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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

COORDENADORIA GERAL DA UNIVERSIDADE


ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS

MANUAL DE RECOMENDAES PARA A


PRODUO DE ATOS ADMINISTRATIVOS

Campinas
OUTUBRO/2011

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS


ARQUIVO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS

MANUAL DE RECOMENDAES PARA A PRODUO DE ATOS


ADMINISTRATIVOS
Elaborao: Neire do Rossio Martins

Colaborao: Janana Andiara dos Santos


Cirlene Domingues

Reviso: Fbio Rodrigo Pinheiro da Silva

Agradecimentos:
Equipe Tcnica do Arquivo Central do Sistema de Arquivos

Contatos:
Telefone: 3521-6456
Site: http://www.siarq.unicamp.br/siarq/
E-mail: siarq@unicamp.br

M379m
Martins, Neire do Rossio
Manual de Recomendaes para a produo de atos administrativos / Neire do
Rossio Martins - Campinas: Unicamp, 2011.
33f.

1. Atos administrativos 2.Atos de Comunicao 3. Atos Normativos 4. Atos


Processuais 5. Redao Oficial
CDD 025.21

Apresentao
Considerando que a padronizao da produo dos atos administrativos se constitui
num importante fator da gesto documental, o Arquivo Central/SIARQ elaborou o
presente manual, a fim de servir como ferramenta de referncia e facilitar o trabalho
do corpo funcional da Universidade Estadual de Campinas.
Por constituir um instrumento importante num contexto de racionalizao e de
mudanas constantes, este manual deve primar pela flexibilidade e adaptao
diante das futuras realidades, podendo sofrer modificaes e revises normalmente
requeridas pela necessidade de melhorias dos servios executados pelas reas
administrativas da universidade.
O manual contempla os aspectos conceituais dos atos administrativos, os
legislativos, a finalidade, algumas orientaes sobre padres de procedimento e de
formato, alm de dicas de redao, um glossrio e anexo.
Por fim, o presente manual visa dar suporte ao colaborador, proporcionando-lhe a
melhoria das rotinas de trabalho, contribuindo assim para o aprimoramento das
atividades administrativas e possibilitando maior eficincia no trato e no formato da
informao e eficcia na produo e na gesto da informao produzida no mbito
da Universidade.

Campinas, outubro de 2011.


Arquivo Central do Sistema de Arquivos (AC/SIARQ)

SUMRIO
Definies.....................................................................................................

01

Glossrio......................................................................................................

02

Conceitos, Estrutura e Competncia dos Atos Administrativos....................

03

1. Atos de Comunicao...............................................................................

04

1.1 E-mail corporativo.................................................................................

04

1.2 Memorando...........................................................................................

08

1.3 Ofcio......................................................................................................

11

1.4 Ofcio Circular.........................................................................................

14

2. Atos Normativos.......................................................................................

17

2.1 Deliberao............................................................................................

18

2.2 Instruo.................................................................................................

20

2.3 Portaria...................................................................................................

22

2.4 Resoluo...............................................................................................

24

3. Atos Processuais......................................................................................

26

3.1 Informao..............................................................................................

27

3.2 Parecer...................................................................................................

29

Redao Oficial.............................................................................................

31

Referncias Bibliogrficas............................................................................. 37
Anexo

Definies
Ato administrativo: Toda manifestao unilateral de vontade da administrao
pblica que, agindo nesta qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar,
transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigaes aos
administradores ou a si prpria. (p.17 Bellotto, 2002).
Finalidade: O ato administrativo s pode ter um fim pblico, determinado
pela lei, no cabendo ao administrador qualquer direito de escolha. Este fim
tem que atender de forma vinculada um interesse ou finalidade pblica.
Espcie: a maneira pela qual se exterioriza o ato, ou seja, a configurao
que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das
informaes. As espcies aqui abordadas sero as comumente utilizadas no
mbito da Universidade: Deliberao, Resoluo, Portaria, Instruo,
Informao, Ofcio, Ofcio circular e Memorando.

Glossrio
Anexo: Documento reunido a outro
Competncia: poder atribudo ao agente da administrao pblica para o
desempenho das suas funes. Faculdade legal para apreciar e julgar; qualidade
de quem capaz de julgar.
Data crnica ou cronolgica: elemento intrnseco de um documento,
correspondente ao dia, ms e ano de sua produo.
Data tpica: elemento intrnseco de um documento, correspondente ao local de
sua produo.
Despacho: registro por escrito de uma deciso ou providncia relacionada ao
assunto.
Diplomtica: disciplina que tem por objeto a estrutura formal e a autenticidade
dos documentos.
Ementa: uma sntese do assunto que est sendo tratado.
Escatocolo: ver Protocolo final.
Exarar: lavrar, consignar por escrito em despacho, deciso ou parecer.
Prembulo: exposio inicial que antecede o texto da lei ou o decreto.
Protocolo final ou Escatocolo: denominado encerramento, e compreende a
saudao, clusula corts e a assinatura.
Protocolo inicial: O protocolo inicial chamado de prembulo, compreendendo a
epgrafe, a ementa, o ttulo e a autoria; quanto ao texto, ele formado de
considerata ou consideranda, que equivaleria exposio ou narrao na
diplomtica; de dispositivo, que recebe a mesma denominao e de corroborao,
que incluiria a clusula de vigncia e a clusula revogatria. (Bellotto, 2002).
Saudao, clusula corts: Frmula de cortesia serve para arrematar o texto e
saudar o destinatrio. Exemplos: respeitosamente para autoridades superiores,
atenciosamente para autoridade de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior e
cordialmente ou agradecemos independentemente do nvel hierrquico. Em caso
de solicitaes recomenda-se a saudao de agradecimento.
Signatrio: Autor da assinatura do documento.
Texto: a parte central do documento, onde se encontra a manifestao da
vontade do autor, a evidncia da ao, ou a sua memria.
Vocativo: que invoca o destinatrio.

