La gran importancia de todo Sistema Organizacional y las partes que le forman nacen con la llegada de la revolucin industrial. Crecen las ambiciones, se gestan nuevas necesidades tanto del sector obrero como del patronal, y los conflictos se intensifican. Entonces no slo existe la preocupacin por la creacin de nuevas organizaciones, sino que existe la necesidad de planificarlas, mantenerlas en buenos trminos, terminarlas si as se requiere y volverlas a crear.
El Diagnostico Organizacional es el estudio, necesario para todas la organizaciones, se encarga de evaluar la situacin de la empresa, sus conflictos, sus potencialidades o hasta dnde puede llegar y sus vas de desarrollo que es el camino a seguir para su crecimiento. En general podra decirse que un diagnostico organizacional busca generar eficiencia en la organizacin a travs de cambios. Las organizaciones con todas sus implicaciones, son el resultado de la bsqueda que ha encausado el hombre racional a la prosperidad. Las organizaciones son sistemas sociales que se definen a s mismos por dar paso a la unin de una motivacin generalizada.
De todo lo anterior podemos inducir que El proceso de Diagnstico Organizacional est relacionado con dos aspectos principalmente, un Diagnosticador que conoce los criterios y teoras de la evaluacin organizacional enfocadas a la calidad y de Herramientas de Diagnstico que permita aplicar dichas teoras correctamente.
Por lo que se trataran en esta investigacin los siguientes puntos: el concepto de Diagnstico Organizacional, Objetivos, periocidad y cambio de accin. DIAGNOSTICO
Se puede definir al Diagnstico Organizacional como un proceso analtico que permite conocer la situacin real de la organizacin en un momento dado para descubrir problemas y reas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.
Alude, en general, al anlisis que se realiza para determinar cualquier situacin y cules son las tendencias. Esta determinacin se realiza sobre la base de datos y hechos recogidos y ordenados sistemticamente, que permiten juzgar mejor que es lo que est pasando: Proviene (del griego diagnostiks, a su vez del prefijo da-, "a travs", y gnosis, "conocimiento" o "apto para conocer").
En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas de la comunicacin interna y externa de una organizacin en todos sus niveles y tambin las producciones comunicacionales de una organizacin tales como historietas, metforas, smbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la organizacin hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles especficos entre los que se van a aplicar.El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional una organizacin.
Ahora bien, este estudio tiene un costo y en muchas ocasiones es bastante elevado, por ello los dueos o accionistas de las empresas se preguntan es realmente necesario el diagnstico en una empresa? Por qu realizarlo? Qu beneficios tiene?. El proceso de Diagnstico Organizacional no solo es necesario sino que es imprescindible en las actuales circunstancias donde el proceso globalizador avanza dejando atrs una secuela de organizaciones con estructuras enormes pero poco eficientes que se autodestruan por la falta de visin de su gerencia.
Es necesario conocer qu somos, dnde estamos y cmo las hacemos las cosas para luego realizar las correcciones adecuadas fortaleciendo los aspectos positivos y eliminando las debilidades que tengamos dentro de nuestras organizaciones. Todo esto con el fin de llegar de una situacin actual a una deseada. En ese sentido, el Diagnstico Organizacional pasa por tres etapas importantes, la Diagnosis, en la cual se procede a recabar toda la informacin necesaria determinando todas las fallas posibles, es decir, es una etapa de caracterizacin de todos los procesos. Luego le sigue la Prognosis, donde se determinan los aspectos que han dado origen a las fallas encontradas en los procesos y en la gestin. Finalmente, la llamada etapa de Prescripcin interviene, analizando y contrastando la data recabada con un modelo de calidad, o sea, con un patrn ideal de funcionamiento para luego tomarlas medidas correspondientes para subsanar los posibles problema.
NECESIDAD DE DIAGNOSTICAR EN UNA ORGANIZACION La necesidad de diagnosticar es el factor que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos. El poner en prctica el diagnostico de alguna situacin dentro del plano organizacional de la empresa nos permitir enterarnos o conocer si en realidad el personal est falto de conocimientos y requieren de capacitacin, y situaciones que impiden el buen funcionamiento de la empresa.
