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FACULTAD DE INGENIERA

Investigacin preliminar
Desarrollo de Sistema de informacin
para la administracin de la empresa
Vibromine Skm


Alumnos : Juan Pablo Gonzlez Fiblas
Tomislav Marinovic Olivos
Sebastin Godoy Lepe








Antofagasta, 30 de Mayo, 2013.


NDICE


Introduccin3
Definicin y Anlisis del problema..4
Descripcin de la empresa, Organigrama
Situacin Actual, Problemtica, Soluciones
Investigacin Preliminar8
Factibilidad Operativa, Tcnica, Financiera
Conclusiones..12
















Introduccin

La necesidad que las organizaciones tienen de procesar y almacenar grandes
volmenes de datos hace que estas utilicen la cada vez ms avanzada
tecnologa en conjunto con las redes informticas como componentes
fundamentales para la toma de decisiones gerenciales, es entonces cuando
aparecen los ordenadores y plataformas. El campo de los sistemas de
informacin abarca muchas tecnologas complejas, conceptos abstractos de
comportamientos y aplicaciones especializadas e innumerables reas
empresariales y no empresariales. Por lo tanto, el desarrollo de sistema de
informacin para la administracin (SIA) representa una ayuda a los
administradores para el seguimiento del adecuado funcionamiento de la
institucin y predicen de cierta manera su futuro desempeo de manera que el
administrador pueda intervenir cuando las cosas no estn saliendo bien. Estos
sistemas tienen como finalidad ayudar a la administracin con el control de la
empresa.
En el presente informe se detalla el inicio del desarrollo de un sistema de
informacin de la administracin para la empresa de servicios a la minera
Vibromina Skm Ltda. El objetivo tiene como meta el desarrollo de una
investigacin preliminar al interior de la empresa para que finalmente se
proceda a solucionar un problema que afecta en la empresa en la cual el
sistema de informacin implementado entra en accin para resolver de buena
manera la problemtica de la empresa.











Definicin y Anlisis del Problema
1. Empresa: Vibromine Skm Ltda.
- Descripcin de la empresa: Empresa ubicada en un sector central a la
ciudad en Hermgenes Alfaro #1098, Villa ENAMI, una empresa que es
reconocida en la zona norte prestando servicios a las diferentes industrias y
mineras presentes en el sector. Lleva 18 aos en el mercado entregando y
disponiendo de distintos servicios en la regin.
Su funcin es entregar distintos servicios especializados solicitados por los
clientes, sus servicios son:
- Diagnstico de condicin de equipos rotatorios, basado en el anlisis
espectral de vibraciones.
- Correccin de Desbalanceo en forma dinmica de equipos rotatorios en
terreno.
- Alineamiento laser de componentes de sistemas motrices.
- Alineamiento entre pin y corona de sistemas motrices de molinos.
- Nivelacin Topogrfica de Equipos y Componentes.
La empresa tiene distintos profesionales y tcnicos presentes en su
organizacin, de los cuales podemos observar un Ingeniero Civil Industrial
Mecnico, a cargo del rea de gerencia y administrativa. En el rea de
servicios podemos observar distintos tipos de tcnicos mecnicos,
dependiendo de la especialidad del servicio.
- Persona de contacto:
Juan Carlos Gonzlez A.
GERENTE TECNICO
VIBROMINE SKM LTDA.
Fn's: (55) 592504 - 592503
Cel's: (9) 95819424 91226712
Correo: vibromin@entelchile.net

2. Organigrama de la empresa: La empresa tiene una distribucin
jerrquica muy simple de modo que hay una participacin e interaccin
muy cercana entre los distintos grupos de la organizacin, esto se puede
observar en el siguiente organigrama:

En la distribucin de las distintas reas de la empresa, podemos encontrar
distintos personajes, los cuales cumplen un papel importante en la empresa,
que a pesar de ser una microempresa tiene una organizacin muy ordenada y
con buenos resultados.
Siguiendo el organigrama anteriormente mostrado podemos identificar los
distintos profesionales y tcnicos presentes en cada nivel jerrquico. En el
puesto de Gerente encontramos a un Ingeniero Civil Industrial Mecnico. En el
rea administrativa, tambin encontramos al gerente participe de esta rea y
una secretaria la cual est a cargo de todo el papeleo general de
administracin. Esta es el rea donde desarrollaremos el SIA.
En el rea de servicio, encontramos un supervisor, el cual fue capacitado para
poder tener un control y una administracin de los distintos trabajos que se
realizan y de los tcnicos a cargo. Estos tcnicos a cargo son tcnicos
mecnicos que apoyan en la logstica de los servicios y los distintos
procedimientos que realiza la empresa.
3. Situacin actual de la Empresa: La empresa para realizar servicios,
tiene un procedimiento que no tiene un orden claro. Primero la empresa
recibe la solicitud de servicio, para la cual genera una cotizacin y es
enviada al cliente. El cliente recibe la cotizacin. Se confirma la
aceptacin de la cotizacin por medio de una orden de compra o de una
confirmacin formal. Posteriormente se realiza el servicio y se tiene un
reporte de terreno, con el cual debemos realizar un informe. Luego se
realiza un procedimiento de aceptacin y recepcin de trabajo y se
genera una factura.


