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Arquitectura Empresarial (AE)

Business Process Management
(BPM) Planificacion Estratgica
Modelo Corporativo Sistemas Logicos













Arquitectura Empresarial:
Un soporte para las
empresas en tiempo de
crisis
Rafael Monge Gallego - IBM Software Group Espaa

Sumario
Como caba de esperar, muchas organizaciones han optado
por el recorte presupuestario y de costes, posponiendo
proyectos de inversin para otros tiempos mejores". Y es
cierto que no es una situacin fcil para las empresas, pero s
puede ser un tiempo de oportunidades. Las claves para
sobrevivir y ganar competitividad en pocas de crisis son
flexibilidad" y maximizacin de los recursos". Y cmo lograr
sto? Implementando iniciativas a nivel empresarial, que
ayuden a construir, entre otros beneficios, una plataforma
tecnolgica que permita adaptar las operaciones ms
rpidamente a las necesidades del negocio, y explotar los
activos al mximo.
Arquitectura Empresarial es la iniciativa en la que muchas
empresas se han apoyado para llevar a buen puerto proyectos
de flexibilidad operacional, maximizacin de recursos,
reduccin de costes y control de la inversin. Un paradigma
que permite conocer a las organizaciones tal y como
funcionan, proyectar cambios, y reducir tanto incertidumbres
como riesgos. Corren tiempos difciles, pero tambin grandes
oportunidades: aquellas empresas conmayor conociendo sobre
s mismas y capacidad de adaptacin sern los que podrn
sacar provecho de la actual situacin.
Este documento pretende, en primer lugar, presentar el
paradigma de Arquitectura Empresarial y por qu debe ser
considerada como una estrategia que todas las empresas han
de implementar. Y en segundo lugar, pretende describir cmo
implementar Arquitectura Empresarial siguiendo unas sencillas
pautas, que en un corto plazo de tiempo ayuden a demostrar
valor al negocio.
Introduccin
No es extrao que la mayora de las empresas ante la actual
situacin econmica y financiera hayan optado por recortar
presupuestos y reducir costes como medida drstica para
sobrellevar la crisis. Una medida que en muchos casos ha
afectado a proyectos que estando ya iniciados han sido
paralizados o pospuestos hasta una prxima bonanza. Es la
nica medida que se puede llevar a cabo ante los azotes de la
crisis? Posiblemente no, y es que incluso antes de llevar a
cabo un recorte presupuestario, eliminacin de
activos, o reduccin del consumo de recursos en las
principales operaciones, hay que saber si estas medidas
pueden llegar a tener un impacto negativo o incluso poner en
peligro el negocio, a medio o largo plazo. Y cmo saber si se
est tomando la decisin correcta?
Se entiende que medidas as no se deben de tomar a la ligera,
pero precisamente en la situacin que nos encontramos, da
tras da las empresas han de hacer frente a decisiones difciles
y complejas en un breve espacio de tiempo. Equivocarse
puede ser poner en bandeja oportunidades a la competencia, y
acertar puede significar resistir e incluso ganar competitividad.
Con qu cuentan las empresas hoy en da para tomar
decisiones de esta ndole? Cmo se puede no solo acortar el
ciclo de vida de la toma de decisiones, sino tambin llevar a
cabo las acciones ms oportunas y eficaces para el negocio?
Si en alguna ocasin han odo hablar de Arquitectura
Empresarial, ya deberan conocer la respuesta a todas estas
preguntas.
Precisamente este paradigma es el enfoque que muchas
empresas deberan considerar muy seriamente para
implementar en sus organizaciones como estrategia
corporativa. Conocen otro iniciativa ms madura que
Arquitectura Empresarial que le brinda la capacidad de conocer
cmo es realmente la infraestructura y el funcionamiento del
negocio (estrategias, operaciones, SI y TI) y as saber con ms
certeza qu, dnde, cundo, cmo, y por qu transformar la
organizacin? De momento no hay otro acercamiento ms
completo en el mercado.
Por supuesto que Arquitectura Empresarial no es la solucin a
la crisis, pero si uno de los mejores soportes para resistir el
temporal y salir reforzados de l. No es ninguna panacea, y
aunque surgi y madur en el otro lado del Atlntico, ya hay
muchas empresas en todo el mundo que afortunadamente se
han atrevido a implementarla como estrategia corporativa, y
sus comentarios no pueden ser ms positivos.

