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SESIN

RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS


CAMBIOS

MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS


RECURSOS

CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL


VALOR GANADO

COMPRENDIENDO EL VALOR GANADO


SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL CRONOGRAMA
GENERACIN DE INFORMES DE VALOR GANADO

7.1 RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS


7.1.1 MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS
Si usted es Director de Proyecto y la mayor prioridad es mantener la carga de
trabajo de los recursos, se ha de monitorearla para ver si alguno de ellos est sobre
o infra asignado. A medida que se recibe informacin de los recursos, sobre sus
tareas asignadas e introducimos los valores reales, podemos ver si se necesitar
tomar alguna accin preventiva para resolver problemas en la asignacin de los
recursos en un futuro.
MONITOREO DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS
Se utilizar una o ms de las siguientes tcnicas para ajustar la programacin y
conseguir una carga de trabajo equilibrada de los recursos:
Revisar las cargas de trabajo de los recursos.
Ajustar la disponibilidad de los recursos.
Ajustar las asignaciones.
Dividir las tareas para reprogramar el trabajo restante para cuando los recursos
tengan tiempo disponible.
Redistribuir las asignaciones.

Ya que el trabajo (en horas, das, semanas, meses, etc.) es la medida del esfuerzo
de un recurso sobre sus tareas, puede utilizarlo como valor de Lnea Base para que
lo ayude a revisar cun bien se estn utilizando los recursos en funcin de los
valores reales o programados.
Podr revisar la variacin de trabajo utilizando la siguiente frmula:
Variacin de trabajo = Trabajo (Programado/Actual) Trabajo previsto
Si los valores reales del trabajo son considerablemente mayores que los
originalmente planeados, podr tener ciertos problemas con los recursos
sobreasignados ahora o en el futuro.

Recursos en rojo
significa que estn
sobreasignados

Si se agrega trabajo y
costo, podr ver el total
de cada recurso.

Se puede aadir columnas dando


clic derecho a cualquier titulo de
columna y seleccionando insertar
columna.

FIGURA 1: Anlisis de recursos en la vista Hoja de recursos


REVISIN DE LA INFORMACIN DEL TRABAJO GENERAL
Hay dos formas de revisar la informacin total del trabajo general. Son las
siguientes:
Revisar las estadsticas del proyecto. Para ello haga lo siguiente:
1. Dirjase a la pestaa Proyecto grupo Propiedades Informacin del
proyecto.
2. De la ventana emergente haga clic en el botn Estadsticas.
3. En la columna Trabajo, revisaremos el trabajo actual, previsto y restante del
proyecto.
Agregar la fila de la tarea resumen en el diagrama de Gantt o en cualquier otra
vista, para ello siga las siguientes instrucciones:
1. Haga clic en la pestaa Formato grupo Mostrar u Ocultar seleccionar la
opcin tarea resumen del proyecto, de forma que se muestre la informacin
de la tarea resumen en la parte superior de la hoja.

Si la tabla que visualiza contiene informacin del trabajo, la tarea resumen


del proyecto mostrar el total del trabajo.
Nota

REVISIN DE LAS VARIACIONES DEL TRABAJO


Para revisar las diferencias entre el trabajo previsto y el trabajo programado, puede
aplicar la tabla Trabajo de la siguiente manera:

1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas. Haga clic en la


pestaa VISTA grupo Datos Tablas seleccione Trabajo.

FIGURA 2: Cuadro Tabla Trabajo


REVISIN DEL TRABAJO SOBREPRESUPUESTADO
Podr aplicar un filtro a la vista de tareas o recursos para ver aquellas tareas o
recursos que tienen ms trabajo real del planeado, de la siguiente manera:
Visualice la vista y aplique la tabla que contiene la informacin que quiera revisar
en el contexto del trabajo sobrepresupuestado.
1. Haga clic en la pestaa Vista Sin filtro
Ms filtros.
2. En el cuadro de dilogo Ms filtros marcar Tarea luego haga clic en Trabajo
sobrepresupuestado y despus en Aplicar. Si prefiere ver todas las tareas o
recursos, pero teniendo resaltados los recursos o tareas sobrepresupuestadas,
haga clic en Resaltar, que aparece en el mismo cuadro de dilogo. Microsoft
Project filtrar todas las tareas o recursos cuyo trabajo real sea mayor que el
trabajo de la lnea de base.
3. Revise las tareas o recursos para analizar la extensin de los trabajos
sobrepresupuestados.
4. Cuando termine, puede mostrar todas las tareas de nuevo haciendo clic en la
herramienta Sin Filtro.
EJERCICIO 1: La tabla Trabajo y filtro del Trabajo Sobrepresupuestado
Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la
Sesin 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo
Reclinable.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Su prioridad en estos momentos es controlar el uso eficiente de los recursos en su
proyecto, esto quiere decir que el trabajo previsto sea igual al trabajo real as no
habra variaciones que perjudicaran en el tiempo y costo al proyecto, para este
anlisis se recomienda el uso de la tabla Trabajo. Tambin tendr que hacer una
revisin del trabajo sobrepresupuestado porque dentro de una semana tendr que
presentar un informe de lo avanzado a la gerencia en una reunin de estado. Usted
plantea usar la tabla Trabajo primero para luego filtrar el trabajo sobre
presupuestado.

