Elementos bsicos de Access2003

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access2003, la pantalla, las barras, etc, para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven.
Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando.
Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el
siguiente tema.

1.- Arrancar y cerrar Access2003

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access2003:

- Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre
Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft
Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa.

- Desde el icono de Access2003 del escritorio

Para cerrar Access2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botn cerrar
- Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4
- Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.


2.- La pantalla inicial.

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que
se vean en cada momento, como veremos ms adelante.



















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3.- Las barras.

- La barra de ttulo:



La barra de ttulo contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha estn los botones para
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

- La barra de mens:



La barra de mens contiene las operaciones de Access, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden
insertar en Access.

Cada opcin tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opcin
pulsando simultneamente la tecla Alt y la letra subrayada, por ejemplo si pulsamos Alt+A se abre la
opcin Archivo.

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la
derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para
ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men ? (ayuda), F1 para entrar en la ayuda de Microsoft
Access.












Opcin con otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms
opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por
ejemplo, en el men ?, Bases de datos de ejemplo.













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Opcin con cuadro de dilogo. Al hacer clic en la opcin aparece un cuadro de dilogo donde nos pedir
ms informacin y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre
acaba con puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men ?, Detectar y reparar...




















- Las barras de herramientas:



Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones
ms habituales, como Guardar , Abrir , Imprimir , etc.

Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el
color atenuado.
La barra que te hemos mostrado es la de base de datos, existen ms barras de herramientas como por
ejemplo la del panel de tareas (es la que ocupa la mitad derecha de la pantalla), stas son accesibles segn
la pantalla en la que estemos y las iremos viendo a lo largo del curso hasta incluso nos podemos definir
nuestras propias barras.


- La barra de estado:



La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado
de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.










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Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

1.-Crear una base de datos.

Para crear una nueva base de datos debemos:

- Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la
pantalla.













Si este panel no est visible podemos utilizar en el men Archivo de la barra de mens la opcin Nuevo...







O bien hacer clic sobre el icono Nuevo de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecer el
panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.

- A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de
datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.
















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En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a
guardar la base de datos.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
Hacer clic sobre el botn Crear.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .MDB, y
aparecer la ventana Base de datos:





















- Si observas la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes tipos de objetos
que podemos tener en la base de datos (tablas, consultas, formularios, ...) y en la parte de la derecha,
dependiendo del tipo de objeto seleccionado a la izquierda, Access nos muestra los objetos que hay
creados de este tipo y nos permite crear nuevos de distintas formas.

En nuestro caso el tipo de objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos
ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas.

En este momento no hay tablas creadas, cuando las haya stas aparecern en la parte derecha de la
ventana debajo de las opciones Crear...









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2.- Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

- Ir al men Archivo y elegir la opcin Cerrar.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos.

Si queremos adems cerrar la sesin de Access elegimos la opcin salir o hacemos clic en el botn cerrar
de la ventana de Access.

3.- Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:

- Desde la barra de mens:
Ir al men Archivo.
Elegir la opcin Abrir...




- Desde la barra de herramientas:
Hacer clic sobre el icono Abrir de la barra de herramientas.

- Desde el panel de tareas:
Tenemos un apartado Abrir un archivo donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron y la
opcin Ms archivos...
Elegir la opcin Ms archivos...












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En cualquiera de los tres casos anteriores aparecer el cuadro de dilogo Abrir:


Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir.
Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior
aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer
clic sobre el botn Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.
















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Otra forma de abrir una base de datos, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente.
Al final del men desplegable de la opcin Archivo de la barra de mens aparece una lista con los ltimos
documentos abiertos.
Tambin aparece esta lista en el panel de tareas como hemos comentado anteriormente.
Para abrir la base de datos basta hacer doble clic sobre su nombre en la lista.
El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.
Esta forma de abrir la base de datos suele ser la ms utilizada ya que normalmente trabajamos siempre
con la misma base de datos.



Crear tablas de datos
1.- Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas
seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que
tenemos para crear una tabla:


















- Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que
introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.

- Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica

- Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de la tabla
utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.

- Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.

- Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.

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Otra forma ms rpida de llegar a la vista diseo es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas
seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear una tabla en vista Diseo.



















Aparecer la ventana Diseo de tabla:

















En la barra de ttulo tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la
tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuacin tenemos la rejilla donde
definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera
lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Bsqueda) para definir propiedades del
campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la
columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un
campo puede tener hasta 64 caracteres.

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Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:























Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir campos a partir de los
de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono de la barra de herramientas.

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos,
por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos
cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro
tipo.










Observa cmo una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la
ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del
campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario,
normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la
tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.




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2.- La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de
registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual
identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal
compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave
principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos
pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos
hacer clic en el icono .
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla
no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s
clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos
deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:








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3.- Guardar una tabla.
Para guardar una tabla, podemos:

- Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.








Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo
avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade
un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla
sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
4.- Cerrar una tabla.
Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

- Ir al men Archivo y elegir la opcin Cerrar.
- O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la tabla de datos.










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Modificar tablas de datos
1.- Modificar el diseo de una tabla.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una
modificacin en su diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Seleccionar la tabla que queremos modificar, haciendo clic sobre sta para que su nombre aparezca
remarcado.
Hacer clic sobre el botn Diseo de la ventana de la base de datos.
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.
Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las
sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo,
- ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, o bien,
- situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono de la barra Diseo de tabla, en este
ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo,
- posicionarse en el campo y hacer clic en el icono de la barra Diseo de tabla, o bien,
- seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est
remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin
desaparecern.
Por ltimo, guardar la tabla.
2.- Introducir y modificar datos en una tabla.
Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

- Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre sta para que su
nombre aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botn de la ventana Base de datos.

- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.

- Si estamos en la ventana Diseo de tabla, hacer clic sobre el icono Hoja de datos de la barra Diseo
de tabla.

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En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:




Cada fila nos sirve para introducir un registro.
Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los
datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se almacenar, no
haciendo necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Hoja de datos para terminar con dicha tabla.
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o el icono de la barra Hoja de datos.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a
modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic
sobre el icono de la barra Hoja de datos.







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3.- Desplazarse dentro de una tabla.
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 4 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es cuatro.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al ltimo registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
Pulsar INTRO.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO,
FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.








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4.- Buscar y reemplazar datos.
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para
poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access2003.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a
continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente podemos desplegar el
men Edicin y seleccionar la opcin Buscar...
O bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:








En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.
En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el
campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo
seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:




Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en
el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque
coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
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Despus podemos indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos
situados.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo.
Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y
minsculas (si buscamos Maria no encontrar maria).
Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer
registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn
Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
Despus cerrar el cuadro de dilogo.
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a
continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente desplegar el
men Edicin y seleccionar la opcin Reemplazar...
O bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas y seleccionar la ficha Reemplazar.
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:








La ficha Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el
valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde nos
encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados
por el de sustitucin. Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir
resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo.

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Propiedades de los campos

1.- Introduccin
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional
sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la
ventana Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.








Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las caractersticas generales
del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta
ltima ficha est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda.
Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las
propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido
datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.







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2.- Tamao del campo

- Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden
introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.
- Para los campos Numrico, las opciones son:




Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores
negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores
negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de
datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb).

- Los campos Autonumrico son Entero largo.
A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
3.- Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico.

- Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado
en Windows como puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
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Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.

- Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se
muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga.
Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto
de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas
comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99
pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

- Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja
de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la
propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la ficha
Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como
te mostramos a continuacin.





- Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que
crear formatos personalizados.



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4.- Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Numrico o Moneda.
5.- Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de
telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y
al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar
una vez activada dicha propiedad.
6.- Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad
Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
7.- Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos
ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las
veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se
introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia
Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a
la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo
tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
8.- Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que
escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido
correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede
especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia
animada.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer
clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella.

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9.- Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un
campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el
porqu de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
10.- Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor
S, en caso contrario el valor ser el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
11.- Permitir longitud cero
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores
de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
12.- Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas
basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y
agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice
sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas
con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.







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Las Relaciones

1.- Crear la primera relacin.
Para crear relaciones en Access2003 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones, podemos optar
por:

- estando en la ventana Base de datos, ir al men Herramientas, y elegir la opcin Relaciones...
O bien
- Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn
parte de la relacin a crear.
Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla
remarcada.






Hacer clic sobre el botn Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Hacer clic sobre el botn Cerrar.







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Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.









Para crear la relacin:
Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso cdigo).
Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo cliente de la tabla
secundaria (AULACLIC_FACTURAS).
Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:











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En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (AULACLIC_CLIENTES y
AULACLIC_FACTURAS) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (cdigo y cliente). Ojo!
siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los
campos de relacin (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en
cascada los registros relacionados.
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
2.- Aadir tablas a la ventana Relaciones.
Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana
Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono de la barra de
herramientas.
Para aadir la tabla podemos elegir entre:

- hacer clic sobre el icono Mostrar tabla
o bien,
- del men Relaciones elegir la opcin Mostrar tabla




Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.
Aadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de dilogo.





25

3.- Quitar tablas de la ventana Relaciones.
Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono de la barra de
herramientas.
Despus podemos elegir entre:

- hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual que
aparecer,


- hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y del men Relaciones elegir la opcin Ocultar tabla
desaparecer de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.





4.- Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

- hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del
men contextual que aparecer,
o bien,

- hacer clic sobre la relacin a modificar y elegir del men Relaciones la opcin Modificar relacin...





26

Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.
Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
5.- Eliminar relaciones.
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:
- hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual,


- hacer clic sobre la relacin a modificar y elegir del men Edicin la opcin Eliminar







- hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin
pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.


6.- Limpiar la ventana relaciones
Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede
llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y
visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la
opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin.


27

Para limpiar la ventana Relaciones :
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
- elegir del men Edicin la opcin Borrar diseo
o bien,




- hacer clic en el icono de la barra de herramientas.
Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones
de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana.
A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin
Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar
directas.
7.- Mostrar relaciones directas
Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla
determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
- hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual que
aparecer,



- hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del men Relaciones la opcin Mostrar directas





28

- hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el icono
Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.
8.- Visualizar todas las relaciones
Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
- hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del men
contextual que aparecer,



- elegir del men Relaciones la opcin Mostrar todo





- hacer clic en el icono
Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.









29

Las Consultas

1.- Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
- Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen
los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos
(esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama
lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se
abre se vuelve a calcular).
- Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de
eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
- Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir
directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber
SQL, cosa que no es objeto de este curso.
2.- Crear una consulta.
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la ventana Base de datos.
Esta es la pantalla que nos aparece:





30

Luego tenemos tres alternativas:
- Hacer doble clic sobre la opcin Crear una consulta utilizando el asistente.
En este caso se abre la ventana del asistente en la que nos pide elegir la tabla de la que va a sacar los
datos, los campos que queremos visualizar y el ttulo de la consulta, a continuacin genera
automticamente la consulta correspondiente.
- Hacer doble clic sobre la opcin Crear una consulta en vista diseo.
En este caso se abre la ventana Diseo de consulta que detallaremos ms adelante y en la que podremos
definir con ms detalle nuestra consulta.
- Hacer clic sobre el botn de la ventana Base de datos.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:






El Asistente para consultas sencillas es lo mismo que la opcin Crear una consulta utilizando el asistente
comentada ms arriba.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante.
La opcin Vista Diseo tiene el mismo efecto que la opcin Crear una consulta en vista diseo. Esta es la
opcin que explicaremos a continuacin.
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos
con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:






31


Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.

Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
3.- La vista Diseo.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas
con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos
profundizando en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede
ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas
en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.


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Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele
desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en
el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia,
necesitamos el campo Poblacin para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la
poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que
deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por
una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
4.- Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
- Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la
primera columna libre de la cuadrcula.
- Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn
arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual
queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
- Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para
desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos
muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:,
as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
- Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de
la cuadrcula.
- Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar
el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
5.- Definir campos calculados
Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin.
6.- Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese
encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos
puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. En la consulta que aparece ms arriba
tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendr en el encabezado mes_nacimiento y en la columna
se visualizar el mes de la fecha de nacimiento (tenemos un campo calculado que utiliza la funcin mes( ),
funcin que obtiene el mes de una fecha).



33

7.- Cambiar el orden de los campos
Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover
una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.
- Para mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la
columna aparecer resaltada (est seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar
la columna hasta la posicin deseada.
- Para mover una columna cortndola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la
flecha hacer clic).
Hacer clic sobre el icono (o elegir la opcin Cortar del men Edicin, o bien teclear Ctrl+X),
desaparecer la columna.
A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos
cortado con la opcin Columnas del men Insertar.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono ( o elegir la opcin Pegar del men Edicin, o bien
teclear Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla May
pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas la
columnas que se encuentren entre las dos.
8.- Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta
- haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas,
o bien,
- seleccionando la opcin Guardar del men Archivo.
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .


34

9.- Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde la ventana Base de
datos.
- Desde la ventana Base de datos:
Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella.
A continuacin hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.
- Desde la vista diseo de la consulta:
Haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Cuando la consulta es de seleccin para visualizar el resultado tambin podemos hacer clic sobre el botn
(Vista Hoja de Datos)
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla
que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la
consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas
modificaciones).
10.- Modificar el diseo de una consulta
Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas,
Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella.
Hacer clic sobre el botn .
11.- Ordenar las filas
Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha
que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden
alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o
bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las
que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un
mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente. El orden de
las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar por ejemplo
por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la
columna provincia y despus la columna localidad. El tipo de ordenacin es independiente por lo que se
puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna
y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna.
35

12.- Seleccionar filas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una
condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los
alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula
tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacin y en esa columna
ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el
valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo
encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos
entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la
condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios:
[coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor
Coste no al contenido del campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro
aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los
registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer
en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y.
En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el
1/1/60 y el 31/12/69.






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Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:
Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas
distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:


Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los
alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia
y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de
nacimiento.
Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la
misma fila.
Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros.
13.- Consultas con parmetros
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que
queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una
consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario
cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.
Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el
usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access
considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del
parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:





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En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique
que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:






Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario
Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante la opcin Parmetros del
men Consulta. En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la
consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.









