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COLEGIO LOS TEJARES (INSTITUCION

EDUCATIVA DISTRITAL)

MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
(DOCUMENTO DE TRABAJO)

2014
INTRODUCCIN

PARTE I. FUNCIONES
CAPITULO I. GOBIERNO ESCOLAR
De acuerdo con el artculo 142 de la Ley 115 de 1994, todo colegio debe
tener un gobierno escolar conformado por el rector, el consejo directivo
y el consejo acadmico, que garantice la participacin democrtica de
todos los estamentos de la comunidad educativa en la direccin de la
Institucin.
1.1. RECTOR
El rector es el docente directivo nombrado por la Secretara de
Educacin, representante del establecimiento ante las autoridades
educativas y ejecutor de las decisiones del gobierno escolar.
De las funciones del rector establecidas en la Ley 115 de 1994, la Ley
1620 de 2013, la Ley 715 de 2001, el Decreto 1860 de 1994, el Decreto
1850 de 2002 y el Decreto 992 de 2002, destacamos las siguientes:
1. Dirigir la preparacin y ejecucin del Proyecto Educativo Institucional
con la participacin de los distintos
actores de la comunidad
educativa.
2. Liderar la revisin y ajuste del Proyecto Educativo Institucional, el
Manual de Convivencia y el Sistema Institucional de Evaluacin
Escolar anualmente en un proceso participativo que involucre a la
comunidad educativa en general, en el marco del Plan de
Mejoramiento Institucional.
3. Presidir el Consejo Directivo, el Consejo Acadmico y el Comit de
Convivencia Escolar de la institucin y coordinar los distintos rganos
del Gobierno Escolar y aplicar sus decisiones.
4. Velar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno
aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto.
5. Promover el proceso de mejoramiento de la calidad de la educacin
en el establecimiento.
6. Mantener activas las relaciones con las autoridades educativas, con
los patrocinadores o auspiciadores de la institucin y con la
comunidad local, para
el continuo progreso acadmico de la
institucin y el mejoramiento de la vida comunitaria.
7. Establecer canales de comunicacin entre los diferentes estamentos
de la comunidad educativa.
8. Orientar el proceso educativo con la asistencia del Consejo
Acadmico.
9. Ejercer las funciones disciplinarias que le atribuyan la ley , los
reglamentos y el manual de convivencia.

10. Identificar las nuevas tendencias, aspiraciones e influencias para

canalizarlas
a favor
del mejoramiento del proyecto educativo
institucional.
11. Promover actividades de beneficio social que vinculen al
establecimiento con la comunidad local.
12. Aplicar las disposiciones que se expidan por parte del Estado,
atinentes a la prestacin del servicio pblico educativo.
13. Representar el establecimiento ante las autoridades educativas y
la comunidad escolar.
14. Formular planes anuales de accin y mejoramiento de la calidad, y
dirigir su ejecucin.
15. Dirigir el trabajo de los equipos docentes y establecer contacto
interinstitucionales para el logro de las metas educativas.
16. Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones
correspondientes al personal docente y administrativo y reportar las
novedades irregularidades del personal a la Secretara
de
Educacin Distrital.
17. Administrar el personal asignado a la institucin en lo relacionado
con las novedades y permisos.
18. Distribuir las asignaciones acadmicas, y dems funciones de
docentes, directivos docentes y administrativos a su cargo, de
conformidad con las normas sobre la materia.
19. Reportar aquellos casos de acoso y violencia escolar y vulneracin
de derechos sexuales y reproductivos de los nios, nias y
adolescentes del establecimiento educativo acorde a la normatividad
vigente y hacer seguimiento a dichos casos.
20. Realizar la evaluacin anual del desempeo de los docentes,
directivos docentes y administrativos a su cargo.
21. Suministrar informacin oportuna a la Secretara de Educacin y a
todas las Instituciones del orden nacional y local, de acuerdo con sus
requerimientos.
22. Responder por la calidad de la prestacin del servicio en su
institucin.
23. Rendir informe al Consejo Directivo de la Institucin Educativa al
menos cada seis meses.
24. Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que
por incentivos se le asignen, en los trminos de la presente Ley.
25. Publicar una vez al semestre en lugares pblicos y comunicar por
escrito a los padres de familia, los docentes a cargo de cada
asignatura, los horarios y la asignacin acadmica de cada uno de
ellos.
26. Aplicar las disposiciones que se expidan por parte del Estado,
atinentes a la prestacin del servicio pblico educativo.
27. Las dems que le asigne la ley para la correcta prestacin del
servicio educativo.

1.2. CONSEJO DIRECTIVO

Es el responsable de dirigir y orientar acadmica y administrativamente
los destinos del Plantel Educativo mediante la participacin de todos los
Miembros de la Comunidad Educativa.
El papel de los miembros del Consejo Directivo consiste en exponer el
querer de las personas que representan y mantener informados a todos
los miembros de la comunidad sobre las decisiones; por lo tanto,
debern consultar permanentemente con dicha comunidad las
decisiones y propuestas que se desarrollarn en sus reuniones.
Destacamos las siguientes funciones, de acuerdo con la normatividad
vigente:
1. Tomar las decisiones que afecten el funcionamiento de la institucin,
excepto las que sean competencia de otra autoridad.
2. Servir de instancia para resolver los conflictos que se presenten entre
docentes y administrativos con los alumnos del establecimiento
educativo y despus de haber agotado los procedimientos previstos
en el reglamento de la institucin.
3. Adoptar el manual de convivencia y al reglamento de la institucin.
4. Fijar los criterios para la asignacin de cupos disponibles para la
admisin de nuevos alumnos.
5. Asumir la defensa y la garanta de los derechos de toda la comunidad
educativa, cuando alguno de sus miembros se sienta lesionado.
6. Participar en la planeacin y evaluacin del proyecto educativo
institucional, del currculo y del plan de estudios y someterlos a la
consideracin de la Secretara de Educacin o del organismo que
haga sus veces, para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos
establecidos en la ley y los reglamentos.
7. Estimular y controlar el buen funcionamiento de la institucin
educativa.
8. Establecer estmulos y sanciones del buen desempeo acadmico y
social del alumno que han de incorporarse al reglamento o manual de
convivencia. En ningn caso pueden ser contrarios a la dignidad del
estudiante.
9. Participar en la evaluacin de los docentes, directivos y personal
administrativo de la institucin.
10. Establecer el procedimiento para permitir el uso de las
instalaciones en la realizacin de actividades educativas, culturales,
recreativas, deportivas y sociales de la respectiva comunidad.

11. Promover las relaciones de tipo acadmico, deportivo y cultural

con otras instituciones educativas y la conformacin de
organizaciones juveniles.
12. Fomentar la conformacin de asociaciones de padres de familia y
estudiantes.
13. Reglamentar los procesos electorales previstos en las normas.
14. Aprobar el presupuesto de ingresos y gastos de los recursos
propios y los provenientes de pagos legalmente autorizados,
efectuados por los padres y responsables de la educacin de los
alumnos, tales como derechos acadmicos, uso de libros de textos y
similares.
15. Administrar el fondo de servicios educativos del colegio.
16. Cumplir con las dems funciones que le seale la ley.
17. Darse su propio reglamento.
1.3. CONSEJO ACADMICO
De acuerdo con el artculo 145 de la Ley 115 de 1994 El Consejo
Acadmico estar integrado por el Rector quien lo preside, los directivos
docentes y un docente por cada rea definida en el plan de estudios o
grado que la institucin ofrezca. Su misin se centra en propender por
una formacin ms acadmica y humana, acorde con la realidad. Sus
principales funciones son:
1. Servir de rgano consultor del Consejo Directivo en la revisin de la
propuesta del proyecto educativo institucional.
2. Estudiar el currculo y propiciar su continuo mejoramiento
introduciendo las modificaciones y ajustes, de acuerdo con el
procedimiento institucional.
3. Organizar el plan de estudios y orientar su ejecucin.
4. Participar en la evaluacin institucional.
5. Integrar los consejos de docentes para la evaluacin peridica del
rendimiento de los educandos y para la promocin, asignarles sus
funciones y supervisar el proceso general de evaluacin.
6. Recibir y decidir los reclamos de los alumnos sobre la evaluacin
educativa y las dems funciones afines o complementarias con las
anteriores que le atribuya el PEI.
7. Planear seminarios, talleres y actividades en pro de la formacin
profesional de los maestros.
8. Velar por el cumplimiento de lo establecido en el SIEE.
CAPITULO II. ORGANIZACIN ESCOLAR
2.1. COORDINADORES

El coordinador (a), como directivo docente (segn el artculo 126 de la

Ley 115 de 1994 y artculo 6 del decreto 1278 de 2002), Las funciones
que deben desempear los coordinadores que laboran en los
establecimientos educativos estatales, estn enunciadas como son, las
leyes 715 de 2001 y 115 de 1994 los decretos 1860 de 1994,1278 de
2002,1850 de 2002,3020 de 2002. De manera particular, auxilia y
colabora con el rector en las labores propias de su cargo y en las
funciones de disciplina de los estudiantes o en funciones acadmicas o
curriculares no lectivas.
Los coordinadores tienen las siguientes funciones:
1. Atender a la comunidad educativa en los aspectos acadmicos y
convivenciales.
2. Orientar el desempeo de los docentes de acuerdo con el plan de
estudios
3. Interactuar y participar con la comunidad educativa para conseguir el
bienestar colectivo de la misma
4. Involucrarse en la elaboracin y ejecucin del P.E.I.
5. Hacer la retroalimentacin sobre todos los informes y/o actividades
realizados por los docentes.
6. Responsabilizarse del cumplimiento de las actividades sealadas en
el cronograma.
7. Comunicar a las personas correspondientes lo tratado en las distintas
reuniones en las que participa.
8. Llevar el control de asistencia de los docentes de acuerdo con las
orientaciones del rector.
9. Participar en los comits que sean requeridos por el Rector.
10. Colaborar con el rector en la planeacin y evaluacin Institucional.
11. Dirigir la planeacin y programacin acadmica de acuerdo con los
objetivos Institucionales y criterios curriculares de la Ley.
12. Organizar a los docentes de acuerdo con las normas vigentes y
coordinar sus acciones para el logro de los objetivos institucionales.
13. Establecer canales y mecanismos efectivos de comunicacin.
14. Dirigir y supervisar la ejecucin y evaluacin de las actividades
acadmicas.
15. Dirigir la evaluacin del rendimiento acadmico y adelantar
acciones para mejorar la promocin escolar.
16. Programar la asignacin acadmica de los docentes y elaborar el
horario general de clases del plantel y presentarlos al rector para su
aprobacin.
17. Organizar y coordinar la induccin y reinduccin del personal
nuevo y antiguo de la institucin (docentes, estudiantes y
administrativos)
18. Rendir peridicamente informe al rector del plantel sobre el
resultado de las actividades acadmicas y convivenciales.

19. Llevar los registros y controles necesarios para la administracin

de docentes y estudiantes.
20. Realizar seguimiento permanente a los procesos acadmicos y
convivenciales de los estudiantes, siendo garante del debido proceso.
21. Cumplir las dems funciones que le sean asignadas por el rector,
de acuerdo con la naturaleza de su cargo.
2.2. COMIT DE CALIDAD
La responsabilidad de liderar el proceso de mejoramiento es del equipo
directivo, y para hacer ms evidente el compromiso con el mejoramiento
continuo es importante definir una estructura que apoye las actividades
requeridas durante este proceso, ste es el Comit de Calidad, un
equipo de colaboradores dispuestos e interesados en planear e
implementar estas actividades de mejoramiento.
El Comit debe estar integrado por el rector (a), los coordinadores (as),
un (a) docente de apoyo de NEE, un (a) orientador, 4 representantes de
los docentes por jornada, representante del personal administrativo y de
servicios generales, representante de los padres y madres de familia,
representante de los estudiantes y un exalumno (a). Sus funciones son:
1. Impulsar la cultura del mejoramiento continuo en la institucin.
2. Definir los alcances y limitaciones del Sistema de Gestin de
Calidad de la institucin.
3. Definir la planeacin anual para la puesta en prctica del Sistema
de Gestin de Calidad de la institucin.
4. Analizar y ajustar los
macroprocesos y las relaciones entre
procesos para su aprobacin, mejora o simplificacin segn sea
del caso.
5. Revisar y mejorar los procedimientos y procesos de la institucin
educativa.
6. Liderar la realizacin anualmente de los planes de mejoramiento
en la institucin.
7. Estudiar y aprobar las solicitudes de elaboracin, actualizacin o
anulacin de documentos del Sistema de Gestin de Calidad.
2.4. ORIENTADOR (A)
Es el profesional nombrado por la SED para colaborar en la formacin de
los estudiantes, atendiendo de manera particular a aquellos que
requieran de sus servicios profesionales de orientacin. Sus funciones
son:

1. Planear, programar y ejecutar, en colaboracin con los directivos

docentes, las actividades de su dependencia de acuerdo con los
criterios establecidos en el Proyecto Educativo Institucional.
2. Contribuir para identificar los factores de riesgo que pueden influir en
la vida escolar de los estudiantes.
3. Documentar y registrar en el Sistema de Informacin Unificado de
Convivencia Escolar los casos de acoso o violencia escolar o
vulneracin de derechos sexuales y reproductivos.
4. Recibir y hacer seguimiento a los casos que presenten dificultad,
reportados por los directores de grupo y la comisin de evaluacin y
promocin o por el consejo directivo y hacer la retroalimentacin
correspondiente.
5. Asesorar y ejecutar talleres de apoyo para los miembros de la
comunidad.
6. Llevar un proceso adecuado y oportuno para cada caso con el fin de
obtener resultados.
7. Liderar la implementacin del proyecto de vida.
8. Elaborar y entregar los informes solicitados por entes internos y
externos de la institucin.
9. Participar en los comits en que sea requerido, en especial el Comit
Escolar de Convivencia.
10. Orientar y asesorar a docentes, padres de familia y estudiantes en
aspectos acadmicos y disciplinarios relacionados con dificultades de
socio-afectividad y relaciones familiares.
11. Participar en la definicin de los planes individuales y grupales de
intervencin integral y seguir los protocolos establecidos en la Ruta
de Atencin Integral.
12. Evaluar peridicamente las actividades programadas y ejecutadas
y presentar oportunamente los informes al Rector del plantel.
13. Actuar como agentes de enlace o agentes que apoyan la remisin
de los casos de violencia escolar o vulneracin de derechos sexuales
y reproductivos a las instituciones o entidades segn la Ruta de
Atencin Integral.
14. Cumplir las dems funciones que le sean asignadas de acuerdo
con la naturaleza del cargo.
2.5. PERSONERO ESTUDIANTIL
De acuerdo con el artculo 94 de la ley 115 y el artculo 28 del Decreto
1860 de 1994, en todos los establecimientos de educacin bsica y de
educacin media y en cada ao lectivo, los estudiantes elegirn un
alumno del ltimo grado que ofrezca el establecimiento, para que acte
como personero de los estudiantes y promotor de sus derechos y
deberes.
El personero de los estudiantes tendr las siguientes funciones:

