Confeccionar Controlar Presupuestos en Excel PDF

Confeccionar y controlar presupuestos
y previsiones de tesorera con Excel

Luis Muiz
Confeccionar y controlar
presupuestos y previsiones
de tesorera con Excel
Aplicacin en tablas dinmicas
Luis Muiz, 2011
Profit Editorial, 2011 (www.profiteditorial.com)
Profit Editorial I., S.L., Barcelona, 2011
Diseo cubierta: XicArt
Maquetacin: www.eximpre.com
ISBN: 978-84-15330-55-4
Depsito legal: B
Impreso por: Liberdplex
Impreso en Espaa - Printed in Spain
Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorizacin escrita de los titulares del Copyright, bajo las
sanciones establecidas por las leyes, la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio
o procedimiento, comprendidos la reprografa y el tratamiento informtico y la distribucin de
ejemplares de ella mediante alquiler o prstamos pblicos.
Dedicatoria:
Una vez ms me enfrento a un nuevo reto, dar a conocer una nueva for-
ma y manera de calcular los presupuestos y su seguimiento para distintas
organizaciones y quisiera agradecer a todas aquellas personas que me han
transmitido sus inquietudes e ideas para hacer este libro, clientes, otros
profesionales, amigos, y alumnos todos ellos han contribuido a reali-
zar un libro que ayudar a muchos responsables de pequeas y medianas
empresas a mejorar sus previsiones.
Tampoco quiero olvidar a Maria, Marc y Anna que sin descanso me
ayudan y me apoyan para que sea posible hacer mis libros con su pacien-
cia y comprensin, y tambin quiero agradecer al editor y a su equipo
la ayuda y apoyos recibidos sin duda, sin su esfuerzo y dedicacin no
hubiera sido posible publicar este libro.
Tambin quiero hacer una mencin especial para Jos Lobete y Carlos
Arratibel que gracias a su confanza y consejos me transmiten ilusin y
ganas de superarme cada da, combustibles que son necesarios para que
el mundo avance sin duda alguna.
Luis Muiz Gonzlez
l.muniz@sistemacontrolgestion.com
Recuerde que
la gestin est en sus manos:
planifque sus ingresos y gastos,
sus resultados y su tesorera
y no olvide que slo usted
puede cambiar el futuro de su negocio:
nadie lo har por usted.
Slo usted
puede tomar las mejores decisiones
en cada momento con el presupuesto
y la previsin de tesorera
9
Prlogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Principales consejos para utilizar este libro . . . . . . . . 23
Parte 1: Esquema y contenido del modelo . . . . . . . . 27
1. Descripcin y contenido del modelo . . . . . . . . . . 29
1.1 Descripcin del modelo . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.2 Esquema del modelo . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.2.1 Contenido del modelo de forma global . . . . . 32
1.2.2 Contenido del modelo de ingresos y gastos
para realizar el presupuesto y su seguimiento . . 35
1.2.3 Contenido del modelo de cobros y pagos
para realizar el presupuesto de tesorera . . . . . 48
1.2.4 Contenido del modelo del presupuesto de
objetivos para realizar su seguimiento . . . . . . 57
2. Instalacin y sistema de utilizacin del modelo . . . . . 61
2.1 Instrucciones de instalacin del modelo . . . . . . . 62
2.2 Forma de utilizar el modelo . . . . . . . . . . . . . 64
ndice
9
10 ndice
Parte 2: Confeccin del presupuesto de ingresos,
gastos y de la previsin de tesorera. . . . . . . . . . . . 67
3. Enunciado del caso prctico de una empresa
de fabricacin mediante cuentas y centros de coste:
clculo de ingresos y gastos previstos . . . . . . . . . . 69
3.1 Actividad y descripcin de la empresa . . . . . . . . 70
3.2 Clculo de los ingresos . . . . . . . . . . . . . . . 74
3.3 Clculo de los gastos. . . . . . . . . . . . . . . . . 77
4. Confeccin del presupuesto: ingresos, gastos
presupuestados y reales . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
4.1 Confeccin de informes para los ingresos
y gastos presupuestados . . . . . . . . . . . . . . . 94
y gastos reales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
5. Anlisis de desviaciones en ingresos, en gastos
y en cuentas de explotacin. . . . . . . . . . . . . . . 101
5.1 Confeccin del anlisis de desviaciones
en ingresos y gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
5.2 Confeccin de las cuentas de explotacin
y anlisis de desviaciones . . . . . . . . . . . . . . . 106
6. Realizacin del presupuesto de tesorera . . . . . . . . 111
6.1 Enunciado del caso prctico: cobros y pagos previstos. . 112
6.2 Confeccin del presupuesto de tesorera . . . . . . . 113
6.3 Anlisis del presupuesto de tesorera . . . . . . . . . 117
7. Caso prctico para una empresa de transporte
mediante cuentas contables . . . . . . . . . . . . . . . 123
7.1 Datos iniciales: ingresos y gastos presupuestados
y reales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
7.2 Estados fnancieros y anlisis de desviaciones . . . . . 126
7.3 Presupuesto de tesorera . . . . . . . . . . . . . . . 132
Confeccionar y controlar presupuestos y previsiones de tesorera con Excel 11
Parte 3: Confeccin de presupuestos por objetivos
con diferentes tipos de variables. . . . . . . . . . . . . . 139
8. Caso prctico: confeccionar la previsin de ingresos
por ventas y por meses segn objetivos por familias
de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
9. Caso prctico: confeccionar la previsin de ingresos
por ventas y por meses segn objetivos por
vendedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Anexo 1: Herramientas de Excel para el modelo . . . . . 153
Anexo 2: Esquema general del modelo . . . . . . . . . . 155
12 ndice
13
Antes de comentar los muchos usos y aplicaciones del libro, me gustara
resaltar algunos aspectos de la personalidad del autor que habitualmente
no se recogen en un currculum y a veces son ms propios de algunos test
de personalidad. Para ello, me remontar a la fecha de nuestro primer
encuentro.
En el ao 2000 entr a formar parte de una start up que deba hacer
historia en el sector de la distribucin de automviles tanto por el canal
empleado como por el producto. Con esos alicientes y la frme constata-
cin de que tenamos a todos los actores del sector (fabricantes y distri-
buidores) en contra de su desarrollo, el que suscribe, con muchas ganas
de afrontar todos esos retos, decidi cambiar una cmoda posicin de
direccin general para formar parte de la escasa plantilla en los inicios
de la compaa. All fue donde conoc a Luis, a quien le movieron idn-
ticos retos.
Cuando me lo presentaron estaba confeccionando unas estadsticas de
ofertas y pedidos mediante unas tablas dinmicas, cmo no!
Los sistemas de gestin e informacin se estaban programando ad hoc
para recoger todas las particularidades del negocio, y no se haba llegado
an a la explotacin de los datos. Luis, con su paciencia habitual e invir-
Prlogo
14 Prlogo
tiendo muchas horas para conocer con detalle la composicin de los
campos de las bases de datos, haba confeccionado un sistema de infor-
macin que utilizamos durante bastante tiempo y sirvi de base para el
desarrollo fnal. Y en Excel 2000!, con limitaciones hoy superadas por
versiones posteriores
All, con el auxilio de Luis y la entrega de unas fotocopias de notas que
l mismo haba confeccionado sobre las funcionalidades y posibilidades
de las tablas dinmicas, me introduje en un desconocido mundo donde
pude comprobar su potencia y, gracias a sus buenos consejos, sigo utili-
zando cuando las aplicaciones que uso hoy en da no me facilitan el
formato adecuado a mis necesidades.
Debo aadir que en esa compaa donde conoc a Luis, invertimos mu-
chas horas, compartimos difcultades, momentos muy duros y tambin
felices por los xitos obtenidos, ello nos permiti afanzar una slida
amistad y conocimiento entre todos, y aqu sera injusto no agradecer la
colaboracin de otros compaeros y colaboradores externos que nos
ayudaron mucho en este proyecto y no menciono por riesgo de olvidar
a alguno.
Esa proximidad, unida a la cantidad de horas que requera el lanza-
miento del proyecto, afanz nuestro mutuo conocimiento como per-
sonas y me permiti ver en Luis otras muchas cualidades profesionales.
A destacar de estas ltimas, que es un luchador incansable, tiene la men-
te saturada de proyectos que a cualquiera le sera difcil priorizar y da
la sensacin de que los ejecuta simultneamente. Es generoso, siempre
est dispuesto a coger su moto para desplazarse, olvidndose de comer,
y echar una mano a algn amigo despistado. No es extrao encontrarse
con l a las 19:00 y pedir un caf con leche y croissant como comida
de medioda.
Su carcter expansivo le ayuda a dar conferencias y cursos y crear conti-
nuamente nuevas relaciones profesionales. Tampoco puedo dejar de alu-
dir a los muchos correos electrnicos que recibo mencionando las acti-
vidades que promueve y seminarios que imparte, amn de otras
novedades que afectan a diferentes sectores econmicos y empresariales.
Es constante y profundiza en todos los temas, ello unido a su conoci-
miento sobre herramientas informticas, en especial los ERP, CRM y
por supuesto bases de datos y las tablas dinmicas de Excel, le permiten
encontrar atajos y desarrollar los datos de salida hasta lmites insospecha-
dos, incluso corrigiendo errores de programacin. Por lo que he obser-
vado, bien hara Microsoft en disponer de su conocimiento para testar las
versiones beta de las aplicaciones antes de sacarlas defnitivamente al
mercado.
Respecto al libro Confeccionar y controlar los presupuestos y las previsiones
de tesorera con Excel, hay que decir que es ameno, muy prctico y de
fcil de lectura. Nos va guiando continuamente, partiendo de la intro-
duccin de datos bsicos, sin necesidad ser un experto fnanciero para
avanzar en el proceso de clculo de ingresos y gastos, obteniendo el
presupuesto y la previsin de tesorera, as como el posterior control de
las desviaciones, facilitando la toma de decisiones ms all del corto
plazo y anticipando posibles eventualidades en las variables de negocio,
como las necesidades de tesorera ante un crecimiento de las ventas, por
ejemplo.
El autor, en la introduccin, detalla de forma extensa los pormenores del
libro, pero destacara especialmente:
El aplicativo Excel permite la importacin, exportacin y tratamiento
por otras plataformas de datos adaptndolo a nuestras necesidades de
forma muy rpida y fexible. Permite adecuarnos fcilmente a las necesi-
dades concretas de cada negocio y sector.
Nos indica cmo obtener diferentes niveles de detalle y de cuentas de
ingresos y gastos tanto en importe como en porcentajes, optando a infor-
mes de tesorera ampliados o reducidos y centros de costes diferenciados.
Es de una gran versatilidad al poder generar copias con mltiples com-
posiciones para simular diferentes opciones en el negocio, compararlas
para valorar su viabilidad fnanciera y la posibilidad de aadir grfcos
que faciliten su comprensin.
Por ltimo, los casos prcticos incluidos nos permitirn ver tanto las po-
sibilidades y potencia de la herramienta, como su uso en benchmarking, y
ayudar a directivos y resto de usuarios no habituados a trabajar con apli-
caciones sofsticadas, as como profesionales de las fnanzas, donde el mo-
delo puede ser fcilmente adaptado a complejas necesidades.
16 Prlogo
En conclusin, Luis nos sorprende una vez ms por su detalle, claridad de
los textos, ejemplos empleados y su facilidad de comprensin, y cierta-
mente consolida su posicin como escritor tcnico, experto en tablas
dinmicas y del que bajo mi humilde opinin pronostico un prolfco y
prometedor futuro.
Barcelona, julio 2011
Javier Len
Director General Bansabadell Renting
Director Financiacin Medio y Largo Plazo,
Banc Sabadell
Presidente del Consejo de Renting de la
Asociacin Espaola de Leasing y Renting
17
Es de todos conocida la necesidad de poder prever el futuro de una em-
presa en trminos econmico-fnancieros a corto plazo, es decir, poder,
en defnitiva, tener un presupuesto que nos ayude a calcular los ingresos
y gastos futuros para obtener el resultado deseado en funcin de los ob-
jetivos empresariales. Tambin es necesario prever la tesorera que nos
permita afrontar los prximos doce meses sin ningn tipo de problema
econmico o, lo que es mejor, poder preverlo con la sufciente antela-
cin. Por ltimo, es necesario tambin que podamos controlar la evolu-
cin de los objetivos fjados como son las ventas previstas por cliente, por
familia de productos o servicios y por vendedores, por ejemplo.
Para conseguir todo lo anterior necesitamos algn tipo de herramienta
que nos permita alcanzar los resultados posibles, para ello tenemos este
libro: Confeccionar y controlar los presupuestos y las previsiones
de tesorera con Excel. Este libro supone una profunda innovacin y
cambio en la forma de gestionar nuestras empresas, ya que nos permite:
Confeccionar un presupuesto de ingresos y gastos por meses para
realizar el posterior anlisis de desviaciones de una forma rpida
y sencilla con Excel y tablas dinmicas.
Introduccin*
Nota del Editor:
Es importante que el lector tenga en cuenta que este manual reproduce capturas de pantalla del
software adjunto y que el objetivo de estas reproducciones es explicar el funcionamiento del progra-
ma y no el detalle del contenido de las ilustraciones.
18 Introduccin
Confeccionar el presupuesto de tesorera previsional que nos per-
mita analizar la viabilidad fnanciera de la empresa en los prxi-
mos 12 meses, y tomar las decisiones oportunas.
Realizar diferentes anlisis de las desviaciones entre los importes
reales y los presupuestados y confeccionarlos con la herramienta
de Excel ms potente: las tablas dinmicas.
Fijar diferentes tipos de objetivos previstos y poder realizar la
comparacin con los datos reales segn se van consiguiendo y el
anlisis de decisiones.
En defnitiva, el libro le permite mejorar la gestin de su organizacin, ya
que:
Mejora en tiempo y forma la manera de realizar su presupuesto y
as asegura la viabilidad futura de su organizacin.
Permite calcular el presupuesto de tesorera previsional, y esto es
de vital importancia, ya que los ingresos y gastos e inversiones no
nos aseguran la viabilidad fnanciera futura de una organizacin
sino que nos hace falta, por descontado, conocer si tendremos
sufciente tesorera para alcanzar los objetivos fjados.
Ayuda a confeccionar los diferentes anlisis de desviaciones con
numerosos informes y las cuentas de explotacin adaptndolas a
las necesidades de cada organizacin.
Conseguir poder poner los objetivos previstos a los diferentes
responsables y hacer el seguimiento de una forma fcil y prc-
tica.
Nos permite utilizar en todos los apartados el potencial de las
tablas dinmicas en Excel como herramienta de reporting y siste-
ma de informacin.
Esquema del modelo
CONFECCIN Y
ANLISIS DEL
PRESUPESTO

