Manual de Procedimientos del Colegio Cascales

Colegio Cascales Pgina 1
EL COLEGIO NACIONAL MIXTO CASCALES.

CONSIDERANDO
Que es necesario contar con procedimientos documentados que
guen la ejecucin del trabajo educativo y administrativo de la
Institucin dentro de los criterios de eficiencia, eficacia y
transparencia.
Que es necesario determinar y desarrollar procedimientos giles y
confiables que permitan la optimizacin del funcionamiento de la
entidad y la calidad del servicio acadmico prestado por ella.
Que es necesario implantar y aplicar los manuales de
procedimientos de la institucin mediante un sistema que garantice
su permanente actualizacin.
Que de conformidad con el Manual de Convivencia, es
responsabilidad del Consejo Directivo la elaboracin de los
manuales deprocedimientos de la institucin.
Que para el ejercicio del control interno de la Institucin educativa,
se requiere de los manuales de procedimientos debidamente
formalizados.
Que la Ley Orgnica de Educacin Intercultural contempla como
componente del Sistema de Control Interno el Manual de
Procedimiento.
En uso de sus atribuciones
ACUERDA
EXPEDIR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL COLEGIO NACIONAL
MIXTO CASCALES
Artculo 1. Elaborar el Manual de Procedimientos: Adptense en todas sus
partes el Manual de Procedimientos de la institucin Educativa del cantn
Cascales, segn se relaciona a continuacin:
Artculo 2. Los procedimientos adoptados debern ser aplicados en las
dependencias de la Institucin educativa, por todos y cada uno de los
funcionarios titulares y contratados vinculados a la misma, en ejecucin de las
funciones que le son propias, so pena de incurrir en causal de mala conducta.
COLEGIO NACIONAL MIXTO CASCALES
Cascales Sucumbos Ecuador.
Telf. 062800176-062800195.
Acuerdo de Creacin No. 16150: Fecha: 1980-09-08
Formamos Lderes Innovadores del Progreso.

Va Quito Km.40. Tef. 2800176


Artculo 3. Modificacin del Manual: Toda modificacin o actualizacin
que deba realizarse a los procedimientos adoptados mediante el presente
acuerdo, con el fin de mejorarlos para obtener la eficiencia, la eficacia y la
transparencia que se pretende con los mismo, deber surtir la oficializacin
correspondiente y ser socializada segn la distribucin del Manual que se indica
en el artculo 4. del presente acuerdo. Dichas actualizaciones y modificaciones
sern coordinadas por rectorado. Para tal fin, el Consejo Directivo expedir el
Acuerdo respectivo de la adopcin de las mejoras introducidas.
Corresponde a los jefes de cada rea velar por su aplicacin y por su
actualizacin, cuando las circunstancias lo requieran por razones de cambio en
la normatividad sobre la materia o modernizacin de los trmites.
Artculo 4. El Manual de Procedimientos adoptado reposar en la sala de
profesores, la Colectura, Vicerrectorado, Inspeccin y Rectorado, estas reas
se encargarnde realizar el manejo administrativo y difusin del Manual en las
dependencias a travs de las copias respectivas.
Artculo 5. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin.
Publquese, comunquese y cmplase.
Dado en Cascales a los 18 das del mes de Mayo del ao 2011.

Edwin Paredes P.
RECTOR


ESTUDIANTES
ASIGNACIN DE CUPOS A ESTUDIANTES NUEVOS
PASOS DESCRIPCIN RESPONSABLES DEPENDENCIA
1 Decide la cantidad de cupos disponibles que
tiene la institucin de acuerdo con el espacio
y recursos disponibles.
Consejo Directivo Rectorado
2 Adquiere formato de Acta de Compromiso Padre de familia Secretara
3 Estudia el Acta de Compromiso y lo entrega
Firmado
Padre de Familia Secretara
4 Asiste a la entrevista con la/el Vicerrector(a) Estudiante
Padre de familia
Vicerrectorado
5 Estudia informacin anotada en la entrevista
y documentos presentados
Vicerrector Vicerrectorado
6 Selecciona alumnos nuevos que cumplen los
requisitos que establece la institucin de
acuerdo a los cupos disponibles
Rector
Secretaria
Rectorado
Secretara
7 Publica la lista de los alumnos a los cuales
les asignaron cupos disponibles.
Secretaria Secretara
8 Inicia el proceso de matrcula Padre de familia
Estudiante
Secretara
PUNTOS DE CONTROL: libro de matrcula
Lista de estudiantes
INDICADOR: Pupitres y aulas disponibles.


INDUCCIN DE ESTUDIANTES
1 Da la bienvenida a los estudiantes Rector Sitio de
concentracin
(coliseo)
2 Realiza dinmicas que permitan a los
estudiantes nuevos conocer la
institucin
Vicerrector Vicerrector
3 Dirige charlas de motivacin para
explicar las modalidades de la
institucin, su lema, sus metas y sus
objetivos
Vicerrector Aulas
4 Explica el manual de convivencia Guias de curso
Inspectora
Aulas
4 Escucha inquietudes de los nuevos
estudiantes y les da respuesta.
Rector, Inspector
Vicerrector
Docentes
Aulas y oficinas
PUNTOS DE CONTROL: Manual de convivencia
INDICADOR: Nmero de estudiantes


ORGANIZACIN DE LOS ESTUDIANTES POR CURSO
1 Elabora lista por curso de acuerdo a los
datos de la matrcula
2 Clasifica los estudiantes del curso de
acuerdo al nmero y las especialidades.
Secretaria e
inspectora
Secretara
3 Distribuye los estudiantes teniendo en
cuenta el orden en grupos iguales para
formar los cursos que se han planeado.
Inspectora Aulas
4 Asigna al gua de curso y aulas a cada
uno de los cursos
Rector-Vicerrector-
Inspector
Rectorado-
Inspeccin
5 Organiza a los estudiantes en el aula Gua de curso Aulas

PUNTOS DE CONTROL: Lista del curso
INDICADOR: Especialidad del estudiante
Nmero de pupitres


ELECCIN DEL CONSEJO ESTUDIANTIL
1 Convoca a los estudiantes
Secretaria/o del Tribunal
Electoral
Patios del colegio
2 Inscribe candidatos
Secretaro/a del Tribunal
Electoral
Secretaria del colegio
3
Realizan campaa
electoral
Candidatos al Consejo
Estudiantil
Cursos
4
Organiza jornada de
elecciones
Tribunal Electoral
Cancha cubierta del
colegio
5 Firman el acta de eleccin Vocales de la mesa electoral Sitio de eleccin
6
Posesiona al Consejo
Estudiantil
Rector
Coliseo de la
Institucin
PUNTOS DE CONTROL: Manual de Convivencia
Actas de apertura y cierre de escrutinios
INDICADOR: Resultado de escrutinios
Proyecto de Democracia


CONFORMACIN DEL CONSEJO ESTUDIANTIL

PASOS DESCRIPCION RESPONSABLE DEPENDENCIA
1 Convoca a reunin por cursos Gua De curso Aula de clase
2 Motiva a los estudiantes a
participar
Gua De curso Aula de clase
3 Explica funciones del Consejo
estudiantil
Gua De curso Aula de clase
4 Eligen representante del
curso
Alumnos Aula de clase
5 Firman el acta de eleccin el
representante del bsico y
bachillerato
Alumnos Sitio de escrutinios
6 Recibe credencial de dignidad Alumnos Sitio de posesin del
Consejo Estudiantil

PUNTOS DE CONTROL:reglamento de
la elecciones
Acta de eleccin, credenciales.

INDICADOR: Resultado de escrutinios
Plan presentado
Proyecto de Democracia


ELECCIN DE ESTUDIANTES A LOS ORGANISMOS DEL COLEGIO
ELECCIN DEL REPRESENTANTE DE LOS ESTUDIANTES AL CONSEJO DIRECTIVO,
FUNCIONAMIENTO DEL BAR, OTROS.
1
Convoca al representante del
Consejo Estudiantil
Presidente(a) Consejo
Estudiantil.
Diferentes cursos y
paralelos
2
Postula candidatos del
Bachillerato
Asamblea Consejo
Estudiantil
Sitio de la asamblea
3 Elige alos representantes
Asamblea Consejo
Estudiantil
Sitio de la asamblea
4 Firman el acta
Delegados del Consejo
Estudiantil
Sede del Consejo
Estudiantil
PUNTOS DE CONTROL: Manual de Funciones
Acta de eleccin
INDICADOR: Cumplimiento del plan propuesto


CONTROL DE ENTRADA DE LOS ESTUDIANTES
CONTROL DE ENTRADA DE LOS ESTUDIANTES AL PLANTEL
PASO DETALLE - DESCRIPCIN RESPONSABLE(S) DEPENDENCIA
1 Recibe a los estudiantes en la entrada principal al iniciar
la jornada.
Inspector (a) Entrada al Colegio
2 Registra en listado los estudiantes que llegan tarde
diariamente
Inspector(a) Inspeccin
3 Aplica correctivos a estudiantes que llegan ms de 3
veces atrasados.
4 Hace seguimiento a los alumnos que se retardan. Inspector(a) Inspeccin
5 Informa al representante del estudiante el total de
retardos durante cada periodo en el boletn
Gua de curso o
inspectora
Gua de curso,
inspeccin
6 Firma compromiso Padre de familia
Estudiante
Inspeccin
7 Adelanta procedimientos de acuerdo con lo establecido
en el Manual de convivencia.
PUNTOS DE CONTROL: Libro de asistencia
Ficha del estudiante
INDICADOR: Nmero de atrasos
Motivos delos atrasos
CONTROL DE ASISTENCIA DE ESTUDIANTES EN EL AULA
1 Organiza el curso en el aula de clase Gua del curso Aula de clase
2 Toma lista Gua del curso Aula de clases
3 Contesta a lista cuando escucha su nombre Estudiantes Aula de clases
4
Registra la falta a los estudiantes que no responden al
llamado a lista.
Docente, gua o
inspector
Aula de clase


