Acta de Constituciôn

1
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS Y OPERACIONES
DEFINICION DE UN
PROYECTO
2SEMESTRE DE 2006
Facultad de Ingeniera
Universidad Nacional de Cuyo
Ing. Jorge Luis Moreno S.
Areas de conocimiento de la
Gestin de Proyectos (PMI, 2004)
Gestin de la integracin del proyecto
Gestin del alcance
Gestin del tiempo
Gestin del costo
Gestin de la calidad
Gestin de los recursos humanos
Gestin de la comunicacin
Gestin del riesgo
Gestin de las adquisiciones
2
reas de conocimiento de la DP (PMI)
Integracin
Alcance
Requerimientos
Cambios
I nformacin
Comunicacin
Datos, coordinacin
Recurso
Humano
Habilidades
Personal
Contratos
Adquisiciones
Servicios, maquinaria
materiales
Riesgo
Problemas,
soluciones
Costo
Presupuestos, control
Tiempo
Control,
atrasos
Calidad
Especificaciones, QA, QC
Gestindel alcance
Referencias sobre el Alcance
Alcance del Producto
Corresponde a las caractersticas y funcionesque
estarn incluidas en un producto o servicio
El cumplimiento del alcance del producto se mide en
relacin a los requerimientos
Alcance del Proyecto
Corresponde al trabajo que debe ser hechocon el fin de
entregar un producto con caractersticas y funciones
especificadas
El cumplimiento del alcance del proyecto se mide
contra el plan.
Ambos tipos de gestin de alcance deben estar bien
integrados para asegurar que el trabajo del proyecto tenga
como resultado la entrega del producto definido.
3
Alcance del Proyecto y del Producto
Objetivos
Solucin
Caractersticas
y
funciones
Trabajo
requerido
Producto
Proyecto
Gestin del Alcance del proyecto
Comprende los procesosnecesarios para asegurar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo
requerido, para completar el proyecto exitosamente.
Pautas
Se realiza nicamente el trabajo suficiente o adecuado a los
fines previstos.
Todo trabajo no necesario no se realiza.
El trabajo que se realiza debe entregar el resultado
especificado para el proyecto.
Se refiere bsicamente a la definicin y el control de lo que
esto no estincluido en el proyecto
4
GRUPOS DE PROCESOS EN LA DI RECCI N
DE PROYECTOS (PMI )
Procesos de
Ejecucin
Procesos de
Cierre
Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de
Planificacin
Procesos de
Iniciacin
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE
Esquema de la Metodologa propuesta para la DP
ETAPAS
concepcin
diseo
implementacin
cierre
PROCESOS
DE CADA
ETAPA
iniciacin
planificacin
ejecucin
control
cierre
Entradas
documentos o informacin
resultados de procesos
anteriores
Herramientas y tcnicas
mecanismos para generar
los resultados.
Salidas
documentos o informacin
resultados para procesos
siguientes
Gestin de cada rea de
conocimiento de la DP
Alcance, costo, plazo, calidad,
riesgo, RRHH, comunicacin e
informacin, suministros,
contratos, etc.
Procesos y actividades
5
Planificacin del Alcance
Gestin del Alcance: procesos principales PMI
Definicin del Alcance
Crear EDT
Verificacin del Alcance
Control del Alcance
Entradas
Herramientas y tcnicas
Salidas
La Planificacin del Alcance es el proceso progresivo de desarrollo
del alcance del proyecto (trabajos constitutivos) como base parala
toma de futuras decisiones del proyecto
Considera la enunciacin del alcance, base del acuerdo entre el
equipo de proyecto y el cliente.
Incluye la identificacin de los objetivos del proyecto y sus
principales componentes (entregables).
Incluye el criterio que se usarpara determinar si el proyecto o fase se
ha completado exitosamente.
Segn los niveles de descomposicin del proyecto (EDT) (ESP),
puede requerir mltiples declaraciones de alcance.
