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F
M
F
Etapas do Projeto
Figura 9 Grfico de Atividades de Projeto Ps Vendas
50
3.3.7.1 Anlise das Documentaes de Cotao
A anlise da documentao feita pelo projetista de modelamento para
verificar se o desenho ofertado realmente esta de acordo com o solicitado pelo
vendedor. As informaes so guardadas dentro de envelopes padres com um
nmero seqencial de cotao para facilitar a busca deste documento e os
envelopes so arquivados em gaveteiros por 5 anos, sendo depois destrudos.
O formulrio para solicitao de cotao de um item especial considerado de
extrema importncia, pois o primeiro contato entre o vendedor e o projetista, por
isso muitas vezes exigido que este seja preenchido de maneira adequada e com
riqueza de informaes para o melhor desempenho da equipe de engenharia que ir
interpretar e fazer o desenho de proposta de acordo com as solicitaes e
informaes tcnicas como a mquina utilizada pelo cliente, o produto ser usinado,
materiais, etc.
Na pgina seguinte podemos observar o formulrio de solicitao de cotao:
51
Figura 10 Formulrio de Solicitao de Cotao
52
3.3.7.2 Modelamento
O modelo uma representao grfica em 3D do desenho de oferta. a parte
mais demorada de uma operao de projeto e necessita do trabalho de engenheiros
altamente experientes e capacitados, pois a manufatura da ferramenta na fbrica
seguir a risca tudo que foi modelado.
Abaixo a imagem do modelo 3D de uma ferramenta que otimizou a usinagem
de roscas, elaborado para um dos maiores clientes do departamento de ferramentas
especias.
Esta ferramenta utilizada na usinagem de rosca por interpolao e est
classificada na famlia de fresas.
Figura 11 Modelamento 3D
53
3.3.7.3 Elaborao e Aprovao do Desenho de Oferta
Na etapa de elaborao do desenho de oferta, o projetista atravs das
informaes enviadas pelo vendedor tcnico avalia a melhor alternativa para o
cliente ganhar em produtividade e desenvolve o desenho conforme abaixo.
A etapa de aprovao de projeto foi estabelecida devido a problemas
ocorridos no passado com os clientes. Estes compravam a ferramenta de acordo
com o desenho de oferta sem uma prvia anlise e muitas vezes a ferramenta
projetada no era o que o processista solicitante esperava ocasionando s vezes um
desgaste desnecessrio. Portanto a aprovao de desenho foi uma forma de
assumirmos um compromisso com o cliente com a diviso de responsabilidades.
Segue abaixo um tipo de desenho de oferta:
Figura 12 Desenho de Oferta
54
3.3.7.4 Desenho de Construo
O desenho de construo um desenho rico em informaes e sigiloso at
para os vendedores por conter algumas dimenses e normas que no so
apresentadas no desenho de oferta, utilizado pela fbrica para auxiliar na
confeco da ferramenta e no controle de qualidade para certificar que a ferramenta
fsica est de acordo com o projetado.
Segue abaixo um tipo de desenho de construo:.
Figura 13 Desenho de Construo
55
3.3.8 Tempo de Projeto (Planejado x Tempo Real)
Para cada famlia de ferramenta foi estimado um tempo mdio histrico que
auxilia os gerentes da rea na tomada de decises quanto ao tempo que um novo
item dever ser ofertado no mercado. Este tempo dado em horas e considerado
de fundamental importncia para atender o prazo de cotao sem atrasar um pedido
e consequentemente manter a confiabilidade do prazo de cotao.
O grfico abaixo mostra as famlias de ferramentas e as horas planejadas x
horas reais dos itens que passaram pelo departamento de desenvolvimento de
ferramentas especiais desde janeiro at agosto deste ano.
894
888
800 802 804
886
1.036
1.138
1.079
980
256
245
0
200
400
600
800
1.000
1.200
Fresar Tornear Mandrilar Furar Cap.Unid.Cortes Adptadores
Tempo Planejado Tempo Real
Figura 14 Grfico Tempo Planejado X Tempo Real
56
3.3.8.1 Interrupes de Projeto
Para se detalhar a diferena entre o tempo planejado versus o tempo real para
se modelar e detalhar uma ferramenta foram adotados alguns procedimentos para
medir este desempenho, visto a importncia do tempo gasto dentro da organizao
com outras atividades que no agregam valor atividade de projeto. O quadro a
seguir mostra as causas das interrupes de projeto que elevam significativamente o
lead-time de projeto.
Figura 15 Grfico de Freqncia de Interrupes
Conforme considerao do incio deste captulo, os nmeros e informaes
que acabaram de ser apresentados sero analisados e discutidos com relao aos
objetivos, no captulo 4 Anlise de Dados.
57
4. ANLISE DE DADOS
Como j mencionado, o mercado de ferramentas especiais vem crescendo a
cada ano. Os principais clientes necessitam constantemente de melhorias no
processo e na manufatura de seus produtos, seja atravs de novas ferramentas
standard ou na maioria das vezes na unio de vrias operaes em uma s, o que
resulta na necessidade de se obter uma ferramenta especial de usinagem.
Vrias empresas de grande, mdio e pequeno porte brigam por este nicho de
mercado estimado em aproximadamente U$100 milhes e muitas vezes a qualidade
de um produto deixada de lado fazendo prevalecer agilidade na confeco de
uma ferramenta de corte conjugada.
Neste momento as empresas pequenas levam ligeira vantagem devido
agilidade em ofertar com preos baixos e prazos atraentes, isto geralmente ocorre
quando no se trata de itens muito complexos e o resultado final certamente satisfar
o cliente. Esta ligeira vantagem se d devido ao baixo grau de burocracia que se
presencia nas pequenas empresas.
As empresas de grande porte por sua vez tentam de todas as formas atender
este mercado ofertando ferramentas com prazo mais competitivo, alm claro dos
itens complexos que na maioria das vezes as empresas pequenas no tm a
tecnologia para este tipo de desenvolvimento.