La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con la opcin Parmetros es
que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor
introducido por el usuario.




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14.- Las consultas multitabla
Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener en
la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos.
Para aadir una tabla a la zona de tablas podemos (una vez en la ventana Diseo de consulta):
- desplegar el men Consulta y elegir la opcin Mostar tabla
o bien,
- hacer clic sobre el icono de la barra de Herramientas.
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la
concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una
tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la
tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el
resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que
aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me
puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los
datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno
con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las
dos tablas.
15.- Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en
la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la
otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecern
automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta.
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos
tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca
directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se
emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente.
Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera:






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Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del
resultado son valores que estn en las tablas que se combinan.
Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que
cumpla la condicin, veamos un ejemplo:
En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado.
Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en
la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.
16.- La composicin externa
La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila
coincidente en la otra tabla.
Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera:
Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.
Combinar las dos tablas por los campos de unin:
Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas
Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin









Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de
unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar
la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener.


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Si seleccionamos la opcin 2,








la combinacin aparecer de la siguiente forma:








Si seleccionamos la opcin 3







41

la combinacin aparecer de la siguiente forma:








El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.
















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Las Consultas de Resumen

1.- Definicin
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del
origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como
consultas sumarias.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza
distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la
tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no
resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del
origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la
tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de
resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los
datos del origen.
En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las
filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se corresponde con
una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del
resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.







Una consulta de resumen se define activando la opcin Totales del men Ver,





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o bien haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas.
En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total:
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar
a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo:
Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la
celda como puedes ver en la imagen:












2.- Las funciones de agregado
Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores
contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de
resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas
funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante
pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la
opcin correspondiente a la funcin.
A continuacin describiremos esas opciones.
- La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser
de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque
puede tener una precisin mayor.
- La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo,
tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las
necesidades del sistema para representar el valor del resultado.
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- La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el
argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.
- La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la
consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo.
Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los
valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin
estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos.
- Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los
valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el
mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor
contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y
si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior.
- Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que
se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros.
Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones.
- La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden
ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores
nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.
Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas
por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y
escribirlo as:





3.- Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una
nica fila resultado.
- La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas
de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del
origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que
tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el
resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada
grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales.


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Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que
queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacin. De
esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma
poblacin). La consulta quedara as:











Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin.
- Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que contienen el
mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin.
- Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo.

4.- Incluir expresiones
- La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna.
Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado
(las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o
nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor.
En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones
de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras) pero no
Max(suma(nhoras)).



46

5.- Incluir criterios de bsqueda
- La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la
consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia,
para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de
Valencia, esto se definira de la siguiente forma:











- Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en
este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. Para la condicin de seleccin se
pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden
escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila
Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.








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Las Consultas de Referencias Cruzadas

1.- Introduccin
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con
dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de
agrupacin es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos
vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos
agrupando por empleado y mes de la venta.










La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms compacto
como el siguiente:






Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observa que una de
las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada
48

empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas,
cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de
empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de
importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y
rpido utilizar el asistente.
2.- El asistente para consultas de referencias cruzadas
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que estar en la ventana Base de
datos en el objeto Consultas
- Hacer clic sobre el botn de la ventana Base de datos.
Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer:






Aparece la primera ventana del asistente:










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En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde coger los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las
Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla
utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para
seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos
creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas.
Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente> para pasar a la ventana
siguiente:












En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las
columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de
esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como
encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas.
Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn . Al pasar
el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cmo quedar la
consulta; hemos seleccionado el campo nhoras y vemos que en la consulta aparecer una fila por cada
valor distinto del campo nhoras.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
50

Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la
consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hallan en el origen de la
consulta.
Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...












En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos elegir un
campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como
encabezado de columna.
En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que al seleccionar el
campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se encuentre
en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos.
Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo Fecha, el asistente nos
permite refinar un poco ms el encabezado de columna con la siguiente ventana:





51


Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales no por cada fecha
sino por mes, ao o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta ventana qu tipo de agrupacin
queremos. Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una columna
por cada mes del ao en vez de por cada fecha distinta. Aqu tambin podemos apreciar el efecto en la
zona inferior de la ventana.
Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:












En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista
Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de agregado. Por ejemplo hemos
seleccionado Cdigo Curso y la funcin Cuenta, por lo tanto en cada interseccin tendremos el nmero de
cursos iniciados en ese mes con ese n de horas.
Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de resumen.
El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna
contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me dara el nmero total
de cursos con el n de horas de la fila. Para que el asistente aada esta columna tenemos que activar la
casilla S, incluir suma de filas.
Despus de pulsar el botn Siguiente> llegamos a la ltima ventana del asistente que puedes ver en la
siguiente pgina...


52










En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su ttulo.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
- Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:

o bien,
- Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de consulta donde podremos
modificar la definicin de la consulta.









53

3.- La vista Diseo

La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen con
una fila aadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente nosotros
no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no sean encabezado de
columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.













54

Las Consultas de Accin

- Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una
tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los
datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la
operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla.
1.- Consultas de creacin de tabla.
Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una
consulta de seleccin.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea
(por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a
utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para
sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creacin de tabla:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla.
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa
consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
Desplegamos el men Consulta y elegimos la opcin Consulta de creacin de tabla...










55

o bien desplegamos el botn de la barra de herramientas y elegimos la opcin Consulta de creacin
de tabla...






Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.
Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos
crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y
escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser
el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn
Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la
base de datos donde queremos guardar la nueva tabla.






Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta:






56


La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de seleccin
para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus
del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta
haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas veremos en la propiedad Tabla de destino el
nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear:











Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la
barra de herramientas o bien desplegar el men Ver y elegir la opcin Vista hoja de datos. Esta
opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla.
La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para
ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono o bien desplegar el men Consulta y elegir la opcin
Ejecutar.
Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa
cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el
tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc...





57

2.- Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla,
modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de
la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin.
Para crear una consulta de actualizacin:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla que queremos actualizar.
Desplegamos el men Consulta y elegimos la opcin Consulta de actualizacin







o bien desplegamos el botn de la barra de herramientas y elegimos la opcin Consulta de
actualizacin




A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por
carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: cmo puedes ver en el ejemplo que te
ofrecemos a continuacin:





58

- El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas.
- En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de
bsqueda y los campos que se quieren actualizar.
- En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo.
La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en
campos del origen, tambin podra ser un parmetro.
Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada.
La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando.
- Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el valor que se utiliza es
el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de bsqueda.
- Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los
registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se
actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda
[Cdigo curso] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo curso] hemos puesto nulo, lo que significa
que actualizar el campo cdigo curso al valor nulo en los registros donde cdigo curso sea igual a cero.
- Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr actualizar o no
siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6)
- Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo
de vista Hoja de datos de la barra de herramientas o bien desplegar el men Ver y elegir la opcin
Vista hoja de datos.
- Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono o bien desplegar el men Consulta y elegir la
opcin Ejecutar. Al ejecutar la consulta se realizar la actualizacin de la tabla.
- Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a:
sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de
tipo fecha.
- Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma tabla
tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo
texto y le aada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo
campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos
viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los
alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad
no coincida con la provincia.
En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner
[Poblacin] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Poblacin.
Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que estamos
actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizar, para
calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. por ejemplo queremos subir un 5% el precio de
nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1,1 (esta
expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)).
59

- Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal
forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar
para la actualizacin. Por ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla
alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos
crear una consulta para actualizar ese campo con el nhoras del curso ya que se supone que al principio a
todos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene
que contener el campo horas restantes y el campo nhoras del curso en el que est matriculado el alumno,
por eso habra que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara as:










3.- Consulta de datos anexados.
Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla.
Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.
La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de
otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los
datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de
creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar y lo
que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor.
Para crear una consulta de datos anexados:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino.
Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa
consulta aparezcan los datos a insertar.
Desplegamos el men Consulta y elegimos la opcin Consulta de datos anexados...

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o bien desplegamos el botn de la barra de herramientas y elegimos la opcin Consulta de datos
anexados...




Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:







Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos
registros.
Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos tener
la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en
el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el
nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn
Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la
base de datos que queremos.
61

Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta.










La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de
seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila
Anexar a:.
Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas
veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la
base de datos donde se encuentra la tabla destino.












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En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos dejar el valor
definido en esa columna.
En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un
campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida.
Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarn en el
destino.
Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su
propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha
final por lo que se rellenarn a nulo (su valor predeterminado).
Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que
el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario queremos que la columna
tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:.
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o
un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de
clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Cdigo Curso el valor de la expresin [Cdigo
Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados que ocasionaran errores (suponiendo que los
cdigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000).
Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla
tambin devuelve el mismo error.
Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.
4.- Consulta de eliminacin
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio
de bsqueda especificado.
Para crear una consulta de eliminacin:
Abrimos una nueva consulta en vista diseo.
Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
Desplegamos el men Consulta y elegimos la opcin Consulta de eliminacin






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o bien desplegamos el botn de la barra de herramientas y elegimos la opcin Consulta de
eliminacin






A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por
carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: cmo puedes en el ejemplo que te
ofrecemos a continuacin:









El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza una
combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla
para el criterio de bsqueda.
En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda
y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos
eliminar los registros.
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la
opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por
ejemplo:

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Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dnde
Poblacin = "Valencia").
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.
Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.

Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista
Hoja de datos de la barra de herramientas o bien desplegar el men Ver y elegir la opcin Vista
hoja de datos.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono o bien desplegar el men Consulta y elegir la opcin
Ejecutar. Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente
nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin.
Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.
Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo
las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tena
que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas
reglas.







65

Los Formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o
consulta.
En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su
diseo.
1.- Introduccin
Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios
seleccionado, si hacemos clic en el botn se abre una ventana con las distintas formas que
tenemos para crear un formulario:
- Vista Diseo abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos
objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos
es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario
creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms
adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
- Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del
formulario.
- Autoformulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de
la tabla o consulta origen.
Segn el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario presentar los datos de
manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema
de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoformulario: en columnas presenta cada
registro en una pantalla mientras que Autoformulario: en tabla presenta varios registros en una misma
pantalla y cada registro en una fila.
Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de
donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del formulario. Este ser el nico dato a
introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botn Aceptar,
Access se encarga del resto.
- Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del grfico.
- Asistente para tablas dinmicos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de
la tabla dinmica.



66

2.- El asistente para formularios.
Para arrancar el asistente para formularios podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien,
otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, haciendo
doble clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente.










Aparece la primera ventana del asistente:













67

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este
ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta
para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic
sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar todos
los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...









En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente
pantalla:





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En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que
tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr
el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla
del asistente para formularios:










En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre
asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
- Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario
preparado para la edicin de registros, por ejemplo:







o bien,

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- Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario
donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:


3.- Editar datos de un formulario
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en la
ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, y hacer clic en el botn o
simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario en la ventana Base de datos.
Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista
Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos
en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de
desplazamiento por los registros que ya conocemos,
lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.
4.- La vista diseo de formulario
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe
presentar los datos del origen del formulario.
- Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el Formulario
seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn .
Nos aparece la ventana Diseo de formulario:







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- El rea de diseo consta de tres secciones:
La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo
por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos
indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Podemos eliminar el encabezado o el pie con el men Ver la opcin encabezado o pie de formulario.
La marca a la izquierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si quitamos las
secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.













- Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles,
tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men Ver las opciones Regla y Cuadrcula
respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.


71

5.- La barra Diseo de formulario
Si has entrado en Diseo de formulario y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer desde el men
Ver, Barras de Herramientas, opcin Diseo de formularios.

El primero permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo
la que estamos describiendo ahora, la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del
formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo y la Vista Hoja de Datos que ya conocemos, las
otras dos vistas no entran en el curso.





El botn Guardar nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el diseo sin salir del
formulario.
El botn Buscar permite buscar archivos.
Despus tenemos los botones Imprimir y Vista preliminar (para ver cmo quedar la impresin
antes de mandar el formulario a impresora).
Luego tenemos los botones Cortar , Copiar , Pegar , y Copiar formato para aplicar estas
mismas acciones a los controles de nuestro formulario. Para que Cortar, Copiar y Copiar formato estn
activados deberemos previamente seleccionar el/los control/es sobre los que queremos aplicar la accin.
Por ejemplo, seleccionar el control a copiar, hacer clic en el botn Copiar, posicionar el cursor en la seccin
donde queremos dejar la copia y hacer clic sobre el botn Pegar.
Los botones Deshacer y Rehacer para deshacer las ltimas acciones realizadas por si nos
hemos equivocado o rehacerlas despus de deshacer.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn .
El siguiente botn hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos
los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos
ms adelante.
El botn hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen todos los tipos de
controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
72

Con el botn Autoformato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro formulario
asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el
asistente para formularios.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic
sobre el botn .
Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado.
El botn arranca el generador de expresiones, de macros o de cdigo.
Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botn .
Para crear una nueva tabla, consulta, formulario, informe, macro, etc... sin salir de nuestro formulario
podemos utilizar el botn , al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto queremos crear en la base
de datos.
Por ltimo podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn .
6.- El cuadro Herramientas
Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos
controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como
decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando
para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el
fin de hacerlos ms legibles.
En el cuadro Herramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al
formulario.






Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic
sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los
controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .



73

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:
Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o
en su propiedad Ttulo.
Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del
origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque
depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario
estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por
ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los
datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del
control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una
frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay
que preceder la frmula por el signo de igualdad =.
Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de
opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee.
Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor
utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin,
botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se
abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.
Botn de alternar , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado,
tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn
aparecer presionado.
Botn de opcin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o
para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto ,
sino, este otro .
Casilla de verificacin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya
creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este
aspecto , sino, este otro .
Cuadro combinado . En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que
recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha
introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar
la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo
valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la
flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el
asistente que nos ayuda a definir el control.
Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece
desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o
ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea
de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

74

Botn de comando . Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por
ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo
se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn.
Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones
predefinidas distintas.
Control imagen para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de registro.
Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento
Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a
otro.
Salto de pgina , el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la vista preliminar
y a la hora de imprimir.
Control ficha , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que
no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias fichas.
Tambin podemos agregar un subformulario . Un subformulario es un formulario que se inserta en
otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se
denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario
jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy
eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo,
podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar
los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el
subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario
principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo).
Lnea para aadir una lnea en el formulario.
Rectngulo para aadir un rectngulo al formulario.
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn .











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7.- Trabajar con controles

- Seleccionar controles.
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado
de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao
(los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:



A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos
o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til
utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla bajo la barra de mens.











Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el
control que te interesa.
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la
tecla SHIFT y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo
del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el
rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese
cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del
cuadrado).




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- Aadir controles
Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, lo ms rpido y cmodo es abrir el cuadro Campos
(si no est abierto) haciendo clic en el botn de la barra de herramientas. En este cuadro aparecen
todos los campos del origen del formulario. A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar
el botn del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que
aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de
texto asociado al campo.
Si queremos aadir otro tipo de control como por ejemplo una imagen, abrir el cuadro Herramientas,
hacer clic sobre el tipo de control que queremos aadir, soltar el botn del ratn, vemos que el cursor ha
tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control,
apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el
control del tamao deseado.
- Copiar controles
Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios controles de un mismo tipo. Slo tienes
que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en la opcin Copiar del men Edicin (tambin puedes
utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C). Luego pgalos en el formulario utilizando el comando Pegar del
men Edicin o la combinacin de teclas Ctrl + V.
Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la
operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de controles.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes
modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Propiedades en el men
contextual.
- Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control
hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y
mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control
tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta.
Para mover nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y
cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta.
Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe aparecer
encima del controlador de movimiento del control.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos.
- Cambiar el tamao de los controles.
Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a
continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la
forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control
tome el tamao deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de ellos, se
cambiarn todos.
- Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero tenemos
una opcin del men Formato que nos permite realizarlo de forma ms cmoda. Seleccionamos los
controles a alinear, desplegamos el men Formato, el men Alinear y elegimos la opcin deseada segn
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queramos alinear los controles a la izquierda, derecha, arriba, abajo, a la cuadrcula. Para ver el efecto de
cada opcin tenemos un dibujo en la parte izquierda de la opcin.








- Ajustar el tamao de los controles.
Si queremos que varios controles tengan el mismo tamao para dejar nuestro formulario ms homogneo
y agradable a la vista tenemos una herramienta muy til, la opcin Tamao del men Formato.
Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos
ajustar, desplegamos el men Formato, el men Tamao y elegimos la opcin ms adecuada a lo que
queremos hacer.
Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.
A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto.
Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho.
Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.

Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus
alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.






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- Ajustar el espacio entre controles.
Si queremos cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente por el rea de diseo,
podemos utilizar unas opciones del men formato.

















Seleccionamos los controles que queremos ajustar, desplegamos el men Formato, el men Espacio
horizontal y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer, dejarlos con el mismo espacio
entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la
imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, seleccionamos los controles que queremos
ajustar, desplegamos el men Formato, el men Espacio vertical y elegimos la opcin ms adecuada a lo
que queremos hacer dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre
todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o
reducir ese espacio (Disminuir).

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Los Informes
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La
diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar
o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y
sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez
creado.
1.- Introduccin
Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes
seleccionado, si hacemos clic en el botn se abre una ventana con las distintas formas que
tenemos para crear un informe:
- Vista Diseo abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos
objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos
es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado
modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante
cmo modificar el diseo de un informe.
- Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe.
- Autoinforme consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la
tabla o consulta origen.
Segn el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentar los datos de manera diferente, cuando
hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cmo se presentarn
los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoinforme: en columnas presenta cada registro en una pgina
mientras que Autoinforme: en tablas presenta varios registros en una misma pgina y cada registro en una
fila.
Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de
donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Este ser el nico dato a
introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botn Aceptar, Access
se encarga del resto.
- Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del grfico.
- Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin etiquetas.




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2.- El asistente para informes.
Para arrancar el asistente para informes podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra
forma ms rpida es desde la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, haciendo doble
clic en la opcin Crear un informe utilizando el asistente.









Aparece la primera ventana del asistente:













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En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este
ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para
obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el
botn o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar todos
los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...











En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros
que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de
grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual
queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la
zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima
aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal.

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Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botn .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia
arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn
aparecer el siguiente cuadro de dilogo:





En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo
que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro
podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera
letra, las dos primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior.













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En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin.
Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos
si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic
sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.
Esta pantalla nos permite adems aadir totales de forma casi automtica, si queremos aadir lneas de
totales tenemos que hacer clic sobre el botn aparecer el cuadro de dilogo
Opciones de resumen:












En el cuadro de dilogo aparece la lista de los campos numricos que tenemos en el informe, y las
funciones de agregado que se pueden seleccionar para calcular algn total. Para que en el informe
aparezca la suma de algn campo slo tenemos que seleccionar la casilla que se encuentra en la fila del
campo y en la columna Suma. Podemos as elegir varios totales.
En el cuadro Mostrar si activamos la opcin Detalle y resumen, aparecern en el informe tanto las lneas de
detalle (los registros del origen) como las lneas de totales. Si activamos la opcin Resumen slo, no
aparecern las lneas de detalle.
Si activamos la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas aade un total el porcentaje que
representa la suma calculada sobre la suma total de todos los registros. Por ejemplo si sumamos las horas
por grupo el porcentaje sera el porcentaje que representan las horas del grupo sobre el total de horas de
todos los grupos.
Una vez rellenadas las opciones correspondientes hacemos clic en el botn Aceptar para volver a la
ventana del asistente.

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Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente ventana:










En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se
supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana siguiente:











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En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene
definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla
del asistente para informes:










En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado
al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
- Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin
o bien
- Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe
donde podremos modificar el aspecto del informe.








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3.- La vista diseo de informe
La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar
los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la
misma forma que definimos un formulario.
- Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe
seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn .
Nos aparece la ventana diseo:











- El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:
La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
informe.
La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada
pgina.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por
pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en
la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con el men Ver las opciones encabezado o pie de pgina y
encabezado o pie de pgina del informe.
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La marca a la izquierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si quitamos las
secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.










- Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles,
tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men Ver las opciones Regla y Cuadrcula
respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
4.- La barra Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer desde el men Ver,
Barras de Herramientas, opcin Diseo de informe.
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.



El primero permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la
que estamos describiendo ahora, la Vista preliminar que nos presenta los datos del origen del informe tal
como se imprimirn y la Vista previa del diseo que permite examinar rpidamente el diseo, ya que
incluye nicamente una muestra de los datos del informe. Si el informe est basado en una consulta que
pide parmetros, no es necesario escribir ningn valor, tan slo hacer clic en Aceptar.
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El botn Guardar nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el diseo sin salir del
informe.
El botn Buscar permite buscar archivos.
Despus tenemos los botones Imprimir para enviar el informe a la impresora y Vista preliminar
para ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora.
Luego tenemos los botones Cortar , Copiar , Pegar , y Copiar formato para aplicar estas
mismas acciones a los controles de nuestro informe. Para que Cortar, Copiar y Copiar formato estn
activados deberemos previamente seleccionar el/los control/es sobre los que queremos aplicar la accin.
Por ejemplo, seleccionar el control a copiar, hacer clic en el botn Copiar, posicionar el cursor en la seccin
donde queremos dejar la copia y hacer clic sobre el botn Pegar.
Los botones Deshacer y Rehacer para deshacer las ltimas acciones realizadas por si nos
hemos equivocado o rehacerlas despus de deshacer.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn .
El siguiente botn hace aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos
los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos
ms adelante.
El botn hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen todos los tipos de
controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.
Con el botn Autoformato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro informe asignndole
un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el generador de
informes.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic
sobre el botn .
Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las
propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
El botn arranca el generador de expresiones, de macros o de cdigo.
Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botn .
Para crear una nueva tabla, consulta, informe, informe, macro, etc... sin salir de nuestro informe podemos
utilizar el botn , al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto queremos crear en la base de datos.
Por ltimo podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn .
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5.- El cuadro Herramientas
Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos
controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo
los botones de comando.
En el cuadro Herramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al informe.



Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic
sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los
controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:
Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o
en su propiedad Ttulo.
Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del
origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende
de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para
presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo
de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos
que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo
de igualdad =.
Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar ms
en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.
Botn de alternar , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el
valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de opcin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el
valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro .
Casilla de verificacin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el
valor S, la casilla tendr este aspecto , sino, este otro .


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Cuadro combinado , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botn de comando y Control
ficha . Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.
Control imagen para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar de registro.
Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc...
Sern controles que no variarn al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a
otro.
Salto de pgina , el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya llegado al final
de la pgina.
Tambin podemos agregar un subinforme . Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El
informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina subinforme.
Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o
informe principal/secundario. Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema
anterior.
Lnea para aadir una lnea en el informe.
Rectngulo para aadir un rectngulo al informe.
Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn .
6.- Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.
- Imprimir directamente
Si nos encontramos en la ventana Base de datos:
Seleccionar la ficha del objeto Informes.
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Hacemos clic sobre el botn de la barra de herramientas, el informe ser enviado directamente a la
impresora. En este caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese
momento.
Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas
en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir.


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- Abrir el cuadro de dilogo Imprimir
Si nos encontramos en la ventana Base de datos:
Seleccionar la ficha del objeto Informes.
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Si desplegamos el men Archivo y elegimos la opcin Imprimir... se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en
el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:










Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red,
desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la
impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien
slo algunas pginas.
Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a
imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin
Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est
activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime
todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de
mandarlo a la impresora.
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiar
segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro
o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc...
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Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias
columnas, etc...
Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar no se
imprime nada.
- Abrir el informe en vista previa
Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en
pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva. Para abrir la vista previa desde la
ventana Base de datos tenemos que seguir los siguientes pasos:
Con el objeto Informes seleccionado, hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir, para
seleccionarlo.
A continuacin hacemos clic sobre el botn se abrir la vista previa del informe.
7.- La ventana Vista previa











En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora.
Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por
los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una
pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina.
En la parte superior tenemos una barra de herramientas (la barra Vista preliminar) con iconos que ya nos
son familiares:
para pasar a la vista diseo, para enviar el informe a la impresora, para pasar a la ventana
Base de datos, para crear un nuevo objeto y para acceder a la ayuda.
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Adems tenemos nuevos botones:
la lupa permite acercarnos o alejarnos del informe,
permite visualizar una pgina entera en pantalla,
reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,
permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla,
ajustar ajusta el tamao para que se vea una pgina entera en pantalla, si
desplegamos el cuadro podremos elegir un porcentaje de zoom para ver la pgina de ms o menos cerca,
hace la misma funcin que la lupa pero permite ms tamaos.
abre la ventana Configurar pgina donde podemos cambiar los mrgenes, la orientacin del
papel, etc...
enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir tambin enviarlo a
una hoja de clculo Excel por ejemplo.
cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
8.- Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que
permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de
totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el
informe.
Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles
que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en vista Diseo y hacemos
clic sobre el botn de la barra de herramientas. Se abrir el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar que
te mostramos a continuacin:









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En la columna Campo/Expresin se escriben las columnas por las que queremos ordenar o agrupar, las
columnas que sirven para definir grupos aparecen con el smbolo a su izquierda. Normalmente se
pone un nombre de columna pero en ocasiones podemos escribir una expresin por ejemplo si queremos
agrupar los registros por el mes de un campo fecha que se encuentra en el origen del informe, pondremos
la expresin =mes(fecha). La expresin debe ir siempre precedida del signo =.
El orden en que ponemos los diferentes campos es importante. En el ejemplo anterior, primero hemos
escrito Nombre Curso, despus nhoras y al final Cdigo Curso, esto har que primero se agrupen los
registros por Nombre Curso, dentro de un mismo nombre de curso se ordenarn los cursos por nhoras, y
dentro del mismo nmero de horas se ordenarn por cdigo de curso.
Podemos crear hasta diez niveles de agrupamiento, estos niveles estarn anidados (uno dentro de otro) en
el mismo orden que aparecen en el cuadro Ordenar y agrupar:






En la columna Orden definiremos el tipo de ordenacin que queremos para cada campo, puede ser
Ascendente (en orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de menor a mayor si el campo es numrico y
ms antiguo a ms reciente si el campo es de tipo fecha) o Descendente, en orden inverso.
En la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de agrupacin u ordenacin.
La propiedad Encabezado del grupo nos indica si queremos incluir un encabezado del grupo, contendr
todos los datos que queremos imprimir slo cuando empiece el grupo. Si cambias la propiedad a S vers
que aparece una nueva seccin en la ventana Diseo de informe para el encabezado del grupo.
La propiedad Pie del grupo nos indica si queremos incluir un pie de grupo, contendr todos los datos que
queremos imprimir slo cuando termine el grupo, es el que normalmente se utiliza para imprimir los
totales del grupo. Si cambias la propiedad a S vers que aparece una nueva seccin en la ventana diseo
de informe para el pie del grupo.
En la propiedad Agrupar en podemos elegir entre . Si elegimos Cada valor, ordenar
los registros del informe por el campo y cada vez que el campo cambie de valor, terminar el grupo y
empezar un nuevo grupo de valores. Si elegimos Intervalo, en la propiedad Intervalo del grupo
pondremos un nmero n de caracteres, y agrupar por los n caracteres del campo.
La propiedad Intervalo de grupo sirve para indicar un nmero de caracteres si tenemos la propiedad
Agrupar en con el valor Intervalo. Tambin sirve para formar grupos de un nmero fijo de registros, por
ejemplo queremos agrupar los registros de cinco en cinco, queremos formar grupos de cinco registros,
pondremos Cada valor en la propiedad Agrupar en y pondremos 5 en Intervalo de grupo.
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Por ltimo en la propiedad Mantener juntos podemos elegir entre .
Si elegimos Grupo completo intentar escribir el encabezado de grupo, la seccin de detalle y el pie de
grupo en la misma pgina, es decir, si despus de imprimir los registros del primer grupo le queda media
pgina vaca pero el siguiente grupo no cabe entero en ese espacio, pues saltar de pgina y empezar el
nuevo grupo en una pgina nueva.
Si elegimos Con detalle inicial imprime el encabezado de grupo en una pgina slo si puede imprimir
tambin el primer registro de detalle.
Si elegimos No imprime el grupo sin mantener en la misma pgina el encabezado de grupo, la seccin de
detalle y el pie de pgina del grupo.



