CONFECCIONAR EL
PRESUPUESTO DE
INGRESOS Y GASTOS
CONFECCIN DE
INFORMES DE ANLISIS DE
DESVIACIONES
CONFECCIN DE CUENTAS DE
EXPLOTACIN
CONFECCIN DE GRFICOS E
INDICADORES

OBTENER LOS
INGRESOS Y GASTOS
REALES
PRESUPUESTO
DE TESORERA
PREVISIONAL
INGRESOS Y GASTOS
PREVISTOS
COBROS Y PAGOS
PENDIENTES
PRESUPUESTOS DE
TESORERA POR MESES
EVOLUCIN DE COBROS Y
PAGOS POR MESES
ANLISIS DE LA VIABILIDAD
FINANCIERA
FIJAR
OBJETIVOS

OBTENER LOS
OBJETIVOS
PREVISTOS
Y
OBTENER LOS
RESULTADOS
REALES
CONFECCIN DE INFORMES
DE DESVIACIONES
CONFECCIN DE GRFICOS E
INDICADORES
20 Introduccin
Contenido del libro
PARTES CAPTULOS CONTENIDO
Parte 1: Esquema
y contenido del
modelo
1. Descripcin y contenido del
modelo
2. Instalacin y utilizacin del
modelo
Esta parte contiene de
una forma muy extensa el
desarrollo del contenido del
modelo y su funcionamiento,
as como el proceso de
instalacin.
Parte 2:
Confeccin del
presupuesto de
ingresos, gastos y
de la previsin de
tesorera
3. Enunciado del caso
prctico empresa de
fabricacin mediante
cuentas y centros
de coste: clculo de
ingresos y gastos
previstos.
4. Confeccin del
presupuesto: ingresos,
gastos presupuestados y
reales.
5. Anlisis de desviaciones
en ingresos, en gastos
y en cuentas de
explotacin.
6. Realizacin del
presupuesto de tesorera.
7. Caso prctico para una
empresa de transporte
mediante cuentas
contables.
Esta parte contiene dos casos
prcticos que nos permiten
conocer de una forma muy
prctica todos los pasos
necesarios para realizar
los presupuestos de una
empresa, su seguimiento, el
control de las desviaciones,
la tesorera prevista, todo
ello sin restricciones, con
herramientas de Excel
sencillas y prcticas.
Parte 3:
Confeccin de
presupuestos
por objetivos con
diferentes tipos de
variables
8. Caso prctico: confeccionar
la previsin de ingresos por
ventas y por meses segn
objetivos por familias de
productos.
9. Caso prctico: confeccionar
la previsin de ingresos por
ventas y por meses segn
objetivos por vendedores.
Estos dos casos prcticos
nos permiten analizar si los
objetivos de ventas se han
cumplido y nos proporcionan
las desviaciones en diferentes
tipos de informes con grcos
e indicadores.
Principales ventajas del modelo
La facilidad en la introduccin de los datos sigue un claro y prctico
orden, guiando al usuario paso a paso.
El entorno en Excel nos permite adaptar los datos a cualquier otro
formato e incluso utilizar los datos para darles la forma y contenido
adaptado a nuestras necesidades.
La rapidez en obtener los resultados permite analizarlos y tomar rpi-
damente decisiones.
Permite desglosar los conceptos de ingresos y gastos para un mejor
anlisis e introduccin de datos mediante cuentas contables y centros
de coste.
Se pueden generar tantas versiones como se precise y compararlas.
Utilizar las tablas dinmicas como herramienta de anlisis y obtencin
de datos.
Confeccionar un presupuesto de tesorera mensual teniendo en cuen-
ta todas las variables, tanto los ingresos y gastos del presupuesto, las
inversiones como otros cobros y pagos, as como el tipo de impuestos
y los plazos de cobro o pago.
Posibilidad de poner indicadores y realizar grfcos interactivos de una
forma rpida y fcil.
El modelo nos proporciona el anlisis de los siguientes informes:
Informes por cuentas a distintos niveles de las desviaciones de
ingresos y gastos en importes y en porcentajes.
Cuentas de explotacin por cuentas a distintos niveles de las
desviaciones en importes y en porcentajes.
Informes por centros de coste y/o cuentas a distintos niveles de las
desviaciones de ingresos y gastos en importes y en porcentajes.
Cuentas de explotacin por centros de coste y/o cuentas a distintos
niveles de las desviaciones en importes y en porcentajes.
22 Introduccin
Evolucin mensual de ingresos y gastos presupuestados y reales.
Presupuesto de tesorera mensual ampliado.
Presupuesto de tesorera mensual resumido.
Informes de anlisis de desviaciones entre los objetivos previstos y los
reales alcanzados.
Es independiente su utilizacin del sistema informtico o programa
de gestin que tiene una empresa.
23
A continuacin se van a describir para los diferentes apartados las tareas
necesarias para que usted pueda optimizar su utilizacin, este apartado
nos va a permitir:
Identifcar las principales funcionalidades del modelo en Excel: as en-
tenderemos cmo funcionan cada una de ellas y para qu sirven.
Conocer en que partes del libro estn explicadas las principales fun-
cionalidades
Conocer que se puede obtener en cada uno de los apartados segn las
funcionalidades utilizadas.
Es necesario que usted siga de una forma estricta y metdica todos los
pasos del modelo que este libro le van guiando para cada tipo de funcio-
nalidad: presupuesto, previsin de tesorera y seguimiento de objetivos.
Nota importante:
Es importante que el lector tenga en cuenta que este manual reproduce capturas de
pantalla del software adjunto y que el objetivo de estas reproducciones es explicar
el funcionamiento del programa y no el detalle del contenido de las ilustraciones.
Principales consejos
para utilizar este libro
24 Principales consejos para utilizar este libro
Primera funcionalidad: Confeccin y seguimiento del presupuesto
SECCIN DEL LIBRO SECCIN DEL LIBRO
1.2.2
Contenido del modelo de ingresos
y gastos para realizar el
presupuesto y su seguimiento
Confeccionar el presupuesto por meses para las cuentas
contables y por centros de coste/ingresos.
Plantilla a utilizar: 2_1_CALCULO_PR_CENTROS
Obtener de sus sistemas contables los datos reales por
meses para conseguir la plantilla de datos reales por
importes segn meses, cuentas contables y centros de
coste/ ingresos.
Plantilla a utilizar: 2_2_PLANTILLA_CUENTAS_CENTROS
Introducir los diferentes niveles de cuentas contables de
uno a cuatro dgitos.
Copiar en una plantilla Excel el presupuesto calculado
para realizar su seguimiento.
Introducir la plantilla de datos reales por meses calculada
en el punto anterior en una hoja Excel para realizar el
anlisis de desviaciones.
Obtener mediante tablas dinmicas los diferentes anlisis
de importes de las desviaciones por cuentas contables o
centros de coste/ingresos por meses o acumulado.
Plantilla a utilizar: 2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS
Obtener las cuentas de explotacin presupuestadas y el
anlisis de desviaciones a travs de las tablas dinmicas
como orgenes de datos.
Plantilla a utilizar: 2_5_RESULTADOS_PR_RE_CENTROS
Segunda funcionalidad: Confeccin de las previsiones de tesorera
1.2.3
Contenido del modelo de cobros y
pagos para realizar el presupuesto
de tesorera
Obtener los importes presupuestados por cuentas
contables o centros de coste/ingresos.
Plantilla a utilizar: 2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS
Introducir los ingresos y gastos presupuestados del
apartado anterior para obtener los cobros y pagos.
Calcular los diferentes cobros, pagos por otros conceptos
y los pagos por inversiones.
Obtener el presupuesto de tesorera ampliado y resumido
as como sus grcos e indicadores correspondientes.
Plantilla a utilizar: 2_4_PR_TESORERIA_CENTROS
Tercera funcionalidad: Confeccin y seguimiento objetivos
1.2.4
Contenido del modelo del
presupuesto de objetivos para
realizar su seguimiento
Introducir los objetivos previstos de las variables que se
necesitan por ejemplo: previsin de ventas por clientes,
vendedores, familias de artculos, etctera.
Introducir los datos reales de los objetivos anteriores para
realizar e anlisis de las desviaciones.
Obtener las desviaciones ente los objetivos previstos y
reales por periodos y acumulados.
Plantilla a utilizar: 3_1_FIJAR_OBJETIVOS
26 Principales consejos para utilizar este libro
Esquema y contenido del modelo
Parte 1
29
Objetivos del captulo
Conocer el contenido del modelo sobre lo que nos proporciona:
los presupuestos, las cuentas de explotacin, los anlisis de
desviaciones, el presupuesto de tesorera previsional y poder fjar
objetivos y analizar su seguimiento.
Permite conocer cmo estructurar modelo de ingresos y gastos
para realizar el presupuesto y su seguimiento mediante el anlisis
de desviaciones con tablas dinmicas de Excel y la posibilidad
de realizar diferentes cuentas de explotacin y anlisis utilizando
cuentas contables y/o centros de costes e ingresos.
Ayuda a calcular los cobros y pagos para realizar el presupuesto
de tesorera previsional permitiendo que se pueda introducir
otro tipo de pagos y cobros como son inversiones, fnanciacin,
deudores y acreedores.
Contiene una herramienta que nos ayuda a fjar objetivos de
ventas, de rentabilidad y cualquier otro tipo que nos permite
hacer un seguimiento entre los objetivos previstos y los reales,
mediante el anlisis de desviaciones.
Descripcin y contenido del modelo
1
30 Descripcin y contenido del modelo
1.1 Descripcin del modelo
Este modelo de anlisis est compuesto por las siguientes partes:
Una primera parte que nos permite confeccionar el presupuesto de
una empresa y el posterior anlisis de desviaciones tanto de los ingresos
y gastos como de las cuentas de explotacin que puede hacer el propio
usuario. Esto nos permite una fexibilidad total, ya que se pueden rea-
lizar tantos tipos de informes como se requiera, slo depende del tiem-
po y esfuerzo del usuario, aunque este libro le va a facilitar toda la
ayuda necesaria para ello. Este modelo nos permite trabajar slo con
cuentas contables o con cuentas contables y centros de coste y/o in-
gresos.
La segunda parte nos permite, a partir de los datos anteriores del pre-
supuesto de ingresos y gastos, calcular el presupuesto de tesorera te-
niendo en cuenta toda una serie de variables que iremos explicando a
lo largo de este libro, pero permite introducir los datos iniciales y datos
adicionales de forma manual, como pueden ser inversiones, prstamos
e impuestos.
La tercera parte es muy importante, ya que son muchas las empresas
que necesitan controlar los objetivos de ventas por clientes, vendedo-
res, delegaciones, zonas comerciales o familias de productos/servicios,
entonces con los diferentes excels que puede confeccionar el usuario,
le permite cada mes ir controlando si los objetivos del presupuesto se
estn cumpliendo o no y tomar las medidas oportunas, tambin es
muy importante que con este modelo, por ejemplo, se le puede enviar
el anlisis fnal al interesado para que pueda analizar por s mismo
cmo se van cumpliendo o no los diferentes objetivos.
Esquema y contenido del modelo:
1. PRESUPUESTO DE INGRESOS
Y GASTOS
2. PRESUPUESTOS DE
TESORERA PREVISIONALES
3. PRESUPUESTOS: FIJAR
OBJETIVOS
Clculo de los ingresos y
gastos previstos por mes y ao.
Confeccin del esquema de
ingresos y gastos reales por
mes y ao.
Confeccin de cuentas de
explotacin.
Seguimiento de desviaciones
entre importes reales y
previstos.
Importar los datos de
ingresos y gastos del
presupuesto para calcular
los cobros y pagos
previstos.
Introducir los cobros y
pagos previstos diferentes
a ingresos y gastos.
Obtener el presupuesto
de tesorera mensual
previsional.
Fijar objetivos de
diferentes tipos por mes y
ao.
Realizar el seguimiento
de objetivos, analizando
las desviaciones entre los
datos reales y previstos.
Objetivos del modelo
Nos ayuda a confeccionar de una forma estndar y disciplinada los
datos del presupuesto.
Nos aporta herramientas para calcular los datos reales por mes de una
forma estndar sin importarnos el software de gestin que tengamos.
Permite, de forma mensual, obtener el control de los datos presupues-
tados y reales mediante el anlisis de desviaciones de forma mensual
y/o acumulada.
Ayuda a confeccionar los diferentes tipos de cuentas de explotacin
para realizar el anlisis de desviaciones mensuales.
Nos permite combinar datos contables con datos de la contabilidad
analtica segn las necesidades de cada organizacin.
Al ser en Excel, el modelo puede ser adaptado a cualquier tipo de for-
mato de informe utilizado.
Los datos se analizan y explotan en tablas dinmicas de Excel, lo cual
permite una mejor prestacin y utilizacin de los mismos.
Proporciona una previsin de tesorera mensual que el usuario puede
adaptar a sus necesidades y verifcar si el presupuesto de ingresos y
gastos es coherente y razonable.
Permite, una vez calculados los objetivos de venta u otro tipo, realizar
su seguimiento posterior mediante el anlisis de desviaciones.
Ayuda a confeccionar diferentes tipos de informes, grfcos e indica-
dores con Excel mediante la utilizacin de las tablas dinmicas.
Los casos prcticos y la teora nos ayudan a entender el proceso de
clculo de presupuestos y su seguimiento.
1.2 Esquema del modelo
1.2.1 Contenido del modelo de forma global
En este apartado se va a describir el contenido del modelo para que el
usuario pueda conocer cmo funcionan los diferentes excels y la relacin
que tienen entre ellos en cada caso o no, dependiendo de los datos que
estemos utilizando.
Esquema de archivos de plantillas en Excel:
Este apartado contiene las diferentes
partes del modelo: los datos para calcular
el presupuesto de ingresos y gastos, el
presupuesto de tesorera y el modelo de
control de objetivos.
Descripcin del modelo
Modelos en excel
MODELOS Descripcin
1_MODELO_PRESUPUESTO_CUENTAS Se incluye aqu el modelo para calcular el presupuesto,
el control de desviaciones y la tesorera previsional
utilizando slo las cuentas contables.
2_MODELO_PRESUPUESTO_CENTROS Se incluye aqu el modelo para calcular el presupuesto,
el control de desviaciones y la tesorera previsional
utilizando la combinacin entre las cuentas contables
y los centros de coste.
3_MODELO_FIJAR_OBJETIVOS Se incluye aqu el modelo para calcular las desviaciones
entre los objetivos previstos y reales.
contenido de cada apartado
Modelo por cuentas contables
1_MODELO_PRESUPUESTO_CUENTAS
Esquema del modelo de presupuesto por cuentas contables y por meses:
1_1_CALCULO_PR_CUENTA Plantilla para introducir los datos del presupuesto para
un ao y por meses slo con cuentas contables.
1_2_PLANTILLA_CUENTAS Plantilla que permite traspasar los datos por mes del
sistema contable al Excel de control de presupuestos.
1_3_DATOS_PR_RE_CUENTA Plantilla que permite analizar las desviaciones entre los
datos reales y previstos.
1_4_PR_TESORERIA_CUENTAS Plantilla que permite confeccionar la tesorera prevista
en funcin del presupuesto.
1_5_RESULTADOS_PR_RE_CUENTAS Plantilla que permite analizar los resultados reales y
previstos utilizando los diferentes estados nancieros o
cuentas de explotacin.
Modelo por cuentas contables y por centros de coste e ingresos:
2_MODELO_PRESUPUESTO_CENTROS
Esquema del modelo de presupuesto por cuentas contables y por meses:
1_1_CALCULO_PR_CENTROS Plantilla para introducir los datos del presupuesto para un
ao y por meses combinando cuentas contables y centros.
1_2_PLANTILLA_CUENTAS_CENTROS Plantilla que permite traspasar los datos por mes del
sistema contable al Excel de control de presupuestos.
1_3_DATOS_PR_RE_CENTROS Plantilla que permite analizar las desviaciones entre
los datos reales y previstos.
1_4_PR_TESORERIA_CENTROS Plantilla que permite confeccionar la tesorera prevista
en funcin del presupuesto.
1_5_RESULTADOS_PR_RE_CENTROS Plantilla que permite analizar los resultados reales y
previstos utilizando los diferentes estados nancieros
o cuentas de explotacin.
Modelo para fjar objetivos:
3_MODELO_FIJAR_OBJETIVOS
Esta plantilla nos permite poder fjar objetivos de cifra de ventas, por
ejemplo, por clientes, vendedores o familias de productos y servicios, y
tambin cualquier otro tipo de objetivos monetarios o no.
casos prcticos
MODELOS Descripcin
CASO_PRACTICO_1_PRESUPUESTO_CENTROS Se incluye un primer caso prctico en el que
podemos analizar el presupuesto de ingresos y
gastos, as como la previsin de tesorera para
una empresa industrial combinando cuentas con
centros de coste.
CASO_PRACTICO_2_PRESUPUESTO_CUENTAS Se incluye un segundo caso prctico en el que
podemos analizar el presupuesto de ingresos y
gastos, as como la previsin de tesorera para
una empresa de servicios utilizando las cuentas
contables solamente.
CASO_PRACTICO_3_OBJETIVOS Se incluye aqu el modelo para calcular las
desviaciones entre los objetivos previstos y
reales de ventas por familia de artculos.
Contenido de los casos prcticos:
CASO_PRACTICO_1_
PRESUPUESTO_
CENTROS
CASO_PRACTICO_2_
PRESUPUESTO_
CUENTAS
CASO_PRACTICO_3_
OBJETIVOS
contenido resuMido de los diferentes excels
A continuacin podemos observar el contenido del apartado desglosado
del modelo propuesto, todos los excels son parecidos, la principal dife-
rencia es si trabajamos con cuentas contables y/o con centros de coste.
Por ejemplo, para la carpeta:
Plantilla Descripcin
1_1_CALCULO_PR_CUENTA El primer excel nos permite dejar los datos del
presupuesto previamente calculados en un formato
estandar y perfectamente explotable.
1_2_PLANTILLA_CUENTAS Esta plantilla nos permite pasar los formatos de los
balances de sumas y saldos utilizados a los formatos de
nuestro modelo por cuentas y meses siendo los gastos
negativos y los ingresos positivos.
1_3_DATOS_PR_RE_CUENTA Esta plantilla de excel nos permite comparar los datos
entre el presupuesto y los datos reales.
1_4_PR_TESORERIA_CUENTAS El tercer excel nos permite confeccionar el presupuesto de
tesoreria a partir de los datos anteriores, en los formatos
que necesitemos y a nuestra medida.
1_5_RESULTADOS_PR_RE_CUENTAS Y el tlitmo excel nos permite confeccionar los estados
nancieros en los formatos que necesitemos y a medida
de nuestras necesidades.
Plantilla Descripcin
Este Excel nos permite hacer previsiones entre objetivos de ventas
por diferentes tipos: vendedores, familias, zonas geogrcas y
comparar con los datos reales posteriormente.
1.2.2 Contenido del modelo de ingresos y gastos para
realizar el presupuesto y su seguimiento
A continuacin se va a describir el contenido y funcionamiento de cada
uno de los archivos necesarios para calcular los ingresos y gastos por me-
ses en un formato determinado. Partiremos del modelo que combina
cuentas contables con centros de coste:
NOTA ARCHIVOS DE EXCEL A DESCRIBIR
Los archivos descritos son iguales que
el modelo que funciona slo con cuentas
contables, pero la diferencia es que se aade
el centro de coste o ingreso como variable
adicional.
descripcin del archivo excel: 2_1_calculo_pr_centros
Este archivo slo tiene dos etiquetas, y nos permite introducir los datos
del presupuesto calculados previamente y verifcar los datos.
- PRESUPUESTO_MES, esta etiqueta debe contener los siguientes
datos:
Nombre del
campo
Explicacin Propiedades del campo
No_Cta Nmero de la cuenta que se est utilizando Mejor que sea formato numrico, sin
puntos siempre
Nombre_Cta Nombre de la cuenta que se est utilizando Texto
C_Centro Cdigo del centro de coste que se est
utilizando
Texto o nmero depende de cada
empresa. Puede ser alfanumrico
1 Importes en el mes correspondiente Numrico
Total Suma total de los importes para los 12 meses Numrico
Ejemplo:
Notas a tener en cuenta:
Esta hoja/etiqueta slo debe ser rellenada con datos desde A2..O1001,
es decir, soporta mil cuentas e importes para cada fla, y por doce meses.
Las cuentas de gastos pueden ser negativas o positivas, y las de ingreso
tambin. Nosotros vamos a considerar que los ingresos son positivos y
los gastos negativos, es la forma convencional de trabajar y es la que
utilizaremos en el modelo y en los casos prcticos.
Ejemplo:
CONTROL, esta etiqueta nos permite verifcar los datos utilizados y
comprobar el resultado.
descripcin del archivo excel: 2_2_plantilla_cuentas_centros
Este archivo tiene diferentes etiquetas, y nos permiten introducir los da-
tos de nuestro sistema contable mediante un balance de sumas y saldos
calculados para obtener los datos reales en el formato adecuado para ser
comparados con los importes presupuestados. A continuacin vamos a
describir su contenido y funcionamiento. Es una plantilla de ayuda al
usuario, pero lo puede obtener de cualquier otra forma.
Las pestaas 1 a 12 nos indican los meses que debemos utilizar para in-
troducir los datos. Cada pestaa tiene este contenido:
Como puede observarse, la informacin se obtiene de la siguiente forma:
ingresos en negativo y gastos en positivo, ya que se obtiene de los dife-
rentes programas de contabilidad, entonces el modelo, de forma autom-
tica, har los cambios correspondientes.
La siguiente pestaa/etiqueta IMPORTES_REALES es una tabla di-
nmica, por tanto, cualquier actualizacin de datos introducidos se debe
hacer mediante la actualizacin de la tabla dinmica tal como explicamos
a continuacin:
Nos situamos sobre la tabla dinmica:
Mediante el botn derecho pulsado sobre l hacemos actualizar y nos
salen los nuevos datos:
Y nos aade otro importe en el mes 2, como se puede observar:
Por ltimo, la pestaa/etiqueta de CONTROL nos permite, como siem-
pre, analizar los resultados obtenidos de los registros contables que vamos
introduciendo en esta plantilla de excel:
De forma resumida tenemos:
2_2_PLANTILLA_CUENTAS_CENTROS: nos permite poner
los datos de nuestro sistema contable en un formato adecuado
para ser analizado. El proceso es el siguiente:
Actualizar la tabla
dinmica y obtener
los datos sumados
por meses en la
pestaa: IMPORTES_
REALES
Introducir
los datos de
los balances
de sumas y
saldos por mes,
pestaas 1 a 12
Revisar que los

resultados son los
adecuados segn
nuestros registros
contables:
CONTROL
Muy importante: esta plantilla nos permite actualizar los datos ante cam-
bios en nuestros registros contables en cualquier momento.
descripcin del archivo excel: 2_3_datos_pr_re_centros
Este archivo tiene diferentes etiquetas, y nos permite introducir los datos
del presupuesto calculados previamente y los datos reales de cada mes. A
continuacin vamos a describir su contenido y funcionamiento.
Descripcin de las etiquetas:
NOMBRE DE ETIQUETA O PESTAA DESCRIPCIN
DATOS Datos identicativos de la empresa y el perodo.
Etiquetas: 1D, 2D, 3D y 4D Se corresponde con los dgitos de las cuentas
contables establecidas por el usuario, se facilitan unas
de ejemplo pero se pueden cambiar y adaptar.
CENTROS Numero o cdigo del centro que se introduce y nombre
del mismo.
PR Datos del presupuesto introducido por importes y
meses.
RE Datos reales introducidos por importes y meses.
TD1, TD2, TD3, TD4... Ejemplos de tablas dinmicas para vericar los datos.
- Descripcin de etiqueta DATOS:
Aqu podemos introducir los datos iniciales para identifcar en qu ver-
sin, empresa o ao estamos actuando.
- Descripcin de etiquetas de cuentas de uno a cuatro dgitos:
Etiqueta de un dgito:
1D 1_Dgito Control
Nmero del dgito
correspondiente,
en este caso de un
digito. Este campo es
numrico.
Descripcin del
grupo segn el dgito
correspondiente. Campo de
tipo texto
Control de celda protegida, nos avisa si
ponemos un digito inferior al siguiente.
Ejemplo del campo control:
Situacin correcta:
Situacin incorrecta:
Situacin incorrecta:
La etiqueta 1D tiene slo 20 flas para ser utilizadas.
En cada columna se indica, mediante la opcin de comentarios de celda
de Excel, qu es cada campo y qu caractersticas tiene.
Etiqueta de dos dgitos:
Esta etiqueta funciona igual que la del grupo de un dgito, pero incluye
el subgrupo de cuentas de dos dgitos.
Esta etiqueta 2D dispone de 150 flas.
Tampoco se deben repetir valores
en las columnas numricas, si no
nos dar tambin errores cuando
se analice el modelo en los textos
de las cuentas.
Cuando detecta que el campo de
la celda A4 con valor 8 es superior
al de la celda A5 con valor 7 nos
avisa con este mensaje: Atencin,
nmero inferior, entonces se
debe arreglar, porque si no nos da
errores en el modelo.
Etiqueta de tres dgitos:
el subgrupo de cuentas de tres dgitos.
Etiqueta de cuatro dgitos:
el subgrupo de cuentas de cuatro dgitos.
Nota: si le sale este mensaje al cambiar de pestaa slo le sirve de recordato-
rio recomendando que evite el cortar y pegar, ya que puede generar un error
en los clculos cuando tenemos frmulas vinculadas.
- Descripcin de etiquetas de centros de coste o ingreso:
CENTROS
C_Centro Centro_Nombre Control
Nmero del dgito
correspondiente. Este campo es
numrico o alfanumrico, pero
es recomendable que tenga un
determinado orden.
Descripcin del centro
correspondiente, campo
de tipo texto.
Control de celda protegida. Nos
avisa si ponemos un digito inferior
al siguiente, slo si el campo es
numrico, si no lo es nos avisa de
que no es un valor, pero no tiene
efectos prcticos en los clculos.
Situacin normal en que son campos numricos:
Dos ejemplos de campos de cdigo centro que no son numricos, son
otras opciones pero se debe tener en cuenta luego en los clculos:
- Descripcin de etiquetas de los datos presupuestados:
PR
Esta etiqueta debe contener los siguientes datos:
Nombre del campo Explicacin Propiedades del Campo
Versin
El nmero de versin introducido
anteriormente
Puede ser numrico y
alfanumrico
Empresa Nombre de la empresa abreviado Campo texto
Ao
Ao en el que estamos haciendo el
anlisis
Importes numricos
No_Cta
Nmero de la cuenta que se est
utilizando
Mejor que sea formato numrico,
sin puntos siempre
Nombre_Cta
Nombre de la cuenta que se est
utilizando
Texto
C_Centro
Cdigo del centro de coste que se est
utilizando
Texto o nmero, depende de
cada empresa. Puede ser
alfanumrico
Meses de 1 a 12 Importes en el mes correspondiente Importes numricos
- Descripcin de etiquetas de datos reales:
RE
Esta etiqueta debe contener los siguientes datos:
Nombre del campo Explicacin Propiedades del Campo
Versin
Estos campos vendrn automatizados de
la etiqueta PR
Puede ser numrico y
alfanumrico
Empresa
la etiqueta PR
Campo texto
Ao
la etiqueta PR
Importes numricos
No_Cta
Nmero de la cuenta que se est
utilizando
Mejor que sea formato
numrico, sin puntos siempre
Nombre_Cta
Nombre de la cuenta que se est
utilizando
Texto
C_Centro
Cdigo del centro de coste que se est
utilizando
Texto o nmero, depende de cada
empresa. Puede ser alfanumrico
Meses de 1 a 12 Importes en el mes correspondiente Importes numricos
Tanto las etiquetas PR como RE son datos. Los primeros ya calculados,
y los segundos que debemos actualizar cada mes, ya que pueden variar.
Para una mejor comprensin del modelo ponemos un esquema
para que se entienda cmo llegan los datos a estas dos pestaas:
ORIGEN DESTINO
2_1_CALCULO_PR_
CENTROS
Desde la pestaa o etiqueta:
PRESUPUESTO_MES

2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS
Se copia o vincula a la pestaa o
etiqueta:
PR
2_2_PLANTILLA_CUENTAS_
CENTROS
Desde la pestaa o etiqueta:
IMPORTES_REALES

2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS
Se copia o vincula a la pestaa o
etiqueta:
RE
- Descripcin de etiquetas de ejemplos de tablas dinmicas:
Estas etiquetas contienen los ejemplos que permiten verifcar los datos,
pero el usuario puede confeccionar tantos ejemplos como necesite con
las funciones de las tablas dinmicas.
Etiquetas Descripcin
TD1 Comparativo de datos presupuestados y reales por cuentas contables
TD2 Comparativo de datos presupuestados y reales por centros acumulado
TD3 Evolucin de datos presupuestados por meses
TD4 Evolucin de datos reales por meses
TD5 Evolucin de desviaciones cuentas nivel 3
TD6 Evolucin de desviaciones cuentas a mximo nivel
TD7 Evolucin de desviaciones por centros a mximo nivel
descripcin del archivo excel: 2_5_resultados_pr_re_centros
Estas etiquetas contienen los ejemplos que permiten conocer el poten-
cial de esta herramienta, pero el usuario puede confeccionar tantos ejem-
plos de cuentas como necesite con las funciones de las tablas dinmicas.
Etiquetas Descripcin
TD1 Ejemplo de cuenta de explotacin por cuentas contables, en % de las ventas, en importes y porcentajes
TD2 Ejemplo de cuenta de explotacin por centros, en % de las ventas, en importes y porcentajes
En TD1, por ejemplo: a travs de la vinculacin entre las tablas dinmicas y
las frmulas de Excel podemos confeccionar una cuenta de explotacin por
cuentas contables de nivel 3 que permita hacer el anlisis de desviaciones:
En TD2, por ejemplo: a travs de la vinculacin entre las tablas dinmicas
y las frmulas de Excel podemos confeccionar una cuenta de explota-
cin por centros de coste que permita hacer el anlisis de desviaciones:
MUY IMPORTANTE: CADA USUARIO PUEDE HACER LOS DIFERENTES INFORMES VINCULANDO LOS
DATOS DE LAS TABLAS DINMICAS CON LAS FRMULAS DE EXCEL, AQU SLO PONEMOS UNOS
EJEMPLOS MUY CONCRETOS.
1.2.3 Contenido del modelo de cobros y pagos para realizar
el presupuesto de tesorera
Este excel 2_4_PR_TESORERIA_CENTROS nos va a proporcionar
un presupuesto de tesorera.
Descripcin de las diferentes pestaas:
PESTAAS DE EXCEL DESCRIPCIN
DATOS1 Aqu se introducen los datos necesarios para gestionar los pagos y cobros de la
tesorera.
DATOS2 Aqu se introducen los datos necesarios para gestionar las cuentas de pagos y
cobros nuevas.
PR_INGRES Se importan o vinculan slo los ingresos del presupuesto.
PR_GASTO Se importan o vinculan slo los gastos del presupuesto.
IN_cobro Introduccin de tipos de IVA y plazos de cobro segn el tipo de cuenta de ingresos.
GT_pago Introduccin de tipos de IVA, IRPF y plazos de cobro segn el tipo de cuenta de gastos.
OTROS_COBROS Posibilidad de introducir otros cobros de forma manual.
OTROS_PAGOS Posibilidad de introducir otros pagos de forma manual.
INVERSIONES Pagos de inversiones por adquisicin de inmovilizado u otro tipo.
PT_1 Obtencin de un primer listado de cobros y pagos desglosado en tablas dinmicas.
PT_2 Obtencin de una primera lista de cobros y pagos desglosado en tablas dinmicas.
CONTROL_IVA Permita analizar los saldos de IVA por si hay que efectuar algn ajuste al
compensar el IVA.
A continuacin se van a explicar las diferentes pestaas o etiquetas.
datos1
En primer lugar podemos poner el nmero de versin, nombre de la
empresa abreviado y el ao:
En segundo lugar los datos necesarios para que el modelo haga clculos
e informes de la tesorera:
Slo se pueden poner los datos en blanco. Estos campos permiten obte-
ner los pagos por impuestos o, en el caso de impuestos a cobrar o com-
pensar, hacer los oportunos ajustes.
En tercer lugar, debemos crear tantos conceptos de ingresos y gastos
o de cobros y pagos como tipos de agrupaciones queramos, siempre
restringidos a la lgica de que sean lo ms resumidos posibles. En los
siguientes apartados se explicar su utilizacin.
datos2
En este apartado se crean las cuentas de todos aquellos conceptos que no
provienen de los ingresos y gastos del presupuesto, es decir, los que el
usuario introduce de forma manual en los apartados correspondientes.
Los nmeros de cuentas deben tener el mismos nmero de dgitos que
las cuentas de ingresos y gastos.
Es importante respetar el nmero de dgitos en las cuentas contables.
pr_inGres
Aqu se copian o vinculan las cuentas e importes por meses de ingresos
que tenemos en el archivo de 2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS, pes-
taa de PR:
pr_Gastos
Aqu se copian o vinculan las cuentas e importes por meses de gastos que te-
nemos en el archivo de 2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS, pestaa de PR:
NOTA: SI SE COPIAN O VINCULAN LOS DATOS TENGA PRESENTE QUE NO TODOS LOS CONCEPTOS
DE INGRESOS Y GASTOS SON AL FINAL COBRABLES O PAGABLES. EN LOS APARTADOS SIGUIENTES
EXPLICAREMOS ESTO DE UNA FORMA MS AMPLIADA.
in_cobro
En esta pestaa vamos a informar para cada tipo de cuenta de ingresos el
tipo de IVA, el tipo de IRPF y el plazo de pago de los impuestos, men-
sual o trimestral.
Origen_Cobros Nos indica el origen el cobro de forma automtica
IVA Indicar si la cuenta lleva un IVA incorporado.
Plazo
Indicar si queremos realizar los pagos de impuestos de forma trimestral o
mensual segn el tipo de cuenta.
C_Centro Nos indica el centro de forma automtica.
No_Cta Nos indica el nmero de cuenta de forma automtica.
Nombre_Cta Nos indica el nombre de la cuenta de forma automtica.
Campos para especifcar los plazos de cobro:
En este caso cada C1 C12, nos permite indicar el plazo al que pode-
mos cobrar segn el concepto de origen. Veamos algunos ejemplos:
Si C2 es el 100% quiere decir que si el ingreso se produce el mes de junio
el cobro con IVA ser el mes de julio, es decir, a 30 das.
Si queremos pagar a 60 das, entonces C3=100%, y si queremos pagar a
90 das del mes inicial del ingreso o cobro sera as: C4=100%
Es muy importante entender que de C1 a C12 son los periodos donde
empiezan a contar las formas de cobro o pago que pongamos.
Para pagos fraccionados debemos utilizar las frmulas de la siguiente forma:
Si C1=50% y C2=50%, quiere decir que si el ingreso se produce el mes
de junio, el cobro con IVA ser el mes de julio el 50% y el otro 50% en
agosto.
Si C1=25%, C2=25%, C3=25% y C4=25%, quiere decir que si el ingre-
so se produce el mes de junio, el cobro con IVA ser un 25% desde el mes
de junio hasta septiembre, es decir, dividimos el cobro en 4 partes.
Observemos estos dos casos: en el primero, si no llegamos al 100% nos lo
indica el modelo, y si nos pasamos del 100% nos indica error:
Quiere decir que hay que tener en cuenta esta situacin y subsanarla.
Gt_paGo
En esta pestaa vamos a informar para cada tipo de cuenta de gastos el
tipo de IVA, el tipo de IRPF y el plazo de cobro de los impuestos, men-
sual o trimestral.
Su funcionamiento es exactamente igual que la anterior opcin de ingre-
so/cobros, pero hace falta tener en cuenta las siguientes particularidades:
Hay conceptos que no son pagos e incluso tampoco son cobros. Veamos
algunos ejemplos:
Dotaciones de amortizaciones.
Variaciones de existencias
Dotaciones de provisiones
Etctera.
Es decir, todo aquellos que no genera movimientos monetarios en una
organizacin de entradas o salidas en cuentas de tesorera no se debe
considerar en el presupuesto de tesorera.
En este caso, por ejemplo, debemos poner un porcentaje del 0%:
Muy importante: los impuestos a nivel de IVA e IRPF pueden ser men-
suales o trimestrales. Su pago siempre es en el perodo siguiente. Para ello
tenemos que:
Plazo SI SE DEJA EN BLANCO POR DEFECTO EL PAGO ES AL MES SIGUIENTE
Plazo T SI PONEMOS LA T ENTONCES ES EL TRIMESTRE SIGUIENTE CONTANDO LOS PLAZOS
INICIALES
otros_cobros
En este apartado podemos introducir los diferentes tipos de cobro o ajus-
tes a realizar de forma manual, as se compone de los siguientes campos:
DATOS DESCRIPCIN
Origen Seleccionar el dato de origen que nos permita identicar el cobro o pago.
No_Cta Seleccionar el nmero de cuenta de origen.
Nombre_Cta Seleccionar el nombre de la cuenta de origen.
1 Introducir el importe en el mes o en los meses que correspondan.
Total Frmula que totaliza la suma de importes por meses para comparar.
Ejemplo de cobros:
NOTA: RECORDAR QUE LOS COBROS SE INTRODUCEN EN VALORES POSITIVOS.
otros_paGos
En este apartado podemos introducir los diferentes tipos de pagos o ajus-
tes a realizar de forma manual. Se compone de los mismos campos que el
apartado anterior. Veamos un ejemplo a continuacin:
NOTA: RECORDAR QUE LOS PAGOS SE INTRODUCEN EN VALORES NEGATIVOS.
inversiones
En este apartado podemos introducir los diferentes tipos de pagos por in-
versiones a realizar de forma manual. Se compone de los siguientes campos:
DATOS DESCRIPCIN
Origen Seleccionar el dato de origen que nos permita identicar el cobro o pago.
IVA Introducir el IVA para que nos calcule el importe correspondiente de forma automtica.
Plazo Determinar si el IVA es mensual se deja vaco o trimestral se pone una T.
No_Cta Seleccionar el nmero de cuenta de origen.
Nombre_Cta Seleccionar el nombre de la cuenta de origen.
Total Frmula que totaliza la suma de importes por meses para comparar.
Veamos un ejemplo a continuacin:
NOTA: LAS INVERSIONES SE INTRODUCEN EN VALORES NEGATIVOS.
pt1
Esta pestaa contiene el presupuesto de tesorera desglosado al mximo
detalle. En l se pueden comprobar los datos y los saldos fnales. Como se
puede observar, su funcionamiento es muy sencillo. Al inicio nos encon-
tramos con los saldos iniciales de cada perodo que acumula el saldo an-
terior con el saldo del perodo actual.
pt2
Esta pestaa contiene el presupuesto de tesorera resumido. En l se pueden
analizar los datos y los saldos fnales. Como se puede observar, su funciona-
miento es muy sencillo. Al inicio nos encontramos con los saldos iniciales de
cada perodo que acumula el saldo anterior con el saldo del perodo actual.
control_iva
Este apartado nos sirve slo para verifcar que si tenemos en un perodo
un saldo positivo hay que ponerlo de forma manual como un pago en el
perodo en que estamos y como un cobro en el siguiente.
Ejemplo de control de IVA:
RECUERDE QUE EL IVA SOPORTADO SI NO SE CONSIDERA UN COBRO A DEVOLVER SE DEBE AJUSTAR
MANUALMENTE.
Nota: para actualizar los datos en PT_1, PT_2 y en CONTROL_IVA, se debe realizar estando situado el
cursor sobre la tabla dinmica y con el botn derecho del ratn pulsar sobre actualizar.
1.2.4 Contenido del modelo del presupuesto de objetivos
para realizar su seguimiento
En este apartado:
3_MODELO_FIJAR_OBJETIVOS 3_1_FIJAR_OBJETIVOS
3_FIJAR_OBJETIVOS es la plantilla de Excel que nos permite poner
objetivos previos y hacer su posterior seguimiento:
APARTADOS DESCRIPCIN
DATOS Nos permite introducir los datos iniciales del modelo.
PR Permite poner los objetivos previstos o presupuestados.
RE Permite copiar los datos reales para hacer los comparativos.
TD1 Anlisis de las desviaciones.
TD2 Evolucin de datos presupuestados por meses.
TD3 Evolucin de datos reales por meses.
datos
Introducir los datos iniciales: el nombre del anlisis, la versin, nombre de
la empresa y el ao.
pr
Aqu se deben introducir los datos de los objetivos previstos por meses,
pueden ser, por ejemplo, ventas por vendedor, por familia o por clientes.
re
Aqu se deben introducir los datos de los objetivos conseguidos por me-
ses, pueden ser, por ejemplo, ventas por vendedor, por familia o por clien-
tes.
td_1
Aqu tenemos un ejemplo de objetivos de ventas por familia que compara
los datos entre los objetivos reales y los previstos, as como sus desviaciones.
td_2 y td_3
Presentan la evolucin por meses de los objetivos previos fjados y los
datos reales.
Nota: para actualizar los datos en TD_1, TD_2, TD_3, se debe realizar estando situado el cursor sobre
la tabla dinmica y con el botn derecho del ratn pulsar sobre actualizar.
61
Conocer el contenido del software y las condiciones de uso.
Conocer cmo se instala el software y los diferentes tipos de
datos.
Obtener una visin general del contenido y relaciones entre los
diferentes tipos de datos del modelo.
Instalacin y sistema de utilizacin
del modelo
2
62 Instalacin y sistemas de utilizacin del modelo
2.1 Instrucciones de instalacin del modelo
Este modelo viene defnido en formato Excel (hay dos modelos uno para
Excel 2003 y otro para Excel 2007-10), que permite una mayor fexibi-
