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CONTENIDO
INTRODUCCIN
ANFITRIN DE UNA CONVENCIN
Aprobacin.
Presupuesto de Convencin
Seleccin de la Sede por el Consejo de
Pg.
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Oficiales
Comit de Convencin.
Relacin entre el Comit de Convencin, y el Consejo de
Oficiales.
Presidente de Convencin
Comit de Hospedaje (Sede de Convencin)
Comit de Finanzas
Comit de Programas
Comit de Registro
Comit de Transporte
Actividades Previas y Tarifas
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TRABAJOS DE CONVENCIN
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Oficinas de Convencin
Registros
Registros de Delegados
Oradores e Invitados
Reconocimientos y Trofeos
Junta de Consejo
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300
300
300
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310
310
Ceremonia de Inauguracin
PUNTOS QUE DEBEN OBSERVARSE DURANTE EL ACTO DE
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INTRODUCCIN
Este manual se ha preparado para ayudar al Club que contemple la
organizacin de una Convencin, a fin de que reconozca el marco de
actividades que ello implica. Contiene paso a paso, el desarrollo de las acciones
requeridas para la correcta operacin antes, durante y despus de la
Convencin. Con esto se intenta asegurar que todas las actividades relativas a
la Convencin; sean organizadas propiamente y en tiempo.
Las condiciones del lugar Sede determinarn la extensin del programa,
de las actividades y de las premisas financieras de cada Convencin; de
cualquier forma, la siguiente informacin fue reunida con la esperanza de que el
club anfitrin no tenga problemas de esta naturaleza, sin importar el lugar en
donde se desarrolle.
El Consejo de Oficiales de la instancia que atienda la Convencin
(Nacional o Internacional), habr de gobernar durante el desarrollo de la misma.
Un Presidente de Convencin, elegido entre los miembros del Club Sede,
trabajar en coordinacin con el Oficial de ms alto rango en la jurisdiccin y con
el Consejo de Oficiales correspondientes.
Finalmente, cabe aclarar que ste manual es un simple resumen que
constituido en una gua para futuras convenciones, est basado en aos de
experiencia sobre el particular.
I.
La
Presupuesto de Convencin
Es responsabilidad del Comit de Convencin la elaboracin del
las propuestas presentadas sin olvidar los sitios que previamente fueron utilizado
para la realizacin de la Convencin; lo anterior a fin de asegurar la rotacin de
sedes por todas las zonas geogrficas que se encuentren en su jurisdiccin.
4.
Comit de Convencin
El Presidente de Convencin ser designado por el club anfitrin, una vez
despus
correspondiente.
de
que
la
Asamblea
General
seleccione
la
sede
Extraoficialmente el presidente del club deber formar parte del comit. Uno de
los miembros del Comit de Convencin fungir como tesorero y llevar una
cuenta de cheques por separado a la regular del Club.
En la primera junta del Comit, el presidente del mismo deber entregar
un instructivo que establezca las funciones y deberes especficos de cada
subcomit, estableciendo que no podr realizarse ninguna negociacin o firma
de contratos sin su autorizacin; el presidente deber firmar todos los contratos
y no permitir a nadie que lo haga sin su permiso. El tesorero no podr autorizar
el pago de cuentas sin el acuerdo correspondiente.
El Comit discutir todos los asuntos relativos a la convencin y cada
encargado, presentar un reporte completo de la actividad del subcomit a su
cargo e informar a los miembros del mismo, sobre las resoluciones tomadas; lo
anterior permite mantener informados a todos los miembros del Club en lo
relacionado con los trabajos de convencin. Debe recordarse la necesidad de
dar amplia autoridad al Presidente de Convencin.
G. Comit de Hospedaje (Sede de Convencin)
Una vez aprobado el lugar de convencin, el Comit de Convencin
negociar los compromisos por escrito que correspondan a las facilidades,
salones de juntas, hospedaje y salones adicionales de convivencia a utilizar.
Cualquier arreglo gratuito debe indicarse claramente, as como las bases del
mismo ampliamente explicadas.
Todos los contratos y compromisos debern hacerse por escrito
negociados con una sola persona, debemos recordar que el personal de
convenciones en los hoteles est sujeto a nivel muy alto de rotacin, por tanto,
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todos los arreglos que incluyan todas las condiciones tendrn que llevar la firma
del gerente. Copias de la documentacin correspondiente debern enviarse a la
Oficina Nacional.
