Junio de 2003

Manual de Organizacin y
Reglas de Operacin


COMITE DE INFORMATICA

Junio de 2003






CONTENIDO


INTRODUCCION............................................................................................................................... 1
MARCO LEGAL................................................................................................................................ 2
OBJETIVOS........................................................................................................................................ 3
GENERAL ........................................................................................................................................... 3
ESPECFICOS....................................................................................................................................... 3
FUNCIONES GENERALES DEL COMITE................................................................................... 4
INTEGRANTES.................................................................................................................................. 6
FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS INTEGRANTES.............................................................. 7
PRESIDENTE................................................................................................................................... 7
SECRETARIO TECNICO................................................................................................................ 8
VOCALES........................................................................................................................................ 9
INVITADOS................................................................................................................................... 10
REUNIONES..................................................................................................................................... 11
ORDINARIAS................................................................................................................................ 11
EXTRAORDINARIAS................................................................................................................... 12
CALENDARIO DE REUNIONES .................................................................................................. 13


Direccin de Planeacin y Evaluacin Gerencia de Sistemas
Noviembre 2000 Pagina 1

INTRODUCCION


El Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S.A. de C.V., (CPTM) es una empresa moderna que
tiene la visin de ser lder en la materia de su objeto. La tecnologa de informacin, es hoy da, un
elemento crucial en la eficiencia y efectividad de las organizaciones modernas y una importante
ayuda para el logro de sus objetivos.

En tal sentido, el Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S.A. de C.V., en el marco de su
Programa Institucional a establecido como elemento estratgico el Desarrollo Tecnolgico, con el
cual se pretende impulsar y adoptar como cultura laboral, el uso intensivo de la tecnologa en el
que hacer institucional.

Es por ello que se requiere establecer un marco normativo que oriente las acciones de la empresa
en materia informtica, considerando el equipamiento y dotacin de suministros a las diversas
reas, as como la planeacin, desarrollo e implantacin de los sistemas que apoyen la gestin de
la organizacin.

La adecuada alineacin de los objetivos del rea con los objetivos del Consejo de Promocin
Turstica de Mxico, S.A. de C.V., as como la real integracin de la gente, los procesos de
negocios, y la tecnologa permitirn que se alcancen los beneficios esperados.

Es en este contexto, que se conformo el Comit de Informtica del Consejo de Promocin Turstica
de Mxico, S.A. de C.V., como organismo rector de la funcin de informtica en la empresa.

A dos aos de conformacin del comit, la dinmica misma de la organizacin hace necesaria una
actualizacin de estas reglas de operacin para adaptarla a las realidades y necesidades de la
organizacin.


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MARCO LEGAL


Con base a lo descrito en el decreto publicado en el Diario Oficial de la Federacin con fecha 6 de
mayo de 1996, mediante el cual se aprueba el Programa Especial de Mediano Plazo
denominado de Desarrollo Informtico, el cual en su punto 3.1.4.7 referente a las Estructuras
Administrativas definidas en las Lneas de Accin del Sector Pblico para el aprovechamiento de la
Informtica, en su segundo inciso dice a la letra:


Consolidar el funcionamiento de los comits informticos que han sido creados en algunas
dependencias y entidades de la Administracin Pblica, y constituirlos donde no existen. Estos
Comits debern propiciar la participacin de las autoridades responsables de la planeacin
institucional, a fin de garantizar que la planeacin informtica se realice en funcin de los objetivos
de la empresa.



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OBJETIVOS

General

Constituir el Comit de Informtica Institucional como rgano colegiado con el propsito de
determinar el Programa Institucional de Desarrollo Informtico (PIDI), coordinar su instrumentacin,
dar seguimiento y evaluar las acciones derivadas del mismo.


Especficos

I. Establecer los principales Objetivos, Estrategias, Acciones y Presupuestos que conformaran
el Programa Institucional de Desarrollo Informtico (PIDI).

