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Consultora Asimov
Acta de Constitucin
Del Proyecto
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE
GESTION DE PROYECTOS INORMATICOS
DEL MINISTERIO DE CULTURA
Fecha: 26/04/20114
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Consultora Asimov
Tabla de contenido
Informacin del Proyecto...........................................................................................5
Datos.......................................................................................................................5
Propsito y Justificacin del Proyecto.......................................................................6
Descripcin del Proyecto...........................................................................................6
Objetivos....................................................................................................................6
Requerimientos de alto nivel.....................................................................................
Requerimientos del producto..................................................................................
Permitir modificacin de los detalles de los proyectos...........................................
!enerar reportes del avance de la cartera de proyectos.......................................
"cceso restrin#ido a la informacin basado en niveles de privile#ios...................
Deber$ estar implementado en P%P......................................................................
Inte#racion con la base de datos e&istente para obtener los datos necesarios
para la #eneracion de informacion requerida.........................................................
Requerimientos del proyecto.....................................................................................
'antener una constante linea de comunicacin efica( y de naturale(a
colaborativa con los patrocinadores e interesados...................................................
)ontar con un equipo capacitado en la creacion y desarrollo de *erramientas
similares.....................................................................................................................
Debe finali(ar en el mes de "#osto del +,-.............................................................
/omentar un ambiente de comunicacin interna entre los inte#rantes del equipo de
desarrollo del proyecto...............................................................................................
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"nalisis e&*austivo y oportono de las necesidades de todos y cada uno de los
interesados.................................................................................................................
0os recursos a utili(ar corren por cuenta del equipo a car#o del proyecto...............1
2upuestos ................................................................................................................1
3&iste inter4s y compromiso por parte del 'inisterio de )ultura y sus
representantes...........................................................................................................1
2e brindaran las facilidades necesarias para el desarrollo del proyecto..................1
2e brindaran los recursos necesarios para la puesta en marc*a del proyecto........1
3l 'inisterio de )ultura cuenta con la plataforma adecuada para la implantacin
del sistema de !estin..............................................................................................1
3l sistema ser$ evaluado tanto por el personal a car#o de su creacin5 as6 como
por personal del ministerio.........................................................................................1
)ualquier tipo de cambio o su#erencia deber$ ser comunicado a la brevedad
posible y por escrito...................................................................................................1
0os entre#ables estar$n escritos en idioma espa7ol................................................1
3l personal del ministerio esta capacitado en el uso de computadores a nivel
usuario.......................................................................................................................1
Restricciones..............................................................................................................1
"cceso a las instalaciones del 'inisterio de )ultura para reali(ar las pruebas e
implantacin del mismo.............................................................................................1
0os recursos asi#andos al proyecto son limitados5 estos se encuentran
supeditados a su disponibilidad por parte del personal asi#nado al desarrollo del
mismo.........................................................................................................................8