El Comit de Convencin es responsable de los arreglos para salones de
juntas, hospedajes, alimentacin, equipo de oficina y otras facilidades que
requiera el Consejo de Oficiales en el Lugar Sede durante la convencin y las
juntas preliminares que se juzguen necesarias; tales requerimientos incluyen:
cuartos de cortesa (camaradera), suite de recepcin del oficial que presida el
evento y reas de registro y almacenamiento.
El comit deber arreglar el acomodo de todos los participantes en razn
de la variedad de sitios de hospedaje, pueden incluirse hoteles, moteles,
hogares privados y facilidades para remolques y campismo.
Si es posible,
suficiencia en tamao del cuarto del Oficial que presida para posibles reuniones
grupales.
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10. Dos (2) miembros del Club debern asistir a las negociaciones con el
hotel.
11. Llevar un libro de registro conforme ellos se reciban, indicando tipo de
habitacin reservada, nombre, club, nombre de la pareja y monto del
depsito.
Lo
habilidad para llevar una serie de libros y registros contables; por lo tanto, es su
deber firmar cheques con el Presidente de Convencin, mantener actualizados
los libros (por separado a los del Club), tomar actas de cada junta del Comit de
Convencin y presentar, al Consejo de Oficiales, un informe financiero al final del
evento.
Es debe del Comit de Finanzas trabajar junto con el Consejo de Oficiales
en la preparacin de la Convencin y en la elaboracin de los presupuestos
respectivos para su aprobacin. Una vez aprobado el presupuesto, el comit
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debe mantener un estricto control de las finanzas para verificar que todos los
comits cumplan con los lmites establecidos.
Convencin.
1. Reunin de Consejo de Oficiales (Saliente y Entrante)
El Comit de Convencin deber proveer de salones de reuniones,
hospedaje, alimentacin y soporte ejecutivo para las juntas de Consejo,
suponiendo que estas se realicen en conjunto con la convencin. El Comit
recibir por adelantado la lista de oficiales e invitados que se espera asistan a
las sesiones, el comit preparar identificaciones a colocarse en la mesa al
frente del participante. Si la junta del Consejo se lleva a cabo en un lugar ajeno
a la sede de convencin, el comit organizar comidas separadas. Si las juntas
son el mismo sitio, los Oficiales y sus familias tendrn la opcin de ocupar el
mismo local que est disponible durante la convencin. El servicio de alimentos
ser informal a menos que el Presidente Internacional o Nacional pida otra cosa;
de acuerdo con el oficial que presida, el comit proporcionar bebidas durante
las sesiones de consejo. El costo de estos conceptos ser pagado por el fondo
de convencin.
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2. Asamblea General
Debe preverse un mnimo de (3) tres horas para la realizacin de esta
sesin que ser coordinada por el Presidente Internacional o Nacional, segn
sea el caso.
incluirse al menos un micrfono para la mesa de honor y otro para los miembros
del piso que participen en la asamblea. El acomodo de los participantes para
esta sesin se har como en los participantes en la asamblea. El acomodo de
los participantes para esta sesin se har como en los salones de clases, con
lugar suficiente para alternar a los delegados con sus respectivos subdelegados.
Otros miembros del club e invitados debern sentarse por separado
preferentemente en la zona de atrs. Cada lugar identificado por una tarjeta de
identificacin que deber expresar el Club y el nombre de cada delegado.
Pueden incluirse tarjetas de colores para la votacin (rojo para voto negativo y
verde para voto positivo).
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7. Programas Alternativos
Todas las sesiones de la convencin estn abiertas a cualquier
participante. El comit deber considerar el diseo de eventos para aquellos
socios y/o acompaantes que no tengan inters en las juntas de trabajo.
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8. Programa Infantil
El Comit (si surge el inters) puede desarrollar un programa por
separado para los nios de 3 a 18 aos que asistan a la convencin. Al menos
debern existir servicios de guardera y nieras durante las tardes; lo anterior
con una tarifa opcional en el caso de nios muy jvenes para asistir a los
eventos grupales. La informacin primordial de la convencin deber incluir los
lmites de este servicio, de manera que los padres sepan que esperar al
respecto.
9. Comit de Deportes
Se deber considerar la organizacin de eventos deportivos tales como
tenis, golf y natacin, de acuerdo a las instalaciones a la que disponga, no
olvidar que pueden incluirse otras actividades tales como pesca, paseos a
caballo, etc. Las actividades deportivas debern llevarse a cabo en horarios que
permitan participar a los socios que tengan responsabilidades en las juntas de
trabajo.
(opcional).
10. Camaradera
Este aspecto de la convencin es muy importante y puede generar
grandes beneficios. El programa debe disearse de manera que permita tomar
el tiempo necesario para la convivencia informal de los participantes.
Se
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la
convencin
cualquier
gasto
extra
esperado
(hospedaje,
Los costos de
Se
Se
No debe olvidarse la
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Estas tarifas y la
II.
TRABAJOS DE CONVENCIN
1. Oficinas de Convencin
1. Instalaciones
Para establecer las oficinas de convencin, deben considerarse los
siguientes factores:
a. Ser necesario contar con espacio independiente para el Presidente
de Convencin
b. Con la esperanza de tener hospedados en el mismo hotel a todos los
participantes, por lo menos tener asegurada habitaciones para los
Oficiales y el personal ejecutivo.
c. El Consejo de Oficiales celebrar una junta durante la convencin y
antes de su inicio, por tanto debe prepararse un saln de juntas, por
tanto, debe prepararse un saln de juntas suficiente para albergar a
las personas interesadas.
Deber considerarse de
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amigos. Una lista que contenga los registros reales de la Convencin deber
entregarse al trmino de la misma.
2. Logstica
El coordinador de registro no deber ser el mismo que el Presidente de
Convencin la mesa de registro se ubicar en el Lobby del Hotel Sede y estar
atendida por varias personas (entre 3 y 5 de preferencia) de manera que se
trabaje independientemente.
A fin de mantener la eficiencia en el proceso se recomienda la
implementacin de las siguientes funciones:
caballero).
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3. Comit de Recepcin
Este Comit deber trabajar en colaboracin con el comit de transporte y
en los lugares de llegada (Estaciones de tren y autobuses as como en
Aeropuertos.). Deber mantenerse en los hoteles y oficinas de convencin para
atender a cualquier duda que se presente entre los asistentes; por lo tanto, los
miembros de este comit debern conocer el programa completo y estar listos
para recibir a los participantes en cada evento. Los Recepcionistas llevarn un
gafete o banda que los identifique como tal. Sin olvidar que todos los socios del
Club Anfitrin y sus acompaantes formarn parte de ste comit.
4. Programa de Convencin
Al momento de registro deber entregarse el Programa Oficial de la
Convencin, incluyendo los horarios y lugares para cada actividad; adems de
una descripcin precisa del tipo de evento (temas, requerimientos de vestuario,
personas a quienes interese, invitados, etc.).
El programa deber estar listo para su distribucin, antes de iniciadas las
actividades de pre convencin y ser revisado por la Oficina Nacional en caso
de que se incluyera informacin adicional.
C. Registro de Delegados
El Comit deber de proporcionar gente y equipo necesarios para el
registro de Delegados en la Asamblea General Anual. La Oficina Internacional o
Nacional, darn las instrucciones para la correcta implementacin del
procedimiento.
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Comit
de
Convencin
integrar
un
grupo
dedicado
la
J. Cuartos de Camaradera
Estos sitios son indispensables pues complementan el tiempo de los
asistentes; deber existir al menos un cuarto de camaradera a cargo del Comit
de Convencin.
Es posible que algn oficial requiera de espacio para el mismo fin,
asegrese de asistir a cualquiera con esta intencin y reserva el lugar
correspondiente con el personal de Hotel; para tal efecto, la tarifa designada
ser cargada al interesado. Finalmente los lugares y tipos de cuartos estarn
indicados en el programa oficial.
K. Rifas y Eventos
El Club anfitrin podr implementar rifas y otros eventos cuya utilidad
permanece en su poder. Debe recordarse que las ganancias generadas por la
convencin se utilizarn para futuras convenciones; no obstante, la organizacin
de rifas puede ayudar en el caso de que el resultado global sea negativo, pues
tales ingresos darn equilibrio al presupuesto inicial.
