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Ya que el trabajo (en horas, das, semanas, meses, etc.) es la medida del esfuerzo
de un recurso sobre sus tareas, puede utilizarlo como valor de Lnea Base para que
lo ayude a revisar cun bien se estn utilizando los recursos en funcin de los
valores reales o programados.
Podr revisar la variacin de trabajo utilizando la siguiente frmula:
Variacin de trabajo = Trabajo (Programado/Actual) Trabajo previsto
Si los valores reales del trabajo son considerablemente mayores que los
originalmente planeados, podr tener ciertos problemas con los recursos
sobreasignados ahora o en el futuro.
Recursos en rojo
significa que estn
sobreasignados
Si se agrega trabajo y
costo, podr ver el total
de cada recurso.
Indicador
que muestra
que se debe
redistribuidor
los recursos
Sobreasignacin
Al mover esta
barra podr ver
las grficas en
las fechas que
usted
crea
conveniente.
Tambin podr ver los detalles de cmo las asignaciones afectan y pueden producir
sobreasignaciones de los recursos (o infraasignaciones) utilizando la vista Uso de
recursos de la siguiente manera:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Vista de Recursos haga clic en Uso
de recursos (cualquier recurso cuyo nombre aparezca en rojo o con un
indicador de redistribucin estar sobreasignado)
Revise el rea temporal de asignacin para ver dnde aparece la
sobreasignacin, tendr que desplazarse buscando las fechas.
Revise el rea temporal de asignacin, al lado derecho de la vista, para ver
las asignaciones de cada recurso.
2. Puede agregar en el rea temporal de asignacin la fila Sobreasignacin. El
campo de tiempos de la vista ayuda a saber cuntas horas o das, por ejemplo,
est el recurso sobreasignado.
Para lo mencionado en el punto 2, haga clic en la pestaa Formato grupo
Detalles luego busque y marque Sobreasignacin, de forma que se agregue el
campo como fila nueva al campo de tiempos de la vista Uso de recursos.
rea temporal de asignacin
Asimismo, puede usar la vista Asignacin de recursos para ver la vista Uso de
recursos en combinacin con el Gantt de redistribucin, esto ayuda a ver qu
recursos estn sobreasignados en conjuncin con las tareas que la provocan. Para
ello haga lo siguiente:
Los siguientes filtros pueden ayudar a enfocar cualquier problema relacionado con
la sobreasignacin de los recursos: Recursos sobreasignados, trabajo
sobrepresupuestado, recursos o asignaciones con horas extras y asignaciones
pospuestas.
Tambin puede generar informes visuales y de texto. Para ello deber seguir los
siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Informes luego dirjase a
Informes visuales o Informes, y elegir el que desee.
empresa haya decidido hacer una reduccin a la fuerza de trabajo y el personal del
proyecto se vea reducido en un porcentaje.
Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para equilibrar la
carga de trabajo de los recursos, puede hacer lo siguiente:
BCWS (CPTP)
PV (Valor Planificado)
BCWP (CPTR)
EV (Valor Ganado)
ACWP(CRTR)
AC (Costo Real)
SV (VP)
CV (VC)
BAC (PAF)
EAC (EAF)
VAC (VAF)
Costo
Presupuestado
Programado
del
Trabajo
Tres de los campos anteriores son realmente importantes dentro del anlisis del
Valor Acumulado:
BCWS (CPTP): Mide el costo presupuestado de las tareas individualmente
basadas en los recursos y costos fijos que son asignados a las mismas luego
que son programadas. Por ejemplo, usted maneja un proyecto de construccin
de una cerca de 4 lados, cada lado cuesta $100 y se debe terminar un lado por
da, hoy es el final del da 2 por lo tanto el CPTP ser de $200, pues se debi
haber hecho dicho valor de trabajo.
BCWP (CPTR): Indica cunto del presupuesto de una tarea debera haberse
gastado dada la duracin actual de la tarea. Por ejemplo, supongamos que
2. En Fecha de estado, seleccione la fecha que quiera que Project utilice para
calcular el Valor Acumulado y luego haga clic en Aceptar.
USANDO TABLAS DE VALOR GANADO
Project contiene cuatro tablas de Valor Acumulado que pueden ser utilizados para
comparar los costos planeados con los costos reales. Se puede utilizar las tablas del
Valor Acumulado para prever si una tarea acabar dentro del presupuesto, en
comparacin de los costos reales efectuados por la tarea a la fecha y a su Lnea
Base.
Las cuatro tablas del Valor Acumulado son: Valor Acumulado de las tareas,
Indicadores de Costos del Valor Acumulado, Indicadores de Cronograma del Valor
Acumulado y Valor Acumulado de los Recursos, los cuales nos ayudan a evaluar la
relacin entre el trabajo y el costo. A continuacin, se detallarn cada una de las
tablas:
USANDO LA TABLA DE VALOR GANADO PARA LAS TAREAS
Cuando se utiliza la tabla del Valor Ganado de las tareas, puede comparar la
relacin entre el trabajo y el costo de las tareas. Esta tabla ayuda a evaluar el
presupuesto para estimar los presupuestos futuros necesarios y as preparar un
estado de la situacin del proyecto. Se puede usar la informacin de la tabla para
determinar si el dinero que se ha gastado es suficiente para el trabajo realizado o
quizs ha sido ms o menos del que se necesitaba. Esto es, la informacin que se
obtiene en la tabla Valor Ganado de las tareas sirve para evaluar si el dinero que
est gastando en una tarea es suficiente, mucho, poco, o quizs ha sido un
despilfarro de dinero.