Sabendo desta deficincia, aes esto sendo tomadas na busca de tornar a
oferta mais atraente para os clientes, especialmente no que se refere ao prazo de
entrega e a seguir analisaremos os dados coletados que serviro de base para as
propostas de melhoria:
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4.1 Etapas Que Gastam Mais Tempo
A figura 7 apresentada na pgina 42, captulo de Coleta de Dados, ilustra o
lead time do departamento de ferramentas especiais de Janeiro Agosto de 2009,
divididos por centros de trabalho. Ela mostra que as etapas de Produo e CAD so
os centros de trabalho com maior mdia em dias para execuo da tarefa, pois giram
em torno de 30 dias.
Porm, comparando os dois centros de trabalho denominados de gargalo
(Produo e CAD), conclumos que o foco deste trabalho ser na rea de CAD,
porque na produo esto vrios sub-centros de trabalho distribuidos como: Torno
CNC, Fresadora CNC, Retifica e Tratamento Trmico entre outros, ao passo que o
CAD apenas um centro de trabalho.
Destaca-se o alto nmero de dias na rea de desenvolvimento de ferramentas
especiais (CAD - mdia de 35,5 dias), o que confirma a importncia do foco principal
nesta rea, visto que este nmero considerado por toda gerncia da empresa
como sendo extremamente alto para se obter competitividade num mercado que
atualmente espera prazos totais (incluindo manufatura) entre 6 e 8 semanas. Esta
realidade fundamenta a meta de 20 dias, tambm apresentada em Coleta de
Dados, como tempo total para a atividade de CAD.
4.2 Confiabilidade na Entrega
To importante quanto oferecer um prazo de entrega atraente para o cliente,
garantir que este prazo prometido seja cumprido. Para isto temos a meta de atender
95% dos pedidos no prazo acordado (DP95% - Delivery Performance).
Os resultados atuais, apresentados na figura 9 da pgina 46, so:
90,1% para itens novos (Dependem de confeco de Projeto);
93% para itens repetitivos.
59
Embora estejam abaixo da meta, observando os resultados obtidos nos anos
anteriores e tambm comparando com as unidades da Inglaterra, EUA, Alemanha e
Frana, estes nmeros nos deixam otimistas, pois esto realmente muito prximos
do ideal, principalmente se levarmos em conta a sazonalidade do mercado aliada
complexidade dos produtos em questo.
Segundo Slack (1993, p.66), a boa confiabilidade ajudada por fluxo rpido e
no atrapalhada por ele, assim certo que o trabalho de reduo do lead time
tambm influenciar positivamente nos indicadores de Delivery Perfomance
contribuindo para o atingimento da meta.
4.3 Tempo de Projeto Segmentado por Tipo de Produto
importante visualizar e dimensionar o mercado de ferramentas, bem como,
o comportamento do departamento de projetos. Uma maneira de fazer isto,
comparar o total projetado por famlias e o tempo real que se utiliza para o
modelamento e desenho de construo dos mesmos.
Comparando ento as figuras 10 (p.48) e 16 (p.55), apresentadas no captulo
Coleta de Dados, verifica-se que apesar da famlia de cpsulas e unidades de
cortes representarem um volume aproximadamente 75% maior que a famlia de
furar, quando comparado em horas nota-se que a famlia de furar onde nota-se que
se lava mais tempo na elaborao do projeto. De todo modo, estes nmeros
mostram estas duas famlias de produtos consomindo 43% do tempo total gasto
entre as 6 famlias de produtos. Esta informao ser relevante quando abordarmos
aes para otimizao do projeto.
60
4.4 Tempo Gasto por Atividades de Projeto
Aps levantamento e classificao dos dados das atividades de projeto,
apresentados na Tabela 1 e Figura 11 em Coleta de Dados, verificamos trs
principais etapas do projeto que necessitam de melhoria:
o modelamento 3D (responsvel por 18 dias ou 51% do tempo gasto
em projeto);
a elaborao e aprovao do desenho de oferta (9,2 dias ou 26% do
tempo);
o desenho de construo (4,5 dias ou 13% do tempo).
Alm disso, sero elaboradas propostas para uma possvel ao voltada para
os itens de menor relevncia, mas que somados representam aproximadamente 4
dias de atividades ou 11% do tempo gasto.
4.5 Eficincia e Eficcia x Interrupes de Projeto
Conforme mencionado na Fundamentao Terica:
Eficincia fazer alguma coisa certa, correta, evitando erros.
Eficcia fazer algum trabalho que atinja plenamente um resulta-
do que se espera. fazer "a coisa certa", ou seja, a coisa que leve ao
resultado almejado.
Muito se fala e se exige do projetista no quesito eficincia no tempo de
execuo de um projeto. Porm, algumas atividades executadas pelos projetistas
no agregam valor diretamente atividade de projeto e influenciam na diferena
entre o tempo planejado versus o tempo real para se modelar e detalhar uma
ferramenta.
61
Na figura 17, mostrada na pgina 56, verificamos que 49% dos eventos que
interrompem o projetista durante o projeto so relativas ao auxlio vendas, fbrica
e aos programadores CAM. Embora este nmero seja alto, entendemos que ele
coerente alta complexidade dos produtos, isto , a fbrica, os programadores CAM
e os vendendores so capacitados, mas o projetista como maior especialista no
produto o nico capaz de esclarecer e resolver alguns problemas inerentes ao
processo.
Por outro lado, 22% das interrupes so provenientes de m qualidade no
desenho de oferta, da falta de informaes fornecidas pelo vendedor para execuo
do projeto e da necessidade de Reprojeto. Estes itens certamente podem ser
melhorados e sero elaboradas propostas com este objetivo no decorrer do estudo.
Os demais motivos de interrupo, apresentados na figura 17, foram
considerados normais s atribuies dos projetistas e no sofrero aes neste
momento.
62
5. PESQUISA DA CAUSA RAZ
Aps a identificao dos principais problemas que fazem com que o lead time
do produto ferramentas especiais seja alm do desejado, existe a necessidade de
entender as razes que fazem com que esses problemas ocorram. Para isso, foi
adotada a chamada Anlise por que - por que.
