ANTEPROYECTO

Analizar, disear y desarrollar un prototipo de sistema de administracin de equipos de

cmputo y comunicaciones para optimizar la gestin de informacin en la aplicacin
multiplataforma FileMaker para la empresa A.A.E. ATENCIN AUTOMOTRIZ
ESPECIALIZADA S.A.S.

VALENTINA GUEVARA SERNA

INGENIERA DE SISTEMAS Y COMPUTACIN

FACULTAD DE INGENIERAS
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA
PEREIRA
2014

CONTENIDO
1.
2.
3.
4.

TTULO ........................................................................................................................... 4
FORMULACIN DEL PROBLEMA............................................................................... 5
JUSTIFICACIN ............................................................................................................ 6
OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS ................................................................... 7
4.1. Objetivo general ...................................................................................................... 7
4.2. Objetivos especficos .............................................................................................. 7
5. MARCO REFERENCIAL ............................................................................................... 8
5.1. Marco conceptual .................................................................................................... 8
5.2. Marco histrico o de antecedentes ......................................................................... 9
5.3. Marco geogrfico ................................................................................................... 10
5.4. Marco terico ......................................................................................................... 11
6. DISEO METODOLGICO ......................................................................................... 12
6.1. Hiptesis ................................................................................................................ 12
6.2. Variables. ............................................................................................................... 12
6.3. Poblacin ............................................................................................................... 12
6.4. Diseo de instrumentos de validacin .................................................................. 12
6.5. Formato de Prueba ................................................. Error! Marcador no definido.
7. ESQUEMA TEMTICO ................................................................................................ 13
8. POSIBLES COLABORADORES (RELACIN DE PARTICIPANTES) ..................... 14
9. RECURSOS DISPONIBLES ........................................................................................ 15
9.1. Recursos materiales .............................................................................................. 15
9.2. Recursos institucionales........................................................................................ 15
9.3. Recursos humanos ............................................................................................... 15
10.
CRONOGRAMA ....................................................................................................... 16
11.
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................ 17

1. TTULO
Analizar, disear y desarrollar un prototipo de sistema de administracin de equipos de
cmputo y comunicaciones para optimizar la gestin de informacin en la aplicacin
multiplataforma FileMaker para la empresa A.A.E. ATENCIN AUTOMOTRIZ
ESPECIALIZADA S.A.S.

2. FORMULACIN DEL PROBLEMA

Un factor trascendental en una empresa es la gestin de la informacin, ya que determina
si la empresa prospera, se estanca y hasta tienda al declive; es interdisciplinar puesto que
afecta a cada uno de los integrantes de la empresa. Por ejemplo si no se tiene una
informacin pertinente, adecuada y confiable de una factura se puede generar un
conflicto, pues la prdida de la factura o la falta de informacin de sta genera poca
confiabilidad y certeza de qu se compr, vendi o qu servicio se realiz, conllevando a
dificultades tanto leves (malestar de los clientes o proveedores) como de mayor
envergadura (inconsistencias contables y/o perdidas del cliente o proveedor). Como esta
hay muchas otras situaciones a las que una empresa puede estar sujeta diariamente, por
lo que es sumamente importante prestar atencin a cada situacin que afecta tanto el
buen nombre como la prestacin de servicio. Para esto se requiere empezar a mejorar y a
tener este factor de la gestin de informacin bien contralada y optimizada y as generar
un nivel de competitividad mayor cada da. Para dar un mejor servicio es necesario que
cada proceso trabaje ptimamente y todos se comuniquen adecuadamente entre si, ya
que la falla o el mal funcionamiento de un proceso repercute a toda la empresa en
pequea o gran medida.
Para que esta gestin de la informacin se d correctamente, los puntos cruciales son
que la informacin est en forma clara, confiable, segura y oportuna, esta informacin
debe ser clara para ser entendida por cada uno de los miembros de la empresa y le den
su utilidad, confiable para tener valor alguno esta informacin, segura ya que al tener un
valor no puede dejar que se borre o modifique por personas no deseadas y generen
incontables inconvenientes a la empresa y oportuna para que finalmente se cumpla con el
objetivo de optimizar procesos.
Por lo tanto la empresa A.A.E. Atencin Automotriz Especializada S.A.S. identific la
necesidad de una muy buena gestin de la informacin e implement una parte en la
aplicacin multiplataforma FileMaker pero an queda faltando la informacin referente a la
administracin de los equipos de cmputo y comunicacin, en el momento la empresa
utiliza Word y Excel para contener toda esta informacin sin un sistema efectivo de
administracin de estos equipos.