5
Solicita la excusa escrita en caso de inasistencia el da
anterior
Estudiante Inspeccin
6 Cita a padre de familia si no hay justificacin Docente, Inspector Inspeccin
7 Se presenta para justificar inasistencia del estudiante
Padre de familia,
Inspector
Inspeccin
8
Presenta informe diario de inasistencias y las registra en la
ficha o libreto del periodo acadmico
Gua de curso
Docente, inspector
Aula de clase
PUNTOS DE CONTROL: Lista de estudiantes del curso
Justificacin
Informe del docente
Boletn
INDICADOR: nmero de inasistencias
Motivo de la inasistencia
ATENCIN A ESTUDIANTES
PASO DETALLE - DESCRIPCIN RESPONSABLES DEPENDENCIA
1 Solicita verbalmente que lo
atiendan
Estudiante Aula de clase, Inspeccin,
vicerrectorado, rectorado y otras
oficinas.
2 Recibe al estudiante
escuchando las inquietudes
Gua de curso
Docente, vicerrectora, rector y
otros
Aula de clases, inspeccin,
vicerrectorado, rectorado y otras
oficinas
3 Plantea respuestas o
soluciones a sus inquietudes
Gua de curso, Docente,
Vicerrector, Rector
Aula de clase, Inspeccin, Vicerrector,
Rector y otros.
4 Firma la ficha o permiso Docente Aula de clase

PUNTOS DE CONTROL: Ficha del estudiante
INDICADOR: Nmero de veces que solicita atencin


PERMISOS A ESTUDIANTES PARA RETIRARSE DE LA JORNADA
PERMISO A ESTUDIANTES PARA RETIRARSE DURANTE LA JORNADA
PASO DETALLE DESCRIPCIN RESPONSABLES DEPENDENCIA
1 Elabora formato para permisos de
estudiantes
2 Recibe formato Estudiante Inspeccin
3 Solicita formato de permiso con
anterioridad.
Estudiante, Padre de
familia
Inspeccin
4 Firma el permiso Padre de familia Hogar
4 Aprueba o rechaza el permiso. Inspector(a) Inspeccin
5 Registra permiso en la ficha del
estudiante.
5 Presenta permiso solicitado en portera
como requisito para salir de la institucin
Estudiante Conserje
6 Recibe el permiso y lo adhiere a la carpeta
del estudiante.

Conserje Inspeccin
PUNTOS DE CONTROL: Formatos de permiso
Registro de permisos
INDICADOR: Nmero de permisos otorgados


SOLUCIN DE CONFLICTOS ENTRE ESTUDIANTES
1 Escucha a los estudiantes en
conflicto
Gua de curso,
profesor e Inspector
Vicerrector, comit de
paz
Inspeccin, aulas
Vicerrectorado
2 Dialoga con los padres de familia
de los estudiantes sobre la
situacin acadmica o disciplinaria
Gua de curso
Vicerrector
Padre de familia
Vicerrectorado e
Inspeccin
3 Analiza la situacin de cada uno de
los estudiantes dentro del conflicto.
Gua de curso;
Inspector y Vicerrector

Vicerrectorado,
4 Describe la situacin de cada uno
de los estudiantes en la ficha.
Gua de curso,
Inspector
Vicerrector
Inspeccin
Vicerrectorado
5 Plantea compromisos entre los
estudiantes afectados
Gua de curso,
Inspector, comit de
paz
Vicerrector
Inspeccin
Vicerrectorado
6 Aplica correctivos de acuerdo a las
circunstancias y gravedad de la
falta segn el manual de
convivencia
Gua de curso,
Inspector
Vicerrectorado
Inspeccin
Vicerrectorado
7 Firma condiciones que le
comprometen a cambiar
comportamientos y conductas
inadecuadas.
Gua de curso,
Inspeccin
Vicerrector
Inspeccin
Vicerrectorado

8 Expide resolucin sancionadora si
la situacin lo amerita.
Inspector y/o rector Inspeccin y/o
Rectorado
9 Realiza seguimiento a cada
estudiante
Gua de cursos,
inspector y vicerrector.
Aula de clase,
inspeccin,
vicerrectorado
Actas
Resolucin
INDICADOR: Registro de seguimiento
ESTMULOS A ESTUDIANTES
1 Hacen seguimiento a estudiantes en
las diferentes actividades dentro y
fuera del aula.
Docentes
Inspector, guas y
vicerrector
Aulas, Inspeccin y
vicerrectorado
2 Asignan oportunidad de izar los
pabellones.
Comisin de eleccin
de abanderado

Rectorado.
3 Registran el nombre del alumno
distinguido en cuadros de honor
4 Destacan los mejores alumnos en
actos pblicos, privados o
institucionales
Rector, guas,
inspector, vicerrector
Eventos
organizados por el
colegio
5 Registra comportamientos y logros
destacados en boletn, fichas y otros
documentos institucionales.
6 Ofrecen la oportunidad de pertenecer
a diferentes equipos o grupos para
Gua de curso
Docentes
Colegio

representar a la institucin dentro o
fuera del colegio.
Directivos
7 Participa en actividades especiales:
observaciones, deporte, cultura,
paseos.
Alumnos Lugar del evento
PUNTOS DE CONTROL: ficha del estudiante
Manual de convivencia y manual de procedimientos
INDICADOR: Nmero de estmulos recibidos y entregados

ESTMULOS MEDIANTE IZADAS DE BANDERA
ESTMULOS MEDIANTE IZADAS DE BANDERA
1 Establece los parmetros para
estimular a los estudiantes
2 Observa el comportamiento
acadmico y disciplinario de los
estudiantes.
Gua de curso
Docentes, Inspector,
vicerrector
Aulas y oficinas
3 Selecciona a los estudiantes segn los
parmetros ya establecidos y el valor
que desea destacar
Comisin de eleccin de
abanderado
Rectorado
4 Entrega lista de estudiantes
sobresalientes a los docentes que
dirigen la izada.
5 Condecora durante la izada de bandera
a los estudiantes previamente
seleccionados
Rector y autoridades
invitadas de la comunidad
Sitio del evento
6 Publica en el cuadro de honor a los Secretara, club de Secretara, carteleras


estudiantes condecorados. periodismo del colegio
7 Registra en la ficha del alumno Inspectora Inspeccin
Manual de convivencia y procedimientos
INDICADOR: Nmero de izadas
Premios recibidos
SANCIONES A ESTUDIANTES POR FALTAS LEVES PERO CONSTANTES

PASOS
DESCRIPCIN RESPONSABLES DEPENDENCIA
1
Observa conductas y comportamientos de
los alumnos.
Docente, Inspector,
Vicerrector
Rector
Aulas y oficinas
2
Registra conductas y comportamientos
inadecuados en la ficha y libretn
Docente, inspector
Vicerrector
Aulas y oficinas
3
Cita al padre de familia o representante del
alumno para informarle la situacin
acadmica o disciplinaria del alumno.
Docente
Inspector
Gua de curso,
vicerrector
Sala de profesores
y oficinas
4
Dialoga con el padre de familia y con el
alumno explicando la situacin.
Docente, Inspector,
Vicerrector, gua
Sala de profesores
y oficinas.
5 Expide resolucin en caso necesario
Inspectora, junta de
curso, rector
Sal de profesores y
rectorado
6 Aplica la sancin al alumno Inspector, Rector
Inspeccin,
Rectorado
7 Acepta y firma la sancin impuesta Padre de familia
Inspeccin o
rectorado

8 Cumple la sancin Estudiante Colegio u hogar
9
Entrega tareas y trabajos de cada rea o
asignatura por los cuales responde mientras
dura la sancin.
Docente Hogar o Colegio
10
Regresa al curso para continuar sus labores
acadmicas
Estudiante Aula de clase
PUNTOS DE CONTROL:Ficha del estudiante
Compromisos firmados
Proceso desarrollados
Manuales de convivencia y procedimientos
INDICADOR: Nmero de faltas cometidos
Calificacin de la falta
Compromisos cumplidos e incumplidos

SANCIN A ESTUDIANTES POR PROBLEMAS DISCIPLINARIOS CONSTANTES Y FALTAS
GRAVES
PASO DETALLE DESCRIPCIN RESPONSABLE(S) DEPENDENCIA
1 Hacen seguimiento disciplinario del
estudiante fuera y dentro del aula.
Docentes
Gua de curso, Inspector
Vicerrector
Aulas, vicerrectorado e
inspeccin
2 Escuchan descargos o razones del estudiante. Docentes
Gua de curso, Inspector
Vicerrector
Aulas, Inspeccin,
Vicerrectorado

3 Cita al padre de familia o representante y al
estudiante para analizar la situacin del
estudiante en la institucin.
Docente, Gua de curso,
Inspector, Vicerrector
Sala de profesores,
inspeccin,
Vicerrectorado
4 Remite al estudiante al departamento
delCOBE y Vicerrectorado de la institucin.
Gua de curso
Docentes, inspector.


Vicerrectorado

5 Sanciona con registro en la ficha o por
resolucin
Gua de curso
Sala de profesores,
Inspeccin,
Vicerrectorado
6 Remite caso de estudiante al Consejo Directivo
por reincidencia en faltas graves.
Gua de curso
Docentes
Rectorado
7 Decide cancelacin de la matrcula por la
expulsin del estudiante.
8 Cierra el cupo para el ao siguiente por faltas
reiteradas y poco compromiso con la
formacin y educacin.
Rector Rectorado
Proceso desarrollados
Manuales de convivencia y procedimientos
INDICADOR: Nmero de faltas cometidos
Calificacin de la falta
Compromisos cumplidos e incumplidos

PRUEBAS ACADMICAS
PRUEBAS ACADMICAS
1 Rene docentes de Octavo, noveno y
dcimo aos de Educacin Bsica y
Bachillerato
Jefes de rea,
Docentes
Sala de
profesores
2 Diagrama las pruebas acadmicas Jefes de rea y Sala de


docentes profesores
3 Presenta las pruebas escritas Estudiantes Aula de clase
4 Califica las pruebas analizando los
resultados
Docentes de rea o
asignatura
Sala de
profesores
5 Presenta informe escrito con el anlisis
de resultados, conclusiones y plantea
recomendaciones.
Docentes de rea o
asignatura
Junta de jefes de
rea
PUNTOS DE CONTROL: Cuestionarios
INDICADOR: Nmero de estudiantes que ganan
Nmero de estudiantes que pierden
Nmero de estudiantes que amerita recuperacin
REFUERZOS PARA LA RECUPERACIN DE ASIGNATURAS
1 Identifica a los estudiantes con logros
insuficientes.
Docentes de cada
asignatura
Aula de clase
2 Entrega tareas para que el estudiante
resuelva en casa
Docente de la
asignatura
Aula de clase
3 Desarrolla las tareas que le permiten
superar dificultades.
Estudiante Casa
4 Presenta los tareas desarrollados
preguntando para despejar dudas
Estudiante