De acordo com Slack (1993, p.613), a tcnica comea com o estabelecimento
do problema e a pergunta por que o problema ocorreu. Uma vez que as maiores
causas da ocorrncia do problema tenham sido identificadas, cada uma das causas
maiores tomada por sua vez e novamente feita a pergunta por que essas razes
ocorreram e assim por diante. Esse procedimento continua at que uma causa
parea suficientemente autocontida para ser atribuda a ela mesma, ou mais
respostas questo "por qu?" possam ser geradas.
Dando incio pesquisa das causas razes de nosso trabalho, parte-se do
Problema Lead time das fases Approval / CAD acima do tempo esperado, que
conforme levantado anteriormente, so as fases com maior necessidade de
melhoria.
Aps o primeiro questionamento das causas que fazem com que tal problema
esteja ocorrendo, foram diagnosticadas trs causas principais, sendo elas:
Demora em Elaborar Pr-Projeto,
Demora em Elaborar o Projeto;
Demora em Aprovao do Projeto;
A partir da as causas citadas acima, passaram a ser tratadas como
problemas e, conseqentemente fez-se necessria anlise das causas razes dos
mesmos. Como resultado, obtivemos sete novas causas razes:
Projetista terceirizado no tem acesso a novas tecnologias;
Servio executado por terceiros fora do escritrio da empresa;
63
Dificuldade em traduzir a necessidade do cliente em projeto;
Projetos muito diferentes uns dos outros;
Preenchimento de formulrios de controle com informaes repetitivas;
Cliente no age de forma preventiva quanto a colocao de pedidos;
Cliente no envolve fornecedor desde o incio do projeto.
Por fim, de uma ltima anlise feita com as causas razes citadas acima,
obteve-se uma nova lista de causas razes, destacadas na figura seguinte:
64
Figura 18 Anlise Por que Por que para o produto Ferramenta Especial.
PROBLEM
Por qu?
Por qu?
Por qu?
Por qu?
Dificuldade em traduzir a
necessidade cliente em Projeto
Servio executado por terceiros
fora do escritrio da empresa
Projetos muito diferentes um dos
outros
Preenchimento de formulrios de
controle com informaes
Cliente no age de forma
preventiva quanto a colocao de
Cliente no envolve
fornecedor desde o incio do
projeto
No h contado Direto com Cliente
Poltica da Empresa no permite Projetistas terceirizados no tm
acesso a novas tecnologias
Demora em
Elaborar o
Projeto
Demora em
Elaborar o
Pr-Projeto
No aproveitado banco de dados
de projetos anteriores
No h Padronizao de sub
componentes
No h utilizao da ferramenta de
parametrizao do software CAD
No h padronizao de planilhas
de acompanhamento com
documentao do sistema da
Qualidade
Cliente no consciente sobre
essa necessidade
No h Parceria com Cliente
Cliente no consciente sobre
essa necessidade
Por qu?
Por qu?
Por qu?
Por qu?
Por qu?
Por qu?
Demora em
Aprovao do
Projeto
Lead Time das
Fases Approval /
CAD acima do
tempo Esperado
65
Observando a figura, a lista final de causas razes foi a seguinte:
Poltica da empresa no permite;
Servio executado por terceiros fora do escritrio da empresa;
No h contato direto com o cliente;
No h padronizao de sub componentes;
No aproveitado banco de dados de projetos anteriores;
No h utilizao da ferramenta de parametrizao do software CAD;
No h padronizao de planilhas de acompanhamento de Projeto com
documentao do sistema da Qualidade;
Cliente no consciente sobre a necessidade de agir de forma preventiva
quanto a colocao de pedidos;
Cliente no consciente quanto a envolver o fornecedor desde o incio de
um projeto;
No h parceria com cliente.
claro que pela forma extremista na qual as causas foram citadas, a
aparncia de que nada se faz dentro do departamento, ou que tudo que se faz de
maneira incorreta, mas na verdade, para boa parte das causas razes citadas acima,
existem procedimentos definidos que necessitam de melhoria. No captulo seguinte,
algumas das principais causas razes sero estudadas e melhorias sero sugeridas,
com o propsito de alcanar o objetivo final deste trabalho.
66
6. PLANOS DE AO
6.1 Terceirizao
Neste trabalho, analisaremos o impacto do servio terceirizado no lead time
do projeto, especificamente na fase Approval.
Para elaborao de desenhos propostas ou pr-projetos de ferramentas
especiais, a empresa adotou como estratgia a utilizao de mo-de-obra
terceirizada. Tal mo-de-obra encarregada de, conforme informaes passadas
pelo vendedor, executar o trabalho e participar dele at que a proposta seja
aprovada pelo cliente. Normalmente, esses prestadores de servio so ex-
funcionrios, de grande experincia no ramo de ferramentas especiais e que utilizam
desse Know How para executar as propostas. Da surgem algumas questes:
As informaes passadas pelos vendedores aos projetistas so suficientes
e plenamente esclarecedoras?
O Know How dos Projetistas suficiente para atender as novas
necessidades do mercado?
O trabalho a distncia no torna o processo demasiadamente lento?
Como pudemos comprovar anteriormente, as respostas para tais questes
no so to animadoras, pois algumas das causas razes encontradas na pesquisa
citada no captulo 5, esto diretamente ligadas a essas questes que so o fato de
projetistas terceirizados que no tem acesso a novas tecnologias devido poltica da
empresa que no permite servios que so executados por terceiros fora do
escritrio da empresa alm da dificuldade em traduzir a necessidade do cliente por
falta de contado direto.
Um grande impasse na soluo desse problema encontra-se no fato da
poltica da empresa proibir acesso a determinadas informaes, principalmente no
que diz respeito a novas tecnologias. Mas, se o servio executado envolve
67
informaes estratgicas que poderiam agilizar a atividade, por que ento
terceirizar?
Se a resposta for reduzir custos, caber a empresa redefinir sua estratgia,
uma vez que ou prazo de entrega ou custo de projeto dever ser priorizado.
