Control de nmero en VBA

El control de nmero facilita el incremento o decremento del valor de una celda. Con este
tipo de control podemos modificar valores numricos, de tiempo o de fecha utilizando el botn
de flecha hacia arriba o de flecha hacia abajo.

Insertar un control de nmero

Para insertar un control de nmero en una hoja de Excel debemos ir a la ficha Programador y
dentro del botn Insertar seleccionar el comando control de nmero.

Al trazar el control sobre la hoja de Excel obtendremos un par de botones que tendrn un
icono de flecha. Cada botn nos servir para aumentar o disminuir el valor de la celda
asociada.

Vincular una celda al control de nmero

Para vincular una celda al control de nmero debemos hacer clic derecho sobre l y
seleccionar la opcin Propiedades y dentro de la propiedad LinkedCell especificar la celda que
deseamos vincular.

Observa que este control tiene dos propiedades llamadas Max y Min que de manera
predeterminada tienen los valores 100 y 0 respectivamente. Lo que esto significa es que al
utilizar el control de nmero solamente podremos ir entre cero y cien pero puedes modificar
dichas propiedades para que se ajusten a tus necesidades. A continuacin puedes observar el
funcionamiento de este control:

Modificar los incrementos del control de nmero

Es posible indicar al control de nmero la cantidad de incrementos que debe aumentar, o
retroceder, cada vez que el usuario pulsa alguno de los botones. Por ejemplo, para indicar al
control que avance de dos en dos debo modificar su propiedad SmallChange:

Con este cambio realizado observa cmo el control de nmero har incrementos de dos en
dos.

Macro para copiar el valor de una celda

En esta ocasin crearemos una macro que nos permitir copiar celdas que tengan algn
formato especial y pegar solamente sus valores en otras celdas de la misma hoja o en celdas de
una hoja diferente del mismo libro.
Para nuestro ejemplo trabajaremos con el rango de datos A1:E4 cuyas celdas tienen un
formato especial y adems la ltima columna tiene una frmula tal como lo muestra la
siguiente imagen:

Al copiar y pegar el valor de las celdas sucedern dos cosas: se remover el estilo de las celdas
y adems se sustituirn las frmulas por su valor numrico. Pero antes de comenzar
agregaremos un botn ActiveX a nuestra hoja que ser el encargado de iniciar el proceso de
copia. Recuerda que para insertar este tipo de control debes tener habilitada la ficha
Programador.
Dentro de la ficha Programador debemos pulsar el botn Insertar y dentro de la seccin
Controles ActiveX seleccionar la opcin Botn de comando.

Una vez seleccionado el control ActiveX debemos hacer clic sobre la hoja para crear un botn
de comando que nos permita ejecutar la macro con tan solo hacer clic sobre l.

Macro para copiar valores en la misma hoja

Al hacer doble clic sobre el botn de comando recin creado se abrir el Editor de Visual
Basic y podremos insertar el cdigo de nuestra macro en el evento Click. Nuestra macro
copiar el rango de celdas A1:E4 y pegar los valores a partir de la celda G1 de la siguiente
manera:

La primera lnea utiliza el mtodo Copy para copiar el rango A1:E4 al portapapeles de nuestro
equipo y en seguida utilizamos el mtodo PasteSpecial para hacer el pegado especial
recordando utilizar el parmetro xlPasteValues para pegar solamente los valores a partir de la
celda G1.

La ltima instruccin desactiva el modo copiar y pegar dentro de Excel. Al momento de hacer
clic en el botn de comando obtendremos el siguiente resultado.

Puedes notar que se ha removido el formato de las celdas y que la columna K (Promedio) ya
no contiene frmulas sino que sern solamente valores numricos.

Copiar valores a otra hoja

Ahora haremos un segundo ejemplo con una pequea modificacin que nos permitir copiar el
valor de las celdas a otra hoja. Para eso agregar un segundo botn de comando y colocar el
siguiente cdigo dentro del evento Click de dicho botn:

La diferencia ms significativa entre esta macro y la anterior se encuentra en la segunda

instruccin que utiliza el objeto Worksheets para hacer referencia a la Hoja2 y poder pegar los
valores a partir de la celda A1. La ltima instruccin de la macro activa la Hoja2 de manera
que podamos ver el resultado en pantalla.

Si deseas leer un poco ms sobre el tema de copiado de celdas hacia otra hoja te recomiendo
leer el artculo Macro para copiar datos de una hoja a otra en Excel.
Con los dos ejemplos desarrollados hasta ahora hemos visto cmo copiar el valor de las celdas
a un rango de la misma hoja o hacia otra hoja del mismo libro. Lo ms importante a recordar
es el uso del parmetro xlPasteValues que es precisamente lo que nos permite hacer el pegado
de valores.

Macro para copiar datos de una hoja a otra

en Excel
Cuando necesitas copiar celdas de una hoja a otra en Excel existe la opcin de copiar los datos
mediante frmulas, sin embargo dicho mtodo hace un uso extensivo de funciones y adems
es necesario agregar una hoja intermedia para remover los datos no deseados.
Hoy crearemos una macro para copiar datos de una hoja a otra y podrs ver que este
mtodo es mucho ms directo y adems deja nuestras hojas sin tantas frmulas. Al desarrollar
esta macro nos aseguraremos de que se pueda copiar un rango completo de celdas o que se
puedan copiar solamente las celdas visibles despus de haber aplicado un filtro. Para nuestro
ejemplo trabajaremos con los siguientes datos:

Declarar e inicializar objetos

Comenzar por agregar un mdulo de cdigo y definir la subrutina CopiarCeldas que ser la
encargada de realizar la copia de los datos y que contendr los objetos necesarios para
referenciar las hojas de origen y destino as como los rangos de celdas correspondientes. De
hecho, para la tcnica utilizada en esta macro, solo ser necesario indicar la esquina superior
izquierda del rango que deseamos copiar.

Al momento de personalizar esta macro para copiar tus propios datos, debers realizar las
siguientes configuraciones:

Configurar los objetos wsOrigen y wsDestino con el nombre de la hoja que contiene
los datos originales y la hoja hacia la cual sern copiados.
Configurar la constante celdaOrigen con la referencia de celda ubicada en la esquina
superior izquierda del rango de celdas que ser copiado. La macro detectar y copiar
automticamente las columnas y filas adyacentes.
Configurar la constante celdaDestino con la referencia de celda en donde se comenzar
a pegar el rango copiado.

Las ltimas dos instrucciones del cdigo mostrado anteriormente inicializan las variables
rngOrigen y rngDestino con la informacin de los objetos previamente configurados.

Copiar y pegar datos con VBA

Despus de haber definido los objetos a utilizar solo nos restar copiar las celdas de la hoja
origen y pegarlas en la hoja destino.

La primera lnea hace la seleccin de la celda origen, que es la esquina superior izquierda del
rango de datos original. En seguida se aumenta la seleccin hacia abajo (xlDown), hasta la
ltima fila adyacente y posteriormente hacia la derecha (xlToRight). Pronto vers que esta
tcnica de seleccin de celdas ser til para copiar las celdas visibles.
Finalmente se llama el mtodo Copy y en seguida el mtodo PasteSpecial sobre el rango
destino. El parmetro xlPasteValues pega solamente los valores, pero si quieres pegar
inclusive el formato de las celdas, entonces debers utilizar el parmetro xlPasteAll.

