Instructivo para el uso de la

Bitcora Electrnica de Obra Pblica

Instructivo para el uso de la

Bitcora Electrnica de
Obra Pblica (BEOP)

Premisa

El sistema Bitcora Electrnica de Obra Pblica (BEOP) fue desarrollado con la visin de ser una
herramienta informtica que apoye a la transparencia y supervisin de obra (reemplazando el uso
de la bitcora tradicional), permitiendo al usuario final, agregar, compartir y obtener informacin
oportuna, confiable y veraz; optimizando el uso de la tecnologa, mediante accesos remotos;
adems de facilitar la consulta para apoyar el seguimiento del desarrollo de la obra y la extraccin
de informacin.

DEFINICION DE BITCORA:

Bitcora: El instrumento tcnico que, por medios remotos de comunicacin electrnica, constituye
el medio de comunicacin entre las partes de un contrato de obra pblica o de servicios
relacionados con la misma, en donde se registran los asuntos y eventos importantes que se
presentan durante la ejecucin de los trabajos;

ROLES DE USUARIOS IMPLICADOS:

La BEOP cuenta con distintos tipos de usuario y cada uno de ellos realiza actividades diferentes de
acuerdo a su perfil. Para facilitar el uso y explicacin de la misma se usan iconos para los usuarios
finales (Residente de Obra, Supervisor de Obra y Superintendente de Construccin) que
simbolizan los roles usados:

Residente de Obra: El servidor pblico designado por escrito por la Dependencia o Entidad,
con los conocimientos, habilidades, experiencia y capacidad suficiente para llevar la administracin
y direccin de los trabajos y cuyas funciones especficas son para la supervisin, vigilancia, control
y revisin de los trabajos.

Prcticamente es el propietario o administrador de la(s) bitcora(s) que le hayan sido designadas y

es el nico usuario que puede dar inicio a una bitcora en el sistema. Es el representante por parte
del gobierno. Tiene facultad para crear, firmar, abrir y cerrar las notas y establecer seguimientos a
las mismas, adems puede configurar el servicio de alertas y mensajes de la(s) bitcora(s)
asignada(s). As mismo, administrar los catlogos de temas y fases.
Superintendente de Construccin (Contratista): El representante del contratista ante la
Dependencia o Entidad, para cumplir con los trminos y condiciones pactados en el contrato, en lo
relacionado con la ejecucin de los trabajos. Puede crear, firmar, abrir, cerrar y dar seguimiento a
notas.

Supervisor de Obra: El servidor pblico designado por la Dependencia o Entidad, o persona

fsica o el representante legal de una persona moral externa nombrada por contrato, con los
conocimientos, habilidades, experiencia y capacidad suficiente para llevar la administracin y
direccin de los trabajos y cuyas funciones especficas son coadyuvar con la Residencia de Obra
en la supervisin, vigilancia, control y revisin de los trabajos y vigilar que los materiales, la mano
de obra, la maquinaria y equipos sean de la calidad y caractersticas pactadas en el contrato de la
obra pblica;
El Supervisor realiza las mismas funciones que el Residente de Obra con la salvedad de no poder
iniciar bitcoras ni configurar el servicio de alertas y mensajes de la(s) bitcora(s) asignada(s).

Otros usuarios de carcter administrativo:

Administrador de la Dependencia o Entidad: El servidor pblico designado por el titular de la
dependencia o entidad de la Administracin Pblica Federal como responsable de administrar y
controlar los accesos al programa informtico por parte de los administradores Locales.

Administrador Local: El servidor pblico designado por el Administrador de la Dependencia o

Entidad como responsable de administrar y controlar los accesos al programa informtico por parte
del residente de obra, supervisor de obra y superintendente de construccin;

Nota Algunas caractersticas y funcionalidades solo estarn disponibles segn su rol asignado. A partir de ahora
mostraremos los iconos definidos para cada rol cuando aplique la funcionalidad para el.

FLUJO DEL PROCESO DE LA BITCORA:

El proceso para llevar el registro de eventos relevantes de las obras o servicios (bitcora) consiste
en los siguientes puntos:
1.