Aula de clase
5 Presenta evaluacin final para sustentar
el trabajo desarrollado en casa.
Estudiante Aula de clase
6 Registra en libro de notas el resultado de
actividades de recuperacin realizadas
Docente Aula de clase
7 Comunica al padre de familia la situacin
acadmica del hijo, antes de concluir el
Docente Sala de
profesores

periodo acadmico y establece
compromisos.
8 Presenta informe ante la Junta de curso Docente Sitio de la Junta
de curso
9 Decide la situacin del estudiante de
acuerdo a resultados obtenidos
Junta de curso Sitio de la junta
de Curso
PUNTOS DE CONTROL: Disposiciones legales y manual de
convivencia
INDICADOR: Estudiantes recuperados
ENTREGA DE BOLETINES
1 Imprime los boletines Secretaria Secretara
2 Revisa boletines Gua de curso Sala de
profesores
3 Devuelve boletines con errores Gua de Curso Secretara
4 Ordena correcciones de boletines Secretaria Secretara
5 Imprime boletines corrigiendo errores Secretaria Secretara
6 Entrega el informe acadmico al padre de
familia o acudiente.
Gua de curso

Aula de clase

7 Recibe observaciones sobre aspectos
disciplinarios y acadmicos del estudiante.
Padre de familia Aula de clase
8 Firma la asistencia a la reunin Padre de familia Aula de clase
9 Firma compromisos Gua de curso
Padre de familia
Aula de clase
PUNTOS DE CONTROL: Boletines
INDICADOR: Nmero de asignaturas ganadas

Nmero de asignaturas perdidas

CONVIVENCIAS PARA ESTUDIANTES
CONVIVENCIAS PARA ESTUDIANTES
1 Planea la convivencia Vicerrector
Docente
Vicerrectorado
2 Elabora proyecto Vicerrector
Docente
Vicerrectorado
3 Informa a los estudiantes Vicerrector
Docente
Vicerrectorado
4 Elabora permiso para aprobacin de
los padres de familia
Vicerrector
Docente
Vicerrectorado
5 Diligencian el permiso con firma y
cdula de ciudadana del padre de
familia
Estudiantes
Vicerrectorado
6 Cancela los costos para la
convivencia
Padre de familia
Gua de curso
7 Presenta gua de trabajo a los
estudiantes
Vicerrector
Docente
Vicerrectorado
8 Ejecuta la convivencia Docente, gua de curso y
estudiantes
Escenario de la
convivencia
9 Evala la actividad a travs de un
documento escrito
Docente y gua
de curso
Sal de profesores
PUNTOS DE CONTROL: Control de asistencia


INDICADOR: Nmero de alumnos asistentes
Nmero de conferencias recibidas en el ao
ORIENTACION INDIVIDUAL Y GRUPAL DE ESTUDIANTES
1 Solicitud por parte del estudiante, del
padre de familia o de un docente
2 Entrega de la respectiva citacin, con
fecha y hora al estudiante.
Vicerrector, gua,
inspector
Vicerrectorado
3 Presenta la ficha de citacin al profesor Estudiante Aula de clase
4 Atiende al estudiante y escucha su
problemtica
Vicerrectora Vicerrectorado
5 Firma el registro de asistencia Estudiante Vicerrectorado
PUNTOS DE CONTROL: Registro de asistencia a la oficina
de vicerrectorado
INDICADOR: Nmero de veces que el estudiante asiste a
vicerrectorado

SALIDAS PEDAGGICAS PARA ESTUDIANTES
SALIDAS PEDAGGICAS PARA ESTUDIANTES

PASOS
1 Elaboran cronograma de salidas
pedaggicas
Jefe de rea
Profesores de rea
Sala de profesores
2 Visitan los lugares haciendo Jefe de rea Sitios a visitar


cotizaciones de costos. Docente encargado
3 Presenta proyecto pedaggico Jefe de rea Vicerrectorado
4 Estudia factibilidad de la salida de
acuerdo al proyecto presentado.
5 Autoriza el proyecto para su
ejecucin
Vicerrector
Padres de familia
Vicerrectorado

6 Firma el formato que autoriza la
participacin del estudiante en la
salida pedaggica
Padre de familia Vicerrectorado
7 Apoya la salida pedaggica Padres de familia Hogar
8 Solicita autorizacin ante la
Direccin Provincial de Educacin.
Docente encargado
del proyecto
Direccin Provincial
de Educacin.
9 Organizan la salida de acuerdo con
los parmetros estipulados en el
proyecto.
Jefe de rea
Docentes de rea
Aula de clase
10 Realizan la salida Estudiantes y
docentes
Colegio
11 Elabora informe escrito Estudiantes y
docentes
Aula de clase
12 Presenta informe ante los
directivos de la institucin.
Profesor responsable
del proyecto
Vicerrectorado
PUNTOS DE CONTROL: Cronograma
Proyecto pedaggico
Formato de permiso
Informe escrito
INDICADOR: Estudiantes que participan en salidas

Costos de la salida


COMISIN DE EVALUACIN Y PROMOCIN
COMISIN DE EVALUACIN Y PROMOCIN
1 Conforma comisin de evaluacin por cursos La junta de curso Junta de curso
2 Convoca reuniones Vicerrector Vicerrectorado
3 Preside las reuniones Gua de curso Junta de curso
4 Estudia casos especiales desde el punto de
vista acadmico
Jefes de rea Vicerrectorado
5 Plantea recomendaciones para actividades
de refuerzo para estudiantes con dificultades
Jefes de rea Junta de curso
6 Realiza el seguimiento de los estudiantes
con dificultades acadmicas.
Profesores del rea Aula de clase
7 Recomienda promocin anticipada de
estudiantes con desempeo
excepcionalmente alto.
Junta de curso Junta de curso
8 Toma la decisin final Junta de curso Junta de curso

PUNTOS DE CONTROL: Actas de reunin
Actas de recuperacin
Acta de promocin
INDICADOR: Estudiantes promovidos
Estudiantes reprobados


ADMISIN DE ESTUDIANTES POR TRASLADO
1 Presenta solicitud escrita con
documentacin completa
Padre de familia Rectorado
2 Estudia la solicitud aprobando o
rechazando el cupo segn
disponibilidad
Rector Rectorado
3 Cancela los costos acordados por el
comit central de Padres de familia.
Padre de familia Tesorera del Comit de
padres de familia
4 Revisa Documentacin completa
en la Secretara
5 Matricula al estudiante Padre de familia Secretara
6 Firman la matrcula Padre de familia Secretara
7 Instala al estudiante en el curso Inspector Aula de clase

PUNTOS DE CONTROL: Solicitud escrita
INDICADOR: Documentacin completa
RETIRO DE ESTUDIANTES POR TRASLADO
1 Presenta solicitud escrita dirigida al Rector. Padre de familia Secretara
2 Presenta justificativos de traslado Padre de familia Rectorado
3 Elaboracin de matrculas y promociones
para eltraslado de matrcula
4 Retira documentos del estudiante Padre de familia Secretara

PUNTOS DE CONTROL: Solicitud
Formato de matrcula y promocin
INDICADOR: Nmero de formatos

PREPARACIN PARA PRUEBAS TRIMESTRALES
PREPARACIN DE EXMENES PARA INGRESO AL BACHILLERATO GENERAL UNIFICADO
Y GENERAL TECNICO
1
Rene a los jefes de rea y
docentes por rea
Jefe de rea y
Docentes
Sala de profesores
2 Escuchan propuestas e iniciativas Jefes de rea Sala de profesores
3
Elaboran pruebas aplicando
metodologa
Docentes Sala de profesores
4
Forman cuadernillos y hojas de
respuestas
5
Imparten Coordinacin pedaggica
sobre la forma de desarrollar la
prueba.
6
Aplican las pruebas a los
estudiantes
Docentes

Aula de clase
7 Presenta informe escrito Docentes Vicerrectorado
8
Evala las actividades realizadas del
proyecto de evaluacin de manera
peridica
Docentes
Jefes de rea
Vicerrector, Rector
Sesin de directivos y
profesores
9 Presenta un informe escrito final Vicerrector Rectorado


PUNTOS DE CONTROL: Actas de reuniones
Cuestionarios
Informe escrito
INDICADOR: Estudiantes de los cursos que rindieron las
pruebas
GRADOS
1 Revisa la documentacin de cada
alumno de Tercero de Bachillerato
2 Entrega los documentos que le falten Estudiante Secretara
3 Diligencia en la Direccin de Educacin
(Rgimen Escolar) los documentos y del
ao acadmico en que se encuentra.
Secretara Direccin de
Educacin
4 Paga los derechos de grado Padre de familia Colectura
5 Asiste a la ceremonia de graduacin. Estudiante y padre
de familia
Lugar de los
grados.
PUNTOS DE CONTROL: Documentos del estudiante
Legalizacin en la DPEHS
Recibo de pago
INDICADOR: Cumplimiento total de requisitos


PADRES DE FAMILIA
ELECCIN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS PADRES DE FAMILIA
1
Convoca reunin de padres
de familia
Rector Inspeccin
2
Eligen Presidente de cada
curso
Padres de familia
Asamblea de padres de
familia
3.
Elige Junta Directiva de
Padres de familia
Padres de Familia
Cancha cubierta del
Colegio
4. Firman acta
Directiva de Padres de
familia

Sesin General de Padres
de familia.

