DIRECTIVA DE TESORERIA EMPRESA XY S.A.

DIRECTIVA N008 -2013-XY SA

DESEMBOLSOS EFECTUADOS POR EL AREA DE TESORERIA Y CAJA CHICA



1. OBJETIVO

Establecer las normas institucionales que regulen los procedimientos para la
administracin del Fondo Fijo para Caja Chica que se efecten dentro de la
Entidad, de conformidad con los principios y criterios de austeridad,
transparencia y racionalidad del gasto, determinando las responsabilidades de
las diferentes Unidades Orgnicas que intervienen en su ejecucin.


2. ALCANCE
Las normas y procedimientos establecidos en la presente directiva deben ser
aplicadas y cumplidas obligatoriamente por el rea de Tesorera de la oficina
Administracin y supervisado su cumplimiento por el rgano de Control
Institucional.


3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES
La presente Manual podr ser modificada y actualizada por efectos de la
evaluacin peridica de su aplicacin, para el rea de Tesorera vinculadas a los
referidos procesos y procedimientos presentarn la correspondiente propuesta
fundamentada a la Oficina de Administracin, la que una vez evaluada ser
remitida a la Direccin de la Entidad, para su correspondiente modificacin y
trmite de aprobacin.


4. DISPOSICIONES GENERALES

4.1. Responsables de la conduccin de los Procesos de uso del fondo fijo
para caja chica

Es responsabilidad del Jefe de Administracin, a travs del rea de
Tesorera, de realizar la conduccin de los procesos para la
administracin del Fondo Fijo para Caja Chica de la Entidad.

La autorizacin de pagos en efectivo corresponde al Jefe de Administracin
y, quien puede delegar esta facultad sin perjuicio de su responsabilidad.

El Tesorero es el responsable de la Administracin del Fondo, aplicando las
normas vigentes.

El Tesorero, es responsable de la custodia del efectivo, documento y
archivos del mismo, por lo que deber guardar stos en las instalaciones
fsicas y en muebles especiales, los que debern contar con la
proteccin y cerraduras adecuadas, as como adoptar las medidas de
seguridad necesarias para el cobro de los cheques y el traslado del
efectivo.

4.2. Precisiones respecto al manejo del fondo fijo para caja chica

4.2.1 El Fondo fijo para caja chica, es un monto permanente y renovable
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utilizado, generalmente, para efectuar gastos menudos que demanden su
cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no pueden ser
debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.

4.2.2 Est prohibido utilizar los recursos del Fondo Fijo para caja chica
a) Realizar adelantos de remuneraciones y prstamos o cualquier
tipo de gasto de remuneraciones.
b) Pagos de Honorarios Profesionales.
c) Efectuar el cambio de cheques personales por cualquier
concepto o circunstancia.
d) Realizar pagos diferentes al consignado en el Vale Provisional.
e) Efectuar pagos programados mediante otra modalidad.
f) Atender las solicitudes de gastos con cargo al Fondo, en los
casos de compras y/o contrataciones programables, bajo
responsabilidad econmica del funcionario solicitante.

4.2.3 Los gastos no considerados en la presente directiva no sern
reconocidos, con excepcin de los gastos que se incurran por fuerza
mayor y que cuenten con la debida autorizacin del Director de la
Entidad.

4.2.4 Est prohibido presentar como sustento de gastos facturas, boletas
y/o ticket cancelados con tarjetas de crdito.

4.2.5 El documento sustentatorio para la apertura del Fondo es la
Resolucin Directoral en la que se seala, entre otros:

- El responsable nico de su administracin, as como los
responsables a quienes se encomiende el manejo de parte de
dicho fondo;
- El monto total del Fondo y monto mximo para cada adquisicin, y
- Los procedimientos y plazos para la rendicin de cuentas
debidamente documentada.
4.2.6 El monto del Fondo de la entidad, ser establecido y/o modificado a
propuesta de la oficina de Administracin, teniendo en cuenta el flujo
operacional de los gastos y las posibles contingencias.