Indo adiante, devemos analisar o fator distncia como sendo um inimigo da
agilidade na execuo de um projeto. Em experincias vividas por profissionais
envolvidos nesse projeto, especificamente na empresa em que trabalham,
claramente notada a diferena entre pessoas trabalhando juntas, acompanhando
passo a passo o desenvolvimento do projeto, resolvendo problemas e sanando
dvidas no momento exato em que aparecem de um projeto que feito a distncia,
sem um acompanhamento devido e que somente se descobre que existe um
problema quando a proposta e entregue, ou se descoberto antes, so perdidas horas
e horas entre idas e vindas, at que o problema seja solucionado.
Um outro caso, diz respeito ao contato direto com o cliente. Como podemos
afirmar que o canal de comunicao feito pelo intermedirio, neste caso pelo
vendedor, eficaz a ponto do projetista entender de forma clara o que o cliente est
necessitando? Ser que a participao mais ativa por parte do projetista junto ao
cliente, como ocorre na fase de projeto onde h certa autonomia no faria com que o
pr-projeto ficasse pronto de maneira mais gil?
Com base nos relatos e questionamentos acima foram propostas algumas
aes visando reduzir lead time do produto ferramenta especial cada uma com sua
respectiva estimativa de reduo. Estas propostas encontram-se no quadro a seguir:
Diante destas informaes esperamos reduzir os tempos conforme a figura
mostrada na pgina seguinte:
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N. PLANO
DE AO
PROPOSTA
REDUO NO
TEMPO DAS
ATIVIDADES 1 e 4
1 Contratar terceiros como funcionrios da empresa 20% (2.8d)
2
Disponibilizar local de trabalho para execuo dos servios
dentro da empresa, com mesma autonomia tcnica de um
funcionrio, mantendo a mo-de-obra terceirizada.
15% (2,1d)
3
Manter funcionrios terceiros trabalhando fora do escritrio da
empresa, mas autorizando contato direto com cliente, em
reunies com participao do representante de vendas para
melhor entendimento da necessidade.
10% (1,4d)
4
Manter funcionrios terceiros trabalhando fora do escritrio da
empresa, mas Liberando acesso limitado a novas Tecnologias.
5 % (0,7d)
Tabela 2 Planos de ao voltados para reduo do lead time em pr-projetos.
Para contratao de terceiros como efetivos os custos estimados seguem
conforme tabela abaixo:
Gastos Mensais Qtde Vr. Vr. T otal
*S alrio atual F unc. E fetivo 1 10.450,00 10.450,00
**S alrio atual F unc. T erceirizado 2 6.200,00 12.400,00
S UBT OT AL 22.850,00
*S alrio atual F unc. E fetivo 3 10.450,00 31.350,00
S UBT OT AL 31.350,00
T OT AL DE INVE S T IME NT O ME NS AL NE C E S S R IO 8.500,00
** forma de c ontrata o Pes s oa J urdic a
TAB E L A DE INVE S TIME NTO - DE S PE S AS ME NS AIS
P R OP OS T A
* Valor es timado c om enc arg os
Tabela 3 Investimentos Voltados Reduo do Lead Time em Pr-Projetos
Levando em considerao que a empresa possui um funcionrio efetivo e dois
funcionrios terceirizados que exercem a funo de projetista de ofertas, do ponto de
vista econmico, a primeira proposta traria um acrscimo de aproximadamente
R$ 8.500,00 reais mensais. J para as outras propostas, o acrscimo irrelevante.
Analisando as propostas do ponto de vista tcnico, podemos concluir que a
melhor alternativa seria contratar em definitivo os terceiros, eliminando quaisquer
dificuldades impostas pela situao. No entanto, do ponto de vista econmico no se
69
v, ao menos em curto prazo, grandes vantagens nesta proposta. Mas uma vez traz-
se a tona a necessidade de saber qual fator competitivo dever ser levado em
considerao. O preo ou a agilidade.
As duas ltimas aes propostas podem ser trabalhadas em conjunto ou de
forma individual. Em ambos os casos, so colocados limites nas informaes
fornecidas aos terceiros, podendo-se assim ser considerados como propostas
conservadoras. Mesmo assim, implementadas em conjunto, tais aes podem gerar
uma reduo de aproximadamente 15% do tempo gasto nesta etapa do projeto.
6.2 Parametrizao de Projetos
Embora as variveis num projeto de ferramenta especial sejam muitas, a
parametrizao algo possvel que pode reduzir drasticamente o tempo de
elaborao e modelamento 3D.
Conforme descrito no capitulo anterior existem 3 tipos de ferramentas:
Ferramentas STD;
Ferramentas Especiais Semi-STD;
Ferramentas Especiais.
Dentro deste cenrio destacamos as ferramentas Semi-STD como sendo a
famlia que pode-se obter o melhor resultado com a parametrizao por se tratar de
ferramentas que se assemelham muito com as ferramentas STD.
As ferramentas 100% especiais tambm podem ser parametrizadas, mas na
maioria das vezes so ferramentas de difcil repetibilidade, por se tratar de
aplicaes especficas e alto grau de complexidade.
Seguindo os dados obtidos no captulo anterior s famlias de ferramentas que
representaram o maior numero de horas planejadas versus horas reais foram
70
detalhadas no grfico abaixo para se ter uma maior visibilidade da reduo do tempo
que a parametrizao de ferramentas poder beneficiar no lead-time de projeto.
A relao abaixo mostra a quantidade de horas classificadas por tipos de
aplicao e divididas em itens Semi-STD x Especiais nas famlias de ferramentas
que apresentaram o maior numero de horas despendida para a elaborao do
projeto.
300
588
500
300
613
273
308
830
256
245
200
45
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Fresar Tornear Mandrilar Furar Cap.Unid.Cortes Adptadores
Itens ESPECIAIS Itens SEMI STD
Figura 19 Quantidade de horas divididas em itens Semi-STD x Especiais nas famlias de
ferramentas
Pode-se afirmar que a parametrizao uma forma de trabalho que resultar
em muitos benefcios ao departamento de projetos de ferramentas especiais. Por se
tratar de um trabalho que exige tempo, treinamento e disposio. Esta forma de
trabalho dever ser implantada passo a passo, pois se trata de um trabalho de mdio
prazo (+ ou 3 anos).
