NDICE 1 OBJETIVOS 2 ALCANCE 3 MDULO DE MATERIALES Y STOCKS, APLICACIN DE TALLER 3.1 PROCESO DEL MDULO DE MATERIALES 3.1.1 DESCRIPCIN DEL PROCESO 3.1.2 DATOS MAESTROS ASOCIADOS AL MDULO DE MATERIALES 3.2 CONCLUSIONES 4 APLICACIN DE GESTIN DE ALMACENES CENTRALIZADOS 4.1 INTRODUCCIN 4.2 FUNCIONES 4.2.1 CONTROL DE STOCKS 4.3 SOLICITUDES DE PEDIDO 4.3.1 SOLICITUDES DE PEDIDO EXTERNO 4.3.1.1 PROCESO SOLICITUDES DE PEDIDO EXTERNO 4.4.1 SOLICITUDES DE PEDIDO INTERNO 4.4.2.1 PROCESO SOLICITUDES DE PEDIDO INTERNO 4.4 GESTIN DE INFORMACIN DE LA APLICACIN 4.5 MODIFICACIN DEL MDULO DE MATERIALES DE LA APLICACIN DE TALLER
Propuesta Aplicacin Gestin de Almacenes
1 Objetivos La aplicacin de Gestin de Almacenes deber ser una aplicacin:
- Accesible: a todos los niveles de acceso, desde un servidor externo al cual se pueda acceder mediante un cdigo de usuario y contrasea. - Privada: deber disponer del nivel de privacidad necesario para cada tipo de usuario, disponiendo la informacin estructurada segn el acceso a la misma. No deber ser accesible por cualquier persona ajena a la Gerencia de CESPA Madrid. - Eficaz: la aplicacin de gestin deber ser una herramienta eficiente, de forma que simplifique el actual sistema de pedidos y gestin de los diversos almacenes que existen en la gerencia actualmente. - Global: debido a que el material de almacn de taller supone el grueso del total de pedidos anual, es ampliamente recomendable que la aplicacin de gestin de almacenes que se propone se encuentre relacionada con la actual aplicacin de Gestin de Taller, a fin de evitar duplicidades en el trasiego de informacin relativa a la gestin de los materiales de taller.
2 Alcance El alcance del presente informe engloba desde el anlisis previo del mdulo de gestin de materiales de la actual aplicacin de Taller, hasta la proposicin de la arquitectura que deber tener el programa de Gestin de Almacenes.
3 Mdulo de Materiales y Stocks, Aplicacin de Taller La aplicacin de Gestin de Taller actual dispone de un mdulo de Gestin de materiales y stocks, dentro de este mdulo se puede controlar en tiempo real: - La cantidad de stocks de taller disponibles. - Los costes derivados del material en stock. - Las solicitudes de materiales a proveedores externos.
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3.1 PROCESO DEL MDULO DE MATERIALES
Gestin de Materiales Listado de Materiales Material Existente? Control de Stock en funcin del Modelo Aadir Material No Edicin de Material S
3.1.1 DESCRIPCIN DEL PROCESO La aplicacin dispone en todo momento de - Stock disponible - Stock mnimo definido por Centro y familia.
De esta forma, cuando el stock indicado sea igual o inferior al mnimo establecido la aplicacin enviar un aviso a los usuarios indicados de forma que estos puedan realizar las correspondientes solicitudes de material.
El mdulo de materiales permite: - Disponer de un listado de los materiales. - Editar un material existente. - Borrar un material existente. - Aadir un material nuevo.
Cuando se aade o edita un material, OBLIGATORIAMENTE ha de tener por lo menos un modelo y una familia dados de alta para poder ser asignados a dicho material. Cuando se use un material para resolver una avera o realizar un preventivo, se deber restar el stock correspondiente al modelo entregado y, acto seguido, se computa el stock del material.