Arquitectura Empresarial
El trmino de arquitectura ha sido utilizado desde hace aos
por la comunidad SI para referirse a las distintos perspectivas
que los desabolladores de aplicaciones y sistemas usaban
como gula en su trabajo. A partir de mediados de los 90, el
trmino arquitectura" comenz a ser usado por los gestores de
negocio, especialmente por aquellos responsables de
proyectos de planificacin empresarial y de reingeniera de
procesos de negocio, para describir as una vista general del
negocio.
Hoy en da. existe una creciente tendencia entre responsables
de negocio y responsables de SI a utilizar el trmino
Arquitectura Empresarial" para referirse a la descripcin
comprensible de todos los principales elementos y relaciones
que hace posible una organizacin. Adems, cuando los
gerentes y responsables hablan sobre la alineacin entre
procesos de negocio, metas, aplicaciones SI y sistemas
middleware. suelen recurrir a Arquitectura
Empresarial para definir de una manera ms comprensible la
alineacin entre negocio y TI.
Hay diferentes enfoques para implementar y describir
Arquitectura Empresarial, pero la ms popular es la basada en
un Framework desarrollado por John Zachman. Por supuesto,
cada iniciativa de Arquitectura Empresarial es particular,
aunque la metodologa suele ser similar en todas.
Permitan explicar Arquitectura Empresarial tomando como
ejemplo la arquitectura de un edificio. Los planos de alto nivel
de la arquitectura, los que explican el concepto del edificio,
permiten a los propietarios comprobar si el proyecto en su
conjunto rene sus necesidades y expectativas. Por otro lado,
los planes de segundo nivel muestran las unidades bsicas de
la arquitectura, como los cimientos, habitaciones y tejado.
Estos elementos han de ser diseados teniendo en cuenta
otras unidades, tal es el caso de diseo de los cimientos en
lnea con el diseo de las habitaciones. Reformas en la casa
como ampliar en nmero de cuartos de bao conlleva ms
capacidad de agua caliente y tuberas ms largas.

A travs de estos planos se puede realizar estudios de
viabilidad y control del cambio. En un proyecto de arquitectura
existen varios planos: cimientos, distribucin de las
habitaciones, sistema elctrico, sistema de fontanera. Pero
tambin existen relaciones entre elementos de distintos planos,
que precisamente es lo que asegura que el edificio en su
conjunto sea til. Pues de manera similar funcionan los grupos
dentro de las organizaciones: un grupo estudia el entorno de
competitividad y recomienda cambios en la estrategia y metas.
Otro grupo se responsabiliza de los procesos de negocio,
mientras que otros disean nuevas aplicaciones software. La
Arquitectura Empresarial define todos estos elementos, y
tambin como encajan entre s para asegurar que la
organizacin funcione como se pretende.


Arquitectura Empresarial como herramienta de
soporte en la actual crisis
Son tiempos difciles, y lgicamente hay que controlar los
costes. Qu criterio siguen las empresas para hacer recortes?
Tomar la decisin correcta en el momento correcto no es fcil,
pero si se cuenta con los mejores soportes para realizar
anlisis en tiempo record y con una informacin veraz y realista
sobre la organizacin, posiblemente se est cerca de dar con
la solucin. Ya sea para sanear la actual infraestructura
tecnolgica o bien estudiar y planificar la implementacin de
nuevas inversiones, siempre debemos de partir de una visin
real e integrada de las distintas reas que hacen posible la
organizacin. Recortar por el hecho de reducir costes puede
costar muy caro a la larga. Sin embargo, poder saber qu
elementos de la organizacin puede ser temporalmente
prescindible y priorizar ente ellos puede mitigar enormemente
el riesgo de una decisin incorrecta.

Las empresas que han apostado por Arquitectura Empresarial
como estrategia principal en la organizacin cuentan con un
margen de maniobra operacional que les permite conocer, de
manera rpida y exhaustiva, la realidad de la empresa, su
estructura, recursos y capacidades. Han desarrollado la
capacidad de controlar los cambios (y ms an en el actual
entorno econmico), bien sean originados por reformas,
reingeniera, adquisiciones, o adaptacin del negocio a
oportunidades en el mercado.
Srvase el siguiente escenario como ejemplo de esta
capacidad: nuestro proveedor tecnolgico (software o
hardware) anuncia la cesin de los servicios contratados por
nuestra empresa debido al cese de sus operaciones. Hasta
qu punto nuestra empresa, y en particular las operaciones,
puede verse afectada por la falta de soporte de este
proveedor? Qu, Cmo, Quin nos puede ayudar para evitar
un impacto negativo en nuestras operaciones? Arquitectura
Empresarial no puede evitar que las empresas pasen por estas
situaciones, pero si que puede ser un soporte crucial para
responder rpida y acertadamente ante una decisin critica
como sta.
Las claves del xito de la Arquitectura Empresarial son
principalmente las valiosas capacidades que aportar a todo el
negocio, desde direccin hasta mantenimiento tcnico. Esta
iniciativa llega a convertirse en una plataforma comn y de
colaboracin, principalmente por la mejora que ofrece en la
comunicacin, ms all de fronteras departamentales o de grupos.
No es cierto que uno de los objetivos en las empresas es reutilizar
y maximizar los recursos al mximo? Buen plan si estamos
hablando de recortes. Pero, cmo podremos reutilizar activos si
stos no son compartidos, estn bajo un domino departamental, o
incluso son desconocidos por el resto de la organizacin?
Arquitectura Empresarial juega aqu un papel importante, ayudando
a crear una plataforma de comunicacin que ayude a compartir y
retener el conocimiento de toda la organizacin, permitiendo
responsables de negocio identificar recursos reutilizables, e incluso
oportunidades.