Gestin del Alcance: Planificacin del Alcance
6
1- Planificacin del Alcance
Crear un plan de gestin del alcance del proyecto que refleje cmo se
definir, verificary controlarel alcance del proyecto, y cmo se
creary definirla Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
Gestin del Alcance: procesos principales
.1 Factores ambientales
de la empresa
.2 Activos de los procesos
de la organizacin
.3 Acta de constitucin
del proyecto
.4 Enunciado preliminar
alcance del proyecto
.5 Plan de Gestin del
proyecto
.1 J uicio de expertos
.2 Plantillas, formularios,
normas
Alcance del proyecto
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
Debe comprender (directa o mediante referencia a otros documentos):
- Requisitos a satisfacer (s/necesidades, deseos y expectativas)
- Necesidades de negocio, descripcin a alto nivel del proyecto o
requisitos del producto del proyecto
- Finalidad o justificacin del proyecto
- Director del Proyecto nombrado y nivel de autoridad
- Resumen del cronograma de hitos
- Influencias de los interesados
- Organizaciones funcionales y su participacin
- Asunciones de la organizacin, ambientales y externas
- Restricciones de la organizacin, ambientales y externas
- Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto.
- Presupuesto resumido.
Acta de constitucin del proyecto
Es el documento que autoriza formalmente un proyecto.
7
Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)
A. Antecedentes Generales
Nombredel Proyecto: .........................................................................................
Contactos: .........................................................................................................
.........................................................................................................................
Cargo Nombre
J efede Proyecto
Representante del Cliente
B. Propsito del Proyecto
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
D. Descripcin del Proyecto
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
E. Hitos Principales
Actividad Fecha Estimada Duracin Estimada
F. Organizacin del Proyecto
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
Acta
de
constitucin
del
proyecto
(ejemplo)
Enunciado preliminar del alcance del proyecto
Objetivos del proyecto y del producto. Lmites del proyecto
Requisitos y caractersticas del producto o servicio
Criterios de aceptacin del producto
Requisitos y productos entregables del proyecto
Restricciones del proyecto
Asunciones del proyecto (supuestos)
Organizacin inicial del proyecto
Riesgos iniciales definidos
Hitos del cronograma
EDT inicial
Estimacin de costos de orden de magnitud
Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto
Requisitos de aprobacin
Es la definicin del proyecto, sus caractersticas y lmites, indicando
los objetivos que deben cumplirse, sus productos y servicios
relacionados, as como los mtodos de aceptacin y el control del
alcance.
8
Plan de Gestin del proyecto
Es el proceso que incluye las acciones necesarias para definir,
integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un nico plan
de gestin del proyecto.
Los procesos de Direccin de Proyectos seleccionados por el EqDP
El nivel de implementacin de cada proceso seleccionado
Las descripciones de las herramientas y tcnicas que se utilizarn.
Cmo se utilizarn los procesos seleccionados para dirigir el proyecto.
Cmo se ejecutarel trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
Cmo se supervisarn y controlarn los cambios
Cmo se realizarla gestin de la configuracin
Cmo se actualizary usarla integridad de las lneas base para la
medicin del rendimiento
Tcnicas para la comunicacin
El ciclo de vida del proyecto: Fases constitutivas.
Revisiones clave.
Plan de Gestin del Alcance
Proporciona orientacin sobre cmo el equipo de la direccin del
proyecto definir, documentar, verificar, gestionar y controlar
el alcance del proyecto.
Componentes:
Un proceso para preparar un enunciado del alcance detallado del
proyecto basado en elenunciado del alcance del proyecto preliminar
Un proceso que permite la creacin de la EDT (a partir del enunciado
del alcance detallado del proyecto), y establece cmo se mantendry
aprobarla EDT.
Un proceso que especifica cmo se obtendrla verificacin y
aceptacin formal de los productos entregables completados del
proyecto
Un proceso para controlar cmo se procesarn las solicitudes de
cambio al enunciado del alcance del proyecto detallado (directamente
vinculado con el proceso de control integrado de cambios).
9
2- Definicin del Alcance
Desarrollar un enunciado detallado del alcance del proyecto sobre la
base de los principales productos entregables, supuestos y
restricciones, y el enunciado del alcance preliminar del proyecto.