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3.1.2 DATOS MAESTROS ASOCIADOS AL MDULO DE MATERIALES La aplicacin funciona extrayendo datos de una serie de tablas maestras que contienen y conforman la base de datos sobre la cual el programa se sustenta. A fin de resumir, a continuacin se describen las tablas de Datos Maestros que conforman la base de datos y que aplicaran directamente sobre el mdulo de materiales, omitiendo por lo tanto aquellos relacionados con la maquinaria a fin de simplificar: - Familia Material - Material. - Modelo Material. - Precio. - Ceco. - Proveedores.
- FAMILIA DE MATERIAL: se trata de la agrupacin bsica de material. Ej. Filtros.
- MATERIAL: se trata del desglose de familias de material las diferentes subcategoras asociadas. Ej. Filtros de Aire.
- MODELO DE MATERIAL: se trata del modelo en concreto del material. Ej: Fae Mahle LA67 (Denominacin comercial de un tipo de filtro de aire).
De tal forma la organizacin general de los materiales se puede expresar mediante el presente grfico.
FAMILIA DE MATERIAL FILTRO MATERIAL FILTRO DE AIRE MODELO DE MATERIAL (Fae Mahle LA67)
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- MATERIAL FUNGIBLE: hace referencia al control de los stocks mediante la programacin de alarmas en funcin de las diferencias observadas entre el stock mnimo definido y el stock real. De tal forma que en la aplicacin se puede observar de la siguiente forma:
- CENTRO: actualmente marca la procedencia un determinado vehculo. No obstante sera necesario implementar este campo en la clasificacin de materiales, de forma que el usuario sepa en que Almacn se encuentra determinado material.
- CECO: seala sobre que centro de coste se imputarn los gastos de mantenimiento y reparacin. Es necesario incluir este campo informativo dentro de la clasificacin de materiales a fin de conocer en todo momento a que CECO se imputara el coste de determinado material.
- PROVEEDORES: define qu proveedor suministra determinado material. Cada proveedor puede suministrar diferentes materiales para una misma familia.
- ALARMAS: permite configurar una serie de alarmas referentes a mnimo de stock por material y centro, para que la aplicacin cree un aviso que ser visible y podr ser enviado va e-mail al responsable o responsables que se autoricen.
Todos estos datos debern ser cargados en la aplicacin a fin de ir actualizando en todo momento los listados de stocks de almacn. A continuacin se especifican los campos a rellenar para cada una de las tablas de datos maestros comentadas anteriormente.
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Concepto Campos Familia de Material - cdigo - nombre Material - cdigo - nombre Modelo de Material - cdigo - nombre Materiales/Material Fungible - centro al que pertenece el material (si hay ms de un centro gestionado) - familia (agrupacin genrica que responde a la naturaleza del material) - material - modelos asociados (distribuidor, fabricante y modelo) - cdigo (puede no aplicar) - nombre (puede no aplicar) - stock mnimo - unidades (filtros, kgs) - precio medio. - validez del precio. Fecha desde/hasta.
Centro - unidad de gestin a la que pertenece el centro - cdigo - nombre - si es la central o no Centro de coste (CECO) - cdigo - nombre Proveedores - cdigo - nombre o razn social - nif de la empresa - persona de contacto - direccin - telfono - mail - tipo de suministro habitual Alarmas - Tipo de alarma - Parametrizacin de Alarma - Aviso - Usuario - Aviso e-mail - Usuario e-mail
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3.1.3 CONTROL DEL FLUJO DE MATERIALES Desde la aplicacin se puede ir controlando el flujo de los materiales de la siguiente forma:
Tal y como se observa en el grfico explicativo anterior, la aplicacin dispone de la siguientes funciones a la hora de regular el flujo de materiales del listado de stocks de Almacn.
- ENTRADAS: la entrada de materiales dentro del listado de stocks se realiza mediante la funcin ajustes de material de forma manual, es decir, cuando se adquiere determinado nmero de materiales, aquellos que van a ser almacenados en el almacn de taller para un uso posterior, se incorporan al listado de stocks de forma manual por el gestor de la aplicacin. - MODIFICACIONES: el listado de stocks puede ser modificado de forma que incluya nuevos materiales, familias de materiales y modelos, de forma que el alcance de dicho listado pueda ser ampliado en caso de ser requerido. Estas modificaciones se realizan de manera manual. - SALIDAS: la salida de materiales del listado de stocks se realiza de forma automtica mediante la generacin de partes de mantenimiento. De esta forma cada vez que se requiere un material para realizar una reparacin, automticamente, mediante la conformacin de un parte de mantenimiento, se sustraern automticamente los materiales requeridos del almacn, modificndose por lo tanto el listado de stocks.