1. Promover el cumplimiento de los derechos y deberes de los

estudiantes como miembros de la comunidad educativa.
2. Presentar ante el rector del establecimiento las solicitudes que
considere necesarias para proteger los derechos de los estudiantes y
facilitar el cumplimiento de sus deberes.
3. Asistir a todas las capacitaciones programadas por entidades
privadas o del estado.
4. Dar a conocer el Manual de Convivencia a los educandos con el fin de
comprometerlos en su cumplimiento.
5. Fomentar actividades y campaas educativas en los educandos para
incentivar la participacin y la actualizacin de nuevos
conocimientos.
6. Atender las solicitudes del grupo que representa y velar por sus
deberes y derechos.
7. Colaborar con el buen funcionamiento de la Institucin Educativa.
Pargrafo: Las decisiones respecto a las solicitudes del personero de
los estudiantes sern resueltas en ltima estancia por el consejo
directivo o el organismo que haga las veces de suprema autoridad del
establecimiento.
Nota: El ejercicio de personero de los estudiantes es incompatible con el
de representante de los estudiantes ante el consejo directivo.
2.6. CONTRALOR ESTUDIANTIL
Segn el Acuerdo No. 78 de 2008 emanada por el Concejo de Bogot
D.C. el Contralor Estudiantil es un estudiante matriculado en el colegio,
que curse entre los grados sexto a dcimo segn lo ofrezca la
institucin, y que ser elegido democrticamente por los estudiantes
matriculados. Ser quien lidere la Contralora Estudiantil. Es requisito
para ser candidato a Contralor Estudiantil presentar el Plan de
Actividades.
Nota: El ejercicio del cargo de Contralor Estudiantil, es incompatible con
el de Personero Estudiantil y con el de representante de los Estudiantes
ante el Consejo Directivo. Las funciones del Contralor Estudiantil son las
siguientes:
1. Contribuir en la creacin de una cultura del control social, del
cuidado, buen uso y manejo de los recursos y bienes pblicos del
colegio, a travs de actividades formativas y/o ldicas, con el apoyo
de la institucin y de la Contralora de Bogot DC.

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2. Promover los derechos ciudadanos relacionados con los principios de

participacin ciudadana y el ejercicio del control social en su
institucin, con el apoyo de la Contralora de Bogot.
3. Trabajar por la defensa del patrimonio ambiental de la ciudad.
4. Velar por el mejoramiento de la calidad de la educacin.
5. Presentar a la Contralora de Bogot las denuncias relacionadas con
las presuntas irregularidades detectadas, con relacin al uso de los
recursos y bienes pblicos de la institucin educativa a la que
pertenecen.
6. Participar en las reuniones de red local y de la red distrital de
Contralores Estudiantiles, promovidas por la Contralora de Bogot.
7. Solicitar las Actas de Consejo Directivo, para poder hacer seguimiento
a las decisiones que se tomen sobre el uso de los bienes y recursos
de la institucin.
8. Convocar trimestralmente y presidir las reuniones del Comit
Estudiantil de Control Social.
9. Presentar una rendicin de cuentas semestralmente, sobre sus
actuaciones en el ejercicio de sus funciones.
10. Las dems que le sean asignadas por la Contralora de Bogot D.C.
2.7. CONSEJO ESTUDIANTIL
De acuerdo con el artculo 29 del decreto 1860 en todos los
establecimientos educativos el Consejo de Estudiantes es el mximo
rgano colegiado que asegura y garantiza el continuo ejercicio de la
participacin por parte de los educandos. Estar integrado por un vocero
de cada uno de los grados ofrecidos por el colegio.
El Consejo Directivo deber convocar en una fecha dentro de las cuatro
primeras semanas del calendario acadmico, sendas asambleas
integradas por los alumnos que cursen cada grado, con el fin de que
elijan de su seno mediante votacin secreta, un vocero estudiantil para
el ao lectivo en curso.
Los estudiantes del nivel preescolar y de los tres primeros grados del
ciclo de primaria, sern convocados a una asamblea conjunta para elegir
un vocero nico entre los estudiantes que cursan el tercer grado.
Caractersticas de los miembros del consejo estudiantil: Ser lder, capaz
de expresar de plantear las necesidades del grupo al que representa sin
fomentar problemas al realizarlo sino de plantear las posibles soluciones.
Corresponde al Consejo de Estudiantes:
1. Darse su propia organizacin interna;
2. Elegir el representante de los estudiantes ante el Consejo Directivo
del establecimiento y asesorarlo en el cumplimiento de su
representacin;

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3. Invitar a sus deliberaciones a aquellos estudiantes que presenten

iniciativas sobre el desarrollo de la vida estudiantil, y
4. Las dems actividades afines o complementarias con las anteriores
que le atribuya el manual de convivencia.
5. Reunirse cada vez que el Rector los convoque o a solicitud del
presidente del Consejo, previa autorizacin del rector
6. Propender por la excelencia acadmica del grupo que representa
7. Participar como lder en las distintas propuestas de la institucin.
2.8. CONSEJO DE PADRES DE FAMILIA
El decreto 1286 de 2005 establece los parmetros para la participacin
de los padres de familia en el mejoramiento de los procesos educativos
de los establecimientos educativos y establece como obligatorio la
creacin del consejo de padres de familia como un rgano destinado a
asegurar su continua participacin en el proceso educativo y a elevar los
resultados de calidad del servicio. Estar integrado por mnimo un (1) y
mximo tres (3) padres de familia por cada uno de los grados que
ofrezca el establecimiento educativo, de conformidad con lo que
establezca el proyecto educativo institucional.
Corresponde al consejo de padres de familia:
1. Contribuir con el rector o director en el anlisis, difusin y uso de los
resultados de las evaluaciones peridicas de competencias y las
pruebas de Estado.
2. Exigir que el establecimiento con todos sus estudiantes participe en
las pruebas de competencias y de Estado realizadas por el Instituto
Colombiano para el Fomento de la Educacin Superior ICFES.
3. Apoyar las actividades artsticas, cientficas, tcnicas y deportivas
que organice el establecimiento educativo, orientadas a mejorar las
competencias de los estudiantes en las distintas reas, incluida la
ciudadana y la creacin de la cultura de la legalidad.
4. Participar en la elaboracin de planes de mejoramiento y en el logro
de los objetivos planteados.
5. Promover actividades de formacin de los padres de familia
encaminadas a desarrollar estrategias de acompaamiento a los
estudiantes para facilitar el afianzamiento de los aprendizajes,
fomentar la prctica de hbitos de estudio extraescolares, mejorar la
autoestima y el ambiente de convivencia y especialmente aquellas
destinadas a promover los derechos del nio.
6. Propiciar un clima de confianza, entendimiento, integracin,
solidaridad y concertacin entre todos los estamentos de la
comunidad educativa.
7. Presentar propuestas de mejoramiento del manual de convivencia en
el marco de la Constitucin y la Ley.

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8. Colaborar en las actividades destinadas a la promocin de la salud

fsica y mental de los educandos, la solucin de las dificultades de
aprendizaje, la deteccin de problemas de integracin escolar y el
mejoramiento del medio ambiente.
9. Elegir al padre de familia que participar en la comisin de
evaluacin y promocin.
10. Presentar las propuestas de modificacin del proyecto educativo
institucional que surjan de los padres de familia de conformidad con
lo previsto en los artculos 14, 15 y 16 del Decreto 1860 de 1994.
11. Elegir los dos representantes de los padres de familia en el consejo
directivo del establecimiento educativo con la excepcin establecida
en el pargrafo 2 del artculo 9 del presente decreto.
Pargrafo 1. El rector o director del establecimiento educativo
proporcionar toda la informacin necesaria para que el consejo de
padres pueda cumplir sus funciones.
Pargrafo 2. El consejo de padres de cada establecimiento educativo
ejercer estas funciones en directa coordinacin con los rectores o
directores y requerir de expresa autorizacin cuando asuma
responsabilidades que comprometan al establecimiento educativo ante
otras instancias o autoridades (artculo 7 del decreto 1286).
2.10. COMISIONES DE PROMOCIN Y EVALUACIN
Las comisiones de evaluacin y promocin tendrn las siguientes
funciones:
1. El Consejo Acadmico conformar, la Comisin de evaluacin y
promocin integrada por los (as) docentes de cada grado, un
representante de los padres de familia que no sea docente de la
institucin y el rector o su delegado, quien la convocar y la presidir,
con el fin de definir la promocin de los (as) estudiantes y hacer
recomendaciones de actividades de refuerzo y superacin para el (la)
estudiante que presente dificultades.
2. En la reunin que tendr la Comisin de evaluacin y promocin al
finalizar cada perodo escolar, se analizarn los casos de estudiantes
con evaluacin Insuficiente o Deficiente en cualquiera de las reas y
se harn recomendaciones generales o particulares a los (as)
profesores, o a otras instancias del establecimiento educativo, en
trminos de actividades de refuerzo y superacin. Analizadas las
condiciones de los (as) estudiantes, se convocar a los padres de
familia o acudientes y al estudiante de acordar los compromisos por
parte de los involucrados.

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3. Las Comisiones, adems, analizarn los casos de los (as) estudiantes

con desempeos excepcionalmente altos con el fin de recomendar
actividades especiales de motivacin, o promocin anticipada.
Igualmente se establecer si los (as) estudiantes y padres de familia
siguieron las recomendaciones y cumplieron los compromisos del
perodo anterior. Las decisiones, observaciones y recomendaciones
de cada Comisin se consignarn en actas y stas constituirn
evidencia para posteriores decisiones acerca de la promocin de
estudiantes.
4. Al finalizar el ao, la Comisin de evaluacin y promocin de cada
grado ser la encargada de determinar cules estudiantes debern
repetir un grado determinado o no, segn lo establecido en el
Sistema Institucional Evaluacin Escolar.
2.11. COMITS INSTITUCIONALES
2.11.1 Comit Escolar de Convivencia:
Es un estamento regulador que media en el conflicto buscando llegar a
una solucin donde las partes estn dispuestas a afrontar un cambio en
forma armnica.
De conformidad con el artculo doce de la Ley No. 1620 del 15 de Marzo
de 2013, harn parte integral del comit escolar de convivencia:
1.
2.
3.
4.

El rector del establecimiento educativo, quien lo preside.

El Personero de los estudiantes.
El docente con funcin de orientacin.
El Coordinador de disciplina o de convivencia o quien haga sus
veces.
5. El presidente del consejo de padres de familia.
6. El presidente del consejo de estudiantes.
7. Un (1) docente que lidere procesos o estrategias de convivencia
escolar.
PARGRAFO: El comit podr invitar con voz pero sin voto a un
miembro de la comunidad educativa conocedor de los hechos, con el
propsito de ampliar informacin.
La competencia del comit de convivencia para que retome un estudio
de caso ser:
1. Haber ejecutado las instancias anteriores.

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2. Llevar un debido proceso en cada una de las instancias, donde

est descrito el sumario formativo, la evolucin que se ha tenido
con el individuo o los individuos en cuestin.
3. Tener por escrito los compromisos realizados ante:
Profesor Titular.
Director de curso.
Coordinacin.
4. Haber sido escuchado en presencia de su representante legal en
cada una de las instancias y que haya soporte de lo tratado en
ellas.
5. En caso que el conflicto no pueda ser solucionado o que se
incumpla los acuerdos descritos en las actas a que se llegasen en
el comit de convivencia, ste optar por remitir el caso a la
instancia inmediatamente superior. Para las faltas que son
delictivas y se consideren segn las leyes colombianas en el
cdigo penal, el consejo directivo o el rector realizarn el estudio
de caso.
Las funciones del Comit Escolar de Convivencia ser:
1. Identificar, documentar, analizar y resolver los conflictos que se
presenten entre docentes y estudiantes, directivos y estudiantes,
entre estudiantes y entre docentes.
2. Liderar en el establecimiento educativo acciones que fomenten la
convivencia, la construccin de ciudadana, el ejercicio de los
derechos humanos, sexuales y reproductivos y la prevencin y la
mitigacin de la violencia escolar entre los miembros de la
comunidad educativa.
3. Promover la vinculacin del establecimiento educativo a
estrategias, programas y actividades de convivencia y
construccin de ciudadana que se adelanten en la regin y que
respondan a las necesidades de la comunidad educativa.
4. Convocar a un espacio de reconciliacin para la resolucin de
situaciones que afecten la convivencia escolar, por solicitud de
cualquiera de los miembros de la comunidad educativa o de oficio
cuando se estime conveniente en procura de evitar pejuicios
irremediables a los miembros de la comunidad educativa. El
estudiante estar acompaado por el padre, madre de familia,
acudiente o compaero del establecimiento educativo.
5. Activar la Ruta de Atencin Integral para la Convivencia Escolar
definida en el artculo 29 de la Ley 1620 de 2013, frente a
situaciones especficas de conflicto, de acoso escolar, frente a las
conductas de alto riesgo de violencia escolar o de vulneracin de
derechos sexuales y reproductivos que no pueden ser resueltos
por este comit de acuerdo con lo establecido en el manual de

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convivencia, porque trascienden del mbito escolar, y revistan las

caractersticas de la comisin de una conducta punible, razn por
la cual deben ser atendidos por otras instancias o autoridades que
hacen parte de la estructura del Sistema y de la Ruta.
2.11.2 Comit de Mantenimiento Escolar:
De acuerdo con el Manual de uso, conservacin y mantenimiento de los
colegios de la Secretara de Educacin Distrital publicado en julio de
2008, el Comit de Mantenimiento Escolar es el encargado de promover
y realizar la gestin de mantenimiento peridico dentro del plantel y lo
componen cinco miembros: el rector quien lo presidir, un docente, un
representante estudiantil, un padre de familia y el Gestor Territorial del
rea de Plantas Fsicas de la SED, quienes ejercern funciones durante
el perodo de un ao, calendario escolar.
Sus funciones son:
1. Efectuar la evaluacin diagnstica del estado en que se encuentran
las instalaciones y dotaciones del plantel. Este diagnstico debe ser
realizado conjuntamente con el rea de Plantas Fsicas de la SED y los
rectores, quienes se obligarn a realizar peridicamente, segn un
programa establecido, la inspeccin de todas las reas y equipos del
edificio.
2. Detectar las condiciones de riesgo en que puedan afectar a la
comunidad educativa o a los bienes del colegio.
3. Promover actividades con el fin de lograr la participacin de todos los
miembros de la Comunidad Educativa en las tareas de conservacin y
mantenimiento.
4. Designar brigadas para llevar a cabo las actividades de
mantenimiento.
5. Planear estrategias de motivacin y plan de incentivos para las
brigadas y la comunidad educativa con el fin de culminar exitosamente
las labores inherentes al mantenimiento.
6. Elaborar el plan de trabajo a desarrollar en los siguientes documentos:
Plan Anual de Mantenimiento, en donde se distribuirn a lo largo del ao
escolar todas las actividades que el comit considere necesarias para
llevar a cabo el mantenimiento del plantel. Planes mensuales, donde se
distribuirn las actividades detalladas en el Plan Anual correspondiente a
ese mes y las que se consideren necesarias (Rector o su delegado). Un
Plan Semanal, donde se distribuirn las actividades detalladas en el Plan
Mensual correspondiente a esa semana (Encargado de Mantenimiento) y
las dems que se consideren necesarias. Establecer prioridades en
cuanto a los trabajos de reparacin, en caso de presentarse dos o ms
fallas simultneas no previstas en los planes.

