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Acta Constitucin del Proyecto

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

TTULO:

Acta de constitucin del proyecto

CDIGO

FECHA

REVISIN

REALIZADO POR

FECHA

FIRMA

REVISADO POR

FECHA

FIRMA

APROBADO POR

FECHA

FIRMA

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Acta Constitucin del Proyecto

NDICE
1

INFORMACIN GENERAL

INTERESADOS DEL PROYECTO

RESUMEN EJECUTIVO 3

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO

4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

5.1 DESCRIPCIN DEL PROYECTO

5.2 ALCANCE DEL PROYECTO

5.3 ASUNCIONES

5.4 RESTRICCIONES

3
3

REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO/ENTREGABLES

HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIN DE PROYECTOS

PRESUPUESTO

RECURSOS 3

10

RIESGOS

11

ORGANIZACIN DEL PROYECTO

12

3
3

3
3

11.1

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO 3

11.2

RESPONSABILIDADES

APROBACIN DEL ACTA

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INFORMACIN GENERAL

Enunciado del
proyecto:
Sponsor:

Acta Constitucin del Proyecto

Proyecto Sistema de
Control de Asistencia
ID del proyecto:
Fundacin Universitaria Representante del
Minuto de Dios Madrid sponsor:

SOFTCA
Jos Nolberto
Neira

INTERESADOS DEL PROYECTO

Cargo

Nombre/Organizacin

Telfono

E-mail

Jos Nolberto Neira

jose.neira@uniminut
o.edu

Project
Manager

Jeidy Monastoque

Laplaquita_jeimo@h
otmail.com

Cliente/Usuari
o

Coordinadores/ tutores

Representante
del Sponsor
Program
Manager

RESUMEN EJECUTIVO

Observando la problemtica de la universidad minuto de Dios Ceres sabana de

occidente sede Madrid, se crea un mecanismo el cual sea capaz de solucionar una
problemtica existente dentro de la misma corporacin, dicho
mecanismo
funcionar como un sistema capaz de permitir tanto a docentes como a
coordinadores de cada centro, tomar asistencia de alumnos y en el caso de los
docentes sern los coordinares quienes la tomen, generando una evolucin a los
procesos actuales; puesto que, normalmente para llevar a cabo el proceso de toma
de asistencia tanto docentes como coordinadores deben estar presentes en cada
aula con papel y lpiz para verificar la misma; permitiendo que se generen errores o
falsificaciones de asistencia.
Estimando que la universidad mejore internamente y de oportunidad a la
sistematizacin de procesos, SOFTCA (Software de control de asistencia) no solo
facilita la toma de asistencia; tambin ahorra tiempo, es ms preciso y se logra
documentar con mayor eficacia; el desarrollo del software el cual controla la
asistencia ser desarrollado en PHP utilizando como motor de base de datos
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MYSQL con una interfaz grfica agradable al usuario, los registros generados son
almacenados de manera automtica, permitiendo la emisin de informes o
estadsticas de las asistencias o inasistencias de cada alumno y/o docentes con
sus debidos permisos de acceso.

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

Actualmente la Corporacin Universitaria Minuto de Dios no cuenta con un sistema
que recopile los datos de asistencia, sino que todo es manejado por medio de
documentos fsicos que no permiten el seguimiento, control y organizacin de la
informacin.
4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO
Actualmente la universidad no cuenta con un sistema de control de asistencia
determinado donde se pueda conocer la asistencia de los docentes y alumnos, es
una problemtica evidente en la estructura administrativa de la universidad; por lo
tanto es necesario adecuar un sistema que permita el seguimiento oportuno de
ausencias para evitar la prdida acadmica y ausentismo en clase y retraso en la
estructura acadmica por parte del docente; por parte del alumno si se registran tres
fallas causara la perdida de la asignatura.
Durante el tiempo cursado no se han conocido casos de alumnos que pierdan
materias por inasistencia y tampoco docentes que se les haya cancelado su contrato
por este mismo motivo.

4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO

Tiene como objetivo principal:
Implementar un sistema de control para la asistencia de docentes y alumnos en la
Corporacin Universitaria Minuto de Dios.

Item del Plan Estratgico

Objetivos del negocio

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DESCRIPCIN DEL PROYECTO

5.1 DESCRIPCIN DEL PROYECTO

5.2 ALCANCE DEL PROYECTO

El software a construir tiene como objetivo principal, apoyar la gestin de la regional
Ceres Madrid (Cund).
Las sedes con las que cuenta esta regional son las siguientes:
Sede colegio Tecnolgico
Sede URI
Sede Serrezuela
El proyecto se ajustara a los siguientes aspectos:

Automatizar fundamentalmente la gestin de control de asistencia de tutores

y alumnos.
Se proporcionaran dispositivos que generen automticamente la aplicacin
para la toma de asistencia y as agilizar el proceso de informes.
Tambin se desea implantar un sitio web en el que se pueda consultar
informacin sobre fallas, para realizar seguimiento por parte de bienestar
estudiantil.
los inmuebles disponibles, de forma que se facilite la captacin de clientes
para la
agencia. Los datos hechos pblicos a travs de la web debern estar
actualizados
frecuentemente, siendo deseable que se sincronicen diariamente con las
bases de datos
internas.
Ntese que el sistema debe utilizarse exclusivamente para la gestin de
alquileres, y no
de compras.
5.3 ASUNCIONES

Teniendo en cuenta que una asuncin o suposicin es

fuera del proyecto que pueden afectar a su xito y que
que va a suceder, pero que estn fuera de su control
identificacin se realice durante la planificacin, pues
preguntas rondarn sin respuestas precisas.

una circunstancia o evento

el equipo de proyecto cree
total. Es necesario que su
en ese momento muchas

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Asunciones afectacin para la implementacin del proyecto SOFTCA:

Los recursos solicitados estarn en la fecha solicitada?
Habr modificaciones en el precio de los materiales requeridos?
Los proveedores entregarn los productos solicitados en el plazo establecido?
Para el caso de las asunciones con fuerte impacto deberamos tratarlos como
fuentes de riesgos.
5.4 RESTRICCIONES
Estas son las restricciones que pueden afectar o podran afectar directamente el
desempeo y planificacin del proyecto SOFTCA, as como su cumplimiento en la
entrega del proyecto.
Las restricciones vendrn dadas en temas como:

Fecha esperada de entrega del proyecto a uniminuto.

Presupuesto mximo asignado al proyecto
Cantidad de recursos humanos y tcnicos disponibles de la universidad.
Requerimientos mnimos necesarios y esperados (Alcance)

Con los puntos anteriores se podrn negociar escenarios como:

Proyecto realizado por etapas.

Priorizacin de requerimientos
Negociacin para obtener disponibilidad de recurso humano clave

En resumen, es importante desde el inicio saber exactamente cules son las

restricciones que limitan el proyecto, y de esas, conocer cul es la ms importante
para saber por dnde poder priorizar. Adicional estas restricciones se deben ser
supervisadas a lo largo de la vida del proyecto.

REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO/ENTREGABLES

HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIN DE PROYECTOS

PRESUPUESTO

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Entregable/Actividad

Cantidad

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Entidad Financiadora

RECURSOS

Teniendo en cuenta que este proyecto se implementara en la universidad est ya tienen los
equipos HW donde se implementar SOFTCA.

Recursos
Equipo del
proyecto
Equipamiento
Software
Otros

Descripcin
Programador, coordinador del proyecto, planeadoras.
Hardware de la universidad
SOFTCA
Dominio, Hosting

Humanos: Para poner en marcha el proyecto hay que disponer de personas

adecuadas y capacitadas para realizar las actividades y tareas previstas.
Se contaran inicialmente con las siguientes personas.Programador, coordinador del
proyecto, y planeadoras.cada una con un rol asignado para la planeacin
programacin y control de los registros de las asistencias de los alumnos y
profesores.
Fsicos: Los recursos fsicos sern las sedes donde est actualmente trabajando
la universidad.
Financieros: Los recursos para la financiacin del proyecto sern aportados por la
Universidad Uniminuto Ceres sabana occidente, pero realmente el costo es muy
bajo ya que se cuenta con el 90% de las herramientas para la implementacin.
El costo del desarrollo del SW ser gratuito ya que es un aporte a la universidad por
parte de un equipo de trabajo de ingeniera de decimo semestre.

10

RIESGOS

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ANLISIS DE RIESGOS EN LA GESTIN DE PROYECTOS

Los riesgos son eventos o condiciones inciertas que, si se Algunas fuentes de
riesgo e incertidumbre en Proyectos:
Producen, tienen un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del
proyecto, como tiempo, coste, alcance o incluso la calidad.

Inexactitud de los flujos de efectivo del proyecto.

Tipo de negocio y estado futuro de la economa.
Tipo de planta fsica y equipo implicado.
Longitud del periodo de estudio.
Aspectos humanos.
La normatividad.
El manejo del cronograma.
Las suposiciones generales.
El presupuesto (y su manejo).
El entorno del proyecto.

Clasificacin de los riesgos:

1. Los riesgos de negocio: Situaciones que podra presentarse de prdida o
ganancia en el manejo de un aspecto del proyecto.
2. Los riesgos asegurables: Atiende situaciones identificadas como potenciales de
riesgo que involucra el proyecto.
3. Otra clasificacin: Internos o externos al proyecto.
Categoras de Riesgo:
Estas categoras deben reflejar fuentes comunes de riesgo para el rea o industria
de aplicacin.
1. Riesgos tcnicos, de calidad o ejecucin.
2. Riesgos de gestin del proyecto.
3. Riesgos de la organizacin.
4. Riesgos externos.
Gestin de riesgos:
La gerencia del riesgo es el proceso sistmico de identificacin, anlisis y respuesta
a los riesgos de los proyectos, este consiste entonces en aumentar la probabilidad
e impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impacto de los
eventos adversos al proyecto.

