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Campinas
OUTUBRO/2011
Agradecimentos:
Equipe Tcnica do Arquivo Central do Sistema de Arquivos
Contatos:
Telefone: 3521-6456
Site: http://www.siarq.unicamp.br/siarq/
E-mail: siarq@unicamp.br
M379m
Martins, Neire do Rossio
Manual de Recomendaes para a produo de atos administrativos / Neire do
Rossio Martins - Campinas: Unicamp, 2011.
33f.
Apresentao
Considerando que a padronizao da produo dos atos administrativos se constitui
num importante fator da gesto documental, o Arquivo Central/SIARQ elaborou o
presente manual, a fim de servir como ferramenta de referncia e facilitar o trabalho
do corpo funcional da Universidade Estadual de Campinas.
Por constituir um instrumento importante num contexto de racionalizao e de
mudanas constantes, este manual deve primar pela flexibilidade e adaptao
diante das futuras realidades, podendo sofrer modificaes e revises normalmente
requeridas pela necessidade de melhorias dos servios executados pelas reas
administrativas da universidade.
O manual contempla os aspectos conceituais dos atos administrativos, os
legislativos, a finalidade, algumas orientaes sobre padres de procedimento e de
formato, alm de dicas de redao, um glossrio e anexo.
Por fim, o presente manual visa dar suporte ao colaborador, proporcionando-lhe a
melhoria das rotinas de trabalho, contribuindo assim para o aprimoramento das
atividades administrativas e possibilitando maior eficincia no trato e no formato da
informao e eficcia na produo e na gesto da informao produzida no mbito
da Universidade.
SUMRIO
Definies.....................................................................................................
01
Glossrio......................................................................................................
02
03
1. Atos de Comunicao...............................................................................
04
04
1.2 Memorando...........................................................................................
08
1.3 Ofcio......................................................................................................
11
14
2. Atos Normativos.......................................................................................
17
2.1 Deliberao............................................................................................
18
2.2 Instruo.................................................................................................
20
2.3 Portaria...................................................................................................
22
2.4 Resoluo...............................................................................................
24
3. Atos Processuais......................................................................................
26
3.1 Informao..............................................................................................
27
3.2 Parecer...................................................................................................
29
Redao Oficial.............................................................................................
31
Referncias Bibliogrficas............................................................................. 37
Anexo
Definies
Ato administrativo: Toda manifestao unilateral de vontade da administrao
pblica que, agindo nesta qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar,
transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigaes aos
administradores ou a si prpria. (p.17 Bellotto, 2002).
Finalidade: O ato administrativo s pode ter um fim pblico, determinado
pela lei, no cabendo ao administrador qualquer direito de escolha. Este fim
tem que atender de forma vinculada um interesse ou finalidade pblica.
Espcie: a maneira pela qual se exterioriza o ato, ou seja, a configurao
que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das
informaes. As espcies aqui abordadas sero as comumente utilizadas no
mbito da Universidade: Deliberao, Resoluo, Portaria, Instruo,
Informao, Ofcio, Ofcio circular e Memorando.
Glossrio
Anexo: Documento reunido a outro
Competncia: poder atribudo ao agente da administrao pblica para o
desempenho das suas funes. Faculdade legal para apreciar e julgar; qualidade
de quem capaz de julgar.
Data crnica ou cronolgica: elemento intrnseco de um documento,
correspondente ao dia, ms e ano de sua produo.
Data tpica: elemento intrnseco de um documento, correspondente ao local de
sua produo.
Despacho: registro por escrito de uma deciso ou providncia relacionada ao
assunto.
Diplomtica: disciplina que tem por objeto a estrutura formal e a autenticidade
dos documentos.
Ementa: uma sntese do assunto que est sendo tratado.
Escatocolo: ver Protocolo final.
Exarar: lavrar, consignar por escrito em despacho, deciso ou parecer.
Prembulo: exposio inicial que antecede o texto da lei ou o decreto.
Protocolo final ou Escatocolo: denominado encerramento, e compreende a
saudao, clusula corts e a assinatura.