Conceito, Estrutura e Competncias


dos Atos Administrativos

Observao: Os modelos apresentados so meramente exemplificativos e,


portanto, passveis de adaptaes s necessidades de cada usurio.

1. Atos de Comunicao
Os atos de comunicao tm por finalidade estabelecer a comunicao entre
pessoas, entidades e rgos. Na Unicamp, os mais utilizados so: E-mail
Corporativo, Memorando, Ofcio e Ofcio Circular.

1.1 E-mail Corporativo


Conceito: Um servio de correio interno e privativo da empresa/instituio, uma
ferramenta de trabalho, voltado exclusivamente para o exerccio de sua atividade
institucional, no cabendo ao empregado valer-se deste instrumento de trabalho
para dar destinao diversa, utilizando-o para assuntos de interesse pessoal ou
privado (TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO, TRT23R, 2008).
Competncia:
Utilizado pelas unidades e rgos.
Ao criar e-mail:
Escolha endereo de e-mail que faa referncia ao seu nome ou s suas iniciais.
Evite palavras informais, pois voc esta representando uma instituio.
Exemplos:
Joo da Silva:
joao@unicamp.br ou joaos@unicamp.br ou js@unicamp.br

Elementos Constitutivos:
a) Destinatrio (Para, Com cpia e Com cpia oculta):
a1) Para: destinatrio(s) direto(s) das mensagens;
a2) Com cpia (Cc): interessados do assunto da mensagem, que
necessitam de cincia da mesma;
a3) Com cpia oculta (Cco): interessados do assunto da mensagem, que
necessitam de cincia da mesma, porm, que se mantm ocultos aos demais
destinatrios.
Obs.: Acrescente os destinatrios, com bastante ateno, aps concluir a
mensagem. Isso evitar possveis equvocos na destinao da
mensagem.

b) Assunto:
O campo assunto sempre dever ser preenchido, contendo o teor da
comunicao de forma clara, concisa, objetiva e de fcil entendimento, de forma
a facilitar a gerncia de e-mails por parte do leitor. Recomenda-se tambm
preencher este campo aps a elaborao da mensagem.
c) Corpo do e-mail:
Compe a mensagem propriamente. Divide-se em seu protocolo inicial, texto e
protocolo final.
c1) Protocolo inicial:
A agilidade da comunicao em meio digital muitas vezes induz a
informalidades inadequadas para elaborao de Ato administrativo, tal
como o uso de grias ou de apelidos. No entanto, as mesmas regras de
pronomes de tratamento aplicadas aos demais Atos, se aplicam aos emails. Desta forma, inicie suas mensagens com vocativos nos formatos
que seguem:
Exemplo: Prezado Senhor; Caro Joo; Senhor Diretor.
c2) Texto:
- O contedo da mensagem deve ser objetivo, conciso e escrito de
maneira formal. Caso o e-mail contenha alguma solicitao ao
destinatrio, faa-a de maneira clara e expressa, preferencialmente ao
final da mensagem. Esse cuidado evitar que a solicitao se perca em
meio s demais informaes da mensagem.
Exemplo: (...) diante do exposto, solicitamos que... (...)
- No utilize grias, oraes informais ou abreviaes de palavras, tais
como vc (voc), tbm (tambm), etc.
- No utilize tags, gifs, smileys e outras imagens desnecessrias, que
poluem visualmente a mensagem.
- No seja prolixo, estendendo a mensagem alm do necessrio para
tratamento do assunto;
- Evite tratar de dois ou mais assuntos numa mesma mensagem. Suas
demandas ou informes ficaro mais claros e correro menores riscos de
se perderem em demais informaes se voc elaborar uma mensagem
por cada assunto a ser tratado;
- Revise a mensagem antes de envi-la. Por tratar-se de uma
correspondncia oficial, tal como os demais Atos administrativos,
importante que a mensagem seja revisada antes de ser enviada aos
destinatrios, para correes de erros de ortografia, digitao e
gramaticais.

c3) Protocolo final:


- cumprimentos de fechamento: Utilize cumprimentos neutros:
Cordialmente para mensagens direcionadas a chefes e superiores e
Atenciosamente para cargos do mesmo nvel ou inferior, e Grato pela
ateno, At etc. No utilize termos ntimos: abraos, beijos, etc.

