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sido abordado el tema, Específicamente interesa destacar los énfasis y las prioridades
materiales puede ser directos o indirectos, los materiales directos son aquellos que
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I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
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los transportes internos, entre otros; no sólo perjudican el normal
señala en su tema que la todas las empresas son diferentes y por lo tanto
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1.2 Antecedentes de la realidad.
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¿La carencia de recursos materiales dificulta la eficiencia de la secretaria en la
Ciudad de Lima?
1.4 Delimitaciones:
1.4.1 Espacial
0
Oficina Diocesana de Educación Católica de Carabayllo en la Ciudad de Lima
1.4.2 Temporal
1.4.3 Social
1.5 Limitaciones:
• El tiempo
• Accesibilidad a las muestras
• Económica
• La población que se va ha entrevistar.
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II. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA Y LOS OBJETIVOS
DE LA INVESTIGACIÓN
2.1 Justificación
imprecisa debido a que las personas nunca pueden satisfacer por completo sus
organizaciones ya que ellos no siempre pueden cumplir todas las necesidades que
tienen, para ello existen muchos factores que impiden este logro, uno de las causas
más resaltantes es la falta de capital para invertir. Los motivos que llevan a investigar
que tomemos esto como una excusa para las acciones incorrectas que realizamos en
las empresas, esto quiere decir que mejorara el rendimiento y la velocidad con que se
puede realizar cada tarea. La carencia no se trata totalmente de un bien o bines sino
la relativa insuficiencia del mismo, con respecto a la carencia del mismo, con
otra, Por tal motivo La carencia de recursos materias dificulta el desempeño laboral
para definir la forma en que se distribuye la riqueza dentro de una organización. Los
personas que, dentro de una sociedad, no poseen los ingresos necesarios como para
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momento dado, y se obtienen datos sobre los ingresos de las empresas o de las
unidades.
2.2. Objetivos
Lima”
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III. MARCO TEORICO
Hoy en día, se está ingresando a una nueva era, donde gracias al Internet, a la
globalización y a los avances tecnológicos, se han roto las fronteras para las
evolución, recién comienza y aún no es claro el impacto que puede tener en las
organizaciones.
que para otras significará, intentar modificar el entorno en el cual se desarrollan sus
actividades para que éste cambie en función a lo que necesitan o en función a los
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3.2 DEFINICION DE CARENCIA DE RECURSOS MATERIALES
3.2.1 MATERIALES
Aquellos que la organización adquiere desde su inicio y los que tiene en sus diversas
Un índice que sirve para medir la distribución del ingreso dentro de una sociedad. El
coeficiente de Gini puede adoptar valores entre cero y uno; el primer caso
totalmente desigual.
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¿Qué significa y que implicancias tiene el gestionar incorrectamente los recursos
gestionados de una manera apropiada para obtener del mismo los mejores resultados
excesivo lo cual tiende a reducir notablemente los niveles de calidad, y con ello los
originalmente.
porque son los que finalmente hacen realidad la producción buscada, con ayuda del
obrero.
Los directivos deben apoyar la labor diaria de sus subordinados, para que estos
puedan prestar la mejor tarea tanto para los clientes internos como externos, pues
son éstos últimos los que con su confianza en la empresa y su voto día a día con el
tener en cuenta cuales son sus necesidades físicas. Una organización que pretenda la
excelencia no puede darse tal lujo. En realidad ninguna organización se lo puede dar
secretaria.
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Muchos toman decisiones en base a experiencias pasadas, intuición o sentido común
(siendo éste el menos común de los sentidos). Lo que fue acertado en el pasado no
también caria. El entorno cambia, y cada vez más aceleradamente, y por lo tanto
suponer que lo que siempre resultó, resultará nuevamente puede llevar a muy graves
consecuencias.
manera una mayor producción, Siempre hay una mejor forma de hacer las cosas, y la
Podríamos llegar a decir que prácticamente todos las mudas se reducen a un común
mejor para las empresas o que necesitamos para un mejor funcionamiento otras
maquinarias?. Después de todo, los directivos llegan a este puesto, o por lo menos
Cada vez mas se incorporan aspectos no materiales que se relacionan con el bienestar
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refiere a un cambio en la amplitud y naturaleza de las relaciones entre los sectores
pobres y aquellos que no lo son, en suma, con la amplitud de redes sociales y del
En muchas organizaciones esto podría ser un problema sin solución que conlleva a
cambiar de rubro pero para otros estos seria como retos que se deben de cumplir
los productos terminados a los clientes según sea el rubro que se esta manejando.