0os datos necesarios para el funcionamiento y pruebas de la aplicacin podrian no
encontrarse en la base de datos del ministerio5 por tanto *abr6a que #estionar
acceso a la misma.....................................................................................................8
9urocracia en la obtencin de permisos y acceso a la informacin.........................8
3l pla(o para el desarrollo es de un semestre acad4mico........................................8
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Ries#os iniciales de alto nivel....................................................................................8
Ries#os......................................................................................................................8
Precauciones:"cciones..............................................................................................8
Perdida de informacin:documentacin debido a fallas en dispositivos...................8
3stablecer una pol6tica de respaldo continua del cdi#o fuente del sistema............8
Inconsistencia en las base de datos..........................................................................8
%acer uso de bases de datos acordes con el conte&to y modelo5 implantado por el
ministerio de cultura : )oordinar con el personal a car#o del mismo en dic*a
institucin. .................................................................................................................8
'ala estimacin de tiempo de desarrollo de la aplicacin........................................8
)onsultar con e&pertos en el tema para lo#rar establecer una l6nea de tiempo que
sea acorde con la realidad y factible de lo#rar..........................................................8
/alta de comunicacin y colaboracin por parte del equipo a car#o del proyecto. -,
3stablecer pol6ticas de comunicacin y estrate#ias de trabajo en equipo y
motivacin................................................................................................................-,
Insuficiente aco#ida o colaboracin en el proyecto por parte de los representantes
del ministerio............................................................................................................-,
)oordinar con el patrocinador para obtener el apoyo suficiente y difusin de la
importancia del proyecto en la institucin................................................................-,
Recursos insuficientes para el desarrollo del proyecto...........................................-,
!estionar con el patrocinador las facilidades para obtenerlos recursos necesarios
que permitan el normal avance del proyecto...........................................................-,
Demoras en la entre#a de informacin relevante para el desarrollo del proyecto..-,
;otificar al patrocinador del proyecto e informar a los involucrados de los efectos
de las demoras en el avance del proyecto..............................................................-,
"bandono de personal.............................................................................................-,
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3stablecer pol6ticas de motivacin para el personal. 'antener a todo el personal al
tanto delos avances del proyecto y del estado actual del proyecto para as6
disminuir el impacto : )omunicar al patrocinador de los *ec*os acontecidos en
caso el impacto sea de consideracin.....................................................................-,
9ajo desempe7o del personal a car#o del desarrollo del proyecto........................-,
)apacitacin continua del personal : )oordinar con el patrocinador apoyo en la
capacitacin.............................................................................................................-,
Ries#os....................................................................................................................-,
Precauciones:"cciones............................................................................................-,
Demoras e incumplimiento de las fec*as de entre#a de avances del proyecto.....--
3stablecer medidas de control de avance en las diferentes etapas del proyecto. .--
<suarios con poca o nula *abilidad en el uso de computadores............................--
)oordinar con el patrocinador la capacitacin de dic*o personal...........................--
0ista de Interesados y Roles ..................................................................................--
3ntre#ables ..........................................................................................................--
"probaciones...........................................................................................................-+
Palacios Ram6re( Joan 'i#uel.............................................................................-+
Palomino Reyna =at*erine ..................................................................................-+