Las partes involucradas (Residente de Obra, Supervisor de Obra y Superintendente de

Construccin) inician una bitcora en una libreta con hojas foliadas, cada hoja tiene un
original y dos copias. A esta libreta se le coloca una portada con informacin del contrato.

2.

Al inicio se deben hacer dos notas: la de apertura y la de validacin, registrando como

mnimo lo indicado en el los artculos 95 y 96 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas
y Servicios Relacionados con las Mismas, respectivamente.

3.

Durante el desarrollo de los trabajos se debern asentar peridicamente notas de aspectos

relevantes, durante todo el desarrollo de la obra.

4.

En el cierre de la bitcora se deber crear una nota especial de cierre de la bitcora, que
d por terminado los trabajos.

5.

Por ltimo las libretas de bitcora debern ser conservadas en forma ordenada y
sistemtica cuando menos por un lapso de tres aos.

SERVICIOS QUE OFRECE LA BEOP:

Acceso al sistema desde cualquier computadora que tenga conexin a la red Internet.
Seguridad de la informacin.
Disponibilidad de la informacin para consultas remotas.

BENEFICIOS DE LA BEOP:

Informacin en tiempo real de lo que sucede en una obra.

Seguridad de manejo de informacin.
Implementacin de Firma Electrnica Avanzada para garantizar la autenticidad de la
informacin.
Informacin veraz, oportuna y clasificada.
Las Dependencias o Entidades pueden respaldar su informacin de manera digital e
impresa.

Tiempo estimado para completar el taller: 120 minutos

1 : Acceso al sistema
Ubicacin del navegador: (ejemplo elaborado con Internet Explorer de Windows). Acceda al
navegador de Internet, de cualquiera de las siguientes maneras:
Seleccione

Clic sobre el icono de

Clic sobre el icono

Presione las teclas

Haga doble-clic en el icono ubicado en su escritorio.

Seleccione

y haga clic sobre l.

y a continuacin

+ [D]; o bien,

Acceso al Sistema de BEOP. Una vez abierto el navegador, ubquese en la barra de direccin
URL y teclee lo siguiente:

Si desea ingresar al sistema con fines de capacitacin o prcticas:

http://capacitacionbeop.funcionpublica.gob.mx:8080/bitacora
Si desea acceder para ingresar datos reales de operacin (ambiente de produccin):
www.funcionpublica.gob.mx/bitacora/ y a continuacin localice la imagen de INGRESO A LA
BEOP.
O Bien, a travs de la direccin http://beop.funcionpublica.gob.mx

Nota: Para tener acceso al sistema es necesario que el navegador de Internet soporte JAVA y controles
ActiveX. As como Adobe Flash Player.

Autentificacin

En la pantalla de acceso, introduzca la clave de usuario que le haya asignado su Administrador

Local, ya sea para acceder como Residente de Obra, Supervisor de Obra o Superintendente de
Construccin; a continuacin introduzca la contrasea y presione el botn ENTRAR.

2 : Apertura de Bitcora
Portada de bitcora
Al iniciar la sesin como Residente de Obra, se mostrarn las bitcoras que han sido asignadas
por el Administrador Local de su Dependencia y el estatus de cada una de ellas.
Para iniciar la apertura de una bitcora localice el nmero de contrato y sta debe indicar la
leyenda [Iniciar bitcora], a continuacin d clic en este mensaje y se abrir el asistente de
apertura (nota 1 y 2):

Nota: la ventana [Bitcoras de Obra Pblica], presenta todas las bitcoras a las que tiene acceso un usuario.
Por default es la primera vista al iniciar sesin. Otra forma de visualizar las bitcoras que tiene asignado el
usuario firmado es haciendo clic en [Bitcoras] [Mis bitcoras] en el men vertical izquierdo.

Se sugiere que para iniciar la bitcora estn presentes los actores involucrados en la alimentacin
de informacin en el sistema, es decir, adems del Residente de Obra, el Supervisor de Obra (si es
el caso) y el Superintendente de Construccin, ya que debern firmar electrnicamente la nota 1
para redactar la nota 2 desde la sesin del Residente.