3. JUSTIFICACIN
Para A.A.E. ATENCIN AUTOMOTRIZ ESPECALIZADA S.A.S. es muy importante tener
muy presente su misin, por lo tanto es necesario identificar cules son sus procesos
misionales, como puede llegar a cumplirse y de qu manera se puede ir mejorando, para
as la empresa ir prosperando cada vez ms en el cumplimiento de sus metas. Al
identificar bien estos procesos, la gestin de la informacin se puede enfocar
adecuadamente para dar soporte y mejorar el rendimiento de estos procesos. Por ello es
necesario desarrollar un sistema de administracin de la informacin, para asociar y
unificar toda la informacin de los procesos de la empresa.
As pues, realizar un buen sistema de administracin de la informacin es trascendental y
necesario, pero no slo la informacin que comnmente se reconoce en una empresa
como las facturas, inventario de producto, recurso humano entre otros sino tambin la
referente a los equipos, las caractersticas de stos y de sus componentes, la red y los
equipos de comunicacin que dan soporte a todos los procesos de la empresa.
De acuerdo a lo anterior se presenta la necesidad de crear un sistema de administracin
de equipos de cmputo y comunicacin que permita mejorar la gestin de la informacin
en todos los procesos de la empresa, brindando adems mantenimiento, control y
seguridad a los equipos previniendo fallas que trastornen uno o varios procesos,
optimizacin del rendimiento, estableciendo un procedimiento fcil de solucionar
dificultades o fallas que por muchas razones no fue posible anticipar, contemplar la unin
de cada uno de los equipos, como estn formados, como se comunican entre s y cul es
el servicio que ofrecen.

4. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECFICOS

4.1.

Objetivo general

Analizar, disear y desarrollar un prototipo de sistema de administracin de equipos de

cmputo y comunicaciones para optimizar la gestin de informacin en la aplicacin
multiplataforma FileMaker para la empresa A.A.E. ATENCIN AUTOMOTRIZ
ESPECIALIZADA S.A.S.
4.2.

Objetivos especficos

Realizar un estudio de cada uno de los componentes que conforman todas las
caractersticas y requerimientos de un sistema completo de equipos de cmputo y
comunicacin de una empresa en general.
Estudiar e identificar los procesos misionales, su informacin y el estado funcional
actual de estos procesos en la empresa.
Analizar y disear un sistema de administracin de la informacin de los equipos de
cmputo y comunicacin para A.A.E ATENCIN AUTOMOTRIZ ESPECIALIZADA
S.A.S.
Realizar el estudio de la aplicacin multiplataforma FileMaker.
Desarrollar un prototipo del sistema de administracin de equipos de cmputo y
comunicacin en la aplicacin multiplataforma FileMaker.
Medir el impacto en la gestin de la informacin en los procesos misionales, con la
implementacin del sistema de administracin de los equipo de cmputo y
comunicacin.

5. MARCO REFERENCIAL
5.1.

Marco conceptual

Administracin: es el proceso cuyo objetivo es coordinar eficaz y eficientemente los