L. Fotografa
Es costumbre en algunas Asociaciones Nacionales la toma de la
Fotografa Oficial, en la que aparezcan todos los asistentes a la convencin; se
sugiere hacer los arreglos necesarios para el efecto con un fotgrafo profesional
y cobrar el costo de recuperacin a aquellos que quieran adquirirla.
Adicionalmente es buen detalle contar con un fotgrafo social en todos los
eventos de la convencin, que se encargue de la toma de fotos y su venta o
distribucin.
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M. Protocolo
Aunque las convenciones se utilizan evaluar el trabajo realizado en el
periodo que concluye, no es menos cierto el que tambin se organiza para
fomentar la camaradera y pasar un tiempo agradable, ciertos momentos
requieren de seriedad, pues el pago a los asistentes se da en razn del respeto
y reconocimiento otorgado a travs del protocolo. Al respecto debe recordarse:
1. Banderas: Tener las banderas apropiadas para las reuniones
formales.
2. Logotipos: Colocar logotipos de Activo 20-30 en lugares visibles y de
un tamao respetable. (paredes, podium).
3. Socios de otras Organizaciones o Asociaciones Invitadas:
Hacerlos sentir bien recibidos y reconocer su presencia en los eventos
importantes.
4. Vestimenta: Saco y corbata para las ceremonias de apertura y
clausura; ropa casual para otras reuniones.
5. Maestro de Ceremonia: Aunque el Club Anfitrin seleccionar al
hombre indicado, deber preguntarse al Oficial que presida si desea
hablar, hacer presentaciones, etc.
6. Candidatos: Dar oportunidad a los candidatos a oficiales para
desarrollar labor de campaa en la convencin.
7. Asamblea General: este es el propsito principal de la convencin,
coordinar todas las funciones con el Oficial que presida.
8. Recepcin del Presidente: Es costumbre que el Oficial Saliente
(Presidente Internacional o Nacional) realice una reunin privada antes
de la cena de clausura, apoyar su realizacin y dar el tiempo
necesario.
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4. Programa Cultural
El concurso de oratoria se llevar a cabo en la reunin almuerzo (comida
de delegados) en el da en que se realice la reunin general (Convencin
Internacional) y en la ceremonia de apertura clausura en una Convencin
Nacional; bajo las bases expuestas en el manual de Oratoria.
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2. Ubicacin de Asientos
a. Habr una mesa principal con espacio suficiente para sentar a las
siguientes persona y sus parejas.
de
despedida
del
Oficial
saliente.
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(Entrega
de
Nombrar a uno o dos socios del Club, como edecanes o encargados de los
socios asistentes a la Convencin. Ejemplo: si es Nacional, encargar a uno o
dos socios por club que nos visiten. Si es Internacional nombrar a uno o dos
socios por pas.
asistentes.
S. Revisin
1. Evaluacin
Es responsabilidad del Comit elaborar un reporte de resultados de la
convencin, si es posible incluir el mismo las opiniones de los participantes y
mandar esta documentacin a la Oficina respectiva.
2. Reporte Financiero
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Lo anterior un mes
III.
2. Hora
Iniciarse a la hora sealada en el programa, preferiblemente en las
primeras horas de la noche 7:00 a 8:00 p.m. Desarrollo del acto estrictamente a
lo programado.
3. Programa
Debe estar impreso tanto en ingls como en espaol, entregar copias a
los asistentes principalmente a las personalidades de la mesa principal. Puntos
importantes a recordar para ser incluidos en todo programa inaugural.
asientos de la mesa principal como los de las primeras filas del centro en el
teatro, queden claramente sealados con el nombre de las personas que los van
a ocupar, as como tambin debe quedar claro para los edecanes que tengan la
funcin de orientar a los respectivos invitados.
Los Ex Presidente
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El
Presidente
del
Club
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anfitrin,
el
Secretario-Tesorero
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Chairman de WOCO
NOTA:
Presidente Internacional.
Todos
pasarn
acompaados
de
sus
respectivas
esposas
confeccionar una lista con todos los detalles, puede auxiliarse con el
Secretario-Tesorero Internacional.
I. El programa a desarrollar debe tratar nicamente aspectos de la
Organizacin Internacional.
por
el
Presidente
del
Comit
de
Convencin
Colocacin de Pines.
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Presidentes Nacionales.
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