Ao calendario contable

El uso de un ao calendario es simple: cuando una empresa elige un ao

calendario, a efectos contables, en lugar de un ao fiscal, el ejercicio contable de
la empresa se ejecuta desde el 1 de enero al 31 de diciembre. Esto significa que
los informes financieros se publican y los impuestos se pagan sobre la base de lo
que suceda durante un ao calendario regular, al igual que una persona
generalmente paga impuestos sobre la base de los ingresos obtenidos a partir del
1 de enero al 31 de diciembre
Periodo contable
El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por
nuestra legislacin, se refiere a que las operaciones econmicas de una empresa
se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general
es de un ao, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede
tambin trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre,
trimestre, etc.
Este principio supone que las operaciones econmicas, as como los efectos de
ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el perodo
econmico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con
claridad el perodo a que stas corresponden y pueda determinarse el resultado
de cada ejercicio econmico.
El existir el periodo contable, nos permite medir el desempeo de la empresa al
compararlo con otros periodos. El periodo contable permite que se cumpla uno de
los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La informacin
contable es til cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que
permite esa comparacin. Es la comparacin la que permite analizar la
informacin contable, para con base a ella tomar las decisiones econmicas y
financieras.
Como se puede ver, el periodo contable es mucho mas importante de lo que en
principio parece, tiene un connotacin de suma importancia al permitir que
mediante la Contabilidad se pueda determinar la realidad econmica y financiera
de una empresa, en cuanto permite hacer los anlisis comparativos que luego de
conocer la realidad de la empresa, permite proyectarla con base a los
antecedentes que precisamente gracias a comparabilidad que permite el periodo
contable. El periodo contable facilita el proceso de diagnostico y anlisis de los
resultados econmicos en cuanto posibilita el estudio de su comportamiento.
El periodo contable tambin es aplicado a lo relacionado con impuestos, en donde
existe el periodo fiscal, el cual corresponde generalmente al mismo periodo
contable, el cual tambin es regido por los mismos principios.
Los ingresos, gastos e impuestos deben registrarse en el perodo econmico en
que ocurren. Claro esta que esto no impide que en el caso que existan errores,
estos no se puedan corregir. La correccin se har haciendo los respectivos
ajustes en el ao o periodo en que se adviertan; en ningn momento se puede
hacer las modificaciones en los periodos en que estos errores ocurrieron, puesto
que significara tambin corregir los periodos siguientes.
Los ingresos, gastos e impuestos de perodos anteriores no registrados en su
oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las
correspondientes al perodo econmico en que se detecten, esto para dejar en
claro que es lo que corresponde a un periodo y que al otro para no desfigurar los
resultados que pueden afectar el anlisis y estudios que se hagan.
Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un ao,
significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar
el caso de las empresas que inician operaciones dentro del ao, caso el cual, el
periodo ser desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de
diciembre el respectivo ao. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro
del mismo ao, en cuyo caso periodo tanto contable como fiscal corresponden
desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidacin del ente.
En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. En
Colombia, el impuesto de renta tiene un periodo anual, el impuesto sobre las
ventas (Iva) es bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de
los municipios es bimestral, el Gravamen a los movimientos financieros se
presenta semanal, la retencin en la fuente es de periodo mensual.
Existen otros tipos de periodos diferentes al contable y al fiscal que son de gran
utilidad para el seguimiento, estudio y anlisis de diferentes aspectos como el
crecimiento econmico, que por lo general se registra cada trimestre, el
comportamiento de la inflacin, la devaluacin, el desempleo, etc.
Ao natural
Un ao natural es aquel perodo que coincide con el calendario solar,
comenzando el 1 de enero y terminando el 31 de diciembre.
Su duracin es de 365 das, y de 366 das en los aos bisiestos.
El ao natural se utiliza como forma de medida de tiempo, pero tambin existen
otros sistemas admitidos en derecho:
Ao comercial. Comienza y termina a la vez que el ao natural, pero se
admite artificialmente una duracin de 360 das todos los aos. Se utiliza
mucho en el mbito bancario.
Ao fiscal. Tiene la misma duracin que el ao natural, pero comienza en
una fecha concreta que depende de cada caso. Se suele utilizar para
ajustar el ao al ciclo del negocio. Un caso tpico es el de los hoteles, que
en muchas ocasiones prefieren contabilizar el ao a partir del verano.