PUNTOS DE CONTROL: Acta de eleccin
Manual de procedimientos
INDICADOR: Nmero de integrantes
Nmero de asistencia a reuniones
ATENCIN A PADRES DE FAMILIA
1 Solicita verbalmente que lo atiendan o
recibe notificacin
Padre de familia Inspeccin
Vicerrectorado
2 Recibe al padre de familia segn
horario establecido previamente para
escuchar sus inquietudes.
Gua de curso
Docente
Vicerrector
Inspector
Sala de profesores,
Inspeccin
Vicerrectorado


3 Plantea respuestas o soluciones a
sus inquietudes
Profesor, Vicerrector,
Inspector, Prof.Gua y
Rector
Sala de profesores,
Inspeccin
Vicerrectorado
Rectorado
4 Firma el representante del alumno (En
caso necesario)
Padre de familia
Gua de curso
Estudiante
Vicerrectorado
Inspeccin
Rectorado
PUNTOS DE CONTROL: Horario de atencin
Firma del padre de familia
INDICADOR: Nmero de padres atendidos por sesin
CONFORMACIN DE LA ESCUELA DE PADRES
1 Elabora circular citando a padres de familia. Vicerrector Vicerrectorado
2
Explica la funcin e importancia de la
escuela de padres
3
Inscribe a los que desean vincularse a la
escuela de padres
4
Anota los datos personales de cada padre
que integra la organizacin.
5 Elaboran el cronograma de actividades
Vicerrector
Padres
integrantes
Aula de clase
6 Firman acta de compromiso
Padres
integrantes
Aula de clase
7 Asisten puntualmente a los talleres y Padres Aula de clase

actividades integrantes
PUNTOS DE CONTROL: Circular de citacin
Cronograma
INDICADOR: Nmero de padres participantes

DOCENTES Y DIRECTIVOS
JORNADA LABORAL DOCENTE
1 Registra y firma la entrada a la
institucin en el registro de asistencia
Cada docente
Inspector
Inspeccin
2 Organiza sus estudiantes en el patio a la
hora de formar
Gua de cursos
Inspector
Patio de formacin
3 Inicia las clases de acuerdo al horario
establecido
Docente
Saln de clases
4 Orienta las actividades acadmicas
durante la jornada segn horario
Profesor de la
asignatura
Saln de clases
6 Entrega el saln de clase ordenado y
aseado
Gua de curso y
docente
Saln de clases
7 Registra y firma la hora de salida una
vez termine la jornada
Cada docente
Inspector
Inspeccin
PUNTOS DE CONTROL: Registro de asistencia diario
Informe de Inspeccin
Control de permisos
Plan de aula
Plan de estudios


INDICADOR: Llamados de atencin
Nmero de atrasos
Presentacin del plan de aula
Desarrollo del plan de estudios
Registro de control de trabajo
TURNOS DE DISCIPLINA
1 Rene a los docentes de la institucin Inspector(a) Inspeccin
2 Distribuye por das y por cursos los
docentes responsables de la disciplina
3 Publica el cronograma de turnos de
disciplina en un lugar visible
4 Timbran o tocan la campana en las
horas sealas de acuerdo al horario,
organizando y haciendo las
observaciones.
Inspector(a ) Inspeccin
5 Controlan que todos los cursos inicien
las clases a la hora indicada en el
horario.
Inspector(a) y
vicerrector(a)
Aulas
6 Vigilan a los estudiantes durante el
tiempo de descanso.
Docentes,
inspectores y
vicerrector
Aulas patios y
canchas
7 Recogen con los estudiantes de su
curso las basuras dentro de su
institucin.
Docentes e
inspectores
Aulas, patios y
canchas
8 Entregan un informe escrito a
vicerrectorado al finalizar la semana.
Inspector general Inspeccin

9 Controlan el cumplimiento de la labor

Inspectores y
vicerrectora
Aulas de clase
10 Evala peridicamente el
cumplimiento de los turnos de
disciplina
Inspector general y
vicerrectorado
Inspeccin y
vicerrectorado
PUNTOS DE CONTROL: Cronograma de disciplina
Informe escrito
INDICADORES: Alumnos y docentes que llegan tarde
Cursos que retardan la iniciacin de clases

ASISTENCIA DE DOCENTES A TALLERES
ASISTENCIA DE DOCENTES A TALLERES DE CAPACITACIN
1 Selecciona a los docentes para que
asistan a la capacitacin, de acuerdo a la
temtica
Rector

Rectorado
2 Informa por escrito u oralmente a los
docentes seleccionados
Rector Rectorado
3 Asiste o asisten al taller de capacitacin Docentes Sitio de
capacitacin
4 Elabora o elaboran informe escrito y lo
entrega o entregan al rector
Docentes
capacitados
Rectorado
5 Socializa o socializan la capacitacin a los
dems docentes de la institucin
Docente capacitado Sala de
profesores
PUNTOS DE CONTROL: Informe escrito
Socializacin al los docentes
INDICADOR: Nmero de capacitaciones por docente


CONFORMACIN DE LA JUNTA DE AREA
1 Convoca a los docentes de la institucin Vicerrector(a) Vicerrectorado
2
Lee funciones delaJunta de rea y su
conformacin
Vicerrector(a ) Vicerrectorado
3 Renen docentes por reas. Vicerrector(a)
sala de
profesores
4 Eligen jefes de rea Consejo Directivo
Sala de
profesores
5 Elabora el acta Secretaria Secretara
6 Firma del acta
Vicerrector-
Secretaria
Sala de sesiones
7 Instala la junta de reas Vicerrector(a) vicerrectorado
PUNTOS DE CONTROL: Ley de Educacin
Acta de eleccin
INDICADOR: Asistencia a reuniones
Cumplimiento de funciones
ELECCIN DEL CONSEJO DIRECTIVO
1 Convoca a reunin Rector
Sala de
profesores
2
Elige candidatos a Consejo
Directivo
Asamblea de docentes
Sala de
profesores
3
Lectura de Reglamento para
eleccin
Secretara
Sala de
profesores

4 Realiza eleccin directa
Asamblea de directivos y
profesores
Sala de
Profesores
5 Firman el acta respectiva Rector-Secretaria
Sala de
profesores
PUNTOS DE CONTROL: Acta
INDICADOR: Eleccin directa
PUNTOS DE CONTROL: Carga horaria
Planta de personal
Registro de matrcula
INDICADOR: Nmero total de alumnos
matriculados X 100
Nmero de horas para cada docente

PERMISO LABORAL A DOCENTES
PERMISO LABORAL A DOCENTES
PASO DETALLE DESCRIPCIN RESPONSABLE()S DEPENDENCIA
1 Elaboracin formato de permiso dos (2) das
antes
Docente Rectorado
2 Entrega tareas para cada una de las clases
donde solicita el permiso por hora o toda la
jornada.
Docente Vicerrectorado
3 Entrega solicitud firmado adicionando
fotocopias que sustentan la solicitud.
Docente Rectorado
4 Aprueba o rechaza el permiso Rector Rectorado
5 CalifRRevisa y califica las tareas desarrollados
portiempo a estdurante por los estudiantes durante la jornada
Docente Vicerrectorado


de permiso
Pper
PUNTOS DE CONTROL: Formato de permiso
Fotocopia de sustentacin
Tareas que desarrollan los estudiantes
INDICADOR: Nmero de permisos solicitados
Das del mes
SOLUCIN DE CONFLICTOS ENTRE ESTUDIANTES
1 Escucha a los estudiantes en conflicto Gua de curso
Vicerrector
Inspector
Vicerrectorado, o
inspeccin
2 Dialoga con los padres de familia de
los estudiantes sobre la situacin
acadmica o disciplinaria
Gua de curso
Vicerrector-
Padre de familia
Inspector
Inspeccin
Vicerrectorado
3 Analiza la situacin de cada uno de
los estudiantes dentro del conflicto.
Gua de curso
Inspector-Vicerrector
Comisin de
disciplina
Comit de paz
Inspeccin
Vicerrectorado
4 Describe la situacin de cada uno de
los estudiantes en la ficha.
Inspector COBE-
Gua de curso
Inspeccin-
Vicerrectorado-

saln de clase

5 Plantea compromisos entre los
estudiantes afectados
Gua de curso
Inspector
Comit de paz
Rector
Vicerrectorado
Inspeccin
6 Aplica correctivos de acuerdo a las
circunstancias y gravedad de la falta
segn el manual de convivencia,el
cdigo de la niez y adolescencia y la
LOEI
Inspector
Junta de cursos
Rector
Inspeccin
Saln de clase
Rectorado
7 Firma condiciones que le
comprometen a cambiar
comportamientos y conductas
inadecuadas.
Alumnos, Padres de
familia,docentes.
Rector
Inspector
Vicerrectorado
Rectorado, o
Inspeccin
8 Expide resolucin sancionatoria si la
situacin lo amerita.
Junta de cursos
Inspector, Rector

Junta de cursos
Rectorado e
Inspeccin
9 Realiza seguimiento a cada
estudiante
Docentes, gua de
curso
Vicerrector
Inspector
Saln de clase
Vicerrectorado
Inspeccin
PUNTOS DE CONTROL: Manual de convivencia
Normas educativas y Cdigo de la Niez Y adolescencia
INDICADOR: Llamadas de atencin
Nmero de memorandos


SANCIN A DOCENTES
PASO DESCRIPCIN RESPONSABLES DEPENDENCIA
1 Lee y conoce las normas
educativas y disciplinarias
vigentes.
Docente
Inspector
Vicerrector
Rector- Estudiantes y Padres
de familia
Sala de profesores,
Inspeccin
Vicerrectorado
Rectorado
2 Conoce los deberes y los
derechos que tiene de acuerdo
al cargo que desempea.
Docente, Inspector,
Vicerrector
Rector
Sala de profesores,
Inspeccin
Vicerrectorado
Rectorado
3 Informa anomalas sobre
trabajo de docentes
Vicerrector e
Inspector,estudiantes y
Pardes de Familia
Rectorado
4 Atiende llamados de atencin y
amonestacin a que d lugar.
Docente

Rectorado
5 Escucha al acusado
determinando si abre proceso
disciplinario.
Rector
Inspector
Rectorado
6 Enva a otras instancias al
acusado
Rector Direccin de
Educacin
PUNTOS DE CONTROL: Ley de educacin y su
reglamento
INDICADOR: Nmero de llamadas de atencin


REUNIONES DE REA
REUNIONES DE REA
1 Elabora cronograma de reuniones de rea. Jefe de rea Jefatura de rea
2
Informa a los profesores de rea sobre las
reuniones
Jefe de rea Jefatura de rea
3 Elabora la agenda para las reuniones Jefe de rea Jefatura de rea
4 Dirige las reuniones Jefe de rea Jefatura de rea
5
Toma apuntes sobre aspectos importantes
de la reunin.
Secretario del
area
Jefatura de rea
6 Redacta las actas de reuniones de rea
Secretario del
area
Jefatura de rea
7
Presenta libro de actas a Vicerrector
peridicamente
Jefe de rea Vicerrectorado
8 Presenta informes Jefe de area Jefatura de area
9 Desarrolla proyectos Docentes del area
Direccion de
area

Agenda de reunin
Acta de reunin
Informes - Proyectos
INDICADOR: Total de reuniones
Asistencia individual


ELABORACIN DE CUADROS DE VALORACIN ACADMICA DE LOS ESTUDIANTES

PASOS
1 Elabora formatos de cuadros para registrar
conceptos evaluativos
2 Presenta formatos a los Jefes de rea Vicerrector Vicerrectorado
3 Estudia los formatos aplicando cambios si
son necesarios y los aprueba.
Jefes de rea Jefatura de Area
4 Imprime los formatos Secretaria Secretara
5 Entrega formatos a los docentes Vicerrector Sala de
profesores
6 Registra los logros obtenidos por el alumno
con su valoracin
conceptual,Procedimental, actitudinal.
Docente Sala de
profesores
7 Entrega los resultados del periodo en los
cuadros debidamente elaborados.
Docente Gua de Curso
PUNTOS DE CONTROL: Formato de cuadro de calificacin
elaborados
INDICADOR: Fortalezas
Debilidades
Recomendaciones
Concepto valorativo


SALIDAS PEDAGGICAS PARA DOCENTES
1 Elabora cronograma de salidas
pedaggicas para docentes
2 Visita los lugares haciendo cotizaciones
de costos.
3 Presenta proyecto pedaggico Vicerrector Rectorado
4 Estudia factibilidad de la salida de
acuerdo al proyecto presentado.