La necesidad se puede presentar de la siguiente forma:
En la productividad no se logra cumplir con los programas.
En la organizacin de la institucin: ausencia total o parcial de polticas, objetivos no claros.
En el comportamiento: actitudes negativas, duplicidad de responsabilidades, alto ndice de ausentismo y retardo.
La necesidad de diagnosticar se presenta como causa directa del problema y no requieren investigacin alguna para determinarla, ya que se conoce el sntoma y la causa. Este tipo de necesidad de entrenamiento se presenta en los siguientes casos: Cuando en la empresa se tienen trabajadores de nuevo ingreso.
Cuando los trabajadores son transferidos o ascendidos.
Cuando se sustituyen o modifican las maquinarias y/ o herramientas.
Cambios en procedimientos de trabajos, mtodos, sistemas administrativos, polticas y reglas.
BENEFICIOS DEL DIAGNOSTICO
En una organizacin al aplicar el Diagnostico evidentemente lo primero que se espera es obtener beneficios de acuerdo a la situacin que requiera el diagnstico y de acuerdo al tipo de diagnstico que se aplique; se obtendrn beneficios a corto o mediano plazo, sin embargo al final del camino los beneficios se pueden generalizar para todo tipo de organizacin y para todo tipo de diagnstico. Como todo sistema es tan importante como el resultado ya que el espritu de grupo generado y el conocimiento de las opiniones y problemas de otros componentes de la organizacin son beneficios casi tan importantes como identificar y resolver problemas.
CONDICIONES PARA LLEVAR A CABO EL DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos bsicos: Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte de la persona o grupo interesado en que se lleva a cabo una transformacin en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverlas. Es decir, que est dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnstico.
Se debe dar amplias facilidades al consultor ya sea interno o externo para la obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico.
El consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la informacin.
Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los resultados del diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo la informacin.
El xito o fracaso del diagnstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.
OBJETIVOS PRINCIPALES
Laaplicacin del diagnsticoorganizacional, es un proceso de cambios estrictamente planeado en base al conocimiento que se tiene a cerca de la situacin por la que atraviesa la empresa, siendo su objetivo principal someter a la organizacin a un autoanlisis, mediante exmenes peridicos que permitan identificar los problemas que presenta, y las acciones para resolverlos, los sistemas de informacin adquieren un rol protagnico en el diagnstico, pues son los que van a suministrar todos los datos que permitan detectar las fallas y corregirlas, se deben tomar en cuenta La estructura interna formal e informal del sistema de comunicacin y los diferentes canales de comunicacin.
Los sistemas y procesos de comunicacin a nivel interpersonal, grupal, departamental, e interdepartamental.
Los sistemas y procesos de la comunicacin externa de la organizacin, entidades pblicas y privadas con las cuales existe interdependencia.
El papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnologa de la comunicacin organizacional.
El impacto que tienen los procesos de comunicacin en la satisfaccin en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.
Dentro de las tcnicas y mtodos ms usados para lograr los objetivos que se persiguen en un diagnostico organizacin son la entrevista, cuestionario y el anlisis de las redes de comunicacin, la entrevista grupal, el anlisis de las experiencias criticas de comunicacin y el anlisis de difusin de mensajes.
IMPORTANCIA DEL DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
Toda organizacin tiene como necesidad o quiere conocer cmo se encuentra internamente, cuales son las aspiraciones y los problemas que los trabajadores tienen; y a su vez para buscar una forma de superacin de dificultades en que la empresa se encuentre en ese momento, pero no se conocen las causas de dichos obstculos, por ello es necesario que toda empresa realice un diagnostico organizacional para conocer su estado actual y las posibles alternativas de mejora tanto en productividad, finanzas, recursos humanos, administracin y dems reas de la organizacin. Actualmente el mundo empresarial debido a las recesiones econmicas, trae consigo la difcil tarea para las organizaciones de revertir un Clima Laboral de tensin y frustracin en uno de bienestar y satisfaccin para sus empleados.