Muitos fatores que hoje influenciam o resultado final do lead-time no projeto de
ferramentas tambm se beneficiariam desta forma de trabalho. Podemos citar
71
conforme grfico abaixo 6 fatores que elevariam positivamente o rendimento de
setor.
Figura 20 Vantagens da Parametrizao
Diante destas informaes esperamos reduzir os tempos conforme abaixo:
N.PLANO
DE AO
PROPOSTA
REDUO NO
TEMPO DAS
ATIVIDADES 1,
3 e 4
1 Parametrizao de Desenhos de Oferta 10% (3.2d)
2 Parametrizao de Desenhos de Construo 10% (3.2d)
3 Parametrizao de Modelos 30% (3.2d)
TOTAL ESTIMADO DE REDUO 50% (15.9d)
Tabela 4 Planos de Ao Voltados Parametrizao de Projetos.
72
Para implantao da Parametrizao o custo estimado segue conforme tabela
abaixo:
TABELA DE INVESTIMENTO - DESPESAS
Gastos Qtde Vr. Vr. Total
Treinamento Parametrizao 6 4.166,66 25.000,00
Total gasto R$25.000,00
Tabela 5 Investimentos Voltados Parametrizao de Projetos.
Abaixo grfico comparativo de horas totais utilizada pelo departamento de
desenvolvimento x horas totais com a parametrizao seguindo o total de reduo
estimada na tabela 4.
4.939
2.470
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
4.000
4.500
5.000
Total de Horas Utilizadas Total de Horas com Parametrio
Unio de Famlias
Unio de Famlias
Figura 21 Grafico Total de Horas Utilizadas x Total de Horas com Parametrizao
6.3 Tecnologia da Informao
73
Tecnologia
da
Informao
Organizao
Necessidades
do
Mercado
Diferencial
Competitivo
Melhoria dos
Processos
Internos
Mudana
Cultural
Sobrevivncia
Conforme abordado na Fundamentao Terica, a tecnologia da informao
pode trazer duas vantagens principais para a Departamento de Ferramentas
Especiais. A primeira a agilidade e facilidade em que as informaes podem ser
encontradas no sistema e a segunda com relao aos relatrios gerenciais com os
tempos de execuo nas etapas de projeto, atravs das planilhas de controle, com a
funo de auxiliar nas tomadas de decises.
Na rea de projetos de produtos, a disponibilizao de informaes relevantes
de maneira prtica e acessvel a todos envolvidos, podem trazer grandes benefcios
ao trabalho em desenvolvimento, inclusive a reduo de seu tempo de execuo.
Figura 22 Vantagens da Tecnologia da Informao
6.3.1 Planilha de Projetos
74
Uma das alternativas que podemos implantar com a tecnologia da informao
o auxlio de planilhas para se ter um melhor controle nas atividades de projeto no
instante da entrada do pedido.
Elaboramos um conceito de trabalho e um prottipo que ser exemplificado ao
longo deste captulo e poder ser utilizado caso seja aprovado pela gerncia da
empresa.
Nesta primeira etapa praticamente todo o clculo e anlise das filas de
engenharia sero colocados em uma planilha que ser compartilhada por outros
departamentos que fazem parte do processo de fabricao. Ela pode ser dividida em
trs partes. A primeira corresponde a entrada de dados e tempos dos projetos, a
segunda mostra os clculos necessrios para saber se o projeto ir atrasar ou no, e
a terceira mostra a fila acumulada de cada projetista.
Os dados e tempos dos projetos so dispostos conforme demonstram as
figuras abaixo (Fig. 23 e 24):
Ordem RP Cliente Produto Software
5 119209 CUMMINS 500 45 5199 R1 UNIGRAPHICS
4 118875 G.M 500 33 7242 R31 UNIGRAPHICS
1 118835 GROB 500 45 1999 R32 AUTOCAD
9 118809 VALTRA 500 44 1232 R292 UNIGRAPHICS
8 118571 ICS 500 12 5241 R1 UNIGRAPHICS
Figura 23 Dados da Atividade
Data
Pedido
Observaes Projetista
Previsto
CAD
Real
CAD
Restante
Saida
CAD
Lead
time
fbrica
(dias)
Data
Entrega
4/5/2009 FAZENDO JCS 16,0 16,0 18,9 27/5/2009
27/4/2009 FAZENDO JGM 32,0 32,0 15,9 27/5/2009
26/4/2009 FAZENDO CSN 8,0 8,0 27,7 18/5/2009
11/5/2009 FAZENDO MAL 32,0 32,0 14,0 18/6/2009
9/5/2009 FAZENDO ECC 16,0 16,0 12,1 11/6/2009
Figura 24 Dados de Data e Tempos
Dados das atividades:
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Ordem: ordem de execuo dos projetos;
RP: nmero da requisio de projeto;
Cliente: cliente do projeto;
Produto: produto a ser desenvolvido;
Software: tipo de software a ser usado (AutoCad ou Unigraphics).
Dados de datas e tempos:
Data Pedido: data de abertura da OP;
Observaes: observaes em geral;
Projetista: projetista dedicado ao projeto;
Previsto CAD: tempo previsto para a execuo do projeto, em horas;
Real CAD: horas reais dedicadas ao projeto, deve ser atualizada durante o
desenvolvimento do mesmo, apontando tempos parciais para uma melhor
visualizao das filas;
Restante: horas que faltam para completar o projeto (de acordo com as
horas previstas);
Sada CAD: data que o projeto finalizado (real);
finalizado (real);
Lead Time fbrica: lead-time da fbrica, em dias, para a fabricao daquela
OP;
Data Entrega: data de entrega da OP para o cliente.
A planilha ainda contempla um lead-time administrativo da prpria empresa,
ou seja, quantos dias demoram para que a ordem de produo entre na fbrica,
depois de o projeto pronto. Essa informao deve ser preenchida no campo Tempo
Administrativo mostrado a seguir na figura 25.
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Filas Planejamento
horas tens ltimo hoje
Fila total 323 30 27/6/2009 28/6/2009
Fila atraso 25 3 2005
Tempo administrativo
(dias) 1
Figura 25 Tempo Administrativo
A segunda parte da planilha mostra os clculos necessrios para saber se a
OP ir atrasar ou no. Esses clculos so feitos atravs da anlise da capacidade de
cada projetista de acordo com a planilha Capacidade que ser explicada mais
adiante. A figura 26 mostra os campos citados.