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Los Controles de Formulario e Informe

1.- Propiedades Generales de los Controles
En temas anteriores vimos cmo crear formularios e informes utilizando el asistente, tambin hemos
aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc
En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir
formularios e informes ms completos.










Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos:
- Nombre: Aqu indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras, pero asegrate
de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo ms tarde.
Un buen mtodo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata.
Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto.
Podramos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre
de dos controles que referencian a un mismo campo.
- Visible: Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el formulario. Por el contrario, si lo
establecemos a S el control s que ser visible.
Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el formulario que no sea
visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el diseo.
Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando, por ejemplo,
un botn.

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- Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para establecer cundo un control debe mostrarse. De
este modo podemos hacer que se muestre nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la
hora de imprimir (muy til por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que
aparezcan en el formulario impreso).



- Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posicin.
Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior.
Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otras unidades de medida,
como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros.
- Ancho y Alto: Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De nuevo la unidad de
medida utilizada es el centmetro.
- Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del
formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el
recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a la izquierda.
Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que
prefieras.
- Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran.





- Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su ancho en puntos.
- Efecto especial: Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace tomar una forma predefinida
por Access.
Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo, Estilo
de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se vern invalidadas debido a que el efecto
elegido necesitar unos valores concretos para estas propiedades.
Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el Efecto especial dejar
de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada.

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- Nombre y Tamao de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizar en el control y su tamao en
puntos.
- Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades actan sobre el
aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse
en cursiva o si se le aadir un subrayado.
- Texto de Ayuda del control: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre como ayuda
contextual a un control.



- Texto de la barra de estado: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre en la barra
de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control.
Un ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la
barra de estado se pudiera leer Introduzca aqu su nombre.
- ndice de tabulacin: Una de las propiedades ms interesantes de los controles. Te permite establecer
en qu orden saltar el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El
primer elemento deber establecerse a 0, luego el salto se producir al control que tenga un valor
inmediatamente superior.
Una alternativa a utilizar esta propiedad es utilizar el comando Orden de tabulacin en el men Ver:
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:








En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes arrastrar y colocar los
controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades ndice de tabulacin de los controles se
configurarn de forma automtica.

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2.- Etiquetas y Cuadros de Texto
Ya hemos visto cmo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayora de las veces estar
representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada.
Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos,
mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser
el contenido de un campo del origen de datos.
- La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Ttulo.
- La propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de texto, es la propiedad
Origen del control.
Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un
valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del
registro activo.


Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos,
entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertir en independiente.

Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemos
escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a visualizar,
precedida del signo igual =.
Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.


En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraamos de otros
campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). Tambin es posible realizar clculos con constantes,
por lo que nuestro origen de datos podra ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso
escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin.






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3.- Cuadros Combinados y Cuadros de Lista
Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de
los valores.
El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un
cuadro de texto con un tringulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista.





Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles.
Su uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente antes de crear el control sobre el formulario o
informe haciendo clic en su icono en el Cuadro de herramientas.




Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado se
lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentar
las propiedades del control para que muestre los datos que desees.
En el tema 3, con el asistente para bsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros
combinados y de lista, aqu repasaremos las propiedades ms importantes.
- Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente de donde sacaremos
los datos de la lista.
Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta.
Si seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos que nosotros
habremos introducido.
La opcin Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos
pertenecientes a una tabla o consulta.
En cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la siguiente propiedad:


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- Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de
una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la
lista.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre
de una tabla o consulta.
Si, por el contrario, habamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que
queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas:
"valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...
- Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la
columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el
nmero de orden de la columna.
- Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con
encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger la primera fila de valores como fila de
encabezados.
- Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas
se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.
- Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista.
- Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no se
encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si
el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja
almacenar este valor.
- Filas en lista: Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta propiedad
slo se muestra para el control Cuadro combinado.
- Seleccin mltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida.
Si seleccionamos Ninguna el modo de seleccin de la lista ser nico, es decir slo podremos seleccionar
un valor.
Si seleccionamos Simple permitiremos la seleccin mltiple y todos los elementos sobre los que hagas clic
se seleccionarn. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre l.
Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar ms de un elemento
deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS y
dejndola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos sern seleccionados.
Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista.



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Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos haciendo
clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Cambiar a...






Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prcticamente
todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orgenes de datos.
Esta opcin tambin est disponible en el men contextual de los cuadros de texto.
4.- El Control Grupo de Opciones
Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirn para mostrar al usuario un conjunto limitado
de alternativas representadas por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar.
Si queremos utilizar este grupo de controles la forma ms sencilla ser insertando un control de tipo Grupo
de opciones . Dentro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo botn de
opcin, casillas de verificacin o botn de alternar como deseemos.
La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene
que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin cada vez de entre el grupo de
opciones.




- En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial.
El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que
queremos que se encuentre vinculado en la tabla.
Los controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la
opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos.
Por tanto, debers establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los controles de opcin de
forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el
Origen del control del control Grupo de opciones.
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La propiedad Valor de la opcin slo admite un nmero, no podrs introducir texto por lo que este tipo de
controles nicamente se utilizan para asociarlos con campos numricos.
En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo tanto
no estar sujeto a ningn campo.
Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de dilogo personalizado
para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin alguna accin basada en esa
entrada.
La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de
grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin no est
en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene
la propiedad Origen del control y deber establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el
registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.
Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la opcin
de Asistente para controles activada.
As, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzar el generador y con
un par de pasos podrs generar un grupo de controles de forma fcil y rpida.
Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de diseo,
a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente tendrs que rellenar la propiedad
Valor de la opcin de cada control de opcin y la propiedad Origen del control del grupo de opciones.
5.- El Control Ficha
Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en
varias fichas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Ficha:







Un control Ficha es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. De esta forma cuando el
usuario elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios.
Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente. Una vez insertado
el control Ficha deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las Pginas para modificar sus propiedades.
El ttulo de la pgina se podr modificar a travs de la propiedad Nombre.

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- Para insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas
seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente debers colocar el
cursor sobre la pgina hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control:





Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina haciendo clic sobre su ttulo y rellenarla del mismo
modo.








Es posible aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para ello slo tienes que hacer clic derecho sobre el control
Ficha y seleccionar Insertar pgina para aadir una nueva pgina o hacer clic en Eliminar pgina para
eliminar la pgina activa.
Si tienes ms de una pgina incluida en el control Ficha debers utilizar la opcin Orden de las pginas...
en el men contextual para cambiar su disposicin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:






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Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la pgina seleccionada de
modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al
contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la derecha.
Cuando hayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control Ficha con las Pginas ordenadas.
6.- Las Herramientas de Dibujo
Nuestro siguiente paso ser echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarn a mejorar el diseo
de los formularios o informes que creemos: las Lneas y los Rectngulos.
En ambos casos su creacin es la misma (e igual tambin para el resto de los controles). Basta con
seleccionar el control en el Cuadro de Herramientas o y luego dibujarlo en el formulario o
informe. Para ello slo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin
soltar el botn del ratn, desplazamos el cursor hasta que el control alcance el tamao deseado.
En el caso del control Lnea la tecla MAYUS nos ser de mucha utilidad. Si mantenemos esta tecla de
nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podremos crear lneas sin inclinacin,
es decir, completamente horizontales o verticales.
Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en nuestros
documentos. De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y organizados, lo cual, adems de causar
que el usuario se sienta ms cmodo trabajando con el formulario o informe, har que realice su trabajo
de una forma ms rpida y ptima.
Las propiedades de estos controles son prcticamente todas las que vimos en el primer punto de este
tema y que son comunes a todos los controles.
Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente, un
diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final resultan difciles de trabajar tanto
desde el punto de vista del usuario como de la persona que est realizando el diseo, t.
7.- Imgenes y Marcos de Objeto
En este apartado veremos cmo mostrar imgenes (o otro tipo de objetos) en un formulario o informe de
Access. Para ello nos serviremos de los controles Imagen, Marco de objeto independiente y Marco de
objeto dependiente.
Pero antes de comenzar partiremos desde los principios bsicos. Primero que nada deberemos saber que
una imagen no es ms que un tipo de objeto que se ha creado en otra aplicacin y que ms tarde
utilizaremos en Microsoft Access. De este mismo modo, Access permite la visualizacin de otros tipos de
documentos (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDFs, etc...) y su inclusin en un formulario o
informe.
Por tanto, Access nos va a permitir mostrar este tipo de informacin en nuestros documentos de una
forma muy sencilla. Veamos cmo...



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- El control Imagen nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos. Para ello slo tendrs que
seleccionar el control en el Cuadro de Herramientas y dibujarlo sobre el formulario o informe. En este
momento se abrir un cuadro de dilogo donde tendrs que seleccionar la imagen que quieras mostrar:










Aqu elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botn Aceptar. La imagen estar lista
para utilizarse en el formulario o informe.
Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus propiedades.
Vemoslas:
Imagen: Aqu deber indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. En un principio visualizars la
ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior.
Modo de cambiar el tamao: En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones, Recortar, Extender
y Zoom.
Si seleccionamos la opcin Recortar slo se mostrar un trozo de la imagen que estar limitado por el
tamao del control Imagen. Si hacemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen.
Seleccionando la opcin Extender har que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado
por el control. Esta opcin deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control.
Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El tamao
de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control.




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Distribucin de la imagen: Esta propiedad nos permitir escoger la alineacin de la imagen dentro del
control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina
inferior izquierda o Esquina inferior derecha.




Esta opcin es ms til cuando mostramos la imagen en modo Recortar.
Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para
que se rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta.
Direccin de hipervnculo: Puedes incluir una direccin a un archivo o pgina web para que se abra al
hacer clic sobre el control.
Por ltimo hablaremos de la propiedad ms interesante del control Imagen: Tipo de imagen.
El Tipo de imagen puede ser Incrustado o Vinculado. Seleccionando un tipo u otro decidiremos si Access
almacenar el objeto dentro del archivo de la base de datos o simplemente lo vincular y la imagen deber
existir siempre en un archivo externo de imagen.
En otras palabras, un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y por tanto los
cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarn nicamente en el archivo en la base de datos.
Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella. Si modificamos el
archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado, cuando abras la base de datos la imagen se
actualizar y mostrar los cambios realizados.
- Los controles de Marco extienden la funcionalidad del control Imagen y lo hacen todava ms verstil.
En un principio, el control Marco de objeto independiente es muy parecido al control Imagen. Permite la
inclusin de un objeto dentro de un formulario o informe. En este caso el control de Marco de objeto
independiente es capaz de insertar casi cualquier tipo de objeto en l.
La forma en la que lo insertaremos ser el mismo. Deberemos seleccionarlo en el Cuadro de Herramientas
y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se abrir un cuadro de dilogo:






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Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde
cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de seleccionar un archivo ya
existente.
El listado que aparece en Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de incluir
dentro del control.
Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrar con una pequea
previsualizacin que podremos tratar como hicimos con el control Imagen. En el caso contrario, si
marcamos la opcin, el control Marco de objeto independiente se mostrar como el icono de la aplicacin
que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se mostrar as .
Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes:
Tipo de presentacin: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o Icono para que se
muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo.
Activacin automtica: Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo
contenido en el marco.
Podemos elegir entre Doble clic, Manual y RecibirEnfoque.
Normalmente las dos ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin adicional, pero al
encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcin.
Si seleccionamos la opcin Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o, con
este seleccionado, pulsando la combinacin de teclas CTRL + ENTER.
Activado: Selecciona S o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no.
Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a S, el objeto se abrir en modo de slo lectura. Podr ser
modificado, pero sus cambios no sern guardados.
Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda. Nosotros como
administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro
gusto.
Por ltimo la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un archivo vinculado o
incrustado.
Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo informativo, no podremos modificarla.
En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos
para mayor comodidad. Slo existe un modo de que, al insertar el objeto, ste quede vinculado y es
insertando un archivo ya existente.



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En el momento en el que estamos insertando el objeto desde un archivo deberemos marcar la casilla
Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado
directamente desde fuera.
- El Marco de objeto dependiente es muy similar a este ltimo. La nica diferencia es que este control
deber vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta utilizando su propiedad Origen del control.
De este modo, podemos, por ejemplo, incluir las fotos de los productos y almacenarlos en la misma tabla
que el resto de su informacin.
Una de las caractersticas que derivan de este hecho es que para cada uno de los registros (filas) de la tabla
se almacenarn imgenes (u objetos) diferentes.
Este objeto tiene las mismas propiedades que el anterior.
Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo Objeto OLE, para que
sea capaz de almacenar la informacin del archivo y guardarla en la tabla
As, una vez creado el formulario, podremos incluir el tipo de archivo que queramos simplemente haciendo
clic derecho sobre el control y seleccionando la opcin Insertar objeto....










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Se abrir el cuadro de dilogo que vimos anteriormente cuando queramos insertar un objeto en un Marco
independiente.
En este caso, de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno existente. Si
decidimos abrir uno que ya existe se nos dar la opcin de Vincularlo en vez de Incrustarlo.
Ten en cuenta que si quieres que el Marco muestre correctamente una imagen esta deber ser del tipo
BMP y este tipo de imagen suele ocupar bastante...
- As que, resumiendo, ests son las consideraciones que debers tener en cuenta cuando utilices controles
de Imagen o Marcos de objeto:
En un formulario o informe podemos incluir una imagen o un objeto.
Tanto los objetos dependientes como los independientes pueden ser vinculados o incrustados.
Cuando incrustamos un objeto en un formulario o informe, Access lo guarda en un archivo en la base de
datos, por lo que un archivo incrustado siempre estar disponible.
Si cambiamos de ruta un archivo vinculado, Access no ser capaz de encontrarlo. Deberemos actualizar
tambin la ruta almacenada en la base de datos.
Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de datos, pero los
cambios se almacenarn en un archivo externo.
Incrustar archivos muy grandes no es aconsejable, pues hace que la base de datos pese ms y sea ms
lenta.
8.- El Botn de Comando
En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con diferencia es uno de los controles que
ms nos ayudarn a realizar determinadas acciones.
Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados.
Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimas acciones en un solo botn
gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin Visual Basic y al uso de macros.
Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a travs del Asistente para controles .
Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botn de Comando nos aparece una cuadro
de dilogo. Veremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.





