DOCUMENTO No.2 ANEXO AL igo | PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: | apr pols 00s MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y termine Simén Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 "iteale ae PATOLOGIA TABLA DE CONTENIDO 1, OBJETIVO, 2. VOCABULARIO 3. DESARROLLO GENERALIDADES AN REVISO: Ad eS ny a CNL hoon ol 3 jerencia Cieyhitica Avy | a FECHA: este. t FECHA; i de Febrero de 2015 2f de Febrero de 2015 24 de Febrero de 2015 Pagina 1 de 11DOCUMENTO No.2 ANEXO AL Codigo: a PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: | (00% 34 95 ies MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS. ei orn Hospital ‘tga! APOYO DIAGNOSTICO Y spores ermonipelival TERAPEUTICO Versién: 0 "inode PATOLOGIA i 4. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la solicitud, recepcién, almacenamiento y control del gasto de insumos en el servicio de patologia en el hospital Simén Bolivar, con el fin de garantizar la disponibilidad de tos mismos para la realizacion de las. actividades propias de la prestacién del servicio a los usuarios y asegurar la integridad para mantener la calidad de los resultados obtenidos. 2. VOCABULARIO: > Dispositivo médico para uso humano: Cualquier instrumento, aparato, maquina, software, equipo biomédico u otro articulo similar o relacionado, utilizado s6lo 0 en combinacién, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informaticos que intervengan en su correcta aplicacion, propuesta Por el fabricante para su uso en: ¥ Diagnéstico, prevencién, supervision, tratamiento o alivio de una enfermedad, ¥ Diagnéstico, prevencién, supervisién, tratamiento, alivio 0 compensacién de una lesion de una deficiencia ‘ Investigaci6n, sustitucién, modificacién o soporte de la estructura anatomica © de un proceso fisiolégico. Diagnéstico del embarazo y control de la concepeién. Cuidado durante el embarazo, el nacimiento o después del mismo, incluyendo el cuidado del recién nacido. Productos para desinfeccién y/o esterilizacién de dispositivos médicos, Los dispositivos médicos para uso humano, no deberdn ejercer la accion principal que se desea por medios farmacolégicos, inmunoldgicos o metabélicos S KS ONAN > Estabilidad: Propiedad del dispositivo médico de mantener sus caracteristicas originales en el tiempo de vida util dentro de las especificaciones establecidas de calidad. > Fabricante: Es la persona natural 0 juridica responsable del disefio, fabricacion, empaque acondicionamiento y etiquetado de un dispositivo médico. >» Fecha de expiracién o caducidad: Es la que indica el tiempo maximo dentro del cual se garantizan las especificaciones de calidad de un producto establecidas para su utilizacion. Pagina 2 de 11& DOCUMENTO No.2 ANEXO AL. PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS Cédigo: 1 Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y aren Simé6n Bolivar TERAPEUTICO Versién: 0 tena _PATOLOGIA > La seguridad. en el laboratorio no se limita unicamente a la proteccién personal 0 de la infraestructura, sino también a un manejo adecuado de los reactivos quimicos encaminado a preservarlos de la contaminacién y del desperdicio. » El control de las temperaturas del sitio de almacenamiento debe realizarse de lunes a viernes en dos tumos y registrarse en los formatos ADT-FO-370-005 REGISTRO DE TEMPERATURA DE AMBIENTE Y HUMEDAD RELATIVA. 3, 2 PLANEACION DE INSUMOS: ACTIVIDAD | RESPONSABLE | FRECUENCIA | DESCRIPCION DELA ACTIVIDAD “| Et Al iniciar cada afio el lider funcional de patologia debe revisar ol listado basico de las necesidades los laboratorios patologia en lo que respecta a reactivos nee Lider funcional del} Seguin necesidad | Consumibles e insumos necesarios para eevee servicio de patologia | (anual o mensual) | !@ prestacién del servicio. Esta planeacién se entrega a la subgerencia administrativa 0 a quien lo solicite para la proyeccién del gasto de la instituci6n para la vigencia, La histotecndloga asignada, es la Planeacién de | | " encargada de realizar la proyeccién insumos de | Sider funcional cel | Mensual mensual de las necesidades de histotecnia Patolog| insumos, e informar por escrito al lider del servicio. a a 3.3 SOLICITUD DE INSUMOS ACTIVIDAD | RESPONSABLE | FRECUENCIA | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD EF ‘Si_se solicita un nuevo contrato, se diligencia ol formato GCP-FO-600-002 Solicitud de | Lider del servicio de | De acuerdo a de’ estudios provos para la adquiscion ainerea patologia necesidades de bienes_y servicios, dirigida a la