar
descrita de otra manera). El cuadro de clasificacin resuelve este problema,
ya que es posible acceder directamente a la informacin concreta a travs
de la materia, el nombre, etc, como cualquier sistema de informacin, y
adems hacerlo a travs de las agrupaciones (desde la seccin a la serie)
53
cuya denominacin est normalizada. De este modo, alguien que quiera
consultar el expediente de la infraccin urbanstica puede hacerlo directa-
mente si sabe el nombre de la empresa, el objeto de la infraccin o algn
otro dato especfico, o a travs de la serie aislar todos los expedientes de
infracciones urbansticas e ir aproximndose con otros operadores como
la fecha, etc., siempre con la absoluta certeza de que ningn expediente de
esa serie va a quedar fuera por defectos de interpretacin de quienes hayan
introducido los datos en la base.
2. PROCEDI MI ENTOS DE ORDENACI N:
En los manuales para la formacin del secretariado y en otros textos es ha-
bitual encontrar confundidos los conceptos de clasificacin y de ordena-
cin, de modo que se habla de la clasificacin alfabtica, numrica,
alfanumrica, etc., cuando en realidad se estn refiriendo con ello a pro-
cedimientos de ordenacin. Si al definir clasificacin hemos establecido
que consiste en agrupar jerrquicamente los documentos estableciendo
agregados o clases, desde los ms especficos a los ms amplios en di-
versos niveles; la ordenacin es una tarea material consistente en relacio-
nar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de
antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los nmeros, etc. La or-
denacin se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los do-
cumentos, los expedientes, las series, etc. De modo que cuando tomamos
un conjunto de cartas y las distribuimos en funcin de los apellidos y el
nombre de las personas a las que van dirigidas, lo que estamos haciendo
es ordenar esas cartas alfabticamente; clasificarlas sera otra cosa, como
ya hemos visto, consistente en adscribirlas a la serie documental que le
corresponda de acuerdo con el cuadro de clasificacin.
Los elementos susceptibles de ordenacin son diversos, como los procedi-
mientos a emplear, aunque lo habitual es que incluso la ordenacin venga
condicionada o de algn modo preestablecida por el procedimiento adminis-
trativo. As, en la mayora de los casos, los documentos se ordenan en el seno
de los expedientes siguiendo la tramitacin que, por lo general, coincide con
su secuencia cronolgica. En cambio hay otros casos en los que la lgica no
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es procedimental, sino de otra naturaleza, tal es el caso de la corresponden-
cia, de los mapas y planos, por citar algn ejemplo, e incluso de las agrupa-
ciones documentales. Cuando nos encontrarnos ante expedientes referidos
a personas o a lugares, a cuestiones identificables por un nmero de serie o
por una combinacin de letras y de nmeros; en fin, en estos casos la lgica
indica la conveniencia de emplear otros criterios de ordenacin.
Los mtodos de ordenacin dependen del criterio establecido: pueden ser
las letras del abecedario (alfabtico), las fechas de los documentos (cro-
nolgico), la secuencia de los nmeros naturales (numrico), la combinacin
de varios de ellos (por ejemplo el alfanumrico). Veamos los principales m-
todos empleados:
1. Ordenacin cronolgica. La fecha de los documentos es el crite-
rio ordenador empleado por este mtodo, siguiendo los tres com-
ponentes de la misma de mayor a menor: el ao, el mes y el da.
Comenzando por el ao ms remoto, los elementos se suceden
hasta la fecha ms reciente, dentro de cada ao por meses y den-
tro de stos por das. Es el mtodo ms difundido, especialmente
para ordenar los documentos dentro de los expedientes, por cuanto
en principio el cronolgico coincide casi siempre con el orden l-
gico de la tramitacin administrativa.
2. Ordenacin alfabtica. Utiliza las letras del abecedario como cri-
terio de ordenacin, y su posicin en la palabra o frase sobre la que
se basa. En la ordenacin alfabtica se distinguen tres variaciones:
- Onomstica: cuando se consideran nombres de persona,
se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo
y el nombre propio. Es el idneo, por ejemplo, para series de
expedientes personales.
- Geogrfica (tambin denominada toponmica): si lo que se
considera son nombres de lugar, se ordenan segn su jerar-
qua espacial comenzando por las agrupaciones mayores y
terminando por las menores; as en una serie de obras se
comenzar por el barrio o distrito; la calle, avenida o plaza; el
nmero de finca; la planta; y se finaliza con la vivienda. Si no
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es factible discernir tal jerarqua, cual es el caso de las ex-
plotaciones forestales, rurales, etc, se sigue el orden alfab-
tico de los topnimos.
- De materias: no supone necesariamente una relacin sis-
temtica de las mismas, sino que puede ser simplemente la
sucesin alfabtica segn la experiencia vaya probando su
utilidad. Por ejemplo, se puede aplicar para la ordenacin de
expedientes de causas judiciales, por la materia sustanciada,
o de contratacin, de acuerdo con los objetos de la misma.
3. Ordenacin numrica. Establece la ordenacin de los documen-
tos siguiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante, o
agrupaciones de estos por bloques; es el empleado, por ejemplo,
para los documentos contables, etc.
4. Ordenacin alfanumrica. Consiste en la combinacin de letras y
nmeros para componer los cdigos de ordenacin. Por ejemplo la
matrcula de los vehculos para recibos del impuesto sobre circula-
cin de los vehculos.
De entre estos mtodos no es posible establecer cul de ellos es el mejor:
al decidir el tipo de ordenacin que se ha de aplicar en cada momento, se
elegir aquel que mejor se adapte al objeto de la ordenacin, que por otra
parte puede ser uno mixto, resultado de la fusin de dos o ms de ellos.
3. PROCEDI MI ENTOS DE DESCRI PCI N:
La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del trabajo
archivstico, y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la pro-
pia documentacin: informar. Si sta es clasificada, ordenada, en definitiva,
conservada, es porque contiene informacin; si existen los archivos y sus
profesionales, no es por la mera complacencia de guardar objetos por va-
liosos que sean, sino por la necesidad de obtener informacin precisa en
distintos momentos y para mltiples finalidades.
La descripcin es una tarea primordial del quehacer archivstico y una con-
secuencia ineludible de la organizacin de los fondos, encaminada a poner
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los documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un til disponible para
la sociedad. A tal fin, se establecen una serie de vehculos, los instrumen-
tos de descripcin o de informacin, que median entre los consultantes y
el acervo documental, previendo a diferentes niveles las interrogaciones
susceptibles de ser planteadas, y respondiendo a su finalidad central: la in-
formacin. En definitiva, el objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles
eficazmente los fondos documentales.
Los procedimientos de descripcin resultan tiles al sistema archivstico en
general y a cada unidad administrativa en particular. Tradicionalmente las
oficinas suelen guardar sus documentos y expedientes en cajas archiva-
doras que, a lo sumo, llevan en su lomo una tira de papel que indica el con-
tenido de las mismas mediante trminos ms o menos significativos; as
aparecen tantas palabras o lneas como expedientes hay en cada caja.
Este sistema no plantea dificultades cuando se trata de administraciones
pequeas, ahora bien a medida que subimos en la escala tambin lo hace
el volumen de documentos. En el caso de una oficina que maneja cientos,
miles de expedientes, no puede recurrir a ellos mediante el sistema descrito;
cada bsqueda requiere leerse una cantidad considerable de descriptores
(nombres, frases, etc), con la consiguiente prdida de tiempo, adems
basta con devolver algunos expedientes -cosa frecuente- a la caja equivo-
cada, para que a partir de ah cualquier bsqueda se dificulte enormemente,
con el consiguiente despilfarro de trabajo y tiempo.
Una vez ms se impone la coordinacin con el archivo. En un sistema de
gestin documental bien estructurado, el servicio de archivo deber esta-
blecer un plan de descripcin adaptado a las caractersticas de los docu-
mentos y a las necesidades de los usuarios. Puede que todava haya
quienes se manejen a base de fichas de cartulina y de ficheros manuales,
pero lo ms habitual es que estos procedimientos hayan sido sustituidos
por ordenadores, comunicados en red o no. Las herramientas para la des-
cripcin que nos proporciona el archivo pueden variar desde una base de
datos hasta las utilidades correspondientes de un sistema de gestin elec-
trnica de documentos y archivos. En cualquier caso, lo ms lgico y con-
veniente es que exista un formato comn de descripcin en el que se
contemplen todos los campos o elementos de datos necesarios, siguiendo
57
la norma archivstica para la descripcin ms conocida por su acrnimo in-
gls ISAD (G) -International Standard on Archival Description- (General). A
partir de este formato y en funcin de los documentos a describir y de las
necesidades informativas se ofrecern distintas pantallas, bases de datos
o utilidades asociadas, en las que el usuario se encontrar exclusivamente
operativos con los campos que deba rellenar. Huelga decir que el servicio
de archivo deber formar al personal de gestin en el uso de estas herra-
mientas, que por otra parte se caracterizan por un manejo sencillo y por
unos resultados de utilidad elevada.
Puede suceder, en cambio, que por cualquier circunstancia nos veamos
compelidos a poner en marcha alguna herramienta descriptiva sin la anuen-
cia de un profesional en la materia, en cuyo caso ser necesario conocer al-
gunas, al menos las de uso ms frecuente. En primer lugar la agrupacin
documental con la que habitualmente trabajan las Administraciones Publi-
cas son los expedientes y tambin los libros; pues bien, eso es lo que ne-
cesitamos, una herramienta que describa los expedientes y los libros. En
segundo lugar deberemos decidir si queremos describir minuciosamente su
contenido, lo que llevar mucho tiempo y esfuerzo, o solamente los datos
fundamentales para identificar y recuperar el expediente deseado. Parece
lgico que nos inclinemos por la segunda opcin. En este supuesto la he-
rramienta apropiada es el inventario.
3.1. EL I NVENTARI O:
Este instrumento combina la clasificacin y la descripcin, aunadas con
una doble finalidad: a) conocer qu es lo que se tiene y cmo est organi-
zado, y b) informar con precisin acerca de su contenido y localizacin, de
modo que ante cualquier bsqueda documental ofrezca siempre una res-
puesta pertinente y rpida. Logra la mejor relacin costes/beneficios, por-
que permite describir uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles
de informacin satisfactorios para los usuarios.
El inventario se compone de una serie de datos obligatorios, que se con-
signarn en todos los casos, y otros optativos, que se incluirn segn lo se-
ale la conveniencia:
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- Datos OBLIGATORIOS:
rea de identificacin o mencin de identidad:
- Signatura
- Ttulo
- Fechas
- Nivel de descripcin
- Volumen
rea de contenido y estructura:
- Resumen de alcance y contenido.
- Datos OPTATIVOS:
- Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin
- Sistema de organizacin
rea de condiciones de acceso y utilizacin:
- Condiciones de acceso
- Instrumentos de descripcin
rea de materiales relacionados:
- Unidades de descripcin relacionadas.
Tanto las reas como los campos de informacin han sido extrados de la
citada norma ISAD (G). Veamos sucintamente a qu responden:
1. rea de identificacin o mencin de identidad: ofrece la informa-
cin esencial para identificar la unidad de descripcin.