112

En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botn. Como
puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categoras.
Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que quieres realizar y luego selecciona la Accin
en la lista de la derecha.
Pulsa Siguiente para continuar.









Ahora podrs modificar el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botn, o mostrar
una Imagen.
En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla
Mostrar todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones.
Tambin podras hacer clic en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco duro.
Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar.









113

En esta ltima pantalla le daremos un nombre al control Botn de Comando para poder reconocerlo ms
tarde en la lista de controles.
Si marcas la casilla Mostrar Ayuda sobre cmo personalizar el botn se lanzar la ayuda de Access
mostrndote unos pequeos puntos de ayuda para cambiar el tamao, posicin o imagen del botn al
terminar con el asistente.
Pulsa Finalizar para terminar.
Al ser tan fcil aadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte en una forma muy
verstil de aadir acciones a tus formularios e informes.
Como podrs ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias acciones que podrs
realizar.
Con la categora de Exploracin de registros podrs moverte de forma rpida por todos los datos del
formulario, buscando registros o desplazndote directamente a alguno en particular.
Utiliza las acciones de Operaciones con registros para aadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o
imprimirlos.
Del mismo modo podrs jugar con los formularios aplicndoles filtros y actualizndolos. En cualquier
momento podrs aadir un botn para abrir, cerrar o imprimir informes, formularios y consultas.
En la categora Aplicacin utiliza las acciones de Ejecutar MS Excel y MS Word para combinar las diferentes
aplicaciones de oficina que te ofrece Microsoft Office.

9.- Controles ActiveX
Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs encontrar
desplegando la lista de controles ActiveX haciendo clic en el botn Ms controles del Cuadro de
Herramientas.
Debido a que existen muchsimos de estos controles, y a que sus propiedades son prcticamente nicas en
cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas haciendo clic derecho sobre el control
(una vez est sobre el formulario o informe) y seleccionando la opcin Propiedades.
En algunos controles (en la imagen el control Calendario) podrs acceder a un men de propiedades ms
amigable accediendo a travs de su men contextual:






114

Las Macros

1.- Introduccin
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y cerrar
formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc...
Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automticamente
cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutar
automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la
encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.
Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el
usuario empiece a trabajar con la base de datos.
2.- Crear una Macro
Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un proceso.
Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sin necesidad, en principio, de
interaccin por nuestra parte.
Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un
botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente, fcil, slo tienes que hacer clic en la ficha Macros en la lista de Objetos
de la base de datos. Del mismo modo que creamos tablas, formularios e informes, podremos crear Macros
haciendo clic en Nuevo .
Se abrir la Vista de diseo de Macro.
Esta ventana es muy parecida a la ventana Diseo de tabla que ya conoces y tiene la misma dinmica pero
ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.
Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin y Comentario.






115













En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de entre las
existentes en el cuadro desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre el por qu de la
accin o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus
opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin.
Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una despus de otra
y en el orden que queremos que se ejecuten.
Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy
importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario
deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura
debera ir antes de la de cierre.
En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar nuevas
acciones entre dos existentes o eliminar una accin.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y
arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin.
Cuando la Macro est terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Ms tarde podremos
llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de
datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.

116











3.- Acciones ms utilizadas
En este apartado veremos las acciones ms utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda de
Access para obtener informacin sobre acciones que aqu no tratemos.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus
opciones:









A continuacin veremos las acciones ms comunes:



117

AbrirConsulta Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes en la
base de datos.
AbrirFormulario Del mismo modo que la accin anterior, abre un formulario.
AbrirInforme Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.
AbrirTabla Esta accin permite abrir una tabla.
BuscarRegistro Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin
busca el primer registro que cumpla los criterios
especificados. Puedes utilizar esta accin para avanzar en
las bsquedas que realices.
BuscarSiguiente Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los
criterios indicados en la accin BuscarRegistro anterior. No
tiene argumentos.
CancelarEvento Esta accin cancela el evento que produjo la ejecucin de la
macro. No tiene argumentos.
Cerrar Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se encuentre
abierto.
CuadroMsj Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para
interactuar con el usuario.
DetenerMacro Introduce esta accin en una Macro para detener su ejecucin.
No tiene argumentos. Vers su utilidad ms adelante.
DetenerTodasMacros Esta accin detendr todas las Macros que se estn ejecutando
en ese momento. No tiene argumentos.
Eco Esta accin es muy til para ocultar al usuario las operaciones
que se estn realizando con una Macro. Permite la activacin o
desactivacin de la visualizacin de las acciones en pantalla.
EjecutarComando Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas encontrar
en cualquier barra de herramientas.
EstablecerValor Una accin muy til que te permitir modificar los valores de
los campos.
Guardar Esta accin te permitir guardar cualquier objeto que se
encuentre abierto en ese momento.
Imprimir Utiliza esta accin para imprimir el objeto activo. Podrs
imprimir Hojas de datos, Informes o Formularios.
IrARegistro Te permitir saltar a un registro en particular dentro de un
objeto.
Maximizar Esta accin maximiza la ventana activa para que ocupe todo el
espacio de la ventana de Access.
Minimizar Al contrario que la anterior, esta accin minimiza la ventana
activa convirtindola en una barra de ttulo en la parte inferior
de la ventana de Access.
MostrarBarraDeHerramientas Esta accin permite mostrar u ocultar una barra de herramientas
determinada.
Salir Esta accin hace que Access se cierre.





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4.- Acciones Condicionadas
Ahora que ya conocemos las acciones y cmo introducirlas y ordenarlas, veremos un modo que nos
ayudar a crear acciones con muchas posibilidades. Para ello utilizaremos las condiciones.
Puedes activar este modo haciendo clic en el botn de Condiciones en la barra de Diseo de macro.
La vista de Diseo de Macro cambiar para tomar este aspecto (observa como se ha aadido una columna
a la izquierda):










En esta columna podremos introducir condiciones para que la accin establecida en la fila se ejecute o no
segn el resultado de la condicin.
Por ejemplo si escribimos [Formularios]![Cursos]![Cdigo Curso] = 4 en la columna Condicin, su accin
slo se ejecutar en el caso de que la condicin sea afirmativa, es decir, que el cdigo de curso sea igual a
4.
Esto nos abre muchas posibilidades, sobre todo si lo combinamos con los puntos suspensivos (...).
Si escribimos una condicin y resulta verdadera se ejecutar la accin que se encuentre en la misma fila,
Pero qu pasa si queremos que la condicin ejecute ms de una accin? Muy fcil, escribe puntos
suspensivos en la columna Condicin para todas aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten
al resultar afirmativa la condicin.
Si la condicin diese como resultado falso, la Macro saltar a la siguiente accin que no tenga puntos
suspensivos en la columna Condicin.
En el campo Condicin tambin podemos incluir expresiones ms complejas, como:
[Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2-Mar-2006# Y #9-Nov-2007# para indicar si la fecha se
encuentra en un intervalo, o EsNulo([Formularios]![Cursos]![nhoras]) para realizar la accin si no hay nada
guardado en el campo nhoras.
Puedes unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos en el tema de consultas.
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- En los casos en los que utilicemos Macros con condicionales nos ser muy til el uso de la accin
DetenerMacro
Aunque a primera vista el uso de Macros en Access pueda parecer algo limitado, veremos en las prximas
pginas que podemos crear grupos de macros y definir bucles repetitivos que nos permitirn realizar
operaciones mucho ms complejas.
5.- Grupos de Macros
Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro dentro de la ventana
Base de Datos. Al igual que es ms cmodo agrupar los archivos en carpetas, puede ser til agrupar
nuestras macros en grupos de macros que contengan macros relacionadas.
Tambin los grupos de macros pueden ser tiles para definir macros a modo de subrutinas dentro de una
macro principal.
Para definir un grupo de macros haremos uso de la opcin Nombres de macro en la barra de Diseo
de Macros.
Si activas el botn vers que la Vista de Diseo de Macros cambia para aadir una nueva columna a la
izquierda:







Esta columna nos da la opcin de crear diferentes macros dentro de una Macro principal.
Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1:







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Macro1 aparecer en la ventana Base de Datos como una macro, pero realmente ser un grupo de macros
formado por las macros nombre1, nombre2 y nombre3.
A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4, accion5, accion6 y accion7 simplemente
llamando a la macro Macro1.nombre2.
Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo de macros, hay que primero indicar el
nombre del grupo y despus el nombre de la macro separados por un punto.
6.- Crear Bucles
Si una macro se puede asemejar a un programa porque consiste en una serie de acciones que se ejecutan
segn un determinado orden, y que adems incluye alternativas (gracias a la columna Condicin), nos
faltaba un concepto imprescindible en programacin, el concepto de estructuras repetitivas (bucles). Pues
bien, ahora aprenderemos un nueva accin que nos permite en cierta medida resolver el problema. Se
trata de la accin EjecutarMacro.



EjecutarMacro: Nos da la posibilidad de llamar a una macro desde dentro de otra macro y repetir la
ejecucin de dicha macro, definiendo as un bucle repetitivo.
Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar. Por ejemplo, en el caso
anterior, Macro1, Macro1.nombre1, Macro1.nombre2 o Macro1.nombre3.
Podemos indicar que la Macro se ejecute ms de una vez escribiendo en Nmero de repeticiones un
nmero que indique cuntas veces queremos que se repita la ejecucin de la macro (el nmero deber ser
mayor que 1).
En Expresin de repeticin podremos introducir una expresin condicional para que se repita la ejecucin
de la macro mientras la condicin se cumpla (sea verdadera). Se evala la condicin antes de ejecutar la
macro as que si al empezar, la condicin no se cumple, la macro no se ejecutar.
Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argumento Expresin de repeticin la condicin que pongas
deber depender de un parmetro que cambie dentro de la macro que se repite, sino podrs entrar en un
bucle que no se acabe nunca!!
Para componer la condicin se nos dar la opcin de utilizar el Generador de Expresiones.
Ahora veremos una estructura que ilustrar el uso de la combinacin de ambas tcnicas.




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Como puedes ver en la imagen, si reproducimos esta estructura seremos capaces de generar un bucle.
Veamos que hemos hecho.
En un punto de la macro necesitamos ejecutar unas acciones que se repitan hasta determinado momento.
Para lograrlo lo que hacemos es incluir una llamada a la macro repite que se encuentra en Macro1. Por lo
que en el argumento Nombre de macro de la accin EjecutarMacro escribiremos Macro1.repite.
En el argumento Expresin de repeticin escribiremos la condicin que ha de cumplirse para que se vuelva
a repetir el proceso. En caso de que la condicin sea falsa, el proceso dejar de repetirse y continuar con
la lista de acciones que siguen hasta la accin DetenerMacro que terminar la ejecucin de la macro.
Observa que al final de la macro Macro1.repite, hemos incluido la accin Cerrar, si como argumento de la
accin pusisemos la macro Macro1, este bloque solamente se ejecutara como mucho una vez ya que la
macro se cerrara antes de que se pueda repetir el bloque.
7.- Depuracin de errores
Cuando creamos una Macro con diferentes condiciones y saltos de ejecucin puede que al final la
comprobacin de que acta correctamente sea cada vez ms difcil.
Access incorpora una herramienta que permite seguir la ejecucin de la Macro paso a paso pudiendo en
cada momento ver qu procesos se estn llevando a cabo y los resultados que recibe de la base de datos.
Para activar esta opcin solamente deberemos de hacer clic sobre el botn de Paso a paso en la
barra de Diseo de Macros.
Una vez activada, cada vez que se ejecute una macro en el sistema lo har en modo Paso a paso.
Cuando una Macro se ejecuta de este modo para cada accin que realiza produce una salida de
informacin que nos llega a modo de Cuadro de dilogo:










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Como puedes ver en la imagen este cuadro de dilogo te mostrar el Nombre de la macro que se est
ejecutando.
Si tiene condicin, y en caso afirmativo, en qu consiste dicha condicin y su estado de coincidencia
(Verdadero: o Falso:).
Tambin podrs ver el Nombre de la accin que se va a ejecutar, y los Argumentos que tiene.
En la imagen la funcin EstablecerValor cambiara el valor del campo Nombre Curso a "Diseo Web" si la
condicin no hubiese dado falso.
Para continuar con la reproduccin Normal de la Macro pulsa Continuar. Si pulsas Paso a Paso seguirs en
el mismo modo.
Puedes detener la Macro pulsando el botn Detener. En cualquier momento en la reproduccin de una
Macro puedes detenerla tambin utilizando la combinacin de teclas CTRL + INTRO. Esto te puede ser
muy til si una Macro entra en un bucle infinito y el sistema deja de responder.
8.- AutoKeys o Mtodos abreviados de Teclado
Las Macros tambin te permitirn crear mtodos abreviados de teclado. Esto es, podremos asignar a travs
de una Macro diferentes acciones mediante una combinacin de teclas.
El modo de construir una Macro que acte de este modo es muy sencillo. Slo tendrs que seguir los
siguientes pasos:
1. Crea una nueva Macro y llmala AutoKeys.
2. Activa la opcin Nombres de Macro para aadir la columna con el mismo nombre.
3. En la columna Nombre de Macro debers indicar la combinacin de teclas que activarn las acciones
que escribas en la columna Accin.
De este modo podrs crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones.