Macro para copiar datos en Excel

Ahora que ya tienes una idea clara de las instrucciones utilizadas en la elaboracin de esta
macro, te dejo el cdigo completo de la subrutina CopiarCeldas:
1 Sub CopiarCeldas()
2
'Definir objetos a utilizar
3 Dim wsOrigen As Excel.Worksheet, _
4
wsDestino As Excel.Worksheet, _
rngOrigen As Excel.Range, _
5
rngDestino As Excel.Range
6
7
8 'Indicar las hojas de origen y destino
Set wsOrigen = Worksheets("Origen")
9 Set wsDestino = Worksheets("Destino")
10
11'Indicar la celda de origen y destino
12Const celdaOrigen = "A1"
13Const celdaDestino = "A1"
14
'Inicializar los rangos de origen y destino
15Set rngOrigen = wsOrigen.Range(celdaOrigen)
16Set rngDestino = wsDestino.Range(celdaDestino)
17
18'Seleccionar rango de celdas origen
19rngOrigen.Select
20Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select
Range(Selection, Selection.End(xlToRight)).Select
21Selection.Copy
22
23'Pegar datos en celda destino

24rngDestino.PasteSpecial xlPasteValues
25Application.CutCopyMode = False
26
End Sub
27
28
29
30
31

Copiar datos de una hoja a otra

Para probar nuestra macro recin creada insertar un botn de formulario en la hoja que
contiene los datos originales y al momento de que Excel muestre el cuadro de dilogo Asignar
macro seleccionar la subrutina CopiarCeldas. Como resultado tendremos un botn que nos
permitir copiar datos de una hoja a otra en Excel.

Para nuestra primera prueba dejar el cdigo de la macro tal como fue desarrollado, es decir
con la celdaOrigen haciendo referencia a la celda A1 y lo mismo para la celdaDestino. Al
pulsar el botn copiar, la hoja Destino de nuestro libro se ver de la siguiente manera:

Los datos se han copiado correctamente de la hoja Origen a la hoja Destino. Las celdas no
tienen formato porque la instruccin VBA que usamos para pegar hace uso del parmetro
xlPasteValues.

Copiar celdas visibles

Para el segundo ejemplo haremos los siguientes ajustes. Primero borrar los datos de la hoja
Destino. Despus aplicar un filtro a la columna Categora en los datos de la hoja Origen.

Finalmente editar la macro (lnea 28) para cambiar el parmetro xlPasteValues por el
parmetro xlPasteAll de la siguiente manera:
rngDestino.PasteSpecial xlPasteAll

Con estos ajustes realizados, pulsaremos el botn Copiar ubicado en la hoja Origen y
obtendremos el siguiente resultado en la hoja Destino:

En esta ocasin se han copiado solamente las celdas visibles y adems tienen el mismo
formato que las celdas originales.
Ahora descarga el libro de trabajo y comienza a utilizar la macro para copiar datos de una
hoja a otra en Excel. Solo recuerda que debes configurar cada una de las variables en el
cdigo VBA de acuerdo al nombre de las hojas de tu libro e indicar las referencias a las celdas
de origen y destino.

Formato condicional sobre celdas vacas en

Excel
Cuando utilizamos el formato condicional en Excel hay ocasiones en las que necesitamos
aplicar algn formato especial sobre las celdas que estn vacas. En esta ocasin te mostrar
una funcin de Excel que podremos utilizar para crear este tipo de reglas de formato
condicional.
Para nuestros ejemplos supondremos un rango de datos como el siguiente, el cual tiene dos
columnas y en la segunda de ellas aparecen algunas celdas vacas:

Resaltar celdas vacas con formato condicional

Nuestro primer objetivo ser resaltar de color rojo aquellas celdas del rango B2:B10 que estn
vacas, as que comenzamos por seleccionar dicho rango de celdas y en seguida creamos una
nueva regla de formato condicional desde Inicio > Formato condicional > Nueva regla.

En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato seleccionamos la opcin Utilice una frmula
que determine las celdas para aplicar formato. Hacemos clic en el botn Formato y
seleccionamos el color de relleno Rojo y finalmente introducimos la siguiente frmula:
=ESBLANCO(B2)

La funcin ESBLANCO evala el contenido de cualquier celda y en caso de que est vaca
devolver el valor VERDADERO, as que todas las celdas que estn vacas cumplirn dicha
condicin y por lo tanto sern resaltadas del color especificado. Al momento de pulsar el
botn Aceptar obtenemos el resultado deseado:

Antes de continuar con los siguientes ejemplos borrar la regla de formato condicional recin
creada de manera que no se comiencen a sobreponer entre ellas. Para eliminar todas las reglas
de formato condicional de una hoja debes ir a Inicio > Formato condicional > Borrar reglas >
Borrar reglas de toda la hoja. Recuerda hacer este borrado al terminar cada una de las
secciones siguientes.

Resaltar celdas contiguas a las celdas vacas

Si en lugar de resaltar las celdas que estn vacas te interesa resaltar las celdas que estn a un
lado de las celdas vacas, entonces el procedimiento cambiar apenas un poco ya que la nica
diferencia ser el rango a donde aplicamos la regla de formato condicional creada.
Por ejemplo, si en lugar de resaltar las celdas de la columna B queremos resaltar las celdas de
la columna A que estn a un lado de una celda vaca, entonces la regla de formato condicional
debe ser creada sobre el rango A2:A10, as que comenzamos por seleccionar dichas celdas y
creamos una nueva regla de formato condicional de la misma manera que en la seccin
anterior:

Observa que he colocado la misma frmula ya que nos interesa evaluar las celdas de la
columna B. Al pulsar el botn Aceptar vers cmo Excel resalta las celdas de la columna A
que estn a un lado de una celda vaca de la columna B:

Resaltar la fila que contiene una celda vaca

Hasta ahora solo hemos resaltado las celdas de la columna B o las celdas de la columna A,
pero es posible resaltar la fila completa de nuestro rango en caso de que alguna celda de la

columna B est vaca. En ese caso necesitaremos ampliar el rango a donde se aplicar la regla
de formato condicional as que debemos seleccionar el rango A2:B10 y crear la nueva regla de
formato condicional de la siguiente manera:

Observa que sigo utilizando la funcin ESBLANCO pero su argumento ha cambiado un poco
ya que he agregado el smbolo $ antes de la letra B de la siguiente manera:
=ESBLANCO($B2)

Ya que nuestra regla de formato condicional se aplicar sobre la columna A y la columna B,

entonces es necesario fijar la referencia a la columna dentro de la frmula de manera que todos
los valores del rango se comparen con la columna B. Si no hiciramos esta modificacin,
entonces la columna A se comparara con la columna B y la columna B con la columna C y
tendramos un resultado no deseado. Al incluir el smbolo $ para la columna dentro de la
frmula se resaltar la fila completa cuando la celda de la columna B est vaca:

Si an tienes dudas sobre el objetivo e impacto que tiene el uso del smbolo $ dentro de una
referencia, te recomiendo leer el artculo Referencias en Excel.

Cmo resaltar celdas no vacas

Como ltimo ejemplo te mostrar que no es tan complicado invertir la lgica de los ejemplos
anteriores para resaltar las celdas que no estn vacas. Supongamos que quiero resaltar las
celdas de la columna B que no estn vacas, as que comenzar por seleccionar el rango
B2:B10 y crear la regla de formato condicional de la siguiente manera:

En este caso he utilizado la funcin NO cuyo objetivo es invertir el resultado de la funcin

ESBLANCO y por tal motivo obtendr un valor VERDADERO cuando la celda no est vaca.
La frmula que he utilizado es la siguiente:
=NO(ESBLANCO(B2))

Observa cmo al pulsar el botn Aceptar se resaltan las celdas que no estn vacas:

Puedes utilizar este mismo mtodo con los dems ejemplos e invertir la lgica de su
funcionamiento para poder resaltar aquellas celdas que no estn vacas.
Es as como la funcin ESBLANCO podr ayudarnos cuando tengamos la necesidad de
evaluar cualquier celda en Excel para saber si est vaca o no, y en base a ese resultado aplicar
alguna regla de formato condicional. Realiza cada uno de los ejemplos mostrados en este
artculo y practica con la creacin de reglas de formato condicional sobre celdas vacas en
Excel.