2. rea de contenido y estructura: incluye informacin acerca de la
organizacin y materias de la unidad de descripcin.
3. rea de acceso y utilizacin: ofrece informacin acerca de la dis-
ponibilidad de la unidad de descripcin.
4. rea de materiales relacionados: contiene informacin acerca de
los documentos que tienen una importante relacin con la unidad de
descripcin.
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rea de identificacin
1. Signatura (cdigo de referencia): sirve para localizar los docu-
mentos en su ubicacin. Debe incluir el cdigo de pas de acuerdo
con la norma ISO 3166, seguido del cdigo del archivo de acuerdo
con la norma nacional, ms la signatura local. Por ejemplo, la de un
documento de los Archivos Nacionales de Canad sera: CA NAC
ANC - C2358, donde CA es el cdigo de pas, NAC ANC el del ar-
chivo y C2358 la signatura de depsito. Parece claro que salvo esta
ltima, las informaciones anteriores son necesarias en el caso de
conectar el archivo a alguna red de intercambio de informacin pero
no para su uso interno.
2. Ttulo: identifica la unidad de descripcin, transcribiendo su nom-
bre si lo tiene, o asignndole uno si no lo tiene; en cuyo caso deber
ser breve e incluir: el nombre del productor, un trmino que indique
el tipo documental, y una frase que refleje la funcin, actividad,
asunto, localizacin o tema. Ejemplos:
- Archivo del Ministerio del Interior (fondo).
- Poltica Interior (seccin).
- Asociaciones (subseccin).
- Autorizacin de asociaciones (serie).
- Asociacin Nacional de Archiveros (expediente).
3. Fechas de produccin de los documentos que componen la uni-
dad de descripcin: expresadas como una fecha simple o como un
perodo cronolgico indicando las fechas extremas, segn los casos.
Tambin se pueden sealar las fechas predominantes y las lagunas
significativas. Ejemplos:
- 1960 mayo 30
- 1991
- 1952 1979
4. Nivel de descripcin: indica el nivel de la unidad. Ejemplos: ex-
pediente, serie, etc.
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5. Volumen de la unidad de descripcin (cantidad, volumen o ta-
mao): debe especificarse el volumen de las unidades en cifras ar-
bigas y la denominacin especfica del soporte documental. Ejemplos:
- 2 bobinas de pelcula.
- 128 fotografas.
- 30 m.
No es necesario explicitarlo cuando es el expediente o el libro habituales,
sino cuando se trate de unidades extraordinariamente voluminosas como
puede ser un expediente que ocupe varias cajas o un libro en diversos
tomos.
rea de contenido y estuctura
6. Nota o resumen de alcance y contenido: identifica la forma y con-
tenido de la unidad de descripcin para que los usuarios juzguen su
inters potencial. Ejemplo:
- Recurso contencioso-administrativo interpuesto por la Unin
Temporal de Empresas (UTE) XXX, contra la liquidacin efec-
tuada en la obra del depsito regulador de aguas, ubicado en
el monte San Miguel, cota 20.
Consiste en representar el contenido de la documentacin para una
amplia gama de usuarios potenciales, por ello hay que ser objetivo y
el resultado deber ser inteligible por s mismo, sin que sea necesario
acudir a la documentacin para verificar su contenido. Todo producto
administrativo presenta dos objetos centrales a localizar y describir:
los actores y el objeto de la accin administrativa, siempre que uno
de los agentes sea la propia entidad es ocioso sealarlo a cada paso.
En ocasiones, la denominacin de la serie es suficiente para resu-
mir el contenido de los documentos adscritos a la misma, en cuyo
caso podremos repetirla en tal concepto, y la datacin ser el ele-
mento que los individualice. As, por ejemplo, en una serie de libros
de actas de Pleno de un rgano administrativo colegiado, ser su-
ficiente con la denominacin de la serie. Otro tanto sucedera con los
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libros registros de entrada, de salida (de documentos), de plicas,
censos, padrones, etc.
Aunque el soporte no sea el libro, muchas series presentan carac-
tersticas similares: la correspondencia, los expedientes de servi-
cios, etc. En estos casos se valorar la calidad informativa y se
redactarn otros auxiliares como pueden ser los ndices, que facili-
ten un acceso ms preciso. Por ejemplo, los libros de actas que
contienen las deliberaciones y los acuerdos de los rganos cole-
giados, contarn con ndices que pormenoricen su contenido.
7. Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin: se propor-
ciona cuando se ha producido alguna accin de este tipo que afecte
a la interpretacin de los documentos. Ejemplo:
- Expedientes seleccionados uno de cada diez aos.
Se especifica siempre que la serie no se conserve ntegramente.
8. Sistema de organizacin: ofrece datos relativos a la organizacin
de la unidad. Ejemplo:
- Expedientes ordenados alfabticamente.
Se especifica cuando exista alguno distinto al de la tramitacin.
rea de condiciones de acceso y utilizacin
9. Condiciones de acceso: informa acerca de las condiciones que
restrinjan o afecten a la accesibilidad, indicando el perodo de tiempo
o la fecha lmite de dichas condiciones. Ejemplos:
- Correspondencia familiar cerrada hasta el 2010.
- Es necesario obtener permiso del depositante.
Se indica si existe algn impedimento al libre acceso.
10. Instrumentos de descripcin: se indican todos cuantos propor-
cionen informacin relativa al contenido de la unidad de descripcin.
Ejemplos:
- Inventario sumario.
- ndice de la correspondencia.
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Se especifica cuando haya alguno que mejore la proporcionada por
el inventario.
rea de materiales relacionados
11. Unidades de descripcin relacionadas: si la unidad de descrip-
cin est formada por documentos que tienen una relacin directa
e importante con otra unidad, se indica dicha relacin. Ejemplo:
- Ms documentacin relacionada con la empresa en los ex-
pedientes 13.452 a 13.459, concurso de acreedores.
Indica aquellas que tienen una relacin directa e importante.
Por ltimo, debe tenerse en cuenta que, al introducir los datos de la
descripcin en el sistema, aparecer una pantalla con el formato
compuesto por los campos o elementos de datos uno detrs de
otro, la recuperacin se realizar por medio de una pantalla diferente,
en la que la informacin aparecer distribuida con una apariencia l-
gica y agradable a la consulta. As, por ejemplo, si describimos un
libro de actas del Pleno de un Ayuntamiento en varios tomos, la pan-
talla de entrada de datos puede ser del siguiente modo:
1 . Signatura: 36.254-36.257
2. Ttulo: Libro de actas del Pleno
3. Fechas:1998
4. Nivel de descripcin: 1.1 -actas
5. Volumen: 4 tomos
6. Resumen de alcance y contenido:
7. Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin:
8. Sistema de organizacin:
9. Condiciones de acceso:
10. Instrumentos de descripcin: ndices
11. Unidades de descripcin relacionadas:
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De este modo cada expediente ha sido descrito en los trminos impres-
cindibles para garantizar una informacin suficiente. Puede que el objeto a
describir sea otro tipo de material, tambin frecuente en las organizacio-
nes, como pueden ser los documentos tcnicos (planos, mapas, croquis,
etc), electrnicos (DVD, CDROM, etc). En tal caso ser el servicio de archivo
quien elabore las herramientas necesarias, caso contrario se recomienda
consultar la bibliografa de referencia.
3.2. LOS I NSTRUMENTOS DE CONTROL:
En la fase del ciclo de vida de los documentos a la que nos estamos refi-
riendo, la de los archivos de gestin o de oficina, la documentacin est
orientada a su utilizacin por parte de los usuarios internos, principalmente
la propia unidad administrativa que los genera, aunque tambin otras de-
pendencias de la misma entidad.
Asimismo cabe la consulta por parte de los responsables polticos en el
desempeo de sus funciones, de las personas fsicas o jurdicas interesa-
das en un procedimiento, as como de los ciudadanos en virtud del dere-
cho de acceso a la documentacin pblica. Para que tanto la consulta
como el prstamo se haga en condiciones de seguridad para los materia-
les, se elaboran los instrumentos de control sobre el uso y servicio de los
documentos.
Debemos diferenciar dos tipos de usuarios: los internos y los externos; o
sea, la propia administracin, por una parte, y los consultantes ajenos a la
administracin (interesados, investigadores, etc), por la otra.
A fin de controlar tanto las consultas como el envo de documentacin a
otras dependencias, debe elaborarse un registro (bien en forma de libro,
bien una base de datos), en el que constarn al menos los siguientes datos:
- descripcin del documento o expediente,
- signatura de instalacin,
- identificacin del solicitante (nombre, apellidos y dependencia),
- fecha de consulta o salida,
- fecha de devolucin,
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- rbrica del peticionario y
- rbrica del responsable del archivo de gestin.
Si trabajamos en un entorno informtico resultar muy fcil traer la descrip-
cin y la signatura del archivo, la fecha de salida ser automtica, y el sis-
tema advertir cuando se haya sobrepasado la de devolucin. Este es un
aspecto, la devolucin, en el que debern establecerse distintos plazos en
virtud de la naturaleza del usuario y de las necesidades del objeto pres-
tado, en cualquier caso. En cuanto a las rbricas, sern las mismas que las
previamente codificadas en el sistema de validacin electrnica, y en caso
de no existir, se usar la palabra de identificacin o acceso del usuario.
Por lo que se refiere a los usuarios externos, las consultas las efectuarn a
travs del servicio de archivo o de la correspondiente oficina de informacin
administrativa.
4. PROCEDI MI ENTOS DE I NSTALACI N Y
ALMACENAMI ENTO DE LOS
DOCUMENTOS:
La instalacin es una tarea que, como su propio nombre indica, consiste en
la ubicacin fsica de los documentos en las estanteras mediante unida-
des de instalacin, ya sean cajas, legajos o libros. Las cajas y los legajos
son agrupaciones de expedientes, en forma de paquetes o protegidos por
un envase, as ubicados en las estanteras para ofrecer mayor proteccin
a los documentos y resistencia a los agentes nocivos (luz, polvo, etc).
Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede
identificarlo a fin de saber cul es su ubicacin fsica, para ello se le otorga
una signatura que haga referencia a la unidad de instalacin que lo contiene
y a su orden dentro de sta. As a un expediente ubicado en la caja o en el
legajo nmero 97 y cuyo nmero de orden es el 3, por ser este su lugar,
se le dar la signatura 97,3; de este modo la localizacin fsica del mismo
dentro del depsito ser tan simple como inequvoca.
En la instalacin de las cajas, legajos y libros seguiremos el sistema de nu-
meracin continua, el ms indicado para todo archivo en crecimiento, y que
consiste en numerar las unidades de instalacin mediante dgitos arbigos
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desde el uno en adelante, siguiendo la secuencia de los nmeros natura-
les. A medida que se archivan las unidades se numeran sucesivamente y
se colocan en las estanteras.
Este sistema supone, adems, un ahorro considerable de espacio, ya que
en lugar de reservar cajas para un tema determinado, otras para otros y, a
su vez, espacio en las estanteras para su futuro crecimiento, permite guar-
dar los expedientes segn se van archivando, no importa el orden. En una
misma caja se pueden guardar expedientes de distinta naturaleza, al mar-
gen de su temtica, pues cuando haga falta recurrir a ellos, su localizacin
vendr dada por la descripcin (inventario) que expresa el nmero de la
unidad de instalacin y el del expediente dentro de la misma.