II. Aprobar la realizacin de los principales proyectos e inversiones informticas requeridos por
el CPTM para asegurar que la empresa cuente con la infraestructura tecnolgica y los
sistemas necesarios para la consecucin de sus objetivos institucionales

III. Asegurar la participacin y compromiso de las diferentes reas involucradas en los proyectos
para garantizar una adecuada implantacin y utilizacin de la infraestructura y sistemas que
permita alcanzar los objetivos propuestos.

IV. Evaluar los resultados y dar seguimiento a los planes, acciones y proyectos aprobadas por el
Comit y apoyar la instrumentacin de las medidas correctivas que sean necesarias.

V. Ser un foro para la discusin, evaluacin y/o aprobacin de nuevas iniciativas de negocios
que involucran nuevas tecnologas y/o uso intensivo de la misma

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FUNCIONES GENERALES DEL COMITE


I. Aprobacin del Programa Institucional de Desarrollo Informtico, as como de los proyectos y
adquisiciones que a juicio del Director de Desarrollo Tecnologico sea necesario presentar al
Comit debido a su alto costo o impacto en la organizacin.

II. Aprobar el presupuesto general de inversiones y gastos de operacin del rea informtica.

III. Aprobar las principales polticas, procedimientos y estndares que norman la adquisicin,
contratacin, arrendamiento, y suministro de productos y servicios informticos, as como las
que gobiernan operacin y utilizacin de la infraestructura tecnolgica.

IV. Apoyar la implementacin y observancia en las diferentes reas de las polticas y
procedimientos establecidos en materia de desarrollo tecnolgico.

V. Establecer prioridades en los objetivos y la asignacin de recursos informticos, as como
resolver los conflictos derivados de este proceso.

VI. Asegurar que los recursos tecnolgicos sean utilizados de manera eficiente y racional.

VII. Asegurar el cumplimiento oportuno y efectivo de responsabilidades as como la adecuada
coordinacin y apoyo entre las diferentes personas y reas involucradas, para la exitosa
implementacin y utilizacin de los sistemas y equipos

VIII. El seguimiento y evaluacin peridica de los planes y proyectos as como de las medidas de
correccin que sean necesarias.

IX. Proponer iniciativas tecnolgicas que coadyuven al desarrollo institucional y a eficientar las
funciones de las diversas reas


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X. El establecer las acciones para desarrollar la cultura tecnolgica en la organizacin que
faciliten al personal la incorporacin de estas tecnologas al desarrollo de sus funciones en su
mbito de competencia

XI. El aprobar los casos de excepcin a las objetivos, polticas y procedimientos establecidos por
el propio Comit.

XII. Las dems que le sean asignadas por el Director General del Consejo de Promocin Turstica
de Mxico S.A. de C.V., y por la J unta de Gobierno del mismo.



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INTEGRANTES

El Comit de Informtica ser integrado por personal de la empresa en representacin de las
principales reas que conforman el Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S.A. de C.V.,
conformndose de la siguiente forma:


Rol Titular Suplente
Presidente
Honorario
Director General del CPTM
Presidente Director de Desarrollo Tecnolgico Nombrado por el titular del rea
Secretario Tcnico Gerente de Sistemas de Informacin Nombrado por el titular del rea
Vocal Subdirector General de Promocin Nombrado por el titular del rea
Vocal Subdirector General de Administracin Nombrado por el titular del rea
Vocal Subdirector General de Mercadotecnia Nombrado por el titular del rea
Invitados
Permanentes
Titular del rgano de Control Interno
Director de Recursos Financieros
Nombrado por el titular del rea
Invitados
Especiales
Sern convocados de acuerdo a los
asuntos a tratar




La conformacin de los integrantes del Comit responde a las atribuciones que les confiere su
puesto en la toma de decisiones en sus respectivos mbitos de competencia y a la facultad de
establecer las prioridades a los requerimientos de operacin de los diversos programas sustantivos
y de apoyo de la empresa y que requieren del apoyo informtico.