Cmo insertar varias filas en Excel

A partir de Excel 2007 todas las hojas en Excel tienen un mximo de 1,048,576 de filas que
son ms que suficientes para la gran mayora de los usuarios. As que, cuando hablamos de
insertar filas en Excel no quiere decir que podremos exceder dicho lmite sino que estaremos
moviendo hacia abajo las filas inferiores para dar espacio a una o varias filas vacas.
El proceso para insertar una fila en Excel es muy sencillo ya que debemos seleccionar una
celda de la fila inferior a donde queremos realizar la insercin y hacer clic en el comando
Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.
Otra opcin es hacer clic derecho sobre el encabezado de fila y seleccionar la opcin Insertar.
Por ejemplo, en la siguiente imagen estoy por insertar una fila entre las filas 10 y 11 y por lo
tanto debo hacer clic derecho sobre el nmero 11 y seleccionar la opcin Insertar.

Existe una tercera alternativa para insertar una fila y es utilizando el atajo de teclado CTRL+
para lo cual debemos seleccionar la fila completa que estar por debajo de la nueva fila y
pulsar el atajo de teclado para hacer la insercin.
La desventaja de las opciones descritas anteriormente es que solo se insertar una sola fila a la
vez y eso se puede convertir en una tarea ineficiente si necesitamos insertar varias filas. Es por
eso que a continuacin revisaremos dos alternativas que nos permitirn insertar varas filas en
Excel sin necesidad de insertar una por una.

Insertar varias filas en Excel

El truco para insertar varias filas en Excel es que, antes de ejecutar el comando Insertar,
debemos seleccionar la misma cantidad de filas que vamos a insertar. La primera fila
seleccionada ser la que quedar por debajo de las nuevas filas. Por ejemplo, si queremos
insertar tres filas entre las filas 10 y 11 debemos seleccionar las filas 11, 12, y 13:

Una vez hecha la seleccin puedes ejecutar cualquiera de las alternativas del comando Insertar
descritas en la seccin anterior, ya sea el comando Insertar filas de hoja de la cinta de
opciones, haciendo clic derecho sobre los encabezados de fila o pulsando el atajo de teclado,
el resultado ser el mismo:

Con este mtodo se insertarn tantas nuevas filas como se hayan seleccionado antes de
ejecutar el comando Insertar. Esta opcin es suficiente para la gran mayora de las ocasiones,

pero cuando tienes que realizar esta misma accin en repetidas ocasiones se puede volver
tedioso el tener que estar contando y seleccionando filas antes de poder hacer la insercin.
Para esos casos, lo mejor ser automatizar el proceso con una macro.

Macro para insertar varias filas en Excel

La macro que mostrar a continuacin trabaja en base a la celda activa, es decir, antes de
ejecutar la macro es necesario seleccionar una celda y por arriba de ella se har la insercin de
filas. El cdigo de la macro es el siguiente:
1

Sub InsertarFilas()

2
3

Dim numFilas As Long

4
5

'Preguntar al usuario por el nmero de filas a insertar

numFilas = Application.InputBox(Prompt:="Filas a insertar:", Type:=1)

7
8

'Validar si el nmero de filas indicado es superior a cero

If numFilas > 0 Then

'Insertar filas

10

Rows(ActiveCell.Row & ":" & ActiveCell.Row + numFilas - 1).Insert

11
12

End If

13
End Sub

14

La macro es muy sencilla. Utilizamos el mtodo Application.InputBox para solicitar al usuario

la cantidad de filas que desea insertar. Lo ms importante a resaltar de dicha instruccin es que
he colocado el parmetro Type:=1 que indica a Visual Basic que estamos esperando un valor
numrico y en caso de que el usuario trate de insertar un texto, le mostrar un mensaje de
advertencia.
Una vez que tenemos el nmero de filas que van a ser insertadas hacemos una validacin para
confirmar que dicho nmero sea mayor que cero o de lo contrario no hara sentido continuar.
En seguida utilizo la propiedad Rows para definir un nuevo rango de celdas que comenzar a
partir de la fila de la celda activa y terminar en la fila que resulte de la suma de las filas
indicadas por el usuario ms la fila de la celda activa.

La instruccin anterior simula la seleccin de filas que hicimos con el mtodo manual y
como resultado obtendremos un objeto Range que tendr la misma cantidad de filas que el
usuario necesita insertar. Lo nico que nos har falta ser invocar al mtodo Insert que es
precisamente como termina dicha lnea de cdigo.
Si queremos insertar 5 filas por arriba de la fila 7, ser necesario con seleccionar la celda A7 y
entonces ejecutar la macro. Cuando se muestre el cuadro de dilogo debemos indicar el valor 5
que es el nmero de filas a insertar:

Nuestra macro insertar la cantidad de filas indicadas por arriba de la fila 7 y obtendremos el
siguiente resultado:

Descarga el archivo de trabajo que he utilizado en la creacin de este artculo y prueba los
ejercicios de manera que puedas comprobar los diferentes mtodos mostrados para insertar
varias filas en Excel.

Formato personalizado de celdas en Excel

Con el formato personalizado de celdas en Excel podemos dar una apariencia particular al
valor de dicha celda. Un formato personalizado puede contener hasta 4 cdigos diferentes
dentro de la misma cadena de texto.

Formato personalizado de una celda

Para asignar un formato personalizado a una celda en Excel solamente debes hacer clic
derecho sobre la celda deseada y seleccionar la opcin Formato de celdas. Al mostrarse el
cuadro de dilogo debes asegurarte de estar en la seccin Nmero y elegir la opcin
Personalizada:

El formato personalizado de la celda se debe especificar dentro del cuadro de texto Tipo. Un
formato personalizado es una cadena de texto que indicar a Excel la manera en cmo debe
mostrarse el valor contenido en una celda.

El formato personalizado en Excel

En trminos de formato personalizado de celdas en Excel, cada celda puede tener 4 posibles
valores: positivos, negativos, cero y texto. De esta manera un formato personalizado nos
permite especificar un cdigo para cada uno de ellos dentro de la misma cadena de texto con
la condicin de separarlos por un punto y coma (;) con el siguiente orden:

Cada uno de los recuadros de la imagen representa un cdigo, de manera que podemos indicar
a Excel que trate de manera diferente el valor de una celda de acuerdo al tipo de valor que
tenga.

Ejemplo de formato personalizado de una celda

Para tener claro la manera en que Excel aplica un formato personalizado a una celda
crearemos el siguiente formato:
[Azul]Estndar;[Rojo]-Estndar;[Negro]Estndar;[Verde]Estndar

La palabra Estndar significa que Excel dar un trato normal al valor de la celda, es decir,
no modificar su apariencia. Sin embargo, entre cada corchete [] he especificado un color
diferente de acuerdo al valor de la celda. Si el valor de la celda es positivo debe mostrarse de
color azul, si es negativo de color rojo y adems he colocado el smbolo - de manera que
Excel coloque el smbolo negativo precediendo el valor de la celda.
Si el valor es cero entonces se mostrar de color negro y si es de tipo texto ser de color verde.
En la siguiente animacin podrs observar cmo se comporta una celda que tiene este formato
personalizado:

Al usar formato personalizado de celdas en Excel solamente tendremos disponibles 8

nombres de colores para modificar la apariencia de una celda: Negro, Verde, Blanco, Azul,
Magenta, Amarillo, Aguamarina, Rojo.
Existe otra opcin que nos permite elegir un color por su cdigo y tendremos disponibles hasta
56 colores diferentes. Este cdigo lo podemos especificar de la siguiente manera:
[Color5]Estndar;[Color20]-Estndar;[Color40]Estndar;[Color50]Estndar

A diferencia del ejemplo anterior donde colocamos directamente el nombre del color, en este
ejemplo debemos indicar el nmero del color que deseamos aplicar.