Se le pide responder luego de realizar los ajustes antes mencionados:


1. Cunto es la variacin de la tarea resumen Prueba inicial DV?
_____________________________________________________________
2. Cunto es el trabajo de la tarea resumen Conversin de paleta?
_____________________________________________________________
3. Cunto es el trabajo restante de la tarea resumen Pruebas PV?
_____________________________________________________________
4. Luego de aplicar el filtro del trabajo sobre presupuestado, Cul es la tarea
que tiene trabajo sobre presupuestado? ____________________________
5. Cunto es la variacin del trabajo de la tarea con trabajo sobre
presupuestado? _______________________________________________

REVISIN DE LA SOBREASIGNACIN DE LOS RECURSOS


Si un recurso est sobreasignado, su nombre aparecer en rojo en la hoja de
recursos y un indicador de redistribucin se mostrar al lado del nombre del
recurso, recomendando que se ejecute la accin de redistribucin, como muestra la
siguiente figura:

Indicador
que muestra
que se debe
redistribuidor
los recursos

FIGURA 3: Recursos sobre asignados


Para ver la extensin de un recurso sobreasignado o infraasignado, utilizaremos la
vista Grfico de recursos de la siguiente manera:
1. Haga clic en la pestaa Tarea grupo Ver Haga clic en Diagrama de
Gantt en la lista despegable seleccionar Grfico de recursos, de forma
que aparecer el diagrama siguiente:

Sobreasignacin

Al mover esta barra


podr cambiar
los
recursos, as podr
ver si fuera el caso las
sobreasignaciones de
todos los recursos.

Al mover esta
barra podr ver
las grficas en
las fechas que
usted
crea
conveniente.

FIGURA 4: Grfico de Recursos

Tambin podr ver los detalles de cmo las asignaciones afectan y pueden producir
sobreasignaciones de los recursos (o infraasignaciones) utilizando la vista Uso de
recursos de la siguiente manera:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Vista de Recursos haga clic en Uso
de recursos (cualquier recurso cuyo nombre aparezca en rojo o con un
indicador de redistribucin estar sobreasignado)
Revise el rea temporal de asignacin para ver dnde aparece la
sobreasignacin, tendr que desplazarse buscando las fechas.
Revise el rea temporal de asignacin, al lado derecho de la vista, para ver
las asignaciones de cada recurso.
2. Puede agregar en el rea temporal de asignacin la fila Sobreasignacin. El
campo de tiempos de la vista ayuda a saber cuntas horas o das, por ejemplo,
est el recurso sobreasignado.
Para lo mencionado en el punto 2, haga clic en la pestaa Formato grupo
Detalles luego busque y marque Sobreasignacin, de forma que se agregue el
campo como fila nueva al campo de tiempos de la vista Uso de recursos.
rea temporal de asignacin

FIGURA 5: Vista Uso de Recursos


3. Para ver las infra asignaciones o la cantidad de tiempo que el recurso est
disponible sin asignacin alguna haga clic en la pestaa Formato grupo
Detalles busque la opcin Disponibilidad restante, la cual deber marcar.
Se puede agregar el campo sobreasignacin haciendo clic derecho en el
rea temporal de asignacin y seleccionando sobreasignacin
Nota

Tambin puede agregar el campo Disponibilidad restante haciendo clic


derecho en el rea temporal de asignacin y escogiendo esa opcin.

Asimismo, puede usar la vista Asignacin de recursos para ver la vista Uso de
recursos en combinacin con el Gantt de redistribucin, esto ayuda a ver qu
recursos estn sobreasignados en conjuncin con las tareas que la provocan. Para
ello haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaa Tarea Diagrama de Gantt mas vistas en la lista


que aparece, elija Asignacin de recursos y despus haga clic en Aplicar
como se muestra en la siguiente figura:

FIGURA 6: Vista Asignacin de Recursos


Con la tabla Resumen en cualquiera de la vista de recursos, se podr visualizar la
columna Mximo (esta columna aparece por defecto pero si fuera el caso que no
apareciera se deber agregar esta nueva columna, haciendo doble clic en el nombre
de la columna y buscando en la lista despegable, la opcin mximo) que indica
qu recursos estn asignados a su mxima capacidad (100%), sobreasignados
(ms del 100%) o infra asignados (menos del 100%). Para visualizar la tabla
Resumen haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Datos
aparece elija Resumen.

Tablas de la lista que

Los siguientes filtros pueden ayudar a enfocar cualquier problema relacionado con
la sobreasignacin de los recursos: Recursos sobreasignados, trabajo
sobrepresupuestado, recursos o asignaciones con horas extras y asignaciones
pospuestas.
Tambin puede generar informes visuales y de texto. Para ello deber seguir los
siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Informes luego dirjase a
Informes visuales o Informes, y elegir el que desee.

FIGURA 7: Ruta de Informes visuales e Informes


EQUILIBRANDO LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS
Suponga que est revisando la informacin sobre las asignaciones y la carga de
trabajo durante el Plan de Proyecto y que se percata que ciertos recursos estn
sobreasignados y otros infra asignados. Puede darse tambin el caso que la

empresa haya decidido hacer una reduccin a la fuerza de trabajo y el personal del
proyecto se vea reducido en un porcentaje.
Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para equilibrar la
carga de trabajo de los recursos, puede hacer lo siguiente:

Ajustar la disponibilidad de los recursos.


Ajustar las asignaciones, por ejemplo: agregar recursos, reemplazar recursos,
retrasar una tarea o una asignacin o incluir horas extras.
Utilizar las caractersticas de redistribucin de Microsoft Project para equilibrar
la carga de trabajo.
Ajustar el alcance (tal vez esta accin requiera la aprobacin por parte de los
participantes en el proyecto).

