PROTOCOLO DE ORGANIZACIN DE EVENTOS CR505

Planeacin
de Eventos
Formato
Controles
Actividades
Cristopher Lpez
Un evento es ante todo una herramienta de gestin tctica del rea
Marketing y de Relaciones Pblicas de una empresa o institucin. Es decir importa
benecios tanto sea para la prosecucin de los objetivos comerciales como para los comunicacionales
e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculacin con
los pblicos, negocios- , posee claras connotaciones estratgicas, de forma tal que un evento reporta
una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo.
A travs de un evento se puede conseguir llamar la atencin, despertar inters y movilizar a toda o a
una parte de nuestro pblico blanco (Target Group) sobre novedades de empresas, productos o
servicios, sobre una innovacin o mejora en los procesos de fabricacin, distribucin, comercializacin
etc. , sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre algunos aspectos de
nuestra organizacin menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la
consideracin del pblico.
Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una parte
de nuestra audiencia objetivo, para aanzar lazos y vnculos y para transmitir determinados conceptos
y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, inters por nuestros pblicos, organizacin y
profesionalismos y muchos otros.
Asimismo, a travs de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional que en la
mente de los pblicos se va articulando. En ocasiones un evento representa la posibilidad de
interactuar con los pblicos en un plano transversal al que lo hacemos habitualmente.
Queda dicho entonces que a travs de un evento se pueden alcanzar mltiples propsitos. Un evento
nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra realidad institucional y promover nuevas formas de
relacionamiento con nuestro Target Group. A partir de un evento podemos, inclusive, incrementar
nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para lograrlo. A diferencia de otras
herramientas de comunicacin y marketing, un evento nos abre una puerta para contactar en tiempo
real a clientes potenciales muy difciles de persuadir, a los que hemos intentado abordar a travs de
mltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail marketing, fuerza de venta, etc. , y todas han
resultado infructuosas.
A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los
negocios existentes en nuestra empresa o puede representar una
unidad de negocios en s misma. La organizacin de diferentes tipos de eventos,
manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.
La decisin de realizar un evento, entraa adems una serie de amenazas pues toda vez que nos
exponemos estamos sujetos a la crtica de los diferentes pblicos afectados por la accin, que
evaluarn la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que
pudieron alcanzarse a travs de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con
serias deciencias organizativas. Hay evidencia suciente sobre empresas que han perdido clientes
importantes, que han perdido posicionamiento de imagen y consideracin pblica y que han tenido
repercusin negativa en los medios entre otras posibles consecuencias disfuncionales. .
INFORMACIN BSICA
-Nombre
-Organizacin
-Direccin
-Categoria o aliacin
DISEO DE FORMATOS
- Depende de los organizadores
- Eventos internacionales, incluir los idiomas ociales.
GAFETES DE IDENTIFICACIN
*Funcin primordial: Identicarse fcilmente, nombre,
calidad tipo o categora de participante.
En segundo plano: Identicacin de la empresa,
institucin u organizacin a la que pertenece.
CLASIFICACIN DE PARTICIPANTES
Socio activo, socio aliado, comit organizador, conferenciante, invitado, acompaante, prensa,
personal de apoyo y expositor.
INFORMACIN COMPLEMENTARIA
-Registro de acompaantes.
-Ciudadanias.
-Fechas de llegada y salida.
POS Y MATERIALES DE LOS GAFETES
PROGRAMAS PRELIMINARES
El programa preliminar es el que en
las primeras etapas de organizacin del evento se da a conocer.
Ejemplo: El cronograma del evento .
PROGRAMA OFICIAL
Es el cronograma de actividades que se van a desarrollar
durante el evento que se difunde entre los asistentes al
evento, como folletos o documentos escritos qu tenga los
temas, actividades y horarios del da del evento.
FORMATOS DE PROGRAMAS
-Ms conocidos como cronograma del evento, buscan disear
diferentes formatos, qu sean prcticos de llevar con la
informacin necesaria del evento
-Los formatos de programas, desempean un alto nivel de
creatividad dado qu, a cada tipo de reunin se le debe adaptar
su programa.
Control: Siempre ha sido necesario medir los resultados
obtenidos para de esta manera saber si los recursos
aplicados a las acciones, en este caso realizar un evento,
han conseguido alcanzar los objetivos propuestos. Tambin
a travs del control podemos conocer qu tan bien
lo hemos hecho y aprender cmo mejorar. Podemos saber
si se ha justicado la inversin y cmo hacerla ms
efectiva. Por todo esto nadie duda de sus bondades pero
somos concientes de las dicultades y limitaciones de
dichas mediciones, en gran medida por el criterio subjetivo
que aparece cuando las realizamos. Si bien hay
empresas especializadas, procesos y programas desarrollados
para llevarlas adelante, an es un tema que tiene
mucho por recorrer.
Actividades
Actividades de Eventos: El diseo como elemento contenedor
sobre el que se desplazan las ideas, como plataforma
para construir el escenario en el cual la inuencia
sea posible. Sin un adecuados diseo no hay norte, no
podemos planicar adecuadamente y mucho menos
realizar el evento a partir de una logstica que est en
armona con las ideas originarias.
Por ello es necesaria la integracin de conocimientos
sobre el comportamiento humano, la sociedad, las tcnicas
de comunicacin, las necesidades actuales de los
que demandan eventos, la forma de relacionarnos, el
arte y el entretenimiento que consumimos, los cambios
culturales, etc. Todo lo que involucre conocer y dar respuestas
a esas empresas y personas que esperan de nosotros
una herramienta de expresin. Estos conocimientos
estructurados adecuadamente podrn otorgarnos la
especializacin necesaria para disear los eventos exitosos
de los prximos aos.
- Comunicacin: Los eventos son y necesitan comunicacin.
Concebidos para inuenciar, debemos trabajar con
su esencia: el concepto a comunicar.
A partir de una precisa denicin de los objetivos del
evento materializamos el mensaje en una serie de palabras
que relacionadas dan sentido a lo que se quiere
expresar, en forma clara, sinttica e impactante. Obtenemos
el concepto que ser reejado en el diseo, en su
realizacin y que generar una identidad respondiendo
al criterio de unidad que todo evento debe tener.