- assinatura: Sempre informe seu nome no final de suas mensagens,


mesmo que ele j seja includo no topo do e-mail, inclua ainda
informaes de contato como telefone, fax e endereo postal da rea. O
destinatrio pode querer ligar para informaes adicionais ou enviar
documentos que no podem ser anexados a um e-mail. Crie um bloco de
assinatura formal com todos esses dados a abordagem mais
profissional (solicite ajuda da equipe de informtica), exemplo:

Nome do funcionrio
Dept/Setor/Unidade/rgo
Universidade Estadual de Campinas
19 xxxx-xxxx www.unicamp.br/xxxxxx

e) Anexo(s):
Obrigatoriamente deve ser indicado no texto a existncia de anexo, explicando
o contedo/finalidade, observando o formato e o tamanho do arquivo anexado,
preferencialmente adotar formatos abertos e convencionais tipo txt, rtf, dbf e
observar o limite de capacidade.

Obs.:
- Cheque seu e-mail pelo menos duas vezes por dia: Programa-se para verificar
sua caixa de e-mail no mnimo duas vezes por dia. O ideal olhar logo cedo e a
tarde. Procure manter a caixa de e-mail com espao para receber novas
mensagens para evitar constrangimento de retorno de mensagens.
- Procure responder em 24 horas. Se a mensagem vai ser considerada, seja
corts e responda logo. Nem que seja "Mensagem recebida, vou verificar,
aguarde contato". Mas no passe de um dia til, pois seu interlocutor precisa
saber se a mensagem chegou ao destinatrio certo e aguarda uma resposta.

Para:

joses@unicamp.br

Anexo:
comprovante de
depsito

Cc:
Cco:
Assunto:

Confirmao de depsito

Prezado Sr. Jos da Silva,


Informo que fiz o depsito no Banco do Brasil, agncia de origem 1111-1, para
compra do CD-01, conforme tratamos anteriormente.
Dados do depsito:
Banco: Banco do Brasil
Data: 07-11-2004
Ag. De Origem: 1111-1
Valor: R$ 90,00
Dados para envio do CD:
Nome : Jos da Silva
Endereo: Rua ABC 80, Apto. 203
Bairro: Jardim das Flores
Cidade: So Paulo
Estado: So Paulo
CEP: 01111-111

Atenciosamente,
Lus da Silva
Dept/Setor/Unidade/rgo
Instituio
telefone e website

1.2 MEMORANDO
Conceito:
Forma de correspondncia interna usada para assuntos rotineiros entre chefias
de unidades de um mesmo rgo. Assemelha-se ao Comunicado ou
Correspondncia Interna, quando de uso interno. (Bellotto, 2002).
Competncia:
Utilizado pelas unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato MEMORANDO (em caixa alta) ou da abreviao
Memo., em negrito, seguido da sigla da unidade/rgo, numerao
seqencial crescente e anual e com alinhamento a esquerda.
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Expresso Assunto, em negrito, com resumo do teor da
comunicao, com alinhamento esquerda.
- Vocativo: Ilmo. Sr(a) ou Prezado(a) Sr(a), etc., seguido, nas linhas
abaixo, do nome em negrito e cargo ocupado pelo destinatrio, com
alinhamento esquerda.

b) Texto:
b1) Exposio:
- Narrativa das circunstncias concretas e imediatas que deram origem
ao e/ou ao documento.
b2) Dispositivo:
- Substncia do ato, seu assunto propriamente dito, em que se
determina o que se quer.
c) Protocolo final ou Escatocolo:
c1) Saudao, clusula corts:
- Forma de arrematar o texto e saudar cordialmente o destinatrio
(Atenciosamente, Cordialmente, etc.) - vide Glossrio.
c2) Atestao:
- Assinatura do servidor que emitiu o Memorando, sobreposta ao seu
nome, seu cargo e sua funo, apostos com carimbo centralizado ou
com distribuio espacial simtrica quando houver vrios nomes.

c3) Anexo(s):
- Descrio de documentos anexados ao Memorando por afinidade de
contedo.

Consideraes:
A principal caracterstica do memorando a agilidade. O teor do documento
deve ser claro, breve e objetivo e sua tramitao deve ser pautada pela
simplicidade e rapidez de procedimentos burocrticos;
No texto do memorando poder ser empregada a 1 pessoa do singular ou a 1
pessoa do plural.

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1.3 OFCIO
O ofcio comunica, solicita e/ou determina assuntos de ordem administrativa.
Possui carter pblico, sendo assim emitido somente por rgos da
Administrao Pblica.
Conceito:
Meio de comunicao do servio pblico. Forma padronizada de comunicao
escrita entre subordinados e autoridades, entre rgos pblicos e entre estes e
os particulares, em carter oficial. (Bellotto, 2002).
Competncia:
Utilizado pelas unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato OFCIO (em caixa alta) ou da abreviao Of., em
negrito, seguido da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial
crescente e anual e com alinhamento esquerda;
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Expresso Assunto, em negrito, seguida do teor da comunicao
escrito de forma concisa, em no mximo duas linhas, com alinhamento
esquerda.
- Vocativo: Prezado(a) Sr(a), Senhor(a) Coordenador(a), etc.

b) Texto:
Parte central do documento, onde se encontra a manifestao da vontade do
autor, a evidncia da ao ou a sua memria.
b1) Exposio/Introduo:
- Narrativa das circunstncias concretas e imediatas que deram origem
ao e/ou ao documento; apresentao do assunto que motiva a
comunicao;
b2) Dispositivo/Desenvolvimento:
-