Sanreiaine Gerencia. Dicha solicitud va con carta a ta subgerencia adminigtrativa y de aht se direcciona a la gerencia. Pagina 4 de 11i} DOCUMENTO No.2 ANEXO AL Codigo: PROCEDIMIENTO DEHISTOTECNIA: [COG ) MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICOY Simé6n Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 PATOLOGIA or is Tinie oe > Inserto: Es cualquier material impreso, digitalizado o grafico que contiene instrucciones para su almacenamiento, utilizacién 0 consumo seguro del dispositivo médico. > Numero de lote o serie. Designacién (mediante nimeros, letras o ambos) del lote 0 serie de dispositivos médicos que, en caso de necesidad, permita localizar y revisar todas las operaciones de fabricacién e inspeccién practicadas durante SU produccién y permitiendo su trazabilidad, >» Precauciones: Medidas de seguridad que se deben cumplir al usar todo dispositivo médico. > Referencia: Variante cualitativa o de disefic de un producto, empleado para un mismo uso y que corresponde a un mismo titular y fabricantes, > Registro sanitario. Es el documento piblico expedido por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, Invima, previo el procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los requisitos técnico-legales y sanitarios para producir, comercializar, importar, exportar, envaser, procesar, expender y/o almacenar un dispositivo médico. > Seguridad: Es la caracteristica de un dispositive médico, que permite su uso sin mayores posibilidades de causar efectos adversos. 3. DESARROLLO: El uso de los reactivos y el manejo de los mismos en el proceso de histotecnia del servicio de patologia tiene un alto impacto sobre la calidad de’ las laminas histolégicas utilizadas para el andlisis microscépico realizado por parte del medico patélogo, el manejo de los insumos utilizados en el servicio de patologia debe garantizar la integridad de los mismos y el mantenimiento de sus caracteristicas y propiedades para obtener resultados confiables y tiles en el diagnostico anatomopatolégico y tratamiento de los pacientes. 3.1 CONSIDERACIONES GENERALES: > Se deben cumplir todas las recomendaciones del fabricante en lo que respecta al almacenamiento de los reactivos e insumos utilizados en el laboratorio clinico. Pagina 3 de t1DOCUMENTO No.2 ANEXO AL Codi PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: | AOC 54 oo5 8 MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS. _ Hospital ~|+——apovo DIAGNOSTICOY ——; See ‘APOYO DIAGNOSTICOY seoutonie Simén Bolivar | TERAPEUTICO Versién: 0 ‘cose I ae PATOLOGIA ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Se realiza solicitud en el formato GCP- Solicitud de FO-500-003 de Solicitud adicién, proragassala | Let dl servo de |e acerdoa | Frdme ep “aecustn Sunes yo subgerencia | Patologia Reece contratos GCP-FO-600-001 yy administrativa distribucién de costos GCP-FO-510- 037. Se diligencia formato GCP-FO-510-024, E Cuando un contrato ef Solicitud de Lider del servicio de | se ha ejecutado y se recogen respectivas firmas y se reintegro patologia queda con saldo a entrega original a presupuesto y copia a presupuestal eae almacén. Se anexa informe de ejecucion Z ordenes y/o contratos De acuerdo a las existencias y teniendo en cuenta las necesidades de insumos y 1 0 reactivos, el lider del servicio de a patologia realiza el listado de ta solicitud Solcitud alos igor del servicio de | De acuerdo a de insumos a cada proveedor y lo envia Broveedores | Patologia necesidad via correo elactrénico, 0 fax. La Ultima semana de cada mes el lider del servicio de patologia debe realizar la proyeccién de los pedidos de acuerdo a la solicitud por la histotecnsioga, 3.4 RECEPCION DE INSUMOS: Los proveedores entregan los insumos directamente al laboratorio de patologia por efectos de espacio de almacenamiento en el almacén general del hospital y la verificacién de la calidad de los reactivos por parte de las histotecnologas con base alo solicitado en el pedido y to confrontado en la factura traida por el proveedor. auxiliar de patologia [ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD i Cada vez que llegue un pedido al | Notticar ta aia ya | Cada vez que se | S2"¥6i0 de patclogla, la lider yo la llegada de los «| ea oe vio |reciaacn cede | histotecndloga debe notificar al almacén insumos ey r para realizar la recepcién conjunta de los insumos. Pagina 5 de 11a Hospital ‘Simén Bolivar | ~ DOCUMENTO No.2 ANEXO AL PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS, Codigo: ADT-DO-334-005 APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO PATOLOGIA aspire Version: 0 Masiese ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA DESCRIPCION DE LAACTIVIDAD Recibir insumos. Histotecnologa y auxiiar de patologia para los liquidos de gran volumen, De acuerdo a entregas. La Histotecnéloga y/o auxiliar de patologia de tumo responsable debe recibir los insumos, —_revisando Figurosamente las fechas de vencimiento (deben ser mayor a 2 afios), especificaciones técnicas (lote, fecha de vencimiento, registro Invima); también el Proveedor, Ntimero de contrato, Némero de factura y! remisién. Estos datos deben registrarse en el formato ADT-FO- 333-071 RECEPCION TECNICA Y ADMINISTRATIVA DE REACTIVOS y diligenciaré ef kardex de control de insumos en medio electronico, En caso de que se presente un insumo con fecha de vencimiento menor a la estipulada, la persona encargada de la recepcién debe comunicarse con la lider funcional del servicio de patologia para que autorice el ingreso de dicho reactivo previo compromiso de cambio de la casa comercial en caso de que no se ‘consuma en su totalidad, De igual manera en este momento se debe realizar la semaforizacién de los reactivos de acuerdo al cédigo de colores establecido: * Rojo: Para los insumos con fechas de vencimiento menores a 3 meses. * Amarillo; Para los insumos con fechas de vencimiento de 3 a 6 meses. © Verde: Para los insumos con fechas de vencimiento de 6 meses en adelante. Pagina 6 de ttDOCUMENTO No.2ANEXOAL | 4. PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: [G04 3 35 MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS wo Hospital ‘nga ‘APOYO DIAGNOSTICO Y aed | Sim6n Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 dale l PATOLOGIA — ACTIVIDAD [ RESPONSABLE FRECUENCIA | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Verificacién de la recepeién de los insumos Lider funcional del servicio de patologia Cada vez que se reciba un pedido EI lider funcional del servicio de patologia debe revisar el formato ADT- FO-333-071 RECEPCION TECNICA DE REACTIVOS con el fin de verificar que las cantidades recibidas correspondan con las solicitadas y en caso contrario realizar la gestién necesaria ‘en el momento en que se agote el stock para evitar retrasos e incumplimiento de los requerimientos de los usuarios del servicio, De igual manera debe revisar fechas de vencimiento. 3,5 ALMACENAMIENTO: El almacenamiento de los reactivos debe cumplir con las indicaciones del fabricante y se debe realizar inmediatamente después de su recepcién. Pagina 7 de ttBS Hospltal Simé6n Bolivar DOCUMENTO No.2 ANEXO AL PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS APOYO DIAGNOSTICO Y Hornet TERAPEUTICO ‘Version: 0 THRIESE PATOLOGIA Codigo: ADT-DO-$34-005 cxan | signe! ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Almacenar los Teactivos ¢ insumos recibidos Histotecnoioga _ylo auxiliar de patologia responsable de la recepcién La Histotecndloga ylo auxiliar de patologia responsable de la recepeién de los insumos luego de verificar las condiciones de tos insumos recibidos debe almacenarios en el depésito asignado. En el segundo piso se almacenan los reactivos seguin la ficha de seguridad del reactivo (segin 81 riesgo quimico) teniendo en cuenta que los liquidos deben ubicarse en el primer entrepaiio del stand que queda casi sobre el nivel del piso, con el fin de evitar caida de allura_en la eventualidad do un movimiento sismico y por precaucién del funcionario que lo manipula. Los sélides se ubican en los entrepatios siguientes y finalmente se colacan los sélidos inflamables favoreciendo que a ese nivel fa ventilacién es mejor, dicho Cada vez que s@ | entrepario no debe superar la altura del reciba un pedide. | juncionario. Cada entrepafio estaré protegido por un cordino (cuerda) cuya finalidad seré impedir la caida de los reactivos, En el lugar de almacenamiento de ingumos de! servicio de patologia se encuentran los reactivos en uso y los que son afectados por la luz, En el lugar de almacenamiento externo asignado se encuentran los liquidos de gran volumen, El almacenamiento debe realizarse teniendo en cuenta la fecha de vencimiento del reactivo, de tal modo que los que tengan fecha de vencimiento mas proxima deben quedar en las posiciones de consumir primero en cada area de almacenamiento. Pagina 8 de ttDOCUMENTO No.2 ANEXO AL cod PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: | 255% 94 o95 wy MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS ee Bornes APOYO DIAGNOSTICO Y a Simén Bolivar TeRApEUTCG oe sina PATOLOGIA activipan | RESFONSAB | ErecuENCIA | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Verificacién de fechas de vencimiento de los reactivos er todos los espacios de almacenamiento del servicio de patologia n Histotecnologa MENSUALMENTE | disponible) de los reactivos que se la histotecndioga asignada mensualmente deberé entregar al lider del servicio una relacién de todos los insumos (nombre, Iote, fecha de vencimiento, presentacién comercial, casa comercial y cantidad aproximada encuentren en semaforo en color AMARILLO Y ROJO, para que se realice desde el lider la gestion de solicitud de cambio con otros hospitales. 