La aplicacin tambin permite el ajuste de materiales del listado de sotcks en el caso de que sea necesario la rectificacin manual de errores. PARTES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO LISTADO DE STOCKS DISPONIBLE PARTES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO AJUSTES DE MATERIAL AADIR MATERIAL AADIR FAMILIA DE MATERIAL ENTRADAS SALIDAS AJUSTES MANUALES AJUSTES AUTOMTICOS Modificaciones Modificaciones
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3.2 CONCLUSIONES Tal y como se ha descrito anteriormente, en la Aplicacin de Taller existe un mdulo de materiales. Este mdulo de materiales presenta las siguientes ventajas: - Funciona como un subprograma dentro de la aplicacin de taller. - Permite gestionar los flujos de stocks, entradas y salidas de materiales. - Permite la clasificacin de dichos stocks segn una serie de categoras. - Permite el clculo de los costes derivados de los stocks en funcin de los precios unitarios que se pueden aadir a los mismos de forma manual. - Facilita la creacin de un listado de stocks mnimo. - Permite la creacin de alarmas en funcin del listado de stocks mnimo y el listado de stocks real.
No obstante y a pesar de las funciones descritas, este programa presenta las siguientes carencias:
- La aplicacin no se encuentra interrelacionada con SAP. - Los precios hay que incluirlos de manera manual. - No permite el control de entradas y salidas segn procedimiento de compras. - No se pueden introducir datos relativos a pedidos. - No se pueden introducir datos relativos a albaranes. - No se pueden introducir datos relativos a facturas. - No dispone de un identificador de situacin del material que informe en tiempo real sobre la ubicacin fsica de dicho material. - No dispone de una tabla de datos maestros de Almacenes que identifique y codifique cada uno de los almacenes centralizados as como de los almacenes satlite. - Las cantidades introducidas en el almacn se realiza de forma manual, no encontrndose automatizado el proceso.
Por lo tanto, y tras analizar el actual mdulo de almacn, llegamos a la siguiente conclusin:
Las caractersticas actuales del mdulo de materiales de la aplicacin de taller no permite su utilizacin como herramienta para la gestin de Almacenes Centralizados, por lo cual es necesario realizar una serie de modificaciones sobre este mdulo a fin de actualizarlo y completarlo para que permita la gestin de los mismos.
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4 Aplicacin de gestin de Almacenes Centralizados 4.1 INTRODUCCIN La aplicacin de Gestin de Almacenes Centralizados es una necesidad bsica a la hora de realizar la gestin de los stocks de los diferentes almacenes. Para
4.2 FUNCIONES Para realizar la correcta Gestin de los stocks la aplicacin deber disponer de las siguientes funciones bsicas:
- Control de Stocks: Listados de Stocks. - Control del flujo de Stocks. - Control de las necesidades de stocks.
Estas tres funciones constituirn los tres pilares bsicos sobre los cuales se sustenta el sistema de la aplicacin.
4.2.1 CONTROL DE STOCKS El control de stocks se realizar mediante la creacin de listados de stocks. La estructura organizativa sera la siguiente:
- Mdulo de Materiales: una vez se abriera este mdulo permitiese la visualizacin en funcin de cada almacn centralizado. Es decir: - Almacn de taller - Almacn de fungibles - Almacn de productos qumicos - Almacn de ropa
A fin de poder realizar esta separacin, es necesario la modificacin de la estructura del programa en cuestin de inclusin de materiales por categoras. A continuacin se expone una tabla resumen en la cual se puede observar los cambios respecto al mdulo de materiales actual:
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Concepto Campos (Aplicacin Taller) Campos Almacenes Familia Material - cdigo - nombre - cdigo - nombre Material - cdigo - nombre
- cdigo - nombre
Modelo de Materia - cdigo - nombre - cdigo - nombre Materiales/Material Fungible - centro al que pertenece el material (si hay ms de un centro gestionado) - familia (agrupacin genrica que responde a la naturaleza del material) - modelos asociados (distribuidor, fabricante y modelo) - cdigo (puede no aplicar) - nombre (puede no aplicar) - stock mnimo - unidades (filtros, kgs) - precio medio. - validez del precio. Fecha desde/hasta.