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En vez de Combinacin1, Combinacin2, Combinacin3, etc... debers escribir la combinacin de teclas
que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis que encontrars en la siguiente tabla:

Sintaxis de la Combinacin Combinacin de Teclas
^C or ^1 CTRL+C CTRL+1
{F3} F3
^{F3} CTRL+F3
+{F3} MAYUS+F3
{INSERT} INSERT
^{INSERT} CTRL+INSERT
+{INSERT} MAYUS+INSERT

El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente tendremos que escribir los
nombres de las teclas que forman la combinacin en la columna Nombre de Macro. Lo nico que debers
tener en cuenta es que la tecla CTRL se escribir como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que
contengan ms de una letra debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con
combinaciones.
Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de teclas E+N+D, mientras que {END} equivaldra a
pulsar la tecla FIN.
Es interesante asociar combinaciones de teclas a la accin EjecutarMacro para permitir lanzar una macro
con slo pulsar unas teclas.











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Configurar la Interfaz

1.- Introduccin
La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de datos. En esta unidad
aprenderemos cmo deberemos configurar Microsoft Access 2003 para que una persona que vaya a
trabajar con la base de datos vea y pueda realizar nicamente aquello que sea conveniente para nosotros:
los creadores y administradores de la base de datos.
Aprenderemos a crear nuestras propias barras de herramientas, nuestros mens de inicio e incluso los
mens contextuales dentro de Access.
Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un men no es
tan complicado como parece.
En resumen, veremos cmo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo cuando se abre.
2.- Visualizar Barras de herramientas
Access ofrece la configuracin de sus barras de herramientas a un nivel muy superior que el resto de
aplicaciones. De esta forma, permite la creacin de nuevas barras as como la personalizacin de las
existentes.
A partir de este momento recuerda que los cambios que se realicen sobre las barras de herramientas no
slo afectarn al archivo en particular sino a toda la aplicacin Access completa.
Por ejemplo, si eliminas opciones de las barras de herramientas predeterminadas, cuando abras cualquier
otra base de datos las barras continuarn igual. Debers volver a configurarlas para que se muestren como
quieres.










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Existen dos formas distintas para acceder al men de Personalizacin de las barras de herramientas:
- Puedes hacer clic derecho sobre cualquiera de las barras de herramientas y seleccionar la opcin
Personalizar.
- Tambin puedes hacer clic en el men Herramientas y seleccionar Personalizar.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:











Desde la pestaa de Barras de herramientas podremos seleccionar las barras que queremos que sean
utilizadas en el programa.
Puedes activarlas o desactivarlas haciendo clic sobre su casilla de activacin. Cuando salgas del cuadro de
dilogo las barras que hayas seleccionado se podrn ver en el men de barras de herramientas al hacer clic
derecho sobre ellas:





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Desactivar las barras de herramientas predeterminadas (la Barra de mens y de Base de datos) es una
buena idea. As el usuario no tendr acceso a la base de datos en s, y solamente a las barras que creemos
para tal fin.
La de base de datos podrs desactivarla desde el cuadro de lista. Ms tarde veremos cmo eliminar
tambin la de mens.
3.- Crear Barras de Herramientas
Crear una nueva barra de herramientas es muy sencillo, basta con abrir el cuadro de dilogo anterior
(Personalizar), hacer clic sobre el botn Nueva... e introducir un nombre para la barra en el cuadro de
dilogo que se muestra:




Cuando introduzcas el nombre y aceptes, la barra de herramientas aparecer flotante en la ventana del
programa. Como puedes ver en la imagen, la barra en un principio estar vaca, la rellenaremos para que
muestre exactamente lo que queremos.


Desde el momento en el que entramos en el cuadro de dilogo Personalizar TODAS las barras de
herramientas se vuelven susceptibles de cambios.
Puedes hacer la prueba haciendo clic en cualquier men u opcin de una barra y vers cmo aparece un
recuadro negro rodendolo: . Esto indica que estamos en el modo de edicin de la barra.
Si mantenemos el ratn pulsado sobre un men u opcin cambiar y tomar esta forma .
Ahora ser posible arrastrar el men u opcin para cambiarlo de sitio, ya sea de posicin dentro de la
misma barra o a otra diferente.
Arrastra un men u opcin sobre una parte vaca de la ventana hasta que el ratn tome esta forma
para eliminarlo.
Si lo que queremos es aadir ms opciones a una barra haremos clic en la pestaa Comandos.




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En la pestaa Comandos del cuadro del dilogo Personalizar encontrars multitud de opciones y mens
que podrs arrastrar sobre las barras de herramientas y aadir nuevas funcionalidades. De hecho, as es
como rellenaremos las barras que creemos.










Como ves, los comandos estn organizados por Categoras:, la mayora las conocers porque ya hemos
trabajado con ellas.
Slo tendrs que seleccionar un comando de la lista de la derecha y arrastrarlo sobre el lugar en la barra
de herramientas que prefieras.
Antes de ver las opciones que podemos agregar, deberemos diferenciar bien entre lo que es un men y un
comando. Un comando es un botn u opcin que realiza una accin en particular (como el botn Nuevo o
la opcin Guardar). Un men, por lo contrario no lanza ninguna accin sino que contiene comandos o
submens y se usa para organizar la informacin.
De este modo, Edicin es un men que contiene varios comandos y dos submens: Grupos y Aadir al
grupo.
En el listado de comandos podrs encontrar tambin mens para crear barras de comando ms complejas
y mejor organizadas. Los mens en este listado se reconocen porque tienen una punta de flecha apuntado
hacia la derecha:





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Veamos ahora qu categoras encontramos en la lista:
- Al principio tenemos las categoras que se corresponden con las opciones de la barra de mens y las
barras de herramientas incorporadas de Access.
Hay que destacar en la categora Archivo el comando Personalizado que nos permite definir un comando
propio diferente de los comandos predeterminados de Access.
- Despus tenemos la categora Mens integrados donde encontrars los mens integrados de Access
correspondientes a las opciones de las Barras de mens.






- Luego encontrars categoras para crear lanzadores que abran los objetos de la base de datos.
Todas las tablas, Todas las consultas, Todos los formularios, Todos los informes, Todas las pginas Web y
Todas las macros.
Por ejemplo en la categora Todos los formularios tenemos los comandos que abren cada uno de los
formularios que tengamos definidos en la base de datos.






- Utiliza la categora Controles ActiveX para aadir comandos para insertar controles ActiveX en tus
formularios e informes. Del mismo modo que los comandos que aadamos desde la categora Cuadro de
herramientas, estos comandos slo estarn activos cuando nos encontremos en la Vista de Diseo de
algn objeto.
- Finalmente, la categora Nuevo men contiene nicamente un elemento: Nuevo men. Esta opcin nos
da la oportunidad de insertar un nuevo men en nuestra barra personalizada para crearlo desde cero.
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4.- Propiedades de los Elementos de una Barra
Una vez insertado un comando o men en nuestra barra de herramientas podremos personalizarlo an
ms haciendo clic derecho sobre l para acceder a su men contextual. Con el mismo resultado podramos
seleccionar el elemento haciendo clic sobre l y pulsando el botn Modificar seleccin en la pestaa
Comandos del cuadro de dilogo Personalizar.
Se presentar el men contextual que puedes ver:










Con la opcin Eliminar podremos quitarlo de la barra de herramientas sin necesidad de arrastrarlo fuera.
Utilizando estas opciones podrs cambiar la imagen del botn que se muestra, copiando y pegando
imgenes ya existentes en otros botones, o cambindolo por alguna imagen que Access ofrece en el men
Cambiar imagen del botn.
La opcin Modificar imagen del botn abre el Editor de botones que te permitir modificar el diseo del
botn o dibujar uno desde cero.
Cualquier cambio que realices se podr eliminar haciendo clic en Restablecer y todas sus opciones
volvern a su estado inicial.
Pero veamos la opcin Propiedades que nos abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos
configurar an ms el aspecto y comportamiento de nuestro men o comando.





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Al hacer clic sobre la opcin Propiedades vers esta ventana:










En el desplegable Control seleccionado podrs cambiar de elemento dentro de la barra de herramientas
para modificar sus propiedades. As evitars tener que acceder a sus propiedades uno a uno. Desde aqu
podrs ir cambiando de elemento rpidamente y modificar sus propiedades.
Una vez seleccionado el elemento con el que queremos trabajar pasaremos a ver las opciones que se nos
muestran en la seccin Propiedades del control.
- En Ttulo: escribiremos el texto que queremos que aparezca en nuestro comando o men. Trata de
asignarles nombres significativos para que cuando el usuario los vea pueda hacerse una idea de la accin
que realiza.
Aqu podremos aprovechar para aumentar la accesibilidad de nuestro men utilizando el smbolo &.
Por ejemplo, si escribimos como nombre &Accin, una vez abandonemos el cuadro de dilogo, en la barra
de herramientas podr leerse Accin. El smbolo & ha hecho que la letra A aparezca subrayada, lo cual
indicar al usuario que podr acceder a esta opcin a travs de la combinacin de teclas ALT + A.
Tambin podramos haber escrito Accin, y el resultado sera: Accin. Ahora la combinacin de teclas para
acceder al men o comando sera ALT + C.
- En la opcin Texto del mtodo abreviado podremos escribir el texto que aparecer en el men para
indicar la combinacin de teclas que activa ese comando.




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Esta combinacin de teclas no surte efecto con solo escribirla en el cuadro de propiedades, deber ser
definida en una Macro llamada AutoKeys
- En Informacin de pantalla escribiremos la descripcin del men o comando para que aparezca en modo
de ayuda contextual al colocar el ratn sobre l.



En caso de dejarlo en blanco el texto de ayuda ser el mismo que se escribi en la propiedad Ttulo.
- En el desplegable Accin podremos configurar el comportamiento de un comando asocindole una
Macro o grupo de Macros existente en la base de datos. En caso de seleccionar alguna, el comportamiento
predeterminado del comando desaparecer y su funcionalidad ser aquella definida por la Macro. Si sabes
programar y definir funciones podrs asignarle tambin una funcin, en este caso la llamada a la funcin
deber estar precedida del signo =.
- Podemos establecer el Estilo del men o comando seleccionando una de las cuatro opciones que se nos
presentan en el desplegable: Estilo predeterminado, Slo texto (siempre), Slo texto (en mens) o Imagen
y texto.
- Las propiedades Archivo de ayuda e Id de contexto de ayuda nos facilitarn el enlace a archivos de ayuda
que hayamos creado a propsito para la base de datos. En Archivo de ayuda debers escribir la ruta donde
Access podr encontrarla; en Id de contexto de ayuda indicars la Id a la que tendr que acudir para
mostrar la ayuda sobre el men o comando en particular.
- Activando la casilla de verificacin Iniciar un grupo podremos insertar separadores
entre los mens o comandos. Los grupos se muestran de forma diferente en funcin de si se encuentran
en una barra o un men, observa las siguientes imgenes, hemos marcado la casilla Iniciar un grupo de la
segunda accin:









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5.- Propiedades de la Barra de Herramientas
Hemos aprendido a crear nuestra propia barra personalizada. Ahora veremos cmo acceder a sus
propiedades.
Para ello deberemos volver a la pestaa Barra de herramientas del cuadro de dilogo Personalizar.
All selecciona en el listado de Barras de herramientas la barra que quieras modificar. Si te fijas, no es
necesario que una barra est activada para poder entrar en sus propiedades. Slo seleccinala y pulsa el
botn Propiedades que encontrars a la derecha.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:







Desde el desplegable Barra de herramientas seleccionada seleccionaremos la barra que queremos
modificar. Si lo despliegas vers todas las barras que se encontraban en el listado anterior de Barras de
herramientas.
Veamos qu podemos encontrar en el marco Propiedades de la barra de herramientas:
- La propiedad Nombre de la barra de herramientas te permitir cambiar su nombre. Si lo modificas, se
cambiar tanto en el listado de Barras de herramientas como en el men contextual (al hacer clic derecho
sobre cualquier barra en la ventana) de las barras de herramientas.
- En Tipo de barra de herramientas podremos especificar cmo ser visualizada la barra en el espacio de la
ventana de Access.
El tipo Barra de mens har que la barra tome un aspecto plano como la Barra de mens.
El tipo Barra de herramientas har que la barra tenga un aspecto de resaltado (como la barra de Base de
datos).
Si seleccionamos Emergente haremos que la barra se convierta en un men contextual o emergente. Ms
adelante veremos cmo asociar barras de herramientas y mens a controles y formularios o informes.
- En Acople permitido seleccionaremos si queremos que la barra se pueda acoplar a la ventana de forma
Vertical u Horizontal. Tambin puedes seleccionar las opciones Permitir cualquiera o No se puede cambiar
la barra para que no pueda acoplarse a ningn borde o desacoplarse en el caso de que lo estuviese.
Permanecer con el acople que tenga al terminar su modificacin.
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- Activa la casilla Mostrar en el men Barras de herramientas para que la barra se muestre en el men
contextual de barras de herramientas.

- Puedes impedir que el usuario agregue, mueva o quite la barra de herramientas a la interfaz marcando la
casilla Permitir personalizar.
- Selecciona la casilla Permitir cambiar tamao si quieres que el usuario pueda hacer ms grande o
pequea la barra de herramientas.
- Del mismo modo la opcin Permitir mover har que el usuario pueda o no mover la barra de
herramientas de lugar.
- Selecciona la casilla Permitir mostrar y ocultar para que el usuario pueda visualizar o no la barra de
herramientas activndola desde el men contextual de Barras de herramientas que puedes ver en la
imagen anterior.
Cuando ests modificando barras predefinidas por Access (aquellas que no hayas creado t) podrs pulsar
el botn Restaurar valores predeterminados para que vuelvan a tomar sus propiedades originales. Ningn
cambio que hayas aplicado sobre ellas permanecer.
En el dilogo Personalizar tambin podrs realizar la misma accin desde la pestaa Barra de herramientas,
seleccionando la barra y haciendo clic en el botn Restablecer....
6.- Asociar Barras a Formularios o Informes
Ahora ya sabemos crear nuestras propias barras de herramientas y modificar las que ya existen. Tambin
hemos aprendido a configurar sus propiedades. Veremos ahora cmo podemos asociarlas a distintos
formularios o informes.
Es decir, vamos a ver cmo hacer que una barra se muestre al abrir un formulario o que en determinados
controles se muestren mens contextuales.
Si lo que quieres es que se muestre una barra de herramientas o men contextual permanentemente en la
ventana de Access, eso lo veremos ms adelante en el siguiente apartado "Opciones de Inicio".
Para asociar barras de herramientas y mens contextuales a determinados objetos tenemos que
colocarnos en la Vista de Diseo del Formulario o Informe donde queramos que aparezca la barra.
Si hacemos clic derecho sobre el selector de Formulario o Informe (arriba a la izquierda) podremos
acceder a sus propiedades seleccionando en el men contextual la opcin Propiedades.