Protocolo inicial: O protocolo inicial chamado de prembulo, compreendendo a
epgrafe, a ementa, o ttulo e a autoria; quanto ao texto, ele formado de
considerata ou consideranda, que equivaleria exposio ou narrao na
diplomtica; de dispositivo, que recebe a mesma denominao e de corroborao,
que incluiria a clusula de vigncia e a clusula revogatria. (Bellotto, 2002).
Saudao, clusula corts: Frmula de cortesia serve para arrematar o texto e
saudar o destinatrio. Exemplos: respeitosamente para autoridades superiores,
atenciosamente para autoridade de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior e
cordialmente ou agradecemos independentemente do nvel hierrquico. Em caso
de solicitaes recomenda-se a saudao de agradecimento.
Signatrio: Autor da assinatura do documento.
Texto: a parte central do documento, onde se encontra a manifestao da
vontade do autor, a evidncia da ao, ou a sua memria.
Vocativo: que invoca o destinatrio.
1. Atos de Comunicao
Os atos de comunicao tm por finalidade estabelecer a comunicao entre
pessoas, entidades e rgos. Na Unicamp, os mais utilizados so: E-mail
Corporativo, Memorando, Ofcio e Ofcio Circular.
Elementos Constitutivos:
a) Destinatrio (Para, Com cpia e Com cpia oculta):
a1) Para: destinatrio(s) direto(s) das mensagens;
a2) Com cpia (Cc): interessados do assunto da mensagem, que
necessitam de cincia da mesma;
a3) Com cpia oculta (Cco): interessados do assunto da mensagem, que
necessitam de cincia da mesma, porm, que se mantm ocultos aos demais
destinatrios.
Obs.: Acrescente os destinatrios, com bastante ateno, aps concluir a
mensagem. Isso evitar possveis equvocos na destinao da
mensagem.
b) Assunto:
O campo assunto sempre dever ser preenchido, contendo o teor da
comunicao de forma clara, concisa, objetiva e de fcil entendimento, de forma
a facilitar a gerncia de e-mails por parte do leitor. Recomenda-se tambm
preencher este campo aps a elaborao da mensagem.
c) Corpo do e-mail:
Compe a mensagem propriamente. Divide-se em seu protocolo inicial, texto e
protocolo final.
c1) Protocolo inicial:
A agilidade da comunicao em meio digital muitas vezes induz a
informalidades inadequadas para elaborao de Ato administrativo, tal
como o uso de grias ou de apelidos. No entanto, as mesmas regras de
pronomes de tratamento aplicadas aos demais Atos, se aplicam aos emails. Desta forma, inicie suas mensagens com vocativos nos formatos
que seguem:
Exemplo: Prezado Senhor; Caro Joo; Senhor Diretor.
c2) Texto:
- O contedo da mensagem deve ser objetivo, conciso e escrito de
maneira formal. Caso o e-mail contenha alguma solicitao ao
destinatrio, faa-a de maneira clara e expressa, preferencialmente ao
final da mensagem. Esse cuidado evitar que a solicitao se perca em
meio s demais informaes da mensagem.
Exemplo: (...) diante do exposto, solicitamos que... (...)
- No utilize grias, oraes informais ou abreviaes de palavras, tais
como vc (voc), tbm (tambm), etc.
- No utilize tags, gifs, smileys e outras imagens desnecessrias, que
poluem visualmente a mensagem.
- No seja prolixo, estendendo a mensagem alm do necessrio para
tratamento do assunto;
- Evite tratar de dois ou mais assuntos numa mesma mensagem. Suas
demandas ou informes ficaro mais claros e correro menores riscos de
se perderem em demais informaes se voc elaborar uma mensagem
por cada assunto a ser tratado;
- Revise a mensagem antes de envi-la. Por tratar-se de uma
correspondncia oficial, tal como os demais Atos administrativos,
importante que a mensagem seja revisada antes de ser enviada aos
destinatrios, para correes de erros de ortografia, digitao e
gramaticais.