En caso de ausencia del Presidente, la presidencia corresponder al suplente. En caso de
ausencia de ambos, no podrn llevarse a cabo las sesiones del Comit.

Durante las reuniones ordinarias, las resoluciones se tomarn por mayora simple de votos siempre
y cuando existe Quorum suficiente, teniendo el Presidente Honorario y el Presidente del Comit
voto de calidad en caso de empate, los vocales y el secretario tcnico tendrn voz y voto, los
invitados tendrn slo voz.

Durante las reuniones extraordinarias, las resoluciones se tomaran por mayoria simple de los
miembros presentes, aunque no exista Quorum suficiente, siempre y cuando asistan por lo menos
tres miembros.


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FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS INTEGRANTES


PRESIDENTE

Establecer la agenda de la reuniones, as como los criterios y lineamientos a seguir en la
atencin de los asuntos objeto del comit.

Convocar y coordinar la celebracin de las reuniones ordinarias y extraordinarias del
comit.

Recibir los planteamientos y recomendaciones de las diferentes reas del CPTM y
promover las medidas de accin pertinentes para el desahogo de los asuntos materia del
comit.

Presentar los asuntos a consideracin del Comit de acuerdo a la convocatoria de la sesin
respectiva.

Someter a votacin los acuerdos del Comit.

Coordinar el desarrollo del Programa Institucional de Desarrollo Informtico, as como del
Presupuesto General de Inversiones y Gastos de Operacin en Tecnologa de Informacin

Supervisar que los planes, acciones y acuerdos establecidos en el Comit se lleven a cabo
de la manera acordada.

Informar al Director General del CPTM, sobre los acuerdos ms relevantes, as como
coordinar con l mismo, la autorizacin de los acuerdos que estn fuera de las atribuciones
de este comit









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SECRETARIO TECNICO

Elaborar los oficios de invitacin a las sesiones, agenda de trabajo y distribuir las carpetas
informativas con un da hbil de anticipacin a la reunin para el caso de reuniones
ordinarias, cuando se trate de reuniones extraordinarias, la carpeta se entregara con dos
horas de anticipacion.

Preparar los acuerdos para ratificacin por los miembros del Comit

Emitir su opinion tcnica sobre las propuestas que se presenten al Comit y preparar la
documentacin para presentar los asuntos a consideracin del comit.

Integrar para su presentacion al comit la situacin general y avance de los proyectos en
base a la informacion que reciba de las areas involucradas.

Preparar los apoyos necesarios para la celebracin de las sesiones (materiales, sala de
juntas, equipo, etc.)

Elaborar la minuta correspondiente a cada sesin y difundirla entre los participantes, asi
como entre las areas que se vean afectadas por las decisiones del Comit.

Establecer el control y seguimiento de los acuerdos tomados por el comit e informar
peridicamente a los miembros de Comit del estado de los mismos






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VOCALES

Presentar con la debida anticipacion al Comit, a travs del Secretario Tcnico, las
necesidades especficas y el estado especifico de los proyectos informticos que se estn
desarrollando en las reas bajo su cargo

Participar en el anlisis general de los diversos asuntos y proyectos que se presenten al
comit para su aprobacin

Establecer las acciones necesarias en las reas bajo su cargo, para asegurar que exista el
apoyo necesario y se estn llevando a cabo de manera correcta y oportuna las actividades
requeridas por estas reas segn se asignen las responsabilidades dentro de los proyectos

Participar en la definicin de acciones, lineamientos y prioridades, en materia de desarrollo
interno y externo, suministro de bienes, adquisicin de recursos informticos, y
mantenimiento

Analizar los asuntos presentados en el seno del comit, emitir opiniones y recomendaciones
a los mismos, as como emitir sus voto para la resolucin de los mismos.

Designar de manera oportuna un suplente para que los represente en el Comit en caso de
no poder asistir al mismo.

Apoyar y cumplir los acuerdos tomados en el Comit, asi como asegurar la difusion y
cumplimiento en las areas bajo su responsabilidad.