Cdigos de formato personalizado

Ya hemos visto cmo modificar el color de una celda de acuerdo a su valor pero tambin
podemos modificar otros elementos como la cantidad de decimales que deseamos mostrar. En
el siguiente ejemplo he especificado un formato personalizado que har que siempre se
muestren 3 decimales en todas las celdas. Observa el resultado:

El cdigo # nos ayuda a representar la posicin de un nmero y hemos indicado que deseamos
tener 3 posiciones despus del punto decimal. Para conocer ms sobre el cdigo # as como
otros cdigos te sugiero consultar el articulo Cdigos de formato personalizado.

Formato personalizado a texto

Una pregunta muy frecuente de los usuarios de Excel es saber si se puede aplicar un formato
personalizado a un texto. En realidad los formatos personalizados fueron creados para dar
formato a nmeros y por consecuencia tambin a las fechas ya que las fechas en Excel son
tambin nmeros.
Los formatos personalizados solo nos permiten efectuar algunas acciones con texto como
hacer que se despliegue un carcter en cierta posicin cuando acompaa a un nmero. En el

siguiente ejemplo he utilizado el formato personalizado #! que colocar el signo de

exclamacin al final del valor de la celda.

Observa cmo la barra de frmulas muestra que el valor de la celda es 365 pero el formato
personalizado indica a Excel que se agregue el smbolo ! al final del valor. As como
agregamos un solo carcter tambin podemos agregar una palabra completa al final de un
nmero. El formato personalizado que utilizar ser el siguiente: #.## pesos

De nueva cuenta observa la barra de frmulas y observa que el valor de la celda no considera
la palabra pesos sino que es agregada por el formato personalizado. Tanto los caracteres
como las palabras se pueden colocar en cualquier posicin que queramos, solamente debemos
indicarlo correctamente dentro del formato personalizado.

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FUNCIONES
ACERCA

Formatos personalizados de nmeros en

Excel
Los formatos personalizados de nmeros en Excel nos permiten crear diferentes tipos de
formato que se adapten a nuestras necesidades. Cuando ninguno de los formatos
prestablecidos es adecuado la mejor opcin es crear un formato personalizado.

Crear formatos personalizados en Excel

Muchos usuarios de Excel, incluso algunos que llevan aos de utilizar la herramienta, evitan
crear formatos personalizados porque creen que es una tarea muy complicada. En realidad los
formatos personalizados de nmeros se ven ms complejos de lo que en realidad son.
La manera ms fcil de crear un formato personalizado es pulsando la combinacin de teclas
Ctrl + 1 para desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas y asegurarnos de que estamos
en la seccin Nmero. Es entonces cuando seleccionamos la categora Personalizada.

Un formato personalizado se compone de una serie de cdigos los cuales se especifican en la

caja de texto Tipo de manera que el valor de una celda adopte el nuevo formato.

Partes de un formato personalizado

Un formato personalizado nos permite especificar 4 cdigos dentro de la misma cadena de
texto: valores positivos, valores negativos, valores cero y texto. Cada cdigo debe ser separado
por un punto y coma. Considera el siguiente ejemplo de un formato personalizado:
[Verde]Estndar;[Rojo]Estndar;[Negro]Estndar;[Azul]Estndar

En primer lugar observa que los 4 cdigos estn separados por un punto y coma. El primero
cdigo indica que los valores positivos sern de color verde. El segundo cdigo nos dice que
los valores negativos sern de color rojo. El tercer cdigo har que los valores que sean cero
tengan un color negro y el ltimo cdigo hace que todas las celdas que sean de tipo texto
debern ser de color azul. Observa cmo se comporta este formato personalizado al aplicarlo a
celdas con diferentes valores:

La palabra Estndar que aparece dentro del formato personalizado que acabamos de crear
significa que el nmero se mostrar en un formato estndar y solamente le aplicaremos un
color. Es importante notar que el ejemplo mostrado hace uso de los nombres de colores los
cuales podemos utilizar en nuestros formatos personalizados.

Omitir un cdigo en el formato personalizado

Aunque en el ejemplo mostrado especifiqu los 4 cdigos, no siempre es necesario hacerlo.
Podemos omitir algunos de los cdigos del formato personalizado tomando en consideracin
lo siguiente:

Si solamente especificamos un solo cdigo entonces se aplicar para todos los valores
(positivo, negativo, cero y texto)
Si especificamos dos cdigos, el primero aplicar para los valores positivos, los ceros y el
texto, mientras que el segundo cdigo ser para los valores negativos.
Si especificamos tres cdigos, el primero ser para los valores positivos y el texto, el segundo
cdigo para los valores negativos y el tercer cdigo para los ceros.

Observa el resultado de aplicar un formato personalizado con tres secciones solamente:

[Verde]Estndar;[Rojo]Estndar;[Negro]Estndar

Por ltimo debo decirte que cuando creas un formato personalizado en Excel frecuentemente
hacemos varios intentos hasta llegar al formato que deseamos. Cada vez que editamos la
cadena de texto del formato personalizado, Excel la agrega a la lista como un nuevo formato
disponible. As que cuando hayas logrado el formato personalizado que necesitas asegrate de
eliminar aquellos formatos que solamente fueron pruebas y que no necesitars de nuevo.

Cdigos de formato personalizado en Excel

Los cdigos de formato nos ayudan a definir los formatos personalizados. En el artculo
anterior habl sobre la manera en como se construye un formato personalizado en Excel y a
continuacin te mostrar una tabla con los cdigos que podemos utilizar en dichos formatos.

Cdigo

Descripcin

Representa un nmero sin considerar ceros a la izquierda.

Deja el espacio para los caracteres especificados

Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato

Despliega un punto decimal

Despliega el smbolo de porcentaje

Despliega el separador de miles

E+ e+ Ee-

Despliega la notacin cientfica

+ / () : $ Se muestra este carcter

carcter

Despliega el carcter especificado

Repite el siguiente carcter hasta llenar el ancho de la columna

Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carcter

texto

Despliega el texto dentro de las dobles comillas

Representa un texto

[color]

Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Rojo,
Blanco, Amarillo.

[COLOR
n]

Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un nmero entre 0 y

56.

El cdigo #
Cuando utilizamos el cdigo # estamos asegurando que ese espacio ser ocupado por un
nmero. Observa el resultado de aplicar diferentes formatos personalizados utilizando el
cdigo #:

Debemos notar que para cada aparicin del cdigo # despus del punto decimal significar un
solo decimal mientras que con una sola vez que coloquemos el cdigo # antes del punto
decimal ser interpretado como un nmero de cualquier cantidad de dgitos.

El cdigo ?
Este cdigo tiene el mismo objetivo que el anterior con la nica diferencia de que muestra un
espacio en blanco en caso de que el nmero de dgitos sea menor. Observa el siguiente
ejemplo:

En este caso las celdas C4 y C5 han sido alineadas a la izquierda de manera que puedas
observar cmo son conservados los espacios en blanco al utilizar el cdigo ?

El cdigo 0
El cdigo 0 (cero) se comporta de manera similar que el cdigo ? con la diferencia de que en
lugar de espacios en blanco se mostrar el nmero cero. Observa el ejemplo:

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Cmo limitar el rea de trabajo en Excel

En ocasiones necesitamos limitar el rea de trabajo en Excel para no permitir que los
usuarios visualicen las celdas de nuestra hoja que contienen frmulas y clculos
indispensables.
Aunque es posible proteger las celdas de un libro de Excel para que no sean modificadas con
el comando Proteger hoja de la ficha Revisar, las celdas quedarn visibles al usuario.

Con el mtodo que mostrar a continuacin podremos limitar el rea de trabajo en Excel al
rango A1:E15 de manera que las columnas y filas sobrantes sean invisibles y el rea de
desplazamiento de la hoja est limitada.

