En todas las empresas existen muchos documentos cuantitativos disponibles
para su interpretacin, y entre ellos se incluyen informes usados para la toma de decisiones, informes de desempeo, registros y una variedad de formularios. Informes usados para la toma de decisiones. Informes de desempeo Registros Formularios de captura de datos Definicin de cuantitativo La Real Academia Espaola da como definicin perteneciente o relativo a la cantidad. Entendiendo por esto porcin de una magnitud; cierto nmero de unidades; porcin grande o abundancia de algo; porcin indeterminada de dinero. Se utiliza este trmino tambin para referirse a la investigacin o anlisis que toma en cuenta variables medibles o cuantificables con el fin de establecer estadsticas. Es la metodologa de anlisis propagada por el positivismo y la que se considera absolutamente objetiva. Sinnimos de cuantitativo Cantidad, medida, dimensin, cuanta, suficiencia, nmero, magnitud.
Informes usados para la toma de decisiones. El analista de sistemas necesita obtener algunos de los documentos que se usan para dirigir un negocio. Estos documentos son a menudo los informes escritos referentes al estado del inventario, ventas o produccin. Muchos de estos informes no son complejos. FIGURA 5.4 Un registro de pago llenado manualmente. Informes de desempeo Una funcin importante de los informes de desempeo es evaluar la dimensin de la brecha entre el desempeo real y el deseado. Tambin es importante poder determinar si la brecha se est extendiendo o se est contrayendo como una tendencia general en cualquier rea de desempeo que se est midiendo
Es el proceso de recopilacin y distribucin de la informacin sobre el desempeo , incluyendo informes de estado, y mediciones de avance. Informar El Desempeo: Entradas Plan para la direccin del proyecto: Subministra informacin sobre , desempeo, alcance , costos , cronograma, y parmetros de calidad. Informacin sobre desempeo: Resultados de los entregables, avance , y costos. Mediciones del desempeo: Desempeo real frente a lo planeado, costos reales conforme a lo planeado. Proyecciones del presupuesto: se verifican los fondos , y se compara con lo que resta, y se hace una estimacin para lo que falta del pro. Activos de los procesos: Informes, polticas y procedimientos. Informar el desempeo: H y T Anlisis de variacin: Verificar la calidad, comparar resultados y costos con actuales y planeados. Mtodos de proyeccin: Consiste en predecir el desempeo futuro del proyecto con lo que se tiene a la fecha. Mtodos de comunicacin: Reuniones de revisin del estado, para intercambiar info acerca del avance utilizando tcnica push. Sistemas de informes: Es donde el director subministra informes para distribuir a los interesados acerca de costos, avance del cronograma y desempeo. Informar El Desempeo: Salidas Informes de desempeo: Organizan y resumen la informacin y presentan los resultados comparando con lo planeado, para mirar el desempeo. Actualizacin a los activos: Formatos de informe, de lecciones aprendidas, y el de causas de incidentes. Solicitudes de cambio: Como cambios que ajustan el desempeo futuro del proyecto. Informes de desempeo La mayora de estos informes reflejan el desempeo real versus el desempeo deseado. Una funcin importante de los informes de desempeo es evaluar la dimensin de la brecha entre el desempeo real y el deseado.Tambin es importante poder determinar si la brecha se est extendiendo o se est contrayendo como una tendencia general en cualquier rea de desempeo que se est midiendo. En la figura 5.3 se muestra una clara mejora en el desempeo de las ventas durante dos de los tres meses. El analista necesitar determinar si el desempeo medido es accesible y adecuado para las reas importantes de la organizacin. FIGURA 5.3 Un informe de desempeo que muestra una mejora. Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeacin previa de la entrevista: 1. Lectura de material de fondo 2. Establecimiento de objetivos de la entrevista 3. Decisin de a quin entrevistar 4. Preparacin del entrevistado 5. Decisin sobre el tipo y estructura de las preguntas JAD es un proceso usado en el rea del ciclo de vida de prototipado del Mtodo de Desarrollo de Sistemas Dinmicos (DSDM) para reunir requerimientos en el desarrollo de nuevos sistemas de informacin para una compaa. El proceso JAD tambin incluye enfoques para la mejora en la participacin de los usuarios, agilizar el desarrollo, y mejorar la calidad de las especificaciones
El proceso de las entrevistas es un mtodo que usa el analista de sistemas para la recoleccin de datos sobre los requerimientos de informacin. El analista de sistemas escucha buscando objetivos, sentimientos, opiniones y procedimientos informales en entrevistas con los tomadores de decisiones de la organizacin. Tambin vende el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son dilogos de preguntas respuestas planeados por anticipado entre dos personas. Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeacin previa de la entrevista: 1. Lectura de material de fondo 2. Establecimiento de objetivos de la entrevista 3. Decisin de a quin entrevistar 4. Preparacin del entrevistado 5. Decisin sobre el tipo y estructura de las preguntas Las preguntas tienen dos tipos bsicos: abiertas y cerradas. Las preguntas abiertas dejan abiertas todas las opciones de respuesta para el entrevistado, Las preguntas cerradas limitan las opciones posibles de la respuesta. Las averiguaciones pueden ser abiertas o cerradas, pero le solicitan al interlocutor una respuesta ms detallada. Las entrevistas pueden estar estructuradas en tres formas bsicas, estructura de pirmide, de embudo o de rombo. Las estructuras piramidales comienzan con preguntas cerradas y detalladas y se amplan a preguntas ms generales. Las estructuras de embudo comienzan con preguntas abiertas generales y luego se estrechan a preguntas cerradas ms especficas. Las estructuras de rombo combinan las fuerzas de las otras dos estructuras pero se llevan ms tiempo para realizarse. Hay compromisos involucrados sobre la decisin de cmo estructurar para realizar las preguntas y secuencias de preguntas de la entrevista. Las entrevistas deben ser grabadas por medio de grabadoras de cinta o la toma de notas. Despus de la entrevista, el entrevistador debe escribir un reporte que liste los puntos principales que se proporcionaron, as como opiniones acerca de lo que fue dicho. Es extremadamente importante documentar la entrevista lo ms pronto posible despus de que haya sido realizada. Para reducir tanto el tiempo como el costo de las entrevistas personales, los analistas pueden considerar el diseo conjunto de aplicaciones (JAD) como una alternativa. Mediante el uso del JAD los analistas logran tanto el anlisis de requerimientos como el diseo de la interfaz de usuario con los usuarios en un lugar de reunin de grupo. La valoracin cuidadosa del lugar de reunin para la organizacin ayudar a juzgar al analista si el JAD es una alternativa adecuada.
Tipos De Entrevista
En la entrevista todo tiene importancia, desde los gestos que realices, por ejemplo, hasta la disposicin de las mesas y donde ests colocado. En este caso, cuando vayas a realizar una entrevista te conviene conocer en que medio puede desarrollarse y en que forma. Aqu te presentamos tres maneras de colocarte para realizar una entrevista:
- Circular
Suele indicar un ambiente relajado en la conversacin, aunque sin perder su posicin dominante el entrevistador.
- Frontal
Es la entrevista ms formal, el entrevistador tiene la posicin dominante.
- Informal
Como su nombre indica esta entrevista se produce en un ambiente informal, el entrevistador y el entrevistado suelen estar al mismo nivel.