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Premisa
El sistema Bitcora Electrnica de Obra Pblica (BEOP) fue desarrollado con la visin de ser una
herramienta informtica que apoye a la transparencia y supervisin de obra (reemplazando el uso
de la bitcora tradicional), permitiendo al usuario final, agregar, compartir y obtener informacin
oportuna, confiable y veraz; optimizando el uso de la tecnologa, mediante accesos remotos;
adems de facilitar la consulta para apoyar el seguimiento del desarrollo de la obra y la extraccin
de informacin.
DEFINICION DE BITCORA:
Bitcora: El instrumento tcnico que, por medios remotos de comunicacin electrnica, constituye
el medio de comunicacin entre las partes de un contrato de obra pblica o de servicios
relacionados con la misma, en donde se registran los asuntos y eventos importantes que se
presentan durante la ejecucin de los trabajos;
La BEOP cuenta con distintos tipos de usuario y cada uno de ellos realiza actividades diferentes de
acuerdo a su perfil. Para facilitar el uso y explicacin de la misma se usan iconos para los usuarios
finales (Residente de Obra, Supervisor de Obra y Superintendente de Construccin) que
simbolizan los roles usados:
Residente de Obra: El servidor pblico designado por escrito por la Dependencia o Entidad,
con los conocimientos, habilidades, experiencia y capacidad suficiente para llevar la administracin
y direccin de los trabajos y cuyas funciones especficas son para la supervisin, vigilancia, control
y revisin de los trabajos.
Nota Algunas caractersticas y funcionalidades solo estarn disponibles segn su rol asignado. A partir de ahora
mostraremos los iconos definidos para cada rol cuando aplique la funcionalidad para el.
2.
3.
4.
En el cierre de la bitcora se deber crear una nota especial de cierre de la bitcora, que
d por terminado los trabajos.
5.
Por ltimo las libretas de bitcora debern ser conservadas en forma ordenada y
sistemtica cuando menos por un lapso de tres aos.
Acceso al sistema desde cualquier computadora que tenga conexin a la red Internet.
Seguridad de la informacin.
Disponibilidad de la informacin para consultas remotas.
BENEFICIOS DE LA BEOP:
1 : Acceso al sistema
Ubicacin del navegador: (ejemplo elaborado con Internet Explorer de Windows). Acceda al
navegador de Internet, de cualquiera de las siguientes maneras:
Seleccione
Seleccione
+ [D]; o bien,
Acceso al Sistema de BEOP. Una vez abierto el navegador, ubquese en la barra de direccin
URL y teclee lo siguiente:
Nota: Para tener acceso al sistema es necesario que el navegador de Internet soporte JAVA y controles
ActiveX. As como Adobe Flash Player.
Autentificacin
2 : Apertura de Bitcora
Portada de bitcora
Al iniciar la sesin como Residente de Obra, se mostrarn las bitcoras que han sido asignadas
por el Administrador Local de su Dependencia y el estatus de cada una de ellas.
Para iniciar la apertura de una bitcora localice el nmero de contrato y sta debe indicar la
leyenda [Iniciar bitcora], a continuacin d clic en este mensaje y se abrir el asistente de
apertura (nota 1 y 2):
Nota: la ventana [Bitcoras de Obra Pblica], presenta todas las bitcoras a las que tiene acceso un usuario.
Por default es la primera vista al iniciar sesin. Otra forma de visualizar las bitcoras que tiene asignado el
usuario firmado es haciendo clic en [Bitcoras] [Mis bitcoras] en el men vertical izquierdo.
Se sugiere que para iniciar la bitcora estn presentes los actores involucrados en la alimentacin
de informacin en el sistema, es decir, adems del Residente de Obra, el Supervisor de Obra (si es
el caso) y el Superintendente de Construccin, ya que debern firmar electrnicamente la nota 1
para redactar la nota 2 desde la sesin del Residente.