Ao Calendario
Un ao o ao terrestre o ao sideral (smbolo: a) se refiere al tiempo orbital del
planeta Tierra, o sea, al tiempo que tarda dicho planeta en dar una vuelta
completa alrededor del Sol. El trmino ao tambin se usa para referirse al
periodo orbital de cualquier planeta y, por extensin, se aplica a otros ciclos
orbitales. La sencillez de esta definicin oculta la complejidad de su cmputo. Se
consideran diversos "aos" segn la referencia elegida para determinar su
duracin
ESTADOS DE RESULTADOS DE PASOS MULTIPLES
Un estado de resultado de pasos mltiples obtiene su nombre de una serie de
pasos cuyos costos y gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer
paso, el costo de los bienes vendidos es deducido de las ventas netas parra
determinar el subtotal de utilidad bruta. Como segundo paso, los gastos de
operacin se deducen para obtener un subtotal llamado utilidad operacional (o
utilidad de operaciones). Como paso final, se considera el gasto de impuesto
sobre la renta y otros reglones no operacionales para llegar a la utilidad neta.

Observe que el estado de resultados est dividido en cuatro grandes secciones:
1. Ingresos
2. Costo de los bienes vendidos
3. Gastos de operacin
4. Reglones no operacionales

Los estados de resultados de pasos mltiples se destacan por sus numerosas
secciones y por el desarrollo de subtotales significativos.

La SECCIN DE INGRESOS: En una compaa comercializadora, seccin de
ingresos del estado de resultados generalmente slo contiene una lnea,
denominada ventas. (Otros tipos de ingresos, de existir, aparecen en la seccin
final de los estados).
Los inversionistas y los gerentes estn muy interesados en la tendencia de las
ventas netas. Un medio para evaluar esta tendencia es, con frecuencia, calcular el
cambio porcentual de las ventas netas de un ao al siguiente. Un cambio
porcentual es el valor del cambio en una medicin financiera, expresado como un
porcentaje; se calcula dividiendo el valor del incremento o de la disminucin por el
valor de la medida antes de que ocurriera el cambio. (Los cambios no se pueden
expresar como porcentajes si el valor de los estados de los estados financieros en
el periodo anterior es cero o ha cambiado de una suma negativa a una positiva).

SECCION DE COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS: La segunda seccin del
estado de resultados de una empresa comercializadora muestra el costo de los
bienes vendidos durante el periodo. El costo de los bienes vendidos generalmente
aparece como un solo valor, el cual incluye renglones incidentales tales como
fletes y prdidas por disminuciones normales.

UTILIDAD BRUTA: UN SUBTOTAL CLAVE. En un estado de resultado de
mltiples pasos, la utilidad bruta aparece como un subtotal. Esto facilita que los
usuarios de los estados de resultados el clculo del margen de utilidad bruta de la
empresa (taza de utilidad bruta).

La taza de utilidad bruta es la utilidad bruta expresada como un porcentaje de las
ventas netas.
Al evaluar el margen de utilidad bruta de una empresa en particular, el
anlisis debe considerar las tazas obtenidas en periodos anteriores y tambin las
tazas obtenidas por otras empresas de la misma industria. Para la mayora de las
empresas comercializadoras, las tazas de utilidad bruta generalmente se
encuentran entre el 20% y el 50%, dependiendo del tipo de producto vendido. Las
tazas generalmente resultan en mercancas de alta rotacin, como son los
comestibles, y las tasas altas se encuentran en productos de marca y novedosos.

Bajo condiciones normales, el margen de utilidad bruta de una empresa tiende a
permanecer razonablemente estable de un periodo al siguiente. Los cambios
significativos en esta taza pueden proporcionar a los inversionistas una indicacin
temprana de una demanda cambiante del consumidor por los producto de la
empresa.

SECCION DE GASTOS DE OPERACIN: se incurre en gastos de operacin con
el fin de producir ingresos. Frecuentemente, los gastos se subdividen en las
clasificaciones de gastos de venta y gastos de generales y administrativos. La
subdivisin de los gastos de operacin en clasificaciones funcionales ayuda a la
gerencia y a otros usuarios de los estados financieros a evaluar separadamente
aspectos diferentes de las operaciones de la empresa. Por ejemplo, los gastos de
venta aumentan con frecuencia y se reducen en forma directa con los cambios en
las ventas netas. Por otra parte los gastos administrativos, generalmente
permanecen constantes de un periodo al siguiente.