Nome do funcionrio
Dept/Setor/Unidade/rgo
Universidade Estadual de Campinas
19 xxxx-xxxx www.unicamp.br/xxxxxx
e) Anexo(s):
Obrigatoriamente deve ser indicado no texto a existncia de anexo, explicando
o contedo/finalidade, observando o formato e o tamanho do arquivo anexado,
preferencialmente adotar formatos abertos e convencionais tipo txt, rtf, dbf e
observar o limite de capacidade.
Obs.:
- Cheque seu e-mail pelo menos duas vezes por dia: Programa-se para verificar
sua caixa de e-mail no mnimo duas vezes por dia. O ideal olhar logo cedo e a
tarde. Procure manter a caixa de e-mail com espao para receber novas
mensagens para evitar constrangimento de retorno de mensagens.
- Procure responder em 24 horas. Se a mensagem vai ser considerada, seja
corts e responda logo. Nem que seja "Mensagem recebida, vou verificar,
aguarde contato". Mas no passe de um dia til, pois seu interlocutor precisa
saber se a mensagem chegou ao destinatrio certo e aguarda uma resposta.
Para:
joses@unicamp.br
Anexo:
comprovante de
depsito
Cc:
Cco:
Assunto:
Confirmao de depsito
Atenciosamente,
Lus da Silva
Dept/Setor/Unidade/rgo
Instituio
telefone e website
1.2 MEMORANDO
Conceito:
Forma de correspondncia interna usada para assuntos rotineiros entre chefias
de unidades de um mesmo rgo. Assemelha-se ao Comunicado ou
Correspondncia Interna, quando de uso interno. (Bellotto, 2002).
Competncia:
Utilizado pelas unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato MEMORANDO (em caixa alta) ou da abreviao
Memo., em negrito, seguido da sigla da unidade/rgo, numerao
seqencial crescente e anual e com alinhamento a esquerda.
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Expresso Assunto, em negrito, com resumo do teor da
comunicao, com alinhamento esquerda.
- Vocativo: Ilmo. Sr(a) ou Prezado(a) Sr(a), etc., seguido, nas linhas
abaixo, do nome em negrito e cargo ocupado pelo destinatrio, com
alinhamento esquerda.
b) Texto:
b1) Exposio:
- Narrativa das circunstncias concretas e imediatas que deram origem
ao e/ou ao documento.
b2) Dispositivo:
- Substncia do ato, seu assunto propriamente dito, em que se
determina o que se quer.
c) Protocolo final ou Escatocolo:
c1) Saudao, clusula corts:
- Forma de arrematar o texto e saudar cordialmente o destinatrio
(Atenciosamente, Cordialmente, etc.) - vide Glossrio.
c2) Atestao:
- Assinatura do servidor que emitiu o Memorando, sobreposta ao seu
nome, seu cargo e sua funo, apostos com carimbo centralizado ou
com distribuio espacial simtrica quando houver vrios nomes.
c3) Anexo(s):
- Descrio de documentos anexados ao Memorando por afinidade de
contedo.
Consideraes:
A principal caracterstica do memorando a agilidade. O teor do documento
deve ser claro, breve e objetivo e sua tramitao deve ser pautada pela
simplicidade e rapidez de procedimentos burocrticos;
No texto do memorando poder ser empregada a 1 pessoa do singular ou a 1
pessoa do plural.
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1.3 OFCIO
O ofcio comunica, solicita e/ou determina assuntos de ordem administrativa.
Possui carter pblico, sendo assim emitido somente por rgos da
Administrao Pblica.
Conceito:
Meio de comunicao do servio pblico. Forma padronizada de comunicao
escrita entre subordinados e autoridades, entre rgos pblicos e entre estes e
os particulares, em carter oficial. (Bellotto, 2002).
Competncia:
Utilizado pelas unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato OFCIO (em caixa alta) ou da abreviao Of., em
negrito, seguido da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial
crescente e anual e com alinhamento esquerda;
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Expresso Assunto, em negrito, seguida do teor da comunicao
escrito de forma concisa, em no mximo duas linhas, com alinhamento
esquerda.