Cuando se ajusta el Plan de Proyecto para conseguir los niveles de asignacin de


los recursos, se ha de asegurar de comprobar las fechas de finalizacin
programadas, los costos y el alcance. Se tiene que saber cmo afectarn los
cambios al resto de reas del Plan de Proyecto.
Si desea una redistribucin automtica para equilibrar la carga de trabajo de los
recursos, har lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Recurso grupo Redistribuir elija Opciones de
Redistribucin.
2. De la ventana emergente Redistribuir Recursos marque la opcin automtica
para luego dar clic en el botn redistribuir todo.
EJERCICIO 2: Equilibrio automtico de la carga de trabajo de los recursos
Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la
Sesin 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo
Reclinable.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Usted se est preparando para una importante reunin con su Director de Proyecto
(Project Manager), usted como asesor nota al repasar su Proyecto que algo no va
bien pues hay muchos recursos sobreasignados y se dio cuenta de esto debido a
que Microsoft Project marca con color rojo los recursos sobre asignados. Se le pide
por tanto revisar la hoja y el grfico de recursos y dar cuenta de que recursos son
los que estn sobreasignados para tomar las medidas correctivas necesarias. Se le
pide responder:
1. Haciendo uso de la Hoja de recursos, Qu dos recursos estn sobre
asignados?________________________________________________
2. Haciendo uso del grfico de recursos, Cunto es el % de sobre asignacin
del recurso TIMMS SPRING en la semana del 10 de septiembre del 2000?
_____________________________________________________________
Luego de revisar los recursos, usted procede en su Diagrama de Gantt a equilibrar
la carga de trabajo de los recursos de manera automtica. Se le pide responder:
3. Cul es la razn por la cul nivelamos la carga de trabajo de los recursos?
_____________________________________________________________

7.2 CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL VALOR GANADO


7.2.1 COMPRENDIENDO EL VALOR GANADO
El Valor Ganado es la medida que el Director de Proyecto usa para evaluar el
progreso basado en el costo de trabajo realizado hasta la fecha de estado del
Proyecto. Cuando Project calcula el Valor Ganado, por defecto compara los costos
estimados originales con el costo real para mostrar si su proyecto est en el
presupuesto. Se puede pensar en el Valor Ganado como una medida que indica
cunto del presupuesto ha sido gastado, cuando compara el costo del trabajo
realizado hasta el momento con los costos previsto para la tarea, recurso o
asignacin.
El Valor Ganado se usa principalmente para lo siguiente:

Medir el desempeo a lo largo del ciclo de vida del Proyecto.

Reportar el progreso, ayuda a pronosticar el resultado futuro de un proyecto


basado en el rendimiento hasta la fecha (til para la gestin de costos y
recursos).

Evaluar los progresos en relacin a los datos de referencia y calculando las


magnitudes de las variaciones.

COMPRENDIENDO LOS CAMPOS DE VALOR GANADO


Los campos del Valor Acumulado son campos monetarios que miden varios
aspectos del Valor Acumulado. La siguiente tabla explica las abreviaturas que son
usadas en Project para representar los campos del Valor Acumulado.
Abreviatura

Campos del valor acumulado

BCWS (CPTP)
PV (Valor Planificado)
BCWP (CPTR)
EV (Valor Ganado)
ACWP(CRTR)
AC (Costo Real)
SV (VP)
CV (VC)
BAC (PAF)
EAC (EAF)
VAC (VAF)

Costo
Presupuestado
Programado

del

Trabajo

Costo Presupuestado del Trabajo Realizado


Costo Real del Trabajo Realizado
Variacin de Programacin
Variacin de Costo
Presupuesto hasta Conclusin
Estimacin a la Conclusin
Variacin a la Conclusin

Tres de los campos anteriores son realmente importantes dentro del anlisis del
Valor Acumulado:
BCWS (CPTP): Mide el costo presupuestado de las tareas individualmente
basadas en los recursos y costos fijos que son asignados a las mismas luego
que son programadas. Por ejemplo, usted maneja un proyecto de construccin
de una cerca de 4 lados, cada lado cuesta $100 y se debe terminar un lado por
da, hoy es el final del da 2 por lo tanto el CPTP ser de $200, pues se debi
haber hecho dicho valor de trabajo.
BCWP (CPTR): Indica cunto del presupuesto de una tarea debera haberse
gastado dada la duracin actual de la tarea. Por ejemplo, supongamos que

tenemos una tarea con un presupuesto de $100 y el trabajo ha sido realizado


en un da. Vemos que, despus de un da, el 40% del trabajo ha sido
completado. Se entiende que el 40% del costo de la tarea, es decir $40, han
sido utilizados. Por lo tanto, el CPTR para la tarea es de $40.
ACWP (CRTR): Mide los costos actuales que se utilizan para completar una
tarea. Durante el proceso de finalizacin, el CRTR representa los costos reales
del trabajo realizado a travs de la fecha de estado del proyecto. Por ejemplo,
usted maneja un proyecto de alumbrado pblico que se debe realizar en 5 das
y se gasta por da $50 en cables, pero por lo delicado del trabajo slo se
termin el 50% del trabajo en el da 4 por lo tanto el CRTR ser $175 que es lo
que realmente se ha gastado.
Adems de los campos de Valor Ganado ya descritos, Project aporta otros campos
de Valor Ganado, algunos de los cuales aparecen por defecto en las tablas de Valor
Ganado.