lidad a la hora de trabajar, ya que nos permite adaptar los informes a
nuestras necesidades. Adicionalmente se deben actualizar los diferentes
datos con la herramienta de Excel de tablas dinmicas.
Este modelo que vamos a describir y utilizar est basado en Excel 2003
como punto de partida, pero puede ser utilizado por versiones de Excel 2007
y 2010. El modelo est sostenido por los clculos, que se actualizan cuan-
do actualizamos las tablas dinmicas, herramienta que est incorporada
en todas las versiones de Excel 2003 y posteriores. Se explicar a lo largo
de este libro qu funcin cumplen para calcular y actualizar los datos.
Para la instalacin se debe acceder al CD que se adjunta en el libro y copiar
el directorio en el disco C: de su ordenador, donde se desee utilizar. Elegir
antes la versin a utilizar.
El contenido del modelo es el siguiente:
Los archivos Excel aqu utilizados tienen las siguientes caractersticas:
Se pueden utilizar en cualquier ordenador, pero deben tener instalada
una versin de Excel 2003 o superior.
Cmo son archivos Excel poseen todas las caractersticas de este soft-
ware y se pueden utilizar en cada uno de los ejemplos que se pretenda
realizar, pero partiendo siempre de la plantilla original.
Es importante siempre realizar una copia de la informacin original y
trabajar con ella, ya que as, ante cualquier contingencia o problema, siem-
pre se puede volver a la situacin anterior o realizar de nuevo los clculos.
Se pueden realizar tantos presupuestos como se requiera, pero siempre
teniendo en cuenta las caractersticas del modelo y del propio Excel
como hoja de clculo.
Se pueden relacionar datos calculados en otro archivo de Excel con los
datos de Excel del presupuesto, pero siempre respetando los formatos
iniciales.
Se deben respetar las formas de trabajo que hay en cada una de las
hojas del modelo.
En cuanto al sistema de impresin de los datos, se debe de utilizar el
que lleva incorporado el Excel.
El modelo est diseado para poder actualizar los clculos mediante la
herramienta de tabla dinmica, que debe estar instalada de origen en
su versin Excel 2003 o posterior; es una herramienta de serie y gra-
tuita en Excel 2003 y versiones superiores.
No modifcar NUNCA los nombre de las etiquetas o pestaas de cada
archivo Excel.
A continuacin se detallan las condiciones de uso:
El usuario de este libro realizado con Excel puede usarlo y modifcarlo*
como desee para su uso personal o profesional, pero no puede distribuir
copias, comerciar con l, usarlo para crear productos destinados a la ven-
ta u otorgarse su autora total o parcial sin el permiso previo y por escri-
to del autor o de la editorial. *Todas las hojas VISIBLES son modifca-
bles segn los campos establecidos para ello, y las hojas ocultas no son
modifcables.
Este producto es una plantilla de Excel para realizar los presupuestos co-
rrespondientes. Una plantilla es una estructura creada para facilitar los
clculos al usuario; sus resultados o formas de clculo no deben conside-
rarse correctos en todos los pases y circunstancias. Es el propio usuario
quien debe incluir adecuadamente los datos y contenidos adecuados, re-
visar que los clculos y operaciones sean correctos y disponer de los co-
nocimientos tcnicos y las informaciones para hacer el presupuesto. Al
adquirir una plantilla en Excel, nicamente se est abonando el tiempo y
el conocimiento que el autor ha invertido en la creacin de la plantilla tal
y como le es entregada, no se adquiere ningn derecho a asesoramiento
o asistencia en la elaboracin del presupuesto ni para la adaptacin de la
plantilla a las necesidades especfcas del usuario o de la legislacin del
* Ni el autor ni la editorial se hacen responsables de la manipulacin del modelo aqu entregado
y descrito en el libro.
pas. Las condiciones y funcionamiento estn aceptadas por el usuario
antes de la compra, y una vez adquiera el software y el libro tendr dere-
cho al uso.
Este fchero Excel ha sido guardado con la versin 2003 para Windows,
pero puede ser utilizado en el resto de versiones. Excel es una marca
registrada propiedad de Microsoft Corporation. Este producto se entrega
de forma que se puede utilizar slo lo que tiene accesible el usuario*, por
esta razn el editor y el autor no se hacen responsables de su idoneidad y
perfecto funcionamiento en cualquier circunstancia.
2.2 Forma de utilizar el modelo
A continuacin, de forma esquemtica, vamos a explicar el funciona-
miento del modelo y las diferentes relaciones. En primer lugar se descri-
be el contenido:
El directorio principal contiene las plantillas de trabajo y los casos prc-
ticos:
Relaciones entre modelos que funcionan slo entre cuentas:
* Ni el autor ni la editorial se hacen responsables de la manipulacin del modelo aqu entregado
y descrito en el libro.
Relaciones entre archivos de Excel y pestaas:
ARCHIVO
PESTAA PRESUPUESTO_MES PR
ARCHIVO
PESTAA IMPORTE_REAL RE
ARCHIVO
PESTAA TD1
ARCHIVO
PESTAA TD1
En el caso de que se trabaje con centros de coste y cuentas, es el mismo
proceso anterior:
Para los objetivos es mucho ms sencillo, ya que slo existe un Excel que
incorpora los datos previstos y los reales:
Y para los casos prcticos tenemos el mismo esquema:
Confeccin del presupuesto
de ingresos, gastos y de la previsin
de tesorera
Parte 2
69
Conocer cmo obtener los datos necesarios para realizar los
diferentes tipos de presupuestos operativos para cada rea de
responsabilidad o responsable.
Obtener una visin sobre cmo los datos deben ser calculados
previamente para obtener el presupuesto de ingresos y gastos, para
ser presentados en un formato estndar por meses.
Enunciado del caso prctico de una
empresa de fabricacin mediante cuentas
y centros de coste: clculo de ingresos y
gastos previstos
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70 Enunciado del caso prctico de una empresa de fabricacin...
3.1 Actividad y descripcin de la empresa
La empresa PAMO, S.A. (en adelante PAMO) es una de las mayores or-
ganizaciones del sector alimentario en la Pennsula Ibrica. Para este caso
prctico se va utilizar una empresa que fabrica tres tipos de pan: pan de
molde normal, pan tostado (normal e integral) y pan de molde integral.
Con toda su estructura permite hacer llegar cada da a sus clientes sus
productos frescos, tiernos y deliciosos. Gracias a esta gran aceptacin por
parte del pblico, los productos se han consolidado como lderes de mer-
cado en las diferentes categoras. La empresa utiliza la ltima tecnologa
para fabricar sus productos, de forma que la calidad satisfaga las expecta-
tivas de sus clientes.
PAMO ha realizado siempre una apuesta frme por la innovacin y la
calidad de sus productos. Por ello, un importante equipo de profesionales
altamente cualifcados trabaja permanentemente en los Centros de Inves-
tigacin y Desarrollo (I+D). All mejoran constantemente la calidad de
los productos y desarrollan otros nuevos que se adapten a las necesidades
cambiantes del consumidor.
Podemos decir, pues, que el xito de esta compaa reside en su equipo
humano: en todas esas personas que con su esfuerzo e inters consiguen
que PAMO sea un lder del sector en ventas y, lo ms importante, lder
en confanza. La gente de PAMO es imprescindible para que todos nues-
tros clientes y consumidores reciban la mejor calidad y el mximo servi-
cio. Por ello contratamos a los mejores profesionales y prestamos la mxi-
ma atencin a su formacin, seguridad, condiciones de trabajo y
desarrollo profesional. En PAMO estamos orgullosos de tener a las me-
jores personas del sector entre nosotros. A continuacin se desglosan los
ingresos y gastos para el ao 2011, que nos deben servir para calcular el
presupuesto para el ao 2011.
orGaniGraMa
Cuadro 3.1: organigrama funcional
Direccin
general
Direccin
comercial
Direccin
de fbrica
Direccin
de almacn
y logstica
Direccin
de administracin
y nanzas
descripcin de funciones:
Direccin general: coordina y gestiona todas las reas de la empresa en
cuanto a la toma de decisiones y consecucin de objetivos, as como la
planifcacin estratgica.
Direccin comercial: coordina y gestiona todas acciones comerciales
de la fuerza de ventas, la relacin con los clientes y los objetivos co-
merciales.
Direccin de fbrica: coordina y gestiona todos los procesos de fabri-
cacin, incluyendo la gestin de la calidad.
Direccin de almacn y logstica: coordina y gestiona todos los proce-
sos de recepcin, entrega y almacenaje de las materias primas y de los
productos terminados.
Direccin de administracin y fnanzas: coordina y gestiona la parte
administrativa y fnanciera, as como el control de gestin.
centros de coste e inGresos
Los centros de coste e ingresos utilizados en la empresa son los siguientes:
Cuadro 3.2: centros de coste e ingresos
TIPO DE CENTROS COD_CENTRO CENTROS
1_Ingresos 1000 Ventas
2_Costes directos 2000 Compras
2_Costes directos 3000 Directos de fabricacin
3_Indirectos de fbrica 4100 Departamento de produccin
3_Indirectos de fbrica 4200 Logstica
3_Indirectos de fbrica 4900 Servicios generales fbrica
4_Comerciales 5000 Comercial
5_Estructura 6100 Administracin
5_Estructura 6200 Direccin
5_Estructura 6900 Servicios generales de estructura
6_Financiero 7000 Financieros
En el siguiente cuadro se explica la relacin y dependencia existente en-
tre los centros de coste e ingreso y las diferentes reas o departamentos
de la empresa.
Cuadro 3.3: relacin entre centros de coste e ingreso y reas o departamentos
Direccin Comercial Fbrica Almacn Administracin
Ventas X
Compras X
Gastos auxiliares X
Gastos de fabricacin X
Comerciales X
Estructura X
Personal X X X X X
Financieros X
Amortizaciones X X X X X
A continuacin tambin exponemos el plan de cuentas donde se utiliza-
rn los conceptos de ingresos y gastos utilizados en el caso prctico:
Cuadro 3.4: cdigo y descripcin de cuentas contables
Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta
6000000 Materias primas A
6000001 Materias primas B
6000002 Materias primas C
6000003 Materias primas D
6000004 Materias primas E
6020000 Gas oil hornos
6020001 Lubricantes y aceites
6020002 Cajas de cartn
6020003 Celofn
6100000 Variacin de existencias
6210000 Alquileres
6220000 Reparaciones y conservacin
6230000 Servicios de profesionales
6240000 Transporte de ventas
6250000 Seguros
6270001 Catlogos
6270002 Envo de muestras
6270003 Ferias y exposiciones
6270004 Mailings y anuncios
6280000 Electricidad
6280001 Agua
6280002 Gas
6280003 Combustibles
6280004 Suministros
6290000 Comunicaciones
6290001 Material de ocina
Cdigo de la cuenta Nombre de la cuenta
6290002 Varios
6290003 Mensajeros
6310000 Tributos
6400000 Sueldos y salarios
6420000 Seguros sociales
6690000 Financieros
6820000 Dotacin amortizaciones
6940000 Provisin insolvencias
7000000 Pan de molde normal
7000001 Pan tostado
7000003 Pan de molde integral
3.2 Clculo de los ingresos
previsin de las ventas
La previsin de ventas por familia de productos anual es la siguiente:
Cuadro 3.5: previsin de ventas anual
Familia de
productos
Ao
actual
Aumento de
ventas previsto
Ventas
previstas % sobre el total
Pan de molde
normal 1.755.576 11% 1.950.000 75%
Pan tostado 239.101 21% 290.000 11%
Pan de molde
integral 291.331 27% 370.000 14%
Total 2.286.008 2.610.000 100%
En este caso la previsin de ventas se calcula previamente y se llega a la
conclusin de aplicar unos porcentajes respecto a los valores del ao an-
terior.
estacionalidad de las ventas
Un paso decisivo para poder calcular las ventas mensuales es fjar la
estacionalidad por meses de las ventas. En nuestro caso esta estacionali-
dad es proporcional a todos los productos por igual, pero se puede dar
el caso de que la estacionalidad sea en funcin de los tipos de productos
que se vendan, y entonces se deber calcular una para cada tipo de pro-
ducto.
Cuadro 3.6: estacionalidad de las ventas
Mes %
Enero 6%
Febrero 9%
Marzo 10%
Abril 9%
Mayo 7%
Junio 9%
Julio 8%
Agosto 7%
Septiembre 8%
Octubre 10%
Noviembre 9%
Diciembre 8%
Total 100%
previsin de ventas por Mes
En este apartado calculamos, para cada tipo de producto, las previsiones
de ventas mensuales que nos permiten segn la estacionalidad y el por-
centaje de ventas sobre el total para cada familia.
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Ejemplo de clculo para el mes de enero:
Cuadro 3.8: ejemplo de previsin de ventas para el mes de enero
Ventas
previstas
totales
% de
estacionalidad
mes de enero
Ventas previstas
mes de enero
% sobre el
total
Pan de molde
normal 1.950.000 6% 117.000 75%