UTILIDAD OPERACIONAL: OTRO SUBTOTAL CLAVE: Parte de los ingresos y
gastos de un negocio provienen de actividades diferentes de las operaciones de
negocios bsicos de la empresa. Como ejemplos comunes est el inters obtenido
sobre las inversiones y el gasto por impuesto a la renta.

La utilidad operacional (o utilidad proveniente de las operaciones) muestra las
relaciones entre los ingresos obtenidos de clientes y los gastos en los cuales se
incurre para producir estos ingresos. En efecto, la utilidad operacional mide la
rentabilidad de las operaciones de negocios bsicos de una empresa y deja por
fuera otros tipos de ingresos y gastos.

RENGLONES NO OPERACIONALES: El ingreso y los gastos que no estn
relacionados directamente con las actividades principales de los negocios de la
compaa, se enumeran en una seccin final de los estados de resultado despus
de determinar la utilidad operacional.
Dos renglones no operacionales significativos son el gasto de intereses proviene
de la manera en la cual los activos son financiados, no de la manera en la cual son
utilizados estos activos en las operaciones del negocio. El gasto de impuesto a la
renta no esta incluido en los gastos de operacin porque el pago de estos
impuestos no ayuda a producir ingresos. Los ingresos no operacionales, tales
como el inters y los dividendos obtenidos en inversiones, tambin se relacionan
en esta seccin final de estado de resultados.

UTILIDAD NETA: La mayora de los inversionistas patrimoniales consideran la
utilidad neta (o la prdida neta) como las cifras mas importantes en el estado de
resultados. El valor representa un incremento global (o reduccin) en el patrimonio
de los propietarios, resultante de las actividades del negocio durante el periodo.

Con frecuencia, los analistas financieros calculan la utilidad neta como un
porcentaje de las ventas netas (la utilidad neta dividida por las ventas netas). Esta
medida proporciona un indicador de la capacidad de la gerencia para controlar
gastos y de retener una porcin razonable de su ingreso como utilidad.

La razn normal de utilidad neta varia bastante segn la industria. En algunas
industrias, se puede tener xito si se obtiene una utilidad igual al 2% o al 3% de
las ventas netas. En otras industrias, la utilidad neta puede ascender a cerca del
20% o 25% de la utilidad neta de ventas.

UTILIDAD POR ACCION: La evidencia de la propiedad de una sociedad esta
constituida por acciones de capital. Qu significa la utilidad neta de una sociedad
para alguien que posee, por ejemplo, 100 acciones del capital de una sociedad?
Para ayudar a los accionistas individuales a relacionar la utilidad neta de la
sociedad con la propiedad de sus acciones, las grandes sociedades calculan las
utilidades por accin y muestra estos valores al final de sus editados de
resultados.
En trminos ms simple, la utilidad por accin es la utilidad neta, expresadas en
trminos de accin.

ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS
El termino utilidades retenidas se refiere a la porcin del patrimonio de accionistas
derivada de operaciones rentables. Las utilidades retenidas aumentan mediante la
obtencin de utilidades netas y se reducen al incurrir en perdidas netas y mediante
la declaracin de dividendos.

Adicional al balance general, al estado de resultado y al estado de flujos de
efectivo, un juego completo de estados financieros incluye un estado de utilidades
retenidas.

AJUSTE DE PERIODO ANTERIOR: Ocasionalmente una empresa puede
descubrir que un error material fue cometido el le medicin de la utilidad neta en
un ao anterior. Puesto que la utilidad neta se cierra en la cuenta utilidades
retenidas, un error en la utilidad neta reportada ocasionar un error en el valor de
las utilidades retenidas que aparece en todos los balances generales siguientes.
Cuando tales errores salen a la luz, ellos deben ser corregidos. La correccin,
denominada ajuste de periodo anterior, se muestra en el estado de utilidades
retenidas como un ajuste al saldo de las utilidades retenidas a principios del ao
actual. El valor del ajuste se muestra neto de cualquier afecto de impuesto sobre
la renta.