Porcentaje Fsico completado: Este campo representa el estimado de


progreso de una tarea, sin tener en cuenta el trabajo real o tiempo, y no es un
campo de fase temporal. Project usa el porcentaje fsico completado para
calcular EV (Valor Ganado) en subtareas y acumular Valor Ganado asociado al
resumen de tareas.
CPI: ndice de Desempeo del Costo, se calcula dividiendo EV/AC. Este campo
aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Costo de Valor Ganado y es
un campo condicionado a una fecha de corte.
SPI: ndice de Desempeo del Cronograma, se calcula dividiendo EV/PV. Este
campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Cronograma de Valor
Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte.
CV%: % de la Variacin del Costo, se calcula dividiendo CV/EV y multiplicando
el resultado por cien. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores
de Costo de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte.
SV%: % de la Variacin del Cronograma, se calcula dividiendo SV/PV y
multiplicando el resultado por cien. Este campo aparece por defecto en la tabla
de Indicadores de Cronograma de Valor Ganado y es un campo condicionado a
una fecha de corte.
EAC: Estimacin a la Conclusin, se calcula usando la siguiente frmula: AC+
(BAC-AC)/CPI. Este campo aparece por defecto en las tablas Valor Ganado para
las tareas e Indicadores de Costo de Valor Ganado y no es un campo de fase de
tiempo.
TCPI: ndice de Desempeo de Trabajo por Completar, se calcula usando la
siguiente frmula (BAC-EV)/(EAC-AC). Este campo aparece por defecto en los
Indicadores de Costo de Valor Ganado y no es un campo de fase de tiempo.
EJERCICIO 3: Uso de la Tabla de Valor Ganado
Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en
la Sesin 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo
Desarrollo de planta.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Su jefe le pide a usted elaborar un informe basado en el Valor Ganado. Para
esto deber aplicar primero la Tabla de Valor Acumulado y as evaluar el
progreso basado en el costo de trabajo realizado. Luego de realizar los ajustes
mencionados se le pide responder lo siguiente:

1. Cunto es el Valor planeado de la tarea resumen Planeamiento/


Aprobacin de proyecto?____________________________________
2. Cunto es la variacin de programacin del Valor Acumulado (VP) de la
tarea resumen Planeamiento de marketing?_____________________
3. Cunto es el Costo estimado al finalizar (CEF) de la tarea resumen
Planeamiento de produccin?________________________________
4. Cunto es el Costo previsto (CPF) de la tarea resumen Diseo
A/E?______________________________________________________
USANDO EL MTODO DEL % FSICO COMPLETADO PARA CALCULAR EL
VALOR GANADO
Por defecto, los clculos del Valor Ganado son basados en el Porcentaje
completado, que a su vez se basa en la duracin de la tarea o trabajo. Sin
embargo, si su proyecto es dirigido al uso de materiales, el nmero de unidades
producidas o alguna otra medida fsica que no es basada en la cantidad de tiempo o
trabajo invertido; entonces podra tener ms sentido, para los clculos de Valor
Ganado, que se base en % Fsico completado. Por ejemplo, suponga que el
proyecto contempla la construccin de un producto con muchas tareas de apoyo; si
usted desea calcular el Valor Ganado relacionado a la terminacin del producto en
s y no en las tareas de apoyo, usted puede usar el mtodo del Porcentaje Fsico
completado del producto hasta la fecha de estado. Si usted especifica que el
proyecto tiene un valor de Porcentaje Fsico completado de 50%, el Valor Ganado
ser calculado sobre la cantidad de dinero que debera haberse gastado para
obtener el producto al 50% versus cuanto actualmente se gast para llegar a ese
punto. Para configurar el mtodo de clculo del Valor Ganado, haga lo siguiente:
1. Haga clic en Archivo Opciones Avanzado.
2. En Opciones de Valor Acumulado para este proyecto seleccionar % fsico
completado.

FIGURA 8: % Fsico completado

3. Inmediatamente debajo en Lnea Base para el clculo del Valor Acumulado, se


elije una Lnea Base.
4. Para guardar la configuracin, hacemos clic en Aceptar.
Los pasos anteriores son establecidos para toda tarea nueva que ingresa en su
proyecto. Si su proyecto ya contiene tareas (o si quiere utilizar el mtodo del %
fsico completado para alguna de las tareas), configure este mtodo para aquellas
tareas que desee. Vea el siguiente grfico y luego siga los siguientes pasos para
cambiar la configuracin:
1. Seleccione la tarea o tareas a las cuales quiere configurar con el mtodo de %
fsico completado haga doble clic en la tarea seleccionada.
2. En el cuadro de dilogo busque la pestaa Avanzado y haga clic en ella. En
Mtodo del Valor Acumulado, elija % fsico completado para luego dar clic
en Aceptar.

FIGURA 9: % Fsico completado para tareas especficas


CONFIGURANDO LA FECHA PARA LOS CLCULOS DEL VALOR GANADO
Por defecto, Project utiliza la fecha actual del ordenador para calcular informacin
del Valor Ganado. Sin embargo, se puede configurar una fecha de estado del
proyecto que se usar para los clculos del Valor Ganado, para lo cual debe seguir
los siguientes pasos:
1. En cualquier vista, haga clic en la pestaa Proyecto grupo Propiedades
Informacin del proyecto en la cual se abrir el cuadro de dilogo siguiente:

FIGURA 10: Fecha de estado

2. En Fecha de estado, seleccione la fecha que quiera que Project utilice para
calcular el Valor Acumulado y luego haga clic en Aceptar.
USANDO TABLAS DE VALOR GANADO
Project contiene cuatro tablas de Valor Acumulado que pueden ser utilizados para
comparar los costos planeados con los costos reales. Se puede utilizar las tablas del
Valor Acumulado para prever si una tarea acabar dentro del presupuesto, en
comparacin de los costos reales efectuados por la tarea a la fecha y a su Lnea
Base.
Las cuatro tablas del Valor Acumulado son: Valor Acumulado de las tareas,
Indicadores de Costos del Valor Acumulado, Indicadores de Cronograma del Valor
Acumulado y Valor Acumulado de los Recursos, los cuales nos ayudan a evaluar la
relacin entre el trabajo y el costo. A continuacin, se detallarn cada una de las
tablas:
USANDO LA TABLA DE VALOR GANADO PARA LAS TAREAS
Cuando se utiliza la tabla del Valor Ganado de las tareas, puede comparar la
relacin entre el trabajo y el costo de las tareas. Esta tabla ayuda a evaluar el
presupuesto para estimar los presupuestos futuros necesarios y as preparar un
estado de la situacin del proyecto. Se puede usar la informacin de la tabla para
determinar si el dinero que se ha gastado es suficiente para el trabajo realizado o
quizs ha sido ms o menos del que se necesitaba. Esto es, la informacin que se
obtiene en la tabla Valor Ganado de las tareas sirve para evaluar si el dinero que
est gastando en una tarea es suficiente, mucho, poco, o quizs ha sido un
despilfarro de dinero.
Para mostrar la tabla de Valor Ganado para las Tareas se sigue los siguientes
pasos:
1. Seleccione cualquier vista, como la vista de Uso de tareas o Diagrama de
Gantt Luego haga clic en la pestaa Vista grupo Datos haga clic en el
botn Tablas de la lista que aparece seleccione Ms Tablas.
2. En el cuadro de dilogo que aparece marcar primero en la parte superior
izquierda tabla Tareas para luego seleccionar Valor Acumulado. Finalmente,
haga clic en Aplicar.