Data de sada do
projeto (ideal)
Sada de projeto
(programada)
Sada
Fbrica
programada
Semanas
p/ fbrica
Semanas de
folga
26/5/2009 27/6/2009 24/8/2009 2,9 5,4
26/5/2009 28/6/2009 24/8/2009 2,7 5,4
26/5/2009 30/6/2009 26/8/2009 2,4 5,7
27/5/2009 8/7/2009 23/8/2009 1,7 8,3
3/6/2009 28/6/2009 16/8/2009 0,3 7,3
3/6/2009 11/7/2009 24/8/2009 0,9 5,4
3/6/2009 12/7/2009 25/8/2009 0,7 5,5
8/6/2009 28/6/2009 10/8/2009 1,7 4,3
Figura 26 Clculos para Anlise dos Projetos
Data de sada do projeto (ideal): data em que o projeto deve estar pronto
de acordo com a data de entrega. Considera um mnimo de trinta dias na
fila de projetos;
Sada de projeto programada: data prevista de finalizao do projeto.
Verifica as horas de trabalho na planilha Capacidade, confrontando com o
tamanho da fila, e retorna uma data de concluso do projeto para a
seqncia apresentada;
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Sada Fbrica programada: equivale a data de sada da OP da fbrica,
considerando o dia em que o projeto est programado para ser finalizado,
o tempo administrativo e o tempo de fabricao da OP;
Semanas p/ fbrica: o tempo em semanas que a fbrica tem para
produzir a OP. Corresponde data de entrega menos a data programada
para trmino do projeto e o tempo administrativo;
Semanas de folga: data de entrega da OP menos a data programada para
sada da fbrica. o indicador dos atrasos na rea de projetos.
A terceira parte da planilha mostra a fila acumulada, em horas, para cada
projetista. Ela importante porque mostra quais projetistas esto mais atarefados o
que permite uma melhor distribuio das atividades. A figura abaixo (fig. 27) mostra
essa parte da planilha e a descrio de cada campo vem em seguida.
Figura 27 Filas por Projetistas
Projetistas: a parte de baixo da figura mostra a sigla correspondente a
cada projetista. Abaixo das siglas h uma tabela com as horas acumuladas
de fila, que so a soma da coluna Restante;
Eficincia: a eficincia calculada com base nos tempos reais e previstos
para concluso de cada projeto;
Horas por dia: horas de trabalho por dia;
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ltima data: a ltima data que o projetista tem alguma atividade a ser
entregue, baseia-se nas horas acumuladas e na planilha Capacidade;
Horas acumuladas: o total de horas acumuladas para realizao das
atividades que cada projetista tem em sua fila;
Dias de fila: dias de fila que as horas acumuladas representam;
Dias Atraso: dias de fila que as horas em atraso representam.
Nessa planilha ainda possvel visualizar um grfico com a fila, em dias, de
cada projetista, conforme mostra a figura abaixo.
Figura 30 Grfico de Filas por Projetistas
Figura 28 Grfico de Filas por Projetistas
mostrada tambm uma tabela com horas de fila atrasada e nmero de itens
em cada uma delas (Tabela 6).
Tabela 6 Tabela de Filas
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6.3.2 Planilha Encerrados
A planilha Encerrados possui praticamente todos os campos constantes na
planilha UNIGRAPHICS, com exceo das quatro ltimas. Na Encerrados as
quatro ltimas colunas dizem respeito ao clculo de delivery performance da rea de
projetos, ao clculo da eficincia por projeto, ao lead time de um projeto e a um
simples contador. A figura abaixo mostra essa parte da planilha.
Figura 29 Planilha ENCERRADOS
DP Projeto: delivery performance do projeto. O valor 1 (um) quando o
projeto finalizado no prazo (data menor ou igual a Data de sada do
projeto (ideal)), e 0 (zero) quando finalizado em data maior;
Eficincia / projeto: a eficincia calculada dividindo o tempo previsto pelo
tempo real para execuo do projeto;
Lead-Time: o tempo decorrido desde a abertura da OP at a data de
finalizao do projeto;
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Diante destas informaes esperamos reduzir os tempos conforme abaixo:
N.PLANO
DE AO
PROPOSTA
REDUO NO
TEMPO DAS
ATIVIDADES
5,6,7 e 8
1 Arquivamento de Documentao em Rede (eletrnico) 12% (0,24d)
2 Padronizao de Formulrios em Rede 8% (0,14d)
3 Planilha de Controle de Projetos 8% (0,14d)
4 Otimizao dos Documentos Burocrticos 8% (0,14d)
5 Criao de Macros (Customizao) 8% (0,14d)
TOTAL ESTIMADO DE REDUO 44% (0,8dias)
Tabela 7 Planos de Ao Voltados a Tecnologia da Informao.
Para implantao desta Tecnologia da Informao o custo estimado seria
conforme tabela abaixo:
Tabela 8 Investimentos Voltados a Tecnologia da Informao.
6.4 Parceria com Clientes
Os relacionamentos de parceria so acordos cooperativos razoavelmente
duradouros entre organizaes, envolvendo fluxos e ligaes que usam os recursos
e/ou estruturas de organizaes autnomas, para a realizao conjunta de metas
individuais associadas misso corporativa de cada empresa parceira.
TABELA DE INVESTIMENTO - DESPESAS
Gastos Mensais Qtde Vr. Vr. Total
Tecnologia da Informao 2 7.500,00 15.000,00
Total de gastos 15.000,00
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Isso quer dizer que espera-se que ambos os lados cooperem, compartilhando
recursos e habilidades, para alcanar benefcios conjuntos alm dos que esperariam
obter agindo sozinhos. No centro do conceito de parceria est a questo da
proximidade do relacionamento. Parcerias so relacionamentos prximos, cujo grau
ser influenciado por vrios fatores, como por exemplo, compartilhar sucesso,
expectativas de longo prazo, aprendizagem conjunta confiana, transparncia de
informaes, resoluo conjunta de problemas, entre outros, uma parceria slida visa
um relacionamento em que ambos os lados saiam com sentimento de ganho.