Pan tostado 290.000 6% 17.400 11%
Pan de molde
integral 370.000 6% 22.200 14%
Total 2.610.000 156.600 100%
3.3 Clculo de los gastos
A continuacin se van a calcular los importes por mes de los diferentes
tipos de gastos para incluirlos en el presupuesto.
previsin de coMpras y variacin de stocks
La previsin de compras y la variacin de stocks se calcula segn un %
sobre las ventas de cada perodo.
Cuadro 3.9: resumen de la previsin de compras y las variaciones de stocks.
PREVISIN
Ventas previstas 2.610.000 Ventas previstas
% Compras s/ventas 23% Porcentaje total de las compras sobre las ventas
% Variacin stocks s/
ventas -6%
Porcentaje total de la variacin de los stocks sobre
las ventas
previsin de coMpras anual seGn un % sobre las ventas:
Cuadro 3.10: resumen del porcentaje de las compras sobre las ventas para
su posterior clculo.
Importe
% compras sobre
ventas
Ventas 2.610.000
Materias primas A 265.847 10,2%
Materias primas B 46.184 1,8%
Materias primas C 83.068 3,2%
Materias primas D 127.225 4,9%
Materias primas E 77.977 3,0%
Total compras 600.300 23,0%
previsin de coMpras y variacin de stocks
En este apartado multiplicamos el porcentaje de cada tipo de compra por
el importe de las ventas mensuales y la variacin de stocks de la misma
forma. (cuadro 3.12)
Cuadro 3.11: porcentaje de compras sobre las ventas por mes
Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Materias primas A 10,2% 15,3% 17,0% 15,3% 11,9% 15,3% 13,6% 11,9% 13,6% 17,0% 15,3% 13,6%
Materias primas B 1,8% 2,7% 2,9% 2,7% 2,1% 2,7% 2,4% 2,1% 2,4% 2,9% 2,7% 2,4%
Materias primas C 3,2% 4,8% 5,3% 4,8% 3,7% 4,8% 4,2% 3,7% 4,2% 5,3% 4,8% 4,2%
Materias primas D 4,9% 7,3% 8,1% 7,3% 5,7% 7,3% 6,5% 5,7% 6,5% 8,1% 7,3% 6,5%
Materias primas E 3,0% 4,5% 5,0% 4,5% 3,5% 4,5% 4,0% 3,5% 4,0% 5,0% 4,5% 4,0%
total % compra/
ventas 23% 35% 38% 35% 27% 35% 31% 27% 31% 38% 35% 31%
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Previsin de gastos auxiliares de fabricacin
En este apartado multiplicamos el porcentaje de cada tipo de gasto por el
importe de las ventas mensuales. Consideramos unos porcentajes cons-
tantes cada mes. (Cuadro 3.13)
En este apartado, para calcular los costes de fabricacin por mes, multi-
plicamos el porcentaje de cada tipo de gasto por el importe de las ventas
mensuales. Consideramos unos porcentajes constantes cada mes.
Porcentaje de gastos auxiliares de fabricacin sobre el total de ventas
mensual. (Cuadro 3.14)
costes de fabricacin
En este apartado, para calcular los costes de fabricacin por mes, multi-
plicamos el porcentaje de cada tipo de gasto por el importe de las ventas
mensuales. Consideramos unos porcentajes constantes cada mes. (Cuadro
3.15)
Porcentaje de costes de fabricacin sobre el total de ventas mensual.
(Cuadro 3.16)
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Gastos coMerciales
Los gastos comerciales se calculan en funcin de las ventas aplicando un
porcentaje en cada perodo a las ventas del mes.
Cuadro 3.17: Porcentaje de comisiones sobre el total de ventas mensual
Importes % sobre ventas
Comisiones 234.900 9%
Catlogos 52.200 2%
Envo de muestras 52.200 2%
Ferias y exposiciones 78.300 3%
Mailings y anuncios 26.100 1%
Provisin insolvencias 26.100 1%
Transporte de ventas 78.300 3%
Total 548.100
Clculo de los gastos comerciales (Cuadro 3.18)
Gastos de personal
En el siguiente cuadro se describen los costes de personal anuales. Para
simplifcar vamos a suponer que los costes mensuales son proporcionales
cada mes. (Cuadro 3.19, cuadro 3.20 y cuadro 3.21).
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Gastos de estructura
En el siguiente cuadro se detallan los gastos fjos de estructura de cada
perodo. (Cuadro 3.22)
Gastos financieros
Los gastos fnancieros mensuales se calculan segn un porcentaje sobre
las ventas mensuales. (Cuadro 3.23)
Gastos de aMortizacin
Para calcular este tipo de gastos la amortizacin media aplicada es del
20%. Calculamos de forma mensual los gastos de amortizacin. (Cuadro
3.24 y cuadro 3.25)
Resumen de cmo estos datos se resumen en un Excel y van a parar al
presupuesto del caso prctico 1 de la EMPRESA INDUSTRIAL:
Ingresos y gastos presupuestados
resumidos aqu
Hoja de presupuesto que utilizaremos para
hacer el mismo
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93
Aprender las tcnicas necesarias para realizar el presupuesto de
ingresos y gastos por meses para poder analizar la rentabilidad y el
resultado de la empresa.
Obtener los datos de los diferentes programas de gestin que
permiten generar los ingresos y gastos reales por mes, que servirn
de base al anlisis de desviaciones acumulado o por mes.
Confeccin del presupuesto: ingresos,
gastos presupuestados y reales
4
94 Confeccin del presupuesto: ingresos, gastos presupuestados y reales
y gastos presupuestados
Situacin de los datos del ejercicio:
El fchero de Excel que contiene los datos del captulo anterior es: 1_
EMPRESA_INDUSTRIAL. En este Excel se plasma toda la informa-
cin del presupuesto que vamos a utilizar en este caso prctico.
Utilizacin del archivo de excel: 1_1_CALCULO_PR_CENTROS_CP1
Una vez calculados los datos del presupuesto que tenemos en 1_EM-
PRESA_INDUSTRIAL, copiamos los datos al fchero Excel siguien-
te: 1_1_CALCULO_PR_CENTROS_CP1, que es el que utilizare-
mos para nuestro modelo. Los datos a utilizar son los siguientes:
PRESUPUESTO_MES: contiene los datos de nmero de cuenta, nom-
bre de la cuenta, cdigo del centro de coste, importes para cada mes.
No_Cta Campo numrico
Nombre_Cta Campo de texto
C_Centro Campo numrico o alfanumrico
1 Importes
2 Importes
3 Importes
4 Importes
5 Importes
6 Importes
7 Importes
8 Importes
9 Importes
10 Importes
11 Importes
12 Importes
Total Suma total de importes por mes
Ejemplo de esta hoja:
Estas hojas estn protegidas, excepto las celdas donde debemos
poner los importes correspondientes.
Se recomienda seguir las caractersticas de los campos.
Esta hoja se debe alimentar de otros clculos realizados previamente.
En nuestro ejemplo utilizamos los importes de ingresos con signo
positivo y los de gastos con signo negativo.
CONTROL: contiene los datos de la hoja anterior PRESUPUESTO_
MES, que mediante una tabla dinmica deben actualizar y verifcar el
resultado fnal. Es una tabla dinmica de consulta y verifcacin.
Esquema resumen de lo realizado hasta el momento y cmo se relaciona
con el paso del apartado siguiente:
ARCHIVOS ORIGEN
Clculos del presupuesto
ARCHIVOS DESTINO ARCHIVOS DESTINO
y gastos reales
Este proceso nos debe permitir obtener los diferentes importes por cuen-
tas y meses.
Aqu se irn incorporando los datos iniciales de nuestro programa contable mediante el balance
de sumas y saldos, por cuentas, centros y meses. Estas plantillas slo se deben utilizar en caso de
que se quieran trasladar los datos del balance de sumas y saldos del programa contable cada mes
al modelo de control presupuestario directamente, y como se puede compobar, se cambia el signo.
Otra opcin es obtener estos datos directamente, pero siempre hay que recordar que los ingresos
son positivos y los gastos negativos.
Este fchero contiene los siguientes apartados:
Descripcin de las pestaas 1 a 12
Descripcin y contenido:
No_Cta Nmero de cuenta
Nombre_Cta Descripcin de cuenta
C_Centro Cdigo del centro
Importe
Importes, en este caso siempre los gastos son positivos (saldo
inicial deudor) y los ingresos son negativos (saldo acreedor)
NOTA: ES IMPORTANTE MANTENER EL TEMA DEL SIGNO. LOS DATOS IMPORTADOS AL DEBE =
GASTO POSITIVO Y AL HABER = INGRESO NEGATIVO, ESTO LO TRANSFORMAMOS AL REVS EN ESTA
PLANTILLA.
Ejemplo de esta hoja: pestaa 1.
Esta plantilla sirve para cambiar los signos de los balances de
sumas y saldos de su programa contable para que queden con
saldo negativo los gastos.
Debe verifcar que todos los datos mensuales, una vez sumados,
le proporcionan el resultado fnal, ya que el modelo funciona por
meses y si se modifca un mes anterior cambian los datos.
Aqu obtedremos el resumen de los importes reales calculados en cada
perodo. Estos importes sirven para copiar y pegar en otro archivo y
poder as hacer el anlisis comparativo. A continuacin se muestra un
ejemplo:
NOTA: RECORDAR QUE ESTA PESTAA DE IMPORTES_REALES ES UNA TABLA DINMICA,
Y QUE SU ACTUALIZACIN SE REALIZA MEDIANTE EL CURSOR SOBRE LA TABLA Y CON EL
BOTN DERECHO DEL RATN PULSAR SOBRE ACTUALIZAR.
CONTROL: contiene los datos de la hoja anterior, IMPORTES_REA-
LES, que mediante una tabla dinmica se deben actualizar y verifcar el
resultado fnal. Es una tabla dinmica de consulta y verifcacin. Se debe
verifcar que el resultado fnal es el correcto segn el mes que nos encon-
tremos. A continuacin vemos un ejemplo:
Esquema resumen de lo realizado hasta el momento y cmo se relaciona
con el paso del captulo siguiente. Se adjunta el fchero excel de origen y
la pestaa correspondiente:
ARCHIVOS ORIGEN
IMPORTES_REALES ARCHIVOS DESTINO
RE
NOTA: RECORDAR QUE SIEMPRE HAY QUE VERIFICAR LOS SALDOS TOTALES REALES
POR SI HAY CAMBIOS EN LOS PERIODOS ANTERIORES Y VOLVERLOS A ACTUALIZAR SI ES
NECESARIO.
101
Obtener los diferentes informes de desviaciones por mes acumu-
ladas entre los ingresos y gastos reales y los presupuestados.
Confeccionar las diferentes cuentas de explotacin en el formato
que precise de forma automtica y que expresen el anlisis de las
desviaciones mensuales y acumuladas.
Poder confeccionar, mediante los informes de tablas dinmicas,
innumerables informes con desviaciones, cuadros evolutivos,
grfcos e indicadores.
Anlisis de desviaciones en ingresos, en
gastos y en cuentas de explotacin
5
102 Anlisis de desviaciones en ingresos, en gastos y en cuentas de explotacin
5.1 Confeccin del anlisis de desviaciones
en ingresos y gastos
En este apartado vamos a utilizar este excel: 1_3_DATOS_PR_RE_
CENTROS_CP1. Su contenido es el siguiente:
De forma resumida tenemos los siguientes apartados:
DATOS: pestaa que nos indica los datos iniciales a poner en el modelo:
Las siguientes pestaas incorporan los planes de cuentas y la tabla de
centros de coste a confeccionar para poder efectuar los diferentes anlisis:
Pestaa 1D:
Pestaa 2D:
Pestaa 3D:
Pestaa 4D:
NOTA: ESTAS PESTAAS SON OPTATIVAS PERO SE RECOMIENDA SIEMPRE RELLENAR LAS
DE 1D A 3D.
PR: aqu se introducen los datos presupuestados que provienen del
presupuesto confeccionado en la hoja anterior: 1_1_CALCULO_
PR_CENTROS_CP1.
RE: aqu se introducen los datos reales que provienen del presupuesto
confeccionado en la hoja anterior: 1_2_PLANTILLA_CUENTAS_
CENTROS_CP1.
Las pestaas siguientes contienen:
TD1: importes presupuestados y reales a nivel de venta de cuenta de
tres dgitos.
TD2: importes presupuestados y reales centros de coste ingreso.
TD3: evolucin de datos presupuestados por meses.
TD4: evolucin de datos reales por meses.
En la pestaa TD5 de 1_3_DATOS_PR_RE_CENTROS_CP1:
evolucin de las desviaciones entre los datos reales y el presupuesto por
cuentas contables a nivel 3.
En la pestaa TD6 de 1_3_DATOS_PR_RE_CENTROS_CP1:
evolucin de las desviaciones entre los datos reales y el presupuesto por
cuentas contables a mximo nivel.
En la pestaa TD7 de 1_3_DATOS_PR_RE_CENTROS_CP1: evo-
lucin de las desviaciones entre los datos reales y el presupuesto por centros.
Evolucin de desviaciones por cuentas
Evolucin de desviaciones por centros
5.2 Confeccin de las cuentas de explotacin
y anlisis de desviaciones
Una vez confeccionado el apartado anterior y obtenidos los datos de
anlisis, podemos ir al paso siguiente, que es confgurar los diferentes es-
tados fnancieros. A ttulo de ejemplo veremos los siguientes:
Pestaa TD1, situada en 1_5_RESULTADOS_PR_RE_CEN-
TROS_CP1, aqu copiaremos la tabla dinmica del Excel anterior y
vincularemos mediante frmulas los datos.
Proceso a realizar:
Copiar la tabla dinmica de la hoja Excel 1_3_DATOS_PR_RE_CEN-
TROS_CP1, pestaa TD1, en el Excel 1_5_RESULTADOS_PR_
RE_CENTROS_CP1, pestaa TD1.
Excel 1_3_DATOS_PR_
RE_CENTROS_CP1
COPIAR EN 1_5_RESULTADOS_PR_RE_CENTROS_CP1
Pestaa TD1 COPIAR EN TD1
En el Excel 1_5_RESULTADOS_PR_RE_CENTROS_CP1, pesta-
a TD1, tenemos la tabla dinmica a la izquierda, que alimenta las
cuentas de explotacin que tenemos a la derecha, este anlisis es por
cuentas contables (cuadro 5.2.1).
En el Excel 1_5_RESULTADOS_PR_RE_CENTROS_CP1, pesta-
a TD2, tenemos la tabla dinmica a la izquierda, que alimenta las
cuentas de explotacin que tenemos a la derecha por centros de
costes e ingresos (cuadro 5.2.2).
C
u
a
d
r
o