4.2.7 La entidad puede girar cheques en el mes por el indicado concepto
solo hasta tres veces UIT vigente, indistintamente del nmero de
rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho perodo.

4.2.8 El Fondo ser asignado al responsable de su administracin, que
para el caso de la entidad es el Tesorero, designado mediante
Resolucin de la Direccin, a nombre de quien exclusivamente
debern ser girados los cheques para la reposicin del Fondo.

4.2.9 La entrega provisional de recursos con cargo al Fondo se otorgar
con la autorizacin expresa del Jefe de, en cuyo caso los gastos
efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48
horas de la entrega correspondiente.

4.2.10 El Jefe de Administracin de la entidad, debe disponer la
realizacin de arqueos inopinados, sin perjuicio de las acciones de
fiscalizacin y control a cargo del rgano de Control Institucional.
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4.3. Prohibicin de pagos en efectivo del fondo fijo
Se encuentra prohibido el uso de la modalidad de pagos en efectivo para
acciones distintas de las establecidas en la presente Directiva, bajo
responsabilidad del Jefe de Administracin y el Tesorero.


5. DISPOSICIONES ESPECFICAS

5.1. Apertura, Modificacin y Liquidacin del Fondo

5.1.1 Los cheques para la constitucin y reposicin del fondo sern
girados nicamente a nombre del Tesorero.

5.1.2 El Tesorero procesa los Ingresos al Fondo Fijo de Caja Chica,
seleccionando en el Sistema SIAF Administracin de Fondos y
registrando los datos de ingresos del Fondo de Caja Chica: Tipo
(Apertura / Reposicin), Fecha, Comprobante de Pago y Cheque.
Posteriormente, emite el reporte de Ingresos a la caja Chica.

5.1.3 El Fondo se liquidar al cierre del ejercicio presupuestal de
acuerdo a las normas vigentes y por disposicin del Jefe de
Administracin.


5.2. Autorizacin para Egresos del fondo

5.2.1 Los nicos funcionarios de la entidad que, de manera indistinta,
tienen la facultad de autorizar desembolsos (egresos definitivos) del
Fondo; son el Jefe de Administracin y las personas a quien ste
delegue tal facultad en forma expresa.
En caso de ausencia, ser el Director de la Entidad quin autoriza.

5.2.2 Los nicos funcionarios para solicitar la autorizacin para el pago de
gastos con cargo al Fondo son:
Director de la Entidad
Jefe de Administracin

Estos mismos funcionarios son tambin los nicos autorizados a
dar conformidad a los gastos definitivos efectuados con el Fondo,
quienes pondrn su V B en el documento definitivo.

5.2.3 Est prohibido efectuar cualquier desembolso del Fondo que no
cuente con la autorizacin de los funcionarios indicados en el numeral
anterior.


5.3. Procedimiento para Desembolsos

5.3.1 El Tesorero entregar en orden cronolgico, para pagos en efectivo,
el formato "Vale Provisional " a los solicitantes.
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5.3.2 El Tesorero, a la presentacin del "Vale Provisional debidamente
autorizado por el jefe de Administracin, contrastar la firma y sello
de autorizacin del documento.
5.4. Rendicin de Cuenta por Desembolsos Provisionales

5.4.1 La rendicin de cuenta ser efectuada bajo responsabilidad de
aquel que recibi el efectivo (desembolso provisional), dentro del
plazo de 48 horas
a) Los Comprobantes de pago establecidos por la
Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria -
SUNAT; cuando se trate de compra de bienes y/o prestacin
de servicios.
b) Los fondos destinados a viticos no programados, se rendirn
de acuerdo a las normas establecidas en la entidad para tal fin.