- Almacn al que pertenece el material (includo almacn satlite) - familia (agrupacin genrica que responde a la naturaleza del material) - modelos asociados (distribuidor, fabricante y modelo) - cdigo (puede no aplicar) - nombre (puede no aplicar) - stock mnimo - unidades (filtros, kgs) - precio unitario sin i.va. (procedente de albarn). - N de Pedido - Explotacin de pedido - N de Albarn pedido - N de Factura - CECO - Persona a la que se le entrega la mercanca.
A fin de que la aplicacin cumpla con los objetivos planteados se propone la adicin de los siguientes campos:
- Almacn al que pertenece el material: pretende otorgar la capacidad al programa de poder hacer los listados de stocks segn el Almacn al que pertenezca su categora. No obstante se propone la inclusin de un campo llave en la base de datos que codifique para cada uno de los almacenes en los que se encuentre el material en cada momento, incluyendo almacenes satlite de cada explotacin, puesto que mediante el filtrado de la tabla de datos maestros utilizando este campo llave, se podrn extraer los listados de stocks actualizados para cada uno de los almacenes.
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- N de Pedido: facilita el control del flujo de stocks, ya que identifica el nmero de pedido al proveedor, facilitando la identificacin de solicitud del material. - Explotacin de pedido: Identifica la explotacin que ha realizado la solicitud de pedido de material, en el caso de ser conjunta en el caso de que sea un pedido general para varias explotaciones se asociar un cdigo determinado a fin de poder identificar este hecho - N de Albarn pedido: facilita el control de las entradas a cada uno de los almacenes centralizados. Antes de introducir este dato el personal de Almacn deber cerciorarse de que las cantidades contenidas en el albarn coinciden con las cantidades pedidas y que estas coinciden con la entrega fsica de materiales. - N de Factura: permite completar la informacin sobre el pedido. - CECO: permite conocer el CECO al cual se imputarn los costes por material. - Persona a la que se le entrega la mercanca: a fin de realizar un seguimiento exhaustivo de la situacin de la mercanca, ser necesario que figure la persona que ha recibido la mercanca o que haya extrado la mercanca de un determinado almacn. Gracias a la adicin de estos campos se incluye la informacin relativa a los pedidos que necesitan conocer los usuarios a fin de llevar un seguimiento correcto del flujo de materiales dentro de los diferentes almacenes. No obstante a pesar de la adicin de estos campos an no se dispondra de toda la informacin necesaria para conocer en su totalidad el flujo de materiales.
4.3 SOLICITUDES DE PEDIDO En primera instancia, ante cualquier necesidad de material, el usuario debera poder realizar las siguientes consultas:
- Material existente: en caso de solicitar un material, el programa debera permitirle realizar una bsqueda dentro de los diferentes almacenes a fin de conocer la exixtencia o no de los materiales requeridos. - Material no existente: en el caso de que no existan los materiales requeridos, el programa debera permitir la opcin al usuario de solicitar el material mediante el procedimiento general de compras, informatizando para ello este proceso a fin de dejar constancia en la aplicacin, ya que la peticin de diversos materiales afectar al listado de stocks presente en cada uno de los almacenes.
Para ello se pretende incluir las dos siguientes opciones dentro del mdulo de materiales: - Solicitud de Pedido interno - Solicitud de pedido externo
Solicitud de pedido interno: sirve para que un usuario que requiera un material, pueda consultar su existencia dentro de cada uno de los almacenes y en caso afirmativo, realizar una solicitud de pedido al almacn que proceda. Solicitud de pedido externo: en el caso de que un usuario requiera un material no disponible dentro de un almacn, esta opcin le permitir realizar la solicitud al administrativo de Explotacin segn el procedimiento general de compras de forma totalmente automatizada.