FIGURA 11: Tabla de Valor Ganado para las Tareas

USANDO LA TABLA DE VALOR GANADO PARA LOS RECURSOS


Cuando utiliza la tabla del Valor Acumulado de los recursos, usted puede comparar
la relacin entre el trabajo y los costos de los recursos. Esta tabla ayuda a evaluar
su presupuesto para estimar el presupuesto futuro que se necesite y as preparar
una declaracin de la situacin de nuestro proyecto. Se puede usar la informacin
de la tabla para determinar si el dinero que se est pagando a un recurso en
particular, es suficiente, mucho o poco, para el trabajo realizado.
Para mostrar la tabla del Valor Acumulado de los recursos, se har los mismos
pasos que se sigui para mostrar la tabla del valor acumulado de las tareas, con la
diferencia que ahora se situar en cualquier vista de los Recursos, como la vista
Hoja de recursos.
Todos los campos de esta hoja estn calculados. Sin embargo, se puede introducir
valores en el campo BAC (CPF) para cambiar informacin numrica en la tabla.

FIGURA 12: Tabla de Valor Ganado para los Recursos


USANDO LAS TABLAS DE INDICADORES DE COSTOS DEL VALOR
ACUMULADO E INDICADORES DE CRONOGRAMA DEL VALOR ACUMULADO
Los Indicadores de costos del valor acumulado y los Indicadores de Cronograma del
Valor Ganado son tablas similares a la tabla de Valor Ganado para las Tareas. La
tabla de Indicadores de costos del Valor Ganado permite comparar varios factores
de costo con relacin a las tareas del proyecto.
La tabla de Indicadores de Cronograma del Valor Ganado para las tareas nos
permite enfocarnos en los efectos de la variacin del Cronograma dentro de los
costos del proyecto.
Para mostrar la tabla Indicadores de Costos del Valor Acumulado, har lo siguiente:
1. Primero deber encontrarse en cualquier vista que contenga una tabla. Luego
haga clic en la pestaa Vista Tablas Ms tablas.
2. Seleccione Indicadores de costos del Valor Acumulado y haga clic en
Aplicar.

FIGURA 13: Tablas de Valor Ganado para los Indicadores de costos del
Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado

Para mostrar la tabla Indicadores de programacin del Valor Acumulado, haga lo


siguiente:
1. Deber encontrarse en cualquier vista que contenga una tabla. Luego haga clic
en la pestaa Vista Tablas Ms tablas.
2. Seleccione Indicadores de programacin del Valor Acumulado y haga clic
en Aplicar.
EJERCICIO 4: Mtodo del % fsico completado y tabla de Valor Ganado
Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la
Sesin 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Expansin de
suite 101.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Usted est en plena ejecucin de su proyecto y desea hacer un anlisis de Valor
Ganado. Para ello, primero configurar el mtodo del % fsico completado para las
tareas Recibir alfombras y Recibir azulejos (Lneas 37 y 38). Luego responda:
1. Cul es el objetivo de configurar el mtodo del % fsico completado en
estas dos tareas? ______________________________________________
Luego procede a establecer una fecha de estado. En este caso en particular ser el
27/03/13. Adicionalmente, observa que es necesario hacer dicho anlisis para los
recursos porque el proyecto depende exclusivamente de cunto estn produciendo
segn el cronograma estipulado.

Luego de hacer estos primeros ajustes, se le pide que responda:


2. Haciendo uso de la tabla de Valor Acumulado para las tareas; responda, A
cunto asciende el Valor planeado para la tarea resumen Determinar
otros requerimientos?_________________________________________
3. Haciendo uso de la tabla de Valor Acumulado para los recursos en la hoja
de recursos; responda, A cunto asciende el Costo previsto para el recurso
Susana R.?__________________________________________________
Se le pide volver a la vista Diagrama de Gantt
4. Haciendo uso de la tabla de Indicadores de Costo del Valor Acumulado;
responda, Cunto es la variacin al finalizar (VAF) de la tarea resumen
conseguir estimaciones primarias?______________________________
5. Haciendo uso de la tabla Indicadores de cronograma de Valor Acumulado,
A cunto asciende el % de Variacin de programacin para todo el
proyecto?____________________________________________________

7.2.2 SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL CRONOGRAMA

SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL MS PROJECT


Luego que se ha configurado las plantillas del proyecto y del valor acumulado, se
est preparado para hacer un seguimiento al progreso y a las plantillas del Valor
Ganado de forma peridica. Recordar que el perodo de seguimiento depende de la
opcin que se elija al momento de configurar las plantillas del Valor Acumulado
(semanal, quincenales, mensual, etc.).
Tomemos como ejemplo un proyecto de desarrollo de software en el que se eligi la
opcin para generar reportes semanalmente. Entonces, el primer informe
comenzar la primera semana, siete das despus de la fecha de estado, y continua
de esta manera hasta el final del proyecto. Por lo tanto, cada perodo de informes
tendr siete das. Por ejemplo, si la fecha de estado es el 14 de marzo, entonces, el
primer informe ser el 21 de marzo.
El seguimiento del progreso en Microsoft Office Project 2010 puede realizarse de
diferentes formas y en diferentes niveles. El mtodo y el rigor del nivel dependen
del proyecto. Los tres mtodos son:

Seguimiento a nivel de resumen: mtodo de bajo rigor para el seguimiento del


progreso.
Seguimiento a nivel de tareas por da (o perodos): seguimiento del progreso de
las tareas por das o perodos.
Seguimiento a nivel de recursos por da: seguimiento del progreso por recursos,
por das o perodos.

