Unidad I Paquetes en uso para contabilidad

Tecnologas de la informacin
Se conoce como tecnologa de informacin (TI) a la utilizacin de tecnologa
especficamente computadoras y ordenadores electrnicos para el manejo y
procesamiento de informacin especficamente la captura, transformacin,
almacenamiento, proteccin, y recuperacin de datos e informacin.
Podemos definir a las TIC, Tecnologas de la Informacin de las Comunicaciones
como un conjunto de dispositivos, soluciones y elementos de hardware, software y
de comunicaciones aplica dados al tratamiento automtico de la informacin y dela
difusin de la misma para satisfacer necesidades de informacin.
Ejemplos de TIC:
Bases de datos: conjunto de registros relacionados de forma lgica
Software especfico de gestin: conjunto de programas especficos para
administrar la informacin de una organizacin
Gestin electrnica de documentos
Correo electrnico
Servicios de video conferencia
Sistemas de gestin para la toma de decisiones
Sistemas expertos
Gestores de contenido
Internet e intranet
Redes de datos
El hombre ha cubierto sus necesidades con el uso de la tecnologa, un caso
paradigmtico es el uso de las computadoras.
Sin embargo, las personas no pueden comunicarse en forma directa con las
computadoras, necesitan un programa para que ordene todas las instrucciones
que se dan y de esta forma pueda realizarlas. Es decir, la computadora requiere
de un software para que pueda interpretar las instrucciones que el usuario le
proporcione agrupados en forma de programas, almacenados en la memoria de la
computadora.

Un software se puede definir segn el libro de Beekman en instrucciones que
indican al hardware lo que tiene que hacer para transformar la entrada en salida.
Categoras de Programas
Comencemos definiendo sobre programas. Un programa es una serie de:

Instrucciones que le dicen al hardware cmo transforma la entrada en
salida
Conjunto de instrucciones informticas diseadas para resolver
problemas

Para nuestro enfoque trabajaremos con dos tipos de software o programas:

Software de sistemas:
Los software de sistemas son el conjunto de programas que permiten al usuario
relacionarse con la computadora y hacer un uso de la misma, por ejemplos los
sistemas operativos, windows, unix y linux etc..
Se define como un tipo software que incluye el sistema operativo y los
programas de utilidad, es el encargado de gestionar estos detalles y otros
muchos sin que el usuario se entere de ello
El sistema operativo es un sistema de programas que lleva a cabo una serie
de operaciones tcnicas, desde la comunicacin bsica con los perifricos a
complejas tareas de comunicacin y seguridad dentro de una red.6
Software de aplicacin:
El software de aplicacin es aquello que permiten auxiliar al usuario a realizar
algunas tareas humanas como escribir un texto, realizar una contabilidad, hacer
sumas, restas, etc. Son aquellos que facilitan al hombre la realizacin de las
tareas cotidianas, se definen como herramientas de software que permite
utilizar una computadora para propsitos especficos
Para la unidad hablaremos de los programas o software de aplicacin, a partir de
la construccin de la contabilidad de un negocio, generaremos la informacin
financiera que ser de suma utilidad para la toma de decisiones del mismo.




Adquisicin de paquetes comerciales

La empresa debe realizar un estudio de los tipos de necesidades que tiene, para
poder as analizar la adquisicin de diferentes tipos de software.
Dentro del mercado existen diferentes tipos de software de aplicacin, los cuales
pueden cubrir necesidades muy generales o muy especficas. Algunos de
necesidades generales son:
Procesadores de texto. (Bloc de Notas)
Editores. (PhotoShop para el Diseo Grfico)
Hojas de Clculo. (MS Excel)
Sistemas gestores de bases de datos. (MySQL)
Programas de comunicaciones. (MSN Messenger)
Paquetes integrados. (Ofimtica: Word, Excel, PowerPoint)
Programas de diseo asistido por computador. (AutoCAD)
Los softwares de aplicacin de necesidades especficas son por ejemplo:
Programas para contabilidad (COI; Contpaq, Contab2000)
Programas para la administracin del negocio (SAE, Adminpaq)
Programas para calcular la nmina (NOI, Nomipaq)
Estos sistemas de software han evolucionado acuerdo a los nuevos
requerimientos de las organizaciones, esto con el fin de cubrir de mejor manera
sus necesidades.
Mediantes la aplicacin de estos sistemas de software las empresas pueden lograr
automatizado operaciones, almacenan do su informacin, con el fin de tenerla en
lnea, actualizada y en un menor tiempo.
Debido a esto es de suma importancia que las organizaciones realicen un estudio
de los requerimientos de sistemas necesarios para sus actividades.