Otra ventaja de este procedimiento consiste en reducir al mnimo las posi-
bilidades de error al buscar y devolver cada expediente a su sitio, pues como
quiera que la nica referencia necesaria es un nmero, stos son fciles de
recordar y mutuamente excluyentes, por lo que la posibilidad de error queda
descartada. Adems, introduce un elemento de seguridad para la propia
documentacin, pues cuando una persona no autorizada o sin conocimiento
previo del responsable intente acceder a un documento, se encontrar con
una serie de cajas numeradas que no le dicen nada y, por consiguiente, de-
ber acudir al encargado de ese archivo para que le franquee la documen-
tacin necesaria, si le corresponde conocer sobre esa materia.
Un elemento trascendente en la instalacin y proteccin de documentos lo
constituyen las cajas de archivo. Las mejores son las de cartn no cido y
resistente, elaboradas ad hoc, aunque son ms econmicos los modelos
prefabricados y de fcil montaje; en cualquier caso deben rechazarse las de
madera, incluidas aquellas que siendo de cartn tienen el lomo curvo de
madera, pues aun siendo ms vistosas comportan un elevado riesgo de in-
feccin por insectos. Las dimensiones normalizadas son 38 x 28 x 12 cen-
tmetros, y cuando por el tamao de los documentos se requieran otras de
medidas especiales, debern ser unos centmetros ms amplia que stos
para evitar roces y dobleces. En cualquier caso deben ser slidas, elabo-
radas con cartonaje rgido, con uno de sus lados y/o el lomo abatibles.
En cuanto al mobiliario para la instalacin de los documentos, las estante-
ras constituyen sin duda alguna el tipo ms frecuente. Tradicionalmente se
66
han empleado las elaboradas a base de madera, combinadas en algunos
casos con armarios-vitrina, sistemas de carpetas suspendidas... Este tipo
de mobiliario es adecuado para las oficinas siempre que la madera cuente
con alguna proteccin contra insectos xilfagos y con algn tratamiento ig-
nfugo, pero cuando se trate del local dedicado exclusivamente a archivo y
compuesto, en consecuencia, fundamentalmente por estanteras, es mejor
que stas sean metlicas y presenten cierto nmero de cualidades: in-
combustibilidad, inocuidad para los documentos, solidez y manejo cmodo:
Solidez. Los documentos de archivo son pesados, un metro lineal
puede alcanzar los 100 kgs, por tanto la estantera tendr el espe-
sor suficiente para soportar dicho peso sin deformarse. Ser adems
de superficie lisa, con una pintura y tratamiento antioxidante.
Manejabilidad. Para lo cual deben ser mviles y poder ubicarse en
altura cada 25 milmetros.
Inocuidad. Se deben rechazar los sistemas de montaje de perno y
tuerca, as como las aristas vivas y elementos cortantes que puedan
daar a la documentacin y a las personas. Para evitar la conden-
sacin de humedad el aire debe circular entre las estanteras, de
modo que las divisiones interiores sern abiertas, separadas me-
diante tiras en X, y slo estarn cerrados los laterales para evitar
que caigan los documentos. Asimismo estarn a unos centmetros
del suelo y cerrado dicho espacio, como lo estarn por arriba como
proteccin contra el polvo.
Las dimensiones de un cuerpo de estantera son habitualmente: 190 me-
tros de altura (base de la balda superior) para acceder a mano por una per-
sona de estatura normal, con baldas o estantes de 1 x 040 x 050 (longitud,
profundidad y distancia entre baldas). Se colocan en paralelo, perpendicu-
larmente a la direccin de las viguetas en el caso de los forjados unidirec-
cionales, exentas de las paredes, salvo en el caso de los costeros, y de
forma que no dejen rincones de difcil aireacin o limpieza.
Hay dos sistemas:
- El convencional de estanteras fijas de doble cuerpo o a dos caras
dispuestas en paralelo, situadas con una separacin de 080 metros
entre cuerpos y un pasillo de 120 de anchura entre bloques.
67
- El denso o compacto, en el cual uno o varios cuerpos estn fijos
y los dems, montados sobre rales, se desplazan mediante un
motor elctrico o un mecanismo de cadena (manual). El desplaza-
miento puede ser longitudinal, transversal o pivotante, segn los mo-
delos.
El sistema denso permite un mayor aprovechamiento del espacio, pues
basta con reservar 080 metros para formar el pasillo all donde sea nece-
sario mediante el desplazamiento de las estanteras. Como quiera que la
carga soportada por metro cuadrado es superior a la del sistema conven-
cional, hay que tenerlo en cuenta al hacer el clculo de estructuras.
Para el acomodo de tipos documentales distintos al libro y al legajo existen
diferentes soluciones mobiliarios. Los documentos que no pueden ser do-
blados: planos, mapas, dibujos, documentos de tamao excepcional pue-
den guardarse en muebles:
- Portaplanos horizontal: los documentos se guardan en cajones de
grandes dimensiones para evitar dobleces, son los ms cmodos
y seguros.
- Portatubos: en los que previamente los documentos han sido dis-
puestos enrollados. Su principal problema es que stos se deforman
y su manipulacin es incmoda.
- Portaplanos vertical: o sistema colgante, pues los documentos
estn suspendidos por una banda adherida a uno de sus bordes.
Es prctico para las oficinas pero inconveniente para planos o
mapas antiguos por ejemplo, cuyo soporte, menos slido, puede
verse afectado.
Otros tipos documentales (microformas, cintas y discos magnti-
cos, etc) requieren proteccin especial (polvo, campos magnticos,
etc). Como primera medida deben ubicarse alejadas de conduc-
ciones elctricas, en cajas de plstico y armarios ampliamente co-
mercializados para su instalacin.
La eleccin de los locales apropiados para los archivos departamentales,
el mobiliario y las condiciones, es responsabilidad del archivero junto con
los jefes de cada rea. Como regla general, deben evitarse:
68
* las buhardillas, afectadas por problemas derivados de los cam-
bios bruscos de temperatura y humedad, riesgo de filtraciones, etc.
Y ello con mayor motivo si las techumbres son de madera, por la ele-
vada posibilidad de infeccin por temitas, carcoma, etc;
* las bodegas y lugares por debajo del nivel del suelo, por la mala
aireacin, humedad excesiva, filtraciones y riesgos de inundacio-
nes;
* los locales libremente accesibles y difciles de vigilar, como pasillos,
huecos bajo escaleras, etc;
* las vecindades peligrosas, como pueden ser los cuartos de cal-
deras (peligro de explosin y fugas), los de maquinaria y cuadros
elctricos (por el riesgo de incendio), los garajes (por los peligros
potenciales, y sobre todo por los efectos nocivos de los gases sul-
furosos sobre los documentos), etc;
* las cajas de las escaleras y las de los ascensores, porque en caso
de incendio producen el efecto chimenea, que aviva el fuego y ace-
lera la destruccin; y
* las bajantes y conducciones de agua, porque producen humeda-
des y en caso de rotura, inundaciones.
Un factor primordial es la resistencia mecnica de estos locales, por las
cargas que soportar la estructura bajo el peso de la documentacin. Si
empleamos estanteras fijas deber resistir 750 kg/m
2
, que en caso de al-
macenamiento compacto con estanteras mviles ser de 1.250 kg/m
2
. Esto
puede significar la necesidad de reforzar los suelos o, en cualquier caso,
conocer la orientacin de las vigas para disponer perpendicularmente las
estanteras y lograr as una mejor resistencia.
69
TEMA 4:
LA GESTIN DE LOS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS
1. EL PROGRAMA DE DOCUMENTOS VI TALES
Y DE PREVENCI N DE EMERGENCI AS Y
DESASTRES:
Se entiende por emergencia una situacin negativa desarrollada de forma
repentina e inesperada, y que exige una accin inmediata. Generalmente las
emergencias son de corta duracin, por ejemplo un fallo elctrico o una
cada en el fluido, o la interrupcin de las comunicaciones a travs de la
RDSI (Red Digital de Servicios Integrados), de la que dependen en buena
medida las telecomunicaciones.
Un desastre es un suceso inesperado que produce destrozos de amplio
espectro y cuyos efectos adversos son de larga duracin, por ejemplo un
incendio o una inundacin.
Dada la posibilidad de que se produzca una situacin de emergencia o un
desastre, las organizaciones deben estar preparadas para que en tales
casos sus actividades esenciales no se vean paralizadas. En consecuen-
cia, deben identificar sus funciones crticas y los documentos necesarios
para desarrollarlas. Asimismo es importante identificar los documentos con
mayor trascendencia jurdica, tanto de la organizacin como de las perso-
nas directamente afectadas por las acciones de la organizacin. Por fin,
necesitarn desarrollar un plan para responder a las emergencias o a los
desastres.
El origen de estos planes se sita en USA, all por los aos cincuenta del
siglo XX con motivo de la Guerra Fra. Ante la posibilidad de un nuevo con-
flicto mundial y del consiguiente ataque nuclear a su territorio, las autorida-
des estadounidenses vieron la necesidad de incluir entre sus planes
preventivos, uno que previera asegurarse que la documentacin necesaria
77
para el funcionamiento de las Administraciones Pblicas en el peor de los
supuestos, estuviese protegida y operativa en todo momento.
Ms adelante se fue viendo la conveniencia de ampliar su operatividad a
otros supuestos como los desastres naturales y los atentados terroristas.
Las tecnologas de la informacin han introducido nuevos motivos de riesgo,
ya que cada vez desempean un papel ms importante en la gestin de las
organizaciones, y la informacin electrnica puede ser alterada o borrada
con mayor facilidad que la informacin soportada en otros medios.
Una vez ms, la direccin del programa es responsabilidad del archivero
quien en conjuncin con un comit en el que estn representados todos los
departamentos o divisiones de la entidad, deber establecer una estrategia
al respecto y basada en:
Identificar las posibles causas y establecer los niveles de riesgo,
en funcin de los cuales determinar el tipo de proteccin o res-
puesta requerida. Si se trata de desastres naturales (huracanes,
inundaciones, terremotos, infecciones por mohos, hongos, car-
coma, etc) habr que considerar las condiciones de la regin.
Los supuestos pueden ser debidos a causas no naturales, sino
a factores de riesgo como puede ser el fuego, fugas de pro-
ductos qumicos, sabotajes, atentados terroristas, piratera in-
formtica, disturbios, etc.
Determinar cules son las actividades crticas que la entidad
debe desarrollar en condiciones extremas e incluso en instala-
ciones diferentes a las suyas.
Identificar cules son los documentos que sostienen dichas ac-
tividades crticas y la reanudacin de las operaciones normales.
Identificar cules son las series documentales o los sistemas de
informacin electrnica, que contienen la informacin necesaria
para proteger los derechos de la entidad y de las personas di-
rectamente afectadas por la accin de la entidad, y conservar
copias de dichos documentos.
Establecer y llevar a cabo un plan para recuperar los documen-
tos daados en una emergencia o en un desastre.