Substncia do ato, desenvolvimento seu assunto. Aqui, deve-se


ainda determinar a solicitao/comunicao de forma clara e precisa.
Se o texto tiver mais de uma idia elas devem ser tratadas em
pargrafos distintos. No caso de remessa de documentos deve-se
especificar o nmero e a data do expediente que o solicitou ou o
motivo do envio;

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c) Protocolo final ou Escatocolo:


c1) Saudao, clusula corts:
- Forma de arrematar o texto e saudar cordialmente o destinatrio
(Atenciosamente, Cordialmente, etc.) - vide Glossrio.

c2) Atestao:
- Assinatura do servidor que emitiu o Memorando, sobreposta ao seu
nome, seu cargo e sua funo, apostos com carimbo centralizado ou
com distribuio espacial simtrica quando houver vrios nomes.
c3) Anexo(s):
- Descrio de documentos anexados ao Ofcio por afinidade de
contedo.
c4) Destinatrio:
- Expresso de tratamento do destinatrio (Ilmo., Exmo., etc), seguido
de nome completo em letras maisculas, cargo da pessoa a quem
dirigido o ofcio e endereo (quando a comunicao for dirigida para
rgos externos) com alinhamento na parte inferior esquerda, ao final
do texto.

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1.4 OFCIO CIRCULAR


Comunicao endereada
contedo idntico.

simultaneamente

vrios

destinatrios,

com

Competncias:
Utilizado por unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato OFCIO CIRCULAR (em caixa alta) ou da
abreviao Of. Circular, em negrito, seguido da sigla da
unidade/rgo, numerao seqencial crescente e anual e com
alinhamento esquerda;
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Expresso Assunto, em negrito, seguida de teor da comunicao
escrito de forma concisa, em mximo duas linhas, com alinhamento
esquerda.
- Vocativo: Prezado(a) Sr(a), Senhor(a) Coordenador(a), etc.
b) Texto:
Parte central do documento, onde se encontra a manifestao da vontade do
autor, a evidncia da ao ou a sua memria.
b1) Exposio/Introduo:
- Narrativa das circunstncias concretas e imediatas que deram origem
ao e/ou ao documento; apresentao do assunto que motiva a
comunicao;
b2) Dispositivo/Desenvolvimento:
-

Substncia do ato, desenvolvimento seu assunto. Aqui, deve-se


ainda determinar a solicitao/comunicao de forma clara e precisa.
Se o texto tiver mais de uma idia elas devem ser tratadas em
pargrafos distintos. No caso de remessa de documentos deve-se
especificar o nmero e a data do expediente que o solicitou ou o
motivo do envio;

c) Protocolo final ou Escatocolo:


c1) Saudao, clusula corts:
- Forma de arrematar o texto e saudar cordialmente o destinatrio
(Atenciosamente, Cordialmente, etc.) - vide Glossrio.

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c2) Atestao:
- Assinatura do servidor que emitiu o Memorando, sobreposta ao seu
nome, seu cargo e sua funo, apostos com carimbo centralizado ou
com distribuio espacial simtrica quando houver vrios nomes.
c3) Anexo(s):
- Descrio de documentos anexados ao Ofcio por afinidade de
contedo.
c4) Destinatrio:
- Expresso de tratamento do destinatrio (Ilmo., Exmo., etc), seguido
de nome completo em letras maisculas, cargo da pessoa a quem
dirigido o ofcio e endereo (quando a comunicao for dirigida para
rgos externos) com alinhamento na parte inferior esquerda, ao final
do texto.

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2. Atos Normativos
Os atos normativos, expedidos por autoridades administrativas competentes,
estabelecem normas ou regras, com vista correta aplicao da lei. A
elaborao de tais atos baseia-se em critrios adotados na tcnica legislativa,
em que a exposio do assunto distribui-se nos seguintes tpicos:
Ementa: uma sntese do assunto que est sendo tratado, expressando de
forma inequvoca, a finalidade precpua do ato normativo. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo;
Fundamentao Legal: so os dispositivos legais que amparam o signatrio
na expedio de determinados atos. Segundo o Manual de Redao Oficial
do Tribunal de Contas do Distrito Federal: Aps a fundamentao legal e
antecedendo o texto do ato normativo, usual a incluso de consideraes
legais ou administrativas que orientam ou fundamentam a expedio do ato.
Tais consideraes so dispostas em pargrafos distintos, separados por
ponto e vrgula e iniciadas com a expresso considerando.
Clusula de vigncia: a vigncia do ato normativo deve ser indicada de
forma expressa, sendo regra geral a entrada da norma em vigor na data da
publicao.
Clusula de revogao: a clusula de revogao quando necessria, ocorre
no ltimo artigo do texto, devendo sempre, que possvel, conter
expressamente todas as disposies revogadas a partir da vigncia do no
novo ato.
Artigo: a articulao a qual esto vinculados os pargrafos, incisos e
alneas e itens.
Pargrafo: constitui o desdobramento imediato do artigo.
Inciso: os incisos so utilizados como elementos discriminativos de artigo se
o assunto neles tratado no poder ser condensado no prprio artigo ou no
se mostrar adequado a constituir pargrafo.
Alnea: ou letras constituem desdobramentos dos incisos e dos pargrafos. A
alnea ou letra ser grafada em minscula e seguida de parntese: a); b) etc.
Item: a subdiviso da alnea, quando esta, para maior clareza, exigir
desdobramento. O texto do item inicia-se com letra minscula, salvo quando
se tratar de nome prprio, e com ponto-e-vrgula ou ponto, caso seja o ltimo
e anteceda artigo ou pargrafo.
Obs.: utiliza-se um espao simples entre captulos, sees, artigos,
pargrafos, incisos, alneas e itens.
Na Unicamp, os Atos Normativos mais utilizados so: Deliberao, Instruo,
Portaria e Resoluo.

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2.1 DELIBERAO
Conceito:
Ato administrativo decisrio sobre assunto submetido a estudo e a deciso,
praticado por rgo colegiado. (Bellotto, 2002).
Competncia:
Privativa do Conselho Universitrio e suas Cmaras e pelas Congregaes
de Unidades (Res. GR n 01/99 art.1-l).
Elementos constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato DELIBERAO (em caixa alta), em negrito,
seguido da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial crescente e
anual e com alinhamento esquerda;
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Ementa: Sntese do assunto que est sendo tratado. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo, com
alinhamento direita;
- Fundamento Legal: citar as consideraes legais ou administrativas
que orientaram ou fundamentaram a matria.
b) Texto:
- Texto da instruo, seguida da clusula de vigncia e, se for o caso,
da clusula da revogao;
c) Protocolo final ou Escatocolo:
c1) Data tpica:
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
c2) Atestao:
- Assinatura do autor da instruo, sobreposta ao seu nome, seu
cargo e sua funo, centralizado na pgina ou com distribuio
espacial simtrica quando houver vrios nomes.

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2.2 INSTRUO
Orientao feita por diretor de rgo pblico para execuo de atos normativos,
em que faz meno aos artigos, cujos contedos esto sendo detalhados e
regulamentados.
Competncia:
Comum das demais autoridades (diretores, coordenadores).
(Res. GR n 01/99 Art. 2).
Elementos constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato INSTRUO (em caixa alta), em negrito,
seguido da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial crescente e
anual e com alinhamento esquerda;
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Ementa: Sntese do assunto que est sendo tratado. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo, com
alinhamento direita.
-

Fundamento Legal: citar as consideraes legais ou administrativas


que orientaram ou fundamentaram a matria;

b) Texto:
- Texto da instruo, seguida da clusula de vigncia e, se for o caso,
da clusula da revogao;
c) Protocolo final ou Escatocolo:
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
- Assinatura do autor da instruo, sobreposta ao seu nome, seu cargo
e sua funo, centralizado na pgina ou com distribuio espacial
simtrica quando houver vrios nomes.

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21

2.3 PORTARIA
Conceito:
Ato pelo qual as autoridades competentes determinam providncias de
carter administrativo impe normas, definem situaes funcionais, aplicam
penalidades disciplinares e atos semelhantes, com base em atos
semelhantes, com base em atos dispositivos exarados em jurisdies
superiores. (Bellotto, 2002).
Competncias:
Privativa do Reitor, Coordenador Geral, Pr-Reitores, dos Diretores de
Institutos e Dirigentes de rgos. (Res. GR n01/99 Art. 2 - I e 15/99 Art. 2 I).
Elementos constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato PORTARIA (em caixa alta), em negrito, seguido
da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial crescente e anual e
com alinhamento esquerda;
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Ementa: Sntese do assunto que est sendo tratado. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo, com
alinhamento direita.
- Prembulo: citao das consideraes legais ou administrativas que
orientaram ou fundamentaram a tomada de deciso, seguido do
imperativo da ao (resolve, dispe, designa, constitui, etc).
b) Texto:
- Texto da Portaria, seguida da clusula de vigncia e, se for o caso, da
clusula da revogao;
c) Protocolo final ou Escatocolo:
c1) Data tpica:
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
c2) Atestao:
- Assinatura do autor da instruo, sobreposta ao seu nome, seu cargo
e sua funo, centralizado na pgina ou com distribuio espacial
simtrica quando houver vrios nomes.

22

23

2.4 RESOLUO
Conceito:
Ato emanado de rgo colegiado registrando uma deciso ou uma ordem no
mbito de sua rea de atuao. O ato est fundado na prpria atribuio
conferida ao rgo ou representante. (Bellotto, 2002).
Competncias:
Privativa do Reitor. (Res. GR n 01/99 art 1 II).
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato RESOLUO (em caixa alta), em negrito,
seguido da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial crescente e
anual e com alinhamento esquerda;
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Ementa: Sntese do assunto que est sendo tratado. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo, com
alinhamento direita.
- Prembulo: citao das consideraes legais ou administrativas que
orientaram ou fundamentaram a tomada de deciso, seguido do
imperativo RESOLVE.
b) Texto:
- Texto da Resoluo, que pode ser dividido em artigos e alneas,
seguida da clusula de vigncia e, se for o caso, da clusula da
revogao;
c) Protocolo final ou Escatocolo:
c1) Data tpica:
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
c2) Atestao:
- Assinatura do autor da instruo, sobreposta ao seu nome, seu cargo
e sua funo, centralizado na pgina.