16

7. Elaborar un informe evaluativo anual que servir de insumo para

elaborar el Plan de la siguiente vigencia.
8. Recopilar los informes, planillas de control, solicitudes de material y
de presupuestos y mantener actualizados en un archivo especfico el
control de trabajos contratados, hojas de servicio de equipos, de registro
contable y ficha ocupacional de los miembros de la comunidad que
colaboran en actividades de mantenimiento.
9. Mantener en el archivo un inventario de bienes, los planos del
proyecto original y de las ampliaciones o modificaciones, facturas y
garantas de equipos, instalaciones y obras realizadas. Igualmente, los
manuales de operacin de los equipos que existen en la edificacin
escolar.
10. Reportar los daos o deterioros presentados en los colegios cuando
son por inestabilidad
2.11.3 Comit
(CIPP):

Institucional

de

Presupuestos

Participativos

El comit estar integrado por el rector, quien lo presidir, tres docentes

de cada jornada, hasta dos estudiantes por jornada y hasta cuatro
padres o madres de familia por jornada, segn lo establecido en la
Resolucin 181 de 2009, este comit se crea gracias a lo establecido en
la Resolucin 280 de 2010 y le otorga las siguientes funciones:
1. Instalarse, expedir su propio reglamento, cronogramas y el modo de
operacin para organizar la gestin de la vigencia correspondiente.
2. Recibir, debatir y priorizar los proyectos formulados por los diferentes
actores de la comunidad educativa, de acuerdo con sus
reglamentaciones internas.
3. Proponer, debatir y priorizar las asignaciones de cada uno de los
rubros del proyecto presupuestal del colegio, para garantizar su
correspondencia al PEI.
4. Construir y presentar una propuesta del Plan de compras con base en
las prioridades del presupuesto adoptado as como la propuesta de
seguimiento al Flujo de Caja.
5. Proponer los mecanismos de control social y participar en los eventos
de rendicin de cuentas, con el objeto de socializar la gestin
participativa en el colegio.
6. Impulsar la planeacin participativa en todas las reas y procesos de
la gestin administrativa y acadmica del colegio.
7. Gestionar ante el Fondo de Desarrollo, la Alcalda Local y dems
entidades del sector pblico y privado la obtencin de recursos para el
financiamiento de proyectos de inters del colegio y la comunidad
educativa.

17

8. Socializar de manera permanente la gestin institucional a toda la

comunidad educativa, a travs de los diferentes medios de
comunicacin que existen en el colegio.
9. Informar y denunciar, ante las instancias pertinentes, las anomalas
presentadas durante las fases del proceso presupuestal.
10. Mantener comunicacin permanente con el promotor gestor del
programa de Presupuestos con Participacin y planeacin participativa
asignado a la localidad.
11. Propender por la consolidacin institucional y funcionamiento
permanente del CIPP.
2.11.4. Comit Ambiental Escolar:
El comit ambiental escolar es creado por el Acuerdo 166 de 2005, el
comit ambiental escolar estar conformado por un delegado por grado,
el cual es escogido por los vigas ambientales escolares; los vigas
ambientales escolares son designados por el docente lder del PRAE en
cada jornada, uno por grado y actan como veedores ambientales en la
institucin El PRAE institucional establece la conformacin del Comit
Ambiental Escolar, el cual ser conformado mximo por 4 estudiantes de
7 a 11 y tendr dentro de sus funciones:
1. Asesorar al Gobierno Escolar, con el fin de fortalecer la dimensin
ambiental al interior de la institucin educativa.
2. Liderar la formulacin, implementacin, seguimiento y evaluacin del
Proyecto Ambiental Escolar (PRAE) y realizar la gestin necesaria para
el desarrollo del mismo.
3. Adelantar proyectos y programas que apunten a la preservacin y
mejoramiento ambiental en el marco del Proyecto Ambiental Escolar
(PRAE.)
4. Proponer programas y proyectos para el desarrollo del servicio social
obligatorio en materia ambiental, de los estudiantes de educacin
media vocacional (grados 10 y 11).
5. Generar espacios pedaggicos educativos para crear y fortalecer
valores ambientales, sociales y culturales, as como fortalecer la
importancia del cuidado y mejoramiento del ambiente de acuerdo con
el calendario ambiental.
6. Promover el derecho a un ambiente sano en el marco del desarrollo
de la Ctedra de Derechos Humanos.
7. Promover la formulacin e implementacin de los Planes Integrales
de Gestin Ambiental (PIGA) en las Instituciones Educativas.
8. Socializar el trabajo realizado al interior del comit,
9. Liderar todas y cada una de las actividades contempladas dentro del
PRAE,

18

10. Velar por la implementacin de sanas costumbres ambientales

cultura ambiental al interior de nuestra Institucin.
11. Servir de multiplicadores de la informacin que dan los diversos
estamentos que llegan a la institucin.
2.11.5. Consejos Consultivos para el relacionamiento con el
sector empresarial
Es creado por el Artculo 32 de la Ley 590 de 2000 y reglamentado por el
Decreto 400 de 2001 est integrado por el rector quien lo preside, un
docente elegido por los (as) profesores, un estudiante que debe estar
cursando el ltimo grado de educacin media, seleccionado por los
estudiantes de ltimo ao; y dos representantes del sector productivo de
la regin geogrfica donde se ubica el plantel. Sus funciones son las
siguientes:
1. Analizar el entorno econmico, poltico y social, as como su impacto
sobre los establecimientos de educacin media;
2. Proponer polticas, programas y proyectos para el fortalecimiento de
la educacin y de sus relaciones con el sector empresarial dentro del
marco ofrecido por la Ley 590 de 2000.
3. Promover y fomentar dentro de las reas acadmicas de la educacin
media, particularmente en las ciencias econmicas y polticas, el
espritu empresarial y la creacin de empresas;
4. Fomentar la interrelacin entre gremios y unidades del sector
productivo, y las instituciones de educacin media, as corno la
pertinencia de la educacin impartida con respecto de las
necesidades de capital humano del sector empresarial;
5. Contribuir al desarrollo de polticas municipales, distritales, locales y
departamentales, para el acercamiento del sector productivo de la
regin y la educacin media;
6. Promover con las autoridades regionales o municipales de educacin,
planes de apoyo a la educacin por parte del sector productivo;
7. Estimular las relaciones entre el establecimiento educativo de
enseanza media, el Sistema Nacional de Formacin Profesional y el
Servido Nacional de Aprendizaje, Sena.
Las reuniones del consejo sern, al menos, una vez cada semestre.
2.11.6. Comit de Vigilancia en Salud Ocupacional (COVISO)
2.11.7. Comit de Convivencia clima Laboral:

19

El comit de convivencia laboral tiene su origen en la Resolucin 652 de

2012 del Ministerio de Trabajo, que ordena crear los comits en todas las
entidades pblicas y empresas privadas; en la institucin se crea el
comit con el fin de mejorar las relaciones laborales. Sus integrantes
son: el rector (quien lo presidir), un docente de bsica secundaria y
media de cada jornada, un docente de bsica primaria de cada jornada,
un docente de la sede Curubo y un administrativo. Sus funciones son:
1. Planear e implementar el programa para la convivencia laboral en
la institucin, as como el plan de bienestar laboral.
2. Disear e implementar actividades que contribuyan a mejorar el
ambiente
laboral
de
docentes,
directivos
docentes
y
administrativos.
3. Disear y establecer los mecanismos para la entrega de estmulos
y
reconocimientos
a
docentes,
directivos
docentes
y
administrativos.
CAPITULO III. DOCENTES
3.1 FUNCIONES GENERALES
El docente es el orientador en los establecimientos educativos, de un
proceso de formacin enseanza y aprendizaje de los educandos, acorde
con las expectativas sociales, culturales, ticas y morales de la familia y
la sociedad. Sus principales funciones son:
1. Planificar las actividades propias del programa curricular, acordes con
el P.E.I. de la Institucin.
2. Participar en el diseo y ejecucin de talleres de padres, estudiantes
y docentes con el fin de contribuir en la formacin y capacitacin
integral de la comunidad educativa.
3. Participar en la programacin y ejecucin de actividades
comunitarias, culturales, deportivas y recreativas.
4. Velar por la conservacin de documentos, tiles, equipos, muebles y
bienes que le sean confiados.
5. Ejercer la direccin de grupo, jefatura de rea o liderazgo de un
comit cuando le sea asignado.
6. Capacitarse en procesos de formacin integral as como la
participacin del docente en las diversas actividades institucionales.
7. Cumplir con la asignacin acadmica y las actividades curriculares y
complementarias de acuerdo con la organizacin establecida por el
Rector.
8. Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el manual de convivencia,
siguiendo los procedimientos planteados en l.
9. Responder por la organizacin, seguridad e integridad de los
estudiantes a su cargo.

20

10. Utilizar estrategias formativas para atender y solucionar

dificultades, antes de acudir a las instancias superiores.
11. Atender las indicaciones de Rectora y Coordinacin para cada una
de sus responsabilidades.
12. Participar en los comits donde se requiera de acuerdo con su
mejor desempeo y conocimiento o a solicitud del Rector, haciendo
propuestas que conlleven al mejoramiento Institucional.
13. Atender respetuosamente a los padres de familia, de acuerdo con
el horario establecido, con el fin de resolver inquietudes y problemas
acadmicos y/o formativos, dando cumplimiento a los horarios
establecidos por parte de docentes y padres de familia.
14. Participar en la evaluacin y planeacin Institucional, con el fin de
detectar las fortalezas y debilidades acadmicas y formativas en el
transcurso del ao, proponiendo estrategias de mejoramiento.
15. Informar oportunamente al Director de Grupo, sobre la
inasistencia, comportamientos de los estudiantes a su cargo, y de los
casos especiales que ameriten atencin, con el fin de realizar el
seguimiento establecido en el manual de convivencia.
16. Informar a la Coordinacin, sobre actividades fuera de la
Institucin (Salidas Pedaggicas), acompaar todo el tiempo al grupo
en general y regresar a la Institucin con los estudiantes.
17. Responsabilizarse de la disciplina y organizacin del saln,
mantenindolo y dejndolo al finalizar la clase, en perfecto orden y
aseo, conservando la decoracin y los implementos que se
encuentren dentro del aula con responsabilidad de los docentes de
las dos jornadas.
18. Reemplazar con compromiso y eficiencia, cuando as se requiera,
al docente que falte.
19. Hacer uso adecuado del carn asignado para autorizar la salida de
clase a los estudiantes.
20. Preparar diariamente sus clases, hacer el registro de asistencia de
estudiantes, y dems que se requieran, para facilitar los seguimientos
correspondientes.
21. Presentar peridicamente al Coordinador (a) informes sobre el
desarrollo de actividades propias de su cargo, segn el cronograma.
22. Participar semanalmente en la reunin de rea.
23. Cumplir con lo establecido por los distintos rganos del gobierno
escolar.
24. Ejercer su cargo observando el cdigo de tica del docente.
25. Identificar, reportar y realizar el seguimiento a los casos de acoso
escolar, violencia escolar y vulneracin de derechos sexuales y
reproductivos que afecten a estudiantes del establecimiento
educativo y tambin aquellos que se dan por medio de medios
electrnicos y reportarlos al Comit Escolar de Convivencia.

21

3.2. JEFE DE REA

Se considera jefe de rea el docente que ha sido elegido por sus
compaeros como representante al Consejo Acadmico o designado por
el rector cuando los docentes no se pongan de acuerdo. Sus principales
funciones son:
1. Coordinar y participar en la elaboracin, ejecucin y control del
proyecto de rea, el plan y programacin para el ao escolar.
2. Conformar activamente el consejo Acadmico para establecer una
comunicacin asertiva entre los docentes del rea y dems
integrantes del Consejo.
3. Planear y dirigir las reuniones semanales de rea.
4. Articular actividades interdisciplinarias que apunten al alcance de las
metas de la Institucin, de acuerdo a su rea.
5. Cumplir las dems funciones que le sean asignadas de acuerdo con la
naturaleza de su cargo.
3.3. JEFE DE PROYECTO:
Es el (la) docente que ha sido elegido (a) por sus compaeros, o
designado por el rector cuando los docentes no se pongan de acuerdo,
para liderar uno de los proyectos institucionales. Sus principales
funciones son:
1.
2.
3.
4.

Liderar las actividades propias del proyecto a su cargo.

Presentar a la coordinacin el cronograma de actividades del rea.
Hacer seguimiento de los avances del proyecto.
Mantener comunicacin asertiva con la comunidad educativa con
referencia al proyecto.
5. Suministrar la informacin de su proyecto para actualizar la pgina
web del colegio.
3.4. DIRECTOR DE CURSO
Es el (la) docente que ha sido designado (a) por el rector para
responsabilizarse de un curso de estudiantes. Sus principales funciones
son:
1. Conocer y contribuir a la orientacin y formacin integral de los
estudiantes que tiene a su cargo.
2. Registrar el proceso acadmico y disciplinario de los estudiantes con
el fin de favorecer la evaluacin y promocin de los mismos.
3. Tramitar, conservar y actualizar los documentos de los alumnos.
4. Liderar las reuniones y talleres elaborados por orientacin de
formacin dirigidos a los padres de familia.

22

5. Brindar informacin oportuna a los padres sobre el proceso

acadmico y disciplinario de sus hijos.
6. Convocar a los padres de familia o Acudiente de los estudiantes con
dificultades acadmicas o disciplinarias.
7. Velar por la conservacin y mantenimiento de documentos, tiles,
equipo, muebles y bienes que le sean confiados.
8. Programar actividades y talleres de formacin de acuerdo a las
necesidades del curso.
9. Acompaar a los estudiantes en las actividades programadas por la
Institucin y colaborar en la organizacin y disciplina.
10. Ejecutar el programa de induccin y reinduccin a los estudiantes
nuevos y antiguos confiados a su cargo.
11. Diligenciar el observador del estudiante, control y seguimiento de
los estudiantes del grupo a su cargo.
3.5. TURNOS DE ACOMPAAMIENTO
Es el tiempo dedicado por los docentes a los estudiantes, durante
horarios diferentes a los de clase; requiere observacin, atencin,
accin, dilogo, prevencin, puntual asistencia en el sitio y hora
acordados en el horario.
Con el acompaamiento se pretende lograr:
1.
2.
3.
4.

