Propuesta Aplicacin Gestin de Almacenes

Propuesta Aplicacin Gestin de Almacenes

Documento: PROPUESTA APLICACIN GESTIN ALMACENES
Versin: 1
Estado: Borrador
Fecha modificacin:


Propuesta Aplicacin Gestin de Almacenes




NDICE
1 OBJETIVOS
2 ALCANCE
3 MDULO DE MATERIALES Y STOCKS, APLICACIN DE TALLER
3.1 PROCESO DEL MDULO DE MATERIALES
3.1.1 DESCRIPCIN DEL PROCESO
3.1.2 DATOS MAESTROS ASOCIADOS AL MDULO DE MATERIALES
3.2 CONCLUSIONES
4 APLICACIN DE GESTIN DE ALMACENES CENTRALIZADOS
4.1 INTRODUCCIN
4.2 FUNCIONES
4.2.1 CONTROL DE STOCKS
4.3 SOLICITUDES DE PEDIDO
4.3.1 SOLICITUDES DE PEDIDO EXTERNO
4.3.1.1 PROCESO SOLICITUDES DE PEDIDO EXTERNO
4.4.1 SOLICITUDES DE PEDIDO INTERNO
4.4.2.1 PROCESO SOLICITUDES DE PEDIDO INTERNO
4.4 GESTIN DE INFORMACIN DE LA APLICACIN
4.5 MODIFICACIN DEL MDULO DE MATERIALES DE LA APLICACIN DE TALLER























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1 Objetivos
La aplicacin de Gestin de Almacenes deber ser una aplicacin:

- Accesible: a todos los niveles de acceso, desde un servidor externo al cual se pueda
acceder mediante un cdigo de usuario y contrasea.
- Privada: deber disponer del nivel de privacidad necesario para cada tipo de usuario,
disponiendo la informacin estructurada segn el acceso a la misma. No deber ser
accesible por cualquier persona ajena a la Gerencia de CESPA Madrid.
- Eficaz: la aplicacin de gestin deber ser una herramienta eficiente, de forma que
simplifique el actual sistema de pedidos y gestin de los diversos almacenes que existen
en la gerencia actualmente.
- Global: debido a que el material de almacn de taller supone el grueso del total de
pedidos anual, es ampliamente recomendable que la aplicacin de gestin de almacenes
que se propone se encuentre relacionada con la actual aplicacin de Gestin de Taller, a
fin de evitar duplicidades en el trasiego de informacin relativa a la gestin de los
materiales de taller.

2 Alcance
El alcance del presente informe engloba desde el anlisis previo del mdulo de gestin de
materiales de la actual aplicacin de Taller, hasta la proposicin de la arquitectura que deber
tener el programa de Gestin de Almacenes.

3 Mdulo de Materiales y Stocks, Aplicacin de Taller
La aplicacin de Gestin de Taller actual dispone de un mdulo de Gestin de materiales y
stocks, dentro de este mdulo se puede controlar en tiempo real:
- La cantidad de stocks de taller disponibles.
- Los costes derivados del material en stock.
- Las solicitudes de materiales a proveedores externos.










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3.1 PROCESO DEL MDULO DE MATERIALES

Gestin de
Materiales
Listado de
Materiales
Material Existente?
Control de Stock
en funcin del
Modelo
Aadir Material
No
Edicin de
Material
S


3.1.1 DESCRIPCIN DEL PROCESO
La aplicacin dispone en todo momento de
- Stock disponible
- Stock mnimo definido por Centro y familia.

De esta forma, cuando el stock indicado sea igual o inferior al mnimo establecido la aplicacin
enviar un aviso a los usuarios indicados de forma que estos puedan realizar las
correspondientes solicitudes de material.

El mdulo de materiales permite:
- Disponer de un listado de los materiales.
- Editar un material existente.
- Borrar un material existente.
- Aadir un material nuevo.

Cuando se aade o edita un material, OBLIGATORIAMENTE ha de tener por lo menos un
modelo y una familia dados de alta para poder ser asignados a dicho material.
Cuando se use un material para resolver una avera o realizar un preventivo, se deber restar el
stock correspondiente al modelo entregado y, acto seguido, se computa el stock del material.










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3.1.2 DATOS MAESTROS ASOCIADOS AL MDULO DE MATERIALES
La aplicacin funciona extrayendo datos de una serie de tablas maestras que contienen y
conforman la base de datos sobre la cual el programa se sustenta. A fin de resumir, a
continuacin se describen las tablas de Datos Maestros que conforman la base de datos y que
aplicaran directamente sobre el mdulo de materiales, omitiendo por lo tanto aquellos
relacionados con la maquinaria a fin de simplificar:
- Familia Material
- Material.
- Modelo Material.
- Precio.
- Ceco.
- Proveedores.

- FAMILIA DE MATERIAL: se trata de la agrupacin bsica de material. Ej. Filtros.

- MATERIAL: se trata del desglose de familias de material las diferentes subcategoras
asociadas. Ej. Filtros de Aire.

- MODELO DE MATERIAL: se trata del modelo en concreto del material. Ej: Fae Mahle
LA67 (Denominacin comercial de un tipo de filtro de aire).

De tal forma la organizacin general de los materiales se puede expresar mediante el
presente grfico.
















FAMILIA DE MATERIAL
FILTRO
MATERIAL
FILTRO DE AIRE
MODELO DE
MATERIAL
(Fae Mahle LA67)

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- MATERIAL FUNGIBLE: hace referencia al control de los stocks mediante la
programacin de alarmas en funcin de las diferencias observadas entre el stock mnimo
definido y el stock real. De tal forma que en la aplicacin se puede observar de la
siguiente forma:


- CENTRO: actualmente marca la procedencia un determinado vehculo. No obstante sera
necesario implementar este campo en la clasificacin de materiales, de forma que el
usuario sepa en que Almacn se encuentra determinado material.

- CECO: seala sobre que centro de coste se imputarn los gastos de mantenimiento y
reparacin. Es necesario incluir este campo informativo dentro de la clasificacin de
materiales a fin de conocer en todo momento a que CECO se imputara el coste de
determinado material.

- PROVEEDORES: define qu proveedor suministra determinado material. Cada
proveedor puede suministrar diferentes materiales para una misma familia.

- ALARMAS: permite configurar una serie de alarmas referentes a mnimo de stock por
material y centro, para que la aplicacin cree un aviso que ser visible y podr ser
enviado va e-mail al responsable o responsables que se autoricen.

Todos estos datos debern ser cargados en la aplicacin a fin de ir actualizando en todo
momento los listados de stocks de almacn. A continuacin se especifican los campos a rellenar
para cada una de las tablas de datos maestros comentadas anteriormente.








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Concepto Campos
Familia de Material
- cdigo
- nombre
Material
- cdigo
- nombre
Modelo de Material
- cdigo
- nombre
Materiales/Material
Fungible
- centro al que pertenece el material (si hay ms de un centro gestionado)
- familia (agrupacin genrica que responde a la naturaleza del material)
- material
- modelos asociados (distribuidor, fabricante y modelo)
- cdigo (puede no aplicar)
- nombre (puede no aplicar)
- stock mnimo
- unidades (filtros, kgs)
- precio medio.
- validez del precio. Fecha desde/hasta.

Centro
- unidad de gestin a la que pertenece el centro
- cdigo
- nombre
- si es la central o no
Centro de coste (CECO)
- cdigo
- nombre
Proveedores
- cdigo
- nombre o razn social
- nif de la empresa
- persona de contacto
- direccin
- telfono
- mail
- tipo de suministro habitual
Alarmas
- Tipo de alarma
- Parametrizacin de Alarma
- Aviso
- Usuario
- Aviso e-mail
- Usuario e-mail


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3.1.3 CONTROL DEL FLUJO DE MATERIALES
Desde la aplicacin se puede ir controlando el flujo de los materiales de la siguiente forma:


















Tal y como se observa en el grfico explicativo anterior, la aplicacin dispone de la siguientes
funciones a la hora de regular el flujo de materiales del listado de stocks de Almacn.

- ENTRADAS: la entrada de materiales dentro del listado de stocks se realiza mediante la
funcin ajustes de material de forma manual, es decir, cuando se adquiere determinado
nmero de materiales, aquellos que van a ser almacenados en el almacn de taller para
un uso posterior, se incorporan al listado de stocks de forma manual por el gestor de la
aplicacin.
- MODIFICACIONES: el listado de stocks puede ser modificado de forma que incluya
nuevos materiales, familias de materiales y modelos, de forma que el alcance de dicho
listado pueda ser ampliado en caso de ser requerido. Estas modificaciones se realizan de
manera manual.
- SALIDAS: la salida de materiales del listado de stocks se realiza de forma automtica
mediante la generacin de partes de mantenimiento. De esta forma cada vez que se
requiere un material para realizar una reparacin, automticamente, mediante la
conformacin de un parte de mantenimiento, se sustraern automticamente los
materiales requeridos del almacn, modificndose por lo tanto el listado de stocks.

La aplicacin tambin permite el ajuste de materiales del listado de sotcks en el caso de que sea
necesario la rectificacin manual de errores.
PARTES DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
LISTADO DE STOCKS
DISPONIBLE
PARTES DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
AJUSTES
DE MATERIAL
AADIR MATERIAL
AADIR FAMILIA
DE MATERIAL
ENTRADAS
SALIDAS
AJUSTES MANUALES
AJUSTES AUTOMTICOS
Modificaciones Modificaciones

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3.2 CONCLUSIONES
Tal y como se ha descrito anteriormente, en la Aplicacin de Taller existe un mdulo de
materiales. Este mdulo de materiales presenta las siguientes ventajas:
- Funciona como un subprograma dentro de la aplicacin de taller.
- Permite gestionar los flujos de stocks, entradas y salidas de materiales.
- Permite la clasificacin de dichos stocks segn una serie de categoras.
- Permite el clculo de los costes derivados de los stocks en funcin de los precios
unitarios que se pueden aadir a los mismos de forma manual.
- Facilita la creacin de un listado de stocks mnimo.
- Permite la creacin de alarmas en funcin del listado de stocks mnimo y el listado de
stocks real.

No obstante y a pesar de las funciones descritas, este programa presenta las siguientes
carencias:

- La aplicacin no se encuentra interrelacionada con SAP.
- Los precios hay que incluirlos de manera manual.
- No permite el control de entradas y salidas segn procedimiento de compras.
- No se pueden introducir datos relativos a pedidos.
- No se pueden introducir datos relativos a albaranes.
- No se pueden introducir datos relativos a facturas.
- No dispone de un identificador de situacin del material que informe en tiempo real sobre
la ubicacin fsica de dicho material.
- No dispone de una tabla de datos maestros de Almacenes que identifique y codifique
cada uno de los almacenes centralizados as como de los almacenes satlite.
- Las cantidades introducidas en el almacn se realiza de forma manual, no encontrndose
automatizado el proceso.

Por lo tanto, y tras analizar el actual mdulo de almacn, llegamos a la siguiente conclusin:

Las caractersticas actuales del mdulo de materiales de la aplicacin de taller no permite su
utilizacin como herramienta para la gestin de Almacenes Centralizados, por lo cual es
necesario realizar una serie de modificaciones sobre este mdulo a fin de actualizarlo y
completarlo para que permita la gestin de los mismos.







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4 Aplicacin de gestin de Almacenes Centralizados
4.1 INTRODUCCIN
La aplicacin de Gestin de Almacenes Centralizados es una necesidad bsica a la hora de
realizar la gestin de los stocks de los diferentes almacenes. Para

4.2 FUNCIONES
Para realizar la correcta Gestin de los stocks la aplicacin deber disponer de las siguientes
funciones bsicas:

- Control de Stocks: Listados de Stocks.
- Control del flujo de Stocks.
- Control de las necesidades de stocks.

Estas tres funciones constituirn los tres pilares bsicos sobre los cuales se sustenta el sistema
de la aplicacin.

4.2.1 CONTROL DE STOCKS
El control de stocks se realizar mediante la creacin de listados de stocks. La estructura
organizativa sera la siguiente:

- Mdulo de Materiales: una vez se abriera este mdulo permitiese la visualizacin en
funcin de cada almacn centralizado. Es decir:
- Almacn de taller
- Almacn de fungibles
- Almacn de productos qumicos
- Almacn de ropa

A fin de poder realizar esta separacin, es necesario la modificacin de la estructura del
programa en cuestin de inclusin de materiales por categoras. A continuacin se expone
una tabla resumen en la cual se puede observar los cambios respecto al mdulo de
materiales actual:




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Concepto
Campos (Aplicacin
Taller)
Campos Almacenes
Familia Material
- cdigo
- nombre
- cdigo
- nombre
Material
- cdigo
- nombre

- cdigo
- nombre

Modelo de Materia
- cdigo
- nombre
- cdigo
- nombre
Materiales/Material Fungible
- centro al que
pertenece el material (si
hay ms de un centro
gestionado)
- familia (agrupacin
genrica que responde a
la naturaleza del
material)
- modelos asociados
(distribuidor, fabricante y
modelo)
- cdigo (puede no
aplicar)
- nombre (puede no
aplicar)
- stock mnimo
- unidades (filtros,
kgs)
- precio medio.
- validez del precio.
Fecha desde/hasta.

- Almacn al que pertenece el
material (includo almacn satlite)
- familia (agrupacin genrica que
responde a la naturaleza del material)
- modelos asociados (distribuidor,
fabricante y modelo)
- cdigo (puede no aplicar)
- nombre (puede no aplicar)
- stock mnimo
- unidades (filtros, kgs)
- precio unitario sin i.va.
(procedente de albarn).
- N de Pedido
- Explotacin de pedido
- N de Albarn pedido
- N de Factura
- CECO
- Persona a la que se le entrega
la mercanca.

A fin de que la aplicacin cumpla con los objetivos planteados se propone la adicin de los
siguientes campos:

- Almacn al que pertenece el material: pretende otorgar la capacidad al programa de
poder hacer los listados de stocks segn el Almacn al que pertenezca su categora. No
obstante se propone la inclusin de un campo llave en la base de datos que codifique
para cada uno de los almacenes en los que se encuentre el material en cada momento,
incluyendo almacenes satlite de cada explotacin, puesto que mediante el filtrado de la
tabla de datos maestros utilizando este campo llave, se podrn extraer los listados de
stocks actualizados para cada uno de los almacenes.


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- N de Pedido: facilita el control del flujo de stocks, ya que identifica el nmero de pedido
al proveedor, facilitando la identificacin de solicitud del material.
- Explotacin de pedido: Identifica la explotacin que ha realizado la solicitud de pedido de
material, en el caso de ser conjunta en el caso de que sea un pedido general para varias
explotaciones se asociar un cdigo determinado a fin de poder identificar este hecho
- N de Albarn pedido: facilita el control de las entradas a cada uno de los almacenes
centralizados. Antes de introducir este dato el personal de Almacn deber cerciorarse
de que las cantidades contenidas en el albarn coinciden con las cantidades pedidas y
que estas coinciden con la entrega fsica de materiales.
- N de Factura: permite completar la informacin sobre el pedido.
- CECO: permite conocer el CECO al cual se imputarn los costes por material.
- Persona a la que se le entrega la mercanca: a fin de realizar un seguimiento exhaustivo
de la situacin de la mercanca, ser necesario que figure la persona que ha recibido la
mercanca o que haya extrado la mercanca de un determinado almacn.
Gracias a la adicin de estos campos se incluye la informacin relativa a los pedidos que
necesitan conocer los usuarios a fin de llevar un seguimiento correcto del flujo de materiales
dentro de los diferentes almacenes.
No obstante a pesar de la adicin de estos campos an no se dispondra de toda la informacin
necesaria para conocer en su totalidad el flujo de materiales.

4.3 SOLICITUDES DE PEDIDO
En primera instancia, ante cualquier necesidad de material, el usuario debera poder realizar las
siguientes consultas:

- Material existente: en caso de solicitar un material, el programa debera permitirle
realizar una bsqueda dentro de los diferentes almacenes a fin de conocer la exixtencia o
no de los materiales requeridos.
- Material no existente: en el caso de que no existan los materiales requeridos, el
programa debera permitir la opcin al usuario de solicitar el material mediante el
procedimiento general de compras, informatizando para ello este proceso a fin de dejar
constancia en la aplicacin, ya que la peticin de diversos materiales afectar al listado
de stocks presente en cada uno de los almacenes.

Para ello se pretende incluir las dos siguientes opciones dentro del mdulo de materiales:
- Solicitud de Pedido interno
- Solicitud de pedido externo

Solicitud de pedido interno: sirve para que un usuario que requiera un material, pueda
consultar su existencia dentro de cada uno de los almacenes y en caso afirmativo,
realizar una solicitud de pedido al almacn que proceda.
Solicitud de pedido externo: en el caso de que un usuario requiera un material no
disponible dentro de un almacn, esta opcin le permitir realizar la solicitud al
administrativo de Explotacin segn el procedimiento general de compras de forma
totalmente automatizada.