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25

3. Atos Processuais
Atos que, por sua natureza, constituem peas processuais.
Na Unicamp, os mais utilizados so: Informao e Parecer.
3.1 INFORMAO
Conceito:
Esclarecimento prestado por determinado servidor, no exerccio de sua
funo, a respeito de situaes reais ou dispositivos legais, contidos em um
processo.
Na Unicamp, que dispe de um formulrio padro de Informao fornecido
pelo Almoxarifado Central da Diretoria Geral da Administrao, este
documento utilizado de duas formas:
a) como meio de rpida comunicao; e
b) para despachos em processos.
Competncias:
Utilizado por unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato INFORMAO (em caixa alta);
- Denominao INF., em negrito, seguido da sigla da unidade/rgo,
numerao seqencial crescente e anual e com alinhamento
esquerda;
Obs.: Em casos de Informao de despacho em processos, a
atribuio do nmero sequencial opcional.
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Direo ou endereo: Expresso (s) ou Ao(s), seguido, nas
linhas abaixo, de nome completo e cargo da pessoa a quem dirigida
a Informao, com alinhamento esquerda;
b) Texto:
b1) Exposio/Desenvolvimento:
-

Narrativa breve das circunstncias que deram origem ao e/ou ao


documento
e
determinao
clara
e
precisa
da
comunicao/solicitao. No caso de remessa de documentos deve-se
especificar o nmero e a data do expediente que o solicitou ou o
motivo do envio;

26

c) Protocolo final ou Escatocolo:


c1) Data tpica e cronolgica:
- Local e data de produo por extenso, centralizados;
c2) Atestao:
- Assinatura do servidor que emitiu a Informao, sobreposta ao seu
nome, seu cargo e sua funo, apostos com carimbo centralizado ou com
distribuio espacial simtrica quando houver vrios nomes.

27

28

3.2 PARECER
Conceito:
Opinio tcnica ou jurdica sobre determinado assunto, servindo de base para a
deciso. (Glossrio).
Opinio tcnica ou cientfica sobre um ato, servindo de base para a tomada de
deciso. O mesmo que consulta. (Bellotto, 2002).
Competncias:
Utilizado por unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Data tpica e cronolgica: Local e data de produo por extenso,
centralizados;
- Denominao do ato PARECER (em caixa alta).
a2) Inscrio:
- Referncia: Ttulo do documento ao qual o Parecer se refere;
- Interessado: Nome do interessado (pessoa, unidade/rgo, comisso,
etc.)
- Expresso Assunto, em negrito, com resumo do teor da
comunicao, com alinhamento esquerda.
b) Texto:
b1) Exposio:
- Desenvolvimento do texto, citando a fundamentao legal, quando
existente.
c) Protocolo Final ou Escatocolo:
c1) Atestao:
- Assinatura do servidor que emitiu a Informao, sobreposta ao seu
nome, seu cargo e sua funo.

29

30

Dicas de Redao Oficial

31

Redao Oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e
comunicaes. Segundo a Constituio Federal, so princpios fundamentais de
toda a Administrao Pblica a legalidade, a impessoalidade, a moralidade, a
publicidade e a eficincia, sendo inadmissvel que um documento expedido pelo
Poder Pblico esteja redigido de maneira obscura ou ambgua. Dessa forma,
impessoalidade, clareza, conciso, formalidade, uniformidade e o uso do padro
culto da linguagem devero ser caractersticas norteadoras da redao de um
documento oficial, a fim de produzir-se um texto transparente e inteligvel para
todos.
Finalidade: possibilitar a elaborao de comunicaes claras e impessoais,
haja vista que o objetivo transmitir a mensagem imediata, permitindo o
entendimento pleno.

1. Caractersticas da Redao Oficial


1.1 Impessoalidade: marcada pela ausncia de interferncia ou impresses
de cunho pessoal, considerando que a redao oficial tem a finalidade pblica
no cabendo nela qualquer marca pessoal ou particular. bom lembrar que o
carter impessoal do texto mantido pela utilizao do verbo na terceira pessoa
do singular ou plural, ou ainda na primeira pessoa do plural.
Obs.: No confunda impessoalidade com o uso de expresses artificiais
que esto em desuso. Exemplo: venho por meio desta.
1.2 Conciso: ser conciso conseguir transmitir um mximo de informaes
com um mnimo de palavras. Trata-se de evitar redundncias e passagens que
nada acrescentem ao que j foi dito. Para tal, seguem algumas dicas:
Empregue frases curtas;
Empregue, sem abuso, os adjetivos;
Evite o acmulo de idias em um s pargrafo;
Consulte o dicionrio sempre que for necessrio.
Refaa o texto at encontrar um resultado agradvel.
1.3 Objetividade e Clareza: o uso de expresses simples e objetivas e que
sejam de fcil entendimento a todos que faam uso delas. Dar a impresso
exata das palavras, visando facilitar a compreenso da informao, evitando o
suprfluo e a linguagem tcnica.
Seja preciso;
Evite palavras desgastadas pelo uso;
Busque a uniformidade do tempo verbal em todo o texto;
Use as palavras e as expresses em seu sentido mais comum.
1.4 Formalidade: consiste na observncia das normas de tratamento usuais na
correspondncia oficial e no prprio enfoque dado ao assunto da comunicao.
A formalidade diz respeito polidez, civilidade no prprio enfoque dado ao
assunto do qual cuida a comunicao.