5 Autoriza el proyecto para su ejecucin Consejo Directivo Rectorado
6 Apoya la salida pedaggica de los
docentes
7 Organiza la salida de acuerdo con los
parmetros estipulados en el proyecto.
Vicerrector y
Docentes
Vicerrectorado
Sala de profesores
8 Solicita autorizacin en la Direccin de
Educacin.
Rector Direccin de
Educacin.
9 Realiza la salida Docentes Sitio de salidas
pedaggicas
10 Elabora informe escrito Docentes Sala de profesores
11 Presenta informe a Vicerrectorado Docentes Vicerrectorado
Proyecto pedaggico
Informe escrito
INDICADOR: Nmero de docentes que participan en las

salidas pedaggicas
CONVIVENCIAS DE DOCENTES
1
Asigna fechas para convivencias en
cronograma de actividades.
2 Gestiona ante entidades especializadas Vicerrector Vicerrectorado
3 Contrata conferencistas Rector Rectorado
4
Alquila un lugar adecuado para la
convivencia
Rector Rectorado
5
Prepara los recursos necesarios para la
convivencia
6 Organiza la agenda para la convivencia Vicerrector Vicerrectorado
7
Notifica a los participantes da, hora y lugar
de la conferencia.
8
Evala el trabajo realizado con participacin
de los asistentes
9
Analiza los resultados de la evaluacin y
plantea recomendaciones para prximas
conferencias.
Vicerrector Rectorado
Informe escrito
INDICADOR: Numero de docentes que participan en la
convivencia


ELABORACIN DE PLAN ANUAL DE ACTUALIZACIN DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS
ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE ACTUALIZACIN DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS
1 Diagnostica necesidades de capacitacin
docente.
Rector
Vicerrector
Rectorado
Vicerrectorado
2 Establece comunicacin con las entidades
que ofrecen la capacitacin.
Rector
Vicerrector
Rectorado
Vicerrectorado
3 Elabora un cronograma de capacitacin
docente y administrativa
Rector
Vicerrector
Rectorado
Vicerrectorado
4 Inscribe a los docentes y administrativos en
la fecha sealada
Rector-Secretaria Rectorado
5 Participa en los cursos de capacitacion Docente Sitio de
capacitacion.
6 Entrega certificado sobre capacitacin
recibida.
Rector Rectorado
7 Brinda espacios para que docentes
socialicen a los dems compaeros lo
aprendido en talleres de capacitacin
Rector Sala de
profesores
PUNTOS DE CONTROL: Diagnstico
Cronograma
Informe escrito
INDICADOR: Nmero de cursos recibidos
Nmero de docentes participantes


Temticas tratadas
EVALUACIN DE DOCENTES
1 Controla el cumplimiento de horario de
entrada y salida de los docentes
Inspector Inspeccin
2 Observa el desempeo pedaggico del
docente en el aula y actividades
pedaggicas.
Vicerrector Saln de clase
3 Verifica la participacin de los docentes
en las actividades escolares
programadas.
Inspector Inspeccin
4 Observa las relaciones interpersonales
de cada docente con los miembros de la
comunidad educativa.
Rector, Vicerrector
Estudiantes y
PPFF.
Rectorado
Vicerrectorado
Aulas de clase y
comunidad.
5 Presenta evidencias de trabajo
realizado cuando le sean solicitadas.
Docentes Vicerrectorado
6 Aplica el proceso de evaluacin docente
segn parmetros establecidos
legalmente.
Rector-delegado
ME
Aula de clase
7 Promedia el desempeo Rector Rectorado
8 Firma, enva informe y archiva copia. Rector Secretara
PUNTOS DE CONTROL: Control de asistencia
Permisos
Puntualidad
INDICADOR: Normas educativas

PRESENTACIN DE DOCENTES NUEVOS
1 Presenta la documentacin completa Docente Rectorado
2 Entrega documentacin completa en
carpeta
Docente Rectorado
3 Archiva documentacin del docente
posesionado
4 Hace la presentacin al docente Vicerrector Aula de clases
5 Empieza a cumplir funciones Docente
Aula de clases
PUNTOS DE CONTROL: Documentos personales
Documentos institucionales
INDICADOR: Especialidad del docente
PRESENTACIN DE DOCENTES ANTIGUOS
1 Firma Registro de asistencia Docente Inspeccin
2 Asiste a reunin de iniciacin escolar Docente Saln de clase
3 Presenta documentacin personal que le sea
requerida
Docente Secretara
4 Desarrolla trabajo de planeacin institucional Docente Vicerrectorado
5 Presenta informes de trabajo realizado
durante semana de planeacin
Docente Jefe de rea

6 Inicia labores acadmicas asignadas Docente Saln de clase

PUNTOS DE CONTROL: Libro de registro
Documentos institucionales
INDICADOR: Especialidad del docente

ADMINISTRATIVO
DERECHO DE PETICIN
1 Presenta documento escrito en forma
personal
Persona interesada Secretara
2 Analiza el documento y su contenido Rector Rectorado
3 Da respuesta a la peticin dentro de los
trminos legales.
Rector Rectorado
4 Procede y da respuesta de acuerdo a la
normatividad.
Rector Interesado
5 Informa resultados Rector Rectorado
6 Archiva documentos Secretaria Secretara
PUNTOS DE CONTROL: Documento
Normas legales
INDICADOR: Respuesta dentro de trminos legales


ACCIN DE AMPARO
1 Establece documentos Secretaria Secretara
2 Estudia el asunto de amparo Rector Rectorado
3 Da respuesta dentro de los trminos
legales
Rector Rectorado
4 Asiste al juzgado a responder citacin Rector Rectorado
5 Impugna dentro de los trminos
legales si legalmente procede
Rector Rectorado
6 Acata, firma y procede segn fallo
jurdico
Rector Rectorado
7 Tiene encuenta el derecho de amparo
para prximas situaciones.
Rector y personal de la
institucin
Rectorado
8 Registra e informa sobre el derecho de
amparo
Rector Rectorado
9 Archiva documentos Secretaria Secretara
PUNTOS DE CONTROL: Documentos del amparo
Respuesta sustentada
Fallo judicial
INDICADOR: Derecho de reposicin
Acatamiento al fallo


CELEBRACIN DE LA SEMANA CULTURAL
1
Rene a los profesores de la
comisin cultural
2
Escuchan propuestas e
iniciativas
Presidente Sala de profesores
3 Elaboran proyecto
Docentes de la
comisin
Sala de profesores
4
Rene Consejo Directivo para
estudio y aprobacin del
proyecto
Rector Rectorado
5 Ejecuta el proyecto
Docentes de la
comisin
Estudiantes
Sitio de las
actividades culturales
6
Evalan las actividades
realizadas en la semana cultural
Alumnos
Docentes
Directivos
profesores
7 Presenta informe escrito
Presidente de la
comisin cultural
Vicerrectorado
PUNTOS DE CONTROL: Proyecto pedaggico
Informe escrito
INDICADOR: Nmero de alumnos participantes


CELEBRACIN DE ACTIVIDADES ESPECIALES
1 Forma el comit organizador Vicerrector Vicerrectorado
2
Rene el comit y escucha
propuestas e iniciativas
3
Elaboran proyecto y lo
presentan a vicerrectorado
Comit organizador y
comisiones
Vicerrectorado
4
Presenta informe escrito a
vicerrectorado
Comit organizador Vicerrectorado
5 Ejecuta el proyecto
Comit organizador
Docentes y estudiantes
En la institucin o fuera
de ella
6
Evalan las actividades
realizadas
Alumnos
Docentes
Directivos
profesores
7 Presenta informe escrito
Comit organizador

Vicerrectorado
PUNTOS DE CONTROL: Proyecto pedaggico
Informe escrito
INDICADOR: Nmero de participantes

CONMEMORACIN DE FIESTAS PATRIAS
CONMEMORACIN DE FIESTAS PATRIAS
1 Rene a la comunidad educativa
para escuchar ideas y
Comisin cultural Sala de profesores


propuestas.
2 Asigna responsabilidades por
grupos o individualmente
Comisin cultural Sala de profesores
3 Controla cumplimiento de
responsabilidades asignadas
Vicerrector e Inspector Vicerrectorado
Inspeccin
4 Desarrolla las actividades
programadas para conmemorar
la fiesta patria.
Directivos
Docentes y comisiones
Alumnos
Sitio de la
conmemoracin de
las fiestas
5 Evala los procesos y
actividades desarrolladas.
Docentes
Comisiones,
estudiantes y Padres de
familia
profesores
6 Elabora informe escrito de las
actividades desarrolladas para
presentarlo a rectora.
Presidente/a Vicerrectorado
Agenda desarrollada
Informe escrito o acta
INDICADOR: No. de participantes
Estudiantes que izan la bandera
ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

PASOS
1
Seleccin y dilogo de la institucin
para el intercambio
Comunidad
educativa
Rectorado
2
Enva la correspondencia solicitando
el intercambio.
Rector Rectorado