134

All podrs encontrar las siguientes opciones:








- En Barra de mens podrs seleccionar, de las definidas de tipo Barra de men, la barra que quieras que
se muestre al abrirse el Formulario o Informe.
- Selecciona en la propiedad Barra de herramientas aquella barra definida como Barra de herramientas que
se mostrar tambin al abrir.
- Del mismo modo, selecciona en Barra de mens contextuales una barra definida como Men contextual
para que al hacer clic derecho sobre el Formulario o Informe se muestre.
Tambin es posible asignar Barras de mens contextuales o emergentes a los determinados controles. Slo
tendrs que ir a las propiedades del control donde encontrars la opcin Barra de mens contextuales:









Selecciona aquella que quieres que se muestre al hacer clic derecho sobre el control y listo.

135

7.- Opciones de Inicio
En este apartado veremos cmo configurar las opciones de Inicio.
Estas opciones se encuentran en el cuadro de dilogo Inicio, slo se aplican al archivo de Access activo (es
decir, al archivo de la base datos con el que estamos trabajando) y actan sobre el modo en el que se
abrir la base de datos .
Para abrir el cuadro de dilogo Inicio, selecciona en el men Herramientas la opcin Inicio.
Vers la siguiente ventana:

Desde aqu podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos.
- En el cuadro de texto Ttulo de la aplicacin puedes escribir el texto que se muestre en la Barra de ttulo
de la ventana.
- En Icono de la aplicacin podrs establecer un icono para que se muestre al lado del ttulo en la Barra de
ttulo y para que se convierta en el icono del archivo.
Tambin podrs ver el icono del archivo en el Explorador de Windows y en el Escritorio.
Para asociar un icono slo tienes que hacer clic en el botn Examinar y seleccionar una imagen de tu disco
duro. Ten en cuenta que el archivo debe ser de tipo .ico o .cur.
Si estableces un icono para la aplicacin podrs activar tambin la opcin Usar como icono Formulario e
informe, que activada har que los iconos de la barra de ttulo de los Formularios e Informes con los que se
trabaje en la base de datos tomen tambin el icono indicado en Icono de la aplicacin.
- En la opcin Barra de mens podrs seleccionar una barra de tipo Barra de mens para la base de datos.
- En la opcin Barra de men contextual podrs seleccionar una barra definida como Men Contextual
para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier parte de la ventana de Base de datos.
- Si activamos la casilla de Permitir el uso de mens no restringidos, en la Barra de mens se permitirn
determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los comandos de Salir o Cerrar y la disposicin de
las ventanas en Mosaico o Cascada.
136

- Desactivando la opcin Permitir el uso de mens contextuales predeterminados, el usuario al abrir la
base de datos slo podr ver la barra de men contextual que hayas indicado en el desplegable Barra de
men contextual.
- Del mismo modo, si deseleccionamos la casilla de Permitir el uso de barras de herramientas incorporadas
el usuario slo podr ver aquellas barras de herramientas que hayas creado. Las que vienen por defecto
con la aplicacin no podrn mostrarse.
- La opcin Permitir cambios en barras de herramientas y mens autorizar o no al usuario para que pueda
entrar en el cuadro de dilogo Personalizar de las barras de herramientas y realizar algn cambio sobre
cualquiera de ellas.
- En el desplegable que encontrars arriba a la derecha podrs hacer que se Muestre un formulario/pgina
automticamente al abrir la base de datos.
Nota: Ten en cuenta que las acciones de la Macro AutoExec se ejecutan despus de la configuracin de
Inicio. Si abres ventanas con esta macro, estas quedarn por encima de la definida en Inicio.
- Si desactivas la opcin Presentar la ventana Base de datos cuando se abra el archivo de la base de datos
la ventana desde donde hemos trabajado durante todo el curso, la que muestra todas las Tablas,
Consultas, Formularios, etc..., esta ventana habr desaparecido.
- Tambin podrs elegir si la barra de estado es visible o no. Para ello haz clic sobre la casilla Presentar la
barra de estado para activarla o no.
- Finalmente, selecciona la opcin Usar las teclas especiales de Access (abajo a la derecha) para activar o
desactivar las combinaciones de teclas que realizan diferentes acciones sobre la base de datos.
Aqu tienes un listado de esas combinaciones:

Combinacin de
Teclas
Resultado
F11 Trae al frente la ventana Base de Datos
CTRL+G Trae al frente la ventana Inmediato
CTRL+F11
Alterna entre la barra de mens personalizada
y la barra de mens por defecto de Access
CTRL+ENTER
Detiene la recuperacin de registros en
Tablas, Formularios o Informes por parte de
la Access.
ALT+F11 Abre el editor de Visual Basic.




137

Toda esta configuracin ser muy til a la hora de trabajar con una base de datos como si fuera una
aplicacin. Puedes configurarla de forma que slo se muestren formularios con los que trabajar.
Si creas barras de herramientas con suficiente habilidad sers capaz de acceder a todas las opciones y
comportamientos de la base de datos y ser como si estuvieses trabajando con una aplicacin propia.
Recuerda que la configuracin que indiques en Inicio afectar al modo en que el archivo de la base de
datos se abre. Por tanto si eliminas o escondes objetos y barras de herramientas no podrs verlos si abres
la base de datos normalmente.
Para saltarte la configuracin de Inicio de un archivo de Access debers mantener la tecla MAYUS pulsada
mientras haces doble clic sobre el icono del archivo en el Explorador de Windows para abrirlo, y no soltarla
hasta que la base de datos se haya cargado completamente.
Para lograr mayor funcionalidad y poder conseguir mayor efectividad recuerda que puedes acceder a las
Propiedades de los Formularios e Informes haciendo clic derecho sobre su selector en la Vista de
Diseo de Formulario o Informe.








Aqu podrs modificar los valores de las propiedades Emergente y Modal de la ventana del Formulario o
Informe.
- Abrir un objeto en una ventana Emergente supone que slo podr visualizarse la vista Formulario o
Informe. Las Vistas de Diseo estarn desactivadas.
- Si seleccionas S en Modal, la ventana al abrirse inhabilitar el resto de ventanas hasta que no se cierre.
En otras palabras ser la nica ventana con la que sea posible trabajar.
Desde la ventana de dilogo de Propiedades tambin podrs decidir si los botones de Minimizar,
Maximizar y Cerrar se muestran o no.
Nota: Al utilizar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de Formulario o Informe
disponga de los suficientes comandos (por ejemplo en forma de botones o barras de herramientas) para
que el usuario pueda cerrarlos guardando los cambios que ha realizado.


138

8.- Panel de Control
Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarn a mejorar la forma en la que el usuario
interactuar con nuestra base de datos es el Panel de Control.
Crear un Panel de Control nos ayudar a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por
medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de
datos.
En esta imagen podemos ver una pgina del Panel de control justo despus de haberlo creado con el
Administrador:










Pero veamos cmo podemos crearlo. Haz clic en el men Herramientas y despliega el men Utilidades de
la base de datos. Haz clic sobre la opcin Administrador del panel de control.








139

Si an no creaste un Panel de Control, Access te preguntar si quieres crear uno. Pulsa S para continuar.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:








Desde aqu configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que aparezcan en el Panel
de Control.
Como puedes ver en la imagen, el panel de control estar organizado en una o varias pginas. Si tenemos
muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias pginas mejorar el manejo del mismo,
estaremos creando mens con submens.
Para crear nuevas pginas slo tienes que hacer clic en el botn Nueva... y escribir el nombre que quieres
dar a la nueva pgina.
La pgina del panel de control que marques como predeterminada ser la que se muestre en primera
instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra pgina creada por ti sea la
predeterminada (y no la que viene por defecto) seleccinala en el listado y pulsa el botn Predeterminado.
Puedes eliminar pginas que no estn definidas como Predeterminado seleccionndolas y pulsando el
botn Eliminar.
Pero veamos cmo configurar una pgina del Panel de Control para que muestre los accesos y comandos
que nosotros queramos.
Para ello slo tendrs que seleccionar del listado la pgina que quieras configurar y pulsar el botn
Modificar....
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:




140

Desde aqu podrs modificar el Nombre de esta pgina de control. Esto es bastante recomendado pues es
el ttulo que mostrar la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos modificando es una pgina
que ser un submen. Es recomendable que el usuario sepa en cada momento en qu lugar se encuentra
para que no se sienta desorientado.
Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo.
Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos. Como puedes ver, el
listado de Elementos de este panel de control en un principio se encuentra vaco. Deberemos agregar
todos los elementos que queremos que se muestren utilizando el botn Nueva....
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:






Rellenar los datos para la creacin de un elemento es bastante sencillo. Deberemos darle un nombre en la
propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para que el usuario sepa qu accin ejecuta el
elemento.
Luego en Comando seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar el botn del elemento
que aparecer en el Panel de Control.
Las opciones son muy sencillas:
- Ir al panel te permitir abrir una pgina de Panel de Control para que cuando se pulse el botn de este
elemento se muestre dicha pgina.
Como hemos dicho antes, utiliza esta opcin para organizar mejor los elementos del Panel de Control.
- Si seleccionas la opcin Abrir el formulario en modo Agregar podrs elegir un formulario en el
desplegable que se mostrar ms abajo.
Esta opcin abrir el formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se vern los registros
existentes, slo se abrir el formulario para que puedas insertar nuevos registros.
- Abrir el formulario en modo Edicin te permitir abrir el formulario que escojas de forma que se
muestren todos los registros existentes y as poder modificarlos.
Esta opcin tambin te permitir agregar nuevos registros.
- La opcin Abrir el informe te permitir abrir un Informe en Vista Preliminar.
Combina esta accin aadindole una barra de herramientas al Informe para que el usuario pueda
imprimirlo. Te ser muy til.
141

- Seleccionando Disear aplicacin hars que al pulsar el botn de este elemento se lance el cuadro de
dilogo de Administrador de Panel de Control (con el que estamos trabajando en estos momentos).
Esta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el
Panel de Control libremente.
- La opcin Cerrar la aplicacin sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos haciendo clic en un
elemento del Panel de Control.
- Tambin puedes Ejecutar una Macro que especifiques seleccionando dicha opcin en el desplegable.
Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones de Mover arriba y
Mover abajo en el cuadro de dilogo Modificar pgina del panel de control.
Una vez hayas acabado de configurar todas las pginas del Panel de Control cierra el cuadro de dilogo.
Vers que se han creado un par de elementos nuevos en tu base de datos.
Si vas al listado de Tablas encontrars una llamada Swichboard Items, esta tabla almacena la configuracin
de las pginas y los elementos que forman parte del Panel de Control.
No debers modificar esta tabla bajo ningn concepto si no quieres que el Panel de Control deje de
funcionar correctamente. Si quieres realizar algn cambio acude de nuevo al Administrador del Panel de
Control en el men Herramientas.
En el listado de Formularios vers que se ha aadido un nuevo formulario con el nombre Panel de Control.
Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este apartado.
Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseo seleccionando el formulario y haciendo clic en
el botn Diseo .
Nota: Cuando crees un Panel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicacin
seleccionndolo en el desplegable Mostrar formulario/pgina del cuadro de dilogo Inicio (Herramientas
Inicio).









142

Herramientas de Access

1.- Introduccin
En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que nos ayudarn a optimizar
y gestionar mejor nuestra base de datos.
Veremos herramientas que nos permitirn mejorar el rendimiento de la base de datos encontrando y
corrigiendo errores de diseo, reparando la base de datos, otras herramientas nos permitirn documentar
la base de datos, hacer copias de seguridad, etc...
2.- Analizar Tablas
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de
forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma
posible, en esto consiste el diseo de datos. Este curso no pretende ensear a disear una base de datos
(ms que un tema necesitaramos un curso entero) pero podemos apuntar algunas caractersticas que
deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseo.
Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base de datos es que no exista redundancia, es decir
datos repetidos innecesariamente. La redundancia, aparte de generar ms espacio ocupado en disco,
puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean
incorrectos.
Vemoslo con un ejemplo: Imaginemos una tabla de facturas con los campos nmero de factura, fecha,
importe, IVA, cliente, domicilio del cliente, telfono del cliente, ms datos del cliente... Cuando un cliente
tenga varias facturas, su nombre, direccin, telfono y ms datos estarn repetidos en la tabla; y repetidos
innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo nombre, domicilio, telfono, etc en
todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia.
Qu nos puede provocar esta redundancia?
1. Ms espacio ocupado en disco.
2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera mayor tiempo
de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las facturas, habremos generado
errores en los datos (una factura con el telfono incorrecto).
3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habra que volver a introducir sus datos con el
engorro que supondra y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otro error en los datos.
... Podramos enumerar ms problemas pero pienso que habr quedado claro que la redundancia no es
buena y que cuando diseemos nuestras tablas hay que evitarla.
La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de nuestras tablas.
Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas, relacionndolas, y de esta
forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo
anterior, se creara una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente
concreto estaran almacenados una sola vez y las tablas de facturas y clientes estaran relacionadas por el
campo cdigo de cliente.
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Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la
base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y "adivinar" mejor
un diseo mejorado.
Como cualquier programa corrector, este nos ayudar ya que puede detectar muchos errores pero no se
garantiza al final una base de datos ptima porque casi siempre existen determinadas circunstancias que el
programa no podr "adivinar". Cualquiera que haya utilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige
la mayora de las faltas pero no te garantiza un documento libre de faltas de ortografa al cien por cien.
Para ejecutar la herramienta, en el men Herramientas de la Barra de mens, selecciona la opcin Analizar
-- Tabla.