5
.
2
.
1
C
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a
d
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5
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2
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2
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D
O
S
.
RESUMEN:
Confeccin del
presupuesto
1_1_CALCULO_PR_
CENTROS_CP1

1_3_DATOS_PR_RE_
CENTROS_CP1
Importamos o vinculamos
los datos presupuestados
en la pestaa PR
Estos importes
los enviamos a la
hoja de proceso
del presupuesto
y los datos reales
para obtener las
desviaciones
1_5_RESULTADOS_PR_
RE_CENTROS_CP1
Obtencin de las diferenes
cuentas de explotacin
hechas a medida por cada
usuario
Clculo de los saldos reales
1_2_PLANTILLA_
CUENTAS_CENTROS_CP1

1_3_DATOS_PR_RE_
CENTROS_CP1
Importamos o vinculamos
los datos reales en la
pestaa RE

111
Confeccin a partir de los ingresos los cobros correspondientes
segn plazos de cobro.
Confeccin a partir de los gastos los pagos correspondientes segn
el presupuesto de pagos.
Obtener los cobros y pagos relacionados con inversiones,
impuestos, prstamos y otros conceptos.
Obtener un presupuesto de tesorera provisional para analizar la
viabilidad fnanciera de una organizacin.
Realizacin del presupuesto de tesorera
6
112 Realizacin del presupuesto de tesorera
6.1 Enunciado del caso prctico: cobros y pagos previstos
Para poder efectuar esta parte del caso prctico vamos a utilizar los datos
del presupuesto de captulos anteriores como punto de partida, es decir,
los ingresos y gastos generan cobros y pagos, pero hay otros conceptos a
tener en cuenta, como son los importes a cobrar y pagar pendientes, la
fnanciacin a obtener o bien las inversiones a realizar. Esto poco a poco
lo iremos amortizando en este ejercicio.
Pasos a realizar previamente:
Confeccin del presupuesto
1_1_CALCULO_PR_
CENTROS_CP1
1_3_DATOS_PR_RE_
CENTROS_CP1
Importamos o
vinculamos los datos
presupuestado en la
pestaa PR
Estos importes los

enviamos a la hoja
de proceso del
presupuesto y los datos
reales para obtener las
desviaciones
1_4_PR_TESORERIA_
CENTROS_CP1
Vinculamos o copiamos
los datos del presupuesto
con el Excel de gestin de
la tesorera
Nos situamos en el Excel 1_4_PR_TESORERIA_CENTROS_CP1
Primero copiaremos los datos en las siguientes pestaas:
pr_inGres
Copiamos los ingresos presupuestados del Excel anterior: 1_3_DATOS_
PR_RE_CENTROS_CP1, pestaa PR
pr_Gasto
Copiamos los gastos presupuestados del Excel anterior: 1_3_DATOS_
PR_RE_CENTROS_CP1, pestaa PR
NOTA: RECORDAR QUE LOS INGRESOS/COBROS VAN EN POSITIVO Y LOS GASTOS/
PAGOS EN NEGATIVO, Y QUE PARA LOS GASTOS E INGRESOS QUE NO SON CO-
BROS NI PAGOS HAY QUE PONER UN PLAZO DE PAGO O COBRO DEL 0%
6.2 Confeccin del presupuesto de tesorera
Una vez realizado el paso anterior se debe de trabajar con las anteriores
pestaas para ir completando los datos.
datos1
Verifcamos que todos estos datos estn introducidos y adaptados a nues-
tra empresa.
Se introducen los datos de la empresa.
Se ponen los tipos de cuenta segn el
concepto de impuestos.
Se introducen los conceptos de origen
de cobros y pagos que permiten des-
pus analizar los cobros y pagos de una
forma ms gil.
datos2
Se deben ir introduciendo las cuentas con nmero y descripcin, segn
se necesiten en las diferentes partes del presupuesto de tesorera:
in_cobro
Aqu, para cada cuenta de cobro, se debe poner la forma de cobro. En
nuestro ejemplo se cobra al mes siguiente, luego el 50% al mes siguiente
y el resto del 50% al siguiente, y por ltimo se cobra a los dos meses, o
sea, a 60 das a partir del primer mes.
Se debe poner tambin:
El IVA que se introduce es por cuenta, y se debe elegir el porcentaje
medio adecuado. Tambin se puede poner si la declaracin es mensual o
trimestral para que calcule el pago correspondiente en el perodo si-
guiente siempre, si dejamos en blanco este campo ser mensual.
Gt_paGo
Aqu, para cada cuenta de pago, pondremos los plazos correspondientes
segn el origen del pago:
El IVA que se introduce es por cuenta, y se debe elegir el porcentaje medio
adecuado. Tambin se puede poner si la declaracin es mensual o trimestral
para que calcule el pago correspondiente en el perodo siguiente siempre,
si dejamos en blanco este campo ser mensual, en segn qu cuentas se
debe poner el porcentaje de IRPF que toque por su origen.
NOTA: RECORDAR QUE EN EL PRESUPUESTO TENEMOS EL SALARIO BRUTO DE
LOS TRABAJADORES, POR TANTO, EN CASO DE QUE EXISTA IRPF, SIEMPRE DEBE-
MOS QUITAR DEL PAGO INICIAL DE PERSONAL LA PARTE DE IRPF Y PONER LUEGO
EN IRPF ESA PARTE A PAGAR, POR TANTO, NUNCA SE PAGA EL 100% DEL GASTO
QUE TIENE EL PRESUPUESTO EN EL CASO DE CONCEPTOS QUE LLEVEN INCOR-
PORADO EL IRPF.
otros_cobros
En este caso iremos poniendo todos aquellos cobros que sean manuales,
es decir, que su origen no proviene del presupuesto sino que es de otros
conceptos como deudores, fnanciaciones, etctera.
otros_paGos
En este caso iremos poniendo todos aquellos pagos que sean manuales, es
decir, que su origen no proviene del presupuesto sino que es de otros
conceptos como acreedores, alquileres, etctera.
inversiones
En este apartado podemos poner todas las inversiones necesarias como
pagos, su IVA correspondiente y el plazo del IVA. En este caso se trata de
pagos, por tanto, es importante tener presente el volumen de las inversio-
nes y su plazo de pago.
Importe de las nuevas inversiones del ao segn el caso prctico detalladas en
el captulo 3.
Cod_
Centro Centro Altas
3000 Directos de fabricacin 400
4100 Departamento de produccin 100
4200 Logstica 300
4900 Servicios generales fbrica 300
5000 Comercial 100
6100 Administracin 50
6200 Direccin 30
6900 Servicios generales estructura 350
Total 1.630
6.3 Anlisis del presupuesto de tesorera
Antes de pasar a la siguiente fase de anlisis del presupuesto de tesorera
se deber verifcar que todas estas pestaas de 1_4_PR_TESORERIA_
CENTROS_CP1 estn cumplimentadas correctamente, de lo contrario
el resultado no ser el adecuado.
PESTAAS DE
EXCEL
DESCRIPCIN REVISADO S/NO
DATOS1 Aqu se introducen los datos necesarios para
gestionar los pagos y cobros de la tesorera.
DATOS2 Aqu se introducen los datos necesarios para
gestionar las cuentas de pagos y cobros nuevas.
PR_INGRES Se importan o vinculan slo los ingresos del
presupuesto.
PR_GASTO Se importan o vinculan slo los gastos del
presupuesto.
IN_cobro Introduccin de tipos de IVA y plazos de cobro
segn el tipo de cuenta de ingresos.
GT_pago Introduccin de tipos de IVA, IRPF y plazos de cobro
segn el tipo de cuenta de gastos.
OTROS_COBROS Posibilidad de introducir otros cobros de forma
manual.
OTROS_PAGOS Posibilidad de introducir otros pagos de forma
manual.
INVERSIONES Pagos de inversiones por adquisicin de
inmovilizado u otro tipo.
Las siguientes pestaas son las que vamos a utilizar:
PESTAAS
DE EXCEL
DESCRIPCIN
PT_1 Obtencin de una primera lista de cobros y pagos desglosada en tablas dinmicas.
PT_2 Obtencin de una segunda lista de cobros y pagos desglosada en tablas dinmicas.
CONTROL_
IVA
Permite analizar los saldos de IVA por si hay que efectuar algn ajuste al compensar
el IVA.
pt_1
Aqu desglosamos todos los datos necesarios para calcular el presupuesto
de tesorera resumido. Esta pestaa nos proporciona todos los importes
totalmente desglosados, por lo que se puede verifcar cualquier movi-
miento. Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
Al inicio de la hoja encontramos el resumen por perodos de los saldos
de tesorera:
Es una tabla dinmica donde no se aplican fltros, por tanto salen todos
los importes,
Su actualizacin se realiza estando encima de ella, con botn derecho
del ratn pulsar sobre actualizar.
Presupuesto de tesorera ampliado y desglosado:
NOTA: RECORDAR QUE ESTAMOS UTILIZANDO LAS TABLAS DINMICAS, QUE NOS
PERMITEN ACTUALIZAR Y FILTRAR LOS DATOS, NOS PONEMOS ENCIMA DE LA TA-
BLA DINMICA, BOTN DERECHO DEL RATN Y PULSAR SOBRE ACTUALIZAR.
pt_2
Esta hoja nos va a permitir analizar los resultados de los cobros y pagos
de forma resumida, tal como vemos a continuacin.
Aqu observamos como la tesorera a partir de julio pasa a ser negativa,
por tanto hay que actuar de alguna forma para evitar los problemas.
Presupuesto de tesorera mensual resumido, por cobros y pagos, totales y
saldo fnal.
Presupuesto de tesorera mensual resumido, por meses y saldo fnal.
control_iva
Aqu controlaremos, una vez realizado el presupuesto de tesorera, que no
existan cantidades positivas a cobrar de IVA, que tendremos lgicamente
que ajustar a mano, siendo un pago de un perodo y un cobro del siguien-
te para compensar. Este proceso es necesario, ya que el sistema no lo puede
hacer de forma automtica y se realiza al fnal de todo el proceso.
SI ESTE SALDO ES POSITIVO NO SE DEBE CONSIDERAR UN COBRO SINO QUE HAY
QUE AJUSTARLO EN ESTE PERODO Y EN EL SIGUIENTE
123
Saber qu informacin obtener y en qu formato para
confeccionar los ingresos y gastos presupuestados y reales como
punto de partida del presupuesto y el anlisis de desviaciones.
Disear el sistema automtico de confeccin de informes de
desviaciones y cuentas de explotacin con datos acumulados y
mensuales.
Realizar el presupuesto de tesorera previsional a partir de los
ingresos y gastos presupuestados y aadir los cobros y pagos
necesarios para obtener la situacin de tesorera mensual.
Caso prctico
para una empresa de transporte
mediante cuentas contables
7
124 Caso prctico para una empresa de transporte mediante cuentas contables
7.1 Datos iniciales: ingresos y gastos presupuestados
y reales
En este caso prctico nos proporcionan, en primer lugar, los importes del
presupuesto y los importes reales del ao 2011 de 12 meses para efectuar
el anlisis correspondiente siguiendo todo el proceso desde su inicio has-
ta su fnal. A continuacin vemos los pasos a realizar:
Los datos a utilizar son los que presentamos a continuacin:
Primero: Obtener el presupuesto y copiarlo/vincularlo:
Datos de origen que
nos proporcionan del
presupuesto
Copiar en la pestaa:
PRESUPUESTO_MES
Copiar los datos anteriores
en la pestaa:
PR
En el archivo de Excel 2_1_CALCULO_PR_CUENTA_CP2, en la
pestaa PRESUPUESTO_MES, tenemos los datos presupuestados
que se deben poder poner en el siguiente Excel: 2_3_DATOS_PR_
RE_CUENTA_CP2, en la pestaa PR.
Pestaa: PRESUPUESTO MES
En el archivo de Excel 2_3_DATOS_PR_RE_CUENTA_CP2, en la
pestaa PR, tendremos los datos anteriores:
NOTA: EN ESTE MOMENTO YA PODEMOS ANALIZAR DATOS DEL PRESUPUESTO EN
ESTE ARCHIVO, INCLUSO HACER LA CUENTA DE EXPLOTACIN PRESUPUESTADA,
TAL COMO SE INDICA EN EL APARTADO SIGUIENTE.
Segundo: Obtener los datos reales y copiarlos/vincularlos:
Copiar en la pestaa:
IMPORTES_REALES
Copiar los datos anteriores en la
pestaa:
RE
En el archivo de Excel 2_2_PLANTILLA_CUENTAS_CP2, en la
pestaa DATOS_REALES, tenemos los datos reales que se deben po-
der introducir en el siguiente Excel: 2_3_DATOS_PR_RE_CUENTA_
CP2, en la pestaa RE.
Pestaa: DATOS_REALES
En el archivo de Excel 2_3_DATOS_PR_RE_CUENTA_CP2, en la
pestaa RE, tendremos los datos anteriores:
7.2 Estados nancieros y anlisis de desviaciones
Una vez obtenidos los datos anteriores podemos, desde este Excel: 2_3_
DATOS_PR_RE_CUENTA_CP2, realizar los siguientes informes:
pestaa td1
Recuerde que se puede ltrar por mes
la informacin, uno o varios meses.
pestaa td2
Evolucin de importes presupuestados por meses con cuentas de tres
dgitos:
Pestaa TD3
Evolucin de importes reales por meses con cuentas de tres dgitos:
PERMITEN ACTUALIZAR Y FILTRAR LOS DATOS. NOS PONEMOS ENCIMA DE LA
TABLA DINMICA CON EL CURSOR Y APRETAMOS BOTN DERECHO DEL RATN Y
PULSAMOS SOBRE ACTUALIZAR.
pestaa td4
Evolucin de desviaciones por cuentas a tres dgitos:
pestaa td5
Evolucin de desviaciones por cuentas al mximo nivel:
Para la obtencin de estados fnancieros iremos al archivo siguiente: 2_5_
RESULTADOS_PR_RE_CUENTAS_CP2.
Desde el anterior Excel, 2_3_DATOS_PR_RE_CUENTA_CP2, copia-
remos la tabla dinmica que tenemos en TD1:
NOTA: RECORDAR QUE
ESTAMOS UTILIZANDO LAS
TABLAS DINMICAS, QUE
NOS PERMITEN
ACTUALIZAR Y FILTRAR
LOS DATOS. NOS
PONEMOS ENCIMA DE LA
TABLA DINMICA CON EL
CURSOR Y APRETAMOS
BOTN DERECHO DEL
RATN Y PULSAMOS
SOBRE ACTUALIZAR.
En este Excel, 2_5_RESULTADOS_PR_RE_CUENTAS_CP2, y en la
pestaa TD1:
Se quedan vinculados los datos entre esta tabla dinmica y la cuenta de
explotacin:
Mediante esta cuenta de explotacin y las tablas dinmicas ya se puede
hacer el anlisis de desviaciones.
7.3 Presupuesto de tesorera
Para realizar el proceso de anlisis del presupuesto de tesorera previsional
tenemos que partir de los datos presupuestados, tal como se indica a con-
tinuacin:
Datos presupuestados obtener los
ingresos y gastos a poner en el
presupuesto
Se introducen aqu los datos
anteriores en las pestaas de:
PR_INGRES
PR_GASTO
Datos de 2_3_DATOS_PR_RE_CUENTA_CP2 pestaa PR: se copian
primero los gastos y luego los ingresos, o viceversa.
pr_inGres
Aqu ponemos los ingresos como cobros desde el presupuesto general:
pr_Gasto
Aqu ponemos los gastos como pagos desde el presupuesto general:
in_cobros
Introducimos los plazos de cobro:
in_paGos
Introducimos los plazos de pago de los conceptos que llevan plazo de los
que no se dejan en blanco:
otros_cobros
Se ponen en esta pestaa los cobros pendientes:
otros_paGos
Se introducen en esta pestaa los pagos pendientes:
inversiones
Se introducen los pagos por inversiones pendientes:
Una vez revisados todos los aspectos podemos actualizar la tabla dinmi-
ca de la pestaa PT_1:
PERMITEN ACTUALIZAR Y FILTRAR LOS DATOS. NOS PONEMOS ENCIMA DE LA
TABLA DINMICA CON EL CURSOR Y APRETAMOS BOTN DERECHO DEL RATN Y
PULSAMOS SOBRE ACTUALIZAR.
pestaa: pt_1
pestaa: pt_2
Presupuesto de tesorera mensual resumido por cobros y pagos.
Presupuesto de tesorera mensual resumido por saldo fnal.
control_iva
Tabla para verifcar la situacin del IVA si existe la posibilidad de com-
pensacin.
Confeccin de presupuestos
por objetivos con diferentes tipos
de variables
Parte 3
141