En la seccin portada del [asistente de apertura de bitcora] llene los siguientes datos en el
campo correspondiente:
Campo
Imagen de logotipo
Descripcin
Se sugiere que seleccione el logotipo de su Dependencia o
Entidad Federal, previa descarga de ste en mis
documentos imgenes (archivos tipo .JPG o Mapa de
Bits .BMP
Nombre o descripcin del lugar donde se ejecutar la obra
materia del contrato
Nota apertura. En la [nota de apertura] se detallan los datos principales de un contrato y las
personas autorizadas para alimentar informacin y firmar electrnicamente las notas. Esta dividida
en tres secciones: Datos generales de las partes involucradas, Datos particulares del contrato y
Datos de personal autorizado para uso y/o firma.
Indique los valores que se piden en el formulario de nota de apertura. Los datos indicados con
asterisco son obligatorios.
Campo
Nmero de contrato
Valor
Proyecto
Direccionamiento presupuestal
P3233-23231
Ingeniera
Fecha de inicio
12/04/2009
Fecha de trmino
31/12/2009
Plazo
265
Monto
173,000,000.00 (M.N.)
Lagunas, Oaxaca
Pulse el botn siguiente para desplegar la segunda parte de la pgina [Nota de Apertura]
Al desplegarse la segunda parte de la [Nota de Apertura] el sistema le alertar que es necesario
capturar los datos particulares del Residente de Obra y del Superintendente de Construccin:
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Capture los datos que solicita el asistente: Nombre, Datos Particulares y Firma del Personal
Autorizado
Ejemplo de los datos que solicitar la aplicacin:
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Nota validacin. La nota de validacin permite acordar los horarios establecidos para asentar
notas as como tambin el da de presentacin de las estimaciones y los generadores de obra.
El sistema genera por default un horario abierto para el asentamiento y firma de notas, esto para
evitar que de ser necesario agregar una nota fuera del horario establecido, el sistema restrinja la
accin. Por lo tanto el horario se encuentra automatizado y no puede ser modificado.
Capture el plazo mximo para firmar una nota en el campo de la seccin [Plazo]
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Del lado derecho de la ficha de la bitcora tiene tres iconos. Haga clic en el icono
acceder a la pantalla de configuracin de bitcora.
para
Las opciones de configuracin se agrupan en dos secciones: (Notas por firmar y Alertas, y
Seguimiento) capture los valores que le solicita la aplicacin.
A continuacin se presenta un ejemplo del contenido:
Valor
24 horas
residencia1@funcionpublica.gob.mx
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Alertas y seguimiento
Campo
Valor
Activada
Activada
3
12 horas
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Agregar
nota
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Nota importante: al elegir un formato de nota, el sistema enviar mensajes informativos de este
tipo, lea cuidadosamente los mensajes que le ayudarn en la redaccin.
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Todos los formatos para el llenado de las notas presentan la siguiente estructura:
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En la seccin [Datos de la nota], introduzca los datos que solicita el sistema: Nmero de
Estimacin, Periodo del Al, Fecha de recepcin de la estimacin, Documentacin de soporte
recibida, estado de la nota y fecha de vencimiento del plazo.
La Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas especfica que las
estimaciones deben ser autorizadas de acuerdo a un plazo establecido no mayor a 15 das
(consulte la Ley y su reglamento para mayor detalle).
Con esto ha llenado la nota usando el formato predefinido para la [Recepcin de estimacin de
obra], ahora d clic sobre el botn
para avanzar a la pgina [Nota Libre]
Toda la informacin capturada anteriormente es presentada ahora en la pgina [Nota Libre], con
la finalidad de facilitarle la redaccin de la nota, se presentar un texto que debe adecuarse de
manera que la informacin sea clara. Podr dar formato al texto, agregar informacin o agregar
imgenes, tablas, etc. A continuacin se muestra la pantalla de edicin:
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Ahora, los usuarios responsables debern firmar electrnicamente la nota (Consulte la Leccin 8
de este manual).
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5: Seguimiento
En las [Bitcoras de Obra Pblica] seleccione una bitcora. Esta accin har que se despliegue
la ficha de la bitcora y as mismo quede seleccionada como bitcora activa.