78
El programa debe ser un documento estructurado al modo de un manual
de procedimiento, en el que se describan, en primer lugar, los documen-
tos vitales, basndose para ello en el cuadro de clasificacin y en el de ex-
purgo, fundamentalmente.
Entre el 1 y el 7 por 100 de los documentos de una entidad suelen ser con-
siderados como vitales. El inventario de los mismos deber incluir:
- El nombre de la oficina responsable de la serie documen-
tal o del sistema de informacin electrnica que contiene in-
formacin vital o relativa a los derechos de las personas.
- El ttulo de dichas series o sistemas de informacin elec-
trnica.
- El medio en el que estn recogidas.
- El lugar fsico, fuera de la sede de la entidad, donde se al-
macenarn las copias de dichos documentos y sistemas.
- La frecuencia con la que dichas informaciones deben ser
actualizadas.
Concluido el inventario, hay que elegir los mtodos de proteccin y de al-
macenamiento de los documentos vitales. El primer aspecto significa la du-
plicacin de los originales, generalmente ms econmica si se emplea el
mismo medio (de microfilm a microfilm, de papel a papel, de disco a disco).
Despus se determinar el equipamiento para la instalacin, las adecuadas
condiciones medioambientales, y el lugar para el almacenamiento fuera de
la sede de la entidad y en una zona que no est sometida a los mismos pe-
ligros. El lugar puede ser una institucin emparentada, una sede perifrica,
etc.
A tal respecto, resulta de suma relevancia la actualizacin de las copias,
cuya frecuencia vendr dada por el ritmo al que se renuevan las informa-
ciones, que puede ser diaria, semanal, mensual o de otro tipo. As mismo
la operatividad del programa precisa la formacin del personal implicado, y
la revisin peridica del propio plan.
Por ltimo, y como quiera que el programa ha de pensar no slo en el da
despus, sino en recuperar la normalidad, ser necesario establecer un plan
de recuperacin de los documentos daados; el cual puede incluir, adems
79
de las actividades llevadas a cabo por el personal del propio servicio de ar-
chivo, las empresas y especialistas a los que ser necesario recurrir para
recuperar el mximo de documentos posible.
2. LOS SI STEMAS DE GESTI N DE
DOCUMENTOS ELECTRNI COS:
En 1996 surgi como iniciativa de la Comisin Europea el DLM Forum que
ha impulsado el diseo de MoReq (Modelo de requisitos para la gestin de
documentos electrnicos) en el marco del Programa IDA (Intercambio de
Datos entre Administraciones), para poder utilizarse en todos los pases de
la Unin Europea y por todos los interesados en el desarrollo y aplicacin
de sistemas de gestin de documentos electrnicos. La especificacin in-
cide especialmente en los requisitos funcionales de la gestin de docu-
mentos mediante un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos (en
adelante, SGDE). Se ha concebido para poder aplicarse en todas las or-
ganizaciones que deseen introducir un SGDE o bien quieran evaluar la ca-
pacidad del que ya poseen. Tambin se aborda la gestin de documentos
y la gestin electrnica de documentos tradicionales, como expedientes
en papel, aunque en menor profundidad. No se abordan otros aspectos
como la digitalizacin u otros medios de creacin de documentos electr-
nicos o como la implementacin prctica de un SGDE.
Esta especificacin se ha concebido partiendo de la premisa de que los
usuarios del SGDE no sern solamente los administradores y archiveros,
sino tambin el personal de oficina que utilizar este sistema en su trabajo
cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos. Los documentos elec-
trnicos pueden ser documentos elaborados con un procesador de textos,
mensajes de correo electrnico, hojas de clculo, imgenes fijas, anima-
ciones, ficheros de audio o cualquier otro tipo de objeto digital. Los docu-
mentos se convierten cuando se capturan en el SGDE. Una vez
capturados, los documentos se clasifican, es decir, se les asignan cdi-
gos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificacin a la que
pertenecen, lo que permite que el SGDE los gestione. Adems, en un
SGDE, los documentos se pueden gestionar como si se acumulasen en
80
expedientes y se almacenasen en carpetas electrnicas. El software de
aplicaciones que gobierna el sistema permite que los usuarios vean y ma-
nejen las carpetas como si stas guardasen fsicamente los documentos
asignados lgicamente a los expedientes. En ocasiones, los expedientes
electrnicos se pueden dividir en diferentes volmenes relativos a su ta-
mao, el nmero de documentos que contienen o sus ciclos vitales con ob-
jeto de limitar su tamao a valores asequibles para la evaluacin, la
transferencia o cualquier otro procedimiento relacionado con su gestin.
El elemento clave de cualquier SGDE es el cuadro de clasificacin que de-
fine el modo en que los documentos electrnicos se organizarn en expe-
dientes, as como las relaciones entre dichos expedientes. El SGDE debe
soportar el cuadro de clasificacin de la organizacin y ser compatible con
l. El SGDE debe permitir la construccin de un cuadro de clasificacin ya
en el momento de su configuracin, de forma que sea posible proceder a
la captura o la importacin de documentos electrnicos. El SGDE debe
permitir la incorporacin de nuevas clases en cualquier posicin dentro de
una clase, cuando no existan expedientes almacenados en ese punto.
El SGDE debe permitir la aplicacin de, al menos, dos mecanismos de deno-
minacin de expedientes electrnicos y clases en un cuadro de clasificacin:
a) un mecanismo que asigne un cdigo de referencia con
una estructura numrica o alfanumrica (es decir, un identifi-
cador nico a cada expediente electrnico), y
b) un mecanismo que asigne un texto como ttulo a cada ex-
pediente.
El SGDE debe grabar la fecha de apertura de una nueva clase o expediente
e incluirla entre los metadatos del expediente. Siempre que se abra una
nueva clase o expediente, el SGDE incluir automticamente entre sus me-
tadatos el nombre y el cdigo de clasificacin. Podr haber un mecanismo
opcional de denominacin de expedientes y clases basado en trminos
extrados de un tesauro. Conviene que el SGDE contenga un mecanismo
de denominacin de expedientes y clases que incluya nombres y fechas.
El SGDE debe permitir la creacin y el mantenimiento automtico de una
lista o inventario de expedientes.
81
El SGDE debe permitir la incorporacin de volmenes electrnicos en cual-
quier expediente que no se haya cerrado, grabando su fecha de apertura,
as como los atributos heredados de los metadatos del expediente al que
pertenece. El SGDE debe permitir la existencia de volmenes de expe-
dientes abiertos y cerrados. En un expediente slo puede estar abierto el
volumen de creacin ms reciente. El resto de los volmenes de ese ex-
pediente deben permanecer cerrados. El SGDE debe permitir que el usua-
rio aada documentos electrnicos a un volumen cerrado, pero debe
permitir que el administrador reabra un volumen cerrado de forma tempo-
ral y que, tras aadirle documentos, lo cierre de nuevo. El SGDE debe evi-
tar en todo momento que se elimine un expediente o parte de su contenido,
salvo en caso de destruccin conforme a la norma de conservacin o de
eliminacin llevada a cabo por un administrador como parte de un proce-
dimiento auditado. El SGDE debe permitir el cierre de un expediente con-
forme a un procedimiento especfico reservado a los administradores.
El SGDE debe mantener en todo momento la integridad interna con inde-
pendencia de las actividades de mantenimiento, otras acciones del usua-
rio o el fallo de los componentes del sistema. El SGDE debe disponer de
herramientas que proporcionen al administrador estadsticas sobre diferen-
tes aspectos.
En cuanto a seguridad y acceso, el SGDE debe permitir que el administra-
dor restrinja el acceso a los documentos, expedientes y metadatos a de-
terminados usuarios. El SGDE debe permitir que el administrador asocie al
perfil del usuario ciertos atributos que determinarn las funciones, los cam-
pos de metadatos, los documentos y los expedientes a los que el usuario
tendr acceso. El SGDE debe ser capaz de establecer grupos de usuarios
asociados a un conjunto de expedientes o documentos.
El SGDE debe reservar a los administradores la capacidad de establecer
perfiles de usuarios y asignar usuarios a los grupos, as como la capacidad
de modificar los atributos de seguridad de los grupos o usuarios.
Por otra parte, el SGDE debe mantener una pista de auditora inalterable,
capaz de capturar y almacenar de forma automtica informacin sobre
todas las acciones relacionadas con los documentos electrnicos, los ex-
pedientes electrnicos y el cuadro de clasificacin; el usuario que inicia o
82
realiza la accin; y la fecha y la hora de la accin. El SGDE debe estar do-
tado de procedimientos automticos de copia de seguridad y restauracin
que permitan realizar copias peridicas de seguridad de todas las clases,
los expedientes, los documentos, los metadatos y los atributos administra-
tivos del repositorio del SGDE. El SGDE debe contar con un instrumento de
seguimiento que permita controlar y registrar informacin sobre la ubica-
cin y movimientos de los expedientes.
El SGDE debe proteger la autenticidad de los documentos electrnicos y
debe permitir la asignacin de niveles de seguridad a los documentos.
En cuanto a conservacin, eliminacin y transferencia, el SGDE debe in-
cluir una funcin que especifique las normas de conservacin, las acciones
de destruccin y los procedimientos de exportacin de archivos y expe-
dientes, de todo lo cual debe ser responsable el administrador. En relacin
con cada expediente, el SGDE debe rastrear de forma automtica los pe-
rodos de conservacin asignados al expediente y a la clase a la que per-
tenece y debe iniciar el proceso que se le aplique una vez llegado el perodo
de conservacin. El SGDE debe permitir que se pueda optar entre con-
servacin indefinida, presentacin para revisin en una fecha futura, des-
truccin en una fecha futura o transferencia en una fecha futura. El SGDE
debe informar al administrador de todas las acciones relacionadas con el
destino de los documentos.
El SGDE debe incluir un proceso bien articulado de transferencia de docu-
mentos a otro sistema o a una organizacin externa que garantice su com-
pletitud y estructura.
El SGDE debe ser capaz de capturar los documentos generados o recibi-
dos en procesos de gestin de las organizaciones, sea cual sea su for-
mato, contenido, autora y canal de recepcin. As mismo, debe auxiliar en
el proceso de clasificacin de los mismos. En cuanto a referencias, las cla-
ses, expedientes, volmenes y documentos, precisan de identificadores
nicos que pueden ser numricos o alfanumricos o bien pueden incluir la
sucesin de identificadores de los volmenes y los expedientes electrni-
cos que quedan por encima del documento en el cuadro de clasificacin.
El SGDE generar esos identificadores automticamente o auxiliar en los
procesos manuales de introduccin del identificador.
83
En cuanto a bsqueda y recuperacin, el SGDE debe posibilitar instru-
mentos de bsqueda integrados que permitan la bsqueda de texto libre
o la bsqueda booleana y que contengan formularios con campos refe-
rentes a diversos campos de los documentos.
Es importante conseguir que los requisitos de la gestin de documentos
electrnicos sean tomados en consideracin en el diseo de los sistemas
de informacin y de las plataformas tecnolgicas. Los requisitos funciona-
les de gestin y conservacin si se identifican al comienzo, son fciles de
implementar en la construccin de los sistemas, y es menos costoso que
introducir cambios despus.
Por ltimo, existen otras normas y requerimientos que han alcanzado el
rango de estndares, as, por ejemplo:
En los Estados Unidos de Norteamrica surgi la norma
DOD5015 Design Criteria Standard for Electronic Records Ma-
nagement Software Applications como una aplicacin del De-
partamento de Defensa, que se ha extendido a todo el pas y es
usada como referente en muchas organizaciones de todo el
mundo.
Tambin existen otras recomendaciones, de entre las que des-
taca la inglesa Requeriments for Electronic Records Manage-
ment, compuesta por unos requisitos funcionales, una norma
de metadatos, un documento de referencia, y una gua de apli-
cacin.
3. LA PROTECCI N DE DATOS PERSONALES:
Ya la Constitucin de 1978, siguiendo la estela de las constituciones coe-
tneas ms avanzadas como la portuguesa de 1975, recogi el derecho a
la intimidad informtica en el apartado 4 del artculo 18, que en sus tres pri-
meros puntos garantiza el derecho al honor, a la intimidad y a la propia ima-
gen. En concreto, aquel apartado establece que la ley limitar el uso de la
informtica para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los
ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos.
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Dicho precepto se encuentra actualmente desarrollado en el mbito legis-
lativo por la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de
Datos de Carcter Personal (LOPDCP), que sustituye a anterior la Ley Or-
gnica 5/1992, de 29 de octubre, de regulacin del tratamiento automati-
zado de los datos de carcter personal (LORTAD), vigente hasta 1999, ao
ste en que fue derogada precisamente por la vigente LOPDCP.
Hasta el artculo 17, la Ley Orgnica 15/1999 se refiere a todo tipo de fi-
cheros, tanto de titularidad pblica como de titularidad privada. Los artcu-
los 20 a 24 se centran sin embargo exclusivamente en la normativa
aplicable a los ficheros de las Administraciones Pblicas, o ficheros de titu-
laridad pblica.
De acuerdo con dicha norma, los datos de carcter personal recogidos o
elaborados por las Administraciones pblicas para el desempeo de sus
atribuciones no sern comunicados a otras Administraciones pblicas para
el ejercicio de competencias diferentes o de competencias que versen
sobre materias distintas, salvo cuando la comunicacin hubiere sido pre-
vista por las disposiciones de creacin del fichero o por disposicin de su-
perior rango que regule su uso, o cuando la comunicacin tenga por objeto
el tratamiento posterior de los datos con fines histricos, estadsticos o cien-
tficos (art. 21.1). No obstante podrn, en todo caso, ser objeto de comu-
nicacin los datos de carcter personal que una Administracin pblica
obtenga o elabore con destino a otra (art. 21.2). En todos estos casos no
ser necesario el consentimiento del afectado (art. 21.4). No obstante, la
comunicacin de datos recogidos de fuentes accesibles al pblico no
podr efectuarse a ficheros de titularidad privada, sino con el consenti-
miento del interesado o cuando una ley prevea otra cosa (art. 21.3).
4. EL DERECHO DE ACCESO DE LOS
CI UDADANOS A LOS REGI STROS
PBLI COS:
Segn el artculo 105 de la Constitucin Espaola, la Ley regular: () b)
El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo
en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de los
delitos y la intimidad de las personas.
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En desarrollo de dicho precepto, la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Ad-
ministrativo Comn dispone, en su artculo 35, que los ciudadanos, en sus
relaciones con las Administraciones Pblicas, tienen los siguientes dere-
chos: a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de
los procedimientos en los que tengan la condicin de interesados, y obte-
ner copias de documentos contenidos en ellos, y () h) Al acceso a los re-
gistros y archivos de las Administraciones Pblicas en los trminos previstos
en la Constitucin y en sta u otras Leyes.
La propia Ley 30/1992 desarrolla poco ms adelante, en su artculo 37, el
Derecho de acceso a Archivos y Registros, y que por su trascendencia,
transcribimos a continuacin:
1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros
y a los documentos que, formando parte de un expediente,
obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la
forma de expresin, grfica, sonora o en imagen o el tipo de
soporte material en que figuren, siempre que tales expe-
dientes correspondan a procedimientos terminados en la
fecha de la solicitud.
2. El acceso a los documentos que contengan datos refe-
rentes a la intimidad de las personas estar reservado a
stas, que, en el supuesto de observar que tales datos figu-
ran incompletos o inexactos, podrn exigir que sean rectifi-
cados o completados, salvo que figuren en expedientes
caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los pla-
zos mximos que determinen los diferentes procedimientos,
de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno.
3. El acceso a los documentos de carcter nominativo que
sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las per-
sonas figuren en los procedimientos de aplicacin del dere-
cho, salvo los de carcter sancionador o disciplinario, y que,
en consideracin a su contenido, puedan hacerse valer para
el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podr ser
ejercido, adems de por sus titulares, por terceros que acre-
diten un inters legtimo y directo.
86
4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados
anteriores podr ser denegado cuando prevalezcan razones
de inters pblico, por intereses de terceros ms dignos de
proteccin o cuando as lo disponga una Ley, debiendo, en
estos casos, el rgano competente dictar resolucin moti-
vada.
5. El derecho de acceso no podr ser ejercido respecto a los
siguientes expedientes:
a) Los que contengan informacin sobre las actua-
ciones del Gobierno del Estado o de las Comunida-
des Autnomas, en el ejercicio de sus competencias
constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo.
b) Los que contengan informacin sobre la Defensa
Nacional o la Seguridad del Estado.
c) Los tramitados para la investigacin de los delitos
cuando pudiera ponerse en peligro la proteccin de
los derechos y libertades de terceros o las necesida-
des de las investigaciones que se estn realizando.
d) Los relativos a las materias protegidas por el se-
creto comercial o industrial.
e) Los relativos a actuaciones administrativas deriva-
das de la poltica monetaria.
6. Se regirn por sus disposiciones especficas:
a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa
sobre materias clasificadas.
b) El acceso a documentos y expedientes que con-
tengan datos sanitarios personales de los pacientes.
c) Los archivos regulados por la legislacin del rgi-
men electoral.
d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente es-
tadsticos dentro del mbito de la funcin estadstica
pblica.
87
e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y
Rebeldes y los registros de carcter pblico cuyo uso
est regulado por una Ley.
f) El acceso a los documentos obrantes en los archi-
vos de las Administraciones Pblicas por parte de las
personas que ostenten la condicin de Diputado de
las Cortes Generales, Senador, miembro de una
Asamblea legislativa de Comunidad Autnoma o de
una Corporacin Local.
g) La consulta de fondos documentales existentes en
los Archivos Histricos.
7. El derecho de acceso ser ejercido por los particulares de
forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento
de los servicios pblicos debindose, a tal fin, formular peti-
cin individualizada de los documentos que se desee con-
sultar, sin que quepa, salvo para su consideracin con
carcter potestativo, formular solicitud genrica sobre una
materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los so-
licitantes sean investigadores que acrediten un inters hist-
rico, cientfico o cultural relevante, se podr autorizar el
acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes,
siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de
las personas.
8. El derecho de acceso conllevar el de obtener copias o
certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado
por la Administracin, previo pago, en su caso, de las exac-
ciones que se hallen legalmente establecidas.
9. Ser objeto de peridica publicacin la relacin de los do-
cumentos obrantes en poder de las Administraciones Pbli-
cas sujetos a un rgimen de especial publicidad por afectar
a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser
objeto de consulta por los particulares.
88
10. Sern objeto de publicacin regular las instrucciones y
respuestas a consultas planteadas por los particulares u
otros rganos administrativos que comporten una interpreta-
cin del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a
efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en
sus relaciones con la Administracin.
Como complemento a dicha regulacin comn, cabe destacar:
a) En el mbito de la Administracin General del Estado, dispone el art. 62
de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, que
la Administracin del Estado garantizar el acceso de todos los ciudadanos
espaoles a los archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal, sin
perjuicio de las restricciones que, por razn de la conservacin de los
bienes en ellos custodiados o de la funcin de la propia institucin, puedan
establecerse.
La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental es-
paol atiende a las reglas fijadas en el art. 57 de la propia Ley 16/1985, de
25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol.
b) En el mbito autonmico, son numerosas las Comunidades Autnomas
que concretan los principios de la Ley 30/1992 sobre la materia. Nos re-
mitimos, para no extendernos ms, al cuadro de fuentes autonmicas sobre
la materia expuesto en temas anteriores.
c) En el mbito local, dispone el art. 15 del Real Decreto 2568/1986, de 28
de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organizacin, fun-
cionamiento y rgimen jurdico de las Entidades locales, que los servicios
administrativos locales estarn obligados a facilitar la informacin, sin ne-
cesidad de que el miembro de la Corporacin acredite estar autorizado, en
los siguientes casos: () c) Cuando se trate del acceso de los miembros
de la Corporacin a la informacin o documentacin de la entidad local que
sean de libre acceso para los ciudadanos.
La consulta de tales documentos se regir por las normas fijadas en el art.
16 del propio Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre.
89
TEMA 5:
EL EXPURGO Y
LA TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTOS PBLICOS
1. PROCEDI MI ENTOS DE EXPURGO:
VALORACI N, SELECCI N Y ELI MI NACI N:
Son muchas y muy poderosas las razones por las que deben conservarse
los documentos tras su perodo de plena validez administrativa, pero lo son
tambin los motivos por los que resulta imposible conservarlos en parte, y
mucho menos en su totalidad. La creciente intervencin de las administra-
ciones en mltiples aspectos de la vida social ha producido la denominada
inflacin de la documentacin contempornea. Los mtodos administrati-
vos cada vez ms alambicados, la imperiosa plasmacin de sus procedi-
mientos, la necesidad de obtener datos para fundamentar sus actuaciones,
la exigencia de comunicarlos en distintos niveles, los mtodos de difusin
y de multiplicacin, generan una masa documental de dimensiones cre-
cientes, imposible de conservar en su totalidad y, en parte, adems, inne-
cesaria. La buena marcha de un sistema actual de archivo, en cuanto
unidad de informacin, est condicionada por la solucin de un problema
clave: destruir lo accesorio para poder conservar lo til. Tngase en cuenta,
adems, que las tecnologas de la informacin, lejos de las previsiones ini-
ciales, y al permitir una mayor velocidad de gestin, han hecho que la pro-
duccin de documentos en papel siga aumentando.
La nica solucin a este verdadero proceso de hiperinflacin documental
imparable y creciente, es reducir a un tamao razonable el volumen con-
servado. Para conseguirlo, las distintas administraciones vienen poniendo
en marcha en las ltimas dcadas planes controlados de expurgo, a fin de
conservar la mnima cantidad posible de documentos, fundamentados en
consideraciones tanto econmicas (limitacin de los recursos disponibles
97
al efecto) como informativas (evitar la saturacin debida a informaciones im-
precisas y redundantes). El fundamento de la propia razn de ser del ex-
purgo radica en las siguientes consideraciones:
- El documento no es un fin en s mismo desde el momento en que
pierde su valor administrativo, y el valor histrico no es consistente
como para justificar los costes y problemas que implicara su con-
servacin.
- La funcin de la conservacin de documentos no es acumular
todos los productos administrativos, de cualquier modo y en cual-
quier condicin, sino organizados y en servicio, es decir, de forma
que sean comunicables.