La seguridad y bienestar de los estudiantes

El aseo y cuidado de la planta fsica
El cumplimiento de las normas de Convivencia
El control para que los estudiantes permanezcan debidamente en las
reas comunes.

Las novedades presentadas durante los acompaamientos, deben

reportarse por escrito a la Rectora o a la Coordinacin, inmediatamente
suceda, siempre y cuando stas sean de consideracin.
Para el progreso y bienestar de nuestra Institucin Educativa, debemos
identificarnos plenamente con el PEI, participar en las actividades
comunitarias, coordinar acciones con los dems estamentos y contribuir
al mejoramiento continuo de nuestra Institucin, teniendo siempre un
sentido de pertenencia.
3.6. DOCENTE DE INFORMTICA
3.7. DOCENTE DE APOYO DE PRIMARIA
3.8. DOCENTE DE APOYO PARA LOS NNEE

23

Es el profesional que tiene el perfil requerido para dirigir el proyecto de

inclusin del Colegio y la integracin de los nios, nias y adolescentes
con dficit cognitivo leve. Sus funciones son:
En cuanto al estudiante
1. Apoyar el desarrollo de habilidades adaptativas dentro del contexto
escolar y familiar (comunicacin, autonoma, habilidades sociales,
habilidades escolares funcinales, utilizacin de la comunidad,
cuidado personal, tiempo libre, vida en el hogar salud y seguridad.
2. Apoya el desarrollo de hbitos y rutinas.
3. Favorecer la participacin del alumno dentro y fuera del aula
mediante la implementacin estrategias pedaggicas y de
interaccin.
4. Apoyar el desarrollo de una sana autoestima (conversando con los
alumnos sobre sus preocupaciones y problemas personales,
realizando seguimiento sobre su participacin en el aula, apoyando el
manejo de identidad y la condicin.
En cuanto al docente de aula regular
1. Conocer el currculo y plan de estudios.
2. Realizar conjuntamente con el docente de aula las adaptaciones
curriculares y proyectos personalizados necesarios para garantizar la
participacin del alumno.
3. Conocer la especialidad de la condicin del alumno integrado y
brindar orientacin a los docentes el perfil del alumno en trminos de
fortalezas y necesidades.
4. Establecer conjuntamente con los docentes el perfil del alumno en
trminos de fortaleza y necesidades.
5. Establecer conjuntamente con los docentes el perfil del estudiante en
trminos de competencias curriculares.
6. Apoyar a los docentes en el trabajo con compaeros, planeando
estrategias con ellos.
7. Planear estrategias de intervencin con la comunidad educativa en
general.
8. Apoyar cuando sea necesario la elaboracin de evaluaciones e
informes.
9. Realizar charlas y talleres de capacitacin sobre especificidad de la
condicin, su impacto en el aprendizaje y estrategias pedaggicas y
de interaccin, flexibilizacin, desarrollo emocional.
10. Apoyar la proyeccin del alumno en el contexto escolar.
11. Analizar conjuntamente con los docentes las estrategias utilizadas
para determinar su validez.
12. Realizar observacin participativa en el aula y retroalimentacin al
docente.

24

En cuanto a la familia
1. Apoyar a los padres en el establecimiento de las fortalezas y
necesidades de su hijo.
2. Apoyar a los padres en el reconocimiento de sus propias fortalezas y
habilidades para la atencin y cuidado de su hijo.
3. Brindar la informacin que la familia requiera sobre la condicin de su
hijo, as como posibles estrategias para favorecer su desarrollo
integral.
4. Trabajar conjuntamente en la determinacin de logros y dificultades
en el proceso.
5. Analizar conjuntamente estrategias de solucin ante situaciones de
dificultad.
6. Orientar a la familia en momentos crticos y de toma de decisin.
7. Capacitar en temas relevantes para favorecer el desarrollo y la
participacin de sus hijos dentro del contexto escolar regular.
8. Brindar asesoris individuales a las familias cuando la situacin lo
amerite, relacionadas con el escolar con N. E. E.
9. Informar oportunamente sobre las adaptaciones curriculares o
proyectos personalizados que va a utilizar su hijo.
3.9. DOCENTE RESPONSABLE SERVICIO SOCIAL ESCOLAR
Es el (la) docente designado (a) por el rector para coordinar el servicio
social obligatorio que los estudiantes de grados 10 Y 11 deben prestar
de acuerdo con la normatividad vigente. Sus funciones son:
1. Elaborar y presentar a consideracin de la rectora el proyecto
institucional de servicio social escolar.
2. Socializar con la comunidad educativa el proyecto de servicio social
escolar aprobado por el consejo directivo.
3. Comunicar al rector, dentro del primer mes de iniciado el ao escolar,
el servicio social que cada estudiante va a realizar, para que ste lo
apruebe.
4. Velar porque todos los estudiantes presten el servicio social de
acuerdo con las normas vigentes.
5. Informar peridicamente al rector sobre el servicio social que los
estudiantes estn realizando.
6. Cumplir y hacer cumplir las fechas establecidas por el rector en
cuanto al calendario de prestacin de servicio social.

25

Nota: El docente responsable del servicio social escolar deber tener en

cuenta prioritariamente el servicio social para:

Coordinacin: Monitor de asistencia

1 estudiante para la entrega del refrigerio escolar
Estudiantes para los grados del Ciclo 1 y cursos donde se
necesiten para ayudar a estudiantes del programa de NEE.
CAPITULO IV. PERSONAL ADMINISTRATIVO

4.1. Auxiliar financiero

1. Elaborar el proyecto presupuestal del colegio para cada vigencia
fiscal de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Entidad.
2. Hacer el presupuesto de ingresos y gastos, el flujo de caja, el plan
anual de contratacin, el plan de inversiones con el fin de facilitar
los procesos de planeacin dentro del marco del proyecto
Educativo Institucional.
3. Preparar informes financieros, indicadores de avance y resultados
de gestin, informes de seguimiento, de planes y proyectos,
cuando le sea solicitado por el consejo directivo, Nivel Central o
autoridades competentes.
4. Realizar los traslados adiciones, reducciones y reservas
presupuestales cuando sean requeridas dentro de la ejecucin del
presupuesto del Colegio.
5. Liquidar y cancelar las obligaciones contradas por el colegio,
haciendo los descuentos por impuestos que correspondan.
6. Realizar el recaudo de la cartera del colegio, registro de todos los
ingresos del colegio, efectuar las cotizaciones de inversiones y
proveer la informacin pertinente al ordenador del gasto para la
ejecucin del plan de inversiones y hacer las consecuentes actas.
7. Preparar, registrar y actualizar la informacin pertinente a
procesos de contratacin de menor cuanta que se realizan a
travs del portal de Internet, dispuestos por la Alcalda Mayor de
Bogot para tal fin.
4.2.

Secretario (a) acadmico (a)

1. Clasificar y registrar la informacin pertinente en el Sistema de

Matrcula segn los tiempos establecidos y las directrices impartidas
por la administracin central.
2. Ejecutar actividades relacionadas con matrculas en cuanto al ingreso
o retiro oportuno, graduaciones y solicitudes de los estudiantes del

26

3.
4.
5.
6.

Colegio de acuerdo a las necesidades de la institucin y las

directrices de la entidad.
Elaborar certificaciones de notas y constancias de escolaridad segn
la informacin existente en la base de datos de registro y control del
Colegio.
Atender al usuario interno y externo en cuanto a sus solicitudes o
quejas y reclamos de acuerdo con los procedimientos establecidos
por la SED.
Archivar los registros e informacin del Colegio relacionados con los
procesos a su cargo y atendiendo a los procedimientos de gestin
documental.
Apoyar la organizacin y ejecucin de las diferentes actividades del
Colegio cuando sea requerido por el superior inmediato.

4.3. Secretario (a) de rectora

1. Recepcionar y comunicar oportunamente al superior inmediato y a la
comunidad educativa sobre las actividades, reuniones y dems
eventos donde se requiera la participacin del Colegio segn las
directrices del nivel central o local.
2. Apoyar y adelantar el trmite documental oportuno de entrada y
salida de correspondencia del Colegio segn los procedimientos
establecidos.
3. Brindar informacin confiable sobre los procesos que se adelantan en
el colegio cuando sea requerido por los miembros de la comunidad
educativa, segn las orientaciones dadas por el superior inmediato.
4. Proporcionar informacin telefnica y personal sobre los procesos que
adelanta el Colegio segn las directrices del superior inmediato.
5. Mantener actualizado y organizado el sistema de informacin
relacionado con la gestin documental de los procesos del Colegio
segn los procedimientos establecidos para dicho fin.
6. Organizar, informar y registrar los compromisos y eventos en los que
debe participar el Colegio y el jefe inmediato en particular.
7. Brindar atencin al usuario interno y externo de manera efectiva de
acuerdo con los procedimientos establecidos por la SED.
4.4.

Almacenista, biblioteca y ayudas didcticas

Es la persona encargada para mejorar las actividades propias del

almacn y la biblioteca del colegio.

27

1. Desarrollar y aplicar sistemas de informacin, clasificacin,

actualizacin y manejo de los recursos del colegio, especialmente del
Almacn y/o Biblioteca, segn los procedimientos establecidos.
2. Revisar, clasificar y organizar los documentos, datos y elementos
relacionados con los asuntos de competencia del colegio,
especialmente en lo relacionado con Almacn y Biblioteca, segn los
procedimientos establecidos.
3. Elaborar e interpretar cuadros, informes, estadsticas y datos
concernientes al funcionamiento del colegio, especialmente en las
reas de Biblioteca y Almacn, segn las directrices del superior
inmediato.
4. Proyectar respuesta a oficios y requerimientos de acuerdo a las
directrices del superior inmediato y atendiendo la normatividad
vigente.
5. Presentar informes peridicos sobre las actividades desarrolladas
6. Sistematizar y mantener actualizado el registro de bienes e
inmuebles de acuerdo a los parmetros y normas vigentes
7. Preparar, legalizar y dar de baja los bienes y elementos obsoletos e
inservibles de la
institucin de manera permanente, mediante
inventario y actas firmadas por los responsables.
8. Realizar y formalizar el ingreso y egreso de bienes de consumo de la
institucin de manera oportuna y eficiente.
9. Consultar los precios de referencia en el sistema de informacin para
la contratacin estatal (SICE).
10. Planear la asignacin y distribucin de los bienes devolutivos y de
consumo que sean requeridos por los usuarios del colegio de manera
oportuna.
11. Elaborar peridicamente informes relacionados con la gestin del
almacn.
12. Disear estrategias de control y mantenimiento de los espacios y
medios educativos a su cargo con el fin de facilitar la prestacin del
servicio educativo.
13. Prestar el servicio de fotocopiado al interior del colegio y llevar el
control respectivo.
7.6

REVISOR FISCAL
CAPITULO V. PERSONAL DE APOYO

5.1. Servicios generales

1. Mantener en ptimas condiciones de aseo los salones de la
institucin, para que el servicio educativo se preste en un ambiente
adecuado.

28

2. Mantener en ptimas condiciones de aseo las reas comunes de la

institucin, como lo son los patios, baos, pasillos, aulas de
informtica, etc.
3. Mantener en ptimas condiciones de aseo las reas de rectora,
coordinacin, secretara acadmica y de rectora, pagadura, almacn
y biblioteca, orientacin, inclusin, sala de profesores, y emisora de la
institucin.
4. Realizar un adecuado manejo de los residuos slidos generados en la
institucin.
5. Colaborar y apoyar en las actividades con los programas de reciclaje
dirigido por el PRAE y Programa estrella.
6. Vigilar baos, escaleras y sectores sensibles durante los actos
especiales que se celebren en la Institucin Educativa.
7. Informar a la Direccin por escrito y de manera inmediata sobre
cualquier dao, irregularidad o desperfecto detectado en las
instalaciones y estar pendiente del seguimiento.
8. Atender la limpieza de equipos y mobiliario de las dependencias en la
institucin.
5.2. Vigilancia
1. Ejercer vigilancia en las reas o zonas que le sean asignadas.
2. Supervisar la entrada y salida de elementos de la institucin y hacer
las anotaciones en la minuta diaria.
3. Responder por la planta fsica y enseres de la institucin en todo
momento.
4. Consignar en los registros de control (minuta) las anomalas
detectadas en sus turnos e informar oportunamente sobre los mismos
a la autoridad competente.
5. Restringir la entrada de funcionarios y particulares fuera de la jornada
laboral.
6. Anunciar y recibir autorizacin para el ingreso a la institucin de
usuarios externos.
7. Brindar seguridad al estudiantado y dems personas al ingreso, salida
y durante la
permanencia en el establecimiento.
8. Restringir la salida de los (as) estudiantes sin previa autorizacin
escrita de coordinacin.

29

PARTE II. PROCEDIMIENTOS

1. MATRICULAS
Estudiantes antiguos
Estudiantes nuevos
Estudiantes con NEE
2. ACCIDENTE DE UN ESTUDIANTE
3. RETARDO DE ESTUDIANTE
4. AUSENTISMO DE ESTUDIANTE
5. RETIRO DE ESTUDIANTE
6. CAMBIO DE JORNADA O SEDE (Isolucin)
7. CEREMONIA ENTREGA DE BANDERAS
8. DESPEDIDA DE ONCE
9. GRADOS DE PREESCOLAR
10. GRADOS DE ONCE
11. CLAUSURA
12. EXCURSION GRADO ONCE
13. USO DE MATERIAL DE BIBLIOTECA (Isolucin)

30

14. ACCIDENTE LABORAL (Isolucin)

15. ELABORACION Y EJECUCION DEL PLAN DE MANTENIMIENTO
ESCOLAR (PME) (Isolucin )
16. ELECCIN JEFE DE REA, PROYECTOS Y COMITS
17. PLANEACION Y RESPONSABILIDAD DE LAS ACTIVIDADES
18. CRITERIOS
PARA
LA
REALIZACION
DE
JORNADAS
CULTURALES
19. REALIZACION DE ACTIVIDADES EXTRA AULA DE CLASE
20. PROCEDIMIENTOS PARA LAS SALIDAS PEDAGGICAS
21. REALIZACION
DE
ACTIVIDADES
QUE
IMPLIQUEN
RECOLECCIN DE DINEROS (Para salidas pedaggicas, salidas
recreativas o culturales)
22. CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS DOCENTES
23. CONTROL DE ASISTENCIA DE ADMINISTRATIVOS
24. PROCEDIMIENTO PARA PERMISOS
25. REPORTE DE DAOS
26. PRESTAMO DE AUDIOVISUALES
27. SERVICIO DE FOTOCOPIADO (Isolucin)
28. INGRESO DE PERSONAS EN HORAS NO LABORALES
29. PRESTAMO DE LAS INSTALACIONES DEL COLEGIO
30. CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA SEGN RESOLUCIN:
2716
31. ELECCIONES ESTUDIANTILES
32. ELECCIONES DOCENTES
33. ELABORACIN DEL CRONOGRAMA INSTITUCIONAL
34. PROCEDIMIENTO PARA ELECCIN DE ESTUDIANTES Y
DOCENTES
PARA
PARTICIPACIN
EN
EVENTOS
INTERINSTITUCIONALES
PARTE II. PROCEDIMIENTOS
1. MATRCULAS
Se seguirn las orientaciones dadas por la resolucin correspondiente
emanada por la SED:
1.1. Estudiantes antiguos:
1. Los padres o acudientes deben renovar la continuidad en las fechas
establecidas.
2. Se atendern, en lo posible, las recomendaciones dadas por las
comisiones.
3. Antes de las matrculas se debe tener la informacin de paz y salvo,
cuarto boletn, formato de compromisos establecidos y estudiantes que
por alguna razn no pueden matricularse y las orientaciones
respectivas.