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En la seccin [Datos de la nota], introduzca los datos que pide el Formato: Nmero de estimacin,
Periodo, Fecha de autorizacin, Importe de Trabajos Ejecutados, si son deductivas o no, etc.
Ejemplo:
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Nota importante: la siguiente pantalla nicamente mostrar las notas abiertas, si es que la bitcora
actual contiene stas:
Despus de haber dado clic sobre el cuadro de control de la nota, puede realizar las siguientes
acciones, como ejemplo:
Al marcar el cuadro de control cerrar, indicamos que con esta nota queda constatada. Ahora d clic
sobre el botn
para indicar la referencia a las notas abierta relacionadas con la nota
actual.
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Para verificar que la nota ha quedado cerrada, haga clic en [Notas] [Seguimiento de Notas] del
men izquierdo de la bitcora.
Usted puede consultar el seguimiento de notas (solo notas abiertas) mediante el siguiente
procedimiento:
Previa seleccin de la bitcora que desee consultar, d clic en [Seguimiento de notas] en el men
vertical del lado izquierdo}:
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En la pgina [Seguimiento de Notas] d clic sobre una bitcora abierta. Usaremos, para este
ejemplo Se recibe del contratista con fecha de... de la columna Descripcin.
La accin anterior lo llevar a la pgina [Detalle de la Nota]. Verifique que la nota est abierta y
contine con la conclusin de la redaccin y la firma para cambiar el estatus a cerrada.
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En [Bitcoras de Obra Pblica], Seleccione la bitcora a la cual desea agregarle una nota o
borrador. Recordar que debe indicar una bitcora para activarla.
Agregar
nota
La pgina de [Formatos para Bitcoras de Obra]. Le permite elegir entre varios formatos, el
adecuado para la nota que desee asentar.
Seleccione
La pgina nota libre se divide en cuatro secciones: Clasificacin, Contenido nota, Archivos
adjuntos y Seguimiento.
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Contenido Nota: rea de edicin, permite capturar una nota utilizando imgenes, tablas y
formatos de texto, as como tambin verificar la ortografa del texto.
Archivos adjuntos: Permite anexar a una nota, cualquier tipo de archivo relacionado con
el contenido de sta.
En la seccin [Contenido nota], dentro del editor de texto, capture el texto deseado: Ejemplo,
Galera fotogrfica del contrato 1905720311 (Enero 2009)
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Ejemplo:
Tablas
Ubquese despus de la lnea horizontal y presione el botn insertar tabla. Se desplegar el
dialogo Insertar Tabla
El dialogo insertar tabla le permite especificar de cuntos renglones y columnas desea la tabla.
Escriba los siguientes datos en el dialogo insertar tabla y presione el botn OK.
Ejemplo: una tabla de 4 filas, 3 columnas y valor del borde: 1
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Seleccione el titulo de cada columna en la tabla y seleccione el botn de letra Bold (negrita)
Imgenes
Colquese en la primera celda despus del ttulo de la primera columna, y presione el botn
agregar imagen
. Se desplegar el cuadro de dialogo insertar imagen
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En el dialogo [insertar imagen] presione el botn Enviar Imagen para subir desde su maquina una
imagen al servidor (slo se pueden insertar imgenes del servidor). Aparecer el dialogo [Enviar
Imagen] el cual permite subir un archivo de imagen al servidor
Escriba en el cuadro de dilogo [Enviar Imagen] la ubicacin del archivo de imagen: ejemplo
c:\capacitacin\archivo de imgenes de la obra\28022008.jpg
Presione el botn enviar para subir la imagen al servidor y cerrar el dilogo [Enviar imagen]
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En el dilogo [Insertar imagen] haga clic en la imagen que desee agregar para insertar la imagen
en el texto. Observe el siguiente ejemplo:
Borradores
Son notas an no firmadas, sin nmero de folio. A los borradores se les genera un nmero de
control llamado consecutivo de borrador.
Presione el botn guardar como borrador, el sistema le asignar automticamente un nmero de
control a la nota borrador. El sistema lo llevar hacia la pgina [Borradores por nmero] y
mostrar el nmero asignado al borrador. Presione aceptar a la ventana emergente.
