PRINCIPIOS DE CONTROL

EQUILIBRIO. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.
De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es
necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.
DE LOS OBJETIVOS. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es
un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se
fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se evala el logro de los mismos. Por lo tanto, es
imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la
evaluacin de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. La efectividad del control
est en relacin directa con la precisin de los estndares. Los estndares permiten la ejecucin de los planes
dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.
DE LA OPORTUNIDAD. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes
de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. Un
control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecucin de los objetivos al
mnimo.
DE LAS DESVIACIONES. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que posible conocer las causas que las originaron, a fin
de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el
anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
COSTEABILIDAD. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que ste represente en
tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que ste reporte. Un control slo deber implantarse si su
costo se justifica ante los resultados que se esperan de l; de nada servir establecer un sistema de control si
los beneficios financieros que redite resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantacin.
DE EXCEPCIN. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cules funciones estratgicas
requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.
DE LA FUNCIN CONTROLADA. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin
controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la
funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicacin clara de
este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de
una empresa no ser la persona ms idnea para auditarlos o determinar si son verdicos o no, ya que en
dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter personal.
PROCESO DE CONTROL
Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para
asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas.
Qu es un estndar?
O Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en
la cual se efecta el control.
El control consiste en tres pasos:
1)

Medicin del desempeo.

2)
Comparacin del desempeo con el estndar y comprobacin de las diferencias que existen.
3)
Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias medidas correctivas.
Medicin del Desempeo
Medicin de resultados
Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser
definidas de acuerdo con los estndares.
Comparacin del desempeo con el estndar
O Cuando hay diferencia entre el desempeo y el estndar, por lo general se necesitan criterios para evaluar su
significado.
O Establecer una variacin rgida absoluta o incluso una gama de los que es satisfactorio o no adecuado
Correccin de las Desviaciones
O Asegurarse que las operaciones estn ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados
inicialmente planeados.
O Siempre que se descubran variaciones de importancia, es imperativa una accin enrgica e inmediata.
La accin correctiva la aplica quien tiene autoridad sobre el desempeo
O Para una mxima efectividad, la correccin de una desviacin deber ir acompaada por una responsabilidad
fija e individual, hacer responsable a un individuo por su trabajo es uno de los mejores medios de lograr lo
esperado
O La aeste ltimo paso en el proceso de control implica ms que buscar dificultades y corregirlas.
O Debe descubrirse la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la diferencia.
La accin remediadora
O este ltimo paso en el proceso de control implica ms que buscar dificultades y corregirlas.
O Debe descubrirse la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la diferencia.

PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Paso 1: Establecimiento de Estndares de Desempeo
Un Estndar es el comportamiento esperado para una meta que establece un nivel deseado de
desempeo, lo motiva y sirve como parmetro de comparacin contra el cual se evala el desempeo real.
Sus caractersticas son:

 Los estndares deben ser retadores y deben dirigirse a mejorar el desempeo anterior. Ejemplos:
aumentar la participacin del mercado en 20%, responder todas las quejas de los clientes en menos de 24
horas, lograr un rendimiento de 8% sobre la inversin, o producir 800.000 unidades por ao.
Los datos relacionados con los objetivos sirven de gua para la fijacin de estndares.
Es posible establecer estndares de desempeo respecto a cantidad, calidad, tiempo utilizado y
costo. Ejemplo: las actividades de produccin comprenden el volumen de produccin (cantidad), defectos
(calidad), disponibilidad oportuna de bienes terminados (tiempo utilizado) y gastos en soles para adquirir
materia prima y mano de obra directa (costo).
Paso 2: Medicin del Desempeo
Establecer informacin cuantitativa precisa a fin de medir los niveles de desempeo en base a las
metas propuestas. Sus caractersticas son:
Los datos del desempeo provienen de tres fuentes: informes por escrito, informes orales y
observaciones personales.
Los informes por escrito incluyen impresiones por computadora.
Los informes orales se dan entre el subordinado y el supervisor en un perodo especfico de tiempo
donde se informa respecto a logros y dificultades presentadas en el desempeo de las actividades.
La observacin personal implica acudir a las reas de actividad y observar lo que sucede.
Paso 3: Comparacin del Desempeo con el Estndar
Consiste en realizar un anlisis exhaustivo de los resultados de desempeo obtenidos y establecer
una comparacin con el nivel de desempeo esperado. Sus caractersticas son:
En algunas actividades se admiten algunas pequeas desviaciones del estndar, mientras que en
otras la ms leve puede ser grave.
Paso 4: Tomar medidas correctivas
Consiste en tomar las medidas necesarias que garanticen que las operaciones se ajusten donde sea
requerido, a fin de alcanzar los resultados que se planearon en un principio. Sus caractersticas son:
El gerente debe actuar de inmediato y con energa en cuanto descubra desviaciones importantes.
El control efectivo no tolera retrasos, excusas o excepciones innecesarias.
La accin correctiva apropiada depende de la naturaleza del problema. Ejemplos: un cambio en el
mtodo o en el procedimiento, una accin disciplinaria, una nueva manera de verificar la precisin de las
partes fabricadas, una modificacin organizacional importante o sencillamente una inversin pequea en
capacitacin de los empleados
Reglas y tcnicas del control

1 Regla:Hay que distinguir los pasos de todo control:

A) Establecer los medios del control y como se van a controlar
B) Recoleccin y concentracin de datos
C) Interpretar y representar los resultados
D) Utilizacin de los mismos resultados

2 Regla:Entre la innumerable variedad de los medios del control posibles en cada campo, hay que escoger los

que puedan considerarse como estratgicos.

Para encontrar el control ms satisfactorio no hay reglas precisas, pero estas preguntas pueden ayudar.
Qu mostrara mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?
Qu puede indicarnos los que podran mejorarse?
Cmo medir ms rpidamente cualquier desviacin normal?
Qu informara mejor lo que es responsabilidad sobre las fallas?
Qu controles son ms baratos y amplios a la vez?
Cules son los ms fciles y automticos?
3 Regla:Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacin.
4 Regla:Al establecer los controles, hay que tener una cuarta naturaleza y la funcin controladora para aplicar
el que sea til.
5 Regla:Los controles deben ser flexibles.
6 Regla:Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones, ya que hay ocasiones en las que cuando
se reporta la desviacin esta ya es imposible de corregir.
7 Regla:Los controles deben se claros para todos cuando de alguna manera han de usarlos.
8 Regla:Los controles deben llegar lo mas concentrado posible a los altos niveles administrativos, que los han
de utilizar.
9 Regla:Los controles de alguna manera la accin correctiva la deben conducir.
10 Regla:En la utilizacin de los datos del control debe seguirse en un sistema a sis pasos principales son:
A) Anlisis de los hechos.
B) Interpretacin de los mismos.
C) Adaptacin de medidas aconsejables.
D) Su inicio y relacin estrecha.
E) Registro de los resultados...
El control en las organizaciones modernas: en el paradigma de las tecnologas de la
informacin, donde las organizaciones deben ser capaces de adaptarse rpidamente a los
cambios en el entorno, han surgido organizaciones que son distintas de las clsicas
organizaciones jerrquicas y rgidas. En las organizaciones con estructuras orgnicas o en
aquellas que tienen menos reglas formales, el control se sigue ejerciendo, aunque usualmente
se ejerce de un modo menos rgido o formal. Algunas causas de este fenmeno es el impacto
negativo que puede tener un estricto control en el desempeo del personal de este tipo de
organizaciones y la imposibilidad de controlar ciertas actividades debido a su naturaleza
cambiante o a que su desempeo no se puede medir objetivamente, por ejemplo porque no
pueden ser estandarizadas.
Es importante elegir correctamente caracterstica que se va a medir o sensar, teniendo en cuenta
no solo el costo y la posibilidad de medir la misma, sino tambin su importancia para los
objetivos y la posibilidad de tomar medidas correctivas. Luego de que se haya obtenido una
medida de las caractersticas o condiciones elegidas, se deben comparar con algn estndar o
norma. Usualmente estos estndares o normas fueron fijados previamente en el proceso de
planificacin. Si existe una diferencia entre el estndar o la norma (rendimiento esperado) y la
medicin (rendimiento observado), puede ser necesaria la toma de medidas correctivas.

Control de gestin
Se refiere a la evaluacin de las actividades administrativas que se realizan en los distintos
niveles. Se focaliza en los niveles superiores y medios de la organizacin. Puede incluir
elementos de largo plazo, como la estrategia de inversiones o los procesos de planificacin.
Control financiero
Tiene en cuenta informacin financiera y contable, como ciertos ratios financieros, para evaluar
la capacidad de la organizacin de pagar sus deudas y disponer de fondos suficientes para
financiar su actividad operativa.
Control de operaciones
Verifica que la actividades principales de la empresa se estn desarrollando de acuerdo a lo
planeado. Se concentra en los niveles inferiores y medio de la organizacin, y en el corto plazo.
Suele estar estandarizado, es decir, que las observaciones o mediciones se realizan
peridicamente (en forma horaria, diaria, semanal, etc.).
Control de calidad
Es un proceso integral que busca lograr que la actividad principal de la empresa cumpla con
ciertos parmetros de calidad. No es slo verificar la calidad del producto o servicio terminado,
sino que tambin controla los procesos intermedios y las materias primas. Un aspecto
importante del control de calidad es que tambin tiene en cuenta a las personas involucradas en
la produccin, dado que elementos como la capacitacin, entrenamiento y el ambiente de
trabajo impactan en la calidad.