El [asistente de apertura de bitcora] se divide en tres secciones:

Portada: Datos principales del contrato y de la obra.

Nota Apertura: Datos de personal responsable y del contrato.
Nota de validacin: Horarios de firma y fecha de presentacin de estimaciones. El sistema
genera por default un horario abierto para la captura y firma de las notas.

En la seccin portada del [asistente de apertura de bitcora] llene los siguientes datos en el
campo correspondiente:

Campo
Imagen de logotipo

Lugar donde se realizan los

trabajos

Descripcin
Se sugiere que seleccione el logotipo de su Dependencia o
Entidad Federal, previa descarga de ste en mis
documentos imgenes (archivos tipo .JPG o Mapa de
Bits .BMP
Nombre o descripcin del lugar donde se ejecutar la obra
materia del contrato

Presione siguiente para avanzar en el asistente y llenar la nota de apertura.

Nota apertura. En la [nota de apertura] se detallan los datos principales de un contrato y las
personas autorizadas para alimentar informacin y firmar electrnicamente las notas. Esta dividida
en tres secciones: Datos generales de las partes involucradas, Datos particulares del contrato y
Datos de personal autorizado para uso y/o firma.
Indique los valores que se piden en el formulario de nota de apertura. Los datos indicados con
asterisco son obligatorios.

Ejemplo de los Datos Particulares del Contrato:

Campo
Nmero de contrato

Valor

Proyecto

190570720311-AA (debe coincidir con el

nmero registrado en compranet)
KU-MALOOB-ZAAP

Direccionamiento presupuestal

P3233-23231

Objeto del contrato

Ingeniera

Fecha de inicio

12/04/2009

Fecha de trmino

31/12/2009

Plazo

265

Monto

173,000,000.00 (M.N.)

Localizacin de la residencia de la obra

Lagunas, Oaxaca

Pulse el botn siguiente para desplegar la segunda parte de la pgina [Nota de Apertura]
Al desplegarse la segunda parte de la [Nota de Apertura] el sistema le alertar que es necesario
capturar los datos particulares del Residente de Obra y del Superintendente de Construccin:

10

Capture los datos que solicita el asistente: Nombre, Datos Particulares y Firma del Personal
Autorizado
Ejemplo de los datos que solicitar la aplicacin:

11

Representante tcnico autorizado para la utilizacin de la bitcora

En este apartado agregue al usuario que tendr el papel de representante tcnico, con la opcin de
asignarle privilegios de firma de notas, (en caso de que haya un usuario con este perfil).
Otras Anotaciones Indique en este campo para datos importantes a considerar en la apertura de
bitcora. El mximo de caracteres permitidos es de 3000 y no se aceptan caracteres especiales,
como el uso de comillas simples o dobles.
Archivos adjuntos Agregue archivos relacionados con la apertura de la bitcora, tales como
planos, programas de obra, documentos, etc. Los archivos no deben superar los 2 MB de tamao.
Pulse siguiente, se mostrar la pantalla de firma para la nota de apertura. En esta pantalla se
listaran todos los usuarios agregados en la seccin Nombres, datos particulares y firma de
personal autorizado as como tambin los representantes tcnicos con autorizacin de firmar.

Haga clic en el icono

para abrir el formulario de Firma Electrnica Avanzada (se debe emplear
una firma electrnica expedida por Agencia o Autoridad Certificadora) en cada uno de los usuarios
en el listado (ver Leccin 8).
Repita el paso anterior por cada usuario autorizado. Pulse el botn siguiente para continuar con
el llenado de la [nota de validacin]

12

Nota validacin. La nota de validacin permite acordar los horarios establecidos para asentar
notas as como tambin el da de presentacin de las estimaciones y los generadores de obra.
El sistema genera por default un horario abierto para el asentamiento y firma de notas, esto para
evitar que de ser necesario agregar una nota fuera del horario establecido, el sistema restrinja la
accin. Por lo tanto el horario se encuentra automatizado y no puede ser modificado.
Capture el plazo mximo para firmar una nota en el campo de la seccin [Plazo]

En la seccin [generadores] seleccione la periodicidad en que sern presentados los generadores

de obra.