3
Presenta y firma el convenio del
intercambio, social, cultural,
deportivo, cientfico y tecnolgico
Rector
Institucin para el
intercambio
4 Participan del intercambio.
Docentes
Estudiantes
Autoridades
Institucin del
intercambio
5
Presenta informe escrito de la
actividad agregando las
recomendaciones.
Responsable del
intercambio
Rectorado
6 Evaluacin del intercambio
Comunidad
educativa
Sesin de Directivos
y profesores.
Informe escrito, convenios firmados
INDICADOR: Actividades realizadas
No. de instituciones integradas


EVALUACIN ACADMICA DE LOS ESTUDIANTES
1 Disea instrumentos de evaluacin y
autoevaluacin teniendo en cuenta
metas para formular recomendaciones
Comisin pedaggica Sala de
profesores
2 Socializa los instrumentos de evaluacin
y autoevaluacin
Vicerrector y comisin
pedaggica.
Aula virtual
3 Aplica tcnicas e instrumentos de
evaluacin a educandos
docentes Aula de clase
4 Analiza resultados a travs de tcnicas
estadsticas
Juntas de curso Junta de cursos
5 Plantea recomendaciones que permiten
superar dificultades.
Comisin pedaggica y
COBE
Sala de
profesores
PUNTOS DE CONTROL: Instrumento de evaluacin
INDICADOR: Grficas estadsticas de los resultados
ELABORACIN DEL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI)
1
Convoca representantes de cada estamento
de la comunidad educativa
Rector Rectorado
2
Da a conocer objetivos y fines del PEI Rector Sala de
profesores
3
Asigna responsabilidades a cada estamento de
la comunidad educativa para actualizacin y
ajustes del PEI, segn componente.
4
Elabora plan operativo de gestin Consejo Directivo Rectorado

5 Convoca plenaria para socializar y
aprobar ajustes
Rector Aula virtual
6 Elaboran instrumentos de evaluacin del
PEI
7 Convoca Consejo Directivo para revisin
y aprobacin del PEI
Rector Rectorado
8 Elaboran instrumentos de seguimiento y
monitoreo del PEI
9 Aprueban parmetros de cada
instrumento
Junta de Directivos y
profesores
Aula Virtual
10 Realiza peridicamente evaluacin y
seguimiento del Proyecto Educativo
Institucional
Consejo Directivo Vicerrectorado
11 Realizan evaluacin institucional del PEI
cada fin de ao
Junta de Directivos y
Profesores
Aula virtual
12 Tabula resultados Consejo Directivo Vicerrectorado
13 Analiza resultados y aportes para
incluirlos en el PEI, el ao lectivo
siguiente
Directivos y
Profesores
Aula virtual
PUNTOS DE CONTROL: Ley orgnica de educacin
intercultural del 31 de marzo del 2011
Documento escrito
INDICADOR: Resultados estadsticos
Estamentos participantes


PLAN DE ESTUDIOS POR ASIGNATURA
PLAN CURRICULAR en adelante
PASO DETALLE RESPONSABLE()S DEPENDENCIA
1 Convoca a la comisin acadmica de
la institucin
2 Estudian y aprueban los planes
curriculares y proyecto presentado por
los maestros
Vicerrector y comisin
pedaggica
Vicerrectorado
3 Analizan las necesidades de la
poblacin educativa
4 Aprueban si el proyecto est
debidamente identificado con el
proyecto educativo institucional, en
caso contrario sugieren ajustes.
Consejo acadmico Consejo acadmico
5 Elabora el acta de aprobacin para
adoptar el plan de estudios.
6 Revisan y firman el acta de
aprobacin
7 Convoca al Consejo Directivo Rector Rectorado
8 Presenta el plan de estudios a los
docentes aprobado por el consejo
acadmico
Rector Sesin de
directivos y
profesores
9 Estudia y aprueba el plan de estudios
de la institucin
10 Elabora el acta, revisan y firman Consejo Directivo Rectorado
11 Comunica por escrito a los docentes Rector Sala de profesores


el plan de estudios aprobado
PUNTOS DE CONTROL: Acta de aprobacin
Documento escrito
INDICADOR: Diario de clase
Docentes participantes
PROYECTOS TRANSVERSALES
1 Hacen diagnstico de necesidades
Docentes
Vicerrector, rector
Colegio
2 Organiza grupos de trabajo
Docentes
Vicerrector
Vicerrectorado
3 Asigna un proyecto a cada grupo
Vicerrector

Vicerrectorado
4 Elabora el proyecto transversal Docentes Sala de profesores
5 Socializa el proyecto
Docentes
encargados
Sala de profesores
6
Aprueba el proyecto autorizando su
ejecucin
Consejo directivo Rectorado
7
Ejecuta el proyecto de acuerdo al plan
presentado
Grupo de docentes
Alumnos
Aulas de clase
8
Evala las actividades realizadas del
proyecto de manera peridica
Docentes
Vicerrector, Rector
profesores
9 Presenta un informe escrito final Grupo de docentes Vicerrectorado
PUNTOS DE CONTROL: Proyecto escrito
Cronograma
Informe final

INDICADOR: Costo total del proyecto
PLAN DE MEJORAMIENTO ACADMICO
1 Elabora lista de alumnos que tienen
debilidades en el rea.
Docente Jefatura de rea
2 Hace lista de las debilidades que tienen
los alumnos
3 Plantea estrategias y actividades
metodolgicas que ayuden a los alumnos
a superar debilidades
4 Orienta talleres a los alumnos Docente Jefatura de rea
5 Evala las actividades desarrolladas por
los alumnos.
6 Entrega informe escrito a la comisin de
evaluacin con los resultados obtenidos
por cada uno de los alumnos.
Docente Comisin de
evaluacin

PUNTOS DE CONTROL: Registro de logros
Plan de recuperacin
Informe escrito
INDICADOR: Nmero de estudiantes con dificultades


PERMISOS A PERSONAL ADMINISTRATIVO
PERMISOS A PERSONAL ADMINISTRATIVO
1 Solicita de manera verbal o escrita segn el
nmero de das u horas el permiso
Empleado Rectorado
2 Aprueba o desaprueba el permiso Rector Rectorado
PUNTOS DE CONTROL: Formato de permisos
INDICADOR: Nmero de permisos por mes

SANCIONES AL PERSONAL ADMINISTRATIVO
1 Conoce los deberes y los derechos que tiene
de acuerdo al cargo que desempea.
Rector Rectorado
2 Informa anomalas sobre trabajo de
administrativos
Vicerrector Rectorado
3 Llama la atencin de manera verbal Rector Rectorado
4 Presenta memorando por escrito Rector Rectorado
5 Presenta descargos Empleado Rectorado
6 Impone sancin o suspende al empleado si la
situacin lo amerita.
Rector Rectorado
7 Archiva la informacin Secretaria Secretara
8 Regresa una vez cumple la sancin Empleado Su


dependencia
PUNTOS DE CONTROL: Manual de funciones
Archivo
INDICADOR: Nmero de memorandos
MATRCULAS
1 Fija fechas y requisitos para
elaborar matrculas
Ministerio de
Educacin
Direccin provincial de
Educacin
2 Elabora formato de matrcula
acorde con requisitos de ley
3 Aprueba o seala ajustes a
formato de matrcula
Rector Rectorado
4 Publica requisitos y fechas de
matrcula
5 Revisa documentos y llena formato
de matrcula
6 Firma la matrcula padre de familia
y secretaria
Padre de familia Secretara
7 Aprueba la matrcula y la firma Rector Rectorado
PUNTOS DE CONTROL: Documentos para matrcula
Matrcula elaborada
INDICADOR: Nmero de cupos disponibles
Nmero de estudiantes matriculados


ORGANIZACIN DEL GOBIERNO ESCOLAR
1
Explica cules son los entes que
forman el gobierno escolar. y sus
funciones
Rector y gua de
curso

Rectorado y aulas
2
Eligen representantes de los
docentes
Docentes del colegio
Asamblea de
docentes
3
Eligen los representantes de padres
de familia
Padres de familia
Asamblea de padres
de familia
4
Eligen representante de los
estudiantes
Estudiantes Consejo estudiantil
5
Elige representante de los
exalumnos
Consejo de
egresados
Asamblea de
egresados
6
Elige representante del sector
productivo
Rector
Cmara de
produccin
7
Posesiona a los entes del gobierno
escolar
Rector
Asamblea de padres
de familia
8 Firman el acta
Integrantes de cada
sector
Asamblea de padres
de familia
PUNTOS DE CONTROL: Actas de eleccin
INDICADOR: No. de asistentes a la reunin


INSTALACIN DEL CONSEJO DIRECTIVO
INSTALACIN DEL CONSEJO DIRECTIVO
1
Convoca la reunin de
instalacin
Rector Sala de sesiones
2
Llama a lista y verifica el
qurum
Secretaria
profesores
3
Lee funciones del Consejo
directivo
Secretario
profesores
4
Instala el Consejo
Directivo
Rector
profesores
5
Elabora cronograma de
reuniones
Rector Rectorado
6 Firman acta de instalacin
Miembros del Consejo
Directivo
profesores
PUNTOS DE CONTROL: Acta de instalacin
INDICADOR: Registro de asistencia
MODIFICACIN DEL MANUAL DE CONVIVENCIA
1 Convocan a reunin la asamblea
estudiantil, representantes de
padres y profesores.
Rector Rectorado
2 Establece parmetros para
evaluacin, estudio y ajuste del
Rector, Consejo
acadmico
Rectorado


manual de convivencia.
3 Asiste reuniones para recibir
aportes de cada estamento.
Rector y vicerrector Sesin de directivos y
profesores
4 Dirige plenarias de socializacin Rector Sesin de directivos y
profesores
5 Asigna comit de organizacin,
revisin y elaboracin del manual
de convivencia.
Rector Sesin de profesores y
consejo estudiantil
6 Convoca al Consejo Directivo para
aprobar el manual de convivencia.
Rector Rectorado
7 Aprueba mediante acuerdo Consejo Directivo Rectorado
8 Reproduce y publica el manual de
convivencia.
Rector Secretara
9 Realiza seguimiento y evaluacin
semestral de su aplicacin
Vicerrector y
docentes
profesores
10 Realizan evaluacin del manual de
convivencia al finalizar el ao
lectivo.
Rector y vicerrectora Sesin de directivos y
profesores
11 Tabula y analiza resultados. Comisin pedaggica Sala de profesores
12 Propone cambios y estrategias que
permitan mejorar el manual de
convivencia
Autoridades y
docentes
Rectorado
PUNTOS DE CONTROL: Actas
Estadstica
Manual de convivencia
INDICADOR: Resultados estadsticos


