Acta de Constitucin del Proyecto

Sistema de Paquetizacin
Versin: 1.4 Fecha ltima actualizacin: 10/09/2012
Pgina 1
ACTA DE CONSTITUCION
DATOS GENERALES
Nombre del Proyecto: Sistema de Paquetizacin
Sponsor: xxxxxxxxxxxx, Gerente de Gestin de la Demanda
Fecha de presentacin: 02 de mayo del 2012
Actualmente la unidad de Gestin de la Demanda del banco XXXXX, para el proceso de desarrollo e implementacin de
software tiene la metodologa de tercerizar las distintas fases de un proyecto: diseo funcional, diseo tcnico,
construccin y pruebas test. A esto se le conoce como Paquetizacin.
La gestin y control de las fases externalizadas se lleva actualmente de forma manual por el equipo de Gestin de
Factoras, volumen que ha venido incrementndose desde el 2010 dando como resultado el manejo ineficiente de los
distintos recursos y observaciones dadas por Auditora Interna en el 2011.
PROPOSITO DEL PROYECTO
Automatizar los procesos relacionados a las distintas fases externalizadas de un proyecto informtico de manera que la
administracin y control de los entregables cumplan con los lineamientos de la metodologa y resuelvan las
observaciones indicadas por la Auditora Interna.
JUSTIFICACION DEL PROYECTO
Actualmente los procesos operativos de externalizacin se llevan de manera manual. Dada la creciente demanda y
aumento de actores, la administracin, control y medicin de resultados se torna difcil y requiere mayor cantidad de
recursos para agilizar y optimizar la atencin de los mismos.
OBJETIVO Y CRITERIOS DE XITO
Concepto Objetivos Criterios de xito
Alcance Desarrollar un software a medida que de soporte a la Gestin y
Control de las distintas fases de los proyectos que se externaliza.
Esto generar:
- Reduccin hasta el 80% del trabajo manual.
- Gestin y control de las fases externalizadas del proyecto.
- Control y seguimiento de Gastos versus Presupuesto.
- Generacin de cuadros estadsticos, reportes y alertas.
Aprobacin de todos los entregables
por parte del Gerente de proyectos.
Tiempo Concluir el proyecto en el plazo establecido Fecha mxima en produccin:
13/07/2012
Costo Cumplir con el presupuesto del proyecto. No exceder de $ xxxxxxxxxxxxxxx
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
FASE 1: Seguimiento y Control de Paquetizaciones: Permite gestionar el alta y seguimiento a las paquetizaciones
adems de facilitar la facturacin de las mismas.
Gestionar el alta y cambio de alcance de las solicitudes de Paquetizacin
Seguimiento de las paquetizaciones en curso
Proceso de facturacin automtica
FASE 2: Reportes y Cuadro de Mando: Requeridos para la toma de decisiones a largo plazo.
Acta de Constitucin del Proyecto
Sistema de Paquetizacin
Versin: 1.4 Fecha ltima actualizacin: 10/09/2012
Pgina 2
Nos permitir medir el nivel de servicio y calidad de los productos entregados por los proveedores
Nos permitir medir el nivel de atencin por parte de los equipos banco
Informes de seguimiento de los hitos de entrega de todas las paquetizaciones en curso
FASE 3: Control de Gastos vs Presupuesto: Requerido por la Gerencia de Gestin de la Demanda y Gerencia de Control
de Medios.
Nos permitir obtener de una manera ms aproximada la provisin por mes por cada proveedor
Nos permitir conocer el gasto total incurrido por cada solicitud de atencin del usuario
Nos permitir cruzar informacin entre lo gastado contra lo presupuestado por cada solicitud de atencin del
usuario.
FASE 4: Envo automtico de SMS y correos: Requeridos para la toma de decisiones a corto tiempo.
Publicacin de noticias a difundir a nivel de Gestin de la Demanda
Envo de SMS y correos al proveedor sobre los hitos rechazados o aprobados por banco
Envo de correos semanal al jefe de equipo sobre los hitos:
o Prximos a vencer
o Vencidos
o Rechazados
o Recibidos por banco y pendientes de validacin
DESCRIPCION DE ALTO NIVEL
FASE 1: Seguimiento y Control de Paquetizaciones
- Mdulo de Parmetros: Nos permite gestionar el ingreso y mantenimiento de los parmetros a utilizarse en el
sistema.