Informacin del Proyecto
Datos
Empresa / Organizacin Ministerio de Cultura
Proyecto Implementacin del sistema de gestin de
proyectos informticos
Fecha de preparacin 2/!"/#"
Cliente Oficina $eneral de Estad%stica y &ecnolog%as de
Informacin y Comunicacin del Ministerio de
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Cultura'
Patrocinador principal (oan Miguel Palacios )am%rez
Propsito y Justificacin del Proyecto
*ctualmente la $estin de la cartera de Proyectos de la Oficina $eneral de
Estad%stica y &ecnolog%as de Informacin y Comunicacin del Ministerio de
Cultura se lle+a a ca,o de forma manual generando demora al momento de
re-uerir informacin so,re su a+ance. los detalles de los proyectos -ue la
componen. inclusin de nue+os proyectos. ingreso de cam,ios re-ueridos y
presenta limitaciones de acceso a dicha informacin' *l estandarizar y
sistematizar este proceso se lograr reduccin de tiempos. costos. fomentar
transparencia y esta,lecer acceso protegido a la informacin de la cartera'
Descripcin del Proyecto
El proyecto constara con el desarrollaro de un soft/are de tipo aplicati+o 0e,
para el proceso de gestin de la cartera de Proyectos de la Oficina $eneral de
Estad%stica y &ecnolog%as de Informacin y Comunicacin del Ministerio de
Cultura. para lo cual se analizarn las necesidades y acorde con estas se
implementar una Aplicacin Web de Gestin de Proyectos. capaz reducir
costos ya -ue ser intuiti+a y de fcil mane1o. disminuir los tiempos de
respuesta a las solicitudes de informacin ya -ue m2ltiples usuarios podrn
acceder a ella con las consiguientes restricciones de seguridad. y se cumplir
con la adecuacin al plan de go,ierno electrnico +igente' Este proyecto de,er%a
concluir en *gosto del 2!#"
Objetivos
3esarrollar un soft/are de tipo *plicati+o 0e, para la gestin de la cartera de
proyectos'
*gilizar el seguimiento y ,rindar mayor informacin respecto al a+ance de los
proyectos'
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Implementar un sistema acorde a los re-uerimientos de la institucin'
O,tener un sistema funcional y listo para implantacin'
O,tener usuarios entrenados y capaces de usar el sistema una +ez culminado el
proyecto'
e!uerimientos de alto nivel
e!uerimientos del producto
Permitir creacin de nue+os proyectos'
Permitir modificacin de los detalles de los proyectos'
$enerar reportes del a+ance de la cartera de proyectos'
*cceso restringido a la informacin ,asado en ni+eles de pri+ilegios'
3e,er estar implementado en P4P'
Integracion con la ,ase de datos e5istente para o,tener los datos necesarios para
la generacion de informacion re-uerida'
e!uerimientos del proyecto
Mantener una constante linea de comunicacin eficaz y de naturaleza
cola,orati+a con los patrocinadores e interesados'
Contar con un e-uipo capacitado en la creacion y desarrollo de herramientas
similares'
3e,e finalizar en el mes de *gosto del 2!#"
Fomentar un am,iente de comunicacin interna entre los integrantes del e-uipo
de desarrollo del proyecto'
*nalisis e5hausti+o y oportono de las necesidades de todos y cada uno de los
interesados'
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6os recursos a utilizar corren por cuenta del e-uipo a cargo del proyecto
"upuestos
E5iste inter7s y compromiso por parte del Ministerio de Cultura y sus
representantes'
8e ,rindaran las facilidades necesarias para el desarrollo del proyecto'
8e ,rindaran los recursos necesarios para la puesta en marcha del proyecto'
El Ministerio de Cultura cuenta con la plataforma adecuada para la implantacin
del sistema de $estin'
El sistema ser e+aluado tanto por el personal a cargo de su creacin. as% como
por personal del ministerio'
Cual-uier tipo de cam,io o sugerencia de,er ser comunicado a la ,re+edad
posi,le y por escrito'
6os entrega,les estarn escritos en idioma espa9ol'
El personal del ministerio esta capacitado en el uso de computadores a ni+el
usuario'
estricciones
*cceso a las instalaciones del Ministerio de Cultura para realizar las prue,as e
implantacin del mismo'
6os recursos asigandos al proyecto son limitados. estos se encuentran
supeditados a su disponi,ilidad por parte del personal asignado al desarrollo
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del mismo'
6os datos necesarios para el funcionamiento y prue,as de la aplicacin podrian
no encontrarse en la ,ase de datos del ministerio. por tanto ha,r%a -ue
gestionar acceso a la misma'
:urocracia en la o,tencin de permisos y acceso a la informacin'
El plazo para el desarrollo es de un semestre acad7mico'
ies#os iniciales de alto nivel
ies#os Precauciones$Acciones
Perdida de
informacin$documentacin
debido a fallas en dispositivos%
Esta,lecer una pol%tica de respaldo
continua del cdigo fuente del
sistema
Inconsistencia en las base de datos% 4acer uso de ,ases de datos acordes
con el conte5to y modelo.