Desarrollo de programas y sistemas a la medida

En el mercado existen diferentes tipos de software que pueden ser utilizados para
la administracin de las operaciones de las organizaciones, pero no siempre estos
sistemas cubren los requerimientos que se tienen, por lo cual es necesario
desarrollar aplicaciones especficas que cubran dichos requerimientos.
Algunas empresas, empiezan adquiriendo programas comerciales, tambin
denominados rgidos, al inicio de sus operaciones. Pero con el crecimiento de
operaciones, se incrementan las necesidades de control, administracin e
informacin, etc. Lo que hace que nazca la necesidad de la modificacin de sus
sistemas rgidos a uno a la medida del negocio.
Existen programas que sin perder su estructura pueden ser adaptados en algunos
aspectos a las necesidades de la organizacin, esto se conoce como programas
semi-flexibles, y permiten disminuir tiempos en el desarrollo de programas para la
empresa.
Otras manera de cubrir estas necesidades es el de desarrollar programas hechos
a la medida del giro de su negocio (flexibles). Esto trae como consecuencia un
buen control en las transacciones de la empresa.
El desarrollo de estos se da a partir:
Estudio preliminar del flujo de las operaciones del negocio
Anlisis de las necesidades reales de la misma
Para disear un software que se adapte al negocio
Actividad: Busca ejemplos en el internet sobre los diferentes tipos de programas
de contabilidad que existen:
Sistemas rgidos
Sistemas semiflexibles
Sistemas flexibles

Realiza una presentacin, donde de ejemplos por lo menos de uno de cada uno
de estos tipos de programas, sus caractersticas bsicas, ventajas y desventajas
para la organizacin, incluya a fina su conclusin.

A continuacin se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido
definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesin contable:

La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma
significativa
La contabilidad son las operaciones y los hechos que son cuando menos de
carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados" (Instituto
Americano de Contadores Pblicos Certificados)
La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa
esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a
los encargados de tomar las decisiones" (Horngren & Harrison. 1991)
"La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad
econmica" (Meigs, Robert., 1992)
Sistemas Contables
Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el
conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos
econmicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de
sistemas contables:
Sistemas patrimonial o Histrico: representa el patrimonio y sus
variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables.
Sistema Presupuestario: representa el patrimonio y sus variaciones segn
las expectativas de que se producen los hechos y despus de que se
produzcan. La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.
Sistemas Complementarios: ampla la informacin de los otros dos
anteriores no puede ir, por lo tanto, solo.
El sistema contable de cualquier empresa, se deben ejecutar tres pasos bsicos
utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben
registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la
comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar
un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos
econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que
se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los
libros de contabilidad.
2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar
en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de
las cuales se recibe o paga dinero.
3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por
quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.

Tipos de contabilidad
Contabilidad Financiera: esta muestra una imagen a grandes rasgos de la
situacin de la empresa a travs del balance de situacin y el balance de prdidas
de ganancias.
En resumen la contabilidad financiera permite a personas ajenas a la empresa a
obtener los siguientes datos: liquidez, solvencia, solidez, ciclo de caja, cash flow,
rentabilidad econmica, rentabilidad financiera y apalancamiento.
Contabilidad Fiscal: es un tipo de contabilidad que se basa en los criterios
fiscales establecido por las leyes de cada pas. En ellas se define como se debe
realizar la contabilidad fiscal. Este tipo de contabilidad es el que regula como se
deben de preparar los registros e informes de los cuales depender la cuanta de
impuestos a pagar.
Contabilidad de gestin: es la que produce informacin principalmente para uso
interno de la gestin de la empresa. La informacin que se recopila es por lo
general ms detallada que la producida para el uso externo. De este modo la
contabilidad de gestin permite el control eficaz de la organizacin y el
cumplimiento de los fines y objetivos estratgicos de la entidad delimitados por el
CEO.