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De esta forma mediante las dos opciones mencionadas se puede llevar un control de los
stocks en tiempo real que permitir la actualizacin automtica del listado de stocks,
llevando un control de las entradas y salidas de material, indentificando en todo momento el
origen y final de cada uno de los materiales que entren y salgan del almacn.
As mismo el control mediante alarmas descrito anteriormente al poder comparar de forma
automtica el listado de stocks mnimo de cada uno de los almacenes, permite la opcin de
generar las diversas solicitudes de pedido externas en funcin tambin de las solicitudes de
pedido interno que se encuentren pendientes, permitiendo por lo tanto:
- La capacidad de realizar pedidos mayores.
- Definir dentro de los pedidos grandes que parte de estos se imputarn a que CECO en
concreto.

4.3.1 SOLICITUDES DE PEDIDO EXTERNO
Actualmente las solicitudes de pedido se realizan va fax, segn un modelo normalizado de
CESPA en el cual es necesaria la aprobacin y firma de Jefe de Servicio y Gerente.

Es necesario por lo tanto incluir este formato dentro de la propia aplicacin. La sntesis del
funcionamiento global se puede resumir mediante el siguiente grfico explicativo.




















Necesidad de material
GENERACIN DE
PEDIDO EXTERNO
Administrativo
explotacin
GENERACIN INFORME
SOLICITUD PEDIDO
(incluye ndepedido SAP)
Administrativo de pedidos
APLICACIN
ALERTA CONFIRMACION
PEDIDO
(Jefe de Servicios/Gerente)
Confirmacin pedido?
NO
ANULAR PEDIDO
INFORME
SOLICITUD PEDIDO
(firmado Jefe de Servicios)
Generacin Alerta
Envo Administrativo Explotacin
Aprobacin
Gerente
Actualizacin estado solicitud pedido
Envo a proveedor
ENTRADA DE MATERIAL
ALMACN CENTRAL
SI
NO
SI
Albarn conforme
A pedido?
Introduccin n Albarn
Personal Almacn
NO
SI
REPARTO
EXPLOTACIN
Actualizacin listado de stocks

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4.3.1.1 PROCESO SOLICITUDES DE PEDIDO EXTERNO
El proceso de solicitudes de pedido funcionara de forma equiparable al de la generacin de
partes de mantenimiento que tiene la actual Aplicacin de Taller. La generacin de estas
solicitudes generara todo un flujo de informacin sobre el estado de los mismos.

Los usuarios que estaran implicados en este proceso son los siguientes:

- Administrativos de explotacin: Usuario habilitado para generar la Solicitud de Pedido
Externo en el programa, segn las necesidades de material que as le hayan transmitido.
En primera instancia dentro del interface que manejara este usuario le debera permitir
introducir los siguientes datos:
o Fecha de pedido
o Cdigo del Centro fsico que realiza el pedido
o CECO al que se imputara el futuro coste
o Material solicitado:
Familia Material
Material
Modelo de Material
N de unidades solicitadas
o Carcter del pedido:
Urgente
No urgente

Sealar que la aplicacin debe permitir en primera instancia la bsqueda de los
materiales solicitados permitiendo al usuario la consulta dentro de los stocks
disponibles en Almacn. De no existir suficientes stocks entonces el programa le
conducir por la parte del programa que estamos explicando, es decir, Solicitud de
pedido externo.

- Administrativos de Pedidos: reciben la alerta de solicitud de pedido por parte del
Administrativo de explotacin. Completa esta solicitud introduciendo el n de pedido SAP
y la valoracin econmica. Dentro de la interface que manejara este usuario le debera
permitir:
o Inclusin n SAP
o Inclusin precio unitario producto
o Envo a usuario aprobacin. Jefe de Servicio.


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- Jefe de Servicio: recibe la alerta de solicitud de pedido. Puede resumir la informacin a
modo de informe en el cual el programa haga una suma de precios unitarios para
disponer de un importe total. Al menos el programa debera permitirle elegir los siguientes
conceptos:
o Aprobacin: el programa pregunta sobre la aprobacin. Debe permitir la impresin
de un informe de la solicitud de pedido a fin de proceder a su firma. Debe permitir
la inclusin del archivo de solicitud firmado mediante el uso de escner. No
obstante a fin de agilizar trsmites al usuario debera permitir la opcin de firma
elctrnica en el informe de solicitud de pedido.
Firma electrnica
o Usuario aprobacin final: se debe de elegir el usuario final de aprobacin, o en el
caso de ser uno solo que el programa incluyese un botn de envo aprobacin
final.