32

2. Elementos da Redao Oficial


2.1 Datas
- Dia: os dias devem indicados na forma numrica, sem o numeral zero
Esquerda; o primeiro dia do ms escreve-se em nmero ordinal:
Ex.: 4 de novembro de 2008, 1 de novembro de 2008.
- Ms: o ms deve ser escrito por extenso, iniciado com letra minscula.
Exceo: Indicaes de datas comemorativas, quando o ms se torna
um substantivo prprio.
Ex.: 15 de Novembro.
- Ano: os anos devem ser indicados na forma numrica, evitando ponto entre
a classe do milhar e da centena.
Ex.: Certo: 2008
Errado: 2.008

2.2 Pronomes de Tratamento


Os pronomes de tratamento devem ser utilizados corretamente, conforme tabela
abaixo:
Formas de tratamento
Cargo ou
Funo

Por Extenso

Abreviatura

Vossa Magnificncia
ou
Vossa Excelncia

- V. Mag. ou V. Maga
ou
- V. Ex. ou V. Exa.

Vice-Reitores

Vossa Excelncia

V.Ex. ou V.Exa.

Assessores
Pr-Reitores
Diretores
Coordenao
de
unidade/rgo

Vossa Senhoria

V.S. ou V.Sa.

Reitores

Vocativo
- Magnfico Reitor
ou
- Excelentssimo Senhor
Reitor
Excelentssimo Senhor
Vice-Reitor

Senhor + cargo

2.3 Saudao/Fecho
As saudaes/fechos tm a finalidade de arrematar o texto e cumprimentar o
destinatrio. Neste sentido, a saudao deve conter a saudao/clusula corts
(Ver Glossrio) e assinatura e identificao do autor do documento.
2.3.1 Identificao do signatrio
Todas as comunicaes oficiais, em exceo s de autoria do Presidente da
Repblica, devem apresentar, digitados, o nome em caixa alta e o cargo da

33

autoridade que as expede em caixa baixa, logo abaixo do local reservado para
sua assinatura. Exemplo:
Assinatura
NOME DO AUTOR
Cargo
Observao: Em qualquer ato administrativo, deve-se evitar que o nome ou a
assinatura do emitente fique em pgina isolada do documento; neste caso, o
indicado que se transfira ao menos o ltimo pargrafo do texto para a pgina
seguinte, onde se encontra o nome ou a assinatura.

2.4 Abreviaturas
a representao de uma palavra por meio de alguma(s) de suas slabas ou
letras, usada no tratamento documental.
(Dicionrio de terminologia Arquivstica, pg. 1, 1996).
Geralmente as abreviaturas terminam em consoante, que devem ser
seguidas de ponto abreviativo. Ex.: av.
A inicial maiscula dos nomes prprios e a acentuao so
preservadas nas abreviaturas. Ex.: V.Exa. (Vossa Excelncia); cd.
(cdigo).
Em caso de plural, acrescenta-se s ao final da abreviatura ou
dobram-se as letras, se a abreviatura for constituda por letra
maiscula: autor: A; autores: AA.
A abreviatura pode ser representada por:
a) letra inicial da palavra, por ex.: h. (hora/horas);
b) letras ou slabas iniciais da palavra, por ex.: of. (ofcio)
c) letras iniciais, mediais ou finais da palavra: pq. (porque)
Exemplos de abreviaturas
ao ano = a/a, a.a

endereo = end.

ao ms = a/m

exemplar (es), exemplo (s) = ex.

ao (s) cuidado (s) de = a/c, A/C

folha, folhas = f., fl., fol., ff., fs., fols.,

artigo, artigos = art., arts.

informao = inf., inform.

te

atenciosamente = at. , (atte.)

memorando = memo., memor.

captulo, captulos = cap., caps.

ms, meses = m.

circular = circ.

meses de data = m/d

conforme = cfe., cfm, conf.

nmero = n

departamento = dep., depto.

ofcio, oficial = of.

diploma = dipl.

pagina (s) = p., pp., os.

documento, documentos = doc. docs.

por exemplo = p. ex.

em mo (s) = E.M.

sem data = s.d, s/d

34

3. Parmetros de formatao recomendados para a produo de Atos


Administrativos
3.1 Papel
Padro A4.
Observaes:
a impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel em
branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos
e ilustraes.
os ofcios, memorandos e anexos podero ser impressos em
ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e
direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem
espelho);
obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da
pgina

3.2 Tipo e tamanho da fonte


Arial ou Times New Roman, tamanho 12
Em determinadas situaes como citaes, notas, observaes,
podem ser utilizados tamanhos menores, 11 nas citaes, notas e
observaes, e 10 nas notas de rodap.

