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PRESTAMOS: Cédi INTERINSTITUCIONAL DE | Codigo: ee MEDICOS ‘neseaanasee Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y Sd Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 UNIDAD FARMACEUTICA TABLA DE CONTENIDO 4. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLE 4, BASE LEGAL 5. VOCABULARIO 6. POLITICAS GENERALES DE AUTOCONTROL 7. DESARROLLO 8 REGISTROS 9. ANEXOS ELABORO: REVISO: ‘APROBO) ( Leis, an beake ikke pérmacia fUpo F unfeional Subgerfnfia Cientitica FECHA: 'ECHA: FECHA: 5 de Enero de 2015 de Enerb de 2015 5 de Enero de 2015 Pagina ‘de 14 PRESTAMOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 UNIDAD FARMACEUTICA Codigo: f& INTERINSTITUCIONAL DE__{ C019" | 1, OBJETIVO: Estandarizar las actividades para responder a las necesidades de los hospitales adscritos a la Red Distrital, mediante préstamos_interinstitucionales de medicamentos y/o dispositivos médicos cuando: se hayan agotado los recursos presupuestales 0 de manejo logistico — operativo o para la atencién de los pacientes por necesidad ante urgencias vitales y no vitales 2. ALCANCE: El procedimiento inicia desde la identificacién de la necesidad de medicamentos y/o dispositivos médicos, su respectiva solicitud y terminando con la devolucién correspondiente y debidamente legalizada 3, RESPONSABLE: Gerencia, Subgerencia_ Administrativa, Subgerencia Cientifica, Profesional Especializado Servicio Farmacéutico, Profesional de recursos fisicos, Jefe del almacén ylo delgado, Profesional de Contabilidad. 4, BASE LEGAL: Resolucién 001 de 2001: De la Secretaria Distrital de Hacienda. Por ia cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puiblicos del Distrito Capital. 5, VOCABULARIO: + Préstamo: Contrato real en virtud del cual una persona (prestamista) entrega a otra (prestatario) una cosa para que se sirva de ella y la restituya después de haberla utiizado. Si la cosa entregada no es fungible, el préstamo es de uso 0 comodato; si lo entregado es dinero u otra cosa fungible, el préstamo es de ‘consumo 0 mutuo ‘* Interinstitucional: Perteneciente 0 referido a dos o més instituciones relacionadas entre si. * Medicamento: es uno o més férmacos, integrados en una forma farmacéutica, presentado para expendio y uso industrial o clinico, y destinado para su utiizacion en las personas 0 en los animales, dotado de propiedades que Pagina 2.do14 PRESTAMOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS __MEDICOS Hospital APOYO DIAGNOSTICO Y Simén Bolivar ‘TERAPEUTICO Versién: 0 UNIDAD FARMACEUTICA & INTERINSTITUCIONAL DE C0000 9 permitan el mejor efecto farmacolégico de sus componentes con el fin de prevenir, aliviar 0 mejorar el estado de salud de las personas enfermas, 0 para modificar estados fisiologicos. * Devolucién: Accién de entregar lo prestado en las mismas cantidades y propiedades del producto solicitado y en el tiempo mas cercano posible. * Conciliacién: mecanismo por la cual las personas involucradas en la accién se ponen de acuerdo ante cualquier tipo de diferencias, 6. POLITICAS GENERALES DE AUTOCONTROL: * La solicitud de préstamo proveniente de otra Institucién de Salud debera ser firmada por Gerencia, Subgerencia y/o Lider del Servicio Farmacéutico, Laboratorio Clinico, Jefe de Almacén y este deberd ser autorizado previamente por la Subgerencia Administrativa * Para realizar el préstamo desde el hospital a terceros se debera garantizar existencias suficientes de medicamentos, dispositivos médicos y demas insumos que no afecten el normal desarrollo del proceso de atencién. ‘* Los medicamentos, dispositivos médicos y demés insumos que sean devueltos Por terceros deben contar con fecha de vencimiento no inferior a 12 meses y demas requisitos minimos establecidos en la Recepcién Técnica. 