A continuacin, se explican los tres caminos que son usados en Project:

SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS RESUMEN


Es un mtodo que sigue el progreso de las tareas a nivel de resumen, en el cual los
valores reales son continuamente actualizados en la vista Gantt de seguimiento
hasta que la tarea sea completada.
Para actualizar con los valores reales siga las siguientes instrucciones:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Vista de Tareas seleccione Gantt de
seguimiento de la lista despegable Diagrama de Gantt e ingrese los valores
reales para las tareas.
2. Luego, haga clic nuevamente en la pestaa Vista grupo Datos Tablas
seleccione tabla Seguimiento de la lista despegable. Ver la siguiente
distribucin:

FIGURA 14: Seguimiento de las Tareas Resumen


En dicha pantalla, ingrese los valores para % completado, duracin real, costo real
y trabajo real para cada una de las tareas.
Para cada perodo, necesita actualizar los valores de cada tarea. Si alguna de las
tareas no es completada en un perodo y son trasladadas al prximo tendr que
actualizar estas tareas en el prximo perodo pero con un valor acumulado para el
valor real. Por ejemplo, suponga que la tarea 4 est completada al 75% y que su
trabajo real es de 24 horas. En el prximo perodo, suponga que se ha completado
24 horas de trabajo adicionales para esta tarea. Cuando actualice la programacin
para el prximo perodo, tendr que actualizar con 48 (24 + 24) horas para el
trabajo real.
Para ello, har lo siguiente:
1. Actualice la fecha de inicio real para las tareas.
2. Actualice la fecha de fin real para aquellas tareas que han sido completadas.
3. Actualice el % completado, duracin real y trabajo real para cualquier tarea
an no completada.

SEGUIMIENTO DIARIO DE LAS TAREAS


Es un mtodo que consiste en hacer un seguimiento a la programacin a nivel de
las tareas. Los valores reales son ingresados en la programacin por da o por otro
perodo que se especifique. Comparando con el seguimiento a nivel de resumen,
este mtodo permite el seguimiento de los progresos diariamente para cada tarea
del nivel ms bajo de forma individual. El progreso de la programacin puede ser
seguido utilizando este mtodo:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Vista de Tareas luego en el icono
superior Uso de tareas luego nuevamente haga clic en la pestaa Vista
grupo Datos Tablas Trabajo.
2. En el lado derecho de la pantalla (rea temporal de asignacin) dar clic derecho
y, en la lista que aparece, elija mostrar las columnas trabajo y costo real
como se muestra en la siguiente figura:

FIGURA 15: Seguimiento diario de las Tareas


Se puede aumentar o disminuir el perodo de tiempo utilizando los botones de Zoom para coincidir
con el perodo de informe que elegimos (diario, semanal, mensual, etc.).

En la tabla, ingrese los valores reales de horas por da (o por el perodo de tiempo
que hayamos elegido, dependiendo de las especificaciones del proyecto). Ingrese la
cantidad de trabajo realizado para cada recurso asignado a la tarea en un da en
particular (o cualquier perodo elegido). El seguimiento a nivel de tareas por da
toma mucho tiempo, pero resulta ms preciso que el mtodo de seguimiento a
nivel de resumen.
SEGUIMIENTO DIARIO DE LOS RECURSOS
Este mtodo realiza el seguimiento del progreso por recurso y por las tareas
realizadas por dicho recurso durante el perodo de reporte. Los valores reales de los
recursos y tareas son ingresados en Microsoft Project por da o por perodo elegido
para seguir el progreso de la programacin.
Este mtodo es similar al mtodo anterior (seguimiento diario de las tareas), pero
con la diferencia de que los recursos son el grupo principal para realizar el
seguimiento de la programacin, mientras que en el mtodo anterior lo eran las
tareas.

En la figura a mostrarse, los recursos y sus respectivas tareas que estn trabajando
son mostrados en el lado izquierdo del grfico. En la parte derecha se muestran las
horas de trabajo real por recurso, las cuales son ingresadas para cada tarea por da
(o por perodo escogido). Cuando el trabajo real es actualizado, Microsoft Project
automticamente ajusta la fecha real de inicio, fecha real de fin, el % completado,
el trabajo restante y la duracin restante de las tareas.
Aplique la misma tcnica utilizada en el mtodo Seguimiento diario de las
tareas para obtener los datos del trabajo real en el lado derecho de la pantalla. Los
pasos a seguir son:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Vistas de Recursos Haga clic en el
cono Uso de Recursos luego nuevamente Haga clic en la pestaa Vista
grupo Datos Tablas de la lista despegable elija Trabajo.
2. En el lado derecho de la pantalla, rea temporal de asignacin, dar clic derecho
y en la lista que aparece elija mostrar la columna trabajo real.