Debemos de saber en primer lugar que es lo que tenemos y con cuanto cuenta la
para los empleados como para sus consumidores esto se realiza mediante un
inventario de materiales.
etc. de los productos, de manera tal de obtener información que permita, entre
otras cosas:
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Gestionar correctamente los recursos materiales implica no tener excesos de
3.3.1 LA ORGANIZACIÓN
incremento del sector socioeconómico más bajo en muchas de las grandes ciudades,
Es posible definir en una amplia clasificación las tareas, pero este asunto es bastante
complejo debido sobre todo a las modernas técnicas de gestión que condicionan
Todas las secretarias deben lograr sus objetivos por medio de los diversos recursos
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y dar los pasos necesarios para elevar la eficacia individual o de grupo en relación a
Sin embargo sobre este tema se han realizado diversas investigaciones, en razón a su
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educación integral, mediante la promoción el asesoramiento y la evolución del
proceso técnico en el aprendizaje de la Educación Católica.
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Jurisdicción diocesana, así como del personal directivo, docente y
administrativo en caso de convenios especiales con la Iglesia.
f) Proponer la creación, modificación o receso de centros y programas
educativos a cargo de la Iglesia.
g) Ejecutar el diagnóstico educativo religioso de la Jurisdicción.
h) Administrar eficientemente el potencial humano y demás recursos
asignados a la ODEC.
i) Coordinar el funcionamiento de las instituciones educativas del
nivel de educación superior promovidas o administradas por la Iglesia.
j) Promover el desarrollo de acciones de la Escuela para Padres de
Familia y de la Pastoral con el Magisterio.
k) Auspiciar convenios Inter. – Institucionales, para la promoción de
los servicios de la Educación Religiosa Católica u otros servicios.
posible en poco tiempo; con el mínimo esfuerzo y desde luego al menor costo ni las
empresas ni las condiciones económicas permanecen estáticas; por tanto las políticas,
indispensables que atienden as su objetivo general es obvio que con el fin de hacer el
mejor trabajo posible, en el menor tiempo, con un mínimo esfuerzo y al mas bajo
costo, cada componente debe ser utilizado con máxima eficiencia. , mas aun , es
esta funcionando de la manera que fue aprobada y si se pueden hacer mejoras que
Los componentes básicos de una empresa que atienden a su objetivo son: personal,
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PERSONAL
porque es quien utiliza los materiales, quien sigue paso a paso los procedimientos y
las administrativas.
administrativa.
principales son las de fijar objetivos, políticas, planes generales y revisar los
socioeconómico.
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Los presupuestos para los departamentos o secciones son previamente preparados y
luego aprobados por los distintos responsables a los cuales afecta. Los Directores de
III.4.1 SISTEMAS
los cuales se logran los objetivos de la empresa. Este cuerpo debe estar mutuamente
y tecnológicos.
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modificadas consiste en actuar sobre comportamientos determinados, a fin de
Las causas del incremento. Los datos de los costos tiene que analizarse en cuanto a
Costo unitario. Los costos pueden medirse en términos de una determinada unidad
común. En un negocio de seguros, por ejemplo, puede utilizarse como base el costo
por póliza. En un banco cada cuenta puede ser la mejor unidad. En un comercio de
venta al detalle o al mayor, puede determinarse el costo por encargo o por compra.
En una negocio de trabajo de oficina por unidad de producto. Puesto que el volumen
del trabajo de oficinas se determina por factores exteriores, el costo de trabajo puede
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establecerse sobre la base de unidades externas a la oficina, en tanto exista una
COMPARACION UNITARIA
Dentro de la oficina los costos unitarios pueden determinarse por los diversos
servicios realizados por esa para otras áreas. Cierto numero de servicios realizados
por esta para otras dictados, escribir cartas a maquina y sacar copias pueden elegirse
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Costo adeudable por 100 copias ejecutadas 1,63 $
COSTO TIPO
Con ayuda del departamento de contabilidad de costo y del administrativo, los costos
costo tipo es una cifra determinada que se estipula razonable para una unidad
producidas.
tipo por unidad es 1 $ (100 $: 100) y el costo actual por unidad es 75/c (150 $: 200).
Así, comparado sobre una base uniforme, el costo actual es menor que el costo tipo.