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INVITADOS

Participar de manera activa en el analisis de los asuntos presentados en el seno del comit,
asi como emitir opiniones y recomendaciones a los mismos.

Los invitados al comit tendran derecho de voz pero no de voto, por lo cual no debern de firmar
ningn documento que implique decisiones relativas a la formulacin o ejecucin de los programas
y planes en materia de informtica de la Empresa.

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REUNIONES

ORDINARIAS

El Comit de Informtica se reunir de forma ordinaria tres veces por ao.

En cada reunin el secretario tcnico del comit pasar lista de asistencia, una vez que se
constate la existencia de quorum suficiente (la mitad de los miembros ms uno), someter a
consideracin de los miembros el orden del da

El secretario tcnico someter a consideracin del rgano colegiado, la aprobacin del
contenido de la minuta de la reunin anterior y presentar a consideracin de los miembros
cualquier situacin que exista sobre procedimientos o acuerdos pendientes de
implementacin, as como cualquier tema o situacin que sea competencia del Comit

Asimismo, el secretario tcnico recabar la firma por parte de los miembros de los acuerdos
a los que se haya llegado durante las sesiones

El secretario tcnico presentar para su consideracin a los miembros del comit los
asuntos a desahogar en las reuniones

Con excepcin de los casos en los que las decisiones sean unnimes, deber indicarse en
la minuta de la reunin quines emitieron voto y el sentido de ste.

Una vez, sesionados los asuntos acordados en el orden del da, el presidente del comit
invitar a los miembros del mismo a tratar asuntos generales relacionados con el objeto del
propio comit

Dentro de los 5 das hbiles siguientes al trmino de la reunin, el secretario de actas
distribuir para su comentario a los miembros asistentes y ausentes copia de la minuta
preliminar de la reunin, en la cual se resumirn los temas tratados y los acuerdos tomados
por el comit. Los miembros del Comit deberan de enviar por escrito sus comentarios al
Secretario Tecnico dentro de los siguientes tres dias habiles para que este los incorpore a la

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minuta, en caso de no enviar sus comentarios dentro de este periodo de tiempo, se
entendera que los mismos aceptan la mismo en los terminos en que se presento.


EXTRAORDINARIAS

El Comit podr reunirse en cualquier otra fecha, a peticin escrita del Director General del
CPTM, del presidente o de cualquier miembros del Comit, y cuando exista la necesidad de
dar atencin a un asunto relacionado con el objeto del comit

El plazo para la celebracin de la reunin ser de 3 a 15 das, a partir de la recepcin de la
peticin o causa que origina la necesidad de la reunin

La peticin debe especificar el asunto por el cual se solicite convocar a la reunin
extraordinaria y, durante la agenda de la reunin, la atencin se concentrar en dicho
asunto.

A la peticin anterior, las reas solicitantes debern de enviar al secretario tcnico, la
documentacin e informacin inherente con el asunto, a fin de que se proceda a preparar la
carpeta para los miembros del comit, la cual podra ser entregada a mas tardar con 2 horas
de antelacin a la reunin.

Las decisiones en juntas extraordinarias se efectuar por mayora simple de los miembros
asistentes.

Dentro de los 5 das hbiles siguientes al trmino de la reunin, el secretario de actas
distribuir para su comentario a los miembros asistentes y ausentes copia de la minuta
preliminar de la reunin, en la cual se resumirn los temas tratados y los acuerdos tomados
por el comit. Los miembros del Comit deberan de enviar por escrito sus comentarios al
Secretario Tecnico dentro de los siguientes tres dias habiles para que este los incorpore a la
minuta, en caso de no enviar sus comentarios dentro de este periodo de tiempo, se
entendera que los mismos aceptan la mismo en los terminos en que se presento.


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CALENDARIO DE REUNIONES

Las reuniones ordinarias de trabajo se llevaran a cabo


SESIN Fecha
1 1er Trimestre del ao en curso
2 J unio o J ulio
3 Noviembre o Diciembre del ao en curso