- Gerente: deber tener a su disposicin una opcin que le muestre el informe de solicitud
de pedido firmado por los aprobadores anteriores.
- Administrativo de Pedidos: Recibe el informe de solicitud de pedido con la aprobacin
final. Realiza el pedido al proveedor.
- Personal de Almacn: comprueba el pedido con el nmero de Albarn, realizan la
gestin de salida de materiales desde el Almacn Centralizado hasta la explotacin,
mediante el personal de reparto. En el caso de ser correcto, la aplicacin le permite:
o Confirmar cantidades: al confirmar las cantidades, estas automticamente pasan
a sumarte al listado de stocks activo.
o Introducir n de albarn
o Introducir fecha de entrega de material por parte de proveedor
o Botn de resta de stocks en listado: en el caso de que alguna cantidad de
stocksalga del almacn.
o Fecha de salida de almacn
- Administrativo de Explotacin: recibe la mercanca. El programa debe:
o Poseer la opcin de confirmacin de pedido: se pulsa esta opcin en el caso de
recibir la mercanca.
- Administrativo de Pedidos: cierra definitivamente la solicitud de pedido incluyendo los
siguientes datos:
o N de Factura
o Importe total
o Fecha emisin factura
Debe permitir la opcin de generacin de Informe de solicitud de pedido externo en el cual se
incluya la siguiente informacin en formato electrnico o en papel:
- Cdigo de la Solicitud de Pedido
- Centro que solicita el material
- CECO al que se imputarn los costes
- Fecha Inicio Solicitud
- Materiales solicitados
- N de Pedido SAP

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- Precios unitarios// importe total presupuestado
- Formato pedido firmado (archivo adjunto)
- N de albarn
- Fecha de recepcin de pedido en almacn central
- Fecha de confirmacin recepcin pedido en Explotacin
- Fecha de salida de almacn a explotacin
- Fecha de confirmacin pedido por parte de la explotacin
- Persona que recepciona la mercanca
- N de Factura
- Importe total
- Fecha emisin Factura

4.4.1 SOLICITUDES DE PEDIDO INTERNO
Al iniciar la aplicacin por parte del usuario, esta le deber permitir elegir esta opcin. La interfaz
de usuario debera ser la siguiente:

- Botones de Almacenes: al menos la aplicacin debera poder dar a elegir entre los
siguientes almacenes:
o Almacn de productos qumicos
o Almacn de vestuario y calzado
o Almacn de herramientas y fungibles
o Almacn de taller: en el caso de elegir esta opcin, la aplicacin llevar al usuario
al mdulo original existente en la aplicacin de taller sin cambios.

- Casilla buscador de materiales: se trata de un buscador que acceder a la informacin
contenida en el listado de stocks de cada almacn a fin de dar un resultado rpido. La
actual aplicacin de taller ya tiene implementado este tipo de buscador al permitir
bsquedas de materiales dentro del listado de stocks del almacn de taller.
- Consulta listado de stocks: presenta el listado de stocks total del almacn y permite
realizar bsquedas mediante el filtrado de los diferentes campos.
- Hacer pedido a un Almacn: la aplicacin actual dispone de la opcin de Hacer pedido a
un centro la cual permite realizar solicitudes de material de taller a los diferentes
almacenes actuales. Se recomienda por lo tanto aplicar lo siguiente:
o Botn de Solicitud de Pedido Interno
o Botn de Solicitud de Pedido Externo

A continuacin se expone el grfico que resume el funcionamiento de la Solicitud de
Pedido Interno



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4.4.2.1 PROCESO SOLICITUDES DE PEDIDO INTERNO
El proceso de solicitudes de pedido funcionaria de forma equiparable al de la generacin de
partes de pedido interno que tiene la actual Aplicacin de Taller. La generacin de estas
solicitudes generara todo un flujo de informacin sobre el estado de los mismos.