- Vocativo: Prezado(a) Sr(a), Senhor(a) Coordenador(a), etc.
b) Texto:
Parte central do documento, onde se encontra a manifestao da vontade do
autor, a evidncia da ao ou a sua memria.
b1) Exposio/Introduo:
- Narrativa das circunstncias concretas e imediatas que deram origem
ao e/ou ao documento; apresentao do assunto que motiva a
comunicao;
b2) Dispositivo/Desenvolvimento:
-
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c2) Atestao:
- Assinatura do servidor que emitiu o Memorando, sobreposta ao seu
nome, seu cargo e sua funo, apostos com carimbo centralizado ou
com distribuio espacial simtrica quando houver vrios nomes.
c3) Anexo(s):
- Descrio de documentos anexados ao Ofcio por afinidade de
contedo.
c4) Destinatrio:
- Expresso de tratamento do destinatrio (Ilmo., Exmo., etc), seguido
de nome completo em letras maisculas, cargo da pessoa a quem
dirigido o ofcio e endereo (quando a comunicao for dirigida para
rgos externos) com alinhamento na parte inferior esquerda, ao final
do texto.
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simultaneamente
vrios
destinatrios,
com
Competncias:
Utilizado por unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato OFCIO CIRCULAR (em caixa alta) ou da
abreviao Of. Circular, em negrito, seguido da sigla da
unidade/rgo, numerao seqencial crescente e anual e com
alinhamento esquerda;
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Expresso Assunto, em negrito, seguida de teor da comunicao
escrito de forma concisa, em mximo duas linhas, com alinhamento
esquerda.
- Vocativo: Prezado(a) Sr(a), Senhor(a) Coordenador(a), etc.
b) Texto:
Parte central do documento, onde se encontra a manifestao da vontade do
autor, a evidncia da ao ou a sua memria.
b1) Exposio/Introduo:
- Narrativa das circunstncias concretas e imediatas que deram origem
ao e/ou ao documento; apresentao do assunto que motiva a
comunicao;
b2) Dispositivo/Desenvolvimento:
-
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c2) Atestao:
- Assinatura do servidor que emitiu o Memorando, sobreposta ao seu
nome, seu cargo e sua funo, apostos com carimbo centralizado ou
com distribuio espacial simtrica quando houver vrios nomes.
c3) Anexo(s):
- Descrio de documentos anexados ao Ofcio por afinidade de
contedo.
c4) Destinatrio:
- Expresso de tratamento do destinatrio (Ilmo., Exmo., etc), seguido
de nome completo em letras maisculas, cargo da pessoa a quem
dirigido o ofcio e endereo (quando a comunicao for dirigida para
rgos externos) com alinhamento na parte inferior esquerda, ao final
do texto.
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2. Atos Normativos
Os atos normativos, expedidos por autoridades administrativas competentes,
estabelecem normas ou regras, com vista correta aplicao da lei. A
elaborao de tais atos baseia-se em critrios adotados na tcnica legislativa,
em que a exposio do assunto distribui-se nos seguintes tpicos:
Ementa: uma sntese do assunto que est sendo tratado, expressando de
forma inequvoca, a finalidade precpua do ato normativo. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo;
Fundamentao Legal: so os dispositivos legais que amparam o signatrio
na expedio de determinados atos. Segundo o Manual de Redao Oficial
do Tribunal de Contas do Distrito Federal: Aps a fundamentao legal e
antecedendo o texto do ato normativo, usual a incluso de consideraes
legais ou administrativas que orientam ou fundamentam a expedio do ato.
Tais consideraes so dispostas em pargrafos distintos, separados por
ponto e vrgula e iniciadas com a expresso considerando.
Clusula de vigncia: a vigncia do ato normativo deve ser indicada de
forma expressa, sendo regra geral a entrada da norma em vigor na data da
publicao.
Clusula de revogao: a clusula de revogao quando necessria, ocorre
no ltimo artigo do texto, devendo sempre, que possvel, conter
expressamente todas as disposies revogadas a partir da vigncia do no
novo ato.
Artigo: a articulao a qual esto vinculados os pargrafos, incisos e
alneas e itens.
Pargrafo: constitui o desdobramento imediato do artigo.