En la seccin Estimaciones escriba el da del mes que se entregarn las estimaciones.

Presione el botn Siguiente para proceder a firmar la nota

Haga clic en el icono
para abrir el formulario de Firma Electrnica (debe utilizar una firma
expedida por Agencia o Autoridad Certificadora de acuerdo a los lineamientos que regulan el uso
de este programa informtico) (ver Leccin 8) en cada uno de los usuarios en el listado.
Presione el botn Finalizar, el sistema desplegar un mensaje indicndole que ha finalizado la
apertura de bitcora, pulse Aceptar para ser redireccionado a la pgina [Notas de bitcora]

13

3 : Configuracin de una bitcora

Las bitcoras tienen varias caractersticas que permiten configurar el funcionamiento de alertas
de seguimiento y de firma
En [Bitcoras de Obra Pblica] men Mis Bitcoras, seleccione una bitcora para activarla y
mostrar el resumen de datos. A continuacin se desplegar su ficha.

Del lado derecho de la ficha de la bitcora tiene tres iconos. Haga clic en el icono
acceder a la pantalla de configuracin de bitcora.

para

Las opciones de configuracin se agrupan en dos secciones: (Notas por firmar y Alertas, y
Seguimiento) capture los valores que le solicita la aplicacin.
A continuacin se presenta un ejemplo del contenido:

Notas por firmar

Campo
Enviar un recordatorio va email
cada
Con copia a correo electrnico

Valor
24 horas
residencia1@funcionpublica.gob.mx

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Alertas y seguimiento

Campo

Valor

Enviar alertas de seguimiento

Activada

Enviar alertas de seguimiento por

Activada

A partir de (das de vencer el plazo para

atender notas
Cada

3
12 horas

Haga clic en el botn Guardar para aplicar la nueva configuracin

Pantalla de configuracin de bitcora:

15

4: Creacin de una Nota

En las [Bitcoras de Obra Pblica] seleccione una bitcora dando clic en el nmero de contrato
Esta accin har que se despliegue la [Ficha de la bitcora] y as mismo, quede seleccionada
como bitcora activa. Esta accin es importante de lo contrario no podr asentar notas.

Agregar
nota

Del lado derecho de la [Ficha de la bitcora] d clic sobre el icono

de Formatos para Bitcora de Obra disponibles.

para desplegar la pgina

Al dar clic sobre un tema, se abrirn ms opciones de notas.

16

Ejemplo del despliegue de las opciones de Ejecucin y Supervisin Elaboracin y Trmite de

Estimaciones de Contratos:

Al cargar la pgina [Recepcin de la estimacin de obra], el sistema le mostrar una ventana

informativa con elementos Importantes que se deben considerar cuando se llena una nota
referente a estimaciones. Lea la informacin presentada en la ventana de dilogo y d clic en el
botn [aceptar].

Nota importante: al elegir un formato de nota, el sistema enviar mensajes informativos de este
tipo, lea cuidadosamente los mensajes que le ayudarn en la redaccin.

17

Todos los formatos para el llenado de las notas presentan la siguiente estructura:

Clasificacin: Se definen las fases y temas asociados a la nota. Esta seccin

necesariamente debe contener datos, de lo contrario no podr guardar la nota.

Datos de la Nota: Aqu debe especificar el nmero de estimacin, el periodo comprendido

y la fecha de recepcin de nota, as mismo puede indicar si lleva documentacin soporte
asociada.

Seguimiento: Indica si la nota hace referencia a otra(s) nota(s).

En la seccin [Clasificacin], d clic [Seleccionar fases], despus, elija de la lista de fases la

opcin General; d clic en

para agregar la fase a la nota.

En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar temas], despus, elija de la lista de temas la

opcin Estimaciones; d clic en

para agregar el tema a la nota.