- Tanto la conservacin como la sustitucin implican costes, irracio-
nales si no los justifica la calidad informativa de los documentos. Ca-
bra pensar, y as lo han expresado algunos autores, que las nuevas
tecnologas son la solucin para evitar el expurgo. Algunas empre-
sas del ramo, si bien no lo plantean como una alternativa a la elimi-
nacin, vienen ofreciendo primero la microfilmacin, despus la
digitalizacin, para mitigar los problemas del archivo, especialmente
el del espacio. Sin embargo, pretender trasladar a distinto soporte
la documentacin que no presenta valor alguno, no deja de ser una
visin simple que no supera el ms somero anlisis. En primer lugar
conviene aclarar que la documentacin intil y que estorba no hay
por qu conservarla pues, siendo su potencial informativo endeble,
su destino es la destruccin. En segundo lugar, los procedimientos
de sustitucin son operativos cuando se aplican sobre documentos
necesarios, pero no en otro caso. Es posible e incluso conveniente
duplicar los documentos importantes para garantizar su conserva-
cin, aun en el caso de que los originales sean destruidos por razn
inopinada, para evitar que la consulta excesiva los deteriore, o por
cualquier otra causa justificada; pero hacerlo con aquellos que
nunca sern consultados, cuya informacin carece de inters tan
pronto ha finalizado la actividad por la cual haban sido creados, ca-
rece de lgica.
98
En materia de expurgo se ha inventado poco porque, como todas las or-
ganizaciones, las Administraciones Pblicas vienen eliminando documen-
tos desde la noche de los tiempos. Cuando se abandonan los documentos
a su suerte en desvanes, bodegas, graneros, se est destruyendo docu-
mentacin por la va de hecho; cuando, ante la remodelacin de espacios,
el traslado de sede o simplemente por hacinamiento de papeles stos son
llevados en camiones como basura o para ser reciclados, se est haciendo
expurgo. Aunque se trata de una prctica aberrante, ha sido y sigue siendo
an frecuente. Sin embargo, y al margen de estas prcticas, la mayor parte
de la documentacin producida se destruye pero con orden, de acuerdo
con criterios previamente establecidos y orientados a garantizar la conser-
vacin de los documentos ms importantes.
El futuro de los documentos no es una decisin arbitraria, sino reglamen-
tada y concienzuda para garantizar la conservacin de los constitutivos del
Patrimonio Histrico y la inalienabilidad de los derechos colectivos e indivi-
duales contenidos en ellos. Hasta hace menos de cien aos, nadie se plan-
teaba graves cuestiones sobre la legitimidad del expurgo, basada en
criterios de valoracin por entonces corrientes: la defensa de los derechos
del Estado y de los particulares, los acontecimientos importantes, eran las
razones que justificaban la conservacin. Los mismos historiadores, no
vean gran utilidad en la documentacin administrativa, ms all de su valor
de gestin. Hoy da, en cambio, la evolucin de las ciencias sociales y de
sus mtodos de anlisis, el desarrollo del derecho de los ciudadanos de ac-
ceso a la documentacin pblica, la salvaguarda legal del Patrimonio His-
trico, el creciente inters que despiertan los archivos en la sociedad,
coinciden con la agudizacin del problema, pues cada vez se produce ms
papeleo y las posibilidades de conservarlo ntegramente son menores. La
archivstica moderna ha establecido y contina desarrollando una serie de
principios rectores del proceso, orientados a garantizar lo mejor posible la
correcta conservacin. A pesar de los criterios de valoracin y de seleccin
documental, el expurgo es un aspecto tan crucial como complicado de la
funcin archivstica y los resultados plantean todava importantes dudas.
La eliminacin de la documentacin pblica, en cuanto integrante del pa-
trimonio pblico, est sujeta a determinados requisitos jurdicos orientados
99
a garantizar la conservacin de los documentos constitutivos del Patrimo-
nio Histrico y la inalienabilidad de los derechos colectivos e individuales
contenidos en ellos. Aparentemente se produce una contradiccin, ya que
mientras los organismos pblicos producen documentos que estn llama-
dos a formar parte del patrimonio documental, la propia Administracin au-
toriza y, an ms, fomenta la eliminacin de dichos documentos en su
prctica totalidad. Sin embargo, la contradiccin slo es aparente ya que,
adems de las razones aducidas hasta ahora, todo documento pblico no
tiene por qu engrosar el patrimonio si con el paso del tiempo no ofrece un
valor consistente.
La diferencia entre la documentacin pblica y la privada radica en la dis-
tinta naturaleza de las consecuencias derivadas de una eliminacin negli-
gente. Cuando un particular destruye la suya, en principio las repercusiones
se limitan al mbito de lo privado y las consecuencias negativas recaen en
el propio interesado. En el caso de los documentos pblicos las conse-
cuencias adquieren una magnitud mucho ms trascendente, desde el
punto en que pueden recoger derechos y deberes inalienables del Estado
y de los ciudadanos. Por ello, para evitar responsabilidades personales y mi-
nimizar la posibilidad de error, el expurgo de los documentos administrati-
vos debe realizarse en el respeto a la normativa sectorial, o conjunto de
leyes de archivos y reglamentos de obligatorio cumplimiento en los distin-
tos niveles de las Administraciones Pblicas.
El expurgo es un procedimiento que comprende tres etapas sucesivas: va-
loracin, seleccin y eliminacin.
1. 1. VALORACI N Y SELECCI N:
La valoracin es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir y
apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradacin. La valo-
racin debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la
documentacin de una entidad, no sobre una base parcial. Las relaciones
que median entre las series son fundamentales para la valoracin. Consiste
en el estudio de las series documentales una por una: su origen funcional,
la naturaleza de los actos que recogen, la tipologa documental, el valor que
100
han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha cre-
ado, el que puedan ofrecer para su propia historia, para la investigacin en
general y para la difusin cultural; es decir, su valor jurdico e histrico, de
informacin y de investigacin, presente y futuro. En definitiva se trata de
apreciar el valor de los documentos de cara a establecer los criterios que
rijan su destino.
La seleccin es la tarea por la que se determina el destino de los docu-
mentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo lmites para su
conservacin o destruccin, y la modalidad empleada al efecto. Entre los
documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su totalidad,
y los documentos desprovistos de inters, por consiguiente destinados a
la destruccin, existe una amplia zona de conservacin parcial, es decir a
seleccionar.
Como todo el procedimiento de expurgo, la valoracin y la seleccin son
responsabilidad del servicio de archivo, aunque no queda exclusivamente
en manos de los archivemos, pues exigira de stos hallarse en posesin
de una erudicin universal, algo que resulta inalcanzable, no es necesario,
ni tan siquiera deseable. La solucin adoptada en los pases ms avanza-
dos es la constitucin de comisiones de expertos.
La comisin de expertos se constituye como un grupo de estudio del que
forman parte al menos: un representante cualificado del departamento que
ha generado los documentos en cada caso, un asesor jurdico, un investi-
gador y el archivero. Al estar presentes todos los grupos interesados en el
proceso documental (creadores, juristas, usuarios y gestores), que repre-
sentan el abanico ms amplio de puntos de vista, se obtienen las mximas
garantas de que el resultado se acerque al ideal objetivo en la medida de
lo posible. Su funcin consiste en estudiar, evaluar y establecer los princi-
pios o pautas por los cuales se atribuye a las series documentales un grado
de valor que va desde el cero al absoluto, y la seleccin consiguiente.
Dada la importancia de los documentos pblicos y la responsabilidad que
representa su valoracin, requiere una mnima normativa jurdica que se-
ale las funciones y competencias de las comisiones y regule sus actua-
ciones; esto se suele hacer contemplndolas en la legislacin archivstica,
posteriormente desarrolladas por la va reglamentaria. El expurgo es una
101
tarea ineludible y cerrar los ojos ante el imparable crecimiento de la docu-
mentacin supondra una irresponsabilidad gravsima, ya que si no introdu-
cimos criterios de racionalizacin ser la propia realidad quien se imponga
en forma de destrucciones indiscriminadas.
Las soluciones dadas en Espaa varan mucho con los niveles administrati-
vos. En el mbito estatal, el artculo 58 de la Ley del Patrimonio Histrico Es-
paol establece la creacin de la Comisin Superior Calificadora de
Documentos Administrativos, competente -entre otras- en materia de inutili-
dad administrativa de los documentos de la Administracin del Estado y del
sector pblico estatal. Presidida por el titular de la cartera de Cultura, est
compuesta por vocales procedentes de la Administracin, la Universidad, el
Consejo Superior de Investigaciones Cientficas y los archivos. Los dictme-
nes que elabore sern publicados en el BOE y por Orden Ministerial se per-
mite la eliminacin efectiva de documentos cuyo expurgo haya dictaminado.
El funcionamiento de estas comisiones o juntas es el siguiente: se renen
peridicamente para estudiar determinadas series documentales. Partiendo
del anlisis efectuado por el archivero, de la documentacin aportada por
el mismo, y del estudio de los documentos originales objeto de valoracin;
se estudia y debate el futuro de cada serie documental, cuyo resultado ser
un dictamen en que se elevan al rgano de gobierno con capacidad nor-
mativa las siguientes resoluciones:
1. De evaluacin: en la que se fija el tiempo de permanencia de los
documentos en los archivos de gestin, el valor administrativo y el
valor histrico, medidos tambin en aos.
2. De acceso: si es libre o restringido, en cuyo caso habr de indi-
carse el perodo de restriccin, las razones y excepcionalidades.
3. De seleccin: estableciendo su eliminacin o su conservacin, y
en tal caso el sistema (muestreo, conservacin parcial o perma-
nente).
En el proceso de valoracin se deben tomar en cuenta mltiples conside-
raciones pueden resumirse en los siguientes criterios:
1. La jerarqua administrativa y funcional. El valor de los documentos
depende en buen medida del lugar que la oficina productora ocupe
102
en la pirmide organizativa. De este modo, en toda entidad existen
niveles de:
- Direccin: donde se toman las decisiones relativas a las
polticas, a los procedimientos y a la organizacin.
- Desarrollo: de esas polticas desde el punto de vista jur-
dico, econmico, organizativo, investigador, etc. Tienen a su
cargo las denominadas funciones sustantivas, aquellas que
comportan el trabajo profesional y tcnico de la entidad.
- Gestin: administrativa, financiera, etc, que realizan opera-
ciones concretas y frecuentemente rutinarias, denominadas
funciones facilitativas.
2. Los valores primarios. Son aquellos que poseen los documentos
para el organismo de origen, y que persisten incluso despus de
haber perdido su valor corriente de gestin. Son de carcter:
- jurdico (documentos que reflejan derechos y deberes de la
entidad),
- cientfico y tecnolgico (resultado de investigaciones puras
y aplicadas).
3. Los valores secundarios. Derivados de su importancia para la in-
vestigacin, son de dos tipos:
- Valores testimoniales, es decir, aquellos que reflejan los or-
genes y la evolucin histrica del organismo productor, sus
facultades y funciones, su estructura organizativa, sus pro-
gramas, normas de actuacin, procedimientos, decisiones y
operaciones importantes. Son indispensables para la enti-
dad creadora y para la investigacin.