31

3. El da de la clausura el director de curso har las matrculas de sus

estudiantes. Es necesario actualizar datos y que el padre o acudiente
firme la hoja de matrcula.
4. El director de curso har entrega del paquete completo de sus
estudiantes a secretara acadmica el mismo da de la clausura.
5. El secretario (a) acadmico entrega formato de recibido a satisfaccin
al director de curso.
1.2. Estudiantes nuevos:
1. El secretario (a) acadmico informar al rector el ingreso de cualquier
estudiante nuevo, para recibir las orientaciones en cada caso.
2. Con el visto bueno del rector, para el registro de matrcula el
secretario (a) acadmico exigir los documentos establecidos por la
resolucin de la SED y fijar un plazo razonable para la entrega de los
faltantes. El compromiso del padre o acudiente debe quedar por escrito;
el secretario (a) acadmico har el seguimiento al compromiso e
informar al rector del cumplimiento o no del mismo.
3. Cuando las matrculas se hagan despus del inicio de clases, el
secretario (a) informar por escrito del ingreso de un estudiante nuevo
a la respectiva coordinacin y al director de curso junto con el boletn e
informes aportados por el estudiante. Los docentes de aula solamente
dejarn ingresar al saln de clases y anexarn en la lista a los
estudiantes que presenten el formato entregado por la rectora.
4. El secretario (a) acadmico ser responsable de anexar en el sistema
de notas al estudiante debidamente matriculado.
1.3. Estudiantes con NEE:
1. Cuando el secretario (a) acadmico responsable de matrculas tenga
conocimiento de un estudiante con NEE debe reportrselo al docente de
apoyo correspondiente.
2. El docente de apoyo revisar los soportes mdicos, har la evaluacin
respectiva del estudiante y emitir su concepto por escrito sobre la
posibilidad o no de integracin al aula y la disponibilidad de cupo y lo
entregar al secretario (a) acadmico.
3. Si el concepto del docente de apoyo es favorable y hay cupos, el
secretario (a) proceder a realizar la matrcula respectiva y le informar
al docente de apoyo de la culminacin de la misma y se seguir con la
actividad nmero 4. Si el concepto del docente de apoyo es
insatisfactorio el secretario (a) acadmico deber informar al padre de
familia y/o acudiente y el procedimiento se da por terminado.
4. El docente de apoyo elaborar un escrito sealando las condiciones
particulares del estudiante y las recomendaciones para su formacin;
har entrega de dicho informe a la coordinacin y a los docentes de aula
en un plazo mximo de 8 das, despus del ingreso del estudiante.
2. ACCIDENTE DE UN ESTUDIANTE

32

Cuando se accidente un estudiante:

1. El docente debe informar de inmediato al coordinador (a); si no est o

no lo encuentra debe dirigirse a secretara acadmica.

2. El coordinador, la orientadora o el docente, con la colaboracin de
secretara, rene los siguientes documentos:

Constancia de matrcula

Fotocopia del documento de identidad del alumno

Fotocopia de la EPS

Fotocopia de la pliza de la SED

3. El coordinador, la orientadora o el docente en lo posible debe
comunicarse con el padre o acudiente del estudiante.
4. Con estos documentos el coordinador, la orientadora o el docente
(con o sin la presencia del padre o acudiente) se dirige al CAMI de Santa
Librada para la atencin del estudiante accidentado.
5. El coordinador, la orientadora o el docente si no llega el padre o
acudiente al CAMI, debe esperar el diagnstico mdico y la decisin
sobre el menor.
Nota: En caso de que el padre o acudiente acompae al coordinador, la
orientadora o el docente al CAMI o de que llegue al mismo, el
coordinador, la orientadora o el docente puede retirarse del CAMI y
luego exigirle al padre o acudiente una copia del diagnstico mdico.
6. El coordinador, la orientadora o el docente, el mismo da o al da
siguiente, debe diligenciar en secretara el correspondiente reporte
del accidente.
3. RETARDO DE LOS ESTUDIANTES
1. EL Docente de acompaamiento y la coordinacin reciben a los
estudiantes.
2. Una vez cerrada la puerta en la hora establecida (15 minutos
luego de la hora de entrada) se registra los nombres de los
estudiantes que llegan tarde.
3. Se aplican correctivos a los estudiantes que lleguen ms de tres
veces tarde en la semana (trabajo en primaria o actividades
pedaggicas).
4. La coordinacin con apoyo de los monitores de curso y del monitor
de asistencia (Servicio Social) realiza un informe de los retardos de
los estudiantes que se socializa en las reuniones de padres.
5. Se firma compromiso con los acudientes (en caso de que se
cumpla se termina el procedimiento, si se incumple se remite al
paso 6.)
6. En caso de incumplimiento se remite a Comit Escolar de
Convivencia.

33

4. AUSENTISMO DE ESTUDIANTES
1. El monitor de asistencia (Servicio social) hace el reporte diario de
ausencias a coordinacin acadmica
2. Los docentes directores de grupo hace el reporte semanal de
ausencias a coordinacin acadmica
3. Si las ausencias superan tres la coordinacin acadmica se
comunica con los acudientes
4. Se firma compromiso con el estudiante y con los acudientes.
5. En caso de incumplimiento se remite el caso a consejo directivo
inmediatamente.
5. RETIRO DE UN ESTUDIANTE
Para retirar a un estudiante el procedimiento es el siguiente.
1. Debe diligenciarse una carta del acudiente a rectora exponiendo los
motivos que justifican dicho retiro
2. Entregarse a secretaria acadmica
3. La secretaria tendr tres das hbiles para dar solicitud a esa
respuesta
4. El cupo en otra institucin puede ser tramitado desde el colegio si as
es solicitado por el acudiente y acordado con la rectora en la carta
tramitada
5. Se entregan los documentos correspondientes si hay paz y salvo con
la institucin.
6. CAMBIO DE JORNADA O SEDE DE UN ESTUDIANTE:
1. El padre de familia, alumno y/o cualquier funcionario del colegio
identifican la necesidad de realizar cambio de jornada o de sede.
El oficio de solicitud debe contener como mnimo la siguiente
informacin:

2.

Nombre completo del solicitante

Direccin y telfono del solicitante o donde debe remitirse la
respuesta.
Nota: Para solicitar cambio de sede y/o jornada el comit de
convivencia ha tenido que haber agotado todas las instancias
sobre el manejo de convivencia.

El Padre de familia y/o alumno realiza la solicitud de cambio de

jornada y/o sede a travs de un oficio escrito y enva al Rector del
Colegio.

34

3. El Rector y/o quien designe verifica en el aplicativo de matricula

vigente, si la jornada y/o sede solicitada dispone de cupos, de ser as
el procedimiento contina con la siguiente actividad, de lo contrario
el procedimiento continua con la actividad nmero 4.
4. Si el Rector del colegio no aprueba el traslado el procedimiento
contina en la siguiente actividad, de lo contrario contina con la
actividad No 6.
Nota: Si la solicitud de traslado es realizada por el Colegio Distrital
(Diferentes Instancias), el Rector enva oficio al Padre de Familia del
Alumno detallando el caso del estudiante, compromisos incumplidos que
obligaron a tomar la decisin de traslado. La solicitud de traslado solo
ser efectiva cuando se hayan agotado todas las instancias para lograr
cambio positivo en el estudiante sin logro alguno.
5. El Rector comunica por escrito mediante oficio al padre de familia y/o
alumno la negativa del traslado de jornada / sede y los motivos por
los cuales no realiz el traslado y finaliza el procedimiento.
6. El Rector y/o quien designe, realiza lo estipulado para el cambio de
jornada y/o sede en el aplicativo de matrcula vigente, genera reporte
del aplicativo de matrcula vigente en donde conste el cambio de
jornada o sede realizado al solicitante e informa al padre de familia
y/o alumno.
7. La secretaria acadmica ingresa la novedad en la carpeta del alumno
independientemente de la decisin tomada por el Rector y archiva.
7. CEREMONIA DE ENTREGA DE BANDERAS
En esta ceremonia se pretende que los estudiantes de dcimo reciban
de parte de sus compaeros de once la responsabilidad de liderar a los
estudiantes del colegio, asumiendo su rol de hermanos mayores de los
dems. Los de once reciben el encargo de asumir la responsabilidad de
ser egresados del Colegio y, por tanto, llevar en alto el nombre de los
Tejares.
1. Los (as) docentes directores de los cursos 10 y 11 sern los
responsables de organizar este simblico acto; para lo cual deben
elaborar la agenda y comunicrsela a la coordinacin mximo
quince das antes de la ceremonia.
2. Los (as) docentes directores de los cursos 10 y 11 sern los
encargados de socializar a los dems docentes la actividad y de
gestionar los permisos para los ensayos del acto.

35
3. Los directores de estos cursos organizarn todo lo relacionado con

la ceremonia, de dirigirla y de liderar su respectiva evaluacin.

8. DESPEDIDA DE ONCE
Los estudiantes de grado dcimo si as lo deciden voluntariamente en
reunin con su director de curso, pueden solicitar incluir en el
cronograma la despedida de sus compaeros de once. Para realizar
actividades que les permitan recoger fondos, deben hacer lo siguiente:
1. Crear un comit pro- despedida de once. Este comit debe estar
compuesto mnimo por el director de curso, dos padres de familia y dos
estudiantes.
2. El comit acordar con los estudiantes y padres de familia de dcimo
todo lo relacionado con las actividades (que pueden ser dentro y fuera
del colegio) que se van a realizar durante el ao y las presentar al
consejo directivo mximo en la reunin de marzo que tenga el consejo.
De esta reunin debe existir acta, firmada al menos por los miembros
del comit.
3. Para la organizacin de actividades dentro del Colegio es necesario
tener en cuenta:

No se pueden realizar Jeans Day ni Mini TKs

Durante el ao slo se pueden realizar dos actividades que afecten

la jornada escolar.

Dichas actividades y las que no afecten la jornada escolar slo se

podrn realizar si el consejo directivo las aprueba.

La coordinacin definir las fechas de esas dos actividades

aprobadas, las cuales cumplirn con los requisitos de cualquier otra
actividad.
4. El comit pro- despedida de once debe abrir una cuenta de ahorros en
Banco de Bogot Santa Librada en la cual se depositarn todos los
dineros recogidos para la actividad. La cuenta debe ser abierta por los
padres de familia y el director de curso.
5. De cada actividad debe publicarse en la cartelera del saln y entregar
una copia a coordinacin sobre los dineros recogidos. Este informe debe
estar firmado por el comit pro-despedida de once.
6. Los nicos responsables del manejo y uso de ese dinero son los
miembros del comit. El colegio no tendr ninguna responsabilidad en
esos dineros ni tendr en cuenta la participacin o no de los estudiantes
en esas actividades para efectos acadmicos y/o disciplinarios.

9. GRADOS DE PREESCOLAR

36

El Colegio mantendr esta ceremonia como una parte importante de los

estmulos que los nios de esta edad deben tener para continuar con sus
estudios. Todos los nios de las dos jornadas participarn en esta
ceremonia, la cual ser organizada y dirigida por los (as) docentes de
este grado.
Estos docentes sern los responsables de:
1.
Preparar la agenda de la ceremonia y hacer la entrega de la misma
a la coordinacin, con al menos 15 das de anticipacin. La coordinacin
podr proponer ajustes.
2.
Sugerir con suficiente anticipacin (mximo un mes antes) a la
rectora el sitio para la celebracin de la ceremonia, de modo que se
pueda conseguir el mismo.
3.
Solicitar con suficiente anticipacin (mximo un mes antes) a la
rectora los materiales necesarios para el xito de la ceremonia.
4.
Elaborar los diplomas o solicitar el apoyo de la auxiliar financiera
para la contratacin de los mismos.
5.
Preparar todo lo relacionado con la celebracin.
6.
Dirigir la ceremonia.
7.
Hacer la debida entrega del sitio de la ceremonia.
10.

GRADOS DE ONCE

1. Coordinacin con cada director de curso explicar a los estudiantes y

padres de familia en la primera reunin de padres, todos los
requisitos necesarios para graduarse (haya o no ceremonia).
2. De esta reunin se elaborar un acta que deben firmar todos los
asistentes. A lo largo del ao la coordinacin les notificar por escrito
a los padres o acudientes cmo va el cumplimiento de los requisitos
por parte de cada estudiante.
3. Antes de hacer el cobro de los derechos de grado, los directores de
curso y los coordinadores de ambas jornadas definirn qu ceremonia
de grado se va a realizar. De esta reunin se comunicar la propuesta
a la rectora para que se tomen las decisiones correspondientes.
4. Los costos que ordinariamente se han invertido en el alquiler de un
saln, se podrn utilizar para la realizacin de la ceremonia. El lugar
de la ceremonia se conseguir en algunos de los auditorios existentes
en la localidad.
5. Los directores de curso y los coordinadores de ambas jornadas sern
los responsables de organizar la agenda de la ceremonia, teniendo en
cuenta los elementos mnimos legales de la misma. Esta agenda
deber entregarse a rectora mximo quince das antes de la
ceremonia.

37

6. Los directores de curso son los encargados de proponer a las

respectivas comisiones de evaluacin y promocin los estudiantes
que pueden ser premiados en la ceremonia de grado. La comisin
decidir sobre la propuesta y le entregar a la auxiliar financiera el
listado de los estudiantes con las correspondientes premiaciones para
que se hagan las diligencias respectivas.
7. Coordinacin es el responsable de publicar la lista de estudiantes
que, una vez compruebe que cumplen con todos los requisitos,
pueden ser graduados en ceremonia. La fecha de dicha publicacin
aparece en el calendario escolar.
8. La secretaria acadmica es la responsable de organizar debidamente
las carpetas de cada una de los graduandos. Estas carpetas deben
estar en rectora mximo tres das antes de la ceremonia.
9. Los directores de curso y la coordinacin sern los responsables de
preparar todo lo relacionado con la ceremonia, la direccin de la
misma y la entrega debida del sitio en el que se realice.
11.