4. Problema: Actualmente no hay una vinculacin directa ni establecida
entre las distintas informaciones que se tienen, los datos a utilizar se
buscan dependiendo del informe que se debe realizar y no hay una
vinculacin mayor entre estos y la factura. Tampoco hay un registro de
en qu etapa se encuentra el servicio, si se encuentra en espera de
facturacin o si por ejemplo, hay que realizar el informe o si hay que
entregar o cobrar las facturas, solo se cobran segn se van apareciendo.

Como consecuencia de este desorden, se olvida y retrasa la facturacin
de muchos servicios, adems no hay un orden ni una forma de
organizar los datos, lo cual dificulta si posteriormente se desea buscar
informacin de servicios pasados.

5. Soluciones: Como primera solucin se plantea realizar un sistema de
informacin que genere una cotizacin e inmediatamente genere una
codificacin y registro, que vincule inmediatamente con un numero de
reporte de terreno, un numero de informe, un numero de factura y un
dato de cobro de factura.

Como segunda solucin se plantea realizar un sistema de informacin
que para la solicitud de servicio, genere una cotizacin. Si la cotizacin
es rechazada, almacenarla y dejarla solo como registro de cotizacin
solicitada por la empresa. En caso que sea aceptada que se archive y
quede en espera de la confirmacin de realizacin del servicio por medio
de una orden de compra o por una confirmacin formal.
Luego de esto realizar una orden de trabajo, la cual seria para que el
trabajo sea realizado segn datos acordados.
Luego de realizado el servicio, se registra el reporte de terreno y se
genera un informe vinculado con todos los datos anteriores. Despus se
genera una solicitud de recepcin de servicio, el cual es un documento
que se debe enviar a la empresa mandante para recepcionar el servicio
con la orden de compra y genere un certificado de recepcin. Luego se
registra esta recepcin y se genera un documento para facturar el
servicio. Despus de realizar la facturacin el sistema debe realizar un
seguimiento de la fecha de cobro de la factura y finalmente recepcionar
el pago de la factura.


6. La solucin elegida es la segunda, ya que una empresa solicite una
cotizacin no necesariamente aceptara o se realizara el servicio, lo que
implica en que si apenas se genera una cotizacin se genera un
documento de cada informacin que posteriormente se podra generar,
solo producir una un aumento de datos que no contienen informacin
importante y dificultara mas la bsqueda e identificacin de los trabajos y
servicios realmente realizados y a facturar.


7. Solicitud de la realizacin del proyecto:


Sr. Juan Carlos Gonzlez A.
Gerente Vibromine Skm Ltda.

Mediante la presente Solicitamos a usted permitir acceder a sus
requerimientos de administracin, organizacin y control de informacin
necesaria para la operacin interna de vuestra empresa. Como requisito
de nuestra malla curricular se nos ha encargado analizar y desarrollar un
Sistema de Informacin orientado a una empresa, por lo cual
agradeceremos permitir a acceder a vuestra informacin y poder aportar
al mejoramiento del sistema de informacin de su empresa, saluda atte.
a Ud.

Juan Pablo Gonzlez Fiblas
Alumno de Ingeniera Civil Industrial Mecnica
Universidad de Antofagasta
Representante Grupo Trabajo



















Investigacin preliminar

En esta etapa el analista debe observar en forma objetiva lo que ocurre
realmente en la empresa, ya que, muchas veces estos requerimientos no estn
debidamente establecidos, por lo tanto, el proyecto requerido debe examinarse
para determinar precisamente lo que desea la empresa.
Es de vital importancia que los usuarios y los analistas de sistemas trabajen
conjuntamente, ya que, el usuario tiene ideas bastante definidas acerca de la
salida requerida, las entradas necesarias y preferiblemente una nocin general
de los controles necesarios.
1. Alcance del estudio
El estudio de este proyecto tiene como objetivo realizar un aporte a la empresa
Vibromine Skm en la cual el sistema de informacin de administracin que se
desarrollar buscara agilizar, reordenar y volver ms eficaz el proceso
productivo de la empresa. Los costos necesarios para el desarrollo de este
proyecto sern ampliamente sobrepasados por los beneficios que significara la
implementacin del SIA, ya que, generar un incremento considerado del
rendimiento del proceso productivo de la empresa y la rpida repuesta segn
sea las solicitudes de sus clientes.
A continuacin se muestra un diagrama de flujo del proceso productivo de la
empresa Vibromine Skm.