5.4.2 El Tesorero, est facultado para hacer reparos y observaciones y
rechazar los documentos no conformes.

5.4.3 La rendicin se dar por aceptada cuando los documentos entregados
cuenten con la conformidad del Tesorero.

5.4.4 En el acto de rendicin de cuenta, el Tesorero, estampar el sello
de "PAGADO " y la fecha en cada uno de los documentos
presentados que cumpla con los requisitos establecidos.

5.4.5 Los funcionarios o trabajadores debern rendir cuenta documentada
por los egresos (desembolsos) provisionales del Fondo, en un plazo
no mayor de 48 horas, de recibido el desembolso o culminada la
comisin del servicio o la realizacin del evento cuando se trate de
desembolsos provisionales efectuados para dichos fines.

5.4.6 El Tesorero procesa la Rendicin de los Vales Provisionales
ejecutando los siguientes pasos:
- Registra, para la Rendicin del Vale Provisional, los datos del
Comprobante de Pago: Fecha del documento, Tipo de
documento, Nmero de documento, Proveedor, Dependencia,
Monto. As mismo, registra el detalle del Comprobante de Pago
5.4.7 El Tesorero, informar al Jefe de Administracin sobre los egresos
provisionales que han excedido el plazo para su rendicin,
adjuntando una fotocopia del "Vale Provisional", inmediatamente de
producido este hecho.

5.4.8 La Rendicin de Gastos con el VB del Tesorero, Jefe de la
Oficina de Administracin se distribuir un ejemplar para el
encargado de Presupuesto conjuntamente con los documentos
sustentatorios del Fondo y un ejemplar para el correlativo del
Tesorero.

5.5. Documentacin sustentatoria de Gastos

5.5.1 Documento de sustento de egresos provisionales
Los egresos provisionales del Fondo, se efectuarn mediante el
formato "Vale Provisional" el que deber ser pre-impreso y
numerado correlativamente.
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5.5.2 Documentos sustentatorios de egresos definitivos
-Comprobantes de Pago que cumplan con los requisitos
establecidos por la SUNAT emitidos a nombre de la Entidad con
RUC 20131379430
- Vales de movilidad que deber ser numerado correlativamente
5.6. Reposicin del Fondo

5.6.1 El Tesorero, procurar mantener una adecuada disponibilidad de
efectivo que le permita atender los requerimientos oportunamente,
para lo cual realizar las siguientes acciones:
a) Podr solicitar la reposicin del Fondo, cuando el saldo del
mismo sea igual o menor al 50% del monto total asignado o al
cierre del mes.
b) Realizar las coordinaciones y el seguimiento para obtener la
pronta reposicin del Fondo.

5.6.2 El cheque de reembolso respectivo ser girado a nombre del Tesorero.

5.7. Registros del Fondo

5.7.1 El Tesorero, llevar y mantendr actualizado el Archivo de
Rendiciones de Gastos, que deber contener todos y cada uno de
los ingresos y egresos del Fondo en forma pormenorizada y en
orden cronolgico, debidamente visados por el Jefe de la Oficina de
Administracin y por el Tesorero.
5.8. Arqueos del Fondo
5.8.1 Debern practicarse arqueos peridicos y sorpresivos, sobre el
Fondo asignado en las oportunidades dispuestas por el Jefe de
Administracin

5.8.2 El jefe de Administracin y el Jefe del rea de Contabilidad
dispondrn la realizacin de arqueos, de acuerdo a lo establecido en
las normas del Sistema Administrativo de Contabilidad, as como la
Norma General de Tesorera 08, cuando lo consideren conveniente.

5.8.3 El resultado de los arqueos deben ser informados a los niveles
superiores correspondientes.

5.8.4 Si el resultado del arqueo presentar sobrantes o faltantes, estos
sern sustentados por el Tesorero y consignados en el Acta de
Arqueo, debiendo revertir el excedente o reponer el faltante.

5.8.5 El Tesorero, deber mantener archivadas las actas de los arqueos
practicados.


6. DISPOSICION FINAL
La presente Directiva rige a partir de la fecha de su aprobacin.

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