Los usuarios que estaran implicados en este proceso son los siguientes:

- Administrativo de explotacin: se trata del usuario habilitado para generar solicitudes
de pedido internos. El programa debera permitirle las siguientes opciones:
o Seleccin de Almacn
o Buscador de materiales
o Generacin de solicitud de pedido interno: al igual que en la solicitud de pedido
externo debera incluir los siguientes campos,
Fecha de pedido
Cdigo del Centro fsico que realiza el pedido
Necesidad de material
BSQUEDA EN
LISTADO DE STOCKS
Los materiales
Estn en el Listado?
GENERACIN
SOLICITUD PEDIDO
EXTERNO
ALERTA PERSONAL
GESTIN ALMACN
PREPARACIN
MATERIAL
AVISO PERSONAL
REPARTO
(adjunto informe)
GENERACIN INFORME
SOLICITUD PEDIDO
Actualizacin listado de stocks
GENERACIN
SOLICITUD PEDIDO
INTERNO
RECEPCIN
ADMINISTRATIVO
DE PEDIDOS
Materiales
Conformes al
Pedido?
CIERRE
SOLICITUD PEDIDO
INTERNO
NO
SI
RECLAMACIN
AJUSTES
EN EL PEDIDO
NO
SI

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CECO al que se imputara el futuro coste
Material solicitado:
Familia Material
Material
Modelo de Material
N de unidades solicitadas
Carcter del pedido:
Urgente
No urgente

- Personal de Almacn: se tratara del personal responsable de cada uno de los
almacenes. A fin de controlar el acceso a la aplicacin, se designara a una persona
responsable del conjunto de los almacenes, el cual s tendra acceso a la aplicacin. Este
recibira la solicitud de Pedido Interno. Una vez recibida, se encargara de gestionar la
preparacin del material, y de avisar al personal de reparto. La aplicacin le debera
permitir lo siguiente:
o Generacin de informe: la aplicacin dispondra de un botn que permitira la
impresin de un informe en papel de la propia aplicacin de pedido.
o Botn de resta de stocks en listado: bsicamente cualquier solicitud de pedido
interno supondr una resta de materiales en el listado de stocks de material
definido para cada almacn. Es recomendable que se haga de forma automtica
al cerrar por su parte la tarea pendiente una vez la mercanca est lista para el
reparto, no obstante esta opcin permitira la correccin de posibles errores.
o Fecha de salida de almacn: una vez la mercanca ha salido se incluye la fecha y
se cierra el estado de pendiente de preparacin y reparto.
o Persona a la que se le entrega la mercanca

- Administrativo de explotacin: es el responsable final de la comprobacin de que los
materiales entregados se ajustan conforme a la solicitud de pedido interna realizada, en
el caso de estar correcto es este mismo personal el que cerrara la solicitud,
introduciendo para ello los siguientes datos en la aplicacin:
o Fecha de recepcin
o Confirmacin final de la solicitud de pedido: una vez confirmada la solicitud de
pedido por parte del Administrativo de explotacin, se da por finalizada la solicitud
de pedido interno, pasando por lo tanto a la base de datos general como
resuelta
o Botn de generacin informe impreso
o Botn de generacin de informe en formato electrnico.

Tal y como ocurra con la generacin de pedidos externos, la aplicacin debe permitir la opcin
de generacin de Informe de solicitud de pedido en el cual se incluya la siguiente informacin en
formato electrnico o en papel:
- Cdigo de la Solicitud de Pedido Interno
- Centro que solicita

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- CECO al que se imputarn los costes
- Fecha Inicio Solicitud
- Materiales solicitados
- Precios unitarios
- Fecha de salida de almacn a explotacin
- Persona a la que se le entrega la mercanca
- Fecha de confirmacin pedido por parte de la explotacin
- Importe total

4.4 GESTIN DE INFORMACIN DE LA APLICACIN
La aplicacin permitir controlar en tiempo real las siguientes informaciones:

- Listado de Stocks por Almacn
- Solicitudes de Pedido Internas pendientes y resueltas
- Solicitudes de Pedido Externas pendientes y resueltas

De esta forma se puede llevar un control exhaustivo de los materiales almacenados y de los
flujos de entrada y salida entre los Almacenes Centrales y las explotaciones.