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En la seccin [Datos de la nota], introduzca los datos que solicita el sistema: Nmero de
Estimacin, Periodo del Al, Fecha de recepcin de la estimacin, Documentacin de soporte
recibida, estado de la nota y fecha de vencimiento del plazo.

La Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas especfica que las
estimaciones deben ser autorizadas de acuerdo a un plazo establecido no mayor a 15 das
(consulte la Ley y su reglamento para mayor detalle).
Con esto ha llenado la nota usando el formato predefinido para la [Recepcin de estimacin de
obra], ahora d clic sobre el botn
para avanzar a la pgina [Nota Libre]

Toda la informacin capturada anteriormente es presentada ahora en la pgina [Nota Libre], con
la finalidad de facilitarle la redaccin de la nota, se presentar un texto que debe adecuarse de
manera que la informacin sea clara. Podr dar formato al texto, agregar informacin o agregar
imgenes, tablas, etc. A continuacin se muestra la pantalla de edicin:

19

Realice en la seccin [Contenido de la nota] los cambios que requiera:

Ejemplo del contenido:

Ahora, los usuarios responsables debern firmar electrnicamente la nota (Consulte la Leccin 8
de este manual).

Listo, la nota est firmada y ha sido incluida en la bitcora electrnica.

20

5: Seguimiento
En las [Bitcoras de Obra Pblica] seleccione una bitcora. Esta accin har que se despliegue
la ficha de la bitcora y as mismo quede seleccionada como bitcora activa.

En la parte inferior de la [ficha de la bitcora] en el apartado [Estatus], d clic sobre el icono

. Esta accin lo llevar a la pgina [Notas Abiertas], observe que la columna
[Estado] tenga el valor Abierta.
Las notas deben mantenerse abiertas mientras se espera una respuesta a la solicitud en el
contenido de la misma. La respuesta tiene un plazo. Para saber el plazo de vigencia de la nota
abierta se debe dar seguimiento a la misma, para ello, d clic en el men izquierdo [Notas]
[Seguimiento de Notas]
De acuerdo a las notas abiertas (primera imagen) se puede visualizar los semforos en
Seguimiento de nota (segunda imagen) que representan grficamente el estatus del seguimiento.

21

Observe que la [fecha de vencimiento de plazo] es N das posteriores a la fecha de creacin de la

nota. Observe tambin que hay una columna llamada [semforo], la cual presenta diferentes
valores.
Para dar contestacin a la nota abierta, genere una nueva nota. D clic en la opcin [Notas]
[nueva nota] del men del panel izquierdo del sistema. Esta accin presentar la pgina de
[Formatos para bitcora de obra]
Seleccione [Ejecucin y Supervisin][Elaboracin y Trmite de Estimaciones de
Contratos] [Autorizacin de la Estimacin de Obra]

Se abrir el formato predeterminado [Autorizacin de Estimacin de Obra],

22

En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar fases:], despus, elija la opcin General de

la lista de fases; a continuacin d clic en

para agregar la fase a la nota.

23

En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar temas], despus, elija de la lista de temas

que corresponda a la nota (para este ejemplo Estimaciones); d clic en
la nota.

para agregar el tema a

En la seccin [Datos de la nota], introduzca los datos que pide el Formato: Nmero de estimacin,
Periodo, Fecha de autorizacin, Importe de Trabajos Ejecutados, si son deductivas o no, etc.

Ejemplo:

En la seccin [Seguimiento] d clic sobre el botn mostrar la pgina [Bsqueda de Notas

Abiertas], de la cual agregar la referencia de la nota a contestar. D clic en el cuadro de control
de la nota en cuestin. Ejemplo:

24

Nota importante: la siguiente pantalla nicamente mostrar las notas abiertas, si es que la bitcora
actual contiene stas:

Despus de haber dado clic sobre el cuadro de control de la nota, puede realizar las siguientes
acciones, como ejemplo:

Al marcar el cuadro de control cerrar, indicamos que con esta nota queda constatada. Ahora d clic
sobre el botn
para indicar la referencia a las notas abierta relacionadas con la nota
actual.