Para mostrar la tabla de Valor Ganado para las Tareas se sigue los siguientes
pasos:
1. Seleccione cualquier vista, como la vista de Uso de tareas o Diagrama de
Gantt Luego haga clic en la pestaa Vista grupo Datos haga clic en el
botn Tablas de la lista que aparece seleccione Ms Tablas.
2. En el cuadro de dilogo que aparece marcar primero en la parte superior
izquierda tabla Tareas para luego seleccionar Valor Acumulado. Finalmente,
haga clic en Aplicar.
FIGURA 13: Tablas de Valor Ganado para los Indicadores de costos del
Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado
En la tabla, ingrese los valores reales de horas por da (o por el perodo de tiempo
que hayamos elegido, dependiendo de las especificaciones del proyecto). Ingrese la
cantidad de trabajo realizado para cada recurso asignado a la tarea en un da en
particular (o cualquier perodo elegido). El seguimiento a nivel de tareas por da
toma mucho tiempo, pero resulta ms preciso que el mtodo de seguimiento a
nivel de resumen.
SEGUIMIENTO DIARIO DE LOS RECURSOS
Este mtodo realiza el seguimiento del progreso por recurso y por las tareas
realizadas por dicho recurso durante el perodo de reporte. Los valores reales de los
recursos y tareas son ingresados en Microsoft Project por da o por perodo elegido
para seguir el progreso de la programacin.
Este mtodo es similar al mtodo anterior (seguimiento diario de las tareas), pero
con la diferencia de que los recursos son el grupo principal para realizar el
seguimiento de la programacin, mientras que en el mtodo anterior lo eran las
tareas.
En la figura a mostrarse, los recursos y sus respectivas tareas que estn trabajando
son mostrados en el lado izquierdo del grfico. En la parte derecha se muestran las
horas de trabajo real por recurso, las cuales son ingresadas para cada tarea por da
(o por perodo escogido). Cuando el trabajo real es actualizado, Microsoft Project
automticamente ajusta la fecha real de inicio, fecha real de fin, el % completado,
el trabajo restante y la duracin restante de las tareas.
Aplique la misma tcnica utilizada en el mtodo Seguimiento diario de las
tareas para obtener los datos del trabajo real en el lado derecho de la pantalla. Los
pasos a seguir son:
1. Haga clic en la pestaa Vista grupo Vistas de Recursos Haga clic en el
cono Uso de Recursos luego nuevamente Haga clic en la pestaa Vista
grupo Datos Tablas de la lista despegable elija Trabajo.
2. En el lado derecho de la pantalla, rea temporal de asignacin, dar clic derecho
y en la lista que aparece elija mostrar la columna trabajo real.
Menos tiempo que el planeado: De forma similar, algunas tareas pueden ser
finalizadas con menos esfuerzo. Por ejemplo, suponga que una tarea que
originalmente fue planeado para 40 horas de esfuerzo toma tan slo 20 horas para
completarse. En esta situacin, deber ajustar la columna Trabajo pero esta vez,
con las 20 horas que tom y as Project marque la tarea con 100% completada.
Cambiando el nivel de utilizacin: Algunas tareas que han sido planeadas para
utilizar el 100% de sus recursos, se les puede cambiar dicho nivel de utilizacin.
Por ejemplo, debido a los cambios en una tarea, un recurso ya no es capaz de
pasar el 100% de su tiempo en esa tarea; en vez de eso, slo est disponible al
50%. En esta situacin, el esfuerzo en la columna Trabajo seguir siendo el
mismo, pero la duracin, fecha de inicio y fecha de fin de la tarea cambiarn. Hacer
un seguimiento de los cambios en los niveles de utilizacin es muy importante
debido a que Microsoft Project puede preparar la fecha de finalizacin basada en los
actuales seguimientos.
Las columnas de trabajo: Haga una breve revisin de los tres diferentes tipos de
columnas que contienen informacin similar en Microsoft Project: Trabajo, Lnea
Base de Trabajo y Trabajo real. La columna Trabajo almacena el trabajo real
planeado para la tarea. El trabajo actual continuamente cambia a la par con el
progreso del proyecto. La Lnea Base de trabajo es el trabajo planificado y
acordado por los Interesados del Proyecto. La Lnea Base no puede ser cambiada
sin una aprobacin especfica. La Lnea Base de trabajo mide el valor con el cual se
mide el rendimiento del proyecto. El trabajo real es la columna en la cual son
ingresados los valores reales del esfuerzo que es utilizado para ejecutar una tarea.
Tener un Porcentaje completado exacto en cada tarea es importante para permitir
el correcto reporte del progreso del proyecto. Tener una programacin precisa es
tambin importante cuando la programacin es distribuida hacia los Interesados
(Stakeholders) del proyecto.
Trabajo
8
4
4
4
4
4
4
hrs
hrs
hrs
hrs
hrs
hrs
hrs
Nota
Tener
cuidado
con
estos valores, debern
estar marcados, para
que los datos puedan
ser vistos en la tabla
dinmica y el grfico