Limitar el rea de trabajo en Excel

El primer paso es ocultar las columnas y filas que no deseamos que sean vistas por los
usuarios. Para ocultar todas las columnas selecciono la primera de ellas haciendo clic en el
encabezado de columna:

Una vez que ha sido seleccionada la columna pulsa la combinacin de teclas CTRL +
Mayus + Flecha derecha para seleccionar todas las columnas y finalmente haz clic derecho
sobre cualquier encabezado de columna y selecciona la opcin Ocultar:

Para ocultar las filas seguiremos un procedimiento similar. Hago clic sobre el encabezado de
la fila 17:

Despus pulsamos la combinacin de teclas CTRL + Mayus + Flecha abajo para seleccionar
todas las filas restantes y de igual manera hacemos clic derecho sobre cualquier encabezado de
fila para seleccionar la opcin Ocultar. Como resultado tendremos ocultas todas las columnas
y filas excedentes a nuestro rango:

Limitar el rea de desplazamiento de la hoja

El siguiente paso es limitar el rea de desplazamiento de la hoja y para ello debemos ir a la
ficha Programador y pulsar el botn Propiedades:

En la ventana de Propiedades debemos especificar el rango $A$1:$E$15 que es el rea que

deseamos que permanezca desplazable dentro de la hoja. Debes asegurarte que las propiedades
que ests observando sean de la hoja que contiene la informacin (en el ejemplo la Hoja1). Al
cerrar la ventana de Propiedades observars que no ser posible utilizar las barras de
desplazamiento para moverse fuera del rea de trabajo que hemos establecido.
Ahora que ya sabes cmo limitar el rea de trabajo en Excel puedes combinar este mtodo
con la proteccin de celdas para dejar la informacin completamente segura.

Proteger celdas con frmulas

Para proteger una hoja de Excel utilizamos el comando Proteger hoja que se encuentra en la
ficha Revisar dentro del grupo Cambios. Este comando proteger el contenido de las celdas
bloqueadas.

El comando Proteger hoja en Excel 2010

Despus de hacer clic sobre el comando Proteger hoja se mostrar un cuadro de dilogo.

Pon atencin a la sentencia mostrada que dice Proteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas. De manera predeterminada todas las celdas de una hoja estn bloqueadas.
Suena un tanto confuso, pero se refiere a las celdas que son susceptibles a ser bloqueadas. Por
ahora cierra el cuadro de dilogo Proteger hoja y contina leyendo para saber ms al
respecto.
De manera predeterminada todas las celdas de una hoja estn configuradas para ser
bloqueadas. Eso lo podemos saber fcilmente al hacer clic sobre el cuadro de seleccin que se
encuentra en la esquina superior izquierda de cualquier hoja de Excel. Este cuadro selecciona
todas las celdas de la hoja con un solo clic.

Una vez que estn seleccionadas todas las celdas debemos abrir el cuadro de dilogo Formato
de celdas. Lo puedes hacer haciendo clic derecho sobre cualquier celda y seleccionando la
opcin Formato de celdas. Una vez abierto el cuadro de dilogo debes ir a la seccin
Proteger.

Vers que de manera predeterminada aparece marcado el cuadro de seleccin Bloqueada.

Esto indica que todas las celdas son susceptibles a ser bloqueadas. Ahora desmarca la caja de
seleccin y acepta los cambios.

Proteger las celdas que contienen frmulas

Para proteger las celdas que contienen una frmula necesitamos seleccionarlas primero y para
hacerlo fcilmente puedes abrir el cuadro de dilogo Ir a Especial desde el comando que se
encuentra en el men Buscar y seleccionar dentro de la ficha Inicio.

Dentro del cuadro de dilogo Ir a Especial asegrate de seleccionar la opcin Celdas con
frmulas y acepta los cambios.

Esto har que solamente se seleccionen las celdas que contienen una frmula.

Ahora que ya tenemos seleccionadas las celdas que queremos proteger debemos abrir de
nuevo el cuadro de dilogo Formato de celdas y volver a marcar el cuadro de seleccin
Bloqueada el cual aplicar los cambios solamente a las celdas seleccionadas. Esto querr decir
que solo las celdas que contienen una frmula sern susceptibles a ser bloqueadas.
Solamente resta ejecutar el comando Bloquear hoja que mencion al principio del artculo de
manera que se haga efectivo el bloqueo de las celdas que contienen una frmula. Al abrirse el
cuadro de dilogo Proteger hoja debes dejar seleccionadas las opciones predeterminadas y
aceptar los cambios. Despus de ejecutar el comando podrs hacer una prueba e intentar
modificar alguna celda que contenga una frmula y obtendrs un mensaje similar al siguiente:

Excel no permitir modificar las celdas que contengan una frmula y en cambio podrs editar
el contenido de cualquiera de las otras celdas.

Atajo para combinar celdas en Excel

En ocasiones necesitamos combinar repetidamente varias celdas en Excel y nos vemos en la
necesidad de buscar un atajo de teclado para agilizar nuestra tarea. Pero despus de buscar por
algn tiempo te dars cuenta de que no existe un atajo de teclado para combinar celdas en
Excel sin embargo, en esta ocasin te presentar algunas alternativas que sern de gran ayuda.
Como sabemos, el comando Combinar celdas se encuentra en la ficha Inicio, dentro del grupo
Alineacin y dentro del men desplegable del comando Combinar y centrar:

Los mtodos abreviados que mostrar a continuacin funcionarn para el comando Combinar
celdas pero nada impedir que puedas utilizarlos tambin para el comando Combinar y
centrar as que en cada mtodo indicar las modificaciones necesarias para ejecutar tambin
este ltimo.

Mtodo 1: Secuencia de teclas

Si ya tienes tiempo utilizando Excel sabrs que a partir de la introduccin de la Cinta de
opciones, es posible utilizar la tecla ALT para acceder con el teclado a los comandos que se
encuentran en ella. Si en este momento tienes abierto Excel, activa la ventana de la aplicacin,
selecciona un par de celdas que desees combinar y pulsa la tecla ALT.

Observa que cada una de las fichas tendr asignada una letra y con tan solo pulsar alguna de
ellas se activarn los comandos de la ficha correspondiente. Para nuestro ejemplo pulsar la
tecla O para que se activen los comandos de la ficha Inicio.

Pon especial atencin al comando Combinar y centrar que tiene asignada la combinacin de
teclas M2 y que debo introducir con el teclado para activar dicho men.

Al abrirse el men podremos ver que cada comando tendr asignada una letra y si queremos
ejecutar el comando Combinar celdas tendremos que pulsar la tecla N. Recuerda que el
comando se aplicar sobre las celdas previamente seleccionadas, as que no olvides hacer la
seleccin de celdas antes de ejecutar el comando.
Si hacemos el recuento de los pasos dados para ejecutar con el teclado el comando Combinar
celdas, tendremos que ingresar la siguiente secuencia de teclas: ALT + O + M2 + N. Si
quisiramos ejecutar el comando Combinar y centrar, tendras que modificar un poco la
secuencia de teclas de la siguiente manera: ALT + O + M2 + C.
As que, para repetir varias veces la combinacin de celdas, tendrs que seleccionar las celdas
a combinar y posteriormente pulsar la secuencia de teclas en el orden dado previamente. Esto
debers repetirlo para cada conjunto de celdas que necesites combinar.
Aunque este mtodo podra agilizar de cierta manera la ejecucin del comando Combinar
celdas, la realidad es que en nuestro ejemplo tuvimos que pulsar cinco teclas para realizar esta
tarea. En el siguiente mtodo te mostrar cmo reducir la cantidad de teclas a pulsar.

Mtodo 2: La barra de acceso rpido

Si observas con atencin las letras que se muestran en la Cinta de opciones despus de haber
pulsado la tecla ALT, te dars cuenta que los comandos de la Barra de herramientas de acceso
rpido tambin tendrn una letra asignada as que, otra opcin que tenemos ejecutar el
comando Combinar celdas, ser agregar dicho comando a la barra de acceso rpido.