Haga clic sobre el botn

Ahora est en la pgina [Nota Libre], d clic sobre el botn

la nota.

para proceder a firmar

A continuacin, debe firmar la nota. (Consulte la Leccin 8 Procedimiento para firmar

electrnicamente una nota.)

25

Despus de firmar la nota el sistema le asignar el siguiente nmero de folio consecutivo. A

continuacin se mostrar la pgina de firma de nota.

Para verificar que la nota ha quedado cerrada, haga clic en [Notas] [Seguimiento de Notas] del
men izquierdo de la bitcora.
Usted puede consultar el seguimiento de notas (solo notas abiertas) mediante el siguiente
procedimiento:
Previa seleccin de la bitcora que desee consultar, d clic en [Seguimiento de notas] en el men
vertical del lado izquierdo}:

26

En la pgina [Seguimiento de Notas] d clic sobre una bitcora abierta. Usaremos, para este
ejemplo Se recibe del contratista con fecha de... de la columna Descripcin.

La accin anterior lo llevar a la pgina [Detalle de la Nota]. Verifique que la nota est abierta y
contine con la conclusin de la redaccin y la firma para cambiar el estatus a cerrada.

27

6: Nota Libre y Borradores

El sistema tiene la funcionalidad de crear Notas libres, que son las notas de bitcora que no
corresponden a ningn Formato prediseado en la BEOP, sin embargo obedecen a alguna fase
y tema.
Los borradores, son notas que no se pueden completar al momento de la captura por falta de
datos o nicamente se quiere guardar informacin para su uso posterior, sin tener el carcter de
nota oficial, esto es como hacer anotaciones preliminares en una hoja de papel para uso
posterior.
Los borradores no tienen ninguna validez oficial en el sistema y no los puede ver la contraparte
hasta que se conviertan en nota, esto es cuando se edita la nota y se acciona el botn

En [Bitcoras de Obra Pblica], Seleccione la bitcora a la cual desea agregarle una nota o
borrador. Recordar que debe indicar una bitcora para activarla.

Agregar
nota

Haga clic en el icono

para acceder a la pgina de [Formatos para Bitcoras de Obra].

La pgina de [Formatos para Bitcoras de Obra]. Le permite elegir entre varios formatos, el
adecuado para la nota que desee asentar.

Seleccione

para asentar una nota en forma libre en la pagina [Nota libre].

La pgina nota libre se divide en cuatro secciones: Clasificacin, Contenido nota, Archivos
adjuntos y Seguimiento.

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Clasificacin: Se definen las fases y temas asociados a la nota. Esta seccin

necesariamente debe contener datos, de lo contrario no podr guardar la nota.

Contenido Nota: rea de edicin, permite capturar una nota utilizando imgenes, tablas y
formatos de texto, as como tambin verificar la ortografa del texto.

Archivos adjuntos: Permite anexar a una nota, cualquier tipo de archivo relacionado con
el contenido de sta.

Seguimiento: Indica referencias a otra(s) nota(s).

En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar fases:], despus, elija de la lista de fases la

opcin Civil-Estructural, d clic en

para agregar las fase a la nota.

En la seccin [Clasificacin], d clic en [Seleccionar temas:], despus, elija de la lista de temas

la opcin reporte diario de actividades; d clic en

para agregar el tema a la nota.

En la seccin [Contenido nota], dentro del editor de texto, capture el texto deseado: Ejemplo,
Galera fotogrfica del contrato 1905720311 (Enero 2009)

Formato del texto

Seleccione todo el texto que introdujo y elija Heading 2 en la lista desplegable normal, para
convertir el texto seleccionado anteriormente en titulo nivel 2.
Presione el botn insertar lnea horizontal

de la barra de herramientas del editor de texto.

