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EL CONTROL

SU CONCEPTO Y SUS TIPOS


Definicin de Maddock
Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con
los esperados, y asea total o parcialmente, con el fin de corregir,
mejorar y formular nuevos planes.
Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos:
a) Control automtico (feedback control)
b) Control sobre resultados (open control)
Todo control implica, necesariamente la comparacin de lo obtenido
con lo esperado. Pero tal comparacin puede realizarse al final de
cada periodo prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si los resultados
obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo
esperado; tal procedimiento constituye el control sobre resultados.
Segn Robert Wiener, es posible en muchos casos obtener una
retroalimentacin de las informaciones que resultan del control
mismo, y utilizarlas para que la accin correctiva se inicie en forma
automtica, con lo cual no hay que esperar hasta que se produzcan
ntegramente los resultados para poner en obra la accin correctiva;
un procedimiento previamente establecido va corrigiendo la accin
constantemente, con base en estos resultados y sin necesidad de
detenerla.
SU IMPORTANCIA
a) Cierra el ciclo de la Administracin
b) Se da en todas las dems funciones administrativas: hay control
de la organizacin, la integracin, etc. Es por ello un medio para
manejarlas o administrarlas.
SUS PRINCIPIOS
Del carcter administrativo del control
Es necesario distinguir las operaciones de control de la funcin de
control.
La funcin es de carcter administrativo y es la respuesta al principio
de la delegacin. El control como funcin slo corresponde al
administrador. En cambio, las operaciones son de carcter tcnico.
Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la lnea en sus funciones.

De los estndares
El control es imposible si no existen estndares de alguna manera
prefijados, y ser tanto mejor cuanto ms precisos y cuantitativos
sean dichos estndares.
Si el control es comparacin de lo realizado con lo esperado, es lgico
que, de alguna manera, supone siempre una base de comparacin
previamente fijada.
Del principio de la excepcin
El control administrativo es mucho ms eficaz y rpido cuando se
concentra en los casos en que no se logr lo previsto, ms bien que
en los resultados que se obtuvieron como se haba planeado.
Este importante principio tiende a aprovechar los beneficios que
resultan de considerar como lo ordinario del cumplimiento de las
previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar como lo
excepcional; hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda
la atencin.
SU PROCESO Y REGLAS
1. Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo
control.
a)
b)
c)
d)

Establecimiento de los medios de control


Operaciones de recoleccin y concentracin de datos
Interpretacin y valoracin de los resultados
Utilizacin de los mismos resultados

2. Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en


cada campo hay que escoger los que puedan considerarse
como estratgicos.
qu mostrar mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?
qu puede indicar lo que podra mejorarse?
cmo medir ms rpidamente cualquier desviacin anormal?
3. Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la
estructura de la organizacin ( la organizacin es la expresin
de los planes, y a la vez un medio de control).

4. Al establecerlos controles, hay que tener en cuanta su


naturaleza y la de la funcin controlada para aplicar el que sea
ms til.
5. Los controles deben ser flexibles.
Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo
calculado en la previsin hace que o bien no pueda realizarse
adecuadamente la funcin, o bien que se tienda a abandonar el
control, considerndolo inservible.
6. Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones.
Deben actualizarse lo ms que se pueda.
7. Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna
manera han de usarlos.
8. Los controles deben llegar lo ms concentrados que sea posible
a los niveles administrativos, que los han de utilizar.
Por esta razn debe encargarse siempre la utilizacin de grficas para
el control. Ntese adems el beneficio de poder aplicar las tcnicas
de la estadstica.
9. Los controles deben conducir por s mismos de alguna manera
a la accin correctiva.
No slo deben decir que algo est mal, sino dnde, por qu, quin
es el responsable, etc.
10.
En la utilizacin de los datos de control debe seguirse un
sistema.
Sus pasos principales sern:
a)
b)
c)
d)
e)

anlisis de los hechos


interpretacin de los mismos
adopcin de medidas aconsejables
su iniciacin y revisin estrecha
registro de los resultados obtenidos

11.
a)
b)
c)
d)
e)

El control puede servir para lo siguiente:

seguridad en la accin seguida


correccin de los defectos
mejoramiento de lo obtenido
nueva planeacin general
motivacin del personal