Inciso: os incisos so utilizados como elementos discriminativos de artigo se
o assunto neles tratado no poder ser condensado no prprio artigo ou no
se mostrar adequado a constituir pargrafo.
Alnea: ou letras constituem desdobramentos dos incisos e dos pargrafos. A
alnea ou letra ser grafada em minscula e seguida de parntese: a); b) etc.
Item: a subdiviso da alnea, quando esta, para maior clareza, exigir
desdobramento. O texto do item inicia-se com letra minscula, salvo quando
se tratar de nome prprio, e com ponto-e-vrgula ou ponto, caso seja o ltimo
e anteceda artigo ou pargrafo.
Obs.: utiliza-se um espao simples entre captulos, sees, artigos,
pargrafos, incisos, alneas e itens.
Na Unicamp, os Atos Normativos mais utilizados so: Deliberao, Instruo,
Portaria e Resoluo.
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2.1 DELIBERAO
Conceito:
Ato administrativo decisrio sobre assunto submetido a estudo e a deciso,
praticado por rgo colegiado. (Bellotto, 2002).
Competncia:
Privativa do Conselho Universitrio e suas Cmaras e pelas Congregaes
de Unidades (Res. GR n 01/99 art.1-l).
Elementos constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato DELIBERAO (em caixa alta), em negrito,
seguido da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial crescente e
anual e com alinhamento esquerda;
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Ementa: Sntese do assunto que est sendo tratado. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo, com
alinhamento direita;
- Fundamento Legal: citar as consideraes legais ou administrativas
que orientaram ou fundamentaram a matria.
b) Texto:
- Texto da instruo, seguida da clusula de vigncia e, se for o caso,
da clusula da revogao;
c) Protocolo final ou Escatocolo:
c1) Data tpica:
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
c2) Atestao:
- Assinatura do autor da instruo, sobreposta ao seu nome, seu
cargo e sua funo, centralizado na pgina ou com distribuio
espacial simtrica quando houver vrios nomes.
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2.2 INSTRUO
Orientao feita por diretor de rgo pblico para execuo de atos normativos,
em que faz meno aos artigos, cujos contedos esto sendo detalhados e
regulamentados.
Competncia:
Comum das demais autoridades (diretores, coordenadores).
(Res. GR n 01/99 Art. 2).
Elementos constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato INSTRUO (em caixa alta), em negrito,
seguido da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial crescente e
anual e com alinhamento esquerda;
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Ementa: Sntese do assunto que est sendo tratado. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo, com
alinhamento direita.
-
b) Texto:
- Texto da instruo, seguida da clusula de vigncia e, se for o caso,
da clusula da revogao;
c) Protocolo final ou Escatocolo:
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
- Assinatura do autor da instruo, sobreposta ao seu nome, seu cargo
e sua funo, centralizado na pgina ou com distribuio espacial
simtrica quando houver vrios nomes.
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2.3 PORTARIA
Conceito:
Ato pelo qual as autoridades competentes determinam providncias de
carter administrativo impe normas, definem situaes funcionais, aplicam
penalidades disciplinares e atos semelhantes, com base em atos
semelhantes, com base em atos dispositivos exarados em jurisdies
superiores. (Bellotto, 2002).
Competncias:
Privativa do Reitor, Coordenador Geral, Pr-Reitores, dos Diretores de
Institutos e Dirigentes de rgos. (Res. GR n01/99 Art. 2 - I e 15/99 Art. 2 I).
Elementos constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato PORTARIA (em caixa alta), em negrito, seguido
da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial crescente e anual e
com alinhamento esquerda;
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Ementa: Sntese do assunto que est sendo tratado. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo, com
alinhamento direita.
- Prembulo: citao das consideraes legais ou administrativas que
orientaram ou fundamentaram a tomada de deciso, seguido do
imperativo da ao (resolve, dispe, designa, constitui, etc).
b) Texto:
- Texto da Portaria, seguida da clusula de vigncia e, se for o caso, da
clusula da revogao;
c) Protocolo final ou Escatocolo:
c1) Data tpica:
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
c2) Atestao:
- Assinatura do autor da instruo, sobreposta ao seu nome, seu cargo
e sua funo, centralizado na pgina ou com distribuio espacial
simtrica quando houver vrios nomes.