recursos, para lograr mxima productividad.
Equipo de cmputo: es una mquina electrnica que recibe y procesa datos para
convertirlos en informacin conveniente y til, est formada por dos partes esenciales que
la constituyen, el hardware, que es su composicin fsica (circuitos electrnicos, cables,
gabinete, teclado, etctera) y su software, siendo sta la parte intangible (programas,
datos, informacin, etctera). Una no funciona sin la otra.
Equipo de comunicacin: es una mquina electrnica que recibe y envan datos para
soportar procesos de comunicacin, son los equipos necesarios para la comunicacin de
distintos dispositivos, est formada por dos partes esenciales que la constituyen,
el hardware, que es su composicin fsica (circuitos electrnicos, cables, gabinete ,
etctera) y su software, siendo sta la parte intangible (programas, datos, informacin,
etctera). Una no funciona sin la otra.
Software: Es el conjunto de los programas de cmputo, procedimientos, reglas,
documentacin y datos asociados, que forman parte de las operaciones de un sistema de
computacin.1
Hardware: se refiere a todas las partes tangibles de un sistema informtico; sus
componentes son: elctricos, electrnicos, electromecnicos y mecnicos.
Prototipo: es un ejemplar original o un primer modelo en que se fabrica una figura u otra
cosa.
Plataforma: es el entorno de software comn en el cual se desenvuelve la programacin
de un grupo definido de aplicaciones.
Herramientas: son programas, aplicaciones o simple instrucciones usadas para efectuar
otras tareas de modo ms sencillo. Es utilizado para realizar tareas determinadas que
facilita una tarea mayor, se puede determinar que una herramienta puede ser un software,
hardware o accesorios para dar soporte en el desarrollo de tareas con mayor
envergadura.
Sistema: es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administracin
de datos e informacin, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir
una necesidad o un objetivo, es cualquier sistema computacional que se utilice para

Extrado del estndar 729 del IEEE

obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos,

para satisfacer una necesidad de informacin.
Subsistema: es un sistema que en su interior realiza de manera independiente y se
comporta como un sistema en su totalidad pero en su exterior hace parte de un sistema
mayor y colabora para el funcionamiento del sistema.
Red de computadoras: tambin llamada red de ordenadores, red de comunicaciones de
datos o red informtica, es un conjunto de equipos informticos y software conectados
entre s por medio de dispositivos fsicos que envan y reciben impulsos elctricos, ondas
electromagnticas o cualquier otro medio para el transporte de datos, con la finalidad de
compartir informacin, recursos y ofrecer servicios.2
Informacin: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen
un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho
mensaje.
FileMaker: La caracterstica que define a FileMaker es que el motor de la base de datos
est integrado con las vistas (pantallas, reportes, etc.) que se utilizan para acceder a l.
5.2.

Marco histrico o de antecedentes

Dado la globalizacin y las tecnologas de comunicacin y cmputo, se a aumenta la

complejidad con que trabaja las empresas, generando plazos ms reducidos, una
competitividad mayor, un trabajo ms exigente que pide en inmediaciones una efectividad
y eficacia cada vez ms alta. La informacin es una alternativa de vital importancia para
lograr que el negocio se desarrolle dentro de este ambiente de competitividad y
globalizacin. Tanto la informacin como los equipos y sus componentes son vitales para
que la informacin fluya por toda la compaa y funcione como base para tomar las
diversas decisiones que se requieren.
Por ello la empresa AAE Atencin Automotriz Especializada SAS est comprometida en
trabajar constantemente en pro de mejorar cada da, siendo competitivo y dedicado en
ofrecer un servicio de calidad, para as poder estar a la medida de las exigencias diarias
del entorno. Por lo tanto, la empresa ha decidido implementar estas tecnologas en la
empresa, dando soporte a sus procesos agilizndolos y optimizndolos.
Por lo tanto se ha venido desarrollando su propio sistema de administracin de
informacin, para consolidar y dar una muy buena utilizacin de estas tecnologas. Este
sistema administra la informacin general de la empresa tal como informacin los
empleados, clientes y proveedores, detalle de las facturas, cotizaciones y formatos,
dando soporte a cada uno de los procesos misionales y utilizando estas tecnologas que
generan una globalizacin.
Finalmente la empresa en miras de seguir mejorando identifico la necesidad de
administrar no solo la informacin ya contemplada, sino tambin la informacin de los
equipos tecnolgicos puesto que lo el nico mecanismo para la gestin de la informacin
2

Tanenbaum, 2003, p. 3

de estos equipos son unos documentos de Excel y Word, los cuales contienen
informacin clave de estos, provocando que llegue a estar desactualizados, poco seguros
y en ocasiones difcil de entender. A este punto la empresa quiere enfocar sus planes
para seguir en el camino de competitividad y globalizacin, ya que la gestin de la
informacin nos permite soporte para este fin.
5.3.