7. DESARROLLO 7.1. Generalidades Este procedimiento se llevaré a cabo de acuerdo a la solicitud descrita Previa autorizacin de la Subgerencia Administrativa, y sdlo se entregaran los Medicamentos, dispositivos médicos y demas insumos en cantidades descritas en la misma. Ningtn producto puede ser recibido sin previa verificacién de cantidades, nombre, concentracién, presentacién, contenido, ntimero de lote, fecha de vencimiento, condiciones de almacenamiento, Pagina 3 de 14 PRESTAMOS: INTERINSTITUCIONAL DE | MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS: Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y Simé6n Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 UNIDAD FARMACEUTICA 7.2. Flujograma INICIO IDENTIFICAR LANECESIDAD DE SOLICITAR PRESTADOS MEDICAMENTOS ‘YiO DISPOSITIVOS MEDICOS SOLICITAR EL PRESTAMO FORMALIZAR LA SOLICITUD DE PRESTAMO. ‘AUTORIZAR LA SOLICITUD DE PRESTAMO ESTABLECER EL TRANSPORTE Y RECEPCION DE LOS MEDICAMENTOS VIO INSUMOS AUTORIZADOS | 'REALIZAR EL MOVIMIENTO DEL PRESTAMO EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS 'REALIZAR LA ENTREGA DE LOS MEDICAMENTOS Y/O DISPOSITIVOS 'MEDICOS SOLICITADOS EN CALIDAD DE PRESTAMO REALIZAR RECEPCION TECNICAAL PRESTAMO RECIBIDO INGRESAR AL SISTEMA DE INFORMACION EL PRESTAMO RECIBIDO REALIZAR DEVOLUGION DEI. PRESTAMO POR UNIDADES ~ REALIZAR DEVOLUGION POR VALOR TOTAL DEL PRESTAMO feeHne] Pagina 4 de 14 PRESTAMOS & Hospital Simén Bolivar MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Codigo: IeAMENTOS Y Derosmvos [OreRs001o 1 — ey | —— ‘APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO UNIDAD FARMACEUTICA Version: 0 co CGONTABILIDAD [ENVIAR Y CONCILIAR LOS PRESTAMOS REALIZADOS CON EL AREA DE ENVIAR INFORME DE PRESTAMOS POR PAGAR Y COBRAR A CADA HOSPITAL CONCILIAR LOS PRESTAMOS: [ecsc) 7.3. Matriz (Cuadro de Actividades y Responsabilidades) ‘Observaciones insumo por parte del proveedor | por cualquier otra’ inconveniente en el __ proceso _de N°} Actividad Responsable | Registro Riesgos y Controles Identificar ta] Determinar los Revisar solicitud a necesidad de|medicamentos y/o, Proveedores, en solicitar dispositivos el caso que estos prestado | médicos que se incumpian con medicamento | requieren y no Oficio 0 Pedidos o por otra 8 ylo| estén disponibles, ene novedad disposiivos [bien sea por no| Profesional | S02. 444] administrativa médicos [hacer parte del] Especializado | Olid StH solicitar el listado institucional] Quimico © por parte | Préstamo 1 y media ta} Farmacéutico | $.,P°° PACS | interinstitucional a atencién de una| ue io | 'a ted del aistrito emergencia, _por| Jefe de] ere con} Mas cercana o} falta de} Aimacén y/o] Frau"? 8) quien tenga la disponibilidad del| delegado. ae © | disponibilidad, medicamento y/o gerente | ° subgerente Pagina 5 de 14 PRESTAMOS édigo: INTERINSTITUCIONAL DE ___| r B&B MEDICAMENTOS Y Dispositivos |“°TPR370019 MEDICOS ‘cietooras Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y =i Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 UNIDAD FARMAGEUTICA Observaciones ne| Actividad | Explleacton dela) Responsable | Registro | — Rissgos y Controles. adquisicion 2 |Salictar el] Comunicar por] Profesional | Diredlorio [En caso que no préstamo | medio. _telefénico| Especializado | telefénico y | haya con los hospitales, | Quimico contacto de |disponibiidad de priorizando los de|Farmacéutico | los Servicios | la firma de la misma red y si farmacéutico | gerencia ° no es posible con sdelaRed | subgerencias se los demas | Jefe. de | Distrital. debe dar aval hospitales de la/Almacén y/o verbal dol red Distrital, | delegado. Oficiode | préstamo y solicitando al solicitud de | legalizacién de las présiamo préstamo. | firmas el primer respectivo y en dia hébil de la espera de semana que confirmacién para comienza la solicitud oficial, posterior al a través de un préstamo. documento. Este documento constarfé en un oficio de solicitud de