Contabilidad de costos: es en relacin con los tipos de contabilidad la que se
ocupa de clasificar y recopilar la informacin sobre los costos corrientes que se
generan en una empresa.

Se ocupa de gestionar los costos futuros previstos y deseados, categoriza
siguiendo unos patrones de conducta, actividades y procesos en los cuales se
conectan los costos con los productos y sus categoras. Teniendo en cuenta el tipo
de sistema que se utiliza, la informacin recopilada se redactan unos informes
sobre la fabricacin de los productos y servicios. Estos informes ayudan a la
administracin a tomar decisiones.

Los tres modelos ms comunes de la contabilidad de costes son:
Full Cost
Direct Cost
ABC (contabilidad basada en las actividades)
Contabilidad Administrativa: es el tipo de contabilidad que se adapta a las
necesidades de cada uno de los niveles administrativos. Se refiere en particular al
fondo y a la forma que tienen que tener los informes internos que redacta el
contable de la empresa. Los informes de la contabilidad financiera tambin son
utilizados por la direccin y los propietarios de la empresa para juzgar y evaluar
los resultados y estrategias de la empresa. De este modo se pueden comparar el
pasado presente y futuro de la compaa.
La contabilidad de las empresas es una herramienta que sirve para evaluar,
identificar y proporcionar informacin sobre la actividad econmica de una entidad
jurdica.


Caractersticas de los paquetes contables

La contabilidad constituye el sistema de informacin del cual dispone la administracin
de le empresa, por ello toda organizacin requiere para su correcto funcionamiento
un sistema contable computarizado que le permita Eficientar su funcionamiento:

Optimizando el rendimiento del trabajo.
El manejo de un nmero de operaciones mucho mayor que en el manual
Puede reducir la cantidad de error.
Agrupa las estructuras de los reportes contables.
Eficientica el proceso de la informacin contable.
Proporciona informacin a diferentes niveles de detalle.

Para poder entender una organizacin comercial, se podr empezar a evaluar las
diferentes actividades que realiza, Beekman clasifica las operaciones de la
empresa en dos tipos:


Actividades principales
1. La logstica entrante: es la recibe y almacena los suministros de la
empresa y se encarga de distribuirlos donde son necesarios.
2. Las operaciones: son las que utilizan los suministros para fabricar los
productos y servicios.
3. La logstica saliente: se encarga de la entrega de productos y servicios a
los clientes.
4. El marketing: estudian las necesidades del cliente y promueven el valor y
las ventas de productos y servicios en el mercado.
5. El servicio mantiene y mejora la utilidad del producto o del servicio a los
clientes a travs, por ejemplo, del aprendizaje y el mantenimiento.10
Actividades de apoyo
1. Las administrativas: (contabilidad, finanzas, etc.) abarcan la estructura
administrativa general de la empresa que negocia con bancos, agencias
gubernamentales y otras organizaciones del entorno de la empresa.
2. Recursos humanos: esta recluta, controla, instruye y desarrolla a las
personas de la empresa.
3. Investigacin y desarrollo: se encarga de crea nuevos productos y
servicios, de mejorar la eficacia y efectividad de las actividades de la
empresa.
4. Adquisicin: interacta con los proveedores para garantizar unos
suministros para el empresa.

Un sistema de informacin es un subsistema que soporta las necesidades de
informacin de otros procesos comerciales dentro de una empresa. Su propsito
es ayudar a los empleados de la empresa a obtener y utilizar la informacin, a
comunicarse con otras personas dentro y fuera de la empresa y a tomar
decisiones eficaces.