Posiblemente con herramientas as, muchas de las desmesuradas
inversiones TI podran haber estado mejor racionalizadas, al menos
dentro del marco de necesidades reales de la organizacin. Y que
me dicen que la reingeniera de procesos ignorando la capacidad
humana y tcnica de la organizacin. O implementar metas y
objetivos ms all de la capacidad operacional de la organizacin.
Cuantos proyectos se podran haber llevado a buen puerto con una
iniciativa as, y cuanto trabajo de estos proyectos se podran haber
reutilizado para otros en fase de diseo.
Y si saneamos la organizacin durante la crisis para salir
reforzados? Les resulta familiar la expresin aprovechar la
situacin para ordenar la casa"?. Se utiliza muy frecuentemente en
artculos (en espaol e ingls) relacionados con la tecnologa y la
crisis. No podra estar ms de acuerdo, aunque se entiende que las
empresas precisamente tienen otras cosas ms urgentes que
hacer que matar el tiempo pasando una gamuza por la empresa. Y
precisamente hablando de gamuza, con qu herramientas se
puede contar para crear orden en las organizaciones y no todo lo
contrario, como ha ido ocurriendo en algunos casos (por algn
motivo se habla de ordenar si no)?. Nuevamente, Arquitectura
Empresarial precisamente ha sido en ms de una ocasin referida
a una herramienta para ordenar las organizaciones, y de paso,
identificar duplicidades, y redundancias. Tal es el caso de un
organismo pblico en Estado Unidos que ordenando el trastero de
los sistemas de sus respectivos estados federados detect
alrededor de 100 sistemas redundantes (no aplicaciones, sino
sistemas). Fueron muchos los miles de millones de dlares que
recuperaron en los tres aos que dur el proyecto de eliminacin
migracin y reusabilidad.
Para aadir ms dificultad a todo esto, el entorno legal por donde
se mueven las empresas es muy cambiante, y hasta complejo si
hablamos de ofrecer productos o servicios en pases con distintas
culturas y religiones entre s. Satisfacer controles, auditorias,
certificaciones y normativas es algo frecuente en muchas
organizaciones. Por ejemplo, operar en Estados Unidos requiere el
cumplir con la normativa Sabarnes-Oxley Act. Un coste de
oportunidad? Mientras que unas no tienen ms remedio de afrontar
el coste de pasar certificaciones y auditorias, otras por el contrario
recurren a la certificacin estrategia de diferenciacin entre sus
competidores.

Estos proyectos de auditora y certificacin pueden llegar a ser
costosos y precisamente esto es lo que ahora mismo muchas
empresas no se pueden permitir. Cmo seguir haciendo lo mismo,
o incluso ms, con menos? Una de los beneficios que aporta la
iniciativa de Arquitectura Empresarial es la reutilizacin, tanto de
los recursos que se reflejan en el proyecto, como el proyecto en s.
Empresas que han implementado Arquitectura Empresarial han
podido reutilizar la informacin que mantienen sobre la
organizacin para proyectos de auditora, acortando no solo el
plazo de consecucin de la certificacin, sino tambin el coste
asociado a tales proyectos de certificacin o auditora. Imagnense,
con todo el revuelo que hay en el mercado, que una empresa
consiga una certificacin de calidad superior a su competidor.
Piensen que los consumidores tambin han recortado sus gastos,
pero siguen exigiendo calidad.





Como crear Arquitectura Empresarial (AE)
Y qu es necesario para comenzar a crear Arquitectura
Empresarial? La mayora de las organizaciones han de seguir
una serie de pasos o fases para poder establecer un proyecto
de Arquitectura Empresarial viable. Sin embargo, las
diferencias culturales e individuales de las compaas apelan a
que cada empresa siga un enfoque ms o menos particular.
An as, hay unos principales pasos generales que todas las
empresas han de trabajar:

1. Acuerdo y consenso en la implementacin de
Arquitectura Empresarial, contando con el apoyo por parte de
los directivos.

2. Establecer una estructura organizativa responsable
del proyecto de Arquitectura, tanto la creacin, monitorizacin y
mantenimiento de los datos sobre la Arquitectura Empresarial,
tomando el papel de unidad central de coordinacin.