préstamo dirigido al Representante Legal del Hospital que confirme la posibilidad de préstamo y debe estar firmado por el referente del Servicio Farmacéutico 0 de almacén, con el visto. bueno de alguna o ambas Subgerencias 0 Gerencia det Hospital. Si el producto a solicitar es, Pagina 6 de 14 PRESTAMOS & MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS. MEDICOS INTERINSTITUCIONAL DE | Cédigo-_ ‘Auateianavon Hospital APOYO DIAGNOSTICO Y — Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 UNIDAD FARMACEUTICA ; Observaciones Ne] Actividad | ExPllcacion de la} Responsable | Registro Riesgos y ctividad g ontroles medicamento, debe contener la siguiente informacion: nombre del medicamento en Denominacién Comin Internacional y en marca comercial, concentracién, forma farmacéutica, presentacion cantidad, Para dispositivos, médicos: — nombre| del dispositivo médico, descripcion completa y cantidad. 3 | Formalizar tal Radicar el oficio de| Profesional | Oficio de | Dispensar solicitud de} solicitud de} Especializado | solicitudde | cantidades de préstamo. | préstamo, paral Quimico —|préstamo acuerdo ala que el Hospital| Farmacéutico solicitud siempre verifique las; Reporte de _|y cuando se evte existencias fisicas| Jefe de| inventariode| la prestacién del en inventarios de|Almacén y/o} los insumos. | Servicio. os medicamentos, | delegado. cispositivos médicos y demés| Gerente, insumos Subgerente solicitados, ylo delegado| evitando prestar| del hospital. aquellos que puedan afectar ta prestacién del Servicio; y luego confirmar al Pagina 7 de 14 a PRESTAMOS: | __INTERINSTITUCIONAL DE____| MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Hospital ‘Simén Bolivar ‘APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO UNIDAD FARMAGEUTICA Version: 0 Explicacién de la ‘Observaciones N°] Actividad “ Responsable | Registro Riesgos y Actividad Cones solicitante Ta descripcion completa con cantidades. Revisar la solicitud el area de almacén ola farmacia y solicite el visto bueno al area de subgerencia administrativa y/o cientifica, para su aprobacién. 4 |Autorizar la[Revisar para la Documento | Tener en cuenta solicitud de autorizacién carta de la cantidad en préstamo |de solicitud de| suministro | unidades préstamo por el del Sistema | prestada en el subgerente de oficio con visto administrativo fo Informacién | bueno de la cientifico 0 su Subgerencia. delegado de acuerdo a cada| Subgerencia institucién. Este] Administrativa documento sera] y Cientifica entregado al area de almacén 0 farmacia para su alistamiento entrega y deberd ir original y copia para soportar el recibido, 5 |Establecer ell Garantizar la Subgerencia_|Documento | Tener en cuenta transporte | disponibilidad de] Administrativa Joficiodel los puntos de recepcién de| un vehiculo} y Cientifica | préstamo —_| control del los institucional por el on firma de | procedimiento de medicamento | Hospital que recibido del | recepcién técnica 8 yfo insumos | solicita el hospital | de_medicamentos autorizados |préstamo para quienlo ly —_dispositivos recoger el solicita médicos. Pagina 8 de 14 PRESTAMOS | __INTERINSTITUGIONAL DE__| C%go: {|—___— | MEDICAMENTOS Y DIsPosiTivos |*°TPRS70°019 Se MEDICOS ‘secemauaroe Hospital APOYO DIAGNOSTICO Y sont a Simon Bolivar | - TERAPEUTICO Version: 0 UNIDAD FARMACEUTICA Observaciones Ne] Actividad | ExPzcacién dela) Responsable | Registro Riesgos y Gontroles préstamo y mantener la condiciones de almacenariento del mismo (si hay cadena de fio o de custodia), la persona responsable de esto debe llevar el oficio de solicitud y a su vez debe recibir fa salida del inventario 0 de manera temporal el formato, disefiado para! esto. Presentar el oficio de solicitud para formalizacion del préstamo de los mismos guardando copia de recibido. Recibir el producto. verificando la informacién de descripcién