Por sta razn es que generalmente se observa el bajo nivel de motivacin por las cosas relacionadas con el trabajo, que las cosas que s los emocionan estn fuera del trabajo, que el tiempo entre el trabajo y el ocio est poco equilibrado. Es tan profunda la desmotivacin que los trabajadores slo focalizan su atencin en aspectos econmicos. La gran meta para los departamentos de Recursos Humanos es crear polticas que desarrollen otros aspectos no monetarios pero que si influyan en la satisfaccin de los trabajadores.
Es aqu donde debemos detenernos a revisar la importancia de un Diagnstico Organizacional, ya que permite reconocer enfermedades de la empresa mediante diversos sntomas, es as como el Diagnstico cumple la funcin de preverlos para mantener la salud organizacional. A mayor motivacin de los empleados, mayor es su satisfaccin y aceptacin de su puesto de trabajo, por lo tanto ofrece un mejor desempeo laboral, aumentando la produccin, y finalmente generando mayores utilidades para su negocio.
Para una persona, el trabajar en un buen clima laboral es un factor de motivacin debido a que se sentir compenetrado con la empresa que se preocupa de sus inquietudes y malestares como tambin de ofrecerle un buen espacio para trabajar. Lo anteriormente mencionado conducir a un trabajador a realizar su labor de la mejor manera que le sea posible.
Esto es debido a la presencia de un sentimiento de pertenencia que vincular sus proyecciones y sus cumplimientos de metas con las que persigue la organizacin, causando una disminucin de factores negativos para la empresa como lo son la rotacin, el ausentismo y la frustracin y acrecentar factores positivos como lo son el compromiso, la motivacin y el aumento de la productividad por nombrar algunas. Por lo anteriormente expuesto, la importancia del clima laboral es que beneficia a todos dentro de una organizacin y se materializa en la realizacin de las metas y el cumplimiento de los lineamientos estratgicos.
VENTAJAS Da una estructura lgica a la problemtica.
Al aplicarlo se despierta un espritu de grupo.
Es participativo.
Es una manera muy eficiente en tiempo y recursos para encontra problemas.
La gente se siente comprometida con las soluciones.
Da una estructura lgica a la problemtica.
Es una manera muy eficiente en tiempo y recursos para encontrar problemas.
Permite conocer los procesos operativos por donde hay que comenzar a trabajar con urgencia y conseguir una mejora inmediata. Proporciona datos para estructurar una planeacin temporal, hasta que se fijen el nuevo rumbo, objetivos de la organizacin y seimplanten cambios en los sistemas y procesos de la organizacin.
Como metodologa es muy clara y contiene elementos que pueden ser combinados con otras metodologas para crear enfoques particulares ms eficientes
DESVENTAJAS El modelo normativo nunca es especificado y puede ser diferente para diversas personas.
No todos los grupos sociales estn listos para este tipo deinteracciones.
El definir problemas despierta expectativas de solucin. Puede provocar conflictos interpersonales.
Puede ser manipulado.
ELEMENTOS DEL DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL La situacin de la empresa dentro del contexto de su rama. La posicin de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones. El estilo organizacional que prevalece en el sistema social de la empresa.
TIPOS DE DIAGNOSTICOS
Diagnostico General: Se determina en forma de macro los puntos dbiles del aparato financiero de la organizacin y de los procesos administrativos que requieren una inmediata atencin. Diagnostico Especifico: Se basa en la comparacin de indicadores, se puede evidenciar la situacin productiva de la empresa y determinar de forma rpida y efectiva una planeacin adecuada para alcanzar los estndares de produccin que beneficie la organizacin. Diagnostico Operativo: Se encarga de realizar el anlisis sin entorpecer las actividades de la organizacin de manera rpida y objetiva para as definir las reas sobre las que debera reforzar para obtener una ventaja sobre los competidores
PERIOCIDAD La periocidad del diagnstico organizacional, se refiera a la frecuencia con que se deberealizar una diagnostico en una empresa, esta depender tambin de los objetivos y de las caractersticas que tenga dicha organizacin; y as poder corregir las desviaciones que se estn presentando, estableciendo diferencias de los resultados planificados y los objetivos alcanzados.