3. Seleccionar un marco de trabajo o Framework.

4. Seleccionar una herramienta de Arquitectura
Empresarial y un repositorio donde almacenar la informacin
sobre el proyecto.

5. Organizar la informacin existente sobre la compaa
a travs de la herramienta de AE seleccionada.

6. Comenzar a usar la Arquitectura Empresarial,
aunque est incompleta, particularmente en proyectos de
planificacin, reingeniera, cambios, u cualquier otro proyecto
que conlleve complejas tomas de decisiones.

7. Expansin y mantenimiento de la Arquitectura, a
medida que la organizacin cambia, o se van planificando
cambios.

Al margen del uso de cualquier metodologa y marco de trabajo
o Framework, los principales pasos que siempre se han de
desarrollar al comenzar el proyecto de Arquitectura
Empresarial junto con una herramienta y repositorio de soporte
son los que se ilustran a continuacin en el Grfico 1:


Grfico 1. Los 4 pasos al implementar Arquitectura Empresarial
junto con una herramienta y un repositorio.

Beneficios de implementar Arquitectura Empresarial
El gran reto de implementar una iniciativa de Arquitectura
Empresarial es el clculo del ROI del proyecto. Si bien podemos
hablar de beneficios tangibles, lo que diferencia Arquitectura
Empresarial de otros proyectos es precisamente por los beneficios
no tangibles, es decir, capacidades que dan valor a la organizacin
a medio y largo plazo, que por supuesto, tambin derivan en
beneficios cuantificables. Cmo se podra cuantificar la capacidad
de ser flexibles a nivel operacional?. Cmo se puede cuantificar la
mejora y el recorte en la toma de decisiones?. Cmo se podria
cuantificar la capacidad de gobernabilidad o la estandarizacin?
Probablemente se pueda, aunque la frmula sea ms compleja que
la simple y popular para calcular el ROI. Pero si Arquitectura
Empresarial ha sido la estrategia de muchas empresas,
pblicas y privadas, es principalmente por las capacidades que
aporta, y as lo demuestra las referencias mundiales de casos
de xito en AE.
En el Grfico 2 se muestran los procesos de implementar
Arquitectura Empresarial, y los resultados relevantes para las
distintas reas de la organizacin. El primer proceso es
capturar y modelar todas las reas de la organizacin, de
manera manual, o bien recopilando desde una fuente de datos.
La informacin sobre una organizacin puede ser divida en 4
dominios:
1. Estrategia - Toda la informacin de soporte para la
direccin de la empresa.
2. Negocio - Los procesos de negocio, recursos
humanos y sus capacidades.
3. Sistemas de Informacin - Modelos de sistemas de
informacin de la organizacin, incluyendo aplicaciones,
informacin/datos, software, servicios, etc. Esta es un aparte
muy importante para la arquitectura ya que ayuda a entender
cmo los sistemas de informacin dan soporte a los procesos
de negocio y a las estrategias de la organizacin.

Grfico 2. Desarrollo e implemenacin de la estrategia
Arquitectura
Empresarial

Recopilando esta informacin, es posible reproducir la
arquitectura de la empresa a travs de mapas y relaciones
entre los distintos dominios de la organizacin, en particular
entre las perspectivas de negocio y TI. Esto a su vez permite
no slo estudiar las relaciones, interoperaciones y
dependencias entre los dominios de negocio y TI, sino que
adems se convierte en un soporte de anlisis y planificacin
del cambio, por medio de Informes Empresariales y Anlisis de
Impacto. Como resultado, se pueden identificar reas de
mejoras como por ejemplo redundancias y duplicidades en
operaciones y funcionales de sistemas (Reduccin de Costes y
Consolidacin de la Planificacin). Lo que adems deriva en un
mayor xito a la hora de implementar Nuevas Soluciones,
Transformacin del Negocio, o Planificacin TI.
De todos los beneficios que se pueden listar al implementar
Arquitectura Empresarial como estrategia de negocio, y
teniendo en cuenta los tiempos que corren para las empresas,
posiblemente estos tres podran ser lo ms remarcables:

1. Mejora y rapidez en la toma de decisiones.
2. Incremento de la eficiencia operacional, reduccin de
los costes y los riesgos.
3. Utilizacin y reutilizacin de los recursos para la
innovacin y mejora del rendimiento.
Conclusin
Arquitectura Empresarial es una herramienta que ayuda a ver
la organizacin como un todo. Esta iniciativa pretende capturar
una amplia variedad de informacin, ligndola entre s en un
nico repositorio o base de datos, permitiendo as visualizar
relaciones y conseguir respuestas o soluciones a problemas,
decisiones, etc., derivados de la necesidad de hacer frente al
cambio.