EXPEDICIN DE DOCUMENTOS Y CERTIFICACIONES

PASO
DETALLE - DESCRIPCIN RESPONSABLE(S) DEPENDENCIA
1 Recibe solicitud de elaboracin y toma los
datos personales del interesado
2 No recibe dinero por valor de la constancia o
certificado, para su consignacin
3 Verifica datos en sistema y libros para hacer
la impresin.
4 Entrega documento completo para firmas Secretaria Secretara
5 Firma certificados y documentos Rector,
secretaria
pagadora
Rectorado
Secretara
6 Recibe los certificados y/o documentos
debidamente firmados
Solicitante Secretara
7 Pide recibo y verifica datos para la entrega a
la persona solicitante.
8 Entrega original y copia al solicitante para
firma de recibido, luego de su aceptacin de
datos all registrados
9 Archiva copia para la institucin Secretaria Secretara
PUNTOS DE CONTROL: Recibo de
Documentos para archivo
Firma de documentos
INDICADOR: Nmero de constancias que se solicitan

EXPEDICIN DE BOLETINES DE NOTAS
1 Elabora formato nico de boletines de notas
acorde con el los aos de educacin y
especialidad
2 Fotocopia de boletines de notas el nmero
de veces que es requerido
3 Entrega a los guas para repartir a los
alumnos de los curso
4 Entrega de boletines de notas a guas para
repartir por cursos y paralelos en sesin
5 Diligencia de boletines de notas para
presentarlo cuando se lo exijan.
Estudiante Secretara
PUNTOS DE CONTROL: Formato
Firmas
INDICADOR: alumnos que lo entregan

FOTOCOPIADO
FOTOCOPIADO

PASOS
1 Recibe la solicitud por parte del cliente Secretaria Secretara
2 Procede a fotocopiar Secretaria Secretara
3
Entrega fotocopias y relaciona las que se
requieren para desarrollo de la institucin.


4
Entrega fotocopias y hace el cobro
respectivo
5
Entrega relacin de los recaudos a la
colectura y conserva el dinero para su
reinversin.
PUNTOS DE CONTROL: Fotocopias
Recibo de consignacin
INDICADOR: Nmero de fotocopias para la institucin
Nmero de fotocopias para alumnos y docentes
SUMINISTROS INTERNOS
1 Presenta la solicitud escrita de los
elementos que necesita.
Docentes
Administrativos
Personal de servicio
Estudiantes
Secretara
2 Verifica el plan de necesidades del
solicitante.
Rector, vicerrector
Consejo Directivo
Secretara
3 Informan a la dependencia superior si
las circunstancias lo ameritan.
Profesores
Vicerrector
Funcionarios y
empleados
Rectorado
3 Facilita los elementos si estn a su
alcance.
Profesores
Vicerrector
Funcionarios y
empleados
Secretara
4 Solicita la inclusin de los elementos al
inventario que tiene a su cargo.
Profesores
Vicerrector
colectura

Funcionarios y
empleados
5 Relaciona los elementos entregados o
recibidos en formato o inventarios.
Profesores
Vicerrector
Funcionarios y
empleados
Colectura
6 Devuelve los elementos en perfecto
estado a quien corresponda.
Profesores
Vicerrector
Funcionarios y
empleados
Secretara y
colectura
PUNTOS DE CONTROL: Inventarios
INDICADOR: Estado de los objetos

PRSTAMO DE EQUIPOS
1
Recibe solicitud escrita por parte del
peticionario.
2 Analiza y da respuesta a la solicitud.
Colector y
vicerrectora
Colectura o
Vicerrectorado
3 Entrega los equipos probados. solicitante
Colectura o
vicerrectorado
4
Recibe los equipos en las condiciones
entregadas.
Colector
vicerrectora
Colectura o
vicerrectorado
INDICADOR: Estado en que se entregan los equipos (acta)

Estado en que se reciben los equipos (acta)
USO DE INSTALACIONES DEL PLANTEL POR TERCEROS

PASOS
1
Recibe la solicitud por escrito de la
entidad peticionaria.
2 Analiza y da respuesta a la solicitud. Recto Rectorado
3
Presenta los requerimientos al solicitante
y entrega los equipos e instalaciones
necesarias.
Rector o encargado
del bien
Rectorado
4
Recibe los equipos e instalaciones en
las condiciones entregadas.
Peticionario
Sitio de la
entrega
5

Entrega los equipos e instalaciones en
las mismas condiciones que recibi
Rector o custodio del
bien
Sitio de la
entrega
Estado de los equipos
Acta de entrega - recepcin
INDICADOR: Actividades para las que se usa
Nmero de personas que hacen uso
Impacto social

INVENTARIOS
INVENTARIOS
1 Elabora el formato Colector Colectura


2 Revisin y verificacin del estado de los
objetos y llena el formato
Colector colectura
3 Registro de bienes recibidos y bienes
entregados
Colector Colectura
4 Anota las observaciones necesarias de
aclaracin de quien recibe y quien entrega
los bienes
Colector Colectura
5 Firma el acta de entrega recepcin de
bienes
Colector y
Persona que recibe
Colectura
6 Archiva inventarios Secretaria y
colector
Secretara y
colectura
PUNTOS DE CONTROL: Formato codificado
Actas de quien recibe
Actas de quien entrega
INDICADOR: Estado de objetos y equipos
Frecuencia de uso
CONTRATACIN DIRECTA
1 Expide certificado de disponibilidad
presupuestaria y de caja con el que se
atender el compromiso.
Colector colectura
2 Elabora y / o solicita al proveedor o
contratista los documentos necesarios
para respaldar el compromiso.
Colector Colectura
3 Compromete mediante registro y
reserva presupuestaria, el rubro y as
garantizar el pago.
Colector Colectura

4 Prepara contrato para firmas
incluyendo rubro presupuestaria a
afectar
Talento Humano Inspeccin
5 Suscribe contrato de prestacin de
servicios u orden de trabajo.
Rector, contratado y
Talento Humano
Rectorado e
Inspeccin
6 Archiva el consecutivo de los contratos
para posterior entrega de cuentas
oficiales.
Colector y Talento
Humano
Colectura e
Inspeccin
PUNTOS DE CONTROL: Disponibilidad presupuestaria
Cuentas bancarios
Contratos
INDICADOR: Nmero de beneficiarios
Cronograma de firma de contrato
ELABORACIN Y EVALUACIN DEL POA
1 Determina aspectos a mejorar por
actividades generales y especficas
Rector Vicerrector Rectorado
2 Organiza actividades a desarrollar en cada
uno de los captulos
Rector Vicerrector Rectorado
3 Fija costos y recursos necesarios Rector y colector Rectorado
4 Define las actividades y proyectos a llevar a
cabo.
Rector Vicerrector Vicerrectorado
5 Elabora un cronograma Vicerrector Vicerrectorado
6 Elabora los formatos para evaluacin y
control
Rector
Vicerrector
Rectorado
7 Archiva documentos. Secretaria Secretara
PUNTOS DE CONTROL: PEI

Cronograma
Formatos
INDICADOR: Costos
Recursos
Nmero de participantes
Nmero de beneficiarios
PROYECCIN DE INGRESOS
1 Proyecta el nmero de estudiantes
por grado, nivel y docentes
Consejo Directivo
Directivos
Rectorado
2 Presenta proyecciones y propuestas
de cobertura ante las autoridades
educativas para su aprobacin
Rector Rectorado
3 Aprueba proyecciones y propuestas
de cobertura para la institucin
Planeamiento de la
Educacin, Currculo y
Educacin Tcnica
Direccin
provincial de
Educacin
4 Resuelve sobre la extensin mxima
la autorizacin de aos lectivos de
funcionamiento a cobrar por
estudiante.
Planeamiento de la
Educacin, Currculo y
Educacin Tcnica
Direccin
Provincial de
Educacin
5 Programa ingresos
econmicosespeciales teniendo
encuenta el nmero de estudiantes
por curso y paralelo, los estmulos a
otorgar y la poblacin a subsidiar.
Rector y colector rectorado

6 Programa ingresos secundarios
acorde con otros servicios prestados
por la institucin.
Rector y colector Rectorado
7 Elabora proyectos de presupuesto de
ingresos con su respectivo proyecto
de gasto
8 Aprueba proyecto de presupuesto de
ingresos
Consejo Directivo
Rectorado
PUNTOS DE CONTROL: Diagnstico de necesidades
INDICADOR: Estudiantes matriculados
Nmero de cupos disponibles

PROYECCIN DE GASTOS
PROYECCIN DE LOS GASTOS
1 Presentan proyectos para el ao fiscal
inmediatamente siguiente acorde con su
rea y programa.
Directivos,Docentes
Administrativos
Rectorado
2 Asignan rubro a cada proyecto acorde con
los presentados.
3 Estructuran el presupuesto de gastos acorde
con la norma de la Contralora General del
estado.
4 Presenta proyecto de presupuesto de gastos
ante Consejo Directivo.
5 Aprueba proyecto de presupuesto de gastos Consejo Directivo Rectorado


PUNTOS DE CONTROL: Presupuesto
INDICADOR: cotizaciones
ELABORACIN Y APROBACIN DE PRESUPUESTO
1 Elabora el proyecto de presupuesto de la
siguiente vigencia, incorporando el plan de
ventas con los soportes respectivos.
2 Convoca a Consejo Directivo Rector Rectorado
3 Estudia el proyecto presentado, si lo
encuentra correcto procede a su
aprobacin. En caso contrario, solicita los
ajustes.
4 Elabora el acuerdo de aprobacin del
presupuesto
5 Revisa el acuerdo de presupuesto y
presenta al Consejo Directivo
Rector Rectorado
6 Firma el acuerdo de presupuesto Consejo Directivo Rectorado
7 Conserva el acuerdo y los documentos
soporte para su ejecucin.
Secretaria y
colector
Secretara y
colectura
PUNTOS DE CONTROL: Actas
Acuerdo de aprobacin
Documentos
INDICADOR: Cotizaciones
Facturas

INFORME DE INGRESOS INSTITUCIONALES
1
Informan de manera clara y oportuna el valor
a los usuarios de los servicios educativos
Consejo Directivo
Rector
Rectorado
2
Fija en lugar pblico la relacin de costos y
puntos de pago
Colector Colectura
3 Recoge las de compras Colector Colectura
4
Relaciona en el presupuesto cada una de
las consignaciones o compras
Colector Colectura
5
Presenta informe al Consejo Directivo sobre
ingresos y egresos
Colector Colectura