detallada, cantidad, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento —y estado fisico. Firmar el comprobante de! salida del Hospital que hace el préstamo__ como Pagina 9 do 14 PRESTAMOS INTERINSTITUGIONAL DE __| C099: a MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS | i ssSceugntse" Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y veto ‘Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 UNIDAD FARMACEUTICA Observaciones No] Actividad | EXPHCAclén de!9| Responsable | Registro | — Riesgos y Controles constancia del recibo del producto prestado y solicite| copia del mismo. © |Realizar ell Registrar a Documento | Realizar el egreso movimiento |movimiento del oficio del | del medicamento, del préstamo| préstamo como) préstamo dispositivo médico: en el sistema]una salida en el con firma de | y/u otro insumo- de Sistema de recibido del | dol Sistema de inventarios. | Inventarios de la hospital | Informacion Institucion y quienlo | teniendo en generar al solicita | cuenta el ultimo documento precio de Tespectivo. cotizacién del proveedor o el En caso de que no suministrado por pueda realizarse el el hospital quien movimiento en ellLider de realiza el Sistema de|médulo de préstamo. Inventarios _por| suministros y/o casos. particulares | delegado como fines — de| Subgerencia semana, noches y| Administrativa otras eventualidades, dicho documento se entregara 1 dia hdbil posterior al préstamo. sin embargo se registrara el movimiento de sada en el formato de préstamos interinstitucionales. 7 [Realzar ta] Alstar los [Profesional | Documento | Los entrega de|medicamentos ylo| Especializado |oficiodel | medicamentos, los dispositivos Quimico préstamo | dispositivos medicamento | médicos de| Farmacéutico |con firma de | médicos y demas s ylo| acuerdo: a lo recibido del | insumos que sean dispositivos | solictado posterior| Jefe de|hospital__| devueltos deben Pagina 10 de 14 PRESTAMOS Cédigo: INTERINSTITUCIONAL DE __| Vise see & MEDICAMENTOs Y bisPositivos | *°™ aro} — Fy MEDICOS eer Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICOY ‘Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 UNIDAD FARMACEUTICA Fi Observaciones Ne] Actividad | FxPUCACIEN d2 | | Responsable} Registro | Riesgos y e Controles médicos [a la _aulorizacion quiento | contar con fecha solicitados en} de la Subgerencia solicita de vencimiento no calidad — de| Administrativa y su inferior a1 afio y préstamo J envio se realizara demas requisitos teniendo en cuenta| Almacén y/o minimos las condiciones| delegado establecidos en la adecuadas de Recepcién transporte ‘ Técnica, cadena de frio que! se requiera 8 |Realizar Verificar los Documento | Tener en cuenta recepcién | medicamentos y/o de la cantidad en técnica all dispositivos suministro | unidades préstamo médicos recibidos del Sistema | prestada en el recibido en calidad de! de oficio con visto préstamo, de Informacién | bueno de la acuerdo a la ‘Subgerencia recepoién técnica ‘Administrativa, establecida por la Institucién, basados en ell Profesional documento de] Especializado solicitud y| Quimico documento de] Farmacéutico sada dela institucion —_que| Jefe de tealizo el préstamo|Almacén y/o delegado Recibir el producto “ando la informacién de descripcién detallada, cantidad, lote, registro | sanitario, fecha de! vencimiento —-y estado fisico, 9 [Ingresar aif Registrar ‘@l[Profesional | Documento | Realizar el sistema de] movimiento del] Especializado | de ingreso del informacion | préstamo como} Quimico suministro | medicamento, el_préstamo| una entrada _por| Farmacéutico | del Sistema _| dispositive médico Pagina 11 de 14 PRESTAMOS con & INTERINSTITUCIONAL DE ee MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS ‘sgeanason Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y anne ‘Sim6n Bolivar TERAPEUTICO Versién: 0 UNIDAD FARMAGEUTICA ee ‘Observaciones Ne} Actividad | ®*PUcaclén del8 | Responsable | Registro Riesgos y Controles recibido préstamo en el de yi otro insumo Sistema de! Informacién | del Sistema de Inventarios de la Informacién Institucién y teniendo en generar el cuenta ef ditimo documento Jefe de precio de respectivo. Almacén lo cotizacién del delegado proveedor o el Deberé _coincidir suministrado por con todos los el hospital quien soportes descritos realiza el anteriormente. éstamo. 