Hasta que punto deben aplicarse los costos tipo a las operaciones de oficinas
necesidad general de datos. Una empresa que ha determinado, por ejemplo, que
Los negocios que operan con márgenes reducidos, o aquellos en los que los
costos administrativos constituyen una gran parte de los costos reales, deben
controlar los costos tipo del trabajo de oficinas. Las casas de envíos por correo, las
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editoriales, las compañías de seguros los Bancos son ejemplos de negocios que
debido sobre todo a estructuras inadecuadas por crecer demasiado deprisa, cambios
prever.
Otros problemas provienen de las tensiones nerviosas que pueden dilatar o retrasar
poder enfrentarse a las nuevas demandas que le son requeridas. Puede encontrase en
un momento dado donde los responsables de la gestión se ven obligados a ir más allá
de sus posibilidades y puede pasar bastante tiempo antes de que las responsabilidades
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algunos caso maquinas de escribir, oficinas muy pequeñas, inmuebles, equipos y
no es dable que cuente con un edificio donde las oficinas están esparcidas en muchos
pisos y sean cerradas, con pocos espacios abiertos donde se puedan reunir los
empleados.
En cuanto a los estímulos físicos, éstos son parte del entorno físico y entran a formar
En ese sentido la interpretación del escenario social podrá variar entre una empresa
de nivel socio economico “C” que cuenta con las necesidades básicas para la
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y esto dará como resultado un mejor desempeño sin privaciones al momento de
ejecutarlas.
De igual forma por medio del procesamiento de estos y otros datos referentes a
c) Cuales y que cantidades de productos serán utilizados y para que serán utilizados
(Comprometido)
OFICINA DE LA DRECCIÒN
OFICINA DE LA SECRETARIA
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• 1 computadora ( teclado, Mouse y CPU).
• 1 impresora HP Deskjet 3940.
• 1 teléfono.
• 1 censor de alarma.
• 1 reloj de pared.
SALA DE COORDINADORES
ALMACEN
esto parece una actividad por demás simple. Si Mr. Brown desea decir algo a Mr.
Adams se lo dice: personalmente, por teléfono, por escrito o mediante uno cualquiera
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1. los individuos no prestan por lo general toda la atención necesaria a
desagradan.
receptor
erróneamente.
estudiar las técnicas y mecanismos para hacer las comunicaciones tan explicitas
como sea posible. Aunque este capitulo esta primordialmente relacionado con el
ejecutivo jefe de la Boeing Company, los resultados de los negocios dependen cada
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El flujo vertical de las comunicaciones es esencial, no solamente para
con las funciones “departamentales”, los niveles operativos, los estratos de dirección
y personal a través de los que se filtran las comunicaciones, así como también por el
Análisis de necesidades
de los siguientes factores: el fenomenal aumento de los costos de oficinas durante los
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4. convertir las operaciones de oficina en lenguaje monetario que sea
operaciones de oficinas
En realidad, cualquier punto de este libro trata directa o indirectamente del control de
Tal programa incluye una unidad de costos para todos los aspectos posibles de las
cuanto debería costar. Trata de identificar las diversas unidades de operación para
que estos costos puedan cargarse a aquellos que verdaderamente utilizan servicios
específicos de oficina, en ves de hacerlo de una forma vaga. Tal programa también
En realidad, ninguna oficina puede ser dirigida sin considerar el costo de sus
analizar sobre la base de datos específicos. Los costos proporcionan tales datos, pero
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oficina tienen lugar actividades de índole muy diversa, desde un informe anual de la
precisa de costos sea un problema muy complejo. Sin embargo es preciso darse
cuenta de que hay pruebas aparentes de multitud de gastos de ofician que entran
dentro del capitulo de dispendios excesivos, a menos de no contar con algún intento
de control de costos.
constituye una falsa economía el gastar dólares para ahorrar peniques. El análisis de
costos hasta un grado adecuado es provecho, pero al aplicarlo hay que reflexionar
unos cuantos ejemplos. Pero ¿que elementos deben ser incluidos en los costos?