FIGURA 16: Seguimiento diario de los Recursos


EJERCICIO 5: Seguimiento a nivel tareas y recursos
Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la
Sesin 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo
Reclinable.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Usted realizaba el seguimiento a nivel de resumen por da de su proyecto pero no
era el mtodo de seguimiento ms preciso, por eso junto a su equipo decide hacer
el seguimiento a nivel tareas y recursos; aunque esto le tome ms tiempo, la
precisin de este tipo de seguimiento ser mucho mayor.
Luego de revisar lo ya mencionado, responda lo siguiente:
1. Usando el seguimiento a nivel de tareas; responda, Cunto es el trabajo y
costo real de la tarea resumen Contactor giratorio N 2 Diseo en la
semana del 23 de Julio (Especficamente de Lunes a Jueves) del ao 2000?
______________________________________________________

2. Usando el seguimiento a nivel de recursos; responda, Cunto es el


trabajo real del recurso Ingeniero de manufactura en la semana del 16 de
Julio (Especficamente el da Viernes) del ao 2000?
______________________________________________________

AJUSTANDO EL CRONOGRAMA DURANTE EL SEGUIMIENTO


La mayora de tareas dentro de la programacin no son completadas como
originalmente se haba planeado. De ah que haya diferencias en el trabajo y
duracin real que se toma en las tareas por los diferentes recursos. Por lo tanto,
necesitar hacer seguimiento al progreso, pero a la vez mantener los ajustes en la
programacin en cierta medida, de modo que Microsoft Project pueda dar una idea
exacta de la situacin del Proyecto.

Ms tiempo que el planeado: En la mayora de proyectos, algunas tareas toman


ms tiempo del planeado. Por ejemplo, suponga que una tarea fue originalmente
planeada para que se acabe en 40 horas, pero requiri 56 horas. En esta situacin,
se tiene que ajustar la columna Trabajo en la programacin a 56 horas, en vez de
40 horas como estaba originalmente programado. Esta actualizacin le dir a
Microsoft Project que la tarea tom ms tiempo de lo planeado y el porcentaje
completado se ajustar de acuerdo al seguimiento del progreso por da. Sin
embargo, si la columna Trabajo no se actualiza despus de 40 horas de esfuerzo,
Microsoft Project automticamente marcar la tarea como 100% completada, lo
cual es incorrecto.
Mantener la programacin correcta y actualizar las pequeas variaciones que se
presenten es esencial. Si las variaciones son pequeas, puede que no se necesite la
aprobacin de los Interesados, ya que a nivel general el proyecto contina en buen
camino.

Menos tiempo que el planeado: De forma similar, algunas tareas pueden ser
finalizadas con menos esfuerzo. Por ejemplo, suponga que una tarea que
originalmente fue planeado para 40 horas de esfuerzo toma tan slo 20 horas para
completarse. En esta situacin, deber ajustar la columna Trabajo pero esta vez,
con las 20 horas que tom y as Project marque la tarea con 100% completada.

Ms esfuerzo que el planeado: Otro escenario es cuando est a mitad de la


realizacin de una tarea y se da cuenta que necesitar ms esfuerzo de lo
planeado. Por lo tanto, necesitar estimar el esfuerzo extra que se necesita para
esta tarea y, en consecuencia, actualizar la columna Trabajo.

Cambiando el nivel de utilizacin: Algunas tareas que han sido planeadas para
utilizar el 100% de sus recursos, se les puede cambiar dicho nivel de utilizacin.
Por ejemplo, debido a los cambios en una tarea, un recurso ya no es capaz de
pasar el 100% de su tiempo en esa tarea; en vez de eso, slo est disponible al
50%. En esta situacin, el esfuerzo en la columna Trabajo seguir siendo el
mismo, pero la duracin, fecha de inicio y fecha de fin de la tarea cambiarn. Hacer
un seguimiento de los cambios en los niveles de utilizacin es muy importante
debido a que Microsoft Project puede preparar la fecha de finalizacin basada en los
actuales seguimientos.

Las columnas de trabajo: Haga una breve revisin de los tres diferentes tipos de
columnas que contienen informacin similar en Microsoft Project: Trabajo, Lnea
Base de Trabajo y Trabajo real. La columna Trabajo almacena el trabajo real
planeado para la tarea. El trabajo actual continuamente cambia a la par con el
progreso del proyecto. La Lnea Base de trabajo es el trabajo planificado y
acordado por los Interesados del Proyecto. La Lnea Base no puede ser cambiada
sin una aprobacin especfica. La Lnea Base de trabajo mide el valor con el cual se
mide el rendimiento del proyecto. El trabajo real es la columna en la cual son
ingresados los valores reales del esfuerzo que es utilizado para ejecutar una tarea.
Tener un Porcentaje completado exacto en cada tarea es importante para permitir
el correcto reporte del progreso del proyecto. Tener una programacin precisa es
tambin importante cuando la programacin es distribuida hacia los Interesados
(Stakeholders) del proyecto.

EJERCICIO 6: Ajustes en el cronograma del proyecto


Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la
Sesin 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Restauracin
de ventana.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Se le pide a usted ajustar el cronograma de su proyecto pues resulta que hay
tareas que han tomado ms tiempo del planeado y otras menos tiempo del
planeado. Hacer los siguientes ajustes en la columna Trabajo (si no lo encuentra
agregue esa columna):
Nombre de tarea
Reparacin
Lijar la ventana
Aplicar la primera capa de aceite de linaza
Aplicar la segunda capa de aceite de linaza
Lijar la ventana
Aplicar esmalte para la ventana
Lijar ventana
Insertar el vidrio en la ventana
Luego responda las siguientes preguntas:
1. Cul es el nuevo costo del proyecto?
2. Cul es la nueva duracin del proyecto?
3. Cul es el nuevo trabajo del proyecto?
4. Cul es la nueva fecha fin del proyecto?