.1 Activos de procesos de
la organizacin
.2 Acta de constitucin
del proyecto
.3 Enunciado preliminar
alcance del proyecto
.5 Solicitudes de cambio
aprobadas
.1 Anlisis de producto
.2 Identificacin de
alternativas
.3 J uicio de expertos
.4 Anlisis de los
interesados
.1 Enunciado del alcance
del proyecto
.2 Cambios solicitados
(actualizaciones)
La definicin del alcance incluye la subdivisin de los
componentes entregablesmayores del proyecto en
componentes ms pequeos y manejables con el fin de:
Mejorar la precisin de la estimacin de los costos,
tiempos y recursos.
Posibilitar medir y controlar el desempeo
Facilitar la asignacin de responsabilidades
Una apropiada definicin de alcance es crtica para el xito
del proyecto.
Una pobre definicin del alcance puede producir: mayores
costos, atrasos, rehacer trabajos, menor productividad, etc.
Gestin del Alcance: Definicin del Alcance
10
Enunciado del Alcance del Proyecto: descripcin detallada de los
productos entregables del proyecto y del trabajo necesario para
crearlos.
- Objetivos del proyecto.
- Descripcin del alcance: caractersticas del producto, servicio o
resultado para el cual se creel proyecto.
- Requisitos del proyecto: condiciones o capacidades que deben tener
los productos entregables del proyecto para satisfacer los
requerimientos (contratos, normativas, especificaciones, etc.)
- Lmites del proyecto (questincluido y quno).
- Criterios de aceptacin del producto.
- Restricciones y supuestos del alcance del proyecto.
Enunciado del Alcance del Proyecto: (continuacin)
- Organizacin inicial del proyecto (EqP, interesados).
- Riesgos iniciales (identificados).
- Hitos del cronograma.
- Disponibilidad de fondos (lmites de financiacin del proyecto)
- Estimacin del costo: costo total esperado (grado de exactitud de la
estimacin).
- Especificaciones del proyecto (documentadas)
- Requisitos de aprobacin.
11
3- Crear EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
Subdividir los principales productos entregables del proyecto y el
trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y fciles de manejar.
.1 Activos deprocesos de
la organizacin
del proyecto
aprobadas
.1 Plantillas de EDT
.2 Descomposicin
del proyecto (actualiz)
.2 EDT
.3 Diccionario de la EDT
.4 Lnea base del alcance
(actualizaciones)
3- Crear EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
Gestin del Alcance: Estructura de Desglose del
Trabajo(EDT)
Requiere de la descomposicin u subdivisin de los productos
entregables de un proyecto en componentes ms pequeos y fciles de
manejar (hasta el nivel del paquete de trabajo, es decir cundo el costo y
el plazo para el trabajo pueden estimarse de forma fiable).
Se puede asignar, a cada componente (incluidos los paquetes de trabajo
y las cuentas de control), un identificador nico de un cdigo de cuentas.
Es una herramienta orientada a definir y ordenar el trabajo
comprendido en el proyecto y/o las partes del proyecto que
deben ser administradas.
El trabajo del proyecto es subdividido en forma progresiva,
hasta el nivel de detalle, de forma tal que permita definir
tareas manejables a los efectos de planificacin y control,
manteniendo una visin integrada del proyecto.
(descomposicin)
12
Trabajo(EDT)
Todo trabajo no incluido en la EDT (ESP) (WBS) estfuera del
alcance del proyecto.
Posibilita el entendimiento comn del alcance del proyecto entre todos
los involucrados.
Cada nivel descendente representa un incremento de descripcin
detallada de los elementos del proyecto.
Generalmente incluye otras informaciones (fechas, presupuestos,
personal asignado).
Diccionario de la EDT (documento de respaldo).
Detalla los componentes que se incluyen en una EDT (paquetes de
trabajo, cuentas de control, identificador de cdigo de cuenta,
enunciado del trabajo, organizacin responsable, lista de hitos del
cronograma, informacin sobre contratos, requisitos de calidad,
referencias tcnicas, lista de las actividades del cronograma
l i d i ti i d t )
Subdividir un proyecto no significaque cada paquete de trabajo es
independientede todo el resto.
