ACTIVIDAD INDIVIDUAL 2

CARLOS ANDRES CALDERON STERLING

COD: 1.083.896.498

JORGE ENRIQUE LEON RODRIGUEZ

(TUTOR)

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BSICAS, TECNOLOGA E INGENIERA
UNIDAD DE CIENCIAS BSICAS
PITALITO (H) 2014

Fundamentos de administracin.

Introduccin
Este trabajo es realizado con el fin de responder a los objetivos establecidos por la
gua de actividades de la unidad 2, en la cual contiene un tema de gran
trascendencia como son cada una de las funciones gerenciales. La importancia de
la realizacin de este trabajo nace en la disposicin de adquirir las nociones,
conceptos y caractersticas de las etapas de las funciones gerenciales.

Carlos Andrs Caldern Sterling

Fundamentos de administracin.

Objetivos

Realizar una sintetizacion de los conceptos y temas ms importantes de la

unidad 2.

Reconocer las caractersticas y contenido de las funciones gerenciales en

la administracin.

Identificar y conocer la capitulacin de la administracin por contenidos.

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Fundamentos de administracin.

1. De acuerdo con el material expuesto para esta actividad,

deben realizar una sntesis de las funciones gerenciales.
La administracin es vista conceptualmente como el encausamiento del trabajo y
esfuerzo de un grupo de individuos que tienen en comn una meta trazada.
Para la realizacin y cumplimiento de las metas y objetivos del grupo el o los
gerentes involucran las siguientes funciones gerenciales:
a) Planeacin:
Se puede definir como la determinacin de objetivos, fijacin de polticas y la
instauracin de programas, campaas y procedimientos especficos y planes.
Segn principales autores tericos u organizaciones definen la planeacin de la
siguiente manera:

Fayol: Afirma que la Toma de Decisiones tambin hace parte de las

funciones de la organizacin. Seal cmo las funciones del administrador
la prevencin, organizacin, coordinacin y control, que expresado en
trminos ms actuales no es otra cosa que la planeacin, organizacin,
direccin y control.

Koontz Odonnell: la planeacin es la ms bsica de todas las funciones

administrativas, la cual implica una definicin previa de objetivos y una
descripcin de las acciones que van a realizar para lograrlos,
presentndose en este punto un proceso de toma de decisiones frente a los
diversos programas de accin que pueden darse.

Agustn Reyes Ponce: Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha

de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y
nmeros necesarios para su realizacin.

Idalberto Chiavenato: Describe a la planeacin como: la funcin

administrativa que determina hacerse para alcanzarlos, se trata de un
modelo terico para la accin futura.

Naciones Unidas: Comentan que la planeacin es un proceso de eleccin

y seleccin entre cursos alternativos de accin, con vistas a la asignacin
de recursos escasos, con el fin de obtener objetivos especficos sobre la
base de un diagnostico preliminar que cubra todos los factores relevantes
que puedan ser identificados.

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Fundamentos de administracin.

La Asociacin Americana De Administradores: Plantea que la

planeacin consiste en obtener qu se debe hacer, cmo se debe hacer,
qu accin debe tomarse, quin es el responsable de ella, entre otros
factores.

Elementos Bsicos En La Planeacin

Objetivos: Es el punto de partida de la planeacin. Saber a dnde se pretende
llegar, para saber en qu forma puede llegarse hasta all.
Plan: Es un curso anticipado de accin que se realiza con el fin de alcanzar unos
objetivos.
Toma decisiones: en la medida en que se debe seleccionar entre diversos cursos
de accin futuros, es decir, decidir lo que va a hacerse y como se va a realizar
antes de que se necesite actuar.
Previsin: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones humanas encontrar los
factores que puedan influir favorable o desfavorablemente en el mismo futuro,
sobre la marcha de la empresa.

Caractersticas

La planeacin debe contemplar objetivos especficos, es decir, no objetivos

generales sino objetivos que puedan medidos; igualmente, contempla
estrategias o acciones concretas que permitan alcanzar dichos objetivos.

La planeacin, antes de ser realizada, debe considerar los recursos y la

verdadera capacidad de la empresa, y no debe proponer objetivos o
estrategias que estn fuera del alcance de las posibilidades de la empresa.

La planeacin debe tener en cuenta todos los planes de la empresa, sean

de largo, mediano o corto plazo; debe ser coherente con todos los dems
planes y, de ese modo, lograr eficiencia en su ejecucin.

La planeacin debe ser evaluada constantemente, se debe controlar y

evaluar permanentemente su desarrollo y sus resultados.