Una vez iniciado el proceso para realizar el diagnostico organizacin deber concluirse un plazo mximo de seis (6) meses y no podr realizar ms de un proceso de intervencin a una misma rea en un periodo de una ao esto con el fin de atender otras solicitudes o areas crticas.Tambin depender de la estabilidad de la empresa como por ejemplo las empresas que estn sometidas a cambios rpidos se deber realizar un diagnstico organizacional en un tiempo de dos aos aproximadamente pero por ningn motivo puede sobre pasar su tiempo mayor a tres aos.
ALCANCE Y CAMBIO DE ACCION
El alcance principal del diagnstico organizacional, radica en cuantificar el estado de madurez actual que debera manejar una organizacin, ya que cuando se determina el alcance se identifica de una manera rpida, precisa y concisa las reas potenciales de desarrollo e ella, es por ello que el alcance de la organizacin se determina en cuanto a los objetivo de la misma. Entre los alcances de un diagnostico organizacional podemos mencionar los siguientes: Reunir, escrutar y analizar datos de acuerdo a los objetivos del proyecto.
Replanteamiento del problema y objetivos.
Es definido en el pre diagnstico y en un principio no incluye la puesta en marcha.
Los lderes dentro de las organizaciones tambin pueden adoptar un modo de diagnstico organizacional, que en trminos simples, se trata de una forma de hacerse parte de los problemas de la organizacin, especficamente, en la relacin con los empleados. Aqu, los lderes actan como agentes de cambio. Este concepto es una dimensin de la funcin directiva fundamental para el desarrollo continuo del personal y la organizacin; y requiere entrenamiento en competencias respectivas. La investigacin de la accin se refiera a u proceso de cambio basado en unarecopilacin sistemtica de datos y luego la seleccin de una accin de cambio.
Esta consiste en cinco pasos: Diagnstico: El agente de cambio rene informacin acerca de los problemas, preocupaciones y cambios necesarios de los miembros de la organizacin. Se formulan preguntas, entrevistas a empleados, se revisan los registros y se escuchan las preocupaciones de los empleados
Anlisis: Se analiza la informacin recopilada durante la etapa de diagnstico y se sintetiza la informacin relevante en preocupaciones en las principales reas de problemas y acciones posibles.
Retroalimentacin: Se implican a las personas objeto del cambio, a las personas envueltas en programas de trabajo que deban comprometerse en la solucin de problemas. Se comparte con los empleados lo encontrado en los dos primeros pasos.
Accin: El agente de cambio y los empleados desarrollan acciones especficas necesarias para corregir los problemas identificados.
Evaluacin: Se evala la eficiencia de los planes de accin.
CONCLUSION
El diagnstico organizacional es una herramienta administrativa utilizada como un recurso de los directivos de una empresa para mejorar el trabajo cotidiano, la colaboracin de cada uno de los empleados y administradores, permiten establecer estrategias de mejora continua en procesos que muestran alguna debilidad.
El diagnstico permite un nivel de deteccin de problemas y permite la bsqueda de soluciones parciales, aprovechando la potencialidad del mismo. Permite detectar las fortalezas y debilidades dentro de una organizacin.
Luego de analizar y plasmar los conceptos investigados se puede concluir lo siguiente: El Diagnostico Organizacional es fundamental para el desarrollo de las empresa, pues su aplicacin de forma correcta permite a la organizacin crecer en todos sus aspectos, reduciendo costos en sus operaciones, desarrollar nuevos procesos operativos y tener un recurso humano de calidad en el desempeo de sus funciones ya sea operativas y/o administrativas.
BILBIOGRAFIA Referencias virtuales www.google.com. www.buenastareas www.monografias.com. Desarrollo Organizacional . www.slideshare.net