PUNTOS DE CONTROL: Estratos bancarios
Libros contables
INDICADOR: Nmero de estudiantes, padres o personas
que pagan
EJECUCIN DEL PRESUPUESTO
1 Elabora lista de gastos del cuatrimestre Rector y colector Rectorado
2 Presenta disponibilidad presupuestaria
y de tesorera el colector y secretaria
Colector y
secretaria
Colectura y
secretara
3 Presenta a consideracin del Consejo
Directivo los gastos del cuatrimestre
Rector Rectorado
4 Aprueba gastos del cuatrimestre Consejo Directivo Rectorado

5 Efectan retiros bancarios Colector y
secretaria
Banco Nacional de
Fomento
6 Ejecuta los pagos acorde con las
obligaciones o cuentas de cobro
disponible
Colector Colectura
PUNTOS DE CONTROL: Plan de inversin
Estratos bancarios
Actas
roles de pago, comprobantes de pago

INDICADOR: Facturas de compra
Cuentas de cobro

EVALUACIN PRESUPUESTAL
EVALUACIN PRESUPUESTARIA
1 Elabora el proyecto modificacin: traslados
adiciones reducciones
encuentra correcto procede a su aprobacin.
En caso contrario, solicita los ajustes.
4 Elabora ajustes mediante acuerdo al
presupuesto
Colector Colectura
5 Revisa y firma el acuerdo Consejo Directivo Rectorado
6 Conserva el documento soporte para su Colector Colectura


ejecucin
7 Ejecuta modificaciones Colector Colectura
PUNTOS DE CONTROL: Propuestas de modificacin
presupuestal
Actas
INDICADOR: Recibos de compra
MODIFICACIN PRESUPUESTARIA
1 Presenta mensualmente un informe a
Rectora sobre ejecucin presupuestaria.
Colector Rectora
2 Presenta informe de lo ejecutado con
respecto al plan anual, mensual izada y
cuatrimestral de Caja
Colector Colectura
3 Presenta propuestas de traslados y / o
adicionales a Rectora.
Colector Rectorado
4 Presenta propuesta motivada de traslados y /
o adiciones al Consejo Directivo.
Rector Rectorado
5 Aprueba propuesta de traslado y / o
adiciones mediante acuerdo.
6 Elabora el acuerdo de traslados y / o
adiciones
Colector Colectura
7 Firma acuerdo de traslados y / o adiciones Consejo Directivo Rectorado
PUNTOS DE CONTROL: Informes
Propuestas para traslados
Acta
INDICADOR: Nmero de obras

Nmero de adquisiciones

APROBACIN Y EJECUCIN DE CAJA CHICA
1 Elabora el proyecto para aprobacin Secretario y colector Secretara
2 Presenta a Consejo Directivo para
aprobacin
Rector Rectorado
3 Aprueba y firma o seala ajustes al
proyecto mediante acuerdo
4 Hace apertura formal en libro destinado
para el efecto, y entrega a la persona
designada por el Consejo Directivo
mediante acuerdo.
Colector Colectura
5 Suscribe pliza de manejo requerido por la
institucin
6 Recibe dinero segn aprobacin del
Consejo Directivo.
7 Elabora recibo de caja a la persona
autorizada por el Consejo Directivo y
entrega de dinero.
Colector Colectura
8 Adjunta a recibo de caja, recibos de compra
verificando requisitos exigidos por el
colector
9 Registra a diario los egresos, segn los
rubros aprobados por Consejo Directivo y
exige los documentos que respaldan los
egresos.

10 Entrega informe al finalizar cada mes a
Rectorado para el reembolso de caja
menor.
11 Recibe valor reembolso Secretaria Secretara
12 Cierran formalmente el libro y los egresos
de caja menor al finalizar el periodo fiscal o
antes si lo determina el Consejo Directivo.
Rector
Secretaria
Rectorado
PUNTOS DE CONTROL: Pliza de manejo
Libro de cuentas
Recibos de caja
INDICADOR: Cantidad de recibos de pago
Dinero invertido y dinero gastado

MOVIMIENTO DE CAJA
MOVIMIENTO DE CAJA

PASO
1 Recibe dinero segn aprobacin del
Consejo Directivo.
2 Elabora recibo de caja a la persona
autorizada por Rector y entrega de dinero.
3 Adjunta a recibo de caja, recibos de compra
verificando requisitos exigidos por el
colector.
4 Registra a diario los egresos, segn los
rubros aprobados por Consejo Directivo y
exige los documentos que respaldan los


egresos.
5 Entrega informe al finalizar cada mes a
Rectorado para el reembolso de caja chica.
6 Recibe valor de reembolso Secretaria Secretara
1 Cierran formalmente el libro y los egresos
de caja menor al finalizar el periodo fiscal o
antes si lo determina el Consejo Directivo.
Rector
Secretaria
Rectora
PUNTOS DE CONTROL: Recibo de caja
Facturas de compra
INDICADOR: cantidad de dinero que se gasta por da
Informe
Dinero que sale y dinero que queda (saldo)
ELABORACIN DEL PAC. (PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA)

PASO
1 Elaboran el proyecto de PAC. de la siguiente
vigencia.
Rector y colector Rector
encuentra correcto procede a su aprobacin.
En caso contrario, solicita los ajustes.
4 Elabora ajustes del PAC. Colector Colectura
5 Revisa el PAC. Consejo Directivo Rectorado
6 Firma el PAC. Consejo Directivo Rectorado
1 Conserva el documento soporte para su
ejecucin.
Colector Colectura
PUNTOS DE CONTROL: Proyecto

Acta
INDICADOR: Dinero disponible (saldo)
PAGOS
1 Revisa que existe rubro presupuestaria en la
partida correspondiente al que debe
cargarse la obligacin a pagar
Colector Colectura
2 Revisa que exista disponibilidad en el flujo
de caja y en el presupuesto con el que se
atender el compromiso
Colector Colectura
3 .Expide certificado de disponibilidad
presupuestaria con el que se atender el
compromiso.
Colector Colectura
4 Elabora y / o solicita al proveedor o
contratista los documentos necesarios para
respaldar el compromiso
Colector Colectura
5 Compromete mediante registro y reserva
presupuestaria, el rubro y as garantizar el
pago.
Colector Colectura
6 Expide la factura o respaldo a satisfaccin
del bien o servicio.
Proveedor o
contratista
Colectura
7 Elabora comprobante de egreso
describiendo el bien o servicio cancelado,
efectuando retenciones cuando haya lugar.
Colector Colectura
8 Adjunta a comprobante de egreso:
certificado de disponibilidad presupuestal,
recibido a satisfaccin, orden de servicio o
Colector Colectura

de trabajo, cuenta de cobro o factura.
9 Elabora comprobante de egreso para firma
del y proveedor
Colector colectura
10 Firma de comprobante de egreso Colector y
proveedor
Colectura
11 Archiva el consecutivo de los comprobantes
de egreso, para posterior entrega de
cuentas oficiales.
Colector Colectura
PUNTOS DE CONTROL: Presupuesto
Documentos comerciales
INDICADOR: Dinero disponible
Costo bien adquirido

INFORMES A CONTRALORIA
INFORMES A CONTRALORA
1 Relaciona informes peridicamente de la
ejecucin presupuestaria en medio
magntico y escrito
Colector Colectura
2 Dispone de copias de cada documento de
valor como plizas de manejo
Colector Colectura
3 Adjunta y relaciona cada uno de los informes
reportados
Colector Colectura
4 Elabora informes financieros y contables Colector Colectura
5 Presenta ante Rectorado informes para firma
del Rector y colector
Colector Colectura
6 Presenta en fecha oportuna los informes ante Colector Contralora


la Contralora
7 Presenta relacin de documentos que
requiere la Contralora para complemento de
informes
Colector Contralora
PUNTOS DE CONTROL: informes
Plizas de manejo
Documentos que se requieren
INDICADORES: Informe emitido por la Contralora
a la auditora realizada.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1 Recibe y archiva los documentos recibidos
por materia, destinatario o asunto de inters
del colegio.
2 Entrega de forma inmediata la
correspondencia al funcionario a quien va
dirigida
3 Anexa la documentacin en las carpetas y
folders correspondientes.
4 Archiva las carpetas y folders en el lugar
designado para stas.
PUNTOS DE CONTROL: Documentos de archivo
INDICADOR: Nmero de documentos recibidos


ATENCIN EN EL BIBLIOTECA
1 Recibe el documento y la solicitud verbal de
la persona para prstamo de libros, videos,

Bibliotecaria Biblioteca
2 Toma datos de la persona responsable, lugar
de destino y cdula o carnet como garanta
3 Toma datos de cantidad y documentos que
solicita
bibliotecaria Biblioteca
4 Entrega los bienes solicitadas. Bibliotecaria Biblioteca
5 Registra devolucin de libros o videos
verificando estado y cantidad y devuelve
garanta
PUNTOS DE CONTROL: Libro de control de prstamos
INDICADOR: Nmero de libros prestados / libros y otros
devueltos
ENVO DE CORRESPONDENCIA
1 Recibe el borrador de los oficios o
cartas, resoluciones y dems
documentos elaborados por el rector,
ms autoridades y docentes

2 Transcribe los oficios, cartas o
resoluciones y dems documentos y
los devuelve al funcionario respectivo
anexando copia de ellos.
3 Revisa los oficios, cartas o resoluciones
y dems documentos para su revisin y
firma correspondiente.
Rector, autoridades,
docentes
Rectorado y otras
dependencias
4 Clasifica la correspondencia a enviar
por rea de destino.
5 Entrega la correspondencia al al
conserje o enva con otros funcionarios
6 Recibe copia del oficio, carta o
resolucin o dems documentos con la
firma y sello correspondiente que
certifique el recibido a satisfaccin.
7 Archiva las copias recibidas a
satisfaccin.
Secretaria auxiliar Secretara
PUNTOS DE CONTROL: Actas de entregado y actas de
recibido
INDICADOR: Relacin de correspondencia enviada

APROBADO POR EL CONSEJO DIRECTIVO

Lic. Edwin Paredes Lic. Fanny Quinga Lic. Mery Cuadrado Lic. Lina Morejn
RECTOR DEL COLEGIO VOCALES DEL CONSEJO DIRECTIVO


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