La contabilidad es una tcnica que a travs del tiempo ha evolucionado para
cubrir las necesidades que ha tenido el hombre durante la historia:
Primero como medida de control de su patrimonio
Posteriormente como sistema de registro
Finalmente como una herramienta para la toma de decisiones
La aplicacin de las s computadoras, genero una evolucin en la contabilidad,
transformndola en un sistema de registro y control de las operaciones de la
empresa.
Minimizando los tiempos de registro
La generacin de informacin en lnea
Toma de decisiones en forma veraz, oportuna y confiable.

Caractersticas de los paquetes de contabilidad
La contabilidad computarizados, constituye el sistema de informacin que permite
conocer a situacin financiera de le empresa, por lo tanto, toda organizacin
independientemente de su tamao, requiere para su adecuado funcionamiento.
Este tipo de sistemas contables permite a la organizacin:

Mejorar el rendimiento.
Manejo mayor de operaciones que el de un sistema manual.
Disminuye los mrgenes de error.
Consolidar los reportes contables.
Agiliza el proceso de la informacin.
Diferentes niveles de detalle de la informacin.

Todo lo anterior incrementa la eficiencia de la organizacin, generando
informacin confiable para la toma de decisiones. Para ello se debe partir de
estudiar las necesidades del negocio. Adecundolo a los fines requeridos por el
tipo de organizacin comercial, industria o de servicios.
El sistema seleccionado debe establecer como punto inicial la definicin de un
catlogo de cuentas, adecundose a los requerimientos del negocio.
Despus deber definirse el uso especfico de cada cuenta, mediante el uso
de una gua contabilizadora para que, de esta forma, cualquier persona asigne
una misma cuenta a las situaciones homogneas que se vayan presentando.

Las operaciones dentro de un sistema de contabilidad se registran mediante
plizas (diario, ingresos y egresos), por los que se registran y controlan
contablemente las transacciones de todo negocio

Finalmente, se debe definirse los periodos contables, cmo se va generar la
informacin mediante la utilizacin de diferentes tipos de reportes, los cuales
pueden ser de modo general o de manera especfica, con base en las
necesidades que tengan los usuarios de la misma.

Por lo anterior, se puede concluir que para utilizar un sistema contable computarizado
se debe considerar lo siguiente:

Catlogo de cuentas o plan de cuentas.
Gua contabilizadora.
Utilizacin de las plizas de registro.
Generacin de reportes financieros.

Descripcin general de sistema contable

El uso de los sistemas contables computarizado puede tener dos diferentes vertientes de
trabajo:
Monousuario

Es una forma de trabajo para micro empresas o pymes, donde slo se tiene un
usuario que lleva el control de la contabilidad.

La ventaja que ofrece trabajar en esta forma es que proporciona una proteccin de
datos confidenciales, que no pueden ser manipulados por terceros, limitando a
personas que no estn autorizadas a ver la informacin contable de la empresa.

Multiusuario

Esta forma de trabajo es donde ms de un usuario puede acceder al mismo,
compartiendo recursos. Es decir, varios usuarios pueden tener acceso al sistema
contable al mismo tiempo, esto permite dividir tareas y a su vez construir una sola
base de datos. Sin embargo, empiezan a tenerse controles sobre todo en
seguridad y manejo de la informacin contable que se encuentran en la base de
datos.

Todo sistema necesita personal que capture la informacin correspondiente a las
operaciones que realiza la empresa, mediante registros contables plasmados en
plizas., con el fin de ser procesada por el programa contable y se crea una base
de datos, con la cual el programa generara los reportes financieros
correspondientes para los diferentes usuarios.
Existen diferentes paquetes contables computarizados, en Mxico, las dos empresas
ms comerciales son:

Aspel.
Contpaq.

Bibliografa
Pablos C, Lpez J, Martin S, Medina S, Informtica y comunicaciones en la
empresa, 2014, ESIC,

Referencias
http://www.degerencia.com/tema/tecnologia_de_informacion
http://tiposdecontabilidad.com/