MANUAL DE ATRIBUIES E DE

ROTINAS ADMINISTRATIVAS DA
PR-REITORIA DE GESTO
ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA

UFCG

CAMPINA GRANDE - PB
2013

UNIVERSIDADE FEDERAL DE CAMPINA GRANDE

REITOR
JOS EDILSON DE AMORIM

VICE-REITOR
VICEMRIO SIMES

PR-REITOR DE ADMINISTRAO
ALEXANDRE JOS DE ALMEIDA GAMA

COORDENADORA DE COMPRAS E CONTRATOS

LUCILENE KLENIA RODRIGUES BANDEIRA

MANUAL DE ATRIBUIES E DE
ROTINAS ADMINISTRATIVAS DA
PR-REITORIA DE GESTO
ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA

3
UFCG

CAMPINA GRANDE - PB
2013

EQUIPE DE ELABORAO DO MANUAL DE ATRIBUIES E DE

ROTINAS ADMINISTRATIVAS DA PR-REITORIA DE GESTO
ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA

RESPONSVEL DO PROJETO

Profa. Dra. Lucilene Klenia Rodrigues Bandeira

lucilenebandeira@ufcg.edu.br

EQUIPE

Camila Freire de Andrade

Francisco Demontiez Dias Jnior

Gabriela Silva Pires

Thase das Graas Cruz do B

Victor Vidal Negreiros Bezerra

FICHA CATALOGRFICA ELABORADA PELA BIBLIOTECA CENTRAL DA UFCG

U58m

Universidade Federal de Campina Grande.

Manual de atribuies e de rotinas administrativas da PrReitoria de Gesto Administrativa Financeira / Universidade
Federal de Campina Grande. Campina Grande, 2013.
121 f.
1. Universidade Federal de Campina Grande Rotinas
Trabalhistas - Manual. 2. Universidade Federal de Campina Grande
PRA - Manual. I - Ttulo.

APRESENTAO

Os manuais possuem uma importncia fundamental no

cotidiano das organizaes. Eles favorecem a formalizao dos
procedimentos, contribuindo para a otimizao dos esforos, maior
emprego das capacidades individuais dos servidores e menores
dvidas em relao aos procedimentos decorrentes das atividades
administrativas.
Este manual foi desenvolvido para promover a transparncia
das atribuies e das rotinas administrativas da Pr-Reitoria de
Gesto Administrativo-financeira.
Entendemos que um concreto acompanhamento dos
procedimentos adotados pela Instituio contribui para a sua
governana, tica e cristalizao do seu capital intelectual. Nesse
contexto, esperamos que este documento seja amplamente utilizado
pelos servidores da UFCG.

Boa leitura a todos!

Prof. Alexandre Jos de Almeida Gama

Pr-Reitor de Administrao

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

UFCG Universidade Federal de Campina Grande

PRA Pr-reitoria de Gesto Administrativo-Financeira
CCF Coordenao de Contabilidade e Finanas
CGA Coordenao Geral de Administrao
CPL Comisso Permanente de Licitao
DOU Dirio Oficial da Unio
SIASG Sistema integrado de Administrao de Servios Gerais
SEPLAN Secretaria de Planejamento
MEC Ministrio da Educao
MPOG Ministrio de Planejamento, Oramento e Gesto
SIAFI Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo
Federal
SICAF Sistema de Cadastramento de Fornecedores
SCDP Sistema de Concesso de Dirias e Passagens
SICONV - Sistema de Gesto de Convnios e Contratos de Repasse
DARFs Documento de Arrecadao de Receitas Federais
OB Ordem Bancria
SPO Subsecretaria de Planejamento e Oramento
CNJ Conselho Nacional de Justia
CADIN Cadastro Informativo de Crditos no quitados do setor
Pblico Federal
INSS Instituto Nacional do Seguro Social
ME - Microempresa
EPP Empresa de Pequeno Porte
7

SUMRIO

MANUAL DA PR-REITORIA DE GESTO ADMINISTRATIVOFINANCEIRA - PRA.................................................................... 13

PR-REITORIA DE GESTO ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA PRA .................................................................................. 13
MISSO ............................................................................ 13
VISO .............................................................................. 13
VALORES .......................................................................... 13
ATRIBUIES DA PRA ........................................................ 14
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA PRA ................................ 15
ORGANOGRAMA DA PRA ..................................................... 15
AS COORDENAES E AS DIVISES DA PRA ............................... 17
COORDENAO GERAL DE ADMINISTRAO (CGA) ...................... 17
DIVISO DE ARQUIVO GERAL CGA .................................... 18
DIVISO DE PROTOCOLO E EXPEDIO ............................... 18
DIVISO DE DIRIAS E PASSAGENS .................................... 19
COORDENAO DE COMPRAS E CONTRATOS - CCC ...................... 20
DIVISO DE MATERIAIS ..................................................... 20
COMISSO PERMANENTE DE LICITAO CPL ...................... 21
DIVISO DE ALMOXARIFADO CENTRAL................................. 22
DIVISO DE PATRIMNIO GERAL ........................................ 22
DIVISO DE CONTRATOS E CONVNIOS ............................... 23
COORDENAO DE CONTABILIDADE E FINANAS (CCF) ............... 24
DIVISO DE EMPENHO ....................................................... 25
DIVISO DE PAGAMENTO ................................................... 25

DIVISO DE EXECUO DE CONVNIOS ............................... 26

DIVISO DE LIQUIDAO ................................................... 26
DIVISO DE CONFORMIDADE .............................................. 26
DIVISO DE FOLHA DE PESSOAL ......................................... 27
FORMULRIOS UTILIZADOS NA PRA ........................................... 28
DETALHAMENTO DE CADA PROCESSO......................................... 28
ABERTURA DE PROCESSOS PROTOCOLO E EXPEDIO - CGA
....................................................................................... 28
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO GERAL ARQUIVO
GERAL - CGA ..................................................................... 31
REALIZAO DE PESQUISA NOS DOCUMENTOS DA DIVISO DE
ARQUIVO GERAL - ARQUIVO GERAL ..................................... 34
ATIVIDADES DA DIVISO DE MATERIAIS DIVISO DE
MATERIAIS ....................................................................... 37
MOVIMENTAO DE CORRESPONDNCIAS NO PROTOCOLO
GERAL PROTOCOLO E EXPEDIO ..................................... 39
ELABORAO DE CONTRATOS ................................................... 41
REALIZAO DE REEQUILBRIOS DE CONTRATOS ........................ 45
REALIZAO DE TERMOS ADITIVOS DE CONTRATOS .................... 49
CONCESSO DE DIRIAS E PASSAGENS ..................................... 52
ANLISE DA CONFORMIDADE DE REGISTRO DE GESTO .............. 57
ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO ............................................... 59
DIVISO DO ALMOXARIFADO CENTRAL - CCC ....................... 59
ATIVIDADES DA DIVISO DE EXECUO DE CONVNIOS ............. 63
DIVISO DE EXECUO DE CONVNIOS - CCF ...................... 63
LIQUIDAO DA DESPESA ......................................................... 66
DIVISO DE LIQUIDAO CCF .......................................... 66

RECEBIMENTO E REGISTROS DOS BENS DO PATRIMNIO............. 69

DIVISO DE PATRIMNIO GERAL - CCF ................................ 69
REALIZAO DO EMPENHO........................................................ 72
DIVISO DE EMPENHO - CCF .............................................. 72
REALIZAO DO PAGAMENTO DA FOLHA DE FUNCIONRIOS ........ 75
DIVISO DE FOLHA DE PESSOAL - CCF ................................ 75
REALIZAO DO PAGAMENTO DOS MATERIAIS, SERVIOS E OBRAS
.............................................................................................. 78
DIVISO DE PAGAMENTO - CCF ........................................... 78
PROCESSO LICITATRIO PREGO ELETRNICO ........................ 81
PROCESSO LICITATRIO CARTA-CONVITE, TOMADA DE PREO E
CONCORRNCIA ....................................................................... 87
SOLICITAO DE MATERIAL DE CONSUMO E/OU DE MATERIAL
PERMANENTE ......................................................................... 100
SOLICITAO DE OBRAS, INSTALAES E SERVIOS DE
ENGENHARIA ......................................................................... 107
CONCLUSO .......................................................................... 111
ANEXOS ................................................................................ 112
ANEXO I Formulrio de Envio de Documentos (Diviso de
Arquivo Geral) ................................................................. 112
ANEXO II Requerimento para pesquisa no Arquivo Geral
(Diviso de Arquivo Geral) ................................................ 113
ANEXO III Declarao (Diviso de Dirias e Passagens) ..... 114
ANEXO IV Proposta e Concesso de Dirias (Diviso de Dirias
e Passagens) ................................................................... 115
ANEXO V Relatrio de Viagem Nacional (Diviso de Dirias e
Passagens)...................................................................... 117
ANEXO VI Pedido de Material (Diviso de Materiais) .......... 118
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ................................................... 120
10

LINKS RELACIONADOS ............................................................ 121

11

Bloco AA, prdio da Reitoria, campus de Campina Grande

Foto: Marinilson Braga Pinto

12

MANUAL DA PR-REITORIA DE GESTO ADMINISTRATIVOFINANCEIRA - PRA

PR-REITORIA DE GESTO ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA PRA
A Pr-Reitoria de Gesto Administrativo-Financeira - PRA um rgo
auxiliar da Direo Superior da UFCG, incumbido de atribuies
especficas para a Execuo Oramentria da Instituio.
MISSO

Realizar a execuo oramentria da Instituio promovendo o

profissionalismo
e
melhorias
contnuas
na
gesto
administrativo-financeira para contribuir no crescimento das
atividades da UFCG.

VISO

Desenvolver estratgias de Gesto, adaptadas para superar os

desafios organizacionais prprios da Gesto Pblica, bem como,
satisfazer as diversas demandas da Comunidade Universitria
da UFCG em uma tica social, ambiental e econmica.

VALORES

Atitudes ticas e prticas gerenciais transparentes com todos os

stakeholders (servidores, fornecedores, parceiros, governo,
etc.);

Valorizao das pessoas e respeito ao meio ambiente;

Promoo de uma gesto participativa e pr-ativa;

Foco na excelncia dos servios;

Cumprimento dos princpios Legais nas aes e na gesto dos

recursos pblicos.

13

ATRIBUIES DA PRA
De acordo com o Art. 8 do regimento da Reitoria da Universidade
Federal de Campina Grande, compete a PRA:
I expedir instrues, portarias e demais atos necessrios ao fiel
desempenho das suas atribuies;
II executar a programao financeira da Universidade, tendo em
vista os compromissos e os recursos repassados pelo MEC, bem como
de convnios e contratos, e de outras agncias financiadoras
nacionais e estrangeiras;
III assinar os empenhos e autorizar pagamentos das folhas mensais
dos servidores da Universidade;
IV determinar o setor de exerccio dos servidores lotados na PrReitoria;
V cumprir e fazer cumprir as deliberaes da Cmara Superior de
Gesto Administrativo-Financeira;
VI supervisionar e controlar as atividades dos setores que lhe so
subordinados;
VII fiscalizar o andamento das atividades inerentes a sua rea de
atuao, notificando os dirigentes de rgos da administrao, no que
se refere a distores ou irregularidades eventualmente identificadas.
Art. 9 A Pr-Reitoria de Gesto Administrativo-Financeira pode
delegar atribuies especficas definidas em portaria emitida pelo PrReitor.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1187/2101-1271
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar Gabinete do
Pr-Reitor

14

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA PRA

Na Estrutura organizacional da PRA o Pr-Reitor de
Administrao a autoridade superior, situado, hierarquicamente, no
topo do seu organograma. Na sequncia top-dow, a PRA est
estruturada em trs coordenaes que realizam trabalhos especficos
e que gerenciam as divises que esto subordinadas a cada uma
delas, respectivamente. As coordenaes tambm assessoram o PrReitor no desenvolvimento e na execuo das rotinas administrativas
da Pr-Reitoria e colaboraram no planejamento e na execuo de
aes especficas.
Segue abaixo, a estrutura organizacional da PRA, o Pr-Reitor
de Administrao, as Coordenaes e suas respectivas divises:
Pr-Reitor de Administrao

Coordenao Geral de Administrao (CGA)

o Diviso de Arquivo Geral;
o Diviso de Protocolo e Expedio;
o Diviso de Dirias e Passagens.

Coordenao de Compras e Contratos (CCC)

o Diviso de Materiais;
o Comisso Permanente de Licitao;
o Diviso de Almoxarifado Central;
o Diviso de Patrimnio Geral;
o Diviso de Contratos e Convnios;
o Comisso Permanente de Planejamento de Compras e
Contratos.

Coordenao de Contabilidade e Finanas (CCF)

o Diviso de Pagamento;
o Diviso de Execuo de Convnios;
o Diviso de Folha de Pessoal;
o Diviso de Empenho;
o Diviso de Liquidao e Conformidade.
ORGANOGRAMA DA PRA

A estrutura organizacional da PRA graficamente representada pelo

organograma abaixo:
15

IMAGEM

AS COORDENAES E AS DIVISES DA PRA

Seguem abaixo as atribuies e informaes referentes a cada
Coordenao e suas respectivas divises:

COORDENAO GERAL DE ADMINISTRAO (CGA)

Planejar, organizar, controlar e executar as atividades inerentes
gesto de concesso de Dirias e Passagens, do Protocolo Geral e
do Arquivo Geral.
Atribuies Gerais:

Assessorar nas rotinas dirias do Gabinete do Pr-Reitor;

Gerenciar a entrada e a sada de processos no Gabinete do

Pr-Reitor;

Organizar e controlar os servios de secretaria do Gabinete

do Pr-Reitor;

Controlar o envio de correspondncias;

Gerenciar o arquivamento
Gabinete do Pr-Reitor;

Gerir o Sistema de Concesso de Dirias e Passagens SCDP;

Analisar os processos de concesso de auxlio financeiro e

enviar os mesmos para pagamento;

Promover a transparncia do Protocolo e do Arquivo na

pgina da UFCG;

Controlar as prestaes de contas dos auxlios financeiros

concedidos com recursos do PROAP.

de

documentos

gerados

no

Informaes:
Contato: (83) 2101-1556
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar - Sala da PRA.

DIVISO DE ARQUIVO GERAL CGA

Atribuies Gerais:

Gerir, guardar e preservar o patrimnio documental

instituio, garantindo o pleno acesso informao;

da

Receber e organizar as documentaes;

Descrever as documentaes;

Avaliar as documentaes;

Guardar as documentaes no local destinado;

Higienizar as documentaes;

Realizar o descarte dos documentos (aps avaliao e os

trmites estabelecidos pelo Arquivo Nacional)

Informaes:
Contato: (83) 2101-1014
Localizao: Prdio do Arquivo Geral, vizinho a CREDUNI e prximo a
Agncia do Banco do Brasil da UFCG.

DIVISO DE PROTOCOLO E EXPEDIO

Atribuies Gerais:

Receber e enviar os documentos internos e externos no mbito

da Instituio.

Receber documentos e quando for o caso, abrir processo

administrativo;

Enviar processos
destinatrios;

Enviar os malotes, contendo documentos importantes, para os

campis situados fora da sede.

administrativos

documentos

para

os

Informaes:

18

Contato: (83) 2101-1592/2101-1003

Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - Trreo - Sala do Protocolo
e Expedio.

DIVISO DE DIRIAS E PASSAGENS

Atribuies Gerais:

Analisar a instruo processual das solicitaes de acordo com

a Legislao vigente;

Executar as concesses de dirias e passagens no Sistema de

Concesso de Dirias e Passagens SCDP;

Verificar a existncia restries do beneficirio (Ex.: prestao

de contas pendentes, frias, afastamentos, etc.);

Solicitar a emisso de bilhetes de passagens junto agncia de

viagens contratada pela UFCG;

Realizar as prestaes de contas dos beneficirios;

Realizar os reembolsos;

Receber e encaminhar para a contabilidade os recolhimentos

referentes devoluo de dirias;

Encaminhar, via SCDP, os processos de solicitao de dirias e

passagens para a Coordenao de Contabilidade e Finanas CCF, para realizar o pagamento.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1689
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - Trreo - Sala da Diviso
de Dirias e Passagens.

19

COORDENAO DE COMPRAS E CONTRATOS - CCC

Gerir a cadeia de suprimentos, desde o recebimento dos pedidos at
a entrega dos bens e/ou incio das contrataes.
Atribuies Gerais:

Gerenciar a demanda e os fluxos dos processos nas divises

subordinadas a coordenao;

Emitir relatrios gerenciais dos processos licitatrios;

Gerenciar as compras compartilhadas com outras Instituies

de Ensino Superior;

Promover prticas sustentveis nas compras e nos setores;

Acompanhar a elaborao dos Editais, dos Contratos e dos

Empenhos;

Acompanhar o recebimento de materiais na

almoxarifado Central e na diviso de patrimnio;

Acompanhar a execuo dos servios licitados;

Manter atualizada a legislao relacionada a Licitaes e

Contratos;

Promover a transparncia das informaes

Licitaes e Contratos na pgina da UFCG/PRA;

Assessorar as demais Unidades Gestoras da UFCG.

diviso

referentes

de

Informaes:
Contato: (83) 2101-1829
Localizao: Anexo II da Prefeitura
Coordenao de Compras e Contratos.

Universitria

Sala

da

DIVISO DE MATERIAIS
Atribuies Gerais:

Iniciar e concluir os procedimentos licitatrios no sistema

SIASG;
20

Receber, separar e formatar as solicitaes de servios e os

pedidos para aquisies de bens de consumo ou permanente;

Realizar a cotao de preos das compras conjuntas da UFCG;

Elaborar os editais referentes s aquisies de bens ou

contrataes de servios;

Executar
os
procedimentos
licitatrios
nas
seguintes
modalidades: Dispensa, Cotao Eletrnica e Inexigibilidade;

Elaborar a minuta de empenho;

Cadastrar e atualizar as informaes das empresas no sistema

SICAF.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1306/ 2101-1448
Localizao: Anexo II da Prefeitura Universitria - Sala da Diviso de
Materiais.

COMISSO PERMANENTE DE LICITAO CPL

Atribuies Gerais:

Executar os procedimentos licitatrios nas suas

modalidades (concorrncia, prego eletrnico etc.);

Receber, examinar e julgar todos os documentos e

procedimentos relativos s licitaes e ao cadastramento de
licitantes;

Emitir Atas
licitatrios;

Publicar as informaes referentes s licitaes no Dirio Oficial

da Unio e em jornal de grande circulao no Estado;

Adjudicar o processo licitatrio.

Relatrios

referentes

aos

diversas

procedimentos

Informaes:
Contato: (83) 2101-1656/ 2101-1597
21

Localizao: Anexo II da Prefeitura Universitria - Sala da CPL

DIVISO DE ALMOXARIFADO CENTRAL

Atribuies Gerais:

Receber, armazenar e distribuir os materiais adquiridos pela

UFCG;

Receber a nota de empenho e encaminhar a mesma para o

fornecedor;

Respeitar os prazos legais de recebimento de material;

Notificar o fornecedor se a entrega do material no ocorrer no

prazo previsto;

Conferir o material recebido, observando se o mesmo est

compatvel com o que foi empenhado;

Emitir a NEM - Nota de Entrada de Material;

Atestar a Nota Fiscal do fornecedor;

Encaminhar o material recebido para o setor demandante;

Emitir relatrio mensal referente ao estoque e a toda a

movimentao de material de consumo;

Realizar o inventrio anual.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1604/2101-1070
Localizao: Bloco BN (Prximo ao Ncleo de energia) - Sala do
Almoxarifado

DIVISO DE PATRIMNIO GERAL

Atribuies Gerais:

Registrar, no sistema patrimonial,

adquiridos pela instituio;

os

bens

permanentes

22

Receber a nota de empenho e encaminhar a mesma para o

fornecedor;

Conferir o material recebido, observando se o mesmo est

compatvel com o que foi empenhado, e verificar a sua
compatibilidade com o procedimento licitatrio;

Atribuir uma numerao especfica aos bens denominada de

registro patrimonial ou tombamento;

Gerar relatrios de depreciao dos bens;

Realizar o inventrio anual dos bens.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1778/2101-1351
Localizao: Bloco BN (Prximo ao Ncleo de energia) - Sala do
Patrimnio.

DIVISO DE CONTRATOS E CONVNIOS

Atribuies Gerais:

Formalizar os Contratos, os Termos Aditivos e os Termos de

Resciso celebrados pela UFCG;

Manter atualizada e conferida a documentao de fornecedores

no ato da assinatura dos Contratos;

Gerenciar as informaes referentes vigncia de Contratos,

pendncias e/ou restries de fornecedores, pareceres
jurdicos, notificaes, etc.;

Promover a transparncia das informaes do setor, de

interesse pblico, na pgina da UFCG/PRA;

Assessorar a Comisso Permanente de Licitao na Elaborao

e na anlise de planilhas de custos;

Emitir relatrios gerenciais mensais;

Acompanhar a execuo dos servios licitados;

Assessorar os fiscais de Contratos da UFCG;

23

Realizar a publicao de Contratos e de Termos Aditivos no

sistema;

Controlar o movimento das contas vinculadas, conferindo e

conciliando os saldos, de forma a evidenciar sua atualizao;

Conferir os documentos referentes s solicitaes de liberao

de conta vinculada;

Elaborar a minuta de liberao das contas vinculadas;

Realizar cadastro e/ou atualizao no SICONV (Sistema de

Convnios do Governo Federal) de entidades sem fins
lucrativos.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1557
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar - Sala de
Contratos e convnios

COORDENAO DE CONTABILIDADE E FINANAS (CCF)

Gerenciar a execuo oramentria, financeira e patrimonial da
UFCG.
Atribuies Gerais:

Organizar, controlar e executar as atividades referentes

administrao financeira e contbil da UFCG;

Emitir relatrios gerenciais referentes execuo oramentria,

financeira e patrimonial da Instituio;

Realizar mensalmente a conformidade contbil;

Assessorar todas as unidades gestoras da UFCG.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1018 / (83) 2101-1732

24

Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar - Sala da

Coordenao de Contabilidade e Finanas

DIVISO DE EMPENHO
Atribuies Gerais:

Emitir o empenho no SIAFI;

Solicitar crdito oramentrio ao ordenador de despesas;

Verificar a regularidade fiscal dos fornecedores;

Arquivar os processos licitatrios.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1583
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar - Sala da CCF

DIVISO DE PAGAMENTO
Atribuies Gerais:

Realizar o lanamento contbil das despesas no SIAFI;

Apropriar e pagar as despesas de custeio e de capital por meio

do SIAFI;

Emitir ordens bancrias;

Emitir ordem bancria de cmbio referente a despesas de

importao.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1064
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar - Sala da CCF

25

DIVISO DE EXECUO DE CONVNIOS

Atribuies Gerais:

Realizar o lanamento contbil das despesas no SIAFI;

Emitir ordens bancrias;

Pagar as despesas oriundas de

projetos;

Realizar as prestaes de contas dos convnios, programas e

projetos.

convnios, programas e

Informaes:
Contato: (83) 2101-1067
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar - Sala da CCF

DIVISO DE LIQUIDAO
Atribuies Gerais:

Conferir as informaes referentes ao fornecedor e ao montante

exato a pagar com base no empenho contratado;

Verificar o ateste do demandante na documentao referente

entrega do bem ou da prestao do servio;

Verificar o cumprimento das exigncias Legais.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1683
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar - Sala da CCF

DIVISO DE CONFORMIDADE
Atribuies Gerais:

26

Verificar a regularidade dos atos da execuo financeira,

oramentria e patrimonial, tomando por base os documentos
que a comprovam;

Certificar o registro dos atos e fatos de execuo oramentria,

financeira e patrimonial includos no SIAFI;

Realizar a regularidade dos atos da execuo financeira,

oramentria e patrimonial no processo fsico e no sistema
SIAFI.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1683
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar - Sala da CCF

DIVISO DE FOLHA DE PESSOAL

Atribuies Gerais:

Realizar a programao financeira para o pagamento da folha

de pessoal da UFCG;

Gerar Relatrios;

Gerar Lista de Credores;

Pagar Consignatrios e recolher impostos;

Emitir ordem bancria de pagamento referente a auxliofuneral;

Liquidar despesas, descontos e encargos;

Solicitar os recursos financeiros a Secretaria de Planejamento e

Oramento.

Informaes:
Contato: (83) 2101-1658
Localizao: Bloco AA (Bloco da Reitoria) - 1 Andar - Sala da CCF

27

FORMULRIOS UTILIZADOS NA PRA

A PRA utiliza formulrios para padronizar a elaborao de
documentos dentro do setor, atravs desses formulrios pode-se ter
maior organizao no recebimento e tramitao de documentos.

Segue, abaixo, uma lista dos principais formulrios utilizados pela

PRA:

Arquivo Geral - FORMULRIO DE ENVIO DE DOCUMENTOS

(ANEXO I);

Arquivo Geral - REQUERIMENTO PARA PESQUISA (ANEXO II);

Dirias e Passagens - DECLARAO (ANEXO III);

Dirias e Passagens - PROPOSTA E CONCESSO DE DIRIAS

(ANEXO IV);

Dirias e Passagens - RELATRIO DE VIAGEM NACIONAL

(ANEXO V);

Diviso de Materiais - PEDIDO DE MATERIAL (ANEXO VI).

DETALHAMENTO DE CADA PROCESSO

ABERTURA DE PROCESSOS PROTOCOLO E EXPEDIO - CGA
O que ?
Consiste na autuao dos documentos necessrios para a abertura do
processo.
Quem tem direito?
Qualquer interessado em iniciar um processo dentro da universidade
federal.
Informaes Adicionais:

28

A abertura de processo o estgio inicial da tramitao do processo

na Universidade Federal de Campina Grande, nessa fase ser feita a
autuao do processo.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

Pessoa/Unidade
interessada
Setor de Protocolo Geral

O que fazer?
Receber
documentao
abertura de processo;

para

Autuar processo;
Gerar nmero de processo;
Carimbar processos;
Realizar
pginas;

enumerao

de

Elaborar capa para processo

com respectiva numerao;
Enviar
processo
tramitao;

para

29

Fluxograma Grfico
IMAGEM

ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO GERAL ARQUIVO

GERAL - CGA
O que ?
Consiste na entrega de documento para o armazenamento e controle
no arquivo geral da Universidade Federal de Campina Grande.
Quem tem direito?
Todo servidor ou setor da Universidade interessados, aps a
realizao de exigncias da diviso de arquivo geral.
Informaes Gerais:
O Arquivo geral ser o responsvel por arquivar os documentos da
universidade de forma duradoura e organizada.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Fluxo de Tramitao:
Ord.

Quem?

O qu?

Observao

Setor
proveniente

Preencher o formulrio
de envio de documentos

Setor proveniente aquele

que enviar a documentao

Setor
proveniente

Acondicionar a
documentao em
material apropriado e
identificar conforme
modelo: espelho de
caixa arquivo

Material apropriado.
Caixa arquivo: deixar a
abertura da lateral da caixa
livre para passagem de ar;
Pastas suspensas dos
assentamentos individuais
dos alunos: empacotar as
pastas gerando uma ordem
numrica sequncial nos
pacotes. Enviar relao
nominal dos alunos com a
devida ordem numrica.
Ex. pacote 001- nome dos
alunos do pacote.

Setor
proveniente

Enviar o formulrio
preenchido para anlise
do Arquivo Geral

O formulrio refere-se a
documentao enviada em
caixa arquivo.

Arquivo Geral

Analisar o formulrio.

O envio do formulrio deve ser

feito pelo endereo eletrnico:
arquivogeral@ufcg.edu.br

Se formulrio de envio
de documentos atender
as exigncias: agendase o envio da
documentao
Se formulrio no
atender: devolve-se para
correo e cumprimento
das exigncias
5

Setor
proveniente

Solicitar do setor
competente o transporte
para envio da
documentao

Arquivo Geral

Receber a documentao
e
o
formulrio
devidamente preenchido
e
proceder
ao
arquivamento.

32

Fluxograma Grfico
IMAGEM

REALIZAO DE PESQUISA NOS DOCUMENTOS DA DIVISO

DE ARQUIVO GERAL - ARQUIVO GERAL
O que ?
Consiste na realizao de pesquisa nos documentos armazenados no
Arquivo Geral da Universidade Federal de Campina Grande.
Quem tem direito?
Todo servidor ou setor da Universidade interessados, aps a
realizao de exigncias da diviso de arquivo geral.
Informaes Gerais:
A pesquisa deve ser realizada com o objetivo especfico, e para que
no haja extravios e danos aos materiais arquivados, o arquivo geral
exige um preenchimento de formulrio prprio para a pesquisa nos
seus documentos e aps isso realiza uma anlise se ser permitida ou
no a pesquisa nos documentos arquivados na unidade.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Fluxo de Tramitao:
Ord.

Quem?

O qu?

Interessado
pesquisar

em Preencher
requerimento
padro
para
realizar pesquisa na documentao do
Arquivo Geral

Interessado
pesquisar

em Entregar
no
setor
de
protocolo
requerimento para entrada no processo

Protocolo Geral

Autuar processo
Arquivo Geral

Arquivo Geral

Encaminhar o processo ao setor proveniente

da documentao para anlise e autorizao

encaminhar

para

Setor proveniente

Se autorizar a consulta: encaminhar o

processo ao Arquivo Geral com parecer
favorvel
Se no autorizar: Encaminhar o processo
ao Arquivo Geral para conhecimento do
interessado

Arquivo Geral

Contacta o interessado e agenda a pesquisa

35

Fluxograma Grfico
IMAGEM

ATIVIDADES DA DIVISO DE MATERIAIS DIVISO DE

MATERIAIS
O que ?
Consiste nas atividades da diviso de materiais realizadas durante o
processo licitatrio.
Quem tem direito/interesse?
Qualquer servidor/setor interessado na requisio de um material ou
que j tenha um material requerido tramitando em um processo
licitatrio.
Informaes Gerais:
Uma das principais funes da diviso de materiais a sua
participao no processo licitatrio. Dentro desse processo a diviso
de materiais ir organizar documentos licitatrios, elaborar editais, e
publicar informaes licitatrias.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Fluxo de Tramitao:

Fluxograma Grfico

MOVIMENTAO DE CORRESPONDNCIAS NO PROTOCOLO

GERAL PROTOCOLO E EXPEDIO
O que ?
Consiste na organizao e encaminhamento das correspondncias no
setor.
Quem tem direito?
Qualquer interessado em receber correspondncias.
Fluxo de Tramitao:
Passo
a
passo
1.

Pessoa/unidade
interessada
Setor
geral

de

O que fazer?

protocolo Receber
documentos
correspondncias;

Encaminhar e entregar documentos e

correspondncias
aos
setores
correspondentes;

Fluxograma Grfico

40

ELABORAO DE CONTRATOS
DIVISO DE CONTRATOS E CONVNIOS
O que ?
Para alguns processos licitatrios necessria a elaborao de um
contrato, o qual formalizar todas as clusulas definidas para o
contratado e para a Unio. Dentro da UFCG h uma diviso
responsvel pela elaborao dos contratos.
Quem tem direito/interesse?
Requisitantes de Material, empresas interessadas em vender ao
governo.
Informaes Gerais:
Segue-se um trecho da Lei n 8.666 de 21 de junho de 1993, a qual
d informaes sobre a elaborao dos contratos.
Art. 60. Os contratos e seus aditamentos sero lavrados nas
reparties interessadas, as quais mantero arquivo cronolgico dos
seus autgrafos e registro sistemtico do seu extrato, salvo os
relativos a direitos reais sobre imveis, que se formalizam por
instrumento lavrado em cartrio de notas, de tudo juntando-se cpia
no processo que lhe deu origem.
Pargrafo nico. nulo e de nenhum efeito o contrato verbal
com a Administrao, salvo o de pequenas compras de pronto
pagamento, assim entendidas aquelas de valor no superior a 5%
(cinco por cento) do limite estabelecido no art. 23, inciso II, alnea
"a" desta Lei, feitas em regime de adiantamento.
Art. 61. Todo contrato deve mencionar os nomes das partes e os
de seus representantes, a finalidade, o ato que autorizou a sua
lavratura, o nmero do processo da licitao, da dispensa ou da
inexigibilidade, a sujeio dos contratantes s normas desta Lei e s
clusulas contratuais.
Pargrafo nico. A publicao resumida do instrumento de
contrato ou de seus aditamentos na imprensa oficial, que condio
indispensvel
para
sua
eficcia,
ser
providenciada
pela
Administrao at o quinto dia til do ms seguinte ao de sua
41

assinatura, para ocorrer no prazo de vinte dias daquela data,

qualquer que seja o seu valor, ainda que sem nus, ressalvado o
disposto no art. 26 desta Lei. (Redao dada pela Lei n 8.883, de
1994)
Art. 62. O instrumento de contrato obrigatrio nos casos de
concorrncia e de tomada de preos, bem como nas dispensas e
inexigibilidades cujos preos estejam compreendidos nos limites
destas duas modalidades de licitao, e facultativo nos demais em
que a Administrao puder substitu-lo por outros instrumentos
hbeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de despesa,
autorizao de compra ou ordem de execuo de servio.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

2.

Pessoa/Unidade
interessada

O que fazer?
Enviar os processos licitatrios
para o setor de contratos e
convnios.

CCF

Setor
de
convnios

contratos

e Receber processos licitatrios;

Elaborar 3 vias do contrato para
fornecedor, reitor e setor de
contratos;
Entrar
em
contato
com
a
empresa vencedora da licitao
para assinatura de contratos;
Encaminhar o contrato para a
PRA.

3.

Enviar
o
contrato
assinatura do reitor;

PRA

para

Retornar o contrato para o setor

de contratos e convnios;
4.

Setor

de

contratos

e Publicar contrato no DOU;

42

convnios

Imprimir pgina do DOU;

Elaborar memorando solicitando
fiscal para o contrato;
Anexar cpia do contrato e da
proposta de preo para o fiscal.

5.

Pr-reitor receber o processo

junto com o memorando do
fiscal;

PRA

Pr-reitor designar o fiscal ou

encaminhar solicitao ao setor
competente que ir designar o
fiscal;
Pr- reitor retornar o processo
junto com a portaria ao setor de
contratos e convnios.
6.

Setor
de
convnios

contratos

e Lanar cronograma no SIASG;

Lanar saldo
na
contratos SIAFI;

conta

de

Atualizar planilha de controle de

contratos;
Digitalizar contrato que estar
disponvel na internet;
Arquivar a cpia do prprio setor;
Enviar a via do contratado;
Realizar o acompanhamento da
fiscalizao dos contratos.

43

Fluxograma Grfico

REALIZAO DE REEQUILBRIOS DE CONTRATOS

DIVISO DE CONTRATOS E CONVNIOS
O que ?
O reequilbrio de contratos consiste no reajuste das condies de um
contrato j celebrado, afim de que as condies expressas no
contrato estejam sempre atualizadas.
Quem tem direito?
Empresa contratada pela administrao pblica e que queira reajustar
o contrato celebrado com a administrao pblica, devido algum
problema que desqualifique alguma clusula do contrato.
Informaes Gerais:
A lei permite que o contrato celebrado entre a empresa contratada e
a administrao pblica seja reajustado para que a empresa
contratada no seja prejudicada caso alguma clusula ou algum valor
se torne antiquado por algum motivo extraordinrio.
Fundamentao Legal:
Constituio Federal de 1988 Art. 37, Inciso XXI.
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993 Art. 65, Inciso II, alnea d.
Fluxo de Tramitao:
Passo
a
passo
1.

2.

Servidor /unidade
interessada

O que fazer?

Empresa interessada

A empresa dar entrada do

processo no setor de Protocolo
Geral solicitando o reequilbrio
econmico do contrato.

Protocolo Geral

O Setor enviar o processo

para o Setor de Contratos e
Convnios.

3.

Contratos e Convnios

Instruir processo
Anexar ao processo todos os
documentos relacionados ao
contrato tais como:

Termos aditivos
Termos de apostilamento

Enviar o processo
Procuradoria Federal;
4.

5.

para

Procuradoria Federal

A procuradoria ir analisar o
processo, emitir o parecer, e
envi-lo para o Setor de
contratos e convnios;

Contratos e Convnios

Realizar
econmico;

reequilbrio

O setor ser responsvel pela

elaborao da planilha de
reequilbrio, e de 3 vias do
termo de apostilamento;
Anexar
processo;

documentos

ao

Enviar processo para assinatura

do Pr-reitor.
6.

7.

8.

PRA - Pr Reitoria
Administrao

de Assina
documentao
processo.

do

Contratos e Convnios

Enviar
planilhas
de
repactuao,
e
termo
de
apostilamento

empresa
interessada.

Empresa interessada

Quando houver reequilbrio a

ser
realizado,
a
empresa
enviar
nota
fiscal
do
reequilbrio para o setor de
contratos e convnios.

46

9.

Contratos e Convnios

Receber nota fiscal da empresa

interessada no reequilbrio;
Anexar Nota fiscal ao processo;
Encaminhar o processo para a
contabilidade
realizar
o
pagamento.

47

Fluxograma Grfico

REALIZAO DE TERMOS ADITIVOS DE CONTRATOS

DIVISO DE CONTRATOS E CONVNIOS
O que ?
O termo aditivo um instrumento utilizado para formalizar a
alterao de alguma clusula do contrato entre a administrao
pblica e o contratado.
Quem tem direito?
Qualquer contratado que perceba necessidade de alterao de
clusula contratual.
Informaes gerais:
Para toda clusula a ser alterada no contrato deve ser elaborado um
termo aditivo formalizando a alterao.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993 Arts. 60 e 61.
Fluxo de Tramitao:
Passo
a
passo
1.

Pessoa/unidade
interessada
Setor de
Convnios

Contratos

O que fazer?

e Receber processos licitatrios;

Elaborar minuta;
Enviar processo para a CGA.

2.

3.

Retornar processo ao setor de contratos e

convnios.

CGA

Setor de
Convnios

Contratos

e Elaborar o termo aditivo;

Solicitar assinatura do contratado;
Enviar termo para assinatura do reitor;

4.
5.

CGA
Setor

Assinatura de termos.
de

Contratos

e Publicar contrato no Dirio Oficial da

Convnios

Unio - DOU;
Imprimir pgina do DOU;
Enviar via do contratado;
Lanar cronograma no SIASG;
Lanar saldo (conta)
contratos no SIAFI;
Atualizar
planilha
contratos;

de

na

conta

controle

de
de

Digitar contrato, que estar disponvel na

internet;
Arquivar cpia do prprio setor;
Enviar via do contratado.

50

Fluxograma Grfico

51

CONCESSO DE DIRIAS E PASSAGENS

DIVISO DE DRIAS E PASSAGENS - CGA
O que ?
As dirias so os valores pagos por dia de afastamento, como forma
de indenizar o servidor e/ou colaboradores eventuais por despesas
extraordinrias com pousada, alimentao e locomoo urbana.
Quem tem direito/interesse?
A concesso de dirias e passagens destina-se aos servidores civis da
administrao federal direta, que se deslocarem a servio, da
localidade onde tem exerccio para outro ponto do territrio nacional,
ou para o exterior, e a colaboradores eventuais (pessoas sem vnculo
com a administrao federal direta) que prestarem servio, faro jus
a dirias, de acordo com as disposies do Decreto 5.992/06.
Informaes Gerais:
I - As solicitaes para os deslocamentos no pas devero ser
encaminhadas com antecedncia mnima de 10 (dez) dias, e 15
(quinze) dias para viagens internacionais.
II - No sendo possvel atender ao prazo exigido na lei, anexar
justificativa que comprove a inviabilidade do cumprimento
dessa exigncia legal, para julgamento da pertinncia por parte
da autoridade superior;
III - Quando o afastamento iniciar-se em sextas-feiras, bem
como os que incluam sbados, domingos e feriados,
obrigatoriamente dever constar a justificativa na solicitao;
IV - A participao de Servidores em eventos ser de no
mximo: 02 (dois) representantes por unidade para eventos
no pas e 01 (um) representante para eventos no exterior.
Prestao de contas:
O servidor ou colaborador eventual que se beneficie da concesso de
dirias e/ou passagens, dever prestar contas, no prazo mximo de
cinco dias teis aps o retorno da viagem, com um relatrio de
viagem, documentos comprobatrios da participao em reunio,
palestras, congressos, cursos, e dos bilhetes de passagem utilizados.
52

A no prestao de contas ou a sua apresentao incompleta

impossibilitar a concesso de novas dirias e passagens em todos os
rgos da Administrao Pblica Federal, at que seja efetuada a
devida comprovao e regularizada a pendncia.
Devoluo de valores:
Em caso de cancelamento da viagem, o servidor/colaborador dever
justificar o motivo do no comparecimento, e ainda, devolver o
recurso referente a dirias bem como os valores das multas pelo
cancelamento dos bilhetes de passagens, atravs de GRU - Guia de
Recolhimento da Unio.
Fundamentao Legal:
Lei 8.112/90, de 11 de dezembro de 1990.
Portarias n 403 e 404, de 23 de abril de 2009.
Portaria n 446, de 20 de abril de 2011.
Portaria n 205, de 22 de abril de 2010.
Portaria n 505, de 29 de dezembro de 2009.
Decreto n 7446, de 1 de maro de 2011.
Decreto n 5992, de 19 de dezembro de 2006.
Fluxo de Tramitao:
Passo
a
passo
1.

Quem faz?

O que fazer?

Servidor interessado

Encaminhar a documentao abaixo

relacionada para o setor de protocolo
para a abertura do processo:

Requerimento de ajuda de custo a

Direo de Centro (dirias e/ou
passagens);

Convite, programao, folder, carta

de
aceite,
documento
comprobatrio de deslocamento, emails, convocaes, etc.

53

2.

3.

Autorizao do Chefe Imediato da

Unidade de lotao do Servidor.

Setor de protocolo

Receber a documentao, abrir processo

e encaminhar para a Direo de Centro
do servidor interessado.

Direo de Centro

Analisar o processo para a verificao da

pertinncia da viagem e disponibilidade
de recursos.
Anexar no processo o formulrio padro
de solicitao de dirias/passagens.
Realizar lanamento da solicitao no
Sistema de Concesso de Dirias e
Passagens (SCDP) para anlise da PRA.

4.

PRA

Receber a solicitao eletrnica no SCDP;

Pr-Reitoria
de Revisar o atendimento das exigncias
Administrao/
legais;
Diviso de Dirias e
Realizar os procedimentos de reserva de
Passagens
bilhetes e de concesso de dirias;
Emitir parecer. Encaminhar o processovia SCDP - para a CGA.
5.

6.

7.

8.

Coordenao
Contabilidade
Finanas - CCF

de
e

Efetuar o pagamento.

Servidor interessado

Prestar contas da viagem realizada na

Direo
de
CentroFornecendo
a
documentao comprobatria-

Direo de Centro

Digitalizar
a
documentao
comprobatria da viagem no SCDP para
anlise da PRA.

PRA

Realizar a conferncia da prestao de

contas e emitir o parecer final.

Pr-Reitoria

de

54

Administrao/ Setor
de
dirias
e
passagens

55

Fluxograma Grfico

ANLISE DA CONFORMIDADE DE REGISTRO DE GESTO

DIVISO DE CONFORMIDADE - CCF
O que ?
Consiste na conferncia de valores, dados e informaes
anteriormente emitidas nos pagamentos, de modo a certificar-se da
exatido das mesmas perante a Lei e perante o interesse da
Instituio.
Quem tem direito?
Todo pagamento deve ser analisado em sua conformidade de registro
de gesto.
Informaes Adicionais:
A anlise de conformidade de registro de gesto essencial para
avaliar a existncia de irregularidades no processo de pagamento.
Fundamentao Legal:
Instruo normativa n 06, de 31 de outubro de 2007.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

Servidor /unidade
interessada

O que fazer?

Setor
de Recebe documentos que comprovem os
Conformidade
de atos de gesto financeira, oramentria
Registro de Gesto
e anual;
Verifica
processos
fsicos
processos no sistema SIAFI;

Verifica

Se o processo estiver irregular informa

ao setor responsvel pelo processo a
existncia de irregularidades;
Se o processo estiver regular, assinar o
processo afirmando conformidade;
Lanar no sistema a conformidade do
processo;
Dar continuidade ao processo.

Fluxograma Grfico

58

ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO
DIVISO DO ALMOXARIFADO CENTRAL - CCC
O que ?
O Almoxarifado o responsvel pelo recebimento e armazenamento
dos materiais comprados at que o mesmo seja entregue ao
demandante do material. Dentro desse processo o almoxarifado
tambm vistoria o material recebido e encaminha documentos que
possibilitem o pagamento do material.
Quem tem direito/Interesse?
Requisitantes de materiais, fornecedores entre outros.
Informaes Gerais:
O setor de almoxarifado realiza o armazenamento dos materiais,
como tambm atesta o recebimento do material nas condies
exigidas e no prazo exigido. Esse setor tambm usa um sistema
interno para controle de suas atividades.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

Pessoa/Unidade
interessada
Almoxarifado

O que fazer?
Recebe
via
referente
ao
consumo;

de
empenho
material
de

Encaminha nota de empenho ao

fornecedor.
2.

3.

Fornecedor

Realiza expedio do material

dentro do prazo legal.

Almoxarifado

A
empresa
no
realizou
expedio do material dentro do
prazo legal:

59

Notifica a empresa a fim de

regularizar a situao;
Fornecedor regulariza situao.
Fornecedor
situao:

no

regulariza

Elabora documento sugerindo

penalidades previstas em lei;
Envia para o ordenador de
despesas que aplica autorizao
da sano e envia despacho a
diviso de materiais;

A empresa realizou expedio

do material dentro do prazo
legal:
Recebe material;
Elabora nota de entrada de
material (NEM) contendo dados
do
fornecedor,
informaes
sobre
o
empenho
e
a
mercadoria;
Verificar se o material est de
acordo
com
o
que
foi
empenhado;
Material no est de acordo com
o empenhado:
No acata o recebimento da
mercadoria;
Material est de acordo com o
empenhado:
Recebe nota fiscal;
Chefe de almoxarifado atesta
nota fiscal de material de
consumo;
Envia
nota
fiscal
contabilidade;

para

Envia material
demandante.

para

setor

60

4.

Setor demandante

Recebe material.

61

Fluxograma Grfico

62

ATIVIDADES DA DIVISO DE EXECUO DE CONVNIOS

DIVISO DE EXECUO DE CONVNIOS - CCF
O que ?
Consiste na avaliao dos convnios e alguns projetos acadmicos da
universidade.
Quem tem direito?
Participantes de convnios e de projetos acadmicos abrangidos pela
diviso.
Informaes Gerais:
Nessa diviso so realizados os repasses de recursos para os
convnios e para alguns projetos acadmicos, nela tambm a
avaliada a regularidade dos convnios e projetos.
Fundamentao Legal:
Lei N 12.465, de 12 de agosto de 2011.
Lei n 12.309, de 9 de agosto de 2010.
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

Servidor
/unidade
interessada
Setor
convnios

O que fazer?

de Recebimento de processos referentes a:

Convnios; Projetos de Extenso; Fontes
detalhadas;
Pagamentos
de
bolsas;
Pagamentos oriundos de programas de psgraduao;
Confere
regularidades
(excetos das bolsas);

dos

processos

Caso o processo esteja regular, repassa

dinheiro aos projetos;
Sonda o montante gasto/administrado no

63

Projeto (Deve ser realizado no fim do

Projeto)
Se houver saldo, devolve o montante no
gasto;
Elabora termo de cooperao.

64

Fluxograma Grfico

65

LIQUIDAO DA DESPESA
DIVISO DE LIQUIDAO CCF
O que ?
Segundo a Lei 4.320 de 1964, a Liquidao consiste no processo de
verificao da regularidade do processo de licitao antes da
realizao do pagamento.
Quem tem direito/interesse?
Requisitantes de materiais, Fornecedores entre outros.
Informaes Gerais:
O texto legal afirma que antes da realizao do pagamento
obrigatrio que seja feita a liquidao da despesa, essa liquidao
consiste na verificao da regularidade do processo licitatrio, caso
haja algum erro, o processo no seguir para o pagamento.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Lei no 4.320, de 17 de maro de 1964.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

Pessoa/Unidade
interessada
Setor de liquidao/CCF

O que fazer?
Receber processo de solicitao
de compra enviado pela CCF;
Verificar
no
processo
a
conformidade
legal
das
informaes (a origem e o
objeto que se deve pagar, o
montante exato a pagar, a
quem
deve
ser
pago
o
montante);
Se as informaes do processo
esto em conformidade legal,
solicitar o atesto do demandante

66

da despesa;
Encaminhar
processo
diviso de pagamento;

para

Se as informaes do processo
no esto em conformidade
legal, identificar o erro;
Dar cincia ao responsvel pelo
erro.

67

Fluxograma Grfico

68

RECEBIMENTO E REGISTROS DOS BENS DO PATRIMNIO

DIVISO DE PATRIMNIO GERAL - CCF
O que ?
Consistem no controle e distribuio dos materiais permanentes
dentro da Universidade Federal de Campina Grande.
Quem tem direito/interesse?
Requisitantes de material permanente e gestores da Universidade
Federal de Campina Grande.
Informaes Gerais:
A diviso de patrimnio ser a responsvel pela logstica do material
permanente dentro da Universidade Federal de Campina Grande.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Fluxo de Tramitao:
Passo a passo
1.

Servidor /unidade
interessada
Patrimnio CCF

O que fazer?
Recebe uma via de empenho;
Encaminha uma via de empenho
ao fornecedor.

2.

Fornecedor

Recebe nota de empenho;

Realiza a expedio dos produtos.

3.

Patrimnio

Verifica a compatibilidade
processo licitatrio;

do

Processo est incompatvel:

Comunica ao fornecedor que no
ir receber o material;

69

Devolve o material
Aguarda
material.

retorno

de

novo

Processo est compatvel:

Registra bem imvel no sistema
patrimonial;
Gera numero de etiquetamento;
Anexa nmero de etiquetamento
ao bem imvel;
Encaminha bens ao respectivos
setores demandantes;
Encaminha para CCF nota fiscal e
dados do bem patrimonial.

70

Fluxograma Grfico

71

REALIZAO DO EMPENHO
DIVISO DE EMPENHO - CCF
O que ?
O empenho consiste na criao de uma obrigao do estado em
pagar o fornecedor, ele formalizado atravs da nota de empenho.
Quem tem direito/interesse?
Requisitantes, Fornecedores e outros licitantes.
Informaes Gerais:
O ato de empenhar consiste no ato de garantir que aquele
pagamento est destinado a determinado credor, o empenho uma
exigncia legal (Lei 4320 de 1964). Para formalizar o ato de
empenhar determinado valor a um credor exigida pela lei a
elaborao da Nota de empenho. S aps o empenho que o
pagamento poder ser liquidado e encaminhado para o pagamento.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Lei n 4.320, de 17 de maro de 1964.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

Pessoa/Unidade
interessada
Diviso de empenho

O que fazer?
Receber
processo
concludo;

licitatrio

Receber
autorizaes
ordenador de despesas;

do

Solicitar via email o credito

oramentrio ao ordenador de
despesas.

2.

Ordenador de despesas

Analisar a demanda;

72

Se a demanda no estiver
correta enviar despacho ao
setor de empenho informando o
que fazer;
Se a demanda estiver correta,
solicitar o detalhamento ao
coordenador de oramento.
3.
4.

Coordenador de oramento

Detalhar o crdito oramentrio.

Diviso de empenho

Consultar o SICAF;
Anexar ao processo copia de
consulta;
Verificar regularidade fiscal do
fornecedor;
Emitir nota de empenho.

5.
6.

Ordenador de despesas

Assinar nota de empenho.

Coordenador de oramento

Assinar nota de empenho;

Realizar cpias de empenho
para anexar ao processo, enviar
para almoxarifado, demandante,
fornecedor e setor de contratos;
Encaminhas copias da nota de
empenho aos interessados;
Arquivar
todo
o
licitatrio no setor.

processo

73

Fluxograma Grfico

74

REALIZAO DO PAGAMENTO DA FOLHA DE FUNCIONRIOS

DIVISO DE FOLHA DE PESSOAL - CCF
O que ?
Consiste no pagamento dos salrios dos funcionrios.
Quem tem direito/interesse?
Funcionrios Ativos e Inativos.
Informaes Gerais:
A Secretaria de Recursos Humanos (SRH) reunir todas as
informaes financeiras sobre os servidores, para ento enviar para o
setor de folha de pagamento, o qual estar responsvel por realizar
os devidos lanamentos financeiros no SIAFI (Sistema Integrado de
Administrao Financeira) e realizar o pagamento aos funcionrios.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

Pessoa/Unidade
interessada
SRH

O que fazer?
Emitir mensalmente relatrios
da folha (cadastro do servidor,
dedues, direito e tratamento
contbil);
Enviar relatrios CCF aps dia
20 de cada ms.

2.

Setor de folha de pagamento

Realizar lanamentos contbeis

no SIAFI;
Solicitar recursos junto ao SPO MEC.

3.

Setor de pagamentos

Emitir ordem bancria;

Realizar pagamento no ultimo

75

dia til do ms;

Enviar ordens
Banco do Brasil.
4.

Banco do Brasil

bancrias

ao

Destinar o crdito conta dos

favorecidos.

76

Fluxograma Grfico

REALIZAO DO PAGAMENTO DOS MATERIAIS, SERVIOS E

OBRAS
DIVISO DE PAGAMENTO - CCF
O que ?
Um dos ltimos passos do processo licitatrio a realizao do
pagamento da compra realizada. H todo um processo de reviso do
processo licitatrio e requisio de recursos ao governo antes da
realizao do pagamento.
Quem tem direito/interesse?
Requisitantes de Material, Empresas interessadas em vender ao
governo.
Informaes Gerais:
A realizao do pagamento o ltimo processo a ser realizado no
processo licitatrio.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

Pessoa/Unidade
interessada
Setor de pagamentos

O que fazer?
Lanar
SIAFI;

contbil

despesa

no

Enviar email com o oramento e

o item para requerer recursos
com a SPO.
2.

SPO

Avaliar a regularidade fiscal do

fornecedor, que se estiver
irregular negado o repasse de
recursos;
Se o fornecedor estiver regular,
repassar os recursos financeiros
necessrios
para
quitar
a
obrigao.

3.

Setor de pagamentos

Avaliar
a
regularidade
do
fornecedor, que se estiver
irregular, suspender pagamento
e
aguardar
o
fornecedor
regularizar sua situao;
Se o fornecedor estiver regular,
anexar consulta de regularidade
ao processo;
Liberar recursos financeiros;
Realizar pagamento;
Imprimir todos os documentos
contbeis gerados no processo
(OB,
DARFs,
Guia
de
Contribuio
da
Previdncia
Social,
documento
de
arrecadao do INSS).

4.

Setor de
gesto

conformidade

de Avaliar
a
regularidade
do
processo,
que
se
estiver
irregular, suspender pagamento
e aguardar regularizao;
Se estiver regular anexar ao
processo
consulta
de
regularidade;
Assinar o processo;
Lanar
no
sistema
conformidade do processo.

5.

Setor de pagamentos

Emitir
relao
bancrias;

das

ordens

Enviar ordem bancrias para o

Banco do Brasil.
6.

Banco do Brasil

Destina o crdito para a conta

dos favorecidos.

79

Fluxograma Grfico

PROCESSO LICITATRIO PREGO ELETRNICO

COMISSO PERMANENTE DE LICITAO (CPL)
O que ?
O prego eletrnico uma modalidade de processo licitatrio
bastante utilizado, consiste na verso eletrnica (Online) do prego.
Quem tem direito/interesse?
Requisitantes de Material, Empresas interessadas em vender ao
governo.
Informaes Gerais:
O processo do prego eletrnico regido pelo decreto n 5.450, de
31 de maio de 2005. Nesse tipo de processo licitatrio todos os
lances, recursos, anlises e comunicaes so feitos pela internet
atravs de um sistema governamental, o comprasnet.
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Lei n 4.320, de 17 de maro de 1964.
Lei n 10.520, de 17 de julho de 2002.
Decreto n 5.450, de 31 de maio de 2005.
Fluxo de Tramitao:
Passo a
passo
1.

Pessoa/Unidade
interessada
Diviso de Materiais

O que fazer?
Recebe o pedido;
Divide os processos com base
na natureza do pedido;
Confere o pedido que quando
est
correto,
elabora-se
a
minuta do edital com parecer.

2.

Procuradoria Federal

Receber minuta;
Analisa processo;

Emite o parecer jurdico.

3.

Diviso de materiais

Se erros forem encontrados so

corrigidos,
caso
contrrio,
informar no SIASE e nos
sistema comprasnet o certame
licitatrio.
Publica edital no Dou e em
Jornal de grande circulao;
Marca
no
SIASE
e
no
COMPRASNET a data do prego
eletrnico;
Envia
processos
fsicos
eletrnicos para a CP.

4.

Comisso
Licitao

Permanente

de Presidente da comisso ir
definir qual o membro ser o
pregoeiro;
Abrir perodo para impugnao e
correo de erros de ofcio no
edital;
Aps correo de erros, abre
seo publica no COMPRASNET;
Abre fase de lances;
Pregoeiro confere o que est no
edital com o que est sendo
ofertado no prego;
Se
houver
irregularidade
pregoeiro cancela o prego;
Se no houver irregularidade,
aps pedidos de lance, receber
informao de quem foi o
vencedor do prego;
Examinar proposta do licitante;
Se a proposta no estiver
conforme o edital, retira o
licitante do processo licitatrio e
convoca o prximo classificado
ou encerra processo licitatrio;
Se a proposta estiver conforme
o edital, recebe a documentao

82

fsica ou eletrnica do licitante;

Verifica se o licitante esta
inadimplente com portal da
transparncia,
CNJ,
SICAF,
CADIN, Receita Federal, Receita
Estadual,
Receita
Municipal,
INSS, entre outros;
Empresa inadimplente convocase prximo colocado no prego;
Empresa no inadimplente abre
perodo de recursos;
Imprime
ata
eletrnico.

do

prego

83

Fluxogramas Grficos (I, II e III)

PROCESSO LICITATRIO
PREO E CONCORRNCIA

CARTA-CONVITE, TOMADA

DE

COMISSO PERMANENTE DE LICITAO (CPL)

O que ?
Esses trs
tramitao,
monetrios
geralmente

modelos de licitao so semelhantes quanto a sua

havendo diferena nos prazos exigidos e nos valores
da compra. Esses tipos de licitao so usados
para a contratao de obras e servios de engenharia.

Quem tem direito/interesse?

Requisitantes de Material, Empresas interessadas em Vender para a
Universidade Federal de Campina Grande;
Informaes Gerais:
A legislao prev vrios modelos de licitao, entre os modelos de
licitao esto: Carta-Convite, Tomada de Preo e concorrncia.
Dentro da UFCG esses trs modelos so usados especialmente para a
licitao de obras e servios de engenharia. Seguem-se dois trechos
da Lei n 8.666 de 21 de junho de 1993, que falam sobre esses trs
tipos de licitao:
Art. 22. So modalidades de licitao:
I - concorrncia;
II - tomada de preos;
III - convite;
IV - concurso;
V - leilo.
1o Concorrncia a modalidade de licitao entre quaisquer
interessados que, na fase inicial de habilitao preliminar,
comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no
edital para execuo de seu objeto.
2o Tomada de preos a modalidade de licitao entre
interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as

condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia anterior

data do recebimento das propostas, observada a necessria
qualificao.
3o Convite a modalidade de licitao entre interessados do
ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou no, escolhidos e
convidados em nmero mnimo de 3 (trs) pela unidade
administrativa, a qual afixar, em local apropriado, cpia do
instrumento convocatrio e o estender aos demais cadastrados na
correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com
antecedncia de at 24 (vinte e quatro) horas da apresentao das
propostas.
Art. 23. As modalidades de licitao a que se referem os incisos I
a III do artigo anterior sero determinadas em funo dos seguintes
limites, tendo em vista o valor estimado da contratao:
I - para obras e servios de engenharia:
a) convite - at R$ 150.000,00 (cento e cinqenta mil reais);
b) tomada de preos - at R$ 1.500.000,00 (um milho e
quinhentos mil reais);
c) concorrncia: acima
quinhentos mil reais);

de

R$

1.500.000,00

(um

milho

II - para compras e servios no referidos no inciso anterior:

a) convite - at R$ 80.000,00 (oitenta mil reais);
b) tomada de preos - at R$ 650.000,00 (seiscentos e cinqenta
mil reais);
c) concorrncia - acima de R$ 650.000,00 (seiscentos e cinqenta
mil reais).
Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Fluxo de Tramitao:

88

Passo a
passo
1.

Pessoa/Unidade
interessada
Prefeitura Universitria

O que fazer?
Para obras de
elaborar o projeto;

engenharia,

Para
compra
de
elaborar o pedido.
2.

Diviso/
Centro/Pr- Elaborar memorando solicitando
reitoria/Secretaria
e justificando a realizao do
projeto;
Enviar para
protocolo:

3.

material,

Diviso de protocolo

diviso

O memorando;
O projeto feito
prefeitura.

de

pela

Receber a documentao;
Abrir o processo;
Encaminhar o processo para o
gabinete do reitor.

4.

Reitor

Avaliar o processo;
Reitor no autorizou o processo:
encerrar o processo;
Reitor autorizou o processo.

5.

Diviso de materiais

Elaborar o edital;
Enviar edital e processo para a
procuradoria jurdica.

6.

Procuradoria jurdica

Analisar processo;
Emitir parecer jurdico;
O processo no est dentro
da lei: enviar o processo ao
setor ou diviso que cometeu o
erro ilegal;
Reiniciar o processo a partir do
setor responsvel pelo erro do

89

processo;
O processo est dentro da
lei:
enviar

diviso
de
materiais.
7.

Diviso de materiais

Publicar edital
e data de
sesso publica (reunio) em:

8.

CPL

DOU;
Sistema Comprasnet;
Jornal regional de grande
circulao.

Abrir perodo para impugnao e

consertos de erros de ofcio no
edital;
Se houver erros corrigir edital
e
publicar
novamente
nos
veculos de comunicao, DOU e
sistema Comprasnet;
Se no houve erros de ofcio
no edital, realizar 1 reunio;
Iniciar elaborao da ata de
reunio;
Realizar o credenciamento de
todos os licitantes;
Receber dos licitantes envelopes
de habilitao e de proposta
devidamente lacrados;
Realizar o protocolo da entrega
de envelopes;
Elaborar 2 comprovantes de
entrega de documento, 1 para o
licitante e 1 para a CPL;
Verificar se o licitante est
inadimplente com: portal da
transparncia,
CNJ,
SICAF,
CADIN, Receita Federal, Receita
Estadual,
Receita
Municipal,
INSS, CNDT, entre outros;
Imprimir os comprovantes da
inadimplncia/ adimplncia do

90

licitante;
Se a empresa no for micro
empresa,
ser
retirada
do
processo licitatrio;
Se a empresa for micro empresa
ser admitida no processo com
a condio de se regularizar
caso seja a vencedora;
Numerar e dar visto em cada
comprovante de adimplncia ou
inadimplncia;
Passar
os
documentos
comprobatrios de adimplncia
e inadimplncia para todos os
licitantes
participantes
avaliarem;
Licitantes credenciados devem
dar os vistos nos documentos;
Abrir
momento
para
impugnao de documentos;
Caso haja alguma impugnao,
anotar na ata de reunio;
Encerrar a primeira reunio;
Imprimir ata da reunio;
CPL ir marcar reunio interna
para: avaliar impugnaes de
documentos, avaliar ata, abrir
envelopes de habilitao e
avaliar
documentos
de
habilitao;
CPL ir elaborar relatrio final
que est habilitado ou no e os
motivos de desabilitao;
Publicar
resultados
habilitao em:

DOU;
Jornal
de
circulao;

de

grande

Abrir prazo para recurso;

91

Disponibilizar o processo para a

vistoria dos interessados;
Caso no existam recursos, no
haver necessidade de anlise,
sendo logo marcada a data da
reunio para abertura dos
envelopes de propostas;
Caso existam recursos dentro do
prazo:
Realizar as publicaes da
existncia dos recursos para que
possam ser enviadas as contrarazes;
Analisar os recursos e contrarazes e decidir sobre os
mesmos;
Caso a comisso permanea em
sua deciso, ser repassada a
situao para a reitoria analisar
e decidir sobre os recursos;
Aps o processo de anlise e
deciso dos recursos marcar a
data da reunio para abertura
dos envelopes de propostas;
Publicar data da reunio no DOU
e em jornal regional de grande
circulao;
Realizar 2 reunio;
Elaborar ata da reunio;
Realizar
credenciamento
todos os licitantes;

de

Abrir o envelope de propostas;

Se as propostas do licitante no
estiverem de acordo com o
exigido, o licitante ser excludo
do processo licitatrio;
Numerar e dar visto em cada
documento dentro do envelope
de proposta;
Passar

os

documentos

para

92

todos os licitantes credenciados

avaliarem e dar o visto;
Abrir o perodo de impugnao;
Se houver impugnao, anotar
na Ata da reunio;
Encerrar 2 reunio;
Imprimir Ata da reunio;
CPL ir marcar data para
reunio interna para: avaliar
impugnaes de documentos,
avaliar ata da reunio, abrir
envelopes de propostas e avaliar
documentos de proposta de
cada licitante;
Publicar resultado no DOU e em
Jornal de grande circulao;
Se a empresa vencedora for
uma ME ou EPP e teve
anteriormente problemas nofiscais na fase de habilitao,
aguardar a empresa regularizar
sua situao em at 48 horas;
Se
a
situao
no
for
regularizada, excluir a empresa
ME EPP do processo licitatrio e
divulgar novos resultados;
Abrir prazo para recursos em
caso
de
regularizao
ou
excluso da empresa;
Quando houver recurso: abrir
prazo
para
contra-razo;
receber contra-razes;
Analisar e decidir sobre recursos
e contra-razes;
Se a CPL mudar de deciso
quanto s propostas, publicar
novos resultados; elaborar o
termo de adjudicao e enviar
para avaliao do reitor;
O reitor avaliar e decidir se
finaliza o processo ou se dar

93

continuidade;
Caso a CPL no mude de
deciso quanto aos resultados
das propostas, quem decidir o
processo ser o reitor.
9.

Reitor

Analisar a deciso da
quanto
ao
resultado
propostas dos licitantes;

CPL
das

Decidir sobre os recursos;

Elaborar parecer
deciso da CPL;

quanto

Se o reitor no mantiver a
deciso da CPL, elaborar termo
de adjudicao e termo de
homologao; a CPL em seguida
publica resultado do certame
licitatrio e encaminha para a
contabilidade
para
a
continuidade do processo;
Se o reitor mantiver a deciso
da CPL, CPL elabora termo de
adjudicao que ser avaliado
pelo reitor, onde decidir se no
homologa e encerra o processo,
ou se homologa o processo,
elabora
o
termo
de
homologao e envia para a CPL
publicar o resultado do certame
e enviar o processo para a
contabilidade dar continuidade.

94

Fluxogramas Grficos (I, II, III, IV e V)

97

98

99

SOLICITAO DE MATERIAL DE CONSUMO E/OU DE MATERIAL

PERMANENTE
TODAS AS DIVISES PARTICIPAM DESSE PROCESSO
O que ?
Consiste em toda a tramitao de uma compra de material de
consumo/permanente na UFCG, indo desde a solicitao por um
servidor ou setor interessado at o respectivo pagamento da
mercadoria. Esse processo explana todo o processo de solicitao de
material e a sua tramitao dentro da UFCG at o pagamento.
Quem tem direito/interesse?
Requisitantes de materiais, Fornecedores entre outros.
Informaes Gerais:
O responsvel pelo setor demandante, verificando em seu
planejamento a necessidade de aquisio de materiais com o objetivo
de manter as condies adequadas de atividade do setor dever
autorizar o preenchimento do formulrio de pedido de material,
segregando por grupo de material, como segue:

Material de consumo para laboratrio de eletrnica;

Material de Expediente;

Material de consumo - Suprimentos de informtica;

Material de consumo para manuteno eltrica e hidrulica;

Material de consumo peas de reposio para equipamentos

de refrigerao;

Material Permanente Equipamentos de informtica;

Material Permanente - Mobilirio.

A descrio do objeto deve contemplar especificaes tcnicas

detalhadas e precisas, que serviro como parmetro para a
contratao, vedada a indicao de marca. Caso a descrio esteja
incorreta, ou seja, insuficiente, o pedido de compra ficar
prejudicado.
100

Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Fluxo de Tramitao:
Passo a passo
1.

Servidor/Unidade
interessada

O que fazer?
O servidor/Unidade dever preencher o
formulrio especfico e instruir o seu pedido
considerando os seguintes itens:
*Cdigo do produto ver referncia no CAT
MAT/SIASG;
*Valor de referncia - apresentar trs
propostas de preo do item solicitado, com a
indicao do CNPJ do fornecedor;
*Descrio do equipamento.

2.

Almoxarifado

*Receber a solicitao;
*Atribuir numerao seqencial;
*inserir no sistema e encaminhar a mesma
para a Coordenao Geral de Administrao CGA.

3.

Coordenao Geral de Ratificar o pedido e encaminhar o processo

Administrao - CGA
para a Diviso de Materiais - DM.

4.

Diviso de Materiais - *Conferir o pedido;

DM
*Elaborar a minuta de Edital;
*Enviar a minuta de Edital para a Procuradoria
Federal;
Analisar, emitir um parecer jurdico e
encaminhar o processo para a Diviso de
Materiais - DM.

5.

Procuradoria Federal

6.

Diviso de Materiais - * Informar no SIASG/COMPRAS NET o certame

DM
licitatrio.
Encaminhar o processo-fsico e eletrnico - para
a Comisso Permanente de Licitao - CPL.

101

7.

Comisso Permanente *Realizar os procedimentos licitatrios;

de Licitao - CPL
*Se no houver recurso, razo ou contra razo,
a Comisso adjudica e o processo segue para o
Gabinete da Pr-Reitoria de Administrao para
ser homologado pelo ordenador de despesas.
*Se houver recurso, o processo segue para o
Gabinete da Pr-Reitoria de Administrao para
decidir Recurso.

8.

Gabinete
da
Reitoria
Administrao

Pr- O Ordenador de Despesas - Avaliar o recurso,

de decidir, adjudicar e homologar o certame
licitatrio no COMPRASNET. Encaminhar o
processo de volta para a Comisso Permanente
de Licitao - CPL.

9.

Comisso Permanente *Publicar o resultado na imprensa

de Licitao - CPL
*Encaminhar o processo para a Diviso de
Materiais - DM.

10.

Diviso de Materiais - *Receber o processo homologado.

DM
*Encaminhar o mesmo para a Coordenao de
Contabilidade e Finanas - CCF.

11.

Coordenao
Contabilidade
Finanas - CCF

12.

Gabinete
da
Reitoria
Administrao

13.

Coordenao Geral de O gestor financeiro- assinar as notas de

Administrao - CGA
empenho e enviar as mesmas para a
Coordenao de Contabilidade e Finanas CCF.

14.

Coordenao
Contabilidade
Finanas - CCF

de *Realizar o empenho
e
*Enviar as notas de empenho para o Gabinete
da Pr-Reitoria de Administrao
Pr- O Pr-Reitor de Administrao- assinar as notas
de de empenho e encaminhar as mesmas para a
Coordenao Geral de Administrao - CGA.

de Enviar cpias do empenho para:

e
*O almoxarifado;
*O demandante (em caso de pronta entrega);
*O fornecedor do material;

102

*uma cpia dever ser anexada ao processo;

* Se houver contrato, uma cpia dever ser
enviada para o setor de contratos.
15.

Setor de contratos

*Formalizar o contrato,
*solicitar a assinatura do contratado em trs
vias e em seguida, encaminhar o processo para
Gabinete da Pr-Reitoria de Administrao.

16.

Gabinete
da
Pr- Assinar o contrato.
Reitoria
de
Administrao/Gabinet
e do Reitor

17.

Almoxarifado

*Receber o material, conferir a nota fiscal,

inserir as informaes no sistema.
*Convocar o demandante para que o mesmo
possa atestar o recebimento (em caso de
material de consumo).
*Se for material permanente, enviar o(s)
item(ns) para o setor de patrimnio com a Nota
de Empenho e a Nota Fiscal da empresa.

18.

Setor de Patrimnio

*Testar o equipamento;
*Conferir a Configurao;
*Efetuar o registro patrimonial;
*Entregar o material ao demandante o qual
dever atestar a Nota Fiscal;
*Enviar a Nota Fiscal para a Coordenao de
Contabilidade e Finanas - CCF.

19.

Coordenao
Contabilidade
Finanas - CCF

de *Receber a Nota Fiscal;

e
*Liquidar;
*Pagar.

103

Fluxogramas Grficos (I, II e III)

SOLICITAO DE OBRAS, INSTALAES E SERVIOS DE

ENGENHARIA
TODAS AS DIVISES PARTICIPAM DESSE PROCESSO
O que ?
Consiste na explanao de todo o processo de solicitao de uma
obra ou servio de engenharia, indo da requisio necessria at o
pagamento da obra e sua concluso.
Quem tem direito/interesse?
Todos os Servidores da UFCG e Empresrios do ramo de engenharia
interessados em vender para o governo.
Informaes Gerais:
A solicitao de obras de engenharia civil e/ou eltrica, bem como
aquelas instalaes cuja classificao contbil e oramentria esteja
enquadrada como despesa de capital, ter que ser obrigatoriamente
autorizada pelo Reitor.
A partir da autorizao da Reitoria, o setor de engenharia
Prefeitura Universitria se encarregar da elaborao dos projetos
engenharia necessrios execuo da obra, bem como
levantamento do valor financeiro a ser despendido para execuo
mesma.

da
de
do
da

Fundamentao Legal:
Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993.
Fluxo de Tramitao:
Passo a passo
1

Servidor interessado

O que fazer?
Encaminhar a documentao abaixo
relacionada para a Diviso de
protocolo para a abertura do
processo juntamente com o projeto
da Prefeitura Universitria:

Memorando
solicitando
realizao da obra.

Protocolo e Expedio

Receber a documentao, abrir

processo e encaminhar para o
Gabinete do Reitor.

Gabinete do Reitor

O Reitor analisa a viabilidade do

projeto e encaminha de acordo com
o planejamento da UFCG.

PRA

Toma conhecimento do Projeto e o

encaminha.

Diviso de Materiais - DM

*Conferir o pedido;
*Elaborar a minuta de Edital;
*Enviar a minuta de Edital para a
Procuradoria Federal.

Procuradoria Federal

Analisar, emitir um parecer jurdico

e encaminhar o processo para a
Diviso de Materiais - DM.

Diviso de Materiais - DM

* Informar no SIASGNET/COMPRAS
NET o certame licitatrio.
Encaminhar o processo-fsico e
eletrnicopara
a
Comisso
Permanente de Licitao - CPL.

Comisso Permanente
Licitao - CPL

de Realizar
licitatrios.

os

procedimentos

Se no houver recurso, razo ou

contra razo, a Comisso adjudica
e o processo segue para o Gabinete
da Pr-Reitoria de Administrao
para
ser
homologado
pelo
ordenador de despesas.
Se houver recurso, o processo
segue para o Gabinete da PrReitoria de Administrao para
decidir Recurso.
9

Gabinete da Pr-Reitoria de O Ordenador de Despesas ir

Administrao
Avaliar o recurso, decidir, adjudicar
e homologar o certame licitatrio.

108

Encaminhar o processo de volta

para a Comisso Permanente de
Licitao - CPL.
10

Comisso Permanente
Licitao - CPL

de Publicar o resultado na imprensa e

encaminhar o processo para a CCF.

11

Coordenao
de Realizar o empenho e enviar as
Contabilidade e Finanas - notas de empenho para o Gabinete
CCF
da Pr-Reitoria de Administrao.

12

Gabinete da Pr-Reitoria de O Pr-Reitor de AdministraoAdministrao

assinar as notas de empenho e
encaminhar as mesmas para a
Coordenao
Geral
de
Administrao - CGA.

13

Coordenao
Geral
Administrao - CGA

14

Coordenao
de Enviar cpias do empenho para:
Contabilidade e Finanas *O fornecedor;
CCF

de O gestor financeiro- assinar as

notas de empenho e enviar as
mesmas para a Coordenao de
Contabilidade e Finanas - CCF.

*uma cpia dever ser anexada ao

processo;
* Se houver contrato, uma cpia
dever se enviada para a diviso de
contratos.
Formalizar o contrato, solicitar a
assinatura do contratado em trs
vias e em seguida, encaminhar o
processo para Gabinete da PrReitoria de Administrao.

15

Diviso de contratos

16

Gabinete da Pr-Reitoria de Assinar o contrato;

Administrao/Gabinete do
Enviar o processo para a Diviso de
Reitor
Contratos.

109

110

CONCLUSO
Esse manual um instrumento que reflete o profissionalismo da
Pr-Reitoria de Gesto Administrativo-Financeira na busca contnua
da excelncia gerencial. Esperamos que este documento auxilie os
servidores na compreenso das atribuies e rotinas administrativas
desta Pr-Reitoria.

111

ANEXOS
ANEXO I FORMULRIO DE ENVIO DE DOCUMENTOS (DIVISO DE ARQUIVO GERAL)
UNIVERSIDADE FEDERAL DE CAMPINA GRANDE
PR-REITORIA DE GESTO ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA - PRGAF
ARQUIVO GERAL
FORMULRIO DE ENVIO DE DOCUMENTOS
Unidade Organizacional da UFCG
Aos
Geral.

dias do ms de

CDIGO DE
CLASSIFICAO

de

foram enviados os documentos abaixo relacionados para o Arquivo

N CAIXA/PACOTE ASSUNTO/TTULO

RESPONSVEL PELO ENVIO:

TELEFONE:

DATAS LIMITE

E-MAIL:

QUANTIDADE

OBSERVAES

ANEXO II REQUERIMENTO PARA PESQUISA NO ARQUIVO

GERAL (DIVISO DE ARQUIVO GERAL)
UNIVERSIDADE FEDERAL DE CAMPINA GRANDE
PRGAF/ARQUIVO GERAL
REQUERIMENTO PARA PESQUISA NO ARQUIVO GERAL
Pesquisador institucional: (
Data:

Pesquisador Acadmico: (

Outros: (

DADOS PESSOAIS DO PESQUISADOR

Nome:
Cidade:

UF:

Pas:
E-mail:
Telefone:
Formao:
Profisso/cargo:
Participa de grupo de pesquisa?

Sim (

No (

O nome do grupo de pesquisa?

rea de atuao do grupo?

DADOS DA PESQUISA
Tipo de pesquisa: (

) Cientfica/acadmica

) Outros

Finalidade:
Tema do projeto:
Tema da pesquisa:
Documentao a ser pesquisada:
Data desejada para visita ao arquivo (a ser confirmada)

USO INTERNO DO ARQUIVO GERAL

Parecer: (

) Autorizada

) No Autorizada

Data: ____/____/______
Assinatura:____________________________________________________
______
Observao:___________________________________________________
______

ANEXO III
PASSAGENS)

DECLARAO

(DIVISO

DE

DIRIAS

DECLARAO

Declaro para os devidos fins de direito, que viajarei a servio da

UNIVERSIDADE FEDERAL DE CAMPINA GRANDE em veculo particular
Modelo _______________, Ano __________, Placa __________,
isentando esta Universidade de qualquer dano que porventura venha
a ocorrer com o veculo durante o percurso.

Campina Grande (PB), ________ de ________ de ________

________________________________
Mat. SIAPE N

114

ANEXO IV PROPOSTA E CONCESSO DE DIRIAS (DIVISO

DE DIRIAS E PASSAGENS)

PROPOSTA DE CONCESSO DE DIRIAS E PASSAGENS

Fonte de Recursos:
Beneficirio:
RG:

rgo Expedidor:
CPF

Mat. SIAPE:
E-mail

Telefone(s):

rgo e Setor de Origem/Unidade Acadmica

DADOS DO SERVIDOR

Servidor:

UFCG

No Servidor:
SEPE*:

DADOS BANCRIOS

Convidado

Colaborador Eventual (particular)

Banco:
Outros

Agncia:

Empregado Pblico

Servidor Judicirio

Servidor Legislativo C/C:

Servidor Estadual

Servidor Distrital

Servidor Municipal

*SEPE - Servidor de outro Poder ou Esfera.

DADOS DA VIAGEM

Tipo de Viagem:

Nacional

Internacional

CIDADE DO EVENTO/MISSO

Solicitao de:
Dirias

Passagens

Dirias e Passagens

Descrio do motivo da viagem

(Objetivo/Assunto/Evento):

Data Incio do Evento

Horrio de Abertura

Data Fim do Evento

Horrio de Encerramento

115

TRECHO COMPLETO DA VIAGEM (itinerrio detalhado)

ORIGEM

DESTINO

HORRIOS
DATA

HORRIO

MEIO DE
TRANSPORTE

Observaes:
1.

As propostas de concesso de dirias, sem ou com passagem area, para deslocamentos nacionais e internacionais, devero ser encaminhadas VIA PROCESSO com
antecedncia mnima de 15 (quinze) dias, para os deslocamentos no pas, e de 20 (vinte) dias, para os deslocamentos internacionais (Art. 5 da Resoluo 02/2009,
Cmara de Gesto Administrativo-Financeira UFCG). Em carter excepcional, o Reitor poder autorizar o empenho de passagens e dirias, em prazo
inferior a 10 (dez) dias, desde que contenha JUSTIFICATIVA da inviabilidade do efetivo cumprimento e AUTORIZAO da Autoridade Superior.

2.

As propostas de dirias e/ou passagens em viagens internacionais sero precedidas de concesso de afastamento do pas pelo Reitor, mediante portaria de
afastamento, publicada no Dirio Oficial da Unio, bem como instrudas com autorizao do Ministro da Educao e parecer favorvel da Assessoria para Assuntos
Internacionais/UFCG. (Resoluo 02/2009, Cmara de Gesto Administrativo-Financeira UFCG)

3.

Ao retornar instituio, apresentar os originais dos comprovantes de embarque/desembarque de todas as passagens e a(s) declarao(es)/certificado(s) de
apresentao e participao no evento e assinar no espao destinado prestao de contas.

4.

Caso o servidor exceda o limite de 40 (quarenta) dirias no exerccio, anexar documento que comprove o fato, conforme determina Portaria MEC N. 362, de 10 de
abril de 2012, em seu Art. 3, Inciso II.

5.

As propostas de concesso de dirias para afastamentos que se iniciam a partir da sexta-feira, bem como os que incluem sbados, domingos e feriados, sero
expressamente justificadas, detalhando-se a necessidade da participao pessoal do beneficiado. (Art. 9 da Resoluo 02/2009, Cmara de Gesto AdministrativoFinanceira UFCG).

6.

Acesse o checklist disponvel em: http://www.ufcg.edu.br/~pra/

PROPONENTE

CHEFE IMEDIATO DO PROPONENTE

AUTORIZAO ORDENADOR DE DESPESAS

DATA: _____/_____/_____

DATA: _____/_____/_____

DATA: _____/_____/_____

Carimbo e assinatura

Carimbo e assinatura

Carimbo e assinatura

116

ANEXO V RELATRIO DE VIAGEM NACIONAL (DIVISO DE

DIRIAS E PASSAGENS)

RELATRIO DE VIAGEM
IDENTIFICAO DO SERVIDOR
Nome:
Matrcula SIAPE:
Cargo:
rgo de Exerccio:
IDENTIFICAO DO AFASTAMENTO
Autorizao do Afastamento:
Percurso:
Data sada:

Data chegada:

DESCRIO DA VIAGEM
Atividades desenvolvidas:

Data:

Assinatura do Servidor: ____________________________________

Assinatura do Chefe imediato: _______________________________

117

ANEXO VI PEDIDO DE MATERIAL (DIVISO DE MATERIAIS)

PEDIDO DE MATERIAL
Unidade: UFCG
PRA
Setor requisitante:
Solicitante:

Telefone:

E-mail do solicitante:
TIPO DE MATERIAL
Item

Cdigo

Quant.

Unid.

Descrio do material

Preo Unitrio R$

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

118

11.
12.
13.
14.
15.

DIRIGENTE

SEPLAN

DATA

NMERO

Almoxarifado Central

Coordenao de Compras
e Contratos - CCC

Pr-Reitoria de
Administrao PRA

Chefe do almoxarifado

Coordenador de Compras
e Contratos

Pr-Reitor

Fazer pedido de Material de Consumo separado de acordo com

a natureza do mesmo (Suprimento de Informtica, Limpeza,
Expediente, Eltrico, Hidrulico etc.);

Fazer pedido de Material Permanente e Equipamentos

separando o material de informtica em um pedido parte.

Preencher corretamente o NOME DO SOLICITANTE, bem como

o TELEFONE PARA CONTATO e gerar 04 vias do mesmo pedido.

Acompanhar o encaminhamento e a execuo dos itens

solicitados no PEDIDO DE MATERIAL atravs do nmero
3310.1448 tendo em mos o NMERO DO PEDIDO gerado pelo
Almoxarifado Central.

119

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, Organizao e

Mtodos: Uma abordagem Gerencial. 10 ed. So Paulo: Atlas,
1998.

Estatuto da Universidade Federal de Campina Grande - UFCG.

Disponvel em http://www.ufcg.edu.br.

Regimento Geral da Universidade Federal de Campina Grande UFCG. Disponvel em http://www.ufcg.edu.br.

120

LINKS RELACIONADOS

SICAF: http://www.sicaf.com.br/

SIASG: http://www.comprasnet.gov.br/gerencial/menu_siasg
.htm

Imprensa Nacional: http://portal.in.gov.br/

Ministrio

do

Planejamento

Oramento

Gesto:

http://www.planejamento.gov.br/

MEC: http://portal.mec.gov.br/index.php

SIAFI: https://siafi.tesouro.gov.br/senha/security/login.jsf

INSS: http://www.previdencia.gov.br/

CNJ: http://www.cnj.jus.br/

SCDP: https://www.scdp.gov.br/

SICONV: https://www.convenios.gov.br/siconv/

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