3.3 Estilos de letra


Palavras em caixa alta, negrito, itlico, sublinhado, sombreado, relevo,
ou qualquer outro tipo de formatao que afete a sobriedade do
documento, devem ser utilizadas sem abuso.

3.4 Margens
Superior: 2,5cm
Inferior: 2,5cm
Esquerda: 2,0cm
Direita: 2,0cm
Cabealho: 1cm
Rodap: 1,5cm

35

3.5

Formatao dos pargrafos


Alinhamento do texto: Justificado
Entre pargrafos: 6pt antes e 6pt depois
Entre linhas: Simples
Ttulo do documento: 42pt antes e 6pt depois
Ementa: 18pt antes e 18pt depois
Nome do emitente: 30pt antes para assinatura
Citaes ou transcries: esquerdo 2cm direito 2 cm
Texto: primeira linha 3 cm
Avano de pargrafos: a 2,5 cm do incio do texto e
a 1,5 cm do vocativo
Identificao do signatrio: a 2,5 cm do fecho

36

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ACORDO Ortogrfico da Lngua Portuguesa. Disponvel em:
<http://www2.academia.org.br/abl/media/O%20Acordo%20Ortogr%E1fico%20da%2
0L%EDngua%20Portuguesa_anexoI%20e%20II.pdf> Acesso em: 15 set. 2011.

ARQUIVO NACIONAL. Cmaras Tcnicas. Dicionrio brasileiro de terminologia


arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p.

BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise


tipolgica de documento de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 2002, 120p.

BRASIL. PRESIDNCIA DA REPBLICA. Manual de redao da Presidncia da


Repblica. 2. ed.- Braslia: Presidncia da Repblica, 2002. 140p.

CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Helosa Liberalli. Dicionrio de


terminologia arquivstica. So Paulo: AAB/Ncleo Regional de So
Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 1996.

DURANTI, Luciana. Textos de apoio ao curso diplomtica aplicada a


documentos convencionais e digitais. Rio de janeiro: Arquivo Nacional, 2008.

MANUAL de comunicao escrita oficial do Estado do Paran. 2. ed. Curitiba:


Departamento Estadual de Arquivo Pblico, 2005. 124p.

MANUAL de redao oficial Tribunal de Contas do Distrito Federal disponvel em: <
http://www.tc.df.gov.br/app/biblioteca/pdf/PE500414.pdff> Acesso em: 15 set. 2011

PROGRAMA de gesto documental manual de procedimentos. Braslia: Conselho


da Justia Federal, 2001. 59p.
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO 23 R. TRT -RO n 0680. Jurisprudncia:email coporativo.Monitoramento. Prova lcita. Justa causa. Cuib: 07 de abril de 2009
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. UNICAMP. Disponvel em:
<http://www.pg.unicamp.br/resolucoes/1999/RESOL0199.html> Acesso em: 15 set..
2011.

37

ANEXO

38

RESOLUO GR N 01/99, de 04/01/99.


Obs.: Nova redao ao Artigo 2 pela Resoluo GR n 15/99.
Reitor: HERMANO TAVARES
Estabelece normas para a elaborao de Atos
administrativos e dispe sobre a Competncia
para a sua expedio.
O Reitor da Universidade Estadual de Campinas, no uso de suas atribuies legais,
CONSIDERANDO:
- o disposto no Decreto Estadual n 42.224, de 16 de setembro de 1997; e
- a necessidade de atualizar, aperfeioar e uniformizar, no mbito da administrao
universitria, as normas relativas elaborao de atos administrativos,
RESOLVE
Artigo 1 - So atos administrativos de competncia privativa:
I - do Conselho Universitrio, a deliberao;
II - do Reitor, a resoluo.
Artigo 2 - So atos administrativos de competncia comum:
I - do Coordenador Geral da Universidade, dos Pr-Reitores, dos Diretores de
Institutos e Faculdades, a portaria;
II - das demais autoridades, a instruo.
Artigo 3 - Os atos administrativos, exceto as resolues e as deliberaes, sero
numerados em sries prprias, com renovao anual, precedidos da sigla do rgo
que o tenha expedido.
Artigo 4 - A deliberao e a resoluo sero numeradas em sries prprias com
renovao anual, precedidos das siglas CONSU e GR, respectivamente.
Pargrafo nico - A elaborao das deliberaes, resolues e portarias atender
aos seguintes princpios:
1. os textos sero precedidos de ementa enunciativa do seu objeto e divididos em
artigos;
2. a numerao dos artigos ser ordinal at o nono, e a seguir, cardinal;

3. os artigos desdobrar-se-o em pargrafos ou em incisos (algarismos romanos) ou


em pargrafos e incisos; os pargrafos em itens (algarismos arbicos); e os incisos
e itens em alneas (letras minsculas);
4. os pargrafos sero representados pelo sinal , salvo o pargrafo nico, que ser
grafado por extenso.
Artigo 5 - As deliberaes e as resolues sero publicadas no DOE, alm de
serem divulgadas em peridico interno.
1 - Os demais atos administrativos previstos nesta Resoluo sero divulgados
internamente, bem como os pareceres jurdicos, de carter normativo.
2 - A divulgao interna ser feita no peridico denominado "Semana da
UNICAMP".
Artigo 6 - Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao, ficando
revogadas as disposies em contrrio.

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