Para agregar un comando a la Barra de herramientas de acceso rpido, ser suficiente con
hacer clic derecho sobre dicho comando y seleccionar la opcin Agregar a la barra de
herramientas de acceso rpido y como resultado obtendremos un nuevo icono en la barra de
acceso rpido que ejecutar el comando recin agregado.

Al pulsar la tecla ALT observars que se ha asignado una tecla al comando Combinar celdas.
Para este ejemplo, Excel ha asignado la tecla 4 as que al pulsarla se llevar a cabo la
combinacin de las celdas seleccionadas previamente. En nuestro ejemplo, podremos
combinar las celdas repetidamente con tan solo seleccionarlas y pulsar la secuencia de teclas
ALT + 4. Si quisiera ejecutar el comando Combinar y centrar, entonces tendra que agregar
dicho comando a la barra de acceso rpido y pulsar la secuencia de teclas asignada por Excel.
Es importante mencionar que la tecla asignada a los comandos de la barra de herramientas de
acceso rpido depender de la cantidad de comandos que ya tengas en la barra, as que dicho
atajo podra ser diferente al mostrado previamente.

Mtodo 3: El atajo de teclado F4

Otro atajo de teclado que podemos utilizar para combinar celdas en Excel es la tecla F4. Es
muy comn utilizar la tecla F4 al ingresar frmulas en Excel ya que nos permite cambiar entre
referencias relativas y absolutas, pero cuando no estamos en el modo de edicin de una
frmula, este atajo de teclado se encarga de repetir la ltima accin llevada a cabo dentro de
Excel.

Para mostrar el uso de este atajo de teclado haremos un ejercicio. En primer lugar
seleccionamos las celdas que vamos a combinar, que en nuestro ejemplo sern las celdas A1 y
B1, y posteriormente seleccionamos el comando Combinar celdas.

Como resultado obtendremos la combinacin de las celdas seleccionadas. El segundo paso

inmediato es seleccionar un segundo grupo de celdas a combinar y que sern las celdas A2 y
B2:

Al pulsar la tecla F4 se ejecutar el ltimo comando ejecutado, que en nuestro caso es el

comando Combinar celdas, y por lo tanto las celdas A2 y B2 tambin sern combinadas.

En seguida podemos seleccionar un nuevo grupo de celdas y volver a pulsar la tecla F4 para
repetir el comando Combinar celdas. La clave de este truco es no hacer ninguna otra accin
diferente a la combinacin de las celdas de manera que la tecla F4 siempre repita este mismo
comando tantas veces como lo necesitemos. En caso de querer Combinar y centrar el mtodo

ser exactamente el mismo, con la diferencia de que tendrs que ejecutar dicho comando al
principio para entonces repetirlo con la tecla F4.
Una posible desventaja de este mtodo es que no podrs realizar otra cosa ms que combinar
celdas una y otra vez hasta terminar con el proceso ya que, si realizas una accin diferente a la
combinacin de celdas, la tecla F4 comenzar a repetir esa ltima accin realizada.

Mtodo 4: Macro para combinar celdas

El ltimo mtodo que te mostrar implica la creacin de una macro que combinar las celdas
previamente seleccionadas. El cdigo de la macro es muy sencillo:
1Sub Combinar()
2
3

On Error Resume Next

Selection.Merge

5
6End Sub

La instruccin On Error Resume Next nos ayuda a evitar cualquier error en caso de que no se
haya hecho una seleccin correcta. El mtodo Merge es el encargado de combinar las celdas
que hayan sido seleccionadas previamente.
Podrs ejecutar esta macro como cualquier otra pero dado nuestro inters de hacerlo con el
teclado, ser necesario crear un atajo para poder ejecutarla rpidamente. Para asignar un atajo
de teclado a una macro debemos ir a la ficha Vista > Macros y en el cuadro de dilogo Macros
pulsar el botn Opciones que nos permitir asignar un atajo de teclado a la macro.

Para combinar las celdas utilizando el atajo de teclado de la macro ser suficiente con hacer la
seleccin de las celdas y pulsar la combinacin de teclas CTRL + t. Recuerda que las acciones
que se realizan dentro de una macro nunca quedarn registradas dentro del historial por
Deshacer, as que una vez que hayas combinado las celdas solamente podrs separarlas
manualmente.
Si quieres crear una macro para combinar y centrar al mismo tiempo, el cdigo ser muy
similar al anterior con la nica diferencia de que necesitaremos una lnea adicional para aplicar
la alineacin horizontal de las celdas combinadas. El cdigo es el siguiente:
1Sub CombinarCentrar()
2
3

On Error Resume Next

Selection.Merge

Selection.HorizontalAlignment = xlCenter

6
7

End Sub

Al igual que con la primera macro, podrs asignar un atajo de teclado para ejecutarla con
alguna combinacin de teclas. Si lo deseas puedes descargar el archivo de trabajo que contiene
el cdigo de ambas macros de manera que puedas hacer tus propias pruebas.
Aunque Excel no provea de un atajo de teclado para combinar celdas, es posible utilizar
cualquiera de los mtodos mostrados para realizar rpidamente esta tarea y hacer ms eficiente
el uso de nuestro tiempo y recursos.

Ingresar frmulas en Excel

Para ingresar frmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el smbolo igual (=)
de manera que indiquemos a Excel que la celda contendr una frmula en lugar de un texto.
Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes mtodos para ingresar nuestras frmulas.

Ingresar una frmula manualmente

La manera ms simple de introducir una frmula en Excel es capturando todo el texto que la
compone directamente en la celda o en la barra de frmulas. Tal como cualquier otro texto
podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto as como realizar cualquier edicin
con el teclado.

Ingresar frmulas con el ratn

Existe un mtodo alterno que nos permite ingresar una frmula de una manera ms rpida y
menos susceptible a errores. Con este mtodo utilizamos el ratn para seleccionar las celdas
que forman parte de una frmula.
Este mtodo inicia igual que todos: introduciendo el smbolo igual (=) y cada vez que
necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratn en lugar
de introducirla con el teclado.

Ingresar frmulas con las flechas del teclado

Este mtodo es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de utilizar el ratn
para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de
Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra frmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una funcin

Las frmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la frmula podemos
hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace ms sencillo introducir el nombre
de la funcin.

En este ejemplo utilic las facilidades del autocompletar y tambin del ratn para introducir
las referencias de las celdas dentro de la frmula.

Insertar nombres de rango en frmulas

En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar
dichos nombres en nuestras frmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene
el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos ingresar estos nombres en
nuestras frmulas de la siguiente manera:

La condicin para utilizar un nombre de rango en nuestras frmulas es que debemos conocer
previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres
disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos

pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de dilogo Pegar nombre el cual nos dejar
seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no suceder nada.

Editar frmulas en Excel

Despus de haber ingresado una frmula es probable que tengamos la necesidad de realizar
alguna modificacin. Para editar una frmula podemos seguir cualquier de las siguientes
opciones:

Seleccionar la celda y editar la frmula directamente en la barra de frmulas.

Hacer doble clic sobre la celda y editar la frmula directamente en la celda.
Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la frmula en la celda.

Cmo editar una frmula en Excel con el

ratn
Probablemente sabes cmo editar una frmula en Excel directamente en la barra de frmulas
pero existe otra manera de hacerlo utilizando el ratn y que puede resultar ms fcil para
algunas personas. El primer paso es seleccionar la ceda que contiene la frmula y pulsar la
tecla F2 o hacer doble clic sobre ella.
En la siguiente imagen puedes observar que al hacer doble clic sobre la celda G3 entramos en
modo edicin y cada una de las celdas referenciadas dentro de la frmula se muestra con un
borde de un color diferente.