29

Ejemplo:

Tablas
Ubquese despus de la lnea horizontal y presione el botn insertar tabla. Se desplegar el
dialogo Insertar Tabla

El dialogo insertar tabla le permite especificar de cuntos renglones y columnas desea la tabla.
Escriba los siguientes datos en el dialogo insertar tabla y presione el botn OK.
Ejemplo: una tabla de 4 filas, 3 columnas y valor del borde: 1

30

Escriba Fotografa y descripcin como titulo de la primera y segunda columna respectivamente

Seleccione el titulo de cada columna en la tabla y seleccione el botn de letra Bold (negrita)

Imgenes
Colquese en la primera celda despus del ttulo de la primera columna, y presione el botn
agregar imagen
. Se desplegar el cuadro de dialogo insertar imagen

31

En el dialogo [insertar imagen] presione el botn Enviar Imagen para subir desde su maquina una
imagen al servidor (slo se pueden insertar imgenes del servidor). Aparecer el dialogo [Enviar
Imagen] el cual permite subir un archivo de imagen al servidor

Escriba en el cuadro de dilogo [Enviar Imagen] la ubicacin del archivo de imagen: ejemplo
c:\capacitacin\archivo de imgenes de la obra\28022008.jpg
Presione el botn enviar para subir la imagen al servidor y cerrar el dilogo [Enviar imagen]

32

En el dilogo [Insertar imagen] haga clic en la imagen que desee agregar para insertar la imagen
en el texto. Observe el siguiente ejemplo:

Borradores
Son notas an no firmadas, sin nmero de folio. A los borradores se les genera un nmero de
control llamado consecutivo de borrador.
Presione el botn guardar como borrador, el sistema le asignar automticamente un nmero de
control a la nota borrador. El sistema lo llevar hacia la pgina [Borradores por nmero] y
mostrar el nmero asignado al borrador. Presione aceptar a la ventana emergente.

Nota: Una nota borrador slo puede editarse por los usuarios creadores, ya sea de Gobierno o
Contratista. Para que la otra parte pueda ver un borrador es necesario que el usuario propietario la
comparta mediante el control diseado para este fin.

Compartir Borradores
En la pgina [Borradores por nmero] seleccione el vnculo No en la columna compartida para
cambiar el valor a S. El sistema desplegar el siguiente dilogo para confirmar su peticin:

33

Editar un Borrador compartido

Presione el botn SALIR en la parte superior de la aplicacin:

Salir

Ingrese a la aplicacin con usuario de tipo Superintendente de Construccin (solicite un usuario de

este tipo a su Administrador Local o de Dependencia). Ejemplo, solo visual

34

Campo

Valor

Usuario

Contratista1

contrasea

Adcce224

En [Bitcoras de Obra Pblica], Seleccione una bitcora que contenga borradores para mostrar
la ficha de la bitcora y activar la bitcora.
Para este ejemplo mostraremos la bitcora 18164-09 (PULVERIZADORES) 1

35

Seleccione la bitcora que desee configurar en [Bitcoras de Obra Pblica] (Bitcoras > Mis
Bitcoras). Se desplegar la ficha de la bitcora mostrando que tiene borradores. Presione el icono
borradores para visualizar todos los borradores
Se desplegar la pgina borradores por nmero

Presione el vnculo de la columna descripcin para visualizar la pgina [Detalle de borrador]

En la pgina [Detalle de borrador] haga clic en el vnculo editar para modificar la nota
Presione el botn

para verificar la ortografa a la nota.

36

En la pgina [Edicin de nota] seleccione la tabla y presione en botn centrar

centrar la tabla con respecto a la nota.

. Con esto se

Al final de la pgina [Edicin de nota] presione el botn guardar como borrador.

PENDIENTE DE REVISIN
Nota: Observe que slo se permite guardar como borrador y no aparece el botn [Aplicar firma]. Esto se debe a que un
borrador compartido debe ser firmado primero por el usuario que lo registr inicialmente.

7: Consultas
En las [Bitcoras de Obra Pblica] seleccione la bitcora con la cual desea trabajar. Esta accin
har que se despliegue la [Ficha de la bitcora] y as mismo quede seleccionada como bitcora
activa.

Ejemplo para fines de visualizacin: Seleccionamos la bitcora 000800052 (prueba) 1

37

En el men izquierdo del sistema, d clic en [Notas] - [Notas Bitcora], para visualizar la pgina
[Notas por Nmero].