La planeacin no debe estar escrita en piedra, debe ser lo suficientemente

flexible como para permitir cambios o correcciones cuando sean
necesarios, por ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a los cambios
repentinos del mercado.
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La planeacin debe comprometer la participacin de todos los miembros de

la empresa, todos deben aportan en su elaboracin y desarrollo.

La planeacin debe identificar y comprometer a todos los miembros de la

empresa con el logro de los objetivos y, de ese modo, motivarlos en su
consecucin.

b) Organizacin:
Se puede definir brevemente como el agrupamiento de las actividades necesarias
para llevar a cabo los planes y definir las relaciones del personal.
La organizacin es la parte de la administracin que supone es establecimiento de
una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern
desempear en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que
debe garantizar la asignacin de todas las tareas necesarias para los
cumplimientos de las metas, asignacin que debe hacerse a las personas mejor
capacitadas para realizar esa tarea.
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de
que se dispone, con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la mxima
eficiencia, considerando como sus elementos esenciales:

mbito: Se refiere al modelo estructural de coordinacin para hacer

gestin sobre las tareas y niveles de comportamientos del mbito laboral.

Estabilidad: Se refiere al tiempo establecido de los patrones que llevan a

un buen equilibrio de la estabilidad y niveles de tiempo para el buen
funcionamiento organizacional.

Carcter Formal E Informal De La Estructura: recoge todas las

relaciones existentes entre los miembros de la organizacin establecidas
por la direccin de forma consciente (relaciones de carcter oficial) y la
estructura organizativa informal recoge las relaciones espontneas o no
previstas por la direccin.

La organizacin agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los

objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarquas; estableciendo adems las relaciones de coordinacin
que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperacin humana,
en esta etapa se establecen las relaciones jerrquicas, la autoridad, la
responsabilidad y la comunicacin para coordinar las diferentes funciones.
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c) Direccin:
Es la accin e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus
subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzos la
direccin contiene: ordenes, relaciones personales jerrquicas y toma de
decisiones.
Su importancia cabe en las siguientes funciones gerenciales:

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin

y la organizacin.

A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los

miembros de la estructura organizacional.

La direccin eficientemente es determinante en la moral de los empleados

y, consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de

mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control.

A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la

organizacin funcione.

d) Control:
Es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se aprovechan los
recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeacin,
direccin, organizacin y control.
Como observamos el control es la ltima etapa del proceso administrativo. Esta
etapa consiste en medir y corregir el desempeo de los subordinados para
asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados. Tiene las siguientes
variantes:

I.

Funcin restrictiva y coercitiva: se utiliza evitar los desvos indeseables o

comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar las funciones y as
prohibir la libertad de los subordinados cuando realizan sus actividades,
dentro de la empresa.

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Fundamentos de administracin.

II.

Sistema automtico de regulacin: cuando se detecta que las actividades

o funciones de los subordinados se han desviado o presentan
irregularidades, esta regulacin har volver a los subordinados a las
actividades ya planeadas.

III.

Funcin administrativa: como ya lo dijimos, el control forma parte del

proceso administrativo, junto con la planeacin, la organizacin y la
direccin.

Caractersticas De Los Sistemas De Control En El Proceso De Gestin.

Econmicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deber

ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor
manera de reducir al mnimo los gastos superfluos es en un sistema de
control consiste en hacer la cantidad mnima que se requiere para
garantizar que la actividad vigilada llegue a la meta deseada.

Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible

con las realidades de la organizacin. Por ejemplo, las personas han de ser
capaces de advertir una relacin entre los niveles de desempeo que les
pide alcanzar y los premios que obtendrn con ellos. Ms an, todos los
estndares del desempeo deben ser realistas. La diferencia del estatus
entre los individuos ha de ser reconocida tambin. Aquellos que tienen la
obligacin de comunicar las desviaciones a alguien que juzgan como un
trabajador de nivel ms bajo quiz dejen de tomar en serio el sistema de
control.

Coordinada con el flujo de trabajo de la organizacin. La informacin

relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo
en toda la organizacin por dos razones: En primer lugar, es posible que
cada paso en el proceso del trabajo afecte al xito o fracaso de toda la
operacin. En segundo lugar, la informacin debe llegar a cuantos la deben
recibir.

Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente

tan estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En
casi todas las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que
las organizaciones puedan reaccionar rpidamente para superar los
cambios adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le
presenten.
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Fundamentos de administracin.

Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberan

iniciarse despus de detectar una desviacin respecto a los estndares,
cuales son las medidas correctivas que convienen aplicar. La informacin
se concentrar en una forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar
las medidas que correspondan.