3.- Analizar Rendimiento
Esta opcin permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos te dar varios
consejos sobre cmo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. brela desde el men
Herramientas, Analizar y seleccionando Rendimiento.









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Analizar los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que deberan
realizarse para que la base de datos sea ms eficiente.
Cuando haces clic sobre la opcin aparece este cuadro de dilogo:








SI quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo ms aconsejable es seleccionar la pestaa
Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botn
Seleccionar todo para que analice los cambios que deberan hacerse en todos y cada uno de los objetos.
Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, ser conveniente analizar nicamente los
objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic sobre la pestaa del tipo de objeto a
analizar y luego en la lista que te aparecer marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar.
Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botn Aceptar y Access te devolver
un informe sobre qu modificaciones deberas de hacer para optimizar la base de datos.










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Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendacin o Idea y leer una nota sobre el anlisis en
particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro Notas del anlisis:.
En nuestro caso el resultado slo nos devuelve Ideas que podramos aplicar.
Si Access devolviese alguna Sugerencia o Recomendacin podramos seleccionarla y pulsar el botn
Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios aconsejados. En este caso
el resultado aparecer marcado con el smbolo de Resuelto.
4.- El Documentador
Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan varias
personas en el mantenimiento a nivel de diseo de la base de datos, puede ser til tener documentada
toda la informacin referente a las caractersticas de cada objeto de la base de datos, esta documentacin
la podramos realizar a mano, y sera una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una
herramienta que automatiza ese proceso de documentacin.
Nosotros le indicaremos qu objetos y cules de sus caractersticas queremos documentar y Access
obtendr toda la informacin en un formato que luego podremos imprimir y archivar.
Accede a esta herramienta desde el men Herramientas, luego selecciona Analizar y haz clic en la opcin
Documentador.







Se abrir el cuadro de dilogo Documentador:






146


Esta opcin, igual que en la anterior nos dar a elegir entre todos los objetos de la base de datos (Todo
tipo de objetos) o por tipos de objetos.
Cada tipo de objetos tiene sus propias caractersticas y a travs del botn Opciones... podremos indicarle
qu caractersticas queremos que nos documente.
Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus caractersticas, hacemos clic en el botn Aceptar, Access
nos devolver el informe solicitado en vista previa.
Lo podremos visualizar, imprimir o enviar a un documento Word o Excel utilizando el botn Vnculos con
Office de la barra de herramientas



5.- Compactar y Reparar
Una herramienta muy til que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar.








Como puedes ver en la imagen para utilizarla debers acceder al men Herramientas, seleccionar la opcin
Utilidades de la base de datos y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos....
Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar
objetos y datos, el archivo de base de datos (el .mdb) se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar
con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo.
El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va
generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el
archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos.
La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har que la base
de datos funcione mejor.
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Esta herramienta recuerda un poco al Desfragmentador de Windows, reorganizando el archivo y
compactndolo para eliminar huecos y que funcione mejor.
La compactacin tambin restablecer el orden de los campos autonumricos del final de la tabla .
Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumrico que contiene registros del 1 al 10. Ahora
borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que crearemos tomara el valor 11 porque a pesar de
haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el
siguiente tiene que ser el 11.
Compactando la base de datos, Access restablecer el nmero del ltimo registro al real, es decir a 8, y por
lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomar el valor 9, pues es el siguiente libre despus del
ltimo registro.
Esta renumeracin no afectar a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir que si
borramos el registro 4, seguir habiendo un hueco entre el 3 y el 5.
Todos estos cambios no afectarn al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, har que
funcione mucho mejor.
La herramienta Compactar y reparar tambin se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido
algn tipo de dao e intentar repararlo.
Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos acte de forma imprevisible o dejen de funcionar
algunas acciones.
6.- Otras Herramientas
- Copia de Seguridad
Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de importancia que
quieres mantener.
Cuando se trata de una empresa, es fcil comprender el desastre que sera perder toda la informacin
almacenada en la base de datos, pero tambin a nivel particular cuando tenemos una base de datos es
porque queremos guardar una gran cantidad de informacin que nos importa y podemos pensar en
cunto supondra volver a introducirla toda!
Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento sufres una prdida de
informacin (bien porque se estropee el equipo en el que se trabaja habitualmente con la base de datos o
por cualquier error por parte del usuario) tengas una copia a mano que te ayude a hacerle frente.
Recuerda tambin que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se
encuentra la original. As evitars pasar un mal trago si lo que se estropea es el disco.
Access tambin te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en cualquier momento para
utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original.
Para realizar una copia de seguridad slo tendrs que acceder al men Herramientas, seleccionar la opcin
Utilidades de la base de datos y hacer clic sobre Realizar copia de seguridad de la base de datos.

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Access te preguntar en qu lugar quieres crear la copia y con qu nombre.
- Convertir Base de Datos
Esta opcin nos permite cambiar el formato de la base de datos para que sea compatible con otras
versiones de Microsoft Access.
Para acceder a ella selecciona el men Herramientas, luego Utilidades de la base de datos, Convertir base
de datos y finalmente selecciona el formato al cual quieras transformar la base de datos:






Esta herramienta slo te ser til y conveniente si quieres trabajar en versiones anteriores al formato de tu
base de datos, pues las nuevas versiones de Office soportan el formato de las ms antiguas.
As que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y necesitas que funcione en
un Access 97 s debers convertirla.
Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no har falta que la conviertas a formato 2000 si
trabajas con Access 2000 porque ste ser capaz de leerla y trabajar con ella.



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- Crear archivo MDE
Si diseas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las herramientas muy tiles que
podrs utilizar en Access 2003 es la de Crear archivo MDE.
Esta opcin es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos sin poder modificar
nada del diseo de la base de datos.
Un archivo MDE desactiva la opcin de modificar o crear nuevos formularios, informes o mdulos. Adems
los comandos de importacin y exportacin (los veremos en el siguiente tema) tambin estarn
deshabilitados.
Sin embargo el usuario podr seguir utilizando los formularios para actualizar los datos y abrir informes
para visualizarlos de forma normal.
Ten en cuenta que si creas un archivo MDE no hay vuelta atrs, a partir del .mde no puedes obtener el
.mdb que lo gener. Por eso es conveniente que mantengas una copia de la base de datos en formato
normal (.mdb) para poder realizar all todos los cambios que puedan surgir a lo largo del tiempo.
Para crear un archivo MDE tendrs que acudir al men Herramientas, Utilidades de la base de datos y
seleccionar la opcin Crear archivo MDE....







Nota: Para poder convertir un archivo en MDE deber tener un formato de Access 2002-2003. Utiliza la
herramienta Convertir Base de datos para ello.







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7.- Opciones de la Base de Datos
Para personalizar el aspecto y comportamiento predeterminado de Access tenemos el cuadro de dilogo
Opciones.
No estudiaremos todas las opciones existentes porque sera muy largo y tedioso, adems algunas
opciones no entran en los objetivos de este curso, pero os ensearemos las que nos parecen ms tiles.
Puedes acceder a l desde el men Herramientas seleccionando Opciones....








- Se abrir el siguiente cuadro de dilogo con la pestaa Ver:


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En esta pestaa podemos determinar qu cosas mostrar por defecto, por ejemplo tienes las opciones
Columna de nombres y Columna de condiciones en el marco Mostrar en diseo de macros. Si activamos
estas opciones el comportamiento de la Vista de Diseo de Macros cambiar, y al abrirse, por defecto, las
columnas Nombre de macro y Condicin se mostrarn.
- Veamos, el contenido de la pestaa General.

Aqu podemos modificar aspectos generales de la aplicacin, como los Mrgenes de impresin, el nmero
de Archivos usados recientemente que deben recordarse o la Carpeta de bases de datos predeterminada:,
la que se abrir por defecto en los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como.
Otra opcin interesante es la de Compactar al cerrar, si quieres que cada vez que cierres la base de datos
se ejecute automticamente la opcin Compactar y Reparar base de datos vista anteriormente.
- Recuerda que en el tema 10 utilizamos la pestaa Modificar/Buscar para deshacernos de los avisos de
confirmacin de eliminaciones, actualizaciones o creacin de nuevos registros por parte de las consultas de
accin.
Podrs encontrar estas opciones en el marco Confirmar.




152



- En la pestaa Hoja de datos encontrars parmetros que definan el aspecto predeterminado de la vista
Hoja de datos.


153

Importar y Exportar datos

1.- Importar datos
Access te permite exportar objetos de tu base de datos a otra rpidamente.
Para ello, slo tendremos que acudir a la opcin Obtener datos externos del men Archivo:






Una vez all selecciona la opcin Importar y se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

- Para importar un objeto de una base de datos Access , ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc...
solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn Importar.

En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que queremos aadir a
nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.

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En la imagen vers que el botn Opciones... se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre l
y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde all podrs seleccionar cmo y
en qu medida quieres importar los objetos.
- Pero tambin podemos importar datos desde otros tipos de ficheros.
En el cuadro de dilogo Importar podemos seleccionar un Tipo de archivo diferente si lo que queremos es
que el origen de la importacin sea otra fuente diferente a una base de datos Access, por ejemplo, un
archivo de texto:





En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la forma en la que est
formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te podrs guardar esa descripcin y
volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas caractersticas..
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la
definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han producido errores en la importacin y
crear una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.



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2.- Exportar Datos
En el apartado anterior veamos como podamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de
archivos con otro formato, por ejemplo de texto.
Ahora veremos el proceso contrario, enviar la informacin de nuestra base de datos a otra base de datos o
a un archivo de otro tipo, por ejemplo de texto.
Para ello, slo tienes que seleccionar la opcin Exportar que encontrars en el men Archivo de la barra de
mens.







- Este comando te permitir copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de
tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opcin slo tendrs que seleccionar el objeto en la ventana Base de datos y entonces
ejecutar el comando Exportar.
Se abrir el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y slo tendrs que indicar en qu base de datos quieres
copiar el objeto, a continuacin Access abrir un cuadro de dilogo Exportar donde te permitir cambiar el
nombre del objeto en la otra base de datos y se encargar de exportarlo ntegramente sin ninguna otra
interaccin por tu parte.
Si el objeto es una tabla se te presentar un cuadro de dilogo Exportar como este:








156

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos
llamada prueba.mdb.
Podemos indicar el nombre que tendr la tabla en la base de datos de destino y tambin elegir qu parte
queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definicin y datos para exportar la tabla completa (con
todos los registros que contiene incluidos) o exportar nicamente su estructura seleccionando la opcin
Slo definicin.
- Adems este comando te permitir exportar las tablas a otros formatos, como TXT o XML. Para ello,
cuando debas indicar a qu base de datos vas a copiar la tabla, selecciona el tipo de archivo al cual ir
destinada en el desplegable Guardar como tipo:




En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opcin Con
formato (a la derecha de Nombre de archivo).
Si activamos la opcin Con formato podremos elegir el modo en el que se guarda la informacin en el
archivo de texto mediante este cuadro de dilogo:






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Aqu podrs seleccionar el tipo de codificacin de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el
predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta.
Aunque si tu intencin es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opcin
predeterminada seleccionada.
Si no activas la opcin Con formato, se abrir el Asistente para exportacin de texto, que es muy parecido
al que hemos visto en el apartado anterior de importacin. Podrs especificar el modo en el que se
formatear el archivo de salida e incluso guardar esa especificacin.
3.- Exportar a Word y Excel
Tambin, desde la opcin Vnculos con Office del men Herramientas, podremos exportar el contenido de
nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.








Publicar con Microsoft Office Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una
tabla dentro de un archivo tipo DOC.
Analizar con Microsoft Office Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una
hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLS.
Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs seleccionar la opcin Combinar
con Microsoft Office Word y as crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas
personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de
base de datos.






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4.- Obtener Datos por Vinculacin
Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que acta como si
estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos
estableciendo una conexin para poder ver y editar sus datos aunque sta se encuentre en un archivo
diferente.
Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una
restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo).
Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexin con
la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente
transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrs trabajar con ella del
mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarn reflejados
en la base de datos origen, y cualquier cambio que efecten en la base de datos origen, quedar reflejado
en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estars copiando los datos actuales a tu base de
datos pero no quedar ninguna conexin entre tu tabla y la del origen de la importacin.
Para importar una tabla vinculada slo debers acceder al men Archivo y seleccionar la opcin Obtener
datos externos. En el desplegable que se abrir selecciona Vincular tablas....





Se abrir un cuadro de dilogo. All debers buscar la base de datos que contiene la tabla que quieres
vincular. Una vez seleccionada pulsa Aceptar y vers el siguiente cuadro:







Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. La tabla se aadir automticamente a
tu base de datos.
Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo en la ventana Base de datos.

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Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de datos separada de los
formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la misma base
de datos desde ordenadores diferentes.
Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la informacin en forma
de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de Access con formularios e informes que
accedan a esa base de datos y trabajen modificando y recabando informacin.
5.- El Administrador de Tablas Vinculadas
Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser til poder cambiar la ubicacin del origen de esas
tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador
de tablas vinculadas.
Para acceder al cuadro de dilogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrs que hacer clic en el men
Herramientas, luego seleccionar la opcin Utilidades de la base de datos y hacer clic en Administrador de
tablas vinculadas:








Esta herramienta nos permitir actualizar nuestra base de datos cuando la ubicacin de la tabla vinculada
haya cambiado.
Veamos cmo funciona.

160

Este es el aspecto que muestra el Administrador.
Desde aqu podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su casilla. Una vez
seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en Aceptar y Access actualizar las
estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base de datos.
Para cambiar la ubicacin de las tablas originales slo tenemos que marcar la opcin Preguntar siempre
por la nueva ubicacin.
Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntar dnde debe buscar la tabla
vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos, el programa la recordar y
actualizar la estructura y ubicacin de las tablas.

FIN


161