Herramientas de consulta [

Ordenar notas por nmero

Ordenar notas por fecha

Ordenar notas por tema

Ordenar notas por fase

Ordenar notas por estado

Realizar bsquedas filtradas

Imprimir notas seleccionadas

]:

38

D clic en el icono
hacia el pasado.

para ordenar las notas por fecha. Las notas sern ordenadas del da de hoy

D clic en el icono
fase:

para ordenar las notas por fases. Las notas sern agrupadas por tipo de

39

D clic en el icono

para ordenar las notas por temas. Las notas sern agrupadas por temas:

D clic en el icono
para ordenar las notas por estado (estatus). Las notas sern agrupas de
acuerdo a su estatus: abiertas o cerradas.

Estado de una Nota

Una nota se indica Abierta cuando requiere de comentarios de la contraparte, una vez completada
debe ser firmada por el usuario creador. La nota Cerrada es definitiva, el creador no requiere
negociacin ni comentarios de la contraparte. A continuacin se muestra la imagen donde se indica
este estatus:

40

D clic en el icono
, para regresar a la pgina por default. Ahora d clic en el icono de
bsqueda. Esta accin har que se muestre la seccin de bsquedas por filtro en la pgina de
notas firmadas:
Realice consultas filtradas por texto, tema, nmero de nota, indicando un texto para tal fin, y a
continuacin presione

Ejemplo de texto a buscar:

Consulta
1
2
3

Campo Filtro
Texto:
Tema:
Notas:

Valor
Contratista
Estimaciones
1,5

41

Con la ltima consulta realizada (filtrado por notas: 1,5) d clic en el icono
. Esto har que se
genere la vista preliminar de impresin de las notas 1 y 5 (Esta accin puede tardar un poco)

42

43

Con esto ha terminado la leccin de Consultas de Notas.

8: Procedimiento para firmar electrnicamente una

nota de bitcora
Nota: El usuario que desee firmar una nota debe ser el mismo que ingrese al sistema, es decir, deben coincidir el RFC registrado en el
sistema como usuario con el del certificado y llave electrnica. Esto a excepcin de las notas de apertura de bitcora 1 y 2 que debe
hacerse bajo el usuario de tipo Residente de Obra.

Presione el botn [Firmar Nota] en la ventana siguiente:

Puede optar imprimir los datos de la nota previo a la firma.

44

A continuacin, indique la ubicacin del archivo de la llave (.key), el certificado (.cer) y la

contrasea de ambos.

Presione en [Aceptar] para confirmar la siguiente pantalla.

45

D clic en [Siguiente]

El sistema le enviar un nmero de Transaccin, pero la nota no ha sido firmada. En este momento
usted puede optar por cancelar la firma, cerrando la ventana. La prxima vez que ingrese ya tendr
un nmero de transaccin, y solo tendr que continuar con los siguientes pasos.
Confirme la operacin dando clic en [CORROBORAR].

Cuando el sistema le da un nmero de folio, usted ha firmado formalmente la nota. Puede imprimir
o guardar el nmero de folio. Las siguientes pantallas confirman esta accin.

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En caso de que la aplicacin le enve el mensaje de FALL LA FIRMA, es necesario cerrar los
mensajes e iniciar desde el primer paso de esta leccin.

9: Procedimiento para cerrar la bitcora.

Para realizar el cierre de la bitcora es necesario utilizar las notas predeterminadas de
TERMINACION.

El Superintendente deber asentar la nota de NOTIFICACION DE LA TERMINACION DE LOS

TRABAJOS A LA RESIDENCIA DE OBRA.

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Una vez que el Superintendente asent dicha nota, el Residente podr asentar la nota de
COMUNICACIN AL CONTRATISTA DE LA FECHA DE RECEPCION DE LOS TRABAJOS.

El paso final es asentar la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA, la cual al igual que la anterior,
slo puede ser capturada por el Residente.

Una vez realizada la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA no se podrn asentar, editar o firmar
ms notas del contrato.

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