Aceptable para los miembros de la organizacin. Para que los miembros de

la organizacin acepten a un sistema de control los controles debern
relacionarse con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de
reflejar el lenguaje y las actividades de aquellos que estn directamente
interesados en el control.

2. Extraer las ventajas de cada una de las funciones gerenciales

Ventajas De La Planeacin

Ayuda a los administradores a estar orientados hacia el futuro, se ven

esforzados a mirar ms all de sus problemas cotidianos para proyectar lo
que podra suceder en el futuro. Los administradores que miran solo el
presente y descuidan el futuro parecen dirigirse a un fracaso seguro.

Coordinacin de las decisiones: Una decisin no debera tomarse el da de

hoy sin tener alguna idea de la forma en la que afectar a una decisin que
tenga que tomarse del da de maana. La funcin de planeacin ayuda a
los administradores en sus esfuerzos por coordinar sus decisiones.

Pone de relieve los objetivos de las organizaciones con el punto de partida

La planeacin; quiere decir que los administradores se ven
constantemente forzados a recordar con exactitud lo que su organizacin
est tratando de lograr.

La planeacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a direccin

confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario
evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.

Por medio de la planeacin, se determinan las fechas crticas desde el

principio y se fijan la terminacin de cada actividad y las normas de
desempeo, estas sirven de base de control.

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Ventajas De La Organizacin

Alto nivel de eficiencia dado lo rutinario, repetitivo y estandarizado de las

tareas.

Puede funcionar con personal no excesivamente formado, ya que no es

necesaria la iniciativa sino altos niveles de experiencia y formacin en el
pice y en la tecno estructura.

Facilita la supervisin.

Ofrece fcil comprensin y seguimiento de su operacin

Refleja la forma general de trabajar en la empresa

Genera lneas de comunicacin simple y claras

Simplifica la toma de decisiones

Los procesos de capacitacin y desarrollo son ms sencillos debido a la

especializacin del trabajo.

Ventajas De La Direccin

Contar con un equipo de trabajadores integrados y motivados.

Establecer un medio de comunicacin y coordinacin efectiva.

Conjugar experiencias, conocimientos y habilidades para la ejecucin de

planes y programas.

Estilo de direccin en la solucin de problemas basado en hechos.

Resaltar mritos de las personas que mejorar los procesos y sus funciones,
y tratar de que el resto de trabajadores las emule.

Delegar funciones para que el personal ejerza decisiones.

Establecer los crculos de calidad por reas funcionales y entre reas.

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Ventajas Del Control En La Administracin

El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se

establecen en la planeacin. Como se dej entrever, muchas de las
tcnicas de planeacin, lo son tambin de control.

Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los

resultados.

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es

descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la
planeacin.

Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los

errores.

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen los planes exitosamente.

Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el

momento en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los

planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin

y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
de la empresa.

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3. Realizar un mapa conceptual de la administracin por

objetivos

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4. Explicar el ciclo PHVA

El ciclo PHVA significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las
desviaciones a los resultados esperados. El mantenimiento y la mejora continua
de la capacidad del proceso pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA en
cualquier nivel de la Organizacin, y en cualquier tipo de proceso, ya que est
ntimamente asociado con la planificacin, implementacin, control y mejora del
desempeo de los procesos. Es aplicable tanto en los procesos estratgicos de
Alta Direccin como en actividades operacionales simples.
Los trminos usados en el ciclo PHVA, tienen el siguiente significado: Planear (P):
Consiste en: Establecer metas para los indicadores de resultado y establecer la
manera (el camino, el mtodo) para alcanzar las metas propuestas. Hacer (H):
Ejecucin de las tareas exactamente de la forma prevista en el plan y en la
recoleccin de datos para la verificacin del proceso. En esta etapa es esencial el
entrenamiento en el trabajo resultante de la fase de planeamiento. Verificar (V):
Tomando como base los datos recolectados durante la ejecucin, se compara el
resultado obtenido con la meta planificada. Actuar (A): Esta es la etapa en la cual
el usuario detect desvos y actuar de modo que el Problema no se repita nunca
ms.

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Conclusiones

Entendimos y comprendimos las fases de las funciones gerenciales

Estudiamos la importancia de cada una de las etapas que estn

involucradas en las funciones gerenciales

Mediante un mapa conceptual estudiamos en sntesis los procesos de la

administracin por objetivos

Conocimos la importancia del mtodo de Deming en la administracin

Bibliografa

http://itescoingenieriaenadministracion.wikispaces.com/file/view/unidad+5.p
df

Material de apoyo Unidad 2.Herramientas de la Administracin

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