Assim o grande diferencial est em estabelecer uma equipe extremamente
tcnica de pr-venda e ps-venda, assim teramos uma equipe de PROPOSAL
DRAWINGS. Profissionais, com formao em Engenharia podero auxiliar os
clientes na escolha da ferramenta, bem como passar para os clientes a importncia
de planejar os futuros pedidos, a fim de no ocorrer atrasos na entrega e estar
sempre a frente do concorrente.
O compromisso deste grupo estar junto aos clientes, de forma
personalizada, o que possibilita identificar rapidamente as oportunidades de
melhorias no processo produtivo como um todo, antecipando tendncias e trazendo
significativos benefcios, inclusive eficincia econmica dos prprios clientes.
Esta equipe ter como objetivo entender as necessidades dos clientes, a
mdio e longo prazo e antecipar a elaborao dos projetos, minimizando desta forma
todo possvel pedido que possa surgir deste trabalho de consultoria gratuita.
Diante destas informaes esperamos reduzir o tempo conforme segue:
N. PLANO
DE AO
PROPOSTA
REDUO NO
TEMPO DA
ATIVIDADE - 1
1
Desenvolver parceria com clientes com o objetivo de antecipar
o desenvolvimento das ferramentas especiais antecipando as
fases de elaborao do desenho de oferta.
50% (4,6dias)
Tabela 9 Planos de Ao Voltados a Parcerias com Clientes.
82
Para assegurar todo este servio tcnico e dar suporte ao atendimento, a
empresa tambm contar com a equipe de projetistas no grupo de pr e ps venda.
Todos ficaro alocados no Departamento na rea de projetos, e atuaro como um
elo fundamental de ligao entre os Engenheiros Tcnicos e a Empresa-Cliente,
contribuindo de maneira decisiva no acompanhamento das suas necessidades, no
desenvolvimento dos produtos.
Ainda importante ressaltar que cada cliente tem todo o seu histrico tcnico
registrado e devidamente mantido na empresa, desde o primeiro atendimento. Tais
informaes sero de grande auxlio para a introduo de um novo procedimento
tcnico, at porque podem ser facilmente acessadas sempre que necessrio.
A estrutura pr e ps venda tem como meta principal encantar os clientes com
solues inteligentes, inovadoras e sustentveis. Esta condio indiscutvel para
manter a posio de liderana da empresa no segmento de ferramentas sob medida.
Outro fator importante conhecer os fabricantes de mquinas que utilizam as
nossas ferramentas especiais. A partir deste contato conheceremos futuros clientes,
onde poderemos oferecer nossos servios antes mesmo deste receber a mquina.
Como vantagem este futuro cliente teria condies de planejar melhor o
desenho da ferramenta, e ainda estar preparado para atuar no mercado no momento
da chegada desta nova mquina.
Enquanto a maioria dos clientes compram as mquinas e somente
depois que a mesma chega pensam em adquirir ferramentas especiais, este novo
parceiro estar antecipadamente com o equipamento certo para sua necessidade.
Para implantao deste novo departamento teremos um custo estimado em
R$ 18.800,00, alm do custo mensal de R$ 17.600,00 conforme tabela a seguir:
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TABELA DE INVESTIMENTO - DESPESAS MENSAIS
Gastos Mensais Qtde Vr. Vr. Total
Salrios** 2 7.000,00 14.000,00
Comunicao 2 300,00 600,00
Alimentao 2 500,00 1.000,00
Reembolso Km 2 1.000,00 2.000,00
Total gastos mensais 17.600,00
TABELA DE INVESTIMENTO IMOBILIZADO
Imobilizado Qtde Vr. Vr. Total
Note book 2 8.000,00 16.000,00
mesa 2 600,00 1.200,00
cadeira 2 500,00 1.000,00
Telefone celular 2 300,00 600,00
total com imobilizado 18.800,00
** forma de contratao Pessoa Jurdica
Tabela 10 Investimentos Voltados a Parcerias com Clientes.
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7. DISCUSSO DOS RESULTADOS
Considerando que todas as propostas anteriormente citadas sejam
implementadas pela empresa, podemos constatar que com um investimento fixo de
R$ 58.800,00 e um acrscimo na folha de pagamento de R$ 26.100,00 mensais,
possvel que o lead time seja reduzido de 35,5 dias para 11,4 dias, o que melhor do
que a meta de 20 dias estipulada para o departamento. Em percentual, este valor
representa aproximadamente 67,7% de reduo.
Seguem abaixo os tempos de cada etapa de projeto levantados anteriormente
e os novos tempos estimados considerando todas as melhorias sugeridas:
Nmero Etapas do Projeto Tempo em Dias
1 Aprovao do Desenho de Oferta 9,2
2 Analise das Documentaes 0,7
3 Modelamento 18
4 Desenho de Construo 4,5
5 Registro no Software 0,5
6 Registro no SGD 0,3
7 Registro na FMF 0,3
8 Verific. e Aprov. do Desenho de Construo. 2
TOTAL 35,5
Tabela 1 - Etapas de Projeto (mostrada na pagina 49)
Nmero Etapas do Projeto Tempo em Dias
1 Aprovao do Desenho de Oferta 2,2
2 Analise das Documentaes 0,7
3 Modelamento 5,0
4 Desenho de Construo 1,2
5 Registro no Software 0,3
6 Registro no SGD 0,2
7 Registro na FMF 0,2
8 Verific. e Aprov. do Desenho de Construo. 1,6
TOTAL 11,4
Tabela 11 - Etapas de Projeto com melhorias sugeridas
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Como o novo lead time de projetos para ferramentas especiais ficaria em 11,4
dias contra a meta de no mximo 20 dias, pode-se ainda trabalhar para que os
valores de investimentos sejam reduzidos, elevando o lead time mas mantendo-o
abaixo de 20 dias, portanto sem causar grandes perdas nas efetividades das
propostas.