Los ajustes del periodo anterior rara vez aparecen en los estados financieros de
las grandes sociedades annimas abiertas. Los estados financieros de estas
empresas son auditados anualmente por auditores y n o es probable que
contengan errores materiales que posteriormente pueden requerir correccin por
ajustes por periodos previos. Es mucho ms probable que tales ajustes
aparezcan en los estados financieros de aquellas empresas no obligadas a ser
auditados.

RESTRICCION SOBRE LAS UTILIDADES RETENIDAS: Alguna porcin de las
utilidades retenidas puede ser restringida debido a diversos acuerdos
contractuales. Una restriccin de las utilidades retenidas evita que una empresa
declare dividendos que hagan reducir las utilidades retenidas por debajo de un
nivel designado. La mayora de las empresas revelan las restricciones de la
retencin de utilidades en las notas que acompaan los estados financieros.

RESERVA LEGAL
El concepto de reserva legal puede utilizarse para nombrar a los activos que una
institucin financiera debe depositar en el banco central como garanta de su
pasivo. El monto de dicha reserva vara segn cada legislacin, aunque suele
tratarse de un porcentaje aplicado a determinado concepto.
Gracias a la reserva legal, los clientes de los bancos cuentan con una mayor
proteccin. Si un banco no puede afrontar sus obligaciones debido a su pasivo, la
reserva legal supone un salvoconducto para que los usuarios bancarios puedan
acceder a su dinero.
La reserva legal tambin es aquella que debe tener una sociedad annima
(empresa) de acuerdo a la normativa vigente. En algunos pases, la reserva legal
debe corresponder al 5% y 7% del beneficio del ltimo ejercicio de la compaa
hasta que alcance, al menos, el 20% de su capital social. Esta reserva legal se
utiliza para compensar prdidas en caso que la firma no cuente con otras reservas
para dicho fin.
Es decir, por tanto, podramos establecer que la reserva legal es parte del
beneficio que ha obtenido una empresa en cuestin y que no se ha repartido, pues
tiene como claro objetivo tanto el autofinanciar a aquella como tambin el
aumentar el valor que la misma pueda tener.
Es muy importante, por tanto, que en la entidad en cuestin se proceda a llevar a
cabo los correspondientes asientos relativos a la reserva legal. En concreto, al
proceder a realizar dicha anotacin se determinarn los beneficios que se han
obtenido durante el ao correspondiente y acto seguido se dejar claro cul es el
importe de aquellos que corresponde al 10% de reserva legal.
En concreto, todos esos datos y cifras tienen que aparecer claramente
establecidos en el libro de contabilidad que tenga la empresa. Asimismo es
necesario recalcar que el resto de beneficios que no se dirijan a conformar esa
partida de reserva legal, se podr dedicar, por ejemplo, a lo que se conoce como
reservas voluntarias o bien al reparto entre las personas de la entidad que cuenten
con acciones.
Las citadas voluntarias vienen a ser las reservas que, una vez cumplidas con las
leyes establecidas y con el posible reparto de los dividendos, son de libre
disposicin para que la empresa en cuestin pueda hacer uso de las mismas
cuando as lo necesite o cuando lo crea oportuno. En concreto, queda
perfectamente establecido que se podrn emplear para cualquier fin que los
dirigentes de la entidad consideren importante.
El objetivo de la reserva legal, por lo tanto, es la proteccin del capital de la
sociedad ante eventuales prdidas. Las empresas no pueden disponer libremente
de estas reservas ni utilizarlas para lo que deseen, sino que su finalidad exclusiva
es responder ante las prdidas.
Es importante tener en cuenta que las reservas legales son partidas creadas y
exigidas por la ley; es decir, no dependen de la voluntad del empresario. ste no
puede negarse a crear dichas reservas ni est habilitado para disponer del dinero
segn sus intereses, ya que el mecanismo est regido por una normativa
especfica.
Presentacin de los impuestos sobre la renta en el estado de resultados
Muchos entes econmicos presentan mensualmente el estado de resultados en el
cual estiman el valor de los impuesto sobre la renta (tradicional y nuevo), los
cuales son calculados con base en la utilidad antes de impuestos (UAI) sin
contabilizar gastos por dichos conceptos; situacin que no puede repetirse en la
presentacin del ejercicio econmico del 01 de enero de 2013 a 31 de diciembre
de 2013.
Generalmente esa mala prctica de no calcular (estimacin) y no registrar
mensualmente los impuestos teniendo en cuenta las bases fiscales, es aplicada
por algunas microempresas y pymes que han llegado al punto mximo de lo anti
tcnico de hacerla extensiva para presentar el estado de resultados anual,
desdibujando la realidad econmica de la utilidad neta.
Veamos el siguiente ejemplo, donde una persona jurdica presenta el estado de
resultados del 01 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2013 con la nica
observacin de que $150.000.000 de los gastos operacionales de venta no son
deducibles de los impuestos:
Conceptos Mala prctica Buena
prctica
Ingresos operacionales brutos 5.000.000.000 5.000.000.000
( - ) Devoluciones en venta 0 0
( = ) Ingresos operacionales netos 5.000.000.000 5.000.000.000
( - ) Costos de venta 3.500.000.000 3.500.000.000
( = ) Utilidad bruta 1.500.000.000 1.500.000.000
( - ) Gastos operacionales de administracin 400.000.000 400.000.000
( - ) Gastos operacionales de ventas 1.000.000.000 1.000.000.000
( = ) Utilidad operacional 100.000.000 100.000.000
Ingresos no operacionales 0 0
( - ) Gastos no operacionales 0 0
( = ) Utilidad no operacional 0 0
Utilidad antes de impuestos 100.000.000 100.000.000
( - ) Tradicional impuesto de renta del 25% 25.000.000 62.500.000
( - ) Nuevo impuesto de renta CREE del 9% 9.000.000 22.500.000
Utilidad neta 66.000.000 15.000.000
Como se puede advertir, en un escenario donde se tiene la mala prctica de
calcular y presentar los impuestos con base en la contabilidad, se reflejara una
utilidad neta de $66.000.000, mientras que conforme a las buenas prcticas es de
$15.000.000 debido a la no procedencia fiscal de $150.000.000 de gastos
operacionales de venta, veamos:
Utilidad antes de impuestos 100.000.000
( + ) Gastos operacionales de venta (no deducibles) 150.000.000
( = ) Base gravable 250.000.000
Tradicional impuesto de renta del 25% 62.500.000