Nota: Una nota borrador slo puede editarse por los usuarios creadores, ya sea de Gobierno o
Contratista. Para que la otra parte pueda ver un borrador es necesario que el usuario propietario la
comparta mediante el control diseado para este fin.
Compartir Borradores
En la pgina [Borradores por nmero] seleccione el vnculo No en la columna compartida para
cambiar el valor a S. El sistema desplegar el siguiente dilogo para confirmar su peticin:
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Salir
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Campo
Valor
Usuario
Contratista1
contrasea
Adcce224
En [Bitcoras de Obra Pblica], Seleccione una bitcora que contenga borradores para mostrar
la ficha de la bitcora y activar la bitcora.
Para este ejemplo mostraremos la bitcora 18164-09 (PULVERIZADORES) 1
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Seleccione la bitcora que desee configurar en [Bitcoras de Obra Pblica] (Bitcoras > Mis
Bitcoras). Se desplegar la ficha de la bitcora mostrando que tiene borradores. Presione el icono
borradores para visualizar todos los borradores
Se desplegar la pgina borradores por nmero
En la pgina [Detalle de borrador] haga clic en el vnculo editar para modificar la nota
Presione el botn
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. Con esto se
PENDIENTE DE REVISIN
Nota: Observe que slo se permite guardar como borrador y no aparece el botn [Aplicar firma]. Esto se debe a que un
borrador compartido debe ser firmado primero por el usuario que lo registr inicialmente.
7: Consultas
En las [Bitcoras de Obra Pblica] seleccione la bitcora con la cual desea trabajar. Esta accin
har que se despliegue la [Ficha de la bitcora] y as mismo quede seleccionada como bitcora
activa.
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En el men izquierdo del sistema, d clic en [Notas] - [Notas Bitcora], para visualizar la pgina
[Notas por Nmero].
Herramientas de consulta [
]:
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D clic en el icono
hacia el pasado.
para ordenar las notas por fecha. Las notas sern ordenadas del da de hoy
D clic en el icono
fase:
para ordenar las notas por fases. Las notas sern agrupadas por tipo de
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D clic en el icono
para ordenar las notas por temas. Las notas sern agrupadas por temas:
D clic en el icono
para ordenar las notas por estado (estatus). Las notas sern agrupas de
acuerdo a su estatus: abiertas o cerradas.
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D clic en el icono
, para regresar a la pgina por default. Ahora d clic en el icono de
bsqueda. Esta accin har que se muestre la seccin de bsquedas por filtro en la pgina de
notas firmadas:
Realice consultas filtradas por texto, tema, nmero de nota, indicando un texto para tal fin, y a
continuacin presione
Campo Filtro
Texto:
Tema:
Notas:
Valor
Contratista
Estimaciones
1,5
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Con la ltima consulta realizada (filtrado por notas: 1,5) d clic en el icono
. Esto har que se
genere la vista preliminar de impresin de las notas 1 y 5 (Esta accin puede tardar un poco)
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D clic en [Siguiente]
El sistema le enviar un nmero de Transaccin, pero la nota no ha sido firmada. En este momento
usted puede optar por cancelar la firma, cerrando la ventana. La prxima vez que ingrese ya tendr
un nmero de transaccin, y solo tendr que continuar con los siguientes pasos.
Confirme la operacin dando clic en [CORROBORAR].
Cuando el sistema le da un nmero de folio, usted ha firmado formalmente la nota. Puede imprimir
o guardar el nmero de folio. Las siguientes pantallas confirman esta accin.
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En caso de que la aplicacin le enve el mensaje de FALL LA FIRMA, es necesario cerrar los
mensajes e iniciar desde el primer paso de esta leccin.
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Una vez que el Superintendente asent dicha nota, el Residente podr asentar la nota de
COMUNICACIN AL CONTRATISTA DE LA FECHA DE RECEPCION DE LOS TRABAJOS.
El paso final es asentar la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA, la cual al igual que la anterior,
slo puede ser capturada por el Residente.
Una vez realizada la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA no se podrn asentar, editar o firmar
ms notas del contrato.
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