CLAUSURA

Es el acto final del calendario acadmico en el que se involucra a los

padres de familia. Esta ceremonia debe ser el cierre de todas las
actividades. Tiene como finalidad entregar a los padres o acudientes el
informe acadmico final de sus hijos o acudidos y de culminar con
entusiasmo lo realizado en el ao.
Por tanto, debe ser un acto en el que se resalten los valores y lo ms
significativo de lo trabajado en el ao.
1. Cada director de curso explicar a los estudiantes y padres de
familia en la primera reunin de padres, todos los requisitos
necesarios para culminar satisfactoriamente la educacin bsica
y poder recibir el correspondiente certificado en la clausura (es
importante aclararle a los padres y estudiantes los motivos por
los cuales en el colegio no se hace ceremonia especial). De esta
reunin se elaborar un acta que deben firmar todos los
asistentes. A lo largo del ao la coordinacin acadmica les
notificar por escrito a los padres o acudientes cmo va el
cumplimiento de los requisitos por parte de cada estudiante.
2. Los responsables de la clausura en el patio general sern los
coordinadores de cada jornada. En la agenda debern involucrar
a los directores de curso y a los encargados de cada proyecto,
para que presenten lo ms importante de sus trabajos.
3. Uno de los puntos centrales de la clausura ser la entrega de los
certificados a los estudiantes de noveno que hayan sido
promocionados por la respectiva comisin de promocin y
evaluacin. Es responsabilidad de la secretaria acadmica hacer
los respectivos certificados.

38

4. Los directores de curso son los responsables del acto de clausura

en su respectivo curso. Adems de la entrega de informes
acadmicos, puede organizar estmulos para sus mejores
estudiantes y algn detalle que quiera compartir con sus padres.
12. EXCURSION GRADO ONCE
Los estudiantes de grado once si as lo deciden voluntariamente en
reunin con su director de curso y con los padres de familia, pueden
solicitar incluir en el cronograma la excursin de once. Para realizar
actividades que les permitan recoger fondos para esa actividad, deben
hacer lo siguiente:
1. Crear un comit pro- excursin de once. Este comit debe estar
compuesto mnimo por el director de curso, dos padres de familia y dos
estudiantes.
2. El comit acordar con los estudiantes y padres de familia de once
todo lo relacionado con las actividades (que pueden ser dentro y fuera
del colegio) que se van a realizar durante el ao y las presentar al
consejo directivo mximo en la reunin de marzo que tenga el consejo.
De esta reunin debe existir acta, firmada al menos por los miembros
del comit.
3. Para la organizacin de actividades pro-excursin, dentro del colegio
es necesario tener en cuenta:

El colegio las autorizar siempre y cuando a la excursin se hayan

comprometido a asistir el 80% o ms de los estudiantes.

No se pueden realizar Jeans Day ni Minitks

Durante el ao slo se pueden realizar dos actividades que afecten

la jornada escolar.

Dichas actividades y las que no afecten la jornada escolar slo se

podrn realizar si el consejo directivo las aprueba.

La coordinacin de definir las fechas de esas dos actividades

aprobadas.
4. El comit pro- excursin de once debe abrir una cuenta de ahorros en
Banco de Bogot Santa Librada en la cual se depositarn todos los
dineros recogidos para la actividad. La cuenta debe ser abierta por los
padres de familia y el director de curso.
5. De cada actividad debe publicarse en la cartelera del saln y entregar
una copia a coordinacin sobre los dineros recogidos. Este informe debe
estar firmado por el comit pro-excursin de once.
6. Los nicos responsables del manejo y uso de ese dinero son los
miembros del comit. El colegio no tendr ninguna responsabilidad en
esos dineros ni tendr en cuenta la participacin o no de los estudiantes
en esas actividades para efectos acadmicos y/o disciplinarios.

39

7. Para la realizacin de la excursin, el contrato de la misma se har

con una empresa debidamente acreditada, la cual ser la nica
responsable del evento. Dicho contrato ser firmado por la empresa y
cada uno de los padres de los estudiantes que van a asistir.
8. El director de curso debe entregar a la coordinacin mximo veinte
das antes de la excursin, el listado de los estudiantes que van a asistir
y copia del contrato.
9. Una vez la coordinacin d el visto bueno, se har entrega a rectora
de esa documentacin para que el rector haga los trmites
correspondientes con el DILE.
10. Los directores de curso deben acompaar a los estudiantes y
solicitar a rectora el permiso correspondiente para ausentarse del
Colegio, teniendo en cuenta que no pueden ser ms de tres das
laborales. Es aconsejable que algunos padres de familia acompaen la
excursin y se corresponsabilicen de la misma.
13.

USO DE MATERIAL DE BIBLIOTECA

Segn resolucin 2488 del 19 de octubre de 2009 y en contextualizacin

a la condiciones del Colegio IED Los Tejares, se llevar a cabo este
procedimiento.
1. Induccin.
El administrativo (a) encargado debe realizar una
induccin a todo el colegio a comienzo del ao escolar sobre la
coleccin, horas de servicio y modo de operacin de la biblioteca.
2. Divulgar reglamento. El administrativo de biblioteca divulga al
iniciar el ao acadmico, el reglamento interno de la biblioteca entre
ellas:
- Hacerse responsable de la demora, deterioro o prdida del
material bibliogrfico.
- El prstamo de libros se har por un tiempo mximo de cinco
das hbiles.
- Las revistas y peridicos solamente podrn ser consultados
dentro de la biblioteca.
- Todo prstamo es renovable siempre que no haya solicitud
pendiente y la entrega sea puntual para su renovacin.
3. Se solicita el prstamo de material en la biblioteca. El estudiante o
docente solicita al administrativo el material requerido, diligenciando
el formato (Ver Anexo). El prstamo es personal e intransferible.
4. Se verifica si hay disponibilidad. De ser as continua con la actividad
nmero 5. De lo contrario finaliza el procedimiento.
5. Si la solicitud es realizada por el (la) estudiante se sigue con la
actividad nmero 6. De lo contrario continua en la actividad nmero
7.

40

6. El estudiante entrega el documento o carn del colegio al

administrativo durante el prstamo y contina con actividad 8.
7. Si es docente, este firma la planilla (Ver Anexo) indicando en esta la
cantidad, titulo, editorial, nombre del usuario y firma del solicitante.
8. El (la) administrativo registra la tarjeta que tiene cada libro en el
bolsillo de prstamo.
9. Entregar material solicitado.
10. Recibe el material.
11. Si se devuelve el material el procedimiento termina. De lo
contrario se aplica sanciones propias del colegio. Si es renovacin se
reinicia el procedimiento.
14.

ACCIDENTE LABORAL DE DOCENTES

1.
Se levanta un acta donde se describa el accidente, firmada por el
accidentado (si puede) y dos testigos.
2.
Llamar a la EPS a la que est afiliado (lo puede hacer el
accidentado u otra persona)
3.
Seguir las indicaciones de la EPS
4.
Dentro de las 48 horas siguientes al accidente, debe legalizarlo en
la EPS y luego en la SED.
5.
Dejar una copia de la legalizacin del accidente en el colegio para
guardarla en la hoja de vida.
15. ELABORACION Y EJECUCION DEL PLAN DE MANTENIMIENTO
ESCOLAR (PME) Isolucin
1. CONSULTA BD DE LAS PLANTAS FISICAS DE COLEGIOS PARA
IDENTIFICAR
INFORMACION
El profesional DCC (Nivel Central) consulta la base de datos del
inventario de plantas fsicas para incluir la localizacin del colegio
en la ficha M-100 y consigna la informacin requerida de acuerdo a
lo descrito en el Manual de Uso, Conservacin y Mantenimiento de
los Colegios de la Secretara de Educacin del Distrito. Se debe
incluir la informacin sobre los elementos determinantes para la
implementacin del PME, acerca de las reas, capacidad,
antigedad, jornadas, etc. La ficha M -100 ser firmada por el
Gestor Territorial, el Rector del Colegio y el Director Local de
Educacin, como responsables de la informacin consignada.
2. GENERA INFORME SOBRE PLANTAS FISICAS DE COLEGIOS Y ENVIA
A
PRESUPUESTO

41

El profesional del DCC elabora informe sobre las plantas fsicas del
colegio detallando los tipos de mantenimiento requeridos y el
diagnstico de necesidades, el cual ser el soporte de la ejecucin
de las labores de mantenimiento, registrando los resultados en la
ficha
M-200
y
M-300.
Dicha actividad consiste en efectuar un barrido de todas las
actividades de obra posibles, que se presenten en todos los
bloques o edificios del colegio, asignar calificacin en porcentajes
de acuerdo a criterios previamente establecidos en el Manual de
Uso, Conservacin y Mantenimiento de los Colegios de la Secretara
de Educacin del Distrito con el fin de que el informe sea ajustada
estrictamente
a
la
realidad.
De igual forma analiza la situacin del colegio en relacin con el
mantenimiento global de sus bloques registrando los resultados en
la ficha M-400. EL profesional del DCC con base en la informacin
de las fichas anteriores realiza el plan de mantenimiento escolar
con la priorizacin de las actividades de mantenimiento a realizar a
lo largo del ao, iniciando por la de mayor prioridad y teniendo en
cuenta la disponibilidad de los giros de fondos docentes. El
profesional DCC elabora un cuadro gua de actividades a
desarrollar, su alcance, cantidades aproximadas y valor estimado,
esta informacin la puede consultar el Rector(a) como gua de
precios ms utilizados en lo referente al mantenimiento en pgina
Web.
El profesional del DCC contacta al(a) Rector(a), le ensea la ficha
M-400 y explica el estado general del colegio, la priorizacin de los
trabajos a realizar y le solicita la firma en el documento. El Rector
entrega las fichas y el perfil grfico al Director Local de Educacin,
para su visto bueno. Definido lo anterior el profesional del DCC
enva con un oficio al colegio, el Plan de Mantenimiento Escolar con
copia
a
la
DDC
del
archivo
digital
actualizado.
De acuerdo a los anteriores anlisis y diagnsticos en donde se
representa el perfil de mantenimiento de cada colegio y el cual
servir para tener un presupuesto en los trabajos del colegio se
enva
a
la
Oficina
de
Presupuesto.
3. CLCULO Y ASIGNACIN DE LOS FONDOS DE REPOSICION OPPPD
014
Procedimiento predeterminado de la Oficina de Presupuesto, en el
que se detallan las actividades para realizar el clculo y asignacin
de los Fondos de Reposicin a las Instituciones Educativas
Distritales.

42

4. REALIZA DIAGNOSTICO DE INSTALACIONES Y DOTACIONES DEL

COLEGIO Y GENERA INFORME
El Comit de Mantenimiento Institucional efecta la evaluacin
diagnstica del estado en que se encuentran las instalaciones y
dotaciones
del
plantel.
Este diagnstico debe ser realizado conjuntamente con la DCC y los
rectores, quienes peridicamente, inspeccionan todas las reas y
equipos del edificio y detectar las condiciones de riesgo en que
puedan afectar a la comunidad educativa o a los bienes del colegio.
Este Informe evaluativo anual servir de insumo para elaborar el
Plan de Mantenimiento Escolar de la siguiente vigencia.
As mismo el Comit de Mantenimiento reporta los daos o
deterioros presentados en los colegios cuando son por deterioro o
inestabilidad por mala ejecucin de obras, daos por siniestros o
deterioro por uso cotidiano y mal uso con el fin de determinar las
acciones a seguir por parte de los rectores de los colegios oficiales
de Bogot.
5. ELABORA Y/O MODIFICA PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR
El Rector elabora y/o Modifica el PME, teniendo en cuenta
evaluacin diagnstica realizada por el Comit de Mantenimiento
donde establecen las prioridades en cuanto a los trabajos
reparacin, en caso de presentarse dos o ms fallas simultneas
previstas en los planes.

la
en
de
no

6. REVISA EL PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR

El Comit de Mantenimiento Institucional revisa y evala el PME.
7. APRUEBA PME?
Si el PME es aprobado por el Comit de Mantenimiento, el
procedimiento contina con la siguiente actividad, de lo contrario
enva al rector el PME y contina con la actividad No 5.
8. DIVULGA PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR
El Rector divulga el PME aprobado.
9. EJECUTA MANTENIMIENTO SEGN PME
La Unidad Operativa del Comit de Mantenimiento inicia la
ejecucin del mantenimiento segn lo establecido en el PME.
10.

MANTENIMIENTO PREDICTIVO Y/O PREVENTIVO?

43

Si el tipo de mantenimiento a realizar es predictivo el procedimiento

contina en la siguiente actividad, de lo contrario continua en la
actividad No. 12.
11.

NECESITA MODIFICAR ESTRUCTURA DEL COLEGIO?

Si durante la ejecucin del mantenimiento se identifica la necesidad

de modificar la estructura del colegio por deterioro o inestabilidad
por mala ejecucin de obras, daos por siniestros, o un
requerimiento por Mantenimiento Correctivo el Rector enva a la
DCC la solicitud de mantenimiento a travs de la Web de la SED en
el link habilitado para reportar estos daos. De lo contrario el
procedimiento contina en la actividad No. 13.
12.

REQUIERE OTRO TIPO DE MANTENIMIENTO INMEDIATO?

Si se requiere otro tipo de mantenimiento inmediato ocasionados

por daos, por siniestros ocasionados por fenmenos de la
naturaleza
como
vendavales,
terremotos,
inundaciones,
deslizamientos, avalanchas etc., que afecte la prestacin del
servicio en el colegio el procedimiento continua en la siguiente
actividad, de lo contrario continua en la actividad No.14
13.

REQUIERE ADQUISICIN DE BIEN O SERVICIO?

Si durante la ejecucin del mantenimiento se determina que es

necesario el reemplazo parcial o total de un elemento defectuoso,
intil u obsoleto y/o un servicio contina en la actividad No.15 de lo
contrario continua con la actividad No 16.
14.

VISITA A LOS COLEGIOS DISTRITALES DCC-PD-015

Procedimiento predeterminado de la Direccin de Construccin y

Conservacin de Establecimientos Educativos, el procedimiento
contina con la actividad No 16.
15.

MANEJO FSE: EJECUCION DE UN GASTO CD-PD-004

Procedimiento Predeterminado de los Colegios Distritales.

16.
ELABORA
INFORME
ACTUALIZACION DEL PME

EVALUATIVO

ANUAL

PARA

La Unidad Operativa del Comit de Mantenimiento elabora el

Informe Evaluativo Anual en donde consolida la informacin y
actualiza el nivel de deterioro de los colegios, esta informacin es
insumo para retroalimentar el Plan de Mantenimiento Escolar, con el
fin de plantear nuevas estrategias, asignar nuevos roles, y proponer

44

la modificacin de procesos, si as se requiere buscando optimizar el

plan.
17.

TRAMITA ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN GENERADA

El Rector recopila los informes, planillas de control, solicitudes de

material y de presupuestos y mantiene actualizado:

16.