Uma delas, no caso da terceirizao, seria ao invs de se fazer a opo pela
proposta Contratar terceiros como funcionrios da empresa e arcar com um
aumento nas despesas mensais de R$ 8 500,00, poderia ser feita uma reviso na
poltica da empresa, que restringe informaes a terceiros e escolher qualquer uma
das outras trs propostas apresentadas que so Disponibilizar local de trabalho para
execuo dos servios dentro da empresa, com mesma autonomia tcnica de um
funcionrio, mantendo a mo-de-obra terceirizada, Manter funcionrios terceiros
trabalhando fora do escritrio da empresa, mas autorizando contado direto com
cliente, em reunies com participao do representante de vendas para melhor
entendimento da necessidade ou Manter funcionrios terceiros trabalhando fora do
escritrio da empresa, mas Liberando acesso limitado a novas Tecnologias.
A parametrizao, como mostra a tabela 4, reduziria em aproximadamente 50% o
lead time de modelamento, visto que esta etapa representa o maior nmero de dias
na elaborao de um projeto, alm da reduo tambm nos tempos de execuo dos
desenhos de oferta e construo.
A tecnologia da informao traria duas vantagens significativas para o
departamento. A primeira voltada a agilidade e facilidade de se encontrar as
informaes no sistema e a segunda os relatrios gerenciais quanto a tempos de
execuo nas etapas de projeto, atravs das planilhas de controle, podendo auxiliar
nas tomadas de decises.
Uma outra possibilidade est na parte de parceria com o cliente, sendo que um
aumento nas despesas mensais de R$ 17 600,00 com a contratao de novos
funcionrios pode no justificar um ganho de 4,6 dias no lead time. Para este caso,
pensou-se na possibilidade de tornar de responsabilidade desses novos funcionrios,
a elaborao do desenho proposta, trazendo uma possvel reduo na mo de obra.
Tambm considerou-se a possibilidade de promoo de projetistas que j trabalham
86
na empresa, fazendo com que o aumento a ser dado pela nova funo no seja to
elevado.
Enfim, independente do caminho escolhido pela empresa, existem disposio
uma grande quantidade de opes, que implementadas de maneira adequada,
certamente reduziro o lead time da rea de projetos matendo-o dentro da meta de
mximo 20 dias e por conseguinte, reduzindo o prazo de entrega do produto
ferramentas especiais para o cliente final.
87
8. CONCLUSES
H algumas dcadas, quando se forjavam as bases da moderna teoria
administrativa, seria desnecessria tanta nfase nos aspectos gerenciais internos
das organizaes. As mudanas ambientais eram menos influentes, ou, mais
precisamente, existiam em menor quantidade em natureza e variedade. Hoje, essas
mudanas existem em quantidade e natureza crescentes e, cada vez mais, desafiam
a racionalidade das organizaes.
Em face do contexto de mudanas, este trabalho enfatizou a necessidade de
melhorias no setor de desenvolvimento de ferramentas especiais, no somente em
funo de conhecimento internos, mas igualmente em termos de um mximo
conhecimento sobre fatores no controlveis externos. No se deve esperar que isso
propicie organizao alternativa cientficas, a nvel timo, segundo padres que
reduzam ao mnimo a possibilidade de escolha de recursos no desejados. Pelo
contrrio, enfrentar o futuro, o risco e a incerteza atravs de melhoria na
terceirizao, na parametrizao de modelos e na importncia de se antecipar o
desenvolvimento no momento que se decide usar a otimizao que a ferramenta
conjugada trs, pode melhorar a arte de julgamento e a imagem relacionada ao
departamento.
Nos tempos atuais, com a famosa era da tecnologia e informao, as
empresas buscam sempre melhorar seus processos e produtos com inovaes e
tecnologia de ponta para satisfazer as necessidades dos clientes. Isto requer um
estudo detalhado, tanto do processo produtivo, quanto da mo de obra, que
compem o capital da empresa. comum encontrar pessoas com nvel
universitrio trabalhando no cho de fbrica, isto devido grande mudana ocorrida
com o incremento da automao, que transformou a produo de muitas empresas.
Como concluso do trabalho descrito nos captulos anteriores, notou-se que o
problema enfrentado pelo departamento de ferramentas especiais, comum em
muitas empresas. O atraso em entregar o produto ao cliente no prazo e o tempo
dedicado em cada centro de trabalho so fatores ganhadores de pedido e a empresa
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que no se adaptar esta realidade pode no sobreviver frente ao mercado cada
vez mais exigente.
Todos estes conceitos so altamente eficientes graas aos avanos
tecnolgicos, que fornecem meios para que um projeto possa ser eficientemente
planejado, a fim de atender aos objetivos como recursos, tempo, qualidade,
flexibilidade, inovao, produtividade, etc. Tendo em vista estes novos conceitos de
administrao, constata-se que no departamento de ferramentas especiais,
especificamente na rea de desenvolvimento, encontram-se grandes oportunidades
de melhoria, isto porque, planejar servios na rea administrativa, como a cotao e
o desenvolvimento necessitam de fontes de difceis compreenses, que no podem
ser medidas com exatido, como o caso do tempo que um engenheiro leva para
desenvolver um projeto de ferramentas especiais, visto que cada um tem sua
maneira de pensar e trabalhar.
Este estudo atingiu plenamente o objetivo proposto, pois sendo
implementadas as propostas de melhorias apresentadas, ser facilitada a elaborao
dos projetos, encurtando o tempo de processamento e consequentemente
transformando a empresa para ser ainda mais competitiva no mercado ao garantir
que o lead time de projetos fique dentro da meta de no mximo 20 dias.
Evidentemente, o reduzido lead time desta importante etapa de construo do
produto, reduzir tambm por consequncia o prazo total de entrega ao cliente final
de forma significativa. No entanto, analisando de um ponto de vista mais amplo,
vemos limitaes neste estudo que priorizou e props com sucesso melhorias
apenas para a rea de Projetos, e ao mesmo tempo, identificamos a oportunidade
para uma nova pesquisa com foco agora na reduo do lead time das etapas de
processo e manufatura do produto, pois somada ao presente trabalho, esta pesquisa
completaria o processo de melhoria da linha de produtos especiais.
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