Acta de Constitucin

del Proyecto
Implantar OpenERP en Servicios de Call Center Peru
Fecha: 21/06/2014























Tabla de contenido

Informacin del Proyecto ......................................................................................... 3
Datos .................................................................................................................... 3
Patrocinador / Patrocinadores .............................................................................. 3
Propsito Proyecto .................................................................................................. 3
Justificacin del Proyecto ....................................................................................... 3
Descripcin del Producto......................................................................................... 4
Descripcin del Proyecto y Entregables .................................................................. 4
Requerimientos de alto nivel ................................................................................... 5
Requerimientos del producto ............................................................................... 5
Requerimientos del proyecto ............................................................................... 6
Alcance ................................................................................................................... 6
Objetivos ................................................................................................................. 7
Riesgos iniciales de alto nivel (Principales Amenazas) ........................................... 7
Oportunidades iniciales de alto nivel ....................................................................... 8
Cronograma de hitos principales ............................................................................. 8
Presupuesto estimado ............................................................................................. 8
Lista de Interesados (stakeholders) ........................................................................ 9
Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad ....................................... 9
Gerente de Proyecto ............................................................................................ 9
Niveles de autoridad ............................................................................................ 9
Aprobaciones ........................................................................................................ 10
Cristhian Donayre .............................................................................................. 10


Informacin del Proyecto
Datos
Empresa / Organizacin Servicios de Call Center Per
Proyecto Implantacin de OpenERP

Fecha de preparacin 21/06/2014
Cliente Servicios de Call Center Per
Patrocinador principal Jefe de Finanzas Cristhian Donayre
Gerente de Proyecto Tec. Huauya Leuyacc Raul.
Patrocinador / Patrocinadores
Nombre Cargo Departamento
/ Divisin
Cristhian
Donayre
Jefe de Finanzas Finanzas
Propsito Proyecto

El objetivo del proyecto es la implantacin de un sistema de Gestin Empresarial
(OpenERP) que integre y automatice los procesos de Finanzas de la empresa
Servicios de Call Center del Peru (SCCP).

Justificacin del Proyecto
Actualmente la empresa cuenta con el sistema INFOR para la contabilidad y otro
sistema desarrollado por el rea de IT para la facturacin, el almacn de
abastecimiento tiene un control basado en Libros Excel.

Los sistemas de contabilidad y facturacin no estn integrados sus bases de
datos no son compatibles. El sistema INFOR es muy lento al procesar la
informacin contable y en reiteradas ocasiones el servicio se satura y solo
permite el acceso a 5 usuarios concurrentes, todo esto genera demoras en la
gestin del rea de Finanzas.



Descripcin del Producto
La implantacin de OpenERP en SCCP se realizara de la siguiente manera:

1. Anlisis de los procesos del rea de Finanzas
Esta etapa tiene la finalidad de identificar cmo funciona el rea finanzas,
para identificar si sus procesos de negocio pueden integrarse dentro de los
propuestos por OpenERP o si la empresa puede adecuarse al modelo
propuesto por el sistema.

2. Instalacin de Servidor
En esta etapa se configura el servidor de pruebas y el servidor de
produccin. Esta etapa concluye con el servidor de produccin configurado
con todos los mdulos que se acord implantar.
3. Capacitacin y soporte
En esta etapa se realiza la capacitacin funcional al personal de finanzas.
Tambin se tiene en cuenta la atencin de casos reales, configuraciones
adicionales o fallos que no fueron considerados en las pruebas


Descripcin del Proyecto y Entregables

El proyecto tendr una duracin de 109 das. Se iniciara el da1 de Julio de 2014
y la puesta en marcha del proyecto ser el 2 de diciembre 2014

El proyecto estar a cargo de:
Huauya Leuyacc Raul
Albert Sanchez
Moreno Roque Anthony
Mori Ocampo Javier
Jhoan Tintaya



La gestin del proyecto se realizara en las oficinas de la TI de SCCP.





Entregables:

Servidor OpenERP en produccin con los mdulos de
Gestin de Contabilidad y Finanzas
Gestin de Clientes y Proveedores
Gestin de Ventas
Gestin de Compras
Gestin de seguimiento de Documentacin
Gestin de Almacn
Gestin de Control de Inventarios
Gestin de Informes
Cliente Open ERP (para 10 sesiones)
Manual Funcional de Servidor OpenERP para SCCP
Manual de Capacitacin de OpenERP para el personal de Finanzas e IT

Requerimientos de alto nivel
Requerimientos del producto
Servidor Windows para la instalacin del servidor OpenERP

Requerimiento de los stakeholders:

Para el usuario (asistentes contables, asistente administrativo, operario de
almacn):
Facilidad de uso

Para Jefe de Finanzas:
Permita el control del proceso contable
Permita el control de la informacin de Clientes y Proveedores
Permita el control de Ventas y Compras
Permita el seguimiento y aprobacin de documentos
Permita el control del Almacn y control de Inventarios
Continuidad del servicio
Que el sistema no se cuelgue cuando trabaja con ms de 10000 registros
Permita trabajar a 10 usuarios concurrentes

Para el jefatura de IT:
Que la Implementacin y el soporte no sea complicado
Que no consuma muchos recursos de las PCS que son asignadas a los
empleados del rea de finanzas
Que no vulnera la seguridad de la red

Requerimientos del proyecto

Se debe realizaran reuniones semanales con el equipo de trabajo para
coordinar labores.