3,8 REENVASE DE REACTIVOS ‘ACTIVIDA D RESPONSABL E FRECUENCIA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Reenvase de reactivos Histotecndloga | Periédicamente. La histotecnologa es la responsable de realizar el reenvase de los reactivos o solucién de trabajo y de verificar que el recipiente de reenvase uliizado se encuentre limpio y libre de humedad y que cumpla con las condiciones. descritas en la ficha técnica del producto, Adicionalmente se debe registrar on lugar visible del recipiente utilizado el lote, la formula, la fecha de vencimiento, la fecha de reenvase la fecha de preparacién (cuando es solucién de trabajo) y el responsable de quien lo hizo. Verificacio nde condicione sde Reenvase de reactivos Lider del servicio de Periddicamente patologia idad. Pagina 10 de 11& DOCUMENTO No.2 ANEXO AL ; | Codigo: f PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: | SOT 3 oo MANEJO DE REACTIVOS E INSUMOS ort Hospital ane | aha ‘APOYO DIAGNOSTICO Y ‘emda Simé6n Bolivar TERAPEUTICO Versin: 0 "Mes PATOLOGIA 3,6 CONTROL DE GASTO DE INSUMOS > Los insumos almacenados en el depdsito estan bajo la responsabilidad de la histotecndtoga. > La temperatura y humedad del depésito se debe registrar diariamente en el tumno de la mafiana y de Ia tarde en el formato ADT-FO-370-005 REGISTRO DE TEMPERATURA DE AMBIENTE Y HUMEDAD RELATIVA. DESCRIPCION DE LA} ACTIVIDAD | RESPONSABLE | FRECUENCIA | DEST Ta hisiotecndioga responsable Histotecnéioga es debe actualizar el Kardex que se Actualizar | responsable del | Cadavez que se | encuentra en medio magnético en 7 ‘empiece a usar el kardex depésito de ae el computador del servicio cada insumos vez que se reciba o que se use un reactivo. ‘Al momento de iniciar un reactivo © insumo la histotecndloga debe etaeil Cada vez que se | 20isttar la fecha de inicio de uso y eon, a su nombre en la caja tesponsable | Histotecnéloga inicie un reactivo o ‘di " 7 de apertura iaeunG correspondiente y/o en cada ones frasco si corresponde. El lider del servicio debe verificar esta ‘i marcacién, 3,7 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO- Pagina 9 do 11DOCUMENTO No.2 ANEXO AL . | codigo: PROCEDIMIENTO DE HISTOTECNIA: |COdG% ea & MANEJO DE REACTIVOS E INSUMos | “°1-20-334-005 . ais our Hospital ‘APOYO DIAGNOSTICO Y cinta ‘Simé6n Bolivar TERAPEUTICO Version: 0 Twaese PATOLOGIA 3,9 CONTROL DE EJECUCION DE CONTRATO ACTIVIDAD | RESPONSABLE | FRECUENCIA | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD La lider funcional del servicio, realizard el informe de ejecucion ordenes ylo contratos GCP-FO-500-001, Distribucién de costos GCP-FO-510-037, Certificado de supervision GCP-FO-510-002, previa oe verificacion de las facturas. Se realizan un seeecens original y dos copias firmadas por el lider informe de Lider funcional del Cada vez que se eee oa Nee oa i original “debe ejecucién | servicio del reciba un pedido | Ineluir todos: los contratos, _adiciones, rani apetiine Pee ee | procrogas que ‘se le han ‘realizado al sulin proveedor con las cartas de iniciacién, eoaaeaed certificado de registro presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal, Hipécrates (Si lo requiere), Parafiscales firmado por 1 contador, para los prestadores de servicio (transporte, laboratorio de referencia) se incluye soporte de costos del servicio. EI lider funcional del servicio, es Generacién responsable de generar las acciones de acciones | eer ncn eg |De.acuerdo a | correctivas y de mojora derivadas de los correctivas y Patologia | necesidad contratos que se realicen, verificando los de mejor, |” saldos de los mismos, para realizar si ast lo amerita, contratos, adiciones 0 prorrogas. Seguimiento | cer funcional del El lider funcional del servicio es de accones | seni de De acuerdo a | fegponsable de falar seguimint dole demojora, | Patologia contratos, adiciones o prorrogas. Pagina 11 de 11