Peticin de Servicio
Generacin de la
Cotizacin
Rechazo de Cotizacin
Registro de la
Cotizacin
Aceptacin de la
Cotizacin
Confirmacin por
Medio de Aceptacion
Formal
Realizacin del Servicio
acorde a
Especificaciones
Reporte en terreno
junto con informe del
servicio realizado
Documento de
Recepcin del Servicio
generado por la
empresa que lo solicito
Generacin de Factura
del Servicio
Registro de Pago de la
Factura
Requerimientos:
El sistema a implementar debe ser capaz de responder todas las solicitudes
con cotizaciones, lo ms rpido posible a todos los solicitantes.
Esta cotizacin debe ser lo ms econmica posible.
Una vez confirmado la aceptacin del servicio, debe poner en conocimiento de
ello a los tcnicos y supervisores de manera que el sistema satisfaga de forma
rpida a los clientes.
El sistema debe exigir al supervisor un informe del servicio entregado para
recin emitir la factura.
Una vez pagada la factura deber ser adjuntada, con todos los datos
relacionados con el servicio como el informe de terreno, la solicitud del mismo,
aceptacin por escrito de la factura, etc.
Los informes hechos en terreno debern ser ingresados de forma instantnea
mediante tablets.
Salidas del sistema:
- Cotizacin de los requerimientos
- Generacin de informe del servicio
- Creacin de cartas de solicitud de recepcin de servicios al cliente
- Generacin de factura


Factibilidad Operacional:
Existe suficiente apoyo para el proyecto por parte de la gerencia?
Tambin de los usuarios?.
Hay un claro apoyo por parte de la gerencia de la empresa, ya que, esto
facilitar y har ms expedito el orden y el seguimiento de los requerimientos
y servicios a realizar. Adems, los usuarios se vern considerablemente
beneficiados por el alivio y ordenamiento ms prodigio de la informacin.
Son aceptables los mtodos actuales del negocio para los usuarios?
Son aceptables pero no son el ms adecuado para una empresa que desea
tener un ordenamiento y seguimiento de las solicitudes.

Se han involucrado los usuarios en la planeacin y desarrollo del
proyecto?
S, ya que, se le ha preguntado a cada uno de los usuarios de la empresa y
han aportado en los diferentes niveles tantos administrativos como
operativos.
Causar dao el sistema propuesto?
No causar dao a la empresa, ya que, agilizar los procesos dentro de ella.


Producir resultados ms pobres en algn aspecto o rea?
No, debido a que al vincular todos los documentos que conllevan a la
realizacin de un servicio har una interpretacin ms clara y fcil de los datos
archivados, ya que, dejarn de estar en desorden.

Dar como resultado una prdida de control en alguna rea?
No, por el contrario, dar un mayor control y seguimiento de los procesos.

Se afectar a los clientes en forma indeseable?
No, porque la idea del sistema implementado debe mejorar la satisfaccin de
los clientes.

Disminuir la rapidez del trabajo en algunas reas?.
No, las aumentar considerablemente, ya que, habr un acceso ms rpido y
seguro a la informacin


Factibilidad Tcnica:
Existen o se puede adquirir la tecnologa necesaria para realizar lo que se
pide?
Si existen, ya que, hay varios modelos en el mercado. Slo bastara adaptar a
los requerimientos de la empresa.
El sistema propuesto ofrecer respuestas adecuadas a las peticiones sin
importar el nmero y ubicacin de los usuarios?
S, ya que, tendr una vinculacin por red.
Si se desarrolla el sistema puede crecer con facilidad?
S, ya que, se puede ir mejorando a medida que los usuarios vayan
aportando ideas de posibles mejoras al sistema.



Factibilidad Financiera:
Cul es el costo de llevar a cabo una investigacin completa de
sistema?.
Es un costo razonable, dado a todos los beneficios que traer consigo su
implementacin en la empresa.
Cul es el costo de hardware y el software para el tipo de aplicacin
considerado?
Slo se tendr un costo de software, ya que, existen hardware.
Cules son los beneficios en forma de reduccin de costos, o menos
errores costosos?
Debido a la agilizacin de los procesos, se tendr un incremento en los
ingresos en la empresa, ya que, el sistema brindar una mayor cantidad de
servicios en el mismo tiempo.

Aprobacin de los requerimientos

Segn los requerimientos solicitados en conjunto con el estudio de factibilidad
asociado a nuestro estudio. Esta sistema tendr una buena aceptacin, ya que,
tiene un sustento detrs que traer consigo buenos resultados.












Conclusin

El desarrollo de sistemas de informacin organizacionales, se adquiri un
conocimiento bsico de la importancia mediante su utilizacin para automatizar
los procesos operativos y su evolucin hacia fuentes importantes de
informacin que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los
niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse
en herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantacin y
uso apoyando el mximo nivel de la organizacin.
Cada da se utiliza en mayor grado las tecnologas de la informtica para
apoyar y automatizar las actividades de una empresa. Es importante como
recomendacin contar con un plan adecuado para lograr mayores ventajas del
uso de los Sistemas de Informacin.
Con el desarrollo de la factibilidad del sistema a desarrollar brindar un
respaldo al buen resultado que buscamos en la empresa, ya que, el desarrollo
del sistema asociado a la solucin elegida, ya que una empresa solicite una
cotizacin no necesariamente aceptara o se realizara el servicio, lo que implica
en que si apenas se genera una cotizacin se genera un documento de cada
informacin que posteriormente se podra generar, solo producir una un
aumento de datos que no contienen informacin importante y dificultara ms la
bsqueda e identificacin de los trabajos y servicios realmente realizados y a
facturar.

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