En este ejemplo, la celda A2 tiene el borde de color azul que es el mismo color de los
caracteres A2 dentro de la frmula. Lo mismo sucede con la celda B2 que tiene el borde de
color verde que coincide perfectamente con el color de las letras dentro de la frmula.

Cambiar una frmula en Excel

Ahora supongamos que en lugar de querer multiplicar la celda C2 en nuestra frmula
queremos cambiarla por la celda C4. Para cambiar una frmula en Excel con el ratn
solamente debemos posicionarnos en el borde de la celda hasta que el cursor se convierta en
una doble flecha y entonces mover la seleccin hacia la nueva celda. En la siguiente
animacin puedes observar cmo hago el cambio en la frmula de la celda G3 remplazando
con el ratn la referencia de la celda C2 por la celda C4:

Despus de hacer el cambio solamente pulsamos el botn Introducir en la barra de

herramientas o pulsamos la tecla Entrar y habr sido suficiente para editar una frmula en
Excel con el ratn. Ahora sabes que arrastrando los bordes de una celda podemos modificar
cualquier referencia dentro de una frmula de Excel.

Ampliar un rango dentro de una frmula

Ahora considera otro ejemplo donde hacemos una suma de un rango de celdas con la funcin
SUMA.

Puedes observar que la frmula de la celda E2 considera el rango B2:B8 pero queremos
ampliar dicho rango hasta la celda B11 para considerar el mes de Octubre en nuestra frmula.
Para editar un rango dentro de la frmula con el ratn debemos arrastrar alguna de las esquinas
inferiores del rango hacia la ltima celda que deseamos incluir:

De la misma manera podemos ampliar el rango hacia otras columnas. Supongamos que en el
ejemplo anterior tengo una columna adicional con las ventas de un segundo producto y quiero
incluir tambin dichas celdas dentro de la suma. De la misma manera arrastrar el borde
inferior derecho del rango seleccionado hacia abajo y despus hacia la derecha para incluir la
nueva columna:

Al arrastrar los bordes de la referencia de un rango podemos ampliar (o disminuir) cualquier

rango especificado dentro de una frmula.

BUSCARV con dos o ms criterios de

bsqueda
Una de las acciones que los usuarios de Excel realizamos habitualmente es la de buscar datos
sobre una columna y para eso frecuentemente utilizamos la funcin BUSCARV. Sin embargo,
cuando tenemos la necesidad de realizar una bsqueda utilizando dos o ms criterios nos
damos cuenta que la funcin BUSCARV no nos permite realizar ese tipo de bsquedas de
manera predeterminada.
En esta ocasin te mostrar una tcnica muy simple que podemos utilizar para realizar
bsquedas con dos o ms criterios con la funcin BUSCARV, pero antes necesito establecer
un caso, que nos servir como ejemplo, donde veremos la necesidad de realizar una bsqueda
por dos criterios.

Necesidad de buscar por dos criterios

En la siguiente imagen puedes observar una rango de datos en donde la primer columna es el
Nombre de un alumno y la segunda columna su Apellido. Para este ejemplo estamos buscando
la calificacin de Alejandra utilizando la funcin BUSCARV.

El resultado es correcto, ya que la funcin BUSCARV nos devuelve la calificacin 91 que

corresponde a Alejandra Rodrguez. El problema se presenta cuando queremos encontrar la
calificacin de Alejandra Gmez, ya que no hay una manera evidente de indicar a la funcin
BUSCARV un segundo criterio donde, adems del nombre, podamos especificar el apellido
que estamos buscando.
Adems, la funcin BUSCARV siempre devolver la primera ocurrencia del valor buscado as
que, no importa cuntas veces realicemos la bsqueda del valor Alejandra, siempre
obtendremos el valor 91 porque ser la primera ocurrencia encontrada. En este tipo de casos
necesitamos realizar una bsqueda indicando dos criterios de manera que podamos obtener el
valor correcto.

BUSCARV con dos criterios

La tcnica que utilizaremos implica la creacin de una columna auxiliar donde debemos
concatenar las columnas que contiene los criterios de bsqueda. Para nuestro ejemplo crear
una columna adicional que utilizar el smbolo & para concatenar los valores del Nombre y
Apellido:

Los valores buscados los colocar en la celda G1 (Nombre) y en la celda G2 (Apellido) de

manera que la frmula para buscar la calificacin de cualquier alumno ser la siguiente:
=BUSCARV(G1&G2,C2:D10,2,FALSO)

El primer argumento de la funcin BUSCARV hace la concatenacin del nombre y apellido

que sern buscados sobre la columna auxiliar y como resultado la funcin devolver la
calificacin correspondiente.

El resultado devuelto es correcto ya que nos devuelve la calificacin de Alejandra Gmez que
es la bsqueda que se ha realizado. Recuerda que esta tcnica ha implicado dos cosas:
1. La creacin de una columna auxiliar que concatena las columnas que sern utilizadas como
criterio de bsqueda.
2. El primer argumento de la funcin BUSCARV deber concatenar tambin los criterios para ser
buscados en la columna auxiliar recin creada.

Para comprobar que este mtodo funciona adecuadamente para cualquier alumno, en la
siguiente imagen puedes ver el resultado de la bsqueda para Carlos Lpez:

La frmula es la misma, y solamente he cambiado los valores en las celdas G1 y G2 para

buscar la calificacin de un alumno diferente. Inclusive puedes ocultar la columna auxiliar y
seguir realizando bsquedas con los dos criterios indicados en las celdas G1 y G2:

BUSCARV con varios criterios

La tcnica mostrada anteriormente puede ser utilizada para cualquier cantidad de criterios en
una bsqueda. Por ejemplo, si adems del nombre y apellido necesitramos agregar una
columna que indicara el mes de la calificacin, entonces estaramos haciendo una bsqueda
por tres criterios y deberamos crear una columna auxiliar de la siguiente manera:

Una vez concatenados todos los criterios en una misma columna, podremos realizar la
bsqueda por nombre, apellido y mes de la siguiente manera:

Observa que el primer argumento de la funcin BUSCARV tiene concatenados los valores que
deseamos buscar sobre la columna auxiliar.
En un artculo anterior escrib sobre otra alternativa que tenemos para realizar bsquedas por
varios criterios pero utilizando las funciones COINCIDIR e INDICE. Si quieres leer un poco
ms sobre dicho mtodo te recomiendo leer el artculo Buscar por dos criterios en Excel.
Por ltimo te dejo el vnculo de descarga para el libro de trabajo que utilic en la creacin de
este artculo de manera que puedas probar las bsquedas con dos o ms criterios utilizando la
funcin BUSCARV.

La funcin BUSCARV en Excel

La funcin BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es
decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos
buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la funcin BUSCARV es la
bsqueda dentro de un directorio telefnico.
Si queremos tener xito para encontrar el telfono de una persona dentro del directorio
telefnico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.
Posteriormente habr que buscar el nombre dentro del directorio telefnico para entonces
obtener el nmero correcto.

Crear una tabla de bsqueda

Para poder utilizar la funcin BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en
nuestros datos. En primer lugar debemos tener la informacin organizada de manera vertical
con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la funcin BUSCARV
recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta encontrar la
coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefnico debera estar organizado de la siguiente manera:

Otra condicin que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros
datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de
manera nica a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servir
como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de bsqueda es que si existen otras tablas de datos en la
misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en
blanco a la derecha de la tabla donde se realizar la bsqueda. Una vez que la tabla de
bsqueda est lista podemos utilizar la funcin BUSCARV.