Gestin del Alcance: componentesprincipales
Organiza y define el alcance total del proyecto
Permite establecer, para cada parte o subdivisin
establecida, el alcance, costo, plazo, calidad y riesgo.
Facilita la planificacin, programacin y presupuesto (a
travs del identificador nico de cada paquete de trabajo).
Permite establecer responsabilidades.
Facilita el seguimiento y control de las variables relevantes,
y la medicin de desempeo.
Ayuda a la comunicacin e integracin de la informacin.
Permite estimar recursos y gestionar las adquisiciones.
Permite determinar lo que realmente comprende el proyecto.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
13
Considere la forma ms probable de desarrollo, manejo y control
del proyecto.
Subdivida el proyecto en forma progresiva hasta el nivel al cual el
trabajo ser controlado y/o ejecutado.
Asegure que c/elem. o partida sea un segmento nico y definible.
Asegure que cada elemento de la EDT sea un grupo de tareas
relacionadas y capaces de ser sumadas, proporcionando un
alcance, programa y costo definido para todos los elementos de la
estructura.
Incluya elem. de apoyo a la ejecucin del proyecto, an cuando no
estn directamente relacionados con el producto del proyecto.
Asigne cdigos estructurados a cada elemento de la estructura.
Trabajo(EDT)
Estructura tpica de subdivisin
Elemento de trabajo Resultado Duracin
Programa Estrategia corporativa 5-10aos
Proyecto Cambio especificado 9-18meses
Areas de trabajo Productos intermedios 6-18meses
Paquetes de trabajo Cumplimiento de hitos 1-3meses
Actividad Resultado medible 1-3semanas
Tarea - Dias
Item - Horas
Paso - -
14
Tamao, tipo y duracin del proyecto
Propsito de la subdivisin
Costo
Duracin (Plazo)
Riesgo
Etapa en el ciclo de vida del proyecto
Requerimientos de control
Trabajo(EDT)
EDT (ejemplo)
15
16
Limpieza
terreno
Nivelacin
Preparacin
terreno
replanteo
Excavacin
Colocacin de
Fe
Hormigonado
Fundaciones
Albailera
muros
Hormigonado
columnas y vigas
Hormigonado
losa
Contrapisos
Obra gruesa
Proyecto casa
Nivel 1
Nivel 2
Planificacin
Control
Reclutamiento
Direccin del Proyecto
Adquisic. terrenos
Derechos agua
Permisos ambientales
Servidumbres
Permisos construccin
Permisos y otros
Bocatoma
Aduccin
Planta tratamiento
Estanque regulacin
Suministro energa
Diseo
Compuertas
Motores
Tuberas
Planta tratamiento
Estructuras
Licitac. construccin
Adquisiciones
Bocatoma
Aduccin
Planta tratamiento
Estanque regulacin
Suministro energa
Construccin
Manuales
Entrenamiento
Pruebas vaco
Pruebas con carga
Puesta Marcha
Proyecto Aduccin Estero Blanco
Trabajo(EDT)
17
Reja de Limpieza
Fundaciones
Armado Fe
Encofrados
Hormigonados
Hormigonados
Encofrados
Armado Fe
Limpieza Terreno
Demoliciones
Encofrados
Hormigonados
Est metlicas (techo)
Armado Fe
Montaje Vlvulas
Limpieza Terreno
Excavaciones
Fundaciones
Demoliciones
Limpieza Terreno Montaje Tubos
Excavaciones
Tubera Forzada Cmara de Carga
Apoyos y Anclajes
Diseo y Construcin Minicentral en Canal Matriz San Martn del ro
Hormigonados
Accesos
Construccin
Demoliciones
Limpieza Terreno
Armado Fe
Encofrados
Casa de mquinas Cuenco disipador
Proyecto
El. B El. A
Part. B2 Part. B1 Part. A1 Part. A2
Act. A23 Act. A22 Act. A21 Act. A24
Act. A24
Act. A23
Act. A22
Act. A21
A
d
m
.

P
r
o
y
.
I
n
g
.

P
r
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y
E
l
c
t
r
.
M
e
c
n
.