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De esta forma mediante las dos opciones mencionadas se puede llevar un control de los stocks en tiempo real que permitir la actualizacin automtica del listado de stocks, llevando un control de las entradas y salidas de material, indentificando en todo momento el origen y final de cada uno de los materiales que entren y salgan del almacn. As mismo el control mediante alarmas descrito anteriormente al poder comparar de forma automtica el listado de stocks mnimo de cada uno de los almacenes, permite la opcin de generar las diversas solicitudes de pedido externas en funcin tambin de las solicitudes de pedido interno que se encuentren pendientes, permitiendo por lo tanto: - La capacidad de realizar pedidos mayores. - Definir dentro de los pedidos grandes que parte de estos se imputarn a que CECO en concreto.
4.3.1 SOLICITUDES DE PEDIDO EXTERNO Actualmente las solicitudes de pedido se realizan va fax, segn un modelo normalizado de CESPA en el cual es necesaria la aprobacin y firma de Jefe de Servicio y Gerente.
Es necesario por lo tanto incluir este formato dentro de la propia aplicacin. La sntesis del funcionamiento global se puede resumir mediante el siguiente grfico explicativo.
Necesidad de material GENERACIN DE PEDIDO EXTERNO Administrativo explotacin GENERACIN INFORME SOLICITUD PEDIDO (incluye ndepedido SAP) Administrativo de pedidos APLICACIN ALERTA CONFIRMACION PEDIDO (Jefe de Servicios/Gerente) Confirmacin pedido? NO ANULAR PEDIDO INFORME SOLICITUD PEDIDO (firmado Jefe de Servicios) Generacin Alerta Envo Administrativo Explotacin Aprobacin Gerente Actualizacin estado solicitud pedido Envo a proveedor ENTRADA DE MATERIAL ALMACN CENTRAL SI NO SI Albarn conforme A pedido? Introduccin n Albarn Personal Almacn NO SI REPARTO EXPLOTACIN Actualizacin listado de stocks
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4.3.1.1 PROCESO SOLICITUDES DE PEDIDO EXTERNO El proceso de solicitudes de pedido funcionara de forma equiparable al de la generacin de partes de mantenimiento que tiene la actual Aplicacin de Taller. La generacin de estas solicitudes generara todo un flujo de informacin sobre el estado de los mismos.
Los usuarios que estaran implicados en este proceso son los siguientes:
- Administrativos de explotacin: Usuario habilitado para generar la Solicitud de Pedido Externo en el programa, segn las necesidades de material que as le hayan transmitido. En primera instancia dentro del interface que manejara este usuario le debera permitir introducir los siguientes datos: o Fecha de pedido o Cdigo del Centro fsico que realiza el pedido o CECO al que se imputara el futuro coste o Material solicitado: Familia Material Material Modelo de Material N de unidades solicitadas o Carcter del pedido: Urgente No urgente
Sealar que la aplicacin debe permitir en primera instancia la bsqueda de los materiales solicitados permitiendo al usuario la consulta dentro de los stocks disponibles en Almacn. De no existir suficientes stocks entonces el programa le conducir por la parte del programa que estamos explicando, es decir, Solicitud de pedido externo.
- Administrativos de Pedidos: reciben la alerta de solicitud de pedido por parte del Administrativo de explotacin. Completa esta solicitud introduciendo el n de pedido SAP y la valoracin econmica. Dentro de la interface que manejara este usuario le debera permitir: o Inclusin n SAP o Inclusin precio unitario producto o Envo a usuario aprobacin. Jefe de Servicio.
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- Jefe de Servicio: recibe la alerta de solicitud de pedido. Puede resumir la informacin a modo de informe en el cual el programa haga una suma de precios unitarios para disponer de un importe total. Al menos el programa debera permitirle elegir los siguientes conceptos: o Aprobacin: el programa pregunta sobre la aprobacin. Debe permitir la impresin de un informe de la solicitud de pedido a fin de proceder a su firma. Debe permitir la inclusin del archivo de solicitud firmado mediante el uso de escner. No obstante a fin de agilizar trsmites al usuario debera permitir la opcin de firma elctrnica en el informe de solicitud de pedido. Firma electrnica o Usuario aprobacin final: se debe de elegir el usuario final de aprobacin, o en el caso de ser uno solo que el programa incluyese un botn de envo aprobacin final.