- Valores informativos, es decir, aquellos que contribuyen
sustancialmente a la investigacin y al estudio en cualquier
campo del saber. La informacin no interesa tanto por refe-
rirse al modus operandi de una entidad, cuanto porque trata
cuestiones distintas, ajenas a s misma, como por ejemplo
los censos de poblacin. Los valores informativos pueden
referirse a: sujetos (personas tanto fsicas como jurdicas),
103
objetos (lugares, edificios y otros objetos materiales) y he-
chos (acontecimientos jurdicos, etc).
La evaluacin es, con toda probabilidad, la tarea ms exigente de todas las
responsabilidades del archivero. Es la fase clave de todo el proceso de ex-
purgo, por cuanto las decisiones adoptadas determinarn el contenido de
la documentacin que se conserve permanentemente, es decir, las fuen-
tes archivsticas de informacin que legaremos a las generaciones futuras.
Las caractersticas fsicas de los documentos (ejs: en papel, en formato
electrnico, etc) no afectan a la esencia de la valoracin ni de la seleccin.
El que estos ocupen un espacio fsico inapreciable por comparacin con el
volumen que representan los papeles no debe afectar al proceso de ex-
purgo. Por una parte debe considerarse que los sistemas informticos tie-
nen tambin una capacidad de almacenaje limitada, por otra, que los
documentos innecesarios significan informacin no operativa y, en conse-
cuencia, mayor lentitud en las bsquedas y mayores tasas de ruido en las
respuestas. Hay una caracterstica sustancial de los documentos electr-
nicos, y es que una vez seleccionados para su conservacin y tras haber
transcurrido cierto tiempo, slo se podrn recuperar documentos elabora-
dos con sistemas desaparecidos (sistemas operativos, lenguajes, progra-
mas, formatos), si los datos han sido previamente traspasados a los
sistemas actuales; si no se ha previsto la trasmigracin de los mismos a los
nuevos sistemas, el resultado equivale a su inexistencia por no ser accesi-
bles.
1. 2. EL CUADRO DE EXPURGO O CALENDARI O
DE CONSERVACI N:
El resultado final de los trabajos de valoracin y seleccin son los cuadros
de expurgo, conocidos tambin como calendarios de conservacin, cua-
dros de seleccin, cuadros de seleccin y expurgo, etc. Son los instru-
mentos en los que se identifican las series documentales siguiendo el
cuadro de clasificacin. En ellos se especifica el destino concedido a cada
serie, cules sern conservadas ntegramente, cules seleccionadas, en
qu plazos de tiempo, cul ha de ser el tipo de seleccin aplicable y la di-
104
mensin o porcentaje retenido. Los elabora la comisin de expertos y son
aprobados por el rgano competente con categora de reglamentos, si-
guiendo los principios de legalidad, publicidad, etc. En muchos casos no
entran en vigor hasta haber pasado un perodo de tiempo despus de su
publicacin.
1. 3. LA ELI MI NACI N:
Es el procedimiento por el cual los documentos determinados son destrui-
dos. Su ejecucin directa es responsabilidad del archivo intermedio, quien
la realizar de acuerdo con el cuadro de expurgo.
Generalmente la documentacin es eliminada vendindola como papel para
reciclar, o bien reutilizndola, como ocurre en el caso de los documentos
audiovisuales y de los electrnicos. En cualquier caso, aquellos que hu-
biesen contenido informacin clasificada como secreta o reservada, o po-
sean datos de carcter personal o cualesquiera otros que puedan afectar
a la intimidad de las personas, debern ser destruidos por cremacin o por
trituracin; no obstante siempre es recomendable triturar los documentos
antes de su venta, para evitar en el futuro cualquier posible utilizacin inde-
bida.
2. EL PROCEDI MI ENTO DE TRANSFERENCI A
DE DOCUMENTOS:
Continuando el ciclo de vida de los documentos, llega un momento en el
que estos no son necesarios para la gestin administrativa corriente y en las
oficinas ocupan un espacio que es necesario liberar para ser ocupado por
los de nueva creacin (transcurridos pocos aos desde la fecha de su cre-
acin, ms de la mitad de los documentos no vuelven a ser utilizados, o son
objeto de consultas ocasionales y no previsibles, por lo que tampoco me-
rece la pena mantenerlos en las mismas unidades de gestin). A partir de
un plazo de tiempo que oscila entre uno, segn lo demuestra la prctica, y
cinco aos, como regla general en el mbito administrativo, los documen-
tos pasan a una nueva fase, denominada edad intermedia que puede pro-
105
longarse hasta los 25 30 aos, fechas a partir de las cuales la mayora de
las legislaciones les confieren valor histrico. Aunque una parte, de acuerdo
con las instrucciones del archivero, ser eliminada durante su estancia en las
oficinas, este es el perodo a lo largo del cual los documentos irn siendo
eliminados de acuerdo con los procedimientos de expurgo.
Durante esta edad los documentos siguen bajo la titularidad de los orga-
nismos productores, y el archivo es depositario y responsable de su ges-
tin. Las caractersticas del archivo intermedio dependen de la dimensin
de la organizacin a la que sirven, de modo que fsicamente puede ser
desde el archivo general de la entidad, compartiendo instalaciones con los
documentos histricos, hasta uno o ms edificios dedicados exclusiva-
mente a ello. Sea como fuere, en todos los casos, el traslado de los do-
cumentos desde las oficinas al archivo intermedio, se realiza de forma
ordenada, con periodicidad y en plazos de tiempo determinados, obser-
vando una serie de procedimientos denominados de transferencia.
La transferencia o remisin de fondos es el conjunto de procedimientos
mediante los cuales la documentacin es remitida de una etapa a otra del
archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos; as en un sistema ar-
chivstico bsico las oficinas envan sus fondos al archivo general, en un
sistema extenso (estatal, autonmico, etc) las oficinas transfieren los do-
cumentos a sus respectivos archivos administrativos, desde stos al inter-
medio y de aqu al histrico. En resumen, consiste en trasvasar los fondos
de una etapa a otra de acuerdo con la edad de los documentos, obser-
vando unas reglas y unos plazos de obligatorio cumplimiento. Esta opera-
cin, esencial para el tratamiento archivstico y ampliamente observada en
la actualidad, ha encontrado -y an soporta a veces- serias resistencias
por parte del personal administrativo empeado en remitir la documentacin
cuando sta amenaza con devorar su espacio de trabajo. Slo entonces,
y adems de forma desordenada, se preocupan por despacharla. El resul-
tado en estos casos es nefasto para todos. El archivero se encuentra abru-
mado por una masa de papel que en su momento fueron expedientes, y
debe malgastar su tiempo y escasos recursos de personal en reconstruir
las series, ordenar los expedientes, etc; mientras, las oficinas desconocen
a ciencia cierta qu es lo que se ha enviado y las bsquedas documenta-
106
les conllevan grandes prdidas de tiempo, por no saber si determinado ex-
pediente obra en su poder o ha sido enviado al archivo.
Los ingresos de documentos en los archivos son de dos tipos: ordinarios
y extraordinarios.
Ordinarios: se efectan mediante transferencia, en plazo de tiempo
determinado, de forma ordenada y con periodicidad. Son ingresos
internos, por cuanto se producen en el seno de un sistema de ar-
chivo sin interferencias exteriores. Es el tipo de ingreso por antono-
masia.
Extraordinarios: se producen de forma ocasional, sin plazo determi-
nado ni periodicidad alguna, al contrario, dependen de numerosas
contingencias. Cabe distinguir: la donacin, el legado, el depsito,
etc.
Mientras los primeros se dan de manera continua, rtmica, en la vida de un
archivo, los segundos pueden o no hacer acto de presencia en alguna oca-
sin.
Los principios generales que han de regir el planteamiento de toda transfe-
rencia son los siguientes:
1.- Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un mnimo de
diligencias sin menoscabo del rigor.
2.- Asimismo, deben asegurar una instalacin y recuperacin sen-
cilla de los documentos.
3.- Deben permitir la redaccin posterior de instrumentos de des-
cripcin.
4.- Por ltimo, deben respetar y evidenciar su procedencia.
Por otra parte, la planificacin de las transferencias ha de responder a una
pregunta evidente, cundo se debe enviar la documentacin al archivo?
En este sentido son varios los criterios a tomar en consideracin:
1. La finalizacin de la tramitacin. Como principio general slo se
transfieren expedientes conclusos, es decir, cuya tramitacin haya
finalizado, pues lo contrario supondra dejacin de responsabilidad
por parte de los gestores y su indebida asuncin por el archivo.
107
2. La frecuencia de uso. Es el mtodo ms seguro, y consiste en va-
lorar la frecuencia con que los servicios administrativos consultan
sus documentos, utilizando para ello el sistema empleado en cada
caso para controlar los movimientos de los documentos (consulta,
prstamos, etc). Salvo excepciones, todo documento o expediente
cuya frecuencia de consulta es inferior a una vez al mes debe en
principio ser transferido.
3. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha de reci-
bir las remesas se encuentra en el mismo edificio o razonablemente
cerca de la entidad a la que sirve, de modo que en cualquier su-
puesto se pueda proporcionar con rapidez la documentacin solici-
tada, es recomendable adoptar plazos ajustados. Sin embargo,
cuando se trate de un servicio de grandes dimensiones (estatal,
como caso paradigmtico) sin posibilidades de ofrecer respuestas
rpidas, conviene mantener plazos de tiempo amplios antes de
aceptar los documentos.
En cualquier caso, una vez adoptados los plazos de acuerdo con los res-
ponsables de cada unidad, el archivo redactar un calendario de transfe-
rencias que seale su nmero y frecuencia anual (fechas) para cada oficina,
el cual se revisar peridicamente para adaptarlo a las necesidades cam-
biantes. Esta planificacin es necesaria para no colapsar el archivo a cada
paso, y para que las tareas que le corresponden (comprobacin, clasifica-
cin, descripcin, etc.) puedan ser realizadas sin interferencias.
Antes de remitir la documentacin, los responsables de cada departamento
debern acometer una serie de operaciones muy simples, al paso que be-
neficiosas.
En primer lugar, procedern a destruir los documentos intiles, que abultan
sin necesidad muchos expedientes, tales como las fotocopias de origina-
les conservados, las anotaciones inservibles (notas con direcciones, apun-
tes, etc), los borradores reemplazados por sus redacciones definitivas, las
fotocopias de boletines, leyes, etc. que hayan sido empleados con fines in-
formativos durante la tramitacin; y en definitiva, cuanto no constituya parte
del expediente, tal y como se define desde el punto de vista jurdico.
108
En segundo lugar se debe comprobar que los documentos estn en orden
dentro de los expedientes, y que stos se encuentran adems completos,
pues no se pueden enviar por entregas como si de un coleccionable se tra-
tara. Slo se deben remitir expedientes conclusos y completos. En reali-
dad, ambas son tareas que deberan haber sido realizadas antes de archivar
los expedientes en la etapa de gestin.
En tercer lugar, los productores de la documentacin debern remitirla con-
venientemente acondicionada en cajas de archivo, y los gastos que puedan
derivarse de la remisin corrern a cargo de las administraciones, como
principales beneficiarias del proceso.