Control de trabajos contratados

Hojas de servicio de equipos
Registro contable
Ficha ocupacional de los miembros de la comunidad que
colaboran en actividades de mantenimiento
Inventario de bienes
Planos del proyecto original y de las ampliaciones o
modificaciones
Facturas y garantas de equipos
Instalaciones
Obras realizadas
Manuales de operacin de los equipos que existen en la
edificacin escolar

ELECCIN JEFE DE REA, PROYECTOS Y COMITS

1. Segn las disposiciones de ley el rector est facultado para elegir

los jefes de rea.
2. En cuanto a proyectos cada docente estar a cargo del proyecto
de su rea y en primaria ser de manera concertada con el
docente.
3. El docente escoger el comit al cual pertenecer. En caso de no
ser posible ser designado por el consejo directivo.
4. Cada docente pertenecer a un proyecto y un comit, o en su
defecto a dos proyectos, de acuerdo a disposicin del docente y de
consejo directivo.
5. Los jefes de proyecto y de comit sern elegidos por los mismos al
interior de cada comit o proyecto.
17.

PLANEACION Y RESPONSABILIDAD DE LAS ACTIVIDADES

La coordinacin ser la responsable del manejo del Cronograma

Institucional, esto es, de velar por el cumplimiento de las actividades
programadas, de incluir o de cancelar otras. En lo posible, les recordar
mximo un mes antes a los responsables de una actividad, para que con
tiempo se organice y se lleve a cabo en la fecha establecida y se

45

cumplan los requisitos establecidos para la realizacin de cualquier

actividad.
Nota: Aquellas actividades que estn programadas desde el inicio del
ao, se aconseja que se vayan preparando desde antes que la
coordinacin les recuerde.
Cuando un docente o varios docentes son los responsables de una
actividad que ocupe parte o toda la jornada escolar, deben tener en
cuenta que se comprometen a lo siguiente:
1. Elaborar un documento o agenda con: Titulo de la actividad, objetivo,
justificacin, estrategias pedaggicas, actividades, distribucin de
responsabilidades (cuidando que todos los docentes tengan alguna),
tiempos y espacios.
2. Planear las actividades a su cargo con anterioridad y a ms tardar 8
das antes de la fecha establecida segn cronograma, dar a conocer a
la coordinacin la agenda de la misma.
Nota: si la Coordinacin no recibe la agenda con los elementos
anteriormente formulados en los tiempos establecidos, la actividad ser
cancelada y a los docentes responsables se les pasar el llamado escrito
de atencin correspondiente y el procedimiento terminar.
3. Una vez aprobada la agenda, el grupo organizador y la coordinacin
harn una socializacin e induccin de la actividad a los docentes a
ms tardar 3 das antes de su desarrollo. En caso de que la actividad
por cuestiones impredecibles no se pueda realizar, la coordinacin
buscar el espacio para realizarla mximo en los 8 das siguientes.
4. Hacer la gestin necesaria para obtener los recursos que requiere el
xito de la actividad y preparar la logstica necesaria.
5. Dirigir o coordinar la actividad.
6. La coordinacin a ms tardar 3 das hbiles despus del desarrollo de
la actividad se reunir con los docentes responsables para realizar la
evaluacin respectiva. De dicha evaluacin se dejar constancia
escrita en la coordinacin.
7. Se har felicitacin escrita a los docentes que se comprometieron con
la actividad y llamado de atencin escrito a los que no.
18. CRITERIOS
CULTURALES

PARA

LA

REALIZACION

DE

JORNADAS

El objetivo de una jornada cultural es socializar el trabajo acadmico

liderado por cada una de las reas durante el ao lectivo. Estos das se
programarn de comn acuerdo entre las reas y la coordinacin
acadmica. En dicha jornada el (o las) rea (s) debe (n) organizar la

46

exposicin de los trabajos ms significativos realizados por

estudiantes. Este ser el contenido central de la jornada.

los

Adems, los docentes del (o las) rea (s) debern organizar una agenda
en la que se tenga en cuenta, entre otras cosas, lo siguiente:
1.
Formacin de los estudiantes: all se les explicar el sentido,
objetivo, contenidos, desarrollo, etc. de la jornada.
2.
Distribucin de espacios, tiempos y responsables para la
exposicin.
3.
Prever actividades recreativas y/o culturales adicionales.
4.
Adems, deben tener en cuenta todo lo relacionado con la
responsabilidad de la actividad.
19.

REALIZACION DE ACTIVIDADES EXTRA AULA DE CLASE

Para desarrollar actividades de una asignatura en la hora de clase

respectiva fuera del saln, se debe tener en cuenta lo siguiente:
Si la actividad es dentro del colegio:
1. El (la) docente debe pedir autorizacin a coordinacin para realizar la
actividad
2. Si la actividad es autorizada, el docente implementa la actividad.
Nota: El o la docente debe tener en cuenta:
a) Que la actividad est relacionada con la temtica y estar
prevista en el plan de asignatura.
b) Debe ser una actividad que involucre a todos los estudiantes
del curso.
c) La debe dirigir y supervisar el docente.
d) No debe alterar el normal desarrollo de las dems actividades o
clases que se estn realizando.
Si la actividad se realiza fuera del colegio:
1. El (la) docente debe pedir autorizacin por escrito a coordinacin
para realizar la actividad con mnimo 15 das de antelacin. Si no es
autorizada, coordinacin informa por escrito al docente por lo menos
3 das despus de presentada la autorizacin y el procedimiento
termina. Si es autorizada contina con la actividad nmero 2.
2. El docente informa a los padres de familia y estudiantes acerca de la
actividad.
3. Coordinacin se encarga de realizar las circulares (de acuerdo a la
informacin suministrada por el docente) para entregar a los padres

47

4.
5.

6.
7.

8.

de familia o acudientes y realiza entrega al docente encargado de la

actividad.
El docente entrega las circulares a los estudiantes por lo menos 8
das antes de realizar la actividad.
El docente recibe las circulares, en donde se evidencie la autorizacin
del padre de familia o acudiente y las debe entregar a coordinacin
un da antes de realizar la actividad. Para que la actividad se lleve a
cabo como mnimo debe encontrarse un 70% de los estudiantes del
curso autorizados, de no serlo as la actividad podr reprogramarse a
solicitud del docente o se cancelar, terminando as el procedimiento.
Si se obtiene el 70% o ms de autorizaciones el procedimiento
contina con la actividad nmero 6.
El da de la actividad, coordinacin realiza la confirmacin de los (as)
estudiantes que saldrn a la actividad.
Si se encuentran estudiantes que no tienen autorizacin el docente y
la coordinacin se encargarn de planear estrategias para que los
estudiantes puedan continuar con su jornada acadmica dentro de la
institucin.
La actividad se lleva a cabo bajo el liderazgo y la direccin del
docente.

Nota: El o la docente debe tener en cuenta:

a) Que la actividad est relacionada con la temtica y estar
prevista en el plan de asignatura.
b) Debe ser una actividad que involucre a todos los estudiantes
del curso.
c) La debe dirigir y supervisar el docente.
d) No debe alterar el normal desarrollo de las dems actividades o
clases que se estn realizando.
En el caso de la asignatura de Educacin Fsica, las actividades que se
realicen fuera de la Institucin, debe observar lo anterior. Sin embargo,
para facilitar la autorizacin de los padres o acudientes, el docente debe
enviar al comienzo del ao el plan de la asignatura y recibir la
autorizacin escrita de los padres o acudientes para las actividades que
se realizarn fuera de la institucin en el ao lectivo.

20.

PROCEDIMIENTOS PARA LAS SALIDAS PEDAGGICAS

Las salidas pedaggicas son una estrategia que le permite a los

docentes desarrollar procesos de enseanza aprendizaje fuera de la
institucin, que busca, por una parte brindarle la posibilidad a los nios,
nias y jvenes la apropiacin de los escenarios educativos y culturales

48

de la ciudad y, por la otra, ofrecer alternativas educativas a los

estudiantes en el tiempo extraescolar.
Para planear adecuadamente las salidas pedaggicas la comunidad
educativa debe tener en cuenta los siguientes criterios:
1.
El docente debe solicitar a la coordinacin los formatos
establecidos por el DILE, para formular el proyecto que sustentar la
salida pedaggica.
2.
Si la salida pedaggica no implica solicitud de dinero a los padres o
estudiantes, ser la coordinacin quien la autorice e inicie los trmites
correspondientes para su realizacin. Si no es autorizada, coordinacin
informa por escrito al docente por lo menos 3 das despus de
presentada la autorizacin y el procedimiento termina. Si es autorizada
contina con la actividad nmero 3.
3.
Luego de la autorizacin, la coordinacin, teniendo en cuenta el
cronograma institucional, determinar el da en que se puede llevar a
cabo la salida pedaggica.
4.
El docente entregar a la secretara acadmica con la debida
anticipacin la informacin necesaria para emitir las correspondientes
autorizaciones (objetivo de la salida, descripcin de las actividades, hora
de salida y de llegada, observaciones generales).
5.
El docente le debe entregar a los estudiantes las autorizaciones
para que los padres den el permiso escrito o no de la misma.
6.
El docente recoger los formatos diligenciados y los har llegar a
la coordinacin a ms tardar 8 das antes de la salida si es dentro de
Bogot y 15 das antes si es fuera de Bogot. Para que la actividad se
lleve a cabo como mnimo debe encontrarse un 51% de los estudiantes
del curso autorizados, de no serlo as la actividad podr reprogramarse a
solicitud del docente o se cancelar, terminando as el procedimiento. Si
se obtiene el 51% o ms de autorizaciones el procedimiento contina
con la actividad nmero 7.
7.
La coordinacin ser la encargada de hacer llegar al DILE la
informacin, para su respectiva autorizacin.
Nota: El o la estudiante que no est en la lista enviada al DILE, no podr
asistir a la salida.
8.
La coordinacin ser la nica instancia encargada de hacer los
trmites correspondientes para la contratacin del transporte (8 das
antes si es dentro de Bogot y 15 das antes si es fuera de Bogot).
9. El da de la actividad, coordinacin realiza la confirmacin de los (as)
estudiantes que saldrn a la actividad.
10.Si se encuentran estudiantes que no tienen autorizacin el docente y
la coordinacin se encargarn de planear estrategias para que los
estudiantes puedan continuar con su jornada acadmica dentro de la
institucin.

49

11.La actividad se lleva a cabo bajo el liderazgo y la direccin de los

responsables.
Nota: Cuando la Secretara de Educacin u otra entidad distrital
organice salidas pedaggicas subsidiadas, enmarcadas en el proyecto
escuela ciudad escuela, ser la coordinacin quien se encargue de todo
el proceso con la colaboracin de los directores de grupo.
21. REALIZACION
DE
ACTIVIDADES
QUE
IMPLIQUEN
RECOLECCIN DE DINEROS (Para salidas pedaggicas, salidas
recreativas o culturales)
En el colegio ningn docente est autorizado para recoger dineros por
ningn concepto. Solamente el consejo directivo podr solicitar al
docente su colaboracin pertinente de acuerdo al proceso establecido
para cuando se sucedan daos a los bienes muebles o inmuebles
entregados a l en su calidad de director de curso. Cualquier actividad
que implique recursos econmicos dados por los padres y/o estudiantes,
debe tener los siguientes requisitos.
1. El (la) docente debern elaborar en un escrito el proyecto con los
requisitos mnimos exigidos por la coordinacin.
2. Coordinacin deber compartir con el consejo acadmico la solicitud y
si ste la aprueba, deber pasarla al consejo directivo para que tome la
decisin final (esto implica que cualquier solicitud debe ser hecha con el
suficiente tiempo para pasar esas dos instancias).
3. Una vez aprobada la propuesta, el director de curso o el docente
deber reunirse con los padres de familia o acudientes para explicarles
la actividad y la manera de recoger los dineros.
4. La realizacin de la actividad y la evaluacin de la misma es
responsabilidad del director de curso.
5. A la coordinacin acadmica se le debe entregar, dentro de los tres
das siguientes a la culminacin de la actividad, una copia de la
evaluacin.
Nota: El docente que, sin tener en cuenta lo anterior, recoge dinero a
los estudiantes o sus padres, se expone a las sanciones disciplinarias
correspondientes.
22.

CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS DOCENTES

Es claro que una de las obligaciones de los docentes es cumplir la

jornada laboral y dedicar la totalidad del tiempo reglamentario a las
funciones propias de su cargo (Decreto 2277, artculo 44) cumplir con
el calendario, la jornada escolar y la jornada laboral (Decreto 1278
artculo 41) y que el rector tiene como una de sus funciones Realizar el

50

control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al

personal docente y administrativo y reportar las novedades e
irregularidades del personal a la secretara de educacin distrital,
municipal, departamental o quien haga sus veces (Ley 715, artculo
10).
Adems de esas motivaciones legales, es importante sealar que el
cumplimiento de la jornada laboral y de las obligaciones de todos es
necesario para atender debidamente a los nios, nias y jvenes que
tenemos en el Colegio. Cualquier incumplimiento afecta la labor de
todos. No est bien que mientras unos hacen todo lo posible por cumplir
otros no lo hagan injustificadamente y no pase nada.
Por eso es necesario velar porque todos cumplan con sus funciones. En
concreto, para el control del cumplimiento de la jornada laboral (en la
maana de 6:30 am a 12:30 pm y en la tarde de 12:30 pm a 6:30 pm.
Para primaria en la jornada tarde ser de 12:00 pm a 6:00 pm) se
considerar retardo luego de 10 minutos de la hora establecida
anteriormente, se har lo siguiente:
1.
El docente tiene el deber de firmar la hoja de asistencia
diariamente (al entrar y al salir de su jornada laboral). Adems queda
registrado el ingreso en cmara de video. Quien se niegue a hacerlo,
tendr el control en la minuta de los celadores.
2.
Las hojas de asistencia estarn a disposicin en el lugar de
atencin de los celadores. La hoja de entrada se podr firmar en la
maana hasta las 7:00 a.m. y en la tarde hasta la 1:00 p.m. El ingreso
de docentes posterior a esta hora, se registrar en la minuta de los
celadores. La hoja de salida estar a disposicin del docente para que la
firme una vez salga de la Institucin.
3.
Los celadores verificarn con el docente la hora de ingreso y de
salida. Cualquier irregularidad la comunicarn al coordinador de
convivencia, el cual har la respectiva anotacin escrita, previo dilogo
con el docente.
4.
El coordinador de convivencia dialogar con el docente que no
firme la hoja correspondiente, una vez verifique la misma y har la
observacin escrita correspondiente.
5.
El coordinador de convivencia le comunicar a rectora cuando un
docente deje de firmar la hoja de asistencia o cuando no cumpla con su
jornada laboral (llegue tarde o salga antes) en mximo tres ocasiones.
6.
La rectora dialogar con el docente sobre el incumplimiento y se
har un escrito de lo dialogado con el docente.
7.
Si el docente reincide en el incumplimiento, se acudir a las
instancias extrainstitucionales correspondientes.