- Mdulo de Seguridad: Nos permite gestionar el acceso y perfilado de la aplicacin
- Mdulo de Seguimiento y Control: Nos permite gestionar el alta, cambio de alcance y seguimiento de las
paquetizaciones facilitando a su vez la facturacin de las mismas.
o Sub Modulo de Consultas (Seguimiento)
o Sub Modulo de Alta de Solicitud de Paquetizacin
o Sub Modulo de Bandeja (Workflow)
o Sub Modulo de Alta de Cambio de Alcance
o Sub Modulo de Facturacin
FASE 2: Reportes y Cuadro de Mando
- Mdulo de Reportes:
o Encuestas de satisfaccin al culminar la Paquetizacin
o Generacin de cuadros estadsticos.
o Informes de seguimiento de los hitos de entrega de todas las paquetizaciones en curso
o Generacin de alertas de los hitos prximos a vencer y vencidos.
- Mdulo de Cuadros de Mando: Generacin de reportes gerenciales para la toma de decisiones con respecto al
servicio y calidad de los productos entregados por los proveedores.
FASE 3: Control de Gastos vs Presupuesto
- Reporte automtico de hitos a vencer en el mes por proveedor para obtener la provisin
- Reporte automtico de gastos por solicitud de atencin
- Informe automtico de seguimiento de los hitos de entrega de todas las paquetizaciones en curso
FASE 4: Envo automtico de SMS y correos
- Mdulo de Publicacin de noticias
- Mdulo de configuracin para envo de SMS y Correos
CARACTERISTICAS DEL PRODUCTO A ALTO NIVEL
- Generacin de documentacin de acuerdo a la metodologa BBVA
- El desarrollo se realiza usando estndares distribuidos de acuerdo la metodologa del BBVA.
- Para la construccin se utilizar como estndar de lenguaje de programacin Java.
- Para el motor de la base de Datos se utilizar Oracle 10g
RIESGOS DE ALTO NIVEL
Acta de Constitucin del Proyecto
Sistema de Paquetizacin
Versin: 1.4 Fecha ltima actualizacin: 10/09/2012
Pgina 3
Externos
- No contar con profesionales tcnicos especializados por parte del proveedor.
- Inestabilidad en los recursos asignados por parte del proveedor.
- Desviacin de horas estimadas por parte del proveedor
- Errores significativos en el desarrollo del sistema
Internos
- Cambios en los procesos de externalizacin
- Cambios en la estructura organizacional
- Inestabilidad en los servidores donde se aloja la aplicacin
- Falta de definicin de los estndares en plataformas distribuidas
- Falta de disponibilidad de los involucrados en el proyecto
- Falta de un responsable banco para las validaciones de la arquitectura del sistema
CRONOGRAMA DE HITOS
Fase 1: Seguimiento y Control de Paquetizaciones Fecha
Entrega del Acta de Constitucin de Proyecto
Entrega y Aprobacin del diseo conceptual
Entrega y Aprobacin del diseo funcional
Entrega y Aprobacin del diseo tcnico
Entrega y Aprobacin de la construccin y pruebas unitarias
Aprobacin de las pruebas test
Aprobacin de las pruebas calidad
Implementacin
Capacitacin
Fase 2: Reportes y Cuadro de Mando
Fase 3: Control de gastos versus presupuesto
Fase 4: Envi automtico de SMS y correos
PRESUPUESTO RESUMIDO
FASE 1 HORAS COST $ (SIN IGV) GASTO
Acta de constitucin del proyecto
Diseo Conceptual
Diseo funcional
Diseo Tcnico
Construccin y PU
Pruebas Test
Pruebas Calidad
Implementacin Produccin
Capacitacin
TOTAL
REQUERIMIENTOS DE APROBACION
Permitir al proveedor y el usuario final establecer cuando se da por cerrado un hito.
Qu constituye el xito?
Que los entregables cumplan a cabalidad los requerimientos solicitados y que estos sean entregados en los
tiempos indicados.
Quin decide el xito?
Acta de Constitucin del Proyecto
Sistema de Paquetizacin
Versin: 1.4 Fecha ltima actualizacin: 10/09/2012
Pgina 4
La persona responsable de decidir si es el(los) entregable(s) de cada hito son correcto o es necesario realizar
algunas correcciones es xxxx, Jefe de equipo de Gestin de Factoras.
Quin firma dando conformidad?
Una vez que se haya verificado la conformidad de los entregables, la persona designada para firmar y dar por
concluido dicho hito es el xxxxxx, Gerente de Gestin de la Demanda.
PERSONA(S) QUE AUTORIZAN EL ACTA
Stackholder: Auditora Interna, Gestin y Control de Medios (presupuestos y gastos), Gerencia y Equipos de Gestin de
la Demanda, T&E, Gerencia de Medios y Proveedores.
Autorizan el acta:
Gerente de Medios
Gerente de Gestin de la Demanda -
Responsable de Gestin Interna
Jefe de equipo de Gestin de Factoras
GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO
Gerente de Proyecto: