ADMINISTRACIN DEL

PARQUE VEHICULAR.

Febrero de 2011

Planeacin

El Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones en Materia de

Recursos materiales y Servicios Generales en su Captulo I,
correspondiente a Planeacin, establece en su numeral 13 que los
titulares de las reas de recursos materiales y servicios generales,
sern responsables de elaborar, coordinar y supervisar la integracin
del Programa Anual de Recursos Materiales y Servicios
Generales, el cual entre otros rubros contempla el correspondiente a:

Asignacin, Servicio y Mantenimiento de Parque Vehicular.
Asimismo el numeral 20 hace mencin a que este Programa Anual se
integrar en base la informacin proporcionada por el responsable del
parque vehicular, integrando los requerimientos de todas las unidades
administrativas de la Dependencia o Entidad.

Captulo V: Administracin de Activos

Parque Vehicular.
64. Las Dependencias debern adoptar las medidas que resulten
necesarias, por conducto de sus reas de recursos materiales y
servicios generales, a efecto de contar con los sistemas, que les
permita administrar de manera eficaz y ordenada el ingreso,
baja, resguardo, uso y mantenimiento del parque vehicular
terrestre, areo y martimo que tengan asignado para el
cumplimiento de sus funciones.
65. Los titulares de las reas de recursos materiales y servicios
generales en las Dependencias, designarn por escrito al personal
que estimen necesario para cubrir las necesidades de control vehicular.
No obstante lo anterior, las dependencias y entidades procurarn
realizar la contratacin del servicio integral de transporte
vehicular conforme al anlisis del costo beneficio que elaboren los
titulares de las reas de recursos materiales y servicios generales.

66. Los responsables del control vehicular realizarn los trmites

necesarios ante el rea competente para obtener los recursos
para el pago de contribuciones que corresponda a cada
vehculo, su registro o alta ante las autoridades respectivas. De igual
forma, tramitarn la expedicin de la pliza de seguro ante el rea
responsable de seguros.
En el caso de aeronaves, tramitarn el alta y registro
correspondiente ante la Direccin General de Aeronutica Civil,
realizando el pago de contribuciones respectivo una vez obtenidos los
recursos por parte del rea competente.
67. Las plizas de aseguramiento de los vehculos debern
permanecer en el expediente del vehculo y el usuario, una vez
que la unidad est bajo su resguardo, deber recibir una copia de dicha
pliza.

68. Los responsables del control vehicular, en coordinacin con el rea

usuaria, verificarn las condiciones y funcionamiento de la
unidad, a fin de asegurar que cumpla con las especificaciones
establecidas en el contrato correspondiente, revisando el inventario del
vehculo.
En los casos en que los vehculos cumplan con todas las caractersticas
y condiciones estipuladas en el contrato respectivo, los responsables
del control vehicular tramitarn ante el rea de adquisiciones de la
Dependencia la liberacin de pago, formulando el acta de entrega
recepcin correspondiente, que ser remitida a dicha rea, para control
y registro y notificacin al almacn.
69. En caso de aeronaves, los responsables de servicios areos de la
Dependencia, debern designar al personal de vuelo y tierra que
realizar la verificacin obligatoria y las pruebas necesarias
para determinar su ptimo desempeo y funcionamiento en el
lugar de entrega.

70. El titular del rea de recursos materiales y servicios generales

designar a los servidores pblicos encargados de operar los
mecanismos de control de los vehculos que se ingresen a la
Dependencia a travs de reas distintas del almacn, a fin de que
se reporte de inmediato su incorporacin al inventario de la
Dependencia.
71. Los responsables del control vehicular debern reportar al rea
de mantenimiento de la Dependencia el ingreso de los
vehculos, a fin de programar los servicios que requieran durante el
ejercicio correspondiente, e integrarlo al "Programa Anual de
Asignacin, Servicio y Mantenimiento de Parque Vehicular",
dndolos de alta en el padrn correspondiente.
Igual tratamiento recibirn las aeronaves ingresadas, con la
finalidad de que se programen los servicios de mantenimiento por
horas de vuelo, de acuerdo con los manuales de mantenimiento y
operacin del fabricante.

72. Los responsables del control vehicular sern los encargados

directos de la entrega fsica de los vehculos asignados al
servidor pblico correspondiente. Para tal efecto, abrirn un
expediente por vehculo con la documentacin correspondiente.
73. La asignacin de los vehculos deber determinarse
atendiendo las necesidades de prestacin de servicio y de
conformidad con el "Programa Anual de Asignacin, Servicio y
Mantenimiento de Parque Vehicular", se controlar a travs del registro
respectivo, el que indicar el rea, persona y/o servicio de asignacin
del bien.
74. Todas las unidades vehiculares debern contar con placas de
circulacin; engomado de las placas de circulacin, Tarjeta de
circulacin, copia de la pliza de seguro vehicular vigente, copia del
certificado de la verificacin vehicular vigente, engomado del
holograma de la verificacin vehicular vigente, Bitcora de servicio, y
en su caso, elementos distintivos visibles que permitan identificar la
dependencia a la cual pertenezcan.
8

Ser responsabilidad del servidor pblico que tenga bajo su

resguardo el vehculo, verificar la existencia de lo mencionado
anteriormente; de encontrar algn faltante deber reportarlo de
manera inmediata a los responsables de control vehicular.
75. Los responsables del control vehicular llevarn a cabo en las
instalaciones de la Dependencia, un inventario y revisin fsica del
parque vehicular, con el fin de tener un padrn actualizado y
confiable, para mantener en ptimas condiciones de uso y operacin las
unidades vehiculares.
76. En los casos de bienes robados, extraviados o siniestrados en
los que se requiera la transmisin de dominio en favor de las
aseguradoras, se proceder previamente a su desincorporacin del
rgimen de dominio pblico, de acuerdo con lo establecido en la
dcima sexta de las Normas Generales para el Registro,
Afectacin, Disposicin Final y Baja de Bienes Muebles de la
Administracin Pblica Federal Centralizada.

77. El parque vehicular terrestre, martimo y areo de las

Dependencias, es de uso exclusivamente oficial, nicamente en
casos debidamente justificados por el titular del rea usuaria,
los vehculos podrn utilizarse para el traslado de personas
ajenas a las Dependencias.
78. El conductor del vehculo deber portar invariablemente licencia
de conducir vigente.
79. El usuario del vehculo deber verificar sus condiciones de
operacin, mantenimiento y de seguridad, as como constatar que
el vehculo cuente con los documentos que permitan su circulacin y
aqullos con los que se acredite el seguro.
80. En caso de accidente, el usuario deber notificar a la
aseguradora correspondiente y reportarlo de inmediato al rea
responsable del control vehicular y al responsable de seguros de la
Dependencia.

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81. La Dependencia slo responder por aquellos accidentes en

que se vean involucrados vehculos oficiales utilizados por el servidor
pblico que lo tenga asignado, siempre que ocurran con motivo del
desempeo de actividades oficiales, bajo circunstancias legales y
de pleno respeto al reglamento de trnsito.
En casos de accidente, robo parcial, o total de la unidad fuera del
horario laboral, el rea responsable del parque vehicular efectuar el
trmite de recuperacin monetaria ante la aseguradora, quedando a
cargo del usuario el pago del deducible correspondiente.

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82. El pago del deducible o, en su defecto, la reparacin del vehculo

oficial, ser autorizado a cuenta de la Dependencia, siempre y
cuando no concurran las condiciones que se mencionan a continuacin:

Cuando sean manejados por un tercero que no sea el responsable
autorizado por la Dependencia;

Cuando stos no ocurran en el desarrollo de actividades oficiales;

Cuando se maneje en estado de ebriedad o bajo el influjo de algn
psicotrpico o estupefaciente;

Por infringir el reglamento de trnsito o cualquier otra ley o reglamento;

Por daos causados con premeditacin as como dar un uso o servicio
diferente al que se autoriza,

Por arrastre de remolques no autorizados.

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83. Toda solicitud de asignacin de vehculos deber quedar amparada

mediante un documento, dirigida a los responsables del control
vehicular, debidamente autorizada por el titular del rea solicitante.
Las solicitudes de servicio debern presentarse indicando la
utilizacin de los vehculos y con una antelacin de veinticuatro
horas.
84. El rea responsable del control vehicular deber solicitar,
previo a su vencimiento, la renovacin de plizas de seguros del
parque vehicular.
85. El rea responsable del control vehicular ser la encargada de
entregar fsicamente los vehculos asignados.
86. El rea responsable del control vehicular llevar a cabo el
programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los
vehculos bajo su custodia.

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87. Si un vehculo se devuelve al rea responsable del control vehicular

presentando una falla mecnica, el extravo de alguna pieza, o se
encuentre golpeado y se demuestra que las causas son imputables al
servidor pblico que lo tena asignado, se le fincar el resarcimiento del
dao que el caso amerite.
Todo servicio de mantenimiento proporcionado por los talleres autorizados
deber tener una garanta mnima de quince das.
88. Cuando una unidad vehicular ya no garantice condiciones de servicio o
implique altos costos de mantenimiento, el rea responsable del control
vehicular certificar las condiciones de dicha unidad, y emitir dictamen
tcnico correspondiente, informando al rea de recursos materiales y
servicios generales la conveniencia de dar de baja la unidad.
89. La dotacin de combustible ser realizada por el rea
responsable
del
control
vehicular,
conforme
al
padrn
correspondiente y a las necesidades reales de la institucin, las
cuales se determinarn con base en las bitcoras que al efecto se lleven.

14

El rea responsable del control vehicular deber mantener la custodia

de los vales y tarjetas de combustible, vigilando su adecuado uso y
asignacin.
Cuando se requiera de mayor dotacin de combustible, la solicitud
deber contar con el visto bueno del titular del rea usuaria
correspondiente. El rea de recursos materiales y servicios
generales es la nica facultada para autorizar dotacin adicional
de combustible, sin que ello constituya un incremento permanente en
la dotacin mensual.
90. Al trmino de la jornada laboral, durante los fines de semana y das
no hbiles, el parque vehicular deber permanecer en el lugar de
pernocta destinado para tal fin.
En los casos en que los vehculos de servicio deban utilizarse fuera del
horario de labores establecido, las reas usuarias debern notificar al
rea responsable del control vehicular de preferencia con 24 horas de
anticipacin al da en el que los vehculos se utilicen fuera del horario
sealado.
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Los casos no previstos para la pernocta de vehculos en las presentes

Disposiciones, debern ser autorizados por el Oficial Mayor o su
equivalente.
91. El rea responsable del control vehicular ser responsable de
verificar que los vehculos asignados pernocten en el lugar
destinado para tal efecto. Si algn vehculo no pernoct en el lugar
establecido se dar vista al rgano interno de control de la
Dependencia.
92. Las aeronaves de las
encuentren en arrendamiento,
los servidores pblicos junto
servicio pblico autoricen los

Dependencias, as como las que se

sern exclusivamente para transportar a
con las personas que por razones del
Oficiales Mayores o equivalentes.

Cuando exista una solicitud de servicio de un rea distinta a la

autorizada o exista la peticin de otra Dependencia o Entidad, los
titulares de las Dependencias o los Oficiales Mayores, homlogos o
sus equivalentes sern los nicos servidores pblicos facultados
para autorizar el uso de las aeronaves.
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93. Para los efectos del servicio de alimentacin para tripulacin y

pasajeros, se consideran las aeronaves como una extensin de
las instalaciones de las Dependencias.
94. El cumplimiento de las presentes Disposiciones en las
unidades forneas ser responsabilidad de sus titulares. Las
autorizaciones para el uso de las aeronaves estarn a cargo del
titular del rea fornea.
Las unidades administrativas forneas que cuenten con aeronaves a su
servicio, sern las responsables de su administracin y
mantenimiento.
95. Todo el personal de tripulacin y de mantenimiento deber contar
con licencias o permisos vigentes para desempear sus funciones y
actividades.
96. Para los trmites y pagos por concepto de contribuciones del
parque vehicular, el rea responsable del control vehicular
realizar las gestiones correspondientes.
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En lo que se refiere a la verificacin de contaminantes, el rea

responsable del control vehicular notificar al usuario y al rea a la que
pertenece, sobre el perodo de verificacin del vehculo que tiene bajo
su resguardo, por lo que cada usuario ser responsable de
solicitar con la debida anticipacin y oportunidad dicho servicio;
de lo contrario cualquier multa por extemporaneidad, ser cubierta por
el usuario.
97. Las adaptaciones que se realicen a los vehculos de las
Dependencias, as como el equipo especializado que se instale en los
mismos, debern quedar debidamente registrados en el
inventario correspondiente al vehculo de que se trate,
debindose notificar al almacn correspondiente la incorporacin de los
equipos, para su respectivo seguimiento y control.

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Manual Administrativo de aplicacin general

en materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales
El objetivo general del Manual es el de establecer los procesos,
procedimientos,
disposiciones
normativas,
responsables,
indicadores y estndares que, respetando el marco legal, eliminen la
sobrerregulacin y las actividades que no agregan valor.
De este modo la operacin institucional de apoyo puede ser ms
eficiente, oportuna y transparente
Como objetivos especficos es contar en la APF con un marco de
referencia general unificado que estandarice la operacin en
materia de recursos materiales y servicios generales, simplificando y
homologando los procesos; adems de contar con una gua
descriptiva
de
las
actividades
secuenciales
y
establecer
recomendaciones, proporcionar informacin til y formatos que
sirvan para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas.

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El Manual es de observancia obligatoria en las Dependencias y

Entidades de la Administracin Pblica Federal, de conformidad
con los sealado en el numeral 1 del Artculo Tercero del Acuerdo.
Sern responsables de realizar las actividades descritas en este
Manual, el o los servidores pblicos a los que las disposiciones
legales, reglamentarias o cualquier otra, les confieran
facultades, funciones u obligaciones asociadas a los procesos y
procedimientos sealados en el Manual.

20

El Manual contempla para el caso que nos ocupa, ocho procesos:

5.1.1.1. Integracin del Programa Anual de Recursos Materiales y
Servicios Generales con 12 actividades.
5.1.1.2. Evaluacin, seguimiento y actualizacin del Programa
Anual con 5 actividades.
5.3.3.1. Ingreso de vehculos terrestres y martimos con 22
actividades.
5.3.1.2. Ingreso de vehculos areos, con 13 actividades.
5.3.1.3. Pernocta, Cambio de Resguardo y Actividades previas a la
baja del parque vehicular terrestre o martimo con 24 actividades.

21

5.3.1.4. Verificacin vehicular con 10 actividades.

5.3.1.5. Solicitud de Mantenimiento vehicular terrestre y martimo,
con 20 actividades y
5.3.1.6. Solicitud
actividades.

de

mantenimiento de

aeronaves,

con 14

22

En su numeral 6 el manual nos indica con que formatos nos debemos

auxiliar, as como los requisitos mnimos que cada uno debe contener,
para el caso de Administracin del Parque Vehicular, se contemplan dos
rubros:
1.- Control de documentos vehiculares, asignacin, uso y resguardo del
parque vehicular terrestre y martimo con los siguientes formatos:
Control de documentos vehiculares terrestres o martimos;
Documentos que debe contener el expediente de cada vehculo o
embarcacin.
Asignacin de vehculo o embarcacin.
Bitcora de mantenimiento del parque vehicular
Bitcora vehicular de Tiempos y Movimientos del parque vehicular
terrestre o martimo y
Resguardo de vehculo o embarcacin.

23

2.- Asignacin de vehculos y embarcaciones nuevas, con los siguientes

formatos:

Documentos que debe contener el expediente de cada vehculo o

embarcacin.
Control de documentos vehiculares terrestres o martimos;
Asignacin de vehculo o embarcacin
Resguardo de vehculo o embarcacin.

24

Acciones necesarias para la implementacin

de los procesos
Partir de un diagnstico de cmo estamos operando actualmente.
Que problemtica
implementacin.

brecha

tenemos

que

solventar

para

su

Que propuestas de mejora tendremos para el Manual.

Es importante contar con la participacin para la elaboracin de este
diagnstico del rea de Desarrollo y Mejora de la Gestin Pblica de los
rganos Internos de Control de cada Dependencia, con la finalidad de
establecer una propuesta de implementacin de los procesos, as como
para detectar reas de oportunidad que fortalezcan nuestros procesos.
El Acuerdo y el manual lo podrn encontrar en la siguiente direccin:
http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/programas/manuales

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Contactos:

Para consultas sobre la operacin del Sistema de Transporte Ejecutivo y

el Sistema de Control Vehicular de la SAGARPA:

LIC. ISRAEL LPEZ ESPINOSA

ssa.dgprbs@sagarpa.gob.mx
ARQ. CARLOS ARRIOLA ALVA
carriola.dgprbs@sagarpa.gob.mx

26

Asesora y dudas para implementacin

Ir a la siguiente pgina: www.normateca.gob.mx

27

Seleccionar: Manuales Generales

Opcin a
seleccionar

28

Seleccionar: Asesora y Dudas para Implementacin

Opcin a
seleccionar

29

Ingresar Datos

30

Interpretacin:

Manual de Recursos Materiales.

Ing. Uriel Mrquez Carrazco
Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica
Av. Insurgentes Sur 1735 Col. Guadalupe Inn
CP. 01020 Piso 10, lvaro Obregn D.F.
Tel. 2000-3000 Ext.(s).4003

31

Gracias

32