Conocer cmo defnir unos objetivos previos para las ventas por
familias.
Realizar el seguimiento de los objetivos previstos y reales mediante
el anlisis de desviaciones.
Disear informes que analicen las desviaciones por mes y
acumulado, grfcos e indicadores.
Caso prctico:
confeccionar la previsin de ingresos
por ventas y por meses
segn objetivos por familias de productos
8
142 Caso prctico: confeccionar la previsin de ingresos por ventas y por meses segn objetivos...
En este apartado vamos a utilizar los siguientes datos:
Se trata de fjar previamente unos objetivos, por ejemplo, de ventas
por familia de productos, tal como explicamos a continuacin. Se
trata de una empresa que posee tres tipos de familias de productos y/o
servicios:
ID_Concepto Des_Concepto
1 Moldes
2 Matrices
3 Mantenimientos
4 Reparaciones
Para cada una de ellas obtendremos las ventas por meses previstas.
A continuacin explicamos el contenido de este archivo Excel: 3_1_
FIJAR_OBJETIVOS_VENTAS_FAMILIAS_CP_3.
PESTAAS DESCRIPCIN
DATOS Datos iniciales para poder identicar la empresa, tipo de anlisis, versin y ao
PR Informacin sobre las ventas previstas por familia y por meses
RE Informacin sobre las ventas reales por familia y por meses
TD1 Anlisis de desviaciones entre objetivos reales y previstos
TD2 Anlisis de la evolucin de los objetivos previstos por mes
TD2 Anlisis de la evolucin de los objetivos reales por mes
A continuacin ponemos los diferente tipos de datos de las pestaas y los
pasos a realizar:
introducir los datos iniciales en datos:
introducir los datos previstos en pr:
introducir los datos previstos en re.
A medida que se van produciendo los datos podemos ir comparando los
resultados para cada mes:
NOTA: ES IMPORTANTE QUE TENGAMOS EN CUENTA QUE ESTOS DATOS SALEN DE
NUESTRO SISTEMA DE GESTIN Y QUE IREMOS ANALIZANDO LOS DATOS MES A
MES A MEDIDA QUE SE VAN PRODUCIENDO.
td1
Anlisis de ventas por familia. Nos muestra la diferencia entre los impor-
tes reales y los previstos mediante el anlisis de desviaciones. Podemos
seleccionar el mes o los meses que estemos analizando en los fltros.
MES A MEDIDA QUE SE VAN PRODUCIENDO.
NOTA: RECORDAR SIEMPRE QUE SE DEBEN ACTUALIZAR LAS TABLAS DINMICAS
PARA OBTENER LOS LTIMOS RESULTADOS.
td2
Evolucin de objetivos de ventas por familias, por meses:
td3
Evolucin de datos reales de ventas por familias, por meses:
147
Conocer cmo defnir unos objetivos previos para las ventas por
vendedores.
Realizar el seguimiento de los objetivos previstos y reales mediante
el anlisis de desviaciones.
Disear informes que analicen las desviaciones por mes y
acumulado, grfcos e indicadores.
Caso prctico:
confeccionar la previsin de ingresos
por ventas y por meses
segn objetivos por vendedores
9
En este apartado vamos a utilizar los siguientes datos:
Se trata de fjar previamente unos objetivos, por ejemplo, de ventas por
vendedores, tal como explicamos a continuacin. Se trata de una empre-
sa que posee los siguientes vendedores:
ID_Concepto Des_Concepto
1002 Juan Prez
1003 Mario Camus
1004 Javier Ponce
1005 Daniel Vara
1006 Jos Gmez
1007 Ernesto Segura
1008 Miguel Lpez
1009 Andrs Martnez
1010 Iker Arnillas
Para cada uno de ellos obtendremos las ventas por meses previstas.
A continuacin explicamos el contenido de este archivo Excel: 3_2_FI-
JAR_OBJETIVOS_VENTAS_VENDEDORES_CP_3.
PESTAAS DESCRIPCIN
DATOS Datos iniciales para poder identicar la empresa, tipo de anlisis, versin y ao
PR Informacin sobre las ventas previstas por vendedor y por meses
RE Informacin sobre las ventas reales por vendedor y por meses
TD1 Anlisis de desviaciones entre objetivos reales y previstos
TD2 Anlisis de la evolucin de los objetivos previstos por mes
TD2 Anlisis de la evolucin de los objetivos reales por mes
A continuacin ponemos los diferentes tipos de datos de las pestaas y los
pasos a realizar.
introducir los datos iniciales en datos:
introducir los datos previstos en pr:
introducir los datos previstos en re.
A medida que se van produciendo los datos podemos ir comparando los
resultados para cada mes:
MES, A MEDIDA QUE SE VAN PRODUCIENDO.
td1
Anlisis de ventas por vendedor. Nos muestra la diferencia entre los im-
portes reales y los previstos mediante el anlisis de desviaciones. Podemos
seleccionar el mes o los meses que estemos analizando en los fltros.
NOTA: COMO EN EL CASO ANTERIOR SE DEBE ACTUALIZAR LA TABLA DINMICA
CADA VEZ QUE SE INTRODUZCAN LOS NUEVOS DATOS CADA MES.
td2
Evolucin de objetivos de ventas por vendedor, por meses:
td3
Evolucin de datos reales de ventas por vendedor, por meses:
153
desbloqueo de Macros en excel 2007 o 2010
Ir, desde opciones de Excel, a la opcin de Centro de confanza:
Herramientas de Excel
para el modelo
Anexo 1
154 Anexo 1. Herramientas de Excel para el modelo
Y seleccionar
Aqu, en la confguracin de macros, activar la opcin marcada:
155
Modelo en Excel 2003 o Excel 2007 o 2010
Aqu estn incluidos los archivos
par excel 2003 y versiones
posteriones
Contenido del modelo: plantillas
y ejemplos
Esquema general del modelo
Anexo 2
156 Anexo 2: Esquema general del modelo
Plantilla para el modelo de cuentas contables:
Plantilla para el modelo de cuentas contables y de centros de coste:
Plantilla para fjar objetivos:
Caso prctico de la empresa industrial:
Caso prctico de la empresa de servicios de trasporte:
Casos prcticos para el control de objetivos:

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y previsiones de tesorera con Excel

Revisar que los

110 Anlisis de desviaciones en ingresos, en gastos y en cuentas de explotacin

Estos importes los

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