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2.4 RESOLUO
Conceito:
Ato emanado de rgo colegiado registrando uma deciso ou uma ordem no
mbito de sua rea de atuao. O ato est fundado na prpria atribuio
conferida ao rgo ou representante. (Bellotto, 2002).
Competncias:
Privativa do Reitor. (Res. GR n 01/99 art 1 II).
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato RESOLUO (em caixa alta), em negrito,
seguido da sigla da unidade/rgo, numerao seqencial crescente e
anual e com alinhamento esquerda;
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Ementa: Sntese do assunto que est sendo tratado. Deve ser iniciada
por verbo na 3 pessoa do singular do presente do indicativo, com
alinhamento direita.
- Prembulo: citao das consideraes legais ou administrativas que
orientaram ou fundamentaram a tomada de deciso, seguido do
imperativo RESOLVE.
b) Texto:
- Texto da Resoluo, que pode ser dividido em artigos e alneas,
seguida da clusula de vigncia e, se for o caso, da clusula da
revogao;
c) Protocolo final ou Escatocolo:
c1) Data tpica:
- Local e data por extenso com alinhamento direita.
c2) Atestao:
- Assinatura do autor da instruo, sobreposta ao seu nome, seu cargo
e sua funo, centralizado na pgina.
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3. Atos Processuais
Atos que, por sua natureza, constituem peas processuais.
Na Unicamp, os mais utilizados so: Informao e Parecer.
3.1 INFORMAO
Conceito:
Esclarecimento prestado por determinado servidor, no exerccio de sua
funo, a respeito de situaes reais ou dispositivos legais, contidos em um
processo.
Na Unicamp, que dispe de um formulrio padro de Informao fornecido
pelo Almoxarifado Central da Diretoria Geral da Administrao, este
documento utilizado de duas formas:
a) como meio de rpida comunicao; e
b) para despachos em processos.
Competncias:
Utilizado por unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Denominao do ato INFORMAO (em caixa alta);
- Denominao INF., em negrito, seguido da sigla da unidade/rgo,
numerao seqencial crescente e anual e com alinhamento
esquerda;
Obs.: Em casos de Informao de despacho em processos, a
atribuio do nmero sequencial opcional.
a2) Inscrio (nominal ou geral):
- Direo ou endereo: Expresso (s) ou Ao(s), seguido, nas
linhas abaixo, de nome completo e cargo da pessoa a quem dirigida
a Informao, com alinhamento esquerda;
b) Texto:
b1) Exposio/Desenvolvimento:
-
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3.2 PARECER
Conceito:
Opinio tcnica ou jurdica sobre determinado assunto, servindo de base para a
deciso. (Glossrio).
Opinio tcnica ou cientfica sobre um ato, servindo de base para a tomada de
deciso. O mesmo que consulta. (Bellotto, 2002).
Competncias:
Utilizado por unidades e rgos.
Elementos Constitutivos:
a) Protocolo Inicial:
a1) Titulao:
- Cabealho contendo o logotipo da Universidade e da unidade/rgo;
- Data tpica e cronolgica: Local e data de produo por extenso,
centralizados;
- Denominao do ato PARECER (em caixa alta).
a2) Inscrio:
- Referncia: Ttulo do documento ao qual o Parecer se refere;
- Interessado: Nome do interessado (pessoa, unidade/rgo, comisso,
etc.)
- Expresso Assunto, em negrito, com resumo do teor da
comunicao, com alinhamento esquerda.
b) Texto:
b1) Exposio:
- Desenvolvimento do texto, citando a fundamentao legal, quando
existente.
c) Protocolo Final ou Escatocolo:
c1) Atestao:
- Assinatura do servidor que emitiu a Informao, sobreposta ao seu
nome, seu cargo e sua funo.