No obstante la aplicacin de Gestin de Almacenes permitir elaborar de forma cmoda y rpida
diferentes consultas e informes, que sern de utilidad para la Gerencia a la hora de realizar la
gestin de las diferentes explotaciones:

Toda la informacin generada por la aplicacin, pasar a formar parte de una base de datos a la
cual se podr acceder de forma limitada. De esta forma, por ejemplo se podr extraer la
siguiente informacin cas de forma automtica:

- Estadsticas diarias, semanales, mensuales y anuales de:
o Tipo de productos consumidos:
Total Gerencia
Por Explotacin
o Unidades de productos consumidos
Total Gerencia
Por Explotacin
o Coste de productos consumidos, por tipo de producto, etc

Tal y como se puede observar supone una herramienta completa de la cual se podr extraer
informacin de forma cmoda y sencilla a la hora de la realizacin de informes.


Propuesta Aplicacin Gestin de Almacenes




El acceso directo a la base de datos y elaboracin de estadsticas estar restringida nicamente
al personal designado por la gerencia para el tratamiento de esta informacin.


4.5 MODIFICACIN DEL MDULO DE MATERIALES DE LA
APLICACIN DE TALLER
La actual aplicacin de taller consta de los siguientes cuatro submdulos:

- Datos Maestros: Materiales, Flota, Plan de Mantenimiento, Tipo de avera, Tipo de
Reparacin, Proveedores, Talleres, Estados
- Gestin de usuarios: Perfiles, Control de Accesos, Permisos
- Gestin de Partes: Preventivos y Correctivos.
- Informes y Consultas

El siguiente grfico desarrolla la interrelacin de los submdulos comentados:


Datos Maestros
Gestin de
Usuarios
Gestin de Partes
Informes
Stock Materiales
Personal de Taller
Partes de Trabajo
Estado Recursos
Correctivo Preventivo
Asignaciones
Partes
Preventivos
Partes
Averas
Materiales Usados
Materiales Usados



Tal y como se observa, el listado de stocks del Almacn nicamente se ve afectado por los
siguientes conceptos:
- Partes de Mantenimiento correctivo y Preventivo: derivados de la gestin de los usuarios,
determinan la salida de stocks del almacn a la hora de ir gestionando cada uno de los
Partes.
- Alarmas: estas se activan cuando el stock del almacn se encuentra por debajo del stock
mnimo definido. El usuario autorizado es el que realiza las entradas de sotcks dentro del

Propuesta Aplicacin Gestin de Almacenes




listado de forma manual, sin disponer para ello de los datos indispensables para
conseguir una trazabilidad de entradas y salidas del material del almacn.

La modificacin que sera necesaria por lo tanto es la siguiente:
- Gestin de Partes: Incluir en este submdulo la generacin de Solicitudes de Pedido
Interna y Externa.

El resto de los submdulos no habra que modificarlos a priori, no obstante s se recomienda que
el mdulo de materiales:
- Se modifique, para que incluya la divisin del material en los cuatro almacenes
centralizados.
- Dentro de la tabla maestra de materiales se debera incluir un campo de referencia en el
cual cada almacn se identificase con un determinado cdigo, incluyendo los cdigos
asociados a cada uno de los almacenes satlites que seguir habiendo en cada
explotacin.
- La programacin de alarmas de stock mnimo, no solamente deber implantarse en los
cuatro grandes almacenes proyectados, sino que ser de vital importancia estableces
este sistema de alarma en los almacenes satlite, mediante la correspondiente
elaboracin de un listado de stock mnimo para cada uno de los mismos. De esta forma
se podr efectuar un seguimiento exhaustivo de la trazabilidad de cada uno de los
materiales utilizados por las diferentes explotaciones.
- A fin de poder realizar esta actualizacin del mdulo agilizndolo en la manera de lo
posible causando el mnimo perjuicio posible a la propia Aplicacin de taller, se
recomienda lo siguiente:
o Que se deje una pestaa que defina Almacn de Taller, y que contine
funcionando segn los partes de mantenimiento como viene realizando el
programa hasta el momento.
o Que se aaden otras tres pestaas ms para el resto de almacenes, funcionando
segn una base de datos comn que albergue toda la informacin comentada
sobre estos tres almacenes, dejando en primera instancia la base de datos que
regula el almacn de taller al margen. No obstante sera recomendable ir
actualizando esta base de datos de taller a fin de que vaya implementando las
funcionalidades descritas para la ampliacin de la aplicacin.













Propuesta Aplicacin Gestin de Almacenes