Sintaxis de la funcin BUSCARV

La funcin BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera

columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos
colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no har
diferencia entre maysculas y minsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos
donde se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la funcin BUSCARV encuentre
una coincidencia del Valor_buscado nos devolver como resultado la columna que
indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el nmero de columna que
deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna nmero 1.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser
falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar
una bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso
de que se omita este argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se
recomienda que la primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera
ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la funcin BUSCARV

Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene
informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(

3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,)
para concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,

4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir
los ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez
especificada la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el
segundo argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,

5. Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin

BUSCARV me devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1.
Recuerda que la numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna
Telfono es la columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con
una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6. Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo

hacer una bsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la funcin recin descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su
valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el resultado
automticamente.

Errores comunes al usar la funcin BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores nicos para cada fila entonces la funcin
BUSCARV regresar el primer resultado encontrado que concuerde con el valor
buscado.
Si especificamos un indicador de columna mayor al nmero de columnas de la tabla
obtendremos un error de tipo #REF!
Si colocamos el indicador de columna igual a cero la funcin BUSCARV regresar un
error de tipo #VALOR!
Si configuramos la funcin BUSCARV para realizar una bsqueda exacta, pero no
encuentra el valor buscado, entonces la funcin regresar un error de tipo #N/A.

La funcin BUSCARV es una de las funciones ms importantes en Excel. Es necesario que

dediques tiempo para aprender correctamente su uso y vers que podrs sacar mucho provecho
de esta funcin.

Cmo concatenar en Excel

Es muy frecuente encontrarnos con bases de datos en Excel en donde la informacin se
encuentra dividida en varias columnas y para poder utilizarla necesitamos unir la informacin
en una sola columna. Para ello debemos saber cmo concatenar en Excel.
Existen dos mtodos para concatenar en Excel. El primero que mostrar utiliza una funcin de
Excel y el segundo mtodo utiliza el smbolo & conocido como ampersand (en ingls).

La funcin CONCATENAR en Excel

Supongamos que tenemos una hoja de Excel con los nombres de personas en la columna A y
los apellidos en la columna B.

Nuestro objetivo es unir el nombre y el apellido en la columna C por lo que debo utilizar la
funcin CONCATENAR de la siguiente manera:
=CONCATENAR(A1, " ", B1)

Observa que el segundo argumento de la funcin es un espacio en blanco el cual est

encerrado entre comillas dobles. Esto har que Excel coloque un espacio entre el nombre de
la columna A1 y el apellido de la columna B1. Al copiar esta frmula en todas las celdas de la
columna C obtendremos el resultado deseado.

Para este ejemplo fue muy importante indicar el espacio en blanco como el segundo
argumento de la funcin CONCATENAR ya que si no lo hubiramos utilizado habramos
obtenido un resultado diferente:

Observa cmo en este segundo ejemplo se omiti el espacio en blanco y por lo tanto el
nombre y el apellido aparecen pegados uno detrs del otro. Es por eso que debemos recordar
especificar explcitamente los espacios en blanco que vamos a necesitar en la concatenacin.

Concatenar en Excel con el smbolo &

Otro mtodo para concatenar en Excel es utilizar el smbolo & en lugar de la funcin
CONCATENAR. Haciendo el mismo ejemplo anterior, la manera de unir el nombre de la
columna A1 con el apellido de la columna B1 sera utilizando la siguiente frmula en la celda
C1:
=A1 & " " & B1

Esta frmula indica que el valor de la celda C1 ser el valor de la celda A1 seguido por un
espacio en blanco y seguido por el valor de la celda B1. Observa el resultado de aplicar esta
frmula a la columna C:

Al igual que con la funcin CONCATENAR, con este mtodo tambin debemos indicar
explcitamente los espacios en blanco que necesitaremos.

Cmo deshacer la concatenacin

Una pregunta muy frecuente entre los usuarios de Excel es cmo deshacer la concatenacin.
La solucin es muy sencilla porque podemos utilizar la funcionalidad de Excel conocida como
Texto en columnas. Para aprender ms al respecto puedes leer el artculo Dividir texto en
columnas.

Dividir texto en columnas

En esta ocasin te mostrar cmo separar el texto de una celda en diferentes columnas, es
decir, colocar cada palabra del texto en una columna diferente. En primer lugar debes
seleccionar la celda:

Posteriormente en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos debes hacer clic
sobre el comando Texto en columnas:

Convertir texto en columnas en Excel

Se mostrar el asistente para convertir texto en columnas:

De manera predeterminada aparecer seleccionada la opcin De ancho fijo, ahora debes hacer
clic en Siguiente para ir al paso 2:

En el paso 2 del proceso podemos observar cmo Excel ha detectado los espacios en nuestro
texto. Haz clic en Siguiente para ir al ltimo paso:

Lo ms importante de este ltmo paso es colocar la celda Destino, que es la celda a partir de la
cual Excel pondr la primer palabra. En este ejemplo seleccion la celda $B$1. Al hacer clic
en el botn Finalizar notars de inmediato la cadena de texto dividida:

Separar palabras de varias celdas

Como segundo ejemplo, si tienes una lista de datos que necesitas dividir ser suficiente con
seleccionar todos los datos:

De igual manera hars clic sobre el comando Texto en columnas, solo que ahora en la
primera pantalla del asistente Excel sugerir la opcin Delimitados, pero eso no cambiar en
mucho las cosas as que solo haz clic en el botn Siguiente para ir al paso 2 en donde debers
asegurarte que la opcin Espacio est seleccionada como Separador:

Al dar clic en Siguiente se presentar la ltima pantalla del proceso y solamente debers
seleccionar la celda Destino a partir de la cual debern colcarse los datos. Al hacer clic en el
botn Finalizar obtuve los resultados esperados:

Buscar por dos criterios en Excel

Existen diferentes maneras de buscar un valor dentro de un rango en Excel pero en esta
ocasin revisaremos una alternativa para buscar un valor por dos criterios es decir, en base
al valor de dos columnas encontraremos el valor de una tercera columna.
Supongamos que tengo una tienda de telfonos celulares y la lista de precios est organizada
de la siguiente manera:

Lo que deseo buscar es el precio de un equipo telefnico en base a su Marca y su Modelo.

Para ello colocar los valores que busco dentro de las celdas B1 y B2:

En base a estos dos criterios necesito encontrar el precio correspondiente. Lo primero que voy
a hacer es nombrar algunos rangos dentro de la tabla que contiene los datos de manera que la
frmula sea ms simple de entender. Los rangos nombrados sern los siguientes:

Buscar valor por dos criterios en Excel

Para alcanzar mi objetivo har uso de las funciones COINCIDIR e INDICE y las combinar
para tener una sola frmula que me dar el resultado adecuado. Es importante notar que la

frmula que voy a utilizar debe ser una frmula matricial por lo que despus de ingresarla en
la barra de frmulas se debe pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS + ENTRAR.
La frmula que mostrar el precio en base de a los dos criterios de Marca y Modelo es la
siguiente:
{=INDICE(Precios,COINCIDIR(B1&B2,Marcas&Modelos,0))}

Observa el resultado de colocar esta frmula en la celda B3:

Primero explicar el objetivo de la funcin COINCIDIR. Esta funcin concatena el contenido

de las celdas B1 y B2 para posteriormente buscar ese texto dentro de un arreglo que contiene
todas las Marcas y Modelos tambin concatenados. El nmero 0 de la funcin COINCIDIR
indica una coincidencia exacta. El resultado ser la posicin (nmero de rengln) donde se
encuentre la coincidencia.
Una vez que conozco la posicin de los valores que coinciden el siguiente objetivo es traer el
precio por lo que la funcin INDICE me ayuda a obtener ese dato con tan solo especificar el
rango de Precios y el nmero de fila como su segundo argumento que es precisamente el
resultado de la funcin COINCIDIR.
Una mejora que se puede realizar a este ejemplo es crear listas desplegables para la Marca y
para el Modelo y por supuesto colocar una validacin para la frmula recin escrita de manera
que muestre un mensaje ms amigable cuando no encuentre coincidencias.