51

8.
Cualquier observacin escrita que se quiera dejar en las hojas de
asistencia es pertinente que sea dialogada entre el docente y la
coordinacin de convivencia.
9.
Diariamente la coordinacin de convivencia guardar en la carpeta
de control de asistencia las hojas firmadas por los docentes.
Semanalmente las entregar a rectora para que el rector tenga los
soportes correspondientes al cumplir con su obligacin de reportar
quincenalmente al DILE el ausentismo injustificado.
23.

CONTROL DE ASISTENCIA DE ADMINISTRATIVOS

1. El rector ser el responsable del control de asistencia e ingreso del

personal administrativo, de manera diaria, as como de la salida.
2. Esta informacin podr ser contrastada semanalmente con el servicio
de cmaras de seguridad por el rector.
3. El rector aplicar medidas segn disposiciones legales para las
anormalidades que se presenten.
24.

PROCEDIMIENTO PARA PERMISOS

Es importante tener presente lo que dice la ley acerca de los permisos

remunerados:
Cuando medie justa causa, el educador tiene derecho a permiso
remunerado hasta por tres (3) das hbiles consecutivos. Corresponde al
director o rector del establecimiento autorizar o negar los permisos (art.
65 Decreto 2277)
Los docentes y directivos docentes estatales tienen derecho a permiso
remunerado por causa justificada hasta por tres (3) das hbiles
consecutivos en un mes. Corresponde al rector o director rural de la
institucin conceder o negar los permisos, y al superior jerrquico los de
los rectores y directores. El permiso deber solicitarse y concederse
siempre por escrito (art. 57 Decreto 1278).
Adems, a los docentes les est prohibido abandonar o suspender sus
labores injustificadamente o sin autorizacin previa (ART. 45 Decreto
2277). Por lo anterior, en el Colegio se tendr el siguiente procedimiento
para solicitar un permiso o justificar una inasistencia:
a. SOLICITUD DE PERMISOS:
1.
Carta de solicitud dirigida al Rector en la que se especifique el
motivo del permiso (adjuntando los soportes correspondientes) y en la
que se comprometa a dejar talleres escritos para el trabajo de sus
estudiantes, en caso de ser autorizado. Esta carta y los soportes deben

52

entregarse en rectora o en su ausencia a la coordinacin a ms tardar

dos das antes (salvo por problemas de salud o algn imprevisto).
2.
El Rector responder por escrito la solicitud del docente, si el
permiso es negado el procedimiento termina, si es aceptado contina
con la actividad nmero 3.
3.
Si el permiso es concedido, el docente debe entregar a la
coordinacin una copia de la carta de rectora. Los docentes de
bachillerato, adems de la copia de la carta, debern entregar al
coordinador el nmero de fotocopias suficientes para el trabajo
respectivo de los estudiantes. A los docentes de preescolar y primaria
que se les conceda el permiso debern avisar a los acudientes y
estudiantes el trabajo que deben realizar los estudiantes en el colegio o
en la casa.
4.
En el evento de que el docente a quien se le concedi el permiso
no cumpla con el anterior punto y deje de asistir al Colegio su ausencia
podr ser reportada al DILE como ausencia injustificada.
5.
Mximo al da siguiente de la ausencia del docente, la
coordinacin debe reportar a rectora cualquier novedad.
Nota: Para conceder un permiso la rectora tendr en cuenta el nmero
de solicitudes y les dar prioridad en el orden en que lo hayan solicitado.
b. JUSTIFICACION POSTERIOR A LA AUSENCIA:
1.
Carta dirigida al rector donde se exprese el motivo de la
inasistencia, adjuntando los soportes correspondientes. Plazo mximo de
entrega 3 das hbiles despus de la ausencia. (En todo caso, para
efectos del debido proceso, el docente recibir al da siguiente de su
inasistencia una carta de rectora recordndole este punto).
2.
El rector responde por escrito si considera o no justificada la
ausencia.
3.
Si el docente no entrega la carta dentro del plazo sealado o el
Rector no avala el motivo de la inasistencia, el ausentismo ser
reportado al DILE como ausencia injustificada y se le notificar de ese
reporte al docente implicado.
Nota: Cuando el docente no solicit permiso con la debida anticipacin,
es conveniente que se comunique con la Institucin (coordinadores,
secretara o rectora) al comienzo de la jornada laboral, informando su
inasistencia total o parcial al colegio, para permitir disponer de las
medidas que garanticen la prestacin normal del servicio. Es claro que
esta comunicacin no lo exime de la justificacin escrita con sus debidos
soportes. Por eso, a pesar de que el docente se haya comunicado,
recibir al da siguiente de su inasistencia una carta de rectora
recordndole este punto, para efectos del debido proceso.

53

25.

REPORTE DE DAOS

1.
El coordinador del comit de mantenimiento escolar del cuidado
de lo que es de todos es el responsable de avisar de cualquier dao que
ocurra dentro del aula. Si no se encuentra, el reporte lo debe hacer
cualquier otro miembro del comit.
2.
Si se encuentra algo daado al iniciar la jornada, el coordinador del
comit de mantenimiento escolar del cuidado debe reportar el dao al
director de curso mximo 15 minutos despus de iniciada la respectiva
jornada; si el dao se hace durante la jornada, debe reportarse al
director de curso inmediatamente suceda el hecho. En caso de que el
director de curso no se encuentre en la institucin, debe informarse del
dao a la coordinacin.
3.
Una vez enterado, el docente director de curso deber diligenciar
el formato para reportes de daos al inmobiliario del aula (ver anexo), el
cual deber entregarlo a la coordinacin a ms tardar al finalizar la
respectiva jornada.
4.
La coordinacin registrar el dao reportado en la base de datos y
se lo comunicar al almacenista para que ste se lo comunique a la
persona encargada de mantenimiento de la institucin para cotizar el
valor del arreglo o reparacin del dao causado.
5.
El almacenista informar al coordinador el valor estipulado del
arreglo o reparacin del dao causado.
6.
El coordinador y el director de curso citarn al (los) acudiente (s)
para enterarlo (s) de la situacin y acordar el respectivo pago.
7.
El docente que sea testigo de algn dao dentro o fuera del saln
deber hacer el reporte correspondiente a la coordinacin para que
realice los procedimientos pertinentes.
Nota: El almacenista de la institucin tiene como una de sus funciones
revisar diariamente toda la planta fsica del colegio y reportar a la
coordinacin cualquier dao que observe para que el (la) coordinador
haga las averiguaciones del caso y se tomen las medidas
correspondientes.
Responsabilidades en los daos:
1.
Si se conoce el o los responsables del dao, asumen l o ellos. Si
no aparecen responsables asume todo el curso.
2.
Si el dao ocurri en la jornada contraria y el coordinador del
comit lo report dentro de los 15 minutos despus de iniciada la
respectiva jornada, asume el curso de la jornada contraria.
3.
Si el dao no lo reporta ninguna jornada en los tiempos
establecidos, ambos cursos asumen la responsabilidad.
4.
Los estudiantes que reciben por inventario su pupitre, son los
responsables de reportar cualquier dao al mismo al docente director de

54

curso, quien le reportar al coordinador del comit del cuidado para que
ste lo reporte inmediatamente a coordinacin.
Nota: Quince das antes de cada entrega de boletines se har una
direccin de curso para revisar los inventarios y los compromisos
adquiridos por quienes causaron daos. A quienes tengan deudas
pendientes la coordinacin les retendr el respectivo informe acadmico
por no estar a paz y salvo y citar a los acudientes para resolver la
situacin.
26.

PRESTAMO DE AUDIOVISUALES

1. El o la docente diligencia el formato de prstamo de audiovisuales

(Ver Anexo).
2. El o la almacenista recibe el formato de prstamos diligenciado. Si
hay disponibilidad de los equipos continua con la actividad nmero
3, de lo contrario finaliza el procedimiento.
3. El o la almacenista entrega e instala los equipos probando su
funcionamiento.
4. El solicitante devuelve los equipos en buen estado.
5. En caso de no estar la almacenista se dejarn en sala de
profesores con reporte a la minuta de la empresa de seguridad.
27.

SERVICIO DE FOTOCOPIADO

3. El funcionario solicitante diligencia el formato de Solicitud de

Fotocopiado y/o Multicopiado CD-IF-015 al encargado y lo
diligencia.
4. El funcionario solicitante entrega el documento junto con la de
Solicitud de Fotocopiado y/o Multicopiado CD-IF-015 diligenciada al
Coordinador (a), en caso de que no se encuentre se entregar al
rector, para que este revise la pertinencia del material.
5. El Rector y/o Coordinador revisa el documento teniendo en cuenta
los siguientes criterios:

La aprobacin del documento est sujeta a las normas que

existe sobre derecho de autor.
La cantidad de copias permitidas por funcionario.
Que posea el encabezado institucional
Que la solicitud corresponda a las temticas acadmicas y/o
de proyectos o comits a los cuales hace parte el (la )
docente o a las funciones propias del funcionario (a).

55

6. Si la aprobacin se hace efectiva el procedimiento contina con la

actividad nmero 6, de lo contrario devuelve al solicitante y
contina en la siguiente actividad.
7. El funcionario solicitante reelabora el documento de acuerdo con
las observaciones del Rector y/o Coordinador, el procedimiento se
devuelve a la actividad nmero 1.
8. El funcionario solicitante entrega el documento a fotocopiar o
multicopiar acompaado de la Solicitud de Fotocopiado y/o
Multicopiado CD-IF-015 aprobada al encargado del fotocopiado,
teniendo en cuenta los horarios del (la) almacenista.
9. El (la) almacenista encargado del fotocopiado y/o multicopiado
verifica si hay disponibilidad en la planilla individual de
seguimiento del solicitante y el procedimiento contina con la
siguiente actividad, de lo contrario devuelve el documento al
solicitante y finaliza el procedimiento.
10. El (la) almacenista encargado procede a copiar el documento
solicitado y archiva el registro de Solicitud de Fotocopiado y/o
Multicopiado CD-IF-015 como elemento de soporte y control.
Nota: El tiempo de ejecucin del fotocopiado y/o multicopiado
vara de acuerdo al material, mximo 2 das para el fotocopiado.
11. El (la) almacenista encargado entrega al funcionario solicitante las
copias en los horarios establecidos y realiza el registro del nmero
de copias en la Planilla de Registro de Fotocopiado yo Multicopiado
CD-IF-016.
12. El funcionario solicitante verifica si el material recibido est acorde
a la solicitud realizada. Si el material entregado corresponde a la
solicitud el procedimiento contina en la siguiente actividad, de lo
contrario se devuelve a la actividad No.8.
13. El funcionario solicitante firma la Planilla de Registro de
Fotocopiado y/o Multicopiado CD-IF-016 validando el recibido a
satisfaccin del material. El (la) almacenista encargado archiva la
planilla.
14. El Rector o el funcionario delegado, verifica las planillas de
fotocopiado/multicopiado con el fin de realizar el seguimiento y
cumplimiento de las polticas internas del colegio y finaliza el
procedimiento.
Nota: El Rector definir la periodicidad del seguimiento ejercido al
proceso de fotocopiado y multicopiado.
28.

INGRESO DE PERSONAS EN HORAS NO LABORALES

1. En caso de que la persona labore en la institucin debe informar
escrita o telefnicamente al rector y continuar con la actividad
nmero 2, en caso de que no labore en la institucin se realiza la
actividad nmero 3.

56

2. Con el visto bueno del rector quien a su vez informa a la empresa

de seguridad se dar ingreso a la persona o personas bajo las
directrices que haya dado la rectora.
3. En caso de no laborar en la institucin de acuerdo a las siguientes
posibilidades:
a) |Si es funcionario (a) del nivel central, seguridad informa a
rectora para aprobar el ingreso.
b) Si es un acudiente o padre de familia, seguridad informar a la
instancia requerida e ingresar en los horarios establecidos.
c) En caso de no pertenecer a la comunidad educativa debe
solicitar el ingreso a las instalaciones con carta radicada a
rectora y continuar la actividad nmero 4.
4. La rectora tendr tres das hbiles para aprobar o desaprobar
dicha solicitud de acuerdo a las disposiciones de ley.
29.
1.

PRESTAMO DE LAS INSTALACIONES DEL COLEGIO

Se aplicar el procedimiento nmero 8, salvo que en todos los casos

se debe radicar carta a rectora.

30. CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA SEGN RESOLUCIN:

2716
1. IDENTIFICA LA NECESIDAD DE CONTRATACIN
El Profesional del rea de Origen identifica la necesidad del bien, obra o
servicio, la existencia del proyecto y la actividad a desarrollar ya sea por
rubros de inversin o de funcionamiento.
2. VERIFICA QUE ESTE CONTEMPLADO EN EL PLAN GENERAL DE
CONTRATACIN
El Profesional del rea de Origen verifica que el bien, obra o servicio
haya sido considerado en el Plan General de Contratacin de la SED,
revisando adicionalmente el cronograma de contratacin respectivo.
3. ESTA CONTEMPLADA EN EL PGC?
El Profesional de la rea de Origen determina si la necesidad est
contemplada dentro del Plan General de Contratacin de la SED, si es
as, el procedimiento pasa al numeral 5, de lo contrario continua en el
numeral 4.
4. ELABORACIN MODIFICACIN Y/O ACTUALIZACIN DEL PLAN
GENERAL DE CONTRATACIN DDC-PD-001

57

Procedimiento predeterminado con cdigo DDC-PD-001 donde se

describen las actividades necesarias para la inclusin de la necesidad en
el Plan General de Contratacin de la SED, modificacin y/o la
actualizacin del cronograma.
5. ELABORA ESTUDIOS PREVIOS SEGN FORMATO OPR-IF-001
El Profesional del rea de Origen elabora los estudios previos (de
carcter econmico, tcnico) para determinar las razones de
conveniencia y oportunidad para la futura contratacin, obteniendo las
condiciones del mercado que se ajusten a sus necesidades. Igualmente
adelanta la consecucin de licencias, permisos y/o certificaciones que
segn la naturaleza del contrato a suscribir son necesarios para la
contratacin.
6. EMITIR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL OPP-PD-003
Proceso predeterminado de la Oficina de Presupuesto, en el cul se
describen las actividades necesarias para la emisin del certificado de
disponibilidad presupuestal.
7. ELABORA EL SOC USANDO FORMATO ODC-IF-001
El Profesional del rea de Origen elabora el SOC para aprobacin del
Ordenador del Gasto.
8. REVISA EL SOC Y RADICA
El Profesional del rea de Origen revisa el SOC y sus documentos anexos
para su posterior radicacin en la Oficina de Contratos.
9. ELABORACIN DE CONTRATOS ODC-PD-002
Procedimiento prediseado por la Oficina de Contratos para la
elaboracin de contratos ODC-PD-002.

58