¿Hasta que puntos deben ser exactas las cifras? ¿Cuántos factores de los que
o archivos) tiene que ser analizada determinado los datos de costos. Es conveniente
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saber, por ejemplo, los costos relativos de sacar copias por diversos métodos. Tal
información de costos será útil para determinar que método se utilizara. El costo
1.000$ prepararlo, la dirección dispone de una cuota con la que comparar el valor del
clasificación de los costos de oficina, por comparación con antecedentes, con el costo
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Los costos de oficina extraídos de los registros del trabajo, las nominas, las facturas
Franqueo
Plumas y tintas
Sellos y tampones
Mecanógrafas
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Escribientes
métodos
Supervisión
Teléfono.
relieve ante la gerencia cuales son sus costos de oficinas. Ello constituye
La conciencia de costos entre todos los empleados es el mejor medio para lograr que
las operaciones de oficinas se asienten sobre la base mas económica posible. Cuando
cada empleado tiene suficiente sentido de responsabilidad para sugerir mejoras en los
métodos, con el fin de reducir gastos, pueden lograrse resultados muy fructíferos. Al
igual que la gerencia, los empleados entienden el lenguaje del ahorro monetario, y
una vez se inician las comparaciones los empleados tienden a realizar mejoras si el
así como la técnica de su análisis, junto con los incentivos crematísticos y los
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reconocimiento por la gerencia de la contribución del empleado en este aspecto es de
suma importancia.
periodo de un mes. Entonces conviene dar una orientación sobre la forma de efectuar
dicha reducción sin disminuir la eficiencia por otra parte. Un reporte de progresos de
toda la organización mercantil y un modelo o base con respecto al cual medir estas
actividades.
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La principal ventaja del presupuesto y de su empleo es que ayuda a coordinar
todas las actividades del negocio. Facilita un plan de operaciones que sirve como
guía para las decisiones financieras. Fija la responsabilidad de mantener los gastos
del futuro, esta sujeto a cambios en cuanto varíen las condiciones mercantiles.
incluye las cantidades presupuestadas para determinadas áreas, tales como salarios y
de las instalaciones.
este modo, los costos de oficina presupuestados para el mismo periodo para cada
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Todos los presupuestos interesan al director de oficinas por que todas las operaciones
Los aumentos en las ventas y en publicidad, los cambios en los productos, las
variaciones en los procedimientos de la empresa son todos ellos factores que afectan
El principal interés del director de oficinas, a menos que sean del director de
2. franqueo y correo.
oficinas.
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18. control de impresos formularios.
21. investigación.
bajo partidas fijas (tales como alquiler e impuestos sobre la propiedad), partidas
archivos y duplicación).
permanente en relación con el variable que depende del volumen de trabajo; posibles
no es tarea fácil. Es preciso que la alta gerencia delimite las perspectivas generales,
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realista de las necesidades. Se requiere estudio, revisión y raciocinio. No importa que
generalmente los presupuestos o gastos previos y las distribuciones, así como los
operaciones, de la duración del periodo fiscal corriente, del presupuesto, y del fin que
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se pretende. En la mayoría de empresas se preparan presupuestos anuales, y el año
Hay otras que no los fijan por años naturales, si no por periodo, a su conveniencia,
según las circunstancias. Por supuesto, la gerencia prudente hace previsiones a largo
CONTROL PRESUPUESTARIO
condicionado por el uso que la gerencia haga del mismo. Para ello es esencial un
relación con las reales. Son necesarias revisiones para coplase al cambio de
El director de oficinas debe procurar una intima coordinación entre las actividades de
control. En el análisis final, el ajuste al presupuesto depende en gran parte del grado
de eficiencia conseguido en su preparación, así como del grado de confianza que los
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3.9 INFLUENCIA EN EL DESEMPEÑO LABORAL
La evaluación del desempeño trae beneficios tanto al que lo realiza como al que se le
comunicación más fluida y directa con los mismos para mejorar su desarrollo en la
labor que se está realizando. Y lo más importante, se mejoran las relaciones humanas
piedra angular para desarrollar la efectividad y el éxito de una institución por ello la
parámetros que se establecen para tal fin, como una forma de medida del desempeño
que tiene la secretaria, en las diferentes actividades tareas que realiza sin embargo
existen factores internos y externos que inciden en este desempeño que tenga dentro
de la institución.