implantado por el ministerio de
cultura / Coordinar con el personal
a cargo del mismo en dicha
institucin'
&ala estimacin de tiempo de
desarrollo de la aplicacin%
Consultar con e5pertos en el tema para
lograr esta,lecer una l%nea de
tiempo -ue sea acorde con la
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realidad y facti,le de lograr'
'alta de comunicacin y
colaboracin por parte del
e!uipo a car#o del proyecto%
Esta,lecer pol%ticas de comunicacin y
estrategias de tra,a1o en e-uipo y
moti+acin'
Insuficiente aco#ida o colaboracin
en el proyecto por parte de los
representantes del ministerio%
Coordinar con el patrocinador para
o,tener el apoyo suficiente y
difusin de la importancia del
proyecto en la institucin'
ecursos insuficientes para el
desarrollo del proyecto%
$estionar con el patrocinador las
facilidades para o,tenerlos
recursos necesarios -ue permitan
el normal a+ance del proyecto'
Demoras en la entre#a de
informacin relevante para el
desarrollo del proyecto%
;otificar al patrocinador del proyecto e
informar a los in+olucrados de los
efectos de las demoras en el
a+ance del proyecto'
Abandono de personal% Esta,lecer pol%ticas de moti+acin para
el personal' Mantener a todo el
personal al tanto delos a+ances del
proyecto y del estado actual del
proyecto para as% disminuir el
impacto / Comunicar al
patrocinador de los hechos
acontecidos en caso el impacto sea
de consideracin
(ajo desempe)o del personal a
car#o del desarrollo del
proyecto%
Capacitacin continua del personal /
Coordinar con el patrocinador
apoyo en la capacitacin
ies#os Precauciones$Acciones
3emoras e incumplimiento de las
fechas de entrega de a+ances del
Esta,lecer medidas de control de
a+ance en las diferentes etapas del
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proyecto' proyecto
<suarios con poca o nula ha,ilidad en
el uso de computadores'
Coordinar con el patrocinador la
capacitacin de dicho personal
*ista de Interesados y oles
+ombre Car#o Departamento $ Divisin
Palacios )am%rez (oan
Miguel
Patrocinador
Oficina $eneral de
Estad%stica y &ecnolog%a
de la Informacin y
Comunicaciones
Palomino )eyna
=atherine
Patrocinador
Oficina de 3esarrollo
&ecnolgico
)amos >enegas $lenn Coordinador del Proyecto
<ni+ersidad Cesar
>alle1o / Facultad de
Ingenier%a de 8istemas
Oli+as &a-uire *ldo E-uipo de proyecto
<ni+ersidad Cesar
>alle1o / Facultad de
Ingenier%a de 8istemas
*guirre 4uamn 8ergio E-uipo de proyecto
<ni+ersidad Cesar
>alle1o / Facultad de
Ingenier%a de 8istemas
Chipana Condori (orge
Francisco
E-uipo de proyecto
<ni+ersidad Cesar
>alle1o / Facultad de
Ingenier%a de 8istemas
(os7 6uis *nd%a 8alazar E-uipo de proyecto
<ni+ersidad Cesar
>alle1o / Facultad de
Ingenier%a de 8istemas
Mena &re1o Marco E-uipo de proyecto
<ni+ersidad Cesar
>alle1o / Facultad de
Ingenier%a de 8istemas
,ntre#ables
,ntre#able Descripcin
Acta de Constitucin del Proyecto Conteniendo los aspectos mas
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rele+antes del proyecto los cuales
seran apro,ados por el patrocinador
Plan de Gestin del Proyecto Conteniendo los lineamientos de
como se lle+ar a ca,o el proyecto
,stados de Avance del Proyecto 8e presentaran al inicio y final de
cada fase para asegurar la
conformidad del cliente'
E5cepcionalmente se hara entrega
de los mismos siempre y cuando sea
re-uerido por escrito'
&anual de -suario Conteniendo lo ,sico para una
,uena comprensin del uso del
sistema. sus caracteristicas y
soluciones a posi,les contratiempos.
logrando -ue sir+a de gu%a y as%
aclarar cual-uier duda'
&anual T.cnico de la Aplicacin Conteniendo o,1eti+os y alcances del
sistema. reglas del negocio
inplementadas. 3iagramas. Modelo
lgico. entre otros'
Acta de Cierre del Proyecto Conteniendo la conformidad del
desarrollo del proyecto el cual ser
firmado por am,as partes'
Codi#o 'uente 8e ad1untara el condigo fuente del
soft/are -ue permitira cam,ios y
modificaciones futuras'
D/D del proyecto 8e incluira todo lo antes estipulado'
Aprobaciones
Patrocinador 'ec0a 'irma
Palacios am1re2 Joan &i#uel
Palomino eyna 3at0erine