Trabajo
8
4
4
4
4
4
4

hrs
hrs
hrs
hrs
hrs
hrs
hrs

HACIENDO AJUSTES EN EL PROYECTO


Ahora que se ha analizado las diferentes formas de recolectar y analizar los datos
financieros de su proyecto, necesita utilizar dicha informacin para realizar mejoras
al mismo. Se puede utilizar diversas tcnicas para aplicar los cambios debido a
problemas en la programacin o conflictos entre recursos. Esas tcnicas lo
ayudarn a tener una mejor visin de su proyecto y, sobre todo, poder manejarlo
de manera eficiente. A continuacin se conceptualiza y se hace una lista de dichas
tcnicas.
Cambiando la asignacin de las Tareas
Despus de evaluar la informacin del Valor Ganado, es posible que quiera hacer
cambios en la asignacin de tareas. Por ejemplo:

Agregar recursos a las tareas.


Utilizar horas extra.
Incrementar la duracin de las tareas.
Cambio de las delimitaciones de las tareas.
Ajustar las dependencias.
Dividir las tareas.
Ajustar la ruta crtica.

A la vez, se necesitar hacer cambios en la Lnea Base de su proyecto, que haya


guardado previamente.
Modificando la asignacin de los Recursos
La evaluacin del Valor Ganado puede que haga necesario realizar cambios en la
asignacin de los recursos del proyecto. Por ejemplo:

Cambiar las asignaciones de los recursos.


Cambiar la programacin de las horas extras.
Redefinir la programacin de los recursos.
Asignar tiempo parcial de trabajo.
Controlar los recursos que trabajan en una tarea.
Cambiar el nivel de trabajo.
Cambiar el entorno de los recursos.

Nota

Cuando se encuentre trabajando en un proyecto muy grande, puede


subdividirlo de manera que le resulte ms fcil su manejo mediante los
subproyectos. En Project, se puede crear subproyectos y luego
consolidarlos en el proyecto ms grande para tener un panorama ms
amplio

7.2.3 GENERACIN DE INFORMES DE VALOR GANADO


GENERACIN DE INFORMES DE TEXTO DE VALOR GANADO
Los informes de Valor Ganado se basan en la tabla de Valor Acumulado. Cada tarea
que no es resumen se encuentra en la lista, junto con los clculos de los campos de
Valor Acumulado CPTP, CPTR, CRTR, VP, VC, CEF, CPF y VAF.
Se generarn los informes de Valor Ganado siguiendo los pasos que a continuacin
se detallan:
1. Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Informes Haga clic en Informes.
2. En el cuadro dilogo que aparece d clic a Costos haga clic en seleccionar.
3. Aparecer el otro cuadro dilogo Informes de Costos, seleccione Valor
acumulado y haga clic en seleccionar.

FIGURA 17: Ruta para generar informes de texto


Lado izquierdo, rea de impresin

Lado derecho, Informe de Valor Acumulado.

FIGURA 17: Informes de texto de Valor Ganado


MS Project 2010 le da la opcin de visualizar y hacer los ajustes para imprimir en
una sola hoja, como se muestra en la FIGURA 17.

GENERACIN DE INFORME VISUAL DE VALOR GANADO


Es un informe visual en Excel que dibuja una lnea para los valores de CPTP o PV,
CPTR o EV y CRTR o AC. Es en funcin de los datos de las tareas del campo de
tiempo que las lneas se dibujan a lo largo del tiempo, de acuerdo a la escala de
tiempo definida. Para generar un informe visual de Valor Ganado se hace lo
siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Informes Luego en Informes
Visuales.
2. En el cuadro dilogo que aparece haga clic en la pestaa Todas Luego
seleccione Informe de horas extra de Valor acumulado Posterior a este paso
d clic en Editar plantilla.
3. En el nuevo cuadro dilogo, al lado derecho en campos seleccionados
agregar slo AC, VALOR ACUMULADO Y VALOR PLANEADO Finalmente haga
clic en editar plantilla.

FIGURA 18: Ruta para acceder a Informe Visual de Valor Ganado


Como resultado de los pasos anteriores, Project exporta los datos a una tabla
dinmica, la cual proyecta un grfico donde puede observar el avance del Valor
Ganado, Valor Planeado y AC, todo en un solo grfico (Vale indicar que la tabla
dinmica y el grfico salen en hojas distintas, en un documento de Excel). Estos, a
su vez, se muestran de manera semanal, pero esta opcin puede cambiar y se
podr hacer en el primer cuadro dilogo de Project que usamos en el paso previo a
esta explicacin. En el cuadro dilogo Informes visuales: Crear Informe, existe
una opcin que dice: seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en
el informe, es all donde escogemos la periodicidad del informe ya sea por aos,
trimestres, meses, semanas o das.

A continuacin se muestra un grfico de la Curva S del Informe de horas extra de


Valor Acumulado y la tabla dinmica creada a partir de Project.

FIGURA 19: Curva S

Se deber dar clic a T1 (trimestre), para


que de esa forma se desglose los datos
de las semanas, pues por defecto Project
solo muestra la semana 1; lo cual se
proyecta tambin en el grfico, por tal
motivo se deber desglosar T1 tambin
para que el grfico tambin se vea de
manera semanal.

FIGURA 20: Tabla dinmica

Tener
cuidado
con
estos valores, debern
estar marcados, para
que los datos puedan
ser vistos en la tabla
dinmica y el grfico

EJERCICIO 7: Informe resumen del proyecto e Informe visual


Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la
Sesin 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Corta csped
autnomo.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Usted se encuentra finalizando su proyecto y tiene que presentar los informes
finales del proyecto, para ver un informe general usted elije el informe resumen
del proyecto, all ver fechas, duracin, trabajo, Costos y los estados de las tareas
y recursos. Se le pide responder lo siguiente:
1. Cunto es la variacin de la Duracin?____________________________
2. Cunto es la variacin del Trabajo?_______________________________
3. Cunto es la variacin del Costo?_________________________________
Tambin usted decide presentar un informe visual de
Acumulado dando como resultado la Curva S.
RESULTADO FINAL: Curva S

horas extra de valor

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