LA CUENTA DE PRDIDAS Y GANANCIAS

La Cuenta de Prdidas y Ganancias es un documento contable cuya utilidad es
conocer el resultado econmico del ejercicio, que se obtendr por diferencia entre
dos grandes masas formadas respectivamente por los Ingresos y Beneficios por un
lado y por los Gastos y Prdidas por el otro.
Sern Ingresos o Beneficios las operaciones o resultados de las operaciones que
provoquen un incremento del valor patrimonial de la empresa.
Por el contrario, sern Gastos o Prdidas las operaciones o resultados de las
operaciones que provoquen una disminucin del valor patrimonial de la empresa.
A la diferencia entre Ingresos y Beneficios por un lado, y Gastos y Prdidas por
otro, la denominaremos "Resultado del ejercicio". En caso de que es resultado
fuera positivo, lo denominaremos Beneficio, mientras que de ser negativo, lo
denominaremos Prdida.
El Beneficio representa el incremento de valor neto que ha experimentado la
empresa como consecuencia de las operaciones realizadas durante el ejercicio.
Estas operaciones han permitido a la empresa compensar los gastos en los que
haya tenido que incurrir y adems, han generado un excedente que pertenece a
los accionistas o al empresario que aumenta el valor de la inversin que se realiz
al iniciarse la actividad.
La Prdida, por el contrario, representa una disminucin del valor de la empresa.
Esto es, supone que en las operaciones de la empresa no se ha podido recuperar
el gasto producido a lo largo del ejercicio y por tanto, al finalizar, el valor de la
empresa es menor que la inversin al iniciar el ejercicio.
La cuenta de Prdidas y Ganancias no slo debe proporcionar informacin sobre
el volumen del resultado de la empresa, sino que tambin sobre las causas de este
resultado. Para ello se separarn los diferentes ingresos y gastos en funcin de la
causa que los motiva. Distinguiremos entre:
Resultados de explotacin: son los originados por el desarrollo de las actividades
ordinarias de la empresa
Resultados financieros: son los originados por las inversiones financieras de la
empresa y por la financiacin ajena de la empresa.