Se deber tener reuniones con el Jefe de Finanzas Cristhian Donayre a lo
menos 2 veces por mes para verificar avances del proyecto.
Se entregaran mediante correo un resumen de los avances a los
principales interesados del proyecto.
Se deber tener acceso al dominio SCCP para realizar los trabajos de
implantacin.
Se utilizaran las instalaciones de SCCP para la implantacin del sistema
ERP.

Alcance
El proyecto contempla realizar solo las siguientes tareas:
Se realizara un anlisis de los procesos de facturacin, contabilidad y
almacn de la empresa SCCP
Instalacin de OpenERP en un servidor Windows
Instalacin de Cliente OpenERP en 10 estaciones
Instalacin de cliente GTK
Instalacin de cliente Web
Creacin y configuracin de la base de datos basado en PostgreSQL
Instalacin de los Mdulos requeridos por el cliente al men principal
Gestin de Contabilidad y Finanzas
Gestin de Clientes y Proveedores
Gestin de Ventas
Gestin de Compras
Gestin de seguimiento de Documentacin

Gestin de Almacn
Gestin de Control de Inventarios
Gestin de Informes

Capacitacin funcional para el personal del rea de Finanzas sobre el uso
de OpenERP

Objetivos
Objetivo Indicador de xito
Alcance
Recopilacin de informacin de procesos del rea
de finanzas: Facturacin, Contabilidad, Almacn.
Aprobacin del informe de
anlisis de procesos
Dejar en Produccin al servidor OpenERP

Aprobacin del rea de TI y
Finanzas
Dejar en produccin los clientes OpenERP

Aprobacin del rea de
TI y Finanzas
Capacitacion del personal de Finanzas y 1 persona
del area de TI
Aprobacin del rea de
TI y Finanzas
Cronograma (Tiempo)
Realizar el proyecto en el plazo establecido
para efectuar la implementacin del sistema.
Termino de la
implantacin de acuerdo a
cronograma
Costo
Realizar el proyecto dentro del presupuesto
establecido
No exceder el
presupuesto del proyecto

Riesgos iniciales de alto nivel (Principales Amenazas)

Falta de experiencia en la realizacin de este proyecto
Estimacin de plazos de entrega mal realizado
Posibilidad de prdida de informacin
Anlisis deficiente de requerimientos
Anlisis deficiente de procesos de la empresa
Errores al activar mdulos de OpenERP


Oportunidades iniciales de alto nivel

Buena expectativa del personal de Finanzas sobre el proyecto.
Colaboracin del rea de TI en la implantacin de OpenERP.
Buena disposicin del Personal de finanzas para realizar el anlisis de
procesos.

Cronograma de hitos principales
Hito Fecha tope
Presentacin de Informe de procesos de finanzas 14/07/2014
Presentacin de Informe de aprobacin de
configuraciones y funcionamiento de Servidor de
pruebas
02/09/2014
Presentacin de Informe de implementacin de
Servidor OpenERP
20/10/2014
Elaborar y presentar Informe de Capacitacin 20/11/2014
Presupuesto estimado
PAQUETES DE TRABAJO TOTAL
Informe de anlisis de los procesos de Finanzas 8,000.00
Informe de configuracin de servidor de pruebas 18,000.00
Informe de configuracin de Servidor de produccin 18,000.00
Informe de configuracin de Cliente OpenERP 400.00
Informe funcionamiento con informacin real 1,600.00
Informe de levantamiento de observaciones 1,200.00
Informe de Capacitacin 1,400.00
Informe de Despliegue 1,800.00
Lnea Base
Reserva de Gestin
Presupuesto
50,400.00
15,120.00
65,520.00




Lista de Interesados (stakeholders)
Nombre Cargo Departamento
/ Divisin
Cristhian Donayre Jefe de Finanzas Finanzas
Luis Diaz Encargado de Facturacin Finanzas
Ercilio Arango Encargado de Almacn Finanzas
Alex Cruz Jefe de Tecnologa de la Informacin

Tecnologa de
la Informacin
Lissette Galindo Encargada de Servidores Tecnologa de
la informacin

Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
Gerente de Proyecto
Nombre Cargo
Raul Huauya Leuyacc Jefe de Proyecto


Niveles de autoridad
rea de autoridad Descripcin del nivel de autoridad
Decisiones de personal Puede designar a los miembros del
equipo y Exigir el cumplimiento de los
entregables del proyecto.
Gestin de presupuesto y de sus
variaciones
Debe consultarlo con el Sponsor y el
Jefe de Finanzas de SCP
Decisiones tcnicas Debe coordinarlo con el Jefe de
Finanzas y jefe tecnologa
Resolucin de conflictos Tiene autoridad con el grupo de trabajo




Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
Cristhian Donayre
Interesado principal
Alex Cruz