Marco geogrfico

Mapa poltico de Colombia - Risaralda

Mapa poltico de Risaralda - Pereira

Mapa satelital Pereira A.A.E. Atencin Automotriz Especializada S.A.S.

A.A.E. Atencin Automotriz Especializada S.A.S.

10

El proyecto se desarrollara en las oficinas de la empresa A.A.E. Atencin Automotriz

especializada S.A.S. en la Avenida las Amricas 29-08, Pereira, Risaralda, Colombia.
5.4.

Marco terico

Para desarrollar un programa que funcione como un sistema de administracin de

informacin y equipos que lo soporte como es deseado es importante tener en cuenta lo
referente a la teora general de sistemas y la administracin de la informacin.

La Teora General de Sistemas fue concebida por Ludwig von Bertalanffy en la

dcada de 1940 con el fin de proporcionar un marco terico y prctico a las
ciencias naturales y sociales. La teora de Bertalanffy supuso un salto de nivel
lgico en el pensamiento y la forma de mirar la realidad que influy en la
psicologa y en la construccin de la nueva teora sobre la comunicacin
humana. Mientras el mecanicismo vea el mundo seccionado en partes cada vez
ms pequeas, el modelo de los sistemas descubri una forma holstica de
observacin que desvel fenmenos nuevos (que siempre estuvieron ah pero se
desconocan) y estructuras de inimaginable complejidad.3

La administracin de Informacin en esta era Tecnolgica esta caracterizada por

una dualidad. Por un lado, la tecnologa puede ser aplicada para automatizar
operaciones de acuerdo a una lgica que poco ha cambiado de un sistema del
siglo XIX -- suplantar el cuerpo humano con Tecnologa que habilita el mismo
proceso con mayor continuidad y control. Por otro lado, la misma Tecnologa
genera simultneamente Informacin sobre el proceso productivo y administrativo
a travs de la cual la organizacin logra su trabajo. Ofrece un mayor nivel de
transparencia y profundidad sobre las actividades que haban sido parcialmente o
completamente opacas. De esta forma la administracin de Informacin con
Tecnologa sobrepasa la lgica tradicional de automatizacin.4

Adicional se utilizar la aplicacin multiplataforma FileMaker Pro de base de datos

relacional de FileMaker Inc. (una subsidiaria de Apple Inc.), la cual integra el motor de la
base de datos con la interfaz, lo que permite modificar la base de datos al arrastrar
elementos (campos, pestaas, botones...) a las pantallas o formas que provee la interfaz,
la caracterstica ms significativa que define a FileMaker es el motor de la base de datos
integrada con las vistas (pantallas, reportes, etc.) que se utilizan para acceder a l. Todo
esto hace que se agilice el desarrollo y cree un entorno muy amigable con los usuarios,
una de las principales razones por las cuales la empresa A.A.E. Atencin Automotriz
Especializada S.A.S. ha seleccionada esta aplicacin para desarrollar su sistema en esta
aplicacin.5

von Bertalanffy, Ludwig. Teora General de Sistemas. Petrpolis, Vozes. 1976.

Shoshana Zuboff, Profesor HBS School
5
Extrado de la pagina de FileMaker
4

11

6. DISEO METODOLGICO
6.1.

Hiptesis

Es posible optimizar la gestin de la informacin de los procesos misionales de la

empresa A.A.E. ATENCIN AUTOMOTRIZ ESPECIALIZADA S.A.S. mediante un sistema
de administracin de los equipos de cmputo y comunicacin?
6.2.

Variables.

Satisfaccin: Se medir el grado de satisfaccin de los integrantes de la empresa con

la gestin de la informacin.
Confiabilidad: Se medir el grado de confianza en la informacin gestionada.
Rendimiento: Se medir la rapidez de la gestin de la informacin.
Claridad: Se medir la comprensin y facilidad de uso de la informacin.
Oportunidad: Se medir la disponibilidad de la informacin en los momentos justos.
Seguridad: Se medir el grado de seguridad ante ataques informticos y prdida de
informacin.

6.3.

Poblacin

Los lderes de los procesos misionales y de apoyo de la empresa.