10|Realzar | Realzar jal ‘Oficiode [En caso de que devolucién devolucién de los solicitud de |no se presente la del préstamo| medicamentos y/o devolucién |devolucién en la por unidades | dispositives de fecha —_pactada médicos préstamos a | informar a la solicitados en hospitales, | Subgerencia calidad de! Administrativa préstamo, para que se agjuntando una realice la gestion carta en donde los] Proesional respectiva, basen | Eepeciaizado deberén tener] ar tico fecha no inferior a 1 afio de su Jefe de vencimiento. Almacén y/o Si corresponde el] 3!e92d0 elemento a devolver al prestado inicialmente, deberd ser entregado en 96 horas _posteriores ala solicitud. 1 |Realizar | Realizar Ta|Profesional [Oficiode [En caso de que devolucién devoluci6n del] Especializado | solicitudde |no se presente la por valor total] préstamo -por el| Quimico devolucién | devolucién en la’ del préstamo | valor total} Farmacéutico | de fecha pactada aprobado_a_pagar| préstamos a |informar ala Pagina 12 de 14 PRESTAMOS INTERINSTITUCI MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Cédigo: ih ry Let aroae Hospital Simén Bolivar ‘APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO UNIDAD FARMAGEUTICA Version: 0 N°] Actividad Explicacién de la Actividad Responsable Registro ‘Observaciones Riesgos y Controtes posterior ala coneillacién realizada entre los Hospitales, teniendo en cuenta| los: requerimientos| del Hospital Para realizar la devolucién debe enviarse relacionado por oficio el niimero| del (los) documento de salida cuando se realizé el préstamo por el valor de la devolucién realizada Jefe de| Almacén lo delegado. Profesional Especializado Contabilidad ospitales, ‘Subgerencia ‘Administrativa para que se| realice la gestion respectiva. 72) Enviar —y conciliar los prestamos tealizados contabilidad Enviar mensualmente al area de contabilidad el informe de préstamos interinstitucionales para realizar posteriormente la conciliacion entre el area de. contabilidad y el servicio farmacéutico. Profesional Especializado Quimico Farmacéutico Jefe de Almacén y/o delegado. Profesional Especializado Contabilidad Oficio de solicitud de coneiliacion de préstamos entre instituciones 73 | Enviar informe de préstamos por pagar y cobrar a cada hospital De manera trimestral cada, hospital enviaral Por oficio el estado! de cuenta con todos los hospitales que se tengan__ registros. Profesional Especializado Quimico Farmacéutico Jefe de Aimacén y/o delegado. Informe de préstamos interinstituci onales a contabilidad Pagina 13 de 14 PRESTAMOS ae INTERINSTITUCIONAL DE ee MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS ‘APOYO DIAGNOSTICOY Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 UNIDAD FARMACEUTICA et i Explicacién de la Ne] Actividad : Responsable | Registro Riesgos y Actividad . 7 conmees ‘de préstamos, para que cada uno| Profesional haga una] Especializado conciliacién previa. | Contabilidad 74 | Conciliar los| Realizar la|Profesional | Acta de prestamos | conciliacién de los| Especializado | conciliacién. medicamentos y/o] Quimico Documento dispositivos Farmacéutico | de médicos prestados suministro con cada Hospital] Jefe de} de de acuerdo allAlmacén _y/o| conciliaci6n cronograma delegado. de establecido en prestamos cada institu Profesional Especializado Contabilidad 8 REGISTROS: No aplican 9. ANEXOS: No aplican Pagina 14 de 14

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