- Gerente: deber tener a su disposicin una opcin que le muestre el informe de solicitud de pedido firmado por los aprobadores anteriores. - Administrativo de Pedidos: Recibe el informe de solicitud de pedido con la aprobacin final. Realiza el pedido al proveedor. - Personal de Almacn: comprueba el pedido con el nmero de Albarn, realizan la gestin de salida de materiales desde el Almacn Centralizado hasta la explotacin, mediante el personal de reparto. En el caso de ser correcto, la aplicacin le permite: o Confirmar cantidades: al confirmar las cantidades, estas automticamente pasan a sumarte al listado de stocks activo. o Introducir n de albarn o Introducir fecha de entrega de material por parte de proveedor o Botn de resta de stocks en listado: en el caso de que alguna cantidad de stocksalga del almacn. o Fecha de salida de almacn - Administrativo de Explotacin: recibe la mercanca. El programa debe: o Poseer la opcin de confirmacin de pedido: se pulsa esta opcin en el caso de recibir la mercanca. - Administrativo de Pedidos: cierra definitivamente la solicitud de pedido incluyendo los siguientes datos: o N de Factura o Importe total o Fecha emisin factura Debe permitir la opcin de generacin de Informe de solicitud de pedido externo en el cual se incluya la siguiente informacin en formato electrnico o en papel: - Cdigo de la Solicitud de Pedido - Centro que solicita el material - CECO al que se imputarn los costes - Fecha Inicio Solicitud - Materiales solicitados - N de Pedido SAP
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- Precios unitarios// importe total presupuestado - Formato pedido firmado (archivo adjunto) - N de albarn - Fecha de recepcin de pedido en almacn central - Fecha de confirmacin recepcin pedido en Explotacin - Fecha de salida de almacn a explotacin - Fecha de confirmacin pedido por parte de la explotacin - Persona que recepciona la mercanca - N de Factura - Importe total - Fecha emisin Factura
4.4.1 SOLICITUDES DE PEDIDO INTERNO Al iniciar la aplicacin por parte del usuario, esta le deber permitir elegir esta opcin. La interfaz de usuario debera ser la siguiente:
- Botones de Almacenes: al menos la aplicacin debera poder dar a elegir entre los siguientes almacenes: o Almacn de productos qumicos o Almacn de vestuario y calzado o Almacn de herramientas y fungibles o Almacn de taller: en el caso de elegir esta opcin, la aplicacin llevar al usuario al mdulo original existente en la aplicacin de taller sin cambios.
- Casilla buscador de materiales: se trata de un buscador que acceder a la informacin contenida en el listado de stocks de cada almacn a fin de dar un resultado rpido. La actual aplicacin de taller ya tiene implementado este tipo de buscador al permitir bsquedas de materiales dentro del listado de stocks del almacn de taller. - Consulta listado de stocks: presenta el listado de stocks total del almacn y permite realizar bsquedas mediante el filtrado de los diferentes campos. - Hacer pedido a un Almacn: la aplicacin actual dispone de la opcin de Hacer pedido a un centro la cual permite realizar solicitudes de material de taller a los diferentes almacenes actuales. Se recomienda por lo tanto aplicar lo siguiente: o Botn de Solicitud de Pedido Interno o Botn de Solicitud de Pedido Externo
A continuacin se expone el grfico que resume el funcionamiento de la Solicitud de Pedido Interno
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4.4.2.1 PROCESO SOLICITUDES DE PEDIDO INTERNO El proceso de solicitudes de pedido funcionaria de forma equiparable al de la generacin de partes de pedido interno que tiene la actual Aplicacin de Taller. La generacin de estas solicitudes generara todo un flujo de informacin sobre el estado de los mismos.