2.1. LA RELACI N DE ENTREGA:
Las oficinas remiten al archivo su documentacin ordenada, en cajas nu-
meradas y con una relacin de entrega cumplimentada. No se trata de un
simple traslado de papeles de un local a otro, sino de conseguir que con-
tinen al servicio de todos, de las administraciones y de los ciudadanos,
adems de ser garanta para todos sobre el buen funcionamiento del cir-
cuito documental.
La relacin de entrega es un documento normalizado, impreso por tripli-
cado, que acompaa a cada remisin y proporciona los datos siguientes:
- Nombre del servicio remitente.
- Signatura del remitente: nmero de caja y de expediente.
- Breve descripcin de los expedientes.
- Fechas extremas.
- Accesibilidad.
- Plazo de conservacin.
- Cdigo del cuadro de clasificacin, y
- Signatura de archivo.
Las relaciones de entrega se cumplimentarn del siguiente modo:
1.- Donde pone servicio remitente, escribir cada uno el nombre,
de acuerdo con la designacin recibida en el organigrama oficial.
109
2.- La fecha de remisin, ser aquella en la cual se haya transferido
efectivamente la documentacin al archivo.
3.- El nmero de orden que figura a la izquierda ser el de la caja y
el del expediente dentro de ste, separados por un guin (13-2).
4.- La descripcin de cada expediente, salvo que sus caractersti-
cas e importancia as lo requieran, se expresar mediante una frase
corta o una relacin concatenada de descriptores; por ejemplo: Fu-
lano de Tal, guardia municipal, si es simple de expresar, o si es ms
complejo, mediante descriptores, obras colector -margen izquierda-
seccin 5.- n. 1-77.
5.- Las fechas extremas indicarn los aos de inicio y conclusin
del expediente; basta con indicar las decenas y unidades, separa-
das por guin (9798).
6.- El grado de accesibilidad indicar si sobre dicha documentacin
ha recado algn tipo de calificacin reservada o restriccin de ac-
ceso, en cuyo caso se justificar suficientemente.
Una vez consignados estos datos, el jefe del servicio firma la hoja u hojas
de remisin que habrn de acompaar a la documentacin reseada. Lle-
gada a su destino, el archivero se encarga de cotejar o verificar el conte-
nido con la hoja de remisin, a fin de comprobar que los datos expresados
corresponden a la documentacin de la que se hace responsable a partir
de ese momento. Verificado lo cual, procede a rellenar la parte reservada
de la hoja.
7.- El plazo de conservacin, as como la decisin sobre si la do-
cumentacin es eliminable por completo, en parte, o debe ser con-
servada, ser anotado por el archivero, de acuerdo con la
planificacin realizada y que se plasma en el cuadro de expurgo.
8.- Cdigo del cuadro de clasificacin: el que corresponda a la serie
apropiada a cada expediente.
9.- Signatura definitiva del archivo: es el nmero de caja o legajo y
el del expediente.
10.- Por ltimo, debe constar el ao de transferencia y el nmero se-
cuencias de sta, que figurar as en el registro.
110
Finalmente firmar la hoja, dando a entender su acuerdo o visto bueno a
todo lo expresado. Una de las copias se devolver al departamento remi-
tente, y con las otras dos proceder a establecer:
- un registro general de ingresos, por va ordinaria, con el original, si-
guiendo su orden cronolgico;
- con la otra copia, un registro por secciones administrativas o ser-
vicios.
En cualquier caso no se debe admitir bajo ningn concepto una transfe-
rencia desorganizada de documentos entremezclados, ni una hoja mal
cumplimentada, en la que los datos declarados no se correspondan con la
configuracin del envo.
La relacin de entrega es garanta del circuito documental. Cuando las
transferencias se realizan sin orden ni concierto, dependiendo del arbitrio de
cada oficina y sin ninguna garanta formal, los inconvenientes que se deri-
van son varios: la documentacin llega desordenada, mal descrita, incom-
pleta y sin conocimiento cierto del material enviado; a resultas de lo cual el
archivero debe perder el tiempo en ordenarla, reclamar los documentos au-
sentes para completarla, y no hay ms prueba que su palabra sobre la can-
tidad y la naturaleza de los documentos. Sin embargo, respetando un
procedimiento tan simple como ste, la documentacin permanece orde-
nada, suficientemente descrita y completa; adems tanto el remitente como
el receptor poseen un instrumento valiossimo para conocer con exactitud
la ubicacin de los fondos y la responsabilidad de su custodia. De este
modo, cuando soliciten al archivo documentacin, los departamentos po-
drn efectuar sus preguntas con acierto y concrecin, ya que las relacio-
nes de entrega les facilitarn la bsqueda; por otra parte, en caso de existir
algn problema, al estar firmadas y aceptado su tenor por ambas partes,
estas hojas servirn para demostrar el envo o no de una documentacin
determinada al archivo. A veces ocurre que se reclaman ante ste expe-
dientes que jams han sido remitidos, o que por mala gestin no sean lo-
calizados; las hojas de remisin de fondos sern, llegado el caso, rbitros
imparciales. En definitiva, la relacin de entrega tiene una triple utilidad:
111
- Jurdica: en cuanto a la responsabilidad de los fondos. En la etapa
intermedia los documentos continan bajo la titularidad de las ad-
ministraciones productoras, el archivo se encarga de su gestin.
- De informacin: por cuanto durante mucho tiempo puede ser el
nico instrumento de descripcin disponible, de ah la importancia
de que los datos sean claros y precisos.
3. LOS ARCHI VOS I NTERMEDI OS:
Desde sus orgenes est estrechamente unido a la creciente actividad de
las administraciones, a la imposibilidad de conservarlo todo y a la incapa-
cidad de los organismos productores para guardar in situ los documentos
que ya no usan con frecuencia. Los archivos intermedios aparecen por pri-
mera vez en los Estados Unidos durante la II Guerra Mundial (denominados
records centres) a causa del enorme crecimiento de los documentos pro-
ducidos por las administraciones federales. En adelante, su desarrollo con-
tinuar hasta completar un total de quince centros repartidos por el territorio
de la Unin. Casi simultneamente se adoptan medidas similares en Ca-
nad (1945) y poco ms tarde se extienden al continente europeo, donde
la pionera fue Gran Bretaa, que en 1950 inaugura el limbo de Hayes, de-
pendiente del Public Records Office, como archivo intermedio de los mi-
nisterios y servicios centrales del Estado; en 1965 la Repblica Federal de
Alemania instaura el primer Zwischenarchiv cerca de Bonn; en 1969 se crea
en Espaa el Archivo General de la Administracin (AGA), y en Francia la
Cit des Archives Contemporaines en Fontaineblau.
Las funciones del archivo intermedio son las siguientes:
1. Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son
necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento
de sus sistemas documentales.
2. Evitar el colapso de los archivos histricos con documentos que
todava no son de libre acceso para el pblico, una parte conside-
rable de los cuales est destinada a ser destruida transcurridos cier-
tos plazos de tiempo.
112
3. Asegurar la seleccin de los documentos que van a ser conser-
vados y los que van a ser eliminados.
4. Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad
de sus documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea
necesario.
5. Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprovecha-
miento intensivo del espacio, ubicado en suelos e instalaciones ms
baratos que los de las oficinas: representan un ahorro cercano al
50 por 100 frente a los costes de conservacin en las sedes de las
administraciones, al tiempo que se recuperan para otras activida-
des espacios y equipamientos costosos.
Sin embargo, la saturacin de los archivos histricos de algunos pases,
ha hecho que los intermedios no puedan remitir los fondos de tal catego-
ra a sus destinatarios, de modo que han terminado por convertirse par-
cialmente en archivos histricos. Esto es lo que viene sucediendo en los
Estados Unidos desde 1969, donde los intermedios se han convertido a su
vez en regional branches (ramas regionales) del histrico nacional; otro tanto
ocurre en Francia desde finales de los setenta y en Espaa.
Transcurrida la fase intermedia, los documentos pasan a engrosar el ar-
chivo histrico, compuesto por aquellos que tras haber cumplido su funcin
administrativa y previo proceso de seleccin, son considerados de valor
permanente y conservados por tiempo indefinido, constituyendo la memo-
ria viva de la Administracin, de la comunidad y fuente para el estudio de la
historia y para la difusin cultural.
La escasa legislacin en materia de archivos tiende a considerar como his-
tricos, aquellos documentos con treinta o ms aos de antigedad, sin
embargo, la actual difusin de las ciencias sociales y sobre todo, el indefi-
nido lmite que separa en muchos aspectos a los estudios sociolgicos de
los histricos en la contemporaneidad, recomienda adoptar dicha edad
ms como una referencia que como una frontera infranqueable.
A partir de estos momentos los principales usuarios sern los investigado-
res (historiadores, eruditos, estudiantes, periodistas) que constituyen el
grupo tradicional, aunque cada vez es ms amplio el espectro de los inte-
113
resados por este medio de acceso a la cultura, y ms el nmero de ciuda-
danos que se acercan a este tipo de archivos, interesados por conocer as-
pectos de su pasado familiar, de su ciudad, o del tiempo pasado en
definitiva.
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- Centro de Informacin Administrativa:
www.igsap.map.es/cia
- Centro de Informacin Documental (CIDA):
http://www.mcu.es/archivos/MC/CIDA/index.html
- Consejo Superior de Informtica:
www.map.es/csi/csi
- Directorio de Servicios del MAP:
www.map.es/internet/indice
- Fbrica Nacional de la Moneda y Timbre. Certificacin digital:
http://www.fnmt..es
- Instituto Nacional de Administracin Pblica:
www.inap.map.es/inapnew
- Ministerio de Administraciones Pblicas:
www.map.es
- Proyecto CERES:
www.map.es/tecnimap/sp7
- Recomendaciones del XIV Congreso del ICA:
www.mcu.es/lab/archivos/se2000-spain/recomendacionesES1
- Servicio de Reproduccin de Documentos (SRDAE):
http://www.mcu.es/archivos/MC/SRD/index.html
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ARCHI VOS HI STRI COS ESTATALES:
- Archivo Central del Ministerio de Cultura:
http://www.mcu.es/archivos/MC/AMC/index.html
- Archivo General de Indias:
http://www.mcu.es/archivos/MC/AGI/index.html
- Archivo General de Simancas:
http://www.mcu.es/archivos/MC/AGS/index.html
- Archivo Histrico Nacional:
http://www.mcu.es/archivos/MC/AHN/index.html
- Archivo de la Corona de Aragn:
http://www.mcu.es/archivos/MC/ACA/index.html
- Archivo de la Real Chancillera de Valladolid:
http://www.mcu.es/archivos/MC/ACV/index.html
- Archivo General de la Administracin:
http://www.mcu.es/archivos/MC/AGA/index.html
- Archivo Histrico Provincial de lava:
http://www.mcu.es/archivos/MC/AHA/index.html
- Archivo Histrico Provincial de Guipzcoa:
http://www.mcu.es/archivos/MC/AHG/index.html
- Archivo Histrico Provincial de Vizcaya:
http://www.mcu.es/archivos/MC/AHV/index.html
- Centro Documental de la Memoria Histrica:
http://www.mcu.es/archivos/MC/AGC/index.html
125

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