Sobre este tema se ha revisado que los diferentes autores han conceptualizado el
desempeño laboral como el efecto neto del esfuerzo de una persona que se ve
modificado por sus habilidades, rasgos y por la forma en que percibe su papel,
pudiéndose concluir que el rendimiento profesional de las personas varía según sus
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desempeño. Cuando son ambientales, muchas veces pueden ser consideradas como
pretextos para excusar la baja producción del trabajador, otras como malas
profesional, existen diferentes enfoques, y los especialistas han planteado una serie
que hace el trabajador como parte del cumplimiento de sus obligaciones, identifican
fortalezas y debilidades del trabajador. Estas evaluaciones deben ser aplicadas por
individuos y la sociedad, es un tema de interés para todos porque puede ser utilizada
etc.
se puede lograr que los empleados motivados se esfuercen por tener un mejor
desempeño en su trabajo teniendo los materiales adecuados para su labor, esto uno de
los mas grandes motivaciones en el labor de la secretaria. Una persona satisfecha que
puede mencionar que las culturas positivas las construyen las personas, por tal
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motivo se debe pensar ¿qué puede hacer para estimular a los individuos y a los
grupos a dar lo mejor de ellos mismos?, de tal forma que favorezca tanto los
realizar por primera vez, en la Universidad Nacional del Altiplano (UNA) Puno, un
concepciones actuales sobre esta temática abriendo la posibilidad de que los jefes
empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria
perfecta? ¿hay cursos secretarias perfectas? ¿se aprende o se nace? ¿hace un jefe
perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe
Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el
teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.
Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios
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colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la
bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las
secretarias convencionales sean sustituibles para ello las empresas deberan poner a su
¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buena
empresa.
- Eficacia, (virtud, actividad, fuerza y poder) trata de hacer las cosas lo mejor posible
y aquí es donde entran en juego aspectos creativos, fuerza y dinamismo que puede
- Eficiencia, (virtud para hacer una cosa // acción con que se muestra) está vinculada
eficiente y debe estar compuesto por personas con talento y experiencia. En muchas
necesarios debidos que existen empresa con recursos limitados para su buen
funcionamiento.
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IV HIPOTESIS
V. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN
datos, sino a la predicciión e identificación de las relaciones que existe entre dos o
mas variables. Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los
Población
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recursos de materiales dentro de las organizaciones. La mejor descripción para una
buena secretaria de toda organización busca para que forme parte de su empresa debe
de trener conocimientos:
1. Secretaria = confianza
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5.2 Técnicas e Instrumentos
1. ¿Cree usted que la empresa donde labora tiene todo lo necesario para su buen
desempeño?
• SI = 80 %
• NO = 20 %
20%
80%
2. ¿De que manera las condiciones del ambiente físico de su trabajo influyen en
el desempeño su trabajo?
• MUCHO = 60 %
• POCO = 20 %
• NINGUNA = 20%
20%
20% 60%
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3. ¿Cree UD. Que la disposición de sus equipos y recursos materiales son
apropiados para su buen desempeño dentro de la empresa?
• SI = 80 %
• NO = 20 %
20%
80%
4. ¿de que manera cree usted que mejoraría el rendimiento de usted dentro de la
empresa?
• MAS RENUMERACIÓN = 20 %
• DISPOCISION DE RECURSOS = 40 %
• MEJOR AMBIENTE = 40 %
20%
40%
40%
• BUENO = 60 %
• REGULAR = 20 %
• MALO = 0 %
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0%
40%
60%
• BUENA = 40 %
• REGULAR = 60 %
• MALA = 0 %
0%
40%
60%
• MUY BUENA = 20 %
• BUENO = 60 %
• MALO = 20 %
20% 20%
60%
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8. ¿Cree usted que es indispensable adquirir equipos
actualizados para su mejor desempeño?
• SI = 80 %
• NO = 20 %
• NINGUNO = 0%
0%
20%
80%
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VI. CONCLUSIONES:
control de costos.
necesarios.
contribuye a poner las operaciones de oficina sobre una sólida base de costos.
los directores más conscientes y les proporciona una pauta para poner a
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VII. RECOMENDACIONES:
3 Evaluar periódicamente los cambios que existe dentro de las ODEC y poner a
desempeño.
que tomen conciencia de los recursos que tienen a su disposición para que le
indispensable para cada oficina, esto proporcionara una pauta para determinar lo
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REFERENCIA BIBLIOGRAFICAS
http:/www.ipos-apoyo.com.pe
ww.ipos-apoyo.com.pe
• EL COMERCIO PERU
www.elcomercioperu.com.pe
• UNIVERSIDAD DE LORETO
www.mypeperu.gob.pe
• PLAN NEGOCIOS
www.planNegocios.com
• UNIVERSIDAD DE MEXICO
WWW.UNAM.
MOTIVACION Y PERSONALIDAD
(state university)
51
• LIBRO: LA EMPRESA SU ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO.
ADMINISTRATIVOS
(Tercera edición)
ADMINISTRACION
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