Los usuarios que estaran implicados en este proceso son los siguientes:
- Administrativo de explotacin: se trata del usuario habilitado para generar solicitudes de pedido internos. El programa debera permitirle las siguientes opciones: o Seleccin de Almacn o Buscador de materiales o Generacin de solicitud de pedido interno: al igual que en la solicitud de pedido externo debera incluir los siguientes campos, Fecha de pedido Cdigo del Centro fsico que realiza el pedido Necesidad de material BSQUEDA EN LISTADO DE STOCKS Los materiales Estn en el Listado? GENERACIN SOLICITUD PEDIDO EXTERNO ALERTA PERSONAL GESTIN ALMACN PREPARACIN MATERIAL AVISO PERSONAL REPARTO (adjunto informe) GENERACIN INFORME SOLICITUD PEDIDO Actualizacin listado de stocks GENERACIN SOLICITUD PEDIDO INTERNO RECEPCIN ADMINISTRATIVO DE PEDIDOS Materiales Conformes al Pedido? CIERRE SOLICITUD PEDIDO INTERNO NO SI RECLAMACIN AJUSTES EN EL PEDIDO NO SI
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CECO al que se imputara el futuro coste Material solicitado: Familia Material Material Modelo de Material N de unidades solicitadas Carcter del pedido: Urgente No urgente
- Personal de Almacn: se tratara del personal responsable de cada uno de los almacenes. A fin de controlar el acceso a la aplicacin, se designara a una persona responsable del conjunto de los almacenes, el cual s tendra acceso a la aplicacin. Este recibira la solicitud de Pedido Interno. Una vez recibida, se encargara de gestionar la preparacin del material, y de avisar al personal de reparto. La aplicacin le debera permitir lo siguiente: o Generacin de informe: la aplicacin dispondra de un botn que permitira la impresin de un informe en papel de la propia aplicacin de pedido. o Botn de resta de stocks en listado: bsicamente cualquier solicitud de pedido interno supondr una resta de materiales en el listado de stocks de material definido para cada almacn. Es recomendable que se haga de forma automtica al cerrar por su parte la tarea pendiente una vez la mercanca est lista para el reparto, no obstante esta opcin permitira la correccin de posibles errores. o Fecha de salida de almacn: una vez la mercanca ha salido se incluye la fecha y se cierra el estado de pendiente de preparacin y reparto. o Persona a la que se le entrega la mercanca
- Administrativo de explotacin: es el responsable final de la comprobacin de que los materiales entregados se ajustan conforme a la solicitud de pedido interna realizada, en el caso de estar correcto es este mismo personal el que cerrara la solicitud, introduciendo para ello los siguientes datos en la aplicacin: o Fecha de recepcin o Confirmacin final de la solicitud de pedido: una vez confirmada la solicitud de pedido por parte del Administrativo de explotacin, se da por finalizada la solicitud de pedido interno, pasando por lo tanto a la base de datos general como resuelta o Botn de generacin informe impreso o Botn de generacin de informe en formato electrnico.
Tal y como ocurra con la generacin de pedidos externos, la aplicacin debe permitir la opcin de generacin de Informe de solicitud de pedido en el cual se incluya la siguiente informacin en formato electrnico o en papel: - Cdigo de la Solicitud de Pedido Interno - Centro que solicita
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- CECO al que se imputarn los costes - Fecha Inicio Solicitud - Materiales solicitados - Precios unitarios - Fecha de salida de almacn a explotacin - Persona a la que se le entrega la mercanca - Fecha de confirmacin pedido por parte de la explotacin - Importe total
4.4 GESTIN DE INFORMACIN DE LA APLICACIN La aplicacin permitir controlar en tiempo real las siguientes informaciones:
- Listado de Stocks por Almacn - Solicitudes de Pedido Internas pendientes y resueltas - Solicitudes de Pedido Externas pendientes y resueltas
De esta forma se puede llevar un control exhaustivo de los materiales almacenados y de los flujos de entrada y salida entre los Almacenes Centrales y las explotaciones.