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Existen en la actualidad varias metodologas usadas para la gestin de proyectos,

la mayora de ellas consideran como factor importante dentro de la administracin
de proyectos, el anlisis y gestin de riesgos; otras metodologas sin embargo han
sido concebidas y creadas exclusivamente como un conjunto de pautas a seguir
para descubrir y planificar las medidas oportunas para mantener los riesgos bajo
control, en ciertos proyectos de tipo especfico.
La gua del PMBOK de PMI, plantea seis procesos descritos en trminos de
entradas, herramientas y tcnicas y salidas, presentes en la gestin de riesgos, que
interactan entre s. Estos procesos descritos ampliamente en la gua del PMBOK,
constituyen un enfoque sobre cmo gestionar los riesgos en la administracin de
proyectos; sin embargo existen otras metodologas que se enfocan especficamente
en la gestin de riesgos de proyectos de desarrollo de software.
Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto, y se realiza en
una o ms fases del proyecto, si el proyecto se encuentra divido en fases.
1. Planificacin de la gestin de riesgos: En este proceso de decide cmo enfocar,
planificar y ejecutar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto.
2. Identificacin de riesgos: Consiste en determinar que los posibles eventos de
riesgos que pueden afectar al proyecto, y documentacin de sus caractersticas.
Normalmente comienza desde que inicia el ciclo de vida del proyecto hasta que
empieza la ejecucin.
3. Evaluacin de riesgos: Terminada la identificacin de los riesgos continuamos
con la evaluacin. Esta tiene por objetivo:

Entendimiento del proyecto.

Identificar alternativas.
Procurar la valoracin sistemtica del riesgo.

Los enfoques de la evaluacin del riesgo son:

Cualitativo
Cuantitativo

El procedimiento de evaluacin:
1. Determinar escalas de probabilidad (cualitativas o cuantitativas).
2. Determinar el impacto (alto, medio, bajo) en trminos monetarios.
3. Priorizar los riesgos (Segn valor esperado, VE =impacto ($)*probabilidad
(valores asignados a bajo, medio, alta)).
4. Anlisis cualitativo de riesgos:
Cada riesgo se clasifica segn su probabilidad de ocurrencia e impacto, para
realizar otros anlisis o acciones posteriores.
Tabla valoracin del impacto
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Valor

Criterio

0,5

Muy Alto

0.4

Alto

0.3

Medio

0.2

Bajo

0.1
Muy Bajo
Tabla. Valoracin del Impacto
Probabilidad de que se pueda materializar el riesgo.
Valor

Criterio

0,5

Muy Frecuente a Diario

(MF)

0.4

Frecuencia Mensual (F)

Normal una vez al ao
(FN)
Poco Frecuente Cada
varios aos (PF)

0.3
0.2

PROBABILIDAD

IMPACTO

Infrecuente (I)

Muy Alto

0,5
Alto
0,4
Medio
0,3
Bajo
0,2
Muy Bajo 0,1

Poco Frecuente
Normal una
Cada varios
vez
al ao (FN)
aos (PF)

0,1
0,3
0,2
0,1
Inexistente

0,2
0,4
0,3
0,2
0,1

Inexistente

Inexistente

Frecuencia
Mensual (F)

Muy Frecuente
a diario (MF)

0,4
0,5
0,5
0,4
0,3
0,2

0,5
0,5
0,5
0,5
0,4
0,3

0,3
0,5
0,4
0,3
0,2
0,1

Tabla descripcin de los riegos, impacto y probabilidad en la ejecucin del

proyecto.

Descripcin del riesgo

Impacto

Probabilidad

Errores en la estimacin del presupuesto

0,4

0,2

Cambio de polticas de Gestin.

0,1

0,2

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Seguridad del sitio

0,3

0,2

Soporte y mantenimiento
Dificultad de la comunicacin entre los miembros
del grupo de desarrollo del proyecto.
Desconocimiento o poco conociendo por parte del
equipo de desarrollo en la utilizacin de la
herramientas.
Avera de origen fsico o lgico Fallos en los
equipos y/o programas. Software. Y Hardware.
Cronograma de la etapa de construccin del
software mal definido
Solicitud de nuevos desarrollos en la etapa de
pruebas
Cambio de Gerente del proyecto

0,1

0,3

0,4

0,3

0,3

0,2

0,3

0,3

0,2

0,2

0,2

0,4

0,1

0,2

Aplicaciones sin licencia

0,1

0,2

Robos de equipos

0,3

0,2

Fallas de bases de datos

0,4

0,3

Vulnerabilidades de los programas (software)

0,4

0,2

11

ORGANIZACIN DEL PROYECTO

11.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

11.2 RESPONSABILIDADES

Interesado

12

Nombre

Rol/Responsabilidad

APROBACIN DEL ACTA

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Cargo

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Acta Constitucin del Proyecto

Nombre

Firma

Fecha

Representante del Sponsor

Program Manager
Project Manager

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