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31
Redao Oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e
comunicaes. Segundo a Constituio Federal, so princpios fundamentais de
toda a Administrao Pblica a legalidade, a impessoalidade, a moralidade, a
publicidade e a eficincia, sendo inadmissvel que um documento expedido pelo
Poder Pblico esteja redigido de maneira obscura ou ambgua. Dessa forma,
impessoalidade, clareza, conciso, formalidade, uniformidade e o uso do padro
culto da linguagem devero ser caractersticas norteadoras da redao de um
documento oficial, a fim de produzir-se um texto transparente e inteligvel para
todos.
Finalidade: possibilitar a elaborao de comunicaes claras e impessoais,
haja vista que o objetivo transmitir a mensagem imediata, permitindo o
entendimento pleno.
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Por Extenso
Abreviatura
Vossa Magnificncia
ou
Vossa Excelncia
- V. Mag. ou V. Maga
ou
- V. Ex. ou V. Exa.
Vice-Reitores
Vossa Excelncia
V.Ex. ou V.Exa.
Assessores
Pr-Reitores
Diretores
Coordenao
de
unidade/rgo
Vossa Senhoria
V.S. ou V.Sa.
Reitores
Vocativo
- Magnfico Reitor
ou
- Excelentssimo Senhor
Reitor
Excelentssimo Senhor
Vice-Reitor
Senhor + cargo
2.3 Saudao/Fecho
As saudaes/fechos tm a finalidade de arrematar o texto e cumprimentar o
destinatrio. Neste sentido, a saudao deve conter a saudao/clusula corts
(Ver Glossrio) e assinatura e identificao do autor do documento.
2.3.1 Identificao do signatrio
Todas as comunicaes oficiais, em exceo s de autoria do Presidente da
Repblica, devem apresentar, digitados, o nome em caixa alta e o cargo da
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autoridade que as expede em caixa baixa, logo abaixo do local reservado para
sua assinatura. Exemplo:
Assinatura
NOME DO AUTOR
Cargo
Observao: Em qualquer ato administrativo, deve-se evitar que o nome ou a
assinatura do emitente fique em pgina isolada do documento; neste caso, o
indicado que se transfira ao menos o ltimo pargrafo do texto para a pgina
seguinte, onde se encontra o nome ou a assinatura.
2.4 Abreviaturas
a representao de uma palavra por meio de alguma(s) de suas slabas ou
letras, usada no tratamento documental.
(Dicionrio de terminologia Arquivstica, pg. 1, 1996).
Geralmente as abreviaturas terminam em consoante, que devem ser
seguidas de ponto abreviativo. Ex.: av.
A inicial maiscula dos nomes prprios e a acentuao so
preservadas nas abreviaturas. Ex.: V.Exa. (Vossa Excelncia); cd.
(cdigo).
Em caso de plural, acrescenta-se s ao final da abreviatura ou
dobram-se as letras, se a abreviatura for constituda por letra
maiscula: autor: A; autores: AA.
A abreviatura pode ser representada por:
a) letra inicial da palavra, por ex.: h. (hora/horas);
b) letras ou slabas iniciais da palavra, por ex.: of. (ofcio)
c) letras iniciais, mediais ou finais da palavra: pq. (porque)
Exemplos de abreviaturas
ao ano = a/a, a.a
endereo = end.
ao ms = a/m
te
ms, meses = m.
circular = circ.
nmero = n
diploma = dipl.
em mo (s) = E.M.
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3.4 Margens
Superior: 2,5cm
Inferior: 2,5cm
Esquerda: 2,0cm
Direita: 2,0cm
Cabealho: 1cm
Rodap: 1,5cm
35
3.5
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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ACORDO Ortogrfico da Lngua Portuguesa. Disponvel em:
<http://www2.academia.org.br/abl/media/O%20Acordo%20Ortogr%E1fico%20da%2
0L%EDngua%20Portuguesa_anexoI%20e%20II.pdf> Acesso em: 15 set. 2011.
MANUAL de redao oficial Tribunal de Contas do Distrito Federal disponvel em: <
http://www.tc.df.gov.br/app/biblioteca/pdf/PE500414.pdff> Acesso em: 15 set. 2011
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ANEXO
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