No obstante la aplicacin de Gestin de Almacenes permitir elaborar de forma cmoda y rpida diferentes consultas e informes, que sern de utilidad para la Gerencia a la hora de realizar la gestin de las diferentes explotaciones:
Toda la informacin generada por la aplicacin, pasar a formar parte de una base de datos a la cual se podr acceder de forma limitada. De esta forma, por ejemplo se podr extraer la siguiente informacin cas de forma automtica:
- Estadsticas diarias, semanales, mensuales y anuales de: o Tipo de productos consumidos: Total Gerencia Por Explotacin o Unidades de productos consumidos Total Gerencia Por Explotacin o Coste de productos consumidos, por tipo de producto, etc
Tal y como se puede observar supone una herramienta completa de la cual se podr extraer informacin de forma cmoda y sencilla a la hora de la realizacin de informes.
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El acceso directo a la base de datos y elaboracin de estadsticas estar restringida nicamente al personal designado por la gerencia para el tratamiento de esta informacin.
4.5 MODIFICACIN DEL MDULO DE MATERIALES DE LA APLICACIN DE TALLER La actual aplicacin de taller consta de los siguientes cuatro submdulos:
- Datos Maestros: Materiales, Flota, Plan de Mantenimiento, Tipo de avera, Tipo de Reparacin, Proveedores, Talleres, Estados - Gestin de usuarios: Perfiles, Control de Accesos, Permisos - Gestin de Partes: Preventivos y Correctivos. - Informes y Consultas
El siguiente grfico desarrolla la interrelacin de los submdulos comentados:
Datos Maestros Gestin de Usuarios Gestin de Partes Informes Stock Materiales Personal de Taller Partes de Trabajo Estado Recursos Correctivo Preventivo Asignaciones Partes Preventivos Partes Averas Materiales Usados Materiales Usados
Tal y como se observa, el listado de stocks del Almacn nicamente se ve afectado por los siguientes conceptos: - Partes de Mantenimiento correctivo y Preventivo: derivados de la gestin de los usuarios, determinan la salida de stocks del almacn a la hora de ir gestionando cada uno de los Partes. - Alarmas: estas se activan cuando el stock del almacn se encuentra por debajo del stock mnimo definido. El usuario autorizado es el que realiza las entradas de sotcks dentro del
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listado de forma manual, sin disponer para ello de los datos indispensables para conseguir una trazabilidad de entradas y salidas del material del almacn.
La modificacin que sera necesaria por lo tanto es la siguiente: - Gestin de Partes: Incluir en este submdulo la generacin de Solicitudes de Pedido Interna y Externa.
El resto de los submdulos no habra que modificarlos a priori, no obstante s se recomienda que el mdulo de materiales: - Se modifique, para que incluya la divisin del material en los cuatro almacenes centralizados. - Dentro de la tabla maestra de materiales se debera incluir un campo de referencia en el cual cada almacn se identificase con un determinado cdigo, incluyendo los cdigos asociados a cada uno de los almacenes satlites que seguir habiendo en cada explotacin. - La programacin de alarmas de stock mnimo, no solamente deber implantarse en los cuatro grandes almacenes proyectados, sino que ser de vital importancia estableces este sistema de alarma en los almacenes satlite, mediante la correspondiente elaboracin de un listado de stock mnimo para cada uno de los mismos. De esta forma se podr efectuar un seguimiento exhaustivo de la trazabilidad de cada uno de los materiales utilizados por las diferentes explotaciones. - A fin de poder realizar esta actualizacin del mdulo agilizndolo en la manera de lo posible causando el mnimo perjuicio posible a la propia Aplicacin de taller, se recomienda lo siguiente: o Que se deje una pestaa que defina Almacn de Taller, y que contine funcionando segn los partes de mantenimiento como viene realizando el programa hasta el momento. o Que se aaden otras tres pestaas ms para el resto de almacenes, funcionando segn una base de datos comn que albergue toda la informacin comentada sobre estos tres almacenes, dejando en primera instancia la base de datos que regula el almacn de taller al margen. No obstante sera recomendable ir actualizando esta base de datos de taller a fin de que vaya implementando las funcionalidades descritas para la ampliacin de la aplicacin.