C
i
v
i
l
C
o
n
t
r
o
l
Plan
Programa de recursos
Civil
Mec.
Elc.
Flujo de caja total
Presupuesto por actividad y por disciplina
Relacin Estructura Organizacional (ESO) y
Estructura Desglose del Trabajo (EDT)
ESO: Def.de la responsabilidad
organizacional de la ejecucin de
las partes fsicas del proyecto
EDT: Def. fsica
del proyecto en
funcin de los
pplales
componentes o
sistemas
18
4- Verificacin del Alcance
Es el proceso de obtener la aceptacin formal por parte de los
interesados del alcance del proyecto completado y los productos
entregables relacionados.
.1Enunciado del alcance
del proyecto
.4 Productos entregables
.1 Inspeccin, revisin,
auditorias
.1 Productos entregables
aceptados
.3 Acciones correctivas
recomendadas
5- Control del Alcance
El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los
factores que crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el
impacto de dichos cambios.
.1Enunciado del alcance
del proyecto
.2 EDT
.5 Informes de
rendimiento
aprobadas
.7 Informacin sobre el
rendimiento del trabajo
.1 Sistema de Control de
Cambios
.2 Anlisis de Variacin
.3 Replanificacin
.4 Sistema de Gestin de
la Configuracin
.1 Enunciado del Alcance
del Proyecto (actualiz.)
.2 EDT (actualizaciones)
.3 Diccionario EDT (act.)
.4 Lnea Base del Alcance
(actualizaciones)
.5 Cambios Solicitados :
.6 Acciones correctivas
recomendadas
.7 Activos de procesos de
la organiz. (actualiz)
Proyecto (actualiz.)
19
El control del cambios de alcance considera:
Los factores que ocasionan los cambios de alcance.
La identificacin de cambios en el alcance.
La gestin de los cambios reales (cuando ellos
ocurren).
Influir en los factores que producen cambios en
el alcance
Determinar cundo se producen esos cambios.
Dirigir los cambios de alcance
El control del cambios de alcance debe estar
completamente integrado con los otros procesos
de control (control de plazo, costos, calidad, etc.)
Gestin del Alcance: Control de Cambios
Gestin del Alcance: Control de cambios en el
alcance
Fecha:
Ingeniera
Firma:
Firma:
Ficha de Cambios N 000013
Proyecto: Minicentral CL San Martn................... Director: ....Ing Francisco Domnguez.....
Quien sugiere el cambio: .Ingeniera ............ .05./.06./.06
Detalle del impacto que produce y a quien o que afecta
Modificacin plazos, reduccin costo . Afecta a Obras, construccin y subcontratistas
.................................................................................................................................
Detalle del cambio
.................................................................................................................................
Eliminacin puente gra. Cambio por techo corredizo ....................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Revisado por Ejecuta Fecha
.......................................................... 06./.06./.06
Aprobado / NO Aprobado Comunicar a: Fecha
Ing Diego Ruiz
..........................................................
.......................................................... 07./.06./.06
Dir: ..Ing Francisco Domnguez.....
..........................................................
Obras, construccin
20
FIN
El programa maestro
Muestra el objetivo o producto final del proyecto, y
los productos intermedios para lograrlo.
Provee una visin comn de los logros del
proyecto.
Controla la evolucin del alcance para todos los
participantes del proyecto.
Provee elementos tangibles de control asociado a
los logros del proyecto.
21
Inicio Meta
Hito del Proyecto
Camino a resultado (Areas de Trabajo)
Actividades
Actividades
Programa de Hitos del Proyecto
Curva S
Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Diseo
Licitacin
Adquisiciones
Construccin
0
$
22
Grfico de flujos de caja
Ao -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
-700000
-600000
-500000
-400000
-300000
-200000
-100000
0
100000
200000
Grfico de egreso e ingreso de caja
Meses
$
Costo acumulado
Ingreso acumulado
0 0
8
0
10
0
20
0
40
10
70
20
100
42
130
80
145
120
155
145
160160
162
170
163
175
163
180
163
188
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
0
50
100
150
200
23
Curva de requerimientos de caja
Meses
$
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
0
10
20
30
40
50
60

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