6.4.

Diseo de instrumentos de validacin

Encuestas a la poblacin objeto.

12

7. ESQUEMA TEMTICO

1. TITULO
2. PROBLEMA DE INVESTIGACION
JUSTIFICACION
3. OBJETIVOS ESPECIFICOS
3.1
Objetivo General
3.2
Objetivos Especficos
4. MARCO REFERENCIAL
5.1 Marco Histrico y de Antecedentes
5.2
Marco Terico
5.3 Marco Conceptual
5.4 Marco Geogrfico
6. METODO O ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE ANALISIS, CRITERIOS DE VALIDEZ
Y CONFIABILIDAD.
6.1
Unidad de Anlisis
6.2
Unidad de Muestreo
6.3
Criterio de validez y confiabilidad
7. DISEO METODOLOGICO
7.1
Hiptesis
7.2
Tipo de investigacin
7.3
Poblacin
7.4
Variables
7.5
Diseo de instrumentos para la toma de decisiones
7.6
Evaluacin de la metodologa
7.7
Desarrollo de los objetivos
8. ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS PARA LA IMPLEMENTACION
9. DESARROLLO DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA
10. ANLISIS DEL LOS COMPONENTES DEL SISTEMA
11. DISEO DEL SISTEMA
12. IMPLEMENTACION COMO SUBSISTEMA DEL SISTEMA GENERAL DE LA
EMPRESA
13. PRUEBAS PILOTOS Y CORRECCIONES.
10. RESULTADOS DE LAS PRUEBAS
11. ANALISIS DE RESULTADOS
11.1 Anlisis de resultados obtenidos
11.2 Comparacin de resultados obtenidos vs resultados esperados
11.3 Posibles mejoras adicionales
12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
13. BIBLIOGRAFIA

13

8. POSIBLES COLABORADORES (RELACIN DE PARTICIPANTES)

Ejecutor, director y asesor

Equipo Ejecutor:
Valentina Guevara Serna
Estudiante de Ingeniera en Sistemas y Computacin
Co-Autor
Equipo Director:
Juan Caros Garca Patio
Ingeniero Mecnico y Gerente de la Empresa
Juan De Jess Veloza Mora
Profesor Director de Proyecto
Equipo Asesor:
Julio Cesar Lopez Betancur
Ingeniero en Sistemas y Computacin

14

9. RECURSOS DISPONIBLES

9.1.

Recursos materiales

A continuacin se listan los recursos materias necesarios para el desarrollo del proyecto:
Descripcin
Impresiones
Equipos de Computo
Otros
Total

Valor Unitario
100
1000.000
50.000
-

Cantidad
220
1
-

Valor Total
22.000
1000.000
50.000
1072.000

Estos gastos sern asumidos por parte de los ejecutores del proyecto.
La empresa compensara por la realizacin de la prctica 616.000 pesos mensuales.
9.2.

Recursos institucionales

Los siguientes son recursos proporcionados por parte de la institucin:

Bases de datos IEEExplore y ACM.
Libros y documentacin de la biblioteca universitaria.
9.3.

Recursos humanos

Se contar con el apoyo y acompaamiento del equipo director y asesor conformado por
el ingeniero Juan Carlos Hernndez y el ingeniero Juan De Jess Veloza Mora.

10. CRONOGRAMA

La duracin del proyecto fue estimada para 8 meses y 3 semanas, realizndose entre los
meses Septiembre del 2014 y Mayo del 2015, ser realizada durante media jornada
laboral, adems se registraron cada una de las actividades como se podr observar en la
siguiente tabla:

16

11. BIBLIOGRAFIA
[1] Misin empresarial de A.A.E. Atencin Automotriz Especializada S.A.S.
[2] IEEE Std, IEEE Software Engineering Standard: Glossary of Software Engineering
Terminology. IEEE Computer Society Press, 1993
[3] Tanenbaum, Andrew S. (2003). Redes de computadoras (4 edicin). Pearson
Educacin. ISBN 9789702601623.
[4] Von Bertalanffy, Ludwig. Teora General de Sistemas. Petrpolis, Vozes. 1976.
[5] Shoshana Zuboff, Profesor HBS School